Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS · BOC Information Technologies Consulting Sp....

BOC Information Technologies Consulting Sp. z o.o. Strona 1

Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS

Funkcjonalność i scenariusze zastosowań

BOC Wien

Bäckerstr. 5/3

A - 1010 Wien

Tel.: +43-1-5132736-0

Fax: +43-1-5132736-5

www.boc-group.com

[email protected]

BOC Berlin

Voßstr. 22

D - 10117 Berlin

Tel.: +49-30-679890-78

Fax: +49-30-679890-89

www.boc-group.com

[email protected]

BOC Iberica

C/ Velázquez, 71 1° lzda.

E - 28006 Madrid

Tel.: +34-91-781 188-0

Fax: +34-91-781 11 163

www.boc-group.com

[email protected]

BOC Dublin

Haddington Hall,

80 Haddington road

IRL - Dublin 4

Tel.: +353-1-6375-240

Fax: +353-1-6375-241

www.boc-group.com

[email protected]

BOC Hellas

Mavromichali 16

GR - 10680 Athens

Tel: +30-1-33904868

Fax: +30-1-3390486

www.boc-group.com

[email protected]

BOC Polska

Al. Jerozolimskie 109/26

PL - 02-011 Warszawa

Tel : +48-22-6280015

Fax :+48-22-6216688

www.boc-pl.com

[email protected]

BOC Schweiz

Zürcherstrasse 21

CH - 8400 Winterthur

Tel: +41-52-26 03 75-0

Fax: +41-52-26 03 75-9

www.boc-group.com

[email protected]

Więcej informacji na: www.boc-group.com/pl/ADONIS

mailto:[email protected]

http://www.boc-group.com/pl/ADONIS

© Grupa BOC Strona 2

Spis treści

1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS ................................................ 3

2 Przegląd systemu ADONIS ..................................................................................................... 4

3 Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania? ........................ 6

4 Komponenty systemu ADONIS .............................................................................................. 8

5 Wybrane scenariusze zastosowania systemu ADONIS ....................................................... 9

5.1 Modelowanie procesów ...................................................................................................... 9

5.2 Publikacja modeli oraz zarządzanie dokumentacją organizacji ......................................... 10

5.3 Zaawansowane zarządzanie wersjami i akceptacja procesów ......................................... 13

5.4 Optymalizacja procesów i szacowanie zapotrzebowania na personel .............................. 14

5.5 ADONIS Process Portal ................................................................................................... 15

5.6 Procesowe zarządzanie jakością ..................................................................................... 16

5.7 Rachunek kosztów procesów oraz Activity Based Costing ............................................... 17

5.8 Procesowy benchmarking ................................................................................................ 18

5.9 Procesowy rozwój aplikacji oraz specyfikacja systemów IT .............................................. 19

5.10 Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture, SOA) .................................................................................................... 20

5.11 Zarządzanie ryzykiem .................................................................................................... 21

5.12 Monitoring wskaźników .................................................................................................. 22

6 BOC Management Office ...................................................................................................... 23

Dokument ten zawiera informacje wprowadzające do systemu zarządzania procesami biznesowymi

ADONIS. Jeżeli jesteście Państwo zainteresowani dodatkowymi informacjami lub chcecie się dowiedzieć

więcej o BOC Management Office – pakiecie oprogramowania wspierającego zarządzanie, prosimy

o kontakt:

+48-22-628 00 15 +48-22-621 66 88 [email protected] www.boc-group.com

BOC Management Office oraz poszczególne produkty: ADONIS, ADOscore, ADOit, ADOlog, jak również PROfit są zastrzeżonymi znakami

Grupy BOC. Pozostałe nazwy firm, produktów oraz znaki usług mogą być zastrzeżonymi znakami odpowiednich podmiotów.

mailto:[email protected]


1 Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS

Dynamiczne, osiągające sukcesy przedsiębiorstwa zawdzięczają swoją przewagę

konkurencyjną umiejętności dopasowywania procesów biznesowych do szybko

zmieniających się warunków rynkowych. Zarządzanie procesami biznesowymi pozwala

radzić sobie z rosnącą dynamiką na rynkach międzynarodowych oraz zaostrzającą się

konkurencją.

Dlatego też modelowanie, analiza, symulacja oraz ocena procesów biznesowych stają się

coraz bardziej istotne dla sukcesu przedsiębiorstwa. Zarządzanie procesami biznesowymi

pozwala bowiem na optymalizację procesów oraz właściwe dopasowanie struktur

organizacyjnych, jak również posiadanych zasobów i technologii do potrzeb biznesowych.

Dlaczego zarządzanie procesami biznesowymi?

Na potrzeby analizy i optymalizacji procesów biznesowych BOC oferuje sprawdzoną

procedurę, która opisuje kroki i techniki pozwalające na proste dojście od modeli

opisujących stan obecny (ang. AS-IS) do ulepszonych, docelowych modeli procesów (ang.

TO-BE), gotowych do wdrożenia. Procesy te kształtowane są zgodnie z ogólnymi

wymaganiami biznesowymi, celami oraz kryteriami jakościowymi zdefiniowanymi

w początkowej fazie projektu.

Rysunek 1: Postępowanie od ustalenia kryteriów po rozwój modeli stanu docelowego

Opisane dokładniej poniżej postępowanie przy analizie i optymalizacji procesów jest

podsumowaniem dobrych praktyk ustalonych podczas realizacji projektów doradczych

BOC.

Ustalenie kryteriów: Dokumentacja celów projektu modelowania procesów biznesowych,

np. zwiększenie satysfakcji Klientów dzięki poprawie jakości.

Akwizycja danych: Akwizycja danych, modelowanie i dokumentacja stanu obecnego

Analiza: Identyfikacja i ocena możliwości optymalizacji

Projekt: Tworzenie, modelowanie i ocena modeli stanu docelowego

Ewaluacja: Porównanie sytuacji obecnej i docelowej oraz ocena stopnia

realizacji założonych celów

Postępowanie przy optymalizacji procesów biznesowych

System ADONIS został stworzony z myślą o zapewnieniu kompleksowego wsparcia dla

wszystkich etapów projektu zarządzania procesami biznesowymi. W trakcie trwania

projektu korzysta się kolejnych komponentów systemu, które umożliwiają: akwizycję

danych, modelowanie, analizę, symulację, ewaluację i dokumentację procesów

biznesowych. W ten sposób ADONIS wspiera użytkownika na wszystkich etapach realizacji

projektu.

Kompleksowe wsparcie przez system ADONIS


2 Przegląd systemu ADONIS

ADONIS jest narzędziem wspomagającym zarządzanie procesami biznesowymi,

pozwalającym na projektowanie procesów biznesowych, produktów, struktur

organizacyjnych oraz systemów IT z wykorzystaniem modeli graficznych.

Projektowanie organizacji z użyciem modeli

ADONIS pozwala na łatwe tworzenie modeli z wykorzystaniem intuicyjnego edytora

graficznego. Bardziej doświadczeni użytkownicy mogą dodatkowo oszczędzić czas dzięki

wykorzystaniu edytora tabelarycznego oraz opcji aktualizacji modeli i obiektów poprzez

raporty modułu analizy.

ADONIS oferuje też szereg mechanizmów analizy służących przykładowo do ustalania

zapotrzebowania na personel, kosztów procesu, czy też długości trwania procesu. W tym

celu użytkownik ma do dyspozycji rozbudowaną bibliotekę z algorytmami symulacji.

Możliwe jest też śledzenie zdefiniowanych parametrów procesów (Key Performance

Indicators – KPI) z wykorzystaniem mechanizmów ewaluacji.

Modele stworzone w systemie ADONIS można łatwo udostępnić szerokiemu gronu

odbiorców – zarówno jako dokumenty do druku (Word, PDF), takie jak księgi jakości oraz

opisy procesów, jak i poprzez Intranet w formie dokumentacji HTML (strony WWW

zachowujące wszelkie powiązania między modelami i obiektami i wszystkie dane

obiektów).

