PROFIL FIRMY SUNCODE

Szanowni Państwo,

Chcielibyśmy serdecznie podziękować Państwu za zainteresowanie naszą firmą i oferowanymi przez nas produktami. Pragniemy

złożyć na Państwa materiały informacyjne dotyczące profilu firmy SUNCODE, Naszych klientów oraz o oferowanych przez Nas produktach.

Jesteśmy przekonani, że oferowane przez Nas rozwiązania przyniosą Państwu wymierne korzyści związane z obniżeniem kosztów

procesów, skróceniem czasów ich realizacji, usprawnieniem koordynacji, a także kompleksowym uporządkowaniem dokumentów.

Chcielibyśmy potwierdzić, że jesteśmy producentem platformy procesów biznesowych Plus Workflow, dzięki czemu spełnienie Państwa

indywidualnych oczekiwań przebiegnie w najkrótszym możliwym czasie. Z technicznego punktu widzenia trzeba podkreślić, że

produkowane i wdrażane przez Nas rozwiązania informatyczne oparte są o najnowocześniejsze i najbezpieczniejsze technologie wspierane

przez największych producentów na świecie, co stanowi bezpieczną inwestycję w dobie zmieniających się warunków otoczenia

organizacyjnego i informatycznego.

Ponadto deklarujemy, że posiadamy zasoby ludzkie, techniczne i organizacyjne zapewniające sprawną realizację zarówno projektów

informatycznych jak i doradczych. Nadrzędną wartością konsultantów naszej firmy jest profesjonalizm, bliski kontakt z klientem,

elastyczność oferowanych rozwiązań oraz zapewnienie kompleksowości usług. Kładziemy nacisk na całościową obsługę Klientów –

począwszy od analizy organizacyjnej, poprzez diagnozę i projekt organizacyjny po wdrożenie systemów informatycznych, monitoring i

szkolenia.

Wyrażamy nadzieję, że nasza oferta spotka się Państwa zainteresowaniem i będziemy mogli bezpośrednio Państwu przedstawić

korzyści płynące z wdrożenia i stosowania oferowanego rozwiązania.

Z wyrazami szacunku

Zarząd firmy SUNCODE

SPIS TREŚCI

Profil firmy Suncode

Osiągnięcia

Referencje systemu Plus Workflow

Wybrane listy referencyjne

Plus Workflow – podstawowe informacje

Plus Workflow – funkcjonalności

Plus Workflow – korzyści biznesowe

Plus Workflow – elementy systemu

Plus Workflow – obszary zastosowań

Metodyka wrdażania

Informacja techniczna

Dane kontaktowe

PROFIL FIRMY DOŚWIADCZENIE I POMYSŁY

Firma SUNCODE jest dostawcą nowoczesnych systemów zarządzania procesami biznesowymi i dokumentami oraz świadczy usługi doradcze i szkoleniowe w zakresie nowoczesnych metod i koncepcji zarządzania. Doświadczenie firmy Suncode zbudowane zostało w oparciu o kilkadziesiąt zrealizowanych wdrożeń w dużych i średnich przedsiębiorstwach w kraju i za granicą. Zespół Suncode złożony jest z wysoko wykwalifikowanych specjalistów - praktyków w różnych dziedzinach, kładących nacisk na kompleksową i profesjonalną obsługę klientów o wysokim poziomie jakości co potwierdza wdrożony system zarządzania jakością wg ISO 9001. Jesteśmy nastawieni na długookresową, owocną i partnerską współpracę. Nasza oferta jest indywidualnie dostosowywana do potrzeb każdego klienta.

Zakres oferowanych produktów obejmuje: Plus Workflow - system

zarządzania procesami biznesowymi Plus DMS - system zarządzania

dokumentami Systemy skanowania dokumentów

– Kofax Capture, EMC QuickScan, Plus Index, ReadSoft, TIS eFlow, PlusWebScan.

Moduły Plus Workflow – Plus Fax, Plus eMail, Plus PZ, Plus Workflow for SAP, Plus E-Faktura oraz inne.

