Proces oceny zgodności wg nowej normy ISO 14001:2015

Jacek Korzeniewski
www.wymagania-prawne.pl
II. Proces oceny zgodnoci .............................................................................................. 4
III. Podejcie auditorów zewntrznych .......................................................................... 7
Zacznik: Narzdzia portalu wymagania-prawne.pl ..................................................... 9
Etap 1. Planowanie oceny zgodnoci ................................................................... 10
Etap 2. Wykonywanie oceny zgodnoci ............................................................... 12
Etap 3. Podejmowanie dziaa dostosowawczych ............................................... 15
Etap 4. Sprawdzanie statusu zgodnoci ............................................................... 17
Podsumowanie ..................................................................................................... 19
3
I. Rewizja normy ISO 14001 Rewizja normy ISO 14001 staje si faktem. Komitet techniczny ISO przyj w marcu 2013 roku kalendarz konsultacji projektu nowej normy ISO 14001, która ma by opublikowana w 2015 roku. W niedugim czasie wszystkie organizacje bd musiay dostosowa si do tych zmian. Warto ju dzi zada sobie pytanie, jakie bd najwaniejsze zmiany w tym popularnym standardzie zarzdzania rodowiskowego, a w szczególnoci co te zmiany bd konkretnie oznacza dla organizacji posiadajcych certyfikowany system ISO 14001 oraz na co gównie bd zwraca uwag auditorzy zewntrzni? Po pierwsze zmieni si struktura normy ISO 14001, która ma by ujednolicona ze struktur zmienianej jednoczenie normy ISO 9001. Po drugie pojawi si nowe wymagania, bdce odpowiedzi na wyzwania rodowiskowe wspóczesnego wiata oraz upowszechniajce dobre praktyki zarzdzania rodowiskowego. Po trzecie wiele obecnie obowizujcych wymaga zostanie wydzielonych w osobne punkty lub znacznie uszczegóowionych w stosunku do poprzedniej wersji normy ISO 14001:2004. Zgodnie z raportem przygotowanym przez CRA Europe1
w projekcie normy ISO 14001 z marca 2013 roku wyróni mona 7 kluczowych zmian:
1. Wiksze oczekiwania wobec naczelnego kierownictwa w zakresie przywództwa oraz zaangaowania.
2. Szersze ujmowanie rodowiskowego kontekstu organizacji w jej strategii biznesowej. 3. Podejmowanie wasnych zobowiza w zakresie zrównowaonego rozwoju oraz
odpowiedzialnoci spoecznej. 4. Rozpatrzenie rodowiskowego oddziaywania organizacji na cay acuch wartoci cznie z
zaopatrzeniem. 5. Wykorzystywanie projektowania rodowiskowego jako narzdzia rozwoju. 6. Zachowanie gotowoci do wykazania w kadym czasie statusu swojej zgodnoci
rodowiskowej z wymaganiami prawnymi. 7. Uywanie wskaników efektywnoci rodowiskowej w cigym doskonaleniu.
1 Revision of ISO 14001 – Key Changes Proposed in the March 2013 Draft, CRA Europe, April 2013 r.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
II. Proces oceny zgodnoci Punkt 6 na powyszej licie kluczowych zmian odnosi si do wymogu oceny zgodnoci z wymaganiami prawnymi i innymi. Dotychczasowe badania wykazay, i w obecnie obowizujcej wersji normy ISO 14001:2004 wymóg oceny zgodnoci jest sformuowany zbyt ogólnie, przez co nie wszystkie organizacje oraz nie wszyscy auditorzy zewntrzni waciwie do niego podchodzili. Mówic najkrócej, dzisiejszy punkt 4.5.2 normy zawiera jedynie sam nakaz wykonywania oraz dokumentowania okresowej oceny zgodnoci, brak jest natomiast jakichkolwiek wskazówek, jak ten nakaz realizowa. Wiele organizacji podchodzio wic do tego wymogu czysto formalnie, przedstawiajc auditorom zewntrznym dokument stwierdzajcy, e s zgodne z przepisami ochrony rodowiska, przy czym czsto dokument ten stanowi cz raportu z rocznego przegldu zarzdzania. Z kolei wielu auditorów zewntrznych akceptowao to podejcie lub co najwyej zalecao podjcie niezobowizujcych dziaa w zakresie doskonalenia narzdzi do oceny zgodnoci. Przyszy punkt 9.1.2 projektu normy ISO 14001:2015 wypenia te braki, nakazujc aby organizacja:
planowaa wykonywanie oceny zgodnoci z okrelon czstotliwoci, podejmowaa niezbdne dziaania w stosunku do zidentyfikowanych niezgodnoci oraz
potencjalnych niezgodnoci, utrzymywaa wiedz oraz rozumienie swojego statusu zgodnoci.