System ADONIS oferuje wsparcie dla wielu popularnych scenariuszy (opisanych dalej)

oraz, dzięki elastycznej metodzie, może być dostosowany do dowolnych wymagań Klienta.

Rysunek 2: Praca z modelami w systemie ADONIS

Wszystkie potrzebne funkcjonalności w jednym narzędziu


Typowe scenariusze zastosowań systemu ADONIS to m. in.:

Modelowanie i publikacja procesów

Zarządzanie organizacją: tworzenie procedur i instrukcji dla pracowników, opis

stanowisk oraz wsparcie dla zarządzania wersjami i akceptacji modeli i procedur

Optymalizacja procesów (symulacja, porównywanie stanu obecnego z wariantami

stanu docelowego, benchmarking)

Procesowe zarządzanie wiedzą i kompetencjami (portale procesów)

Controlling (analiza kosztów procesu, zarządzanie wydajnością organizacji poprzez

monitoring kluczowych wskaźników – KPI)

Zarządzanie kosztami (z wykorzystaniem Time-Driven Activity Based Costing oraz

Rachunku Kosztów Procesów)

Zarządzanie jakością i tworzenie dokumentacji na potrzeby ISO

Planowanie zatrudnienia i wyliczanie zapotrzebowania na zasoby

Oparte o procesy zarządzanie ryzykiem operacyjnym (Basel II, SOX, Solvency II)

oraz zgodnością (compliance management)

Specyfikacja i rozwój oprogramowania w oparciu o procesy

Tworzenie architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture)

Typowe scenariusze zastosowań systemu ADONIS

System ADONIS jest wykorzystywany na całym świecie przez setki firm, które poszukiwały

elastycznego i intuicyjnego oprogramowania pomagającego zarządzać procesami.

Użytkownikami systemu ADONIS są m.in.:

Allianz

Austrian Airlines

Commerzbank

Correos

Deutsche Bank

Deutsche Post

DHL Express

EADS CASA

Generali

Grupa Ergo

Grupa Munich Re

Liebherr

Ministerstwo Finansów landu Brandenburgia

OMV

Raiffeisen

Telefónica

UNIQA

Vodafone

voestalpine

Grupa BOC udostępnia również system ADONIS uczelniom, posiadającym w swoich

programach nauczania tematykę zarządzania procesami biznesowymi. W samej tylko

Polsce ponad 25 uczelni wykorzystuje system ADONIS w dydaktyce, dzięki czemu każdego

roku ponad tysiąc polskich studentów poznaje nasze oprogramowanie i tematykę

zarządzania procesami.

Grupa BOC wspiera też firmy rozpoczynające zarządzanie procesami poprzez

udostępnianie za darmo specjalnej wersji systemu ADONIS, którą można pobrać ze strony

www.adonis-community.com.

Użytkownicy systemu


3 Co odróżnia ADONIS od typowych narzędzi służących do modelowania?

ADONIS zawiera wiele funkcjonalności, które daleko wykraczają poza to, co oferują typowe

narzędzia wykorzystywane do modelowania. Niektóre, wybrane aspekty omówione są

poniżej.

Przejrzysta metoda modelowania i intuicyjna obsługa: ADONIS łączy w sobie

prostotę dla początkujących użytkowników z dużymi możliwościami dostępnymi dla

bardziej zaawansowanych osób. W zależności od potrzeb użytkownika, można

pokazywać tylko te obiekty, które są dla niego istotne, wizualizować elementy modelu

(np. w celu pokazania jak przepływa dany dokument w ramach procesu), a także

definiować, które atrybuty obiektów użytkownicy mają uzupełniać. Dzięki temu

z jednego modelu może korzystać wiele grup użytkowników, a każdy użytkownik może

pracować w sposób, który sprzyja produktywności. Dodatkowo, użytkownicy są w stanie

efektywnie pracować z systemem już po krótkim szkoleniu.

Możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb Klienta: ADONIS oferuje wsparcie

dla wszystkich etapów zarządzania procesami oraz dla najważniejszych scenariuszy.

Możliwe jest jednak dostosowanie systemu do w zasadzie dowolnych potrzeb Klienta

poprzez customizację. Dzięki temu system można łatwo dopasować do nowych oraz

zmienionych obszarów zastosowania.

Wygodna praca z modelami procesów o różnej szczegółowości: System ADONIS

pozwala na łatwe tworzenie hierarchii procesów i umożliwia szybkie przechodzenie

między różnymi poziomami szczegółowości map. Możliwe jest też wizualizowanie

zawartości zagnieżdżonych modeli (modeli do których odwołują się obiekty znajdujące

się w naszym aktualnie otwartym modelu). W ten sposób można np. pokazać proces

główny wraz z jego podprocesami w jednej grafice.

Mechanizm referencji: Tradycyjnie wykorzystywane narzędzia do modelowania nie

potrafią przechowywać informacji o wzajemnych powiązaniach między elementami

organizacji (np. między czynnościami w procesie, a wykonawcami tych czynności oraz

wykorzystywanymi dokumentami) i przechowują je w formie tekstowego opisu, czy też

dodatkowych obiektów zaburzających czytelność modelu. ADONIS korzysta w tym celu

z mechanizmu referencji między modelami i obiektami, co poprawia czytelność modeli,

pomaga łatwo aktualizować modele (oraz dokumentację procesów) w wypadku zmian

w organizacji, jak również analizować wzajemne powiązania.

Odwołania do zewnętrznych zasobów:. Duża część organizacji posiada wiele źródeł

wiedzy i informacji dla osób zajmujących się procesami – mogą to być dokumenty

dobrych praktyk, bazy Lotus Notes/Domino, kursy e-learningowe, czy po prostu gotowe

szablony dokumentów, z których należy korzystać. ADONIS pozwala zamieszczać

odwołania do tych wszystkich zasobów w odpowiednich miejscach modeli procesów,

dzięki czemu pracownicy mają dostęp do potrzebnych im zasobów – zarówno

w systemie, jak i przy korzystaniu z wygenerowanej dokumentacji HTML.

Zaawansowane możliwości generacji dokumentacji: Modele stworzone w systemie

ADONIS można opublikować w formie dokumentacji do wydruku (Word, PDF, ...), jak

również udostępnić w sieci wewnętrznej jako HTML. Publikacja dokumentacji wymaga

minimalnego nakładu pracy, a korzystanie z wygenerowanej dokumentacji nie wiąże się

z dodatkowymi kosztami. Możliwe jest również proste tworzenie raportów przez moduł

analizy, jak też zapisywanie wyników symulacji na potrzeby dalszej analizy danych.

Rozbudowane mechanizmy oceny procesów: ADONIS posiada bogate funkcjonalnie

komponenty służące do oceny modeli, jak np.: komponenty analizy i symulacji.

Umożliwiają one optymalizację procesów, a także wyliczanie zapotrzebowania na

personel i zasoby.

Mechanizmy wspierające tworzenie poprawnych modeli: ADONIS oferuje

różnorodne mechanizmy umożliwiające automatyczne sprawdzanie zgodności

tworzonych modeli z ustalonymi kryteriami poprawności. W komponencie analizy można

Wybrane cechy systemu ADONIS


dodatkowo tworzyć własne raporty badające spójność modeli lub korzystać z już

istniejących (np.: pozwalających wyszukać wszystkich czynności bez opisu lub procesy

bez osoby odpowiedzialnej).

Wsparcie dla pracy grupowej: ADONIS w wersji klient-serwer przechowuje wszystkie

modele we wspólnej bazie danych, co ułatwia pracę grupową na tym samym zbiorze

modeli. W zależności od potrzeb informacyjnych i uprawnień, użytkownikowi przypisuje

się dostęp do konkretnych grup modeli oraz funkcjonalności systemu.

Wygodna praca z wersjami modeli:. System wspiera pracę z wieloma wersjami

modeli z możliwością definiowania uprawnień dla konkretnych grup użytkowników.

ADONIS dba o spójność i wysoką jakość modeli oraz pomaga unikać pomyłek

związanych z zarządzaniem wersjami. Można też łatwo ustalać różnice między

wersjami i śledzić historię zmian modelu.

