Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full)

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold

| www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1

MỤC LỤC

Chƣơng 01 ..................................................................................................................................... 10 Giới Thiệu ...................................................................................................................................... 10

I. Khái niệm phần mềm và phần mềm quản lý ................................................................... 11

II. Vì sao cần có phần mềm quản lý nguồn nhân lực?........................................................ 12

III. Khái niệm 03 lớp của phần mềm quản lý Nhân sự trực tuyến eTimeGold................. 12

IV. Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold ..................................................... 13

V. Một số thao tác thƣờng dùng khi sử dụng eTimeGold .................................................. 18

VI. Điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold ......................................................................... 25

VII. Tổng Quan về eTimeGold ............................................................................................ 26

VIII. Mô hình điện toán đám mây & Bảo mật dữ liệu ....................................................... 30

Chƣơng 2 ....................................................................................................................................... 31

Đăng Nhập & Cấp Quyền ............................................................................................................. 31

A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN ............................................................................... 32

I. Đăng ký mới Tài Khoản (Account) .................................................................................. 32

II. Các hình thức Đăng Nhập ............................................................................................... 35

III. Khởi tạo Ngƣời Dùng (User) ......................................................................................... 40

IV. Tùy chỉnh Nhóm & Danh sách chức năng .................................................................... 45

V. Cách thay đổi mật khẩu đăng nhập ................................................................................. 52

B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO ........................................................................... 55

I. Phân cấp user ..................................................................................................................... 55

II. Phân quyền Quản Lý........................................................................................................ 58

III. Quyền Dữ Liệu ............................................................................................................... 62

IV. Quyền Quản lý chức năng.............................................................................................. 67

Chƣơng 3 ....................................................................................................................................... 70 Khởi Tạo Quản Lý ........................................................................................................................ 70

A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN ............................................................................... 71

I. Khởi tạo phòng ban (bộ phận) trong công ty ................................................................... 71

II. Chỉnh sửa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo................................................................... 73

III. Xóa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo ........................................................................... 74

IV. Đăng ký chuyển phòng ban (bộ phận) và hiệu lực ....................................................... 75

V. Khởi tạo chức vụ trong công ty ...................................................................................... 80

VI. Chỉnh sửa chức vụ đã khởi tạo ...................................................................................... 82

VII. Xóa chức vụ đã khởi tạo ............................................................................................... 83

VIII. Đăng ký chuyển chức vụ và hiệu lực ......................................................................... 84

IX. Khởi tạo chức danh trong công ty ................................................................................. 89

X. Chỉnh sửa chức danh đã khởi tạo .................................................................................... 91

XI. Xóa chức danh đã khởi tạo ............................................................................................ 92

XII. Đăng ký chuyển chức danh và hiệu lực ....................................................................... 93

B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO ........................................................................... 97

I. Thiết Lập Cơ Cấu Tổ Chức .............................................................................................. 97



II. Quản lý mã văn bản tự động ......................................................................................... 100

III. Khởi tạo quy định phiếu Chuyển phòng ban, Chuyển chức vụ, Chuyển chức danh.104

IV.Khởi tạo thuộc tính mở rộng ......................................................................................... 107

V. Ngày Xem Hồ Sơ ........................................................................................................... 109

VI. Quy trình chứng từ chuyển phòng ban, chức vụ, chức danh. .................................... 110

Chƣơng 4 ..................................................................................................................................... 123 Profile Nhân Viên........................................................................................................................ 123

A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN ............................................................................. 124

I. Khai Báo Mới Một Hồ Sơ Nhân Viên ........................................................................... 124

II. Bổ Sung Thông Tin Công Ty ........................................................................................ 127

III. Khai Báo Thông Tin Cá Nhân ..................................................................................... 130

IV. Thông Tin Gia Đình ..................................................................................................... 137

V. Kinh Nghiệm Làm Việc ................................................................................................ 142

VI. Trình Độ Học Vấn ........................................................................................................ 146

VII. Kỹ Năng Của Nhân Viên ............................................................................................ 150

VIII. Chỉnh Sửa Thông Tin Hồ Sơ Nhân Viên ................................................................. 154

B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO ......................................................................... 156

I. Thiết Lập Quyền Login User .......................................................................................... 156

II. Ngày Xem Hồ Sơ ........................................................................................................... 158

Chƣơng 5 ..................................................................................................................................... 159 Nhóm Nhân Sự ............................................................................................................................ 159


I. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực toàn nhân viên ............................................................ 160

II. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực theo nhân viên ........................................................... 162

III. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực theo điều kiện .......................................................... 165

IV. Chỉnh sửa và hủy bỏ một nhóm nhân sự cố định ....................................................... 169

V. Chuyển nhóm nhân sự ................................................................................................... 172

VI. Nhóm biến động nhân sự ............................................................................................. 177

VII. Chỉnh sửa và hủy hiệu lực nhóm biến động nhân sự ................................................ 181

VIII. Chuyển nhóm biến động nhân sự ............................................................................. 184


I. Khởi tạo chuyển nhóm nhân sự ...................................................................................... 190

II. Ngày xem hồ sơ nhóm biến động ................................................................................. 197

III. Quy trình chứng từ chuyển nhóm nhân sự .................................................................. 198

IV. Quản lý và xem lịch sử thay đổi chứng từ nhóm biến động nhân sự. ....................... 206

Chƣơng 6 ..................................................................................................................................... 212 Giờ làm việc và giờ nghỉ ........................................................................................................... 212


I. Định nghĩa ca kíp làm việc ............................................................................................. 213

II. Chỉnh sửa thông tin ca làm việc đã khởi tạo ................................................................ 217

III. Xóa thông tin ca làm việc đã khởi tạo ......................................................................... 218

IV. Định nghĩa ca kíp làm việc với giờ cơm giữa ca không tính vào thời gian làm việc219



V. Nhập liệu đổi ca làm việc và hiệu lực .......................................................................... 221

VI. Khai báo danh sách ngày nghỉ lễ ................................................................................. 225

VII. Phụ cấp thời gian ......................................................................................................... 228

VIII. Điều kiện phân loại thời gian phụ cấp thời gian ...................................................... 233


I. Đối tƣợng hiệu lực theo ngày nghỉ lễ ............................................................................. 234

II. Đối tƣợng hiệu lực loại phụ cấp thời gian .................................................................... 239

III. Quản trị điều kiện phân loại phụ cấp thời gian ........................................................... 242

IV. Đặc điểm phân loại phụ cấp thời gian ở mốc 0h ........................................................ 245

V. Thứ tự ƣu tiên khi phân loại phụ cấp thời gian ............................................................ 247

VI. Chọn đơn vị hiển thị dữ liệu phụ cấp thời gian .......................................................... 248

VII. Tự động làm tròn phụ cấp thời gian theo quy tắc riêng của công ty. ...................... 249

VIII. Quy trình chứng từ Đổi ca & Hiệu lực ..................................................................... 251

IX. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Đổi ca..................................................................... 257

Chƣơng 7 ..................................................................................................................................... 261 Nghỉ Phép .................................................................................................................................... 261


I. Khởi Tạo Loại Nghỉ Vắng .............................................................................................. 262

II. Chỉnh sửa thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo ........................................................... 263

III. Hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo............................................................... 263

IV. Đăng ký nghỉ vắng dài hạn .......................................................................................... 265

V. Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo ..................................................... 267

VI. Xóa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo .............................................................. 268

VII. Đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian ......................................................................... 269

VIII. Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo ................................. 271

IX. Xóa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo .............................................. 272


I. Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ nghỉ vắng dài hạn và nghỉ

vắng khoảng thời gian ........................................................................................................ 273

II. Quy trình chứng từ nghỉ vắng dài hạn .......................................................................... 276

III. Quy trình chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian ......................................................... 280

IV. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Nghỉ vắng dài hạn ................................................. 284

V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ vắng khoảng thời gian ............................................ 290

Chƣơng 8 ..................................................................................................................................... 296 Tăng Ca ........................................................................................................................................ 296


I. Khởi tạo tăng ca ............................................................................................................... 297

II. Chỉnh sửa thông tin loại tăng ca đã khởi tạo ................................................................ 299

III. Hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã khởi tạo ................................................................... 300

IV. Điều kiện phân loại thời gian tăng ca .......................................................................... 302

V. Tăng ca tự động trƣớc giờ vào & Hiệu lực .................................................................. 303

VI. Tăng ca tự động sau giờ ra & Hiệu lực ....................................................................... 305



VII. Đăng ký tăng ca & Hiệu lực ....................................................................................... 307

VIII. Chỉnh sửa thông tin tăng ca đã đăng ký ................................................................... 309

IX. Hủy bỏ phiếu đăng ký tăng ca đã nhập liệu ................................................................ 310

X. Chỉ định loại tăng ca khi đăng ký phiếu tăng ca .......................................................... 311

XI. Đăng ký tăng ca qua ngày ............................................................................................ 312


I. Đối tƣợng hiệu lực loại tăng ca ...................................................................................... 314

II. Quản trị điều kiện phân loại tăng ca ............................................................................. 319

III. Đặc điểm phân loại tăng ca ở mốc 0h ......................................................................... 321

IV. Thứ tự ƣu tiên khi phân loại tăng ca ........................................................................... 323

V. Chọn đơn vị hiển thị dữ liệu tăng ca............................................................................. 324

VI. Làm tròn giờ tăng ca tự động theo quy tắc riêng của công ty. .................................. 325

VII. Khái niệm [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày] .............................................................. 327

VIII. Quy trình chứng từ cho tăng ca & Hiệu lực ............................................................. 328

IX. Quản lý và xem lịch sử chứng từ tăng ca .................................................................... 336

Chƣơng 9 ..................................................................................................................................... 341 Thôi Việc ..................................................................................................................................... 341


I. Sử dụng mẫu đơn xin thôi việc của hệ thống ................................................................ 342

II. Nhập liệu thôi việc & Hiệu lực ..................................................................................... 343

III. Chỉnh sửa thông tin đơn xin thôi việc đã nhập ........................................................... 345

IV. Hủy bỏ đơn xin thôi việc đã nhập ............................................................................... 346

V. In đơn xin thôi việc ........................................................................................................ 347


I. Mã tự động cho văn bản thôi việc .................................................................................. 349

II. Mẫu đơn xin thôi việc .................................................................................................... 350

III. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý thôi việc............................................................ 352

IV. Quy trình chứng từ thôi việc & Hiệu lực .................................................................... 353

V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Thôi Việc ................................................................ 361

Chƣơng 10 ................................................................................................................................... 366 Biểu Mẫu Bảo Hiểm ................................................................................................................... 366

I. Chính sách phúc lợi và công tác quản lý ....................................................................... 367

II. Danh mục khám chữa bệnh theo quy định Bảo hiểm hiện hành ................................. 367

III. Tờ khai 01-TBH: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc ...................... 371

IV. Mẫu 01a-TBH: Danh sách lao động tham gia và đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT375

V. Mẫu 02a-TBH: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN ...................... 379

VI. Mẫu 03a-TBH: Danh sách điều chỉnh lao động và mức đóng BHXH, BHYT, BHTN383

VII. Mẫu 03b-TBH: Danh sách lao động điều chỉnh hồ sơ BHXH, BHYT, BHTN ...... 393

VIII. Mẫu C66a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng chế độ ốm đau ........... 396

IX. Mẫu C67a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng chế độ thai sản ............. 400

X. Mẫu C68a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng trợ cấp DSPHSK sau ốm

đau ........................................................................................................................................ 403



XI. Mẫu C69a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng trợ cấp DSPHSK sau thai

sản ........................................................................................................................................ 406

XII. Mẫu C70a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng trợ cấp DSPHSK sau điều

trị thƣơng tật, bệnh tật do TNLĐ-BNN ............................................................................. 408

Chƣơng 11 ................................................................................................................................... 411 Tính công ..................................................................................................................................... 411

Sơ lƣợc khái niệm Tính Công ............................................................................................ 412


I. Hình thức tính công và tự động nhận diện ca làm việc ................................................. 414

II. Upload dữ liệu log giờ chấm công ................................................................................ 419

III. Xem kết quả công ......................................................................................................... 422

IV. Truy xuất dữ liệu công ................................................................................................. 429

V. Định nghĩa tuần làm việc .............................................................................................. 433

VI. Lịch làm việc ................................................................................................................ 436

VII. Nhập liệu phiếu đổi lịch làm việc và hiệu lực ........................................................... 446

VIII. Tính Công & Ca Kíp Chuẩn ..................................................................................... 451

IX. Manual ca kíp ............................................................................................................... 452

X. Advance ca kíp ............................................................................................................... 457


I. Xoay ca tự động trong ca kíp chuẩn ............................................................................... 461

II. Thứ tự ƣu tiên của lịch làm việc (ca kíp bƣớc 3) ......................................................... 463

III. Cài đặt đơn vị hiển thị khi tính công ........................................................................... 464

IV. Cài đặt quy luật làm tròn dữ liệu công ........................................................................ 469

V. Quy trình chứng từ Đổi lịch làm việc & Hiệu lực ....................................................... 473

VI. Quản lý và xem lịch sử chứng từ đổi lịch làm việc .................................................... 480

Chƣơng 12 ................................................................................................................................... 486

Khoản Khác ................................................................................................................................. 486

Mức độ cần thiết của việc quản lý dữ liệu lƣơng theo khoản khác? ............................... 487


I. Khởi tạo một khoản khác ................................................................................................ 488

II. Chỉnh sửa thông tin khoản khác đã khởi tạo ................................................................ 489

III. Hủy bỏ thông tin khoản khác đã khởi tạo ................................................................... 489

IV. Nhập liệu khoản khác & Hiệu lực ............................................................................... 490

V. Thay đổi cục bộ số liệu khoản khác cho nhân viên chỉ định ...................................... 493

VI. Ý nghĩa giá trị và giá trị tính trong khoản khác .......................................................... 495

VII. Chỉnh sửa nhập liệu khoản khác ................................................................................ 496

VIII. Xóa nhập liệu khoản khác ......................................................................................... 499


I. Đối tƣợng hiệu lực khoản khác ...................................................................................... 501

II. Mã văn bản tự động và khoản khác .............................................................................. 504

III. Mẫu báo cáo số liệu khoản khác .................................................................................. 505

IV. Quy trình chứng từ Khoản khác & Hiệu lực .............................................................. 506



V. Phân tán nhập liệu .......................................................................................................... 511

VI. Xem và quản lý lịch sử chứng từ khoản khác............................................................. 511

Chƣơng 13 ................................................................................................................................... 516 Công Thức Lƣơng ....................................................................................................................... 516


I. Định nghĩa Kỳ lƣơng ....................................................................................................... 518

II. Kỳ lƣơng lùi tháng ......................................................................................................... 520

III. Khởi tạo công thức lƣơng............................................................................................. 522


I. Khái quát thành phần công thức lƣơng ......................................................................... 525

II. Quy ƣớc cài đặt công thức lƣơng trên eTimeGold ...................................................... 526

III. Đặc điểm công thức lƣơng trong 01 cell của eTimeGold .......................................... 526

IV. Ký khóa (từ khóa) trong công thức lƣơng eTimeGold .............................................. 527

V. Thứ tự ƣu tiên toán tử trong công thức lƣơng eTimeGold .......................................... 527

VI. 5 đặc điểm nổi bật khi quản trị công thức lƣơng eTimeGold .................................... 528

VII. Đối tƣợng hiệu lực công thức lƣơng eTimeGold ...................................................... 533

VIII. Tham số trong công thức lƣơng eTimeGold ............................................................ 536

IX. Định nghĩa công thức lƣơng sƣu tập trong eTimeGold ............................................. 537

X. Tính kế thừa của công thức lƣơng eTimeGold ............................................................ 539

XI. Đối tƣợng hiệu lực kỳ lƣơng........................................................................................ 545

Chƣơng 14 ................................................................................................................................... 547 Tính lƣơng ................................................................................................................................... 547


I. Định nghĩa ngạch bậc lƣơng ........................................................................................... 548

II. Khởi tạo hạng mục cơ bản ............................................................................................. 552

III. Nhập liệu phiếu đăng ký hạng mục cơ bản và hiệu lực ............................................. 559

IV. Tính lƣơng..................................................................................................................... 568

V. Xem kết quả lƣơng ........................................................................................................ 574


I. Mã văn bản tự động và hạng mục cơ bản ...................................................................... 576

II. Biểu mẫu hạng mục cơ bản ........................................................................................... 578

III. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý đổi hạng mục cơ bản ....................................... 579

IV. Nhân viên & Các yếu tố biến động trong kỳ tính lƣơng ............................................ 581

V. Cảnh báo lƣơng .............................................................................................................. 584

VI. Quy trình chứng từ Đổi hạng mục cơ bản & Hiệu lực ............................................... 588

Chƣơng 15 ................................................................................................................................... 601 Khen Thƣởng - Kỷ Luật.............................................................................................................. 601

Chính sách và sự nỗ lực của nhân viên? ............................................................................ 602

Lựa chọn chính sách nào: khen thƣởng hay kỷ luật? ....................................................... 602


KHEN THƢỞNG.................................................................................................................... 603

I. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng cá nhân ............................................... 603



II. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng phòng ban ......................................... 605

III. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng tập thể .............................................. 607

IV. Chỉnh sửa thông tin loại khen thƣởng đã khởi tạo ..................................................... 609

V. Hủy bỏ thông tin loại khen thƣởng đã khởi tạo ........................................................... 610

VI. Nhập liệu khen thƣởng & Hiệu lực ............................................................................. 612

KỶ LUẬT ................................................................................................................................ 619

I. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng cá nhân......................................................... 619

II. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng phòng ban................................................... 621

III. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng tập thể ....................................................... 623

IV. Chỉnh sửa thông tin loại kỷ luật đã khởi tạo ............................................................... 625

V. Hủy bỏ thông tin loại kỷ luật đã khởi tạo ..................................................................... 626

VI. Nhập liệu kỷ luật & Hiệu lực ....................................................................................... 628


I. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý khen thƣởng ........................................................ 635

II. Mã văn bản tự động và khen thƣởng ............................................................................ 637

III. Biểu mẫu quyết định khen thƣởng............................................................................... 638

IV. Quản lý khen thƣởng và kỷ luật theo quy trình chứng từ .......................................... 639

V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ khen thƣởng ............................................................ 648

Chƣơng 16 ................................................................................................................................... 654 Hợp Đồng Lao Động ................................................................................................................... 654


I. Định Nghĩa Loại Hợp Đồng Lao Động.......................................................................... 655

II. Chỉnh Sửa Loại Hợp Đồng Lao Động .......................................................................... 658

III. Bỏ Hiệu Lực Loại Hợp Đồng Lao Động..................................................................... 659

IV. Ký Hợp Đồng Lao Động Cho Nhân Viên .................................................................. 661

V. Chỉnh Sửa Hợp Đồng Lao Động .................................................................................. 664

VI. Xóa Hợp Đồng Lao Động ............................................................................................ 665

VII. Theo Dõi Hợp Đồng Lao Động.................................................................................. 666


I. Mã Tự Động..................................................................................................................... 671

II. Ngày xem hồ sơ.............................................................................................................. 672

III. Template hợp đồng lao động ....................................................................................... 674

IV. Thay đổi cách xem biểu đồ .......................................................................................... 677

Chƣơng 17 ................................................................................................................................... 680 Báo Cáo........................................................................................................................................ 680


I. Một số điều khiển khi xem báo cáo................................................................................ 681

II. Xem báo cáo theo dạng mở tab ..................................................................................... 682

III. Xem báo cáo theo dạng mở cửa sổ mới (window) ..................................................... 683

IV. Xem báo cáo đƣợc mở từ shortcut .............................................................................. 684




I. Khái niệm ngày xem hồ sơ khi mở báo cáo................................................................... 685

II. Xem báo cáo theo chi nhánh hoặc theo phòng ban ...................................................... 686

III. Chọn thời gian xem báo cáo ........................................................................................ 687

IV. Chọn đối tƣợng xem báo cáo ....................................................................................... 691

V. Phân quyền báo cáo ....................................................................................................... 692

VI. Download & upload báo cáo ....................................................................................... 695

VII. Tạo warter mark trên báo cáo ..................................................................................... 698

VIII. Sơ lƣợc danh sách báo cáo trên eTimeGold ............................................................ 701

Chƣơng 18 ................................................................................................................................... 706 ĐÁNH GIÁ KPI .......................................................................................................................... 706


I. Lƣu đồ & tiến trình đánh giá .......................................................................................... 707

II. Khởi tạo tiêu chí đánh giá KPIs .................................................................................... 707

III. Tiêu chí đánh giá mặc định do nhà cung cấp khai báo .............................................. 711

IV. Khởi tạo thành phần của tiêu chí kiểu lựa chọn ......................................................... 713

V. Khởi tạo kế hoạch đánh giá ........................................................................................... 717

VI. Khởi tạo danh sách tiêu chí trong kế hoạch đánh giá ................................................. 719

VII. Khởi tạo đối tƣợng đánh giá ....................................................................................... 722

VIII. Khởi tạo ngƣời đánh giá ............................................................................................ 725

IX. Khởi tạo tiến trình đánh giá ......................................................................................... 729

X. Thực hiện đánh giá KPIs ............................................................................................... 732

XI. Theo dõi đánh giá KPIs ................................................................................................ 736


I. Khái niệm Ngày xem hồ sơ trong đánh giá KPI............................................................ 739

II. Phân cấp tiến trình đánh giá .......................................................................................... 740

III. Thay đổi tiêu chí đánh giá theo tiến trình đánh giá .................................................... 741

IV. Thay đổi ngƣời đánh giá theo tiến trình đánh giá....................................................... 745

Chƣơng 19 ................................................................................................................................... 747

Tuyển Dụng ................................................................................................................................. 747

I. Khởi tạo hồ sơ ứng viên .................................................................................................. 748

II. Lập kế hoạch tuyển dụng ............................................................................................... 751

III. Kết quả tuyển dụng ....................................................................................................... 756

IV. Hoàn tất tuyển dụng ..................................................................................................... 760

Chƣơng 20 ................................................................................................................................... 763 Đào Tạo........................................................................................................................................ 763

I. Cài Đặt Đào Tạo .............................................................................................................. 764

II. Trung Tâm Đào Tạo ...................................................................................................... 767

III. Khóa Đào Tạo ............................................................................................................... 770

IV. Quản Lý Đào Tạo ......................................................................................................... 777

V. Kết Quả Đào Tạo ........................................................................................................... 781

VI. Lịch Sử Đào Tạo .......................................................................................................... 784

Chƣơng 21 ................................................................................................................................... 785 Quy trình chứng từ ...................................................................................................................... 785




I. Phân cấp user theo cây thƣ mục ..................................................................................... 786

II. Phân bổ quyền dữ liệu cho chứng từ ............................................................................ 789

III. Hƣớng dẫn thực hiện quy trình chứng từ cơ bản ........................................................ 793


I. Khởi tạo chức danh ......................................................................................................... 797

II. Giới hạn quyền quản lý bằng cách theo phòng ban, chức vụ ...................................... 799

III. Bảo mật chứng từ.......................................................................................................... 802

IV. Ủy Quyền Chứng Từ .................................................................................................... 809

V. Quản Lý Chứng Từ ........................................................................................................ 825

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 1 : Giới Thiệu


Chƣơng 01

Giới Thiệu

Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội

dung sau:

Khái niệm 03 lớp của 01 phần mềm quản lý nhân sự online.

Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold.

Tự kiểm tra và nhận biết điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold.

Thông tin cấu hình máy tính.

Điều kiện mạng.

Trình duyệt web.

Trang Tổng Quan của hệ thống eTimeGold.

Mô hình điện toán đám mây & bảo mật dữ liệu.



I. Khái niệm phần mềm và phần mềm quản lý Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh đƣợc viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trình tự

xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một vấn đề tính toán nào đó.

Phần mềm mang lại cho con ngƣời sự tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian đồng thời sản xuất phần mềm cũng

mang tính cạnh tranh nhằm đƣa nền công nghệ phát triển ngày một lớn mạnh hơn.

Có thể phân loại phần mềm theo phƣơng thức hoạt động nhƣ là phần mềm hệ thống (Windows, Linux, ...), phần

mềm ứng dụng (office, ...), ...

Ngày nay, các phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực là một trong những vấn đề nổi trội, đƣợc sự quan tâm

không chỉ của ngƣời sử dụng mà còn của các nhà đầu tƣ phát triển sản xuất phần mềm. Đây là một trong những

loại hình phần mềm ứng dụng đang đƣợc lựa chọn để hỗ trợ cho các doanh nghiệp giải quyết những vấn đề

vƣớng mắc hiện nay về nguồn nhân lực.

Tùy theo khả năng ứng dụng ngƣời ta có thể sử dụng 02 khái niệm “đóng gói” và “theo đơn đặt hàng” để mô tả

việc phân chia phạm vi ứng dụng của phần mềm liên quan đến nguồn nhân lực.

Phần mềm quản lý là phần mềm ứng dụng với nhiệm vụ tin học hóa các quy trình truyền thống, thủ công chứ

không chỉ đơn thuần là công việc lƣu trữ hay xử lý thông tin.

Việc xây dựng một phần mềm quản lý tốt phụ thuộc nhiều vào 02 yếu tố:

Sự am hiểu chuyên môn quản lý của nhà sản xuất phần mềm.

Một công cụ đủ mạnh để ngƣời kỹ thuật có thể tự tin diễn đạt đƣợc ý đồ quản lý trên phần mềm.

Nguồn nhân lực là một vấn đề mang trọng số cao trong việc xây dựng và phát triển công ty. Công tác quản lý

nguồn nhân lực đòi hỏi chuyên môn, kỹ năng cao và tốn không ít chi phí. Vì vậy, phần mềm quản lý nguồn nhân

lực tự bản thân nó đòi hỏi rất nghiêm ngặt về chuyên môn quản lý, hiệu quả sử dụng và khả năng tin học hóa các

quy trình nhân sự trong công tác quản lý.

Nhân sự là vấn đề về con ngƣời và hầu hết quản lý con ngƣời cần sự uyển chuyển, linh động, không theo quy tắc

1+1=2. Nguyên tác quản lý không cứng nhắc, khuôn mẫu, tuy vậy vẫn phải luôn đảm bảo tính chính xác tuyệt

đối khi thực hiện tính toán số liệu liên quan đến việc quản lý con ngƣời.

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực cũng cần phải đạt độ “động”, yếu tố “động” ở đây chúng tôi muốn nói đến đó

là đủ “mở” để nhà quản lý có thể tự định nghĩa, xây dựng các nguyên tắc quản lý của mình và đủ “đóng” để

ngƣời sử dụng có thể kiểm soát kết quả, đảm bảo yếu tố bảo mật số liệu.

Ngoài ra, yếu tố “dẻo” trong phần mềm quản lý nguồn nhân lực cũng không thể thiếu; “dẻo” để diễn tả sự linh

hoạt, thân thiện và độ đẹp của giao diện khi sử dụng. “Dẻo” để đạt đƣợc ý đồ tin học hóa quy trình quản lý trên

phần mềm sao cho giống nhƣ trình tự thực tế quản lý trên giấy tờ.

Cùng với tốc độ phát triển nhanh, rộng của công nghệ trên nền Internet và các thiết bị di động, xu hƣớng phần

mềm quản lý đang chuyển dần sang trực tuyến, phù hợp tiêu chí “bất cứ đâu”, “bất kỳ thời gian nào” đều có thể

sử dụng.



II. Vì sao cần có phần mềm quản lý nguồn nhân lực? Nhân sự của Bạn có phải là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của Công ty không?

Bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho việc giải quyết các vấn đề về nhân sự nhƣ Tuyển dụng-Đào tạo-Chấm

công-Tiền lƣơng -Bảo hiểm- Đánh giá- Báo cáo- Tổng hợp?

Nếu Bạn đang sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự thì chi phí công ty phải bỏ ra bao gồm phần cứng, phần mềm

và nhân lực để duy trì hoạt động này lớn đến mức nào?

Trả lời cho những băn khoăn nêu trên, Đa Năng cho ra đời sản phẩm phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực

tuyến eTimeGold.

Chúng tôi luôn mong muốn hỗ trợ giải quyết mọi vấn đề về nhân sự từ đơn giản đến phức tạp nhất để Doanh

nghiệp có nhiều thời gian hơn tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của mình.

Đã đến lúc bạn có thể tạm quên các báo cáo mang tính thủ công, đầy cảm tính với các phần mềm cài đặt rời rạc

trên các máy nội bộ. Hãy đến với website www.phanmemnhansu.dnd.vn cùng với bộ tài liệu này để khám phá và

cảm nhận hiệu quả mà eTimeGold sẽ mang đến.

Luôn luôn cải tiến kỹ thuật, lắng nghe phản hồi từ khách hàng và cân bằng hiệu quả sử dụng là các yếu tố để

eTimeGold phấn đấu đạt đủ các đặc điểm “động” và “dẻo” của một phần mềm quản lý nguồn nhân lực trực

tuyến cần có nhƣ đã bàn thảo ở trên.

III. Khái niệm 03 lớp của phần mềm quản lý Nhân sự trực

tuyến eTimeGold

03 lớp của phần mềm quản lý nguồn nhân lực eTimeGold bao gồm:

Storage (lƣu trữ): có nhiệm vụ lƣu thông tin nhập liệu của ngƣời dùng vào kho dữ liệu chung.

Calculator (tính toán): thực hiện tính toán để đƣa ra kết quả căn cứ vào tập dữ liệu đã đƣợc input vào hệ thống (ngƣời dùng nhập liệu, khởi tạo, số liệu từ thiết bị khác (nhƣ máy chấm công), kết quả từ quy trình trƣớc

…) và các tham số tính toán (công thức lƣơng, điều kiện chính sách, …).

Management (quản trị): có nhiệm vụ liên kết các khởi tạo quản lý và thông tin nhập liệu để hệ thống thực thi theo lƣu đồ quản lý quy định của công ty, thực hiện phân quyền sử dụng và phân cấp quản lý thông tin cũng

nhƣ bảo mật chứng từ theo cấp bậc.

http://www.phanmemnhansu.dnd.vn/



IV. Từ kỹ thuật & khái niệm quản lý trong eTimeGold

A

Account: tài khoản ngƣời dùng đăng ký trên website http://phanmemnhansu.dnd.vn/ và đƣợc xác nhận qua

email.

C

Ca kíp: thời gian làm việc trong một ngày theo nội quy công ty.

Ca qua ngày: thời gian làm việc đêm (một ca làm việc bắt đầu từ ngày hiện tại vƣợt qua mốc 0h và kết thúc ca

làm việc vào ngày hôm sau).

Cây thƣ mục: dạng phân cấp để xây dựng chính sách quản lý trên eTimeGold.

Chức danh: khái niệm để hệ thống phân cấp quản lý theo quy trình chứng từ.

Chức vụ: khái niệm để hệ thống quản lý cấp bậc của nhân viên.

Chứng từ và quy trình chứng từ: Chứng từ là các phiếu đăng ký của nhân viên, và quy trình chứng từ là sự

luân chuyển các chứng từ qua các cấp để có đƣợc sự chấp nhận hoặc bác bỏ các phiếu đăng ký.

Công thức lƣơng: Tham số tính toán hỗ trợ ngƣời dùng tính số liệu tiền lƣơng căn cứ vào nội quy chính sách

của công ty.

Công thức lƣơng kế thừa: định nghĩa công thức lƣơng 01 lần trong 01 kỳ lƣơng để sử dụng chung cho các kỳ

tính lƣơng khác mà không cần lặp lại việc khai báo công thức.

Công thức sƣu tập: tham số tính toán hỗ trợ ngƣời dùng thống kê số liệu trong khoảng thời gian của nhiều kỳ

lƣơng theo yêu cầu quản lý. Chẳng hạn nhƣ tính tổng thu nhập của nhân viên trong năm.

Cột (field, trƣờng, ô): khái niệm để hệ thống dùng để quản lý thông tin dữ liệu riêng lẻ trong tập dữ liệu. Ví dụ:

cột [họ và tên] trên lƣới danh sách nhân viên.

Một số ví dụ khác:

Cột [Mã AC]: Chứa dữ liệu mã trên máy chấm công

Cột [Mã Nhân Viên]: chứa dữ liệu mã của nhân viên trên phần mềm

Hình minh họa: : Cây thư mục Chi nhánh/Phòng ban.

Hình minh họa: : Cây thư mục User.

http://phanmemnhansu.dnd.vn/



D

Dữ liệu dạng cột: chỉ hiển thị trên màn hình dữ liệu của 01 đối tƣợng khi xem. Biểu tƣợng Record dùng để điều

khiển và chọn thông tin hiển thị trên màn hình.

Dữ liệu dạng lƣới (Lƣới dữ liệu): hiển thị nhiều dòng thông tin của nhiều đối tƣợng trên 01 màn hình khi xem.

Biểu tƣợng trích lọc (filter) thƣờng hiển thị kèm để hỗ trợ ngƣời dùng lọc dữ liệu khi xem.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới (có biểu tượng filter) hiển thị danh sách loại tăng ca.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng lưới hiển thị danh sách nhân viên

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột của form khai báo thông tin User.

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng cột của thông tin hồ sơ nhân viên có Mã AC=5.

Dữ liệu dạng tab (tab dữ liệu): hệ thống dùng để bố trí hiển thị đồng cấp của nhiều nhóm thông tin. Ngƣời

dùng click chọn tên tab để mở hiển thị thông tin của tab vừa chọn, tab đƣợc chọn sẽ hiển thị tên tab in đậm.

F

Flowfield (trƣờng tham chiếu): dùng để hiển thị thông tin đi kèm tƣơng ứng với thông tin ngƣời dùng đã

lookup chọn. Thông tin này chỉ có mục đích hiển thị, không đƣợc phép chỉnh sửa, xóa.

K

Kế hoạch hiệu lực: thời gian hiệu lực cho một đăng ký, một khai báo có mốc hiệu lực ở tƣơng lai.

Khoản khác: hệ thống dùng khái niệm này để quản lý các số liệu phát sinh ở mỗi kỳ lƣơng. Ví dụ: bù lƣơng

tháng trƣớc.

Kỳ lƣơng: khoảng thời gian quy định để tính lƣơng cho nhân viên. Ví dụ: kỳ lƣơng tạm ứng bắt đầu từ ngày 1

đến ngày 15 hàng tháng.

Ký tự đặc biệt: hệ thống quy ƣớc ký tự đặc biệt là các ký tự nhƣ sau \ / : * ? " < > |. Khi khai báo mã hoặc ký

hiệu trên eTimeGold, ngƣời dùng không sử dụng các ký tự đặc biệt.

L

Log giờ: dữ liệu chấm công của nhân viên lấy từ máy chấm công hoặc từ file import (19/01/2012 6:33:37 AM).

Lookup: khái niệm chỉ định ngƣời dùng nhập dữ liệu bằng cách chọn thông tin từ một danh sách đã khai báo

trƣớc đó.

Hình minh họa: : Lookup chọn nhân viên.

Hình minh họa: : Thông tin flowfield khi chọn nhân viên theo Mã AC (Họ & tên lót, Tên, Mã nhân viên, …).

Hình minh họa: : Dữ liệu dạng tab hiển thị thông tin hồ sơ nhân viên.



M

Mã AC: mã dùng để giao tiếp giữa hệ thống và thiết bị máy chấm công.

Mã tự động: mã văn bản trong các thủ tục hành chánh. Ví dụ: mã của mẫu đơn xin thôi việc, mã số hợp đồng

lao động. eTimeGold hỗ trợ giao diện để ngƣời dùng khởi tạo mã tăng tự động theo quy định công ty.

Mục cơ bản: khái niệm để hệ thống quản lý số liệu phát sinh không theo quy luật và có hiệu lực tính lƣơng từ

thời điểm phát sinh đến lúc có phát sinh mới.

N

Ngạch – bậc lƣơng: khái niệm quản lý hệ thống thang bảng lƣơng theo quy định của công ty.

Nhóm biến động: tập hợp các nhân viên hiệu lực trong nhóm theo kế hoạch thời gian chỉ định.

Nhóm nhân sự: tập hợp các nhân viên do ngƣời dùng chỉ định hoặc có những thuộc tính giống nhau, thuộc tính

này do ngƣời dùng khai báo điều kiện theo thông tin khai báo trong hồ sơ nhân viên. Ví dụ: nhóm nhân viên có

giới tính Nữ.

L

Loại Phép: khái niệm hệ thống dùng để phân loại lý do nghỉ vắng cho nhân viên. Ví dụ: phép năm , phép cƣới,

phép việc riêng.

P

Phòng ban: khái niệm cơ cấu tổ chức trong công ty.

Phụ cấp thời gian: hệ thống dùng khái niệm này để quản lý khoảng thời gian làm đêm đƣợc tính thêm thời gian

theo quy định của nhà nƣớc hoặc của công ty.

Q

Quyền dữ liệu: khái niệm này hệ thống dùng để quản lý và phân quyền thao tác trên dữ liệu. Ví dụ có toàn

quyền hoặc chỉ có quyền xem dữ liệu trên chức năng.

Quyền quản lý: hệ thống dùng khái niệm này để phân định cách thực thi trên chức năng trong một quy trình

chứng từ. Ví dụ có quyền soạn thảo, quyền xét duyệt trên chứng từ.

Quản lý lịch sử: tham chiếu kết quả các chứng từ đã đƣợc xét duyệt và có quyền hủy bỏ hiệu lực chứng từ.

R

Record: hệ thống dùng khái niệm record để nói đến công cụ chọn dữ liệu trên các giao diện dữ liệu dạng cột.

Hình minh họa:

Hình minh họa: : Một dạng mã văn bản trên báo cáo.



T

Tăng ca: khoảng thời gian làm thêm giờ đƣợc tính trong phân hệ chấm công của eTimeGold.

Trích lọc trên lƣới dữ liệu: công cụ hỗ trợ ngƣời dùng chọn lựa dòng dữ liệu theo mong muốn.

U

Unicode: ký tự tiếng việt hỗ trợ ngƣời dùng nhập dữ liệu có dấu. Ví dụ: “ca đêm”.

User: tài khoản đƣợc ngƣời dùng tạo ra từ tài khoản chính (Account) trong chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]

trên eTimeGold.

Ủy quyền đối tƣợng: khái niệm để phân loại ủy quyền trong quy trình chứng từ của eTimeGold. Đối tƣợng

đƣợc ủy quyền sẽ thay thế ngƣời ủy quyền vận hành chứng từ theo lƣu trình.

Ủy quyền tự động: khái niệm để phân loại ủy quyền trong quy trình chứng từ của eTimeGold. Chứng từ tự động

luân chuyển qua cấp đã chỉ định ủy quyền tự động mà không phụ thuộc vào thao tác của cấp này.

X

Xem lịch sử: xem thông tin luân chuyển theo lƣu trình của một chứng từ.

Hình minh họa: : Lọc dữ liệu trên lưới.



V. Một số thao tác thƣờng dùng khi sử dụng eTimeGold

Cách xem cây thƣ mục

1. Mở giao diện có quy định hiển thị theo dạng cây thƣ mục.

2. Biểu tƣợng mũi tên để nhận biết có thƣ mục con trong thƣ mục cha đang xem.

3. Click chọn mũi tên để hiển thị các thƣ mục con (cấp trực tiếp).

4. Khi phía trƣớc thƣ mục không có biểu tƣợng mũi tên thì đó là cấp con thấp nhất trong cây thƣ mục.

Cách phân cấp cây thƣ mục

Thứ tự phân cấp cây thƣ mục đƣợc tính từ màn hình trái qua phải.



Hai thƣ mục ngang cấp khi vị trí của chúng ngang bằng nhau tính theo thứ tự phân cấp cây thƣ mục.

Cấp con trực tiếp là cấp liền kề dƣới của một thƣ mục.

Một thƣ mục có thể có nhiều thƣ mục con.

Việc phân cấp cây thƣ mục đƣợc thực hiện bằng cách kéo, thả chuột.



Kết quả sau khi kéo thả nhƣ hình bên dƣới.

Cách click chọn ngày tháng khi nhập dữ liệu

Việc click chọn ngày tháng thƣờng thấy khi ngƣời dùng sử dụng chức năng đăng ký, xem hồ sơ, quản lý...

Ví dụ nhƣ “Ngày Xem Hồ Sơ” có trong chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên].

Thực hành chọn ngày 31/12/2010.

Bƣớc 1: Click vào biểu tƣợng để mở ra form chọn ngày tháng năm. Mặc định eTimeGold sẽ hiển thị thời gian

theo ngày hệ thống.

Bƣớc 2: Click chọn vào vùng hiển thị thời gian hiện tại, màn hình hiển thị form cho ngƣời dùng chọn thời gian.



Bƣớc 3: Chọn năm 2010 bằng cách click vào nút [2010].

Bƣớc 4: Chọn tháng 12 bằng cách click nút [Dec]. Click nút [OK] để hoàn tất chọn năm, tháng.

Bƣớc 5: Chọn ngày 31.

GHI CHÚ:

Ngoài ra ngƣời dùng còn có thể sử dụng các nút (>, >>, <, <<) để chọn ngày tháng.

lùi 01 tháng so với thời gian đang hiển thị.

tới 01 tháng so với thời gian đang hiển thị.

lùi 01 năm so với thời gian đang hiển thị.

tới 01 năm so với thời gian đang hiển thị



Cách click chọn thời gian theo giờ

Việc click chọn thời gian theo giờ thƣờng thấy trong các đơn đăng ký tăng ca, nghỉ vắng khoảng thời gian hoặc

ca kíp...

Ví dụ nhƣ trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] để cài đặt một ca, ngƣời dùng bắt buộc phải khai báo thời gian vào

và ra của một ca.

Thực hành chọn giờ vào là 07:30.

Cách 1 : Gõ trực tiếp vào để cài đặt thời gian.

Để con trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên trong ô giờ vào và nhập vào “07:30”.

Cách 2: Lăn chuột chọn thời gian.

Việc lăn chuột chọn thời gian bao gồm 2 lần.

Lần 1: Lăn chuột chọn giờ, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô giờ và lăn chuột.

Lần 2: Lăn chuột chọn phút, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô phút và lăn chuột.

Cách 3: Dùng biểu tƣợng để chọn chọn thời gian.

Click chọn biểu tƣợng để chọn thời gian bao gồm 2 lần.

Lần 1: Click chọn giờ, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô giờ và click chuột.

Lần 2: Click chọn phút, đặt trỏ chuột ngay vị trí đầu tiên của ô phút và click chuột.



Cách click chọn thời gian theo giờ

Record là công cụ hỗ trợ ngƣời dùng chọn dữ liệu trong các form dạng cột.

Thông tin đang hiển thị trên màn hình.

Cách chọn trên chức năng record:

Chọn record liền sau so với record đang hiển thị .

Chọn record liền trƣớc so với record đang hiển thị .

Chọn record đầu tiên của dữ liệu .

Chọn record cuối cùng của dữ liệu .

GHI CHÚ:

Nút Record chỉ có tác dụng khi không bị mờ.



VI. Điều kiện cần khi sử dụng eTimeGold

Phiên bản trình duyệt web

Tên trình duyệt Ghi chú

Internet Explorer. Phiên bản 7 trở lên.

Mozilla Firefox. Phiên bản 3.6 trở lên.

Google Chrome. Phiên bản 15 trở lên.

Safari. Phiên bản 5 trở lên.

Opera. Phiên bản 11 trở lên.



VII. Tổng Quan về eTimeGold Đây là giao diện mà ngƣời quản lý có thể xem toàn bộ thông tin trong hệ thống.

Cách mở trang Tổng quan trong eTimeGold

1. Mở trình duyệt web.

2. Gõ địa chỉ truy cập http://www.phanmemnhansu.dnd.vn/

3. Mở chức năng [Tổng Quan].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Tổng Quan] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng

nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.




Có 03 phân nhóm thông tin để ngƣời dùng theo dõi trên trang tổng quan

của hệ thống

Nhóm thông tin 1: Hoạt động & thuộc tính nhân viên

Gồm 15 thông tin hoạt động & thuộc tính của nhân viên trong hệ thống

Mỗi thông tin khi chọn lựa để xem đƣợc hệ thống hiển thị theo 2 dạng: biểu đồ phân tích và danh sách chi tiết.



Nhóm thông tin 2: Thông tin biến động nhân sự

Gồm 2 nhóm thông tin cho ngƣời quản lý chọn lựa để bao quát tình hình biến động nhân sự trong hệ thống.

Ngƣời quản lý có 3 lựa chọn thời gian thống kê: theo tháng trong năm, theo quý trong năm hoặc khoảng thời

gian từ ngày đến ngày.

Nhóm thông tin thống kê nhân sự: bao gồm thông tin tuyển mới, thôi việc và thay đổi công tác trong hệ thống.

Hiển thị danh sách chi tiết.



Nhóm thông tin biến động nhân sự: bao gồm thông tin chuyển đổi chức vụ, chức danh, nhóm nhân sự và nhóm

biến động nhân sự.

Nhóm thông tin 3: Thông tin sự kiện nhân sự

Ngƣời quản lý có cái nhìn tổng quát cũng nhƣ có đƣợc danh sách chi tiết về thông tin sinh nhật, khen thƣởng, kỷ

luật trong hệ thống thuộc khoảng thời gian từ ngày đến ngày đang đƣợc chọn xem.

Click vào dấu > để mở danh sách chi tiết theo nhóm sự kiện.

Hình minh họa: : Tổng hợp số lượng theo sự kiện nhân sự từ ngày 1 đến ngày 31 tháng 3 năm 2012



VIII. Mô hình điện toán đám mây & Bảo mật dữ liệu

Những lợi ích khi sử dụng mô hình điện toán đám mây

Dữ liệu đƣợc cập nhật liên tục và hoàn toàn tự động.

Dữ liệu đƣợc bảo vệ và bảo mật sát sao trong từng thao tác.

Dữ liệu đƣợc sao lƣu đúng nguyên bản, đồng nhất và dễ dàng truy xuất.

Nguồn dữ liệu có thể mở rộng và mã hóa bất cứ lúc nào.

Dữ liệu đƣợc lƣu trữ ở trung tâm dữ liệu hoàn toàn an ninh và bảo mật.

Các công nghệ giúp bảo vệ dữ liệu

Mã hóa chuyên biệt và đồng bộ dữ liệu một cách an toàn trong suốt quá trình luân chuyển, lƣu trữ và khôi phục

Thiết lập một bản sao lƣu đối ứng, tùy vào dung lƣợng dữ liệu.

Tối ƣu hóa băng thông.

Tuân thủ tối đa các tiêu chuẩn an toàn dữ liệu lƣu trữ.

Tất cả dữ liệu đều đƣợc sao lƣu song song, trên trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ và ở một máy chủ

khác.

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 2 : Đăng Nhập & Cấp Quyền


Chƣơng 2

Đăng Nhập & Cấp Quyền


dung sau:

Đăng ký tài khoản sử dụng cho một công ty.

Khởi tạo user ngƣời dùng thuộc account cty đang đăng nhập.

Phân cấp user.

Đăng nhập eTimeGold bằng tài khoản ngƣời dùng đã có.

Đăng nhập theo chức danh quản lý (tham khảo quản lý chức danh ở chƣơng 3)

Đăng nhập theo mã nhân viên (tham khảo profile nhân viên ở chƣơng 4).

Thay đổi password đăng nhập eTimeGold.

Bố trí chức năng của phần mềm cho từng user theo quyền hạn và trách nhiệm.

Phân bổ số lƣợng nhân viên theo trách nhiệm quản lý của các user tƣơng ứng.

eTimeGold là một phần mềm trực tuyến. Mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có internet là bạn có thể sử dụng đƣợc phần

mềm.

Phần mềm thì bạn cần phải cài đặt nhƣng đối với eTimeGold bạn chỉ cần có một tài khoản là bạn đã có thể sử

dụng phần mềm, với tất cả chức năng, với tất cả các tiện ích mà một ngƣời làm nhân sự cần.

Vì vậy bƣớc đầu tiên để sử dụng phần mềm eTimeGold là bạn cần phải khởi tạo một tài khoản.



A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN

I. Đăng ký mới Tài Khoản (Account) Để bắt đầu sử dụng phần mềm eTimeGold thì đầu tiên ngƣời sử dụng cần phải đăng ký một tài khoản mới.

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành

Nội dung thực hành: Đăng ký tài khoản (Account) đăng nhập có tên là eTimeGold.



Trình duyệt Internet Explorer

Trình duyệt Mozilla firefox

Trình duyệt Google Chrome

Mở trình duyệt Mozilla firefox (truyền thống) trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows 7.

a. Click biểu tƣợng Start của Windows.

b. Chọn All Programs.

c. Click chọn biểu tƣợng Shortcut .

Một số trình duyệt thông dụng:

Internet Explorer .

Mozilla firefox .

Google Chrome .

(Xem tài liệu chương 1 để hiểu rõ về điều kiện trình duyệt web khi sử dụng eTimeGold).




3. Click vào khung Note để đăng ký tài khoản mới.

4. Màn hình hiển thị form nhập liệu. Ngƣời dùng điền đầy đủ các thông tin trong form đăng ký để khởi tạo

tài khoản sử dụng.

a. Dòng [Tên ngƣời dùng]: Nhập “eTimeGold”.

b. Dòng [Mật khẩu]: Nhập “123456”.

c. Dòng [Xác nhận mật khẩu]: Nhập “123456”.

d. Dòng [Email]: Nhập “[email protected]”.

e. Dòng [Số điện thoại]: Nhập “0977879663”.

f. Dòng [Địa Chỉ]: Nhập “17, Nguyễn Văn Lượng, P6, Gò Vấp, TpHCM”.

Địa chỉ cty của người dùng.

Số điện thoại của người khởi tạo tài khoản.

Nhập chính xác địa chỉ mail của người sử dụng để hệ thống gửi thông tin kích hoạt tài

khoản.

Bắt buộc nhập liệu. Không được nhập trùng. Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.

(Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).



g. Dòng [Xác nhận Chuỗi]: Nhập “ROVDUY”.

h. Chọn nút [Register] để gửi đăng ký, màn hình xuất hiện một form thông báo có nội dung nhƣ sau.

5. Đăng nhập vào email [email protected] sẽ có một email có tiêu đề nhƣ sau.

6. Mở email và tìm đến dòng link kích hoạt tài khoản và click vào để hoàn thành việc đăng ký.

7. Sau khi chọn link kích hoạt sẽ có thông báo thành công.

GHI CHÚ:

Nếu trong quá trình kiểm tra email, vẫn chƣa thấy email kích hoạt, thì các bạn cần kiểm tra lại thùng

mail Spam hoặc kiểm tra lại tài khoản đang kiểm tra email có đúng với tài khoản email mà bạn đã

đăng ký với eTimeGold hay không.

Email của người sử dụng đã khai báo trong form đăng ký.

Nhập chính xác các ký tự trong form đang hiển thị.

mailto:[email protected]



II. Các hình thức Đăng Nhập

Có 3 phƣơng thức đăng nhập hệ thống eTimeGold.

Phƣơng thức 1: Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký.

Tài khoản (Account) đăng ký là tài khoản chính đã cung cấp thông tin trong quá trình khởi tạo trên eTimeGold

và đã đƣợc kích hoạt qua email gửi từ nhà cung cấp.

Nội dung thực hành: Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản “eTimeGold” đã đăng ký.



3. Tại khung đăng nhập click trỏ chuột vào ô [Ngƣời Dùng] và nhập “eTimeGold”.

4. Tại ô [Mật khẩu] nhập mật khẩu “123456”.

5. Click chọn nút [Đăng Nhập].

Mật khẩu của tài khoản eTimeGold đã khởi tạo.

eTimeGold là [Tên người dùng] khi đăng ký mới tài khoản.

Không phân biệt chữa hoa, chữ thường.

Xem phần I – mục A của chương 2 để biết cách nhập địa chỉ web trên trình duyệt web.

Xem tài liệu chương 1 để hiểu rõ về điều kiện trình duyệt web khi sử dụng eTimeGold.

Xem tài liệu phần I – mục A của chương 2 để biết cách mở trình duyệt web.




Phƣơng thức 2: Đăng nhập bằng user đƣợc khởi tạo bằng tài khoản đã

đăng ký

User đăng nhập đƣợc tạo ra từ tài khoản chính sẽ có hình thức đăng nhập nhƣ tài khoản chính.

Nội dung thực hành: Đăng nhập vào phần mềm bằng user DemoDND, mật khẩu 123.

Các bƣớc chuẩn bị : Kiểm tra thông tin ngƣời dùng (user) đã khởi tạo.

Thực hành đăng nhập



3. Tại ô [Ngƣời dùng]: nhập “DemoDND”.

Tại ô [Mật khẩu]: nhập “123”.

Xem phần I- mục A của chương 2 để biết cách nhập địa chỉ web trên trình duyệt web.


Xem tài liệu phần I – mục A của chương 2 để biết cách mở trình duyệt web.

GHI CHÚ:

Xem tài liệu chƣơng I để biết cách xem theo cấu trúc [Cây thƣ mục]

User đăng nhập đƣợc khởi tạo trong chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng], xem tiếp phần III– mục A

chƣơng 2 này để tìm hiểu cách khởi tạo.

Hình minh họa: : User DemoDND là cấp con trực tiếp của tài khoản hoangduong




Phƣơng thức 3: Đăng nhập bằng mã nhân viên

Đây là phƣơng thức đăng nhập khi sử dụng hệ thống phân cấp đến từng nhân viên nhằm mục đích nâng cao giá

trị quản lý bằng phần mềm trực tuyến.

Để đăng nhập bằng mã nhân viên thì trong quá trình khởi tạo hồ sơ nhân viên, ngƣời sử dụng cần chú ý tới thông

tin khai báo ở cột [Quyền login].


Nội dung thực hành: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm bằng mã nhân viên A01 với [Quyền login] của user

DemoDND, trong tài khoản gốc là HoangDuong.

Các bƣớc chuẩn bị

1. Thực hiện các bƣớc sau để kiểm tra thông tin nhân viên đã khai báo trong chức năng [Hồ sơ nhân viên]

a. Đăng nhập hệ thống phần mềm.

b. Kiểm tra thông tin nhân viên đƣợc khai báo nhƣ trong hình minh họa sau.

Hình minh họa: : Khai báo thông tin hồ sơ nhân viên có mã nhân viên A01

với [Quyền login] là tài khoản người dùng DemoDND

Mã AC = “123456”.

Mã nhân viên = “A01”.

Quyền Login = “DemoDND”.

Xem nội dung phần II (Phương thức 1)- mục A của chương 2 để biết cách đăng nhập.

Xem tiếp phần IV – mục A của chương 2 để biết cách phân bổ chức năng [Hồ sơ nhân

viên].

GHI CHÚ :

Tham khảo tài liệu chƣơng 4 để biết cấp khai báo [Quyền login] cho mã nhân viên.



2. Kiểm tra thông tin ngƣời dùng (user) đã khởi tạo và tài khoản gốc.

Thực hành đăng nhập



3. Tại ô [Ngƣời dùng]: nhập “HoangDuong\a01”.

4. Tại ô [Mật Khẩu] nhập “123456”.

Mật khẩu mặc định là [Mã AC] trong hồ sơ nhân viên.

Mật khẩu này có thể đổi mà không làm thay đổi mã AC của nhân viên.

HoangDuong là tài khoản gốc.

A01 là mã nhân viên trong hồ sơ đã khai báo.

Không phân biệt chữa hoa, chữ thường.

Xem phần I- mục A của chương 2 để biết cách nhập địa chỉ web trên trình duyệt web.


Xem tài liệu phần I – mục A của chương 2 để biết các mở trình duyệt web.

Hình minh họa: : User DemoDND là cấp con trực tiếp của tài khoản hoangduong

Xem tài liệu chương I để biết cách xem theo cấu trúc [Cây thư mục].

Xem tiếp phần III – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng.




5. Chọn nút [Đăng Nhập] để vào hệ thống bằng mã nhân viên.

Kết quả đăng nhập bằng user và mã nhân viên (đƣợc phân quyền login theo user).

GHI CHÚ:

Giao diện chức năng khi đăng nhập bằng mã nhân viên A01 sẽ giống giao diện của tài khoản ngƣời

dùng (user) DemoDND đƣợc chọn tại cột [Quyền Login] khi nhập thông tin hồ sơ nhân viên.



III. Khởi tạo Ngƣời Dùng (User) Từ một tài khoản gốc ban đầu, có thể tạo ra nhiều user dƣới cấp để thuận tiện cho việc quản lý và vận hành.


Nội dung thực hành: Khởi tạo ngƣời dùng (user) tên HuongDan trên tài khoản gốc “eTimeGold”.

1. Đăng nhập bằng tài khoản tên “eTimeGold”.

2. Chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] trên danh sách chức năng quản lý của tài khoản.

Xem tài liệu phần II – mục A của chương 2 để biết cách đăng nhập.

GHI CHÚ:

Một [Tài khoản] (Account) đã đăng ký thông qua email kích hoạt là 01 Ngƣời dùng (user).

Xem tài liệu phần I – mục A để biết cách đăng ký tài khoản (Account).



3. Giao diện mới hiện ra, chọn Tạo Mới để sổ ra giao diện form đăng ký user.

4. Khai báo các thông tin khởi tạo user.

a. Tại ô [Ngƣời dùng] nhập “HuongDan”.

b. Tại ô [Mật khẩu] nhập “123”.

c. Tại ô [Xác nhận mật khẩu] nhập “123”.

d. Cột [Quyền dữ liệu]: sử dụng mặc định của hệ thống.

e. Cột [Trạng Thái]: sử dụng mặc định của hệ thống.

f. Cột [Lựa chọn hiển thị trang tổng quan]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

g. Vùng [THÔNG TIN NHÂN VIÊN]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

5. Chọn Lƣu Trữ để hoàn tất quá trình khởi tạo user.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

đăng ký thôi việc khác.

Nút [Bỏ Qua] : Không lƣu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về dạng cây thƣ mục.

Sử dụng thông tin & hình ảnh của nhân viên được khai báo ở vùng này làm biểu tượng

hiển thị đại diện khi đăng nhập thực hiện quy trình chứng từ.

Check chọn khi muốn hiển thị trang tổng quan của hệ

thống mỗi khi đăng nhập.

Bắt buộc nhập liệu.

Không được nhập trùng.

Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.




Chỉnh sửa thông tin user

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa tên ngƣời dùng userDemo thành userDemo123.

1. Đăng nhập bằng tài khoản eTimeGold.


3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là userDemo.

4. Chọn nút [Chỉnh Sửa], giao diện mới hiện ra.

5. Tại ô [Ngƣời Dùng] sửa “userDemo” thành “userDemo123”.






Xem tiếp phần III – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng (user).




6. Chọn nút [Lƣu Trữ].

Hủy bỏ hiệu lực user

Có 2 cách hủy bỏ hiệu lực ngƣời dùng (user) đã tạo

Cách 1: Check Bỏ hiệu lực user

Nội dung thực hành: Hủy bỏ hiệu lực tên ngƣời dùng userDemo trong hệ thống phân cấp user hệ thống.

1. Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản eTimeGold.



4. Chọn nút [Chỉnh Sửa], giao diện mới hiện ra.

5. Tại ô [Trạng Thái] click biểu tƣợng , chọn Disable.

6. Chọn [Lƣu Trữ].






Cách 2: Xóa user

Nội dung thực hành: Xóa tên ngƣời dùng userDemo trong hệ thống phân cấp user hệ thống.




4. Click chọn nút [Xóa].

5. Tiếp tục chọn [OK] để hoàn tất việc xóa user.

GHI CHÚ:

Việc xóa user chỉ thực hiện đƣợc với user ở cấp thấp nhất trong phân nhánh user theo cây thƣ mục, nghĩa là

dƣới nó không có user dƣới cấp thì sẽ thực hiện đƣợc thao tác xóa.






IV. Tùy chỉnh Nhóm & Danh sách chức năng

Tạo mới tên nhóm chức năng

Tùy theo nhu cầu sử dụng hoặc đặc tính của chức năng, ngƣời dùng có thể gom các chức năng của hệ thống phần

mềm theo nhóm. Điều này thuận tiện cho việc quản lý cũng nhƣ vận hành hệ thống.

Nội dung thực hành: Tạo nhóm chức năng [Nghiệp Vụ] cho user HuongDan.


2. Chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] trên danh sách chức năng quản lý của tài khoản. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là HuongDan.

3. Tại phần [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] click nút [Tạo mới].

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên nhóm menu], nhập “Nghiệp Vụ”.

b. Click nút [Lƣu Trữ].

Chỉnh sửa tên nhóm chức năng

Ngƣời dùng có thể thay đổi tên nhóm chức năng phục vụ cho mục đích vận hành và quản lý mà không làm ảnh

hƣởng đến danh sách chức năng đã phân bổ.

Nội dung thực hành: Tạo nhóm chức năng [Nghiệp Vụ] cho user HuongDan.







Nút [Lƣu & Tạo Mới]: để lƣu lại thông tin vừa nhập và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác.

Nút [Bỏ Qua] : Không lƣu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lƣới dữ liệu.






3. Tại vùng [NHÓM MENU CHỨC NĂNG].

a. Click chọn dòng có cột [Tên nhóm menu] là “Nghiệp Vụ”.

b. Click nút [Chỉnh Sửa].

c. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên nhóm menu] sửa “Nghiệp Vụ” thành “Nhóm Nghiệp Vụ”.

d. Click nút [Lƣu Trữ].

Xóa tên nhóm chức năng

Nội dung thực hành: Xóa tên nhóm chức năng [Nhóm Nghiệp Vụ] trong user HuongDan.




3. Tại vùng [NHÓM MENU CHỨC NĂNG].

a. Click chọn dòng có cột [Tên nhóm menu] là “Nhóm Nghiệp Vụ”.

b. Click nút [Xóa] và [OK].

Phân bổ chức năng trong nhóm

Nội dung thực hành: Phân bổ chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] trong nhóm chức năng [Nghiệp Vụ] cho user

HuongDan.



a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là HuongDan.







GHI CHÚ:

Xóa [Tên nhóm chức năng] thì hệ thống sẽ xóa luôn toàn bộ chức năng thuộc nhóm đang chọn xóa.



b. Tại phần [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] click chọn Nghiệp Vụ.

c. Tại phần [CHỨC NĂNG TRONG NHÓM] click chọn [Tạo Mới].

3. Ở cột [Tên Chức Năng], Chọn biểu tƣợng , màn hình hiện ra form [Chọn Chức Năng].

4. Click chọn chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] và click nút [Thực Hiện].

Nếu chưa có tên nhóm menu [Nghiệp Vụ], xem tài liệu [Tạo tên nhóm chức năng ] ở

phần IV – muc A của chương 2 để biết cách khai báo.



5. Click nút [Lƣu Trữ].

Kết quả khi đăng nhập bằng user HuongDan.


Nút [Lƣu & Tạo Mới]: để lƣu lại thông tin vừa nhập và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác.




Chỉnh sửa chức năng đã phân bổ


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa tên chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] thành [Thông Tin Nhân Viên] trong nhóm

chức năng [Nghiệp Vụ] cho user HuongDan.



3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là HuongDan.

4. Tại phần [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] click chọn [Tên nhóm menu] là “Nghiệp Vụ”.

5. Tại phần [CHỨC NĂNG TRONG NHÓM] click chọn chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên].

Xem tài liệu [Phân bổ chức năng trong nhóm ] ở phần IV – muc A của chương 2 để biết cách

khai báo.

Xem tài liệu [Tạo tên nhóm chức năng ] ở phần IV – muc A của chương 2 để biết cách khai

báo.



Xem nội dung phần II - mục A của chương 2 để biết cách đăng nhập.



6. Click chọn nút [Chỉnh Sửa], đặt trỏ chuột tại cột [Tên Hiển Thị] nhập “Thông Tin Nhân Viên”.

7. Click chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất chỉnh sửa.

Kết quả khi đăng nhập bằng user HuongDan.

Xóa chức năng đã phân bổ


Nội dung thực hành: Xóa chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] trong nhóm chức năng [Nghiệp Vụ] của user HuongDan.










4. Vùng [NHÓM MENU CHỨC NĂNG], click chọn dòng dữ liệu có [Tên nhóm menu] là “Nghiệp Vụ”.

5. Vùng [CHỨC NĂNG TRONG NHÓM], click chọn dòng dữ liệu có [Tên chức năng] là [Hồ Sơ Nhân

Viên].

6. Click chọn nút [Xóa], chọn [Ok] để hoàn tất việc xóa chức năng.

Xem tài liệu [Phân bổ chức năng trong nhóm ] ở phần IV – muc A của chương 2 để biết cách

khai báo.

Xem tài liệu chương I đế biết cách hiển thị thông tin trong lưới dữ liệu có phân trang .

Xem tài liệu [Tạo tên nhóm chức năng ] ở phần IV – muc A của chương 2 để biết cách khai

báo.



V. Cách thay đổi mật khẩu đăng nhập Trong quá trình sử dụng phần mềm, ngƣời dùng có thể thay đổi mật khẩu của mình theo 2 cách sau:

Cách 1: Thay đổi mật khẩu trực tiếp trên user đang đăng nhập


Nội dung thực hành: Đăng nhập hệ thống bằng user HuongDan và đổi mật khẩu thành “123456”.

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng user HuongDan pass 123.

2. Giao diện quản lý mở ra, click chọn tên tài khoản HuongDan, giao diện My Detail đƣợc mở ra.





3. Click nút [Thay Đổi Mật Khẩu], ngƣời dùng thực hiện các thao tác sau:

a. Tại cột [Mật Khẩu Hiện Tại] nhập “123”.

b. Tại cột [Mật khẩu mới] nhập “123456”.

c. Tại cột [Xác nhân mật khẩu] nhập “123456”.

4. Chọn [Lƣu trữ].

Cách 2: Thay đổi mật khẩu ở chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]


Nội dung thực hành: Đăng nhập hệ thống bằng user eTimeGold và thực hiện đổi mật khẩu user HuongDan

thành “abc123”.




Xem tiếp phần I – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng (Account).





4. Click chọn [Chỉnh Sửa], giao diện mới hiện ra.

5. Đặt trỏ chuột tại ô [Mật khẩu] nhập “abc123”.

6. Click chọn ô [Xác nhận mật khẩu] nhập “abc123”.

7. Chọn [Lƣu Trữ] để chấp nhận thay đổi mật khẩu.

Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lƣu lại thông tin vừa chỉnh sửa và đồng thời tạo mới một khởi tạo

khác cho ngƣời dùng nhập liệu.

Nút [Bỏ Qua] : Không lƣu trữ thông tin vừa chỉnh sửa và trả màn hình về cây thƣ mục.





B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO

I. Phân cấp user

Có 02 cách phân cấp user

Cách 01: Phân cấp user theo cách kéo thả user đã tạo

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp Ngƣời dùng (User) đã đƣợc khởi tạo.

Nội dung thực hành: Phân cấp lại user TroLy thành cấp con trực tiếp của user QuanLy bằng cách kéo thả.



3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là TroLy và Drag chuột ( kéo thả) lên user QuanLy.

Khi thấy biểu tƣợng mũi tên xuất hiện thì nhả chuột để hoàn tất thao tác kéo thả khi xây dựng cây thƣ

mục user theo phân cấp.




Xem tiếp phần I – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng (Account).

Hình minh họa: : User TroLy đang là cấp con trực tiếp của User SoanThao



Kết quả hiển thị sau khi hoàn tất.

Cách 02: Khởi tạo phân nhánh cấp dƣới cho một user

Cách này thích hợp sử dụng khi muốn khởi tạo Ngƣời dùng (User) theo kế hoạch phân cấp đang có.

Nội dung thực hành: Tạo user ThucHanh với pasword “123” là cấp con trực tiếp của user HuongDan.




4. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng nhập liệu.

5. Đặt trỏ chuột tại cột [Ngƣời Dùng] nhập “ThucHanh”.

6. Đặt trỏ chuột tại cột [Mật Khẩu] nhập “123”.

7. Đặt trỏ chuột tại cột [Xác nhận mật Khẩu] nhập “123”.



Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.





Xem tiếp phần I – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng (Account)

Hình minh họa: : User TroLy là cấp con trực tiếp của User QuanLy



8. Chọn nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.

Kết quả vừa khởi tạo nhƣ sau:

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 24 để hiểu rõ việc xây dựng cây thƣ mục User & ý nghĩa quản lý trong hệ thống.

Hình minh họa: : User ThucHanh là cấp con trực tiếp của User HuongDan



II. Phân quyền Quản Lý Giới hạn đối tƣợng nhân viên cho 01 Ngƣời dùng (User) quản lý nhằm mục đích phân quyền quản trị theo chi

nhánh, theo trách nhiệm vận hành, hoặc phục vụ cho việc quản lý theo quy trình chứng từ.

Có 03 cách phân bổ nhân viên hiệu lực trong phân quyền quản lý

Cách 01: Hiệu lực toàn bộ nhân viên

Mặc định mỗi Ngƣời dùng (User) khi đƣợc khởi tạo ra trong chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] sẽ có quyền

quản lý toàn bộ nhân viên.

Cách 02: Hiệu lực theo nhân viên trực tiếp

Nội dung thực hành: Phân bổ user SoanThao đƣợc hiệu lực quản lý nhân viên mã AC là 5000 .

1. Đăng nhập hệ thống bằng tên eTimeGold và mở chức năng [Phân Quyền Quản Lý].

2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là SoanThao.




Xem phần I – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng (User).

Nếu chưa có chức năng [Phân Quyền Quản Lý] người dùng tham khảo tài liệu phần IV- mục

A của chương 2 để hiểu cách [Phân bổ] chức năng.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 24 để hiểu mối tƣơng quan giữa phân quyền quản lý và hiệu lực chứng từ.

KINH NGHIỆM SỬ DỤNG:

Chỉ định nhân viên hiệu lực trong [Phân quyền quản lý] hỗ trợ cho việc quản lý theo chi nhánh hoặc theo

phân quyền quản lý.

Chi nhánh A chỉ thấy những nhân viên thuộc chi nhánh của mình, không nhìn thấy và quản lý đƣợc những

nhân viên thuộc chi nhánh B.



3. Click nút [Chỉnh Sửa], form mới hiện ra cho phép chỉnh sửa.

4. Click vào ô [Loại hiệu lực] chọn [2. Nhân viên trực tiếp].

5. Click [Lƣu Trữ], chọn [Ok].

6. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là SoanThao.

7. Click chọn tab [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp].

8. Click nút [Chọn Nhân Viên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép chọn nhân viên.



9. Chọn nhân viên có mã AC là “5000” và click chọn nút [Thực Hiện] để hoàn tất chọn nhân viên.

Cách 03: Hiệu lực theo nhóm nhân viên

Nội dung thực hành: Phân bổ user ChuyenTiep đƣợc hiệu lực cho tất cả nhân viên thuộc nhóm có tên là

[Nhóm Phòng Nhân Sự].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Phân Quyền Quản Lý].

2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là ChuyenTiep.


4. Click vào ô [Loại hiệu lực] chọn [3. Nhóm nhân viên].

Xem tài liệu chương I để biết cách xem theo cấu trúc [Cây thư mục]



Xem phần I – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng (User).

Nếu chưa có chức năng [Phân Quyền Quản Lý] người dùng tham khảo tài liệu phần IV- mục

A của chương 2 để hiểu cách [Phân bổ] chức năng.



5. Click [Lƣu Trữ], chọn [OK].

6. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là ChuyenTiep .

7. Chọn tab [Nhân Viên Hiệu Lực Theo Nhóm].

8. Click chọn nút [Chọn Nhóm] để hiển thị form [Chọn Nhóm Nhân Viên]. Check chọn cột [Tên Nhóm]

là [Nhóm Phòng Nhân Sự].

9. Click chọn nút [Thực Hiện] để hoàn tất hiệu lực nhóm.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 3 để hiểu cách khởi tạo [Nhóm nhân sự] và [Nhóm biến động nhân sự].



III. Quyền Dữ Liệu Trong một hệ thống phân cấp có nhiều user, Quyền Dữ Liệu giúp cho ngƣời sử dụng có thể quy định quyền hạn

kiểm soát các chức năng cho các user.

