PFG Johnny Rojas Version Lectores 23 de noviembre corregido[1]
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
PLAN DE GESTIÓN PARA EL DIAGNOSTICO PRECEDENTE A LA AUDITORÍA DEL CERTIFICADOR RAINFOREST ALLIANCE, EN LA FINCA DE CAFÉ “LAS QUEBRADAS”, PROPIEDAD DE AGROPECUARIA ROJAS ALVARADO S.A.
JOHNNY ROJAS ALVARADO
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Octubre, 2010
ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
__________________________ Ing. Marvin Coto Hernández, MAP
PROFESOR TUTOR
_________________________ Ing. Sergio Villalobos, MBA, PMP
LECTOR No.1
__________________________ Ing. William Ernest Mondol, MAP, PMP
LECTOR No.2
________________________ Johnny Rojas Alvarado
SUSTENTANTE
iii
Dedicatoria
A Dios primeramente, porque me ha dado su ayuda en todo tiempo y ha puesto en
mi los recursos y el ánimo suficiente para realizar mis estudios de postgrado;
comprendo que todo lo que he alcanzado es gracias a Él.
A mi esposa Gabriela Zeledón, por ser mi gran motivación, por brindarme su
cariño, su amor, y por alegrar mi vida diariamente.
A mis padres Javier Rojas y Margarita Alvarado, porque me han dado todo lo que
he necesitado en la vida, principalmente por el amor que me han demostrado
todos estos años.
A ellos dedico éste proyecto como símbolo de agradecimiento.
Johnny Rojas Alvarado
iv
Reconocimientos
A mis padres Javier Rojas y Margarita Alvarado por el apoyo brindado.
Al profesor tutor Marvin Coto Hernández por todas las observaciones indicadas
durante el proceso de elaboración, que permitieron obtener el resultado obtenido,
y por la paciencia y el esfuerzo realizado de su parte.
A los profesores lectores por las recomendaciones indicadas, las cuales fueron
indispensables para lograr el Proyecto Final de Graduación.
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Índice de Contenido Aprobación ........................................................................................................................................................ ii
Dedicatoria ....................................................................................................................................................... iii
Reconocimientos ............................................................................................................................................ iv
Resumen ejecutivo ......................................................................................................................................... xi
1. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................... 1
1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 1
1.2 Problemática ................................................................................................................................... 1
1.3 Justificación ..................................................................................................................................... 2
1.4 Objetivos .......................................................................................................................................... 4
1.4.1 Objetivo general ......................................................................................................................... 4 1.4.2 Objetivos específicos ................................................................................................................ 4
2. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................................. 5
2.1 Marco referencial de la empresa. ................................................................................................ 5 2.1.1 Características de la finca ........................................................................................................ 5
2.1.2 Ubicación geográfica ................................................................................................................. 5
2.2 Certificaciones de Café Sostenible .............................................................................................. 6
2.2.1 Orgánico ...................................................................................................................................... 7
2.2.2 Amigable con las aves .............................................................................................................. 7
2.2.3 Comercio Justo .......................................................................................................................... 7
2.2.4 Rainforest Alliance ..................................................................................................................... 7
2.3 Teoría de Administración de Proyectos ..................................................................................... 9
2.3.1 Definición de proyecto ............................................................................................................... 9
2.3.2 Administración Profesional de Proyectos ............................................................................... 9
2.3.3 Metodología del Project Management Institute ..................................................................... 9
2.3.4 Procesos en el desarrollo de un proyecto .............................................................................. 9
2.3.5 Áreas del conocimiento ........................................................................................................... 11
2.3.6 Plan de Gestión del Proyecto................................................................................................. 11
3. MARCO METODOLÓGICO ................................................................................................................. 13
3.1 Métodos de investigación ............................................................................................................ 13
3.1.1 Método de observación ........................................................................................................... 13
3.1.2 Herramientas y técnicas ......................................................................................................... 13
3.1.2.1 Herramientas y Técnicas para la Gestión del alcance del proyecto ............................ 13
3.1.2.2 Herramientas y Técnicas para la Gestión de los Recursos Humanos ........................ 14
3.1.2.3 Herramientas y Técnicas para la Gestión del Tiempo ................................................... 14
3.1.2.4 Herramientas y Técnicas para la Gestión de Costos .................................................... 15
3.1.2.5 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Comunicación .................................... 16
3.1.2.6 Herramientas y Técnicas para la Gestión de Riesgos ................................................... 16
3.1.2.7 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Calidad ............................................... 17
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3.1.2.8 Herramientas y Técnicas para la Gestión de las Adquisiciones .................................. 17
3.1.2.9 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Integración ......................................... 17
4 DESARROLLO ....................................................................................................................................... 18
4.1 Gestión del Alcance del Proyecto .............................................................................................. 18
4.1.1 Declaración del Alcance ......................................................................................................... 18
4.1.2 Estructura detallada del Trabajo en forma gráfica (EDT) .................................................. 19
4.2 Gestión de Recursos Humanos ................................................................................................. 20
4.2.1 Estructura del equipo tempo .................................................................................................. 20
4.2.2 Roles y Responsabilidades .................................................................................................... 21
4.2.3 Matriz de Roles y Responsabilidades ................................................................................... 22
4.3 Gestión del Tiempo ...................................................................................................................... 25
4.3.1 Programa del Proyecto ........................................................................................................... 25
4.4 Gestión de Costos ........................................................................................................................ 27
4.4.1 Estimación de costos .............................................................................................................. 27
4.4.2 Desglose del Costo de la Mano de obra .............................................................................. 27
4.4.3 Presupuesto base .................................................................................................................... 27
4.5 Gestión de la Comunicación ....................................................................................................... 27
4.5.1 Matriz de comunicaciones ...................................................................................................... 28
4.6 Gestión de Riesgos ...................................................................................................................... 30
4.6.1 Mapa de Riesgos ..................................................................................................................... 30
4.6.2 Cuantificación de Riesgos ...................................................................................................... 32
4.6.3 Matriz de Riesgos .................................................................................................................... 33
4.7 Gestión de la Calidad .................................................................................................................. 37
4.7.1 Diagrama de Causa y Efecto ................................................................................................. 37
4.7.2 Lista de Verificación ................................................................................................................ 39
4.8 Gestión de las Adquisiciones ..................................................................................................... 41
4.8.1 Matriz de Adquisiciones .......................................................................................................... 41
4.9 Gestión de la Integración ............................................................................................................ 43
4.9.1 Minutas de Reunión ................................................................................................................. 43
4.9.2 Control Integrado de Cambios ............................................................................................... 43
4.9.3 Lecciones Aprendidas ............................................................................................................. 43
5 CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 44
6 RECOMENDACIONES ........................................................................................................................... 46
7 BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................................... 48
8 ANEXOS ...................................................................................................................................................... 50
vii
Índice de Cuadros Cuadro 1. Participación en el mercado de Latinoamérica según el sello de
certificación de café. ................................................................................................ 3
Cuadro 2. Matriz de roles y responsabilidades ...................................................... 21
Cuadro 3. Matriz de comunicaciones .................................................................... 29
Cuadro 4. Matriz de Riesgos ................................................................................. 34
Cuadro 5. Lista de Verificación .............................................................................. 39
Cuadro 6. Matriz de Adquisiciones ........................................................................ 42
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Índice de Figuras Ubicación geográfica de la finca cafetalera “Las Quebradas”………………….6
Estructura Detallada del Trabajo…………………………………………………..19
Estructura Organizacional del Proyecto…………………………………………..20
Programa del Proyecto……………………………………………………………...26
Mapa de Riesgos…………………………………………………………………….31
Diagrama de Causa y Efecto……………………………………………………….38
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Lista de Anexos Anexo 1 Acta del Proyecto
Anexo 2 Declaración del Alcance
Anexo 3 Estructura Detallada del Trabajo (diagrama)
Anexo 3 Estimación de costos
Anexo 4 Desglose del costo de la Mano de Obra
Anexo 5 Presupuesto Base
Anexo 6 Cuantificación de Riesgos
Anexo 7 Formato de Minutas de Reunión
Anexo 8 Formato de Control de Cambios
Anexo 9 Formato de Lecciones Aprendidas
Anexo 10 EDT del PFG (diagrama)
Anexo 11 EDT del PFG (tabular)
Anexo 12 Cronograma del PFG
Anexo 13 Fotografía Árbol con lianas
Anexo 14 Fotografía Café bajo sombra
Anexo 15 Fotografía Café en la mata
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Lista de Abreviaturas PMI Project Managment Institute
EDT Estructura Detallada del Trabajo
PFG Proyecto Final de Graduación
PMBOK Project Management Body of Knowledge
MS Microsoft
IFOAM International Federation of Organic Agriculture
SMBC Smithsonian Migratory Bird Center
CIMS Centro de Inteligencia de Mercados
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Resumen ejecutivo Agropecuaria Rojas Alvarado S.A., es una empresa familiar, ubicada en Palmares, dedicada a la producción de café, en una finca de 70 hectáreas de terreno. Actualmente el café costarricense se encuentra bien posicionado a nivel mundial por su calidad, preferentemente los que provienen de fincas certificadas bajo el concepto de desarrollo sostenible. Agropecuaria Rojas Alvarado S.A. se plantea obtener la certificación Rainforest Alliance, la cual propone desarrollar la agricultura como una actividad sostenible en los ámbitos económicos, ambientales y sociales. La empresa identifica la oportunidad de obtener mayores utilidades por su producto, al contar con una finca de café bajo sombra, lo cual facilita la obtención de la certificación, ya que cumple con algunos requisitos importantes que demanda la Norma de Agricultura Sostenible. Para aprovechar esta oportunidad, se ha planificado la realización de un diagnóstico completo de la finca, el cual consiste en una auditoría interna, para determinar el desempeño del manejo de la finca con respecto a la norma, identificando los puntos fuertes y débiles para tomar acciones correctivas y acercarse al acatamiento de la norma, con la finalidad de disponer a la finca para la auditoría del ente certificador. El Plan de Gestión consiste en una breve descripción del proyecto a realizar, incluyendo antecedentes de la empresa, una descripción de la problemática actual y los objetivos del proyecto. Mediante técnicas de investigación, principalmente documental, apoyándose con entrevistas, se obtuvo la información necesaria para elaborar los planes subsidiarios de los cuales está formado el Plan de Gestión. Dentro de estos planes se pueden citar: Gestión del Tiempo, Gestión del Alcance, Gestión de Costos, Gestión de la comunicaciones, Gestión de Riesgos, entre otros. Se tomó como base para la elaboración del Plan de Gestión el compendio de buenas prácticas del PMI (2008), la Guía del PMBOK. Dentro de las herramientas incluidas en la elaboración del Plan de Gestión se encuentran las siguientes: Declaración del Alcance del Proyecto, se realiza una descripción de los entregables y sub-entregables del proyecto; Estructura Detallada del Trabajo (EDT), desglosa los entregables del proyecto hasta llegar a un nivel de control, el cual permite controlar cada elemento por separado; Estructura Organizacional, es una representación gráfica que permite visualizar la línea de autoridad del proyecto y la dependencia organizacional; Matriz de Roles y Responsabilidades, permite asegurar una adecuada distribución de los roles y responsabilidades del equipo de proyecto; Estimación de costos, esta herramienta sirvió para calcular el costo del proyecto; Presupuesto base, consiste en la elaboración de una gráfica que muestra el presupuesto acumulado a lo largo del tiempo para controlar la ejecución del presupuesto en el tiempo; Matriz de Comunicaciones, se utilizará para controlar el flujo de la información; Mapa de Riesgos; se utilizó para identificar y cuantificar los riesgos del proyecto; Matriz de Administración de Riesgos, se utilizó para desarrollar planes de contingencia ante los riesgos que presentan mayor probabilidad e impacto sobre el proyecto;
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Diagrama de causa y efecto, se utilizó para identificar los factores necesarios para lograr satisfacer los requerimientos de calidad; Lista de Verificación, se utilizará para verificar el desempeño de los factores incluidos en el Diagrama de Causa y Efecto con fines preventivos; Matriz de Adquisiciones; se utilizará para controlar que se obtengan todos los bienes y servicios necesarios para cubrir los entregables señalados en la Estructura Detallada del Trabajo. (Chamoun, 2002) El director del proyecto será el principal responsable de darle seguimiento al cumplimiento de cada una de las actividades del proyecto. Para que el proyecto sea exitoso es de vital importancia que el auditor que se contrate tenga experiencia en el área de certificaciones agroforestales. El proyecto de diagnóstico de la finca, tardará 113 días hábiles. El costo total del es de ¢6,848,862. Según la estimación de costos el rubro mayor del proyecto será la mano de obra, siendo un monto de ¢ 5,656,000, es decir, representa un 83% del total del costo del proyecto, por lo cual es de suma importancia darle seguimiento al cumplimiento de las actividades de acuerdo con el programa planificado, ya que cualquier atraso significará un aumento significativo en el costo total del proyecto. El seguimiento a los riesgos del proyecto será fundamental para asegurar el éxito del proyecto, de acuerdo a los riegos identificados es de vital importancia sensibilizar a los trabajadores con respecto a los beneficios generados por el proyecto tanto en el ámbito social como ambiental. Cabe resaltar que a pesar de que las adquisiciones del proyecto son pocas son de vital importancia para el cumplimiento de las tareas y para que el proyecto se realice en el tiempo estimado, por lo cual deben ser controladas y ejecutadas a tiempo. Las reuniones que se efectuarán durante el proyecto son muy significativas, por el tipo de información que se comunicará, por lo cual es imprescindible que todos los colaboradores asistan, e igualmente los involucrados a las que sean convocados. Un aspecto clave en el proyecto será dar a conocer desde el inicio los beneficios que obtendrán los trabajadores y el medio ambiente con la realización del mismo, para incentivarlos y así obtener los mejores resultados con sus aportes.