Rewizja normy ISO 14001 traktuje ocen zgodnoci jako jeden z waniejszych procesów zarzdzania rodowiskowego, dziki któremu organizacja uzyskuje z odpowiedni czstotliwoci wiedz na temat tego, czy jest zgodna z wymaganiami prawnymi i innymi zobowizaniami. W praktyce trudno jest utrzyma zgodno ze zmieniajcymi si przepisami rodowiskowymi przez cay czas. Naley jednak dy do tego, aby jak najbardziej ograniczy ryzyko braku zgodnoci. Organizacje potrzebuj narzdzi do tego, eby wiedzie, kiedy s niezgodne lub kiedy mog by potencjalnie niezgodne, aby móc szybko zaplanowa przywrócenie zgodnoci lub nie dopuci do jej powstania. Z przytoczonych zapisów nowego punktu 9.1.2 projektu normy ISO 14001:2015 jasno wynika, i proces oceny zgodnoci nie zaczyna si, ani nie koczy na prostym sprawdzeniu zgodnoci raz do roku. Zgodnie z wymogami nowej normy proces ten powinien by realizowany w sposób cigy, dzielc si na nastpujce etapy:
1. etap planowania oceny zgodnoci, 2. etap wykonywania oceny zgodnoci, 3. etap podejmowania dziaa dostosowawczych, 4. etap sprawdzania statusu zgodnoci.
5
Rys. 1 Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015 Planowanie oceny zgodnoci Planowanie oceny zgodnoci W istocie proces oceny zgodnoci stanowi koo Deminga, które powinno toczy si zgodnie z ruchem zaplanowanym przez osoby sterujce tym procesem. Wane jest przy tym, aby narzdzia, którymi dysponuje organizacja, dostarczay stay dostp aktualnych wymaga prawnych dotyczcych organizacji, a take eby zapewniay ich waciwe rozumienie przez osoby dokonujce oceny zgodnoci. Dodatkowych wskazówek dostarcza Aneks do nowej normy ISO 14001:2015, zgodnie z którym ocena zgodnoci powinna uwzgldnia:
terenowe inspekcje i obserwacje, przegld zapisów, porównywanie rezultatów monitorowania z regulacjami prawnymi.
Wynika z tego, i ocena zgodnoci nie moe by jedynie biurokratycznym sprawdzeniem zza biurka, ale musi odbywa si w terenie, tam gdzie wykonuje si operacje majce wpyw na zgodno rodowiskow. Zaleca si przy tym stosowanie rónych metod oceny, z jednej strony inspekcji wykonywanych przez osoby niezalene, a z drugiej strony obserwacji osób bezporednio nadzorujcych operacje. Dobór odpowiednich metod oceny w stosunku do poszczególnych obszarów dziaalnoci organizacji zaley od osoby odpowiedzialnej za planowanie oceny zgodnoci. Szczególnie przydatne moe okaza si wykorzystanie auditów wewntrznych oraz innych metod, zwikszajcych zaangaowanie pracowników.
Planowanie oceny zgodnoci
dziaa naprawczych – przywracajcych zgodno, dziaa korygujcych – usuwajcych przyczyn niezgodnoci, dziaa zapobiegawczych – usuwajcych przyczyn potencjalnej niezgodnoci.