Mặc định hệ thống chỉ định [Quyền dữ liệu]=[Full access].

Ý nghĩa lựa chọn [Quyền dữ liệu] trong hệ thống

Quyền Dữ Liệu Ý nghĩa

Toàn quyền (thêm, sửa, xóa, xem)

Chỉ đọc (Xem)

Có 02 đối tƣợng chịu ảnh hƣởng của Quyền dữ liệu

Đối tƣợng 01: Quyền dữ liệu đối với Ngƣời dùng (User)

Nội dung thực hành: Phân bổ Quyền Dữ Liệu=“Readonly” cho user ThucHanh đã tạo.



3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là ThucHanh.





Xem phần I – mục A của chương 2 để biết cách tạo tài khoản người dùng (Account).



5. Tại ô [Quyền Dữ Liệu ], click chọn biểu tƣợng và chọn dòng Readonly. Click chọn nút [Lƣu

trữ] để hoàntất.

Đối tƣợng 02: Quyền dữ liệu đối với Chức năng

Nội dung thực hành: Phân bổ chức năng [Hồ sơ nhân viên] cho user ThucHanh. Khi đăng nhập, User này chỉ

có quyền xem thông tin (không đƣợc: thêm, xóa, sửa) trên chức năng [Hồ sơ nhân viên].



a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là HuongDan.

b. Tại phần [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] click chọn Nghiệp Vụ.

c. Tại phần [CHỨC NĂNG TRONG NHÓM] click chọn [Tạo Mới].

Nếu chưa có tên nhóm menu [Nghiệp Vụ], xem tài liệu [Tạo tên nhóm

chức năng ] ở phần IV – muc A của chương 2 để biết cách khai báo.



Xem tài liệu phần II – mục A của chương 2 để biết cách đăng nhập

GHI CHÚ:

[Quyền Dữ Liệu] =”Read Only” (chỉ đọc) cho đối tƣợng Ngƣời dùng (User) thì tất cả các chức năng

phân bổ cho User này đều có Quyền Dữ Liệu = “Read Only”, khi đó hệ thống bỏ qua Quyền Dữ

Liệu phân bổ cho đối tƣợng Chức năng.



d. Ở cột [Tên Chức Năng], Chọn biểu tƣợng , màn hình hiện ra form [Chọn Chức Năng].

e. Click chọn chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] và click nút [Thực Hiện].

f. Đặt trỏ chuột vào cột [Quyền dữ liệu] và click chọn “Readonly”.

g. Click nút [Lƣu Trữ].

Thứ tự ƣu tiên khi phân bổ [Quyền dữ liệu] cho User & Chức năng

Quyền Dữ Liệu đƣợc hiệu lực cho user và chức năng phân bổ.

Ngƣời dùng (User) Chức năng Quyền dữ liệu hiệu lực

Toàn quyền (thêm, sửa, xóa, xem)

Chỉ đọc (Xem)

Chỉ đọc (Xem)

Chỉ đọc (Xem)



Hình ảnh minh họa.

Hình minh họa: : User HuongDan có Quyền Xem dữ liệu trên chức năng Hồ sơ nhân viên

Hình minh họa: : User HuongDan có Toàn Quyền dữ liệu trên chức năng Hồ sơ nhân viên



IV. Quyền Quản lý chức năng Quyền quản lý liên quan đến việc chọn lựa thông tin dữ liệu trên chức năng có hiệu lực theo nhập liệu hay theo

quy trình chứng từ.

Ý nghĩa lựa chọn [Quyền quản lý] trong hệ thống

Quyền Dữ Liệu Ý nghĩa

[Quyền quản lý] dành cho Chức năng chứa thông tin hiệu lực theo nhập liệu

Chức năng này dùng để nhập liệu và thông tin hiệu lực sau khi lƣu trữ nhập

liệu.

[Quyền quản lý] dành cho Chức năng chứa thông tin hiệu lực theo quy trình chứng từ

Quyền tạo mới thông tin trên chức năng. Đây chỉ là thông tin soạn thảo,

chƣa có hiệu lực tính toán kết quả trong hệ thống.

Quyền xem thông tin trên chức năng và chuyển lên cấp trên xét duyệt hoặc

trả về cấp soạn thảo để chỉnh sửa.

Quyền Duyệt, Không Duyệt hoặc Trả chứng từ lại cho cấp thấp hơn

Theo dõi chứng từ đã nộp hiện đang ở cấp nào, tình trạng chứng từ ra sao

Quản lý chứng từ đã duyệt & đƣợc quyền hủy hiệu lực của chứng từ đã

duyệt

Hình minh họa: : Phân bổ [Quyền quản lý] = “None” trên chức năng Đăng ký tăng ca

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 24 để hiểu mối tƣơng quan giữa Quyền quản lý chức năng và hiệu lực chứng từ.



Hình minh họa: : Phân bổ [Quyền quản lý] = “Xét Duyệt” trên chức năng Đăng ký tăng ca

Hình minh họa: : Phân bổ [Quyền quản lý] = “Chuyển Tiếp” trên chức năng Đăng ký tăng ca

Hình minh họa: : Phân bổ [Quyền quản lý] = “Soạn Thảo” trên chức năng Đăng ký tăng ca



Hình minh họa: : Phân bổ [Quyền quản lý] = “Xem Lịch Sử” trên chức năng Đăng ký tăng ca

Hình minh họa: : Phân bổ [Quyền quản lý] = “Quản Lý Lịch Sử” trên chức năng Đăng ký tăng ca

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 3 : Khởi Tạo Quản Lý


Chƣơng 3

Khởi Tạo Quản Lý


dung sau:

Cách khởi tạo danh sách phòng ban (bộ phận) trong công ty.

Thiết lập cơ cấu tổ chức công ty (tổng cty, chi nhánh,…) trên eTimeGold.

Quản lý sự biến đổi cơ cấu tổ chức trong công ty theo thời gian.

Cách khởi tạo danh sách chức vụ trong công ty.

Quản lý sự thay đổi danh sách chức vụ trong công ty theo thời gian.

Cách khởi tạo danh sách chức danh trong công ty.

Phân cấp chức danh theo cấp bậc quản lý.

Quản lý sự thay đổi danh sách chức danh theo thời gian.

Hiệu lực chức danh theo phân cấp phòng ban.

Tạo mã văn bản phát sinh tự động theo quy định quản lý của công ty.

Định dạng phần tử chạy và phần tử cố định của mã văn bản.

Lập kế hoạch phát mã văn bản cho thời gian sắp tới.

Tìm kiếm quy định phát mã văn bản đã đƣợc áp dụng ở thời điểm quá khứ nhằm hỡ trợ truy vết, tham

khảo.

Định nghĩa các yếu tố đặc trƣng cho từng nhân viên thuộc từng chi nhánh.

Khai báo giá trị thuộc tính để làm căn cứ quản lý và áp dụng chính sách, phúc lợi cho nhân viên.

Để bắt đầu với việc quản lý trên eTimeGold thì ngƣời sử dụng cần phải khởi tạo ra một hệ thống cơ cấu tổ chức

để có thể quản lý hệ thống đó từ trên xuống dƣới theo các phòng ban thực tế.




I. Khởi tạo phòng ban (bộ phận) trong công ty


Nội dung thực hành: Tạo mới phòng ban có tên [Phòng Kinh Doanh] với mã phòng ban [PKD].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban].

2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo.

3. Nhập các thông tin liên quan trong phần khởi tạo.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên phòng ban] nhập “Phòng Kinh Doanh”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã phòng ban] nhập “PKD”.


Không cho phép nhập trùng.

Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt .

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).


Không nên nhập trùng.

Được sử dụng Unicode .

(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode).

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách

[Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



c. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi

tạo khác.




II. Chỉnh sửa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Mã phòng ban] từ [PKD] thành mã [KinhDoanh].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Kinh Doanh].

3. Chọn [Cập nhật] để hiện ra form chỉnh sửa. 4. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã phòng ban] sửa “PKD” thành “KinhDoanh”.

5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành chỉnh sửa.

Xem tài liệu chương I để biết cách xem và chọn theo cấu trúc [Cây thư mục].

Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách Đăng nhập hệ thống và Phân bổ chức năng.



III. Xóa phòng ban (bộ phận) đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa phòng ban [Phòng Kinh Doanh] với mã phòng ban [KinhDoanh].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Kinh Doanh].

3. Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa phòng ban.

GHI CHÚ:

Khi xóa phòng ban, nhân viên thuộc phòng ban bị xóa sẽ thuộc về phòng ban liền kề trƣớc theo thứ tự

thời gian.

Ví dụ:

NV A thuộc [Phòng kế toán] từ ngày 1/1/2011.

Đến ngày 1/2/2012 chuyển sang [Phòng kinh doanh].

Ngày 4/4/2012 thực hiện xóa phòng ban [Phòng kinh doanh]

Sau khi xóa [Phòng kinh doanh] thì NV A sẽ thuộc về [Phòng kế toán].


Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách Đăng nhập hệ thống và Phân bổ chức năng.



IV. Đăng ký chuyển phòng ban (bộ phận) và hiệu lực

Có 03 cách thực hiện thay đổi thông tin phòng ban cho nhân viên


Nội dung thực hành: Thay đổi phòng ban cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Phòng Kế Toán] thành [Phòng

Nhân Sự].

Cách 1: Thay đổi phòng ban trong hồ sơ nhân viên

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ sơ nhân viên].

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 5000.

3. Tại cột [Mã phòng ban] trong phần tab [Thông Tin Công Ty] click chọn nút lookup để hiện ra form

chọn phòng ban.

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự].

5. Chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành việc chọn phòng ban cần chuyển đổi.

6. Click nút [Cập Nhật], chọn [OK] để hoàn tất chuyển đổi phòng ban trong hồ sơ nhân viên.


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu.

Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn theo các thao tác nhƣ sau

1. Click nút [Danh Sách].

2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm.

3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 5000.

4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




Cách 2: Thay đổi phòng ban tại chức năng khởi tạo phòng ban


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự].

3. Click [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép ngƣời dùng chọn nhân viên phân bổ

vào [Phòng nhân sự].


GHI CHÚ:





4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] là 5000.

5. Chọn nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:

Sau khi thay đổi thông tin phòng ban ở chức năng này thì thông tin phòng ban trong hồ sơ nhân viên

cũng thay đổi theo.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lƣới dữ liệu.



Cách 3: Nhập phiếu đăng ký chuyển phòng ban.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Phòng Ban].

2. Click chọn [Tạo Mới].

3. Tại cột [Mã phòng ban mới] chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn phòng ban…].

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên phòng ban] là [Phòng Nhân Sự] , chọn [Thực hiện].

5. Đặt trỏ tại cột [Mã chứng từ] nhập “CPNS_001”.

6. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Phiếu chuyển sang phòng nhân sự ”.

7. Click chọn tab [Nhân Viên], click chọn nút lookup tại cột [Mã AC], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra

cho phép ngƣời dùng chọn nhân viên vào phiếu chuyển.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Chuyển Phòng Ban] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




8. Chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] là 5000.

9. Click chọn [Cập Nhật] để hoàn thành việc chuyển phòng ban.

GHI CHÚ:

Khi nhập phiếu [Chuyển phòng ban] cho nhân viên thì thông tin phòng ban (bộ phận) của nhân viên

sẽ đƣợc tự động cập nhật theo phòng ban (bộ phận) đã đƣợc nhập liệu tại phiếu chuyển.

Những nhân viên thay đổi thông tin phòng ban (bộ phận) theo cách 3 này thì Ngƣời dùng sẽ không

đƣợc phép thay đổi thông tin phòng ban (bộ phận) theo cách 1 (chức năng Hồ sơ nhân viên), cách 2

(chức năng Khởi tạo phòng ban) nêu trên. Cách chỉnh sửa thông tin phòng ban (bộ phận) là tạo thêm

một phiếu chuyển mới.

GHI CHÚ:




V. Khởi tạo chức vụ trong công ty


Nội dung thực hành: Khởi tạo mới tên chức vụ là [Trƣởng Phòng] có mã chức vụ là [TP].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ].



a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã Chức Vụ] nhập “TP”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên Chức vụ] nhập “Trưởng Phòng”.



Được sử dụng Unicode.






GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




c. Cột [Kiểm thẻ ra], [Kiểm thẻ vào]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

d. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.


tạo khác.


Xem tài liệu chương 6 để hiểu mối liên hệ giữa thông tin cột [Kiểm thẻ ra], [Kiểm thẻ

vào] và Chấm công.



VI. Chỉnh sửa chức vụ đã khởi tạo


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa mã chức vụ [TP] thành mã [TruongPhong].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Trƣởng Phòng]. 3. Chọn [Cập nhật] để hiện ra form chỉnh sửa.

4. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chức vụ] sửa “TP” thành “TruongPhong”.

5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành chỉnh sửa.

GHI CHÚ:





VII. Xóa chức vụ đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa chức vụ [Trƣởng Phòng] với mã chức vụ [TruongPhong].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Trƣởng Phòng]. 3. Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa chức vụ.

GHI CHÚ:





VIII. Đăng ký chuyển chức vụ và hiệu lực

Có 03 cách thực hiện thay đổi thông tin chức vụ cho nhân viên


Nội dung thực hành: Thay đổi chức vụ cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Kế Toán] thành [Nhân Viên].

Cách 1: Thay đổi chức vụ trong hồ sơ nhân viên



3. Click chọn tab [Thông Tin Công Ty], tại cột [Mã chức vụ], click chọn nút lookup , màn hình hiển thị

form [Chọn chức vụ].

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Nhân Viên].

5. Chọn nút [Thực Hiện].

6. Click nút [Cập Nhật], chọn [Ok] để hoàn thành chuyển đổi chức vụ trong hồ sơ nhân viên.

GHI CHÚ:



a. Click nút [Danh Sách].

b. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm.

c. Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có [Mã AC] là 5000.

d. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:





Cách 2: Thay đổi chức vụ trong chức năng khởi tạo chức vụ


2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Nhân Viên].

3. Click [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép ngƣời dùng chọn nhân viên.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Chức Vụ], ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




4. Chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] là 5000.

5. Chọn nút [Thực hiện] để phân bổ chức vụ mới cho nhân viên này.

GHI CHÚ:

Sau khi thay đổi thông tin chức vụ thì thông tin chức vụ trong hồ sơ nhân viên cũng thay đổi theo.

GHI CHÚ:




Cách 3: Phiếu đăng ký chuyển chức vụ.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Chức vụ].


3. Tại cột [Mã chức vụ mới] chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Chức Vụ…].

4. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức vụ] là [Nhân Viên].

5. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CCV_001”.





GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Chuyển Chức Vụ] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




6. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Phiếu chuyển sang chức vụ nhân viên ”.

7. Click chọn tab [Nhân Viên], tại cột [Mã AC] click chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn

Nhân Viên].


9. Click chọn [Cập Nhật] để hoàn thành việc chuyển chức vụ.

GHI CHÚ:

Khi nhập phiếu [Chuyển Chức Vụ] cho nhân viên thì thông tin chức vụ của nhân viên sẽ đƣợc tự

động cập nhật theo chức vụ đã đƣợc nhập liệu tại phiếu chuyển.

Những nhân viên thay đổi thông tin chức vụ theo cách 3 này thì Ngƣời dùng sẽ không đƣợc phép

thay đổi thông tin chức vụ theo cách 1 (chức năng Hồ sơ nhân viên), cách 2 (chức năng Khởi tạo

chức vụ) nêu trên. Cách chỉnh sửa thông tin chức vụ là tạo thêm một phiếu chuyển mới.

GHI CHÚ:




IX. Khởi tạo chức danh trong công ty


Nội dung thực hành: Khởi tạo chức danh tên [Nhân Viên] có mã chức danh [NV].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức Danh].



a. Tại ô [Tên chức danh] nhập “Nhân Viên”.

b. Tại ô [Nhân Viên] nhập “NV”.









GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Chức Danh] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu

cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



c. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.


tạo khác.




X. Chỉnh sửa chức danh đã khởi tạo


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa mã chức danh [NV] thành mã [NhanVien].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [Nhân Viên].

3. Chọn [Cập nhật] để hiện ra form chỉnh sửa.

4. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chức danh] sửa “NV” thành “NhanVien”. 5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành chỉnh sửa.


GHI CHÚ:





XI. Xóa chức danh đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa chức danh [Nhân Viên] với mã chức danh [NhanVien].


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [Nhân Viên].

3. Chọn nút [Xóa], click chọn [OK] để hoàn tất việc xóa chức danh.


GHI CHÚ:





XII. Đăng ký chuyển chức danh và hiệu lực

Có 03 cách thay đổi chức danh của nhân viên


Nội dung thực hành: Thay đổi chức danh cho nhân viên có mã AC là 5000 từ [Nhân Viên] thành [NV Văn

Phòng].

Cách 1: Thay đổi chức danh trong hồ sơ nhân viên



3. Tại cột [Mã chức danh ] trong phần tab [Thông Tin Công Ty] click chọn nút lookup để hiện ra form

[Chọn chức danh…].

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [NV Văn Phòng].

5. Chọn nút [Thực Hiện].

6. Click nút [Cập Nhật], chọn [OK] để hoàn thành chuyển đổi chức danh trong hồ sơ nhân viên.

GHI CHÚ:


Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn theo các thao tác nhƣ sau:

a. Click nút [Danh Sách]. b. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “5000” và enter để thực hiện tìm kiếm. c. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 5000. d. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:





Cách 2: Thay đổi chức danh trong khởi tạo chức danh

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chức danh ].

2. Chọn tên chức danh [NV Văn Phòng].

3. Click nút [Chọn NhânViên], form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép ngƣời dùng chọn nhân viên.


GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Chức Danh], ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




5. Chọn nút [Thực hiện] để phân bổ chức danh mới cho nhân viên này.

Cách 3: Phiếu đăng ký chuyển chức danh .

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Chức danh ].


3. Tại ô [Mã chức danh mới], click chọn nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Chức Danh…].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Chuyển Chức Danh] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


GHI CHÚ:

Sau khi thay đổi chức danh ở cách này thì thông tin chức danh trong chức năng hồ sơ nhân viên cũng

thay đổi theo.



4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức danh] là [NV Văn Phòng], chọn nút [Thực Hiện].

5. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CCD_001”.

6. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Phiếu chuyển sang chức danh nhân viên văn phòng ”.

7. Click chọn tab [Nhân Viên] click chọn nút lookup tại ô [Mã AC], màn hình hiển thị form [Chọn

Nhân Viên…].

8. Chọn nhân viên 5000, click nút [Thực Hiện].

9. Click chọn nút [Cập Nhật] để hoàn thành việc chuyển chức danh .

GHI CHÚ:

Khi nhập phiếu [Chuyển chức danh] cho nhân viên thì thông tin chức danh của nhân viên sẽ đƣợc tự

động cập nhật theo chức danh đã đƣợc nhập liệu tại phiếu chuyển.

Những nhân viên thay đổi thông tin chức danh theo cách 3 này thì Ngƣời dùng sẽ không đƣợc phép

thay đổi thông tin chức danh theo cách 1 (chức năng Hồ sơ nhân viên), cách 2 (chức năng Khởi tạo

chức danh) nêu trên. Cách chỉnh sửa thông tin chức danh là tạo thêm một phiếu chuyển mới.

GHI CHÚ:









I. Thiết Lập Cơ Cấu Tổ Chức Khái niệm Cây thƣ mục sẽ hỗ trợ ngƣời dùng thiết lập cơ cấu tổ chức phục vụ cho mục tiêu quản lý theo phân

cấp trách nhiệm hoặc chi nhánh.


Nội dung thực hành: Thiết lập cơ cấu tổ chức phòng ban theo 2 chi nhánh [Chi Nhánh TpHCM], [Chi Nhánh

Hà Nội].

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu khái niệm cấu trúc [Cây thƣ mục].

.




2. Click chọn [Tạo Mới], form mới hiện ra cho phép dùng tạo mới phòng ban.

3. Đặt trỏ tại cột [Tên phòng ban] nhập “Chi Nhánh TpHCM”. 4. Đặt trỏ tại cột [Mã phòng ban] nhập “CNTPHCM”. 5. Click chọn [Lƣu & Tạo Mới] và tiếp tục khai báo.

6. Đặt trỏ tại cột [Tên phòng ban] nhập “Chi Nhánh Hà Nội”. 7. Đặt trỏ tại cột [Mã phòng ban] nhập “CNHN”. 8. Chọn [Lƣu Trữ].

GHI CHÚ:





9. Bắt đầu kéo thả các phòng ban để phân chia cho 2 chi nhánh. a. Click chọn tên phòng ban [Phòng Nhân Sự] và song song Drag (rê chuột) thả lên tên phòng ban

[Chi Nhánh TpHCM].

b. Kết quả.

10. Tƣơng tự kéo thả để sắp xếp cho 2 chi nhánh theo hình bên dƣới.



II. Quản lý mã văn bản tự động Mã văn bản hay còn gọi là mã tự động. Đây là phần ký hiệu thƣờng xuyên đƣợc sử dụng trong các loại văn bản,

giấy tờ, hợp đồng bảo hiểm...

Mã tự động đƣợc thiết lập bao gồm các thành phần cố định và các thành phần biến động. eTimeGold cung cấp

giao diện để Ngƣời dùng thiết lập mã văn bản tùy theo nhu cầu quản lý.


Nội dung thực hành: Thiết lập mã tự động để khởi tạo phiếu Chuyển phòng ban có phát sinh mã quyết định tự

động có hiệu lực từ ngày 1 tháng 2 năm 2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa Mã].

2. Click chọn [Tạo Mới], form mới hiện ra cho phép dùng khởi tạo một mã chức từ mới.

3. Thực hiện điền các thông tin trong form.

a. Tại cột [Ngày hiệu lực], click chọn ngày “1/2/2012”.

b. Tại cột [Phần Cố Định 1] nhập “DN\CPB\”

c. Tại cột [Phần Chạy 1] chọn biểu tƣợng và chọn [Kiểu Số].

d. Tại cột [Định dạng 1] nhập “000”.

e. Tại cột [Mục Đích] nhập “Mã Chuyển Phòng Ban”.

f. Các cột còn lại trên form giao diện có thể bỏ qua, không nhập liệu.

Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn ngày tháng theo lịch của hệ thống.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Định Nghĩa Mã] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




4. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất khai báo mã.

Biến động mã

Trong quá trình vận hành hệ thống sẽ sự biến động mã văn bản. eTimeGold hỗ trợ giao diện để ngƣời dùng khai

báo thông tin biến động mã văn bản. Ở đây ngƣời dùng sẽ nhìn thấy toàn bộ quá trình vận hành và thay đổi mã

văn bản.

Nội dung thực hành: Khai báo thông tin biến động mã chuyển phòng ban có ngày hiệu lực từ 01 tháng 03 năm

2012 với định dạng mã: DNSC/PB/MMyy/xxx với DNSC/PB là phần cố định, MMyy là phần chạy 1 định dạng

thời gian theo dạng MMyy, xxx là phần chạy 2 định dạng kiểu số (3 chữ số) phát sinh tăng dần.



1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa Mã ].

2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mục Đích Sử Dụng] là “Mã Chuyển Phòng Ban”.

3. Tại vùng [BIẾN ĐỘNG MÃ], Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột, cho ngƣời dùng

khai báo.

a. Tại cột [Ngày hiệu lực], click chọn ngày “1/3/2012”.

b. Tại cột [Phần Cố Định 1] nhập “DNSC/PB/”.

c. Tại cột [Phần Chạy 1] chọn biểu tƣợng và chọn [Kiểu Ngày].

d. Tại cột [Định dạng 1] nhập “MMyy”.

e. Tại cột [Phần Cố Định 2] nhập “/”.

f. Tại cột [Phần Chạy 2] chọn biểu tƣợng và chọn [Kiểu Số].

g. Tại cột [Định dạng 2] nhập “000”.

h. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Biến Động Mã Chuyển Phòng Ban từ ngày 01 tháng 03 năm 2012”.

i. Các cột còn lại trên form giao diện có thể bỏ qua, không nhập liệu.


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Định Nghĩa Mã] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




j. Click nút [Lƣu Trữ].

4. Kết quả sau khi lƣu trữ thông tin.



III. Khởi tạo quy định phiếu Chuyển phòng ban, Chuyển

chức vụ, Chuyển chức danh. Sau phần khởi tạo này ngƣời sử dụng sẽ biết đƣợc cách áp dụng mã tự động cho các phiếu luân chuyển, tùy

chỉnh template báo cáo.

Giao diện làm việc của các chức năng là tƣơng tự nhau vì vậy các bƣớc hƣớng dẫn sau đây sẽ áp dụng đƣợc

chung cho các chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban], [Khởi Tạo Chuyển Chức Vụ], [Khởi Tạo Chuyển

Chức Danh].

Khởi tạo các thuộc tính ban đầu


Nội dung thực hành: Thiết lập mã tự động và template mẫu trong chức năng Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban].

2. Tại phần [Mã Tự Động] click chọn biểu tƣợng để chọn mã tự động đã khởi tạo bên phần chức năng

[Định nghĩa mã].

3. Chọn mã tự động tƣơng ứng đã khởi tạo trƣớc đó, click chọn [Mã chuyển đổi phòng ban], chọn [Thực

hiện].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để

hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



4. Tại phần [Chọn Template] click chọn biểu tƣợng để chọn các template mẫu.

5. Click chọn template cTemp_ChuyenPhongBan2.repx, chọn [Thực hiện] để hoàn thành bƣớc chọn

template.

6. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn thành.

Template báo cáo


Nội dung thực hành: Xem template báo cáo đã chọn, thực hành lƣu template đã chọn về máy tính và upload

một template khác .

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban].

2. Click chọn nút [Xem Template] để xem mẫu template cTemp_ChuyenPhongBan2.repx đang chọn.

3. Click chọn nút [Download Template] để lƣu mẫu cTemp_ChuyenPhongBan2.repx đang chọn về máy

tính của ngƣời sử dụng, chọn nơi lƣu trữ và click chọn nút Save để thực hiện thao tác lƣu.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Chuyển Phòng Ban] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để


CHÚ Ý:

Các phần khởi tạo [Khởi tạo chuyển chức vụ], [Khởi tạo chuyển chức danh] cũng sẽ có các bƣớc

khởi tạo tƣơng tự với [Khởi tạo chuyển phòng ban].

Để có thể sử dụng mã phát sinh tự động trong báo cáo ngƣời sử dụng phải chọn loại mã tự động trong

phần khởi tạo, nếu không thì trong quá trình khai báo chứng từ, ngƣời dùng phải nhập mã thủ công.



4. Upload file template lên hệ thống.

a. Chọn nút [Browse] cửa sổ chọn file hiện ra.

b. Chọn đƣờng dẫn tới file template cần upload lên.

c. Click chọn file Temp_ChuyenPhongBan1.repx, chọn [Open] để chọn file.

5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành việc upload template.

CHÚ Ý:

Các phần xem và xử lý template ở [Khởi tạo chuyển chức vụ], [Khởi tạo chuyển chức danh] tƣơng

tự với [Khởi tạo chuyển phòng ban].

Việc download và upload template là chức năng giúp ngƣời sử dụng có thể tùy chỉnh mẫu báo cáo

riêng cho cty của mình.



IV.Khởi tạo thuộc tính mở rộng eTimeGold dùng khái niệm thuộc tính mở rộng để hỗ trơ ngƣời dùng khai báo các thuộc tính, đặc điểm quản lý

đặc trƣng của mỗi doanh nghiệp.

Đặc điểm kiểu dữ liệu của thuộc tính mở rộng

Với 7 kiểu dữ liệu thƣờng dùng, phù hợp cho ngƣời dùng khai báo các thuộc tính quản lý đặc trƣng cho mỗi

doanh nghiệp.

Kiểu dữ liệu Ghi chú

Lựa chọn Định nghĩa nhiều giá trị thuộc tính, khi khai báo, ngƣời dùng sẽ click

chọn để cập nhật thông tin.

Số Kiểu số nguyên hoặc số thập phân.

Ký tự Nhập ký tự (text) khi khai báo và cập nhật thông tin.

Ngày + giờ Ghi nhận thời gian theo định dạng yyyy/MM/dd HH:mm.

Boolean Nhận giá trị dạng True/False.

Ngày Ghi nhận thời gian theo định dạng yyyy/MM/dd.

Giờ Ghi nhận thời gian theo định dạng HH:mm.


Nội dung thực hành: Khởi tạo thuộc tính mở rộng Tiền Phụ Cấp Khi Chuyển Công Việc cho thông tin hồ sơ

nhân viên, với kiểu lựa chọn là Kiểu Số và số tiền có thể nhập là từ 1 đến 1.000.000

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thuộc Tính Nhân Viên Mở Rộng].

2. Click nút [Tạo Mới].

3. Khởi tạo thông tin

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập “MRNV01”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Tiền Phụ Cấp Khi Chuyển Công Việc”.

c. Tại cột [Kiểu dữ liệu], Click biểu tƣợng , chọn [Kiểu số].

d. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị (min)], nhập 1.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Thuộc Tính Nhân Viên Mở Rộng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2

để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



e. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị (max)], nhập 1000000.

4. Kết quả sau khi thực hiện lƣu trữ.

5. Khai báo thông tin trong hồ sơ nhân viên

a. Đăng nhập hệ thống và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]

b. Chọn hồ sơ nhân viên có Mã Ac=1, chọn tab [Thuộc tính mở rộng].

c. Đặt trỏ chuột tại cột [MRNV01] nhập “500000”.

d. Click nút [Cập nhật], click nút [OK].



V. Ngày Xem Hồ Sơ Tại mỗi thời điểm ngƣời dùng thực hiện các thao tác khởi tạo mới, hay xóa một khởi tạo thì hệ thống eTimeGold

đều lƣu vết lịch sử các thời điểm đó.

Để quản lý đƣợc sự thay đổi này thì hệ thống eTimeGold cho phép ngƣời sử dụng xem lại lịch sử này bằng cách

click chọn mốc thời gian theo ngày tháng hệ thống.


Nội dung thực hành: Xem lại lịch sử của chức năng khởi tạo phòng ban.

1. Đăng nhập vào hệ thống quản lý của eTimeGold, chọn chức năng [Khởi Tạo Phòng Ban].

2. Tại phần [Ngày Xem Hồ Sơ] click chọn biểu tƣợng để mở ra chức năng cho phép ngƣời dùng chọn

ngày.

3. Lần thứ nhất chọn ngày 2/1/2012 hoặc nhập vào “1/2/2012”.

4. Lần thứ hai chọn ngày 13/1/2012 hoặc nhập vào “1/13/2012”.

Hình minh họa: : Cây thư mục phòng ban xem đến ngày 13/01/2012

Hình minh họa: : Cây thư mục phòng ban xem đến ngày 02/01/2012



VI. Quy trình chứng từ chuyển phòng ban, chức vụ, chức

danh.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện quy trình chứng từ chuyển phòng ban,

chức vụ, chức danh.

1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng].

2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user hay chƣa. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm

quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt).

GHI CHÚ:

Để khởi tạo các tài khoản dƣới quyền và phân cấp thành cây thƣ mục phục vụ cho một quy trình

chứng từ xem tại chƣơng 2.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình chuyển phòng ban, chức vụ, chức danh.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Phòng Ban] với quyền Soạn thảo.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Vụ] với quyền Soạn thảo.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Danh] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Phòng Ban] với quyền Chuyển Tiếp.

User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Vụ] với quyền Chuyển Tiếp.

User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Danh] với quyền Chuyển Tiếp.



User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Phòng Ban] với quyền Xét Duyệt.

User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Vụ] với quyền Xét Duyệt.

User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Chức Danh] với quyền Xét Duyệt.

Quy trình chứng từ


Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ chuyển phòng ban cho nhân viên có mã AC là 5000 sang phòng bảo

vệ ở cấp quản lý của user SoanThao, sau đó nộp chứng từ lên cho user ChuyenTiep, cuối cùng chứng từ sẽ

đƣợc chuyển tiếp lên cho user Quanly để duyệt chứng từ.


Quy trình chứng từ [Chuyển Chức Danh], [Chuyển Chức Vụ] cũng giống với quy trình [Chuyển Phòng

Ban].

Sau khi các chứng từ chuyển này đƣợc duyệt thì ngƣời dùng sẽ không thể chỉnh sửa đƣợc thông tin tƣơng

ứng trong hồ sơ nhân viên và trong khởi tạo.

GHI CHÚ:

Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chƣơng 2.

Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chƣơng 24.



Soạn thảo chứng từ chuyển phòng ban

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài [SoanThao].

2. Mở chức năng [Chuyển Phòng Ban – Soạn].

3. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho ngƣời dùng khai báo.

4. Tại cột [Mã phòng ban mới] click chọn biểu tƣợng để mở ra form mới cho phép chọn những phòng

ban đã khởi tạo.

5. Chọn [Phòng Bảo Vệ] click [Thực Hiện] để hoàn thành việc chọn lựa.

6. Tại ô [Mã Chứng Từ] nhập “CPB_001”.

7. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Chứng từ chuyển sang phòng bảo vệ”.

8. Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tƣợng tại cột [Mã AC] để mở ra form [Chọn Nhân Viên].



9. Chọn nhân viên 5000 và click nút [Thực hiện].

10. Chọn [Cập nhật] để lƣu lại chứng từ vừa soạn thảo.

GHI CHÚ:

Cách lọc nhân viên theo điều kiện trên lƣới dữ liệu xem thêm tại chƣơng 1.



11. Chọn [Nộp], click [Ok] để đƣa chứng từ lên cấp trên là user ChuyenTiep.

Chuyển tiếp chứng từ chuyển phòng ban

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep].

2. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CPB_001.

4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok chuyển”.

5. Chọn [Chuyển Tiếp] để đƣa chứng từ này lên cấp user QuanLy.

GHI CHÚ:

Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần đƣợc xử lý.



Duyệt chứng từ chuyển phòng ban

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [QuanLy].

2. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.


4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok Duyệt”.

5. Chọn [Duyệt] để hiệu lực chứng từ và kết thúc quy trình chứng từ.

GHI CHÚ:




Quản lý và xem lịch sử chứng từ chuyển phòng ban

Sau khi chứng từ đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc lƣu vào lịch sử.

Ngƣời quản lý có thể dùng quyền [Quản Lý Lịch Sử] đối với chứng từ [Chuyển Phòng Ban] để xem và có thể

trả lại những chứng từ đã duyệt cho cấp user SoanThao.

Ở cấp user SoanThao có thể theo dõi đƣợc vị trí chứng từ đang nằm ở cấp nào hay đã đƣợc duyệt thông qua

quyền [Xem Lịch Sử].

Quản lý lịch sử chứng từ chuyển phòng ban

Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ chuyển phòng ban đã duyệt, đồng

thời có quyền trả lại chứng từ đã duyệt. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.

User [QuanLy] phân bổ chức năng [Chuyển Phòng ban] với quyền Quản lý lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy].

3. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban - QL].




GHI CHÚ:




Xem lịch sử chứng từ chuyển phòng ban.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Chuyển Phòng Ban] với quyền Xem

lịch sử.


3. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban - Xem].


GHI CHÚ:




5. Xem lịch sử chứng từ ở phần [Ghi chú].



Trả lại chứng từ chuyển phòng ban khi đã đƣợc duyệt

1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Chuyển Phòng ban] với quyền Quản

lý lịch sử.


3. Chọn chức năng [Chuyển Phòng Ban - QL].


Nút chức năng trên giao diện

Nút Mô tả

Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo

Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt

GHI CHÚ:




5. Click nút [Trả Lại], click nút [OK].

Kết quả tại user SoanThao:

Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 4: Profile Nhân Viên


Chƣơng 4

Profile Nhân Viên


dung sau:

Nhập liệu thông tin lý lịch cơ bản của 01 nv trong eTimeGold.

Khai báo và quản lý thông tin mối liên hệ giữa nhân viên và công ty (số BHXH, thẻ BHYT, Chức vụ,

phòng ban trực thuộc,…)

Khai báo và quản lý thông tin cá nhân (MST, số cmnd, quá trình công tác,…)

Khai báo và quản lý lý lịch thân nhân, lịch sử giảm trừ gia cảnh đối với nhân viên.

Khai báo và quản lý thông tin học vấn của nhân viên.

Khai báo và quản lý thông tin thuộc về kỹ năng của nhân viên.

Cập nhật hình nhân viên vào profile trong eTimeGold.

Khai báo thông tin mở rộng.

Làm thế nào để khởi tạo cho nhân viên dùng mã nhân viên làm user đăng nhập phần mềm eTimeGold.

Sau khi hoàn thành các thao tác khởi tạo hệ thống phòng ban, chức vụ của công ty trên eTimeGold thì bƣớc quan

trọng nhất tiếp theo là ngƣời sử dụng phải tạo lập đƣợc một danh sách hồ sơ nhân viên.

Vì vậy chƣơng này sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách khai báo một hồ sơ nhân viên.




I. Khai Báo Mới Một Hồ Sơ Nhân Viên


Nội dung thực hành: Khai báo một hồ sơ nhân viên mới có tên Nguyễn Minh Lâm ở mức cơ bản nhất với mã

nhân viên là 789, thuộc phòng ban nhân sự, chức vụ nhân sự.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên].


GHI CHÚ:





3. Nhập liệu các thông tin bắt buộc khai báo trong bƣớc đầu khởi tạo hồ sơ nhân viên.

a. Tại cột [Họ & tên lót] nhập “Nguyễn Minh”.

b. Tại cột [Tên] nhập “Lâm”.

c. Tại cột [Ngày Sinh] chọn biểu tƣợng để mở ra bảng chọn thời gian hoặc có thể nhập trực tiếp

“4/1/1980”.

d. Tại cột [Mã AC] nhập “789”.

e. Tại cột [Mã Nhân Viên] nhập “EMP_789”.

f. Tại cột [Mã phòng ban] click chọn biểu tƣợng , form mới hiện ra cho phép ngƣời sử dụng chọn

phòng ban đã đƣợc khởi tạo trƣớc đó.

g. Click chọn [Phòng Nhân Sự], chọn [Thực Hiện].

h. Tại cột [Mã chức vụ] click chọn biểu tƣợng , form mới hiện ra cho phép ngƣời sử dụng chọn

chức vụ đã đƣợc khởi tạo trƣớc đó.



i. Click chọn tên chức vụ [Nhân Sự], chọn [Thực Hiện].

4. Click chọn nút [Save] và chọn nút [OK] để thực hiện lƣu lại khởi tạo.

GHI CHÚ:

Các cột [Mã phòng ban] và [Mã chức vụ] là các trƣờng bắt buộc nhập vì vậy trƣớc khi khai

báo hồ sơ nhân viên, ngƣời sử dụng cần phải [Khởi Tạo Phòng Ban], [Khởi Tạo Chức Vụ].



II. Bổ Sung Thông Tin Công Ty


Nội dung thực hành: Bổ sung thông tin công ty cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm , với mã nhân viên là

789.



3. Click chọn tab [Thông Tin Công Ty].

4. Tại cột [Mã Chức Danh], click chọn biểu tƣợng , form mới hiện ra cho phép ngƣời sử dụng chọn chức

danh đã đƣợc khởi tạo trƣớc đó.

GHI CHÚ:

Để có mã chức danh xem lại chƣơng 3 để biết cách khởi tạo.

GHI CHÚ:







GHI CHÚ:





5. Click chọn tên chức danh [Nhân Viên], click nút [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn chức danh.

6. Tại cột [Ngạch Lƣơng] click chọn biểu tƣợng , form mới hiện ra cho phép ngƣời sử dụng chọn những

ngạch lƣơng đã khởi tạo trƣớc đó.

7. Click chọn tên ngạch lƣơng [Nhóm 3], click chọn nút [Thực Hiện].

8. Tại cột [Bậc Lƣơng] click chọn biểu tƣợng , form mới hiện ra cho phép ngƣời sử dụng chọn những bậc

lƣơng đã khởi tạo trƣớc đó.

9. Click chọn tên bậc lƣơng [Bậc 1-3] , click chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn.

10. Tại cột [Mã số thuế ] nhập “019646583”.

11. Tại cột [Mã thẻ NH] nhập “1000071903458”.

GHI CHÚ:

Xem lại chƣơng 14 để biết cách khởi tạo [Bậc Lƣơng].

GHI CHÚ:

Xem lại chƣơng 14 để biết cách khởi tạo [Ngạch Lƣơng].



12. Click chọn nút [Cập Nhật] , chọn tiếp [Ok] để chấp nhận thêm những thông tin vừa bổ sung.

GHI CHÚ:

Ngoài những trƣờng bắt buộc nhập liệu thì tất cả các cột dữ liệu còn lại ngƣời dùng có thể bỏ trống,

hoặc nhập liệu các cột cần thiết để quản lý nhân viên.



III. Khai Báo Thông Tin Cá Nhân

Thông Tin Chung Của Nhân Viên


Nội dung thực hành: Khai báo thông tin giới tính, tình trạng hôn nhân và hình đại diện cho nhân viên có tên

Nguyễn Minh Lâm với mã nhân viên là 789.



3. Tại cột [Giới Tính] click chọn biểu tƣợng , click chọn giới tính [Nam].

4. Tại cột [Hôn Nhân] click chọn biểu tƣợng , click chọn tình trạng hôn nhân [Có gia đình].

GHI CHÚ:







GHI CHÚ:



5. Tại cột [Hình <=40kb], click chọn nút [Browse], form mới hiện ra ngƣời dùng trỏ tới thƣ mục chứa hình

của nhân viên.

6. Chọn hình nhân viên, click chọn [Open] để hoàn thành thao tác chọn hình.

7. Click chọn nút [Cập Nhật] , chọn tiếp [Ok] để chấp nhận thông tin vừa khai báo.



Khai Báo Thông Tin Của Nhân Viên


Nội dung thực hành: Khai báo thông tin cá nhân cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là

789.



3. Click chọn tab [Thông Tin Cá Nhân].

4. Tại cột [Số Điện Thoại] nhập “0977879663”.

5. Tại cột [Địa chỉ Email] nhập “[email protected]”.

6. Tại cột [Tôn Giáo] click chọn biểu tƣợng , form mới sẽ hiện ra cho phép ngƣời dùng chọn những tôn

giáo đã đƣợc eTimeGold mặc định.

GHI CHÚ:







GHI CHÚ:





7. Click chọn tôn giáo [Phật giáo], chọn [Thực hiện] để hoàn tất lựa chọn.

8. Tại cột [Dân Tộc] click chọn biểu tƣợng , form mới sẽ hiện ra cho phép ngƣời dùng chọn những dân

tộc đã đƣợc eTimeGold mặc định.

9. Chọn tên dân tộc là [Kinh], click chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn.

10. Tại cột [Quốc Tịch] click chọn biểu tƣợng , form mới sẽ hiện ra cho phép ngƣời dùng chọn những quốc

tịch đã đƣợc eTimeGold mặc định.

11. Click chọn tên quốc tịch là [Việt Nam], chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.

12. Tại cột [Số CMND] nhập “291007301”.

13. Tại cột [Địa chỉ] nhập “262, đường 13, Phước Bình, Q9, TpHCM”.

14. Tại cột [Nơi Sinh] nhập “Hà Nội”.

15. Tại cột [Nguyên quán] nhập “Hà Nội”.



16. Click chọn nút [Cập Nhật] , chọn tiếp [Ok] để chấp nhận thông tin vừa khai báo.

Khai Báo Quá Trình Bản Thân Của Nhân Viên


Nội dung thực hành: Khai báo [QUÁ TRÌNH BẢN THÂN] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã

nhân viên là 789.



GHI CHÚ:







GHI CHÚ:





3. Click chọn tab [Thông Tin Cá Nhân].

4. Tại phần [QUÁ TRÌNH BẢN THÂN] click chọn [Tạo Mới] để khai báo.

5. Khai báo thông tin trong form [QUÁ TRÌNH BẢN THÂN].

a. Tại cột [Từ Ngày] click chọn biểu tƣợng để mở ra form chọn thời gian bắt đầu.

b. Click chọn ngày 31/1/2007 hoặc nhập “1/31/2007”.

c. Tại cột [Đến ngày] click chọn biểu tƣợng để mở ra form chọn thời gian kết thúc.



d. Click chọn ngày 31/12/2008 hoặc nhập “12/31/2008”.

e. Tại cột [Làm gì / Ở đâu] nhập “Làm việc tại cty TNHH Nam Đô”.

6. Click chọn nút [Lƣu Trữ ] để hoàn thành khai báo và lƣu lại.


khác.


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu cách chọn dữ liệu ngày tháng.



IV. Thông Tin Gia Đình

Khai Báo Thông Tin Gia Đình


Nội dung thực hành: Khai báo [Thông Tin Gia Đình] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân

viên là 789.



3. Click chọn tab [Thông Tin Gia Đình].

GHI CHÚ:







GHI CHÚ:





4. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo.

5. Tại cột [Họ & Tên] nhập “Nguyễn Minh Hòa”.

6. Tại cột [Mỗi quan hệ] click chọn biểu tƣợng và chọn Anh / Em trai.

7. Tại cột [Còn sống / chết] click chọn biểu tƣợng và chọn Sống.

8. Tại cột [Ngày Sinh] click chọn biểu tƣợng để hiện ra bảng chọn ngày tháng.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu cách chọn dữ liệu ngày tháng.



9. Chọn ngày 15/6/1995 hoặc nhập “6/15/1995”.

10. Tại cột [Làm gì / Ở đâu] nhập “Sống tại Q5 TpHCM”.

11. Chọn nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo.

Khai Báo Lịch Sử Giảm Trừ Gia Cảnh


Nội dung thực hành: Khai báo [LỊCH SỬ GIẢM TRỪ GIA CẢNH] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh

Lâm, với mã nhân viên là 789.



GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:




khác.




3. Click chọn tab [Thông Tin Gia Đình].

4. Tại phần [LỊCH SỬ GIẢM TRỪ GIA CẢNH], click chọn [Tạo Mới].

5. Tại cột [Từ tháng] click chọn biểu tƣợng và chọn [Tháng 1].

6. Tại cột [Năm] chọn [Năm 2012].

7. Tại cột [Đến tháng] click chọn biểu tƣợng và chọn [Tháng 12].

8. Tại cột [Năm] chọn [Năm 2012].



9. Tại phần [Ghi chú] nhập “Chưa đến tuổi lao động”.

10. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo lịch sử giảm trừ gia cảnh.


khác.




V. Kinh Nghiệm Làm Việc

Khai Báo Kinh Nghiệm Làm Việc


Nội dung thực hành: Khai báo [Kinh Nghiệm Làm Việc] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã




3. Click chọn tab [Kinh Nghiệm Làm Việc].

GHI CHÚ:







GHI CHÚ:






a. Tại cột [Từ ngày] click chọn biểu tƣợng để xuất hiện bảng chọn ngày tháng.


c. Tại cột [Đến ngày] click chọn biểu tƣợng để xuất hiện bảng chọn ngày tháng.

GHI CHÚ:





e. Tại cột [Tên công ty] nhập “Cty TNHH Dịch Vụ Tin Học Hoàng Minh”.

f. Tại cột [Ngành nghề] nhập “Công Nghệ Thông Tin”.

g. Tại cột [Tỉnh / Thành Phố] click chọn biểu tƣợng để hiển thị danh sách các tỉnh thành phố.

h. Click chọn tên thành phố [Thành Phố HCM] và chọn nút [Thực Hiện].

i. Tại cột [Quốc Tịch] click chọn biểu tƣợng để hiển thị danh sách các quốc tịch.

j. Click chọn tên quốc tịch [Việt Nam], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn quốc tịch.

k. Cột [Thông tin tham khảo]: sử dụng mặc định của hệ thống.

l. Cột [Địa chỉ công ty]: sử dụng mặc định của hệ thống.

m. Tại cột [Thành tích nổi bật] nhập “Quản Lý Viên”.



5. Click chọn nút [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin đã khai báo.


khác.




VI. Trình Độ Học Vấn

Khai Báo Trình Độ Học Vấn Cho Nhân Viên


Nội dung thực hành: Khai báo [Học Vấn] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789.



3. Click chọn tab [Học Vấn].

GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789.


GHI CHÚ:





4. Click [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo.

a. Tại cột [Từ Ngày] click chọn biểu tƣợng để xuất hiện bảng chọn ngày tháng.


c. Tại cột [Đến Ngày] click chọn biểu tƣợng để xuất hiện bảng chọn ngày tháng.




e. Tại cột [Tên trƣờng học] nhập “Đại Học Bách Khoa TpHCM”.

Tại cột [Quốc gia] click chọn biểu tƣợng để hiển thị danh sách các quốc gia.

f. Click chọn trang 7 trong form vừa hiển thị, chọn tên quốc gia [Việt Nam], và click chọn nút

[Thực Hiện] để thực thi lựa chọn.

g. Tại cột [Bằng Cấp] click chọn biểu tƣợng để hiển thị danh sách bằng cấp

h. Click chọn tên bằng cấp [Đại Học], chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc chọn.

i. Tại cột [Chuyên Ngành] nhập “Công Nghệ Thông Tin”.

j. Tại cột [Thành Tích Nổi Bật] nhập “Tốt nghiệp loại giỏi”.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu rõ cách chọn trang và lọc dữ liệu trên lƣới.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu rõ cách chọn dữ liệu ngày tháng.



5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất việc khai báo.


khác.




VII. Kỹ Năng Của Nhân Viên

Khai Báo Trình Độ Học Vấn Cho Nhân Viên


Nội dung thực hành: Khai báo [Kỹ Năng] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789.



3. Click chọn tab [Kỹ năng].

GHI CHÚ:







GHI CHÚ:





4. Khai báo kỹ năng ngoại ngữ .

a. Tại phần [KỸ NĂNG NGOẠI NGỮ] click chọn [Tạo Mới].

b. Tại cột [Ngoại ngữ] click chọn biểu tƣợng để mở ra form [Chọn ngoại ngữ].

c. Click chọn tên ngoại ngữ [Tiếng Nhật], và chọn [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn.

d. Tại cột [Năm sử dụng] nhập “5”.

e. Tại cột [Trình độ ngoại ngữ] click chọn biểu tƣợng để mở ra form chọn [Trình Độ Ngoại

Ngữ].

f. Chọn trình độ ngoại ngữ [Cao cấp], chọn [Thực hiện] để hoàn thành lựa chọn.

g. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất khai báo trình độ ngoại ngữ.


tạo khác.




5. Khai báo kỹ năng vi tính .

a. Tại phần [KỸ NĂNG VI TÍNH] click chọn [Tạo Mới].

b. Tại cột [Vi Tính] click chọn biểu tƣợng để mở ra form [Chọn vi tính].

c. Click chọn tên vi tính [Quản Trị Mạng], và chọn [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn.

d. Tại cột [Năm sử dụng] nhập “4”.

e. Tại cột [Trình độ vi tính] click chọn biểu tƣợng để mở ra form chọn [Trình Độ vi tính].

f. Chọn trình độ vi tính [Cao Cấp] chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.

g. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất khai báo trình độ vi tính.


tạo khác.




6. Khai báo kỹ năng khác .

a. Tại phần [KỸ NĂNG KHÁC] click chọn [Tạo Mới].

b. Tại cột [Tên Kỹ Năng] nhập “Quản lý nhân sự”.

c. Tại cột [Năm sử dụng] nhập “5”.

d. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất khai báo khác.

7. Hoàn tất khai báo.


tạo khác.




VIII. Chỉnh Sửa Thông Tin Hồ Sơ Nhân Viên Khi hồ sơ nhân viên đƣợc hoàn thành, nếu ngƣời dùng phát hiện sai sót trong quá trình khai báo thì việc chỉnh

sửa cũng khá đơn giản.


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa hình ảnh cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789.



GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:





3. Click chọn nút [Browse], form mới hiện ra ngƣời dùng trỏ tới thƣ mục chứa hình của nhân viên.

4. Chọn hình nhân viên mới, click chọn [Open] để hoàn thành thao tác chọn hình.

5. Chọn [Cập Nhật] click [Ok] để hoàn thành việc chỉnh sửa hình ảnh.




I. Thiết Lập Quyền Login User Quyền login user là quyền mà một nhân viên bình thƣờng có thể đăng nhập vào hệ thống bằng mã nhân viên và

quản lý dựa trên các chức năng mà ngƣời dùng phân cho một user.


Nội dung thực hành: Phân quyền login bằng user DemoDND cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã




GHI CHÚ:







GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

User DemoDND đã đƣợc ngƣời dùng khởi tạo và phân bổ chức năng quản lý.

Để tìm hiểu rõ hơn về cách [Phân bổ] chức năng ngƣời sử dụng tham khảo thêm chƣơng 2.



3. Chọn tab [Thông Tin Công Ty], tại cột [Quyền Login] click chọn biểu tƣợng một form mới hiện ra

hiển thị danh sách tất cả các user đã đƣợc ngƣời dùng tạo ra.

4. Click chọn user DemoDND.

5. Chọn [Thực Hiện] để hoàn thành sự lựa chọn.

6. Click chọn nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn thành việc phân quyền.

GHI CHÚ:

Cách Login bằng mã nhân viên xem lại chƣơng 2.



II. Ngày Xem Hồ Sơ Để quản lý hệ thống hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả nhất, eTimeGold cho phép ngƣời dùng xem lại các lƣu

vết dữ liệu trong quá khứ.

Khái niệm [Ngày xem hồ sơ] hỗ trợ ngƣời dùng xem thông tin lý lịch nhân viên theo thời gian nhân viên đó

đƣợc lƣu trữ trong hệ thống.

Hình minh họa: : Có 23 record trong hồ sơ nhân viên khi Ngày Xwm Hồ So=”3/31/2011”

Hình minh họa: : Có 1 record trong hồ sơ nhân viên khi Ngày Xwm Hồ So=”12/29/2010”

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 5: Nhóm Nhân Sự


Chƣơng 5

Nhóm Nhân Sự


dung sau:

Khởi tạo nhóm nhân sự cố định.

Hiệu lực tất cả nhân viên thuộc nhóm.

Chỉ định nhân viên thuộc nhóm.

Cài đặt thuộc tính cấu thành nhân viên hiệu lực trong nhóm.

Khởi tạo nhóm nhân sự hiệu lực theo ngày khai báo.

Chỉ định nhân viên thuộc nhóm.

Quản lý lịch sử hoạt động của nhóm biến động nhân sự.

Lập kế hoạch nhóm biến động nhân sự nhằm tránh bị động về các chính sách liên quan đến nhân lực

trong công ty.



A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN Nhóm nhân sự là một nhóm nhân viên trong công ty có một đặc điểm nào đó giống nhau để có thể xếp thành một

nhóm.

Khởi tạo nhóm nhân sự trong eTimeGold nhằm mục đích quản lý chặt chẽ các nhóm nhân viên trong công ty.

I. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực toàn nhân viên


Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân sự mới có tên nhóm là Toàn Nhân Viên với loại hiệu lực toàn nhân

viên.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Nhân Sự].

2. Chọn nút [Tạo Mới] màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo.

a. Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Toàn Nhân Viên”.

b. Tại cột [Ký hiệu] nhập “TNV”.

Bắt buộc nhập liệu



(Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Nhóm Nhân Sự] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




c. Tại cột [Nhân viên hiệu lực] click chọn nút để hiển thị danh sách loại hiệu lực.

d. Chọn loại hiệu lực [1. Tất cả nhân viên].

e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm nhân viên có hiệu lực đối với tất cả nhân viên trong công ty”.

3. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lƣu lại khởi tạo.


khác.


Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống.



II. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực theo nhân viên


Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân sự mới có tên nhóm là Nhóm Phòng Nhân Sự với loại hiệu lực

nhân viên trực tiếp và chọn nhân viên có mã AC là 5000 vào nhóm.



a. Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Nhóm Phòng Nhân Sự”.

b. Tại cột [Ký hiệu] nhập “NPNS”.






GHI CHÚ:





d. Chọn loại hiệu lực [2. Nhân viên trực tiếp].

e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm có hiệu lực đối với những nhân viên trực tiếp được chọn vào”.


4. Tại tab [Nhân Viên Trực Tiếp] click chọn [Chọn nhân viên].


khác.





a. Form mới hiện lên, click bỏ check tại nhân viên đầu tiên.

b. Tại cột [Mã AC] nhập “5000” và gõ Enter.

c. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn.

5. Kết quả.



III. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực theo điều kiện


Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân sự mới có tên nhóm là Nhóm Làm Đêm với loại hiệu lực Theo điều

kiện và chọn điều kiện thuộc nhóm là phòng ban bảo vệ.



a. Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Nhóm Làm Đêm”.

b. Tại cột [Ký hiệu] nhập “NLD”.


d. Chọn loại hiệu lực [3. Theo điều kiện].

e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm có hiệu lực đối với những nhân viên thuộc phòng ban bảo vệ”.






GHI CHÚ:






4. Lập điều kiện cho nhóm.

a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Nhóm] là “Nhóm Làm Đêm”.

b. Click chọn tab [Lọc Theo Điều Kiện].


khác.




c. Tại phần [ĐIỀU KIỆN THEO NHÓM] click chọn [Tạo Mới], form mới hiện ra cho phép ngƣời

dùng thực hiện đặt điều kiện cho nhóm.

d. Phần [O] click chọn dấu mở cho điều kiện “(”.

e. Phần [Điều kiện] click chọn [1. Phòng ban].

f. Phần [So Sánh] click chọn dấu “=”.

g. Phần giá trị click biểu tƣợng để mở ra form [Chọn Phòng Ban].

h. Chọn tên phòng ban [Phòng Bảo Vệ], click chọn [Thực Hiện] để lƣu trữ phòng ban vừa chọn.

i. Phần [C] click chọn dấu đóng cho điều kiện “)”.

j. Phần [Liên Kết] sử dụng mặc định.

GHI CHÚ:

Nếu có điều kiện thứ 2 trở lên thì ngƣời dùng cần phải chọn một trong hai điều kiện liên kết để

phù hợp với mục đích.



5. Click [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo điều kiện nhóm.


khác.




IV. Chỉnh sửa và hủy bỏ một nhóm nhân sự cố định

Chỉnh sửa thông tin nhóm nhân sự cố định


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu Nhóm Làm Đêm từ NLD thành NhomLD.


2. Click chọn Nhóm Làm Đêm trong danh sách.

3. Chọn [Chỉnh Sửa] để bắt đầu thực hiện chỉnh sửa.

4. Tại cột [Ký hiệu báo cáo] xóa NLD và nhập lại thành “NhomLD”.

5. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành việc chỉnh sửa.

GHI CHÚ:





Hủy bỏ nhóm nhân sự cố định

Để hủy bỏ một nhóm nhân sự cố định thì ngƣời dùng có thể hủy bỏ hiệu lực của nhóm hoặc hủy luôn nhóm.

Hủy bỏ hiệu lực nhóm nhân sự cố định.

Nội dung thực hành: Hủy bỏ hiệu lực Nhóm Làm Đêm có ký hiệu NhomLD.


2. Click chọn Nhóm Làm Đêm trong danh sách.

3. Chọn [Chỉnh Sửa].

4. Check chọn tại cột [Hết hạn] và click [Lƣu Trữ].

GHI CHÚ:





Xóa nhóm nhân sự cố định.

Nội dung thực hành: Xóa Nhóm Bảo Vệ có ký hiệu G004.


2. Click chọn Nhóm Bảo Vệ có ký hiệu G004 trong danh sách.

3. Chọn [Xóa], click chọn [Ok] để hoàn thành xóa nhóm.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Nhóm Nhân Sự] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




V. Chuyển nhóm nhân sự Chuyển nhóm nhân sự thực chất là việc điều động thêm mới nhân viên vào một nhóm nhân sự khác, và một

nhân viên có thể ở nhiều nhóm khác nhau.

Và tại chức năng này ngƣời dùng có thể tiến hành xóa nhân viên ra khỏi nhóm hay thực hiện quy trình chứng từ

chuyển qua các cấp.

Thêm mới nhân viên vào nhóm nhân sự bằng phiếu chuyển

Nội dung thực hành: Thêm mới nhân viên có mã AC là 5000 vào Nhóm TT Group 2.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự].


3. Tại cột [Mã chứng từ] nhập “CNNS_01”.





GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu


GHI CHÚ:

Việc điều động nhân sự chỉ áp dụng cho những nhóm nhân sự có loại hiệu lực là [Nhân viên trự tiếp].



4. Tại cột [Ngày chứng từ] để mặc định của hệ thống.

5. Tại cột [Mã nhóm nhân sự] click chọn biểu tƣợng để hiển thị form [Chọn nhóm biến động].

6. Click chọn tên [Nhóm TT Group 2] với mã nhóm là G002, chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa

chọn.

7. Tại cột [Ghi chú] nhập “Chuyển đến Nhóm TT Group 2”.

8. Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tƣợng tại cột [Mã AC], form [Chọn nhân viên] hiện ra cho phép

ngƣời dùng chọn nhân viên cần thực hiện chuyển nhóm.







9. Tại cột [Loại hiệu lực] click chọn để hiển thị lựa chọn.

10. Chọn dòng [Thêm mới vào nhóm].

GHI CHÚ:

[Thêm mới vào nhóm] : Dùng khi làm phiếu thêm một nhân viên vào nhóm.

[Xóa ra khỏi nhóm]: Đƣợc dùng khi ngƣời dùng muốn làm phiếu xóa nhân viên ra khỏi nhóm.



11. Cột [Lý do] để mặc định.

12. Click chọn [Cập Nhật] để lƣu trữ lại thông tin vừa khai báo.

Thêm mới một nhân viên trên cùng phiếu chuyển đã tạo

Nội dung thực hành: Thêm mới nhân viên có mã AC là 789 vào Nhóm TT Group 2 với mã chứng từ

CNNS_01.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu có [Mã chứng từ] là CNNS_01.


ngƣời dùng chọn nhân viên cần thêm vào phiếu chuyển đang chọn.

4. Chọn mã AC là 789 và chọn nút [Thực Hiện].

GHI CHÚ:




2. Click chọn dòng có [Mã Chứng Từ] là CNNS_01


GHI CHÚ:





5. Click chọn [Danh Sách Nhân Viên] để xem những nhân viên đang thực thi cho phiếu chuyển đang chọn.

6. Chọn [Thoát Danh Sách] và click chọn [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn thành việc thêm mới

nhân viên vào phiếu chuyển.

Xóa nhân viên trên phiếu chuyển đã tạo

Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có mã Ac là 789 trên phiếu chuyển có [Mã chứng từ] là CNNS_01.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu có [Mã chứng từ] là CNNS_01.

3. Tại tab [Nhân Viên] click chọn [Danh Sách Nhân Viên].

4. Click chọn mã AC là 789 và chọn [Xóa Nhân Viên].

5. Click nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn thành xóa nhân viên khỏi danh sách.

GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng có [Mã Chứng Từ] là CNNS_01 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ





VI. Nhóm biến động nhân sự


Nội dung thực hành: Tạo mới nhóm biến động nhân sự mới có tên là Nhóm Thử Việc Tháng 3 với ký hiệu

TV3 và áp dụng cho nhân viên mang mã AC 789 vào nhóm.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự].


a. Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Nhóm Thử Việc Tháng 3”.

b. Tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “TV3”.

c. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm thử việc tháng 3 áp dụng cho những nhân viên mới vào trong

tháng 3”.






GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Nhóm Biến Động Sự] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




d. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.

3. Chọn tab [Nhân Viên Hiệu Lực].

4. Click [Chọn nhân viên].



tạo khác.






5. Chọn thời gian hiệu lực cho nhân viên trong nhóm.

a. Click chọn nhân viên có mã AC 789.

b. Tại cột [Ngày Hiệu Lực], ô thứ nhất click chọn vào biểu tƣợng để hiển thị bảng chọn thời gian.

c. Click chọn ngày 20/2/2012 hoặc nhập “2/20/2012”.

d. Tại ô thứ hai tiếp tục click chọn vào biểu tƣợng để chọn thời gian kết thúc hiệu lực nhóm cho

nhân viên.



e. Click chọn ngày 20/3/2012 hoặc nhập “3/20/2012”.

f. Chọn nút [Chỉnh Sửa] và chọn [Ok] để hoàn thành việc lƣu lại khai báo thời gian hiệu lực cho

nhân viên trong nhóm.

GHI CHÚ:

Sau khi lƣu lại khai báo hiệu lực thời gian cho nhân viên có mã AC 789 nhƣ trên thì thông tin

của nhân viên này sẽ biến mất trên lƣới dữ liệu(Ngày hiện tại là 17/2/2012 và ngày khai báo

bắt đầu hiệu lực là ngày 20/2/2012).

Để xem đƣợc thông tin nhân viên này ngƣời dùng xem bên tab [Lịch Sử - Kế Hoạch Nhóm].



VII. Chỉnh sửa và hủy hiệu lực nhóm biến động nhân sự

Chỉnh sửa nhóm biến động nhân sự


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa nhóm biến động nhân sự có tên là Nhóm Thử Việc Tháng 3 với ký hiệu TV3

thành ThuViecT3.


2. Click chọn [Nhóm Thử Việc Tháng 3].

3. Chọn nút [Chỉnh Sửa].

4. Tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập lại thành “ThuViecT3”.

5. Click chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất chỉnh sửa.

GHI CHÚ:





Hủy bỏ nhóm biến động nhân sự

Có 2 cách để hủy bỏ nhóm biến động nhân sự, gồm xóa và bỏ hiệu lực nhóm.

Hủy hiệu lực nhóm biến động nhân sự

Nội dung thực hành: Hủy hiệu lực nhóm biến động nhân sự có tên là Nhóm Thử Việc Tháng 3 với ký hiệu

ThuViecT3.



3. Chọn nút [Chỉnh sửa].

4. Check chọn tại cột [Hết hạn].

GHI CHÚ:





5. Click nút [Lƣu trữ] để hoàn thành.

Xóa nhóm biến động nhân sự

Nội dung thực hành: Xóa nhóm biến động nhân sự có tên là Nhóm Thử Việc Tháng 3 với ký hiệu

ThuViecT3.



3. Chọn nút [Xóa], tiếp tục click chọn [Ok] để hoàn thành việc xóa nhóm biến động nhân sự.

GHI CHÚ:





VIII. Chuyển nhóm biến động nhân sự

Thêm mới nhân viên vào nhóm biến động nhân sự bằng phiếu chuyển

Nội dung thực hành: Thêm mới nhân viên có mã AC là 120 vào nhóm Thử Việc.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động].


3. Tại cột [Mã chứng từ] nhập “CNBD_01”.






GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




5. Tại cột [Mã nhóm biến động] click chọn biểu tƣợng để hiển thị form [Chọn nhóm biến động].

6. Click chọn tên nhóm biến động [Thử Việc] với mã nhóm là TV, chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc

lựa chọn.

7. Tại cột [Ngày hiệu lực] để mặc định của hệ thống.

8. Tại cột [Ngày hết hạn] để mặc định của hệ thống.

9. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thêm mới nhân viên vào nhóm thử việc”.


ngƣời dùng chọn nhân viên cần thực hiện chuyển nhóm.






c. Check chọn tên nhân viên có mã AC là 120.

d. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn.




12. Click [Cập Nhật], chọn [Ok] để lƣu trữ lại thông tin vừa khai báo.

Thêm mới một nhân viên trên cùng phiếu chuyển đã tạo

Nội dung thực hành: Thêm mới nhân viên có mã AC là 67 vào cùng nhóm Thử Việc trên chứng từ chuyển có

mã CNBD_01.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu có [Mã chứng từ] là CNBD_01.

GHI CHÚ:




2. Click chọn dòng có [Mã Chứng Từ] là CNBD_01


GHI CHÚ:






ngƣời dùng chọn nhân viên cần thêm vào phiếu chuyển đang chọn.

4. Chọn mã AC là 67 và chọn nút [Thực Hiện].

5. Click chọn [Danh Sách Nhân Viên] để xem những nhân viên đang thực thi cho phiếu chuyển đang chọn.

6. Chọn [Thoát Danh Sách].

7. Click [Cập Nhật], chọn [Ok] để hoàn thành việc thêm mới nhân viên vào phiếu chuyển.



Xóa nhân viên trên phiếu chuyển đã tạo

Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có mã AC là 120 trên phiếu chuyển có [Mã chứng từ] là CNBD_01.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động].

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu có [Mã chứng từ] là CNBD_01.

3. Tại tab [Nhân Viên] click chọn [Danh Sách Nhân Viên].

4. Click chọn mã AC là 120 và chọn [Xóa Nhân Viên].

5. Click nút [Cập Nhật] và click nút [Ok] để chấp nhận xóa.

GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng có [Mã Chứng Từ] là CNBD_01. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu





I. Khởi tạo chuyển nhóm nhân sự Tại chức năng này ngƣời dùng sẽ biết đƣợc cách chọn một mẫu báo cáo cho phiếu chuyển nhóm nhân sự của

mình, có thể tùy chỉnh xem trƣớc, download về máy tính để chỉnh sửa.

Và phần mã tự động sẽ giúp ngƣời dùng tự động điền các ký hiệu văn bản theo các định dạng khai báo.

Phần thuộc tính mở rộng sẽ giúp ngƣời dùng mở rộng nội dung quản lý trên một phiếu chuyển nhóm nhân sự.

Hƣớng dẫn từng bƣớc chọn mã tự động

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng

2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.

GHI CHÚ:

Dƣới đây là hƣớng dẫn sử dụng phần Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự.

Tƣơng tự phần Khởi Tạo Chuyển Nhóm Biến Động sẽ có các thao tác giống nhƣ hƣớng dẫn sử dụng đối

với Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự.



2. Tại ô [Mã tự động] click chọn biểu tƣợng để hiển thị danh sách mã tự động đã khởi tạo trƣớc đó.

3. Click chọn [Mã chuyển nhóm nhân sự].

4. Chọn [Thực hiện] để hoàn thành sự lựa chọn.

5. Click [Lƣu trữ] để lƣu lại khởi tạo.

GHI CHÚ:

Để khởi tạo đƣợc mã tự động ngƣời dùng xem lại chƣơng 3.

Nếu không chọn mã tự động tại đây thì phần [Mã chứng từ] tại chức năng [Chuyển nhóm nhân sự]

phải tự nhập bằng tay.

Nếu có chọn mã tự động tại đây thì phần [Mã chứng từ] tại chức năng [Chuyển nhóm nhân sự] sẽ

tự phát sinh theo định dạng khi lƣu trữ.



Hƣớng dẫn từng bƣớc tùy chỉnh template báo cáo


2. Tại cột [Chọn template] click chọn biểu tƣợng để hiển thị danh sách template có thể sử dụng.

3. Click chọn template [cTemp_ChuyenNhomNS.repx].

4. Chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn template.

5. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành bƣớc tùy chỉnh template báo cáo.

6. Click chọn nút [Xem Template] để xem mẫu báo cáo chuyển nhóm nhân sự.

7. Click chọn nút [Download Template] để lƣu mẫu báo cáo đang chọn về máy tính.

GHI CHÚ:





8. Upload mẫu báo cáo mới lên hệ thống.

a. Click chọn nút [Browse] để upload mẫu báo cáo mới lên hệ thống.

b. Chỉ đƣờng dẫn đến file template cần upload.

c. Chọn file cần upload lên [Temp_ChuyenNhomNS_UP.repx].

d. Click chọn [Open] để hoàn thành lựa chọn.

e. Click chọn [Lƣu Trữ] để chấp nhận upload file đang chọn lên hệ thống.




Hƣớng dẫn từng bƣớc khai báo thông tin mở rộng


2. Tại phần [Thuộc Tính Mở Rộng] chọn [Tạo Mới].

3. Form mới hiện ra cho phép ngƣời dùng nhập liệu.

a. Tại phần [Ký hiệu] nhập “DanhGia”.

b. Tại phần [Mô tả] nhập “Đánh giá nhân viên”.

c. Tại phần [Kiểu dữ liệu] click chọn biểu tƣợng để hiển thị danh sách các kiểu dữ liệu có thể khai

báo

GHI CHÚ:





d. Click chọn kiểu [Lựa Chọn].

e. Phần [Giá trị (min)] để mặc định.

f. Phần [Giá trị (max)] để mặc định.

g. Click chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại khởi tạo.