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1. INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes
Agropecuaria Rojas Alvarado S.A., es una empresa familiar que cuenta con 70
hectáreas de terreno dedicadas completamente a la producción de café. Por más
de 20 años la empresa se ha dedicado a la producción y venta de café en el
mercado nacional, en su gran mayoría a intermediarios para las marcas Nestlé y
Café Rey. Los propietarios son amantes de la naturaleza y por esta razón, desde
que adquirieron la propiedad han decidido dejar crecer los árboles originarios de la
zona, produciendo café bajo sombra, lo que fomenta la protección de mantos
acuíferos y facilita la vida silvestre. (Rojas, 2010).
1.2 Problemática Agropecuaria Rojas Alvarado S. A., en busca de adquirir mejores precios para su
producto y comercializarlo internacionalmente, ha decidido buscar la certificación
Rainforest Alliance. (Rojas, 2010). Esta certificación propone un desarrollo en
armonía con la naturaleza, un comportamiento responsable con sus empleados y
con la sociedad, además de ser viable económicamente. (Simposium, 2010).
La finca cafetalera “Las Quebradas” a pesar de que cuenta con una buena
cobertura boscosa, nunca ha sido sometida a trabajar bajo sistemas
agroforestales, por lo que es necesario que sea sometida primeramente a un
proceso de diagnóstico tomando como referencia la Norma para la Agricultura
Sostenible, para de esta forma, identificar los puntos fuertes y débiles del manejo
de la finca en cuanto a los requisitos planteados por Rainforest Alliance, y tomar
las acciones necesarias para alinear el manejo de finca y prepararla para ser
sometida al proceso de auditoría por parte del ente certificador.
Para llevar a cabo el diagnóstico se elabora un Plan de Gestión del Proyecto, de
acuerdo a las buenas prácticas recomendadas por el PMI, en cual se toman en
cuenta las nueve áreas del conocimiento que pueden afectar un proyecto,
establecer una guía completa y procurar el éxito de la realización del diagnóstico.
Como otras razones de fondo que dieron origen a este proyecto, cabe indicar que
la metodología tradicional para producir café optimizando las ganancias, es por
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medio de fertilizantes y pesticidas, pagando bajos salarios a los trabajadores, a su
vez descuidados en términos de salud y educación. Estas prácticas puede que
funcionen a corto plazo, pero causan deterioro del suelo, contaminación de aguas
y aumenta la dependencia de los productos químicos, que son muy caros. Para la
naturaleza es imposible sostener estas prácticas. (Bovarnick, 2010). Por otro lado,
las prácticas sostenibles, como lo son el pago justo a los trabajadores, el manejo
sostenible del suelo y la protección de recursos hídricos, generan beneficios
muchas veces desconocidos para los agricultores. Empleados mejor pagados y
educados, mejoran la calidad de su trabajo, la capa de hojas y sombra estimulan
la fertilidad de los suelos, lo cual reduce el uso de agroquímicos. Aunque la
sombra puede reducir la producción, ésta se puede aprovechar utilizando madera
comercial o árboles frutales. (Bovarnick, 2010)
Además actualmente, el café de Costa Rica se encuentra bien posicionado a nivel
mundial por su calidad, y ha llegado a adquirir prestigio a través de los años. Los
mercados Europeos y de Norteamérica son los principales importadores de éste
producto, mostrando preferencia a aquellos provenientes de fincas certificadas
como responsables social y ambientalmente, y ofreciendo mejores precios.
(Bovarnick, 2010)
El interés por obtener esta certificación se da debido a que las fincas certificadas
con este sello, reciben una mejor paga por sus productos y se cotizan mejor en los
mercados internacionales, por el creciente interés por el manejo sostenible de las
actividades productivas. (Bovarnick, 2010)
1.3 Justificación La realización del PFG fue necesaria para desarrollar las estrategias y esquemas
que indican cómo se van a lograr los objetivos planteados. Para que el PFG sea
una guía eficaz, completa y congruente se abarcaron las nueve áreas del
conocimiento, que afectan todo proyecto.
El Plan de Gestión se realiza con la finalidad de tener una guía para ejecutar y
controlar las tareas necesaria para llevar a cabo el diagnóstico de la finca
cafetalera “Las Quebradas” de manera que se puedan tomar acciones que la
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preparen para la auditoría del ente Certificador Rainforest Alliance, el cuál propone
el cumplimiento de los requisitos plasmados en la Norma para la Agricultura
Sostenible.
Cabe destacar que una de las razones que impulsan el proyecto es que los
compradores internacionales, pagan altos precios por el café producido de forma
sostenible, ofreciendo contratos de venta a largo plazo y preferenciales. Estos
factores, seguramente hacen de la actividad cafetalera, algo más rentable para los
agricultores (Bovarnick, 2010)
Es importante resaltar que el café sostenible certificado por Rainforest Alliance,
tiene un lugar importante en el mercado, como se puede ver en el Cuadro 1.
Cuadro 1. Participación en el mercado de Latinoamérica según el sello de
certificación de café.
Sellos de café Participación en mercado en Latinoamérica (%)
Orgánico 61.4 Rainforest Alliance 7.7 Comercio justo 15.4 Orgánico y justo 12.7 Amigo de las aves - orgánico - justo 1.4 Amigo de las aves y orgánico 1.4 Fuente: Jiménez y Virgilio Filho, 2007
Además cabe citar que las fincas cafetaleras pueden solicitar pago por servicios
ambientales para proyectos de establecimiento de árboles en sistemas
agroforestales, con un mínimo de 350 y un máximo de 3500 árboles por
beneficiario. (Virginio y Abarca, 2008).
La certificación Rainforest Alliance por su prestigio, es una gran oportunidad para
Agropecuaria Rojas Alvarado S.A de asegurar mercado internacional para su
producto y obtener mejores precios.
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1.4 Objetivos 1.4.1 Objetivo general Elaborar el Plan de Gestión que permita preparar la finca cafetalera Las
Quebradas para lograr los requisitos planteados por el ente certificador Rainforest
Alliance, con la finalidad de utilizarlo para iniciar las acciones necesarias que
permitan garantizar la obtención de la certificación.
1.4.2 Objetivos específicos
• Definir el alcance del proyecto mediante la elaboración de la Estructura
Detallada de Trabajo para contar con la definición clara de los entregables
principales.
• Establecer el plan de Recursos Humanos de manera que se defina la estructura
organizacional para el proyecto, así como los roles y responsabilidades.
• Elaborar el cronograma de ejecución del proyecto asignando tiempos de
ejecución para cada actividad y determinando la duración total para cumplir con
los entregables establecidos
• Elaborar el plan de gestión de costos del proyecto definiendo el presupuesto
para el mismo que permita un adecuado seguimiento y control.
• Elaborar el plan de comunicación del proyecto para asegurar un correcto flujo
de información entre los involucrados.
• Elaborar el plan de riesgos del proyecto, identificándolos y proyectando
contingencias para cada uno.
• Elaborar el plan de calidad del proyecto, detallando las herramientas y técnicas
para asegurar el cumplimiento del mismo.
• Elaborar el plan de adquisiciones del proyecto gestionando la efectividad del
proceso
• Elaborar el plan de integración del proyecto asegurando cada uno de los
elementos del proyecto sean coordinados.