Identyfikacja potencjalnych niezgodnoci oraz podejmowanie w stosunku do nich dziaa zapobiegawczych ma charakter prewencyjny, majcy na celu niedopuszczenie do powstania niezgodnoci. Nowa norma ISO 14001:2015 wprowadza tym samym do kanonu zarzdzania rodowiskowego wymóg zarzdzania ryzykiem braku zgodnoci ze rodowiskowymi wymaganiami prawnymi. Sprawdzanie statusu zgodnoci Organizacja powinna by gotowa do wykazania w kadym czasie swojego statusu zgodnoci rodowiskowej. Oznacza to, i w razie zapytania strony trzeciej, dotyczcego jakiegokolwiek wymagania prawnego, organizacja jest w stanie natychmiast dostarczy wiarygodnej odpowiedzi na temat swojej zgodnoci z tym wymaganiem. Wymaga to staego sprawdzania statusu zgodnoci, opartego na stosowaniu odpowiednich narzdzi do utrwalania wiedzy o prowadzonym procesie oceny zgodnoci. Kompleksowa wiedza dotyczca statusu zgodnoci rodowiskowej obejmuje:
wiedz dotyczc statusu zaplanowanej oceny zgodnoci, wiedz dotyczc zidentyfikowanych niezgodnoci (potencjalnych niezgodnoci), wiedz dotyczc statusu dziaa dostosowawczych, wiedz dotyczc statusu usunicia niezgodnoci (potencjalnych niezgodnoci).
Wprowadzenie do projektu normy ISO 14001:2015 wymogu rozumienia swojego statusu zgodnoci rodowiskowej ma na celu wzmocnienie zaufania do SZ opartego na ISO 14001 ze strony rodowiskowych agencji rzdowych oraz innych zainteresowanych stron jako do skutecznego narzdzia zapewniajcego wdraanie rodowiskowego ustawodawstwa.
III. Podejcie auditorów zewntrznych Zgodnie z podejciem nowej normy ISO 14001:2015 auditorzy zewntrzni podczas auditów certyfikacyjnych powinni nie tyle pyta o to, czy organizacja jest zgodna z wymaganiami prawnymi (takie pytanie wymusza wiadome lub niewiadome ukrywanie niezgodnoci), ile bardziej docieka, czy organizacja zna i rozumie swój status zgodnoci rodowiskowej? Powyszego pytania nie da si „zby” prostym „Tak”, wymaga ono zademonstrowania ze strony auditowanego stosowanych przez organizacj narzdzi do prowadzenia procesu oceny zgodnoci oraz przytoczenia konkretnych dowodów na potwierdzenie tezy o aktualnym statusie zgodnoci rodowiskowej. Poniej przedstawiamy zestaw dalszych moliwych pyta auditorów zewntrznych odnonie realizowanego przez organizacj procesu oceny zgodnoci. Tab. 1 Moliwe pytania auditorów zewntrznych dotyczce procesu oceny zgodnoci
Etap Moliwe pytania auditorów zewntrznych
Planowanie oceny zgodnoci
- W jaki sposób planuje si wykonanie oceny zgodnoci? - Jak czsto wykonuje si ocen zgodnoci? - Czy ocena zgodnoci obejmuje cay zakres systemu? - Czy ocena zgodnoci obejmuje wszystkie wymagania organizacji? - Jakie stosuje si metody i narzdzia do oceny zgodnoci? - W jaki sposób zapewnia si kompetencje osób wykonujcych ocen? - W jaki sposób zapewnia si udzia pracowników w ocenie zgodnoci?
Wykonywanie oceny zgodnoci
- Czy i jak wykonuje si terenowe inspekcje i obserwacje? - Jak dokumentowana jest ocena zgodnoci? - Czy ocena zgodnoci opiera si na obiektywnych dowodach? - W jaki sposób wykorzystuje si zapisy rodowiskowe? - W jaki sposób wykorzystuje si dane z monitorowania rodowiskowego? - W jaki sposób zapewnia si poprawno i integralno oceny zgodnoci?
Podejmowanie dziaa
- Czy i jak organizacja identyfikuje niezgodnoci prawne? - Jak szybko podejmowane s dziaania przywracajce zgodno? - Czy i w jaki sposób podejmowane s dziaania korygujce? - W jaki sposób organizacja zarzdza ryzykiem braku zgodnoci? - Czy i w jaki sposób identyfikuje si potencjalne niezgodnoci?
Sprawdzanie statusu zgodnoci
- W jaki sposób organizacja sprawdza swój status zgodnoci? - Jak nadzoruje si cay proces oceny zgodnoci? - W jaki sposób nadzoruje si niezgodnoci i potencjalne niezgodnoci? - W jaki sposób monitoruje si status dziaa dostosowawczych? - W jaki sposób dokumentuje si usunicie niezgodnoci?
