Phần mềm quản lý nhân sự JunSky HRM

Tài liệu

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Tháng 06/2013

CÔNG TY PHẦN MỀM JUNSKY Trang: 2 Web: www.junsky.vn – Email: [email protected]

Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

A. Giới thiệu Junsky

Giới thiệu Junsky

Công ty Phần Mềm Junsky (Junsky Softwares) chuyên nghiên cứu và phát triển các

sản phẩm phần mềm phục vụ quản lý doanh nghiệp: ERP, CRM, HRM, SRM,...

Đúc kết kinh nghiệm từ nhiều năm làm việc, Sản phẩm phần mềm của JunSky có

tính mở và linh hoạt cao, thích ứng với nhiều hình thức kinh doanh và nhu cầu quản

lý đa cấp của lãnh đạo doanh nghiệp.

Junsky sử dụng công nghệ và kỹ thuật lập trình mới nhất của Microsoft, khách hàng

có thể tùy chọn sử dụng hệ thống dưới dạng ứng dụng Web (truy cập qua

WebBrowser) hoặc dưới dạng ứng dụng Desktop (truy cập Online qua WebService).

Kết hợp với hệ thống phân quyền chi tiết, đa lớp sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp điều

hành, kiểm soát các đơn vị thành viên bất cứ ở đâu và bất cứ nơi nào, rất thuận tiện,

hiệu quả và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Sologan:

“Making Everything Easier”

Lịch sử hình thành

Tháng 11/2007: Thành lập Công ty Giải Pháp Phần Mềm Việt Trí

Tháng 03/2008: Phát hành ABC.Net.SME – Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Tháng 11/2009: Phát hành ABC.Net.ERP – Hệ thống phần mềm quản lý doanh

nghiệp toàn diện

Tháng 02/2010: Phát hành ABC.Net.HRM – Phần mềm quản lý nhân sự, chấm công,

tính lương. Và ABC.Net SSE – Phần mềm kế toán miễn phí

Tháng 01/2011: Phát hành phiên bản nâng cấp ABC.Net.SME (Version 2.0) và

ABC.Net.ERP (Version 3.0)

Tháng 07/2012: Việt Trí đổi tên thành Công ty Phần mềm Junsky, đồng thời phát

hành phiên bản mới nhất của phần mềm ABC.Net.ERP, và đổi tên thành Junsky.ERP

– Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện (Version 4.0)

Sản phẩm

Junsky.ERP – Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện

Junsky.HRM – Phần mềm quản lý nhân sự

Junsky.SME – Phần mềm kế toán doanh nghiệp

Junsky.Free – Phần mềm kế toán miễn phí

Junsky.WMS – Phần mềm quản lý bảo hành

Junsky.Cloud – Phần mềm văn phòng điện tử

Dịch vụ

Gia công phần mềm: Phát triển phần mềm đặc thù theo yêu cầu của khách hàng.

Thiết kế web: Thiết kế web tin tức, web thương mại điện tử, …

SEO: Tối ưu hóa tìm kiếm google

Dịch vụ kế toán: Nhận kê khai và quyết toán thuế.

Dịch vụ khác: Cài đặt, bảo trì, sửa chữa máy tính, máy in, hệ thống mạng LAN, WAN,

VPN, bảo mật,…

http://www.junsky.vn/

mailto:[email protected]


Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

B. Giới thiệu Junsky.HRM

1. Giới thiệu chung

Quản lý tập trung: Junsky.HRM được thiết kế đa lớp dữ liệu, đáp ứng nhu cầu quản lý

tổng thể của các công ty có nhiều đơn vị con (cửa hàng/chi nhánh). Tất cả dữ liệu của

các đơn vị con sử dụng trên 1 Database, giúp quản trị dễ dàng: Phân quyền, thiết lập

chính sách kiểm soát, chia sẻ tài nguyên dùng chung,…

Giao diện thân thiện: Junsky.HRM được thiết kế phù hợp với thói quen sử dụng phần

mềm của người Việt

Đa giao diện: Cho phép mở nhiều màn hình làm việc cùng lúc, các màn hình được

sắp xếp theo dạng tab, rất tiện dụng.

Thao tác nhanh: Hầu hết các thao tác phần mềm đều có phím tắt để thao tác nhanh

bằng bàn phím, không cần chuyển tay sử dụng chuột.

Tìm kiếm: Hỗ trợ thanh tìm kiếm đa điều kiện, tiện dùng, tìm có dấu hoặc không dấu

tiếng Việt đều được.

Phân quyền chặc chẽ: Được thiết kế theo mô hình tập trung, đa lớp dữ liệu, do vậy

phần phân quyền cũng hết sức đầy đủ và chặc chẽ. Để đảm bảo người quản lý có thể

kiểm soát toàn bộ dữ liệu, nhưng người sử dụng ở từng lớp dữ liệu chỉ có thể sử dụng

dữ liệu của chính mình.

Phân quyền theo lớp dữ liệu: Đọc/Ghi

Phân quyền theo lệnh menu: Được phép/Không được phép sử dụng

Phân quyền theo thao tác: Thêm/Sửa/Xóa/In/Duyệt

Quyển của 1 người là hợp (điều kiện và) của 3 loại phân quyền trên

Thiết kế mở, linh hoạt: Cho phép người dụng tùy chỉnh giao diện (ẩn hiện), thêm

mẫu báo cáo tùy biến theo nhu cầu.

Giao diện:

- Cho phép ẩn những cột không cần sử dụng (khi cần thì hiện ra)

- Ẩn menu không sử dụng.

- Tạo menu yêu thích (Lệnh thường xuyên sử dụng)

Báo cáo:

- Cho phép tạo thêm mẫu báo cáo tùy biến theo nhu cầu

- Thay đổi tiêu đề, nhãn của báo cáo có sẵn.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

- Xuất báo cáo ra nhiều loại file (doc, docx, xls, xlsx, pdf, png,…) và đặc biệt: Xuất

ra Pivot table của Excel và vẫn giữ liên kết với dữ liệu (Dữ liệu phần mềm thay

đổi, dữ liệu trong Pivot thay đổi theo)

Công nghệ hiện đại:

Công nghệ: .Net Framework 4.0

Dữ liệu: SQL Server 2008/2012

Mô hình: Client/Server

Thiết kế: Module tích hợp

OS hỗ trợ:

- Máy chủ: Windows Server 2003 SP2 trở lên (64Bit)

- Máy trạm: Windows XP SP3 trở lên (32/64Bit)

Cập nhật tự động: Phần mềm tích hợp cơ chế tự động cập nhật thay đổi mỗi khi khởi

động phần mềm. Tất cả những yêu cầu thay đổi, chỉnh sửa, khắc phục lỗi của khách

hàng sẽ được cập nhật tự động chỉ bằng cách đơn giản là tắt phần mềm và mở lại.