4. Khai báo các trƣờng lựa chọn.

a. Tại phần [Giá Trị Kiểu Lựa Chọn] click chọn [New] để khai báo mới thuộc tính lựa chọn.

b. Tại cột [Ký Hiệu] nhập “a”.

c. Tại cột [Mô tả] nhập “Khá”.

d. Tại cột [Giá Trị] nhập “1”.

e. Click chọn [Update] để lƣu lại thuộc tính đầu tiên.

Nút [Update]: lƣu trữ thông tin.

Nút [Cancel] : Không lƣu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lƣới dữ liệu.


tạo khác.




f. Tƣơng tự chọn [New] để tiếp tục khai báo các trƣờng lựa chọn khác.

5. Mở chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] để xem kết quả.

a. Click chọn tab [Thuộc tính mở rộng].

b. Chọn biểu tƣợng để xem lƣới lựa chọn đã khởi tạo.

c. Chọn giá trị [Khá] click [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn thuộc tính mở rộng cho nhân viên

đang chọn trong phiếu chuyển nhóm nhân sự có mã chứng từ [CNNS_001].

d. Click nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn tất.

GHI CHÚ:

Xem thêm chƣơng 3 để hiểu hơn về phần khởi tạo thuộc tính mở rộng.

Nút [Edit] : Cho phép ngƣời dùng chỉnh sửa dòng đang lựa chọn.

Nút [Delete] : Cho phép ngƣời dùng xóa dòng đang lựa chọn.



II. Ngày xem hồ sơ nhóm biến động Ngày xem hồ sơ sẽ giúp ngƣời sử dụng quản lý nhanh sự hiệu lực và hết hiệu lực của các nhân viên trong nhóm

biến động nhân sự.



2. Quan sát ngày hiệu lực của các nhân viên trong nhóm [Nhóm Thử Việc Tháng 1/2012], hiện tại [Ngày

xem hồ sơ] là 18/2/2012 và các nhân viên có mã nhân viên là A01, B01, C01 vẫn còn hiệu lực.

3. Click chọn biểu tƣợng để hiển thị form chọn ngày tháng, chọn ngày 9/1/2012.

GHI CHÚ:

Ngày xem hồ sơ hiện tại là ngày 9/1/2012 và trên lƣới dữ liệu chỉ có nhân viên có mã nhân viên A01,

những nhân viên có mã B01, C01 vẫn còn hiệu lực nhƣng ngày xem hồ sơ hiện tại vẫn chƣa đến nên

trên lƣới dữ liệu chƣa xuất hiện.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để


GHI CHÚ:

Ngày xem hồ sơ của nhóm biến động sẽ căn cứ vào ngày hiệu lực của nhân viên trong nhóm biến động nhân

sự.



III. Quy trình chứng từ chuyển nhóm nhân sự

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện quy trình chứng từ chuyển nhóm nhân sự




GHI CHÚ:



GHI CHÚ:


.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình chuyển nhóm nhân sự và biến động nhân sự.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] với quyền Soạn thảo.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] có quyền Chuyển

Tiếp.

User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] có quyền Chuyển

Tiếp.



User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] có quyền Xét Duyệt.

User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] có quyền Xét Duyệt.

GHI CHÚ:







Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ điều động nhân viên vào nhóm nhân sự có tên Nhóm TT Group 2 tại

user [SoanThao]. Sau đó chứng từ điều động này sẽ đƣợc nộp lên cho user [ChuyenTiep] xem xét và chuyển

lên cho user [QuanLy] duyệt.

Soạn thảo chứng từ chuyển nhóm biến động nhân sự


2. Mở chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - Soạn].


GHI CHÚ:

Cột [Mã chứng từ] sẽ tự động điền khi ngƣời sử dụng hoàn tất khai báo và click chọn [Cập Nhật].

Để có thể sử dụng đƣợc phần mã tự động này ngƣời dùng tham khảo thêm chƣơng 3 và cách áp dụng

mã tự động cho việc khai báo [Chuyển Nhóm Biến Động] hay quy trình thì phải khai báo trong chức

năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Biến Động].


Quy trình chứng từ [Chuyển Nhóm Nhân Sự] cũng có các thao tác thực hiện giống với quy trình [Chuyển

Nhóm Biến Động].

Quan trọng nhất là bƣớc soạn thảo chứng từ đầu tiên ở user SoanThao.

Việc soạn thảo chứng từ [Chuyển Nhóm Biến Động], [Chuyển Nhóm Nhân Sự] xem chi tiết các phần

[Nhóm Nhân Sự], [Nhóm Biến Động Nhân Sự].




5. Tại cột [Mã nhóm biến động] click chọn biểu tƣợng để hiển thị form [Chọn nhóm biến động].

6. Click chọn tên nhóm biến động [Thử Việc] với mã nhóm là TV, chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc

lựa chọn.

7. Tại cột [Ngày hiệu lực] để mặc định của hệ thống.

8. Tại cột [Ngày hết hạn] để mặc định của hệ thống.

9. Tại cột [Ghi chú] nhập “Chứng từ thêm mới nhân viên mã AC 5000 vào nhóm thử việc”.


ngƣời dùng chọn nhân viên cần thực hiện điều động thông qua chứng từ.






c. Check chọn tên nhân viên có mã AC là 5000.

d. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn.


12. Click [Cập Nhật] để lƣu trữ lại thông tin vừa khai báo.

13. Click [Nộp], chọn [Ok] để đƣa chứng từ điều động nhóm biến động nhân sự lên user cấp trên

ChuyenTiep.



Chuyển tiếp chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân sự


2. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CNBDNS_000.


5. Chọn [Chuyển Tiếp], click [Ok] để đƣa chứng từ này lên cấp user QuanLy.

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:




Duyệt chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân sự


2. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.



5. Chọn [Duyệt], click chọn [Ok] để hiệu lực chứng từ và kết thúc quy trình chứng từ.

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:




IV. Quản lý và xem lịch sử thay đổi chứng từ nhóm biến

động nhân sự. Sau khi chứng từ đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc lƣu vào lịch sử.

Ngƣời quản lý có thể dùng quyền [Quản Lý Lịch Sử] đối với chứng từ [Chuyển Nhóm Biến Động] để xem và

có thể trả lại những chứng từ đã duyệt cho cấp user SoanThao.



Quản lý lịch sử thay đổi nhóm biến động nhân sự

1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền

Quản lý lịch sử.


3. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - QL].




GHI CHÚ:




Xem lịch sử thay đổi nhóm biến động nhân sự.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] với

quyền Xem lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao].

3. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - Xem].


GHI CHÚ:





GHI CHÚ:

Ngoài chức năng xem các chứng từ đã duyệt hoặc chƣa duyệt thì chức năng này không thể chỉnh sửa

bất kỳ chứng từ nào.



Trả lại chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân sự

1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền



3. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - QL].



Nút Mô tả




GHI CHÚ:




5. Click nút [Trả Lại], click chọn [OK].



Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 6 : Giờ làm việc và giờ nghỉ


Chƣơng 6

Giờ làm việc và giờ nghỉ Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội

dung sau:

Khởi tạo ca kíp làm việc theo quy định của công ty.

Xử lý trƣờng hợp trong công ty có nhiều nhóm nhân viên làm theo nhiều giờ làm việc khác nhau tại các

thời điểm xem lẫn nhau.

Xử lý mong muốn quản lý giờ cơm, giờ giải lao.

Xử lý trƣờng hợp thay đổi ca kíp làm việc đột xuất.

Làm tròn khoảng thời gian làm việc theo quy tắc mong muốn của cty.

Khởi tạo danh sách các ngày nghỉ, ngày lễ quốc gia, ngày lễ công ty.

Xử lý trƣờng hợp một ngày chỉ định là ngày nghỉ lễ của nhóm A nhƣng là ngày làm việc của nhóm B.

Thiết lập loại phụ cấp thời gian theo quy định của luật lao động hoặc nội quy công ty.

Xử lý khoảng thời gian đƣợc hƣởng phụ cấp đối với mốc 0h00 trong ngày.

Xử lý trƣờng hợp có (không) tính phụ cấp thời gian cho khoảng thời gian làm thêm giờ.

Làm tròn khoảng thời gian hƣởng phụ cấp thời gian theo quy tắc mong muốn của cty.

Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ đổi ca để nâng tầm quản lý.




I. Định nghĩa ca kíp làm việc

Một số nút chức năng trên giao diện

Nút Mô tả

Dùng để cập nhật thông tin chỉnh sửa ca kíp làm việc đã khởi tạo.

Thêm thông tin ca kíp làm việc.

Xóa thông tin ca kíp làm việc đã khởi tạo.

Hiển thị danh sách ca kíp làm việc đã khởi tạo theo dạng lƣới dữ

liệu.

Xuất báo cáo danh sách ca làm việc đã khai báo.

Hƣớng dẫn thực hành

Nội dung thực hành: Định nghĩa ca làm việc tên “Giờ làm ca 1”, ký hiệu “S1”, có thời gian bắt đầu làm việc

lúc 06:00 sáng và kết thúc lúc 14:00 chiều cùng ngày, quy định tính 1 ngày công (tƣơng đƣơng 8h làm). Cho

phép nhân viên đi trễ hoặc về sớm 5 phút mà không bị trừ công làm việc.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1].


3. Khai báo thông tin trong form.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên giờ làm] nhập “Giờ làm ca 1”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “S1”.



Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt






GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




c. Đặt trỏ chuột ở cột [Số ngày đƣợc tính], nhập “1”.

d. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ bắt đầu cho phép vào], nhập “-120”.

e. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ bắt đầu cho phép ra], nhập “-240”.

f. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ vào], nhập “06:00”.

g. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ ra], nhập “14:00”.

h. Đặt trỏ chuột ở cột [Số phút đƣợc phép vào trễ], nhập “5”.

i. Đặt trỏ chuột ở cột [Số phút đƣợc phép ra sớm], nhập “-5”.

Số phút trước giờ ra quy định cho phép hệ thống nhận giờ ra và KHÔNG trừ công.

Có nhập dấu “-“ vì đây là khoảng thời gian tính lùi lại so với giờ ra quy định.

Số phút sau giờ vào quy định cho phép hệ thống nhận giờ vào và KHÔNG trừ công.

GHI CHÚ:

Nếu nhập [Giờ vào] > [Giờ ra] thì ngƣời dùng sẽ khởi tạo đƣợc ca kíp qua ngày.

Ví dụ: định nghĩa ca làm việc tên “Ca đêm”, ký hiệu “N12h”, có thời gian bắt đầu làm việc

lúc 18:00 chiều và kết thúc lúc 06:00 sáng hôm sau, quy định tính 1 ngày công (tƣơng đƣơng

12h làm). Cho phép nhân viên đi trễ hoặc về sớm 10ph mà không bị trừ công làm việc.

Bắt buộc nhập liệu theo định dạng 24h.(không nhập 02:00:00 CH)

Khi người dùng không nhập liệu, hệ thống mặc định 00:00.

Bắt buộc nhập liệu theo định dạng 24h.

Khi người dùng không nhập liệu, hệ thống mặc định 00:00.

Số phút trước giờ ra quy định cho phép hệ thống nhận log giờ ra ca của nhân viên.

Có nhập dấu “-“ vì đây là khoảng thời gian tính lùi lại so với giờ vào quy định.

Số phút trước giờ vào quy định cho phép hệ thống nhận log giờ vào ca của nhân viên.

Có nhập dấu “-“ vì đây là khoảng thời gian tính lùi lại so với giờ vào quy định.



j. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ vào], nhập “240”.

k. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ ra], nhập “120”.

l. Đặt trỏ chuột ở cột [Đổi sang giờ], nhập “8”.

m. Cột [(Cộng phút lẻ)]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

n. Cột [Số phút Min để tính BOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

o. Cột [Số phút trừ giờ BOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

p. Cột [Tính tăng ca trƣớc giờ vào]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

q. Cột [Số phút Min để tính AOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

r. Cột [Số phút trừ giờ AOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

s. Cột [Tính tăng ca sau giờ ra]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 8 để hiểu mối liên quan giữa ca làm việc và tăng ca tự động.

Check chọn nếu có quy định tính làm thêm giờ tự động sau giờ ra. Chú ý tăng khoảng cách thời gian và khai báo tại cột [Giờ bắt đầu cho phép ra] để

hệ thống nhận giờ ra khi có tính tăng ca tự động sau giờ ra.

Số phút trừ bớt trong tổng thời gian tăng ca sau giờ ra trong ngày của nhân viên.

Đây là điều kiện thời gian tính tăng ca tự động sau giờ ra. Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính tăng ca tự động.

Check chọn nếu có quy định tính làm thêm giờ tự động trước giờ vào.

Chú ý tăng khoảng cách thời gian và khai báo tại cột [Giờ bắt đầu cho phép vào] để hệ

thống nhận giờ vào khi có tính tăng ca tự động trước giờ vào.

Số phút trừ bớt trong tổng thời gian tăng ca trước giờ vào trong ngày của nhân viên.

Đây là điều kiện thời gian tính tăng ca tự động trước giờ vào.

Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính tăng ca tự động.

Số phút sau giờ ra quy định cho phép hệ thống nhận log giờ ra và CÓ tính về sớm.

Số phút sau giờ vào quy định cho phép hệ thống nhận log giờ vào và CÓ tính đi trễ.



4. Thông tin sau khi khai báo sẽ hiển thị nhƣ hình sau:

5. Vùng [QUY ƢỚC CÁCH TÍNH LỖI KIỂM THẺ VÀO – RA]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

6. Vùng [KIỂM THẺ VÀO – RA KHÁC]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

7. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin vừa đăng ký.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo một

ca làm việc khác.

Nút [Bỏ Qua] : Không lƣu trữ thông tin vừa nhập liệu.

Xem nội dung phần II – mục A để hiểu thêm về cài đặt giờ nghỉ (giờ cơm) giữa ca.

Xem nội dung phần I – mục B để hiểu thêm về quy định tính công và log giờ vào, ra.



II. Chỉnh sửa thông tin ca làm việc đã khởi tạo Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thời gian hệ thống ghi nhận ra ca từ “120” thành “300” của ca làm việc tên

“Giờ làm ca 1”, ký hiệu “S1”.


2. Click Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Giờ làm ca 1], với [Ký hiệu báo cáo] là

[S1].

3. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ ra], sửa “120” thành “300”. 4. Click nút [Câp Nhật], click nút [OK].

GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Giờ làm ca 1.


GHI CHÚ:





III. Xóa thông tin ca làm việc đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa thông tin ca làm việc tên “Giờ làm ca 1”, ký hiệu “S1”.


2. Click Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Giờ làm ca 1], với [Ký hiệu báo cáo] là [S1].

3. Click nút [Xóa], click nút [OK] để hoàn tất việc xóa ca làm việc đã khởi tạo.

GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Giờ làm ca 1.


GHI CHÚ:





IV. Định nghĩa ca kíp làm việc với giờ cơm giữa ca không

tính vào thời gian làm việc Nội dung thực hành: Định nghĩa ca làm việc tên “Giờ làm hành chánh”, ký hiệu “SHC”, có thời gian bắt đầu

làm việc lúc 08:00 sáng và kết thúc lúc 17:30 chiều cùng ngày, quy định tính 1 ngày công (tƣơng đƣơng 8h

làm). Cho phép nhân viên đi trễ hoặc về sớm 5ph mà không bị trừ công làm việc. Trong đó khoảng thời gian

nghỉ giữa ca từ 12:00 đến 13:30 không đƣợc tính vào giờ làm việc.




a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên giờ làm] nhập “Giờ làm hành chánh”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “SHC”.

c. Đặt trỏ chuột ở cột [Số ngày đƣợc tính], nhập “1”.

d. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ bắt đầu cho phép vào], nhập “-120”.

e. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ bắt đầu cho phép ra], nhập “-240”.

f. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ vào], nhập “08:00”.

g. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ ra], nhập “17:30”.

h. Đặt trỏ chuột ở cột [Số phút đƣợc phép vào trễ], nhập “5”.

i. Đặt trỏ chuột ở cột [Số phút đƣợc phép ra sớm], nhập “-5”.

j. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ vào], nhập “240”.

k. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ ra], nhập “120”.

l. Đặt trỏ chuột ở cột [Đổi sang giờ], nhập “8”.

m. Cột [(Cộng phút lẻ)]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

n. Cột [Số phút Min để tính BOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

o. Cột [Số phút trừ giờ BOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

p. Cột [Tính tăng ca trƣớc giờ vào]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

q. Cột [Số phút Min để tính AOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

r. Cột [Số phút trừ giờ AOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

s. Cột [Tính tăng ca sau giờ ra]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

4. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin giờ làm việc vừa đăng ký.

5. Vùng [QUY ƢỚC CÁCH TÍNH LỖI KIỂM THẺ VÀO – RA]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

GHI CHÚ:





6. Vùng [KIỂM THẺ VÀO – RA KHÁC]: lần lƣợt khai báo thông tin theo các bƣớc sau.

a. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột, chờ ngƣời dùng nhập liệu.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Giờ ra nghỉ] nhập “12:00”.

c. Đặt trỏ chuột tại cột [Giờ vào làm] nhập “13:30”.

d. Các cột [Cho phép ra sớm], [Cho phép vào trễ], [Phân cách giữa giờ ra & giờ vào], [Tổng

thời gian tính (phút)], [Phân loại vào ra], [Bắt buộc kiểm thẻ vào], [Bắt buộc kiểm thẻ ra]: sử

dụng mặc định của eTimeGold.

7. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin giờ nghỉ vừa đăng ký.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 11 để hiểu về việc khấu trừ giờ nghỉ giữa ca (không tính vào thời gian làm việc).



V. Nhập liệu đổi ca làm việc và hiệu lực Tùy vào yêu cầu sản xuất hoặc vì lý do cá nhân, nhân viên mong muốn thay đổi ca làm việc trong ngày (đột

xuất). Chức năng [Đăng Ký Đổi Ca] hỗ trợ ngƣời dùng quản lý nghiệp vụ thay đổi giờ làm việc.

Tạo mới phiếu đăng ký đổi ca

Nội dung thực hành: Vì lý do cần sản xuất hàng gấp, nhân viên có Mã AC là 1 vào ngày 29/02/2012 đổi giờ

làm việc sang đi làm “Giờ làm hành chánh” và “Ca đêm”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Đổi Ca].



a. Tại cột [Mã AC], click vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên.

b. Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] là 1.

c. Click nút [Thực Hiện].

d. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Phòng ban], [Chức vụ]: bỏ qua không nhập liệu.

Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield).

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Đăng Ký Đổi Ca] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




4. Tại cột [Từ Ngày], click vào biểu tƣợng , chọn ngày “29/02/2012”.

5. Tại cột [Đến Ngày], click vào biểu tƣợng , chọn ngày “29/02/2012”.

6. Chọn giờ làm việc mới (giờ cần thay đổi).

a. Tại cột [Giờ làm mới 1], click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form danh sách ca

làm việc. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là [Giờ làm hành chánh]. Click nút

[Thực Hiện].

b. Tại cột [Giờ làm mới 2], click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form danh sách ca

làm việc. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là [Ca đêm]. Click nút [Thực Hiện].

GHI CHÚ:

Nút [Xóa] thuộc cột [Giờ làm mới 2]: xóa thông tin ca làm việc 2.

Có thể bỏ trống.




7. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi Chú], nhập “Sản xuất hàng gấp -> đổi ca làm việc”.


Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi ca đã đăng ký

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi ca của nhân viên có Mã AC là 1 vào ngày 29/02/2012: loại

bỏ “Ca đêm” (chỉ đổi giờ làm việc sang đi làm “Giờ làm hành chánh”).


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã AC] = 1, có thông tin

ngày đổi ca làm việc [Từ Ngày]=29/02/2012, [Đến Ngày]=29/02/2012.

GHI CHÚ:


Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn theo các thao tác nhƣ sau. 1. Click nút [Danh Sách].

2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút . 3. Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] = 1, có thông tin ngày đổi ca làm việc.

[Từ Ngày]=29/02/2012, [Đến Ngày]=29/02/2012. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:



Hình minh họa: : Nhập liệu đổi ca làm việc sang “Giờ làm hành chánh” & “Ca đêm” cho Mã AC=1, ngày “29/02/2012”

Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của ngƣời dùng nhƣ ở bƣớc 3.




3. Tại cột [Giờ làm mới 2], click nút [Xóa].

4. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất chỉnh sửa phiếu đổi ca làm việc.

Hủy bỏ phiếu đăng ký đổi ca đã đăng ký

Nội dung thực hành: Xóa phiếu đăng ký đổi giờ làm việc của nhân viên có Mã AC là 1 vào ngày 29/02/2012

đổi giờ làm việc 1 là làm “Giờ làm hành chánh”.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã AC] = 1, có thông tin

ngày đổi ca làm việc [Từ Ngày]=29/02/2012, [Đến Ngày]=29/02/2012.

3. Click chọn nút [Xóa], click nút [OK] để hoàn tất việc xóa phiếu đăng ký đổi giờ làm việc.

GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách]

2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] = 1, có thông tin ngày đổi ca làm

việc [Từ Ngày]=29/02/2012, [Đến Ngày]=29/02/2012. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:





VI. Khai báo danh sách ngày nghỉ lễ


Nút Mô tả

Khai báo định danh ngày nghỉ lễ

Chỉnh sửa thông tin định danh ngày lễ đã nhập liệu

Xóa thông tin ngày lễ đã khai báo

Làm mới lƣới dữ liệu đang hiển thị

Xuất báo cáo nhân viên hiệu lực theo ngày lễ khai báo

Nút Mô tả

Thêm danh sách ngày nghỉ lễ

Chỉnh sửa danh sách ngày nghỉ lễ đã chọn

Xóa thông tin danh sách ngày nghỉ lễ đã chọn

Làm mới lƣới dữ liệu danh sách ngày lễ đang hiển thị


Nội dung thực hành: Khai báo ngày nghỉ lễ “Thống nhất đất nƣớc” (30/04/2012) trong năm 2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Ngày Lễ].

2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo tên gọi cho ngày nghỉ lễ.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Ngày Lễ] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên ngày lễ] nhập “Ngày thống nhất đất nước”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “TNHol”.

c. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo danh sách ngày lễ”.


3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngày lễ] là “Ngày thống nhất đất nước”.

4. Tại cột [NĂM], click vào biểu tƣợng , chọn 2012. Lần lƣợt thực hiện các thao tác sau để hoàn thành

khai báo danh sách ngày nghỉ lễ:

a. Click nút [Tạo Mới], màn hình thể hiện form cho ngƣời dùng nhập liệu.

b. Tại cột [Từ ngày], click chọn biểu tƣợng , chọn ngày “30/04/2012”.

c. Tại cột [Đến ngày], click chọn biểu tƣợng , chọn ngày “30/04/2012”.

d. Cột [Nhân viên hiệu lực], [Đánh dấu]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Ngày nghỉ có hưởng lương”.


Dòng cuối cùng của lưới dữ liệu.

Bắt buộc nhập liệu. Không cho phép nhập trùng. Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.








f. Click nút [Lƣu Trữ].

Hình minh họa: : Khai báo ngày nghỉ lễ trong năm 2012: ngày “Thống nhát đất nước” vào ngày 30/04/2012.



VII. Phụ cấp thời gian Phụ cấp thời gian là khoảng thời gian nhân viên làm việc trong công ty đƣợc hƣởng thêm giờ theo quy định của

luật lao động (ca đêm) hoặc nội quy công ty.


Nút Mô tả

Dùng để tạo mới thông tin một loại phụ cấp thời gian

Chỉnh sửa một thông tin loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo trƣớc đó

Dùng để xóa loại phụ cấp thời gian đã tạo trƣớc đó

Làm mới lƣới dữ liệu thông tin loại phụ cấp thời gian đã khai báo

Xuất báo cáo đối tƣợng nhân viên hiệu lực theo loại phụ cấp thời gian

Khởi tạo loại phụ cấp thời gian

Nội dung thực hành: khởi tạo loại phụ cấp thời gian “PC03_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường)”, bắt đầu

hiệu lực vào ngày 1.1.2012 đối với tất cả nhân viên.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian] .

2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho ngƣời dùng khai báo

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo], nhập “Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường)”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “PC03”.

c. Click trỏ chuột tại cột [Ngày hiệu lực] chọn ngày “1/1/2012”.


(Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn ngày tháng theo lịch của hệ thống).






Cho phép sử dụng Unicode.


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để




d. Cột [Ngày hết hạn].

e. Cột [Loại hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

f. Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại phụ cấp thời gian”.

3. Chọn nút [Lƣu trữ] để lƣu thông tin vừa khai báo.

Chỉnh sửa thông tin loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu báo cáo của loại phụ cấp thời gian PC03_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày

thường) từ “PC03” thành “PCC3”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ cấp thời gian].

2. Chọn dòng chứa loại phụ cấp thời gian PC03_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường) trên lƣới dữ liệu đang

hiển thị.

3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị form dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng chỉnh sửa.

4. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], sửa “PC03” thành “PCC3”.

5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lƣu thông tin vừa chỉnh sửa.

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:

Ký hiệu báo cáo chính là hạng mục sử dụng cài đặt công thức lƣơng.

Tham khảo tài liệu chƣơng 13 để hiểu mối liên quan giữa loại phụ cấp thời gian và công thức lƣơng.



Nút [Bỏ Qua] : Không lƣu trữ thông tin vừa nhập liệu, màn hình hiển thị lƣới dữ liệu.

Hình minh họa: : Khởi tạo loại phụ cấp thời gian “PC03_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường)”.

Có thể bỏ trống



Hủy bỏ hiệu lực thông tin loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo

Trƣờng hợp thông tin khởi tạo sai hoặc quy định công ty không còn sử dụng loại tăng ca đã khai báo, ngƣời dùng

mong muốn hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã đƣợc khởi tạo.

Có 03 cách hủy bỏ thông tin loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo

Cách 1: Đánh dấu hủy bỏ loại phụ cấp thời gian

Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại phụ cấp thời gian PCC3_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường).


2. Chọn dòng chứa loại phụ cấp thời gian PCC3_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường) trên lƣới dữ liệu

đang hiển thị.

3. Click nút [Chỉnh Sửa] sẽ hiển thị form nhƣ sau.

4. Click chuột check vào ô [Hủy bỏ].

5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lƣu thông tin.

GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực của loại phụ cấp thời gian từ thời

điểm khai báo nhƣng vẫn giữ lại dòng thông tin loại phụ cấp thời gian trong danh sách khởi tạo.

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:

Chỉ có những loại phụ cấp thời gian chƣa bị hủy thông tin khai báo mới có hiệu lực phân loại thời gian phụ

cấp thời gian.



Cách 2: Khai báo điểm mốc hết hiệu lực loại phụ cấp thời gian

Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại phụ cấp thời gian C3O_Phụ cấp làm đêm ngày nghỉ tuần từ ngày

31.1.2012 theo cách 2 nêu trên.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca].

2. Chọn dòng chứa loại tăng ca C3O_Phụ cấp làm đêm ngày nghỉ tuần trên lƣới dữ liệu.

3. Click nút [Chỉnh Sửa].

4. Tại cột [Ngày hết hạn] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “31/1/2012”.


GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực của loại phụ cấp thời gian theo kế

hoạch thời gian định sẵn.

GHI CHÚ:




Cách 3: Xóa khỏi danh sách loại phụ cấp thời gian đã khai báo

Nội dung thực hành: Xóa thông tin loại phụ cấp thời gian C3Hol_Phụ cấp đêm ngày lễ khỏi danh sách loại phụ

cấp thời gian


2. Chọn dòng chứa loại phụ cấp thời gian C3Hol_Phụ cấp đêm ngày lễ trên lƣới dữ liệu đang hiển thị.

3. Click nút [Xóa], click nút [OK].

GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp khai báo sai thông tin loại tăng ca, không muốn lƣu trữ

trong danh sách khởi tạo.

GHI CHÚ:




VIII. Điều kiện phân loại thời gian phụ cấp thời gian Nội dung thực hành: Khởi tạo loại phụ cấp thời gian PCT7_Phụ cấp đêm thứ 7, bắt đầu hiệu lực vào ngày 1.1.2012 đối với tất cả nhân viên để ghi nhận những nhân viên phụ cấp thời gian trong khoảng thời gian từ

22h30 đêm đến 06h30 sáng hôm sau thuộc ngày thứ 7 trong tuần.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ cấp thời gian] .

2. Chọn [Tạo Mới].

3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại phụ cấp thời gian mới.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Phụ cấp đêm thứ 7”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “PCT7”.

c. Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn ngày “1/1/2012”.

d. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo điều kiện phân loại phụ cấp thời gian”.


5. Chọn dòng chứa dữ liệu có cột [Tên loại] là “Phụ cấp đêm thứ 7” trên lƣới danh sách loại phụ cấp thời

gian đã khởi tạo.

6. Chọn tab dữ liệu [Điều Kiện Thời Gian].

a. Dùng chuột click chọn ô [Thứ Bảy] ở mục [NGÀY TRONG TUẦN].

b. Click nút [Lƣu trữ], chọn [OK] để xác nhận lƣu trữ.

c. Click nút [Tạo mới] ở mục [GIỜ TRONG NGÀY] nhập “22:30” ở cột [Từ Giờ], nhập “06:30” ở cột [Đến Giờ]. Click nút [Lƣu Trữ].




I. Đối tƣợng hiệu lực theo ngày nghỉ lễ

Danh sách ngày nghỉ lễ có thể áp dụng cho tất cả nhân viên, cũng có thể hiệu lực theo từng đối tƣợng riêng biệt.

Có 3 cách khai báo đối tƣợng loại hiệu lực theo ngày lễ

Cách 1: Ngày lễ hiệu lực tất cả nhân viên

Đây là loại hiệu lực mặc định khi ngƣời sử dụng khai báo danh sách ngày lễ.

Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu tất cả nhân viên trong công ty đều đƣợc hƣởng ngày lễ này.

Cách 2: Ngày lễ hiệu lực theo nhân viên chỉ định

Nội dung thực hành: Khai báo “Nghỉ bù lễ (do đi trực)” áp dụng cho nhân viên có Mã AC=10 vào ngày

28/04/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Ngày Lễ].

2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo tên gọi cho ngày nghỉ lễ.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên ngày lễ] nhập “Nghỉ bù lễ (do đi trực)”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “BuH”.

c. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “Ngày nghỉ lễ của nv AC=10”.




3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngày lễ] là “Nghỉ bù lễ (do đi trực)”.






d. Cột [Nhân viên hiệu lực], click chọn biểu tƣợng , chọn “Nhân viên trực tiếp”.

e. Cột [Đánh dấu]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Ngày nghỉ có hưởng lương của NV có Mã AC=10”.


5. Click chọn tab [Nhân Viên Trực Tiếp] để khai báo danh sách nhân viên hƣởng lễ.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu rõ cách chọn dữ liệu ngày tháng.



a. Click nút [Chọn Nhân Viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên].

b. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC]=10. Click nút [Thực Hiện].

Hình minh họa: : Khai báo ngày lễ 28/04/2012 cho nhân viên có Mã AC=10.

Nút : dùng để xóa nhân viên ra khỏi danh sách nhân viên đã chọn hiệu lực đối

với ngày nghỉ lễ.

Nút : Làm mới danh sách nhân viên đang hiển thị trên lƣới dữ liệu.



Cách 3: Ngày lễ hiệu lực theo nhóm nhân viên

Nội dung thực hành: Khai báo “Nghỉ bù lễ (do đi trực)” áp dụng cho nhóm nhân viên [Lắp đặt chuyên biệt]

vào ngày 23/02/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Ngày Lễ].

2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngày lễ] là “Nghỉ bù lễ (do đi trực)”.






d. Cột [Nhân viên hiệu lực], click chọn biểu tƣợng , chọn “Theo nhóm nhân viên”.

e. Cột [Đánh dấu]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Ngày nghỉ lễ của nhóm [Lắp đặt chuyên biệt]”.


4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Từ ngày]=”23/02/2012”.

5. Click chọn tab [Hiệu Lực Theo Nhóm].

a. Click nút [Chọn Nhóm], màn hình hiển thị form [Chọn nhóm nhân viên…].



b. Click chọn nhóm nhân viên [Lắp đặt chuyên biệt]. Click nút [Thực hiện].

Nút : Dùng để xóa nhóm nhân viên trong danh sách nhóm hiệu lực đã khai báo.

Nút : Làm mới lại lƣới dữ liệu danh sách nhóm nhân viên hiệu lực.

GHI CHÚ:

Xem tài liệu chƣơng 5 để biết cách khởi tạo nhóm nhân sự và nhóm biến động nhân sự.



II. Đối tƣợng hiệu lực loại phụ cấp thời gian

Có 3 phƣơng thức khai báo đối tƣợng loại hiệu lực loại phụ cấp thời gian

Phƣơng thức 1: Loại phụ cấp thời gian hiệu lực tất cả nhân viên

Đây là loại hiệu lực mặc định khi ngƣời sử dụng khởi tạo một loại phụ cấp thời gian mới.

Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu loại phụ cấp thời gian đang khai báo đƣợc áp dụng cho tất cả nhân viên.

Phƣơng thức 2: Loại phụ cấp thời gian hiệu lực theo nhân viên chỉ định Nội dung thực hành: Khai báo nhân viên Mã AC=10 đƣợc hiệu lực đối với loại phụ cấp thời gian

“PCN10_Phụ cấp đêm (NV10)”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian].

2. Chọn nút [Tạo Mới].

3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại phụ cấp thời gian mới.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Phụ cấp đêm (NV10)”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “PCN10”.

c. Cột [Ngày hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

d. Cột [Ngày hết hạn]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

e. Cột [Loại hiệu lực]: click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “2. Nhân viên trực tiếp”.

f. Cột [Hủy Bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Loại phụ cấp thời gian áp dụng cho nv Mã AC=10”.


5. Khai báo danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp.

a. Click chọn dòng chứa loại phụ cấp thời gian PCN10_ Phụ cấp đêm (NV10).

b. Click chuột chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp].



c. Click nút [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên].

d. Check chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột Mã AC là 10 và click nút [Thực hiện].

Hình minh họa: : Khai báo nhân viên có Mã AC=10 hiệu lực đối với loại phụ cấp thời gian [Phụ cấp đêm (NV10)].

Nút : dùng để xóa nhân viên ra khỏi danh sách nhân viên đã chọn hiệu lực đối

với loại phụ cấp thời gian.

Nút : Làm mới danh sách nhân viên đang hiển thị trên lƣới dữ liệu.



Phƣơng thức 3: Loại phụ cấp thời gian hiệu lực theo nhóm nhân viên.

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa đối tƣợng hiệu lực cho loại phụ cấp thời gian “PCT7_Phụ cấp đêm thứ 7”:

chỉ áp dụng cho nhóm nhân viên [Lắp đặt chuyên biệt].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ cấp thời gian] .

2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên loại] là “Phụ cấp đêm thứ 7”.

a. Chọn nút [Chỉnh sửa], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu chỉnh sửa.

b. Tại cột [Loại hiệu lực], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “3. Nhóm nhân viên”.

3. Chọn nút [Lƣu trữ].

4. Khai báo nhóm nhân viên hiệu lực

a. Click chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Theo Nhóm].

b. Click nút [Chọn Nhóm], màn hình hiển thị form [Chọn nhóm nhân viên].

c. Click chọn nhóm nhân viên [Lắp đặt chuyên biệt]. Click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:


Nút : Dùng để xóa nhóm nhân viên trong danh sách nhóm hiệu lực đã khai báo.

Nút : Làm mới lại lƣới dữ liệu danh sách nhóm nhân viên hiệu lực.



III. Quản trị điều kiện phân loại phụ cấp thời gian

Có 02 yếu tố để hệ thống phân loại phụ cấp thời gian

Yếu tố 1: Loại Ngày

Có 03 loại ngày sử dụng khi cài đặt

1. Ngày thƣờng: là thứ trong tuần gồm Thứ hai, Thứ ba, Thứ tƣ, Thứ năm, Thứ 6, Thứ 7, Chủ nhật.

2. Ngày nghỉ tuần: là ngày off khi làm việc theo ca kíp [Ngày nghỉ tuần (weekend)].

3. Ngày lễ: là ngày nghỉ theo quy định của luật lao động hoặc nội quy công ty (ví dụ ngày Quốc Khách)

[Ngày lễ (holiday)].

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 11 để hiểu cách định nghĩa ngày nghỉ tuần trong ca kíp làm việc.



GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu phần VI – mục A của chƣơng 6 để hiểu cách định nghĩa danh mục ngày lễ.

Trƣờng hợp 1: Check ô [Ngày lễ (holiday)] và KHÔNG khai báo trong mục [NGÀY LỄ TRONG

NĂM] thì hệ thống áp dụng điều kiện phân loại đối với toàn bộ danh sách ngày lễ đã khởi tạo.

Trƣờng hợp2: Check ô [Ngày lễ (holiday)] và CÓ khai báo trong mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM]

thì hệ thống áp dụng điều kiện phân loại đối với ngày lễ vừa khai báo ở mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM]

Yếu tố 2: Khoảng Thời Gian

Là khoảng thời gian đƣợc khai báo ở đoạn [Từ Giờ], [Đến Giờ] trong mục [GIỜ TRONG NGÀY].

GHI CHÚ:

Nếu [Từ Giờ] < [Đến Giờ] thì khoảng thời gian đƣợc tính thuộc cùng ngày.

Từ 06 sáng đến 22h đêm trong cùng 01 ngày.

Nếu [Từ Giờ] >= [Đến Giờ] thì khoảng thời gian đƣợc tính thuộc 02 ngày, trong đó [Đến Giờ] đƣợc tính

qua ngày hôm sau.

Từ 22h đêm hôm nay đến 06h sáng hôm sau.



IV. Đặc điểm phân loại phụ cấp thời gian ở mốc 0h Khái niệm ngày thông thƣờng đƣợc khởi điểm từ 0h và kết thúc tại 24h.

Việc phân loại phụ cấp thời gian cũng căn cứ vào nguyên tắc này.

Tuy nhiên, có một số trƣờng hợp đặc biệt (làm ca qua ngày, theo quy định công ty) thì khái niệm ngày đƣợc định

nghĩa theo nhu cầu thực tế.

Ví dụ: ngày là khoảng thời gian bắt đầu từ 18h chiều hôm nay đến 18h chiều hôm sau.

Yết tố [Phân loại tại mốc 0 giờ] cho phép ngƣời dùng phân loại phụ cấp thời gian theo khái niệm ngày mà công

ty đang quy định.

So sánh phân loại thời gian phụ cấp thời gian theo 02 cách khởi tạo sau

Cách 1: Khởi tạo a (1) KHÔNG check [Phân loại tại mốc 0 giờ].

Trƣờng hợp 1: CÓ check ô [Phân loại tại mốc 0 giờ] khi khởi tạo loại phụ cấp thời gian thì khái niệm

ngày đƣợc tính từ 0h và kết thúc lúc 24h

Trƣờng hợp2: KHÔNG check ô [Phân loại tại mốc 0 giờ] khi khởi tạo loại phụ cấp thời gian thì khái

niệm ngày đƣợc tính theo khoảng thời gian đƣợc khai báo trong mục [GIỜ TRONG NGÀY].



Cách 2: Khởi tạo b (2) CÓ check [Phân loại tại mốc 0 giờ].

Kết quả phân loại thời gian phụ cấp thời gian giữa khởi tạo a (1) và khởi tạo b (2) Xét 02 ngày làm việc: 14 tháng 01 năm 2012 (thứ 7) và 15 tháng 01 năm 2012 (chú nhật).

Khởi tạo a (1) Khởi tạo b (2)

Log giờ làm việc thực tế.

Phân loại phụ cấp thời

gian.

480ph phụ cấp thời gian loại [Phụ

cấp ca đêm T7].

120ph phụ cấp thời gian loại [Phụ cấp

ca đêm T7]. 360ph phụ cấp thời gian loại [Phụ cấp

ca đêm CN].



V. Thứ tự ƣu tiên khi phân loại phụ cấp thời gian Khi khoảng thời gian đƣợc hƣởng phụ cấp phù hợp với điều kiện phân loại của nhiều loại phụ cấp khác nhau.

Mặc định hệ thống ƣu tiên cho loại phụ cấp thời gian có thứ tự ở trên trong danh sách đã tạo ở chức năng [Khởi

Tạo Loại Phụ Cấp Thời Gian].

Dữ liệu cột [Thứ tự] sẽ xác định thứ tự ƣu tiên khi phân loại phụ cấp thời gian.

Loại phụ cấp thời gian ngày thƣờng áp dụng vào ngày thứ 2 trong KTG từ 06~22h

Loại phụ cấp thời gian ngày lễ áp dụng cho ngày 23/01/2012 (mùng 1AL) (Thứ 2 trong tuần), trong KTG

06~22h.

Nhân viên có thời gian phụ cấp thời gian từ 09h00~11h00 (tổng thời gian 120ph) ngày 23/01/2012 sẽ đƣợc

phân loại nhƣ sau.

Trƣờng hợp 1: tính 120ph phụ cấp thời gian loại [PCTet]

Trƣờng hợp 2: tính 120ph phụ cấp thời gian loại [PCT2]

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu phần VII (mục A) của chƣơng 6 để hiểu cách Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian.



VI. Chọn đơn vị hiển thị dữ liệu phụ cấp thời gian Mặc định hệ thống sẽ chọn đơn vị hiển thị dữ liệu phụ cấp thời gian là “giờ”.

Ngoài ra, ngƣời dùng còn có lựa chọn các đơn vị: ngày (1 ngày=8h), phút.

Hình ảnh minh họa

Đơn vị tính: giờ.

Đơn vị tính: phút.

Đơn vị tính: ngày.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 11 để hiểu cách khai báo Đơn vị hiển thị.



VII. Tự động làm tròn phụ cấp thời gian theo quy tắc

riêng của công ty.

Có 04 cách cài đặt làm tròn số liệu

Cách 1: Không làm tròn .

Thời gian không thay đổi.

Cách 2: Làm tròn lên.

Tăng thời gian theo 01 block đơn vị tối thiểu.

Cách 3: Làm tròn xuống.

Làm tròn xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu.

Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 1

Tổng phụ cấp thời gian thực (phút) Tổng phụ cấp thời gian sau làm tròn (giờ)

473 7,88

454 7,56

390 6,50

318 5,30

312 5,20



473 8,00

454 8,00

390 6,50

318 5,50

312 5,50



473 7,50

454 7,59

390 6,50

318 5,00

312 5,00



Cách 4: Làm tròn Block

Làm tròn lên hoặc xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu căn cứ vào kết quả so sánh thời gian thực tế với giá trị tối

thiểu của 01 block



473 8,00

454 8,00

390 6,50

318 5,50

312 5,00

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 11 để hiểu cách định nghĩa phƣơng thức làm tròn cho các hạng mục.



VIII. Quy trình chứng từ Đổi ca & Hiệu lực

Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ đổi ca


2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý

(soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt).

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:


.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình đổi ca.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đăng Ký Đổi Ca] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Đăng Ký Đổi Ca]với quyền Chuyển tiếp.



User [QuanLy] phân chức năng [Đăng Ký Đổi Ca]với quyền Xét duyệt.

GHI CHÚ:





Quy trình chứng từ đổi ca

Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ đổi ca tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep]

và chứng từ sẽ đƣợc chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ đƣợc duyệt và hiệu lực.

Soạn Thảo Chứng Từ Đổi ca


2. Mở chức năng soạn thảo [Đăng Ký Đổi Ca – Soạn].


a. Tại cột [Mã AC] chọn vào nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Nhân viên]

b. Check chọn nhân viên số “5000”.

c. Click [Thực hiện].

4. Tại cột [Từ ngày] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “21/2/2012”.

5. Tại cột [Đến ngày] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “21/2/2012”.

6. Tại cột [Giờ làm mới 1], click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form danh sách ca làm việc.

Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là [Ca hành chánh]. Click nút [Thực Hiện].

7. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Xin đổi giờ làm việc sang hành chánh 01 ngày”.

8. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin vừa soạn thảo.

9. Chọn nút [Nộp], Click [Ok] để chuyển chứng từ lên.



Chuyển Tiếp Chứng Từ Đổi ca


2. Chọn chức năng chuyển tiếp [Đăng Ký Đổi Ca – Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày

21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh.

4. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Chấp nhận chuyển lên”.

5. Chọn vào [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để đƣa chứng từ đổi ca này lên cấp trên duyệt.

GHI CHÚ:




b. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút . c. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000.


GHI CHÚ:




Duyệt Chứng Từ

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [Quanly].

2. Chọn chức năng [Đăng Ký Đổi Ca – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày

21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh.

4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt”.

Click nút [Duyệt], click nút [OK].

GHI CHÚ:




2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000.


GHI CHÚ:




IX. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Đổi ca Sau khi các chứng từ Đổi ca đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc hiệu lực và lƣu vào lịch sử. Để quản lý

đƣợc những chứng từ Đổi ca đã đƣợc duyệt ngƣời sử dụng phải đƣợc phân quyền [Quản Lý Lịch Sử].

Và trong quá trình luân chuyển chứng từ, ngƣời soạn thảo muốn theo dõi chứng từ của mình đã đi tới đâu thì

phải có quyền [Xem Lịch Sử] đối với loại chức năng chứng từ đó.

Quản lý lịch sử chứng từ Đổi ca

Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ Đổi ca đã duyệt đồng thời có

quyền trả lại chứng từ đã duyệt. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp.


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đăng Ký Đổi Ca - QL] với quyền Quản lý lịch sử.




3. Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày 21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh. Xem nội

dung phần Ghi chú để biết lịch sử của chứng từ.

Xem lịch sử chứng từ đổi ca.


User [SoanThao] phân bổ chức năng [Đổi ca] với quyền Xem lịch sử.

Cách chọn chứng từ như ở phần Duyệt chứng từ.




3. Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày 21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh. Xem

nội dung phần Ghi chú để biết hiện trạng chứng từ.

Trả lại chứng từ đổi ca khi đã đƣợc duyệt

1. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình đổi ca.

User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đăng Ký Đổi Ca - QL] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày 21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh.


Nút Mô tả








4. Click nút [Trả Lại] và click nút [OK].


Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 7 : Nghỉ Phép


Chƣơng 7

Nghỉ Phép


dung sau:

Định nghĩa các loại phép thích hợp với quy định của công ty.

Khai báo số ngày nghỉ tối đa của các loại phép trong công ty (phép năm, …).

Xử lý trƣờng hợp loại phép A chỉ áp dụng cho một nhóm nhân viên, không áp dụng cho các nhóm nhân

viên khác.

Xử lý trƣờng hợp nhóm nhân viên A đƣợc nghỉ 14 ngày phép năm, nhóm khác đƣợc nghỉ 12 ngày phép

năm.

Tự động tính số ngày nghỉ sang loại nghỉ phép khác khi nhân viên đã nghỉ hết thời gian quy định tối đa

của 01 loại phép (vd: nghỉ hết 12 ngày phép năm thì tự động chuyển sang khấu trừ phép việc riêng).

Nghỉ vắng một khoảng thời gian trong giờ làm đối với ca làm việc trong ngày.

Nghỉ vắng một khoảng thời gian trong giờ làm đối với ca làm việc qua ngày (ca đêm).

Xử lý trƣờng hợp khấu trừ tổng thời gian nghỉ vắng nhiều (hoặc ít) hơn so với thời gian thực đăng ký.

Xử lý trƣờng hợp nghỉ vắng nhiều ngày liên tiếp bằng 1 lần đăng ký nghỉ phép.

Xử lý trƣờng hợp nghỉ vắng nhiều ngày không liên tiếp bằng 1 lần đăng ký nghỉ phép.

Làm tròn thời gian nghỉ vắng theo quy tắc mong muốn của công ty.

Truy xuất số liệu nghỉ các loại phép.

Truy xuất số liệu nghỉ các loại phép hƣởng BHXH.

Truy xuất số liệu nghỉ phép năm trong năm.

Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ nghỉ phép để nâng tầm quản lý.

Có rất nhiều tên loại nghỉ vắng đƣợc định nghĩa nhƣng mỗi công ty sẽ có những định nghĩa khác nhau tùy theo

nội quy công ty.

Chƣơng nghỉ vắng này sẽ đem lại cho ngƣời sử dụng những cách xử lý khác nhau cho từng loại nghỉ vắng và

thực hiện đƣợc quy trình chứng từ nộp duyệt đăng ký nghỉ vắng.




I. Khởi Tạo Loại Nghỉ Vắng Định danh tên loại nghỉ vắng theo nội quy công ty.

Nội dung thực hành: Khởi tạo một loại nghỉ vắng có tên là “Nghỉ việc riêng”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng].


3. Nhập các thông tin liên quan tới khởi tạo nghỉ vắng mới.

a. Tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Nghỉ việc riêng”.

b. Tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “NVR”.


d. Cột [Ngày hết hạn]: sử dụng mặc định của eTimeGold

e. Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Loại phép: Nghỉ việc riêng”.

4. Chọn [Lƣu Trữ], màn hình hiển thị lƣới danh sách các loại nghỉ vắng đã tạo.


đăng ký loại nghỉ vắng khác.



Bắt buộc nhập.



Bắt buộc nhập.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Nghỉ Vắng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




II. Chỉnh sửa thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo Trong quá trình sử dụng, ngƣời dùng sẽ phát sinh các nhu cầu khác nhau, hoặc thay đổi nào đó trong chính sách

nghỉ vắng, thì phần mềm sẽ cho phép ngƣời dùng chỉnh sửa lại những khởi tạo ban đầu.

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu báo của loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng từ NVR thành Pe.


2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là NVR trên lƣới dữ liệu đang hiển thị.


4. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], sửa “NVR” thành “Pe”.


III. Hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo

Có 03 cách hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng đã khởi tạo

Cách 1: Đánh dấu hủy bỏ loại nghỉ vắng

Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ vắng].

2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên loại] là “Nghỉ Việc Riêng” trên lƣới dữ liệu đang hiển thị.




GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực của loại nghỉ vắng từ thời điểm khai

báo nhƣng vẫn giữ lại dòng thông tin loại nghỉ vắng trong danh sách khởi tạo.



Cách 2: Khai báo điểm mốc hết hiệu lực loại nghỉ vắng




4. Tại cột [Ngày hết hạn] click trỏ chuột chọn ngày “31/1/2012”.

5. Chọn nút [Lƣu trữ], màn hình hiển thị lƣới danh sách các loại nghỉ vắng theo quy định.

Cách 3: Xóa khỏi danh sách loại nghỉ vắng đã khai báo

Nội dung thực hành: Xóa thông tin loại nghỉ vắng Nghỉ Việc Riêng khỏi danh sách loại nghỉ vắng.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Nghỉ vắng].



GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp khai báo sai thông tin loại nghỉ vắng, không muốn lƣu

trữ trong danh sách khởi tạo.

GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực của loại nghỉ vắng theo kế hoạch

thời gian định sẵn.



IV. Đăng ký nghỉ vắng dài hạn Trong quá trình làm việc nếu có nhân viên xin nghỉ làm nhiều ngày liên tục thì ngƣời quản lý sẽ dùng chức năng

[Nghỉ vắng dài hạn] để khai báo.

Nội dung thực hành: Đăng ký nghỉ phép cho nhân viên có mã AC là 5000 với tên loại nghỉ vắng là Phép Bệnh

PH từ ngày 20/2/2012 đến 22/2/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn].


3. Nhập các thông tin liên quan trong phiếu đăng ký nghỉ vắng dài hạn.

d. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên].

e. Check chọn nhân viên có mã AC là 5000, click nút [Thực hiện].

f. Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “20/2/2012”. Tại cột [Đến Ngày]

click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “22/2/2012”.

g. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn

Loại Nghỉ Vắng].


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




h. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH, click nút [Thực hiện].

i. Cột [Trừ các ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

j. Cột [Lý do BHXH]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

k. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ phép bệnh trong 3 ngày”.

4. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lƣu thông tin vừa khai báo.

Xem tài liệu chương 17 để hiểu mối liên quan giữa nghỉ P và biểu mẫu BHXH.







V. Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thời hạn nghỉ phép [Đến Ngày] của nhân viên có mã AC là 5000 thành

23/2/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ vắng dài hạn].

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên mã AC là 5000.

3. Tại ô [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “23/2/2012”.

4. Click trỏ chuột chọn [Cập Nhật], chọn [Ok].

GHI CHÚ:


Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn phiếu đăng ký theo các thao tác nhƣ sau


2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút

3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000.




VI. Xóa thông tin nghỉ vắng dài hạn đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên có mã AC là 5000, đã đăng ký

nghỉ phép bệnh.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nghỉ vắng dài hạn].

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên mã AC là 5000,

loại nghỉ P là phép bệnh.

3. Click chọn nút [Xóa], chọn [Ok] để tiến hành xóa.

GHI CHÚ:








VII. Đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian Nội dung thực hành: Đăng ký nghỉ phép khoảng thời gian từ 13:00 đến 17:00 của ngày 13/2/2012 trong thời

gian Ca Hành Chánh cho nhân viên có mã AC là 5000.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian].


3. Nhập các thông tin liên quan trong phiếu đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian.

a. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân

viên].

b. Check chọn nhân viên có mã AC là 5000.


d. Tại cột [Ngày Làm Việc] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “13/2/2012”.

e. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn




GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




f. Click trỏ chuột chọn [Tên loại nghỉ vắng] là “Nghỉ việc riêng” sau đó click chọn [Thực Hiện].

g. Tại cột [Từ Giờ], ô thứ nhất nhập “13:00”, ô thứ hai nhập “17:00”.

h. Tại cột [Giờ Làm Việc] click chọn lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Giờ Làm], click

chọn Ca Hành Chánh.

i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ buổi chiều ngày 13/02/2012”.








VIII. Chỉnh sửa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã

khởi tạo Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Loại nghỉ vắng] của nhân viên có mã AC là 5000 từ loại “Nghỉ Việc Riêng”

qua loại “Nghỉ nửa ngày”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng khoảng thời gian].

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên mã

AC là 5000.

3. Tại ô [Loại nghỉ vắng] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn loại nghỉ vắng là “Nghỉ Nửa Ngày”.

4. Chọn [Thực Hiện].

5. Click trỏ chuột vào [Cập Nhật], chọn [Ok].

GHI CHÚ:


Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn phiếu đăng ký theo các thao tác nhƣ sau.


2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút .





IX. Xóa thông tin nghỉ vắng khoảng thời gian đã khởi tạo


Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên có mã AC là 5000 .

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Vắng khoảng thời gian].

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên mã

AC là 5000.

3. Click chọn nút [Xóa], chọn [Ok] để tiến hành xóa.

GHI CHÚ:









Quy Trình Chứng Từ Nghỉ Vắng & Hiệu Lực

I. Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ

nghỉ vắng dài hạn và nghỉ vắng khoảng thời gian 1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng].



GHI CHÚ:



GHI CHÚ:


.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình nghỉ vắng dài hạn.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Soạn thảo.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Chuyển tiếp.

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian] với quyền Chuyển tiếp.



User [QuanLy] phân chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Xét duyệt.

User [QuanLy] phân chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian] với quyền Xét duyệt.

GHI CHÚ:

Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chƣơng 2. Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chƣơng 24.



II. Quy trình chứng từ nghỉ vắng dài hạn Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ nghỉ vắng dài hạn cho user mang mã AC là 5000 nghỉ phép bệnh từ ngày 1/2/2012 đến 4/2/2012, tại cấp user [SoanThao] nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep] và chứng từ sẽ đƣợc

chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ đƣợc duyệt và hiệu lực.

Soạn Thảo Chứng Từ Nghỉ Vắng Dài Hạn


2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn Thảo].


a. Tại cột [Mã AC] click vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên].

b. Check chọn nhân viên có mã AC là 5000. Click nút [Thực Hiện].

c. Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “1/2/2012”. Tại cột [Đến Ngày]

click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “4/2/2012”.

d. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn





e. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH. Click chọn [Thực Hiện].

f. Cột [Trừ các ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

g. Cột [Lý do BHXH]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

h. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Sếp xem xét cho anh Minh nghỉ 4 ngày vì bệnh nặng”.


6. Chọn [Nộp], click nút [OK] để nộp chứng từ lên.





Chuyển Tiếp Chứng Từ Nghỉ Vắng Dài Hạn


2. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn (Chuyển)] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên mang mã

số “5000”, đăng ký nghỉ vắng [Từ ngày] 1/02/2012 [Đến Ngày] 4/02/2012.

4. Cột [Ghi chú] nhập “Ok, chấp nhận chuyển”.

5. Chọn vào [Chuyển Tiếp] , click chọn [Ok] để đƣa chứng từ nghỉ vắng dài hạn này lên cấp trên duyệt.


GHI CHÚ:



a. Click nút [Danh Sách]

b. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút c. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000.


GHI CHÚ:




Duyệt Chứng Từ Nghỉ Vắng Dài Hạn

1. Đăng nhập vào hệ thống với user [Quanly].

2. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn (Duyệt)] đang có nhấp nháy chữ “New”.



4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt” click nút [Duyệt], click nút [OK].

GHI CHÚ:






GHI CHÚ:




III. Quy trình chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ đăng ký nghỉ phép khoảng thời gian từ 7:30 đến 11:00 của ngày 4/2/2012 trong thời gian Ca Hành Chánh với loại nghỉ phép Nghỉ Nữa Ngày NP cho nhân viên có mã AC là

5000, tại cấp user [SoanThao] nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep] và chứng từ sẽ đƣợc chuyển lên cấp trên là

user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ đƣợc duyệt và hiệu lực

Soạn Thảo Chứng Từ Nghỉ vắng khoảng thời gian 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài [SoanThao].

2. Mở chức năng [Nghỉ vắng khoảng thời gian (Soạn Thảo)].


a. Tại cột [Mã AC] click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên].

b. Check chọn nhân viên có mã AC là 5000.


d. Tại cột [Ngày làm Việc] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “4/2/2012”.

e. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn





f. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Nghỉ nữa ngày NP. Click nút [Thực Hiện].

g. Tại cột [Từ giờ] ô thứ nhất nhập 07:30, ô thứ 2 nhập 11:30.

h. Tại cột [Giờ Làm Việc] click chọn lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Giờ Làm], click

chọn Ca Hành Chánh.

i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin phép nghỉ buổi sáng ngày 4/2/2012”.


5. Chọn [Nộp], click chọn [OK] để nộp chứng từ lên.

Chuyển Tiếp Chứng Từ Nghỉ vắng khoảng thời gian


2. Chọn chức năng [Nghỉ vắng khoảng thời gian - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên

mang mã số “5000”, đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian ngày 4/02/2012.


GHI CHÚ:






GHI CHÚ:






5. Chọn vào [Chuyển Tiếp] , click chọn [Ok] để đƣa chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian này lên cấp trên

duyệt.

Duyệt Chứng Từ Nghỉ vắng khoảng thời gian


2. Chọn chức năng [Nghỉ vắng khoảng thời gian - Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.



GHI CHÚ:






GHI CHÚ:






5. Click trỏ chuột tại [Duyệt] , chọn [OK].



IV. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Nghỉ vắng dài hạn Sau khi các chứng từ nghỉ vắng đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc hiệu lực và lƣu vào lịch sử.

Để quản lý đƣợc những chứng từ nghỉ vắng dài hạn đã đƣợc duyệt ngƣời sử dụng phải đƣợc phân quyền [Quản

Lý Lịch Sử].

Và trong quá trình luân chuyển chứng từ, ngƣời soạn thảo chứng từ muốn theo dõi chứng từ của mình đã đi tới

đâu thì phải có quyền [Xem Lịch Sử] đối với loại chức năng chứng từ đó.

Quản lý lịch sử chứng từ nghỉ vắng dài hạn

Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ nghỉ vắng dài hạn đã duyệt, đồng

thời có quyền trả lại chứng từ đã duyệt. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp.


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn (Quản Lý)]





GHI CHÚ:





d. Click nút [Thoát Danh Sách].



Trả lại chứng từ nghỉ vắng dài hạn khi đã đƣợc duyệt

1. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình nghỉ vắng dài hạn.

User [QuanLy] phân bổ chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn (Quản Lý)].




Nút Mô tả




5. Click nút [Trả Lại], click nút [OK].


GHI CHÚ:




b. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút c. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000. d. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 5 bên dƣới.



Xem lịch sử chứng từ nghỉ vắng dài hạn.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền Xem

lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [SoanThao].

3. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn - Xem]. Click vào Record điều khiển dữ liệu. Chọn chứng từ

đăng ký nghỉ vắng dài hạn của nhân viên mang mã số “5000”, đăng ký nghỉ vắng [Từ ngày] 1/02/2012

[Đến Ngày] 4/02/2012.

GHI CHÚ:







4. Xem lịch sử chứng từ ở phần [ghi chú].



V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ vắng khoảng thời gian

Quản lý lịch sử chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian

Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian đã

duyệt, đồng thời có quyền trả lại chứng từ đã duyệt. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình

đã nộp.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Vắng khoảng thời gian] với quyền



3. Chọn chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian - QL].





GHI CHÚ:







Trả lại chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian khi đã đƣợc duyệt

1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Vắng khoảng thời gian] với quyền



3. Chọn chức năng [Vắng Khoảng Thời Gian - QL].




Nút Mô tả




GHI CHÚ:








5. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “Xem xét lại loại nghỉ vắng !”. Click nút [Trả Lại], chọn [Ok] để chấp

nhận trả lại chứng từ.

Kết quả ở user SoanThao :




Xem lịch sử chứng từ nghỉ vắng khoảng thời gian.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Vắng khoảng thời gian] với quyền

Xem lịch sử.




3. Chọn chức năng [Nghỉ vắng khoảng thời gian - Xem]. Click vào Record điều khiển dữ liệu. Chọn

chứng từ đăng ký nghỉ vắng khoảng thời gian của nhân viên mang mã số “5000”, đăng ký nghỉ vắng [Từ

ngày] 1/02/2012 [Đến Ngày] 4/02/2012.

GHI CHÚ:

Quyền Xem Lịch Sử ngoài chức năng xem những chứng từ đã đƣợc duyệt và chứng từ đang trên quy

trình thì không còn chức năng chỉnh sửa nào khác.

GHI CHÚ:





Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 8 : Tăng Ca


Chƣơng 8

Tăng Ca


dung sau:

Định nghĩa các loại tăng ca thích hợp với quy định của công ty.

Xử lý trƣờng hợp loại tăng ca A chỉ áp dụng cho nhóm nhân viên 1, không áp dụng cho các nhóm nhân

viên khác.

Xử lý khoảng thời gian đƣợc hƣởng tăng ca đối với ca làm có thời gian làm thêm giờ vƣợt mốc 0h00

trong ngày.

Thiết lập cơ chế tự động tính tăng ca khi ngƣời lao động vô sớm hơn so với giờ vào quy định (tăng ca

trƣớc giờ vào).

Khai báo khoảng thời gian nhỏ nhất khi vô sớm hơn so với giờ vào quy định thì đƣợc tính làm thêm giờ

tự động.

Thiết lập cơ chế tự động tính tăng ca khi ngƣời lao động về trễ hơn so với giờ ra quy định (tăng ca sau giờ

ra).

Khai báo khoảng thời gian nhỏ nhất khi về trễ hơn so với giờ ra quy định thì đƣợc tính làm thêm giờ tự

động.

Xử lý trƣờng hợp thay đổi tổng thời gian tăng ca tự động nhiều (hoặc ít) hơn so với thời gian thực ghi

nhận theo log giờ chấm công (vd: trừ giờ giải lao, giờ cơm trong giờ làm thêm).

Làm tròn giờ tăng ca tự động theo quy tắc mong muốn của công ty.

Đăng ký tăng ca đối với ca làm việc trong ngày.

Đăng ký tăng ca đối với ca làm việc qua ngày (ca đêm).

Chỉ định loại tăng ca đƣợc tính khi không muốn phần mềm tự động phân loại.

Làm tròn giờ tăng ca đăng ký theo quy tắc mong muốn của công ty.

Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ tăng ca. Tăng ca là khoảng thời gian làm thêm giờ. Để tính đƣợc khoảng thời gian làm thêm này thì eTimeGold đã cung

cấp cho ngƣời sử dụng công cụ để tính tăng ca.

eTimeGold cho phép ngƣời quản lý tăng theo 2 cách : quản lý tăng ca tự động và quản lý tăng ca theo đăng ký.

Đồng thời cung cấp giao diện cho ngƣời dùng định nghĩa tăng ca theo hệ số phù hợp với chính sách tăng ca của

công ty.




I. Khởi tạo tăng ca Tùy vào đặc điểm làm thêm giờ của mỗi công ty thì sẽ có các loại tăng ca với hệ số khác nhau. Chức năng

[Khởi Tạo Tăng Ca] hỗ trợ ngƣời dùng tự định nghĩa loại tăng ca theo đặc thù công việc của công ty.


Nút Mô tả

Dùng để tạo mới thông tin một loại tăng ca

Dùng để chỉnh sửa một thông tin loại tăng ca đã khởi tạo trƣớc đó

Dùng để xóa loại tăng ca đã tạo trƣớc đó

Làm mới lƣới dữ liệu thông tin loại tăng ca đã khai báo

Xuất báo cáo đối tƣợng nhân viên hiệu lực theo loại tăng ca


Nội dung thực hành: khởi tạo loại tăng ca “OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày”, bắt đầu hiệu lực vào ngày

1.1.2012 đối với tất cả nhân viên.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] .


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại tăng ca mới.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo], nhập “Tăng ca ngày thường ca ngày”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “OT15”.



e. Cột [Loại hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold.


g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại tăng ca trên eTimeGold”.


GHI CHÚ:

Ký hiệu báo cáo chính là hạng mục sử dụng cài đặt công thức lƣơng.

Tham khảo tài liệu chƣơng 13 để hiểu cách thức đƣa loại tăng ca vào cài đặt công thức lƣơng.




Hình minh họa: : Khởi tạo loại tăng ca “OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày”.






(Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)






II. Chỉnh sửa thông tin loại tăng ca đã khởi tạo

Trong quá trình sử dụng, ngƣời dùng phát sinh nhu cầu cần chỉnh sửa thông tin loại tăng ca đã khởi tạo.


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu báo cáo của loại tăng ca OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày từ

“OT15” thành “OT150”.


2. Chọn dòng chứa loại tăng ca OT15_Tăng ca ngày thường ca ngày trên lƣới dữ liệu đang hiển thị.


4. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], sửa “OT15” thành “OT150”.




III. Hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã khởi tạo Trƣờng hợp thông tin khởi tạo sai hoặc quy định công ty không còn sử dụng loại tăng ca đã khai báo, ngƣời dùng

mong muốn hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã đƣợc khởi tạo.

Có 03 cách hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã khởi tạo

Cách 1: Đánh dấu hủy bỏ loại tăng ca

Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày


2. Chọn dòng chứa loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày trên lƣới dữ liệu đang hiển thị.




GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực của loại tăng ca từ thời điểm khai

báo nhƣng vẫn giữ lại dòng thông tin loại tăng ca trong danh sách khởi tạo.

GHI CHÚ:

Chỉ có những loại tăng ca chƣa bị hủy thông tin khai báo mới có hiệu lực phân loại thời gian tăng ca, cũng nhƣ

còn trong danh sách loại tăng ca khi lookup chọn khai báo nghiệp vụ.



Cách 2: Khai báo điểm mốc hết hiệu lực loại tăng ca

Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại tăng ca OT195_Tăng ca ngày thường ca đêm từ ngày 31.1.2012

theo cách 2 nêu trên.


2. Chọn dòng chứa loại tăng ca OT195_Tăng ca ngày thường ca đêm trên lƣới dữ liệu.


4. Tại cột [Ngày hết hạn] click trỏ chuột chọn ngày “31/1/2012”.


Cách 3: Xóa khỏi danh sách loại tăng ca đã khai báo

Nội dung thực hành: Xóa thông tin loại tăng ca OT160_Tăng ca đêm đặc biệt khỏi danh sách loại tăng ca


2. Chọn dòng chứa loại tăng ca OT160_Tăng ca đêm đặc biệt trên lƣới dữ liệu đang hiển thị.


GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp khai báo sai thông tin loại tăng ca, không muốn lƣu trữ


GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực của loại tăng ca theo kế hoạch thời

gian định sẵn.



IV. Điều kiện phân loại thời gian tăng ca Khi nhân viên làm thêm giờ theo những khoảng thời gian khác nhau, các loại ngày khác nhau thì đƣợc công ty

tính thời gian theo các hệ số khác nhau.


Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT150_Tăng ca ngày thường ca ngày, bắt đầu hiệu lực vào ngày

1.1.2012 đối với tất cả nhân viên để ghi nhận những nhân viên tăng ca trong khoảng thời gian từ 06h sáng đến

22h đêm các ngày từ thứ 2 đến thứ 7 trong tuần.


2. Chọn [Tạo Mới].


a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày thường ca ngày”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “OT150”.


d. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo điều kiện phân loại OT trên eTimeGold”.


5. Chọn dòng chứa dữ liệu Tăng ca ngày thường ca ngày trên lƣới danh sách loại tăng ca.

6. Chọn tab dữ liệu [Điều Kiện Thời Gian].

a. Dùng chuột click chọn các ô [Thứ Hai], [Thứ Ba], [Thứ Tƣ], [Thứ Năm], [Thứ Sáu], [Thứ

Bảy] ở mục [NGÀY TRONG TUẦN].

b. Click nút [Lƣu trữ], chọn [OK] để xác nhận lƣu trữ.

c. Click nút [Tạo mới] ở mục [GIỜ TRONG NGÀY] nhập “06:00” ở cột [Từ Giờ], nhập “22:00”

ở cột [Đến Giờ]. Click nút [Lƣu Trữ].



V. Tăng ca tự động trƣớc giờ vào & Hiệu lực Là khoảng thời gian làm việc trƣớc giờ bắt đầu quy định vào của ca làm việc.

Muốn hệ thống tính tăng ca tự động trƣớc giờ vào, ngƣời dùng thiết lập trong chức năng Ca Kíp Bƣớc 1.


Nội dung thực hành: Thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca trƣớc giờ vào khi nhân viên đƣợc phân

công làm việc theo [Ca Hành Chánh].


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca Hành

Chánh].

3. Check vào ô [Tính tăng ca trƣớc giờ vào (BOT)?], click nút [Cập nhật] và nút [OK].

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành khai báo điều kiện tính tăng ca tự động

Nội dung thực hành: Thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca trƣớc giờ vào khi nhân viên đƣợc phân

công làm việc theo [Ca 2] có giờ quy định từ 14h đến 22h và không tính tăng ca cho những nhân viên có giờ

vào sau 13h00, không khấu trừ thời gian tăng ca tự động thực tế của nhân viên.

Có 02 yếu tố liên quan đến việc tính toán thời gian tăng ca tự động trƣớc giờ vào cho nhân viên.

1. [Số phút Min để tính BOT]: Là khoảng thời gian (phút) đƣợc cài đặt để tính tăng ca tự động

trƣớc giờ vào làm việc (Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính tăng ca)

2. [Số phút trừ giờ BOT]: Là khoảng thời gian (phút) đƣợc cài đặt để trừ ra trong tổng thời gian

tăng ca trƣớc giờ làm.

GHI CHÚ:




2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca Hành Chánh.


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Ca kíp bƣớc 1] xem lại chƣơng 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và

[Phân bổ] chức năng.



1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] .

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Ca 2].

3. Check vào ô [Tính tăng ca trƣớc giờ vào (BOT)?], nhập “60” ở cột [Số phút Min để tính BOT], nhập

“0” ở cột [Số phút trừ giờ BOT].

4. Click nút [Cập nhật], click nút [OK] để lƣu trữ thông tin mới.

KINH NGHIỆM LÀM VIỆC:

Bằng cách khai báo giá trị (phút) ở cột [Số phút trừ giờ BOT], ngƣời dùng sẽ xử lý đƣợc trƣờng hợp

muốn thay đổi tổng thời gian tăng ca tự động nhiều hơn hoặc ít hơn so với thời gian thực tế chấm

công (trừ giờ giải lao, giờ ăn cơm, ..khi tăng ca tự động).