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2. MARCO TEÓRICO 2.1 Marco referencial de la empresa. La empresa familiar Agropecuaria Rojas Alvarado S.A. se ha dedicado por más de
30 años a la producción y comercialización de productos agrícolas: café y caña
india. (Rojas, 2010)
Tiene como patrimonio 70 hectáreas de terreno dividido en dos fincas: “Las
Quebradas” finca de 35 hectáreas y “Las Churracas” finca de 40 hectáreas,
ubicadas entre los cerros de Palmares y San Ramón, iniciando en Las Quebradas,
Santiago de Palmares y finalizando en Berlín de San Ramón, a una altura entre
los 1100 y 1250 metros de altura, las cuales son aprovechadas como plantación
de café en su totalidad, utilizando caña india como cerca viva, la cual se
aprovecha para venderla a exportadores como planta ornamental. (Rojas, 2010)
2.1.1 Características de la finca
La finca “Las Quebradas” posee una extensión de terreno de 35 hectáreas,
dedicadas en su totalidad a la producción de café. Su altura se encuentra
aproximadamente entre los 1100 metros sobre el nivel del mar. Desde hace
muchos años los propietarios de la finca han decidido dejar los árboles crecer y
mantener distintas especies de árboles frutales dentro del cafetal, y además
cuenta con cinco nacientes de agua ubicadas en distintos lugares de la finca. Por
lo anterior, existe gran presencia de vida silvestre en la finca, se pueden observar
gran cantidad de aves originarias y migratorias, al igual se encuentran animales
como armadillos, ardillas, oso perezoso y hormiguero, martillas, roedores,
serpientes, y otros más. (Rojas, 2010)
2.1.2 Ubicación geográfica Está ubicada en el cantón de Palmares de Alajuela, en el distrito de Santiago.
Las coordenadas geográficas del cantón del Palmares están dadas por 10°02´54”
altitud norte y 84°26´28” longitud oeste. La anchura máxima es de 9 km de norte a
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sur, desde unos 1200 metros al noreste del cerro San Isidro, hasta unos 300
metros al sureste del cerro Lorito, en los montes del Aguacate.
Figura 1. Ubicación geográfica de la finca cafetalera “Las Quebradas”
2.2 Certificaciones de Café Sostenible Los sistemas de producción de café sostenibles, buscan mejorar las condiciones
sociales, medioambientales y culturales. (Virgilio y Abarca, 2008)
Virgilio y Abarca (2008), señala que los sellos de certificación se han convertido en
un sistema para el reconocimiento de incentivos para sistemas de producción de
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café agroforestales. El principal estímulo son los precios altos pagados por estos
productos, además de que contar con un sello, es un aval importante frente a los
clientes, instituciones y la sociedad.
En los últimos años, la tendencia por la certificación de las fincas de café ha
incrementado, ya que los mercados de café “especiales” se ha expandido. A
continuación se presenta algunos de los sellos de certificación más reconocidos,
indicados por Jiménez y Virgilio Fillho (2007).
2.2.1 Orgánico “El sello orgánico está fundamentado en las normativas desarrolladas por IFOAM
y en síntesis promueve la producción de café bajo sistemas que garanticen la
conservación y mejoramiento de la fertilidad de los suelos sin la utilización de
insumos agrícolas sintéticos.” (Jiménez y Virgilio, 2007, p. 44)
2.2.2 Amigable con las aves “El sello amigable con las aves del Smithsonian Migratory Bird Center (SMBC),
cuyo objetivo principal de este sello, es la conservación de la biodiversidad y de
hábitats de aves, tanto de aves migratorias como residentes.” (Jiménez y Virgilio,
2007, p. 44)
2.2.3 Comercio Justo “El café de comercio Justo tiene como concepto general el apoyo y fortalecimiento
de la participación cooperativa, de organizaciones de productores y familias
cafetaleras e incluso aboga por mejores condiciones laborales de los trabajadores.
El comercio justo existe desde los años sesenta, nació en Europa y actualmente
ayuda a comercializar en total 12 productos que incluyen al café.” (Jiménez y
Virgilio, 2007, p. 45)
2.2.4 Rainforest Alliance “El sello de "Rainforest Alliance" en conjunto con la Red de Agricultura
Sostenible (RAS), de café ecológico, se refiere a café bajo sombra y abarca
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criterios ambientales y sociales llamados normas genéricas para el café ("Generic
Coffee Standards"). Algunos de los criterios utilizados son la reducción del uso de
agroquímicos, la protección de fuentes de agua, presencia de sombras diversas y
buenas condiciones laborales para todos los trabajadores e incluso de las
comunidades locales. Este tipo de certificación funciona para aportar hábitat a
aves y monos, por lo que son ideales en áreas de corredores biológicos y zonas
de amortiguamiento de áreas protegidas.” (Jiménez y Virgilio, 2007, p. 45) 2.2.4.1 Certificación Rainforest Alliance Las fincas que buscan la certificación Rainforest Alliance deben aprobar la
evaluación bajo la Norma de Agricultura Sostenible de la Red de Agricultura
Sostenible.
La Red de Agricultura Sostenible (RAS) que trabaja para mejorar las condiciones
de producción agrícola en los trópicos, por medio del desarrollo de requerimientos
para el manejo responsable de fincas. Las fincas que cumplen con los requisitos
son reconocidas con el sello Rainforest Alliance Certified.
Algunos Organismos de Inspección autorizados dan el servicio de auditoría para
fincas o grupos en sus respectivos países.
Para entrar en el proceso de certificación Rainforest Alliance, es necesario
ponerse en contacto con la organización del mismo nombre. El ente certificador
tiene oficinas en San José, Costa Rica. La organización cuenta con auditores
expertos, los cuales verifican en las fincas el grado de cumplimiento de cada uno
de los requisitos plasmados en la Norma para la Agricultura Sostenible. La Norma
de Agricultura Sostenible está disponible en la siguiente dirección
http://www.rainforest-
alliance.org/agriculture/documents/standards_2005_spanish.pdf.
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2.3 Teoría de Administración de Proyectos 2.3.1 Definición de proyecto Un proyecto se define como un conjunto de tareas orientadas a generar un
producto o servicio. Todos los proyectos tienen dos características inherentes, son
temporales y únicos. Temporales porque tienen un tiempo delimitado, es decir, un
comienzo y un fin determinado. Únicos porque poseen características distintas, ya
que aunque se realicen trabajos idénticos existen circunstancias y factores que
siempre serán distintos (Chamoun, 2002).
Se sabe que se ha llegado al final del proyecto cuando se han cumplido los
objetivos, o cuando se debe finalizar el proyecto forzadamente porque de manera
definitiva no se podrá cumplir con los objetivos (PMI, 2008).
2.3.2 Administración Profesional de Proyectos Aplicar herramientas, técnicas, habilidades y conocimientos para llevar a cabo un
proyecto exitosamente, se denomina Administración Profesional de Proyectos.
Que un proyecto sea exitoso, significa que satisface las necesidades en cuanto a
costo, tiempo y calidad. (Chamoun, 2002)
2.3.3 Metodología del Project Management Institute El Project Management Institute (PMI) es una asociación sin fines de lucro,
fundada en 1969, sus oficinas centrales están ubicadas en Filadelfia,
Pennsylvania. Es líder mundial en el campo de la administración de proyectos. En
dicha institución se han generado estándares de buenas prácticas para la
administración de proyectos como lo es el PMBOK Guide (PMI, 2008), una guía de
conocimientos y técnicas profesionales para la administración de proyectos
(Chamoun, 2002).
2.3.4 Procesos en el desarrollo de un proyecto Un proceso se define como un conjunto de actividades o tareas que están
relacionadas entre sí y que son realizadas para obtener un resultado específico,
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producto o servicio. Cada proceso tiene sus propios insumos, tiene herramientas y
técnicas que se aplican lo que lleva al final a obtener salidas. (PMI, 2008)
Los procesos de dirección de proyectos se aplican a cualquier tipo de proyecto y a
toda industria. Las buenas prácticas recomendadas por el PMI han demostrado
que aumentan la posibilidad de éxito en una gran gama de proyectos.
Los procesos de dirección de proyectos se agrupan en cinco clases:
• Grupo del Proceso de Iniciación.
Estos procesos son realizados para definir el nuevo proyecto mediante la
autorización para iniciar dicha fase. (PMI, 2008)
• Grupo del Proceso de Planificación.
Estos procesos son necesarios para establecer el alcance, depurar los objetivos,
trazar el camino de acción para lograr los objetivos. Cabe resaltar que dentro de
estos procesos se encuentra el Desarrollo del Plan de Gestión del Proyecto, que
consiste en la documentación de las estrategias necesarias para planificar,
ejecutar, supervisar, controlar y cerrar el proyecto. (PMI, 2008)
• Grupo del Proceso de Ejecución.
Estos procesos son necesarios para consumar el trabajo plasmado en el Plan de
Gestión del Proyecto, con el objetivo de cumplir con cada uno de los detalles del
mismo. (PMI, 2008)
• Grupo del Proceso de Seguimiento y Control.
Estos procesos son necesarios para dar un seguimiento, análisis y desempeño del
proyecto. (PMI, 2008)
• Grupo del Proceso de Cierre.
Estos procesos son necesarios para finalizar todas las actividades con la finalidad
de cerrar formalmente el proyecto. (PMI, 2008)
Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos tienen vínculos entre sí por
medio de los resultados que generan. Lo normal es que las salidas de un proceso
sirvan como insumo o entradas para otro proceso, o en otro caso esas salidas se
convierten en entregables del proyecto. Por ejemplo, los procesos de planificación
están estrechamente vinculados con los procesos de ejecución, de igual forma la
planificación debe ir actualizándose durante la ejecución del proyecto. (PMI, 2008)
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2.3.5 Áreas del conocimiento Se les conoce como áreas del conocimiento a las nueve áreas que afectan todo el
proyecto.
Una definición resumida y acertada la concibe Chamoun (2002, p. 33) de la
siguiente forma:
• “Alcance: Definición de lo que incluye y no incluye un proyecto.
• Tiempo: Programa, calendario, entregas parciales y finales.
• Costo: Estimados de costo, presupuesto, programa de erogaciones.
• Calidad: Estándares relevantes, como cumplirlos y satisfacer los
requerimientos.
• Recursos Humanos: Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto
internos como externos, y los roles y funciones de cada cual.
• Comunicación: Información requerida presentada en informes, quién la
genera, quien la recibe, con qué frecuencia se entrega, reuniones, medios de
comunicación.
• Riesgo: Amenazas por controlar, oportunidades que capitalizar y planes de
contingencia.
• Abastecimientos: Estrategias de contratación, cotizaciones, concursos,
contratos y administración de contratos.
• Integración: Administración de cambios, lecciones aprendidas e integración de
todas las áreas.”
2.3.6 Plan de Gestión del Proyecto El plan de gestión del proyecto será una guía para la ejecución del proyecto,
servirá para saber en donde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando
las posibles polémicas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en
general. (PMI, 2008).
A partir de los objetivos trazados, que indican lo que se quiere lograr con el
proyecto, se debe desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto que debe contener
las estrategias de cómo se va a lograr.
12
El Plan de Gestión del Proyecto debe integrar los planes subsidiarios de los
procesos de planificación. Aparte de describir el modo en que se ejecutará el
proyecto para lograr los objetivos.
El Plan de Gestión del Proyecto puede tener el nivel de detalle que requiera según
la complejidad del proyecto. Los planes subsidiarios abarcan entre otros: plan de
gestión del alcance, plan de gestión del cronograma, plan de gestión de costos,
plan de gestión de calidad, plan de gestión de recursos humanos, plan de gestión
de las comunicaciones, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de
adquisiciones, plan de gestión de la integración. (PMI, 2008)
13
3. MARCO METODOLÓGICO Los métodos, herramientas y técnicas utilizados en este proyecto de graduación,
se describen a continuación.
