Jacek Korzeniewski
www.wymagania-prawne.pl
II. Proces oceny zgodnoci
..............................................................................................
4
III. Podejcie auditorów zewntrznych
..........................................................................
7
Zacznik: Narzdzia portalu wymagania-prawne.pl
..................................................... 9
Etap 1. Planowanie oceny zgodnoci
...................................................................
10
Etap 2. Wykonywanie oceny zgodnoci
...............................................................
12
Etap 3. Podejmowanie dziaa dostosowawczych
............................................... 15
Etap 4. Sprawdzanie statusu zgodnoci
...............................................................
17
Podsumowanie
.....................................................................................................
19
www.wymagania-prawne.pl
3
I. Rewizja normy ISO 14001 Rewizja normy ISO 14001 staje si faktem.
Komitet techniczny ISO przyj w marcu 2013 roku kalendarz
konsultacji projektu nowej normy ISO 14001, która ma by
opublikowana w 2015 roku. W niedugim czasie wszystkie organizacje
bd musiay dostosowa si do tych zmian. Warto ju dzi zada sobie
pytanie, jakie bd najwaniejsze zmiany w tym popularnym standardzie
zarzdzania rodowiskowego, a w szczególnoci co te zmiany bd
konkretnie oznacza dla organizacji posiadajcych certyfikowany
system ISO 14001 oraz na co gównie bd zwraca uwag auditorzy
zewntrzni? Po pierwsze zmieni si struktura normy ISO 14001, która
ma by ujednolicona ze struktur zmienianej jednoczenie normy ISO
9001. Po drugie pojawi si nowe wymagania, bdce odpowiedzi na
wyzwania rodowiskowe wspóczesnego wiata oraz upowszechniajce dobre
praktyki zarzdzania rodowiskowego. Po trzecie wiele obecnie
obowizujcych wymaga zostanie wydzielonych w osobne punkty lub
znacznie uszczegóowionych w stosunku do poprzedniej wersji normy
ISO 14001:2004. Zgodnie z raportem przygotowanym przez CRA
Europe1
w projekcie normy ISO 14001 z marca 2013 roku wyróni mona 7
kluczowych zmian:
1. Wiksze oczekiwania wobec naczelnego kierownictwa w zakresie
przywództwa oraz zaangaowania.
2. Szersze ujmowanie rodowiskowego kontekstu organizacji w jej
strategii biznesowej. 3. Podejmowanie wasnych zobowiza w zakresie
zrównowaonego rozwoju oraz
odpowiedzialnoci spoecznej. 4. Rozpatrzenie rodowiskowego
oddziaywania organizacji na cay acuch wartoci cznie z
zaopatrzeniem. 5. Wykorzystywanie projektowania rodowiskowego jako
narzdzia rozwoju. 6. Zachowanie gotowoci do wykazania w kadym
czasie statusu swojej zgodnoci
rodowiskowej z wymaganiami prawnymi. 7. Uywanie wskaników
efektywnoci rodowiskowej w cigym doskonaleniu.