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 6 để hiểu cách định nghĩa ca kíp làm việc.

Bảng kết quả tăng ca tham khảo khi nhân viên đi làm ca 2 theo cài đặt nhƣ trên

Log giờ vào thực tế của nhân viên Tổng số phút tăng ca tự động trƣớc giờ vào đƣợc hƣởng

13:09 0

12:21 99

GHI CHÚ:


Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn theo các thao tác nhƣ sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2.


GHI CHÚ:

Nếu chức có chức năng [Ca kíp bƣớc 1] xem lại chƣơng 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và


.



VI. Tăng ca tự động sau giờ ra & Hiệu lực Là khoảng thời gian làm việc sau giờ quy định ra của ca làm việc.

Muốn hệ thống tính tăng ca tự động sau giờ ra, ngƣời dùng thiết lập trong chức năng ca kíp bƣớc 1.


Nội dung thực hành: hệ thống tự động ghi nhận tăng ca sau giờ ra khi NV đƣợc làm việc theo [Ca 2].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] .


3. Check vào ô [Tính tăng ca trƣớc giờ vào (AOT)?], click nút [Cập nhật] và nút [OK].

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành khai báo điều kiện tính tăng ca tự động

Nội dung thực hành: thiết lập để hệ thống tự động ghi nhận tăng ca sau giờ ra khi nhân viên đƣợc phân công

làm việc theo [Ca 2] có giờ quy định từ 14h đến 22h và không tính tăng ca cho những nhân viên có giờ ra trƣớc

23h00, không khấu trừ thời gian tăng ca tự động thực tế của nhân viên.

Có 02 yếu tố liên quan đến việc tính toán thời gian tăng ca tự động sau giờ ra cho nhân viên.

1. [Số phút Min để tính AOT]: Là khoảng thời gian (phút) đƣợc cài đặt để tính tăng ca tự động sau thời

gian kết thúc ca làm việc chính thức. (Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính

tăng ca)

2. [Số phút trừ giờ AOT]: Là khoảng thời gian (phút) đƣợc cài đặt để trừ ra trong tổng thời gian tăng

ca sau giờ làm.

GHI CHÚ:




2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2.


GHI CHÚ:

Nếu chức có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] xem lại chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và


.



1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca kíp bƣớc 1] .


3. Check vào ô [Tính tăng ca trƣớc giờ vào (AOT)?]

Nhập “60” ở cột [Số phút Min để tính AOT], nhập “0” ở cột [Số phút trừ giờ AOT].

Click nút [Cập nhật] và nút [OK].

KINH NGHIỆM LÀM VIỆC:

Bằng cách khai báo giá trị (phút) ở cột [Số phút trừ giờ AOT], ngƣời dùng sẽ xử lý đƣợc trƣờng hợp

muốn thay đổi tổng thời gian tăng ca tự động nhiều hơn hoặc ít hơn so với thời gian thực tế chấm

công (trừ giờ giải lao, giờ ăn cơm, ..khi tăng ca tự động).

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 6 để hiểu cách định nghĩa ca kíp làm việc.

Bảng kết quả tăng ca tham khảo khi nhân viên đi làm ca 2 theo cài đặt nhƣ trên

Log giờ vào thực tế của nhân viên Tổng số phút tăng ca tự động sau giờ ra đƣợc hƣởng

22:39 0

23:19 79

GHI CHÚ:



1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Ca 2.


GHI CHÚ:

Nếu chức có chức năng [Ca kíp bƣớc 1] xem lại chƣơng 2 để để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và


.



VII. Đăng ký tăng ca & Hiệu lực Đây là hình thức tính tăng ca căn cứ trên các phiếu tăng ca.


Nút Mô tả

Thực hiện lƣu trữ thông tin điều chỉnh mới trên phiếu tăng ca

Dùng để đăng ký 01 phiếu tăng ca mới

Dùng để xóa thông tin phiếu đăng ký tăng ca đã nhập

Hiển thị danh sách phiếu đăng ký tăng ca đã nhập

Xuất báo cáo danh sách nhân viên đã đăng ký tăng ca


Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký tăng ca nhân viên mã AC=4 ngày 18.1.2012 từ 14h đến 19h.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] .


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




3. Nhập các thông tin liên quan trong phiếu tăng ca.

a. Click chuột vào biểu tƣợng lookup tại cột [Mã AC], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]

b. Check chọn nhân viên có mã AC 4


d. Click trỏ chuột chọn ngày “18/1/2012” tại cột [Ngày tăng ca].

e. Ở cột [Từ Giờ] lần lƣợt nhập “14:00” vào ô thứ nhất, “19:00” ở ô thứ 2.

4. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca trên eTimeGold”.





Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).



VIII. Chỉnh sửa thông tin tăng ca đã đăng ký Trong quá trình khởi tạo nếu ngƣời dùng có nhập sai thông tin nào đó thì phần mềm sẽ cho phép ngƣời sử dụng

chỉnh sửa nhanh chóng những sai sót đó.


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thời gian kết thúc tăng ca thành 20h00 cho phiếu đăng ký tăng ca ngày

18.01.2012 của nhân viên mã AC=4.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã

AC=4.

3. Đặt trỏ chuột tại ở ô thứ 2 của cột [Từ Giờ], sửa 19:00 thành 20:00.

4. Chọn [ Cập nhật ], click nút [OK] để lƣu thông tin vừa chỉnh sửa.

GHI CHÚ:

Nếu thời gian nhập ở ô thứ 1 của cột [Từ Giờ] lớn hơn thời gian nhập ở ô thứ 2 của cột này thì thời

gian tăng ca đƣợc tính đến giờ ngày hôm sau.

Thời gian tăng ca tính từ 2012/01/18 14:00 đến 2012/01/19 03:00.

Tham khảo chương 1 để hiểu thêm về các cách tăng (giảm) dữ liệu giờ (phút).

GHI CHÚ:


Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn phiếu đăng ký tăng ca theo các thao tác nhƣ sau


2. Nhập “1” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 4, có thông tin [Ngày tăng ca]=18/01/2012 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bƣớc 3 bên dƣới.

GHI CHÚ:





IX. Hủy bỏ phiếu đăng ký tăng ca đã nhập liệu Nội dung thực hành: Xóa thông tin phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã AC=4.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu đăng ký tăng ca ngày 18/01/2012 của nhân viên mã

AC=4.


GHI CHÚ:


Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn phiếu đăng ký tăng ca theo các thao tác nhƣ sau





X. Chỉ định loại tăng ca khi đăng ký phiếu tăng ca Trƣờng hợp ngƣời dùng không muốn hệ thống tự động phân loại tăng ca. Khi đó ngƣời dùng chỉ định loại tăng

ca khi khai báo phiếu tăng ca.

Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký tăng ca nhân viên mã AC=6, ngày 18/01/2012 từ 14h đến 19h theo

loại tăng ca “Tăng ca chủ nhật”.



3. Lần lƣợt khai báo thông tin

a. Click chuột vào biểu tƣợng lookup tại cột [Mã AC], màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn

nhân viên]

b. Check chọn nhân viên có mã AC 6, click nút [Thực Hiện].

c. Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tƣợng , chọn ngày “18/01/2012” tại cột.

d. Ở cột [Từ Giờ] lần lƣợt nhập “14:00” vào ô thứ nhất, “19:00” ở ô thứ 2.

e. Check chọn ở ô [Bắt buộc khai báo loại tăng ca].

f. Dùng chuột click chọn biểu tƣợng ở ô [Loại tăng ca], màn hình hiển thị form dữ liệu. Click

chọn dòng dữ liệu chứa [Tên loại tăng ca] là “Tăng ca chủ nhật”, click nút [Thực Hiện].

g. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca (có chỉ định loại tăng ca) trên eTimeGold”.


GHI CHÚ:





XI. Đăng ký tăng ca qua ngày

Khoảng thời gian tăng ca tính từ ngày đăng ký đến ngày hôm sau

Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký phiếu tăng ca ngày 19/01/2012 cho nhân viên Mã AC=6 với thời gian

tăng ca thực tế từ 19/01/2012 22:30 đến 20/01/2012 02:00.




a. Tại cột [Mã AC], Click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn

nhân viên]


c. Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tƣợng , chọn ngày “19/01/2012”


e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca qua ngày”.


Khoảng thời gian tăng ca tính cho ngày đăng ký, thực tế làm việc là khoảng

thời gian nằm trong ngày hôm sau

Nội dung thực hành: Thực hiện đăng ký phiếu tăng ca ngày 19/01/2012 cho nhân viên Mã AC=6 với thời gian

tăng ca thực tế từ 20/01/2012 02:30 đến 20/01/2012 04:00.




a. Tại cột [Mã AC], Click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form dữ liệu [Chọn

nhân viên]


c. Tại cột [Ngày tăng ca], click chuột vào biểu tƣợng , chọn ngày “19/01/2012”


e. Check chọn ở ô [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày].

f. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký tăng ca qua ngày (cộng 01 ngày)”.

I. Đối tƣợng hiệu lực loại tăng ca

Loại tăng ca có thể áp dụng cho tất cả nhân viên, cũng có thể hiệu lực theo từng đối tƣợng riêng biệt.

Khái niệm đối tƣợng hiệu lực loại tăng ca hỗ trợ ngƣời dùng xử lý trƣờng hợp loại tăng ca A chỉ áp dụng cho

nhóm nhân viên 1 nhƣng không áp dụng cho các nhóm nhân viên khác.

Có 3 phƣơng thức khai báo đối tƣợng loại hiệu lực loại tăng ca

Phƣơng thức 1: Loại tăng ca hiệu lực tất cả nhân viên

Đây là loại hiệu lực mặc định khi ngƣời sử dụng khởi tạo một loại tăng ca mới.

Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu loại tăng ca đang khai báo đƣợc áp dụng cho tất cả nhân viên.

Phƣơng thức 2: Loại tăng ca hiệu lực theo nhân viên chỉ định

Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT200_Tăng ca ngày chủ nhật áp dụng cho nhân viên có mã AC là

6,9,10 từ ngày 1.1.2012.




a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày chủ nhật”.




Không sử dụng ký tự Unicode và các ký tự đăc biệt (vd: \ / : * ? ” < > | % * ).



c. Click trỏ chuột chọn ngày “1/1/2012” tại cột [Ngày hiệu lực].


e. Cột [Loại hiệu lực] dùng chuột click chọn “2. Nhân viên trực tiếp”.

f. Cột [Hủy Bỏ] để mặc định.

g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại tăng ca áp dụng cho nv 6,9,10

trên eTimeGold”.


5. Khai báo danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp.

a. Click chọn dòng chứa loại tăng ca OT200_Tăng ca ngày chủ nhật.

b. Click chuột chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp].

c. Click nút [Chọn nhân viên].






d. Chọn nhân viên có mã AC là 6, 9 ,10 và click nút [Thực hiện].

e. Kết quả hiển thị nhƣ trong hình bên dƣới.

GHI CHÚ:

Khi loại tăng ca hiệu lực cho 1 số nhân viên riêng biệt, (những nhân viên này không có thuộc tính

chung để gom nhóm nhân sự) thì ngƣời dùng sử dụng phƣơng thức này để khai báo đối tƣợng hiệu lực

tăng ca.

Nút chức năng khác trong tab [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp]

Nút [Xóa nhân viên]: Dùng để xóa những nhân viên trong danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp

đã khai báo.

Nút [Refresh]: Làm mới lại lƣới dữ liệu danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp.

Phƣơng thức 3: Loại tăng ca hiệu lực theo nhóm nhân viên.

Nội dung thực hành: Khởi tạo loại tăng ca OT300_Tăng ca ngày lễ áp dụng cho nhóm nhân viên Lắp đặt

chuyên biệt từ ngày 1.1.2012.




a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Tăng ca ngày lễ”.




e. Cột [Loại hiệu lực] click chọn “3. Nhân viên trực tiếp”.


g. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại tăng ca áp dụng cho nhóm NV trên

eTimeGold”.


5. Khai báo nhóm nhân viên hiệu lực

a. Ở màn hình hiển thị dạng lƣới, click chọn dòng chứa loại tăng ca OT300_Tăng ca ngày lễ.

b. Click chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Theo Nhóm].






Không sử dụng ký tự Unicode và các ký tự đăc biệt (vd: \ / : * ? ” < > | % * ).


GHI CHÚ:



c. Click nút [Chọn Nhóm].

d. Click chọn nhóm nhân viên Lắp đặt chuyên biệt. Click nút [Thực hiện].

e. Kết quả hiển thị nhƣ trong hình bên dƣới

GHI CHÚ:

Khi loại tăng ca hiệu lực cho đối tƣợng nhân viên có các thuộc tính chung thì ngƣời dùng sử dụng

cách chỉ định nhóm nhân viên này.

Nút chức năng khác trong tab [Nhân Viên Hiệu Lực Theo Nhóm]

Nút [Xóa Nhóm]: Dùng để xóa nhóm nhân viên trong danh sách nhóm nhân viên hiệu lực đã khai

báo.

Nút [Refresh]: Làm mới lại lƣới dữ liệu danh sách nhóm nhân viên hiệu lực.



II. Quản trị điều kiện phân loại tăng ca

Có 02 yếu tố để hệ thống phân loại tăng ca

Yếu tố 1: Loại Ngày

Có 03 loại ngày sử dụng khi cài đặt

1. Ngày thƣờng: là thứ trong tuần gồm Thứ hai, Thứ ba, Thứ tƣ, Thứ năm, Thứ 6, Thứ 7, Chủ nhật.

2. Ngày nghỉ tuần: là ngày off khi làm việc theo ca kíp [Ngày nghỉ tuần (weekend)]

3. Ngày lễ: là ngày nghỉ theo quy định của luật lao động hoặc nội quy công ty (ví dụ ngày Quốc Khách)

[Ngày lễ (holiday)].

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 6 để hiểu cách định nghĩa danh mục ngày lễ đƣợc áp dụng.

Trƣờng hợp 1: Check ô [Ngày lễ (holiday)] và KHÔNG khai báo trong mục [NGÀY LỄ TRONG

NĂM] thì hệ thống áp dụng điều kiện phân loại đối với toàn bộ danh sách ngày lễ đã khởi tạo.

Trƣờng hợp2: Check ô [Ngày lễ (holiday)] và CÓ khai báo trong mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM]

thì hệ thống áp dụng điều kiện phân loại đối với ngày lễ vừa khai báo ở mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM]

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 6 để hiểu cách định nghĩa ngày nghỉ tuần trong ca kíp làm việc.

Yếu tố 2: Khoảng Thời Gian

Là khoảng thời gian đƣợc khai báo ở đoạn [Từ Giờ], [Đến Giờ] trong mục [GIỜ TRONG NGÀY].

GHI CHÚ:

Nếu [Từ Giờ] < [Đến Giờ] thì khoảng thời gian đƣợc tính thuộc cùng ngày.

Từ 06 sáng đến 22h đêm trong cùng 01 ngày.

Nếu [Từ Giờ] >= [Đến Giờ] thì khoảng thời gian đƣợc tính thuộc 02 ngày, trong đó [Đến Giờ] đƣợc tính

qua ngày hôm sau.

Từ 22h đêm hôm nay đến 06h sáng hôm sau.



III. Đặc điểm phân loại tăng ca ở mốc 0h Khái niệm ngày thông thƣờng đƣợc khởi điểm từ 0h và kết thúc tại 24h.

Việc phân loại tăng ca cũng căn cứ vào nguyên tắc này.

Tuy nhiên, có một số trƣờng hợp đặc biệt (làm ca qua ngày, theo quy định công ty) thì khái niệm ngày đƣợc định

nghĩa theo nhu cầu thực tế.

Ví dụ: ngày là khoảng thời gian bắt đầu từ 18h chiều hôm nay đến 18h chiều hôm sau.

Yết tố [Phân loại tại mốc 0 giờ] cho phép ngƣời dùng phân loại tăng ca theo khái niệm ngày mà công ty đang

quy định.

Trƣờng hợp 1: KHÔNG check ô [Phân loại tại mốc 0 giờ] khi khởI tạo loại tăng ca thì khái niệm

ngày đƣợc tính từ 0h và kết thúc lúc 24h

Trƣờng hợp2: CÓ check ô [Phân loại tại mốc 0 giờ] khi khởI tạo loại tăng ca thì khái niệm ngày đƣợc

tính theo khoảng thời gian đƣợc khai báo trong mục [GIỜ TRONG NGÀY].



So sánh phân loại thời gian tăng ca theo 02 cách khởi tạo sau

Cách 1: Khởi tạo a (1) KHÔNG check [Phân loại tại mốc 0 giờ]

Cách 2: Khởi tạo b (2) CÓ check [Phân loại tại mốc 0 giờ]

Kết quả phân loại thời gian tăng ca giữa khởi tạo a (1) và khởi tạo b (2)

Khởi tạo a (1) Khởi tạo b (2)

Thời gian tăng ca đăng ký

Log giờ tăng ca thực tế

Phân loại tăng ca 360ph tăng ca loại [Tăng ca thứ 7] 60ph tăng ca loại [Tăng ca thứ 7]

300ph tăng ca loại [Tăng ca chủ nhật]



IV. Thứ tự ƣu tiên khi phân loại tăng ca Khi khoảng thời gian đƣợc hƣởng tăng ca phù hợp với điều kiện phân loại của nhiều loại tăng ca khác nhau.

Mặc định hệ thống ƣu tiên cho loại tăng ca có thứ tự ở trên trong danh sách đã tạo ở chức năng [Khởi Tạo Loại

Tăng Ca].

Dữ liệu cột [Thứ tự] sẽ xác định thứ tự ƣu tiên khi phân loại tăng ca.

Loại tăng ca ngày thƣờng áp dụng vào ngày thứ 2 trong KTG từ 06~22h

Loại tăng ca ngày lễ áp dụng cho ngày 23/01/2012 (mùng 1AL) (Thứ 2 trong tuần), trong KTG 06~22h.

Nhân viên có thời gian tăng ca từ 19h00~21h00 (tổng thời gian 120ph) ngày 23/01/2012 sẽ đƣợc phân loại

nhƣ sau.

Trƣờng hợp 1: tính 120ph loại tăng ca ngày thƣờng [OT15]

Trƣờng hợp 2: tính 120ph tăng ca ngày lễ [OTLe]

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu phần I (mục A) của chƣơng 8 để hiểu cách Khởi Tạo Loại Tăng Ca.



V. Chọn đơn vị hiển thị dữ liệu tăng ca Mặc định hệ thống sẽ chọn đơn vị hiển thị dữ liệu tăng ca là “giờ”.

Ngoài ra, ngƣời dùng còn có lựa chọn các đơn vị:

Ngày (1 ngày=8h) đối với phân loại tăng ca theo danh sách trong chức năng [Khởi tạo loại tăng ca]

Ngày (1 ngày=số giờ quy định trong ca làm việc) đối với tăng ca tự động Phút.

Hình ảnh minh họa

Đơn vị tính: giờ.

Đơn vị tính: phút.

Đơn vị tính: ngày.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 11 để hiểu cách khai báo Đơn vị hiển thị.



VI. Làm tròn giờ tăng ca tự động theo quy tắc riêng của

công ty.


Cách 1: Không làm tròn


Cách 2: Làm tròn lên



Tổng thời gian tăng ca thực (phút) Tổng thời gian tăng ca sau làm tròn (giờ)

473 7,88

454 7,56

390 6,50

318 5,30

312 5,20



473 8,00

454 8,00

390 6,50

318 5,50

312 5,50



Cách 3: Làm tròn xuống

Làm tròn xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu.



thiểu của 01 block.



473 7,50

454 7,59

390 6,50

318 5,00

312 5,00



473 8,00

454 8,00

390 6,50

318 5,50

312 5,00

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 6 để hiểu cách định nghĩa phƣơng thức làm tròn cho các hạng mục.

VII. Khái niệm [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày] Sử dụng đối với doanh nghiệp sản xuất, đi làm theo ca kíp và có tăng ca qua ngày.

So sánh kết quả theo 02 đăng ký liên quan khái niệm [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày)

Thời gian làm thực tế:

01/06/2012 17:55 đến 01/06/2012 22:06

Thời gian làm thực tế:

01/07/2012 17:55 đến 01/07/2012 22:06

Kết quả: Tổng thời gian tăng ca thực tế là 4 tiếng của

ngày 01/06/2012.

Kết quả: Tổng thời gian tăng ca thực tế là 4 tiếng của

ngày 01/06/2012.

Hiển thị báo cáo:

Hiển thị báo cáo:

Cột [Từ giờ]: giá trị nhập ở ô thứ 1< ô thứ 2

Trƣờng hợp 1: KHÔNG check [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày]

Thời gian chấm công thực tế theo [Ngày tăng ca]

Trƣờng hợp 1: CÓ check [Cộng giờ đăng ký lên 01 ngày]

Thời gian chấm công thực tế liền sau [Ngày tăng ca] 01 ngày.



VIII. Quy trình chứng từ cho tăng ca & Hiệu lực


Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ tăng ca




GHI CHÚ:



GHI CHÚ:


.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình tăng ca.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Soạn

thảo.



User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Chuyển tiếp.



User [QuanLy] phân chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Xét duyệt.

GHI CHÚ:

Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chƣơng 2. Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chƣơng 24.



Quy trình chứng từ tăng ca Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ tăng ca tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep]

và chứng từ sẽ đƣợc chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ đƣợc duyệt và hiệu lực.

Soạn Thảo Chứng Từ Tăng Ca 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài [SoanThao].

2. Mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca].





d. Chọn [Ngày tăng ca] là ngày “19/01/2012”.

e. Nhập thời gian cho tăng ca tại [Từ Giờ], ô thứ nhất nhập “18:00”, ô thứ hai nhập “22:30”.



f. Nhập vào [Ghi chú] “Anh Tiến Minh đăng ký tăng ca từ 18h đến 22h30 của ngày 19/1”.

g. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu chứng từ lại.

h. Chọn [Nộp] để nộp chứng từ lên.

Chuyển Tiếp Chứng Từ Tăng Ca


2. Chọn chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng ca của nhân viên mang mã số “5000”,

đăng ký [Ngày tăng ca] là 19/01/2012.

4. Cột [Ghi chú].


GHI CHÚ:





3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000, có thông tin [Ngày tăng ca]=19/01/2012


GHI CHÚ:




5. Chọn vào [Chuyển Tiếp] để đƣa chứng từ tăng ca này lên cấp trên duyệt.



2. Chọn chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng ca của nhân viên mang mã số “5000”,

đăng ký [Ngày tăng ca] là 19/01/2012.

GHI CHÚ:







GHI CHÚ:




4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt”

Click nút [Duyệt].



IX. Quản lý và xem lịch sử chứng từ tăng ca Sau khi các chứng từ tăng ca đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc hiệu lực và lƣu vào lịch sử. Để quản lý

đƣợc những chứng từ tăng ca đã đƣợc duyệt ngƣời sử dụng phải đƣợc phân quyền [Quản Lý Lịch Sử].




Nội dung thực hành: Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ đổi lịch làm

việc đã duyệt đồng thời có quyền trả lại chứng từ. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình

đã nộp.

Quản lý lịch sử chứng từ tăng ca


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Quản lý lịch sử.




3. Chọn chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng

ca của nhân viên mang mã số “67”, đăng ký [Ngày tăng ca] là 6/01/2012.

GHI CHÚ:









Trả lại chứng từ tăng ca khi đã đƣợc duyệt

1. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khoản khác

User [QuanLy.] phân bổ chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Mở chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng



Nút Mô tả




4. Click nút [Trả Lại].


GHI CHÚ:







Xem lịch sử chứng từ tăng ca.


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đăng Ký Tăng Ca] với quyền Xem lịch sử.




3. Chọn chức năng [Đăng Ký Tăng Ca]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đăng ký tăng


Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 9 : Thôi Việc


Chƣơng 9

Thôi Việc Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội

dung sau:

Download form nghỉ việc từ eTimeGold.

Chỉnh sửa và upload form nghỉ việc phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế form mẫu mặc

định trên eTimeGold.

Tự thiết lập hệ thống các hạng mục liên quan đến chính sách thôi việc căn cứ vào thực tế sử dụng của

công ty.

Thiết lập cách đánh mã văn bản tự động cho quyết định thôi việc.

Nộp đơn xin thôi việc từ eTimeGold.

Truy xuất thông tin tổng hợp của nhân viên thôi việc.

Truy xuất báo cáo thanh toán công nợ và thực lĩnh chính sách của nhân viên thôi việc.

In quyết định thôi việc.

Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ nghỉ việc để nâng tầm quản lý.

Chức năng quản lý thôi việc của eTimeGold giúp cho ngƣời sử dụng chủ động trong việc quản lý các vấn đề về

thôi việc từ khởi tạo, hiệu lực cho một chứng từ đến xuất ra báo cáo, in đơn thôi việc...




I. Sử dụng mẫu đơn xin thôi việc của hệ thống 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc].

2. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Chọn Template], màn hình hiển thị form danh sách template.

3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên File] là “Rpt_ThoiViec.repx”, click nút [Thực hiện].

4. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu lại template hệ thống vừa chọn.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




II. Nhập liệu thôi việc & Hiệu lực Nội dung thực hành: Đăng ký cho nhân viên có mã AC = 1 thôi việc vào ngày 10/2/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thôi Việc].



a. Click chuột vào biểu tƣợng tại cột [Mã AC], một form mới hiện ra.

b. Check chọn dòng dữ liệu chứa nhân viên có mã AC 1.


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Thôi Việc] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng




4. Tại tab [Thông Tin Mặc Định], đặt trỏ chuột vào cột [Mã Chứng Từ] nhập “TV_001”.

5. Tại cột [Ngày nộp đơn] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “1/2/2012”.

6. Tại cột [Ngày bắt đầu nghỉ] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “10/2/2012”.

7. Tại cột [Lý Do] nhập “Tự Xin Nghỉ Việc”.

8. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Đơn xin nghỉ việc sẽ có hiệu lực vào ngày 10 tháng 2 năm 2012”.

9. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin vừa đăng ký.




Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).Có thể bỏ trống.

Đây là phần thông tin bắt buộc nhập.

Nếu để trống, eTimeGold sẽ lấy thời gian tại thời điểm người dùng chọn [Lưu Trữ].




III. Chỉnh sửa thông tin đơn xin thôi việc đã nhập Nội dung thực hành: Chỉnh sửa [Ngày bắt đầu nghỉ] trong đơn xin thôi việc của nhân viên mã AC=1 từ

“10/2/2012” thành “25/2/2012”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thôi Việc] .

2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn đơn đăng ký thôi việc của nhân viên mã AC=1.

3. Tại cột [Ngày bắt đầu nghỉ] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “25/2/2012”.

4. Chọn [ Cập nhật ], click nút [OK] để lƣu thông tin vừa chỉnh sửa.

GHI CHÚ:


Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn phiếu đăng ký thôi việc theo các thao tác nhƣ sau







IV. Hủy bỏ đơn xin thôi việc đã nhập Nội dung thực hành: Xóa thông tin đăng ký thôi việc của nhân viên mã AC= 1.



3. Click nút [Xóa], chọn [OK] để chấp nhận xóa đơn thôi việc.

GHI CHÚ:







GHI CHÚ:





V. In đơn xin thôi việc Sau khi đăng ký xong một đơn thôi việc thì ngƣời sử dụng có thể trực tiếp in mẫu đơn này.

Nội dung thực hành: In đơn thôi việc của nhân viên có mã AC = 1.



GHI CHÚ:







GHI CHÚ:





3. Chọn nút [In Ấn], form báo cáo sẽ hiển thị ra.

4. Chọn để in báo cáo thôi việc.




I. Mã tự động cho văn bản thôi việc

Có 2 chọn lựa khi cấp phát mã văn bản cho phần thôi việc

Cách 1: Tự nhập mã văn bản

Mặc định phần mềm sẽ để ngƣời dùng tự cấp phát mã văn bản khi soạn thảo đơn xin thôi việc.

Cách 2: Phát sinh mã văn bản tự động

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Thôi Việc].

2. Tại cột [Mã Tự Động] click chọn , màn hình hiển thị form dữ liệu.

3. Chọn dòng chứa dữ liệu [Tên Mã Tự Động] là Mã Thôi Việc, click nút [Thực Hiện].

4. Click nút [Lƣu trữ].

GHI CHÚ:

Xem tài liệu chƣơng 3 để biết cách khởi tạo mã tự động

GHI CHÚ:





II. Mẫu đơn xin thôi việc

Download template đơn xin thôi việc


2. Click vào nút [Download Template].

3. Chọn Save File và chọn nơi lƣu trữ file Rpt_ThoiViec.repx

.

Upload template đơn xin thôi việc


2. Click nút [Browse] và chỉ đƣờng dẫn đến thƣ mục C:\Template nơi lƣu trữ file template mới.

3. Click chọn file template ccRpt_ThoiViecthaoct.repx, click nút Open.




Xem template báo cáo thôi việc


2. Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu báo cáo đã upload.



III. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý thôi việc Khái niệm [Thuộc Tính Mở Rộng] hỗ trợ ngƣời dùng định nghĩa các trƣờng thông tin đặc trƣng của công ty

liên quan đến nghiệp vụ thôi việc.


Nội dung thực hành: Tạo thuộc tính mở rộng Phụ Cấp Thôi Việc dạng kiểu số cho phép ngƣời dùng nhập từ

100 đến 10000.


2. Tại phần [Thuộc Tính Mở Rộng], click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời

dùng nhập liệu.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập PCTV.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Phụ Cấp Thôi Việc”.

c. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Kiểu dữ liệu], click chọn [Kiểu Số].

d. Cột [Giá trị (min)] nhập “100”, [Giá trị (max)] nhập “10000”.







Không sử dụng ký tự Unicode và ký tự đặc biệt

Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt

GHI CHÚ:





IV. Quy trình chứng từ thôi việc & Hiệu lực


Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ thôi việc




GHI CHÚ:



GHI CHÚ:


.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình thôi việc.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Thôi Việc] với quyền Soạn thảo.



User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Thôi Việc]với quyền Chuyển tiếp.



User [QuanLy] phân chức năng [Thôi Việc]với quyền Xét duyệt.

GHI CHÚ:





Quy trình chứng từ thôi việc

Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ thôi việc tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user

[ChuyenTiep] và chứng từ sẽ đƣợc chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ đƣợc duyệt và

hiệu lực.

Soạn Thảo Chứng Từ Thôi Việc


2. Mở chức năng soạn thảo [Thôi Việc].





d. Tại tab [Thông Tin Mặc Định], cột [Mã Chứng Từ]: để AutoCode theo mặc định của

eTimeGold

e. Tại cột [Ngày nộp đơn] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “2/2/2012”.

f. Tại cột [Ngày bắt đầu nghỉ] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “9/2/2012”.

g. Tại cột [Lý Do] nhập “Xin Nghỉ Việc”.

h. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Đơn xin nghỉ việc sẽ có hiệu lực vào ngày 9 tháng 2 năm

2012”.


Đây là phần thông tin bắt buộc nhập.





4. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin vừa soạn thảo.

5. Chọn nút [Nộp], Click [Ok] để chuyển chứng từ lên.

Chuyển Tiếp Chứng Từ Thôi Việc


2. Chọn chức năng chuyển tiếp [Thôi Việc] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ thôi việc QĐTV_008.



GHI CHÚ:






GHI CHÚ:


Sau khi [Lưu Trữ] phần mã chứng từ sẽ tự động phát sinh QĐTV_008.



5. Chọn vào [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để đƣa chứng từ thôi việc này lên cấp trên duyệt.



2. Chọn chức năng [Thôi Việc] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ thôi việc QĐTV_008

GHI CHÚ:






GHI CHÚ:




V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Thôi Việc Sau khi các chứng từ Thôi Việc đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc hiệu lực và lƣu vào lịch sử. Để quản

lý đƣợc những chứng từ Thôi Việc đã đƣợc duyệt ngƣời sử dụng phải đƣợc phân quyền [Quản Lý Lịch Sử].



Quản lý lịch sử chứng từ Thôi Việc

Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ Thôi Việc đã duyệt đồng thời có

quyền trả lại chứng từ đã duyệt. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp.


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Quản lý lịch sử.




3. Chọn chức năng quản lý lịch sử [Thôi Việc]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ thôi

việc QĐTV_008

GHI CHÚ:








Trả lại chứng từ thôi việc khi đã đƣợc duyệt

1. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khoản khác.

User [QuanLy] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Chọn chức năng quản lý lịch sử [Thôi Việc]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ thôi

việc QĐTV_008.


Nút Mô tả






GHI CHÚ:








Xem lịch sử chứng từ tăng ca.


User [SoanThao] phân bổ chức năng [Thôi Việc] với quyền Xem lịch sử.




3. Chọn chức năng quản lý lịch sử [Thôi Việc (xem)]. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ

thôi việc QĐTV_008.

GHI CHÚ:





4. Click nút [Thoát Danh Sách] để xem thông tin dạng cột

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 10: Biểu Mẫu Bảo Hiểm

| www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | P a g e | 366

Chƣơng 10

Biểu Mẫu Bảo Hiểm Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội

dung sau:

Khai báo danh mục nơi khám chữa bệnh theo quy định của bảo hiểm xã hội.

Quản lý các biểu mẫu thu

Tờ khai 01-TBH: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc.

Mẫu 01a-TBH: Danh sach lao đông tham gia va đê nghi câp sô BHXH , thẻ BHYT.

Mẫu 02a-TBH: Danh sach lao đông tham gia BHXH , BHYT,BHTN.

Mẫu 03a-TBH: Danh sach điêu chinh lao đông va mƣc đong BHXH , BHYT, BHTN.

Mẫu 03b-TBH: Danh sach lao đông điêu chinh hô sơ BHXH,BHYT,BHTN

Quản lý các biểu mẫu chính sách

Mẫu C66a-HD: Danh sach ngƣơi lao đông đê nghi hƣơng chê đô đau ôm.

Mẫu C67a-HD: Danh sach ngƣơi lao đông đê nghi hƣơng chê đô thai san .

Mẫu C68a-HD: Danh sach ngƣơi lao đông đê nghi hƣơng trơ câp DSPHSK sau đau ôm .

Mẫu C69a-HD: Danh sach ngƣơi lao đông đê nghi hƣởng trợ cấp DSPHSK sau thai sản.

Mẫu C70a-HD: Danh sach ngƣơi lao đông đê nghi hƣơng trơ câp DSPHSK sau điêu tri thƣơng tât ,

bênh tât do TNLĐ-BNN.



I. Chính sách phúc lợi và công tác quản lý Bảo hiểm XH là dịch vụ phúc lợi xã hội bắt buộc Doanh nghiệp & Ngƣời LĐ tham gia, theo tỉ lệ đóng góp trách

nhiệm đƣợc quy định rõ ràng, cụ thể trong bộ luật LĐ của nƣớc CHXHCN Việt Nam. Cơ quan BHXH sẽ cam

kết đảm bảo quyền lợi cho Ngƣời lao động trong các tình huống tai nạn lao động, thai sản, thất nghiệp, hƣu trí...

đồng thời giúp doanh nghiệp giảm phần nào gánh nặng chi phí trong các tình huống này.

Phân hệ Bảo hiểm xã hội trên eTimeGold sẽ giúp ngƣời dùng tiết kiệm thời gian quản lý số liệu bảo hiểm mà

vẫn đảm bảo tính chính xác.

Form mẫu và quy định trích nộp đƣợc cập nhật liên tục theo quy định mới nhất của cơ quan bảo hiểm xã hội.

II. Danh mục khám chữa bệnh theo quy định Bảo hiểm

hiện hành Để đăng ký bảo hiểm y tế cho nhân viên, ngƣời dùng cần biết thông tin về danh mục các bệnh viện có nhận

khám BHYT trong khu vực của mình.

Danh mục này ngƣời dùng có thể thêm mới, chỉnh sửa theo thay đổi danh mục bệnh viện khám chữa bệnh tại

đơn vị của mình.


Nút Mô tả

Dùng để tạo mới thông tin nơi khám chữa bệnh

Xóa dòng dữ liệu chứa thông tin cơ sở KCB đang chọn

Hiển thị thông tin dạng cột dữ liệu và cho phép chỉnh sửa thông tin cơ

sở khám chữa bệnh

Làm mới danh sách cơ sở khám chữa bệnh đang đƣợc hiển thị

Xuất báo cáo danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo


Khởi tạo thông tin khám chữa bệnh

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nơi khám chữa bệnh].

2. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng khai báo các thông tin theo quy

định.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Nơi khám chữa bệnh] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




a. Đăt trỏ chuột ở cột [Mã KCB], nhập “022”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Tên KCB], nhập “BỆNH VIỆN QUẬN 9”.

c. Click chuột chọn biểu tƣợng lookup ở cột [Mã Tỉnh], màn hình hiển thị danh sách mã tỉnh

theo quy định KCB của BHYT. Click chọn dòng có mã tỉnh là 079, click nút [Thực hiện].

d. Cột [Tên Tỉnh].

e. Đặt trỏ ở cột [Địa chỉ], nhập “Lê Văn Việt – Khu phố 2 P.Tăng Nhơn Phú - Quận 9”.

Đây là flowfield (Xem tài iệu chương 1 để hiểu khái niệm flowfield).

Bỏ qua nhập liệu cột này.




Không sử dụng Unicode và ký tự đặc biệt.




3. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu trữ thông tin. Màn hình hiển thị danh sách khám chữa bệnh theo dạng lƣới dữ

liệu.

Chỉnh sửa thông tin khám chữa bệnh


2. Click chọn dòng dữ liệu có thông tin [Mã KCB] là “022”. Cick nút [Chỉnh sửa], màn hình hiển thị

dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng chỉnh sửa.

3. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên KCB], sửa “BỆNH VIỆN QUẬN 9 thành BV QUẬN 9”.

4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất chỉnh sửa.

Xóa thông tin khám chữa bệnh


2. Click chọn dòng dữ liệu có thông tin [Mã KCB] là “022”. Cick nút [Chỉnh sửa], màn hình hiển thị

dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng chỉnh sửa.

3. Click nút [Xóa] để xóa dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là “022”.

Hình minh họa khởi tạocơ sở KCB

022_BỆNH VIỆN QUẬN 9, tpHCM, đc tại Lê Văn Việt– Khu phố 2 P.Tăng Nhơn Phú - Quận 9

Nút [Lƣu & Tạo Mới] để thực hiện song song việc lƣu trữ thông tin vừa tạo đồng thời với việc khởi

tạo thông tin tiếp theo (màn hình ở dạng cột dữ liệu, chờ nhập liệu tiếp theo của ngƣời dùng).

Nút [Bỏ Qua] để bỏ qua (không lƣu trữ) thông tin vừa khai báo và trở về màn hình hiển thị danh sách

khám chữa bệnh theo dạng lƣới dữ liệu.



Điều khiển report khi xem các báo cáo biểu mẫu BHXH

Quản lý biểu mẫu thu

eTimeGold cung cấp cho ngƣời dùng các biểu mẫu thu, phục vụ cho việc đăng ký mới, điều chỉnh mức đóng,

điều chỉnh lao động, điều chỉnh hồ sơ khi tham gia BHXH theo quy định.

Biểu tƣợng Print the report để in toàn bộ các trang của biểu mẫu ra máy in.

Biểu tƣợng Print the current page để in trang hiện tại của mẫu biểu 01-TBH ra máy in.

Chọn loại file cần xuất biểu mẫu.

Biểu tƣợng Export a report and save it to disk để export mẫu biểu sang dạng file đã chọn (xls, xlsx, pdf, …)

và lƣu trữ ở ổ cứng máy tính

Biểu tƣợng Export a report and show it a new window để export mẫu biểu sang dạng file đã chọn (xls, xlsx,

pdf, …) và mở file vừa export.

Biểu tƣợng First Page để chọn trang báo cáo đầu tiên.

Biểu tƣợng Previous Page để chọn trang báo cáo liền kề trƣớc.

Biểu tƣợng Next Page để chọn trang báo cáo liền kề sau.

Biểu tƣợng Last Page để chọn trang báo cáo cuối cùng.

Chọn trang báo cáo cần xem (vd xem trang 1).

Tổng số trang của báo cáo.



III. Tờ khai 01-TBH: Tờ khai tham gia BHXH, BHYT,

BHTN bắt buộc

Mỗi nhân viên trong công ty khi lần đầu tiên tham gia BHXH thì tờ khai 01-TBH là hồ sơ bắt buộc phải có.


Nút Mô tả

Dùng để tạo mới tờ khai 01-TBH

Xóa dòng dữ liệu chứa thông tin tờ khai 01-TBH đang chọn

Hiển thị thông tin dạng cột dữ liệu và cho phép chỉnh sửa thông tin tờ

khai 01-TBH

Làm mới danh sách tờ khai 01-TBH đang đƣợc hiển thị

Ký duyệt thông tin tờ khai 01-TBH

Xem trƣớc mẫu tờ khai của dòng dữ liệu đang chọn


Khởi tạo thông tin tờ khai 01-TBH

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tờ khai 01-TBH].

2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời

dùng khai báo các thông tin theo quy định.

3. Nhập thông tin cho tờ khai 01-TBH

a. Đăt trỏ chuột ở cột [Quyền lợi KCB], nhập “0”.

b. Cột [Thời gian đóng BHXH], nhập “01/10/2011”.

c. Đăt trỏ chuột ở cột [Đóng từ tháng/năm], nhập “01/10/2011”.

d. Đăt trỏ chuột ở cột [Đến tháng/năm], nhập “01/10/2011”.




GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Tờ khai 01-TBH] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




e. Click chuột chọn biểu tƣợng lookup ở cột [Mã đăng ký KCB], màn hình hiển thị danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là “022”, click nút

[Thực Hiện].

f. Cột [Tên đăng ký KCB], [Mã tỉnh/TP], [Tên tỉnh/TP], [Địa chỉ KCB].

g. Click chuột chọn biểu tƣợng lookup ở cột [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị danh sách

nhân viên, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã AC] là 5, click nút [Thực Hiện].

h. Cột [Mã nhân viên], [Họ], [Tên].

i. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo tờ khai 01-TBH cho NV có mã

AC=5, tham gia BH từ tháng 10.2011”.

4. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu trữ thông tin. Màn hình hiển thị danh sách tờ khai dạng lƣới dữ liệu.


Cho phép chọn nhiều nhân viên trong 01 lần chọn (Xem tài liệu chương 1 để biết cách

chọn cùng lúc nhiều nhân viên.

Nút [Lƣu & Tạo Mới] để thực hiện song song việc lƣu trữ thông tin vừa tạo đồng thời với việc khởi tạo thông tin tiếp theo (màn hình ở dạng cột dữ liệu, chờ nhập liệu tiếp theo của ngƣời dùng).

Nút [Bỏ Qua] để bỏ qua (không lƣu trữ) thông tin vừa khai báo và trở về màn hình hiển thị theo dạng

lƣới dữ liệu.



Bỏ qua nhập liệu những cột này.






5. Chọn dòng dữ liệu có Mã AC là 5, click nút [Hiệu lực] để xác nhận tờ khai 01-TBH của NV 5 chính thức

đƣợc duyệt tham gia BHXH theo quy định.

6. In ấn biểu mẫu.

a. Chọn tab [Lịch sử], chọn dòng dữ liệu chứa nhân viên Mã AC là 5, click nút [Mẫu Biểu]. Khi đó,

eTimeGold sẽ mở mẫu biểu tờ khai 01-TBH chứa thông tin nhân viên đang chọn.

Thông tin đã hiệu lực chuyển sang tab dữ liệu [Lịch Sử].

Không cho phép chỉnh sửa thông tin tờ khai đã hiệu lực.



b. Click biểu tƣợng Print the report để in biểu mẫu ra máy in.

Chỉnh sửa thông tin tờ khai 01-TBH


2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], chọn dòng dữ liệu có Mã AC=5, click nút [Chỉnh sửa], màn hình

hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng chỉnh sửa.

3. Đặt trỏ ở cột [Ghi chú], sửa “Thực hành khai báo tờ khai 01-TBH cho NV có mã AC=5, tham gia BH

từ tháng 10.2011” thành “Thực hành chỉnh sửa tờ khai 01-TBH”.

4. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu trữ thông tin.

Xóa thông tin tờ khai 01-TBH


2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], chọn dòng dữ liệu có Mã AC=5.

3. Click nút [Xóa] để hoàn tất xóa thông tin tờ khai 01-TBH.



IV. Mẫu 01a-TBH: Danh sách lao động tham gia và đề

nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT Biểu mẫu 01a-TBH là tổn hợp danh sách ngƣời lao động tham gia và đề nghị cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, đây

cũng là mẫu biểu bắt buộc phải có trong hồ sơ tham gia bảo hiểm.


Nút Mô tả

Dùng để tạo mới mẫu 01a-TBH

Xóa dòng dữ liệu chứa thông tin mẫu 01a-TBH đang chọn

Hiển thị thông tin dạng cột dữ liệu và cho phép chỉnh sửa thông tin mẫu

01a-TBH

Hiển thị danh sách nhân viên đã hiệu lực tờ khai 01-TBH

Làm mới danh sách mẫu 01a-TBH đang đƣợc hiển thị

Ký duyệt thông tin mẫu 01a-TBH

Xem trƣớc mẫu 01a-TBH


Khởi tạo thông tin Mẫu 01a-TBH

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Mẫu 01a-TBH].

2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], đặt trỏ tại cột [Tháng/năm] và chọn 1/1/2012.

3. Lấy thông tin nhân viên tờ danh sách duyệt tờ khai 01-TBH sang biểu mẫu 01a-TBH.

a. Click nút [Tờ khai 01].

b. Màn hình hiển thị danh sách nhân viên đã đƣợc duyệt tờ khai 01-TBH, click chọn nhân viên có

Mã AC = 5, click nút [ThựcHiện].

Không cho phép chỉnh sửa nội dung thông tin lấy từ tờ khai 01-TBH.

Có thể bỏ qua bước này.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Mẫu 01a-TBH] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng





định.

a. Đăt trỏ chuột ở cột [Mã đăng ký KCB], click biểu tƣợng lookup lookup , màn hình thể hiện danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là 051,

click nút [Thực Hiện].

b. Cột [Tên đăng ký KCB], [Mã tỉnh/TP], [Tên tỉnh/TP], [Địa chỉ KCB].

c. Click chuột chọn biểu tƣợng lookup ở cột [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị danh sách

nhân viên, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã AC] là 45,34, click nút [Thực Hiện].

d. Cột [Mã nhân viên], [Họ], [Tên], [Số sổ BHXH], [Số thẻ BHYT].

e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo mẫu 01a-TBH cho NV có mã

AC=45, 34, tham gia BH từ tháng 01.2012”.

5. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu trữ thông tin. Màn hình hiển thị danh sách dạng lƣới dữ liệu.







chọn cùng lúc nhiều nhân viên).





6. Nhấn phím Shift trên bàn phím, chọn cùng lúc nhiều dòng dữ liệu (dòng chứa Mã AC = 34, dòng chứa

Mã AC = 45). Click nút [Hiệu lực] để xác nhận NV 34, 45 chính thức đƣợc duyệt tham gia BHXH theo

mẫu 01a-TBH.


a. Chọn tab [Lịch sử], chọn 1/1/2012 ở cột [Tháng/Năm], click nút [Mẫu Biểu]. Khi đó, eTimeGold

sẽ mở mẫu 01a-TBH.



Không cho phép chỉnh sửa thông tin đã hiệu lực.






Chỉnh sửa thông tin mẫu 01a-TBH




3. Đặt trỏ ở cột [Ghi chú], sửa “Thực hành khai báo mẫu 01a-TBH cho NV có mã AC=45, 34, tham gia

BH từ tháng 01.2012” thành “Thực hành chỉnh sửa thông tin mẫu 01a-TBH”.


Xóa thông tin mẫu 01a-TBH



3. Click nút [Xóa] để hoàn tất xóa thông tin mẫu 01a-TBH.



V. Mẫu 02a-TBH: Danh sách lao động tham gia BHXH,

BHYT, BHTN Biểu mẫu 02a-TBH đƣợc đơn vị lập khi có lao động tăng mới so với tháng trƣớc hoặc lập danh sách toàn bộ lao

động khi đơn vị mới tham gia BHXH, BHYT, BHTN.


Nút Mô tả




02a-TBH

Hiển thị danh sách nhân viên đã hiệu lực mẫu 01a-TBH








3. Lấy thông tin nhân viên từ danh sách duyệt mẫu 01a-TBH sang biểu mẫu 02a-TBH

a. Click nút [Mẫu 01a-TBH]

b. Màn hình hiển thị danh sách nhân viên đã đƣợc duyệt mẫu 01a-TBH, click chọn nhân viên có Mã

AC = 34, 45, click nút [ThựcHiện].


định.

Không cho phép chỉnh sửa nội dung thông tin lấy từ tờ khai 01-TBH.


GHI CHÚ:





a. Click chuột chọn biểu tƣợng lookup ở cột [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị danh sách


b. Cột [Mã nhân viên], [Họ], [Tên], [Số sổ BHXH], [Số thẻ BHYT].

c. Đăt trỏ chuột ở cột [Mã đăng ký KCB], click biểu tƣợng lookup lookup , màn hình thể hiện danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là 029,


d. Cột [Tên đăng ký KCB], [Mã tỉnh/TP], [Tên tỉnh/TP].

e. Cột [Cách tính tiền]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

f. Cột [Đóng BHTN?]: click chọn ở ô “Không”.

g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo mẫu 02a-TBH tháng 01.2012”.

Chỉ định [Cách tính tiền]=(Mặc định), eTimeGold sẽ mặc định lấy thông tin tiền công, lƣơng

theo cột [Tiền lƣơng] trong hồ sơ nhân viên. (Xem chương 4 để biết cách khởi tạo hồ sơ nhân

viên)

Chỉ định [Cách tính tiền]=Theo HĐLĐ đang hiệu lực, eTimeGold sẽ lấy thông tin tiền công,

lƣơng theo thông tin lƣơng trong HĐLĐ đã ký kết giữa nhân viên và công ty.

Chỉ định [Cách tính tiền]=Theo nhập liệu, eTimeGold sẽ lấy thông tin tiền công, lƣơng căn

cứ vào nhập liệu của ngƣời dùng trong form chức năng này. Với chọn lựa này, ngƣời dùng tiếp tục khai báo thông tin ở các cột [Tiền lƣơng, công], [PC chức vụ], [PC thâm niên VK],

[PC thâm niên nghề], [PC khác].













6. Nhấn phím Shift trên bàn phím, chọn cùng lúc nhiều dòng dữ liệu (dòng chứa Mã AC = 34, dòng chứa

Mã AC = 45, dòng chứa Mã AC = 36). Click nút [Hiệu lực] để xác nhận NV 34, 45, 36 chính thức đƣợc

duyệt tham gia BHXH theo mẫu 02a-TBH.











sẽ mở mẫu 01a-TBH.






3. Đặt trỏ ở cột [Ghi chú], sửa Thực hành khai báo mẫu 02a-TBH tháng 01.2012 thành Thực hành chỉnh

sửa thông tin mẫu 02a-TBH








VI. Mẫu 03a-TBH: Danh sách điều chỉnh lao động và mức

đóng BHXH, BHYT, BHTN Biểu mẫu 03a-TBH đƣợc đơn vị lập khi có biến động tăng giảm về lao động hoặc có điều chỉnh về mức đóng

BHXH, BHYT, BHTN.


Nút Mô tả




(Nút trên từng tab dữ liệu)




03a-TBH

Hiển thị danh sách nhân viên đã hiệu lực mẫu 02a-TBH

Làm mới danh sách nhân viên trong tab dữ liệu





3. Khai báo thông tin lao động tăng.

a. Click chọn tab dữ liệu [I. Lao Động Tăng].

Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động tăng tham gia BH.

GHI CHÚ:





b. Click nút [Mẫu 02a-TBH], màn hình hiển thị danh sách nhân viên đã hiệu lực mẫu 02a-TBH,

check chọn nhân viên có Mã AC=34, click nút [Thực Hiện].

c. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng khai báo các thông tin

theo quy định.

d. Click chuột chọn biểu tƣợng lookup ở cột [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị danh sách

nhân viên, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã AC] là 36, 39, 40, click nút [Thực Hiện].

e. Cột [Mã nhân viên], [Họ], [Tên], [Số sổ BHXH], [Số thẻ BHYT].

f. Đăt trỏ chuột ở cột [Mã đăng ký KCB], click biểu tƣợng lookup lookup , màn hình thể hiện

danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là “029”,


g. Cột [Tên đăng ký KCB], [Mã tỉnh/TP], [Tên tỉnh/TP].

h. Cột [Đóng từ tháng/năm] nhập 1/10/2011. Cột [Đến tháng/năm] nhập “1/10/2011”.

i. Cột [Cách tính tiền]: sử dụng mặc định của eTimeGold.


Không cho phép chỉnh sửa nội dung thông tin lấy từ mẫu 02a-TBH qua.




viên)




cứ vào nhập liệu của ngƣời dùng trong form chức năng này. Với chọn lựa này, ngƣời dùng

tiếp tục khai báo thông tin ở các cột [Tiền lƣơng, công], [PC chức vụ], [PC thâm niên VK],












j. Cột [Đóng BHTN?]: click chọn Không.

k. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo mẫu 03a-TBH tháng 10.2011”.

l. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu trữ thông tin. Màn hình hiển thị danh sách dạng lƣới dữ liệu.







4. Khai báo thông tin lao động giảm.

a. Click chọn tab [II. Lao động giảm].

b. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng nhập liệu.




e. Đăt trỏ chuột ở cột [Mã đăng ký KCB], click biểu tƣợng lookup lookup , màn hình thể hiện

danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là 029,


f. Cột [Tên đăng ký KCB], [Mã tỉnh/TP], [Tên tỉnh/TP].

g. Cột [Đóng từ tháng/năm] nhập 1/10/2011. Cột [Đến tháng/năm] nhập “1/10/2011”.










Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động giảm tham gia BH.



h. Cột [Ghi chú].

i. Khai báo thông tin mức đóng cũ, ở cột [Cách tính tiền]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

5. Khai báo thông tin lao động điều chỉnh mức đóng BH.

a. Click chọn tab [III. Thay đổi …].

b. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng nhập liệu.


nhân viên, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã AC] là 12, 17, 23, click nút [Thực Hiện].


e. Đăt trỏ chuột ở cột [Mã đăng ký KCB], click biểu tƣợng lookup lookup , màn hình thể hiện danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là 029,











Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động điều chỉnh mức lương tham gia BH.



viên)

Chỉ định [Cách tính tiền]=Theo HĐLĐ đang hiệu lực, eTimeGold sẽ lấy thông tin tiền công, lƣơng theo thông tin lƣơng trong HĐLĐ đã ký kết giữa nhân viên và công ty.








g. Cột [Đóng từ tháng/năm] nhập 1/10/2011. Cột [Đến tháng/năm] nhập “1/10/2011”.

h. Khai báo thông tin mức đóng mới, ở cột [Cách tính tiền]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

i. Cột [Ghi chú].

j. Khai báo thông tin mức đóng cũ, ở cột [Cách tính tiền]: sử dụng mặc định của eTimeGold.




viên)








theo cột [Tiền lƣơng] trong hồ sơ nhân viên. (Xem chương 4 để biết cách khởi tạo hồ sơ nhân viên)





tiếp tục khai báo thông tin ở các cột [Tiền lƣơng, công], [PC chức vụ], [PC thâm niên VK], [PC thâm niên nghề], [PC khác].




6. Khai báo thông tin lao động bổ sung BHYT.

a. Click chọn tab [IV. Bổ sung BHYT].

b. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng nhập liệu




e. Đăt trỏ chuột ở cột [Mã đăng ký KCB], click biểu tƣợng lookup lookup , màn hình thể hiện

danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là “029”,



g. Cột [Đóng từ tháng/năm] nhập “1/10/2011”. Cột [Đến tháng/năm] nhập “1/10/2011”.




viên)
















Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động cần bổ sung BHYT.



i. Cột [Đóng BHTN?]: click chọn cột “Không”.

j. Cột [Ghi chú].

7. Khai báo thông tin lao động bổ sung BHTN.

a. Click chọn tab [IV. Bổ sung BHYT].

b. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng nhập liệu




e. Đăt trỏ chuột ở cột [Mã đăng ký KCB], click biểu tƣợng lookup lookup , màn hình thể hiện danh sách cơ sở khám chữa bệnh đã khai báo, click chọn dòng dữ liệu chứa [Mã KCB] là “029”,



g. Cột [Đóng từ tháng/năm] nhập “1/10/2011”. Cột [Đến tháng/năm] nhập “1/10/2011”.










Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động cần bổ sung BHTN





i. Cột [Đóng BHTN?]: click chọn cột “Có”.


8. Click nút [Hiệu lực] để xác nhận chính thức duyệt theo mẫu 03a-TBH.




viên)












a. Chọn tab [Lịch sử], chọn 1/10/2011 ở cột [Tháng/Năm], click nút [Mẫu Biểu]. Khi đó,

eTimeGold sẽ mở mẫu 01a-TBH.





3. Chọn tab dữ liệu [II. Lao động giảm], chọn dòng dữ liệu có Mã AC=1, click nút [Chỉnh sửa], màn

hình hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng chỉnh sửa.

4. Đặt trỏ ở cột [Ghi chú], sửa thành “Thực hành chỉnh sửa thông tin mẫu 03a-TBH”





3. Click chọn tab dữ liệu [I. Lao Động Tăng], chọn dòng dữ liệu có Mã AC=34.




VII. Mẫu 03b-TBH: Danh sách lao động điều chỉnh hồ sơ

BHXH, BHYT, BHTN Biểu mẫu 03b-TBH đƣợc thiết lập khi đơn vị có điều chỉnh hồ sơ tham gia BH.


Nút Mô tả

Dùng để tạo mới mẫu 03b-TBH

Xóa dòng dữ liệu chứa thông tin mẫu 03b-TBH đang chọn


03b-TBH

Làm mới danh sách mẫu 03b-TBH đang đƣợc hiển thị

Ký duyệt thông tin mẫu 03b-TBH

Xem trƣớc mẫu 03b-TBH


1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Mẫu 03b-TBH].



định.

a. Click chuột chọn biểu tƣợng lookup ở cột [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị danh sách


b. Cột [Mã nhân viên], [Họ], [Tên], [Số sổ BHXH], [Số thẻ BHYT].

c. Đặt trỏ chuột ở cột [Nội dung thay đổi] nhập “thay đổi nơi sinh thành Lâm Đồng”.

d. Cột [Mới]: mặc định theo eTimeGold.

e. Đặt trỏ chuột ở cột [Lý do điều chỉnh] nhập “ghi sai”.






GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Mẫu 03b-TBH] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng




f. Cột [Loại điều chỉnh]: đặt trỏ chuột, click chọn “Điều chỉnh hồ sơ”.

g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo mẫu 03b-TBH tháng 01.2012”.


5. Nhấn phím Shift trên bàn phím, chọn cùng lúc nhiều dòng dữ liệu. Click nút [Hiệu lực] để xác nhận

chính thức đƣợc duyệt tham gia BHXH theo mẫu 03b-TBH.

Chỉ định [Loại điều cỉnh]=Điều chỉnh hồ sơ trong trƣờng hợp điều chỉnh hồ sơ tham gia

BHXH do ghi sai hoặc do mƣợn hồ sơ.

Chỉ định [Loại điều chỉnh]=Thai sản cấp thẻ BHYT trong trƣờng hợp cấp lại thẻ BHYT.












sẽ mở mẫu 03b-TBH.


Chỉnh sửa thông tin mẫu 03b-TBH




3. Đặt trỏ ở cột [Ghi chú], sửa “Thực hành khai báo mẫu 03b-TBH tháng 01.2012 thành Thực hành

chỉnh sửa thông tin mẫu 03b-TBH”


Xóa thông tin mẫu 03b-TBH



3. Click nút [Xóa] để hoàn tất xóa thông tin mẫu 03b-TBH.

Quản lý biểu mẫu chính sách

Tham gia BH là quyền lợi của ngƣời lao động. Khi tham gia BH các tình huống nhƣ tai nạn lao động, thai sản,

hƣu trí, thất nghiệp, … ngƣời lao động sẽ đƣợc hƣởng các chính sách theo quy định của BH.

eTimeGold hỗ trợ các biểu mẫu chính sách theo quy định.



VIII. Mẫu C66a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị

hƣởng chế độ ốm đau Mẫu này đƣợc lập khi đơn vị có phát sinh nhân viên nghỉ ngắn ngày, nghỉ dài ngày hoặc nghỉ con ốm có hƣởng

trợ cấp BHXH.


Nút Mô tả

Làm mới danh sách mẫu C66a-HD đang đƣợc hiển thị

Ký duyệt thông tin mẫu C66a-HD

Xem trƣớc mẫu C66a-HD


Dùng để tạo mới mẫu C66a-HD

Xóa dòng dữ liệu chứa thông tin mẫu C66a-HD đang chọn


C66a-HD


Nghỉ vắng Hiển thị danh sách nhân viên có nghỉ vắng BHXh đã khai báo ở nghiệp

vụ đăng ký nghỉ vắng


1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Mẫu C66a-HD].


3. Click chọn tab dữ liệu [I. Ốm ngắn ngày].

Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động ốm ngắn ngày hưởng BHXH.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Mẫu C66a-HD] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




a. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng khai báo các thông tin

theo quy định.

b. Click chuột chọn biểu tƣợng lookup ở cột [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị danh sách


c. Cột [Mã nhân viên], [Họ], [Tên], [Số sổ BHXH], [Số thẻ BHYT].

d. Cột [Điều kiện tính hƣởng]: lấy mặc định theo eTimeGold.

e. Đặt trỏ chuột ở cột [Tiền lƣơng hƣởng], nhập “3200500”.

f. Đặt trỏ chuột ở cột [Số ngày nghỉ trong kỳ], nhập “5”.

g. Đặt trỏ chuột ở cột [Lũy kế từ đầu năm], nhập “6”.

h. Click chọn ngày 9/01/2012 ở cột [Từ ngày].

i. Click chọn ngày 13/01/2012 ở cột [Đến ngày].

j. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo mẫu C66a-HD tháng 01.2012”.

k. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu trữ thông tin. Màn hình hiển thị danh sách dạng lƣới dữ liệu.

Nút [Lƣu & Tạo Mới] để thực hiện song song việc lƣu trữ thông tin vừa tạo đồng thời với việc khởi tạo thông tin tiếp theo (màn hình ở dạng cột dữ liệu, chờ nhập liệu tiếp theo của

ngƣời dùng).

Nút [Bỏ Qua] để bỏ qua (không lƣu trữ) thông tin vừa khai báo và trở về màn hình hiển thị

theo dạng lƣới dữ liệu.




Cho phép chọn nhiều nhân viên trong 01 lần chọn (Xem tài liệu chương 1 để biết

cách chọn cùng lúc nhiều nhân viên).




4. Click chọn tab dữ liệu [II. Ốm dài ngày].

5. Click chọn tab dữ liệu [III. Con ốm].


theo quy định.












6. Click nút [Hiệu lực] để xác nhận chính thức đƣợc duyệt thông tin biểu mẫu C66a-HD.







Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động ốm dài ngày hưởng BHXH.

Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động ốm dài ngày hưởng BHXH.







sẽ mở mẫu C66a-HD.


Chỉnh sửa thông tin mẫu C66a-HD


2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], chọn tab dữ liệu [I. Bản thâm ốm ngắn ngày], chọn dòng dữ liệu có

Mã AC=2, click nút [Chỉnh sửa], màn hình hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng chỉnh sửa.

3. Đặt trỏ ở cột [Ghi chú], sửa “Thực hành khai báo mẫu C66a-HD tháng 01.2012” thành “Thực hành

chỉnh sửa thông tin mẫu C66a-HD”


Xóa thông tin mẫu C66a-HD


2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], chọn tab dữ liệu [I. Bản thâm ốm ngắn ngày], chọn dòng dữ liệu

có Mã AC=2.

3. Click nút [Xóa] để hoàn tất xóa thông tin mẫu C66a-HD.



IX. Mẫu C67a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị

hƣởng chế độ thai sản Mẫu này đƣợc lập khi đơn vị có phát sinh nhân viên nghỉ thai sản có hƣởng trợ cấp BHXH.


Nút Mô tả








C67a-HD


Nghỉ vắng Hiển thị danh sách nhân viên có nghỉ vắng BHXH đã khai báo ở nghiệp





3. Click chọn tab dữ liệu [I. Sinh con]


theo quy định.







GHI CHÚ:















4. Click chọn tab dữ liệu [II. Thực hiện các biện pháp tránh thai].


theo quy định.













Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động thực hiện biện pháp tránh thai có hưởng

BHXH.


















2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], chọn tab dữ liệu [I. Sinh con], chọn dòng dữ liệu có Mã AC=22,

click nút [Chỉnh sửa], màn hình hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng chỉnh sửa.

3. Đặt trỏ ở cột [Ghi chú], sửa thành “Thực hành chỉnh sửa thông tin mẫu C67a-HD”




2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], chọn tab dữ liệu [I. Sinh con], chọn dòng dữ liệu có Mã AC=22.




X. Mẫu C68a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị

hƣởng trợ cấp DSPHSK sau ốm đau Hết thời gian đƣợc hƣởng chính sách nghỉ ốm đau hƣởng BH, trong khoảng thời gian 30 ngày kể từ khi ngƣời

lao động trở lại làm việc mà sức khỏe nhân viên còn yếu, chƣa phục hồi, theo quy định nhân viên đƣợc nghỉ theo

chế độ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe (DSPHSK).

eTimeGold cung cấp mẫu C68a-HD để đơn vị lập khi có phát sinh nhân viên nghỉ DSPHSK sau ốm đau và có

hƣởng chế độ bảo hiểm.


Nút Mô tả








C68a-HD







3. Click chọn tab dữ liệu [I. Nghỉ tại nhà].

.


theo quy định.



Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động hưởng BHXH trong trường hợp này




GHI CHÚ:














4. Click chọn tab dữ liệu [II. Nghỉ tập trung].






Có thể bỏ qua bước này khi không phát sinh lao động hưởng BHXH trong trường hợp này.










2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], chọn tab dữ liệu [I. Nghỉ tại nhà], chọn dòng dữ liệu có Mã

AC=201, click nút [Chỉnh sửa], màn hình hiển thị dạng cột dữ liệu cho ngƣời dùng chỉnh sửa.






2. Click chọn tab dữ liệu [Phát Sinh], chọn tab dữ liệu [I. Nghỉ tại nhà], chọn dòng dữ liệu có Mã

AC=201.




XI. Mẫu C69a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị

hƣởng trợ cấp DSPHSK sau thai sản Mẫu này đƣợc lập khi đơn vị có phát sinh nhân viên nghỉ hƣởng trợ cấp DSPHSK sau thai sản theo quy định của

BHXH. Cụ thể nhƣ sau

Trong khoảng thời gian 60 ngày tính từ thời điểm lao động nữ trở lại làm việc sau khi hết thời gian hƣởng chế độ

sinh con mà sức khỏe còn yếu.

Trong khoảng thời gian 30 ngày tính từ thời điểm lao động nữ trở lại làm việc sau khi hết thời gian hƣởng chế độ

sẩy thai, nạo hút thai, thai chết lƣu mà sức khỏe còn yếu.


Nút Mô tả








C69a-HD








theo quy định.









GHI CHÚ:






e. Đặt trỏ chuột ở cột [Tiền lƣơng hƣởng], nhập “2534000.”




























XII. Mẫu C70a-HD: Danh sách ngƣời lao động đề nghị

hƣởng trợ cấp DSPHSK sau điều trị thƣơng tật, bệnh tật

do TNLĐ-BNN Mẫu này đƣợc lập khi đơn vị có phát sinh nhân viên nghỉ hƣởng trợ cấp DSPHSK sau điều trị thƣơng tật, bệnh

tật do tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp theo quy định của BHXH. Cụ thể nhƣ sau

Trong khoảng thời gian 60 ngày tính từ ngày có kết luận của Hội đồng GĐYK mà sức khỏe còn yếu và ngƣời lao

động đã đƣợc hƣởng chế độ TNLĐ-BNN.


Nút Mô tả







Hiển thị thông tin dạng cột dữ liệu và cho phép chỉnh sửa thông tin

mẫu C70a-HD


Nghỉ vắng Hiển thị danh sách nhân viên có nghỉ vắng BHXh đã khai báo ở

nghiệp vụ đăng ký nghỉ vắng





theo quy định.









GHI CHÚ:











j. Cột [Mức độ suy giảm].

k. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo mẫu C70a-HD tháng 01.2012”.

l. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu trữ thông tin. Màn hình hiển thị danh sách dạng lƣới dữ liệu.






Lấy mặc định eTimeGold.




Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 11: Tính Công


Chƣơng 11

Tính công


dung sau:

Phân bổ lịch làm việc cho nhân viên

Áp dụng quy trình chứng từ cho phiếu phân bổ nhân viên vào nhóm làm việc

Lựa chọn nhân viên tính công theo phòng ban, chỉ định, toàn công ty, hoặc chi nhánh.

Trích lọc dữ liệu công (filter) theo nhu cầu quản lý và xuất kết quả thành các định dạng file khác nhau.

Truy xuất báo cáo công: chi tiết theo nhân viên, tổng hợp theo điều kiện, tổng hợp theo phân loại công.

Thay đổi đơn vị hiển thị số liệu công (ngày, giờ, phút, giây).

Làm tròn số liệu công theo quy tắc mong muốn trong công ty.

Truy xuất số liệu thời gian nhân viên đi công tác.

Báo cáo bảng chấm công tháng theo nhân viên.

Báo cáo bảng chấm công tháng theo bộ phận.

Báo cáo bảng chấm công tháng theo chi nhánh.

Báo cáo bảng chấm công tháng toàn tổng công ty.

Khóa sổ công.



Sơ lƣợc khái niệm Tính Công Tính Công là một phần quan trọng trong phần mềm quản lý Nhân Sự.

Là phần giao tiếp giữa nghĩa vụ sản xuất và tiền công, lƣơng đƣợc hƣởng.

Có 05 hình thức tính công trong eTimeGold

Hình thức 1: Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc

Lƣu đồ tiến trình tính công.

Hình thức 2: Tính Công & ca kíp chuẩn


Hình thức 3: Tính Công & ca kíp phân bổ theo ngày (manual ca kíp)

GHI CHÚ:

Phân công lịch làm việc từng ngày để hệ thống làm căn cứ tính toán số liệu công làm việc.

GHI CHÚ:

Có phân công giờ làm việc theo nhóm cụ thể. Hệ thống căn cứ vào log giờ trên máy chấm công và nhóm làm

việc để tính toán dữ liệu công.

GHI CHÚ:

Phần mềm tự động nhận diện ca làm việc và tính toán số liệu căn cứ theo log giờ nhân viên đã thực hiện

chấm công trên máy chấm công (thẻ từ hoặc vân tay).




Hình thức 4: Tính Công & ca kíp nâng cao (advance ca kíp)


Hình thức 5: Tính Công & log giờ tự do


GHI CHÚ:

Hình thức tính công này thích hợp cho các doanh nghiệp chỉ căn cứ vào giờ đầu và giờ cuối để tính khoảng

thời gian làm việc, không theo phân công ca làm việc.

GHI CHÚ:

Hoạch định kế hoạch làm việc cho từng phòng ban, chi nhánh để làm căn cứ tính toán số liệu công.




I. Hình thức tính công và tự động nhận diện ca làm việc Đối với những doanh nghiệp lựa chọn hình thức tính công này thì Ngƣời dùng chỉ cần khởi tạo giờ làm việc ở

chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] và sau đó thực hiện [Tính Công].


Nội dung thực hành: Thực hiện tính công cho toàn bộ nhân viên trong công ty từ ngày đầu tháng 2.2012 đến

ngày cuối tháng 2.2012 theo hình thức Tính Công & Tự động nhận diện ca làm việc.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Công].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Tính Công] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng


GHI CHÚ:

Xem tài liệu chƣơng 6 để hiểu cách khởi tạo giờ làm việc .