Prosta administracja: ADONIS współpracuje ze standardowo wykorzystywanymi

bazami danych (MS SQL Server, Oracle, DB2), co ułatwia instalację i późniejsze

administrowanie systemem. Nakład pracy dla administratorów minimalizują też takie

funkcjonalności, jak wsparcie dla Single Sign On.

Polityka licencyjna oraz pochodzenie komponentów: ADONIS w wersji klient-serwer

jest licencjonowany w oparciu o model "Concurrent use" (licencja pływająca). Oznacza

to, że oprogramowanie klienckie może być zainstalowane na dowolnie wielu

komputerach, jednakże liczba równoczesnych połączeń z bazą danych zależy od liczby

wykupionych licencji. Dodatkowo - wszystkie funkcjonalności są zintegrowane w jednym

narzędziu i pochodzą od jednego producenta, co przekłada się na większy komfort

pracy, brak potrzeby zakupu dodatkowych licencji. Daje to Klientom pewność co do

tego, że będą mieć dostęp do wszystkich potrzebnych im opcji.


4 Komponenty systemu ADONIS

ADONIS oferowany jest w wersjach Business Edition oraz Professional Edition.

ADONIS w wersji Business Edition obejmuje komponenty: modelowanie, analiza,

import/export oraz dokumentacja. Użytkownikami tej wersji są często pracownicy, którzy

przeprowadzają analizę stanu obecnego, bądź sporządzają dokumentację procesów.

ADONIS w wersji Professional Edition zawiera wszystkie komponenty: akwizycja danych

(komponent pobierania danych HOMER umożliwiający przejmowanie danych z arkuszy

Excel), modelowanie, analiza, import/export, symulacja, ewaluacja i dokumentacja.

Użytkownikami Professional Edition są często pracownicy, którzy przeprowadzają badanie

procesów w celu ich optymalizacji.

Rysunek 3: Komponenty systemu ADONIS

Business i Professional Edition

Komponent modelowania pozwala tworzyć i edytować modele z wykorzystaniem

intuicyjnego, graficznego edytora modeli. Użytkownicy, chcący błyskawicznie wprowadzać

i edytować duże ilości uporządkowanych danych, mogą też skorzystać z tabelarycznego

edytora modeli.

Jeśli istnieją już dane, które chcemy wykorzystać tworząc modele procesów i zasobów, do

dyspozycji jest komponent akwizycji danych HOMER, który pomaga przejmować

ustrukturyzowane dane z arkuszy MS Excel.

Komponent analizy pozwala badać i edytować modele, jak również tworzyć własne

raporty. Użytkownicy mają do dyspozycji predefiniowane raporty badające np. koszty

czynności, jak również kwerendy wychwytujące błędy i braki w modelach oraz pomagające

zarządzać komentarzami co do zawartości modelu. Możliwe jest zarówno tworzenie

własnych zapytań, jak również rozbudowa listy tych predefiniowanych.

Przy pomocy komponentu symulacji można badać czasy i koszty procesów, jak również

analizować różne wersje procesów docelowych w celu wybrania optymalnego kandydata do

wdrożenia.

Komponent ewaluacji oferuje mechanizmy porównywania i oceny modeli stanu

docelowego oraz monitoringu wskaźników, dla aktualnie wykonywanych procesów (KPI

controlling).

Przy pomocy komponentu dokumentacji można generować, w oparciu o modele systemu

ADONIS, dokumentację w formie do wydruku (Word, PDF) lub jako HTML. Pozwala to

opublikować np. w sieci wewnętrznej organizacji całość modeli w formie do odczytu.

Komponent Import/Export umożliwia wymianę danych o modelach systemu ADONIS

(XML/ADL), generowanie kodu BPEL z modeli, jak również integrację dodatkowych

interfejsów (np. XMI, XPDL, FDL).

Przegląd komponentów


5 Wybrane scenariusze zastosowania systemu ADONIS

5.1 Modelowanie procesów

Podstawowym scenariuszem wykorzystania systemu ADONIS jest tworzenie opisu

procesów i elementów składowych organizacji z wykorzystaniem graficznych modeli.

Intuicyjny edytor modelowania, możliwość dokumentowania zaawansowanych parametrów

obiektów, funkcje ułatwiające szybkie modelowanie oraz tryb tabelaryczny pozwalają łatwo

tworzyć modele opisujące wybrane aspekty organizacji zarówno początkującym

użytkownikom, jak i osobom korzystającym z bardziej zaawansowanych funkcjonalności.

Standardowa konfiguracja (biblioteka BPMS) uwzględnia, oprócz modeli procesów

biznesowych, również modele opisujące strukturę organizacyjną, wykorzystywane

dokumenty i systemy IT oraz tworzone produkty, co pozwala tworzyć całościowy opis

organizacji. Podstawowa konfiguracja systemu zawiera również modele wspierające

scenariusze, takie jak: zarządzanie jakością (model zasobów), rozwój oprogramowania

i specyfikacja systemów (BPMN, model danych, diagram przypadków użycia), czy też

zarządzanie ryzykiem i zgodnością (modele ryzyk i kontroli).

Dodatkowo, budowa systemu ADONIS pozwala na praktycznie dowolne poszerzanie

wykorzystywanej przez Klienta metody (poprzez customizację) – zarówno jeśli chodzi

o modyfikację istniejących obiektów i modeli, jak i dodawanie nowych obiektów i typów

modeli. Przykładowo metody modelowania dostępne dodatkowo w systemie to: EPC (SAP

R/3), UML, LVSM (Lean Value Stream Mapping), BPEL, LOVEM, MQ Series Workflow, itd.

Rozbudowany i intuicyjny edytor modelowania

Rysunek 4: Modelowanie w systemie ADONIS – standardowa konfiguracja

Typy modeli w konfiguracji standardowej

Zarówno edytor modelowania, jak i domyślna metoda dostępna w narzędziu ułatwiają pracę

z modelami – nawet osobom bez dużego doświadczenia. Tworzenie nowego modelu lub

edycja istniejącego polega na wybraniu odpowiedniego obiektu z listy (np. czynności) i jego

wstawianiu w miejscu kliknięcia na obszarze modelowania. Obiekty mają jasne nazwy (np.

„Decyzja” zamiast „Bramka logiczna”, czy „XOR”), co pozwala łatwo tworzyć modele

również osobom bez wykształcenia informatycznego.

Tworzenie modeli


Edytor usprawnia tworzenie modeli poprzez opcje, takie jak np.: funkcja

wstawiania/usuwania wolnej przestrzeni, szybkiego dodawania nowych obiektów do modelu

i ich usuwania z zachowaniem ciągłości konektorów między obiektami, czy też

automatyczna zmiana wariantu wizualizacji modelu (np. zamianę modelu „góra-dół” bez

torów modelowania na model „lewo-prawo” z torami modelowania odpowiadającymi

wykonawcom czynności).

W celu zachowania czytelności modeli, domyślnie wizualizowane są tylko podstawowe

atrybuty obiektów - np. nazwa. Możliwe jest jednak przechowywanie dodatkowych

informacji o obiektach, takich jak np. (dla czynności): czas trwania, koszty,

odpowiedzialność za wykonanie itd. Atrybuty te można wykorzystać przy publikacji

dokumentacji, jak również w analizach modeli. Wszystkie te informacje są przechowywane

w tzw. notatnikach obiektów, które otwiera się poprzez podwójne kliknięcie na odpowiednim

obiekcie. W ramach notatnika atrybuty są pogrupowane w odpowiednie zakładki

tematyczne, takie jak np. „Opis”, czy „Czasy/Koszty”. W razie potrzeby można pokazywać

i ukrywać atrybuty obiektów na obszarze modelowania – jako tekst lub specjalny symbol.