1 Revision of ISO 14001 – Key Changes Proposed in the March 2013
Draft, CRA Europe, April 2013 r.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
II. Proces oceny zgodnoci Punkt 6 na powyszej licie kluczowych
zmian odnosi si do wymogu oceny zgodnoci z wymaganiami prawnymi i
innymi. Dotychczasowe badania wykazay, i w obecnie obowizujcej
wersji normy ISO 14001:2004 wymóg oceny zgodnoci jest sformuowany
zbyt ogólnie, przez co nie wszystkie organizacje oraz nie wszyscy
auditorzy zewntrzni waciwie do niego podchodzili. Mówic najkrócej,
dzisiejszy punkt 4.5.2 normy zawiera jedynie sam nakaz wykonywania
oraz dokumentowania okresowej oceny zgodnoci, brak jest natomiast
jakichkolwiek wskazówek, jak ten nakaz realizowa. Wiele organizacji
podchodzio wic do tego wymogu czysto formalnie, przedstawiajc
auditorom zewntrznym dokument stwierdzajcy, e s zgodne z przepisami
ochrony rodowiska, przy czym czsto dokument ten stanowi cz raportu
z rocznego przegldu zarzdzania. Z kolei wielu auditorów zewntrznych
akceptowao to podejcie lub co najwyej zalecao podjcie
niezobowizujcych dziaa w zakresie doskonalenia narzdzi do oceny
zgodnoci. Przyszy punkt 9.1.2 projektu normy ISO 14001:2015 wypenia
te braki, nakazujc aby organizacja:
planowaa wykonywanie oceny zgodnoci z okrelon czstotliwoci,
podejmowaa niezbdne dziaania w stosunku do zidentyfikowanych
niezgodnoci oraz
potencjalnych niezgodnoci, utrzymywaa wiedz oraz rozumienie swojego
statusu zgodnoci.
Rewizja normy ISO 14001 traktuje ocen zgodnoci jako jeden z
waniejszych procesów zarzdzania rodowiskowego, dziki któremu
organizacja uzyskuje z odpowiedni czstotliwoci wiedz na temat tego,
czy jest zgodna z wymaganiami prawnymi i innymi zobowizaniami. W
praktyce trudno jest utrzyma zgodno ze zmieniajcymi si przepisami
rodowiskowymi przez cay czas. Naley jednak dy do tego, aby jak
najbardziej ograniczy ryzyko braku zgodnoci. Organizacje potrzebuj
narzdzi do tego, eby wiedzie, kiedy s niezgodne lub kiedy mog by
potencjalnie niezgodne, aby móc szybko zaplanowa przywrócenie
zgodnoci lub nie dopuci do jej powstania. Z przytoczonych zapisów
nowego punktu 9.1.2 projektu normy ISO 14001:2015 jasno wynika, i
proces oceny zgodnoci nie zaczyna si, ani nie koczy na prostym
sprawdzeniu zgodnoci raz do roku. Zgodnie z wymogami nowej normy
proces ten powinien by realizowany w sposób cigy, dzielc si na
nastpujce etapy:
1. etap planowania oceny zgodnoci, 2. etap wykonywania oceny
zgodnoci, 3. etap podejmowania dziaa dostosowawczych, 4. etap
sprawdzania statusu zgodnoci.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
5
Rys. 1 Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
Planowanie oceny zgodnoci Planowanie oceny zgodnoci W istocie
proces oceny zgodnoci stanowi koo Deminga, które powinno toczy si
zgodnie z ruchem zaplanowanym przez osoby sterujce tym procesem.
Wane jest przy tym, aby narzdzia, którymi dysponuje organizacja,
dostarczay stay dostp aktualnych wymaga prawnych dotyczcych
organizacji, a take eby zapewniay ich waciwe rozumienie przez osoby
dokonujce oceny zgodnoci. Dodatkowych wskazówek dostarcza Aneks do
nowej normy ISO 14001:2015, zgodnie z którym ocena zgodnoci powinna
uwzgldnia:
terenowe inspekcje i obserwacje, przegld zapisów, porównywanie
rezultatów monitorowania z regulacjami prawnymi.
Wynika z tego, i ocena zgodnoci nie moe by jedynie biurokratycznym
sprawdzeniem zza biurka, ale musi odbywa si w terenie, tam gdzie
wykonuje si operacje majce wpyw na zgodno rodowiskow. Zaleca si
przy tym stosowanie rónych metod oceny, z jednej strony inspekcji
wykonywanych przez osoby niezalene, a z drugiej strony obserwacji
osób bezporednio nadzorujcych operacje. Dobór odpowiednich metod
oceny w stosunku do poszczególnych obszarów dziaalnoci organizacji
zaley od osoby odpowiedzialnej za planowanie oceny zgodnoci.