2. Chọn nút [Chọn NV], màn hình hiển thị form danh sách nhân viên cho ngƣời dùng chọn lựa.

a. Check chọn ở ô trên cùng (gần cột [Mã AC]) để chọn toàn bộ nhân viên tham gia vào quá trình

tính công.

b. Click nút [Thực Hiện].



Ngƣời dùng có thể lựa chọn nhân viên tính công theo nhu cầu thực tế.

Chọn nhân viên trực tiếp

Chọn nhân viên theo phòng ban (bộ phận)

Chọn nhân viên theo chi nhánh



3. Tại cột [Năm], click trỏ vào biểu tƣợng , chọn “2012”.

4. Tại cột [Tháng], click trỏ vào biểu tƣợng , chọn “2”.

5. Tại cột [Ngày]:

a. Click trỏ vào biểu tƣợng ở ô thứ nhất, chọn “1”.

b. Click trỏ vào biểu tƣợng ở ô thứ hai, chọn “31”.

6. Click nút [Tính], click nút [OK] để thực hiện quá trình tính công.

Hình minh họa: : Hệ thống đang thực hiện quá trình Tính Công

Hệ thống chạy đến 100% thì hoàn tất quá trình tính công.

GHI CHÚ:

Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ nhất > ô thứ 2 thì hệ thống sẽ tính sang tháng kế tiếp

Khi Người dùng chọn ngày “31” thì phần mềm sẽ tự động hiểu tính công đến ngày cuối

tháng. (Trường hợp đang thực hành hệ thống sẽ tính đến 29.02.2012).



7. Thực hiện kiểm tra kết quả công.

8. Tại nút [Tiện ích], Click vào biểu tƣợng , chọn nút [SAVE DATABASE] và click nút [OK] để thực

hiện lƣu trữ kết quả tính công sử dụng cho quy trình kế tiếp. Hoàn tất quá trình tính công.

Người dùng thực hiện thao tác này sau khi đã chắc chắn về kết quả công cuối cùng.

Xem phần III – mục A của chương 11 này để tìm hiểu các thao tác hỗ trợ quá tình kiểm công.



II. Upload dữ liệu log giờ chấm công Trƣờng hợp doanh nghiệp không sử dụng phân hệ liên kết phần cứng, không sử dụng tiện ích tải log thẻ trực tiếp từ máy chấm công, khi đó tiện ích Upload dữ liệu thẻ sẽ hỗ trợ ngƣời dùng đƣa log giờ chấm công của nhân

viên vào quá trình tính toán dữ liệu công.


Nội dung thực hành: Thực hiện upload dữ liệu log giờ tháng 01.2012 của nhân viên có Mã AC=5, dữ liệu log

giờ lấy từ file excel.

1. Kiểm tra file excel chứa log thẻ.


3. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tƣợng , chọn nút [Upload dữ liệu thẻ], màn hình hiển thị form cho

ngƣời dùng thực hiện thao tác upload dữ liệu log giờ chấm công.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Tính Công] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng


Gồm 2 cột: cột thứ nhất chứa Mã AC và cột thứ hai chứa Log giờ chấm công.

Cột log giờ chấm công định dạng dd/MM/yyyy HH:mm (22/01/2012 19:21).



4. Click nút [Browse] và chỉ đƣờng dẫn đến thƣ mục C:\Template.

5. Click chọn file excel “web_LogATT.xls”, click nút [Open].

6. Click nút [Thực Hiện], hệ thống bắt đầu thực hiện upload dữ liệu log giờ chấm công.

7. Sau khi xuất hiện thông báo “Upload thành công”, click nút [Đóng] để tắt form và hoàn thành quá trình

upload log giờ chấm công.

Ý nghĩa các nút chức năng

Nút Mô tả

Mở thƣ mục để chọn file.

Xóa file đã chọn.

Thực thi upload dữ liệu chấm công

Đóng form upload dữ liệu chấm công

Tên file “web_LogATT” là do người dùng chỉ định.

Có thể dùng tên lưu trữ khác (vd: Logcc)

Thư mục C:\Template là thư mục lưu trữ file do người dùng chỉ định.

Có thể bố trí nơi lưu trữ khác (vd: D:\eTimeGold\MauBieu)



Kiểm tra kết quả sau khi upload log giờ chấm công

Nội dung thực hành: Thực hiện tinh công tháng 1.2012 cho nhân viên Mã AC=5.


2. Chọn nút [Chọn NV], màn hình hiển thị form danh sách nhân viên cho ngƣời dùng chọn lựa.

a. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC]=5.

b. Click nút [Thực Hiện].






6. Click nút [Tính], click nút [OK] để thực hiện quá trình tính công.

Hình minh họa: : Kết quả Tính Công trước khi upload dữ liệu log giờ chấm công

Hệ thống sẽ ghi nhớ màn hình tính công lần sau cùng nhất. Vì vậy khi đăng nhập hệ thống theo User đã sử dụng thực hiên tính công, mở chức năng [Tính Công] ngƣời dùng sẽ thấy hiển thị

hiện trạng và kết quả tính công lần liền kề trƣớc.

Lựa chọn nhân viên tính công trong trƣờng hợp hệ thống có ghi nhớ màn

hình tính công lần sau cùng: tại chức năng [Tính Công] đang mở, thực hiện các thao tác

sau

1. Click nút [Xóa All]: xóa toàn bộ nhân viên đang có trên lƣới dữ liệu tính công.

2. Click nút [Chọn NV] và thực hiện thao tác chọn nhân viên theo nhu cầu (tham khảo

bước 2 của phần I – mục A đã nêu ở trên).

Các nút chức năng trong thao tác lựa chọn nhân viên khi tính công

Nút Mô tả

Hiển thị danh sách NV cho ngƣời dùng check chọn tính

công.

Xóa nhân viên đang chọn trên lƣới dữ liệu tính công.

Xóa toàn bộ nhân viên đang có trên lƣới dữ liệu tính công.

Hình minh họa: : Kết quả Tính Công trước khi upload dữ liệu log giờ chấm công



III. Xem kết quả công Trong quá trình kiểm công, những tiện ích trích lọc, sắp xếp dữ liệu cũng nhƣ việc thống kê kết quả công chi tiết,

tổng hợp sẽ hỗ trợ ngƣời dùng quản lý số liệu công của nhân viên.

Trích lọc dữ liệu công

Các lƣới dữ liệu công đều cho phép ngƣời dùng trích lọc dữ liệu.

Nội dung thực hành: Lọc dữ liệu công chi tiết tháng 1.2012 của nhân viên Mã AC=5 với điều kiện lọc là [Tên

Giờ Làm]=”Shift 3”.

1. Thực hiện tính công tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5.

2. Tại vùng lƣới dữ liệu hiển thị kết quả công chi tiết:

a. Ở cột [Tên Giờ Làm], click chuột vào biểu tƣợng , chọn dòng dữ liệu “Shift 3”.

Xem phần I – mục A của chương 11 này để thực hiện tính công.

GHI CHÚ:


Hình minh họa: Màn hình hiển thị sau khi hệ thống thực thi xong “Tính Công”



b. Kết quả hiển thị sau khi lọc theo điều kiện [Tên Giờ Làm] = “Shift 3”.

Sắp xếp dữ liệu

Các lƣới dữ liệu công đều cho phép ngƣời dùng sắp xếp dữ liệu.

Nội dung thực hành: Sắp xếp dữ liệu công tổng hợp tháng 1.2012 của toàn bộ nhân viên theo thứ tự tăng dần

Mã AC.

1. Thực hiện tính công tháng 1.2012 cho toàn bộ nhân viên.

2. Tại vùng lƣới dữ liệu hiển thị kết quả công tổng hợp:

a. Click chuột tại cột [Mã AC] để thực hiện sắp xếp, sẽ thấy biểu tƣợng sắp xếp xuất hiện kề bên

biểu tƣợng lọc .

b. Kết quả sau khi sắp xếp.

Hình minh họa: Bảng công tổng hợp trước khi thực hiện sắp xếp


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu thêm cách sắp xếp thông tin trên lƣới dữ liệu.



Xem dữ liệu của nhiều nhân viên cùng lúc

Nội dung thực hành: Xem dữ liệu công chi tiết từ ngày 4.1.2012 đến ngày 7.1.2012 của nhân viên có Mã AC là

5, 13, 36.

1. Thực hiện tính công tháng từ ngày 4 đến ngày 7 của tháng 1.2012 cho toàn bộ nhân viên.

2. Tại vùng lƣới dữ liệu hiển thị kết quả công tổng hợp:

a. Giữ phím Ctrl trên bàn phím .

b. Click chuột trái chọn các dòng dữ liệu có cột Mã AC là 5, 13, 36.

3. Tại vùng lƣới dữ liệu hiển thị kết quả công chi tiết:

a. Ở ô [Hiển thị cột], check chọn ở các cột [Mã AC], [Mã nhân viên], [Tên nhân viên].

b. Kết quả hiển thị.


Hình minh họa: Bảng công tổng hợp sau khi thực hiện sắp xếp



Kết quả công chi tiết:

Quy định màu sắc & chữ viết hiển thị

Loại ngày Mô tả

Ngày làm việc (ngày thƣờng)

Màu nền: trắng

Màu chữ: đen

Định dạng chữ: in bình thƣờng

Ngày làm việc có đổi ca

Màu nền: trắng

Màu chữ: đen

Kiểu chữ: gạch chân

Vắng khoảng thời gian

Màu nền: trắng

Màu chữ: đỏ

Kiểu chữ: in nghiêng

Vắng nguyên ngày

Màu nền: xám nhạt

Màu chữ: xám

Kiểu chữ: in nghiêng, gạch giữa

Ngày thứ 7

Màu nền: xanh nhạt

Màu chữ: đen

Kiểu chữ: in thƣờng

Ngày chủ nhật

Màu nền: hồng đậm Màu chữ: đen


Ngày nghỉ Lễ

Màu nền: vàng

Màu chữ: đen




Quy định dữ liệu & đơn vị hiển thị

Tên cột Mô tả Đơn vị mặc định

AC

Mã chấm công của nhân viên

Mặc định không hiển thị trên lƣới công chi

tiết, chỉ hiện thị khi ngƣời dùng check

ở cột [Hiển thị cột].

-

Mã NV

Mã nhân viên




-

Tên nhân viên

Họ và tên nhân viên




-

Ngày

Những ngày trong khoảng thời gian chọn

tính công.

Định dạng hiển thị: yyyy/MM/dd.

-

Thứ

Thứ trong tuần của ngày trong khoảng thời

gian chọn tính công.

Định dạng hiển thị: 3 ký tự đầu của tên thứ

theo tiếng Anh.

-

Tên Giờ Làm Tên giờ làm do ngƣời dùng khai báo ở

chức năng [Ca kíp bƣớc 1]. -

Vào Giờ vào (hợp lệ) thực tế của nhân viên. -

SI Giờ vào quy định theo khai báo ở chức

năng [Ca kíp bƣớc 1]. -

Trễ Giờ vào trễ (hợp lệ) thực tế của nhân viên. -

Sớm Giờ ra sớm (hợp lệ) thực tế của nhân viên. -

SO Giờ ra quy định theo khai báo ở chức năng

[Ca kíp bƣớc 1]. -

Ra Giờ ra (hợp lệ) thực tế của nhân viên. -

Tổng TG Tổng thời gian làm việc đƣợc tính. giờ

C. Trễ Tổng thời gian nhân viên đi trễ. phút

C. Sớm Tổng thời gian nhân viên về sớm. phút

Vắng Tổng thời gian nhân viên nghỉ vắng. giờ

AOT Tổng thời gian tăng ca tự động sau giờ ra. phút

BOT Tổng thời gian tăng ca tự động trƣớc giờ

vào. phút

Lỗi Thẻ Tình trạng thiếu log giờ chấm công. -



Kết quả công tổng hợp

GHI CHÚ:

Có 05 phần trong bảng kết quả công tổng hợp

Phần 01: Thông tin nhân viên

Bao gồm: Mã chấm công (Mã AC), Mã nhân viên (Mã NV), Họ và tên lót (Họ), Tên nhân viên (Tên), Bộ

phận (phòng ban).

Phần 02: Thông tin ca làm việc

Bao gồm: tất cả các ca làm việc do ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1]. Hệ thống lấy

cột [Ký hiệu báo cáo] đã khởi tạo trong [Ca Kíp Bƣớc 1] làm tên cột hiển thị trên báo cáo bảng công tổng

hợp. Đơn vị tính mặc định: giờ.

Phần 03: Dữ liệu công hệ thống

Phần 04: Thông tin phân loại tăng ca

Bao gồm: tất cả các loại tăng ca do ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. Hệ thống

lấy cột [Ký hiệu] đã khởi tạo trong [Khởi Tạo Tăng Ca] làm tên cột hiển thị trên báo cáo bảng công tổng

hợp. Đơn vị tính mặc định: giờ.

Phần 05: Thông tin phân loại phụ cấp thời gian

Bao gồm: tất cả các loại phụ cấp thời gian do ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp

Thời Gian]. Hệ thống lấy cột [Ký hiệu] đã khởi tạo trong [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian] làm tên cột hiển

thị trên báo cáo bảng công tổng hợp.

Đơn vị tính mặc định: giờ.

Hình minh họa: : Bảng kết quả công tổng hợp

Tên cột Mô tả

Tổng TG Tổng thời gian làm việc (đvt: giờ)

Trễ Tổng thời gian đi làm trễ (đvt: phút)

Sớm Tổng thời gian đi làm về sớm (đvt: phút)

Vắng Tổng thời gian vắng không phép (đvt: giờ)

AOT Tổng thời gian tăng ca tự động sau giờ ra (đvt: phút)

BOT Tổng thời gian tăng ca tự động trƣớc giờ vào (đvt: phút)



Kết quả chi tiết phân loại tăng ca

Liệt kê thông tin nhân viên theo phân loại tăng ca và tính tổng thời gian theo loại tăng ca đƣợc hƣởng. Đơn vị

tính mặc định: giờ.

Kết quả chi tiết phân loại phụ cấp thời gian

Liệt kê thông tin nhân viên theo phân loại phụ cấp thời gian và tính tổng thời gian theo loại phụ cấp thời gian

đƣợc hƣởng. Đơn vị tính mặc định: giờ.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 6 về chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] và [Khởi Tạo Loại Phụ Cấp Thời Gian].

Tham khảo tài liệu chƣơng 8 về chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca].



IV. Truy xuất dữ liệu công Hệ thống hỗ trợ ngƣời dùng xuất dữ liệu công ra các định dạng file khác nhau (excel, pdf, txt, …) hoặc in ấn trực

tiếp ra máy in.

Xuất excel bảng công chi tiết

Nội dung thực hành: Xuất excel dữ liệu công chi tiết từ ngày 4.1.2012 đến ngày 7.1.2012 của nhân viên có Mã

AC là 5 (sử dụng trình duyệt Mozila FireFox)

1. Thực hiện tính công tháng từ ngày 4 đến ngày 7 của tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5.

2. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tƣợng , chọn nút [Export Excel công chi tiết].

3. Màn hình xuất hiện form lƣu trữ.

4. Click nút [OK] để thực hiện lƣu trữ.

Hình minh họa: : File excel công chi tiết đã export từ phần mềm

File excel được lưu trữ trong thư mục mặc định của trình duyệt đang sử dụng theo máy tính

của người dùng.


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu về trình duyệt.



Xuất excel bảng công tổng hợp

Nội dung thực hành: Xuất excel dữ liệu công tổng hợp từ ngày 4.1.2012 đến ngày 7.1.2012 của các nhân viên

có Mã AC là 5, 12, 13, 14, 36 (sử dụng trình duyệt Mozila FireFox).

1. Thực hiện tính công tháng từ ngày 4 đến ngày 7 của tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5, 12, 13,

14, 36.

2. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tƣợng , chọn nút [Export Excel công tổng hợp].

3. Màn hình xuất hiện form lƣu trữ.

4. Click nút [OK] để thực hiện lƣu trữ.

Hình minh họa: : File excel công tổng hợp đã export từ phần mềm

File excel được lưu trữ trong thư mục mặc định của trình duyệt đang sử dụng theo máy tính

của người dùng.


GHI CHÚ:




Truy xuất bảng công trong tháng

Nội dung thực hành: Hiển thị bảng công trong tháng 1.2012 của các nhân viên có Mã AC là 12, 13, 14 (sử

dụng trình duyệt Mozila FireFox).

1. Thực hiện tính công tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=12, 13, 14.

2. Tại nút [Tiện ích] Click vào biểu tƣợng , chọn nút [Bảng công 31 ngày].

3. Màn hình xuất hiện bảng công nhƣ hình minh họa bên dƣới.


GHI CHÚ:




CÁC NÚT ĐIỀU KHIỂN THÔNG DỤNG KHI XEM BÁO CÁO

Biểu tƣợng Print the report để in toàn bộ các trang của biểu mẫu ra máy in.

Chọn loại file cần xuất biểu mẫu

Biểu tƣợng Export a report and save it to disk để export mẫu biểu sang dạng file đã chọn (xls, xlsx, pdf, …) và lƣu trữ ở ổ cứng máy tính

Tổng số trang của báo cáo



V. Định nghĩa tuần làm việc


Nút Mô tả

Thêm thông tin tuần làm việc

Xóa thông tin tuần làm việc

Chỉnh sửa thông tin tên tuần làm việc

Làm mới thông tin tuần làm việc đã khởi tạo

Xuất báo cáo danh sách tuần làm việc


Nội dung thực hành: Định nghĩa tuần làm việc tên “Tuần làm ca hành chánh”, ký hiệu “HCw”, trong đó bố

trí “Ca hành chính” từ thứ 2 đến chủ nhật và có ngày nghỉ hàng tuần vào chủ nhật.




c. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “HCw”.

d. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả] nhập “Tuần làm ca hành chánh”.









GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Nội dung phần này liên quan đến hình thức Tính Công & Ca Kíp Chuẩn.



e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khởi tạo tuần làm việc”.


5. Vùng [A] (xem hình minh họa ở bước 4): sử dụng mặc định của eTimeGold.

6. Chọn ca làm việc cho các ngày trong tuần.

a. Tại vùng [A] (xem hình minh họa ở bước 4), ở cột [Thứ Trong Tuần], click chọn dòng dữ liệu

“Thứ Hai”.

b. Tại vùng [B] (xem hình minh họa ở bước 4), click nút [Chọn Giờ Làm], màn hình hiển thị form

[Chọn giờ làm…].

Xem tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca làm việc.

Cột [Nghỉ tuần]: dùng để đánh dấu check ngày nghỉ hàng tuần của nhân viên.

Thứ Hai là ngày làm việc trong tuần.

Chủ Nhật là ngày nghỉ trong tuần.

Nút : lƣu trữ thông tin thay đổi ngày làm và ngày nghỉ trong tuần.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo một

tuần làm việc khác.





c. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Giờ hành chính”. Click nút [Thực hiện].

d. Lặp lại các bƣớc a, b, c lần lƣợt cho các [Thứ Trong Tuần] còn lại (Thứ Ba, Thứ Tƣ, …).

Hình minh họa: : Tạo tuần làm việc “Giờ hành chính” từ Thứ Hai đến Chủ Nhật trong tuần (Chủ Nhật là ngày nghỉ)



VI. Lịch làm việc

Tạo mới lịch làm việc

Nội dung thực hành: Tạo lịch làm việc cho nhóm văn phòng, bắt đầu từ ngày 2/1/2012, có tuần làm việc Hành

chánh dành cho nhân viên có Mã AC là 5 và 36.


2. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho ngƣời dùng nhập liệu.

3. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn ngày “02/01/2012”.

4. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Nhóm văn phòng”. 5. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo lịch làm việc”. 6. Click nút [Lƣu Trữ].




GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime.

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Nội dung phần này liên quan đến hình thức Tính Công & Ca Kíp Chuẩn.



7. Click nút [Chọn Nhân viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…]. Check chọn dòng dữ liệu của

nhân viên có cột Mã AC=5 và Mã AC=36, click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:


Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm văn phòng”



8. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn dòng dữ

liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần làm ca hành chánh”, click nút [Thực hiện].

Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm văn phòng” đi làm tuần ca hành chánh phân bổ NV có Mã AC là 5 và 36



Thay đổi thông tin lịch làm việc

Chỉnh sửa ngày hiệu lực của lịch làm việc

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ngày hiệu lực làm việc nhóm văn phòng, từ 2/1/2012 thành 31/01/2012.


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm văn phòng”, click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị

dữ liệu form dạng cột cho ngƣời dùng thay đổi thông tin.



Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime.

Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu.

GHI CHÚ:





Chỉnh sửa thông tin tuần làm việc

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thông tin lịch làm việc Nhóm Sản Xuất Xƣởng A từ tuần làm ca 1 sang tuần

làm ca 2.


2. Click họn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”.

3. Ở [Nhóm C] (xem hình minh họa ở bước 2). Lần lƣợt thực hiên các thao tác:

a. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Tuần Làm Việc] là “Tuần ca 1”. Click nút [Xóa], click nút [OK].

b. Click nút [Chọn Tuần Làm Việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần ca 2”, click nút [Thực hiện].


GHI CHÚ:





Chỉnh sửa danh sách nhân viên phân bổ theo lịch làm việc

Nội dung thực hành: Phân bổ thêm 02 nhân viên có Mã AC là 13, 155 vào lịch làm việc của Nhóm Sản Xuất

Xƣởng A.


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”.


GHI CHÚ:





3. Ở [Nhóm B] (xem hình minh họa ở bước 2). Lần lƣợt thực hiện các thao tác sau:

a. Click nút [Chọn Nhân Viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…].

b. Check chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột Mã AC=13 và Mã AC=155, click nút [Thực hiện].



Hủy bỏ hiệu lực thông tin lịch làm việc

Có 03 cách hủy bỏ hiệu lực thông tin lịch làm việc

Cách 01: khai báo ngày hết hạn của lịch làm việc

Nội dung thực hành: Lịch làm việc của Nhóm Sản Xuất Xƣởng A kết thúc vào ngày 30/03/2012.



3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho ngƣời dùng thay đổi thông tin.

4. Tại cột [Đến Ngày], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn ngày “30/03/2012”.




GHI CHÚ:





Cách 02: đánh dấu hết hạn lịch làm việc

Nội dung thực hành: Khai báo hết hạn cho lịch làm việc Nhóm Sản Xuất Xƣởng A.



3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho ngƣời dùng thay đổi thông tin.

4. Tại cột [Hết Hạn]: đánh dấu check



GHI CHÚ:





Cách 03: xóa lịch làm việc đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Xóa lịch làm của Nhóm Sản Xuất Xƣởng A khỏi danh sách lịch làm việc đã khai báo.



3. Click nút [Xóa] và click nút [OK] để hoàn tất thao tác xóa.


GHI CHÚ:





VII. Nhập liệu phiếu đổi lịch làm việc và hiệu lực [Ca Kíp Bƣớc 3] là chức năng khởi tạo dữ liệu nguồn. Việc chỉnh sửa thông tin lịch làm việc trực tiếp trên chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] đòi hỏi ngƣời dùng phải hiểu rõ quy ƣớc thứ tự ƣu tiên của lịch làm việc đã khai báo để

đảm bảo kết quả phân bổ lịch làm việc chính xác.

Nhằm phân tán nhập liệu và đảm bảo an toàn dữ liệu, Chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] hỗ trợ ngƣời dùng thay

đổi thông tin lịch làm việc trong quá trình vận hành hệ thống.


Nút Mô tả

Cập nhật thông tin thay đổi trên phiếu đổi lịch làm việc

Tạo mới thông tin phiếu phân bổ lịch làm việc

Xóa thông tin phiếu đổi lịch làm việc

Hiển thị danh sách phiếu đổi lịch làm việc đã khai báo

Xuất báo cáo danh sách nhân viên theo nhóm làm việc

Nhóm nút ở tab [Nhân Viên]

Hiển thị danh sách NV trong phiếu đổi lịch làm việc đang chọn

Tạo mới phiếu đăng ký đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Chuyển nhân viên có Mã AC là 12 đi làm theo lịch của Nhóm văn phòng từ ngày

15/02/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc].

2. Chọn nút [Tạo Mới] và khai báo thông tin.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CTHCw”.

b. Cột [Ngày chứng từ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

c. Tại cột [Ngày hiệu lực], click vào biểu tƣợng , chọn “15/02/2012”.






GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




d. Tại cột [Mã lịch làm việc mới],click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị danh sách lịch

làm việc đã khởi tạo trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả]

là “Nhóm văn phòng”. Click nút [Thực hiện].

e. Cột [Từ Ngày], [Đến Ngày], [Hết hạn]: bỏ qua không nhập liệu.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký phiếu đổi lịch làm việc”.

g. Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị

form danh sách nhân viên. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 12. Click nút [Thực hiện].

h. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức

danh]: bỏ qua không nhập liệu.

i. Đặt trỏ chuột tại cột [Lý do] nhập “Điều động do yêu cầu sản xuất”.



GHI CHÚ:





3. Click nút [Cập Nhật].

Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa danh sách nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là

“CTHCw”: thêm nhân viên có Mã AC=57 vào phiếu này.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] =

CTHCw.

3. Click chọn tab [Nhân Viên], click nút [Danh Sách Nhân Viên].

4. Tại côt [Mã AC], click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên. Click

chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 57. Click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:



Hình minh họa: : Nhập liệu thay đổi lịch làm việc cho nhân viên Mã AC=12




5. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]:

bỏ qua không nhập liệu.

6. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thêm nhân viên

AC=57 vào phiếu CTHCw”.

7. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất chỉnh sửa phiếu đổi lịch làm việc.

Hủy bỏ thông tin phiếu đăng ký đổi lịch làm việc đã nhập liệu

Hủy bỏ thông tin nhân viên tham gia trong phiếu thay đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là

CTHCw.



CTHCw.

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:



Xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trên lưới.





4. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57.

5. Click chọn nút [Xóa Nhân Viên], click nút [OK].

6. Click nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn tất việc xóa nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm

việc.

Hủy bỏ phiếu thay đổi lịch làm việc đã đăng ký

Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là

CTHCw.



CTHCw.

3. Click chọn nút [Xóa], click nút [OK].

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:






VIII. Tính Công & Ca Kíp Chuẩn

Điểm khác nhau giữa [Tính Công & Ca Kíp Chuẩn] và [Tính Công & Tự

động nhận diện ca làm việc]

Cách mở chức năng vận hành

Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Công Ca Kíp Chuẩn].

Cách hiển thị ngày nghỉ tuần trong bảng công chi tiết

Không có khái niệm Ngày nghỉ tuần đối với [Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc].

Màu sắc của ngày nghỉ tuần hiển thị trên bảng công chi tiết khi [Tính Công Ca Kíp Chuẩn] giống nhƣ ngày

chủ nhật trên bảng công chi tiết khi [Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc].

GHI CHÚ:

Xem tài liệu chƣơng 6 để hiểu khái niệm Ngày nghỉ tuần trong ca kíp chuẩn.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Tính Công Ca Kíp Chuẩn] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


GHI CHÚ:

Thao tác tính công đối với doanh nghiệp sử dụng mô hình Ca kíp chuẩn tƣơng tự nhƣ thao tác tính công tự

động nhận diện ca làm việc (xem tài liệu phần I, II, III, IV – mục A của chƣơng 11 này).



IX. Manual ca kíp Ngƣời dùng phân bổ giờ làm việc cho nhân viên theo từng ngày, từng đối tƣợng.

Phân công lịch làm việc


Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho nhân viên có Mã AC=1 từ ngày 6 đến ngày 11 tháng 2.2012

nhƣ sau:

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Manual Ca Kíp].






5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị danh sách ngày theo nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày

11.2.2012) chờ ngƣời dùng phân bổ lịch làm việc.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Manual Ca Kíp] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


GHI CHÚ:

Cách quản lý ca kíp này thích hợp cho các doanh nghiệp lựa chọn hình thức Tính công & ca kíp phân bổ

theo ngày.



6. Click chọng dòng dữ liệu có cột Mã AC=1. Chọn nút [Phân Công], màn hình hiển thị form dạng cột để

bắt đầu phân công.

7. Khai báo thông tin trong form [Phân Công Ca Kíp].

a. Giữ phím Ctrl trên bàn phím, Click chọn các ngày “06/02/2012”, “10/02/2012”, “11/02/2012”

trên lịch hiển thị.

b. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tƣợng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 1”, click nút [Thực Hiện].

c. Click nút [Thực hiện], click nút [OK].

d. Click chọn các ngày “07/02/2012” trên lịch hiển thị.

Tùy theo yêu cầu phân bổ để chọn Tên giờ làm thích hợp

Xem chương 6 để hiểu cách khởi tạo ca làm việc

Chọn nhiều ngày liên tiếp thì giữ phím Shift và click chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc.

GHI CHÚ:

Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ nhất > ô thứ 2 thì hệ thống sẽ tính sang tháng kế tiếp

Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ hai là “31” thì hệ thống sẽ hiển thị đến ngày cuối tháng (tùy theo tháng có

28, 29, 30 hay 31 ngày).



e. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tƣợng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 2” ”, click nút [Thực Hiện].

f. Click nút [Thực hiện], click nút [OK].

g. Click chọn các ngày “08/02/2012” trên lịch hiển thị.

h. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tƣợng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca làm hành chánh” , click nút [Thực Hiện].

i. Click nút [Thực hiện], click nút [OK].

j. Click chọn các ngày “09/02/2012” trên lịch hiển thị.

k. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tƣợng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca đêm” , click nút [Thực Hiện].

l. Click nút [Thực hiện], click nút [OK].

8. Click nút [Đóng].

Thay đổi thông tin lịch làm việc trong phân công manual ca kíp

Phân công lại lịch làm việc

Nội dung thực hành: Phân công lại lịch làm việc ngày 6/2/2012 của nhân viên có Mã AC=1 từ “Ca 1” sang

“Ca đêm”.







5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị lịch làm việc của nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày 6.2.2012).

Ý nghĩa nút chức năng trên form [Phân Công Ca Kíp]

Nút : Chọn ngày hiện tại theo giờ của server.

Nút : Bỏ chọn ngày đang đƣợc chọn.

Nút : bỏ tên giờ làm đang đƣợc chọn.

Nút : thực thi phân bổ ca kíp.

Nút : xóa phân bổ ca kíp đã phân công.

Nút : đóng form Phân công ca kíp.

Hình minh họa: : Kết quả phân bổ lịch làm việc ở chức năng Manual Ca Kíp






a. Click chọn ngày “06/02/2012” trên lịch hiển thị.

b. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tƣợng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca đêm”.

c. Click nút [Thực hiện], click nút [OK]. 8. Click nút [Đóng], hoàn tất thay đổi lịch làm việc.

Xóa thông tin lịch làm việc đã phân bổ

Nội dung thực hành: Xóa thông tin lịch làm việc đã phân bổ cho nhân viên có Mã AC=1, từ 6/2/2012 đến

8/02/2012.






b. Click trỏ vào biểu tƣợng ở ô thứ nhất, chọn “8”.



5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị lịch làm việc của nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày 8.2.2012).




a. Click chọn ngày “06/02/2012”, giữ phím Shift trên bàn phím và click chọn tiếp ngày

“08/02/2012” trên lịch hiển thị. Hệ thống sẽ đánh dấu chọn từ ngày 06/02/2012 đến ngày

08/02/2012.

b. Click nút [Reset], click nút [OK].

8. Click nút [Đóng], hoàn tất xóa lịch làm việc.



X. Advance ca kíp Đây là chức năng xây dựng lịch làm việc theo kế hoạch từ ngày bắt đầu hoặc tuần bắt đầu.

Phân công lịch làm việc theo giờ làm việc


Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho bộ phận Mài thô đi làm giờ Ca 2 kể từ ngày 06/02/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Advance Ca Kíp].

2. Tại cây thƣ mục phòng ban, click chọn phòng [Mài Thô].

Xem tài liệu chương 1 để biết cách xem và check chọn trên cấu trúc cây thư mục.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Advance Ca Kíp] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


GHI CHÚ:

Cách quản lý ca kíp này thích hợp cho các doanh nghiệp lựa chọn hình thức Tính công & ca kíp nâng cao.



3. Click nút [Tạo Mới], bắt đầu khai báo các thông tin sau:

a. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn ngày “06/02/2012”.

b. Tại cột [Giờ Làm Việc], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm

việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 2”.

c. Click nút [Thực hiện].

d. Cột [Tuần Làm Việc]: để trống.

e. Cột [Kind]: sử dụng mặc định của hệ thống.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Phân lịch nhóm Mài Thô từ 6.2”.

4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất phân lịch làm việc.




Phân công lịch làm việc theo tuần làm việc


Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho bộ phận Dập đi làm tuần Nhóm giờ b kể từ ngày

14/02/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Advance Ca Kíp].

2. Tại cây thƣ mục phòng ban, click chọn phòng [Dập].

3. Click nút [Tạo Mới], bắt đầu khai báo các thông tin sau:

a. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn ngày “14/02/2012”.

b. Tại cột [Giờ Làm Việc]: sử dụng mặc định của hệ thống.

Xem tài liệu chương 1 để biết cách xem và check chọn trên cấu trúc cây thư mục.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Advance Ca Kíp] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




c. Cột [Tuần Làm Việc]: click trỏ chuột vào biểu tƣợng , màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm

việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Nhóm giờ b”.

d. Cột [Kind]: click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “Tuần làm việc”.

e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Phân lịch pb Dập theo kế hoạch tuần”.

4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất phân lịch làm việc.

Xem tài liệu phần V – mục A của chương 11 này để biết cách định nghĩa tuần làm việc.




I. Xoay ca tự động trong ca kíp chuẩn

Trong ca kíp chuẩn, hệ thống hỗ trợ cho ngƣời dùng chức năng cài đặt xoay ca tự động theo chu kỳ tuần hoàn.

Nội dung thực hành: Tạo lịch làm việc cho nhóm sản xuất(gồm NV có Mã AC=5, 6), bắt đầu từ ngày

30/1/2012, nhóm này xoay ca tự động theo chu kỳ tuần(01 tuần chuyển ca 1 lần) và thứ tự ca làm việc là Ca 3->

Ca 2 -> Ca 1.

1. Kiểm tra định nghĩa các giờ làm việc Ca 1, Ca 2, Ca 3 theo quy định.

2. Kiểm tra định nghĩa tuần làm việc Tuần giờ a (các thứ trong tuần đi làm giờ Ca 1), Tuần giờ b (các thứ

trong tuần đi làm giờ Ca 2), Tuần giờ c (các thứ trong tuần đi làm giờ Ca 3).


4. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho ngƣời dùng nhập liệu


6. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Nhóm Sản Xuất”. 7. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo lịch làm việc có xoay ca”.

8. Click nút [Lƣu Trữ]. 9. Trong lƣới lịch làm việc, click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Nhóm Sản Xuất”.

10. Click nút [Chọn Nhân viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…]. Check chọn dòng dữ liệu của

nhân viên có cột Mã AC=5 và Mã AC=6, click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime.

GHI CHÚ:



Xem tài liệu phần V – mục A của chương 11 này để biết cách định nghĩa tuần làm việc.




11. Thiết lập quy luật xoay ca tự động:

a. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ c”, click nút [Thực hiện].

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tƣơng ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ c”, nhập

“7”. Click nút [Cập Nhật].

c. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ b”, click nút [Thực hiện].

d. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tƣơng ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ b”, nhập


e. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn

dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ a”, click nút [Thực hiện].

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tƣơng ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ a”, nhập


Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm sản xuất” có xoay ca tự động theo thứ tự Ca 3->Ca 2->Ca 1



II. Thứ tự ƣu tiên của lịch làm việc (ca kíp bƣớc 3)

Phân biệt lịch làm việc khởi tạo trực tiếp và phân bổ theo phiếu đăng ký

Cột [Phân loại] trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] dùng để phân biệt khởi tạo trực tiếp hay phân bổ theo phiếu

đăng ký.

Thứ tự ƣu tiên Cột [Di Chuyển] trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] dùng để ngƣời dùng điều chỉnh thứ tự ƣu tiên của lịch làm

việc.

Khi nhân viên thuộc trong cả 02 nhóm thì lịch làm việc của nhân viên đƣợc ƣu tiên theo dòng dữ liệu bên dƣới.

Vd: Nhân viên Mã AC=5 đƣợc phân công vào nhóm văn phòng và nhóm xƣởng 2 theo hình minh họa trên.

Kết quả cuối cùng đƣợc tính: NV có Mã AC=5 đi làm theo giờ hành chánh (Nhóm văn phòng).



III. Cài đặt đơn vị hiển thị khi tính công

Có 04 chọn lựa đơn vị hiển thị khi tính công

Chọn lựa 1: Sử dụng đơn vị tính mặc định của hệ thống

Tùy theo hạng mục, hệ thống sẽ mặc định đơn vị hiển thị khác nhau. Đây cũng là đơn vị tính cho kết quả công

đƣa vào quy trình tính lƣơng.

Hạng mục Đơn vị tính mặc định

CA LÀM VIỆC

Bao gồm tất cả các ca làm việc do ngƣời dùng định nghĩa tại

chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. Giờ

NGHỈ VẮNG

Bao gồm tất cả các loại phép do ngƣời dùng định nghĩa tại chức

năng Khởi Tạo Nghỉ Vắng. Giờ

LOẠI TĂNG CA

Bao gồm tất cả các loại tăng ca do ngƣời dùng định nghĩa tại

chức năng Khởi Tạo Tăng Ca. Giờ

LOẠI PHỤ CẤP THỜI GIAN

Bao gồm tất cả các loại phụ cấp thời gian do ngƣời dùng định

nghĩa tại chức năng Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian. Giờ

HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG

Vắng không lý do (AWP). Giờ

Vào trễ không lý do (w) (LWP). Phút

Ra sớm không lý do (w) (EWP). Phút

Tăng ca trƣớc giờ vào (BOT). Phút

Tăng ca sau giờ ra (AOT). Phút

Đăng ký tăng ca (RegOT). Giờ

(Những hạng mục công hệ thống không đƣợc liệt kê trong bảng này sẽ không đƣợc hệ thống hỗ trợ quy đổi đơn vị khi tính công, chỉ sử dụng đơn vị mặc định. Vd: Hạng mục [Số ngày thƣờng trong kỳ] có đơn

vị tính mặc định là ngày.



Chọn lựa 2: Sử dụng đơn vị tính bằng phút

Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =phút cho ca làm việc Giờ hành chánh.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đơn Vị Tính Công].

2. Tại hạng mục [GIỜ LÀM VIỆC].

a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Giờ hành chính”.


c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “Phút”.


Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo phút

Hình minh họa: : Đơn vị tính =phút của ca làm việc Giờ hành chính

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Đơn Vị Tính Công] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo giờ

Hình minh họa: : Đơn vị tính mặc định của ca làm việc Giờ hành chính



Chọn lựa 3: Sử dụng đơn vị tính bằng giờ

Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =giờ cho ca làm việc Giờ hành chánh.



a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Giờ hành chính”.


c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “Giờ”.


Chọn lựa 4: Sử dụng đơn vị tính bằng ngày

Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =ngày cho ca làm việc Giờ hành chánh.


GHI CHÚ:



Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo giờ

Hình minh họa: : Đơn vị tính =giờ của ca làm việc Giờ hành chính

GHI CHÚ:






a. Click chọn dòng dữ liệu có cộ [Mô Tả] là “Giờ hành chính”.


c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “Ngày”.


Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo ngày

Hình minh họa: : Đơn vị tính =ngày của ca làm việc Giờ hành chính



Có 02 căn cứ khi quy đổi từ [giờ] sang [ngày]

Căn cứ 1: Quy định 8 giờ= 1 ngày

Căn cứ 2: Số giờ do ngƣời dùng định nghĩa trong các chức năng của hệ

thống=1 ngày

Hạng mục Căn cứ

CA LÀM VIỆC

Do ngƣời dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1

(2)

NGHỈ VẮNG

Do ngƣời dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2)

LOẠI TĂNG CA

8 giờ =1 ngày (1)

LOẠI PHỤ CẤP THỜI GIAN

8 giờ =1 ngày (1)

HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG

Vắng không lý do (AWP): Do ngƣời dùng định nghĩa tại chức

năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2)

Vào trễ không lý do (LWP): Do ngƣời dùng định nghĩa tại

chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2)

Ra sớm không lý do (EWP): Do ngƣời dùng định nghĩa tại


Tăng ca trƣớc giờ vào (BOT) : Do ngƣời dùng định nghĩa tại


Tăng ca sau giờ ra (AOT): Do ngƣời dùng định nghĩa tại chức

năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2)

Đăng ký tăng ca (RegOT): 8 giờ =1 ngày. (1)



IV. Cài đặt quy luật làm tròn dữ liệu công


Cách 1: Không làm tròn


Cách 2: Làm tròn lên


Nội dung thực hành: Thực hiện cài đặt làm tròn thời gian công của hạng mục AOT, với cách làm tròn là Làm

tròn lên, block tối thiểu là 30 phút.


2. Tại hạng mục [HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG].

a. Click chọn dòng dữ liệu có cộ [Ký Hiệu] là “AOT”.


c. Tại cột [1 Block ĐVT Tối Thiểu] nhập “30”.

d. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “phút”.

e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “Làm tròn lên”.

GHI CHÚ:



Hình minh họa: : Kết quả hiển thị khi tính công

Hình minh họa: : Không thực hiện làm tròn cho hạng mục AOT

Cách 3: Làm tròn xuống

Làm tròn xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu


tròn xuống, block tối thiểu là 30 phút.







e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “Làm tròn xuống”.

GHI CHÚ:



Phần dƣ của giá trị AOT thực theo block 30ph =30: làm tròn =30.

0< Phần dƣ của giá trị AOT thực theo block 30ph <30: làm tròn =30.


Hình minh họa: : Làm tròn lên theo block 30ph

thiểu của 01 block


tròn block, block tối thiểu là 30 phút.







e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tƣợng , chọn “Làm tròn block”.

GHI CHÚ:



Phần dƣ của giá trị AOT thực theo block 30ph =30: làm tròn =30.

0< Phần dƣ của giá trị AOT thực theo block 30ph <30: làm tròn =0.


Hình minh họa: : Làm tròn xuống theo block 30ph

Chia giá trị 1 block ĐVT Tối Thiểu thành 02 đoạn bằng nhau

0< Phần dƣ của giá trị AOT thực theo block 30ph<=15: làm tròn=0.

15< Phần dƣ của giá trị AOT thực theo block 30ph <=30: làm tròn =30.


Hình minh họa: : Làm tròn block theo block 30ph



V. Quy trình chứng từ Đổi lịch làm việc & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ đổi lịch làm việc




3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình đổi lịch làm việc.

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:


.



User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]với quyền Chuyển tiếp.



User [QuanLy] phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]với quyền Xét duyệt.

Quy trình chứng từ đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ đổi lịch làm việc tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user

[ChuyenTiep] và chứng từ sẽ đƣợc chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ đƣợc duyệt và

hiệu lực.

Soạn thảo chứng từ đổi lịch làm việc

1. Đăng nhập eTimeGold bằng user [SoanThao] và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc].


a. Tại cột [Mã chứng từ] để mặc định.

GHI CHÚ:

Sau khi chọn [Lƣu Trữ] mã văn bản sẽ tự động phát sinh theo quy định của ngƣời dùng đã

quy định trong chức năng [Định Nghĩa Mã].

Để cài đặt mã tự động cho chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] này, ngƣời dùng cần dùng đến

chức năng [Khởi Tạo Đổi Lịch Làm Việc] để khai báo mã tự động.

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:





b. Cột [Ngày chứng từ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

c. Tại cột [Ngày hiệu lực], click vào biểu tƣợng , chọn “28/02/2012”.

d. Tại cột [Mã lịch làm việc mới],click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị danh sách lịch làm việc đã khởi tạo trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả]

là “Nhóm sản xuất”. Click nút [Thực hiện].

e. Cột [Từ Ngày], [Đến Ngày], [Hết hạn]: bỏ qua không nhập liệu.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Đăng ký phiếu đổi lịch làm việc cho nhân viên mã AC 6”.

g. Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị

form danh sách nhân viên.


GHI CHÚ:






h. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 6. Click nút [Thực hiện].

i. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức


j. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Điều động do yêu cầu sản xuất”.


4. Click chọn [Nộp] và click [OK] để đƣa chứng từ lên cấp trên.

GHI CHÚ:

Sau khi [Lƣu Trữ] phần [Mã Chứng Từ] đã đƣợc tự động điền thành QÐKL/159/DNSC.





Chuyển tiếp chứng từ đổi lịch làm việc


2. Chọn chức năng chuyển tiếp [Đổi Lịch Làm Việc – Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đổi lịch làm việc có [Mã Chứng Từ] là

QÐKL/159/DNSC.


5. Chọn vào [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để đƣa chứng từ đổi lịch làm việc này lên cấp trên duyệt.

GHI CHÚ:




2. Click chọn dòng dữ liệu có có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC.


GHI CHÚ:






2. Chọn chức năng [Đổi Lịch Làm Việc – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.


QÐKL/159/DNSC.

4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt”


GHI CHÚ:






GHI CHÚ:




VI. Quản lý và xem lịch sử chứng từ đổi lịch làm việc Sau khi các chứng từ đổi lịch làm việc đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc hiệu lực và lƣu vào lịch sử.

Để quản lý đƣợc những chứng từ đổi lịch làm việc đã đƣợc duyệt ngƣời sử dụng phải phân quyền [Quản Lý

Lịch Sử] cho chứng từ.



Hƣớng Dẫn Từng Bƣớc Thực Hành

Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ đổi lịch làm việc đã duyệt đồng

thời có quyền trả lại chứng từ. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp.

Quản lý lịch sử chứng từ đổi lịch làm việc


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc – QL].




QÐKL/159/DNSC.

GHI CHÚ:








Xem lịch sử chứng từ phụ cấp thời gian.


User [SoanThao] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Xem lịch sử.





QÐKL/159/DNSC.

GHI CHÚ:

Ngoài chức năng xem vị trí chứng từ đã đƣợc duyệt hay chƣa thì chức năng xem lịch sử này không

thể thay đổi đƣợc dữ liệu đang xem.

GHI CHÚ:








Trả lại chứng từ đổi lịch làm việc khi đã đƣợc duyệt


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Quản lý lịch sử.



QÐKL/159/DNSC.


Nút Mô tả




GHI CHÚ:






Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 12: Khoản Khác


Chƣơng 12

Khoản Khác


dung sau:

Tự định nghĩa các khoản khác để từng nhân viên sử dụng khai báo số liệu phục vụ cho dữ liệu tính lƣơng

của nhân viên.

Tự định nghĩa các khoản khác để từng phòng ban sử dụng khai báo số liệu phục vụ cho dữ liệu tính lƣơng

của phòng ban mình.

Tự định nghĩa các khoản khác để từng chi nhánh sử dụng khai báo số liệu phục vụ cho dữ liệu tính lƣơng

của riêng từng chi nhánh.

Tự định nghĩa các khoản khác để sử dụng chung cho toàn tổng công ty khai báo số liệu phục vụ cho dữ

liệu tính lƣơng công ty.

Download form báo cáo số liệu khoản khác mẫu từ eTimeGold.

Chỉnh sửa và upload form báo cáo số liệu khoản khác phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế

form mẫu mặc định trên eTimeGold.

Xử lý trƣờng hợp ngƣời dùng nhập 01 lần số liệu khoản khác và áp dụng cho nhiều nhân viên trong danh

sách đƣợc chọn.

Xử lý trƣờng hợp thay đổi số liệu khoản khác cho 01 số ít nhân viên trong danh sách đã đƣợc ngƣời dùng

mặc định số liệu.

Xử lý trƣờng hợp tạm ứng lƣơng hàng tháng bằng nghiệp vụ khoản khác.

Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ khoản khác để nâng tầm quản lý.

Xem và quản lý lịch sử các khoản khác đã xét duyệt.



Mức độ cần thiết của việc quản lý dữ liệu lƣơng theo

khoản khác? Trong quá trình quản lý lƣơng, không tránh khỏi những khoản tiền mặt phát sinh thay đổi hàng tháng.

eTimeGold gọi khái niệm này là Khoản Khác.

Những khoản này có thể phát sinh rải rác ở các quy trình, các bộ phận (chi nhánh) khác nhau.

Tập hợp các khoản này đến phòng tiền lƣơng và bộ phận tiền lƣơng phải nhập liệu lại để tính toán số liệu lƣơng.

Khoản khác sẽ hỗ trợ ngƣời dùng phân tán nhập liệu đến các bộ phận (chi nhánh), khi đó mỗi bộ phận (chi

nhánh) sẽ tự khai báo khoản phát sinh hàng tháng của mình, phòng tiền lƣơng sẽ căn cứ vào các khoản duyệt của

các bộ phận (chi nhánh) để tính toán số liệu lƣơng mà không cần phải nhập liệu lại.

Khoản khác giúp ngƣời dùng chủ động khai báo và quản trị các khoản tƣơng ứng với từng phòng ban. Phân cấp

nhập liệu đến từng user, từng nhân viên.

Xét duyệt khoản khác theo trách nhiệm quản lý. Bộ phận (chi nhánh) không nhìn thấy, không khai báo và không

xét duyệt đƣợc những khoản không thuộc trách nhiệm quản lý của mình, vì thế số liệu khoản khác cũng đƣợc

bảo mật giữa các bộ phận (chi nhánh) khác nhau.

Ngoài ra, ngƣời dùng cũng có thể thiết lập những khoản khác dùng chung cho toàn tổng công ty.




I. Khởi tạo một khoản khác


Nút Mô tả

Dùng để tạo mới thông tin khoản khác.

Xóa dòng dữ liệu thông tin khoản khác.

Dùng để chỉnh sửa một thông tin khoản khác đã khởi tạo trƣớc đó.

Làm mới lƣới dữ liệu thông tin khoản khác đã khai báo.

Xuất báo cáo đối tƣợng nhân viên hiệu lực theo khoản khác.


1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Khoản Khác].

2. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng nhập liệu.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập “KK_Bu” .

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Bù lương tháng trước”.

c. Cột [Đối tƣợng hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

d. Cột [Hết hạn]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

e. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “thêm (bớt) lương do thực lãnh tháng trước có sai sót”.

f. Chọn nút [Lƣu trữ]. Màn hình hiển thị dạng lƣới danh sách các khoản khác đã khởi tạo.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Khoản Khác] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu





Bắt buộc nhập liệu. Không cho phép nhập trùng. Không sử dụng ký tự Unicode và các ký tự đặc biệt.




II. Chỉnh sửa thông tin khoản khác đã khởi tạo

Do quy định thay đổi hoặc do thao tác nhập liệu của ngƣời dùng chƣa chính xác nên trong quá trình sử dụng,

ngƣời dùng có nhu cầu chỉnh sửa thông tin của khoản khác đã khởi tạo.


1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi tạo khoản khác].

2. Chọn dòng có cột [Mô tả] là “Bù lương tháng trước” trên lƣới dữ liệu đang hiển thị.

3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu điều chỉnh.

4. Đặt trỏ ở cột [Mô tả], sửa “Bù lương tháng trước” thành “Bù lương tháng trước (kỳ trước)”.

5. Click nút [Lƣu trữ] để lƣu thông tin vừa chỉnh sửa.

III. Hủy bỏ thông tin khoản khác đã khởi tạo Xóa thông tin khoản khác trong trƣờng hợp khoản khác đó không còn sử dụng theo quy định mới hoặc ngƣời

dùng muốn xóa lƣới khoản khác.

Có 02 cách hủy bỏ thông tin khoản khác đã khởi tạo

Cách 1: Xóa mất khỏi danh sách khoản khác đã khai báo


2. Chọn dòng có cột [Ký Hiệu] là “KK_Bu” trên lƣới dữ liệu đang hiển thị.


Cách 2: Đánh dấu hủy bỏ khoản khác đã khai báo


2. Chọn dòng có cột [Ký Hiệu] là “KK_Bu” trên lƣới dữ liệu đang hiển thị. Click nút [Chỉnh sửa], màn

hình hiển thị dạng cột dữ liệu.

3. Click chuột check vào cột [Hết hạn].


GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực khoản khác từ thời điểm khai báo

hủy nhƣng vẫn giữ lại dòng thông tin khoản khác đã khai báo.

GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp khai báo sai thông tin khoản khác, không muốn lƣu trữ


GHI CHÚ:

Chỉ có những khoản khác chƣa bị hủy thông tin khai báo mới có hiệu lực hiển thị trong danh sách khoản

khác khi lookup lúc khai báo nghiệp vụ.



IV. Nhập liệu khoản khác & Hiệu lực

Quản lý khoản khác bằng cách nhập liệu trực tiếp, dòng dữ liệu đƣợc nhập trực tiếp sẽ có hiệu lực tính lƣơng.

Một số nút chức năng trên giao diện:

Nút Mô tả

Lƣu trữ thông tin đã khai báo

Dùng để nhập liệu mới thông tin khoản khác

Xóa dòng dữ liệu thông tin khoản khác

Danh sách các khoản khác đã nhập

Xuất báo cáo danh sách nhân viên có khoản khác

(Vùng Khoản Khác)

Hiển thị danh sách tên các khoản khác

Xóa khoản khác đã chọn

Cập nhật giá trị khoản khác

Làm mới danh sách khoản khác đã chọn khai báo

( Vùng Danh Sách Nhân Viên)

Hiển thị danh sách

Xóa nhân viên trong danh sách đang hiệu lực khoản khác

Cập nhật giá trị khoản khác tƣơng ứng với nhân viên

Làm mới danh sách nhân viên chọn hiệu lực trong khoản khác




1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khoản Khác].

2. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dạng cột để bắt đầu khai báo.

a. Cột [Mã chứng từ]: nhập “QĐKL/156/DNSC”

b. Cột [Tháng/ năm]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

c. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Kỳ lƣơng], màn hình hiển thị danh sách kỳ lƣơng, click

chọn dòng dữ liệu chứa [Tên Nhóm] là “Kết lương phân xưởng 1”, click nút [Thực hiện].

d. Cột [Tên kỳ lƣơng]: bỏ qua, không nhập liệu.

e. Cột [Ghi chú].

f. Click nút [Cập nhật].

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/156/DNSC, vào tháng 01/2012, kỳ

kết lương phân xưởng 1.

GHI CHÚ:




2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã chứng từ] = QĐKL/156/DNSC.


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khoản khác] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng





Xem tài liệu chương 13 để biết cách khởi tạo kỳ lương.



4. Ở vùng [Khoản Khác], Click nút [Chọn khoản khác], màn hình hiển thị form danh sách khoản khác.

5. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Bu”, click nút [Thực hiện].

6. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị], nhập “50000”.

7. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “bù lương cho nv có mã ac là 3 và 7”.

8. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để xác nhận lƣu trữ.

9. Ở vùng “Danh Sách Nhân Viên”, Click nút [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị form danh sách nhân

viên.

10. Check chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 3 và 7, click nút [Thực hiện].


Có thể khai báo nhiều khoản khác trong cùng 01 chứng từ

Khi quyết toán lƣơng cuối tháng, có khoản khấu trừ tạm ứng. Nghiệp vụ khoản khác là chức năng

thích hợp để ngƣời sử dụng đƣa số liệu tạm ứng vào kỳ lƣơng cuối tháng.



V. Thay đổi cục bộ số liệu khoản khác cho nhân viên chỉ

định Hình minh họa khai báo nhân viên có mã AC =3 và mã AC=7 đƣợc hƣởng khoản bù lương tháng trước là

50.000 trong kỳ Kết lương phân xưởng 1 của tháng 01/2012.


Nội dung thực hành: thay đổi giá trị khoản bù lương tháng trước cho 1 nhân viên có mã AC=3 từ 50.000 thành

61.000.




3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có tên khoản khác Bù lương tháng trước.

GHI CHÚ:








4. Ở mục [Danh Sách Nhân Viên], tiến hành điều chỉnh giá trị.

a. Click chọn dòng dữ liệu có Mã AC=3.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Giá Trị] tƣơng ứng với dòng dữ liệu có Mã AC=3, nhập “61000”.

c. Đặt trỏ ở cột [Ghi Chú] tƣơng ứng với dòng dữ liệu có Mã AC=3, nhập “thay đổi giá trị cho

nhân viên mã ac=3”.




VI. Ý nghĩa giá trị và giá trị tính trong khoản khác

Vùng [Khoản khác]

Đây là giá trị do ngƣời dùng khai báo. Giá trị này sẽ áp dụng chung cho danh sách nhân viên khai báo trong lƣới

nhân viên bên dƣới.

Vùng [Danh Sách Nhân Viên]

Cột [Giá Trị]: sử dụng để thay đổi cục bộ số liệu khoản khác cho nhân viên chỉ định.

Cột [Giá Trị Tính]: đây là số liệu khoản khác chính thức đƣa vào tính toán cho nhân viên.

GHI CHÚ:

Cột [Giá Trị] = 0: [Giá Trị Tính] lấy mặc định theo số liệu của cột [Giá Trị] đã nhập ở vùng [Khoản

Khác].

Cột [Giá Trị] > 0: [Giá Trị Tính] lấy theo số liệu của cột [Giá Trị] này.



VII. Chỉnh sửa nhập liệu khoản khác

Chỉnh sửa giá trị của khoản khác




3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có tên khoản khác “Bù lương tháng trước”.

a. Đặt trỏ chuột ở cột [Giá trị], sửa “50000” thành “60000”.

b. Click nút [Cập Nhật].

4. Ở vùng “Danh Sách Nhân Viên”, Click nút [Cập Nhật].

GHI CHÚ:








Thêm khoản khác trong cùng mã chứng từ




3. Ở mục [Khoản khác], click nút [Chọn Khoản Khác] màn hình hiển thị form danh sách khoản khác.

Check chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”, click nút [Thực hiện].

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị], nhập “100000”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “thêm khoản khác (ct: QĐKL/156/DNSC) ”.

c. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để xác nhận lƣu trữ.

d. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”.


viên. Check chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 3 và 10, click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:








Thêm nhân viên trong cùng khoản khác




3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”.


viên. Check chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 9, click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ:








VIII. Xóa nhập liệu khoản khác

Xóa nhân viên trong cùng khoản khác




3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”.

4. Ở vùng “Danh Sách Nhân Viên”, Click chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 3, click nút [Xóa], click

nút [OK].

GHI CHÚ:








Xóa một khoản khác




3. Ở mục [Khoản khác], chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Ct”. Click nút [Xóa] ], click nút

[OK].

Xóa một chứng từ khoản khác đã nhập liệu




3. Click nút [Xóa] ], click nút [OK].

GHI CHÚ:






GHI CHÚ:









I. Đối tƣợng hiệu lực khoản khác Đối tƣợng hiệu lực khoản khác sẽ xử lý trƣờng hợp một khoản khác đƣợc định nghĩa dùng chung cho toàn tổng

công ty, cho chi nhánh hay cho phòng ban, ….

Với đối tƣợng khoản khác ngƣời dùng phân tán nhập liệu mà vẫn giữ tính bảo mật cho các chứng từ khoản khác.

Có 3 phƣơng thức khai báo đối tƣợng loại hiệu lực khoản khác

Phƣơng thức 1: Khoản khác hiệu lực tất cả

Đây là loại hiệu lực mặc định khi ngƣời sử dụng khởi tạo khoản khác.

Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu khoản khác đang khai báo đƣợc áp dụng chung cho toàn tổng công ty.

Phƣơng thức 2: Khoản khác hiệu lực theo tài khoản ngƣời dùng

Đối tƣợng hiệu lực theo user đăng nhập eTimeGold. Khi đó, chỉ những user đƣợc chỉ định mới đƣợc phép sử

dụng các khoản khác đã khởi tạo.




a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập “KK_Ct”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Công tác phí đột xuất”.

c. Cột [Đối tƣợng hiệu lực]: click chọn “Tài khoản người dùng”.


e. Cột [Ghi chú]: để trống.

3. Chọn nút [Lƣu trữ]. Màn hình hiển thị dạng lƣới danh sách các khoản khác đã khởi tạo.

GHI CHÚ:





4. Chọn dòng có cột [Ký Hiệu] là “KK_Ct” trên lƣới dữ liệu đang hiển thị. Click chọn tab [Tài Khoản Ngƣời Dùng] để chỉ định danh sách ngƣời dùng có hiệu lực đối với khoản khác đã khởi tạo.

a. Click nút [Tạo mới].

b. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Ngƣời Dùng], màn hình hiển thị form [Chọn ngƣời

dùng…]. Click chọn [SoanThao.], click nút [Thực hiện].

c. Click nút [Lƣu trữ].

Phƣơng thức 3: Khoản khác hiệu lực theo nhân viên

Đối tƣợng hiệu lực theo mã NV đăng nhập eTimeGold. Khi đó, chỉ những nhân viên đƣợc chỉ định mới đƣợc

phép sử dụng các khoản khác đã khởi tạo.



GHI CHÚ:



Xem tài liệu chương 2 để hiểu các khởi tạo tài khoản người dùng.


Cấp tài khoản ngƣời dùng (user) cho từng phòng ban, phân bổ đối tƣợng hiệu lực khoản khác

theo user để mỗi phòng ban tự thực hiện quản lý những khoản phát sinh thuộc về phòng ban

của mình.




a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập “KK_Phi” .

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Phí làm việc phòng hóa chất đột xuất” .

c. Cột [Đối tƣợng hiệu lực]: click chọn “Nhân viên”.


e. Cột [Ghi chú]: để trống.

3. Chọn nút [Lƣu trữ] để lƣu thông tin vừa khai báo. Màn hình hiển thị dạng lƣới danh sách các khoản khác đã khởi tạo.

4. Chọn dòng có cột [Ký Hiệu] là “KK_Phi” trên lƣới dữ liệu đang hiển thị. Click chọn tab [Nhân Viên] để

chỉ định danh sách NV có hiệu lực đối với khoản khác đã khởi tạo.

a. Click nút [Tạo mới] .

b. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Mã AC], màn hình hiển thị form [Chọn Nhân Viên].

c. Click chọn nhân viên có Mã AC = 10, click nút [Thực hiện] .

d. Click nút [Lƣu trữ] .

Xem tài liệu chương 4 để hiểu cách khởi tạo thông tin hồ sơ nhân viên và quyền login

theo mã NV.



II. Mã văn bản tự động và khoản khác Mỗi một chứng từ khoản khác đƣợc quản lý theo mã văn bản.

Mã văn bản đƣợc sử dụng để quản lý, lƣu trữ, tìm kiếm và truy vết dữ liệu Khoản Khác.

Có 2 chọn lựa khi cấp phát mã văn bản cho khoản khác

Cách 1: Tự nhập mã văn bản

Mặc định phần mềm sẽ để ngƣời dùng tự cấp phát mã văn bản khi soạn thảo khoản khác.

Cách 2: Phát sinh mã văn bản tự động


2. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Mã tự động], màn hình hiển thị form [Chọn mã tự động …].

3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên mã tự động] là “Mã quyết định”, click nút [Thực hiện].


Đối với một khoản khác dùng mã văn bản tự động, khi soạn thảo ngƣời dùng sẽ nhìn thấy chữ “...AutoCode...” ở

cột mã chứng từ. Khi đó eTimeGold sẽ tự động lock nhập liệu của ngƣời dùng ở cột [Mã chứng từ].

Xem tài liệu chương 3 để hiểu cách định nghĩa mã văn bản.



III. Mẫu báo cáo số liệu khoản khác

Mẫu báo cáo khoản khác là chi tiết về số liệu khoản khác đã đƣợc xét duyệt, ngƣời dùng có thể điều tra số liệu

căn cứ trên báo cáo này.

Sử dụng mẫu báo cáo của hệ thống


2. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Chọn Template], màn hình hiển thị form danh sách template, Click

chọn dòng dữ liệu có cột [Tên File] là “Rpt_KhoanKhac.repx”, click nút [Thực hiện].


Download mẫu báo cáo khoản khác



3. Chọn Save File và chọn nơi lƣu trữ file Rpt_KhoanKhac.repx

Upload mẫu báo cáo khoản khác



3. Click chọn file template cKK03.repx, click nút Open.


Xem mẫu báo cáo khoản khác


2. Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu báo cáo đã upload.

Thư mục C:\Template là thư mục lưu trữ template do người dùng chỉ định.




IV. Quy trình chứng từ Khoản khác & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ cho khoản khác.

1. Đăng nhập vào eTimeGold, tìm chọn và mở chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng].

2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user.

Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt).

3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khoản khác.

User [SoanThao.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Soạn thảo.

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:


.

GHI CHÚ:





User [ChuyenTiep.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Chuyển tiếp.

User [QuanLy.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Xét duyệt.

Quy trình chứng từ cho khoản khác

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành soạn thảo chứng từ.

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao.].

2. Mở chức năng [Soạn Khoản Khác].

3. Click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dạng cột để bắt đầu khai báo.

a. Cột [Mã chứng từ]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

b. Cột [Tháng/ năm]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

c. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Kỳ lƣơng], màn hình hiển thị danh sách kỳ lƣơng.

d. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Nhóm] là Kết lương phân xưởng 1, click nút [Thực hiện].


Xem tài liệu chương 13 để biết cách khởi tạo kỳ lương.



e. Cột [Tên kỳ lƣơng]: bỏ qua, không nhập liệu.

f. Cột [Ghi chú], nhập “Soạn thảo chứng từ khoản khác”.

g. Click nút [Cập nhật], click nút [OK].



5. Chọn dòng dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/157/DNSC, vào tháng 01/2012, kỳ kết lương phân xưởng 1.

6. Ở vùng [Khoản Khác], Click nút [Chọn khoản khác], màn hình hiển thị form danh sách khoản khác.

7. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “KK_Bu”, click nút [Thực hiện].

8. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị], nhập “50000”.

9. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “bù lương cho nv có mã ac là 6 và 10”.


11. Ở vùng [Danh Sách Nhân Viên], Click nút [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị form danh sách nhân

viên.

12. Check chọn dòng chứa nhân viên có mã AC là 6 và 10, click nút [Thực hiện].

13. Click nút [Nộp], click nút [OK] để chuyển chứng từ lên cấp quản lý cao hơn.





Chứng từ tự động phát sinh mã chứng từ QĐKL/157/DNSC.





Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành chuyển tiếp chứng từ

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [ChuyenTiep.].

2. Mở chức năng [Chuyển Khoản Khác] đang có nhấp nháy chữ “New”.



4. Đặt trỏ vào cột [Ghi Chú], nhập “Chứng từ hợp lệ, chuyển xét duyệt”.

5. Click nút [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để chuyển chứng từ lên cấp trên xét duyệt .





GHI CHÚ:




Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành xét duyệt chứng từ

1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy.].

2. Mở chức năng [Xét Duyệt Khoản Khác] đang có nhấp nháy chữ “New”.



4. Đặt trỏ vào cột [Ghi Chú], nhập “Hợp Lệ. Duyệt đưa vào tính lương”.

5. Click nút [Duyệt], click nút [OK] để duyệt chứng từ.





GHI CHÚ:




V. Phân tán nhập liệu Áp dụng quy trình chứng từ ngoài việc đảm bảo tính bảo mật của số liệu khoản khác, ngƣời dùng còn có thể

phân chia nhập liệu đến từng nhân viên, bộ phận (chi nhánh).

Từng nhân viên hoặc bộ phận (chi nhánh) sẽ chịu trách nhiệm đề xuất những khoản khác đã phát sinh có liên

quan đến trách nhiệm của nhân viên, bộ phận (chi nhánh).

Những khoản khác này sẽ đi đúng theo quy trình chứng từ để đƣa vào tính lƣơng.

VI. Xem và quản lý lịch sử chứng từ khoản khác

Trong quá trình quản lý khoản khác theo quy trình chứng từ, nhu cầu sử dụng cần có:

1. Cấp soạn thảo muốn theo dõi tình trạng chứng từ của mình đã nộp (đang ở cấp nào, tình trạng xét duyệt ra

sao, …?).

2. Cấp quản trị muốn tìm kiếm những thông tin khoản khác đã đƣợc xét duyệt, làm căn cứ tham khảo cho

việc xét duyệt khoản khác tiếp theo hoặc hỗ trợ cấp quản lý ra quyết định.

Xem lịch sử chứng từ khoản khác


User [SoanThao.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Xem lịch sử.

2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao.].



3. Mở chức năng [Xem Lịch Sử Khoản Khác]. Chọn dòng dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/157/DNSC, vào

tháng 01/2012, kỳ kết lương phân xưởng 1. User sẽ xem lịch sử chứng từ thông qua các ghi chú trong

đƣờng đi của chứng từ.



Quản lý lịch sử chứng từ khoản khác


User [QuanLy.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Mở chức năng [Quản Lý Lịch Sử Khoản Khác]. Chọn dòng dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/157/DNSC,

vào tháng 01/2012, kỳ kết lương phân xưởng 1, xem thông tin lịch sử khoản khác trong phần [ghi chú].



Trả lại chứng từ khoản khác khi đã đƣợc duyệt


User [QuanLy.] phân bổ chức năng [Khoản Khác] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Mở chức năng [Quản Lý Lịch Sử Khoản Khác].



Nút chức năng trên giao diện:

Nút Mô tả




4. Chọn dòng dữ liệu có mã chứng từ QĐKL/157/DNSC, vào tháng 01/2012, kỳ kết lương phân xưởng 1.

Click nút [Trả Lại] và click [OK].


Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 13: Công Thức Lƣơng


Chƣơng 13

Công Thức Lƣơng Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội

dung sau:

Tự định nghĩa thời gian kết lƣơng thích hợp với tình hình thực tế của công ty.

Xử lý trƣờng hợp kỳ lƣơng không phải bắt đầu từ ngày 1 của tháng.

Xử lý trƣờng hợp kỳ lƣơng chỉ tính cho nhóm nhân viên đƣợc chỉ định.

Tự định nghĩa công thức lƣơng thích hợp với cách tính lƣơng đang áp dụng tại công ty.

Khái niệm “công thức lƣơng trong 01 cell” hỗ trợ ngƣời dùng chủ động và dễ dàng quản lý cài đặt hệ

thống công thức lƣơng trong công ty.

Khái niệm “hàm tính toán” trong công thức lƣơng eTimeGold (Round, Roundup, Rounddown, Celling,

Min, Max,…).

Khái niệm “sƣu tập số liệu lƣơng” trong eTimeGold và việc chủ động cài đặt công thức lƣơng để thống

kê, cộng dồn số liệu theo thời gian.

Khái niệm “tham số” và “đối tƣợng hiệu lực” trong công thức lƣơng eTimeGold, hỗ trợ ngƣời dùng xử lý

trƣờng hợp công thức lƣơng chỉ tính cho 1 nhóm nhân viên chỉ định và tách nhỏ công thức chính thành

nhiều công thức tham số liên quan.

Kế thừa công thức lƣơng để sử dụng chung cho các kỳ lƣơng có cách tính lƣơng giống nhau trong công ty

mà không cần cài đặt lại.



Yếu tố nào cấu thành nên 01 công thức tính?

Công thức là tập hợp các yếu tố bao gồm: hạng mục, toán tử, hàm tính toán.

Sự linh hoạt và dễ dàng quản trị công thức phụ thuộc vào sự kết hợp giữa các yếu tố cấu thành công thức.

Công thức lƣơng của eTimeGold là thuộc lớp “Tính Toán” trong khái niệm 03 lớp của eTimeGold. Thành phần

công thức, cũng nhƣ các toán tử có thể bố trí đƣợc trong 1 cell, giúp ngƣời quản trị công thức dễ dàng bảo trì,

đồng thời tính tƣờng minh của công thức cũng đƣợc thể hiện rõ nét ở yếu tố này.

Vì sao phải thiết lập công thức lƣơng?

Sự thay đổi chính sách phúc lợi là điều không thể tránh khỏi. Đó là sự cân bằng giữa lợi nhuận và lợi ích, giữa sự

phát triển và giữ chân ngƣời tài.

Hiểu đƣợc mong muốn chính đáng của ngƣời sử dụng, eTimeGold mang đến cho khách hàng bộ công thức

lƣơng tự định nghĩa, chủ động từ việc đƣa ra các hạng mục chính sách đến việc kết hợp các chính sách đó thành

bộ công thức để tính toán và báo cáo số liệu.