Uzupełnianie opisów poprzez atrybuty obiektów

System ADONIS pozwala w wygodny sposób dodawać informacje odnośnie wzajemnych

powiązań elementów organizacji – np. wykorzystania dokumentów w czynnościach procesu

biznesowego. Służy do tego mechanizm referencji – odnośników między poszczególnymi

modelami i obiektami. Odnośniki takie nie obniżają czytelności modelu, gdyż są atrybutami

obiektu (np. informacją o roli odpowiedzialnej za wykonanie danej czynności), a nie

dodatkowymi obiektami doczepianymi do przebiegu procesu. Jeśli z jakichkolwiek przyczyn

potrzebne jest przedstawienie graficzne tych powiązań można je pokazać obok obiektu/na

powierzchni modelu, lub też skorzystać z mechanizmu przeglądu odnośników, który

pokazuje je w uporządkowanej formie.

Mechanizm referencji umożliwia błyskawiczną aktualizację modeli (wystarczy zmienić

w jednym modelu np. nazwę dokumentu, a wszystkie procesy, które z niego korzystają

automatycznie się zaktualizują), jak również błyskawiczne ustalanie powiązań między

modelami (np. za jakie czynności jest odpowiedzialny pracownik A).

Mechanizm referencji

Korzyści:

Prosta i intuicyjna obsługa systemu pozwala ograniczyć nakłady na szkolenia

Szybkie tworzenie modeli dzięki możliwości modelowania graficznego i tabelarycznego

Możliwość modelowania i ustalania wzajemnych powiązań między wszystkimi elementami organizacji:

procesami biznesowymi, produktami, aplikacjami IT, strukturami organizacyjnymi...

Możliwość dostosowania widoku modelu do potrzeb użytkownika powoduje, że nie musi zwracać uwagi na

nieistotne dla niego aspekty

Możliwość dostosowania sposobu prezentacji modeli przez customizację

Korzyści

5.2 Publikacja modeli oraz zarządzanie dokumentacją organizacji

Wiele organizacji boryka się z wyzwaniem zapewnienia pracownikom dostępu do

potrzebnych im informacji. Informacje są często rozproszone w firmie i udostępniane przy

pomocy różnych mediów.

Pracownik, chcąc dowiedzieć się jak powinien pracować, często musi zapoznać się

z opisem stanowiska pracy w formie dokumentu Word, z wytycznymi odnośnie zarządzania

ryzykiem w postaci dokumentu PDF, opisem procesu w formie wydrukowanego flowchartu,

instrukcją obsługi systemu informatycznego dostępną w intranecie...

Informacje te często nie są ze sobą spójne, odnalezienie ich wszystkich jest czasochłonne,

a poza tym nigdy nie ma gwarancji, że korzysta się z najnowszej wersji. Dodatkowo –

tworzenie dokumentacji w taki sposób często wiąże się z niepotrzebnym nakładem pracy.

Rozwiązaniem jest tu zastosowanie systemu ADONIS, który pozwala tworzyć spójne i łatwe

do zrozumienia wytyczne dla pracowników, które można publikować w wielu formatach,

przy znacznym ograniczeniu pracochłonności publikowania dokumentacji.

Jak zapewnić pracownikom dostęp do potrzebnych informacji?


Metoda modelowania dostępna w systemie ADONIS pozwala na opisanie wszystkich

aspektów procesu istotnych dla pracowników: od prostych opisów procesów, przez

informacje o wykorzystywanych zasobach, aż do opisu ryzyk i kontroli. W razie potrzeby

można też dopasować system, jeśli podstawowa konfiguracja jest niewystarczająca.

System pozwala na dodawanie do modeli odnośników do zasobów zewnętrznych (plików,

adresów internetowych/intranetowych, dokumentów Lotus Notes/Domino, …), dzięki czemu

modele mogą służyć jako „spis treści” kierujący pracowników do dodatkowych, bardziej

szczegółowych treści (np. kursów e-learningowych dotyczących danego aspektu obsługi

Klienta, screencastów pokazujących obsługę systemu IT, czy też dokumentów PDF

z regulacjami prawnymi). Odnośniki te działają zarówno w systemie ADONIS oraz

w opublikowanej dokumentacji.

Dokumentacja jest generowana w oparciu o modele ze wspólnego systemowego

repozytorium (bazy danych dostępnej dla wielu użytkowników). W razie potrzeby

aktualizacji wystarczy dokonać odpowiednich zmian w modelach i opublikować

dokumentację w potrzebnej formie np. w firmowym intranecie.

Rysunek 5: Dokumentacja w formacie HTML pozwala pracownikom łatwo odnajdywać

potrzebne informacje i przechodzić do zewnętrznych zasobów (np. wzorów dokumentów)

Dzięki mechanizmom systemu ADONIS gwarantującym spójność modeli, nakład pracy

potrzebny na aktualizację dokumentacji w związku z np. zmianą procedury, czy też

reorganizacją jest znacznie niższy. Dodatkowo, mechanizm wersjonowania pozwala na

zdefiniowanie, że tylko upoważnione osoby mogą publikować dokumentację oraz, że jest

ona tworzona z najaktualniejszych wersji procesów. Dokumentacja zawiera historię zmian

modelu, z którego została wygenerowana, więc łatwo jest ustalić zmiany między wersjami.

ADONIS pozwala publikować dokumentację w formie odpowiadającej potrzebom

i przyzwyczajeniom Klienta: jako dokumentację do wydruku (Word oraz PDF), lub też

dokumentację do zamieszczenia w sieci wewnętrznej (HTML zawierający wszystkie

wprowadzone dane oraz powiązania między modelami i obiektami). Publikacja

dokumentacji jest dostępna w standardzie, a korzystanie z dokumentacji nie wymaga

dodatkowych licencji.

Zarządzanie dokumentacją z systemem ADONIS

Wygląd dokumentacji generowanej przez system ADONIS daje się zmodyfikować w łatwy

sposób, co pozwala na dopasowanie go do standardów identyfikacji wizualnej Klienta.

Łatwe dopasowywanie dokumentacji do potrzeb Klienta


Rysunek 6: Przykłady modyfikacji wyglądu dokumentacji HTML

System ADONIS pozwala publikować dokumentację dla pojedynczych modeli oraz dla ich

całych grup. Użytkownik może w łatwy sposób zdefiniować jaka ma być zawartość

dokumentacji (np. czy mają się tam znaleźć wprowadzone do modelu informacje o czasach

i kosztach). Oprócz zmiany wyglądu dokumentacji i filtrowania zawartości można też

dodawać nowe typy raportów o zadanej strukturze (odpowiadającej aktualnie

wykorzystywanym dokumentom, które znają i akceptują pracownicy).

Rysunek 7: Przykłady dodatkowych typów raportów: tabelaryczna procedura

z omówieniem kroków procesu oraz opis stanowiska pracy

Korzyści:

Zapewnienie pracownikom dostępu do wszystkich potrzebnych im informacji w wygodnej dla nich formie

Ograniczenie nakładu pracy potrzebnego do tworzenia i aktualizacji dokumentacji

Możliwość publikowania wszystkich potrzebnych dokumentów (procedury, graficzne mapy procesów,

organigramy, raporty zarządzania ryzykiem) z jednego narzędzia

Możliwość dowolnego dopasowania dokumentacji do potrzeb Klienta

Udostępnianie dokumentacji pracownikom nie wiąże się z kosztami

Korzyści


5.3 Zaawansowane zarządzanie wersjami i akceptacja procesów

W miarę jak rośnie liczba stworzonych modeli, nieuchronnie dochodzimy do etapu na

którym jedna osoba nie jest w stanie orientować się we wszystkich istniejących modelach.

Znaczenia nabiera możliwość ustalenia, który model jest wersją oficjalną, a który tylko

roboczym szkicem. Dochodzi do tego również kwestia uprawnień do dokonywania zmian

w procesach.

Potrzeba zarządzania wersjami modeli

Standardowo system wspiera wersjonowanie modeli oraz dba o spójność powiązań między

modelami przy tworzeniu nowych wersji. Mechanizm porównywania modeli pozwala łatwo

ustalić różnice między wybranymi wersjami modelu. Modele można oznaczać (przez status

modelu) jako robocze, obowiązujące, czy też archiwalne, oraz wizualizować tę informację

tak, że pomyłki są praktycznie wykluczone.