Szczególnie przydatne moe okaza si wykorzystanie auditów
wewntrznych oraz innych metod, zwikszajcych zaangaowanie
pracowników.
Planowanie oceny zgodnoci
www.wymagania-prawne.pl
dziaa naprawczych – przywracajcych zgodno, dziaa korygujcych –
usuwajcych przyczyn niezgodnoci, dziaa zapobiegawczych – usuwajcych
przyczyn potencjalnej niezgodnoci.
Identyfikacja potencjalnych niezgodnoci oraz podejmowanie w
stosunku do nich dziaa zapobiegawczych ma charakter prewencyjny,
majcy na celu niedopuszczenie do powstania niezgodnoci. Nowa norma
ISO 14001:2015 wprowadza tym samym do kanonu zarzdzania
rodowiskowego wymóg zarzdzania ryzykiem braku zgodnoci ze
rodowiskowymi wymaganiami prawnymi. Sprawdzanie statusu zgodnoci
Organizacja powinna by gotowa do wykazania w kadym czasie swojego
statusu zgodnoci rodowiskowej. Oznacza to, i w razie zapytania
strony trzeciej, dotyczcego jakiegokolwiek wymagania prawnego,
organizacja jest w stanie natychmiast dostarczy wiarygodnej
odpowiedzi na temat swojej zgodnoci z tym wymaganiem. Wymaga to
staego sprawdzania statusu zgodnoci, opartego na stosowaniu
odpowiednich narzdzi do utrwalania wiedzy o prowadzonym procesie
oceny zgodnoci. Kompleksowa wiedza dotyczca statusu zgodnoci
rodowiskowej obejmuje:
wiedz dotyczc statusu zaplanowanej oceny zgodnoci, wiedz dotyczc
zidentyfikowanych niezgodnoci (potencjalnych niezgodnoci), wiedz
dotyczc statusu dziaa dostosowawczych, wiedz dotyczc statusu
usunicia niezgodnoci (potencjalnych niezgodnoci).
Wprowadzenie do projektu normy ISO 14001:2015 wymogu rozumienia
swojego statusu zgodnoci rodowiskowej ma na celu wzmocnienie
zaufania do SZ opartego na ISO 14001 ze strony rodowiskowych
agencji rzdowych oraz innych zainteresowanych stron jako do
skutecznego narzdzia zapewniajcego wdraanie rodowiskowego
ustawodawstwa.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
III. Podejcie auditorów zewntrznych Zgodnie z podejciem nowej normy
ISO 14001:2015 auditorzy zewntrzni podczas auditów certyfikacyjnych
powinni nie tyle pyta o to, czy organizacja jest zgodna z
wymaganiami prawnymi (takie pytanie wymusza wiadome lub niewiadome
ukrywanie niezgodnoci), ile bardziej docieka, czy organizacja zna i
rozumie swój status zgodnoci rodowiskowej? Powyszego pytania nie da
si „zby” prostym „Tak”, wymaga ono zademonstrowania ze strony
auditowanego stosowanych przez organizacj narzdzi do prowadzenia
procesu oceny zgodnoci oraz przytoczenia konkretnych dowodów na
potwierdzenie tezy o aktualnym statusie zgodnoci rodowiskowej.
Poniej przedstawiamy zestaw dalszych moliwych pyta auditorów
zewntrznych odnonie realizowanego przez organizacj procesu oceny
zgodnoci. Tab. 1 Moliwe pytania auditorów zewntrznych dotyczce
procesu oceny zgodnoci
Etap Moliwe pytania auditorów zewntrznych
Planowanie oceny zgodnoci
- W jaki sposób planuje si wykonanie oceny zgodnoci? - Jak czsto
wykonuje si ocen zgodnoci? - Czy ocena zgodnoci obejmuje cay zakres
systemu? - Czy ocena zgodnoci obejmuje wszystkie wymagania
organizacji? - Jakie stosuje si metody i narzdzia do oceny
zgodnoci? - W jaki sposób zapewnia si kompetencje osób wykonujcych
ocen? - W jaki sposób zapewnia si udzia pracowników w ocenie
zgodnoci?