I. Định nghĩa Kỳ lƣơng Công thức lƣơng đƣợc định nghĩa theo các kỳ lƣơng. Kỳ lƣơng là khoảng thời gian quy định để tính lƣơng cho nhân viên. Giao diện này cho phép ngƣời dùng tự định nghĩa thời gian kết lƣơng thích hợp với tình hình thực tế

của công ty.


Nội dung thực hành: Định nghĩa kỳ lƣơng có Mã kỳ lƣơng là “BuiltCT” và Tên kỳ lƣơng là “Kỳ lương Cty

TNHH An Nguyên”. Thời điểm kết lƣơng bắt đầu từ ngày 1 đến ngày cuối tháng.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Công Thức Lƣơng].



a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã kỳ lƣơng] nhập “BuiltCT”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Tên kỳ lƣơng], nhập “Kỳ lương Cty TNHH An Nguyên”.

c. Đặt trỏ chuột ở cột [Từ ngày], nhập “1”.

d. Đặt trỏ chuột ở cột [Từ ngày], nhập “31”.

e. Cột [Thừa kế CTL]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

Khi Người dùng chọn ngày “31” thì phần mềm sẽ tự động hiểu kỳ lương được tính đến

ngày cuối tháng.









GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Công Thức Lƣơng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


f. Cột [Nhân viên hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

g. Cột [Lùi Tháng]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

h. Cột [Ẩn]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất định nghĩa Kỳ lƣơng.


Kỳ lƣơng của công ty đƣợc tính từ ngày đầu tháng đến ngày cuối tháng thì khai báo [Đến ngày]=31, khi

đó những tháng không phải 31 ngày, phần mềm sẽ tự động tính đến ngày cuối tháng mà ngƣời dùng

không cần chỉnh sửa thời gian hiệu lực theo tháng.

Tính lương 4/2011: khoảng thời gian kỳ lương từ 1/4/2011 đến 30/4/2011




CHÚ Ý:

Giá trị cột [Từ ngày] < [Đến Ngày]: khoảng thời gian trọn tháng chọn tính lƣơng.

Giá trị cột [Từ ngày] < [Đến Ngày]: khoảng thời gian KHÔNG trọn tháng chọn tính lƣơng



II. Kỳ lƣơng lùi tháng Kỳ lƣơng lùi tháng là khoảng thời gian tính lƣơng có bao gồm thời gian của tháng liền trƣớc tháng tính lƣơng.

Với khái niệm [Lùi Tháng], eTimeGold giải quyết trƣờng hợp khách hàng có quy định kỳ lƣơng không phải bắt

đầu từ ngày 1 của tháng.

Nội dung thực hành: khai báo kỳ lƣơng “Kỳ lƣơng lùi tháng” với Mã KL là “NoneM’ kết lƣơng từ ngày 26

của tháng trƣớc đến ngày 25 của tháng hiện đang tính lƣơng.




a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã kỳ lƣơng] nhập “NoneM”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Tên kỳ lƣơng], nhập “Kỳ lương lùi tháng”.

c. Cột [Từ ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

d. Cột [Đến ngày]: sử dụng mặc định của eTimeGold.


f. Cột [Nhân viên hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

g. Cột [Lùi Tháng]: check chọn.









GHI CHÚ:






4. Click nút [Lƣu Trữ], hoàn thành thao tác định nghĩa kỳ lƣơng lùi tháng.




III. Khởi tạo công thức lƣơng Nội dung thực hành: Trong kỳ lƣơng “NoneM” (tên kỳ lƣơng = “Kỳ lương lùi tháng”), thực hành đặt công

thức lƣơng có Mã CT là “TH.LCB” để lấy hạng mục lƣơng cơ bản đƣợc khai báo trong hồ sơ nhân viên.


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã KL] là “NoneM” (cột [Tên kỳ lƣơng] là “Kỳ lương lùi tháng”).

Click chọn tab [Công Thức Lƣơng], click nút [New] trong vùng lƣới dữ liệu của tab này để bắt đầu khởi

tạo công thức lƣơng.

3. Khai báo thông tin công thức lƣơng:

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã CTL], nhập “TH.LCB”.





GHI CHÚ:



b. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên CTL], nhập “LCB của NV (lấy từ hồ sơ nhân viên)”.

c. Cột [Hide Rpt], [Inherit?]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

d. Click nút [Update] để hoàn tất khởi tạo tên công thức lƣơng.

e. Ở tab [Công thức lƣơng], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã CTL] là “TH.LCB”.

f. Chọn tab [Chi Tiết CTL], click nút [Tạo Mới].

g. Đặt trỏ chuột tại cột [A], nhập “<r>”.

h. Đặt trỏ chuột ở cột [B], nhập “[LuongPF]”.

Nút [Edit]: chỉnh sửa thông tin công thức lƣơng.

Nút [New] : thêm mới dòng thông tin công thức lƣơng.

Nút [Delete]: xóa dòng thông tin công thức lƣơng đã khởi tạo.

i. Đặt trỏ chuột ở cột [C], nhập “</r>”.

j. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất khai báo.

Kết quả:

Hình minh họa: : Cài đặt công thức lương tính tiền lương cơ bản của NV trong kỳ lương có mã KL là “NoneM”

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu phần nâng cao của chƣơng 13 này để hiểu quy ƣớc cài đặt.




I. Khái quát thành phần công thức lƣơng

Thành phần công thức lƣơng bao gồm các hạng mục do hệ thống chỉ định hoặc các hạng mục do ngƣời dùng

khởi tạo trong quá trình vận hành hệ thống.

Tên Nhóm Mô tả

CTL - [TÊN KỲ LƢƠNG] Chứa các công thức lƣơng đã đƣợc định nghĩa theo kỳ lƣơng

ĐỊNH NGHĨA GIỜ LÀM Số liệu giờ làm theo thông tin đã đƣợc ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng [Ca

Kíp Bƣớc 1].

KHOẢN CƠ BẢN Số liệu mục cơ bản theo thông tin đã đƣợc ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng

[Hạng Mục Cơ Bản].

KHOẢN KHÁC Số liệu khoản khác theo thông tin đã đƣợc ngƣời dùng định nghĩa trong chức năng

[Khởi Tạo Khoản Khác].

NGHỈ VẮNG Số liệu theo thông tin loại nghỉ vắng đã đƣợc ngƣời dùng khởi tạo trong chức năng

[Khởi Tạo Nghỉ Vắng].

PHỤ CẤP THỜI GIAN Số liệu theo loại phụ cấp thời gian đã đƣợc ngƣời dùng khởi tạo trong chức năng

[Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian].

SYSTEM CÔNG Số liệu hạng mục công quy định do hệ thống eTimeGold đƣa ra

SYSTEM LƢƠNG Số liệu hạng mục lƣơng quy định do hệ thống eTimeGold đƣa ra

TĂNG CA Số liệu theo loại tăng ca đã đƣợc ngƣời dùng khởi tạo trong chức năng [Khởi Tạo

Tăng Ca].

Hình minh họa: : Sau khi cick nút [Axpand All].

Hình minh họa: : Sau khi cick nút [Collapse All].

Nút : mở tất cả các nhóm.

Nút : thu gọn các hạng mục theo nhóm.

II. Quy ƣớc cài đặt công thức lƣơng trên eTimeGold Công thức lƣơng trên eTimeGold tuân theo quy ƣớc cài đặt “tag”.

“Tag” là ký tự bắt đầu cho 01 quy ƣớc tính.

Quy ƣớc “tag” đƣợc đặt trong dấu ngoặc nhọn < >.

Khi bắt đầu khai báo thì mở “tag”. Quy ƣớc chung cho mở “tag”: < ký tự quy ƣớc tag theo nhu cầu cài đặt >

Kết thúc khai báo bằng cách đóng “tag”. Quy ƣớc đóng “tag”: </ ký tự quy ƣớc tag theo nhu cầu cài đặt >

Đôi khi chỉ có mở tag nhƣng không có đóng tag.

Những “tag” đƣợc dùng trong eTimeGold:

Tag r: <r> hạng mục trả về kết quả cuối cùng của công thức lƣơng </r>

Tag p: hạng mục tham số cần tách và < TenThamSo> định nghĩa CT tham số </TenThamSo>

Tag valid: <valid> đối tƣợng hiệu lực </vaid>

Tag //: ghi chú khi cài đặt. Tag này không có đóng tag, mặc định nội dung trên dòng dữ liệu bắt đầu sau

tag này là nội dung chú thích, không tham gia tính toán.

III. Đặc điểm công thức lƣơng trong 01 cell của eTimeGold eTimeGold mang đến cho ngƣời dùng khái niệm “công thức lƣơng trên 01 cell”. Ở đây ngƣời dùng sẽ định nghĩa

các yếu tố cấu thành công thức lƣơng trên cùng 01 cell. Phần mềm sẽ tự động phân biệt đâu là thành phần tính

toán, đâu là toán tử và đâu là điều kiện tính, …Tính tƣờng minh và chủ động của công thức lƣơng đƣợc thể hiện

rất rõ, mang đến sự thuận lợi khi vận hành, quản lý và bảo trì hệ thống công thức lƣơng.

Định nghĩa CTL trên MỘT cell thành phần

IV. Ký khóa (từ khóa) trong công thức lƣơng eTimeGold Ký khóa (từ khóa) là ký hiệu để hệ thống nhận biết bắt đầu cho 01 quy ƣớc định nghĩa.

Trong công thức lƣơng eTimeGold, bạn gặp và sử dụng các ký (từ) khóa sau:

[ ]: bắt đầu thành phần là hạng mục lƣơng cấu thành công thức.

InEmpGroup: đối tƣợng nhóm nhân viên hiệu lực.

NotInEmpGroup: đối tƣợng nhóm nhân viên KHÔNG hiệu lực.

InEmployee: chỉ định nhân viên hiệu lực.

NotInEmployee: chỉ định nhân viên KHÔNG hiệu lực.

ForValue: bắt đầu điều kiện sƣu tập (thống kê) số liệu.

ItemValue: đại diện hạng mục để so sánh số liệu trong điều kiện sƣu tập (thống kê).

ForMonth: chỉ định tháng sƣu tập (thống kê) số liệu.

ForYear: chỉ định năm sƣu tập (thống kê) số liệu.

ForSalary: chỉ định kỳ lƣơng sƣu tập (thống kê) số liệu.

ForLast: chỉ định khoảng thời gian sƣu tập (thống kê) số liệu.

ForM2M(x,y,z): chỉ định khoảng thời gian sƣu tập (thống kê) số liệu, trong đó quy ƣớc có (không) lấy số

liệu của những tháng chƣa có theo tháng hiện tại.

ForM2M(x,y): chỉ định khoảng thời gian sƣu tập (thống kê) số liệu, không tính giá trị của tháng tính

lƣơng, tháng chƣa có =0.

V. Thứ tự ƣu tiên toán tử trong công thức lƣơng

eTimeGold Quy luật của toán học khi thực hiện các toán tử đó là “nhân chia trƣớc, cộng trừ sau”. Nhƣng đôi khi có những

trƣờng hợp thực tế, ngƣời dùng muốn ƣu tiên thực hiện phép toán cộng, trừ trƣớc phép toán nhân chia.

Công thức lƣơng eTimeGold cũng có thứ tự ƣu tiên nhƣ phép toán số học. Ngƣời dùng sẽ sử dụng các cặp dấu

ngoặc đơn ( ) để gom nhóm ƣu tiên thực hiện toán tử.

CHÚ Ý:

Ký hiệu kỳ lƣơng hoặc ký hiệu nhóm không chứa ký tự đặc biệt ( \ / : * ? ” < > | % * …) và ký tự unicode.

CHÚ Ý:

Chỉ sử dụng dấu ngoặc đơn để gom nhóm thứ tự ƣu tiên, đối với nhóm lồng nhóm thì sử dụng nhiều cặp dấu

ngoặc đơn. VD ((([A]+[B]) /2)-[C])*3.



VI. 5 đặc điểm nổi bật khi quản trị công thức lƣơng

eTimeGold Công thức lƣơng eTimeGold không chỉ đơn thuần là sự kết hợp giữa hạng mục và các toán tử (+, - , *, /) mà còn

cung cấp cho ngƣời dùng các tiện ích linh hoạt, đủ đáp ứng nhu cầu tính toán từ đơn giản đến phức tạp. Công

thức lƣơng eTimeGold mang 5 đặc điểm quản trị sau:

1. Hàm tính toán.

2. Đối tƣợng hiệu lực công thức.

3. Tham số trong công thức.

4. Công thức sƣu tập.

5. Kế thừa công thức.

Hàm tính toán

eTimeGold đƣa ra bộ hàm tính toán nhằm mục đích giải quyết các biến chuyển số liệu (làm tròn, thống kê, loại

bỏ phần thập phân, …) trong quá trình tính lƣơng theo chính sách lƣơng của từng công ty.

Cách khai báo và vận dụng hàm đơn giản.

VD: ROUND([HMLuong],-3)

Một số hàm tính toán thông dụng



Nội dung thực hành: Trong kỳ lƣơng “NoneM” (tên kỳ lƣơng = “Kỳ lương lùi tháng”), thực hành đặt công

thức lƣơng thực lĩnh (mã CTL: B.ThucLinh) đƣợc tính bằng hiệu của tổng các khoản thu (mã CTL:

B.TongThu) và tổng các khoản trừ (mã CTL: B.TongTru), có làm tròn lên theo 01 chữ số thập phân.


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã KL] là “NoneM” (cột [Tên kỳ lƣơng] là “Kỳ lương lùi tháng”). Click chọn tab [Công Thức Lƣơng], click nút [New] trong vùng lƣới dữ liệu của tab này để bắt đầu khởi



a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã CTL], nhập “B.ThucLinh”.





GHI CHÚ:



b. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên CTL], nhập “Lương thực lĩnh”.



e. Ở tab [Công thức lƣơng], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã CTL] là “B.ThucLinh”.


g. Đặt trỏ chuột tại cột [A], nhập “<r>”.

h. Đặt trỏ chuột ở cột [B], nhập “ROUND(([B.TongThu]-[B.TongTru]),1)”.

i. Đặt trỏ chuột ở cột [C], nhập “</r>”.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu phần nâng cao của chƣơng 13 này để hiểu quy ƣớc cài đặt.



j. Click nút [Lƣu Trữ].

Hình minh họa: : Sử dụng hàm tính toán khi cài đặt công thức lương

VII. Đối tƣợng hiệu lực công thức lƣơng eTimeGold Đối tƣợng hiệu lực công thức lƣơng đƣợc áp dụng khi ngƣời dùng muốn phân tách công thức tính cho từng

nhóm nhân viên riêng biệt.

Sử dụng tag valid để bắt đầu định nghĩa đối tƣợng hiệu lực

Sử dụng ký (từ) khóa InEmpGroup, NotInEmpGroup, InEmployee, NotInEmployee để khai báo đối tƣơng hiệu

lực trong công thức lƣơng.

Tag <valid> </valid> đƣợc sử dụng để khai báo đối tƣợng hiệu lực tƣơng ứng với công thức lƣơng.

Cú pháp:

InEmpGroup(KyHieuG1,KyHieuG2, …)

NotInEmpGroup(KyHieuG1,KyHieuG2, …)

Với KyHieuG1, KyHieuG2, … là ký hiệu nhóm nhân sự.

InEmployee(MaNV1,MaNV2, …)

NotInEmployee(MaNV1,MaNV2, …)

Với MaNV1, MaNV2, …: là mã AC của nhân viên.


thức lƣơng phụ cấp trực máy (mã CTL: B.pcTruc) đƣợc tính bằng 7% của LCB theo hồ sơ nhân viên

(TH.LCB), chỉ áp dụng cho những nhân viên thuộc nhóm “Lắp đặt chuyên biệt”, có ký hiệu nhóm là “gtpS”.


GHI CHÚ:



CHI CHÚ:

Xem tài liệu chƣơng 5 để hiểu rõ hơn về cách quản trị nhóm nhân sự.

Dùng dấu chấm ( . ) khi muốn xuống dòng và khai báo tiếp tục khai báo đối tƣợng hiệu lực.

Ƣu tiên InEmployee khi InEmployee và InEmpGroup cùng đƣợc khai báo chung cho đối tƣợng hiệu lực

trong 01 công thức lƣơng.

Ƣu tien NotIn… khi In… và NotIn… cùng đƣợc khai báo chung cho đối tƣợng hiệu lực trong 01 công thức lƣơng.

.

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã CTL], nhập “B.pcTruc”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên CTL], nhập “Phụ cấp trực máy”.



e. Ở tab [Công thức lƣơng], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã CTL] là “B.pcTruc”.


g. Đặt trỏ chuột tại cột [A], nhập “<valid>”

h. Đặt trỏ chuột ở cột [B], nhập “InEmpGroup(gtpS)”.

i. Đặt trỏ chuột tại cột [C], nhập “</valid>”

j. Click nút [Lƣu Trữ] để thực hiện lƣu trữ dòng 1 đã khai báo trong thành phần công thức lƣơng.

k. Click nút [Tạo mới] để bắt đầu khai báo dòng 2 trong thành phần công thức lƣơng.

l. Đặt trỏ chuột tại cột [A], nhập “<r>”.

m. Đặt trỏ chuột ở cột [B], nhập “7%*[TH.LCB]”.

n. Đặt trỏ chuột ở cột [C], nhập “</r>”.

o. Click nút [Lƣu Trữ].

Hình minh họa: : Sử dụng đối tượng hiệu lực khi cài đặt công thức lương

VIII. Tham số trong công thức lƣơng eTimeGold Một vài công thức lƣơng có sự tham gia của nhiều thành phần, ngƣời dùng cần phân tách ra công thức con và đặt

công thức con này cùng hạng mục công thức đang định nghĩa. Đó là định nghĩa tham số công thức lƣơng.

Tag , < TenThamSo> đƣợc sử dụng để quy ƣớc bắt đầu định nghĩa công thức tham số.


thức lƣơng theo ngày công (mã CTL: B.SalW) đƣợc tính bằng LCB theo hồ sơ nhân viên (TH.LCB)/208*số giờ công làm việc trong kỳ (mã CT: ParaNC). Trong đó số giờ công trong kỳ đƣợc tính bằng tổng thời gian công

làm việc theo định nghĩa giờ làm ở chức năng [ca kíp bƣớc 1] (HC: giờ hành chánh, S1,S2,S3: giờ ca 1, 2,3).






a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã CTL], nhập “B.SalW”.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên CTL], nhập “Lương theo ngày công”.



e. Ở tab [Công thức lƣơng], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã CTL] là “B.SalW”.


g. Đặt trỏ chuột tại cột [A], nhập “<r>”

h. Đặt trỏ chuột ở cột [B], nhập “([TH.LCB]/208)*[ParaNC]”.

i. Đặt trỏ chuột tại cột [C], nhập “</r>”

j. Click nút [Lƣu Trữ] để thực hiện lƣu trữ dòng 1 đã khai báo trong thành phần công thức lƣơng.

k. Click nút [Tạo mới] để bắt đầu tham số công thức lƣơng.

l. Đặt trỏ chuột tại cột [A], nhập “ParaNC”.

m. Đặt trỏ chuột ở cột [B], nhập “<ParaNC>[HC]+[S1]+[S2]+[S3]</ParaNC>”.

n. Click nút [Lƣu Trữ].

Hình minh họa: : Sử dụng tham số khi cài đặt công thức lương

IX. Định nghĩa công thức lƣơng sƣu tập trong eTimeGold Trong quá trình sử dụng, ở các công ty có nhu cầu thống kê số liệu trong 01 khoảng thời gian. VD: thống kê tổng

thu nhập từ tháng 1 đến tháng 6 hoặc cộng dồn thời gian tăng ca từ đầu năm đến thời điểm hiện tại đang tính

lƣơng.

eTimeGold giải quyết vấn đề trên thông qua hình thức định nghĩa công thức lƣơng sƣu tập. Trong công thức

lƣơng sƣu tập ngƣời dùng vẫn sử dụng các hàm tính toán, đối tƣợng hiệu lực, tham số công thức nhƣ công thức

lƣơng dạng tính toán thông thƣờng theo tháng.

Hàm và hạng mục sƣu tập

[HangMucSuuTap].CachSuuTap ( )

HangMucSuuTap: là những công thức lƣơng đã định nghĩa.

CachSuuTap: là hàm Sum hoặc Count.

VD: [LCB].Sum( ): thống kê tổng lƣơng cơ bản (với LCB là ký hiệu công thức tính lƣơng cơ bản).

[CC].Count ( ): đếm số lần có chuyên cần (với CC là ký hiệu công thức lƣơng tính chuyên cần).

Điều kiện giá trị sƣu tập

ForValue(ItemValue[TOANTUSS]x [LIENKET] ItemValue[TOANTUSS]y…)

[TOANTUSS] bao gồm =, < >, <, >, <=, >=.

[LIENKET] bao gồm AND, OR.

x, y: giá trị so sánh.

VD: ForValue (((ItemValue>0 And ItemValue <20) Or ItemValue=180)), sƣu tập hạng mục với điều kiện giá

trị của hạng mục từ 0 đến 20 hoặc bằng 180.

Điều kiện thời gian sƣu tập

Tùy theo nhu cầu sử dụng ngƣời dùng sẽ chọn lựa cú pháp chỉ định khoảng thời gian sƣu tập thích hợp.

ForMonth (x,y,z,…): với x, y, z là tháng tính lƣơng.

VD: ForMonth(8,9,10): sƣu tập giá trị 01 hạng mục đã chỉ định của các tháng 8,9,10.

ForYear (x, y, z, …): với x, y, z là tháng tính lƣơng.

VD: ForYear(2011): sƣu tập giá trị 01 hạng mục đã chỉ định của năm 2011

ForSalary (KL1, KL2, …): với KL1, KL2 là mã kỳ lƣơng đã khởi tạo.

VD: ForSalary (Base): sƣu tập giá trị 01 hạng mục đã chỉ định của kỳ lƣơng có mã là Base.


Số liệu lƣơng không có số âm, một số trƣờng hợp định nghĩa không trọn điều kiện nên khi tính toán sẽ có

những hạng mục lƣơng trung gian ra âm. Đôi khi những hạng mục này không quan trọng nên ngƣời dùng

không cần phải xem xét điều kiện giới hạn số âm. Vì vậy nên khai báo ItemValue>0 để khống chế các

trƣờng hợp không muốn thống kê số liệu âm.

CHÚ Ý:

Đối với công thức lƣơng đƣợc check chọn kế thừa kết quả, nếu khi sƣu tập không chỉ định ForSalary thì kết

quả=0.

Trong công thức lƣơng sƣu tập nếu không chỉ định ForMonth, ForYear, ForSalary thì phần mềm mặc định

tháng, năm, kỳ lƣơng đang đƣợc chọn tính lƣơng.

ForLast (x,y): với x: chọn mốc để tính list tháng của tập hợp các tháng cần sƣu tập, y: chọn khoảng thời gian để

tính list tháng cần sƣu tập.

VD: ForLast(-1,2) với chọn thời gian tính lƣơng 4/2011 --> list thời gian sƣu tập {3,4,5} /2011.

ForM2M(x,y,z): sƣu tập từ tháng x đến tháng y đƣợc khai báo.

Với x: là tháng bắt đầu, y: tháng kết thúc, z nhận 2 giá trị TRUE hoặc FALSE.

z = TRUE: tháng chƣa tính lấy giá trị của tháng hiện tại.

z = FALSE: tháng chƣa tính lấy giá trị=0.

VD: ForM2M(1,3,TRUE), thời gian sƣu tập từ tháng 1 đến tháng 3 của năm tính lƣơng, tháng chƣa tính=tháng

hiện tại đang chọn tính lƣơng.

ForM2M(x,y): sƣu tập từ tháng x đến tháng y-1 đƣợc khai báo.

Với x: là tháng bắt đầu, y: tháng kết thúc.

VD: ForM2M(1,4), thời gian sƣu tập từ tháng 1 đến tháng 3 của năm tính lƣơng, tháng chƣa tính=0.

Các điều kiện thời gian có thể kết hợp với nhau để tạo nên một tập thời gian cần sƣu tập.

Khi kết hợp nhiều điều kiện với nhau ngƣời dùng sử dụng dấu chấm (.) để liên kết các điều kiện trên nhiều dòng

khác nhau.

Hình minh họa: : Thành phần cài đặt cho 01 công thức lương sưu tập

CHÚ Ý:

Nếu tháng bắt đầu>tháng kết thúc thì bắt đầu sƣu tập từ tháng bắt đầu của năm liền kề trƣớc năm đang chọn

tính lƣơng.

Nếu tháng bắt đầu<=tháng kết thúc thì năm sƣu tập là năm đang chọn tính lƣơng.

CHÚ Ý:

Phần mềm quy ƣớc dùng phép tính cộng (+) giữa thời gian tính lƣơng và giá trị khai báo để xác định số

tháng cần sƣu tập.



X. Tính kế thừa của công thức lƣơng eTimeGold

Định nghĩa công thức lƣơng 01 lần và kế thừa để sử dụng lại cho các kỳ tính lƣơng khác nhau. Đó là tính kế thừa

công thức lƣơng trong eTimeGold.

Cách khai báo kế thừa: chọn kỳ lƣơng có định nghĩa các hạng mục cần kế thừa ở cột [Thừa kế CTL] khi khai báo

thông tin kỳ lƣơng.

Hình minh họa: : Định nghĩa kỳ lương để sử dụng công thức dùng chung.

Hình minh họa: : Kỳ lương chưa chọn thừa kế.



Một công thức lƣơng có 02 hình thức kế thừa đó là kế thừa công thức tính và kế thừa kết quả.

Kế thừa công thức tính tức là chỉ áp dụng cách tính của công thức còn số liệu sẽ thay đổi tùy thuộc vào số liệu

của kỳ lƣơng đang tính. Khi định nghĩa 01 hạng mục lƣơng, eTimeGold mặc định là kế thừa công thức tính,

không check chọn ở field [Inherit] ([Inherit]=0).

Ví dụ: đặt công thức A đếm số ngày nghỉ phép năm của nhân viên ở kỳ lƣơng Base.

Kỳ lƣơng 1 bắt đầu từ ngày 01.01.2012 đến 15.01.2012, có kế thừa công thức của kỳ lƣơng Base.

Kỳ lƣơng 2 bắt đầu từ ngày 16.01.2012 đến 31.01.2012, có kế thừa công thức của kỳ lƣơng Base.

Dữ liệu nghỉ phép năm của nhân viên từ ngày 14.01.2012 đến ngày 17.01.2012 (không kể ngày chủ nhật). Kỳ

lƣơng 1 cho kết quả A=1 ngày, Kỳ lƣơng 2 cho kết quả A=2 ngày.

Thiết lập công thức và kế thừa.

Hình minh họa: : Kỳ lương [Kết lương tháng] thừa kế công thức từ kỳ lương [Công thức dùng chung].



Hoạt động nghỉ phép của nhân viên.

Kết quả khi tính lƣơng kỳ lƣơng 1.


Kế thừa kết quả nghĩa là kỳ lƣơng đang tính sẽ sử dụng kết quả của công thức đƣợc tính ở kỳ lƣơng đƣợc chọn

kế thừa. Check chọn ở field [Inherit] ([Inherit]=1) đối với hạng mục lƣơng cần kế thừa kết quả tính.

Ví dụ: đặt công thức A đếm số ngày nghỉ phép năm của nhân viên ở kỳ lƣơng 1.

Kỳ lƣơng 1 bắt đầu từ ngày 01.01.2012 đến 15.01.2012, không kế thừa công thức lƣơng.

Kỳ lƣơng 2 bắt đầu từ ngày 16.01.2012 đến 31.01.2012, có kế thừa kỳ lƣơng 1 trong đó hạng mục A chỉ kế thừa

kết quả.

Dữ liệu nghỉ phép năm của nhân viên từ ngày 14.01.2012 đến ngày 17.01.2012 (không kể ngày chủ nhật).

Kỳ lƣơng 1 cho kết quả A=1 ngày, Kỳ lƣơng 2 cho kết quả A=1 ngày.


Đối với các kỳ lƣơng chỉ dùng để định nghĩa công thức kế thừa, check chọn nút [Ẩn] để ẩn đi trong danh

sách lựa chọn kỳ lƣơng để thực hiện tính toán.



Thiết lập công thức và kế thừa.

Hoạt động nghỉ phép của nhân viên.





Tùy theo nhu cầu sử dụng ngƣời dùng sẽ lựa chọn cho mình cách kế thừa thích hợp.

CHÚ Ý:

02 cách kế thừa này loại trừ nhau nghĩa là 1 hạng mục lƣơng cho phép ngƣời dùng hoặc kế thừa công thức tính hoặc kế thừa kết quả tính, không thể kế thừa song song vừa công thức tính vừa kết quả tính đối với một

hạng mục lƣơng.


Trƣờng hợp muốn sử dụng một vài kết quả tính ở một kỳ lƣơng khác mà không muốn chọn kế thừa thì ngƣời

dùng sẽ khai báo trực tiếp bằng cách lấy ký hiệu công thức lƣơng làm thành phần cho một công thức khác.

Đây cũng là cách lấy kết quả tính của một hạng mục lƣơng từ kỳ lƣơng này qua kỳ lƣơng khác.

Khi một hạng mục lƣơng A đƣợc định nghĩa theo cách kế thừa công thức tính. Trƣờng hợp phát sinh nhu cầu

muốn kế thừa kết quả hạng mục lƣơng A trong một kỳ lƣơng khác thì ta sử dụng công thức lƣơng sƣu tập.

VD: Định nghĩa kỳ lƣơng Base gồm các công thức lƣơng dùng chung.

Kỳ lƣơng PX1 từ ngày 20 tháng trƣớc đến 19 tháng này, có kế thừa kỳ lƣơng Base, dùng tính lƣơng cho phân

xƣởng 1.

Kỳ lƣơng PX2 từ ngày 26 tháng trƣớc đến 25 tháng này, có kế thừa kỳ lƣơng Base, dùng tính lƣơng cho phân xƣởng 2.

Trong kỳ lƣơng Thƣởng cuối năm dùng chung cho cả PX1 và PX2, ngƣời dùng muốn sử dụng kết quả lƣơng

cơ bản tháng 12 của năm tính thƣởng.

Trƣờng hợp này không thể sử dụng ký hiệu công thức lƣơng ở kỳ lƣơng PX1, PX2 làm thành phần công thức

cho hạng mục lƣơng ở kỳ thƣởng bời vì kỳ lƣơng PX1, PX2 đã kế thừa công thức tính từ kỳ lƣơng Base

(không cho phép kế thừa kết quả). Vì vậy để sử dụng đƣợc kết quả sử dụng cho kỳ tính thƣởng (tính tháng

12 của năm) thì ngƣời dùng sẽ dùng công thức lƣơng sƣu tập.



XI. Đối tƣợng hiệu lực kỳ lƣơng Đối tƣợng hiệu lực dùng để xử lý trƣờng hợp kỳ lƣơng chỉ tính cho nhóm nhân viên đƣợc chỉ định. Mặc định khi

không khai báo, phần mềm sẽ hiệu lực tính lƣơng toàn bộ nhân viên.

Nội dung thực hành: khai báo kỳ lƣơng “Kỳ lƣơng nhóm lắp đặt” với Mã KL là “KLgptLD” kết lƣơng từ

ngày 1 đến ngày cuối tháng của tháng hiện đang tính lƣơng, kỳ tính lƣơng này chỉ áp dụng cho nhân viên thuộc

nhóm “Lắp đặt chuyên biệt”, có ký hiệu nhóm là “gtpS”.




a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã kỳ lƣơng] nhập “KLgptLD”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Tên kỳ lƣơng], nhập “Kỳ lương nhóm lắp đặt”.

c. Cột [Từ ngày]: nhập “1”.

d. Cột [Từ ngày]: nhập “31”.









GHI CHÚ:



GHI CHÚ

Xem tài liệu chƣơng 5 để hiểu rõ hơn về cách quản trị nhóm nhân sự.


Đối với nhóm công ty có nhiều chi nhánh, mỗi chi nhánh tính lƣơng riêng, ngƣời sử dụng nên khai báo đối

tƣợng hiệu lực để dễ dàng quản lý kết lƣơng.




f. Tại cột [Nhân viên hiệu lực]: click chuột vào biểu tƣợng , màn hình hiển thị form danh sách

nhóm nhân sự cho ngƣời dùng chọn. Trong form [Chọn Nhóm Hiệu Lực], Click chọn dòng dự

liệu có cột [Mã Nhóm] là “gtpS”, click nút [Thực hiện].

g. Cột [Lùi Tháng]: sử dụng mặc định của eTimeGold.


4. Click nút [Lƣu Trữ], hoàn thành thao tác định nghĩa kỳ lƣơng lùi tháng.

Hình minh họa: : Khai báo đối tượng hiệu lực trong kỳ lương

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 14: Tính Lƣơng


Chƣơng 14

Tính lƣơng


dung sau:

Định nghĩa hệ thống ngạch, bậc lƣơng sử dụng trong công ty.

Hạng mục cơ bản

Thiết lập hạng mục cơ bản để quản lý các mục lƣơng biến động không theo quy tắc chung cho các

đối tƣợng nhân viên.

Xem kết quả số liệu hạng mục cơ bản theo ngày đƣợc chọn.

Chọn nhân viên để tính lƣơng

Tính lƣơng theo nhân viên chỉ định

Tính lƣơng theo phòng ban

Tính lƣơng theo chi nhánh

Tính lƣơng toàn tổng công ty

Trích lọc dữ liệu lƣơng.

Truy xuất báo cáo lƣơng.

Tự điều tra kết quả lƣơng của nhân viên.

Quản lý lƣơng chuyển khoản/ tiền mặt.

Truy xuất báo cáo chi tiết.

In ấn phiếu lƣơng cá nhân.

Truy xuất số liệu tổng hợp lƣơng.

Tự điều chỉnh và thay đổi báo cáo lƣơng phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty.

Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên theo từng phòng ban phục vụ báo cáo cho các cơ quan

nhà nƣớc: BHXH, TTNCN.

Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên theo từng chi nhánh phục vụ báo cáo cho các cơ quan

nhà nƣớc: BHXH, TTNCN.

Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên trong tổng cty phục vụ báo cáo cho các cơ quan nhà

nƣớc: BHXH, TTNCN.




I. Định nghĩa ngạch bậc lƣơng Chức năng [Ngạch bậc lƣơng] đƣợc sử dụng khi doanh nghiệp sử dụng tính lƣơng theo thang bảng lƣơng.


Nội dung thực hành: Khởi tạo ngạch bậc lƣơng cho cấp trƣởng phòng.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ngạch Bậc Lƣơng].

2. Tại phần lƣới dữ liệu ngạch lƣơng chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo ngạch lƣơng mới.

GHI CHÚ:

Nút [Xóa]: Dùng để xóa dòng ngạch lƣơng đang chọn. Nếu ngạch lƣơng có các bậc lƣơng đã khởi tạo

bên dƣới thì khi xóa ngạch lƣơng, các bậc lƣơng cũng sẽ bị xóa theo.

Nút [Chỉnh sửa]: Dùng để cập nhật lại thông tin ngạch lƣơng đã khởi tạo tại dòng ngạch lƣơng đang

chọn.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Ngạch Bậc Lƣơng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




3. Màn hình mới hiện ra cho phép ngƣời dùng khai báo ngạch lƣơng.

4. Tại cột [Mã ngạch lƣơng] nhập “NTP”.

5. Tại cột [Tên ngạch lƣơng] nhập “Ngạch Trưởng Phòng”.

6. Tại cột [Hệ số khởi điểm ngạch] nhập “1.4”.

7. Tại cột [Tiền khởi điểm ngạch] nhập “1120000”.

8. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo ngạch lƣơng.


khác.


Mặc định là 1.0.








9. lick chọn ngạch lƣơng mới tạo có mã ngạch [NTP].

10. Tại phần [Bậc Lƣơng] chọn [New] để bắt đầu khởi tạo bậc lƣơng cho ngạch lƣơng đang chọn.

11. Tại phần [Bậc Lƣơng] xuất hiện giao diện mới cho phép ngƣời dùng khai báo bậc lƣơng.

12. Tại cột [Mã bậc lƣơng] nhập “BTP1”.

13. Tại cột [Tên bậc lƣơng] nhập “Bậc 1”.

14. Tại cột [Hệ số khởi điểm bậc] nhập “1.4”.

15. Tại cột [Tiền khởi điểm bậc] nhập “1120000”.

Mặc định là 1.0



Không được nhập trùng. Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.




16. Chọn [Save] để lƣu lại khởi tạo bậc lƣơng.

17. Tƣơng tự khởi tạo các bậc lƣơng khác cho ngạch lƣơng đang chọn.

GHI CHÚ:

Nút [Delete]: Dùng để xóa dòng bậc lƣơng đang chọn.

Nút [Edit]: Dùng để chỉnh sửa lại dòng bậc lƣơng đang chọn.



II. Khởi tạo hạng mục cơ bản


Nội dung thực hành: Khởi tạo hạng mục cơ bản có tên phụ cấp tay nghề.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hạng Mục Cơ Bản].

2. Giao diện ban đầu của chức năng [Hạng Mục Cơ Bản].

3. Ý nghĩa các nút chức năng ở mỗi vùng.

Vùng quản lý các hạng mục cơ bản.

Nút Mô tả

Dùng để tạo mới thông tin một loại hạng mục cơ bản.

Dùng để chỉnh sửa một thông tin hạng mục cơ bản đang click

chọn.

Dùng để xóa loại hạng mục cơ bản đang chọn.

Làm mới lƣới dữ liệu thông tin loại hạng mục cơ bản đã khai báo.

Xuất báo cáo đối tƣợng hạng mục cơ bản đang chọn.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Hạng Mục Cơ Bản] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




Vùng lịch sử nhập liệu.

Nút Mô tả

Dùng để tạo mới giá trị hiệu lực cho hạng mục đang chọn ở trên.

Dùng để chỉnh sửa giá trị hiệu lực đã khai báo.

Dùng để xóa giá trị hiệu lực đang chọn.

Chọn nhân viên hiệu lực cho giá trị và loại hạng mục đang chọn.

Xóa nhân viên đang click chọn ra khỏi lƣới dữ liệu.

Cập nhật giá trị mới cho nhân viên.

Vùng bảng kết quả.

Nút Mô tả

Làm mới lại lƣới dữ liệu, cập nhật giá trị mới trên lƣới.

Xuất file Excel bảng kết quả đang hiển thị.



4. Khởi tạo hạng mục cơ bản mới.

a. Chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo hạng mục cơ bản mới.

b. Màn hình mới hiện ra cho phép ngƣời dùng nhập liệu.

c. Tại cột [Ký hiệu] nhập “PCTN”.

d. Tại cột [Mô tả] nhập “Phụ cấp tay nghề”.

e. Tại cột [Ngày hiệu lực] chọn nút looku để chọn ngày tháng bắt đầu hiệu lực cho hạng mục đang

tạo.

f. Click chọn ngày 28/2/2012 hoặc gõ vào 2/28/2012.

g. Tại cột [Ghi Chú] để mặc định của hệ thống.








h. Click chọn nút [Lƣu Trữ] để lƣu lại khởi tạo.

5. Khai báo giá trị cho hạng mục [Phụ cấp tay nghề] mới tạo ra.

a. Chọn [Tạo Mới] tại vùng nhập liệu giá trị hiệu lực.

b. Màn hình mới hiển thị cho phép nhập liệu giá trị.

c. Tại cột [Ngày] chọn ngày 28/2/2012, đây là ngày hiệu lực cho giá trị.

d. Tại cột [Giá Trị] nhập “200000”.

e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Tiền phụ cấp tây nghề”.


tạo khác.




f. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.

6. Khai báo vùng chọn nhân viên hiệu lực.

a. Click chọn nút [Chọn Nhân Viên] để bắt đầu chọn nhân viên hiệu lực cho hạng mục và giá trị

hiệu lực đang chọn.

b. Form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép ngƣời dùng chọn nhân viên.




c. Check chọn nhân viên có mã AC = 1 và click nút [Thực Hiện] để hoàn thành việc chọn.

7. Xem bảng kết quả.

a. Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn để chọn ngày xem kết quả.

b. Click chọn ngày 28/2/2012.



c. Click chọn nút [Refresh] để xem hiệu lực nhân viên tại ngày đang chọn.

GHI CHÚ:

Nếu thời điểm [Ngày Hiệu Lực] bé hơn ngày hiệu lực khởi tạo hạng mục thì cột dữ liệu giá trị sẽ

không đƣợc hiển thị khi xem.

Tại cột giá trị hiệu lực cũng có thời gian hiệu lực, tức là một nhân viên tại các thời điểm sẽ có biến

động về giá trị trong hạng mục cơ bản này.

Nếu giá trị hạng mục cơ bản có thời gian hiệu lực lớn hơn giá trị [Ngày Hiệu Lực] tại bảng kết quả

thì bảng sẽ hiển thị giá trị hiệu gần nhất.



III. Nhập liệu phiếu đăng ký hạng mục cơ bản và hiệu lực


Nút Mô tả

Cập nhật thông tin thay đổi trên phiếu đăng ký hạng mục cơ bản

Tạo mới thông tin phiếu đăng ký hạng mục cơ bản

Xóa thông tin phiếu đăng ký hạng mục cơ bản

Hiển thị danh sách phiếu đăng ký hạng mục cơ bản đã khai báo

Xuất báo cáo danh sách nhân viên theo hạng mục cơ bản

Nhóm nút ở tab [Nhân Viên]

Hiển thị danh sách NV trong phiếu đăng ký hạng mục cơ bản đang chọn

Tạo mới phiếu đăng ký đăng ký hạng mục cơ bản

Nội dung thực hành: Đăng ký nhân viên có Mã AC là 12 hƣởng Phụ cấp tay nghề từ ngày 15/03/2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản].


a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CTBas1”.





GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




b. Cột [Ngày chứng từ]: click vào biểu tƣợng , chọn “15/03/2012”.

c. Tại cột [Mã hạng mục cơ bản],click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị danh sách

hạng mục cơ bản đã khởi tạo trong chức năng [Hạng Mục Cơ Bản]. Click chọn dòng dữ liệu có

cột [Tên hạng mục] là “Phụ cấp tay nghề”. Click nút [Thực hiện].

d. Cột [Tên hạng mục cơ bản]: bỏ qua không nhập liệu.

e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký phiếu hạng mục cơ bản”.


GHI CHÚ:


Tham khảo phần II – mục A của chƣơng 14 này để hiểu cách khởi tạo hạng mục cơ bản.





f. Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị

form danh sách nhân viên.

g. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 12. Click nút [Thực hiện].

h. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức


i. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị mới] nhập “200”.

j. Đặt trỏ chuột tại cột [Lý do] nhập “Hưởng pc tay nghề từ tháng 3”.





Hình minh họa: : Nhập liệu phiếu đăng ký hạng mục cơ bản cho nhân viên Mã AC=12




Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa danh sách nhân viên trong phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng

từ là “CTBas1”: thêm nhân viên có Mã AC=57 vào phiếu này.



CTBas1.


GHI CHÚ:


GHI CHÚ:





4. Tại côt [Mã AC], click chọn biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên.

5. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 57. Click nút [Thực hiện].

6. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]:

bỏ qua không nhập liệu.




7. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thêm nhân viên

AC=57 vào phiếu CTBas1”.

8. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất chỉnh sửa phiếu đổi lịch làm việc.




Hủy bỏ thông tin phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản đã nhập liệu

Hủy bỏ thông tin nhân viên tham gia trong phiếu thay đổi lịch làm việc

Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng từ là

CTBas1.



CTBas1.


GHI CHÚ:


GHI CHÚ:





4. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57.

5. Click chọn nút [Xóa Nhân Viên ], click nút [OK].

6. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất việc xóa nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm

việc.

Hủy bỏ phiếu thay đổi hạng mục cơ bản đã đăng ký

Nội dung thực hành: Xóa phiếu thay đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng từ là CTBas1.



CTBas1.

3. Click chọn nút [Xóa], click nút [OK] để hoàn tất xóa chứng từ.

GHI CHÚ:


GHI CHÚ:






IV. Tính lƣơng


Nội dung thực hành: Thực hiện tính lƣơng cho toàn bộ nhân viên trong công ty vào tháng 1.2012 trong kỳ

lƣơng “Kỳ lƣơng Cty TNHH An Nguyên”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Lƣơng].

2. Chọn thông tin tính lƣơng.

a. Tại cột [Tháng], click vào biểu tƣợng , chọn “1”.

b. Tại cột [Năm], click vào biểu tƣợng , chọn “2012”.

c. cột [Kỳ Lƣơng], click vào biểu tƣợng , màn hình hiển thị danh sách kỳ lƣơng.

d. Trong form [Chọn Kỳ Lƣơng…], click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên nhóm] là “Kỳ lƣơng Cty

An Nguyên”. Click nút [Thực Hiện].

Xem tài liệu chương 13 để hiểu cách định nghĩa kỳ lương

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Tính Lƣơng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng




3. Vùng [DS Nhân Viên]: hệ thống hiển thị danh sách những nhân viên hiệu lực tính lƣơng trong kỳ.

GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu cách lọc nhân viên theo cây thƣ mục.

Nút chức năng trong vùng giao diện [DS Nhân Viên]

Nút : khi click vào nút này, màn hình hiển thị form [Chọn Nhân Viên] cho ngƣời

dùng check chọn thêm nhân viên tính lƣơng.

Nút : xóa nhân viên ra khỏi danh sách hiệu lực tính lƣơng

+ Chỉ xóa nhân viên đang đƣợc chọn trên lƣới dữ liệu danh sách nhân viên chờ tính lƣơng.

+ Cho phép xóa nhiều nhân viên cùng lúc.

+ Giữ phím Ctrl trên bàn phím và click chọn nhiều nhân viên trên từng dòng riêng lẻ.

+ Giữ phím Shift trên bàn phím và click chọn nhiều nhân viên trên từng dòng liên tiếp.

Xem tài liệu chương 13 để hiểu cách phân bổ nhân viên hiệu lực trong kỳ lương.



CHỌN NHÂN VIÊN TÍNH LƢƠNG THEO NHU CẦU THỰC TẾ

Chọn nhân viên trực tiếp

Chọn nhân viên theo phòng ban (bộ phận)

Chọn nhân viên theo chi nhánh



4. Click nút [Tính], click nút [OK] để thực hiện quá trình tính lƣơng.

Nút [Tính] & chọn lựa [Tính Option]

Mặc định hệ thống sẽ xóa dữ liệu lƣơng đã đƣợc lƣu trữ khi ngƣời dùng chọn tính lƣơng với cùng

thời gian và cùng kỳ lƣơng đã tính.

Trong thực tế vận hành, sau khi đã thực hiện lƣu trữ dữ liệu, ngƣời dùng có nhu cầu tính lại lƣơng của

01 vài nhân viên mà không muốn xóa đi kết quả đã lƣu trữ của các nhân viên khác trong cùng điều

kiện tính lƣơng.

Chọn lựa hỗ trợ ngƣời dùng vận hành hệ thống trong trƣờng hợp vừa nêu trên.

Mô tả kết quả của nút [Tính] & chọn lựa [Tính Option]

Không check [Tính Option]

và click nút [Tính]

Xóa toàn bộ dữ liệu lƣơng đã lƣu trữ (nếu có) ở thời điểm tháng,

năm và kỳ lƣơng đang chọn tính lƣơng.

Có check [Tính Option] và

click nút [Tính]

Xóa toàn bộ dữ liệu lƣơng đã lƣu trữ ở thời điểm tháng, năm và kỳ

lƣơng đang chọn tính lƣơng (nếu có) của những nhân viên đang

đƣợc tính lƣơng trên lƣới [DS Nhân Viên].

Hình minh họa: : Hệ thống đang thực hiện quá trình Tính Lương

Hệ thống chạy đến 100% thì hoàn tất quá trình tính lương.



5. Thực hiện kiểm tra kết quả lƣơng (nếu cần).

6. Tại nút [Tiện ích], Click vào biểu tƣợng , chọn nút [SAVE DB (All)] để thực hiện lƣu trữ kết quả tính

lƣơng sử dụng cho quy trình kế tiếp. Hoàn tất quá trình tính lƣơng.

Có 02 lựa chọn lƣu trữ dữ liệu lƣơng

Lựa chọn 1: Lƣu trữ toàn bộ

Nút : lƣu trữ dữ liệu ở thời điểm tháng, năm, kỳ lƣơng đang chọn thực hiện tính lƣơng

của toàn bộ nhân viên có trong lƣới [DS Nhân Viên].

Lựa chọn 2: Lƣu trữ nhân viên đƣợc chọn

Nút : lƣu trữ dữ liệu ở thời điểm tháng, năm, kỳ lƣơng đang chọn thực hiện tính

lƣơng của những nhân viên thuộc dòng dữ liệu đang chọn trong lƣới [DS Nhân Viên].

(Xem tài liệu chương 1 để hiểu cách chọn nhân viên trên lưới dữ liệu)

Người dùng thực hiện thao tác này sau khi đã chắc chắn về kết quả lương cuối cùng.

Xem phần V – mục A của chương 14 này để tìm hiểu các thao tác hỗ trợ quá tình kiểm lương.



Lƣu trữ & chọn lựa [Tính Option]

Mô tả kết quả lƣu trữ & chọn lựa [Tính Option]

Không check [Tính Option]

và click nút [Save DBv(All)]

Lƣu trữ để thay thế toàn bộ dữ liệu lƣơng ở thời điểm tháng,

năm và kỳ lƣơng đang chọn tính lƣơng của toàn bộ nhân viên.

Có check [Tính Option] và

click nút [Save DBv(All)]

Lƣu trữ để thay thế dữ liệu lƣơng ở thời điểm tháng, năm và

kỳ lƣơng đang chọn tính lƣơng của những nhân viên hiện có

trên lƣới [DS Nhân Viên].

Nút [Save DB (Selected)] Lƣu trữ của nút này không chịu ảnh hƣởng của chọn lựa

[Tính Option]



V. Xem kết quả lƣơng Bảng kết quả chi tiết này sẽ hỗ trợ ngƣời dùng điều tra số liệu lƣơng cho từng nhân viên.

Trích lọc dữ liệu lƣơng

Các lƣới dữ liệu công đều cho phép ngƣời dùng trích lọc dữ liệu.

Nội dung thực hành: Lọc dữ liệu lƣơng chi tiết tháng 1.2012 của nhân viên Mã AC=5 với điều kiện lọc là [Tên

Hạng Mục Lƣơng]=”Phụ cấp tay nghề”.

1. Thực hiện tính lƣơng tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5.

2. Tại vùng lƣới dữ liệu hiển thị kết quả lƣơng chi tiết:

a. Ở cột [Tên Hạng Mục Lƣơng], click chuột vào biểu tƣợng , chọn dòng dữ liệu “Phụ cấp tay

nghề”.

Xem phần IV – mục A của chương 14 này để thực hiện tính lương.

GHI CHÚ:


Hình minh họa: Màn hình hiển thị sau khi hệ thống thực thi xong “Tính Lương”



b. Kết quả hiển thị sau khi lọc theo điều kiện [Tên Hạng Mục Lƣơng] = “Phụ cấp tay nghề”.

Sắp xếp dữ liệu

Các lƣới dữ liệu lƣơng đều cho phép ngƣời dùng sắp xếp dữ liệu.

Nội dung thực hành: Sắp xếp dữ liệu dữ liệu lƣơng chi tiết tháng 1.2012 của nhân viên Mã AC=5 theo thứ tự

tăng dần cột [Giá Trị].

1. Thực hiện tính lƣơng tháng 1.2012 cho toàn bộ nhân viên.


a. Click chuột tại cột [Giá Trị] để thực hiện sắp xếp, sẽ thấy biểu tƣợng sắp xếp xuất hiện kề bên

biểu tƣợng lọc .

b. Kết quả sau khi sắp xếp.

Hình minh họa: Bảng lương chi tiết sau khi thực hiện sắp xếp

Hình minh họa: Bảng lương chi tiết trước khi thực hiện sắp xếp


GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 1 để hiểu thêm cách sắp xếp thông tin trên lƣới dữ liệu.




I. Mã văn bản tự động và hạng mục cơ bản

Có 2 chọn lựa khi cấp phát mã quyết định khen thƣởng

Chọn lựa 1: Tự nhập mã văn bản khi phát sinh chứng từ

Mặc định phần mềm sẽ để ngƣời dùng tự cấp phát mã văn bản khi phát sinh phiếu đổi hạng mục cơ bản.

Chọn lựa 2: Phát sinh mã văn bản tự động

Nội dung thực hành: Cấp phát mã tự động cho các chứng từ đổi hạng mục cơ bản.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản].

2. Tại cột [Mã tự động], click chuột cào biểu tƣơng lookup , màn hình hiển thị danh sách mã văn bản đã

khởi tạo cho ngƣời dùng chọn.

Xem tài liệu chương 3 để biết cách khởi tạo mã tự động.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2




3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Mã Tự Động] là “QĐ HM cơ bản”. Click nút [Thực Hiện].


Sử dụng cách phát sinh mã tự động, khi soạn thảo ngƣời dùng sẽ nhìn thấy chữ AutoCode ở cột mã chứng từ.

Khi đó eTimeGold sẽ tự động lock nhập liệu của ngƣời dùng ở cột [Mã chứng từ].



II. Biểu mẫu hạng mục cơ bản eTimeGold cung cấp 01 biểu mẫu quyết định mặc định, đƣợc dùng chung.

Upload mẫu quyết định của chứng từ hạng mục cơ bản



3. Click chọn file template cdndQDBasic.repx, click nút Open

4. Click nút [Lƣu trữ]

Download mẫu quyết định của chứng từ hạng mục cơ bản



3. Chọn Save File và chọn nơi lƣu trữ file Rpt_DoiHangMucCoBan.repx

Xem mẫu quyết định của chứng từ hạng mục cơ bản


2. Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu quyết định đã upload.



III. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý đổi hạng mục cơ

bản


Nội dung thực hành: Tạo thuộc tính kiểu số có tên “Số lần phát sinh chứng từ của phòng ban”.


2. Click chọn tab dữ liệu [Thuộc Tính Mở Rộng], click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột

cho ngƣời dùng nhập liệu.

3. Khai báo thông tin:

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập KT_MR.

b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Số lần phát sinh chứng từ của phòng ban”.

c. Tại cột [Kiểu dữ liệu], Click chuột vào biểu tƣợng , click chọn “Kiểu số”.

d. Cột [Giá trị (min)]: nhập “1”.





GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2




e. Cột [Giá trị (max)]: nhập “100”.







IV. Nhân viên & Các yếu tố biến động trong kỳ tính lƣơng Lƣơng là kết quả của quá trình tham gia hoạt động sản xuất và trách nhiệm quản lý.

Vì vậy, các yếu tố biến động của nhân viên sẽ ảnh hƣởng đến kết quả dữ liệu lƣơng.

Khái niệm biến động

Biến động là tình trạng của nhân viên có sự thay đổi trạng thái ở thời điểm trƣớc ngày bắt đầu kỳ lƣơng và sau

ngày bắt đầu kỳ lƣơng.

Có 08 yếu tố biến động trong hệ thống hỗ trợ khi thực thi tính lƣơng

Yếu tố 1: Thay đổi phòng ban (bộ phận)

Hiệu lực thay đổi phòng ban đƣợc thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ

trên chức năng [Chuyển Phòng Ban].

Yếu tố 2: Thay đổi chức vụ

Hiệu lực thay đổi chức vụ đƣợc thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ

trên chức năng [Chuyển Chức Vụ].

Yếu tố 3: Thay đổi chức danh

Hiệu lực thay đổi chức danh đƣợc thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ

trên chức năng [Chuyển Chức Danh].

Yếu tố 4: Thay đổi hạng mục cơ bản

Hiệu lực thay đổi hạng mục cơ bản đƣợc thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình

chứng từ trên chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản].

Xem tài liệu chương 14 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Đổi Hạng Mục Cơ Bản.

Xem tài liệu chương 3 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Chuyển Chức Danh.

Xem tài liệu chương 3 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Chuyển Chức Vụ.

Xem tài liệu chương 3 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Chuyển Phòng Ban.



Yếu tố 5: Nhân viên tuyển mới

Hiệu lực nhân viên tuyển mới đƣợc thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp trên chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]

hoặc xét duyệt theo quy trình tuyển dụng.

Yếu tố 6: Nhân viên nghỉ việc

Hiệu lực nhân viên thôi việc đƣợc thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ

trên chức năng [Thôi Việc].

Yếu tố 7: Nhóm nhân sự

Hiệu lực thay đổi nhóm nhân sự đƣợc thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng

từ trên chức năng [Nhóm Nhân Sự].

Yếu tố 8: Nhóm biến động nhân sự

Hiệu lực thay đổi nhóm biến động nhân sự đƣợc thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy

trình chứng từ trên chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự].

Quy ƣớc [Ngày biến động]

Nghiệp Vụ Biến Động Ngày Biến Động

Thay đổi phòng ban (bộ phận). Ngày chứng từ.

Thay đổi chức vụ. Ngày chứng từ.

Thay đổi chức danh. Ngày chứng từ.

Thay đổi hạng mục cơ bản. Ngày chứng từ.

Nhân viên tuyển mới. Ngày gia nhập.

Nhân viên nghỉ việc. Ngày bắt đầu nghỉ.

Nhóm nhân sự

Thêm mới vào nhóm

Ra khỏi nhóm

Ngày cuối kỳ lƣơng

Ngày đầu kỳ lƣơng

Nhóm biến động nhân sự

Thêm mới vào nhóm

Ra khỏi nhóm

Ngày hiệu lực

Ngày hết hạn

Xem tài liệu chương 5 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Nhóm Biến Động Nhân Sự.

Xem tài liệu chương 5 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Nhóm Nhân Sự.

Xem tài liệu chương 9 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Thôi Việc.

Xem tài liệu chương 4 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Hồ Sơ Nhân Viên.

Xem tài liệu chương 19 để hiều cách vận hành Quy Trình Tuyển Dụng.



Kết quả biến động

Hệ thống ghi nhận danh sách nhân viên có các yếu tố biến động trong kỳ qua quá trình thực thi tính lƣơng.

Kết quả hiển thị chia thành 02 vùng hiển thị: phần kết quả tổng hợp và chi tiết biến động của từng nhân viên.

Hình minh họa: :Xem kết quả tổng hợp các yếu tố biến động trong kỳ.



V. Cảnh báo lƣơng Khái niệm cảnh báo hỗ trợ ngƣời dùng xây dựng cảnh báo số liệu lƣơng theo quy định của công ty.

Xây dựng hệ thống cảnh báo

Nội dung thực hành: Xây dựng hệ thống cảnh báo gồm các điều kiện nhƣ sau:

- Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ

- Tăng ca lớn hơn 100h trong kỳ

- Lƣơng cơ bản nhỏ hơn 5 triệu

- Lƣơng cơ bản lớn hơn 10 triệu

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Cảnh Báo Lƣơng].

2. Click nút [Tạo Mới].

3. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên hiển thị], nhập “Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ”.

4. Click nút [Lƣu trữ] để hoàn tất khởi tạo hạng mục cảnh báo đầu tiên.

5. Lần lƣợt lặp lại thao tác 2, 3, 4 để hoàn thành danh mục cảnh báo theo nội dung thực hành.

Hình minh họa: Khởi tạo danh mục cảnh báo




GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Cảnh Báo Lƣơng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


Cài đặt cảnh báo

Nội dung thực hành: Cài đặt cảnh báo Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ cho công thức lƣơng có mã công thức

lƣơng OTs của ký lƣơng có mã là BuitCT.


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã KL] là “BuiltCT”.

3. Tại tab [Công Thức Lƣơng], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã CTL] là “OTs”.

4. Click chọn tab [Cảnh Báo Số Liệu] và bắt đầu cài đặt.

a. Click nút [New].

b. Tại cột [So Sánh 1], click vào biểu tƣợng , chọn “>”.

c. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá Trị 1] nhập “0”.

d. Tại cột [And (So Sánh 2)], click vào biểu tƣợng , chọn “<”.

e. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá Trị 1] nhập “20”.

Xem tài liệu chương 13 để hiểu cách định nghĩa Kỳ Lương.

GHI CHÚ:



f. Tại cột [Loại Cảnh Báo], click vào biểu tƣợng , màn hình hiển thị form [Chọn Loại Cảnh Báo]

cho ngƣời dùng lựa chọn.

g. Chọn dòng dữ liệu có cột [Loại Cảnh Báo] là “Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ”. Click nút [Thực

Hiện].

h. Tại cột [#], click nút [Update], hoàn thành cài đặt cảnh báo.

Xem kết quả cảnh báo

1. Thực hiện tính lƣơng tháng 1.2012 cho toàn bộ nhân viên.


Hình minh họa: Dữ liệu lương chi tiết


Xem tài liệu phần V – mục B của chương 14 để hiểu cách định nghĩa Hạng mục cảnh báo.



a. Ở cột [Tên Cảnh Báo], click chuột vào biểu tƣợng , chọn dòng dữ liệu “Tăng ca nhỏ hơn 20h

trong kỳ”.

b. Kết quả hiển thị:

Thứ tự ƣu tiên hạng mục cảnh báo

Một hạng mục lƣơng có thể cài đặt đƣợc nhiều hạng mục cảnh báo.

Cột [Ƣu Tiên] hỗ trợ ngƣời dùng xác định thứ tự ƣu tiên cho hạng mục cảnh báo.

Ngƣời dùng nhập liệu kiểu số để xác định thứ tự ƣu tiên.

Giá trị cột [Ƣu tiên] là số nhỏ hơn thì có mức độ ƣu tiên cao hơn.

Hình minh họa: Kết quả cảnh báo tương ứng cài đặt (B)

Hình minh họa: (B) Cài đặt 02 hạng mục cảnh báo cho công thức lương LuongNV

Hình minh họa: Kết quả cảnh báo tương ứng cài đặt (A)

Hình minh họa: (A) Cài đặt 02 hạng mục cảnh báo cho công thức lương LuongNV



VI. Quy trình chứng từ Đổi hạng mục cơ bản & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý.

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện quy trình chứng từ hạng mục cơ bản




GHI CHÚ:



GHI CHÚ:


.



3. Kiểm tra phân bổ chức năng

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] đƣợc phân chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] có quyền Chuyển Tiếp.



User [QuanLy] đƣợc phân chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] có quyền Xét Duyệt.

GHI CHÚ:







Nội dung thực hành: Soạn thảo một chứng từ [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] cho nhân viên có mã AC =1 tại user

[SoanThao], sau đó chứng từ đƣợc nộp lên cho user [ChuyenTiep], tiếp tục chứng từ sẽ đƣợc chuyển lên và

đƣợc duyệt tại user [QuanLy].

Soạn thảo chứng từ chuyển đổi hạng mục cơ bản


2. Mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản- Soạn].

3. Chọn nút [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo.



a. Cột [Mã Chứng Từ] để mặc định.

b. Cột [Ngày chứng từ] click chọn biểu tƣợng để hiển thị bảng chọn mốc thời gian.

c. Click chọn ngày 5/3/2012 hoặc nhập “3/5/2012”.

d. Cột [Mã hạng mục cơ bản] click chọn biểu tƣợng để mở ra form [Chọn Hạng Mục Cơ Bản].

e. Click chọn dòng có ký hiệu [PCTN] và chọn [Thực Hiện].

f. Cột [Ghi Chú] nhập “Đổi giá trị hạng mục cơ bản cho nhân viên thành 300.000”.

g. Tại tab [Nhân viên], click chọn biểu tƣợng tại cột [Mã AC].

h. Chọn nhân viên có mã AC là 1.

GHI CHÚ:

[Ngày chứng từ] là ngày hiệu lực cho chứng từ đang soạn thảo.

GHI CHÚ:

Sau khi chọn [Lƣu Trữ ] thì mã chứng từ ở đây sẽ tự động đƣợc điền vào theo quy định của

ngƣời dùng đã khởi tạo bên chức năng [Định nghĩa mã].

Để sử dụng mã tự động cho chứng từ [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] ngƣời dùng cần sử dụng đến

chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản].



i. Cột [Giá trị mới] nhập “300000”. Click nút [Cập Nhật].

4. Click chọn [Nộp], chọn [OK] để đƣa chứng từ lên user cấp trên.

Chuyển tiếp chứng từ thay đổi hạng mục cơ bản


2. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản- Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CDHMCB_000.

GHI CHÚ:





5. Chọn [Chuyển Tiếp], click [Ok] để đƣa chứng từ này lên cấp user QuanLy.

Duyệt chứng từ thay đổi đổi hạng mục cơ bản


2. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ bản– Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.


GHI CHÚ:






Quản lý chứng từ đổi hạng mục cơ bản.

Sau khi chứng từ đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc lƣu vào lịch sử.

Ngƣời quản lý có thể dùng quyền [Quản Lý Lịch Sử] đối với chứng từ [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] để xem và có

thể trả lại những chứng từ đã duyệt cho cấp user SoanThao.



1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] với quyền




2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [QuanLy].

3. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản - QL].


5. Xem nội dung diễn tiến lịch sử chứng từ ở phần Ghi chú.

GHI CHÚ:




Xem lịch sử thay đổi đổi hạng mục cơ bản.

1. Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] với quyền

Xem lịch sử.


3. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản - Xem].


GHI CHÚ:





GHI CHÚ:


đƣợc bất kỳ chứng từ nào.



Trả lại chứng từ thay đổi đổi hạng mục cơ bản

1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] với quyền


2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [QuanLy].

3. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản - QL].



Nút Mô tả




GHI CHÚ:


Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 15 : Khen Thƣởng - Kỷ Luật


Chƣơng 15

Khen Thƣởng - Kỷ Luật


dung sau:

Khen thƣởng

Thiết lập tiêu chí khen thƣởng.

Khởi tạo loại khen thƣởng với các đối tƣợng khác nhau.

Thiết lập danh sách nhân viên đƣợc khen thƣởng.

Thực hiện xét duyệt khen thƣởng.

Thiết lập cách đánh mã văn bản tự động cho quyết định khen thƣởng.

Download quyết định khen thƣởng mẫu từ eTimeGold.

Chỉnh sửa và upload form quyết định khen thƣởng phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế

form mẫu mặc định trên eTimeGold.

In ấn quyết định khen thƣởng.

Truy xuất thông tin tổng hợp của nhân viên đƣợc khen thƣởng.

Danh sách báo cáo, kết quả và thống kê khen thƣởng.

Biểu đồ thống kê tình hình khen thƣởng theo loại khen thƣởng trong tháng, năm.

Kỷ luật

Thiết lập nội quy quản lý kỷ luật.

Khởi tạo các hình thức kỷ luật.

Danh sách nhân viên đƣợc đề nghị kỷ luật.

Xét duyệt kỷ luật.

Thiết lập cách đánh mã văn bản tự động cho quyết định kỷ luật.

Download quyết định kỷ luật mẫu từ eTimeGold.

Chỉnh sửa và upload form quyết định kỷ luật phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế form mẫu

mặc định trên eTimeGold.

In ấn quyết định kỷ luật.

Truy xuất thông tin tổng hợp của nhân viên bị kỷ luật.

Danh sách báo cáo, kết quả và thống kê kỷ luật.

Biểu đồ thống kê tình hình kỷ luật theo các hình thức kỷ luật trong tháng, năm.



Chính sách và sự nỗ lực của nhân viên? Trong quá trình làm việc và công tác tại công ty, công ty xây dựng nên chính sách khen thƣởng để đảm bảo công

bằng và khích lệ sự cống hiến của nhân viên trong công ty.

Chính sách rõ ràng, minh bạch làm tiển đề cho việc quản lý và tạo sự an tâm trong việc cống hiến của nhân viên

dành cho công ty.

Song song với các chính sách về công, lƣơng, eTimeGold mang đến ngƣời dùng chức năng quản lý các chính

sách nhân sự nhƣ: khen thƣởng, kỷ luật, …

Khen thƣởng là một trong các chính sách khích lệ tinh thần cống hiến của nhân viên, là khoản mục quy định để

nhân viên căn cứ phấn đấu trong quá trình làm việc.

Kỷ luật là chính sách quản lý nội quy công ty thêm chặt chẽ, là thƣớc đo mức độ tuân thủ quy định trong quá

trình làm việc.

Lựa chọn chính sách nào: khen thƣởng hay kỷ luật? Để công tác quản lý mang lại hiệu quả, đồng thời nhân viên yên tâm cống hiến thì chính sách khen thƣởng và kỷ

luật cần đƣợc xây dựng song song trong hệ thống công ty.

Đảm bảo tính công bằng, khích lệ và răn đe thích hợp ở từng thời điểm, tạo nền tảng vững chắc cho quá trình

phát triển.

Bên cạnh việc xây dựng chính sách khen thƣởng, kỷ luật hợp lý thì cần phải quản lý số liệu, quyết định khen

thƣởng, kỷ luật một cách tƣờng minh và khoa học.

eTimeGold cung cấp chức năng để ngƣời dùng quản lý thông tin khen thƣởng, kỷ luật. Cho phép khai báo, cho phép đề xuất, trình duyệt và xét duyệt. Ngoài ra ngƣời dùng còn có thể tra cứu thông tin quyết định cũ, làm kết

quả tham khảo, truy vết theo từng thời điểm




KHEN THƢỞNG

I. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng cá nhân 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Khen Thƣởng].

2. Ở tab dữ liệu [Loại Thƣởng], click nút [Tạo Mới].

a. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “KThP”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Cá nhân kinh doanh xuất sắc”.

c. Cột [Đối tƣợng thƣởng]: sử dụng mặc định.

d. Cột [Hết hạn]: sử dụng mặc định.

e. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “Áp dụng đánh giá doanh số kinh doanh”.

f. Cột [Mã tự động]: sử dụng mặc định.

g. Cột [Chọn Template]: sử dụng mặc định.

h. Cột [Upload Template]: sử dụng mặc định.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Khen Thƣởng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




Cho phép sử dụng ký tự unicode.



Không sử dụng ký tự Unicode.

( Xem tài liệu chương 1 để hiểu về khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).




4. Click chọn dòng dữ liệu có cột ký hiệu KThP.

5. Trong vùng [Xếp Loại Khen Thƣởng], click nút [Tạo Mới].

a. Đặt trỏ chuột vào cột [Ký Hiệu], nhập “P1”.

b. Đặt trỏ chuột vào cột [Giá Trị], nhập “1”.

c. Đặt trỏ chuột vào cột [Mô tả], nhập “Cá nhân hoàn thành 100% DS”.

d. Click nút [Lƣu trữ].

Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi

tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của ngƣời dùng nhƣ ở các bƣớc a,b,c.






Không sử dụng ký tự unicode.

Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác.

Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của ngƣời dùng nhƣ ở bƣớc 2.




II. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng phòng

ban

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Khen Thƣởng].


a. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “KThPB”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Phòng ban tiên tiến quý 4”.

c. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Đối tƣợng thƣởng], chọn [Phòng ban].






GHI CHÚ:








Không sử dụng ký tự unicode




4. Click chọn dòng dữ liệu có cột ký hiệu KThPB.


a. Đặt trỏ chuột vào cột [Ký Hiệu], nhập “PB1”.


c. Đặt trỏ chuột vào cột [Mô tả], nhập “Từ 50%~70% đạt yêu cầu đánh giá”.















III. Khởi tạo loại khen thƣởng dành cho đối tƣợng tập thể 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Khen Thƣởng].


a. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “TT”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Tập thể thi đua 3 tốt trong quý”.

c. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Đối tƣợng thƣởng], chọn [Tập thể].







GHI CHÚ:














4. Click chọn dòng dữ liệu có cột ký hiệu TT.


a. Đặt trỏ chuột vào cột [Ký Hiệu], nhập “TT1”.


c. Đặt trỏ chuột vào cột [Mô tả], nhập “Tập thể đoàn kết hiệu quả”.












IV. Chỉnh sửa thông tin loại khen thƣởng đã khởi tạo


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là KThP (cột [Tên Loại Thƣởng] = “Cá nhân kinh doanh

xuất sắc”).