Tích hợp với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Junsky.ERP: Junsky.HRM

là một phần của Hệ thống phần mềm quản lý tổng thể Junsky.ERP. Do đó, dữ liệu của

Junsky.HRM sẽ tự động kết chuyển và hạch toán qua Junsky.ERP.

2. Mô tả tính năng

Quản lý nhân sự: Phân hệ (Module) cho phép cập nhật và lưu trữ tất cả thông tin của

nhân viên, từ quá khứ đến hiện tại.

Hồ sơ nhân viên: Lưu trữ thông tin hồ sơ nhân viên (Họ tên, ngày sinh, nơi sinh,

quê quán, sở thích, chiều cao, cân nặng, nhóm máu,…)

Hợp đồng: Lịch sử hợp đồng lao động

Quyết định lương: Lịch sử các lần thay đổi lương

Dữ liệu lương: Lịch sử dữ liệu lương.

Bảo hiểm: Quá trình trích nộp các khoản bảo hiểm và KPCĐ

Thuế TNCN: Quá trình tính và khấu trừ thuế TNCN

Phụ cấp: Lịch sử các khoản phụ cấp đã và đang được hưởng.

Biệt lệ: Lịch sử các lần điều chỉnh lương ngoại lệ (thưởng/phạt)

Quá trình công tác: Quá trình làm việc, chức vụ, …

Kinh nghiệm: Kinh nghiệm làm việc từ quá khứ (ở công ty cũ) đến hiện tại

Bằng cấp: Danh sách các văn bằng, chứng chỉ nhân viên đạt được.

Thân nhân: Thông tin nhân thân của nhân viên

Hồ sơ gốc: Lưu trữ tất cả hồ sơ mềm của nhân viên (word, Excel, pdf, image,..)

V.v….

Báo cáo: Cung cấp nhiều báo cáo tình hình nhân sự ở nhiều góc nhìn khác nhau:

Biến động nhân sự, tỉ lệ nam nữ, biến động lương, các cảnh báo về nhân sự (hết hạn

hợp đồng, đến hạn tăng lương, sinh nhật,…)

Chấm công: Phân hệ này cho phép cập nhật và xử lý chấm công, phụ vụ công tác tính

lương.

Chấm công thời gian:

- Hỗ trợ 2 hình thức chấm công: Thủ công (tự nhập hoặc nhập từ excel) và tự

động (Nhận dữ liệu công từ máy chấm công)

- Tự động xử lý công để phân loại ra nhiều loại công khác nhau: Công hành chính,

công ngoài giờ, công chủ nhật, công nghỉ phép, nghỉ lễ,..




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

- Quản lý phép năm: Tính toán và trừ phép năm tự động. Cho phép mang phép

năm cũ sang năm mới (mang sang sau n tháng thì phép hủy phép cũ không sử

dụng hết). Ưu tiên trừ phép năm cũ khi nghỉ phép (nếu còn)

- Tự động cập nhật công ngày lễ, ngày tết nghỉ hưởng lương

Chấm công sản phẩm:

- Chấm công sản phẩm chi tiết theo từng máy chạy, từng ca.

- Cho phép chấm công riêng từng nhân viên hoặc chấm công theo nhóm, phần

mềm tự động tính toán và chia lại cho từng người.

- Tự động tính toán số lượng sản phẩm và áp giá lương theo công: Hành chính,

tăng ca, chủ nhật,…

-

Tính lương: Thừa hưởng dữ liệu chấm công và xứ lý để tính lương tự động

Hỗ trợ nhiều hình thức tính lương:

- Lương ngày: Lương = Mức lương ngày x ngày công (công đã hệ số)

- Lương tháng: Lương = Mức lương tháng/Công chuẩn * ngày công (công đã hệ

số)

- Lương sản phẩm: Nhân viên chỉ tính lương theo sản phẩm

- Hỗn hợp: Nhân viên vừa ăn lương theo sản phẩm, vừa ăn lương thời gian

Email Phiếu thanh toán lương cho từng nhân viên chỉ với 1 Click chuột (gửi riêng)

Thiết lập và tính phụ cấp tự động: Chuyên cần, cơm, điện thoại, ca đêm, công tác,…

- Phụ cấp cố định: Điện thoại, trách nhiệm, thu hút,..

- Phụ cấp tính theo công tháng: Cơm, chuyên cần,..

- Phụ cấp tính theo giờ: Tăng ca, ca đêm,…

- V.v…

In và gửi bảng lương chuyển khoản riêng, lương tiền mặt riêng. Hỗ trợ in bảng lương

chuyển khoảng với tên nhân viên không dấu tiếng Việt (1 số ngân hàng yêu cầu tên

không dấu)

Tự động kết chuyển và hạch toán chi phí lương qua Hệ thống Junsky.ERP.

Tự báo các báo cáo phân tích chi phí lương: Biến động chi phí lương, cơ cấu lương,

…

Bảo hiểm – Thuế TNCN

Tính bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) và KPCĐ tự động.

In các báo cáo theo đúng mẫu biểu của Bảo hiểm quy định.

In quá trình đóng bảo hiểm cho nhân viên khi nghỉ việc.

Tự động tính thuế TNCN

In các báo biểu của thuế TNCN đúng quy định.

Tự động cập nhật mẫu biểu bảo hiểm, thuế khi có thay đổi.

Đánh giá nhân viên: Là hệ thống đánh giá nhân viên qua chỉ số KPI

Hệ thống chỉ số KPI do người dùng tự định nghĩa

Thiết lập KPI cho từng cá nhân hoặc bộ phận, chức vụ

Thiết lập thang điểm, tỉ trọng cho từng chỉ số KPI, cuối kỳ cập nhật điểm và tính điểm

bình quân cho từng nhân viên.

Tính thưởng/phạt theo điểm KPI bình quân.

Thư viện: Là phân hệ cho phép lưu trữ và chia sẽ dữ liệu mềm (file).




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

C. Hướng dẫn sử dụng Junsky.HRM

1. Hướng dẫn chung

Giao diện: Giao diện chính của phần mềm được thiết kế bố trí hợp lý, đẹp mắt. Giúp truy

cập tính năng phần mềm nhanh chóng, tiện dụng.

Hệ thống menu: Kết hợp menu kiểu cổ điển (Giống Office 2003) và kiểu hiện đại

(Giống Outlook 2007): Giúp người dùng truy cập menu thuận tiện, mọi lúc khi cần.

Biểu đồ: Hiện thị những thông tin quan trọng, cần biết

Sự kiện: Hiển thị những cảnh báo, nhắc nhở: Danh sách gần hết hạn hợp đồng, gần

hết hạn thử việc, đến hạn tăng lương,..

Nhắc việc: Cho phép người sử dụng ghi chú các lịch làm việc, các cuộc hẹn,… vào

phần mềm, mỗi khi mở phần mềm sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở. Nhắc việc có thể

chia sẽ với người dùng khác.