3.1 Métodos de investigación El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y
la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos
para el desarrollo de una investigación (Vargas, 2007).
3.1.1 Método de observación Consiste en mirar detenidamente el objeto de estudio, para asimilar en detalle la
naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y fenómenos (Vargas, 2007).
Realizando visitas y recorridos a finca para obtener información valiosa para la
elaboración del Plan de gestión se aplicará este método.
• Observación directa: Visita a la finca.
• Observación por entrevista: Entrevista al propietario principal que cuenta
con amplia experiencia en la producción de café.
3.1.2 Herramientas y técnicas Las herramientas y técnicas utilizadas en el proyecto se describen en este
capítulo, definiendo cada una de ellas.
3.1.2.1 Herramientas y Técnicas para la Gestión del alcance del proyecto Es una descripción de los entregables finales del proyecto, haciendo un desglose
de cada uno de ellos en subentregables con descripciones y criterios de
aceptación. (Chamoun, 2002)
Se utilizó la entrevista como método de investigación.
El objetivo es definir el trabajo que se deberá realizar, especificando las
actividades para llegar a finalizar el proyecto. (Chamoun, 2002)
Las herramientas que se desarrollaron en el Plan del Proyecto son:
14
• Declaración del Alcance del Proyecto. Se realiza una descripción de los
entregables y sub-entregables del proyecto, definiendo los criterios de
aceptación correspondientes. (Chamoun, 2002)
• Estructura Detallada del Trabajo (EDT). Esta herramienta desglosa los
entregables hasta llegar a un nivel de control, el cual permite controlar cada
elemento por separado, para su respectiva programación, costeo y monitoreo.
(Chamoun, 2002). Para desarrollarlo se hizo uso del software WBS Chart Pro
(complemento del MS Project 2007). Esta herramienta permite visualizar la EDT
de forma gráfica.
3.1.2.2 Herramientas y Técnicas para la Gestión de los Recursos Humanos La finalidad es obtener el más alto desempeño del recurso humano que participará
en el proyecto. (Chamoun, 2002)
Las herramientas que se desarrollaron en el Plan de Proyecto son:
• Estructura Organizacional. Es una representación gráfica que permite visualizar
la línea de autoridad del proyecto y la dependencia organizacional. (Chamoun,
2002)
• Matriz de Roles y Responsabilidades. Permite asegurar una adecuada
distribución de los roles y responsabilidades del equipo de proyecto. (Chamoun,
2002).
3.1.2.3 Herramientas y Técnicas para la Gestión del Tiempo Permite desglosar el proyecto en entregables y actividades, asignando la duración
y las fechas de inicio y finalización para cada uno de ellos (as). (Chamoun, 2002).
También se calcula la duración total del proyecto, permite el control del tiempo de
la ejecución del proyecto con la finalidad de terminarlo a tiempo, obteniendo un
flujo continuo de trabajo. Permite identificar la ruta crítica y las actividades que
tienen holgura con la finalidad de controlar el tiempo del proyecto. Es una guía
para todos los integrantes acerca del estatus del proyecto y acerca de las fechas
importantes de actividades clave.
15
La finalidad es que el proyecto finalice en el tiempo programado para su ejecución.
(Chamoun, 2002). La duración de cada una de las actividades del proyecto se
estimaron conjuntamente con los propietarios de la finca.
La herramienta que se desarrollará en el Plan de Proyecto es el programa del
Proyecto, para lo cual se utilizó el software MS Project 2007 para su elaboración.
La duración de cada tarea se estimó de acuerdo a la complejidad de las
actividades por realizar, bajo el criterio profesional del director del proyecto.
3.1.2.4 Herramientas y Técnicas para la Gestión de Costos El objetivo es planificar adecuadamente los costos para poder dar el seguimiento y
control adecuado que permita finalizar el proyecto dentro del presupuesto
estimado y aprobado. (Chamoun, 2002)
Se elaboró a partir de la Estructura Detallada del Trabajo, tomado cada uno de los
entregables y calculando el costo de cada uno para llevar un control efectivo de
costos.
Las herramientas que se desarrollaron en el Plan del Proyecto son:
• Estimación de costos. Esta herramienta sirvió para calcular el costo del
proyecto. Uno de los principales costos del proyecto será la mano de obra. Ya
que se utilizará personal que labora actualmente en la finca, los propietarios
suministraron los salarios que obtienen los trabajadores por hora trabajada. En
el caso del auditor que se utilizará se pagará por contrato, el valor de indagó
preguntando directamente a quienes realizan estas labores. Se asignó el costo
a cada una de las principales tareas de la Estructura Detallada del Trabajo,
finalmente se calculó el costo total sumando los montos asignados a cada
actividad de la Estructura Detallada del Trabajo. Se utilizó la hoja de cálculo
Excel 2007 para su elaboración
• Presupuesto base: consiste en la elaboración de una gráfica que muestra el
presupuesto acumulado a lo largo del tiempo, y sirvió para controlar la ejecución
del presupuesto en el tiempo. (Chamoun, 2002). Se utilizó la hoja de cálculo
Excel 2007 para su elaboración.
16
3.1.2.5 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Comunicación El propósito es controlar que la información del proyecto sea oportunamente
recolectada, distribuida y almacenada de forma correcta (Chamoun, 2002). La
información que se generará durante el proyecto básicamente radica en informes
de avance, problemas que se generen, posibles cambios al plan. La información
se hará llegar a quien corresponda ya sea por conversación telefónica, presencial
mediante reuniones o por correo electrónico (en el caso de los propietarios, el
auditor y el director del proyecto).
La herramienta que se desarrolló en el Plan del Proyecto es la matriz de
comunicaciones. Se utilizará para controlar el flujo de la información. En ésta
matriz se incluyó a todos los involucrados en el proyecto con los cuales es
necesario mantener comunicación de forma periódica. Se detalló en la
periodicidad con que se mantendrá la comunicación y la forma o medio de
comunicación que se utilizará, asegurando así una comunicación efectiva.
(Chamoun, 2002)
3.1.2.6 Herramientas y Técnicas para la Gestión de Riesgos Se utilizó la entrevista como método de investigación.
El objetivo es reducir el impacto negativo de los riesgos del proyecto. (Chamoun,
2002)
Las herramientas que se desarrollaron en el Plan de Proyecto son:
• Mapa de Riesgos. Se utilizó para identificar y cuantificar los riesgos del
proyecto. (Chamoun, 2002) En conjunto con propietarios de la finca se
analizaron los entregables del proyecto considerando de una forma pesimista
cada una de las tareas para identificar los posibles riesgos
• Matriz de Administración de Riesgos. Se utilizó para desarrollar planes de
contingencia ante los riesgos que presentan mayor probabilidad e impacto
sobre el proyecto. (Chamoun, 2002). Se utilizó el Mapa de Riesgos como
información de entrada para su elaboración. Mediante una sesión con el
propietario de la finca, el capataz y los demás socios, se elaboró un mapa de
los principales riesgos, lo cual será la base para esta matriz.
17
3.1.2.7 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Calidad La finalidad es lograr que el proyecto satisfaga las necesidades del mismo.
Además de identificar los estándares de calidad relevantes del proyecto y
determinar cómo satisfacerlos. (Chamoun, 2002)
Las herramientas que se desarrollaron en al Plan de Proyecto son:
• Diagrama de causa y efecto. Se utilizó para identificar los factores necesarios para
lograr satisfacer los requerimientos de calidad.
• Lista de verificación. Se utilizará para verificar el desempeño de los factores
incluidos en el Diagrama de causa y efecto con fines preventivos.
3.1.2.8 Herramientas y Técnicas para la Gestión de las Adquisiciones El objetivo es lograr una eficiente y efectiva adquisición de bienes y servicios para
abastecer las necesidades del proyecto. (Chamoun, 2002)
La herramienta que se desarrolló en el Plan de Proyecto es la Matriz de
Adquisiciones. Se utilizará para controlar que se obtengan todos los bienes y
servicios necesarios para cubrir los entregables señalados en la Estructura
Detallada del Trabajo. (Chamoun, 2002)
3.1.2.9 Herramientas y Técnicas para la Gestión de la Integración La finalidad es alcanzar la coordinación de los diferentes elementos del proyecto.
(Chamoun, 2002). Las herramientas que se desarrollaron en el Plan de Proyecto
son:
• Sistema de control de cambios. Esta herramienta se utilizará para administrar
los cambios que tenga el proyecto durante su desarrollo. (Chamoun, 2002)
• Lecciones Aprendidas. Se utilizarán para documentar los logros del equipo de
proyecto, así como sus errores, para aprender de ellos. (Chamoun, 2002)
• Minutas de reunión. Se utilizarán para mantener un registro de los acuerdos
tomados en las reuniones.
18
4 DESARROLLO En este capítulo se desarrolla la planificación correspondiente a cada una de las
nueve áreas del conocimiento, las cuales fueron descritas en la sección 2.3.5
Áreas del conocimiento, conforme con los objetivos propuestos
4.1 Gestión del Alcance del Proyecto La finalidad de la gestión del alcance consiste en definir el trabajo o las tareas que
se requieren para lograr terminar el proyecto de manera exitosa.
4.1.1 Declaración del Alcance En el Anexo 2 se puede apreciar cada entregable desglosado en sub-
entregables, una descripción de cada uno y los criterios de aceptación
correspondientes.
19
4.1.2 Estructura detallada del Trabajo en forma gráfica (EDT) En la Figura 2 se define el alcance total del proyecto que incluye todos los elementos del proyecto.
Figura 2. Estructura Detallada del Trabajo
20
4.2 Gestión de Recursos Humanos La gestión de los recursos humanos se realiza con la finalidad de obtener el mejor desempeño de cada uno de los
colaboradores del equipo de proyecto.
4.2.1 Estructura del equipo temporal del proyecto En la Figura 3 se define la línea de autoridad del equipo temporal del proyecto.
Auditor
Director del Proyecto
Capataz de la finca
Trabajador 1 finca
Trabajador 2 finca
Trabajador 3 finca
Trabajador 4 finca
Figura 3.Estructura del equipo temporal del proyecto
21
4.2.2 Roles y Responsabilidades Con el fin de confirmar con el equipo de proyecto dónde se requiere que apliquen
sus conocimiento y habilidades, y lograr el aprovechamiento del equipo, se
presentan a continuación los roles y funciones que desempeñará cada uno de los
involucrados.
4.2.2.1 Director del Proyecto Su función consiste en velar por la consecución de los objetivos establecidos en la
etapa de ejecución en relación con el plazo, la calidad, el costo y la utilización de
los recursos asignados al proyecto.
Deberá conocer la Norma para la Agricultura Sostenible.