Zmiana podejcia do niezgodnoci prawnych Na szczególn uwag zasuguje prawdopodobna zmiana podejcia auditorów zewntrznych do niezgodnoci prawnych, na które mog si oni natkn podczas wykonywania auditów certyfikacyjnych lub nadzorczych na zgodno z now norm ISO 14001:2015. Obecnie wikszo jednostek certyfikacyjnych, jak równie jednostki akredytacyjne, stoi na twardym stanowisku, i organizacja nie moe posiada adnych rodowiskowych niezgodnoci prawnych podczas auditu zewntrznego, w przeciwnym razie naraa si ona na zawieszenie decyzji o przyznaniu lub podtrzymaniu certyfikatu do czasu przekazania obiektywnego dowodu usunicia niezgodnoci. Zgodnie z wytycznymi stosowanymi przez te jednostki, certyfikat moe by wyjtkowo przyznany tylko w przypadku posiadania przez organizacj udokumentowanego porozumienia z wadzami rodowiskowymi, dotyczcego planu osignicia penej zgodnoci.2
Powysze twarde stanowisko jest przyczyn czstego „ukrywania niezgodnoci prawnych” na auditach certyfikacyjnych, i to zarówno ze strony auditowanych, jak i auditorów. W przypadku natknicia si na niezgodno prawn auditor zewntrzny nie ma bowiem dzisiaj innej moliwoci kwalifikacji takiego stanu, jak odnotowanie niezgodnoci systemowej, skutkujcej odmow lub zawieszeniem certyfikatu. Wejcie w ycie nowej normy ISO 14001:2015 powinno spowodowa zmian powyszego podejcia. Organizacje nie powinny obawia si identyfikowania w ramach swojego SZ niezgodnoci z wymaganiami prawnymi, gdy s one naturaln konsekwencj czsto zmieniajcego si prawa rodowiskowego oraz problemów zwizanych z jego stosowaniem. Wiedza o niezgodnociach prawnych powinna by traktowana jako szansa do szybszego wdraania niezbdnych dziaa oraz do efektywnego rozwoju systemu zarzdzania rodowiskiem. Ujmujc rzecz praktycznie, jeli auditor zewntrzny natknie si podczas auditu na niezgodno prawn zidentyfikowan wczeniej przez organizacj oraz nadzorowan w sposób opisany w niniejszym raporcie, to nie powinno to by przeszkod do nadania lub podtrzymania certyfikatu na zgodno SZ z norm ISO 14001. Wrcz przeciwnie – powinno to stanowi dowód poprawnie funkcjonujcego procesu oceny zgodnoci oraz waciwe rozumianego przez organizacj statusu zgodnoci rodowiskowej. Z drugiej strony, jeli auditor zewntrzny natknie si podczas auditu na niezgodno prawn niezidentyfikowan wczeniej przez organizacj, albo w stosunku do której nie byy podejmowane wystarczajce dziaania dostosowawcze, to bdzie to dowód nieefektywnie prowadzonego procesu oceny zgodnoci, skutkujcy zawieszeniem certyfikatu.
2 EA-7/04 – Zgodno z prawem jako cz akredytowanej certyfikacji w odniesieniu do ISO 14001:2004,
kwiecie 2010, wyd. 2, str. 12.
1. Program ocen zgodnoci. 2. Program auditów zgodnoci. 3. Rejestr niezgodnoci.
Doda trzeba, i portal dostarcza nie tylko samych narzdzi, ale równie tre ocenianych wymaga prawnych, która jest na bieco aktualizowana przez redakcj portalu. Korzystanie z portalu skada si z dwóch gównych procesów: W ramach procesu identyfikacji wymaga kade wymaganie prawne opublikowane na portalu mona doda do „Mojej listy”, czc je równie z aspektami rodowiskowymi oraz obiektami danej organizacji. Do listy tej uytkownik moe ponadto doda wymagania wasne np. zezwolenia, procedury, plany monitorowania itp. Powstaa w ten sposób indywidualna lista wymaga prawnych i innych organizacji stanowi aktywn baz, podlegajc nastpnie procesowi oceny zgodnoci. Narzdzia portalu s dostosowane do nowej normy ISO 14001:2015, zapewniajc kompleksowe zarzdzanie caym procesem oceny zgodnoci:
etapem planowania oceny zgodnoci, etapem wykonywania oceny zgodnoci, etapem podejmowania dziaa dostosowawczych, etapem sprawdzania statusu zgodnoci.