Doradztwo biznesowe – procesy i struktura organizacyjna

Usługi programistyczne Szkolenia Sprzedaż sprzętu Outsourcing masowego skanowania i

przetwarzania dokumentów

PROFIL FIRMY OSIĄGNIĘCIA

Firma Suncode na swoim koncie ma wiele osiągnięć. Są to między innymi:

Kilkadziesiąt zrealizowanych wdrożeń systemu Plus Workflow w kraju i za granicą,

Kilkadziesiąt tysięcy użytkowników systemu Plus Workflow,

Kilkaset tysięcy procesów uruchamianych miesięcznie w systemie Plus Workflow,

Kilkaset tysięcy skanowanych i przetwarzanych dokumentów miesięcznie,

Kilkadziesiąt różnych procesów wdrożonych w systemie Plus Workflow,

Współpraca z Politechniką Poznańską,

Uczestnictwo w programie Wiedza dla Gospodarki,

Realizacja projektu finansowanego z funduszy europejskich „Wzrost potencjału ekonomicznego przedsiębiorstwa Plus MPM” – rozwój nowoczesnych technologii IT,

Audyt bezpieczeństwa systemu w Internecie,

System zapewnienia jakości PN-EN ISO 9001:2009 w zakresie sprzedaży, wdrażania i wytwarzania oprogramowania, doradztwa oraz serwisu systemów w przedsiębiorstwach klientów.

REFERENCJE

REFERENCJE

REFERENCJE

REFERENCJE

REFERENCJE

REFERENCJE SYSTEMU PLUS WORKFLOW

REFERENCJE

REFERENCJE

REFERENCJE

WYBRANE LISTY REFERENCYJNE

WYBRANE LISTY REFERENCYJNE

WYBRANE LISTY REFERENCYJNE

WYBRANE LISTY REFERENCYJNE

WYBRANE LISTY REFERENCYJNE

WYBRANE LISTY REFERENCYJNE

PLUS WORKFLOW PODSTAWOWE INFORMACJE

Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga wsparcia ze strony systemów informatycznych. Szczególnego znaczenia w tym zakresie nabierają systemy informatyczne klasy Workflow, wspomagające realizowane w firmie całościowe procesy biznesowe. Zgodnie z definicją WfMC (Workflow Managemnt Coalition), Workflow to automatyzacja procesu biznesowego w całości lub w części, w trakcie której dokumenty, informacje i zadania są przenoszone od jednego uczestnika do innych w celu wykonania działania zgodnie ze zbiorem sformułowanych zasad.

System zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow jest zaawansowanym, nowoczesnym, elastycznym i bezpiecznym systemem informatycznym służącym do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania nimi o bardzo bogatej funkcjonalności. Plus Workflow jest kompleksowym rozwiązaniem pozwalającym na zarządzanie procesami biznesowymi, a w konsekwencji całością dokumentacji w przedsiębiorstwie - zarówno w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów jak i skanowania oraz ich elektronicznej archiwizacji. Plus Workflow jest systemem serwerowym do którego użytkownicy uzyskują dostęp z poziomu przeglądarki internetowej.

PLUS WORKFLOW FUNKCJONALNOŚCI

Do najważniejszych funkcji systemu Plus Workflow należy zaliczyć:

odzwierciedlenie procesów biznesowych realizowanych w przedsiębiorstwie,

możliwość realizacji procesów szeregowych, równoległych oraz zagnieżdżonych,

graficzny interfejs projektowania procesów,

kalendarz (np. ustawianie zastępstw pracowniczych, ustawianie czasów wykonywania zadań, itp.)

dostęp do indywidualnej skrzynki zadań z poziomu przeglądarki internetowej (niezależność od lokalizacji pracownika),

monitorowanie procesu podczas jego wykonywania oraz możliwość jego dynamicznej konfiguracji,

powiadamiania za pomocą poczty elektronicznej (e-mail) oraz „wyskakującego okienka”,

automatyczne lub manualne inicjowanie procesów,

pełnotekstowe wyszukiwanie procesów i dokumentów,

zintegrowane elektroniczne archiwum dokumentów,

automatyczna archiwizacja zrealizowanych procesów biznesowych,

możliwość ergonomicznego profilowania interfejsu użytkownika,

możliwość stosowania formularzy w formacie HTML i PDF,

zaawansowane skanowanie i odczyt dokumentów,

pełen interfejs analityczny (np. pomiar wybranych kryteriów procesu),

integracja z LDAP/Active Directory, zaawansowane mechanizmy

bezpieczeństwa i uwierzytelniania, szerokie możliwości eksportu danych

z poziomu Plus Workflow, otwarty interfejs programistyczny

API (Java, COM), zgodność z międzynarodowym

standardem WfMC.