Será responsable de realizar y dirigir las reuniones de apertura y cierre.
Todos los instrumentos que se utilizarán en el diagnóstico, deberán ser aprobados
por el director.
Mantendrá constante comunicación con el auditor y el capataz de la finca.
El director también será la autoridad máxima dentro de la organización temporal
creada para la ejecución del proyecto.
4.2.2.2 Auditor Responsable de conocer la Norma la para la Agricultura Sostenible.
Deberá elaborar los instrumentos que se utilizarán en el diagnóstico.
Será el responsable de la ejecución del diagnóstico.
Mantendrá informado al Director del Proyecto.
Presentará el plan del diagnóstico en la reunión de apertura, y el informe final en la
reunión de cierre.
4.2.2.3 Capataz de la finca Será colaborador del auditor en todo el proceso del diagnóstico. Se le asignarán
responsabilidades correspondientes a la ejecución del diagnóstico.
22
4.2.2.4 Trabajadores de la finca Serán colaboradores en todo el proceso del diagnóstico, serán sometidos a
entrevistas y también servirán de apoyo en la ejecución del diagnóstico.
4.2.3 Matriz de Roles y Responsabilidades En el Cuadro 2 se muestra la matriz define de forma específica quienes son los
responsables y participantes del Equipo de Proyecto.
Cuadro 2. Matriz de roles y responsabilidades
Entregables / Tareas. R= responsable. P= participante.
Dire
ctor
Pr
oyec
to
Aud
itor
Cap
ataz
de
la
finc
a
Trab
ajad
or 1
fin
ca
1
1.1 Selección del equipo de trabajo R, P
1.2 Elaboración del Plan de Diagnóstico R R,
P P
2 Reunión de apertura
R, P P P P
2.1 Presentación del Plan de Diagnóstico R R, P
2.2 Asignación de responsabilidades R R, P
3 Revisión documental R, P R, P
3.1 Revisión Norma para la Agricultura Sostenible R, P R, P
3.2 Revisión Política de Certificación de Fincas(Anexo de la Norma)
R, P R, P
3.3 Revisión Lista de Plaguicidas prohibidos(Anexo de la Norma)
R, P R, P
4 Identificación de criterios R, P R, P
23
4.1 Lista de Verificación Sistema de gestión social y ambiental
R, P R, P
4.2 Lista de Verificación Conservación de ecosistemas
R, P R, P
4.3 Lista de Verificación Protección de la vida silvestre
R, P R, P
4.4 Lista de Verificación Conservación de recursos hídricos
R, P R, P
4.5 Lista de Verificación Trato justo R, P R, P
4.6 Lista de Verificación Salud y Seguridad Ocupacional
R, P R, P
4.7 Lista de Verificación Relaciones con la comunidad
R, P R, P
4.8 Lista de Verificación Manejo integrado del cultivo
R, P R, P
4.9
Lista de Verificación Manejo y conservación del suelo
R, P R, P
4.10 Lista de Verificación Manejo integrado de desechos
R, P R, P
4.11 Lista de verificación Plaguicidas prohibidos R, P R, P
5 Verificación de los criterios de auditoría R R, P P P
5.1 Evaluación Sistema de gestión social y ambiental (documental y campo)
R R, P P P
5.2 Evaluación Conservación de ecosistemas (campo)
R R, P P P
5.3 Evaluación Protección de la vida silvestre (campo)
R R, P P P
24
5.4 Evaluación Conservación de Recursos Hídricos (campo)
R R, P P P
5.5 Evaluación Trato justo y buenas condiciones para los trabajadores (documental y campo)
R R, P P P
5.6 Evaluación Salud y Seguridad Ocupacional (campo)
R R, P P P
5.7 Evaluación Relaciones con la comunidad (campo)
R R, P P P
5.8 Evaluación Manejo Integrado del cultivo (campo)
R R, P P P
5.9 Evaluación Manejo y conservación del suelo (campo)
R R, P P P
5.10 Evaluación Manejo Integrado de desechos (campo)
R R, P P P
5.11 Evaluación Plaguicidas prohibidos (campo) R R, P P P
6 Presentación Informe final R, P R, P P P
6.1 Elaboración de Informe final R, P R, P P
6.2 Reunión de cierre R,P R, P P P
25
4.3 Gestión del Tiempo La gestión del tiempo tiene la finalidad de asegurar que el proyecto finalice de
acuerdo al programa de trabajo del Proyecto.
4.3.1 Programa del Proyecto En la Figura 4 se muestra el programa del proyecto, que incluye un desglose de
todas los entregables y sub-entregables de la EDT con un tiempo definido y fechas
de cumplimiento. La duración de cada tarea se estimará de acuerdo a la
complejidad de las actividades a realizar, bajo el criterio profesional del director del
proyecto. El proyecto tiene una duración total de 113 días. La fecha de inicio del
proyecto es el 10 de enero del 2011. La fecha de finalización del proyecto es el 15
de junio del 2011.
26
Figura 4. Programa del Proyecto
27
4.4 Gestión de Costos La finalidad de la gestión de costos es lograr que el proyecto finalice dentro del
presupuesto aprobado.
4.4.1 Estimación de costos En el Anexo 3 se muestra la Estimación de costos del proyecto, que consiste en la
asignación de montos a cada una de los entregables y sub-entregables del la
EDT.
4.4.2 Desglose del Costo de la Mano de obra En el Anexo 4 se muestra en detalle el costo de la mano de obra, el cual
representa el mayor costo del proyecto. El costo de los salarios del capataz y
peones fue facilitado por los propietarios de la finca e incluye cargas sociales. El
costo del contrato del auditor se investigó con expertos en el tema. En el caso del
costo de la mano de obra del Director del proyecto (que en este caso es co-
propietario de la finca), se acordó con los propietarios un monto de 3000 colones
por hora.
4.4.3 Presupuesto base En el Anexo 5 se muestra el Presupuesto Base, que consiste en una gráfica que
muestra la ejecución presupuestaria programada través del tiempo.
Se consideró un 5% de imprevistos para cada actividad. El costo total del proyecto
es ¢6,848,862. La actividad de mayor costo del proyecto es Verificación de
criterios de auditoría, con un costo de ¢3,543,735.
4.5 Gestión de la Comunicación El objetivo de la gestión de la comunicación, es lograr una efectiva comunicación y
una oportuna gestión de la información.
28
4.5.1 Matriz de comunicaciones Con la finalidad de lograr una comunicación efectiva entre los involucrados del
proyecto, y asegurar la oportuna y adecuada generación, recolección, distribución
y disposición final de la información del proyecto, se ha generado la siguiente
matriz de comunicaciones incluida en el Cuadro 3, la cual incluye el tipo de
información que se va a tratar con cada interesado y la fecha o frecuencia con que
se va a realizar.
29
Cuadro 3. Matriz de comunicaciones
INTERESADOS TIPO DE INFORMACIÓN
RESPONSABLE DE GENERAR INFORMACIÓN
FECHA MEDIO DE COMUNICACIÓN
Comunidad Alcance del proyecto, beneficios para los habitantes aledaños.
Director del proyecto
10-03-2011 Reunión presencial
Trabajadores de la finca
Alcance del proyecto, beneficios para los trabajadores de la finca. Cierre del proyecto, resultados
Director del Proyecto
10-03-2011, 15-06-2011
Reunión presencial
Propietarios de fincas cafetaleras vecinas
Alcance del proyecto, beneficios para los trabajadores de la finca.
Director del Proyecto
10-03-2011 Reunión presencial
Propietarios de bosques aledaños
Alcance del Proyecto, beneficios para los bosques aledaños
Director del Proyecto
10-03-2011 Reunión presencial
Propietarios de Agropecuaria Rojas Alvarado S.A.
Informes de avance Auditor quincenal [email protected] Teléfono: 2453-2573
30
4.6 Gestión de Riesgos La gestión de riesgos se realiza con el objetivo de controlar las amenazas del
proyecto para reducir o eliminar el impacto negativo que puedan ejercer sobre los
objetivos del proyecto
4.6.1 Mapa de Riesgos En la Figura 5 se muestra el mapa de riesgos del proyecto. Se analizó cada
entregable y en conjunto con los propietarios de la finca se identificaron los riesgos
para cada uno
31
Figura 5. Mapa de riesgos.
32
4.6.2 Cuantificación de Riesgos En el Anexo 6 se muestra la cuantificación de los riesgos del proyecto. Mediante
una reunión con el propietario de la finca, el capataz y los demás socios, se
elaboró un mapa de los principales riesgos, y se calificó cada uno de ellos para
llegar a obtener la valoración.
El indicador del riesgo de calculará asignando valores a la probabilidad y el
impacto del riesgo y multiplicándolos entre sí. Probabilidad se refiere a las
posibilidades de que el riesgo se materializase, impacto se refiere a las
consecuencias que generaría el riesgo al proyecto en caso que sucediera.
La probabilidad se calculó tomando en cuenta los siguientes parámetros:
Calificación Probabilidad de que ocurra
1 Rara
2 Improbable
3 Moderada
4 Probable
5 Casi con certeza
El impacto se estimará según los siguientes parámetros:
Calificación Impacto
1 Insignificante
5 Menor
10 Moderada
20 Mayor
50 Catastrófica
33
4.6.3 Matriz de Riesgos En el Cuadro 4 se muestra la matriz de riesgos del proyecto, para la elaboración
de la misma se utilizó como entrada el Mapa de Riesgos y la Cuantificación de
Riesgos.
Como respuesta a los riesgos se utilizó las propuestas por Chamoun (2002, pág.
136)
• Evitarlo: Eliminar la causa
• Reducirlo: Tomar las medidas necesarias para controlarlo
• Asumirlo: Aceptar las consecuencias del riesgo
• Transferirlo: Compartir los riesgos parcialmente.
En la matriz de riesgos se tomaron en cuenta aquellos riesgos que tuvieron una
calificación mayor o igual a 60, los riesgos que obtuvieron una calificación menor
que 60 se omitieron ya que en caso de que ocurran no afectarán al proyecto
peligrosamente.