Proces identyfikacji wymaga Proces oceny zgodnoci
Etap 1. Planowanie oceny zgodnoci Planowanie oceny zgodnoci poprzez portal www.wymagania-prawne.pl polega na dodawaniu nowych pozycji do rocznego programu ocen zgodnoci lub rocznego programu auditów zgodnoci. Uytkownik zarzdzajcy planowaniem (Administrator zgodnoci lub Penomocnik ds. Systemów Zarzdzania) moe wybra jeden z tych programów w zalenoci od tego, czy oceniajcym ma by osoba odpowiedzialna za dany obszar, czy niezaleny auditor wewntrzny. Dodajc now pozycj do programu ocen / auditów zgodnoci ustala si:
zakres obszaru podlegajcy ocenie / auditowi, osob odpowiedzialn / skad auditorów, termin na wykonanie oceny / auditu.
Funkcja dodawania jest bardzo prosta, wystarczy wybra waciwe odpowiedzi w oknie dodawania. Umoliwia to szybkie zaplanowanie oceny zgodnoci w sposób dostosowany do potrzeb uytkownika. Przede wszystkim uytkownik moe dobra odpowiedni metod (samoocena lub audit wewntrzny) oraz czstotliwo oceny w stosunku do poszczególnych zakresów swojej dziaalnoci. Rys. 1. Okno dodawania oceny zgodnoci
kompleksowej oceny zgodnoci dla caej organizacji, rocznych auditów zgodnoci, dotyczcych konkretnych lokalizacji, jednostek organizacyjnych
lub procesów organizacji, przekrojowego auditu zgodnoci, dotyczcego wymaga zwizanych z konkretnym aspektem
rodowiskowym. Dziki tym rozwizaniom niektóre obszary mona ocenia czciej oraz bardziej dokadnie w zalenoci od ich znaczenia dla organizacji, stopnia uregulowania prawnego lub od wyników poprzednich ocen. Powysze podejcie wychodzi równie naprzeciw zaleceniom zawartym w Aneksie do projektu normy ISO 14001:2015, zgodnie z którym ocena zgodnoci powinna obejmowa take terenowe inspekcje i obserwacje.
Etap 2. Wykonywanie oceny zgodnoci Wypenianie formularzy oceny zgodnoci Dodanie nowej oceny do programu powoduje automatyczne wygenerowanie formularza oceny zgodnoci (w przypadku auditu formularze generuj si wraz z utworzeniem planu auditu przez auditora wiodcego). Formularz ten zosta tak zaprojektowany, eby jak najbardziej uproci prac osobom, które go wypeniaj. Najlepiej wypeni go bezporednio poprzez internet, gdy wówczas uzyskuje si dostp do podpowiedzi umieszczonych na portalu, a take zaoszczdza si czas. W razie takiej potrzeby (np. brak dostpu do internetu w auditowanej lokalizacji) formularz mona wydrukowa i wypeni rcznie. W stosunku do kadego wymagania prawnego (lub innego) umieszczonego na formularzu uytkownik wypeniajcy powinien:
1. zaznaczy jedno z dostpnych pól: Z - oznacza zgodno, N - oznacza niezgodno, PN - oznacza potencjaln niezgodno,
2. oraz uzasadni swoj ocen wypeniajc pole „opis”. Rys. 2. Przykad wypenionego formularza oceny zgodnoci
13
Kade wymaganie umieszczone na formularzu jest podlinkowane. Dziki temu uytkownik wypeniajcy formularz moe wej w interesujce go wymaganie i zapozna si z jego treci. Po klikniciu wymaganie otwiera si w osobnym oknie przegldarki internetowej, w zwizku z tym w kadej chwili mona powróci do wypeniania formularza. W ten sposób uytkownik moe szybko uzyska nastpujce podpowiedzi:
szczegóowy opis wymagania, zestaw pyta kontrolnych, tabel zmian wymagania, dostp do powizanych aktów prawnych, dostp do powizanych druków, dostp do powizanych definicji, dostp do powizanych wymaga wasnych (np. pozwole, instrukcji).