Giao diện Tab: Phần mềm cho phép mở nhiều giao diện làm việc cùng lúc, các giao

diện mở đã mở được sắp xếp trên thanh Tab ngay phía trên màn hình.

Thanh thao tác dữ liệu:

Phím tắt: Phím tắt của phần mềm hầu hết được thiết kế theo phím tắt của Office và

windows

Ctrl+C: Copy đoạn chữ/số đang chọn.

Ctrl+V: Dán dữ liệu trong Clipboard vào phần mềm.

Ctrl+S: Sao chép dữ liệu đang chọn thành dữ liệu mới: Thông tin nhân viên, danh

mục.

Ctrl+P: In ra giấy khi đang ở màn hình Preview




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Alt+Phím gạch chân: Nhấn Alt + Phím gạch chân thay cho thao tác Click chuột vào

nút (Button) đó.

Tìm kiếm

Cách sử dụng thanh tìm kiếm:

Muốn tìm dữ liệu theo cột nào thì nhập điều kiện tìm vào ô đầu của cột đó

Đối với tiếng Việt: Gõ có dấu hoặc không dấu điều được

Sử dụng dấu sao (*) để thay cho đoạn ký tự không nhập, dấu sao có thể đứng trước,

đứng sau hoặc đứng giữa. Ví dụ: Nhập vào cột Tên nhân viên: *Oanh Tìm tất cả

những nhân viên tên Oanh. Phạm* Tìm tất cả nhân viên họ Phạm

Có thể nhập nhiều điều kiện tìm cùng lúc vào nhiều cột khác nhau.

Sau khi nhập đều kiện tìm, nhấn Enter phần mềm sẽ tìm ngay lập tức.

Muốn tìm lại theo điều kiện tìm hiện có: Nhấn Click vào ô đầu tiên của thanh tìm (Gọi

là nút Reset)

Muốn xóa nhanh tất cả điều kiện tìm: Nhấn DoubleClick vào nút Reset

Đối với dữ liệu kiểu ngày, phải nhập đúng định dạng: dd/MM/yy hoặc dd/MM/yyyy

In ấn

Màn hình tùy chọn in: Tất cả màn hình tùy chọn điều kiện trước khi in của phần

mềm đều cùng 1 kiểu thống nhất:




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

- In tất cả: In tất cả, không lọc.

- Mã nhóm ký tự: Lọc dữ liệu in theo 1 nhóm mã tương tự: JUN* In tất cả mã

nhân viên bắt đầu bằng JUN

- Mã: Cho phép chọn 1 hoặc 1 số mã bất kỳ để in

Màn hình Preview (xem trước khi in)

- Mẫu in: Cùng một lệnh in có thể có nhiều mẫu báo cáo khác nhau (cùng dữ liệu

nhưng khác nhau cách dàn trang, phân nhóm, …)

- Nút In: In báo cáo ra máy in (Phím tắt Ctrl+P)

- Nút Lưu: Lưu báo cáo ra các định dạng file khác: Excel, Word, Pdf, Image

(hình),…

- Nút Gửi email: Gửi Email đính kèm mẫu báo cáo đang xem (đính kèm file dạng

pdf)

- Truy ngược: Nếu trong báo cáo, nếu chỗ nào có màu xanh gạch chân là chỗ đó

có thể nhấn để truy ngược dữ liệu: Từ tổng hợp sang chi tiết.

Kết xuất dữ liệu:




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

- Pivot Table: Tất cả báo cáo in từ phần mềm có thể kết xuất ra ngoài theo nhiều

định dạng khác nhau (xem mục In ấn). Ngoài ra, phần mềm còn có thể xuất dữ

liệu ra Pivot table: 1 tính năng tuyệt vời của Exel để tập hợp và phân tích dữ liệu

đa chiều, vẽ biểu đồ, lập các trường tính toán, phân tích %, đánh giá tăng giảm,

…

- Lưới (Grid): Dữ liệu dạng Grid trong phần mềm có thể xuất ra excel giữ y

nguyên định dạng




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Đổi mật khẩu: Mỗi người dùng sau khi đăng nhập lần đầu tiền (Tên và mật khẩu do

admin cấp), nên tự đổi mật khẩu, và định kỳ khoảng 1-3 tháng nên đổi mật khẩu 1 lần.

(xem hình)

Cập nhật tự động: Phần mềm tự động dò tìm và cập nhật phiên bản mới nhất trên

server của Junsky, thao tác cập nhật rất đơn giản chỉ bằng 1 click chuột:




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Tiện ích

Nhắc việc




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Sự kiện

Tin nhắn

Menu yêu thích: Chọn riêng những Lệnh/Tính năng thường sử dụng, để khi cần truy

cập cho nhanh.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

- Thêm menu yêu thích: Nhấn chuột phải vào lệnh cần thêm ở bên tay trái, và

chọn nhóm cần tạo menu yêu thích. Tính năng Anh/Chị chọn sẽ được thêm vào

Menu yêu thích bên tay phải.

- Xóa/Sửa Menu yêu thích: Muốn xóa hoặc thay đổi nhóm của 1 menu yêu thích:

Nhấn chuột phải và chọn lệnh cần chọn.

2. Thiết lập hệ thống

Quy định đặt mã danh mục:

- Độ dài mã: Tùy danh mục mà mã có độ dài tối đa là 10 hay 20 ký tự. Tuy nhiên,

không nên đặt mã quá dài Không đủ chỗ để in báo cáo và khi sử dụng phải gõ

khá nhiều ký tự mới đúng mã cần sửa dụng.

- Quy tắt:

Không sử dụng ký tự đặt biệt: ! @ # $ % ^ & & * ( ) ’ ”

Không được bỏ dấu tiếng Việt.

Không được sử dụng khoảng trắng

Cùng 1 danh mục, mã không được trùng.

Nên xây dựng các quy tắt đặt mã cho từng loại danh mục, và khi đặt mã phải

bám sát quy tắt.

Nên sử dụng dấu chấm (.) hoặc dấu gạch giữa (-) để làm ký tự phân cách

giữa các đoạn ký tự trong Mã, để mã tạo ra dễ đọc, dễ hiểu.

-

Danh mục Chi nhánh: Danh sách những đơn vị con trực thuộc (Nhà máy, cửa hàng,..)

- Thao tác Thêm/Sửa/Xóa/In/Tìm danh mục Chi nhánh xem trong mục Thanh thao

tác dữ liệu và Thanh tìm kiếm

- Đối với danh mục Chi nhánh, cần phải cấp quyền cho người dùng: Tức cấp cho

ai được quyền truy cập dữ liệu của chi nhánh này (Xem/Ghi).

Xem (Read): Được quyền xem dữ liệu nhưng không được thao tác xử lý

(Sửa/Xóa/Duyệt,…). Đây mới chỉ cấp quyền xem, còn được xem gì thì còn

phải phụ thuộc vào Cấp quyền tính năng.