3. Click nút [Chỉnh Sửa], đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả] sửa “Cá nhân kinh doanh xuất sắc” thành “Cá nhân

kinh doanh xuất sắc quý I”.

4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo.

GHI CHÚ:





V. Hủy bỏ thông tin loại khen thƣởng đã khởi tạo Xóa thông tin loại khen thƣởng trong trƣờng hợp không còn sử dụng theo quy định mới hoặc ngƣời dùng muốn

xóa lƣới dữ liệu.

Cách 1: Đánh dấu check hủy bỏ loại khen thƣởng đã khai báo



xuất sắc quý I”).


4. Check vào cột [Hết hạn].


GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Chỉ có những loại khen thƣởng chƣa bị hủy thông tin khai báo mới có hiệu lực hiển thị trong danh sách khen

thƣởng khi lookup khai báo nghiệp vụ.

GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực loại khen thƣởng từ thời điểm khai

báo hủy nhƣng vẫn giữ lại dòng thông tin loại khen thƣởng đã khai báo.



Cách 2: Xóa mất khỏi danh sách loại khen thƣởng đã khai báo



xuất sắc quý I”).

3. Click nút [Xóa].

GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp khai báo sai thông tin loại khen thƣởng, không muốn

lƣu trữ trong danh sách khởi tạo.



VI. Nhập liệu khen thƣởng & Hiệu lực

1. Khen thƣởng đối tƣợng cá nhân.

a. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khen Thƣởng].

b. Click nút [Tạo Mới].

c. Tại cột [Mã chứng từ] nhập “QĐKT_011”.

d. Tại cột [Ngày chứng từ] để mặc định của hệ thống.

e. Tại cột [Loại Thƣởng] click chọn biểu tƣợng để mở form [Chọn Loại Khen Thƣởng].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [ Khen Thƣởng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




f. Click chọn loại khen thƣởng có ký hiệu [KThP], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.

g. Tại cột [Xếp Loại Thƣởng] click chọn biểu tƣợng để mở ra form [Chọn Loại Khen Thƣởng].

h. Click chọn loại khen thƣởng có ký hiệu [P1] chọn [Thực Hiện].

i. Tại cột [Thành Tích] nhập “Kinh Doanh Xuất Sắc”.

j. Tại tab [Thông Tin Mặc Định] cột [Ghi chú] nhập “Khen thưởng cho cá nhân kinh doanh xuất

sắc”.

k. Chọn tab [Nhân Viên], click [Chọn Nhân Viên] để mở ra form [Chọn Nhân Viên].



l. Chọn nhân viên có mã AC 10, click chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn.

m. Chọn nút [Cập Nhật] để hoàn thành khai báo.

2. Khen thƣởng đối tƣợng phòng ban



GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khen Thƣởng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách







f. Click chọn loại khen thƣởng có ký hiệu [KThPB], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.




h. Chọn loại khen thƣởng có ký hiệu [PB3] chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn.

i. Tại cột [Phòng ban thƣởng] click chọn biểu tƣợng để mở ra form [Chọn Phòng Ban].

j. Chọn phòng ban có mã phòng ban [SEC_006] click chọn [Thực Hiện].

k. Tại cột [Thành Tích] nhập “Phòng Ban Xuất Sắc”.

l. Tại tab [Thông Tin Mặc Định] cột [Ghi chú] nhập “Khen thưởng cho phòng ban xuất sắc”.


3. Khen thƣởng đối tƣợng tập thể


GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khen Thƣởng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách








f. Click chọn loại khen thƣởng có ký hiệu [TT], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.




h. Click chọn loại khen thƣởng có ký hiệu [C] chọn [Thực Hiện].

i. Tại cột [Thành Tích] nhập “Tập Thể Xuất Sắc”.

j. Tại tab [Thông Tin Mặc Định] cột [Ghi chú] nhập “Khen thưởng cho tập thể kinh doanh xuất

sắc”.


l. Chọn nhân viên có mã AC 1, 3, 5, 7, click chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn.


CHÚ Ý:

Đối với loại khen thƣởng theo phòng ban, eTimeGold sẽ tự động lock tab [Nhân viên] vì đối với loại khen

thƣởng này không cần nhập liệu danh sách nhân viên.



KỶ LUẬT

I. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng cá nhân 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Kỷ Luật].

2. Ở tab dữ liệu [Loại Kỷ Luật], click nút [Tạo Mới].

a. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “KLCN”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Cá nhân vi phạm nội quy”.

c. Cột [Đối tƣợng kỷ luật]: sử dụng mặc định là [Cá Nhân].


e. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “Áp dụng cho toàn công ty”.




GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Kỷ Luật] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách







Không sử dụng ký tự Unicode.

( Xem tài liệu chương 1 để hiểu về khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).




4. Click chọn dòng dữ liệu có cột ký hiệu KLCN.

5. Trong vùng [Xếp Loại Kỷ luật], click nút [Tạo Mới].

a. Đặt trỏ chuột vào cột [Ký Hiệu], nhập “A”.


c. Đặt trỏ chuột vào cột [Mô tả], nhập “Cảnh cáo cấp phòng ban”.










Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác.

Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của ngƣời dùng nhƣ ở bƣớc 2.




II. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng phòng ban 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Kỷ luật].


a. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “KLPB”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Phòng ban vi phạm nội quy”.

c. Tại cột [Đối tƣợng kỷ luật] click chuột vào biểu tƣợng , chọn [Phòng ban].


e. Cột [Ghi chú] nhập “Áp dụng nhóm theo phòng ban”.





GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Kỷ luật] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách













4. Click chọn dòng dữ liệu có cột ký hiệu KLPB.


a. Đặt trỏ chuột vào cột [Ký Hiệu], nhập “L1”.


c. Đặt trỏ chuột vào cột [Mô tả], nhập “Trừ Thưởng Tháng”.












III. Khởi tạo loại kỷ luật dành cho đối tƣợng tập thể 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Kỷ luật].


a. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “KLTT”.

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Tập thể vi phạm NQ”.

c. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Đối tƣợng kỷ luật], chọn [Tập thể].







GHI CHÚ:














4. Click chọn dòng dữ liệu có cột ký hiệu KLTT.


a. Đặt trỏ chuột vào cột [Ký Hiệu], nhập “A1”.


c. Đặt trỏ chuột vào cột [Mô tả], nhập “Không tập trung trong giờ làm việc”.












IV. Chỉnh sửa thông tin loại kỷ luật đã khởi tạo

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Kỷ luật].

2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là KLCN.

3. Click nút [Chỉnh Sửa], đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả] sửa “Cá nhân vi phạm nội quy” thành “Kỷ luật cá

nhân vi phạm”.


GHI CHÚ:





V. Hủy bỏ thông tin loại kỷ luật đã khởi tạo Xóa thông tin loại kỷ luật trong trƣờng hợp không còn sử dụng theo quy định mới hoặc ngƣời dùng muốn xóa


Cách 1: Đánh dấu check hủy bỏ loại kỷ luật đã khai báo


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là KLCN.


4. Check vào cột [Hết hạn].


GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Chỉ có những loại kỷ luật chƣa bị hủy thông tin khai báo mới có hiệu lực hiển thị trong danh sách kỷ luật khi

lookup khai báo nghiệp vụ.

GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp muốn hủy hiệu lực loại kỷ luật từ thời điểm khai báo

hủy nhƣng vẫn giữ lại dòng thông tin loại kỷ luật đã khai báo.



Cách 2: Xóa mất khỏi danh sách loại kỷ luật đã khai báo


2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là KLCC.


GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Cách này thích hợp sử dụng trong trƣờng hợp khai báo sai thông tin loại kỷ luật, không muốn lƣu trữ




VI. Nhập liệu kỷ luật & Hiệu lực

1. Kỷ luật đối tƣợng cá nhân.

a. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Kỷ Luật].


c. Tại cột [Mã chứng từ] nhập “QÐKL/059/DNSC”.


e. Tại cột [Loại Kỷ Luật] click chọn biểu tƣợng để mở form [Chọn Loại Kỷ luật].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Kỷ Luật] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




f. Click chọn loại kỷ luật có ký hiệu [KLCN], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.

g. Tại cột [Xếp Loại Kỷ Luật] click chọn biểu tƣợng để mở ra form [Chọn Loại Kỷ luật].

h. Click chọn loại kỷ luật có ký hiệu [B] chọn [Thực Hiện].

i. Tại cột [Nội Dung] nhập “Vi phạm ngủ trong giờ làm việc”.

j. Tại tab [Thông Tin Mặc Định] cột [Ghi chú] nhập “Kỷ luật cho cá nhân vi phạm”.




l. Chọn nhân viên có mã AC 10, click chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn.


2. Kỷ luật đối tƣợng phòng ban

a. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Kỷ Luật].




GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Kỷ Luật] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách





f. Click chọn loại kỷ luật có ký hiệu [KLPB], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.


h. Chọn loại kỷ luật có ký hiệu [L2] chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn.

i. Tại cột [Phòng ban kỷ luật] click chọn biểu tƣợng để mở ra form [Chọn Phòng Ban].



j. Chọn phòng ban có mã phòng ban [SEC_004] click chọn [Thực Hiện].

k. Tại cột [Nội dung] nhập “Chưa hoàn thành trách nhiệm trong việc chọn chương trình chạy

máy ép”.

l. Tại tab [Thông Tin Mặc Định] cột [Ghi chú] nhập “Kỷ luật phòng ban vi phạm”.


3. Kỷ luật đối tƣợng tập thể.

a. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Kỷ luật].




GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Kỷ luật] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng





f. Click chọn loại kỷ luật có ký hiệu [KLTT], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.


h. Click chọn loại kỷ luật có ký hiệu [A1] chọn [Thực Hiện].

i. Tại cột [Nội dung] nhập “Làm thất thoát tài sản công ty”.

j. Tại tab [Thông Tin Mặc Định] cột [Ghi chú] nhập “Kỷ luật cho tập thể vi phạm”.




l. Chọn nhân viên có mã AC 7,9, click chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn.


CHÚ Ý:

Đối với loại kỷ luật theo phòng ban, eTimeGold sẽ tự động lock tab [Nhân viên] vì đối với loại kỷ luật này

không cần nhập liệu danh sách nhân viên.




I. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý khen thƣởng Do đặc trƣng xây dựng và phát triển, mỗi doanh nghiệp sẽ có những yếu tố riêng ảnh hƣởng đến chính sách khen

thƣởng; những yếu tố này biến đổi khác nhau theo thời gian và theo từng công ty.

Đáp ứng nhu cầu sử dụng nêu trên của ngƣời dùng, eTimeGold mang đến cho khách hàng chức năng thuộc tính

mở rộng trong phân hệ khen thƣởng.

Ngƣời dùng chủ động khai báo những trƣờng thông tin liên quan đến chính sách khen thƣởng, với 7 định dạng

kiểu dữ liệu khác nhau.



2. Click chọn tab dữ liệu [Thuộc Tính Mở Rộng], click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột

cho ngƣời dùng nhập liệu.

e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập KT_MR.

f. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Thời gian thực hiện đề tài”.

g. Click chuột vào biểu tƣợng ở cột [Kiểu dữ liệu], click chọn [Lựa chọn].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khởi Tạo Khen Thƣởng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2







h. Cột [Giá trị (min)], [Giá trị (max)]: sử dụng mặc định của eTimeGold.


4. Click chọn dòng dữ liệu có cột ký hiệu KT_MR1.

5. Trong vùng [Lựa Chọn Giá Trị Thuộc Tính], click nút [Tạo Mới].

a. Đặt trỏ chuột vào cột [Ký Hiệu], nhập “3T”.


c. Đặt trỏ chuột vào cột [Mô tả], nhập “Trong vòng 3 tháng”.










Bỏ qua bước này nếu cột [Kiểu dữ liệu] của dòng đang chọn KHÔNG phải [Lựa chọn].






II. Mã văn bản tự động và khen thƣởng Mỗi một chứng từ khen thƣởng đƣợc quản lý theo mã quyết định khen thƣởng.

eTimeGold quản lý, lƣu trữ, tìm kiếm và truy vết dữ liệu khen thƣởng thông qua việc sử dụng mã văn bản.


Cách 1: Tự nhập

Mặc định phần mềm sẽ để ngƣời dùng tự cấp phát mã văn bản khi đề xuất khen thƣởng

Cách 2: Phát sinh tự động

Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành:

Nội dung thực hành: Khởi tạo loại khen thƣởng ký hiệu “KThA” có phát sinh mã quyết định khen thƣởng tự

động.


2. Ở tab dữ liệu [Loại Thƣởng], click nút [Tạo Mới]

a. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu], nhập “KThA”

b. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Cá nhân tiên tiến trong năm”

c. Cột [Đối tƣợng thƣởng]: sử dụng mặc định.


e. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khởi tạo loại khen thưởng có mã tự động”

f. Cột [Mã tự động]: click chọn biểu tƣợng để mổ danh sách mã tự động đã khai báo. Chọn dòng

dữ liệu có cột [Tên mã tự động] là “Quyết định khen thƣởng”, click nút [Thực Hiện].




Sử dụng cách phát sinh mã tự động, khi soạn thảo ngƣời dùng sẽ nhìn thấy chữ AutoCode ở cột mã chứng từ.

Khi đó eTimeGold sẽ tự động lock nhập liệu của ngƣời dùng ở cột [Mã chứng từ].

Xem tài liệu chương 3 để hiếu cách định nghĩa mã văn bản tự động.

GHI CHÚ:





III. Biểu mẫu quyết định khen thƣởng Dùng để quản lý và in ấn các quyết định khen thƣởng.

eTimeGold cung cấp 01 biểu mẫu quyết định mặc định, đƣợc dùng chung.

Upload mẫu quyết định khen thƣởng cho loại khen thƣởng đã khởi tạo



3. Click chọn file template cdndQDKhenThuong.repx, click nút Open.


Download mẫu quyết định khen thƣởng cho loại khen thƣởng đã khởi tạo



3. Chọn Save File và chọn nơi lƣu trữ file Rpt_KhenThuong.repx

Xem mẫu quyết định khen thƣởng của loại khen thƣởng đã khởi tạo


2. Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu quyết định đã upload.



IV. Quản lý khen thƣởng và kỷ luật theo quy trình chứng

từ

Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ khen thƣởng và kỷ

luật




GHI CHÚ:



GHI CHÚ:

Tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng sử dụng .



3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình khen thƣởng và kỷ luật.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Khen Thƣởng] với quyền Soạn thảo.

User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Kỷ Luật] với quyền Soạn thảo.

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Khen Thƣởng] với quyền Chuyển tiếp.

User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Kỷ Luật] với quyền Chuyển tiếp.



User [QuanLy] phân chức năng [Khen Thƣởng] với quyền Xét duyệt.

User [QuanLy] phân chức năng [Kỷ Luật] với quyền Xét duyệt.

GHI CHÚ:

Để khởi hiểu hơn về cách khởi tạo chức năng tham khảo lại chƣơng 2.




Quy trình chứng từ khen thƣởng


Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ khen thƣởng cho nhân viên có mã AC là 5000 ở cấp quản lý của user

SoanThao, sau đó nộp chứng từ lên cho user ChuyenTiep, cuối cùng chứng từ sẽ đƣợc chuyển tiếp lên cho user

Quanly để duyệt chứng từ.

Soạn thảo chứng từ khen thƣởng và nộp lên


2. Mở chức năng [Khen Thƣởng – Soạn].


a. Cột [Mã Chứng Từ] để mặc định của hệ thống.

b. Tại cột [Ngày chứng từ] để mặc định của hệ thống.

GHI CHÚ:

Trong phần này sẽ sử dụng mã chứng từ tự động nên cột [Mã Chứng Từ] để mặc định.

Mã tự động đi theo [Loại Thƣởng] đã đƣợc khai báo ở phần [Khởi Tạo Khen Thƣởng].


Soạn thảo một chứng từ khen thƣởng, kỷ luật ở user [SoanThao] sẽ giống nhƣ các bƣớc nhập liệu khen

thƣởng, kỷ luật đã hƣớng dẫn ở phần trên.

Các bƣớc thực hiện quy trình chứng từ [Kỷ Luật] cũng giống với quy trình chứng từ [Khen Thƣởng].



c. Tại cột [Loại Thƣởng] click chọn biểu tƣợng để mở form [Chọn Loại Khen Thƣởng].

d. Click chọn loại khen thƣởng có ký hiệu [KThP1], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn.

e. Tại cột [Xếp Loại Thƣởng] click chọn biểu tƣợng để mở ra form [Chọn Loại Khen Thƣởng].

f. Click chọn loại khen thƣởng có ký hiệu [P1] chọn [Thực Hiện].

g. Tại cột [Thành Tích] nhập “Cá nhân kinh doanh xuất sắc”.

h. Tại tab [Thông Tin Mặc Định] cột [Ghi chú] nhập “Khen thưởng cho cá nhân kinh doanh xuất

sắc”.



i. Chọn tab [Nhân Viên], click [Chọn Nhân Viên] để mở ra form [Chọn Nhân Viên].

j. Tại cột [Mã AC] nhập “5000” và gõ Enter.

k. Chọn vào nhân viên có mã AC 5000.

l. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn nhân viên.



4. Chọn nút [Cập Nhật] để hoàn thành khai báo.

5. Click chọn nút [Nộp], click [Ok] để đƣa chứng từ lên user [ChuyenTiep] giải quyết.

GHI CHÚ:

Sau khi [Cập Nhật] thì mã tự động đã đƣợc tự động cấp phát.

Mã chứng từ mới đƣợc cập nhật : QÐKT/003/DNSC



Chuyển tiếp chứng từ khen thƣởng


2. Chọn chức năng [Khen Thƣởng - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là QÐKT/003/DNSC.

4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Chấp nhận chuyển”.

5. Chọn [Chuyển Tiếp], click [Ok] để đƣa chứng từ này lên cấp user [QuanLy].

GHI CHÚ:




Duyệt chứng từ khen thƣởng


2. Chọn chức năng [Khen Thƣởng – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.


4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Chấp nhận duyệt chứng từ”.


GHI CHÚ:




V. Quản lý và xem lịch sử chứng từ khen thƣởng Sau khi chứng từ đƣợc duyệt thì những chứng từ này sẽ đƣợc lƣu vào lịch sử.

Ngƣời quản lý có thể dùng quyền [Quản Lý Lịch Sử] đối với chứng từ [Khen Thƣởng] để xem và có thể trả lại

những chứng từ đã duyệt cho cấp user SoanThao.



Quản lý lịch sử khen thƣởng


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Khen Thƣởng] với quyền Quản lý lịch sử.


3. Chọn chức năng [Khen Thƣởng - QL].




GHI CHÚ:




Xem lịch sử khen thƣởng


User [SoanThao] phân bổ chức năng [Khen Thƣởng] với quyền Xem lịch sử.


3. Chọn chức năng [Khen Thƣởng - Xem].


GHI CHÚ:





Trả lại chứng từ khen thƣởng


User [QuanLy] phân bổ chức năng [Khen Thƣởng] với quyền Quản lý lịch sử.

GHI CHÚ:


bất kỳ chứng từ nào.




3. Chọn chức năng [Khen Thƣởng - QL].



Nút Mô tả





GHI CHÚ:





Kết quả tại user [SoanThao]:

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 16 : Hợp Đồng Lao Động


Chƣơng 16

Hợp Đồng Lao Động


dung sau:

Tự định nghĩa loại hợp đồng lao động hiện sử dụng tại công ty.

Download form hợp đồng lao động mẫu từ eTimeGold.

Chỉnh sửa và upload form hợp đồng lao động phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty thay thế form

mẫu mặc định trên eTimeGold.

Tự thiết lập các thông tin cần có để quản lý hợp đồng lao động: số lần ký, thời gian hiệu lực, loại kỳ hạn.

Tự thiết lập thời gian cảnh báo cho từng loại hợp đồng lao động.

Thiết lập cách đánh mã văn bản tự động cho các hợp đồng lao động đã ký.

Soạn thảo, ký duyệt hợp đồng lao động từ eTimeGold.

Thực hiện gia hạn, tái ký hợp đồng lao động trên eTimeGold.

Xem trƣớc và in ấn hợp đồng lao động của từng nhân viên.

Biểu đồ thống kê tình trạng hợp đồng lao động của nhân viên theo bộ phận.

Biểu đồ thống kê tình trạng hợp đồng lao động của nhân viên theo chi nhánh.

Biểu đồ thống kê tình trạng hợp đồng lao động của nhân viên trong toàn tổng công ty.

Quản lý toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động theo bảng số liệu liệt kê chi tiết.

Truy xuất thông tin tình trạng hợp đồng ra các định dạng file khác nhau.

Tùy vào đặc điểm sử dụng, mỗi công ty sẽ có các loại hợp đồng khác nhau. Và những loại hợp đồng này hoàn

toàn ngƣời sử dụng phần mềm eTimeGold có thể tự định nghĩa đƣợc.

Chƣơng này sẽ giúp bạn thực hiện đƣợc các thao tác khởi tạo, đăng ký và quản lý tất cả các hợp đồng.




I. Định Nghĩa Loại Hợp Đồng Lao Động Với các nhu cầu khác nhau mỗi công ty sẽ có những loại hợp đồng lao động khác nhau, eTimeGold cho phép

ngƣời dùng tự định nghĩa ra các loại hợp đồng này.


Nội dung thực hành: Khởi tạo loai hợp đồng lao động có kỳ hạn 12 tháng, có số lần ký tối đa là 2 lần và có

cảnh báo hết hạn hợp đồng trƣớc 5 ngày.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ].

2. Click chọn nút [Tạo Mới].

3. Form khởi tạo HĐLĐ.

4. Khai báo các thông tin liên quan.

a. Tại cột [Mã Loại HĐLĐ] nhập “HD12T”.

b. Tại cột [Tên HĐLĐ] nhập “Hợp Đồng Lao Động 12 Tháng”.

c. Tại cột [Loại kỳ hạn] để mặc định là [Có kỳ hạn].

d. Tại cột [Thời hạn (tháng)] nhập “12”.

e. Tại cột [Cảnh báo hết hạn (ngày)] nhập “5”.

f. Tại cột [Lần ký tối đa] nhập “2”.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Định Nghĩa HĐLĐ] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




g. Tại cột [Tự động chuyển loại] click chọn biểu tƣợng để hiển thị danh sách các loại hợp đồng

đã tạo trƣớc đó.

h. Click chọn tên loại hợp đồng [Hợp Đồng 24 Tháng] và chọn [Thực Hiện] để hoàn thành bƣớc

chọn loại hợp đồng.

i. Tại cột [Mã tự động] để mặc định của hệ thống.

j. Tại cột [Ghi chú] nhập “Loại hợp đồng lao động 12 tháng với số lần ký tối đa 2 lần và cảnh báo

hết hạn trước 5 ngày”.

GHI CHÚ:

Nếu để mặc định thì khi đăng ký hợp đồng lao động ngƣời dùng phải nhập mã hợp đồng bằng tay.



5. Chọn nút [Lƣu trữ] để hoàn thành khai báo một loại HĐLĐ mới.

GHI CHÚ:

Phần mã tự động và template hợp đồng sẽ nói tại phần nâng cao của chƣơng này.


khác.




II. Chỉnh Sửa Loại Hợp Đồng Lao Động


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa loại hợp đồng lao động có tên [Hợp Đồng Lao Động 12 Tháng] thành [Hợp

Đồng 12 Tháng].


2. Click chọn tên hợp đồng [Hợp Đồng Lao Động 12 Tháng].


4. Tại cột [Tên HĐLĐ] xóa nhập lại thành [Hợp Đồng 12 Tháng].

5. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành việc chỉnh sửa.


khác.


GHI CHÚ:





III. Bỏ Hiệu Lực Loại Hợp Đồng Lao Động Khi ngƣời dùng không muốn sử dụng một loại hợp đồng lao động nào đó nữa thì có 2 cách để hủy hiệu lực loại

hợp đồng lao động đó.

Cách 1 : Hủy bỏ hiệu lực loại hợp đồng lao động

Nội dung thực hành: Hủy bỏ hiệu lực loại hợp đồng lao động có tên [HĐ Bán Thời Gian] có trong danh sách

loại hợp đồng lao động đã khởi tạo.


2. Click chọn tên hợp đồng [HĐ Bán Thời Gian].


4. Check chọn tại cột [Hủy bỏ].

5. Chọn nút [Lƣu Trữ] để bắt đầu hiệu lực lệnh hủy bỏ hiệu lực chứng từ này.


khác.


GHI CHÚ:





Cách 2 : Xóa loại hợp đồng lao động

Nội dung thực hành: Xóa loại hợp đồng lao động có tên [HĐ Bán Thời Gian] có trong danh sách loại hợp

đồng lao động đã khởi tạo.


2. Click chọn tên hợp đồng [HĐ Bán Thời Gian].

3. Click nút [Xóa] chọn [Ok] để hoàn thành việc xóa loại hợp đồng có trong danh sách.

GHI CHÚ:





IV. Ký Hợp Đồng Lao Động Cho Nhân Viên

Sau khi khởi tạo loại hợp đồng lao động thì ngƣời dùng đã có thể áp dụng những hợp đồng đó cho các nhân viên đã có hồ sơ nhân viên trên eTimeGold.


Nội dung thực hành: Ký hợp đồng lao động cho nhân viên mang mã AC là 5000 với loại [Hợp Đồng 12 tháng]

và xem mẫu hợp đồng vừa ký.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hợp Đồng Lao Động].


3. Tại phần khai báo thông tin nhân viên click chọn biểu tƣợng tại cột [Mã AC] form [Chọn Nhân Viên]

hiện ra cho phép ngƣời dùng chọn nhân viên.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Hợp Đồng Lao Động] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




d. Click bỏ check tại nhân viên đầu tiên.

e. Tại cột [Mã AC] nhập “5000” và gõ Enter.

f. Check chọn nhân viên có mã AC 5000.

g. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn.

4. Khai báo tại tab [THÔNG TIN HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG].

a. Tại cột [Số HĐLĐ] nhập “DND/HĐLĐ12T_001”.

b. Tại cột [Ngày hiệu lực] để mặc định của hệ thống (tức là hiệu lực ngay ngày tạo).

GHI CHÚ:

Để đồng thời ký cùng một loại hợp đồng lao động cho nhiều ngƣời thì ngƣời dùng cần check chọn tất

cả những ngƣời cần ký rồi chọn [Thực Hiện].

Ngƣời dùng có thể thực hiện thao tác chọn khối bằng phím Shift + Chuột trái.



c. Tại cột [Loại HĐLĐ] click chọn biểu tƣợng để hiển thị form danh sách những loại hợp đồng

lao động đã tạo trƣớc đó.

d. Click chọn tên [Hợp Đồng 12 Tháng.

e. Chọn [Thực Hiện] để hoàn thành bƣớc chọn lựa loại hợp đồng lao động.

5. Sau khi khai báo các trƣờng cơ bản cần có trong hợp đồng lao động , click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành

việc khai báo hợp đồng lao động cho nhân viên.

6. Click nút [Xem HĐLĐ] để xem hợp đồng lao động vừa ký của nhân viên có mã AC 5000.

GHI CHÚ:

Các cột còn lại ngƣời dùng có thể khai báo thêm hoặc bỏ trống.

[Ngạch Lƣơng], [Bậc Lƣơng] xem thêm ở chƣơng 14 để biết cách khởi tạo.


khác.




V. Chỉnh Sửa Hợp Đồng Lao Động


Nội dung thực hành: Chỉnh sửa hợp đồng của nhân viên mang mã AC là 5000 với loại [Hợp Đồng 12 tháng],

chuyển ngày hiệu lực từ 19/2/2012 thành 20/2/2012.


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn loại [Hợp Đồng 12 Tháng] của nhân viên mang mã AC 5000.

3. Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn biểu tƣợng để sổ ra form cho phép chọn ngày tháng năm.

4. Click chọn ngày 20/2/2012 hoặc nhập “2/20/2012”.

5. Click nút [Cập Nhật], chọn [Ok] để hoàn thành chỉnh sửa.

GHI CHÚ:




2. Tại cột [Tháng] nhập “2”.

3. Tại cột [Năm] nhập “2012”.

4. Click chọn biểu tƣợng để bắt đầu lọc những nhân viên đƣợc đăng ký hợp đồng

lao động trong tháng 2/2012.


GHI CHÚ:





VI. Xóa Hợp Đồng Lao Động


Nội dung thực hành: Xóa hợp đồng của nhân viên mang mã AC là 5000 với loại [Hợp Đồng 12 tháng].


2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn loại [Hợp Đồng 12 Tháng] của nhân viên mang mã AC 5000.

3. Click nút [Xóa] chọn [Ok] để hoàn thành việc xóa hợp đồng cho nhân viên.

GHI CHÚ:




2. Tại cột [Tháng] nhập “2”.

3. Tại cột [Năm] nhập “2012”.

4. Click chọn biểu tƣợng để bắt đầu lọc những nhân viên đƣợc đăng ký hợp đồng

lao động trong tháng 2/2012.


GHI CHÚ:





VII. Theo Dõi Hợp Đồng Lao Động Chức năng theo dõi hợp đồng sẽ cho ngƣời sử dụng cái nhìn tổng quát nhất về tình trạng hợp đồng lao động của

toàn công ty, phòng ban.

Số liệu sẽ đƣợc thống kê theo biểu đồ và bảng tổng hợp, có các chi tiết về hợp đồng và tên nhân viên, có các

cảnh báo về tình trạng hợp đồng và công cụ tùy chỉnh cách xem biểu đồ linh hoạt.

Hƣớng dẫn xem tình trạng hợp đồng của toàn công ty

Nội dung thực hành: Xem tình trạng hợp đồng của toàn công ty theo biểu đồ và bảng, xuất báo cáo tổng hợp.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Theo Dõi HĐLĐ].

2. Click chọn nhánh [Công Ty] để thấy đƣợc toàn bộ tình trạng hợp đồng của nhân viên ở các phòng ban

cấp dƣới.

3. Mặc định hệ thống sẽ cho ngƣời dùng theo dõi tình trạng hợp đồng lao động theo biểu đồ, click chọn nút

[Table Mode] để chuyển sang dạng bảng số liệu.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Theo Dõi HĐLĐ] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




4. Xem tình trạng hợp đồng theo phòng ban.

a. Dùng chuột click vào [Phòng Marketting].

b. Click chọn qua [Table Mode] để xem tình trạng [Phòng Marketting] qua số liệu bảng tổng hợp.



5. Xem tình trạng ký kết hợp đồng và cảnh báo hết hạn.

a. Vùng 1 : Là những nhân viên chƣa đƣợc ký hợp đồng.

b. Vùng 2 : Là những nhân viên sắp hết hạn hợp đồng và đƣợc biểu hiện số ngày còn lại của hợp

đồng ở vùng màu vàng.

c. Vùng 3: Là những hợp đồng còn hạn và cũng chƣa nằm trong giới hạn cảnh báo hết hạn đã khai

báo trƣớc đó trong phần [Định Nghĩa HĐLĐ].

d. Vùng 4 : Là những hợp đồng đã hết hạn và đƣợc số ngày hết hạn đã trôi qua đƣợc biểu hiện trong

vùng màu đỏ.

6. Click chọn tên phòng ban [Công Ty] và click chọn nút [Báo Cáo] để xem báo cáo tổng hợp tình trạng

hợp đồng của toàn bộ công ty.



Bảng báo cáo

7. Tƣơng tự click vào tên phòng ban [Phòng Marketting] và chọn nút [Báo Cáo] để xem bảng tổng hợp

tình trạng hợp đồng của phòng ban này.



8. Xem hợp đồng lao động chi tiết của một nhân viên trong công ty.

a. Click chọn nhân viên có mã nhân viên EMP_013.

b. Click nút [Xem HĐLĐ] để xem hợp đồng lao động chi tiết của nhân viên này.




I. Mã Tự Động Mỗi một chứng từ khen thƣởng đƣợc quản lý theo mã quyết định khen thƣởng.

eTimeGold quản lý, lƣu trữ, tìm kiếm và truy vết dữ liệu khen thƣởng thông qua việc sử dụng mã văn bản.


Cách 1: Tự nhập

Mặc định phần mềm sẽ để ngƣời dùng tự cấp phát mã văn bản khi đề xuất khen thƣởng

Cách 2: Phát sinh tự động

Khi sử dụng mã tự động, số quyết định của hợp đồng lao động sẽ tuân theo quy luật khai báo mã tự động trong

chức năng Định Nghĩa Mã.

GHI CHÚ:

Xem tài liệu chƣơng 3 để hiểu các phát sinh mã tự động theo quy luật của công ty.



II. Ngày xem hồ sơ Ngày xem hồ sơ sẽ giúp cho ngƣời dùng quản lý đƣợc toàn bộ hợp đồng lao động tại một thời điểm nào đó đƣợc

chọn, số lƣợng hợp đồng đã ký, chƣa ký, hết hạn và các cảnh báo đi theo.


Nội dung thực hành: Xem tình trạng hợp đồng của toàn bộ công ty vào ngày 21/09/2011 và ngày 20/09/2011.


2. Tại cột [Ngày Xem Hồ Sơ] click chọn biểu tƣợng để hiển thị bảng chọn ngày.

GHI CHÚ:





3. Click chọn đến ngày 21/09/2011.

4. Click chọn ngày 20/09/2010.



III. Template hợp đồng lao động Trong quá trình định nghĩa hợp đồng lao động ngƣời dùng có thể chọn các template báo cáo có sẵn và tùy chỉnh những template này.


Nội dung thực hành: Chọn template cho loại hợp đồng lao động có tên [Hợp Đồng 12 Tháng] và tiến hành

xem, download, upload một template.


2. Click chọn tên hợp đồng [Hợp Đồng 12 Tháng].


4. Tại cột [Chọn Template] chọn biểu tƣợng để mở ra form danh sách các template hợp đồng lao động

có thể dùng .

GHI CHÚ:





5. Click chọn tên [cHD12.rtf] và chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn template hợp đồng.

6. Chọn [Lƣu Trữ] để cập nhật mẫu hợp đồng.

7. Quay trở lại với giao diện chỉnh sửa loại [Hợp Đồng 12 Tháng], click chọn nút [Xem Template] để

xem mẫu báo cáo đang chọn.

8. Click chọn nút [Download Template] để tải mẫu báo cáo đang chọn về máy tính của ngƣời dùng.



9. Chọn nút [Browse] để upload một template lên hệ thống.

a. Chọn đƣờng dẫn tới thu mục chứa file template.

b. Click chọn file template và chọn [Open].

c. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại file template tải lên.



IV. Thay đổi cách xem biểu đồ


Nội dung thực hành: Thay đổi cách xem biểu đồ báo cáo trong phần [Theo Dõi HĐLĐ].


2. Thay đổi màu sắc bên ngoài của biểu đồ.

3. Tại mục [Chart Appearance] chọn biểu tƣợng để sổ ra danh sách lựa chọn.

4. Click chọn [Nature Colors].

GHI CHÚ:





5. Dùng bảng màu để thay đổi màu sắc của biểu đồ.

6. Tại cột [Palette] chọn biểu tƣợng để sổ ra danh sách lựa chọn.

7. Click chọn [Median].

8. Nút [Show Labels] đƣợc dùng khi ngƣời dung muốn hiển thị các nhãn trên biểu đồ.

9. Nút [Value As Percent] đƣợc dùng khi ngƣời dùng muốn hiển thị số liệu trên biểu đồ theo phần trăm.

10. Dùng chức năng [Label Position] để thay đổi vị trí hiển thị nhãn.

11. Tại cột [Label Position] chọn biểu tƣợng để sổ ra danh sách lựa chọn.



12. Click chọn [Two Columns].

13. Dùng chức năng [Exploded Points] để tách một mảng nào đó trên biểu đồ.

14. Tại cột [Exploded Points] chọn biểu tƣợng để sổ ra danh sách lựa chọn.

15. Click chọn [Min Value] .

GHI CHÚ:

Ngoài ra để tách một mảng nào đó trên biểu đồ này thì ngƣời dùng chỉ cần click vào mảng đó.

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 17 : Báo Cáo


Chƣơng 17

Báo Cáo


dung sau:

Cách thức xem và in ấn báo cáo từ hệ thống eTimeGold.

Phân quyền cho các user (nhân viên) vận hành chức năng xem và in ấn thông tin báo cáo.

Thiết kế và cập nhật mẫu báo cáo sử dụng riêng cho từng công ty.

Tạo warter mark hiển thị trên báo cáo.

Phân loại báo cáo trên hệ thống eTimeGold.




I. Một số điều khiển khi xem báo cáo

.

Biểu tƣợng Print the report để in toàn bộ các trang của báo cáo ra máy in.

Biểu tƣợng Print the current page để in trang hiện tại của mẫu báo cáo ra máy in.

Chọn loại file cần xuất biểu mẫu

Biểu tƣợng Export a report and save it to disk để export mẫu biểu sang dạng file đã chọn (xls, xlsx,

pdf, …) và lƣu trữ ở ổ cứng máy tính.

Biểu tƣợng Export a report and show it a new window để export mẫu biểu sang dạng file đã chọn (xls, xlsx, pdf, …) và mở file vừa export.

Biểu tƣợng First Page để chọn trang báo cáo đầu tiên.

Biểu tƣợng Previous Page để chọn trang báo cáo liền kề trƣớc.

Biểu tƣợng Next Page để chọn trang báo cáo liền kề sau.

Biểu tƣợng Last Page để chọn trang báo cáo cuối cùng.

Chọn trang báo cáo cần xem (vd xem trang 1).

Tổng số trang của báo cáo



II. Xem báo cáo theo dạng mở tab Các chức năng trên eTimeGold có thể mở theo dạng tab.

Nội dung thực hành: xem báo cáo [B/c. Sinh Nhật] theo cách mở tab.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Trung Tâm Báo Cáo].

2. Chọn thƣ mục báo cáo “Thông Tin Cá Nhân”.

3. Chọn báo cáo “B/c. Sinh Nhật”.

4. Chọn nút [Xem (Tab)].

5. Xem kết quả hiển thị.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Trung Tâm Báo Cáo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




III. Xem báo cáo theo dạng mở cửa sổ mới (window) Ngƣời dùng có thể xem báo cáo bằng cách mở thêm 1 cửa sổ mới.

Nội dung thực hành: xem báo cáo [B/c. Sinh Nhật] theo cách mở trên cửa sổ mới.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Trung Tâm Báo Cáo].

2. Chọn thƣ mục báo cáo “Thông Tin Cá Nhân”.

3. Chọn báo cáo “B/c. Sinh Nhật”.

4. Chọn nút [Xem (Window)].

5. Xem kết quả hiển thị.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Trung Tâm Báo Cáo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




IV. Xem báo cáo đƣợc mở từ shortcut Khi phân bổ chức năng sử dụng, ngƣời quản trị có thể kéo chức năng báo cáo ra danh sách shortcut cho ngƣời

dùng click chọn để vận hành.

Nội dung thực hành: xem báo cáo [B/c. Sinh Nhật] theo từ danh sách shortcut bên trái màn hình.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [B/c. Sinh Nhật].

2. Xem kết quả hiển thị

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [B/c. Sinh Nhật] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng





I. Khái niệm ngày xem hồ sơ khi mở báo cáo Thông tin trên hệ thống eTimeGold đƣợc quản lý thông suốt theo lịch sử thời gian. Vì vậy khi lên thông tin báo

cáo hệ thống cũng hỗ trợ ngƣời dùng xem báo cáo theo lịch sử thời gian.

Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn dữ liệu kiểu ngày

Hình minh họa: : Danh sách NV Sinh Nhật trong tháng 3 (chỉ xem NV gia nhập cty trước ngày 30/03/2012)

Hình minh họa: : Danh sách NV Sinh Nhật trong tháng 3 (chỉ xem NV gia nhập cty trước ngày 16/11/2011)



II. Xem báo cáo theo chi nhánh hoặc theo phòng ban Khi mở các báo cáo của hệ thống eTimeGold, ngƣời dùng sẽ thấy xuất hiện cây thƣ mục phòng ban ở bên trái.

Ngƣời dùng có thể click chọn thƣ mục phòng ban để xem thông tin báo cáo.

Mặc định hệ thống sẽ hiển thị thông tin ở thƣ mục cấp cha cao nhất.

Hƣớng dẫn thực hành: xem danh sách nhân viên sinh nhật trong tháng 3 của chi nhánh Hà Nội bằng cách mở

shortcut báo cáo đã đƣợc phân bổ.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [B/c. Sinh Nhật].

2. Ở cây thƣ mục phòng ban, click chọn thƣ mục [Chi Nhánh Hà Nội].

3. Check chọn bằng cách click nút ở trƣớc cột [Tháng]. Tại cột [Tháng], click biểu tƣợng để mở danh sách các tháng trong năm, click chọn “3” trong danh sách. Click chọn biểu tƣợng tiếp theo để mở danh

sách chọn năm, click chọn “2012”.

4. Nhấn nút [Refresh] và xem báo cáo hiển thị.

Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn thư mục trên cấu trúc cây thư mục.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [B/c. Sinh Nhật] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng


Hình minh họa: : Danh sách NV Sinh Nhật trong tháng 3 (xem chi nhánh Hà Nội)



III. Chọn thời gian xem báo cáo

Có 04 chọn lựa thời gian khi xem báo cáo

Chọn lựa 1: Chọn [Ngày xem hồ sơ]

Chọn lựa 2: Chọn tháng+năm

Hƣớng dẫn thực hành: xem danh sách nhân viên tuyển mới trong tháng 3/2012 bằng cách mở shortcut báo cáo

đã đƣợc phân bổ.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [B/c. Nhân Viên Mới].

2. Check chọn bằng cách click nút ở trƣớc cột [Tháng]. Tại cột [Tháng], click biểu tƣợng để mở danh sách các tháng trong năm, click chọn “3” trong danh sách. Click chọn biểu tƣợng tiếp theo để mở danh

sách chọn năm, click chọn “2012”.


Hình minh họa: : Danh sách NV tuyển mới trong tháng 3/2012

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [B/c. Nhân Viên Mới] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


Xem nội dung trng phần B – mục I



Chọn lựa 2: Chọn quý+năm

Hƣớng dẫn thực hành: xem danh sách nhân viên tuyển mới trong quý 1 năm 2012 bằng cách mở shortcut báo

cáo đã đƣợc phân bổ.


2. Check chọn bằng cách click nút ở trƣớc cột [Tháng]. Tại cột [Tháng], click biểu tƣợng để mở danh sách các tháng trong năm, kéo thanh cuộn xuống dƣới để click chọn “Quý I” trong danh sách. Click chọn

biểu tƣợng tiếp theo để mở danh sách chọn năm, click chọn “2012”.


Hình minh họa: : Danh sách NV tuyển mới trong quý I/2012

GHI CHÚ:





Chọn lựa 3: Chọn năm

Hƣớng dẫn thực hành: xem danh sách nhân viên tuyển mới trong năm 2012 bằng cách mở shortcut báo cáo đã

đƣợc phân bổ.


2. Check chọn bằng cách click nút ở trƣớc cột [Tháng]. Tại cột [Tháng], click biểu tƣợng để mở danh sách các tháng trong năm, kéo thanh cuộn xuống dƣới để click chọn “(- - -)” trong danh sách. Click chọn

biểu tƣợng tiếp theo để mở danh sách chọn năm, click chọn “2012”.


Hình minh họa: : Danh sách NV tuyển mới trong năm 2012

GHI CHÚ:





Chọn lựa 4: Chọn khoảng thời gian [từ ngày] và [đến ngày]

Hƣớng dẫn thực hành: xem danh sách nhân viên tuyển mới từ ngày 04 tháng 02 năm 2012 đến ngày 13 tháng

03 năm 2012 bằng cách mở shortcut báo cáo đã đƣợc phân bổ.


2. Check chọn bằng cách click nút ở trƣớc cột [Ngày]. Tại cột [Ngày], click biểu tƣợng để lần lƣợt

chọn ngày “04/02/2012” và “13/03/2012”.


Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn dữ liệu kiểu ngày

Hình minh họa: : Danh sách NV tuyển mới từ ngày 04 tháng 02 năm 2012 đến 13 tháng 03 năm 2012

GHI CHÚ:





IV. Chọn đối tƣợng xem báo cáo Đối tƣợng đƣợc đề cập ở đây chính là nhân viên, kỳ lƣơng, loại nghỉ vắng, loại tăng ca…

Dữ liệu trên báo cáo sẽ đƣợc hiển thị tƣơng ứng với đối tƣợng đã chọn.

Hƣớng dẫn thực hành: xem thông tin liên hệ ngƣời thân khẩn cấp của nhân viên có Mã NV=A01 bằng cách mở shortcut báo cáo đã đƣợc phân bổ.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [B/c. Liên Hệ Ngƣời Thân Khẩn Cấp].

2. Ở field [Chọn], click vào biểu tƣợng để mở danh sách nhân viên. Check chọn nhân viên có cột Mã

NV=A01 trong danh sách, click nút [Close].


Hình minh họa: : Thông tin liên lạc người thân của nhân viên có Mã NV=A01

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [B/c. Liên Hệ Ngƣời Thân Khẩn Cấp] ngƣời dùng tham khảo tài liệu

chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.



V. Phân quyền báo cáo Khi phân bổ chức năng [Trung Tâm Báo Cáo] cho user thì hệ thống mặc định user này sẽ đƣợc quyền xem tất

cả các báo cáo trong hệ thống.

Để giới hạn nhóm báo cáo cho user, ngƣời quản trị sẽ thực hiện phân quyền trên hệ thống báo cáo. Hƣớng dẫn thực hành: phân quyền cho user [UserTroLy] thƣ mục báo cáo [B/c Thông tin cá nhân], trong đó

phân bổ để xem [B/c. Sinh Nhật] của nhân viên.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng].

2. Trên cây thƣ mục user, click chọn [UserTroLy], chọn tab [Phân Quyền Báo Cáo].

3. Click nút [Mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng khai báo

a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên Thƣ Mục], nhập “B/c Thông tin cá nhân”.

b. Cột [Bỏ Qua]: không cần nhập liệu field này (sử dụng mặc định của eTimeGold).

c. Click nút [Lƣu Trữ].

4. Click trỏ chọn chọn thƣ mục [B/c Thông tin cá nhân ] vừa tạo. Click nút [Tạo Mới].

Xem tài liệu chương 1 để biết cách vận hành cây thư mục.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




5. Màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng phân bổ báo cáo

a. Tại cột [Chọn báo cáo], click biểu tƣợng để mở form danh sách báo cáo trong hệ thống.

b. Clich chọn dòng dữ liệu có cột [Tên chức năng] là “B/c. Sinh Nhật”. Click nút [Thực Hiện].

c. Click nút [Lƣu Trữ].

6. Kết quả sau khi hoàn tất phân quyền báo cáo theo nội dung thực hành.



7. Xem báo cáo bằng cách login vào hệ thống bằng User [UserTroLy].

a. Đăng nhập eTimeGold bằng user [UserTroLy] và mở chức năng [Trung Tâm Báo Cáo].

b. Chọn thƣ mục báo cáo “B/c Thông tin cá nhân”.

c. Chọn báo cáo “B/c. Sinh Nhật”.

d. Chọn nút [Xem (Tab)].

e. Xem kết quả hiển thị

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Trung Tâm Báo Cáo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để




VI. Download & upload báo cáo Mặc định ngƣời dùng sẽ sử dụng định dạng báo cáo do hệ thống eTimeGold cung cấp.

Theo nhu cầu sử dụng , ngƣời dùng có thể download biểu mẫu mặc định về để chỉnh sửa và upload lên để sử

dụng. eTimeGold hỗ trợ ngƣời dùng có thể sử dụng 2 định dạng khác nhau cho cùng 1 nội dung báo cáo, thích hợp cho mỗi chi nhánh (mỗi phòng ban) khác nhau trong tổng công ty.

Hƣớng dẫn thực hành: download mẫu báo cáo [B/c. Sinh Nhật] đã phân quyền cho user [UserTroLy] về máy tính

ngƣời dùng.



3. Click trỏ chọn chọn thƣ mục [B/c Thông tin cá nhân ]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Báo Cáo] là

“B/c. Sinh Nhật”. Click nút [Chỉnh Sửa].

4. Màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng thực hiện thao tác tải biểu mẫu báo cáo về máy tính.

a. Click nút [Download Teplate].

b. Màn hình xuất hiện form chọn lƣu trữ.

GHI CHÚ:





c. Click chọn [SaveFile] và click [OK] để thực hiện lƣu trữ vào C:\Template.

Hƣớng dẫn thực hành: upload mẫu báo cáo [B/c. Sinh Nhật] đã đƣợc chỉnh sửa lên hệ thống sử dụng cho user

[UserTroLy] sử dụng.





4. Màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng thực hiện thao tác upload lên hệ thống.



GHI CHÚ:





a. Tại cột [Upload template], Click nút [Browse].

b. Click chọn đƣờng dẫn C:\Template và chọn ten file “Rpt_BD_UTroLy.repx”.

c. Click nút [Open].



Có thể bố trí nơi lưu trữ khác (vd: D:\eTimeGold\MauBieu).

Tên file “Rpt_BD_UTroLy.repx” là do người dùng đặt tên sau khi lưu file đã được

chỉnh sửa.



VII. Tạo warter mark trên báo cáo Hệ thống hỗ trợ ngƣời dùng tạo warter mark trên các báo cáo khi sử dụng.

Hƣớng dẫn thực hành: tạo warter mark “Thông tin Phòng Nhân Sự” cho mẫu báo cáo [B/c. Sinh Nhật] sử

dụng cho user [UserTroLy].





4. Màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho ngƣời dùng thêm warter mark.

a. Tại cột [Warter mark], nhập “Thông tin P.Nhân Sự”.


GHI CHÚ:





5. Xem báo cáo bằng cách login vào hệ thống bằng User [UserTroLy].

a. Đăng nhập eTimeGold bằng user [UserTroLy] và mở chức năng [Trung Tâm Báo Cáo].

b. Chọn thƣ mục báo cáo “B/c Thông tin cá nhân”.

c. Chọn báo cáo “B/c. Sinh Nhật”.

d. Chọn nút [Xem (Tab)].

e. Xem kết quả hiển thị.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Trung Tâm Báo Cáo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để




f. Sau khi in ấn sang định dạng file pdf.

VIII. Sơ lƣợc danh sách báo cáo trên eTimeGold

Nhóm báo cáo Tên báo cáo

Thông Tin Cá Nhân

(6)

1. B/c. Sinh Nhật.

2. B/c. Độ Tuổi.

3. B/c. DSNV Theo Giới Tính.

4. B/c. Tình Trạng Hôn Nhân của NV.

5. B/c. Thông Tin Dân Tộc của NV.

6. B/c. Thông Tin Tôn Giáo của NV.

Thông Tin Liên Hệ

(2)

1. B/c. Liên Hệ Ngƣời Thân Khẩn Cấp.

2. B/c. Thông Tin Liên Lạc của NV.

Thống Kê Quản Lý

(15)

1. B/c. Nhân Viên Mới.

2. B/c. Ngày Vào Làm.

3. B/c. Lý Lịch Trích Ngang.

4. B/c. DSNV Ngƣời Nƣớc Ngoài.

5. B/c. DSNV Ngƣời Việt Nam.

6. B/c. DSNV Theo Cơ Cấu Tổ Chức.

7. B/c. DSNV Theo Chức Danh.

8. B/c. DSNV Theo Chức Vụ.

9. B/c. Thâm Niên Công Tác của NV.

10. B/c. Thông Tin Tài Khoản Ngân Hàng của NV.

11. B/c. Thông Tin Ngƣời Giới Thiệu của NV.

12. B/c. DSNV Có Quyền LogIn Hệ Thống.

13. B/c. Số Lƣơng NV theo Chi Nhánh.

14. B/c. DSNV Quản Lý.

15. B/c. DSNV <18 tuổi.

Thống Kê Theo Phúc

Lợi

(8)

1. B/c. Thông Tin Anh (Em) của NV.

2. B/c. Thông Tin Con của NV.

3. B/c. DSNV Tham Gia Công Đoàn.



4. B/c. DSNV Là Đoàn Viên.

5. B/c. DSNV Là Đảng Viên.

6. B/c. DSNV Có Thẻ BHYT.

7. B/c. DSNV Có Sổ BHXH.

8. B/c. DSNV Có Cha Mẹ >70 tuổi.

Thông Tin Năng Lực

NV

(5)

1. B/c. Trình Độ Ngoại Ngữ của NV.

2. B/c. Trình Độ Vi Tính của NV.

3. B/c. Kỹ Năng Mềm của NV.

4. B/c. Chi Tiết Kinh Nghiệm Làm Việc của NV.

5. B/c. DSNV Có Đào Tạo Ở Nƣớc Ngoài.

Học Vấn

(4)

1. B/c. Chi Tiết Học Vấn Của Nhân Viên.

2. B/c. DSNV Có 02 Bằng Đại Học.

3. B/c. DSNV Có Bằng Thạc Sĩ.

4. B/c. DSNV Có Bằng Tiến Sĩ.

Khen Thƣởng

(4)

1. B/c. Chi Tiết Khen Thƣởng Của Nhân Viên.

2. B/c. DSNV Khen Thƣởng (theo tháng, quý, năm, KTG).

3. B/c. DS Phòng Ban Thƣởng (theo tháng, quý, năm, KTG).

4. B/c. Quỹ Tiền Thƣởng (theo tháng, quý, năm, KTG).

Kỷ Luật

(3)

1. B/c. Chi Tiết Kỷ Luật Của Nhân Viên.

2. B/c. DSNV Kỷ Luật (theo tháng, quý, năm, KTG).

3. B/c. DS Phòng Ban Kỷ Luật (theo tháng, quý, năm, KTG).

Hợp Đồng Lao Động

(5)

1. B/c. DSNV Chƣa Ký HĐLĐ.

2. B/c. DSNV Theo Loại HĐLĐ.

3. B/c. DSNV Sắp Hết Hạn HĐLĐ.

4. B/c. DSNV Quá Hạn HĐLĐ.

5. B/c. Chi Tiết Quá Trình Ký HĐLĐ của NV.

Công Tác

(2)

1. B/c. Chi Tiết Công Tác Trong Ngày của NV.

2. B/c. Chi Tiết Công Tác Dài Ngày của NV.

Quản Lý Chính Sách 1. B/c. DSNV Hiệu Lực Ngày Nghỉ Lễ.



(10) 2. B/c. DSNV Hiệu Lực Loại Tăng Ca.

3. B/c. DSNV Hiệu Lực Loại PCTG.

4. B/c. DSNV Hiệu Lực Loại Nghỉ Phép.

5. B/c. Chi Tiết Ngày Nghỉ Lễ (Hiệu Lực) của NV.

6. B/c. Chi Tiết Loại Tăng Ca (Hiệu Lực) của NV.

7. B/c. Chi Tiết Loại PCTG (Hiệu Lực) của NV.

8. B/c. Chi Tiết Loại Phép (Hiệu Lực) của NV.

9. B/c. DSNV Theo Nhóm Nhân Sự.

10. B/c. DSNV Theo Nhóm Biến Động Nhân Sự.

Thôi Việc

(2)

1. B/c. Thôi Việc.

2. Quyết định thôi việc.

Mẫu Theo NN Quy

Định

(3)

1. B/c. Tình Hình Sử Dụng LĐ (Theo Mẫu Nhà Nƣớc).

2. B/c. Lao Động Giảm (Theo Mẫu Nhà Nƣớc).

3. B/c. Tình Hình Sử Dụng & Dự Kiến LĐ (Theo Mẫu Nhà Nƣớc).

Thuế TNCN

(8)

1. B/c. Số Lƣợng Ngƣời Phụ Thuộc (TTNCN).

2. B/c. Thông Tin MST Cá Nhân.

3.

Mẫu số: 05A/BK-TNCN_ Bảng kê TNCN và thuế TNCN đã khấu trừ đối với

thu nhập từ tiền lƣơng, tiền công cho ca nhân co ky HĐLĐ .

4.

Mẫu số: 05B/BK-TNCN_ Bảng kê TNCN và thuế TNCN đã khấu trƣ đối với

thu nhập từ tiền lƣơng, tiền công cho ca nhân không ky HĐLĐ .

5. Mẫu số: 05/KK-TNCN_ Tơ khai quyêt toan thuê thu nhâp ca nhân.

6. Mẫu số: 02/KK-TNCN_ Tơ khai khâu trƣ thuê TNCN.

7. Chi tiết trích nộp TTNCN theo tháng.

8. Bảng tổng hợp thu nhập chịu thuế trong năm.

BHXH

(10)

1. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc (A01-TS).

2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (D02-TS)

3. Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của ngƣời tham gia không thay đổi mức

đóng (D07-TS).

4. Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng chế độ ốm đau (C66a-HD).



5. Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng chế độ thai sản (C67a-HD).

6. DS ngƣời lđ đề nghị hƣởng trợ cấp NDSPHSK sau ốm đau (C68a-HD).

7. DS ngƣời lđg đề nghị hƣởng trợ cấp NDSPHSK sau thai sản (C69a-HD).

8. Danh sách ngƣời lao động đề nghị hƣởng trợ cấp NDSPHSK sau điều trị

thƣơng tật, bệnh tật do TNLĐ-BNN (C70a-HD).

9. Chi tiết trích nộp BH các loại theo tháng.

10. Bảng tổng hợp trích nộp BH các loại trong năm.

Công

(6)

1. Bảng công 31 ngày.

2. Bảng công giờ làm thêm.

3. Bảng công làm đêm.

4. Chi tiết tăng ca.

5. Chi tiết vào – ra.

6. Tổng hợp trễ -sớm.

Lƣơng

(6)

1. Bảng lƣơng theo phòng ban.

2. Bảng lƣơng tiền mặt.

3. Bảng lƣơng chuyển khoản.

4. Phiếu lƣơng cá nhân.

5. Tổng hợp lƣơng theo phòng ban.

6. Tỷ lệ thu nhập lƣơng theo bộ phận.

Đánh giá NV

(4)

1. Danh sách tiêu chí đang sử dụng.

2. Các đợt đánh giá đang thực hiện.

3. Kết quả đánh giá chi tiết theo nhân viên.

4. Lịch sử đánh giá của từng nhân viên.

Tuyển Dụng

(5)

1. Hồ sơ ứng viên.

2. Chi tiết so sánh ứng viên.

3. Danh sách đợt tuyển dụng đang diễn ra.

4. Lịch sử các đợc tuyển dụng.

5. Chi tiết kết quả đánh giá của từng nhân viên.

Đào Tạo

(4)

1. Danh sách nhân viên theo đợt đào tạo.

2. Kết quả đào tạo của từng nhân viên.



3. Kế hoạch đào tạo.

4. Tổng hợp chi phí đào tạo.

Biến Động Nhân Sự

(9)

1. Phiếu thay đổi thông tin cá nhân.

2. Quyết định chuyển công tác.

3. Quyết định chuyển chức v ụ.

4. Quyết định chuyển chức danh.

5. Quyết định thay đổi lƣơng.

6. Chi tiết diễn biến chuyển công tác của từng nhân viên.

7. Chi tiết diễn biến chuyển chức vụ, chức danh của từng nhân viên.

8. Chi tiết diễn biến lƣơng của từng nhân viên.

9. Danh sách tới hạn nâng lƣơng.

Tài sản và cáp phát

thiết bị

(4)

1. Danh sách cấp phát đồng phục.

2. Danh sách cấp phát đồng phục thai sản.

3. Danh sách dụng cụ lao động đƣợc cấp phát.

4. Bảng thanh toán công nợ khi thôi việc.

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 18 : Đánh Giá KPI


Chƣơng 18

ĐÁNH GIÁ KPI


dung sau:

Khởi tạo tiêu chí đánh giá.

Khởi tạo kế hoạch đánh giá.

Khởi tạo tiến trình đánh giá.

Khởi tạo đánh giá tiêu chí cho kiểu lựa chọn.

Chỉ định tiêu chí đánh giá.

Chỉ định ngƣời đánh giá và đối tƣợng đƣợc đánh giá.

Thực hiện đánh giá.

Theo dõi đánh giá.




I. Lƣu đồ & tiến trình đánh giá Quá trình thực hiện đánh giá có thể bao gồm có hoặc không có tiến trình.

Khi quá trình đánh giá không có tiến trình thì quá trình đánh giá sẽ từ kế hoạch sang thực hiện đánh giá mà

không cần thông qua tiến trình.

II. Khởi tạo tiêu chí đánh giá KPIs


Nội dung thực hành: Khởi tạo tiêu chí đánh giá “Đi Làm Đúng Giờ”, kiểu dữ liệu là “Lựa chọn”, ký hiệu

DLDG trong nhóm tiêu chí Tuân Thủ Nội Quy Cty.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tiêu Chí Đánh Giá KPIs].

2. Chọn nút [Tạo Mới]

a. Tại cột [Mô Tả] nhập“Đi Làm Đúng Giờ”.

b. Tại cột [Ký hiệu] nhập “DLDG”.






GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Tiêu Chí Đánh Giá KPIs] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




c. Tại cột [Kiểu dữ liệu] click chọn nút để hiển thị danh sách dữ liệu và chọn “Lựa chọn”.

d. Cột [Giá trị (min)], cột [Giá trị (max)]: sử dụng mặc định của hệ thống.

e. Tại cột [Nhóm tiêu chí] nhập “Tuân Thủ Nội Quy Công Ty”.

f. Cột [Bỏ Qua]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

g. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhân viên đi làm đúng giờ”.

3. Chọn nút [Lƣu Trữ]để lƣu lại khởi tạo.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]:Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

khác.



Giá trị min và max có thể do người dùng tùy chọn nhập để giới hạn giá trị kiểu số.



Hƣớng dẫn chỉnh sửa tiêu chí đã khởi tạo

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa tiêu chí đánh giá “Đi Làm Đúng Giờ”, kiểu dữ liệu là “Lựa chọn”, ký hiệu

“DLDG” từ thuộc nhóm tiêu chí “Tuân Thủ Nội Quy Cty” sang nhóm “Tiêu Chí Khác”.


2. Click dấu ngay tại dòng “Tuân Thủ Nội Quy Công Ty” để mở nhóm tiêu chí.

3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “DLDG”. Click nút [Chỉnh Sửa].

4. Tại cột [Nhóm tiêu chí], chỉnh sửa “Tuân Thủ Nội Quy Công Ty” thành “Tiêu Chí Khác”.


GHI CHÚ:

Chỉ có thể chỉnh sửa các tiêu chí do ngƣời dùng khởi tạo. Các tiêu chí mặc định không thể chỉnh sửa.

GHI CHÚ:





Hƣớng dẫn xóa tiêu chí đã khởi tạo.

Nội dung thực hành: Xóa tiêu chí đánh giá “Đi Làm Đúng Giờ”, ký hiệu “DLDG”.


2. Click dấu ngay tại dòng “Tiêu Chí Khác” để mở nhóm tiêu chí. Chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu]

là “DLDG”.


GHI CHÚ:

Các tiêu chí mặc định sau khi xóa vẫn có thể khởi tạo lại bằng cách chọn nút [(Vendor)](xem lại

hƣớng dẫn ở mục II).

GHI CHÚ:





III. Tiêu chí đánh giá mặc định do nhà cung cấp khai báo Mặc định hệ thống sẽ hiển thị tất cả các tiêu chí do nhà cung cấp khởi tạo. Ngƣời dùng có thể xóa danh sách tiêu chí không sử dụng hoặc chọn lại tiêu chí đã xóa từ danh sách tiêu chí của hệ thống.


Nội dung thực hành: Xóa tiêu chí có cột ký hiệu là “DG/SaleG/001” thuộc nhóm “(Vendor-General)” sẵn có

trong hệ thống.


2. Click dấu ngay tại dòng “(Vendor-General)” để mở nhóm tiêu chí. Mặc định, hệ thống hiển thị toàn

bộ danh sách tiêu chí trong nhóm.

3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “DG/SaleG/001”.

4. Click nút [Xóa]. Click nút [OK].

GHI CHÚ:





Nội dung thực hành: Phục hồi lại tiêu chí có cột ký hiệu là “DG/SaleG/001” thuộc nhóm “(Vendor-General)”

đã xóa.


2. Click nút [(Vendor)], màn hình hiển thị form [Chọn tiêu chí (Vendor)].

3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “DG/SaleG/001”. Click nút [Thực Hiện].

4. Kết quả hiển thị.

GHI CHÚ:





IV. Khởi tạo thành phần của tiêu chí kiểu lựa chọn Đối với tiêu chí có kiểu dữ liệu là “Lựa chọn”, ngƣời dùng sẽ khai báo thành phần chọn lựa tƣơng ứng.

Nội dung thực hành: Khởi tạo tiêu chí đánh giá “Tinh thần làm việc đội nhóm”, kiểu dữ liệu là “Lựa chọn”,

ký hiệu WGrp trong nhóm tiêu chí “Kỹ năng làm việc”. Có thành phần chọn lựa là “Tốt (thích hợp làm việc

nhóm)”, ký hiệu “T1”, giá trị tính =10.


2. Chọn nút [Tạo Mới]

a. Tại cột [Mô Tả] nhập“Tinh thần làm việc đội nhóm”.

b. Tại cột [Ký hiệu] nhập “WGrp”.

c. Tại cột [Kiểu dữ liệu] click chọn nút để hiển thị danh sách dữ liệu và chọn “Lựa chọn”.

d. Cột [Giá trị (min)], cột [Giá trị (max)]: sử dụng mặc định của hệ thống.

e. Tại cột [Nhóm tiêu chí] nhập “Kỹ năng làm việc”.

f. Cột [Bỏ Qua]: sử dụng mặc định của eTimeGold.

g. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo tiêu chí kiểu lựa chọn”.


Có thể bỏ qua, không nhập liệu.






GHI CHÚ:





3. Chọn nút [Lƣu Trữ]để lƣu lại khởi tạo.

4. Click dấu ngay tại dòng “Kỹ năng làm việc “ để mở nhóm tiêu chí.

5. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “WGrp”. Trong vùng [Đánh Giá Tiêu Chí (Kiểu lựa

chọn)], click nút [Tạo Mới].

a. Tại cột [Ký Hiệu] nhập “T1”.

b. Tại cột [Mô Tả] nhập “Tốt (thích hợp làm việc nhóm)”.

c. Tại cột [Giá Trị] nhập “10”.

Đây là số liệu dùng để tính điểm số trong quá trình thực hiện đánh giá.

Nhập giá trị trong khoảng max – min đã khởi tạo tại phần tiêu chí đánh giá.








6. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lƣu lại giá trị khởi tạo.

Hƣớng dẫn chỉnh sửa thành phần đã khai báo cho tiêu chí kiểu lựa chọn

Nội dung thực hành: Chỉnh sửa giá trị tính từ 10 thành 8 đối với thành phần chọn lựa là “Tốt (thích hợp làm

việc nhóm)”, ký hiệu “T1” thuộc tiêu chí “Tinh thần làm việc đội nhóm”.


2. Click dấu ngay tại dòng “Kỹ năng làm việc “ để mở nhóm tiêu chí. Click chọn dòng dữ liệu có cột

[Ký Hiệu] là “WGrp”.

3. Trong vùng [Đánh Giá Tiêu Chí (Kiểu lựa chọn)], click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “T1”,

click nút [Chỉnh Sửa].

a. Tại cột [Giá Trị] sửa “10” thành “8”.


GHI CHÚ:





Hƣớng dẫn xóa phần đã khai báo cho tiêu chí kiểu lựa chọn


2. Click dấu ngay tại dòng “Kỹ năng làm việc “ để mở nhóm tiêu chí. Click chọn dòng dữ liệu có cột

[Ký Hiệu] là “WGrp”.

3. Trong vùng [Đánh Giá Tiêu Chí (Kiểu lựa chọn)], click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “T1”,

click nút [Xóa]. Click nút [OK] để xác nhận xóa.

GHI CHÚ:





V. Khởi tạo kế hoạch đánh giá


Nội dung thực hành: khởi tạo kế hoạch đánh giá tên “Đánh Giá Đợt 1”, ký hiệu “DG1”, thực hiện từ ngày 1

tháng 3 năm 2012 đến ngày 31 tháng 12 năm 2012.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Kế Hoạch Đánh Giá KPIs].

2. Click chọn nút[Tạo Mới].

a. Tại cột [Ký Hiệu] nhập “DG1”.

b. Tại cột [Mô Tả] nhập “Đánh Giá Đợt 1”.

c. Tại cột [Từ Ngày], click chọn vào biểu tƣợng để hiển thị bảng chọn thời gian. Chọn ngày

“1/3/2012”.






GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Kế Hoạch Đánh Giá KPIs] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




d. Tại cột [Đến Ngày]click chọn vào biểu tƣợng để hiển thị bảng chọn thời gian. Click chọn ngày

“31/3/2012”.

e. Tại cột [Trạng Thái]click chọn vào biểu tƣợng để hiển thị bảng chọn trạng thái. Click chọn

“Đang Thực Hiện”.

f. Click chọn ô [Dùng Tiến Trình].

g. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Đánh Giá Đợt 1”.

3. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu thông tin đã nhập liệu.

Nút [Lƣu & Tạo Mới]:Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo

khác.


Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần).Có thể bỏ trống.



VI. Khởi tạo danh sách tiêu chí trong kế hoạch đánh giá Nội dung thực hành: khai báo danh sách tiêu chí có cột [Ký Hiệu] lần lƣợt là “DG/SaleG/001”, “DG/SaleG/002”, “DG/SaleG/004”, “DG/SaleG/005” trong kế hoạch đánh giá “DG1”, trong đó tiêu chí

“DG/SaleG/004” có hệ số đánh giá là 2, các tiêu chí khác có hệ số 1.


2. Click chọn dòng dữ liệu của đợt đánh giá có cột [Ký Hiệu] là “DG1”.

3. Tại tab [I. Tiêu Chí Đánh Giá], click nút “Chọn Tiêu Chí” màn hình hiển thị form [Chọn Tiêu Chí]

cho ngƣời dùng lựa chọn.

4. Check chọn các dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] lần lƣợt là “DG/SaleG/001”, “DG/SaleG/002”,

“DG/SaleG/004”, “DG/SaleG/005”. Click nút [Thực hiện].

GHI CHÚ

Nếu chƣa có chức năng [Kế Hoạch Đánh Giá KPIs ngƣời dùng tham khảo tài liệuchƣơng 2 để hiểu


GHI CHÚ:

Chỉ có thể chọn tiêu chí đánh giá khi tiêu chí đó đã đƣợc khởi tạo ở mục Tiêu chí đánh giá KPIs



5. Click vào biểu tƣợng trƣớc tên [Nhóm tiêu chí] để xem danh sách tiêu chí đã chọn.

6. Mặc định khi chọn tiêu chí, hệ thống sẽ gán hệ số =1 và đƣợc hiển thị ở cột [Trọng Số]. Thực hiện các

bƣớc nhƣ sau để thay đổi hệ số tiêu chí dùng thực hiện đánh giá

a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “DG/SaleG/004”.

b. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị form dạng cột cho ngƣời dùng thay đổi thông tin.

c. Tại cột [Trọng Số], nhập “2”.




VII. Khởi tạo đối tƣợng đánh giá Đối tƣợng đánh giá là việc lựa chọn các đối tƣợng (nhân viên, phòng ban, chức vụ….) trong công ty để thực

hiện đánh giá.

Nội dung thực hành: khai báo danh sách nhân viên đƣợc đánh giá trong “Đánh Giá Đợt 1” bao gồm các nhân

viên có Mã AC là 1, 2, 3.



3. Tại tab [II. Đối Tƣợng Đánh Giá], click nút [Chọn Mới] màn hình hiển thị form [Chọn Nhân Viên] cho

ngƣời dùng lựa chọn. Check chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC lần lƣợt là 1, 2, 3. Click nút [Thực Hiện].

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Kế Hoạch Đánh Giá KPIs ngƣời dùng tham khảo tài liệuchƣơng 2 để hiểu





Hƣớng dẫn xóa đối tƣợng đánh giá

Nội dung thực hành: trong “Đánh Giá Đợt 1” xóa đối tƣợng đánh giá có Mã NV là A2.