Wdrożenie Plus Workflow ma na celu podniesienie sprawności i efektywności

funkcjonowania firmy jako element budowania

przewagi konkurencyjnej

PLUS WORKFLOW KORZYŚCI BIZNESOWE

Obniżenie kosztów działalności przedsiębiorstw poprzez obniżenie pracochłonności poszczególnych procesów

wyeliminowanie lub obniżenie ilości działań nie wnoszących wartości do procesu

wyeliminowanie lub obniżenie ilości działań wyjaśniania rozbieżności

wyeliminowanie lub obniżenie ilości działań kontrolnych

ograniczenie manualnego przekazywania pracy z rąk do rąk

ograniczenie zalegania dokumentów na biurkach pracowników

natychmiastowe przekazywanie zadań w procesie

automatyczne łączenie dokumentów i danych z różnych systemów

Podwyższenie efektywności wewnętrznej przedsiębiorstwa poprzez podwyższenie efektywności realizowanych procesów

skrócenie czasów realizacji procesu uporządkowanie archiwizacji

dokumentów

zwiększenie przepustowości procesów (tymi samymi zasobami można realizować więcej procesów)

usprawnienie koordynacji działań firmy

znacznie zwiększenie możliwości analizy procesów (np. czasy procesów)

zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów

możliwość pracy niezależnie od lokalizacji

Integracja z wieloma systemami informatycznymi

Natychmiastowy dostęp do informacji w procesie (w jednym miejscu) pochodzących z różnych systemów informatycznych

Łączenie różnych środowisk informatycznych z użyciem praktycznie dowolnej technologii

Duże doświadczenia z najpopularniejszymi systemami ERP (np. SAP, IFS, J.D.Edwards, Movex, QAD, TETA, CDN, ORACLE, MS DYNAMICS, DEF, Optima, itp.)

PLUS WORKFLOW ELEMENTY SYSTEMU

Skrzynka zadań Każdy użytkownik systemu Plus Workflow zgodnie ze swoimi uprawnieniami posiada dostęp do indywidualnej skrzynki zadań do realizacji z poziomu przeglądarki internetowej. Każde zadanie wyszczególnione na liście zadań do wykonania jest etapem całościowego procesu biznesowego. Zadania do wykonania dotyczyć mogą zatem różnych procesów, w których zaangażowany jest dany użytkownik. Zadania opisane są m.in. za pomocą następujących kryteriów: nazwa procesu, opis procesu, nazwa zadania, czas rozpoczęcia, czas zakończenia, status oraz priorytet zadania. Dostęp do zadań odbywać się może ze standardowego poziomu skrzynki zadań, ale także z kalendarza na którym na bieżąco umieszczane są zadania do wykonania, zadania o przekroczonym limicie czasowym, zadania zakończone, itp.

Po otwarciu określonego zadania, użytkownik otrzymuje zestaw akcji (operacji) do wykonania w postaci formularza. Zadania i pola widoczne na formularzu są zgodne z uprawnieniami i obowiązkami użytkownika jak również wynikają z rodzaju realizowanego procesu. Na ekranie zadania użytkownik otrzymuje bieżącą nawigację z systemem i swoim kontem oraz szczegółowe informacje o realizowanym zadaniu oraz procesie. Dodatkowo, użytkownik może zweryfikować dokumenty załączone do procesu (np. zeskanowany obraz, pliki MS Word, MS Excel, PDF, itp.) oraz sprawdzić historię realizowanego procesu wraz z podglądem poprzednich zadań. Większość operacji wykonywanych na tym etapie chroniona jest odpowiednimi mechanizmami bezpieczeństwa.

PLUS WORKFLOW ELEMENTY SYSTEMU

Elektroniczne archiwum dokumentów Użytkownik Plus Workflow otrzymuje dostęp do elektronicznego archiwum dokumentów (moduł DMS) w którym znajdują się dokumenty procesów oraz dokumenty zapisane niezależnie od realizowanych procesów biznesowych. Odpowiednio opisane i zakwalifikowane dokumenty przechowywane są w bezpiecznych i wydajnych strukturach systemu. Elektroniczne archiwum pozwala zatem zarządzać dokumentami przedsiębiorstwa. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy użytkownik Plus Workflow uzyskuje natychmiastowy dostęp do żądanego dokumentu (zeskanowanego obrazu czy dowolnego pliku elektronicznego) z dowolnej lokalizacji. Wyszukiwanie dokumentów w systemie odbywa się za pomocą odpowiednich kryteriów wyszukiwania (indeksów, słów kluczowych).