Ghi (Write): Có quyền thao tác dữ liệu (Sửa/Xóa/Duyệt,..). Chi tiết quyền Ghi

này được quy định trong Cấp quyền tính năng.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Danh mục Bộ phận: Liệt kê tất cả các bộ phận phòng ban của từng đơn vị.

Danh sách Người dùng: Danh sách những nhân viên được quyền sử dụng phần mềm.

Danh mục này chia làm 2 loại: Nhóm người dùng và mã người dùng.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

- Nhóm người dùng: Tạo nhóm người dùng để phân quyền và quản lý quyền cho dễ.

Khi cấp quyền cho nhóm thì những người dùng thuộc nhóm nào sẽ có quyền của

nhóm đó.

- Người dùng: Là mã cấp cho phép người được sử dụng phần mềm. Một người dùng

có thể không thuộc hoặc thuộc 1 hay nhiều nhóm. Quyền của 1 người dùng = Quyền

cấp riêng (theo mã người dùng) + Quyền của tất cả các nhóm có người dùng đó.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Phân quyền: Cấp quyền cho 1 người/1 nhóm người được quyền sử dụng tính năng nào

của phần mềm.

Cấp quyền là chức năng rất quan trọng trong phần mềm, nó giới hạn ai được

làm gì (Thêm/sửa/xóa/in,..), ở những tính năng nào? Khi nào?,….

Kết hợp: Cấp quyền theo chức năng + theo thao tác xử lý + theo lớp dữ liệu (chi

nhánh) sẽ cho ra một ma trận quyền nhiều chiều.

Các thao tác cấp quyền:

Run: Quyền được sử dụng (Mở/Xem)

Add: Quyền thêm dữ liệu mới

Edit: Quyền sử dữ liệu

Del: Quyền xóa dữ liệu

Print: Quyền in

Pri: Quyền đặc biệt, tùy theo tính năng mà cách xử lý của quyền này khác

nhau. Xem cột ghi chú để biết hướng phân quyền của cột này.

Lưu ý:

1 Người vừa được cấp quyền theo tên riêng vừa được cấp quyền theo Nhóm

có chứa người đó thì quyền của người đó là tổng cộng

Mỗi lần chỉ cấp quyền cho 1 người/nhóm người dùng trên 1 phân hệ Phải

nhấn nút lưu trước khi chuyển qua người dùng khác hoặc phân hệ khác.

Cấp quyền chi nhánh + Cấp quyền tính năng= Quyền loại trừ nhau. Ví dụ:

Được cấp quyền Thêm/Sửa/Xóa Thông tin nhân viên, nhưng trong cấp

quyền Chi nhánh chỉ được cấp quyền Read(chỉ đọc) Người dùng đó cũng

không được Thêm/Sửa/Xóa Thông tin nhân viên.

Thiết lập thông số chung: Một số quy định chung của phần mềm




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Thiết lập thông số HRM: Thiết lập những thông số riêng cho phần mềm Junsky.HRM.

Những thông tin này thường chỉ thiết lập khi bắt đầu sử dụng phần mềm, và chỉ chỉnh

sửa khi cần (tỉ lệ trích bảo hiểm thay đổi,…)

Cấu hình Email: Cấu hình thông số email để thực hiện thao tác gửi email từ phần mềm.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

3. Hệ thống Danh mục

Ngân hàng: Để khai báo danh sách các ngân hàng dùng để chuyển lương cho nhân viên

(ngân hàng của nhân viên) và danh sách tài khoản ngân hàng của công ty.

Bệnh viện: Danh mục bệnh viện để khai báo trong thông tin thẻ BHYT




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Lưu ý: Mã bệnh viện phải nhập đúng theo mã bệnh viện Bảo hiểm quy định

Tỉnh thành: Để sử dụng trong thông tin nhân viên và bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Mã tỉnh phải nhập đúng mã BHXh quy định.

Chức danh: Danh mục chức danh mô tả chức danh/công việc của từng nhân viên. Đồng

thời, có thể thiết lập 1 số khoản phụ cấp theo chức danh: Những nhân viên nào có chức

danh đó thì được hưởng phụ cấp đó: Phụ cấp chức danh, chuyên cần, điện thoại,

xăng,…




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Ca làm việc: Dành cho doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công và tính lương theo

ca (Việc thiết lập này do nhân viên triển khai của Junsky sau khi khảo sát sẽ quy định)

Danh mục ca rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến việc chấm công và tính lương. Các ô có

khoanh màu đỏ hình trên cần phải khai báo thật chính xác.

- Phân loại ca: Chọn đúng mã phân loại ca, để lên báo cáo chấm công, tính lương có

thể tách dữ liệu đúng.

- Thời gian làm việc của ca: Số giờ làm việc của ca, nếu thời gian thực tế <= thời

gian làm việc của ca thì lương tính bằng hệ số hành chính. Nếu lớn hơn (>) thì thời

gian chênh lệch sẽ tính bằng hệ số tăng. Thường thời gian làm việc của 1 ca là 8giờ

- Hệ số lương giờ hành chính (HSHC): Hệ số tính lương nếu thời gian làm việc <=

thời gian chuẩn của ca làm việc

- Hệ số lương giờ ngoài giờ (HSNG): Hệ số tính lương cho thời gian chệch lệch >

thời gian chuẩn của cả làm việc




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

- Hệ số tính TNCT giờ hành chính: Hệ số tính thu nhập chịu thuế khi làm giờ hành

chính

- Hệ số tính TNCT giờ ngoài giờ: Hệ số tính thu nhập chịu thuế giờ làm ngoài giờ.

Nếu doanh nghiệp không tính tăng ca (lương giờ tăng ca = giờ hành chính)

HSNG=HSHC

Ví dụ:

- Ca1: Ca ngày, Làm <=8 giờ hệ số 1, Tăng ca hệ số 1.5 HSHC=1, HSNG=1.5

- Ca2: Ca đêm, Phụ cấp 30%, nếu làm >8 giờ thì hệ số 1.5 HSHC=1.3, HSNG=1.95

(1.3 * 1.5)

- CN: Làm chủ nhật, lương hệ số 1.5, nếu tăng ca thì gấp đôi HSHC=1.5, HSNG=3

(1.5x2)

Nhóm sản phẩm: Nhóm các sản phẩm thành từng nhóm

Sản phẩm: Danh mục sản phẩm để chấm công và tính lương theo sản phẩm.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Lưu ý: Nếu cùng một sản phẩm nhưng mỗi bộ phận sử dụng đơn vị tính khác nhau thì mở

mã sản phẩm khác nhau. Ví dụ: Cùng 1 sản phẩm nhưng bộ phận này thống kê và tính

lương CÁI, bộ phận khác tính lương theo KG thì mở thành 2 mã sản phẩm.

Máy sản xuất: Dùng để thống kê hoặc tính đơn giá lương sản phẩm theo từng máy.