Ponadto osoba wypeniajca formularz moe wypeni dodatkowe pole „dowody / uwagi”, w którym moe przytoczy konkretne zapisy potwierdzajce dokonan ocen (dowody zgodnoci lub niezgodnoci) lub wpisa uwagi wymagajce dalszych bada. Powysze podejcie wychodzi naprzeciw zaleceniom zawartym w Aneksie do projektu normy ISO 14001:2015, zgodnie z którym ocena zgodnoci powinna obejmowa take przegld zapisów, w tym porównanie rezultatów monitorowania z wymaganiami prawnymi. Doda trzeba, i uytkownik wykonujcy ocen zgodnoci moe uzyska prosty dostp do wyników monitorowania dziki ich wczeniejszemu podpiciu przez Administratora zgodnoci do listy wymaga wasnych organizacji. Monitorowanie statusu zaplanowanej oceny zgodnoci Poszczególni uytkownicy konta na portalu www.wymagania-prawne.pl mog sprawdza aktualny status zaplanowanych ocen / auditów zgodnoci w ostatniej kolumnie rocznych programów. Auditor wiodcy oraz pozostali auditorzy mog dodatkowo sprawdza status wypenienia poszczególnych formularzy w ostatniej kolumnie planu auditu. S to nastpujce statusy:
nie rozpoczty, nie zakoczony, zakoczony, zaakceptowany, zatwierdzony.
Dziki tym rozwizaniom poszczególni uczestnicy procesu oceny zgodnoci mog kontrolowa, na jakim etapie znajduj si ich oceny / audity zgodnoci oraz czy maj jakie zadania do wykonania np. auditor wiodcy (zaznaczony w tabeli na czerwono) ma obowizek utworzenia planu auditu.
Kady formularz podlega takiemu samemu cyklowi ycia dokumentu, a mianowicie po zakoczeniu wypeniania podlega sprawdzeniu przez Administratora zgodnoci, a nastpnie ostatecznemu zatwierdzeniu przez Penomocnika ds. Systemów Zarzdzania. Zaplanowane oceny / audity zgodnoci s monitorowane pod wzgldem:
terminowoci wykonania, jakoci wypenienia formularzy.
W przypadku zastrzee co do jakoci wypenienia formularza osoba sprawdzajca moe go nie zaakceptowa, co powoduje powrót do statusu „nie zakoczony” oraz obowizek poprawy formularza przez osob wypeniajc. Zaakceptowane formularze s zatwierdzane przez Penomocnika ds. Systemów Zarzdzania, który ma podobne uprawnienia, jak osoba sprawdzajca. Po zatwierdzeniu tworzy si raport oceny / auditu zgodnoci, który jest archiwizowany w programie ocen / auditów zgodnoci. Powysze rozwizania pozwalaj na monitorowanie caego procesu przez osoby posiadajce niezbdne kompetencje oraz uprawnienia do zatwierdzania wyników przeprowadzonych ocen / auditów zgodnoci przy jednoczesnym zachowaniu indywidualnej oceny i kreatywnoci osób wypeniajcych formularze.
1. opisa przyczyny niezgodnoci,
Rys. 4. Okno dodawania karty niezgodnoci
W stosunku do kadej zidentyfikowanej niezgodnoci mona wic zaplanowa zarówno dziaania majce na celu przywrócenie zgodnoci (naprawcze), jak i dziaania majce na celu usunicie przyczyn niezgodnoci (korygujce), aby wyeliminowa w przyszoci ponowne jej wystpienie. Ponadto mona zaplanowa dziaania zapobiegawcze, majce na celu niedopuszczenie do powstania potencjalnej niezgodnoci. Kade dodane dziaanie powinno zawiera:
wybór rodzaju dziaania, nazw dziaania, wskazanie osoby odpowiedzialnej sporód uytkowników konta, termin.
Karty niezgodnoci (potencjalnych niezgodnoci) s sprawdzane i zatwierdzane wraz z formularzem oceny (auditu) zgodnoci. W razie jakichkolwiek zastrzee w stosunku do treci karty, w tym do zaproponowanych dziaa dostosowawczych, istnieje moliwo jej usunicia oraz ponownego wypenienia zgodnie ze wskazówkami osoby sprawdzajcej lub zatwierdzajcej.