Jeśli potrzebne jest wsparcie dla bardziej formalnego zarządzania wersjami modeli, można

włączyć dodatkowy mechanizm, który gwarantuje, że tylko upoważnione osoby będą

w stanie dokonywać akceptacji lub archiwizacji modeli, modele będą zapisywane wyłącznie

w ustalonych miejscach w strukturze katalogów (grup modeli), a wszystkie zmiany będą

dokonywane zgodnie z procedurami organizacji i odpowiednio zapisywane w historii zmian.

Mechanizm ten pozwala na znaczną redukcję nakładu pracy potrzebnego do pracy

z dokumentacją np. na potrzeby zarządzania jakością lub certyfikacji, pozwala zachować

spójność i wysoką jakość modeli i unikać pomyłek (takich jak użycie wersji nieaktualnej

modelu).

Wsparcie dla wersjonowania

Rysunek 8: Proces wersjonowania modeli z przypisanymi statusami oraz rolami

Przykładowy obieg akceptacji modelu

Mechanizm wersjonowania można dostosować do potrzeb Klienta, dodając dodatkowe

statusy modelu, ustalając wielopoziomową akceptację wymaganą do tego, aby model został

uznany za oficjalną procedurę, konfigurując mechanizm powiadomień o modelach

czekających na akceptację itp. Możliwe jest również wykorzystanie na potrzeby

wersjonowania rozwiązania portalowego ADONIS Process Portal (opisanego w rozdziale

5.5), co pozwala uczestniczyć w zarządzaniu obiegiem akceptacji również osobom nie

używającym systemu ADONIS. Dzięki temu dostępne jest wsparcie na wszystkich etapach

cyklu życia modelu.

Możliwość dostosowania do potrzeb Klienta


5.4 Optymalizacja procesów i szacowanie zapotrzebowania na personel

Ciężko jest zarządzać organizacją nie wiedząc dokładnie, jak są realizowane procesy. Brak

tej wiedzy powoduje, że decyzje odnośnie zmian są podejmowane w oparciu o intuicję,

miejsca powstawania kosztów są nieznane, zasoby wykorzystywane nieefektywnie,

a szanse na usprawnienie działania często umykają.

Najprostszą drogą do optymalizacji procesów jest ich wymodelowanie. Już samo stworzenie

modeli opisujących w jaki sposób są realizowane procesy, z użyciem jakich zasobów oraz

ile trwają i kosztują często jest impulsem do ulepszeń, gdyż pewne nieefektywności stają

się oczywiste. Przykładowo, zapoznając się z modelem procesów można wychwycić ciągi

kroków, które nie przydają wartości, pętle w procesie wynikające z poprawiania błędów

i pozyskiwania dodatkowych informacji, czy też częste zmiany wykonawców skutkujące

opóźnieniami i błędami.

Czytelny obraz organizacji podstawą do podejmowania trafnych decyzji

Kolejnym krokiem w stronę optymalizacji procesów jest wykonanie analiz. Często wiedza

o procesach, miejscach powstawania kosztów i przestojach jest obecna wyłącznie

w głowach pracowników, co powoduje, że nikt nie ma całościowego obrazu sytuacji i nie

można łatwo badać miejsc wartych ulepszenia.

Posiadanie danych o procesach w formie modeli pozwala przezwyciężyć ten problem.

Komponent analizy systemu ADONIS pozwala łatwo wyszukiwać np. wszystkie czynności

wykonywane przez konkretną rolę, kosztujące więcej niż X, czy też trwające dłużej niż

Y minut. Analiza rachunkowa pozwala dodatkowo oszacować koszty i czasy wykonania

procesu określoną ilość razy, jak również przeciętny czas procesu z perspektywy Klienta

(od początku do końca). Taka analiza jest punktem wyjścia do zastanowienia się jakie

działania powodują niewspółmiernie dużo kosztów i wymagają pracy, mimo, że nie

przekłada się to na tworzenie wartości dla Klienta, albo też, czy czas wysoko opłacanych

specjalistów nie jest marnowany w związku z tym, że wykonują czynności, dla których

wystarczy ktoś o wiele niższych kwalifikacjach.

Analiza procesów

Rzadko kiedy mamy zasoby wystarczające do tego, aby wymodelować i zoptymalizować

wszystkie procesy. Dlatego też ważna jest możliwość wyboru procesów, a nawet danych

ścieżek procesów, które mają największy potencjał optymalizacyjny, czyli miejsc od których

warto zacząć. Z kolei, gdy zbadaliśmy już stan obecny i planujemy jak mogą wyglądać

procesy docelowe, cenna jest możliwość porównywania ich między sobą w celu wybrania

optymalnego oraz bezpiecznego przetestowania, jak będzie działać organizacja po ich

wdrożeniu. Tu właśnie przydaje się nam możliwość symulowania modeli.

Rysunek 9: Symulacja pomaga łatwo ustalić m.in. najdroższy wariant przebiegu procesu

System ADONIS daje do dyspozycji cztery algorytmy symulacyjne:

Analiza ścieżki pomaga ustalać miejsca w procesie, które warto uwzględniać przy

optymalizacji (np. najdłuższy przebieg procesu, najczęstszy sposób wykonywania,

najwyższe koszty)

Symulacja procesów


Analiza obciążenia pomaga przeprowadzać dokładne badania czasów i kosztów

procesu dla zakładanej ilości wykonań. Analiza obciążenia uwzględnia również koszty

osobowe oraz koszty wykorzystywanych zasobów (np. systemów IT), dzięki czemu

zapewnia całościowy obraz kosztów działań.

Analiza wykorzystania (dostępne są dwa warianty algorytmu) która pozwala ustalić jak

optymalnie rozlokować zasoby i pracujący personel, aby uniknąć „wąskich gardeł” oraz

przestojów.

Symulacja pozwala bezpiecznie przeprowadzać badania wpływu zmian w procesach

(analizy what-if) na organizację. Wyniki symulacji można zapisywać jako raporty.

System umożliwia porównywanie ze sobą procesów poddanych symulacji. Pozwala to

zarówno ustalić, który z wariantów procesu lepiej spełnia założone kryteria (np. skrócenie

czasu procesu, bez wzrostu kosztów), jak i ustalić które z procesów wykonywanych

przez dany departament generują najwięcej kosztów itp.

Mechanizm porównywania wyników

Mechanizm symulacji pomaga również w oszacowaniu zapotrzebowania na personel.

Szczególnie przydaje się to w sytuacji gdy np. firma w związku z sezonowością zamówień

musi oszacować, czy wystarczy obecny stan osobowy, czy też należy zatrudnić

pracowników tymczasowych, lub gdy trzeba oszacować co się zmieni po wdrożeniu nowego

systemu informatycznego (np. ile osób będzie mogło przejść do realizacji innych zadań).

Szacowanie zapotrzebowania na personel

Korzyści:

Mechanizmy analizy i symulacji pomagają zidentyfikować miejsca o znaczącym potencjale

optymalizacyjnym, którymi warto się zająć w pierwszej kolejności („szybkie zwycięstwa”)

Wdrażanie sprawdzonych procesów dzięki możliwości badania scenariuszy Best- i Worst-Case oraz

obserwacji postępów przy zmianach procesu (porównanie stanu obecnego z docelowym)

Możliwość oszacowania skutków planowanych zmian w organizacji (np. o ile spadną koszty w związku

z wdrożeniem nowego systemu IT) pozwala podejmować lepsze decyzje

Możliwość szacowania zapotrzebowania na personel pozwala odpowiednio alokować zasoby

Korzyści

5.5 ADONIS Process Portal

W miarę wzrostu znaczenie BPM w organizacji, modele są wykorzystywane przez coraz

większą część pracowników: od właścicieli procesów odpowiadających za ich sprawne

działanie, przez specjalistów (np. zarządzanie ryzykiem), dla których ważne są tylko

niektóre elementy zawarte w modelach procesów, przez pracowników, którzy chcą tylko

zapoznawać się z wytycznymi i czasem móc je skomentować, aż do kierownictwa

zainteresowanego akceptacją nowych wersji procedur i monitorowaniem wybranych

wskaźników procesów.