Lưu ý: Danh mục này bắt buộc sử dụng, nên nếu những sản phẩm không tính đơn giá lương

theo máy thì dùng mã ZZZ - không sử dụng

Các danh mục khác




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

4. Quản lý nhân sự

Thông tin nhân viên

Thông tin nhân viên: Nhân viên được lưu trữ rất nhiều thông tin, hồ sơ, lý lịch, kinh

nghiệm, quá trình công tác,… Tất cả dữ liệu liên quan đến nhân viên đều được lưu

trữ dưới dạng lịch sử, gọi là các quá trình. Quá trình là lịch sử làm việc của nhân viên

đó từ lúc mới vào làm đến hiện tại.

Hợp đồng: Lịch sử hợp đồng lao động của nhân viên từ quá khứ đến hiện tại. Khi

nhân viên có hợp đồng/phụ lục hợp đồng lao động mới, hãy nhập vào để theo dõi.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Các chỉ tiêu cần lưu ý:

- Ngày bắt đầu: Ngày hợp đồng có hiệu lực.

- Ngày kết thúc: Ngày kết thúc hợp đồng (nếu là hợp đồng có thời hạn)

- Loại hợp đồng: Phân loại hợp đồng lao động

- Thời hạn hợp đồng: Nhập số tháng là hạn hợp đồng. Phần mềm sẽ nhắc cảnh

báo khi nhân viên gần hết hạn hợp đồng.

Quyết định lương: Khi nhân viên có thay đổi về lương hoặc hình thức tính lương.

Thông tin này rất quan trọng, vì phần mềm dùng để tính lương.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416


- Ngày hiệu lực: Dùng làm cột mốc để tính hạn tăng lương

- Hẹn tăng lương: Sau bao nhiêu tháng kể từ ngày quyết định lương này hiệu lực

thì cảnh báo đến hẹn tăng lương cho nhân viên. Đối với nhân viên thử việc, đó

chính là số tháng hạn thử việc

- Hình thức trả lương: Phải chọn đúng để biết lương nhân viên này lãnh là lương

công nhật, lương tháng hay lương sản phẩm.

- Lương tháng: Mức lương cơ bản thực tế dùng để tính lương cho nhân viên.

- Lương cơ bản: Hay gọi chính xác hơn là Lương bảo hiểm, tức mức lương dùng

để tính các khoản bảo hiểm.

- % Lương thực nhận: Chỉ tiêu này áp dụng khi mức lương thiết lập là lương

chính thức, trong khi nhân viên đang thời gian thử việc chỉ được lãnh n% mức

lương chính thức.

- Lương thử việc: Hãy tick vào đó nếu nhân viên đang thử việc.

- Thuế thu nhập các nhân: Quy định nhân viên này có tính thuế TNCN hay

không, nếu có thì khoản thuế này trừ vào lương hay tính vào chi phí công ty

(lương Net)

- Các khoản trích theo lương: Quy định nhân viên này có tham gia Bảo hiểm và

công đoàn hay không.

- Lưu ý: Mỗi nhân viên phải có 1 Quyết định lương đang hiệu lực để tính lương.

Phụ cấp: Danh sách những phụ cấp nhân viên đã và đang được hưởng, không bao

gồm phụ cấp thiết lập theo chức vụ (nếu có)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416


- Mỗi nhân viên có thể không có, có 1 hoặc nhiều phụ cấp.

- Những phụ cấp không được hưởng nữa thì cũng không nên xóa đi, mà nên sửa

và chọn Ngưng sử dụng Để lưu lại lịch sử.

Biệt lệ: Biệt lệ là các khoản điều chỉnh tăng/giảm lương, thông tin quá trình biệt lệ

được lấy tự động khi tính lương.

Thu nhập: Là quá trình thu nhập nhân viên theo thời gian, thông tin này được cập

nhật tự động khi tính lương.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảo hiểm: Quá trình trích bảo hiểm của nhân viên và được cập nhật tự động khi tính

bảo hiểm

Thuế TNCN: Quá trình khấu trừ thuế theo thời gian, và được cập nhật tự động mỗi

khi tính thuế TNCN




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bằng cấp: Danh sách các văn bằng, chứng chỉ mà nhân viên đạt được.

Quá trình công tác: Lịch sử làm việc của nhân viên




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Kinh nghiệm: Kinh nghiệm làm việc của nhân viê, bao gồm kinh nghiệm làm việc ở

công ty cũ, và tại chính doanh nghiệp.

Thân nhân: Danh sách người thân của nhân viên. Lưu ý: Nếu thân nhân được tính

giảm trừ gia cảnh thì phải tick vào ô: Được giảm trừ gia cảnh.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Phép năm: Lịch sử nghỉ phép, tự động cập nhật từ bảng chấm công.

Hồ sơ đính kèm: Cho phép lưu trữ hồ sơ nhân viên từ file mềm: pdf, word, excel,

power point, Image, …




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Thiết lập Phụ cấp: Định nghĩa các khoản phụ cấp cần phần mềm tính tự động.

Các điểm lưu ý

- Giá trị tính phụ cấp: Phụ cấp chia thành nhiều loại, mỗi loại có cách tính khác nhau.

Tính % lương tháng: Số tiền phụ cấp = n% mức lương tháng. Vì mức lương

tháng thường cố định (trừ khi có quyết định tăng lương mới) nên số tiền phụ cấp

loại này cũng cố định.

Phụ cấp cố định: Phụ cấp là 1 số tiền cố định/Tháng.

Phụ cấp theo ngày công: Số tiền phụ cấp phụ thuộc vào số công đi làm. Ví dụ:

Phụ cấp cơm Đi làm ngày nào tính ngày đó.

Phụ cấp theo giờ công: Phụ cấp này tính dựa vào số giờ công đi làm/ngày. Ví dụ:

Giờ làm/ngày<4h được ½ suất cơm, 4h<=Giờ làm/ngày <=8 giờ được 1 suất cơm.

-

Thang bảng lương: Xây dựng các thang lương phục vụ thiết lập lương.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Các điểm lưu ý

- Phần mềm cho phép thiết lập lương theo 2 phương pháp:

Không dùng thang lương: Mức lương tháng và Lương cơ bản (LBH) của mỗi

nhân viên là nhập tự do.

Sử dụng thang lương: X dựng các thang lương cần sử dụng (bao gồm thang

lương thực tế và thang lương tính bảo hiểm). Mỗi nhân viên phải thiết lập lương

thuộc thang nào? Bậc mấy ? (Xem trong phần Quyết định lương)

Báo cáo nhân sự

Thẻ thông tin nhân viên: In chi tiết thông tin của một nhân viên




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Danh sách nhân viên: Liệt kê danh sách nhân viên hiện tại của công ty

Nhân viên mới vào làm: Liệt kê danh sách nhân viên mới vào làm trong khoảng thời

gian (Từ ngày – Đến ngày).