Wykonywanie oceny zgodnoci
- Czy i jak wykonuje si terenowe inspekcje i obserwacje? - Jak
dokumentowana jest ocena zgodnoci? - Czy ocena zgodnoci opiera si
na obiektywnych dowodach? - W jaki sposób wykorzystuje si zapisy
rodowiskowe? - W jaki sposób wykorzystuje si dane z monitorowania
rodowiskowego? - W jaki sposób zapewnia si poprawno i integralno
oceny zgodnoci?
Podejmowanie dziaa
- Czy i jak organizacja identyfikuje niezgodnoci prawne? - Jak
szybko podejmowane s dziaania przywracajce zgodno? - Czy i w jaki
sposób podejmowane s dziaania korygujce? - W jaki sposób
organizacja zarzdza ryzykiem braku zgodnoci? - Czy i w jaki sposób
identyfikuje si potencjalne niezgodnoci?
Sprawdzanie statusu zgodnoci
- W jaki sposób organizacja sprawdza swój status zgodnoci? - Jak
nadzoruje si cay proces oceny zgodnoci? - W jaki sposób nadzoruje
si niezgodnoci i potencjalne niezgodnoci? - W jaki sposób
monitoruje si status dziaa dostosowawczych? - W jaki sposób
dokumentuje si usunicie niezgodnoci?
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
Zmiana podejcia do niezgodnoci prawnych Na szczególn uwag zasuguje
prawdopodobna zmiana podejcia auditorów zewntrznych do niezgodnoci
prawnych, na które mog si oni natkn podczas wykonywania auditów
certyfikacyjnych lub nadzorczych na zgodno z now norm ISO
14001:2015. Obecnie wikszo jednostek certyfikacyjnych, jak równie
jednostki akredytacyjne, stoi na twardym stanowisku, i organizacja
nie moe posiada adnych rodowiskowych niezgodnoci prawnych podczas
auditu zewntrznego, w przeciwnym razie naraa si ona na zawieszenie
decyzji o przyznaniu lub podtrzymaniu certyfikatu do czasu
przekazania obiektywnego dowodu usunicia niezgodnoci. Zgodnie z
wytycznymi stosowanymi przez te jednostki, certyfikat moe by
wyjtkowo przyznany tylko w przypadku posiadania przez organizacj
udokumentowanego porozumienia z wadzami rodowiskowymi, dotyczcego
planu osignicia penej zgodnoci.2
Powysze twarde stanowisko jest przyczyn czstego „ukrywania
niezgodnoci prawnych” na auditach certyfikacyjnych, i to zarówno ze
strony auditowanych, jak i auditorów. W przypadku natknicia si na
niezgodno prawn auditor zewntrzny nie ma bowiem dzisiaj innej
moliwoci kwalifikacji takiego stanu, jak odnotowanie niezgodnoci
systemowej, skutkujcej odmow lub zawieszeniem certyfikatu. Wejcie w
ycie nowej normy ISO 14001:2015 powinno spowodowa zmian powyszego
podejcia. Organizacje nie powinny obawia si identyfikowania w
ramach swojego SZ niezgodnoci z wymaganiami prawnymi, gdy s one
naturaln konsekwencj czsto zmieniajcego si prawa rodowiskowego oraz
problemów zwizanych z jego stosowaniem. Wiedza o niezgodnociach
prawnych powinna by traktowana jako szansa do szybszego wdraania
niezbdnych dziaa oraz do efektywnego rozwoju systemu zarzdzania
rodowiskiem. Ujmujc rzecz praktycznie, jeli auditor zewntrzny
natknie si podczas auditu na niezgodno prawn zidentyfikowan
wczeniej przez organizacj oraz nadzorowan w sposób opisany w
niniejszym raporcie, to nie powinno to by przeszkod do nadania lub
podtrzymania certyfikatu na zgodno SZ z norm ISO 14001. Wrcz
przeciwnie – powinno to stanowi dowód poprawnie funkcjonujcego
procesu oceny zgodnoci oraz waciwe rozumianego przez organizacj
statusu zgodnoci rodowiskowej. Z drugiej strony, jeli auditor
zewntrzny natknie si podczas auditu na niezgodno prawn
niezidentyfikowan wczeniej przez organizacj, albo w stosunku do
której nie byy podejmowane wystarczajce dziaania dostosowawcze, to
bdzie to dowód nieefektywnie prowadzonego procesu oceny zgodnoci,
skutkujcy zawieszeniem certyfikatu.