34
Cuadro 4. Matriz de Riesgos
Riesgos P I R Respuesta
al riesgo Contingencia Responsable
Falta de
colaboración
del capataz
en el
diagnóstico
2 50 100
Reducirlo Se deberá concientizar al
capataz de la importancia del
trabajo que se va realizar y de la
importancia del aporte que él
puede dar en este diagnóstico,
esto se realizará durante las
reuniones iniciales. Además se
debe informar sobre los
beneficios que generará este
proyecto al medio ambiente, a
los trabajadores de la finca y a
las comunidades vecinas
Auditor
contratado
35
Personal de la
finca no
disponible
para formar
parte del
equipo auditor
3 50 150
Evitarlo Es vital el aporte de trabajadores
de la finca en el diagnóstico, por
lo que con anterioridad se
hablará con ellos del tema, y se
debe informar que recibirá la
paga de su salario cuando
labore en el diagnóstico
Director del
Proyecto (co-
propietario)
Ausencia de
algún
colaborador
en las
reuniones
4 20 80
Reducirlo Se concientizará sobre la
importancia de la presencia en
las reuniones por parte de todos
los colaboradores
Director del
Proyecto (co-
propietario)
Falta de
colaboración
de peones al
realizar el
diagnóstico
4 20 80
Reducirlo Se concientizará a los
trabajadores sobre la
importancia de su aporte
durante el diagnóstico y sobre
las ventajas que obtendrán con
la ejecución del proyecto
Director del
Proyecto (co-
propietario)
36
Auditor de la
zona con
experiencia
3 20 60
Evitarlo -
Reducirlo
Se investigará desde el 01-12-
2010 en fincas cercanas ya
certificadas, por auditores
profesionales que hayan
participado en sus procesos. Se
contactará algunos de ellos y se
someterán a un proceso de
reclutamiento por parte del
director del proyecto para
verificar que las competencias
sean adecuadas para el
proyecto.
Director del
Proyecto (co-
propietario)
No hallar un
lugar
adecuado en
la zona para
efectuar las
reuniones
3 20 60
Evitarlo Se buscará con bastante
anterioridad un lugar adecuado
para las reuniones y que sea
cerca de la zona, ya que los
trabajadores de la finca viven en
las zonas aledañas, de lo
contrario de coordinará
transporte hasta el lugar de las
reuniones
Director del
Proyecto (co-
propietario)
37
4.7 Gestión de la Calidad La gestión de la calidad tiene como objetivo asegurar que el proyecto satisfaga las necesidades del mismo.
4.7.1 Diagrama de Causa y Efecto En la Figura 6 se muestra el Diagrama de Causa y Efecto, en el cual se identificaron los criterios a controlar, necesarias
para satisfacer los requerimientos para cada entregable.
38
Figura 6. Diagrama de Causa y Efecto
39
4.7.2 Lista de Verificación En el Cuadro 5 se muestra la Lista de Verificación, la cual será utilizada para verificar que se cumpla con cada uno de los
requerimientos de cada entregable.
Cuadro 5. Lista de Verificación
Estándares
Fecha programada de revisión
Fecha real de revisión
Observaciones Firma
1 Tareas Preliminares 14/01/2011
1.1 Recurso Humano
competente 14/01/2011
1.2 Cantidad de colaboradores
necesarios 14/01/2011
1.3 Cronograma estimado 16/01/2011
1.4 Recursos necesarios 16/01/2011
1.5 Objetivo 16/01/2011
1.6 Involucrados en el
diagnóstico 16/01/2011
2 Reunión de apertura 17/01/2011
40
2.1 Presencia de todo el
equipo de trabajo 17/01/2011
2.2 Presentación del plan de
diagnóstico 17/01/2011
3 Revisión documental 01/02/2011
3.1
Revisión de los
documentos necesarios
para el diagnóstico
01/02/2011
4 Identificación de criterios 07/03/2011
4.1 Identificación de criterios a
diagnosticar 07/03/2011
5 Verificación de los criterios de auditoría
25/05/2011
5.1
Participación del personal
de la finca en todas las
actividades
Durante la ejecución
41
5.2 Diagnóstico de criterios Durante la ejecución
6 Presentación del Informe final
14/06/2011
6.1 Resultados de Diagnóstico 14/06/2011
6.2 Presencia de involucrados
del proyecto 15/06/2011
6.3 Presentación de resultados
15/06/2011
4.8 Gestión de las Adquisiciones La gestión de las adquisiciones se realiza con el fin de optimizar la adquisición de bienes y servicios.
4.8.1 Matriz de Adquisiciones En el Cuadro 6 se muestra la Matriz de Adquisiciones del proyecto, detallando la fecha límite para obtener el bien o
servicio y designando un responsable para cada uno.
42
Cuadro 6. Matriz de Adquisiciones
Proyecto: Diagnóstico de la Finca Las Quebradas
Director del Proyecto: Ingeniero Johnny Rojas Alvarado
Nombre del componente bien o servicio
Costo en colones
Fecha en que se debe entregar el bien
Responsable Tipo de contrato
Suministros de oficina ¢495 000 10-01-2011 Director del proyecto
(Co-propietario)
Compra directa
Contrato de Auditor ¢2 000 000 10-01-2011 Director del proyecto
(Co-propietario)
Contratación directa,
temporal
Comestibles ¢150 000
17-01-2011,
10-03-2011,
15-06-2011
Director del proyecto
(Co-propietario)
Compra directa
Alquiler de salones ¢120 000 17-01-2011,
15-06-2011
Director del proyecto
(Co-propietario)
Contratación directa
43
4.9 Gestión de la Integración El objetivo de la gestión de la integración es asegurar que los diferentes elementos
del proyecto guarden coordinación entre sí.
4.9.1 Minutas de Reunión Durante la ejecución del proyecto se llevarán a cabo reuniones, en las cuales,
además de tratar los temas principales de las reuniones, se revisará el avance,
problemas que surjan, recursos necesarios y tiempo requerido, etc. Para dichas
reuniones se llevarán minutas, en las cuales se registrarán los temas tratados y
los acuerdos tomados, con el fin de darles seguimiento para asegurar su
cumplimiento. En el Anexo 7 se muestra el formato a utilizar.
4.9.2 Control Integrado de Cambios El Equipo de Proyecto establece una metodología de responder y manejar los
cambios del proyecto de manera oportuna pero ordenada, que permite tomar y
autorizar las decisiones formalmente, comunicar las decisiones por escrito, evaluar
los impactos y las justificaciones, actualizar la documentación del proyecto y
mantenerse dentro del alcance establecido.
El Equipo de Proyecto se asegurará de la implementación formal del proceso de
“control de cambios”. El formato a utilizar se muestra en el Anexo 8.
4.9.3 Lecciones Aprendidas Con la finalidad de promover la mejora continua y optimización de futuros
proyectos se documentará el conocimiento adquirido respecto a experiencias
importantes ocurridas durante la ejecución del proyecto. En el Anexo 9 se muestra
el formato a utilizar.
44
5 CONCLUSIONES
• De acuerdo con la declaración del alcance, matriz de responsabilidades y
roles y responsabilidades, el director de proyecto debe supervisar todo el
proceso de proyecto y darle seguimiento continuo a las actividades
realizadas por el auditor contratado, con el fin verificar que realice un
trabajo oportuno.
• La Estructura Detallada de Trabajo del proyecto muestra la cantidad de
tareas específicas de cada entregable. Los entregables con mayores tareas
son: Identificación de criterios y Verificación de Criterios para la auditoría.
• Debido a que las tareas de las cuales el auditor es responsable, requieren
de un alto nivel de experiencia en el tema de certificaciones agroforestales,
es imprescindible que el auditor que se contrate sea una persona con
experiencia en el tema.
• El costo total del proyecto es de ¢6,848,862. Según la estimación de costos
el rubro mayor del proyecto será la mano de obra, siendo un monto de ¢
5,656,000, es decir, representa un 83% del total del costo del proyecto.
• Al ser la mano de obra el mayor costo del proyecto, y al tener una relación
directa con el tiempo de duración del proyecto (ya que la mayoría de
colaboradores ganan por hora), convierte al programa de proyecto en un
plan de cumplimiento imprescindible para el éxito del proyecto.
• Las adquisiciones del proyecto son pocas, pero de vital importancia que se
ejecuten en el tiempo planificado, ya que permitirán cumplir con el
programa de trabajo a tiempo.
• La actividad de mayor costo del proyecto es Verificación de criterios de
auditoría, con un costo de ¢ 3,543,735, es decir, representa más del 50%
del total del costo del proyecto.
• Con respecto a los riesgos del proyecto, se identificó que el entregable de
la EDT que se encuentra en una nivel de riesgo más alto es Verificación de
los criterios de diagnóstico, ya que los dos riesgos con un indicador más
alto fueron: Falta de colaboración por parte de los peones y Falta de
colaboración por parte del capataz, los indicadores arrojaron un puntaje de
45
80 y 100 respectivamente, ambos se identificaron con la herramienta del
mapa de riesgos.
• El riesgo más relevante del proyecto es “Personal de la finca no disponible
para formar parte del equipo auditor”, ya que será de mucha importancia su
colaboración con el auditor durante el desarrollo del diagnóstico.
• Es necesaria la sensibilización de los trabajadores de la finca con respecto
a los objetivos del proyecto y los beneficios que les genera, ya que de la
colaboración de ellos depende el éxito de muchas actividades y del
proyecto en sí.
• Los objetivos de la elaboración del Proyecto Final de Graduación se
cumplieron a cabalidad ya que se logró plasmar con cada uno de ellos, en
el desarrollo del PFG.
46
6 RECOMENDACIONES
• Con respecto a los criterios de aceptación, establecidos en la declaración
del alcance es imprescindible que exista un nivel riguroso de supervisión
por parte del director del proyecto en todas las actividades, para verificar
que el trabajo del auditor sea oportuno.
• Los entregables “Identificación de Criterios” y “Verificación de Criterios para
la auditoría”; por su importancia y por la cantidad de tareas específicas
mostradas en la EDT, requieren de especial atención de parte del director
del proyecto con respecto a la supervisión del cumplimiento de los criterios
de aceptación definidos.
• Para asegurar un trabajo de calidad, es necesario cerciorarse que el auditor
que se contratado sea una persona con experiencia en realización de
auditorías. Esto es importante ya que debe tener suficiente criterio para
emitir conclusiones respecto al estado actual de le finca y los requisitos
planteados en la Norma para la Agricultura Sostenible.
• Debido a que el costo del rubro de mano de obra es el más alto del
proyecto y está relacionado directamente con el tiempo de duración del
proyecto, requiere que se dé un seguimiento y control de forma rigurosa al
programa del proyecto para no generar atrasos que influirían directamente
en el aumento del costo de la mano de obra.
• A pesar de que las adquisiciones del proyecto son pocas, requieren de
seguimiento oportuno y efectuarlas en el momento justo, como se planificó
en la Matriz de Adquisiciones, ya que es de vital importancia efectuarlas a
tiempo para que las actividades del proyecto no se atrasen y poder
finalizarlo en el tiempo estimado, y que esto conlleve a que el costo de la
mano de obra no aumente y el proyecto sea terminado de manera exitosa.
• Se debe procurar en la medida de lo posible, y encontrar la forma incentivar
a los trabajadores de la finca a que asistan a la reuniones que se realizarán
durante la ejecución del proyecto, para comunicarles los beneficios que
generará el proyecto tanto al medio ambiente como a los trabajadores de la
finca y así obtener una mayor productividad en el aporte de cada uno.
47
Tampoco se puede descuidar al resto de involucrados ya que es importante
la asistencia de todos para que exista un flujo de información oportuno.