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Nhân viên đang thử việc: Liệt kê danh sách tất cả nhân viên đang thử việc

Nhân viên mới được tăng lương: Liệt kê danh sách nhân viên mới được tăng

lương trong kỳ (Từ ngày – Đến ngày)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Nhân viên đến hạn tăng lương: Danh sách nhân viên gần đến hẹn tăng lương

(Dựa theo quy định thời hạn tăng lương trong Quyết định lương)

Nhân viên hết hạn thử việc: Danh sách nhân viên gần hết hạn thử việc (Dựa theo

thiết lập trong Quyết định lương)

Nhân viên sắp hết hạn hợp đồng: Danh sách nhân viên gần hết hạn hợp đồng lao

động.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Nhân viên thâm niên: Liệt kê số năm làm việc của từng nhân viên

Nhân viên đến ngày sinh nhật: Liệt kê danh sách nhân viên có ngày sinh nhật trong

kỳ (Từ ngày – Đến ngày)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Hợp động lao động: In hợp đồng lao động/phụ lục hợp đồng lao động.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Quyết định tăng lương: In quyết định/thông báo tăng lương mới

Quyết định thôi việc: In quyết định thôi việc




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Sơ đồng tổ chức: In sơ đồ tổ chức

5. Chấm công: Phần mềm cho phép chọn 1 trong 2 chế đoạn chấm công: Theo công hoặc theo

Ca. Việc quy định hình thức chấm công sẽ do nhân viên triển khai phần mềm Junsky sau khi

khảo sát và thiết lập sẵn.

Chấm công theo Công: Chấm công theo Công là chấm công theo từng loại công: Công

hành chính, công tăng ca, công nghỉ phép, nghỉ lễ,… Số giờ chấm công là do người dùng

tự tính và nhập vào phần mềm.

Chấm công ngày đi làm: Nhập số giờ công của từng loại ngày công

Cách nhập:

- Nhập theo trình tự có đánh số 1,2,3.. như trong hình (Zoom to để xem cho rõ).

- Mỗi lần nhập là nhập cho 1 Bộ phận và 1 loại ngày công.

- Công nhập tính bằng giờ (cho phép 2 số lẻ)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

- Nhấn nút Nhập nhanh để phần mềm tự tính toán và điền số giờ công hợp lý, sau

đó tự sửa lại cho đúng thực tế

Chấm công nghỉ phép: Nhập công nghỉ phép (Nghỉ trừ phép năm)

Cách nhập: Làm từng bước theo hướng dẫn trong hình (có đánh số thứ tự)

Chấm công tăng ca, ngoài giờ: Nhập số giờ làm việc ngoài giờ

Cách nhập: Tương tự chấm công nghỉ phép

Chấm công theo Ca: Chấm công theo Ca là chấm công theo từng ngày, người dùng chỉ

cần nhập số giờ làm việc của từng Ca, phần mềm tự động tính toán số giờ làm việc hành

chính, số giờ tăng ca,…




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Chấm công thời gian: Nhập thời gian làm việc theo từng ngày của từng nhân viên

(kế cả nhân viên ăn lương theo sản phẩm).




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Cách nhập: Nhập theo trình tự 1,2,3… như trong hình (Zoom lớn để xem cho rõ). 1

Số lưu ý:

- Mỗi phiếu chấm công chỉ nhập cho 1 ngày, 1 bộ phận và 1 ca làm việc.

- Không được chọn 1 nhân viên nhiều lần (nhiều dòng)

- Nhập đúng số giờ công ăn lương sản phẩm và ăn lương thời gian. Nếu nhập

nhầm lương sẽ tính sai.

Chấm công sản phẩm (Riêng): Nhập số lượng sản phẩm làm ra theo từng ngày

của từng nhân viên.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Cách nhập: Theo đúng trình tự 1,2,3 … như trong hình. Mố số điểm cần lưu ý:

- Mỗi phiếu chấm công chỉ chấm cho 1 ngày, 1 bộ phận, 1 máy sản xuất và 1

ca. Tách nhiều phiếu chấm công để nhập khi cần.

- Nếu sản phẩm không chia đơn giá riêng theo từng máy sản xuất thì chọn

máy sản xuất là ZZZ – Không sử dụng

- Nếu 1 nhân viên có nhiều sản phẩm thì chọn lần (nhiều dòng).

- Gõ số lượng sản phẩm trước khi nhấn nút Cập nhật giá.

- Nếu nhân viên/sản phẩm nào có trợ giá thì gõ % trợ giá (Trợ giá tính = % cột

Đơn giá)

Chấm công sản phẩm (Nhóm): Đối với những sản phẩm mà không thống kê riêng

cho từng nhân viên được thì chấm công theo nhóm. Phần mềm tự tính toán và chia

lại cho từng nhân viên dựa vào các tham số được thiết lập sẵn.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Cách nhập:

- Nhập theo trình tự 1,2,3… như trong hình.

- Phần Nhân viên: Các cột hệ số lương, hệ số abc, thời gian thực hiện phải >0

Hệ số lương: Hệ số đánh giá tay nghề của từng nhân viên

Hệ số abc: Hệ số đánh giá đóng góp của nhân viên trong nhóm.

Thời gian thực hiện: Thời gian nhân viên đó tham gia tạo ra lượng sản phẩm

trong bản chấm công hiện tại.

Cách chia số lượng chung cho từng nhân viên như sau:

Số lượng (1 sản

phẩm)/Người ố ả ẩ

(Số lượng sản phẩm chia cho tổng tích các hệ số của tất cả nhân viên trong

phiếu chấm công nhân với tích các hệ số của nhân viên đó)

Trong 3 tham số để tính chia sản phẩm, tham số nào không sử dụng thì nhập

= 1.

Nếu chia đều thì nhập cả 3 tham số = 1

Bảng giá lương sản phẩm: Khai báo bảng giá lương sản phẩm, bảng giá có thể chi

tiết đến từng ca và từng máy sản xuất.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Cách nhập:

- Nhập theo trình tự 1,2,3… như trong hình.

- Bảng giá bắt buộc nhập Máy sản xuất Nếu đơn giá sản phẩm không tính theo

từng máy thì chọn mã máy là ZZZ – Không sử dụng.

- Nếu đơn giá khác nhau giữa các ca thì chọn thêm tham số Ca làm việc. Nên

chuyển sự khác biệt đơn giá Ca thành hệ số lương của ca làm việc, còn đơn giá

lương không nên phụ thuộc Ca.

Hệ số lương sản phẩm: Bảng hệ số dùng để tính chia lương sản phẩm chấm theo

nhóm.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Thiết lập ngày nghỉ, tết: Khai báo các ngày nghỉ lễ, nghỉ tết theo quy định, phần mềm sẽ

cập nhật tự động các ngày này vào bảng chấm công.