2 EA-7/04 – Zgodno z prawem jako cz akredytowanej certyfikacji w
odniesieniu do ISO 14001:2004,
kwiecie 2010, wyd. 2, str. 12.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
1. Program ocen zgodnoci. 2. Program auditów zgodnoci. 3. Rejestr
niezgodnoci.
Doda trzeba, i portal dostarcza nie tylko samych narzdzi, ale
równie tre ocenianych wymaga prawnych, która jest na bieco
aktualizowana przez redakcj portalu. Korzystanie z portalu skada si
z dwóch gównych procesów: W ramach procesu identyfikacji wymaga
kade wymaganie prawne opublikowane na portalu mona doda do „Mojej
listy”, czc je równie z aspektami rodowiskowymi oraz obiektami
danej organizacji. Do listy tej uytkownik moe ponadto doda
wymagania wasne np. zezwolenia, procedury, plany monitorowania itp.
Powstaa w ten sposób indywidualna lista wymaga prawnych i innych
organizacji stanowi aktywn baz, podlegajc nastpnie procesowi oceny
zgodnoci. Narzdzia portalu s dostosowane do nowej normy ISO
14001:2015, zapewniajc kompleksowe zarzdzanie caym procesem oceny
zgodnoci:
etapem planowania oceny zgodnoci, etapem wykonywania oceny
zgodnoci, etapem podejmowania dziaa dostosowawczych, etapem
sprawdzania statusu zgodnoci.
Proces identyfikacji wymaga Proces oceny zgodnoci
www.wymagania-prawne.pl
Etap 1. Planowanie oceny zgodnoci Planowanie oceny zgodnoci poprzez
portal www.wymagania-prawne.pl polega na dodawaniu nowych pozycji
do rocznego programu ocen zgodnoci lub rocznego programu auditów
zgodnoci. Uytkownik zarzdzajcy planowaniem (Administrator zgodnoci
lub Penomocnik ds. Systemów Zarzdzania) moe wybra jeden z tych
programów w zalenoci od tego, czy oceniajcym ma by osoba
odpowiedzialna za dany obszar, czy niezaleny auditor wewntrzny.
Dodajc now pozycj do programu ocen / auditów zgodnoci ustala
si:
zakres obszaru podlegajcy ocenie / auditowi, osob odpowiedzialn /
skad auditorów, termin na wykonanie oceny / auditu.