Moduł elektronicznego archiwum dokumentów niesie ze sobą następujące korzyści:

Natychmiastowy dostęp do dokumentów niezależnie od lokalizacji

Obniżenie kosztów zarządzania dokumentami oraz zarządzanie dokumentami z poziomu jednego elektronicznego bezpiecznego repozytorium

Obniżenie kosztów procesów biznesowych (skrócenie czasu wyszukiwania informacji, zautomatyzowanie procesów, możliwość korzystania z dokumentu przez różne działy w tym samym czasie)

Elektroniczne archiwum może być wykorzystane na potrzeby skanowania i archiwizacji kompletu dokumentów klienta (wniosek, umowa, oświadczenia, reklamacje, inne), umów z klientami, faktur (faktury przychodzące, korekty, PZ, zamówienia), akt osobowych (części A, B, C) czy dokumentacji produktowej.

PLUS WORKFLOW ELEMENTY SYSTEMU

Skanowanie dokumentów W celu zasilania elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów, dokumenty papierowe mogą być skanowane. Szeroki wachlarz aplikacji skanujących oferowanych przez Suncode (m.in. Kofax Capture, EMC QuickScan, Plus Index, ReadSoft, TIS eFlow, PlusWebScan) umożliwiają zamianę dokumentów tradycyjnych na ich postać elektroniczną. „Digitalizowanie” dokumentu odbywa się za pomocą odpowiedniego, najczęściej produkcyjnego, skanera dokumentowego (wyposażonego w automatyczny podajnik papieru) oraz aplikacji skanującej. Oferowane aplikacje oferują możliwość odczytu pełno tekstowego dokumentów (OCR/ICR), odczytu strefowego (zonal OCR/ICR), integracji z zewnętrznymi systemami, obsługę większości typów kodów kreskowych, odczyt formularzy, odczyt patch-code, czy obsługę zależnych list rozwijanych i wiele innych. Dokumenty mogą być skanowane w ramach instalacji scentralizowanej lub rozproszonej.

Analiza i optymalizacja procesu Plus Workflow posiada wbudowane mechanizmy analityczne pozwalające na wykonanie szerokiego wachlarza analiz i raportów dotyczących m.in.:

obciążenia poszczególnych stanowisk,

czasu realizacji procesu, czasu realizacji konkretnych zadań w

procesie, kosztów procesu, ilości przetworzonych informacji,

zadań oraz dokumentów. Uprawniony użytkownik może wyszukać proces biznesowy już zrealizowany w przedsiębiorstwie i sprawdzić całą drogę jego wykonania jak i poszczególne parametry, np. czasochłonność trwania procesu czy ilość wykonanych zadań w odniesieniu do konkretnych użytkowników. Plus Workflow udostępnia szereg statystyk dotyczących procesów, zadań czy użytkowników. Stanowią one istotną informację menedżerską stanowiącą podstawę optymalizacji procesów i wprowadzania zmian w przedsiębiorstwie.

PLUS WORKFLOW OBSZARY ZASTOSOWAŃ

Plus Workflow jest rozwiązaniem informatycznym wspierającym praktycznie każdy obszar funkcjonowania przedsiębiorstwa. Plus Workflow może być wykorzystany na potrzeby elektronicznego obiegu faktur, procesu realizacji zamówień czy procesów produkcyjnych. Z racji elastyczności i możliwości dynamicznej rekonfiguracji Plus Workflow znajduje zastosowanie w firmach różnych wielkości. Plus Workflow umożliwia realizację wielu procesów biznesowych. Są to m.in.:

Elektroniczny obieg faktur Elektroniczny obieg zapotrzebowań Proces obsługi zapytań ofertowych Obsługa korespondencji wchodzącej i

wychodzącej, Obsługa podań interesantów i

pracowników Obsługa wniosków urlopowych, Procesy SZJ ISO 9001 (np. działania

korygujące i zapobiegawcze, zarządzanie audytami, zarządzanie zmianą dokumentacji SZJ)