Thiết lập ngày công chuẩn: Khai báo số ngày công làm việc/tháng. Số ngày làm

việc/tháng có thể tính theo thực tế (tùy tháng mà số ngày có thể khác nhau) hoặc lấy số

cố định (22 – 24 -26 ngày tùy có đi làm thứ 7 hay không).




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Cập nhật công: Lệnh tính để phần mềm xử lý công phục vụ tính lương

Báo cáo

Bảng chấm công tổng hợp (theo công): Tổng hợp công theo từng ngày của từng

nhân viên




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng chấm chi tiết (theo công): Chi tiết từng loại công của từng ngày của từng

nhân viên

Bảng chấm công tháng: Không chi tiết từng ngày




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng chấm công tổng hợp (Theo ca)

Bảng chấm công chi tiết (Theo ca)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng chấm công ngoài giờ (Theo công)

Bảng chấm công sản phẩm (tổng hợp)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng chấm công sản phẩm (chi tiết)

Quá trình nghỉ phép




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Lịch sử nghỉ phép

6. Tính lương

Tính lương công nhật: Tính lương những nhân viên ăn lương thuần công nhật




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Tính lương sản phẩm: Tính lương cho nhân viên ăn lương sản phẩm hoặc vừa sản

phẩm, vừa công nhật.

Tính phụ cấp: Tính phụ cấp theo thiết lập phụ cấp cho từng nhân viên hoặc chức vụ




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Điều chỉnh phụ cấp: Cho phép chỉnh sửa phụ cấp phần mềm tự tính hoặc nhập những

khoản phụ cấp chưa thiết lập cho phần mềm tự tính.

Điều chỉnh lương (Biệt lệ): Nhập những khoản điều chỉnh tăng hoặc giảm lương:

Thưởng, phạt,…




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Thanh toán lương: Thực hiện động tác này trước khi trả lương cho nhân viên. Nếu trả

lương mà không nhập trong phần thanh toán này thì in báo cáo nợ lương sai, bảng kê

lương chuyển khoản sẽ không có dữ liệu.

Báo cáo

Bảng lương tổng hợp




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng lương thời gian (theo Ca)

Bảng lương sản phẩm (tổng hợp)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng lương sản phẩm (chi tiết)

Bảng lương ngoài giờ (tổng hợp)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng lương ngoài giờ (chi tiết)

Phiếu thanh toán lương




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng lương chuyển khoản




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng tạm ứng lương

Bảng kê phụ cấp




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng kê biệt lệ

Tình hình nợ lương




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

7. Bảo hiểm – Thuế TNCN

Tính Bảo hiểm và KPCĐ: Thực hiện tính tự động các khoản BH và KPCĐ

Tính thuế TNCN: Thực hiện tính tự động thuế TNCN




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Điều chỉnh Bảo hiểm: Điều chỉnh hoặc tự tính và nhập các khoản trích bảo hiểm.

Điều chỉnh thuế TNCN: Sử dụng khi muốn điều chỉnh lại thuế TNCN do phần mềm tự

tính ra.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Tính nộp Bảo hiểm: Tính số tiền bảo hiểm cần nộp hàng tháng.

Nộp thuế TNCN: Thực hiện khi nộp thuế TNCN, để theo dõi công nợ thuế TNCN.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Danh sách LĐ tham gia Bảo hiểm: Nhập và in báo cáo bảo hiểm mẫu D02-TS, hầu hết

thông tin cần nhập phần mềm sẽ tự lấy.

Đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản: Nhập và in báo cáo bảo hiểm mẫu C66a và

C67a.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Đề nghị hưởng trợ cấp DSPHSK sau thai sản: Nhập và in báo cáo bảo hiểm mẫu

C69a

Đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT: Nhập và in mẫu báo cáo bảo hiểm A01a-TS




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Biểu thuế TNCN: Khai báo biểu thuế TNCN khi mức thuế TNCN có thay đổi

Báo cáo

Bảng tính thuế TNCN: Liệt kê và kiểm tra chi tiết thuế TNCN được tính như thế nào




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng kê quyết toán thuế (05A): Mẫu báo cáo thuế TNCN hàng năm (05A)

Danh sách người phụ thuộc: Kê danh sách thân nhân phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

của từng nhân viên.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Tình hình nợ thuế TNCN: Liệt kê tình hình nợ thuế TNCN (Đã khấu trừ thuế của

nhân viên nhưng chưa nộp)

Bảng tính các khoản Bảo hiểm – KPCĐ: Bảng kê chi tiết cách tính các khoản bảo

hiểm và KPCĐ




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Bảng tính nộp Bảo hiểm: Bảng kê chi tiết số tiền cần phải nộp bảo hiểm hàng

tháng.

Tình hình nợ Bảo hiểm: Kê tình hình nợ các khoản bảo hiểm đã trích khấu trừ vào

lương nhân viên nhưng chưa nộp.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Danh sách lao động tham gia Bảo hiểm

Đề nghị hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản

Đề nghị hưởng trợ cấp DSPHSK sau thai sản




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

D. Hỏi đáp

1. Trình tự các bước cần làm để triển khai phần mềm là gì?

Khi bắt đầu triển khai phần mềm HRM, ngoài việc cài đặt và học cách sử dụng phần

mềm, thì việc quan trong nhất là bước chuẩn bị dữ liệu ban đầu

Nhập các danh mục cơ bản: Ngân hàng, tỉnh thành, sản phẩm (nếu có tính lương

sản phẩm), Chức vụ, phòng ban/bộ phận,…

Danh sách nhân viên: Nhập danh sách nhân viên với đầy đủ tất cả thông tin về

hồ sơ, lý lịch, thông tin lương, hợp đồng lao động,…

Nhập thang lương (nếu sử dụng thang lương)

Thiết lập các khoản phụ cấp (nếu có)

Thiết lập lương cho từng nhân viên.

Thiết lập phụ cấp cho từng nhân viên.

Xây dựng bảng giá lương sản phẩm (nếu có)

Nhập xong dữ liệu cơ bản thì nhập dữ liệu phát sinh hàng ngày: Chấm công thời

gian, chấm công sản phẩm, Thay đổi thông tin nhân viên (nếu có),…

Cuối tháng: Chạy các lệnh xử lý để tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN

2. Trình tự các công việc hàng tháng cần làm để ra được bảng lương?

Hàng ngày: Cập nhật dữ liệu khi có thay đổi: Tăng lương, nhân viên mới, nhân viên

nghỉ việc,… Cập nhật chấm công ngày,…

Cuối tháng:

Kiểm tra bảng chấm công thời gian

Kiểm tra chấm công sản phẩm

Cập nhật công

Tính lương

Tính phụ cấp, thực hiện điều chỉnh phụ cấp (nếu có)

Nhập các biệt lệ (nếu có)

Tính bảo hiểm, kpcđ

Tính thuế

In và kiểm tra các báo cáo về lương, bảo hiểm, thuế.

Để tính lương đúng thì phải đảm bảo bảng chấm công đúng.