Funkcja dodawania jest bardzo prosta, wystarczy wybra waciwe
odpowiedzi w oknie dodawania. Umoliwia to szybkie zaplanowanie
oceny zgodnoci w sposób dostosowany do potrzeb uytkownika. Przede
wszystkim uytkownik moe dobra odpowiedni metod (samoocena lub audit
wewntrzny) oraz czstotliwo oceny w stosunku do poszczególnych
zakresów swojej dziaalnoci. Rys. 1. Okno dodawania oceny
zgodnoci
www.wymagania-prawne.pl
kompleksowej oceny zgodnoci dla caej organizacji, rocznych auditów
zgodnoci, dotyczcych konkretnych lokalizacji, jednostek
organizacyjnych
lub procesów organizacji, przekrojowego auditu zgodnoci, dotyczcego
wymaga zwizanych z konkretnym aspektem
rodowiskowym. Dziki tym rozwizaniom niektóre obszary mona ocenia
czciej oraz bardziej dokadnie w zalenoci od ich znaczenia dla
organizacji, stopnia uregulowania prawnego lub od wyników
poprzednich ocen. Powysze podejcie wychodzi równie naprzeciw
zaleceniom zawartym w Aneksie do projektu normy ISO 14001:2015,
zgodnie z którym ocena zgodnoci powinna obejmowa take terenowe
inspekcje i obserwacje.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
Etap 2. Wykonywanie oceny zgodnoci Wypenianie formularzy oceny
zgodnoci Dodanie nowej oceny do programu powoduje automatyczne
wygenerowanie formularza oceny zgodnoci (w przypadku auditu
formularze generuj si wraz z utworzeniem planu auditu przez
auditora wiodcego). Formularz ten zosta tak zaprojektowany, eby jak
najbardziej uproci prac osobom, które go wypeniaj. Najlepiej wypeni
go bezporednio poprzez internet, gdy wówczas uzyskuje si dostp do
podpowiedzi umieszczonych na portalu, a take zaoszczdza si czas. W
razie takiej potrzeby (np. brak dostpu do internetu w auditowanej
lokalizacji) formularz mona wydrukowa i wypeni rcznie. W stosunku
do kadego wymagania prawnego (lub innego) umieszczonego na
formularzu uytkownik wypeniajcy powinien:
1. zaznaczy jedno z dostpnych pól: Z - oznacza zgodno, N - oznacza
niezgodno, PN - oznacza potencjaln niezgodno,
2. oraz uzasadni swoj ocen wypeniajc pole „opis”. Rys. 2. Przykad
wypenionego formularza oceny zgodnoci
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
13
Kade wymaganie umieszczone na formularzu jest podlinkowane. Dziki
temu uytkownik wypeniajcy formularz moe wej w interesujce go
wymaganie i zapozna si z jego treci. Po klikniciu wymaganie otwiera
si w osobnym oknie przegldarki internetowej, w zwizku z tym w kadej
chwili mona powróci do wypeniania formularza. W ten sposób
uytkownik moe szybko uzyska nastpujce podpowiedzi:
szczegóowy opis wymagania, zestaw pyta kontrolnych, tabel zmian
wymagania, dostp do powizanych aktów prawnych, dostp do powizanych
druków, dostp do powizanych definicji, dostp do powizanych wymaga
wasnych (np. pozwole, instrukcji).
Ponadto osoba wypeniajca formularz moe wypeni dodatkowe pole
„dowody / uwagi”, w którym moe przytoczy konkretne zapisy
potwierdzajce dokonan ocen (dowody zgodnoci lub niezgodnoci) lub
wpisa uwagi wymagajce dalszych bada. Powysze podejcie wychodzi
naprzeciw zaleceniom zawartym w Aneksie do projektu normy ISO
14001:2015, zgodnie z którym ocena zgodnoci powinna obejmowa take
przegld zapisów, w tym porównanie rezultatów monitorowania z
wymaganiami prawnymi. Doda trzeba, i uytkownik wykonujcy ocen
zgodnoci moe uzyska prosty dostp do wyników monitorowania dziki ich
wczeniejszemu podpiciu przez Administratora zgodnoci do listy
wymaga wasnych organizacji. Monitorowanie statusu zaplanowanej
oceny zgodnoci Poszczególni uytkownicy konta na portalu
www.wymagania-prawne.pl mog sprawdza aktualny status zaplanowanych
ocen / auditów zgodnoci w ostatniej kolumnie rocznych programów.