Rozwiązaniem jest tutaj umożliwienie każdej z grup pracowników pracy w sposób

uwzględniający to, jakie zadania chce wykonywać użytkownik i dopasowujący do tego

prezentowaną treść i dostępne funkcjonalności.

Różne role, różne potrzeby

ADONIS Process Portal oferuje dostęp online do modeli i funkcjonalności systemu ADONIS

w sposób dopasowany do potrzeb konkretnej grupy pracowników (np. kierownictwo, dział

prawny/compliance czy też pracownicy czytający instrukcje wykonywania procesów). Dzięki

temu osoby, które nie muszą modelować i optymalizować procesów ale dokonują ich

przeglądu i akceptacji, uzupełniają dane, czy też po prostu zapoznają się z procesami,

mogą to robić przez przeglądarkę. Użytkownicy po zalogowaniu pracują z intuicyjnym

interfejsem dostosowanym do zadań, które chcą wykonywać. Dzięki temu możliwa jest też

praca z systemem bez dodatkowych szkoleń

Przykładowe scenariusze wykorzystania obejmują:

Prezentację aktualnych wersji wybranych modeli z bazy danych systemu ADONIS

(bez konieczności uruchamiania opcji publikacji modeli) z możliwością ograniczania

dostępu i dopasowywania widocznych informacji do uprawnień użytkownika

ADONIS Process Portal – szybka i wygodna praca z modelami


Zarządzania wersjami modeli i ich akceptacja w ramach wersjonowania

Monitoring wskaźników procesu

Zdecentralizowane zbieranie danych w celu uzupełniania oraz aktualizacji procesów

Zgłaszanie propozycji ulepszeń procesów

Rysunek 10: Przykład pracy z modelami - dodawanie propozycji ulepszenia

Korzyści:

Brak konieczności publikowania dokumentacji po dokonaniu zmiany w modelach

Wygodny dostęp do potrzebnych informacji

Łatwy w użyciu interfejs dopasowany do wykonywanych zadań

Brak konieczności instalacji systemu oraz dodatkowych szkoleń

Korzyści

5.6 Procesowe zarządzanie jakością

Istotnym elementem efektywnego Systemu Zarządzania Jakością jest udokumentowanie

procesów. Często w tym celu wykorzystywane są opisy tworzone w oprogramowaniu

biurowym (np. MS Word), którym towarzyszą grafiki procesów tworzone w prostych

programach do rysowania, a nawet konstruowane z kształtów dostępnych w MS Office.

Rozwiązanie takie pozwala zawrzeć w dokumentacji zarówno dane opisowe, jak i graficzne

modele czytelne dla pracowników, jednak wiąże się często z dużym nakładem pracy. Co

więcej – każda zmiana (np. nowa nazwa stanowiska, wprowadzony nowy dokument)

wymaga pracochłonnego dostosowywania dokumentacji i może prowadzić do

pozostawienia niespójnych informacji.

Oprócz niepotrzebnego nakładu pracy osoby odpowiadającej za SZJ, wiąże się to również

z ryzykiem, że błędy utrudnią (re-)certyfikację. Forma taka wymaga dodatkowo zachowania

specjalnych procedur, aby zagwarantować, że pracownicy mają dostęp do aktualnej

dokumentacji. Nie dla wszystkich korzystanie z takiej dokumentacji jest też wygodne.

Dokumentowanie procesów na potrzeby SZJ

Rozwiązaniem jest tutaj zastosowanie systemu ADONIS, który może stanowić podstawę

systemu zarządzania jakością na potrzeby certyfikacji i pozwala na łatwe tworzenie

i aktualizację dokumentacji SZJ w oparciu o modele.

ADONIS oferuje różnorodne możliwości wspierania certyfikacji jakościowej organizacji.

Metoda opisu procesów za pomocą modeli spełnia wymagania norm, takich jak m.in.: ISO

9001:2000/2008, ISO 14000, czy VDA 6.

Procesowe zarządzanie jakością z systemem ADONIS


Korzystając z modeli dostępnych w standardowej konfiguracji można w łatwy sposób opisać

procesy, wykorzystywane w nich dokumenty, odpowiedzialność poszczególnych

pracowników, jak również informacje o wykorzystywanych zasobach. Dodatkowo, system

ułatwia dokumentowanie informacji, takich jak np.: słownik terminów i skrótów,

podsumowanie klientów i dostawców, czy też czynniki sukcesu oraz mierniki procesu.

Rysunek 11: Proces obsługi zamówienia z widocznymi dokumentami wejściowymi

i wyjściowymi, systemami IT, odpowiedzialnymi rolami oraz informacjami o osobach,

z którymi trzeba konsultować wykonanie i informować o działaniach

Dzięki temu, że dokumentacja jest generowana w oparciu o modele, jej aktualizacja

przebiega błyskawicznie – wystarczy dokonać zmiany w modelach i opublikować nową

dokumentację. Mechanizm wersjonowania oraz historia zmian modelu pozwala łatwo

prześledzić co się zmieniło między poszczególnymi wersjami. Można też uniemożliwić

generację dokumentacji jakościowej w oparciu o modele, które nie zostały oficjalnie uznane

za obowiązujące procedury.

Dokumentacja ta może być przekazana do dyspozycji wszystkim pracownikom, gdyż

korzystanie z niej nie wymaga dodatkowych licencji.

System pozwala łatwo publikować dokumentację w wielu formatach – np. drukowane

instrukcje PDF na potrzeby auditorów oraz dokumentacja w formie portalu HTML w celu

poinformowania pracowników o obowiązujących procedurach. Dzięki temu, że podstawą są

tu modele przechowywane w bazie danych, publikacja w wielu formatach nie wymaga

dodatkowej pracy i nie ma ryzyka, że istnieją rozbieżności pomiędzy poszczególnymi

rodzajami publikacji.

Publikacja dokumentacji zarządzania jakością

Korzyści:

Znacząca redukcja pracy potrzebnej do zarządzania dokumentacją SZJ

Automatyczna publikacja dokumentacji pozwala na poprawę jej jakości

Zapewnienie pracownikom dostępu do aktualnych procedur w wygodnej dla nich formie

Możliwość dostosowania formy i treści dokumentacji generowanej z systemu do potrzeb Klienta

Korzyści

5.7 Rachunek kosztów procesów oraz Activity Based Costing

Tradycyjne dane dostarczane przez rachunkowość nie wystarczają do ustalenia, gdzie tak

naprawdę powstają koszty z punktu widzenia organizacji, które procesy są nadmiernie

drogie oraz jakie produkty generują zyski. Przekłada się to często na błędną kalkulację cen

i niewłaściwe decyzje odnośnie strategii sprzedaży, prowadzące do zmniejszenia zysków.

Istnieje wiele podejść do kwestii ustalania kosztów działania organizacji. Najbardziej znane

z nich to Activity Based Costing (popularny szczególnie w USA) oraz europejski Rachunek

Kosztów Procesów. Oba te podejścia zakładają przypisywanie kosztów pośrednich do

Metody badania kosztów organizacji


pewnych ustalonych nośników kosztów w celu stworzenia realnego obrazu organizacji.

Już standardowa konfiguracja systemu ADONIS pomaga w lepszym poznaniu miejsc

powstawania kosztów. Symulacja pozwala na ustalenie kosztów procesu z uwzględnieniem

zarówno kosztów czynności niezależnych od czasu, jak i kosztów zależnych od czasu

(koszt pracy pracowników oraz koszt wykorzystania zasobów) zgodnie z podejściem Time-

Driven Activity Based Costing (tzw. 2 generacja ABC).