• Es de vital importancia para el éxito del proyecto prevenir sucesos
inoportunos dándole seguimiento a los resultados obtenidos en la gestión
de riesgo aplicando las contingencias que se han planificado, ya que un
acontecimiento inoportuno puedo ocasionar consecuencias negativas al
proyecto.
• Es importante darle seguimiento al proyecto por medio de la Lista de
Verificación, ya que eso permitirá que se lleve un control de cumplimiento
de los factores necesarios para cumplir con cada uno de los entregables y
para que se lleve a cabo el proyecto de forma exitosa y en caso de que
algún factor no llegue a su cumplimiento se deben tomar acciones
correctivas a tiempo.
48
7 BIBLIOGRAFÍA
Chamoun, Y. (2005) Administración de Profesional de Proyectos. La Guía. México
DF: McGraw- Hill Interamericana.
CIMS. (2006). Presentación de resultados de la consultoría realizada por CIMS a
COOCAFE. Opciones de mercado para café sostenible. Alajuela: Centro de
Inteligencia sobre Mercados Sostenibles
Jiménez, M. & Virgilio Filho, E. (2007). Innovación para la producción de café
sostenible en el ámbito de CBM. Programa de Capacitación para el fortalecimiento
de los actores del Corredor Biológico Mesoamericano. Turrialba: CATIE-CBM.
La Certificación Rainforest Alliance. (2010, Enero). Revista Simposium 10. Artículo
1. Extraído el 26 de marzo, 2010, de http://beta.portalces.org/simposium-10/la-
certificacion-rainforest-alliance/todas-las-paginas
Municipalidad de Palmares (2010). Ubicación geográfica. Extraído el 23 de
setiembre, 2010, de http://www.munipalmares.go.cr/
P.M.I. (Project Management Institute). (2008) Guía de los fundamentos de la
Dirección de Proyectos. PMBoK Guide, (4ta Edición). Newtown Square.
Pennsylvania, E.U.A.: Project Management Institute Inc.
Rojas Salas, Javier. (2010) Entrevista al Propietario de la Agropecuaria Rojas
Alvarado S.A. Palmares: Agropecuaria Rojas Alvarado. S.A.
Vargas, G. (2007). Guía y procedimientos en el proceso de investigación. San
José: Librería Alma Mater.
49
Virginio, E. & Abarca, S. (2008) Cafetales para servicios ecosistémicos, con
énfasis en el potencial de sumideros de carbono (El caso de las cooperativas
afiliadas a COOCAFE). Costa Rica: Consultores independientes
50
8 ANEXOS Anexo 1. Acta del Proyecto
Información principal y autorización de proyecto Fecha: 11-05-2010 Nombre de Proyecto: Plan de Gestión para el
Diagnóstico precedente a la auditoría del certificador Rainforest Alliance, en la finca de café “Las Quebradas”, propiedad de Agropecuaria Rojas Alvarado S.A.
Áreas de conocimiento / procesos: Plan de Gestión del Proyecto
Área de aplicación (sector / actividad): Agropecuario
Fecha de inicio del proyecto: 10-01-2010
Fecha tentativa de finalización del proyecto: 15-06-2011
Objetivos del proyecto (general y específicos) Objetivo General: Elaborar el Plan de Gestión que permita preparar la finca cafetalera Las Quebradas para lograr los requisitos planteados por el ente certificador Rainforest Alliance, con la finalidad de utilizarlo para iniciar las acciones necesarias que permitan garantizar la obtención de la certificación. Objetivos específicos: Definir el alcance del proyecto mediante la Estructura Detallada de Trabajo del proyecto. Establecer el plan de Recursos Humanos de manera que se defina la estructura organizacional para el proyecto, así como los roles y responsabilidades Elaborar el cronograma de ejecución del proyecto asignando tiempos de ejecución para cada actividad. Elaborar el plan de gestión de costos del proyecto definiendo el presupuesto para el mismo. Elaborar el plan de comunicación del proyecto para asegurar un correcto flujo de información entre los involucrados Elaborar el plan de riesgos del proyecto, identificándolos y proyectando contingencias para cada uno. Elaborar el plan de calidad del proyecto, detallando los mecanismos de seguimiento y control para el cumplimiento del mismo. Elaborar el plan de adquisiciones del proyecto gestionando la efectividad del proceso Elaborar el plan de integración del proyecto asegurando cada uno de los elementos del proyecto sean coordinados.
51
Descripción del producto: Documento que contiene un Plan Gestión para el diagnóstico precedente a la auditoría del certificador Rainforest Alliance, en la finca de café “Las Quebradas”, propiedad de Agropecuaria Rojas Alvarado S.A., aplicando las nueve áreas de conocimiento establecidas por el PMI: Gestión del alcance del proyecto, Gestión de Recursos Humanos, Gestión del Tiempo, Gestión de Costos, Gestión de la Comunicación, Gestión de Riesgos, Gestión de la Calidad, Gestión de las Adquisiciones, Gestión de la Integración. Necesidad del proyecto (lo que da origen): El café de Costa Rica se encuentra bien posicionado a nivel mundial por su calidad, y ha llegado a adquirir prestigio a través de los años. Los mercados Europeos y de Norteamérica son los principales importadores de éste producto, mostrando preferencia a aquellos provenientes de fincas certificadas como responsables social y ambientalmente, y ofreciendo mejores precios. Agropecuaria Rojas Alvarado S. A., en busca de adquirir mejores precios para su producto, ha decidido buscar la certificación Rainforest Alliance, la cual propone un desarrollo en armonía con la naturaleza y un comportamiento responsable con sus empleados y con la sociedad. Ésta certificación es prestigiosa y conocida en estos mercados. La finca cafetalera “Las Quebradas” a pesar de que cuenta con una buena cobertura boscosa, nunca ha sido sometida a trabajar bajo sistemas agroforestales, por lo que es necesario que sea sometida primeramente a un proceso de diagnóstico tomando como referencia la Norma para la Agricultura Sostenible, para de esta forma, identificar los puntos fuertes y débiles del manejo de la finca en cuanto a los requisitos planteados por Rainforest Alliance, y tomar las acciones necesarias para alinear el manejo de finca y prepararla para ser sometida al proceso de auditoría por parte del ente certificador. Para llevar a cabo el diagnóstico se elabora un Plan de Gestión del Proyecto, de acuerdo a las buenas prácticas recomendadas por el PMI, en cual se toman en cuenta las nueve áreas del conocimiento que pueden afectar un proyecto, establecer una guía completa y procurar el éxito de la realización del diagnóstico. Justificación de impacto (aporte y resultados esperados): El proyecto consiste en realizar un Plan de Gestión para con la finalidad de detallar todas aquellas actividades necesarias para ejecutar un correcto y completo diagnóstico al manejo de la finca “Las Quebradas”, el cual servirá para identificar las debilidades de la finca en con respecto a la Norma para la Agricultura Sostenible, y encausar acciones que rectifiquen el manejo de la finca a los requisitos del ente certificador. Restricciones / limitantes / factores críticos de éxito: Tres meses de tiempo para la elaboración del Proyecto. Disponibilidad de Rainforest Alliance para brindar información.
52
Identificación de grupos de interés (stakeholders): • Cliente(s) directo(s):
Agropecuaria Rojas Alvarado S.A. • Clientes indirectos:
Propietarios de fincas vecinas Propietarios de bosques aledaños Trabajadores de la finca Comunidad Nombre Estudiante: Johnny Rojas Alvarado
Firma:
Aprobado por: Marvin Coto Hernández
Firma:
53
Anexo 2. Declaración del Alcance
Declaración del alcance del proyecto
Entregables / Sub-entregables
Descripción Criterio de Aceptación
1 Tareas Preliminares Las tareas preliminares son elementales para dar inicio al proyecto
Experiencia y competencia del personal, planificación del diagnóstico
1.1 Selección del equipo de trabajo
Se debe seleccionar al equipo de trabajo más adecuado.
Auditor con 3 procesos de certificación demostrables de experiencia En certificaciones agroforestales Rainforest Alliance o UTZ. Experiencia en la utilización del software MS Project 2007. Peones: con conocimiento suficiente de la finca
1.2 Elaboración del Plan de Diagnóstico
Documento en el cual se muestre una planificación para la ejecución del diagnóstico
Debe definir, objetivos y alcance del diagnóstico. Debe contener un cronograma detallando los pasos y las fechas en que se llevaran a cabo. Igualmente debe contener el personal que lo efectuará. Debe ser presentado en MS Project 2007.
2 Reunión de apertura Se realizará una reunión con el equipo que efectuará el diagnóstico para presentar el plan
Se debe contar con la totalidad del personal seleccionado.
2.1 Presentación del Plan de Diagnóstico
La presentación será realizada en forma magistral a todos los integrantes del personal seleccionado
Debe ser presentado en la forma más simple posible, con representaciones graficas en su mayoría. Hay que asegurar que fue entendido por todas las partes. No debe tardar más de 20
54
Declaración del alcance del proyecto
Entregables / Sub-entregables
Descripción Criterio de Aceptación
minutos
2.2 Asignación de responsabilidades
Se debe elaborar un documento que detalle las responsabilidades de cada miembro del equipo de trabajo
Responsabilidades específicas y claras. El documento deberá ser comunicado a todos los miembros del equipo.
3 Revisión documental
Se hará una revisión de los documentos establecidos por Rainforest Alliance para la obtención de la certificación
Se deberán revisar los documentos: Norma para la Agricultura Sostenible, y Anexos ( Lista de Plaguicidas prohibidos Política de certificación de fincas)
3.1 Revisión Norma para la Agricultura Sostenible
Lectura minuciosa del documento ---
3.2 Revisión Política de Certificación de Fincas
Lectura minuciosa del documento ---
3.3 Revisión Lista de Plaguicidas prohibidos
Lectura minuciosa del documento ---
4 Identificación de criterios
Se identificarán todos los criterios que se establecen en la Norma para la Agricultura Sostenible
Identificar la totalidad de los requisitos contenidos en la Norma para la Agricultura Sostenible
4.1 Lista de Verificación Sistema de gestión social y ambiental
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 1 de la Norma para la Agricultura Sostenible
4.2 Lista de Verificación Conservación de ecosistemas
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 2 de la Norma para la Agricultura Sostenible
4.3 Lista de Verificación Protección de la vida silvestre
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 3 de la Norma para la Agricultura Sostenible
55
Declaración del alcance del proyecto
Entregables / Sub-entregables
Descripción Criterio de Aceptación
4.4 Lista de Verificación Conservación de recursos hídricos
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 4 de la Norma para la Agricultura Sostenible
4.5 Lista de Verificación Trato justo
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 5 de la Norma para la Agricultura Sostenible
4.6 Lista de Verificación Salud y Seguridad Ocupacional
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 6 de la Norma para la Agricultura Sostenible
4.7 Lista de Verificación Relaciones con la comunidad
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 8 de la Norma para la Agricultura Sostenible
4.8 Lista de Verificación Manejo integrado del cultivo
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 8 de la Norma para la Agricultura Sostenible
4.9 Lista de Verificación Manejo y conservación del suelo
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 9 de la Norma para la Agricultura Sostenible
4.10 Lista de Verificación Manejo integrado de desechos
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al capítulo 10 de la Norma para la Agricultura Sostenible
56
Declaración del alcance del proyecto
Entregables / Sub-entregables
Descripción Criterio de Aceptación
4.11 Lista de verificación Plaguicidas prohibidos
Documento que contenga los criterios a evaluar
Deberá contener todos los requisitos correspondientes al anexo 3 de la Norma para la Agricultura Sostenible
5 Verificación de los criterios del diagnóstico
Se verificarán los criterios del diagnóstico. Se realizarán verificaciones documentales, verificaciones en la finca y entrevistas
Se debe contar con todos los documentos correspondientes para la verificación que contengan la totalidad de los requisitos de la Norma para la Agricultura Sostenible. Contar con las personas correspondientes para las entrevistas.