3. Click chọn tab [II. Đối Tƣợng Đánh Giá].

4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã NV] là “A2”. Click nút [Xóa], click nút [OK] để chấp nhận xóa.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Kế Hoạch Đánh Giá KPIs] ngƣời dùng tham khảo tài liệuchƣơng 2 để hiểu




VIII. Khởi tạo ngƣời đánh giá Hệ thống hỗ trợ login theo 02 phƣơng thức (user và mã NV) để thực hiện đánh giá.

Nội dung thực hành: Khai báo 2 user đăng nhập “quan_nguyen” và “Quan_Ly” để thực hiện đánh giá cho

đợt “Đánh Giá Đợt 1”, trong đó user “Quan_Ly” có hệ số là 2.



3. Click chọn tab [III. Ngƣời Đánh Giá].

4. Tại vùng [Ngƣời Dùng (User Account)], click nút [Chọn], màn hình hiển thị form [Chọn Ngƣời Dùng].

GHI CHÚ:





5. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngƣời dùng] là “quan_nguyen”, “Quan_Ly”, click nút [Thực

Hiện].

6. Mặc định khi chọn ngƣời đánh giá, hệ thống sẽ gán hệ số =1 và đƣợc hiển thị ở cột [Trọng Số]. Thực

hiện các bƣớc nhƣ sau để thay đổi hệ số tiêu chí dùng thực hiện đánh giá

a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Ngƣời Dùng] là “Quan_Ly”.


c. Tại cột [Trọng Số], nhập “2”.





Hƣớng dẫn chỉnh sửa thông tin ngƣời đánh giá

Nội dung thực hành: Khai báo viên có Mã NV là “A2” để thực hiện đánh giá cho đợt “Đánh Giá Đợt 1”, với

hệ số là 1.5.



3. Click chọn tab [III. Ngƣời Đánh Giá].

4. Tại vùng [Nhân Viên (Employee)], click nút [Chọn], màn hình hiển thị form [Chọn Nhân Viên]. Click

chọn dòng dữ liệu có cột Mã NV là A2, click nút [Thực Hiện].

GHI CHÚ:





5. Mặc định khi chọn nhân viên làm giám khảo đánh giá, hệ thống sẽ gán hệ số =1 và đƣợc hiển thị ở cột

[Trọng Số]. Thực hiện các bƣớc nhƣ sau để thay đổi hệ số tiêu chí dùng thực hiện đánh giá

a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã NV] là “A2”.


c. Tại cột [Trọng Số], nhập “1.5”.





IX. Khởi tạo tiến trình đánh giá Tiến trình đánh giá đƣơc sử dụng để khai báo từng giai đoạn đánh giá cho kế hoạch đánh giá có sử dụng tiến trình. Trong tiến trình đánh giá cho phép ngƣời dùng có thể thay đổi tiêu chí cũng nhƣ ngƣời đánh giá cho phù

hợp với thay đổi chính sách cũng nhƣ điều kiện đánh giá.


Nội dung thực hành: Khởi tạo tiến trình đánh giá “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012” trong thƣ

mục đánh giá “Tổng hợp T3.2012”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tiến Trình Kế Hoạch KPIs].

2. Click chọn dòng dữ liệu của đợt đánh giá có cột [Ký Hiệu] là “DG1”. Trong vùng [Tiến Trình Đánh

Giá]. Click nút [Tạo Mới].

3. Màn hình hiển thị form dạng cột cho ngƣời dùng khai báo thông tin.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Tiến Trình Kế Hoạch KPIs] ngƣời dùng tham khảo tài liệuchƣơng 2 để


GHI CHÚ:

Kế hoạch đánh giả chỉ đƣợc hiển thị tại chức năng [Tiến trình Đánh Giá KPIs] khi:

- Check chọn [Dùng Tiến Trình] khi khởi tạo kế hoạch đánh giá (xem phần IV).

- Tại cột [Ngày Xem Hồ Sơ] chọn ngày nằm trong khoảng “Từ Ngày – Đến Ngày”.



a. Tại cột [Phƣơng Thức] click nút để chọn phƣơng thức “Tổng hợp”.

b. Tại cột [Mô Tả] nhập “Tổng hợp T3.2012”.

c. Tại cột [Từ Ngày] click nút để chọn ngày bắt đầu thực hiện đánh giá, click chọn ngày

“1/3/2012”.

d. Tại cột [Đến Ngày] click nút để chọn ngày kết thúc thực hiện đánh giá, click chọn ngày

“31/3/2012”.

e. Tại cột [Tình Trạng] click nút để chọn tình trạng của tiến trình đánh giá, click chọn “Đang vận

hành”.

f. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin khởi tạo.

g. Tại vùng [Tiến Trình Đánh Giá], chọn tiến trình [Tổng hợp T3.2012], click nút [Tạo Mới].

h. Tại cột [Phƣơng Thức] click nút để chọn phƣơng thức “Đánh giá”.










i. Tại cột [Mô Tả] nhập “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012”.

j. Tại cột [Từ Ngày] click nút để chọn ngày bắt đầu thực hiện đánh giá, click chọn ngày

“1/3/2012”.

k. Tại cột [Đến Ngày] click nút để chọn ngày kết thúc thực hiện đánh giá, click chọn ngày

“10/3/2012”.

l. Tại cột [Tình Trạng] click nút để chọn tình trạng của tiến trình đánh giá, click chọn “Đang vận

hành”.

m. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin khởi tạo.










X. Thực hiện đánh giá KPIs

Danh sách KPI thực hiện đánh giá bao gồm kế hoạch KPI đã định và tiến trình tƣơng ứng với các kế hoạch KPI

đã khai báo.

Từ thông tin thực hiện đánh giá này sẽ đƣa ra bảng kết quả và các báo cáo cho ngƣời quản lý tham khảo.

Nội dung thực hành: Thực hiện đánh giá tiến trình “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012” trong kế

hoạch “Đánh giá đợt 1” ở user [quan_nguyen].

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Thực Hiện Đánh Giá KPIs].

2. Chọn dòng dữ liệu của tiến trình có cột [Mô Tả] là “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012”.

CHÚ Ý

Tiến trình đánh giá chỉ đƣợc hiển thị ở chức năng [Thực Hiện Đánh Giá KPIs] khi:

- Tại cột [Ngày Xem Hồ Sơ] chọn ngày nằm trong khoảng [Từ Ngày – Đến Ngày] của tiến

trình đánh giá. - Khởi tạo tiến trình đánh giá (xem phần VIII) với [Trạng Thái] là “Đang thực hiện”.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Thực Hiện Đánh Giá KPIs] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để




3. Vùng thông tin dữ liệu bên dƣới gồm 2 phần: phần thông tin nhân viên và phần hiển thị danh sách tiêu chí

cho ngƣời dùng thực hiện đánh giá nhân viên.

Hình minh họa: : Vùng thực hiện đánh giá

Hình minh họa: : Vùng hiển thị thông tin nhân viên



4. Tại vùng hiển thị thông tin nhân viên, Click biểu tƣợng Record để chọn nhân viên cần đánh giá.

5. Tại vùng thực hiện đánh giá, lần lƣợt nhập kết quả đánh giá

a. Tại cột [Chất lƣợng công việc hoàng thành] nhập giá trị “75”.

b. Tại cột [Thời gian hoàn thành công việc] nhập giá trị “50”

c. Tại cột [Kỹ năng lập kế hoạch] nhập giá trị “30”.

d. Tại cột [Tuân thủ nội quy của công ty] nhập giá trị “80”.

Ngoài ra, ngƣời dùng có thể chọn nhân viên để thực hiện đánh giá theo cách sau


b. Click chọn dòng dữ liệu chứa nhân viên cần thực hiện đánh giá.

Nút [Thoát Danh Sách]: mản hình quay trở lại hiển thị thông tin nhân viên theo dạng cột.

Xem tài liệu chương I để hiểu và vận hành chọn thông tin theo khái niệm [Record].



6. Click nút [Lƣu Trữ] trong vùng hiển thị thông tin nhân viên, click nút [OK] để xác nhận lƣu trữ.

Khi thực hiện đánh giá, tùy theo kiểu dữ liệu của tiêu chí mà ngƣời dùng có cách thực hiện đánh giá

khác nhau. Có 7 kiểu dữ liệu sử dụng khi khai báo tiêu chí

1. KIỂU LỰA CHỌN: thực hiện đánh giá bằng cách chọn nội dung đã khai báo khi khởi tạo tiêu chí.

2. KIỂU SỐ: thực hiện đánh giá bằng cách nhập số điểm.

3. KIỂU KÝ TỰ: thực hiện đánh giá bằng cách nhập chữ (text) vào ô kết quả.

4. KIỂU NGÀY+GIỜ: thực hiện đánh giá bằng cách nhập (hoặc chọn) thời gian, định dạng

yyyy/MM/dd HH:mm:ss.

5. KIỂU BOOLEAN: thực hiện đánh giá bằng cách check hoặc không check chọn.

6. KIỂU NGÀY: thực hiện đánh giá bằng cách nhập (hoặc chọn) thời gian, định dạng yyyy/MM/dd.

7. KIỂU GIỜ: thực hiện đánh giá bằng cách nhập (hoặc chọn) thời gian, định dạng HH:mm.

Lần lượt thực hiện bước 4, 5 và 6 để đánh giá hết danh sách nhân viên trong đợt đánh giá.



XI. Theo dõi đánh giá KPIs Nội dung thực hành: xem kết quả của nhân viên có Mã nhân viên là “B1” ở tiến trình đánh giá “tuần 1 (từ

ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012” trong kế hoạch “Đánh giá đợt 1”.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Theo Dõi Đánh Giá KPIs].

2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Đánh giá đợt 1”.

3. Ở vùng [KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ], click biểu tƣợng để mở tiến trình.

CHÚ Ý:

Kết quả đánh giá chỉ đƣợc hiển thị tại chức năng [Theo Dõi Đánh Giá KPIs] khi ngày xem hồ sơ

nằm trong khoảng “Từ Ngày – Đến Ngày”.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Theo Dõi Đánh Giá KPIs] ngƣời dùng tham khảo tài liệuchƣơng 2 để hiểu




4. Ở vùng [KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ], click chọn dòng dữ liệu của tiến trình “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày

10) trong T3.2012”, click biểu tƣợng để mở thông tin nhân viên.

5. Click chọn vào ô nhân viên có Mã nhân viên là “B1”.

6. Click nút [Hoàn Tất] để kết thúc đợt đánh giá.



GHI CHÚ:

1. XEM KẾT QUẢ CỦA NHÂN VIÊN: ở vùng [KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ], chọn dòng dữ liệu chứa

thông tin nhân viên cần xem.

2. XEM KẾT QUẢ CỦA TIẾN TRÌNH: ở vùng [KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ], chọn dòng dữ liệu chứa

tiến trình cần xem.

3. XEM KẾT QUẢ TỔNG HỢP CỦA ĐỢT ĐÁNH GIÁ: ở vùng [KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ], chọn

dòng dữ liệu chứa tiến trình cần xem, trƣờng hợp có nhiều tiến trình con trong đợt đánh giá.




I. Khái niệm Ngày xem hồ sơ trong đánh giá KPI

Để quản lý hệ thống hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả nhất, eTimeGold cho phép ngƣời dùng xem lại các lƣu

vết dữ liệu trong quá khứ.

Khái niệm [Ngày xem hồ sơ] hỗ trợ ngƣời dùng xem thông tin lý lịch nhân viên theo thời gian nhân viên đó

đƣợc lƣu trữ trong hệ thống.

Hình minh họa: : Xem Kế hoạch đánh giá khi chọn Ngày Xem Hồ Sơ là 28 tháng 3 năm 2012

Hình minh họa: : Xem Kế hoạch đánh giá khi chọn Ngày Xem Hồ Sơ là 5 tháng 4 năm 2012



II. Phân cấp tiến trình đánh giá

Tiến trình đánh giá cũng đƣợc phân cấp theo dạng cây thƣ mục.

Nội dung thực hành: phân cấp tiến trình [Tháng 1] thành cấp con trực tiếp của tiến trình [Tháng 2] trong đợt

đánh giá tổng hợp [Đánh Giá Quý 1] trong đợt đánh giá “DG2”.


2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “DG2”.

3. Trong vùng [Tiến Trình Đánh Giá], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tiến Trình] là “Tháng 1”.

4. Click chọn tiến trình “Tháng 1” và Drag (rê chuột) cùng lúc đến vị trí dòng dữ liệu có cột [Tiến Trình]

là “Tháng 2”.

5. Thả chuột để hoàn thành thao tác phân cấp

GHI CHÚ:






III. Thay đổi tiêu chí đánh giá theo tiến trình đánh giá Để phù hợp với yêu cầu đánh giá thực tế, hệ thống cung cấp cho ngƣời dùng giao diện để thêm, bớt tiêu chí theo

tiến trình đánh giá.

Nội dung thực hành: trong đợt đánh giá “DG1”, tiến trình “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012”,

loại bỏ tiêu chí “DG/SaleG/001”, đồng thời thêm tiêu chí “DG/SaleG/003” có hệ số 1.5 để thực hiện đánh giá.


2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “DG1”.

3. Thực hiện các bƣớc sau để loại bỏ tiêu chí mã “DG/SaleG/001”.

a. Trong vùng [Tiến Trình Đánh Giá], mở biểu tƣợng để mở thƣ mục tiến trình. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tiến Trình] là “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012”.

GHI CHÚ:





b. Trong vùng [Tiêu Chí Chung], mở biểu tƣợng để mở thông tin chi tiết của tiêu chí. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “DG/SaleG/001”.

c. Click nút [Loại Bỏ].

4. Thực hiện các bƣớc sau để thêm vào tiêu chí mã “DG/SaleG/003”.

GHI CHÚ:

Nút : lấy lại tiêu chí đã loại bỏ.

Tiêu chí đã bị loại bỏ sẽ hiển thị màu đỏ gạch giữa, những tiêu chí này không có hiệu lực trong

danh sách thực hiện đánh giá.



a. Trong vùng [Tiến Trình Đánh Giá], mở biểu tƣợng để mở thƣ mục tiến trình. Click chọn

dòng dữ liệu có cột [Tiến Trình] là “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012”.

b. Trong vùng [Tiêu Chí Mới], Click nút [Chọn]. Màn hình hiển thị form [Chọn Tiêu Chí…] chứa

danh sách tiêu chí cho ngƣời dùng lựa chọn.

c. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký hiệu] là “DG/SaleG/003”. Click nút [Thực Hiện].

d. Mở biểu tƣợng để xem chi tiết tiêu chí vừa chọn, click chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là

“DG/SaleG/003”. Click nút [Chỉnh Sửa].

e. Màn hình hiển thị form dạng cột cho ngƣời dùng chỉnh sửa. Tại cột [Trọng Số] nhập “1.5”. Click

nút [Lƣu Trữ].



5. Kết quả hiển thị sau khi hoàn thành nội dung thực hành



IV. Thay đổi ngƣời đánh giá theo tiến trình đánh giá Có thể thay đổi ngƣời đánh giá là [Ngƣời dùng (user)] hoặc [Nhân viên (Employee)] để tham gia trong tiến

trình đánh giá.

Nội dung thực hành: trong đợt đánh giá “DG1”, tiến trình “tuần 1 (từ ngày 1 đến ngày 10) trong T3.2012”,

thêm nhân viên có Mã NV là “A3” vào danh sách ngƣời đánh giá thuộc nhóm “Nhân viên (Employee)”, có hệ

số 0.5 để thực hiện đánh giá.


2. Chọn dòng dữ liệu có cột [Ký Hiệu] là “DG1”. Click chọn tab [Ngƣời đánh giá].

3. Thực hiện các thao tác sau để thêm nhân viên có Mã NV là “A3” vào danh sách ngƣời đánh giá

a. Trong vùng [Phân Công Mới], click chọn tab [Nhân Viên (Employee)].

b. Click nút [Chọn], màn hình mở form [Chọn Nhân Viên], click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã

NV] là “A3”, click nút [Thực Hiện].

GHI CHÚ:





c. Mặc định khi thực hiện chọn xong nhân viên, hệ thống sẽ gán hệ số cho ngƣời đánh giá là 1.

d. Trong tab [Nhân Viên (Employee)], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã Nhân Viên] là “A3”.

e. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị form dữ liệu dạng cột co ngƣời dùng chỉnh sửa.

f. Tại cột [Trọng Số], nhập “0.5”. Click nút [Lƣu Trữ].

4. Kết quả hiển thị khi hoàn tất nội dung thực hành

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 19 : Tuyển Dụng


Chƣơng 19

Tuyển Dụng


dung sau:

Thiết lập và lƣu trữ hồ sơ tuyển dụng nhân lực trên eTimeGold.

Sử dụng nguồn ứng viên từ trang việc làm (vieclam.dnd.vn) của Đa Năng.

Tự thiết lập tiêu chí và trọng số tiêu chí phục vụ cho việc phỏng vấn ứng viên.

Hoạch định kế hoạch tuyển dụng.

Phần mềm tự động trích lọc ứng viên phù hợp cho đợt tuyển dụng căn cứ vào các thông tin trong CV

của ứng viên.

Phỏng vấn và đánh giá ứng viên trực tuyến trên eTimeGold.

Xét duyệt ứng viên vào vòng sau hoặc tuyển dụng thành nhân viên.

Truy xuất báo cáo thông tin chi tiết của ứng viên.

Truy xuất danh sách ứng viên tổng hợp.

Truy xuất kết quả các vòng phỏng vấn.



I. Khởi tạo hồ sơ ứng viên


Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo một hồ sơ ứng viên cơ bản.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ sơ ứng viên].

2. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu tạo một hồ sơ ứng viên mới.

3. Nhập liệu thông tin chung.

Nút [Cập Nhật]: Dùng để chỉnh sửa những thông tin đã khởi tạo.

Nút [Xoá] : Để xoá hẳn hồ sơ ứng viên đang chọn.

Nút [Danh Sách] : Dùng để hiển thị list danh sách hồ sơ ứng viên.

Nút [Báo Cáo] : Dùng để xem báo cáo danh sách ứng viên và cho phép ngƣời dùng lƣu báo cáo về

máy tính với nhiều định dạng khác nhau.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Hồ sơ ứng viên] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




a. Cột [Họ & tên lót] nhập “Nguyễn Hoàng”.

b. Cột [Tên] nhập “Sơn”.

c. Cột [Giới Tính] chọn Nam.

d. Cột [Hôn Nhân] chọn Độc thân.

e. Cột [Ngày Sinh] chọn 03/01/1986 hoặc nhập 01/03/1986.

f. Cột [Ngày nộp hồ sơ] chọn 15/03/1986 hoặc nhập 03/15/1986.

4. Nhập liệu thông tin cá nhân.

a. Cột [Số điện thoại] nhập “(08) 39979040”.

b. Cột [Số di động] nhập “0977588635”.

c. Cột [Địa chỉ email] nhập “[email protected]”.

d. Cột [Quốc Tịch] chọn Ngƣời Việt Nam.

e. Cột [Thành Phố] chọn Thành phố HCM.

f. Cột [Quốc Gia] chọn Việt Nam.

5. Nhập liệu thông tin công việc mong muốn.

a. Cột [Vị Trí Mong Muốn] nhập “Nhân Viên”.

b. Cột [Cấp Bậc Mong Muốn] click nút , bảng chọn cấp bậc hiện ra, click chọn tên cấp bậc là

Nhân viên, tiếp chọn [Thực Hiện].

c. Cột [Mức Lƣơng Hiện Tại] nhập “4500000”.

d. Cột [Mức Lƣơng Mong Muốn] nhập “6000000”.

e. Cột [Loại Tiền] chọn VNĐ.

f. Cột [Loại Hình Công Việc] check chọn Toàn Thời Gian Cố Định.

g. Cột [Quy Mô Công Ty] click nút và chọn 25-99.

h. Cột [Nơi Làm Việc Mong Muốn] click chọn Thành Phố HCM , chọn nút để chọn lựa.

i. Cột [Ngành Nghề Mong Muốn] click chọn IT-Phần cứng/Mạng , chọn nút để chọn lựa.

j. Cột [Bạn có thể đổi chỗ ở vì yêu cầu công việc] check chọn Có.

k. Cột [Bạn có thể đi công tác] check chọn Có.

GHI CHÚ:

Ngoài những cột bắt buộc nhập liệu có dấu sao đỏ, ngƣời dùng sẽ tự bổ sung các thông tin phụ, không bắt

buộc ở các tab Kinh Nghiệm Làm Việc, Học Vấn, Kỹ Năng, Tham Khảo.



6. Chọn nút [Lƣu Trữ] để thực hiện lƣu lại hồ sơ ứng viên vừa khởi tạo.

Nút [Lƣu Trữ]: Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo.

Nút [Lƣu và Tạo Mới]: Dùng để lƣu lại thông tin khởi tạo và đồng thời mở ra form tạo mới.




II. Lập kế hoạch tuyển dụng Tại chức năng Lập kế hoạch tuyển dụng ngƣời dùng sẽ thiết lập đƣợc kế hoạch tuyển dụng, với số lƣợng ngƣời

tham gia phỏng vấn.

Nguồn tuyển dụng sẽ đƣợc lấy từ 2 nguồn, nguồn từ hồ sơ ứng viên và từ website vieclam.dnd.vn


Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo một kế hoạch tuyển dụng và chọn ứng viên từ hai nguồn, hồ sơ ứng

viên và website việc làm có số năm kinh nghiệm lớn hơn hoặc bằng 3.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Lập kế hoạch tuyển dụng].

2. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu tạo một hồ sơ ứng viên mới.


Nút [Xoá] : Dùng để xoá kế hoạch tuyển dụng đang chọn.

Nút [Danh Sách] : Dùng để hiển thị list danh sách các kế hoạch tuyển dụng đã tạo.

Nút [Báo Cáo] : Dùng để xem báo cáo danh sách kế hoạch tuyển dụng và cho phép ngƣời dùng lƣu

báo cáo về máy tính với nhiều định dạng khác nhau.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Lập kế hoạch tuyển dụng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu




3. Khai báo thông tin kế hoạch.

a. Tại cột [Mô Tả] nhập “Kế hoạch tuyển dụng kỹ thuật quý 2”.

b. Tại cột [Từ Ngày] click chọn ngày 01/04/2012 hoặc nhập trực tiếp 04/01/2012.

c. Tại cột [Đến Ngày] click chọn ngày 30/06/2012 hoặc nhập trực tiếp 06/30/2012.

d. Tại cột [Số lƣợng tuyển] nhập “5”.

e. Tại cột [Lần phỏng vấn] nhập “2”.

f. Cột [Ghi chú] không bắt buộc nhập liệu.

4. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo kế hoạch tuyển dụng mới.







5. Lọc tìm kiếm ứng viên từ các nguồn.

a. Click chọn [Tìm kiếm ứng viên].

b. Tại cột [Nguồn Tìm Kiếm] click chọn Tất Cả.

c. Tại cột [Số năm kinh nghiệm] nhập “3”.

GHI CHÚ:

Bảng điều kiện lọc có nhiều điều kiện lọc khác nhau nhằm giúp ngƣời sử dụng lọc đƣợc chi

tiết nhân viên cần mời phỏng vấn từ các nguồn Hồ Sơ Ứng Viên và Website vieclam.dnd.vn

Cột [Nguồn tìm kiếm] sẽ có 3 lựa chọn.

+ Từ nguồn ứng viên của công ty: Lọc trong danh sách tất cả ứng viên đã có trong hồ sơ ứng

viên.

+ Từ nguồn trên website việc làm: Lọc trong danh sách tất cả ứng viên đã đăng ký hồ sơ xin

việc làm trên trang chủ www.vieclam.dnd.vn

+ Tất cả: Lọc tất cả các ứng viên từ 2 nguồn nói trên.



d. Click chọn [Tìm Kiếm] để thực hiện lọc tìm kiếm.

e. Kết quả lọc tìm.

f. Click chọn ứng viên phù hợp và click chọn [Chọn Ứng Viên] để tiến hành chọn ứng viên vào kế

hoạch tuyển dụng đang chọn.

Nút [Xoá ]: Dùng để xoá những ứng viên đang chọn ra khỏi danh sách.

Nút [Refresh] : Làm mới lại danh sách ứng viên.



6. Hiệu lực kế hoạch tuyển dụng.



III. Kết quả tuyển dụng Sau khi hiệu lực kế hoạch tuyển dụng thì ngƣời dùng có thể chia kế hoạch này thành nhiều đợt phỏng vấn .

Mỗi đợt ngƣời dùng có thể khởi tạo các tiêu chí để cho điểm.

Sau khi cho điểm (trực tiếp, hoặc điểm tiêu chí) ngƣời dùng sẽ chọn các ứng viên trúng tuyển vào danh sách.


Nội dung thực hành: Tạo mới một đợt phỏng vấn trong kế hoạch tuyển dụng, lập tiêu chí đánh giá, tiến hành

cho điểm và chọn ứng viên trúng tuyển.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Kết quả tuyển dụng].

2. Chọn “Kế hoạch tuyển dụng kỹ thuật quý 2”.

3. Click chọn [Tạo Mới] tại ĐỢT PHỎNG VẤN.

a. Tại cột [Mô Tả] nhập “Đợt phỏng vấn tháng 4”.

b. Tại cột [Ngày Bắt Đầu] click chọn ngày 01/04/2012 hoặc nhập trực tiếp 04/01/2012.

c. Tại cột [Ngày Kết Thúc] click chọn ngày 30/04/2012 hoặc nhập trực tiếp 04/30/2012.

d. Cột [Ghi chú] không bắt buộc nhập liệu.

e. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn thành khai báo đợt phỏng vấn mới.





GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Kết quả tuyển dụng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




4. Chọn ứng viên vào đợt phỏng vấn.

5. Thiết lập tiêu chí đánh giá ứng viên, click chọn [Mở tiêu chí tuyển dụng].

a. Click chọn tạo mới để khởi tạo một tiêu chí đánh giá mới.

b. Tại cột [Mô Tả] nhập “Trình độ chuyên môn”.

c. Cột [Hệ Số] nhập “3”.

Nút [Chọn Từng Ứng Viên]: Dùng để chọn những ững viên ngoài danh sách có trong kế hoạch đã

khởi tạo, từ nguồn hồ sơ ứng viên và website việc làm.

Nút [Cập nhật]: Dùng để cho điểm trực tiếp từng ứng viên đƣợc chọn.

Nút [Xoá] : Dùng để xoá ứng viên đang chọn ra khỏi danh sách.

Nút [Chọn Trúng Tuyển] : Dùng để chọn những ứng viên đang chọn vào danh sách trúng tuyển.



d. Cột [Ngƣời Phỏng Vấn] nhập tên ngƣời phỏng vấn tiêu chí đang khởi tạo “Nguyễn Văn Hùng”.

e. Cột [Hệ Số Ngƣời Phỏng Vấn] nhập “2”.

f. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo tiêu chí.

g. Click chọn tab [Cho Điểm Ứng Viên Theo Tiêu Chí] để tiến hành cho điểm theo list tiêu chị đã

chọn.

h. Chọn [Cập nhật] để nhập điểm cho phần tiêu chí đang chọn.

i. Tại cột [Điểm Số] nhập “5”.






j. Kết quả điểm tiêu chí đã nhân với hệ số tiêu chí.

6. Chọn ứng viên click chọn [Chọn Trúng Tuyển] để chọn những nhân viên trúng tuyển.

7. Danh sách nhân viên đã đƣợc trúng tuyển.



IV. Hoàn tất tuyển dụng Sau khi chọn ứng viên trúng tuyển thì thông tin ứng viên này sẽ đƣợc chuyển đến chức năng [Hoàn Tất Tuyển

Dụng] để bổ sung thông tin phòng ban, chức vụ... để cập nhật trực tiếp vào hồ sơ nhân viên của công ty.


Nội dung thực hành: Bổ sung thông tin cho một ứng viên trúng tuyển và cập nhật vào danh sách nhân viên

công ty.

a. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hoàn tất tuyển dụng].

b. Chọn ứng viên cần bổ sung thông tin.

a. Chọn nhanh ứng viên qua nút record.

b. Chọn ứng viên qua nút Danh Sách.

c. Tại cột [Ngày Gia Nhập] chọn ngày 1/03/2012 hoặc nhập 03/01/2012.

d. Click chọn nút [Browse] để chọn đƣờng dẫn upload hình lên cho hồ sơ đang chọn.

e. Bổ sung thông tin công ty.

a. Chọn tab [Thông tin công ty].

b. Tại cột [Mã AC] nhập “100”.

c. Tại cột [Mã nhân viên] nhập “A100”.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Hoàn tất tuyển dụng] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




d. Tại cột [Mã phòng ban] chọn nút lookup , form chọn phòng ban mở ra, click chọn phòng ban

Kinh Doanh, click chọn Thực Hiện để hoàn thành sự lựa chọn.

e. Tại cột [Mã chức vụ] chọn nút lookup , form chọn chức vụ mở ra, click chọn tên chức vụ Nhân

Viên , click chọn Thực Hiện để hoàn thành sự lựa chọn.

f. Tại cột [Gross/Net] click chọn Gross.

g. Tại cột [Công Đoàn] click chọn Có.

h. Tại cột [Kiểm Thẻ Vào] click chọn Kiểm Vào.

i. Tại cột [Kiểm Thẻ Ra] click chọn Kiểm Ra.



f. Click chọn nút [Cập Nhật] để lƣu lại thông tin vừa khai báo thêm.

g. Click chọn nút [Hoàn Tất] để chuyển thông tin qua chức năng hồ sơ nhân viên.

h. Click chọn chức năng Hồ Sơ Nhân Viên để xem kết quả sau khi hoàn thành quá trình tuyển dụng.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Hồ sơ nhân viên] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách


Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chƣơng 20 : Đào Tạo


Chƣơng 20

Đào Tạo


dung sau:

Phát phiếu điện tử thu thập nhu cầu đào tạo.

Nhận phiếu yêu cầu đào tạo điện tử từ các bộ phận, chi nhánh.

Bản cam kết sau đào tạo.

Khai báo và lƣu trữ danh sách các trung tâm đào tạo.

Hoạch định các khóa đào tạo thích hợp với nhu cầu đạo tạo của công ty.

Lập kế hoạch các đợt đào tạo.

Đánh giá khóa đào tạo và kết quả đào tạo.

Phiếu điện tử đánh giá trung tâm và giảng viên đào tạo

Quản lý lịch sử đào tạo trong công ty.

Truy xuất báo cáo thông tin chi tiết về các trung tâm đào tạo.

Truy xuất báo cáo thông tin chi tiết về khóa đào tạo.

Truy xuất báo cáo thông tin chi tiết về các đợt đào tạo

Truy xuất báo cáo kết quả đào tạo theo tiêu chí: min, max, between, average.



I. Cài Đặt Đào Tạo Chức năng này sẽ giúp ngƣời sử dụng khởi tạo danh sách các lĩnh vực đào tạo, hình thức đào tạo, đối tƣợng đào

tạo để sử dụng cho khai báo sau này.


Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo Lĩnh Vực Đào Tạo, Hình Thức Đào Tạo, Đối Tƣợng Đào Tào.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Cài Đặt Đào Tạo].

2. Khởi tạo lĩnh vực đào tạo.

a. Tại tab Lĩnh Vực Đào Tạo, click chọn Tạo Mới.

b. Tại cột [Mô Tả] nhập “Mạng Viễn Thông”.

c. Chọn nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo một lĩnh vực đào tạo.




Nút [Xoá] : Dùng để xoá hẳn cài đặt đang chọn.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Cài Đặt Đào Tạo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




d. Kết quả sau khi lƣu trữ.

3. Khởi tạo hình thức đào tạo.

a. Click chọn tab Hình Thức Đào Tạo.

b. Click chọn [Tạo Mới].

c. Tại cột [Mô Tả] nhập “Trong Nước”.

d. Click chọn [Lƣu Trữ] để lƣu trữ lại thông tin vừa khai báo.





Nút [Xoá] : Dùng để xoá hẳn hình thức đào tạo đang chọn.



e. Kết quả sau khi lƣu trữ.

4. Khởi tạo đối tƣợng đào tạo.

a. Click chọn tab Đối Tƣợng Đào Tạo.

b. Click chọn [Tạo Mới] để khởi tạo một đối tƣợng mới.

c. Tại cột [Mô Tả] nhập “Nhân viên kỹ thuật”.

d. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo.

e. Kết quả sau khi lƣu trữ.





Nút [Xoá] : Dùng để xoá hẳn đối tƣợng đào tạo đang chọn.



II. Trung Tâm Đào Tạo Chức năng này cho phép ngƣời sử dụng khởi tạo ra danh sách các trung tâm đào tạo phục vụ cho việc khai báo

đào tạo sau này.


Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo một trung tâm đào tạo mới.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Trung Tâm Đào Tạo].

2. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khởi tạo.

a. Tại cột [Mã Trƣờng] nhập “TTDT011”.

b. Tại cột [Tên Trƣờng] nhập “APTECH HCMC”.

c. Tại cột [Điện Thoại] nhập “(08) 39252552”.

d. Tại cột [Fax] nhập “(08) 39252550”.

e. Tại cột [Ngƣời liên hệ] nhập “(08) 39252552”.

f. Tại cột [Địa Chỉ] nhập “Số 7 Nam Quốc Cang, Quận I, Tp HCM”.

Bắt buộc khai báo.

Bắt buộc khai báo. Không được nhập trùng. Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.



Nút [Xoá] : Dùng để xoá hẳn trung tâm đào tạo đang chọn.

Nút [Danh Sách]: Dùng để hiển thị list danh sách các trung tâm đào tạo đã khởi tạo.

Nút [Báo Cáo]: Dùng để hiển thị báo cáo về danh sách các trƣờng đào tạo và xuất những báo cáo này

ra nhiều định dạng khác nhau.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Trung Tâm Đào Tạo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




g. Tại cột [Lĩnh Vực] click chọn nút lookup , form [Chọn Lĩnh Vực Đào Tạo] hiện ra có danh

sách các lĩnh vực đã tạo trƣớc đó, click chọn [Thiết Kế Web], click chọn [Thực Hiện].

h. Tại cột [Đánh Giá] click chọn nút để sổ ra danh sách lựa chọn đánh giá, click chọn loại “Khá”.

i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Chất lượng đào tạo khá”.





3. Click chọn [Cập Nhật] để hoàn thành việc khởi tạo mới một trung tâm đào tạo.

4. Kết quả sau khi khởi tạo thêm một trung tâm đào tạo.






III. Khóa Đào Tạo

Chức năng này cho phép ngƣời sử dụng khởi tạo ra danh sách các trung tâm đào tạo phục vụ cho việc khai báo

đào tạo sau này.


Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo một trung tâm đào tạo mới.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khóa Đào Tạo].

2. Click chọn [Tạo Mới] để tiến hành tạo mới một khóa đào tạo.

a. Tại cột [Mã Khóa] nhập “DT04”.

b. Tại cột [Khóa Đào Tạo] nhập “Đào Tạo Nhân Viên Kỹ Thuật Đợt II”.





Nút [Xoá] : Để xoá khóa đào tạo đang chọn.

Nút [Danh Sách]: Dùng để hiển thị list danh sách các khóa đào tạo.

Nút [Báo Cáo]: Dùng để hiển thị báo cáo về danh sách các khóa đào tạo và xuất những báo cáo này

ra nhiều định dạng khác nhau.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Khóa Đào Tạo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách [Đăng




c. Tại cột [Hình thức] click chọn nút lookup , form [Chọn Hình Thức Đào Tạo] hiện ra có danh

sách các hình thức đã khởi tạo, click chọn [Trong Nƣớc], chọn tiếp [Thực Hiện].

d. Tại cột [Trung Tâm Đào Tạo] click chọn nút lookup , form [Chọn Trung Tâm Đào Tạo] hiện ra và có liệt kê danh sách các trung tâm đào tạo đã khai báo, click chọn tên trung tâm APTECH

HCMC, và chọn [Thực Hiện].

e. Tại cột [Lĩnh Vực] click chọn nút lookup , form [Chọn Lĩnh Vực Đào Tạo] hiện ra có danh

sách các lĩnh vực đã tạo trƣớc đó, click chọn [Thiết Kế Web], chọn tiếp [Thực Hiện].






f. Tại cột [Đối Tƣợng] click chọn nút lookup , form [Chọn Đối Tƣợng Đào Tạo] hiện ra có danh sách đối tƣợng đã khởi tạo trƣớc đó, click chọn [Nhân viên kỹ thuật], chọn tiếp [Thực Hiện].

g. Tại cột [Ghi chú] nhập “Khóa đào tạo nhân viên kỹ thuật”.

3. Click chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại dữ liệu vừa khởi tạo.







4. Khai báo các môn học liên quan tới [Khóa Đào Tạo].

a. Tại tab [Môn Học] click chọn [Tạo Mới].

b. Tại cột [Mã Môn Học] nhập “MH001”.

c. Tại cột [Tên Môn Học] nhập “Thiết Kế Web Tĩnh”.

d. Tại cột [Lựa chọn/Điểm] click chọn Điểm.

e. Tại cột [Điểm Tối Thiểu] nhập “0”.

f. Tại cột [Điểm Tối Đa] nhập “10”.




Không được nhập trùng. Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.



Nút [Xoá] : Dùng để xoá hẳn cài đặt đang chọn.



g. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.

GHI CHÚ:

Nếu tại cột [Lựa chọn/Điểm] click chọn Lựa chọn thì phần Đánh giá môn học sẽ đƣợc dùng đến để

khai báo các thuộc tính lựa chọn.

Các bƣớc để khởi tạo thuộc tính lựa chọn đánh giá.


2. Tại cột [Xếp Loại] nhập “Loại A”.

3. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo đầu tiên.

Nếu có nhiều lựa chọn thì ngƣời dùng tiếp tục khai báo trên môn học đang chọn, có kiểu Lựa Chọn.






5. Click chọn Tab [Chứng Chỉ] để khai báo chứng chỉ sẽ nhận đƣợc sau khi hoàn thành khóa đào tạo.

a. Chọn [Tạo Mới] để khai báo tên chứng chỉ.

b. Tại cột [Mã Chứng Chỉ] nhập “CT005”.

c. Tại cột [Tên Chứng Chỉ] nhập “Joomla Designer”.

d. Tại cột [Phạm Vi] click chọn nút , click chọn Trong Nƣớc.

e. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Chứng chỉ Joomla Designer for Web”.

f. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.






Nút [Xoá] : Dùng để xoá hẳn dữ liệu đang chọn.



6. Khai báo Xếp Loại Chứng Chỉ.

a. Click chọn [Tạo Mới].

b. Tại cột [Xếp Loại] nhập “Hoàn Thành”.

c. Click chọn [Lƣu Trữ].

7. Hoàn thành khởi tạo chứng chỉ.





Nút [Xoá] : Dùng để xoá hẳn dữ liệu đang chọn.



IV. Quản Lý Đào Tạo

Tại chức năng này ngƣời sử dụng sẽ bắt đầu tạo một đợt đào tạo mới áp dụng cho nhân viên cần đƣợc đào tạo,

song song đó ngƣời sử dụng khai báo thêm tên của giảng viên.


Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo một một đợt đào tạo mới.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Quản Lý Đào Tạo].


a. Tại cột [Mã Đợt] nhập “DDT05”.

b. Tại cột [Tên Đợt] nhập “Đợt đào tạo kỹ thuật lần 2”.





Nút [Xoá] : Dùng để xoá hẳn đợt đào tạo đang chọn.

Nút [Danh Sách]: Dùng để hiển thị list danh sách các đợt đào tạo đã khởi tạo.

Nút [Báo Cáo]: Dùng để hiển thị báo cáo các đợt đào tạo và xuất những báo cáo này ra nhiều định

dạng khác nhau.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Quản Lý Đào Tạo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




c. Tại cột [Khóa Đào Tạo] click chọn nút lookup , tại form Chọn Khóa Đào Tạo, click chọn tên

khóa Đào Tạo Nhân Viên Kỹ Thuật Đợt II, click chọn tiếp [Thực Hiện].

d. Tại cột [Từ Ngày] click chọn ngày 01/04/2012 hoặc nhập 04/01/2012.

e. Tại cột [Đến Ngày] click chọn ngày 30/04/2012 hoặc nhập 04/30/2012.

f. Tại cột [Số lƣợng tham gia] nhập “3”.

g. Tại cột [Kinh Phí] nhập “1000000”.

h. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Đào tạo kỹ thuật tháng 4”.

i. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo đợt đào tạo.









3. Chọn nhân viên vào đợt đào tạo đang chọn.

a. Click [Chọn Nhân Viên].

b. Tại form Chọn Nhân Viên, click chọn tất cả nhân viên của phòng Kỹ Thuật (Chi nhánh

TpHCM), sau đó chọn [Thực Hiện].

4. Khai báo tên giảng viên cho từng môn học

a. Click chọn tab [Danh Sách Môn Học].

b. Click chọn môn học có [Mã Môn Học] chọn mã MH001.

c. Click chọn tab [Danh Sách Giảng Viên].

d. Chọn [Tạo Mới].


Nút [Xoá] : Dùng để xoá giảng viên đang đƣợc chọn.

Nút [Xóa Nhân Viên]: Xóa những nhân viên đang chọn.

Nút [Refresh] : Cập nhật danh sách nhân viên.



e. Tại cột [Tên Giảng Viên] nhập “Võ Văn Nhiên”.

f. Tại cột [Bậc Cấp] nhập “Thạc Sĩ”.

g. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Chuyên môn về web, lập trình.”

h. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại thông tin vừa khởi tạo.

5. Click chọn [Hoàn Tất], chọn OK để bắt đầu hiệu lực cho đợt đào tạo đang chọn.






V. Kết Quả Đào Tạo Tại chức năng này ngƣời sử dụng sẽ cho điểm nhân viên theo từng môn, và đánh giá chứng chỉ.


Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo một một đợt đào tạo mới.

1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Kết Quả Đào Tạo].

a. Click chọn đợt đào tạo có [Mã Đợt] là DDT05.

b. Click chọn nhân viên có STT 1 để bắt đầu cho điểm môn học.

2. Click chọn tab [Môn Học] và chọn [Tạo Mới].

3. Tiến hành chọn môn học và cho điểm nhân viên đang chọn.


Nút [Xoá] : Dùng để xoá giảng viên đang đƣợc chọn.

GHI CHÚ:

Nếu chƣa có chức năng [Kết Quả Đào Tạo] ngƣời dùng tham khảo tài liệu chƣơng 2 để hiểu cách




a. Tại cột [Tên Môn Học] click chọn nút lookup , tại form Chọn Môn Học click chọn môn học

có mã MH001 và chọn [Thực Hiện].

b. Tại cột [Số Điểm] nhập “8”..

c. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành việc cho điểm.

4. Đánh giá chứng chỉ.

a. Chọn tab [Chứng Chỉ].

b. Chọn [Tạo Mới] để hiển thị form nhập liệu.

c. Tại cột [Tên Chứng Chỉ] click chọn nút lookup , tại form Chọn Chứng Chỉ click chọn mã

chứng chỉ CT005 và chọn [Thực Hiện].




GHI CHÚ:

Cột [Xếp Loại] và [Số Điểm] sẽ đi theo cấu hình môn học đã đƣợc khởi tạo trƣớc đó



d. Tại cột [Đánh Giá] click chọn nút lookup , tại form Chọn Đánh Giá Chứng Chỉ click chọn

xếp loại Hoàn Thành và chọn [Thực Hiện].

e. Chọn [Lƣu Trữ] để lƣu lại đánh giá chức chỉ cho nhân viên đang chọn.

5. Sau khi hoàn thành cho điểm môn học, và đánh giá chứng chỉ chọn nút [Hoàn Thành] để lƣu lại đợt đào

tạo này vào lịch sử.






VI. Lịch Sử Đào Tạo Tại phần này ngƣời dùng sẽ xem đƣợc tất cả những đợt đào tạo đã hoàn thành.

Ngƣời dùng không có quyền chỉnh sửa dữ liệu tạo chức năng [Lịch Sử Đào Tạo] nhƣng có thể trả lại đợt đào tạo

để thực hiện “Đánh Giá Lại”.

Nút [Báo Cáo]: Hiển thị bảng chi tiết kết quả các đợt đào tạo và cho phép lƣu báo cáo lại với nhiều dạng

khác nhau.

Nút [Refresh] : Cập nhật danh sách đợt đào tạo mới chuyển lên.

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ


Chƣơng 21



dung sau:

Phân chia chức danh theo phòng ban và chức vụ nhằm bảo mật chứng từ gửi lên (vd: trƣởng phòng A

chỉ có quyền quản lý nhân viên thuộc quyền của mình, không thấy chứng từ chờ xét duyệt của nhân

viên thuộc quyền quản lý của trƣởng phòng B).

Cấp quyền soạn thảo chứng từ cho 01 user trong công ty.

Cấp quyền chuyển tiếp chứng từ cho 01 user trong công ty.

Cấp quyền ký duyệt chứng từ cho 01 user trong công ty.

Ủy quyền ký duyệt chứng từ cho 01 user khác trong khoảng thời gian hạn định.

Ủy quyền tự động để phần mềm tự động chuyển chứng từ lên cấp kế tiếp.

Cách ghi chú ý kiến hoặc đánh giá đi kèm khi soạn thảo, chuyển tiếp hoặc xét duyệt các loại chứng từ.

Cấp quyền để cấp thấp hơn theo dõi tình trạng chứng từ đã nộp (đã đƣợc duyệt hay bác bỏ).

Tham vấn, tra cứu lịch sử chứng từ đã duyệt để phục vụ cho việc thống kê quản lý, tham khảo ra các

quyết định Nhân sự.

Một quy trình chứng từ sẽ có các bƣớc soạn thảo, xem xét đánh giá chuyển lên, hiệu lực cho chứng từ và lƣu lại .

Ngoài ra còn có các yêu cầu khác trong việc quản lý một quy trình chứng từ nhƣ có sự trả lại, hủy hay ủy quyền,

truy vết chứng từ linh hoạt thì eTimeGold hoàn toàn có thể đáp ứng đƣợc các nhu cầu này.




I. Phân cấp user theo cây thƣ mục Để thực hiện một quy trình chứng từ thì ngƣời dùng cần phải có các user để phục vụ cho quá trình xử lý chứng

từ.

Mỗi user sẽ có các chứng năng quản lý khác nhau và ở các cấp độ quyền hạn khác nhau.

Để làm đƣợc nhƣ vậy ngƣời dùng phải phân cấp những user này theo dạng cây thƣ mục và phân chia chức năng

quản lý cho hợp lý.


Nội dung thực hành: Từ user chính khởi tạo và phân cấp các user mới tạo thành một cây dạng cây thƣ mục.


2. Chọn [Tạo Mới] để khởi tạo một user mới.

a. Cột [Ngƣời dùng] nhập “UserTruongPhong”.

b. Cột [Mật khẩu] nhập “123”.

c. Cột [Xác nhận mật khẩu] nhập “123”.

d. Chọn [Lƣu & Tạo Mới] để tiếp tục tạo user tiếp theo.



e. Tƣơng tự tạo user [UserPhoPhong] mật khẩu “123”.

f. Chọn [Lƣu & Tạo Mới] để tạo ra user thứ 3.

g. Khởi tạo [UserNhanVien] mật khẩu “123”.

h. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất quá trình .

3. Kéo thả để phân cấp các user mới tạo thành dạng cây thƣ mục.

4. Click trái chuột vào [UserPhoPhong] trên lƣới dữ liệu và giữ chuột kéo thả vào [UserTruongPhong].

GHI CHÚ:

Sau khi thả chuột ra tại [UserTruongPhong] thì [UserPhoPhong] sẽ đƣợc thay đổi và nằm ở nhánh

dƣới của [UserTruongPhong].



5. Tiếp tục kéo thả [UserNhanVien] lên user [UserPhoPhong].

6. Sau khi hoàn thành thì các user mới tạo đã đƣợc phân cấp thành dạng cây thƣ mục.



II. Phân bổ quyền dữ liệu cho chứng từ Sau khi đã khởi tạo các user và phân cấp theo dạng cây thƣ mục thì ngƣời dùng đã có thể tiến hành phân quyền

dữ liệu cho các chứng từ cần thực hiện theo quy trình.


Nội dung thực hành: Phân quyền dữ liệu quản lý quy trình chứng từ cho chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn].


2. Chọn [UserTruongPhong]. 3. Tại [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] click [Tạo Mới] để tạo một nhóm chức năng.

GHI CHÚ:

Không phải chức năng nào cũng có khả năng đƣợc phân quyền dữ liệu để đi theo quy trình chứng từ.



4. Tại [Tên nhóm menu] nhập “Chứng từ”, chọn [Lƣu Trữ].

5. Tại [NHÓM MENU CHỨC NĂNG] chọn tên nhóm menu [Chứng Từ].

6. Tại [CHỨC NĂNG TRONG NHÓM] chọn [Tạo Mới] để khởi tạo chức năng quản lý.

7. Chọn biểu tƣợng lookup để mở ra bảng [Chọn Chức Năng].

8. Chọn [Nghỉ Vắng Dài Hạn] và chọn [Thực Hiện].



9. Tại cột [Tên Hiển Thị] nhập “Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt”.

10. Tại cột [Quyền quản lý] chọn dòng [Xét Duyệt].

11. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất việc phân bổ quyền dữ liệu cho user đầu tiên.

12. Tƣơng tự đối với [UserPhoPhong]

13. Tại cột [Quyền quản lý] chọn dòng [Chuyển Tiếp] chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành phân bổ chức năng.



14. Tiếp tục phân bổ tƣơng tự cho [UserNhanVien] với quyền [Soạn Thảo] trên chức năng [Nghỉ Vắng Dài

Hạn].



III. Hƣớng dẫn thực hiện quy trình chứng từ cơ bản Sau khi đã phân quyền dữ liệu cho các user thì ngƣời dùng đã có thể tiến hành đăng nhập vào các user này và

quản lý chức năng đã đƣợc phân chia.


Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình soạn thảo, chuyển và duyệt chứng từ nghỉ vắng dài hạn.

Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserNhanVien].

2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn] đã phân bổ.

3. Chọn [Tạo Mới] để bắt đầu soạn thảo một chứng từ mới.


b. Chọn nhân viên có mã AC là 1.


d. Tại cột [Từ Ngày] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “22/2/2012”.




e. Tại cột [Đến Ngày] click trỏ chuột vào biểu tƣợng chọn ngày “24/2/2012”.

f. Tại cột [Loại Nghỉ Vắng] click chuột vào biểu tƣợng lookup , màn hình hiển thị form [Chọn


g. Tại cột [Tên loại nghỉ vắng] click trỏ chuột chọn Phép bệnh PH.

h. Click chọn [Thực Hiện].

i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Đơn xin nghỉ phép bệnh cho nhân viên Nguyễn Thị Loan”.


5. Chọn [Nộp], click [Ok] để tiến hành đƣa chứng từ đã soạn lên user quản lý ở cấp trên.






Chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserPhoPhong].

2. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đăng ký nghỉ vắng dài hạn cho nhân viên mang mã

số “1”.


5. Chọn [Chuyển Tiếp], click [Ok] để đƣa chứng từ này lên user cấp cao hơn xét duyệt.


GHI CHÚ:




Duyệt chứng từ nghỉ vắng dài hạn

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserTruongPhong].

2. Chọn chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”.

3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đăng ký nghỉ vắng dài hạn cho nhân viên mang mã

số “1”.


5. Click nút [Duyệt], chọn [Ok].

GHI CHÚ:





I. Khởi tạo chức danh


Nội dung thực hành: Thực hiện khởi tạo chức danh mới trong công ty và phân cấp chức danh theo dạng cây thƣ

mục.


2. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khởi tạo một chức danh mới.

3. Tại cột [Tên Chức Danh] nhập “Giám Đốc”.

4. Tại cột [Mã Chức Danh] nhập “GiamDoc”.

GHI CHÚ:





5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo.

6. Tiến hành kéo thả chức danh [Trƣởng Phòng] lên chức danh [Giám Đốc] để thực hiện chia chức danh

theo nhánh dạng cây thƣ mục.

Sau khi đã phân cấp xong :

GHI CHÚ:

Chức danh [Giám Đốc] nhƣ hình trên đang quản lý tất cả nhân viên đang đƣợc các chức danh cấp

dƣới quản lý.


khác.




II. Giới hạn quyền quản lý bằng cách theo phòng ban,

chức vụ

Giám Đốc-----

----------Trƣởng Phòng : A01,B01

-------------------------------Phó Phòng: C01, D01

----------------------------------------------Nhân Viên: E01, G01, H01, J01, X01

Nghiệp vụ:

Trong khởi tạo chức danh ngoài việc khởi tạo tên và mã chức danh thì ngƣời dùng sẽ còn 2 lựa chọn : Chia theo

phòng ban, Chia theo chức vụ.

Nếu check vào chia theo phòng ban (không check chia theo chức vụ) tại vị trí trƣởng phòng thì khi ngƣời dùng

đăng nhập bằng user trƣởng phòng ngƣời dùng chỉ thấy đƣợc chính mình và các user con cùng phòng ban.

Chú ý :

A01 là trƣởng phòng Nhân Sự (Chức danh Trƣởng phòng - Chức vụ quản lý)

B01 là trƣởng phòng Kế Toán (Chức danh Trƣởng phòng - Chức vụ quản lý)

C01 là phó phòng nhân sự (Chức danh Phó phòng - Chức vụ quản lý)

D01 là phó phòng kế toán (Chức danh Phó phòng - Chức vụ quản lý)

E01, G01, H01 là nhân viên kế toán (Chức danh Nhân viên - Chức vụ Kế Toán)

J01, X01 là nhân viên nhân sự (Chức danh Nhân viên - Chức vụ Nhân sự).



VD: Nếu lấy A01 đăng nhập vào thì nó sẽ thấy chính nó là Trƣởng Phòng Nhân Sự A01, và Phó phòng Nhân Sự

C01, và các nhân viên nhân sự là J01 và X01.

Tƣơng tự check chia theo phòng ban tại vị trí phó phòng, nếu đăng nhập bằng user phó phòng C01 thì nó chỉ có

thể thấy chính nó là C01 và các user thuộc quyền quản lý của nó là J01, X01.

Nếu check vào chia theo chức vụ ở vị trí trƣởng phòng, khi ta login vào bằng user A01 ta sẽ thấy đƣợc các user

sau:

1. Không check chia theo phòng ban và chia theo chức vụ: A01, C01, D01.



2. Check chia theo phòng ban và check chia theo chức vụ: A01, C01.

Thuộc tính chia theo phòng ban và chia theo chức vụ có tính kế thừa

VD: Nếu check chia theo phòng ban ở vị trí trƣởng phòng thì ở các vị trí phó phòng và nhân viên nó cũng tự hiểu

là mình đang chia theo phòng ban, tuy ở đó không có check. Nhƣng chỉ có những user ở vị trí đƣợc check mới

thấy đƣợc sự kế thừa này.



III. Bảo mật chứng từ

Đặc điểm của việc bảo mật chứng từ.

Cấp quản lý chỉ tập trung vào việc đánh giá, ra quyết định trên các chứng từ chờ xét duyệt.

Công tác nhập liệu đƣợc phân tán ra các cấp quản lý thấp hơn.

Không cho phép chỉnh sửa các chứng từ đã duyệt.

Kiểm soát quá trình luân chuyển và tình trạng chứng từ.

Hỗ trợ truy vết dữ liệu và lƣu trữ lịch sử thông tin của các chứng từ.

Các bƣớc chuẩn bị để thiết lập một quy trình bảo mật.

1. Thiết lập chia theo chức danh để trƣởng phòng, phó phòng của phòng ban nào thì chỉ có khả năng thấy và

giải quyết các chứng từ của phòng ban đó.

2. Thiết lập hệ thống phân cấp user theo dạng cây thƣ mục và phân chia chức năng quản lý theo quy trình

cho các các cấp user.

a. Thiết lập user đại diện cho nhân viên : Có chức năng soạn thảo một chứng từ.



b. Thiết lập user đại diện cho phó phòng : Có chức năng chuyển tiếp một chứng từ.

c. Thiết lập user đại diện cho trƣởng : Có chức năng xét duyệt một chứng từ.



3. Thiết lập quyền login user cho nhân viên.

a. Thiết lập quyền login theo [UserNhanVien] cho nhân viên có chức danh là [Nhân Viên].



b. Thiết lập quyền login theo [UserPhoPhong] cho nhân viên có chức danh là [Phó Phòng].

c. Thiết lập quyền login theo [UserTruongPhong] cho nhân viên có chức danh là [Trƣởng Phòng].



Quy trình chứng từ theo phân cấp chức danh

Tóm tắt sự chuẩn bị :

-------Chức Danh Trƣởng Phòng : A01(Login với quyền của UserTruongPhong).

---------------------------- Chức Danh Phó Phòng: C01 (Login với quyền của UserPhoPhong).

------------------------------------------- Chức Danh Nhân Viên: E01, J01 (Login với quyền của UserNhanVien).

A01 có chức danh [Trƣởng Phòng] thuộc phòng ban [Nhân Sự].

C01 có chức danh [Phó Phòng] thuộc phòng ban [Nhân Sự].

E01 có chức danh [Nhân Viên] thuộc phòng ban [Kế Toán].

J01 có chức danh [Nhân Viên] thuộc phòng ban [Nhân Sự].

UserTruongPhong : Quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] quyền hạn [Xét Duyệt].

UserPhoPhong : Quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] quyền hạn [Chuyển Tiếp].

UserNhanVien : Quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] quyền hạn [Soạn Thảo].

Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn.

Bƣớc 1: Nhân viên có mã nhân viên E01(nhân viên kế toán) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng

Dài Hạn – Soạn] và soạn thảo chứng từ rồi chọn [Nộp].

GHI CHÚ:

Khi chọn nhân viên để soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn thì nhân viên E01 này chỉ thấy chính mình,

không thấy các nhân viên khác trong công ty.



Bƣớc 2: Nhân viên có mã nhân viên J01 (nhân viên nhân sự) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng

Dài Hạn – Soạn] và soạn thảo chứng từ rồi chọn [Nộp]

Chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn.

Nhân viên có mã nhân viên C01 (phó phòng nhân sự) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài

Hạn – Chuyển] và chọn [Chuyển] để đƣa chứng từ lên.

GHI CHÚ:

Phó phòng nhân sự C01 chỉ thấy chứng từ của chính nhân viên nhân sự gửi lên.

GHI CHÚ:

Khi chọn nhân viên để soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn thì nhân viên J01 này chỉ thấy chính mình,

không thấy các nhân viên khác trong công ty.



Chuyển tiếp chứng từ nghỉ vắng dài hạn.

Nhân viên có mã nhân viên A01 (trƣởng phòng nhân sự) đăng nhập vào hệ thống mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài

Hạn – Duyệt] và chọn [Duyệt] để để hoàn thành quy trình chứng từ.

GHI CHÚ:

Trƣởng phòng nhân sự A01 chỉ thấy chứng từ của chính phó phòng nhân sự gửi lên.



IV. Ủy Quyền Chứng Từ

Có 2 cách ủy quyền chứng từ

Ủy quyền tự động

Ủy quyền tự động chứng từ là hình thức chuyển thẳng chứng từ lên một cấp cao hơn dành cho những chứng từ

đƣợc phân quyền quản lý chuyển tiếp.


Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình chứng từ đăng ký [Nghỉ vắng dài hạn]. [UserNhanVien] sẽ soạn

thảo một chứng từ [Nghỉ vắng dài hạn] và chuyển lên , [UserPhoPhong] đã ủy quyền chứng từ [Nghỉ vắng dài

hạn] với quyền chuyển trƣớc đó, chứng từ sẽ đƣợc tự động đƣa lên một cấp. [UserTruongPhong] nhận chứng

từ và duyệt chứng từ để kết thúc quy trình.

Các bƣớc chuẩn bị:

Tại chứng năng [Quản Lý Ngƣời Dùng], ngƣời dùng khởi tạo hệ thống user có 3 cấp nhƣ sau:

Phân chức năng [Nghỉ vắng dài hạn] với các quyền quản lý tƣơng ứng cho mỗi user.

1. Thiết lập [UserNhanVien] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Soạn Thảo].



2. Thiết lập [UserPhoPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Chuyển Tiếp].

3. Thiết lập [UserTruongPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Xét Duyệt].



Thực hiện đăng ký ủy quyền tự động cho chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Chuyển] tại

[UserPhoPhong].

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserPhoPhong].

2. Click chọn biểu tƣợng để mở ra form [My Detail].

3. Click chọn tab [Ủy Quyền Chứng Từ] và chọn [Tạo Mới] để mở ra form khai báo.



4. Khai báo thông tin đăng ký ủy quyền.

a. Cột [Ngày hiệu lực] click biểu tƣợng để hiển thị cửa sổ chọn ngày tháng năm, chọn ngày

24/2/2012 (ngày bắt đầu hiệu lực ủy quyền).

b. Cột [Ngày hết hạn] click biểu tƣợng để hiển thị cửa sổ chọn ngày tháng năm, chọn ngày

29/2/2012 (ngày hết hiệu lực ủy quyền).

c. Cột [Loại ủy quyền] click biểu tƣợng và chọn [2. Tự Động].

d. Cột [Nhận Ủy Quyền] để mặc định (chỉ chọn khi ủy quyền đối tƣợng).

5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo ủy quyền.

6. Click chọn loại ủy quyền mới khởi tạo và click chọn nút [Hiệu Lực] để áp dụng chứng từ này.

Nút [Hiệu Lực]: Để chấp nhận ủy quyền đang chọn có hiệu lực, nếu chƣa đến ngày hiệu lực đã đặt ra thì hiệu lực này sẽ trong trạng thái chờ đến mốc thời gian quy định, nếu ngày hiệu lực trùng với ngày

hiện tại hoặc ở quá khứ thì ủy quyền sẽ có hiệu lực ngay.

Nút [Bỏ Hiệu Lực] : Dùng để thực thi hủy hiệu lực ủy quyền ngay lập tức, dù thời hạn ủy quyền vẫn

còn.

Nút [Lƣu Trữ]: Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi.




Thực hiện quy trình

Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn tại [UserNhanVien].

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng [UserNhanVien]. 2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn].
















i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ phép 2 ngày”.

4. Click chọn [Lƣu trữ] để hoàn thành việc khai báo.

5. Chọn [Nộp], click [Ok] để đƣa chứng từ lên.

Nút [Nộp]: Dùng để nộp lên chứng từ đang chọn và hiển thị.

Nút [Nộp Tất Cả] : Kết hợp với nút [Danh Sách], chọn những nhân viên cần nộp rồi chọn [Nộp Tất

Cả] để đồng loạt đƣa các chứng từ đã chọn lên.


khác.





Do đã ủy quyền tự động tại [UserPhoPhong] có chức năng chuyển tiếp chứng từ nghỉ

vắng dài hạn nên chứngtừ đã tự động chuyển lên cho [UserTruongPhong] và chờ xét

duyệt.

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng user [UserTruongPhong].

2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt] đang có chữ “New” nhấp nháy.

3. Quan sát phần ghi chú sẽ thấy đƣợc lịch sử đi lên của chứng từ.

4. Click [Duyệt], chọn [Ok] để hoàn thành quy trình và hiệu lực chứng từ.

Nút [Trả Lại]: Dùng để trả chứng từ đang chọn về một cấp cho user đã gửi lên.

Nút [Trả Lại Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để trả tất cả chứng từ đang chọn về một cấp cho

user đã gửi lên.

Nút [Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời duyệt tất cả các chứng từ đang chọn.

Nút [Không Duyệt]: Dùng để hủy chứng từ đang chọn.

Nút [Không Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời hủy tất cả các chứng từ đang

chọn.

Nút [Refresh]: để cập nhật chứng từ tại thời điểm hiện tại.

GHI CHÚ:




Ủy quyền đối tƣợng

Ủy quyền đối tƣợng chứng từ là hình thức chuyển chứng từ xuống một cấp dành cho những chứng từ đƣợc phân

quyền quản lý xét duyệt.


Nội dung thực hành: Thực hiện quy trình chứng từ đăng ký [Nghỉ vắng dài hạn]. [UserNhanVien] sẽ soạn

thảo một chứng từ [Nghỉ vắng dài hạn] và chuyển lên , [UserPhoPhong] chuyển chứng từ [Nghỉ vắng dài hạn]

lên một cấp. [UserTruongPhong] ủy quyền đối tƣợng chứng từ [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền duyệt cho

[UserTroLy], và tại đây [UserTroLy] sẽ duyệt chứng từ này.

Các bƣớc chuẩn bị:

Tại chứng năng [Quản Lý Ngƣời Dùng], ngƣời dùng khởi tạo hệ thống user nhƣ sau:

Phân chức năng [Nghỉ vắng dài hạn] với các quyền quản lý tƣơng ứng cho

mỗi user. 1. Thiết lập [UserNhanVien] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Soạn Thảo].

GHI CHÚ:

User nhận ủy quyền đối tƣợng là user dƣới một cấp của user ủy quyền và khác user chuyển chứng từ lên.



2. Thiết lập [UserPhoPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Chuyển Tiếp].

3. Thiết lập [UserTruongPhong] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Xét Duyệt].



4. Thiết lập [UserTroLy] quản lý chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý [Xét Duyệt].

Thực hiện đăng ký ủy quyền đối tƣợng cho chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Duyệt] tại

[UserTruongPhong].


2. Click chọn biểu tƣợng để mở ra form [My Detail].



3. Click chọn tab [Ủy Quyền Chứng Từ] và chọn [Tạo Mới] để mở ra form khai báo.

4. Khai báo thông tin đăng ký ủy quyền.

a. Cột [Ngày hiệu lực] click biểu tƣợng để hiển thị cửa sổ chọn ngày tháng năm, chọn ngày

25/2/2012 (ngày bắt đầu hiệu lực ủy quyền).

b. Cột [Ngày hết hạn] click biểu tƣợng để hiển thị cửa sổ chọn ngày tháng năm, chọn ngày

29/2/2012 (ngày hết hiệu lực ủy quyền).

c. Cột [Loại ủy quyền] click biểu tƣợng và chọn [1. Đối Tƣợng].

d. Cột [Nhận Ủy Quyền] click biểu tƣợng để hiện lên form chọn user dƣới 1 cấp để nhận ủy

quyền.

e. Click chọn[UserTroLy] chọn [Thực Hiện].

Nút [Lƣu Trữ]: Dùng để lƣu lại thông tin vừa khởi.




5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo ủy quyền.

6. Click chọn loại ủy quyền mới khởi tạo và click chọn nút [Hiệu Lực] để áp dụng chứng từ này.

Thực hiện quy trình

Soạn thảo chứng từ nghỉ vắng dài hạn tại [UserNhanVien].


2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn].




GHI CHÚ:

Quy trình thực hiện dƣới đây chỉ có [UserTruongPhong] ủy quyền đối tƣợng.

Nếu tại [UserPhoPhong] có ủy quyền tự động thì kết hợp với ủy quyền đối tƣợng của [UserTruongPhong]

chứng từ sau khi soạn thảo và nộp đi tại [UserNhanVien] chứng từ sẽ đến thẳng [UserTroLy].

Nút [Hiệu Lực]: Để chấp nhận ủy quyền đang chọn có hiệu lực, nếu chƣa đến ngày hiệu lực đã đặt ra

thì hiệu lực này sẽ trong trạng thái chờ đến mốc thời gian quy định, nếu ngày hiệu lực trùng với ngày

hiện tại hoặc ở quá khứ thì ủy quyền sẽ có hiệu lực ngay.

Nút [Bỏ Hiệu Lực] : Dùng để thực thi hủy hiệu lực ủy quyền ngay lập tức, dù thời hạn ủy quyền vẫn

còn.










i. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Xin nghỉ phép 2 ngày cho chị Tú”.

4. Click chọn [Lƣu trữ] để hoàn thành việc khai báo.


khác.








5. Chọn [Nộp], click [Ok] để đƣa chứng từ lên.

Nút [Nộp]: Dùng để nộp lên chứng từ đang chọn và hiển thị.

Nút [Nộp Tất Cả] : Kết hợp với nút [Danh Sách], chọn những nhân viên cần nộp rồi chọn [Nộp Tất

Cả] để đồng loạt đƣa các chứng từ đã chọn lên.



Chuyển tiếp chứng từ tại [UserPhoPhong].

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng user [UserPhoPhong].

2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Chuyển] đang có chữ “New” nhấp nháy.

3. Tại cột [Ghi chú] nhập “Chấp nhận chuyển cho sếp duyệt”.

4. Click [Chuyển Tiếp], chọn [Ok] để chuyển chứng từ đi lên cấp trên.




Nút [Chuyển Tiếp]: Chuyển chứng từ đang chọn lên một cấp.

Nút [Chuyển Tiếp Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời chuyển tiếp tất cả các chứng

từ đang chọn lên một cấp.



GHI CHÚ:




Do đã ủy quyền đối tƣợng tại [UserTrƣởngPhong] có chức năng xét duyệt chứng từ nghỉ

vắng dài hạn chứng từ đã tự động chuyển xuống [UserTroLy] để xử lý xét duyệt.

1. Đăng nhập vào hệ thống bằng user [UserTroLy].

2. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Chuyển] đang có chữ “New” nhấp nháy.

3. Tại cột [Ghi chú] nhập “Ok, Chấp nhận”.

4. Click [Duyệt], chọn [Ok] để hoàn thành quy trình và hiệu lực chứng từ.




Nút [Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời duyệt tất cả các chứng từ đang chọn.

Nút [Không Duyệt]: Dùng để hủy chứng từ đang chọn.

Nút [Không Duyệt Tất Cả]: Kết hợp với nút [Danh Sách] để đồng thời hủy tất cả các chứng từ đang

chọn.



GHI CHÚ:




V. Quản Lý Chứng Từ

Xem chứng từ đã gửi đi

Để xem lại những chứng từ đã gửi đi thì ngƣời quản lý cần phân thêm chức năng chứng từ quyền [Xem Lịch

Sử]. Và quyền này chỉ thích hợp áp dụng cho user ở cấp soạn thảo chứng từ.

Với quyền [Xem Lịch Sử] này user sẽ thấy những chứng từ của mình đã nộp lên, đang đi đến vị trí nào, đã đƣợc

duyệt hay chƣa, hay đã bị hủy.

Và với chức năng này user chỉ có thể xem mà không thực hiện đƣợc bất cứ sự thay đổi nào.

Nội dung thực hành: Xem lại những chứng từ đã đƣợc [UserNhanVien] nộp lên.

1. Tại chức năng [Quản lý ngƣời dùng] phân thêm chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền quản lý là

[Xem Lịch Sử].


3. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn - Xem].



4. Ngoài chức năng xem, ngƣời dùng user này sẽ không còn quyền nào khác.



Quản lý chứng từ đã đƣợc duyệt

Sau khi chứng từ đƣợc [Duyệt] thì những chứng từ này sẽ đƣợc lƣu vào lịch sử.

Để xem lại những chứng từ đã duyệt thì ngƣời quản lý cần phân thêm chức năng chứng từ quyền [Quản Lý Lịch

Sử]. Và quyền này chỉ thích hợp áp dụng cho những user ở vị trí cao cấp có quyền quản lý các chứng từ.

Với quyền [Quản Lý Lịch Sử] này ngƣời dùng sẽ quản lý đƣợc tất cả những chứng từ đã đƣợc duyệt của user

đang đăng nhập quản lý.

Ngoài ra tại đây ngƣời dùng có thể dùng quyền [Trả Lại] để trả thẳng chứng từ về cho user đã soạn thảo và nộp

chứng từ này lên.

Nội dung thực hành: Xem lại chứng từ đã đƣợc duyệt trong chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn] với quyền [Quản

Lý Lịch Sử], và thực hiện [Trả Lại] chứng từ.

1. Tại chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng] phân quyền [Quản Lý Lịch Sử] với chức năng [Nghỉ Vắng Dài

Hạn] tại [UserTruongPhong].




3. Mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn - QL].

4. Chọn nút [Trả Lại], click [Ok] để trả thẳng chứng từ đang xem về ngƣời đã soạn thảo.

5. Đăng nhập bằng [UserNhanVien] để kiểm tra.



6. Tại [UserNhanVien] mở chức năng [Nghỉ Vắng Dài Hạn – Soạn].

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full)

Business

Transcript of Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự online (full)