Jako rozszerzenie systemu oferujemy również konfigurację wspierającą rachunek kosztów

procesów (RKP). Pozwala ona na gromadzenie danych dotyczących zapotrzebowania na

zasoby w postaci modeli opisujących m.in. zasoby i centra kosztów. System pozwala na

automatyczne wyliczenie kosztów wynikających z wykorzystania zasobów, które mogą być

następnie wykorzystane w module RKP do dalszych obliczeń. Alternatywnie, wymagane

koszty można wprowadzić ręcznie do rachunku kosztów procesów. Dodatkowo konfiguracja

RKP oferuje algorytmy symulacyjne służące do głębszej analizy modeli procesów.

Rysunek 12: Wyliczanie kosztów produktów/usług w rachunku kosztów procesów

Przyporządkowanie kosztów procesów do produktów

Korzyści:

Lepsza ocena miejsc powstawania kosztów

Możliwość dokładniejszego ustalania cen produktów i usług

Łatwość badania różnych scenariuszy działania i ustalania ich przełożenia na koszty

Korzyści

5.8 Procesowy benchmarking

Opisanie procesów jest często pierwszym krokiem do ich optymalizacji. Impulsem do

ulepszania procesów są często pomysły pracowników, jednak warto też uwzględnić

wykorzystanie wiedzy z zewnątrz do poprawy efektywności i konkurencyjności. Dlatego też

korzysta się z benchmarkingu.

Celem procesowego benchmarkingu jest systematyczne porównywanie, jak również

przyswajanie najlepszych praktyk (Best Practices). Procesowy benchmarking może być

przeprowadzany zarówno według:

kryteriów jakościowych (jak np.: kolejność działań, używane zasoby, odpowiedzialne

stanowiska), jak również według

kryteriów ilościowych (jak np.: dane liczbowe, czas, ilości)

Celem tej metody jest ujawnienie różnic w porównaniu z innymi organizacjami, ustalenie

przyczyn tych różnic, odkrycie możliwości poprawy, jak również stworzenie planów poprawy

konkurencyjności dla wybranych celów.

Jak dobrzy jesteśmy?

Jako wsparcie dla organizacji zainteresowanych projektami benchmarkingu oferujemy

branżowe modele referencyjne (m.in. dla banków i ubezpieczeń) pozwalające na

porównanie swoich procesów z dobrymi praktykami rynkowymi. Dodatkowo istnieje

możliwość dodania do systemu ADONIS mechanizmów graficznych wspierających

benchmarking.

Wsparcie dla benchmarkingu w systemie ADONIS


Ta dodatkowa konfiguracja pozwala łatwo porównywać różnice w strukturze procesów oraz

w wykorzystaniu zasobów (np. systemów IT, dokumentów), jak również w samych

przebiegach procesów. Służy do tego tzw. model porównawczy, który umożliwia

identyfikację różnic w procesach, a także pozwala wizualizować rozbieżności dotyczące

stosowanych systemów IT lub zaangażowanych ról.

Rysunek 13: Model porównawczy pomaga łatwo identyfikować różnice w porównaniu

z procesami referencyjnymi (dobrymi praktykami)

Korzyści:

Szybkie ustalanie różnic dzięki mechanizmom graficznym

Łatwa identyfikacja różnic pomiędzy procesami z punktu widzenia kryteriów: przebiegu, wykorzystania IT,

stanowisk i zasobów

Dostępność modeli referencyjnych oraz wsparcia ze strony konsultantów BOC

Korzyści

5.9 Procesowy rozwój aplikacji oraz specyfikacja systemów IT

Częstym problemem przy specyfikowaniu i wdrażaniu aplikacji jest brak wiedzy

o potrzebach użytkowników biznesowych. Owocuje to często spóźnionymi i zbyt drogimi

wdrożeniami systemów, które nie zapewniają potrzebnego wsparcia pracownikom.

Rozwiązaniem jest tu zastosowanie procesowego podejścia do rozwoju aplikacji. Zakłada

ono, że punktem wyjścia do zbudowania lub skonfigurowania aplikacji (np. systemu

workflow / obiegu dokumentów / ERP) powinny być opisane procesy biznesowe.

Możemy wyróżnić 3 fazy budowy procesowej specyfikacji:

1. Specyfikacja biznesowa systemu

2. Specyfikacja techniczna systemu oraz

3. Implementacja.

Procesowy rozwój aplikacji

W ramach procesowego rozwoju aplikacji, ADONIS wspiera wszystkie trzy zaprezentowane

fazy. W fazie 1 opisuje się i ocenia docelowe procesy biznesowe z wykorzystaniem modeli

graficznych tak, aby ustalić potrzebne wsparcie ze strony systemu IT.

W fazie 2 ma miejsce modelowanie techniczne – procesy są rozszerzane o informacje

techniczne, takie jak detale wsparcia poszczególnych elementów procesu przez konkretne

systemy i technologie. W zależności od specyfiki projektu można tu skorzystać

z modelowania technicznego w BPMN (dostępne w konfiguracji standardowej), czy też

w UML, jak również zastosować modelowanie odpowiadające systemowi, który ma być

wykorzystywany (np. modelowanie z wykorzystaniem notacji systemu workflow).

Wsparcie wszystkich faz specyfikowania i rozwoju systemu


Faza 3 obejmuje implementacje funkcjonalności systemu opisanej za pomocą modeli.

Modele te to m.in. modele danych (dostępne w konfiguracji standardowej) powiązane

z odpowiednimi obiektami biznesowymi, czy też modele prototypów interfejsów użytkownika

(GUI). Oprócz wykorzystywania modeli jako „makiet” dla informatyków wdrażających

system możliwe jest też automatyczne generowanie z modeli szablonów kodu (np.

BPEL/WSDL – dostępne w standardzie, XMI), do dalszego wykorzystania.

Rysunek 14: Procesowy rozwój aplikacji z systemem ADONIS

Korzyści:

Wygodne tworzenie i aktualizowanie specyfikacji zrozumiałej dla wszystkich zainteresowanych stron

Podstawa do procesowego zarządzania przypadkami testowymi oraz do tworzenia procesowej

dokumentacji użytkownika/pomocy online dla rozwijanych aplikacji

Ocena zależności i powiązań architektury docelowej

Korzyści

5.10 Wykorzystanie systemu ADONIS do budowy architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture, SOA)

Reorganizacja istniejącej struktury IT na strukturę zorientowaną na usługi daje

przedsiębiorstwu możliwość znacznego uproszczenia swojego środowiska IT. Może to

prowadzić do zauważalnej redukcji kosztów i uczynić przedsiębiorstwo znacznie

elastyczniejszym w obliczu szybko zmieniających się warunków rynkowych.

Znaczne uproszczenie środowiska IT dzięki SOA

SOA umożliwia w szczególności, poprzez różne warianty powiązania istniejących usług,

szybkie i nie wymagające dużych nakładów wdrożenia nowych oraz modyfikację

istniejących procesów biznesowych. Jednocześnie SOA poprawia kontrolę środowiska IT

w całym przedsiębiorstwie, poprzez gromadzenie i udostępnianie szczegółów związanych

z poszczególnymi elementami środowiska IT na potrzeby implementacji interfejsów.

Większa elastyczność procesów biznesowych

Rysunek 15: Przykład powiązania procesu biznesowego z wywoływanymi usługami

Od modelu procesów biznesowych do wywołania usługi


ADONIS oferuje szeroką funkcjonalność umożliwiającą modelowanie procesów

biznesowych jak również identyfikowanie i definiowanie "biznesowych repozytoriów usług" –

coś, czego nie wspierają techniczne repozytoria usług. W dalszej kolejności zaplanowana

sekwencja usług IT może być wyeksportowana przykładowo do BPEL i udostępniona innym

programom służącym do sterowania usługami.

Komplementarny do programu ADONIS system ADOit oferuje jeszcze większe

zaawansowane możliwości modelowania środowiska IT wraz z aplikacjami i elementami

infrastruktury IT.