Auditor wiodcy oraz pozostali auditorzy mog dodatkowo sprawdza
status wypenienia poszczególnych formularzy w ostatniej kolumnie
planu auditu. S to nastpujce statusy:
nie rozpoczty, nie zakoczony, zakoczony, zaakceptowany,
zatwierdzony.
Dziki tym rozwizaniom poszczególni uczestnicy procesu oceny
zgodnoci mog kontrolowa, na jakim etapie znajduj si ich oceny /
audity zgodnoci oraz czy maj jakie zadania do wykonania np. auditor
wiodcy (zaznaczony w tabeli na czerwono) ma obowizek utworzenia
planu auditu.
www.wymagania-prawne.pl
Kady formularz podlega takiemu samemu cyklowi ycia dokumentu, a
mianowicie po zakoczeniu wypeniania podlega sprawdzeniu przez
Administratora zgodnoci, a nastpnie ostatecznemu zatwierdzeniu
przez Penomocnika ds. Systemów Zarzdzania. Zaplanowane oceny /
audity zgodnoci s monitorowane pod wzgldem:
terminowoci wykonania, jakoci wypenienia formularzy.
W przypadku zastrzee co do jakoci wypenienia formularza osoba
sprawdzajca moe go nie zaakceptowa, co powoduje powrót do statusu
„nie zakoczony” oraz obowizek poprawy formularza przez osob
wypeniajc. Zaakceptowane formularze s zatwierdzane przez
Penomocnika ds. Systemów Zarzdzania, który ma podobne uprawnienia,
jak osoba sprawdzajca. Po zatwierdzeniu tworzy si raport oceny /
auditu zgodnoci, który jest archiwizowany w programie ocen /
auditów zgodnoci. Powysze rozwizania pozwalaj na monitorowanie
caego procesu przez osoby posiadajce niezbdne kompetencje oraz
uprawnienia do zatwierdzania wyników przeprowadzonych ocen /
auditów zgodnoci przy jednoczesnym zachowaniu indywidualnej oceny i
kreatywnoci osób wypeniajcych formularze.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
1. opisa przyczyny niezgodnoci,
Rys. 4. Okno dodawania karty niezgodnoci
www.wymagania-prawne.pl
W stosunku do kadej zidentyfikowanej niezgodnoci mona wic zaplanowa
zarówno dziaania majce na celu przywrócenie zgodnoci (naprawcze),
jak i dziaania majce na celu usunicie przyczyn niezgodnoci
(korygujce), aby wyeliminowa w przyszoci ponowne jej wystpienie.
Ponadto mona zaplanowa dziaania zapobiegawcze, majce na celu
niedopuszczenie do powstania potencjalnej niezgodnoci. Kade dodane
dziaanie powinno zawiera:
wybór rodzaju dziaania, nazw dziaania, wskazanie osoby
odpowiedzialnej sporód uytkowników konta, termin.
Karty niezgodnoci (potencjalnych niezgodnoci) s sprawdzane i
zatwierdzane wraz z formularzem oceny (auditu) zgodnoci. W razie
jakichkolwiek zastrzee w stosunku do treci karty, w tym do
zaproponowanych dziaa dostosowawczych, istnieje moliwo jej usunicia
oraz ponownego wypenienia zgodnie ze wskazówkami osoby sprawdzajcej
lub zatwierdzajcej.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
Etap 4. Sprawdzanie statusu zgodnoci Monitorowanie statusu dziaa
dostosowawczych Niezgodnoci oraz potencjalne niezgodnoci
zidentyfikowane w trakcie wykonywania ocen (auditów) zgodnoci s
nastpnie monitorowane poprzez rejestr niezgodnoci, z którego mona
wej w kad kart niezgodnoci oraz sprawdzi status realizacji
zaplanowanych dziaa dostosowawczych. Zaproponowane dziaania znajduj
si w punkcie III karty niezgodnoci. Ostatnia kolumna „Status
dziaania / Uwagi” suy do komunikowania stopnia realizacji
poszczególnych dziaa oraz do zgaszania ewentualnych uwag. Tre tej
kolumny moe by uzupeniana zarówno przez osoby odpowiedzialne za
wykonanie dziaa, jak i przez osoby penice nadzór nad procesem oceny
zgodnoci. Rys. 5. Przykad wypenionej karty niezgodnoci ze statusem
zaplanowanych dziaa
Dziki powyszej funkcjonalnoci mona monitorowa status dziaa
dostosowawczych, poczwszy od ich zaplanowania, a skoczywszy na ich
skutecznym wdroeniu. W razie takiej potrzeby kad kart niezgodnoci
mona wydrukowa z systemu wraz z opisem aktualnego statusu
zaplanowanych dziaa. Powysze zapisy bd stanowi dowód na
podejmowanie niezbdnych dziaa w stosunku do zidentyfikowanych
niezgodnoci oraz potencjalnych niezgodnoci.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
data zgoszenia, obszar i zakres obszaru wystpienia niezgodnoci,
podlinkowane wymaganie, którego dotyczy niezgodno, opis niezgodnoci
/ potencjalnej niezgodnoci, podlinkowana karta niezgodnoci, status
niezgodnoci.