Etap 4. Sprawdzanie statusu zgodnoci Monitorowanie statusu dziaa dostosowawczych Niezgodnoci oraz potencjalne niezgodnoci zidentyfikowane w trakcie wykonywania ocen (auditów) zgodnoci s nastpnie monitorowane poprzez rejestr niezgodnoci, z którego mona wej w kad kart niezgodnoci oraz sprawdzi status realizacji zaplanowanych dziaa dostosowawczych. Zaproponowane dziaania znajduj si w punkcie III karty niezgodnoci. Ostatnia kolumna „Status dziaania / Uwagi” suy do komunikowania stopnia realizacji poszczególnych dziaa oraz do zgaszania ewentualnych uwag. Tre tej kolumny moe by uzupeniana zarówno przez osoby odpowiedzialne za wykonanie dziaa, jak i przez osoby penice nadzór nad procesem oceny zgodnoci. Rys. 5. Przykad wypenionej karty niezgodnoci ze statusem zaplanowanych dziaa
Dziki powyszej funkcjonalnoci mona monitorowa status dziaa dostosowawczych, poczwszy od ich zaplanowania, a skoczywszy na ich skutecznym wdroeniu. W razie takiej potrzeby kad kart niezgodnoci mona wydrukowa z systemu wraz z opisem aktualnego statusu zaplanowanych dziaa. Powysze zapisy bd stanowi dowód na podejmowanie niezbdnych dziaa w stosunku do zidentyfikowanych niezgodnoci oraz potencjalnych niezgodnoci.
data zgoszenia, obszar i zakres obszaru wystpienia niezgodnoci, podlinkowane wymaganie, którego dotyczy niezgodno, opis niezgodnoci / potencjalnej niezgodnoci, podlinkowana karta niezgodnoci, status niezgodnoci.
Rys. 6. Rejestr niezgodnoci zawierajcy statusy poszczególnych niezgodnoci
W momencie pojawienia si w rejestrze kada niezgodno otrzymuje status „W trakcie usuwania”. W przypadku stwierdzenia, i wdroone dziaania dostosowawcze przyniosy pozytywny skutek, mona zmieni status niezgodnoci na „Usunita”. Uprawnienie to przysuguje Administratorowi zgodnoci oraz Penomocnikowi ds. Systemów Zarzdzania. Istnieje równie moliwo przefiltrowania rejestru wedug statusu niezgodnoci. Powysze zapisy bd stanowi dowód na utrzymywanie przez organizacj wiedzy na temat wasnego statusu zgodnoci rodowiskowej.
zaplanowanie oceny zgodnoci z doborem odpowiedniej metody oraz czstotliwoci w stosunku do rónych zakresów dziaalnoci organizacji,
wczenie do oceny zgodnoci osób „spoza biura penomocnika” (np. auditorów wewntrznych),
sprawowanie nadzoru przez penomocnika lub biuro ochrony rodowiska nad procesem oceny zgodnoci,
identyfikowanie niezgodnoci i potencjalnych niezgodnoci oraz planowanie dziaa dostosowawczych,
monitorowanie realizacji dziaa dostosowawczych oraz utrzymywanie dowodów aktualnego statusu zgodnoci rodowiskowej.
Pene wykorzystanie powyszych narzdzi umoliwi wczenie w proces oceny zgodnoci szerszego grona pracowników, co przyczyni si do wyksztacenia „organizacji uczcej si” na wasnych bdach oraz rozumiejcej swój status zgodnoci na rónych poziomach zarzdzania. Wane jest, aby organizacja nie tylko dysponowaa odpowiednimi narzdziami procesu oceny zgodnoci, ale eby równie zapewniaa korzystanie z tych narzdzi przez kompetentne osoby, potrafice identyfikowa obecne i potencjalne niezgodnoci oraz inicjowa odpowiednie dziaania w celu ich usunicia. W przypadku chci otrzymania dalszych informacji dotyczcych wykorzystania portalu, w tym przedstawienia oferty wykupu dostpu do narzdzi portalu oraz powizanych usug wdroeniowych i szkoleniowych, prosimy o kontakt z Jackiem Korzeniewskim pod telefonem 502-504-691 lub e- mailem na adres [email protected].
II. Proces oceny zgodnoci
III. Podejcie auditorów zewntrznych
Zacznik: Narzdzia portalu wymagania-prawne.pl

Proces oceny zgodności wg nowej normy ISO 14001:2015

Documents

Transcript of Proces oceny zgodności wg nowej normy ISO 14001:2015