Korzyści:

Wsparcie przy identyfikowaniu i definiowaniu "biznesowych repozytoriów usług"

Kompleksowa funkcjonalność - od biznesowego modelowania i optymalizacji po wdrożenie techniczne

Wspieranie wszystkich elementów i atrybutów ("Complete Element Set") specyfikacji BPMN 1.1

Możliwość eksportu BPEL/WSDL

Korzyści

5.11 Zarządzanie ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem staje się coraz istotniejszym aspektem planowania i kontroli

funkcjonowania organizacji. Wpływają na to szczególnie liczne standardy i normy światowe,

jak np. SOX, Basel II, Solvency II. System ADONIS umożliwia procesowe modelowanie,

analizowanie i dokumentowanie ryzyka.

Zarządzanie ryzykiem operacyjnym

Punktem wyjścia do procesowego zarządzania ryzykiem jest zdefiniowanie mapy ryzyk.

Mapa ryzyk jest graficzną, ustrukturyzowaną reprezentacją ryzyk występujących

w procesach. Powiązanie procesów lub czynności z określonym ryzykiem odbywa się

poprzez utworzenie referencji do mapy ryzyk (będącej repozytorium ryzyk dla wszystkich

procesów). Ryzyko można zdefiniować poprzez liczne informacje szczegółowe, jak np.:

rodzaj ryzyka (SOX, Basel II, ryzyko operacyjne, IT), opis, prawdopodobieństwo czy też

skutek. Dla każdego ryzyka można zdefiniować czynności lub procesy kontrolne, które

użytkownik w graficzny, ustrukturyzowany sposób przedstawia w tzw. mapie kontroli.

Również każda kontrola posiada liczne atrybuty, które mogą być uzupełnione przez

użytkownika, jak np.: jakość kontroli (nadmierna, efektywna, adekwatna, niewystarczająca,

nieefektywna), osoba odpowiedzialna, terminy kontroli, itd. Wymienione wartości i atrybuty

mogą być w dowolny sposób dopasowane do charakterystyki organizacji.

Definiowanie katalogów ryzyk i kontroli

Rysunek 16: Przykład przypisania ryzyk i kontroli do procesu

Powiązanie procesu z ryzykami oraz kontrolami

Więcej informacji na temat oferty BOC z zakresu zarządzania ryzykiem operacyjnym (w tym

rozwiązań portalowych wspierających monitoring strat/zdarzeń oraz planowanie

i wykonywanie kontroli) zawiera oddzielny dokument „Zarządzanie ryzykiem operacyjnym

z systemem ADONIS. Pakiet rozwiązań ADOrisk”.

Więcej informacji


Korzyści:

Wykorzystanie jednego narzędzia zarówno do opisu procesów jak i do definicji ryzyk i kontroli

Liczne mechanizmy analizy i raportowania procesów i ryzyk. Dostępność macierzy pokazujących ryzyka

i kontrole w określonych procesach i czynnościach

Możliwość definiowania osób odpowiedzialnych poprzez referencje ze strukturą organizacyjną

Moduł do zarządzania ryzykiem może być zintegrowany z każdą indywidualną konfiguracją Klienta

Możliwość powiązania z dodatkowymi rozwiązaniami portalowymi np. typu Loss-Collection pozwalającymi

na gromadzenie rzeczywistych danych o ryzykach, czy też pomagającymi planować i wykonywać kontrole

Korzyści

5.12 Monitoring wskaźników

Monitoring kluczowych wskaźników (Key Performance Indicators, KPI) jest istotnym

scenariuszem zarządzania procesami. Monitoring pozwala na kontrolę zgodności rezultatów

działań operacyjnych z założonymi celami strategicznymi – przykładowo na badanie, czy

ustalone parametry SLA są zachowane.

Monitoring wskaźników

System ADONIS pozwala na monitorowanie dowolnie wybranych wskaźników ilościowych.

Wykorzystywany jest w tym celu obiekt „Wskaźnik”, który można umieścić w mapie

procesów, modelu procesów biznesowych, produktów, czy też systemów IT oznaczając jaki

element modelu będzie monitorowany (np. wskaźnik ilości skarg może być przypisany do

procesu, a wskaźnik realizacji poziomu SLA do usługi).

Rysunek 17: Przykład procesu biznesowego z przypisanym wskaźnikiem

o aktualnym statusie "zielony"

Dla wskaźnika definiuje się jak często mają być przeprowadzane pomiary, skąd będą

pobierane dane (możliwe jest wprowadzenie ręczne – w tym przez ADONIS Process Portal,

jak również zaciąganie wartości z arkuszy Excel oraz z baz danych) oraz jakie są wartości

zaplanowane dla każdego okresu pomiaru. W celu prezentacji wyników wykorzystywany

jest tzw. mechanizm świateł ulicznych – wskaźnik, który osiągnął założony poziom ma

status „zielony”, a wskaźnik, który nie osiągnął zakładanego poziomu uzyska status „żółty”,

lub „czerwony” – w zależności od zdefiniowanych poziomów tolerancji.

Wskaźniki są okresowo aktualizowane, co powoduje wczytanie nowych danych, porównanie

ich z założonymi celami oraz aktualizację statusów. Przegląd statusów wskaźników jest

możliwy zarówno w systemie ADONIS, jak i przez system ADONIS Process Portal, który

posiada specjalny tryb pracy dostosowany do monitoringu wskaźników.

Definiowanie i monitorowanie wskaźników

Korzyści:

Łatwe definiowanie, które elementy organizacji są na tyle istotne, że podlegają pomiarowi

Wygodny mechanizm aktualizacji danych z wielu źródeł

Możliwość dopasowania do potrzeb Klienta np. przez mechanizm powiadomień mailowych o zmianie

statusu wskaźnika, czy też personalizowane kokpity kontrolne dla kierownictwa

Korzyści


6 BOC Management Office

Sukces przedsiębiorstwa zależy nie tylko od procesów biznesowych. Istotne jest również

zarządzanie strategiczne i zarządzanie wydajnością, jak również zapewnienie organizacji

optymalnego wsparcia ze strony IT. Dlatego też stworzyliśmy pakiet narzędzi pomagający

sprawnie zarządzać organizacją – BOC Management Office. W skład pakietu wchodzą:

ADOscore - system wspierający zarządzanie strategią i wydajnością

ADONIS - system do zarządzania procesami biznesowymi

ADOlog - system wspierający zarządzanie łańcuchem dostaw oraz

ADOit - system wspierający zarządzanie architekturą i usługami IT

Firmom, które potrzebują prostego rozwiązania wspierającego tworzenie dokumentacji

zarządzania jakością, oferujemy narzędzie stworzone wraz z TÜV SÜD – system PROfit.

Narzędzia wspierające zarządzanie

ADOscore wspiera zarządzanie strategiczne w oparciu o koncepcję Strategicznej Karty

Wyników (Balanced Scorecard). Pomaga przechodzić od wizji i strategii do konkretnych

celów operacyjnych, oraz dzięki możliwości monitoringu wskaźników pozwala kadrze

kierowniczej zapoznawać się na bieżąco z realizacją założonych celów. Służy do tego

elastyczny mechanizm kokpitów kontrolnych, które pozwalają na szybki przegląd i ocenę

stanu realizacji strategii oraz mogą być wykorzystane do monitoringu portfolio projektów.

Rysunek 18: Podsumowanie funkcjonalności systemu ADOscore

Zarządzanie strategią i wydajnością z systemem ADOscore

ADOit wspiera zarządzanie IT poprzez integrację najlepszych praktyk ITIL oraz COBIT

w jednym systemie zarządzania. Dzięki kompleksowemu podejściu, począwszy od poziomu

strategicznego, kończąc na architekturze IT, możliwe jest skuteczne dostosowanie usług IT

do potrzeb organizacji oraz zbudowanie jednorodnego środowiska informatycznego.

Rysunek 19: Podsumowanie funkcjonalności systemu ADOit

Zarządzanie architekturą oraz usługami IT z systemem ADOit

Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS · BOC Information Technologies Consulting Sp....

Documents

Transcript of Zarządzanie procesami biznesowymi z systemem ADONIS · BOC Information Technologies Consulting Sp....