3. Sau khi hoàn thành chấm công, tính lương, muốn khóa dữ liệu kỳ lương đó lại để

không ai được vô tình hay cố ý sửa/xóa thì phải làm thế nào?

Sau khi hoàn thành dữ liệu lương hàng tháng, cần phải khóa dữ liệu tháng đó lại, để

ngăn ngừa việc bản thân hoặc người khác vô tình hay cố ý làm thay đổi dữ liệu

Sau khi khóa dữ liệu, nếu muốn sửa thì làm động tác ngược lại là mở ra.

Thao tác khóa/mở khóa: vào Thiết lập thông tin chung Sửa Chọn lại Kỳ mở sổ

và Kỳ đóng sổ cho phù hợp. Khoảng thời gian được thao tác dữ liệu chính là khoảng

thời gian từ Kỳ mở sổ đến Kỳ đóng sổ, dữ liệu ngoài khoảng thời gian này thì chỉ có

thể In, không chỉnh sửa được.




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

4. Nhân viên nghỉ việc thì phải thao tác trên phần mềm như thế nào?

Sau khi đơn xin nghỉ việc của nhân viên được duyệt, bạn vào thông tin nhân viên đó,

nhấn Sửa, chuyển qua Tab Thông tin khác, chuyển tình trạng lại thành: Đang xin

nghỉ việc, và nhập ngày xin nghỉ, ngày chính thức nghỉ.

Đến ngày nhân viên nghỉ việc, bạn có thể in quyết định nghỉ việc (nếu cần) .

Cuối tháng, sau khi nhân viên chính thức nghỉ và đã chấm công, tính lương cho nhân

viên xong, bạn chuyển tình trạng nhân viên đó lại thành: Đã nghỉ việc.

5. Tôi có dữ liệu nhân viên sẵn từ Excel, muốn nhập nhanh vào phần mềm thì có được

không?

Được, phần mềm cho phép nhập dữ liệu từ Excel vào phần mềm theo format định

nghĩa sẵn.

Bạn vào thư mục : “<thư mục cài phần mềm>\Import” để lấy file excel mẫu.

Sau khi nhập dữ liệu vào file mẫu thì có thể Import vào phần mềm theo hình bên

dưới (đường dẫn: Quản lý nhân sự\Tiện ích\Nhập khẩu danh sách nhân viên từ

Excel)




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

6. Nếu tỉ lệ trích các khoản bảo hiểm thay đổi, có cần chờ Junsky cập nhật lại phần mềm

không?

Tất nhiên là được.

Vào Thiết lập thông số HRM, nhấn sửa và chỉnh lại thông số cần sửa.

7. Nếu biểu thuế TNCN hoặc các mức giảm trừ gia cảnh thay đổi thì phải làm sao?

Mức giảm trừ gia cảnh sửa trong Thiết lập thông số HRM (Xem câu 6)

Sửa biểu thuế TNCN: Xemtrong hướng dẫn Biểu thuế TNCN

8. Chính sách và dịch vụ sau bán hàng của Junsky như thế nào?




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

Triển khai: Cài đặt, khảo sát, tư vấn và hướng dẫn sử dụng tận nơi.

Hỗ trợ: Thời gian hỗ trợ miển phí là 12 tháng, kể từ ngày ký hợp đồng.

9. Phần mềm có nhận dữ liệu chấm công từ máy chấm công được không?

Phần mềm cho phép nhận dữ liệu chấm công từ máy điện tử: Máy vân tay, thẻ từ,..

Mỗi loại máy chấm công có dữ liệu đầu ra là định dạng file khác nhau và cấu trúc

khác nhau, do đó, muốn import dữ liệu chấm công cần phải khảo sát file chấm công

mẫu của từng loại máy Điều chỉnh phần mềm để nhận dạng cho đúng.

10. Nếu tôi quên mật khẩu đăng nhập phần mềm thì phải làm sao?

Nhờ người dùng quyền quản trị xóa mật khẩu.

Người dùng Quản trị xóa mật khẩu trong Danh sách người dùng.

11. Tôi muốn kiểm tra xem ai đã xem/sửa/xóa dữ liệu phần mềm thì có được không?

Được, phần mềm có tính năng ghi log: Ghi nhận tất cả thao tác xem, thêm, sửa, xóa,

in của người dùng, gọi là Lịch sử truy cập.

Xem Lịch sử truy cập tại Quản trị hệ thống\Lịch sử truy cập

12. Tôi muốn về nhà vẫn sử dụng phần mềm thì phải làm thế nào?

Phần mềm có thể sử dụng Online, mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, để sử dụng Online thì

cần 1 số điều kiện đi kèm.

Phải có máy chủ cấu hình tương đối, cài đặt Windows Server 2003 trở lên

Nơi đặt máy chủ phải có Internet cáp quang >=10Mb

Phải có IP tĩnh (nếu không có IP tĩnh thì có thể dùng tạm dịch vụ như No-ip hoặc

Dyndns nhưng độ ổn định không cao).

13. Tôi muốn phân quyền cho Sếp chỉ xem và in báo cáo thôi, không được quyền tác động

dữ liệu thì làm sao?

Được, Chỉ phân quyền cột Run (xem) và cột Print (In)

14. Muốn sao lưu (backup) dữ liệu, copy ra USB, đề phòng hư máy tính thì làm thế nào?

Có cài tự động không?

Phần mềm có hai chế độ backup: Thủ công hoặc tự động.

Backup tự động luôn luôn được cài đặt ngay khi cài phần mềm. Lệnh backup tự động

cài đặt theo lịch Schedule của windows, đến lịch hẹn, windows sẽ gọi lệnh backup

của phần mềm. Lịch backup có thể cài đặt 1 ngày 1 lần, 2 lần hoặc sau mỗi n giờ.

Lệnh backup thủ công dành cho người dùng muốn chủ động backup khi cần. Xem

hình bên dưới:




Tel: (08) 6684 4557 - Fax: (08) 3716 3416

15. Cài lại windows thì có cần cài lại phần mềm không? Có tính phí không? Bao nhiêu?

Nếu cài lại windows thì chắc chắn phải cài lại phần mềm.

Cài lại phần mềm có thể do IT cài là được, khi triển khai phần mềm có 1 buổi hướng

dẫn IT cài phần mềm.

Nếu IT không cài được hoặc không có IT, Bên Junsky sẽ hỗ trợ cài giúp.

Nếu còn trong thời hạn hỗ trợ theo hợp đồng thì là miễn phí.

Thông thường, sau khi hết hạn bảo hành 1 năm theo hợp đồng, chúng tôi sẽ gửi

khách hàng hợp đồng bảo trì, và hợp đồng bảo trì đã bao gồm chi phí cài lại phần

mềm.



Phần mềm quản lý nhân sự JunSky HRM

Education

Transcript of Phần mềm quản lý nhân sự JunSky HRM