Rys. 6. Rejestr niezgodnoci zawierajcy statusy poszczególnych
niezgodnoci
W momencie pojawienia si w rejestrze kada niezgodno otrzymuje
status „W trakcie usuwania”. W przypadku stwierdzenia, i wdroone
dziaania dostosowawcze przyniosy pozytywny skutek, mona zmieni
status niezgodnoci na „Usunita”. Uprawnienie to przysuguje
Administratorowi zgodnoci oraz Penomocnikowi ds. Systemów
Zarzdzania. Istnieje równie moliwo przefiltrowania rejestru wedug
statusu niezgodnoci. Powysze zapisy bd stanowi dowód na
utrzymywanie przez organizacj wiedzy na temat wasnego statusu
zgodnoci rodowiskowej.
Proces oceny zgodnoci wg nowej normy ISO 14001:2015
www.wymagania-prawne.pl
zaplanowanie oceny zgodnoci z doborem odpowiedniej metody oraz
czstotliwoci w stosunku do rónych zakresów dziaalnoci
organizacji,
wczenie do oceny zgodnoci osób „spoza biura penomocnika” (np.
auditorów wewntrznych),
sprawowanie nadzoru przez penomocnika lub biuro ochrony rodowiska
nad procesem oceny zgodnoci,
identyfikowanie niezgodnoci i potencjalnych niezgodnoci oraz
planowanie dziaa dostosowawczych,
monitorowanie realizacji dziaa dostosowawczych oraz utrzymywanie
dowodów aktualnego statusu zgodnoci rodowiskowej.
Pene wykorzystanie powyszych narzdzi umoliwi wczenie w proces oceny
zgodnoci szerszego grona pracowników, co przyczyni si do
wyksztacenia „organizacji uczcej si” na wasnych bdach oraz
rozumiejcej swój status zgodnoci na rónych poziomach zarzdzania.
Wane jest, aby organizacja nie tylko dysponowaa odpowiednimi
narzdziami procesu oceny zgodnoci, ale eby równie zapewniaa
korzystanie z tych narzdzi przez kompetentne osoby, potrafice
identyfikowa obecne i potencjalne niezgodnoci oraz inicjowa
odpowiednie dziaania w celu ich usunicia. W przypadku chci
otrzymania dalszych informacji dotyczcych wykorzystania portalu, w
tym przedstawienia oferty wykupu dostpu do narzdzi portalu oraz
powizanych usug wdroeniowych i szkoleniowych, prosimy o kontakt z
Jackiem Korzeniewskim pod telefonem 502-504-691 lub e- mailem na
adres
[email protected].
II. Proces oceny zgodnoci
III. Podejcie auditorów zewntrznych
Zacznik: Narzdzia portalu wymagania-prawne.pl