Obsługa zamówień wewnętrznych, Rekrutacja i zatrudnianie

pracowników Obsługa wydawania zaświadczeń i

poświadczeń, Rozliczanie delegacji pracownicznych Rozliczanie zakupów gotówkowych, Wnioski o zaliczkę, Obsługa procesu przygotowania

oferty, Obsługa procesu przygotowania i

akceptacji umowy, Obsługa zamówienia klienta, Obsługa wniosków kredytowych, Obsługa wniosków

ubezpieczeniowych, Obsługa dokumentów przy likwidacji

szkód, Zgłoszenia serwisowe, Proces opracowania nowej

specyfikacji produktowe Proces opracowania i akceptacji

materiałów marketingowych. Proces przyznawania premii

pracownicznych, itp.

METODYKA WDRAŻANIA

Fazy projektu przedstawiają się następująco:

analiza stanu istniejącego oraz analiza wymagań,

diagnoza, doradztwo w zakresie zmian procesów oraz propozycje usprawnień,

opracowanie założeń i zakresu projektu oraz doprecyzowanie harmonogramu,

wdrożenie zmian organizacyjnych oraz instalacja i konfiguracja systemu Plus Workflow,

testy systemu oraz naniesienie niezbędnych poprawek konfiguracyjnych,

szkolenia, weryfikacja i zakończenie projektu.

Zarządzanie projektem wdrożenia systemu Plus Workflow odbywa się w oparciu o oryginalną i sprawdzoną w kilkudziesięciu przedsiębiorstwach metodykę wdrożeniową. Suncode zakłada następujące cele techniczne projektu wdrożenia systemu:

prostota, elastyczność, standaryzacja, optymalizacja kosztów, optymalizacja czasu realizacji oraz odpowiednie wykorzystanie

zasobów ludzkich. Całość projektu realizowana jest przez zespół Suncode oraz pracowników ze strony przedsiębiorstwa klienta. Wyznaczeni Kierownicy Projektu sterują jego zakresem, terminami, poziomem jakości, kosztami projektu, ryzykiem oraz jego koordynacją.

System Plus Workflow objęty jest dwunastomiesięczną gwarancją producenta liczoną od daty obustronnego podpisania protokołu odbioru. Dodatkowo Suncode świadczy usługi konserwacji w trzech pakietach – dobieranych w zależności od indywidualnych potrzeb klientów. W ramach konserwacji systemu, Suncode oferuje wsparcie, serwis, konsultacje i opiekę nad systemem, za które odpowiedzialny jest dedykowany Kierownik Projektu oraz Dział Wsparcia Suncode. Wszelkiego typu zgłoszenia dotyczące oferowanych systemów obsługiwane są wielokanałowo:

poprzez pocztę elektroniczną poprzez portal serwisowy poprzez zgłoszenie telefoniczne poprzez kierownika wdrożenia

współpracującego przy projekcie głównym.

Usługa konserwacji systemu gwarantuje uzgodnione czasy świadczenia usług serwisowych oraz terminy reakcji na zgłoszenia serwisowe. W ramach opłaty konserwacyjnej dostarczane są ponadto:

Bezpłatnie, nowe wersje systemu Plus Workflow o wzbogaconej funkcjonalności, zoptymalizowanych parametrach wydajnościowych oraz dostosowane do najnowszego stanu wiedzy technicznej i platform operacyjnych,

uaktualnienia (patch) do systemu, które udostępniane są natychmiast po ich opublikowaniu przez producenta,

bezpłatne szkolenia i konsulting z zakresu zgłoszeń dotyczących nabytych systemów IT,

udostępnianie nowych i rozszerzonych wersji dokumentacji technicznej.

Wszystkie usługi konserwacyjne są świadczone zgodnie ze standardem SZJ wg normy PN-EN ISO 9001:2009.

INFORMACJA TECHNICZNA GWARANCJA I KONSERWACJA

DANE KONTAKTOWE

SUNCODE

ul. Jana Matejki 1/2 60-766 Poznań

tel.: +48 (61) 8200-449 fax: +48 (61) 6247-801

NIP: 779-231-25-68 e-mail: office@suncode.pl

Nasze strony internetowe

www.suncode.pl

www.plusworkflow.pl www.procesybiznesowe.pl