5.1 Evaluación Sistema de gestión social y ambiental (documental)
Se realizará una verificación documental y entrevista
Contar con documentación necesaria, contar con personas indicadas
5.2 Evaluación Conservación de ecosistemas (campo)
Se realizará una verificación en la finca
Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas (35 hectáreas)
5.3 Evaluación Protección de la vida silvestre (campo)
Se realizará una verificación en la finca
Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas (35 hectáreas)
5.4 Evaluación Conservación de Recursos Hídricos (campo)
Se realizará una verificación en la finca
Cubrir todas las 5 nacientes de la finca
5.5 Evaluación Trato justo y buenas condiciones para los trabajadores (documental y campo)
Se realizará una verificación documental y entrevista
Contar con documentación necesaria, contar con personas indicadas
5.6 Evaluación Salud y Seguridad Ocupacional (campo)
Se realizará una verificación entrevista
Contar con personas indicadas
5.7 Evaluación Relaciones con la comunidad (campo)
Se realizará una verificación entrevista
Contar con personas indicadas
5.8 Evaluación Manejo Integrado del cultivo
Se realizará una verificación en la finca
Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas
57
Declaración del alcance del proyecto
Entregables / Sub-entregables
Descripción Criterio de Aceptación
(campo) (35 hectáreas) 5.9 Evaluación Manejo y conservación del suelo (campo)
Se realizará una verificación en la finca
Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas (35 hectáreas)
5.10 Evaluación Manejo Integrado de desechos (campo)
Se realizará una verificación en la finca
Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas (35 hectáreas)
5.11 Evaluación Plaguicidas prohibidos (campo)
Se realizará una verificación en la finca, y entrevista
Cubrir la finca en su totalidad Las Quebradas (35 hectáreas), contar con las personas indicadas
6 Presentación Informe final
Se debe presentar en forma magistral Se debe presentar documento impreso
Documento formal Presentarse en forma clara y entendible Contar con una copia para los dueños de la finca.
6.1Elaboración de Informe final
Se debe elaborar un informe final que contenga los resultados del diagnóstico
Aprobación firmada del Director del Proyecto
6.2 Reunión de cierre Se debe realizar una reunión con el equipo de proyecto y dueños de la finca
Presencia del equipo de proyecto Presencia de los dueños de la finca
58
Anexo 3. Estimación de costos
EDT / Tareas
principales Mano de
obra Alquiler Viáticos Suministros de oficina Totales
Tareas Preliminares
¢ 48,000 ¢ 25,000 ¢
73,000 Reunión con el equipo de
trabajo
¢ 58,067
¢ 40,000 ¢ 50,000 ¢ 20,000 ¢ 168,067
Revisión documental
¢ 600,150
¢ -
¢ - ¢ 10,000 ¢ 610,150
Identificación de criterios
¢ 943,094
¢ -
¢ - ¢ 20,000 ¢ 963,094
Verificación de los
criterios de auditoría
¢ 3,193,735
¢ -
¢ - ¢ 350,000 ¢ 3,543,735
Presentación del informe
final
¢ 812,951
¢ 40,000 ¢ 50,000 ¢ 45,000 ¢ 947,951
Total ¢ 5,656,000
¢ 80,000 ¢ 100,000 ¢ 470,000 ¢ 6,306,000
59
Anexo 4. Desglose del costo de la Mano de Obra
EDT (principales tareas)
Cantidad de días Peón Auditor Capataz Director Mano de obra
1 Tareas Preliminares ¢
8,000 ¢
48,000 ¢ 48,000
2 Reunión con el equipo de trabajo
1 ¢ 7,200 ¢ 18,867
¢ 8,000
¢ 24,000 ¢ 58,067
3 Revisión documental 14 ¢
- ¢ 264,150 ¢ -
¢ 336,000 ¢ 600,150
4 Identificación de criterios 22 ¢
- ¢ 415,094 ¢ -
¢ 528,000 ¢ 943,094
5 Verificación de los criterios de auditoría
55 ¢ 396,000 ¢ 1,037,735 ¢ 440,000
¢ 1,320,000 ¢ 3,193,735
6 Presentación del informe final
12 ¢ 93,600 ¢ 245,283 ¢ 104,000
¢ 312,000 ¢ 812,951
Total 106 ¢ 496,800 ¢ 1,981,132 ¢ 560,000
¢ 2,568,000 ¢ 5,656,000
60
Anexo 5. Presupuesto Base
Tareas EDT Costo por tarea
Imprevistos 5% Fechas Presupuesto
Base Costo Real
Tareas preliminares
¢ 405,867
¢ 20,293 14/01/2011 ¢
426,160
Reunión de apertura
¢ 168,067
¢ 8,403 17/01/2011 ¢
602,630
Revisión documental
¢ 610,150
¢ 30,507 18/01/2011 ¢
1,243,287
Identificación de criterios
¢ 963,094
¢ 48,154 07/02/2011 ¢
2,254,536
Verificación de los
criterios de auditoría
¢ 3,543,735
¢ 177,186 14/03/2011 ¢
5,975,458
Presentación del informe
final
¢ 831,814
¢ 41,590 15/06/2011 ¢
6,848,862
61
¢426,160.00 ¢602,630.35
¢1,243,287.85
¢2,254,536.55
¢5,975,458.30
¢6,848,862.30
¢‐
¢1,000,000.00
¢2,000,000.00
¢3,000,000.00
¢4,000,000.00
¢5,000,000.00
¢6,000,000.00
¢7,000,000.00
¢8,000,000.00
14/01/2011 14/02/2011 14/03/2011 14/04/2011 14/05/2011 14/06/20
62
Anexo 6. Cuantificación de Riesgos
Riesgos Probabilidad Impacto Resultados
1 Tareas Preliminares
1.1 Personal de la finca no
disponible 2 50 100
1.2 Auditor de la zona con
experiencia 3 20 60
1.3 Tiempo insuficiente para
elaborarlo 3 10 30
2 Reunión de apertura
2.1 Ausencia de algún colaborador 4 20 80
2.2 Na hallar un lugar adecuado en
la zona 3 20 60
3 Revisión documental
3.1 Tiempo insuficiente para
elaborarlo 3 10 30
4 Identificación de criterios
4.1 Tiempo insuficiente para
elaborarlo 3 10 30
5 Verificación de los criterios de diagnostico
5.1 Falta de colaboración de peones 4 20 80
5.2 Falta de colaboración de capataz 3 50 150
5.3 Tiempo insuficiente para
elaborarlo 3 10 30
6 Presentación del Informe final
6.1 Tiempo insuficiente para
elaborarlo 3 10 30
6.2 No hallar un lugar adecuado en 3 20 60
63
la zona
6.3 Ausencia de algún colaborador 4 20 80
6.4 Ausencia de propietarios 2 10 20
64
Anexo 7. Formato de Minutas de Reunión ACTA #: <fecha>
Lugar: Fecha: Hora inicio: Hora final:
I. ASISTENCIA
NOMBRE Firma PRE SEN TE
AUSENCIA JUSTIFICADA
SI NO
II. ASUNTOS TRATADOS
Tema Responsable Tiempo
asignado
III. ACUERDOS
65
Descripción Responsable Fecha Límite (año/mes/día)
IV. ANEXOS
66
Anexo 8. Formato de Control de Cambios
INFORMACIÓN GENERAL
Nombre del Proyecto: Diagnóstico de finca “Las Quebradas”
Director del Proyecto: Ing. Johnny Rojas Alvarado
Requerimiento de Cambio No:
Solicitante:
Fecha:
CAMBIO PROPUESTO
REGISTRO DE IMPACTO
Compromisos Establecidos
Impacto Técnico: <Describir el impacto técnico, puede ser en el usuario, por uso
de nuevas tecnologías, etc.>
Impacto en Presupuesto: <Describir el impacto presupuestario, no solo es
dinero, sino también horas hombre u otros>
Impacto en Cronograma: <Describir el impacto en cronograma, se modifica la
fecha de fin de entrega de producto>
Impacto en Rendimiento: <Describir el impacto en rendimiento, se sacrifica la
calidad del producto>
Impacto en Recursos: <Describir el impacto en recursos, si se requiere trabajar
horas extras o contratar más recursos>
Impacto en otros Proyectos: <Describir el impacto en otros proyectos
relacionados>
67
RESOLUCIÓN
Aceptado Rechazado Aceptado con Condiciones
Justificación:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
______________________________________________________
APROBADO POR:
Aprobado por Fecha Firma
Ing. Johnny Rojas Alvarado
68
Anexo 9. Formato de Lecciones Aprendidas
Información General
Nombre del
Proyecto:
Fecha:
Preparado por: Número de
Actividad:
B. Registro de Lecciones Aprendidas
Descripción de la Problemática:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________
Descripción de la Solución Aplicada:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________
Aprobado por Fecha Firma
Ing. Johnny Rojas Alvarado
69
Anexo 10. EDT del PFG (diagrama)
70
Anexo 11. EDT del PFG (tabular)
Estructura Detallada del Trabajo
1 Trabajo preliminar
1.1 Resumen ejecutivo
1.2 Marco teórico
1.3 Marco metodológico
1.4 Métodos de investigación
2 Plan de Gestión del Proyecto
2.1 Gestión del Alcance
2.1.1 Declaración del alcance del Proyecto
2.1.2 Estructura detallada del Trabajo
2.2 Gestión de Recursos Humanos
2.2.1 Estructura Organizacional
2.2.2 Matriz de Roles y Responsabilidades
2.3 Gestión del Tiempo
2.3.1 Programa del Proyecto
2.4 Gestión de costos
2.4.1 Estimación de costos
2.4.2 Presupuesto base
2.5 Gestión de la comunicación
2.5.1 Matriz de comunicaciones
2.6 Gestión de Riesgos
2.6.1 Mapa de Riesgos
2.6.2 Matriz de Riesgos
2.7 Gestión de la Calidad
2.7.1 Lista de Verificación
2.8 Gestión de las Adquisiciones
2.8.1 Matriz de las Adquisiciones
2.9 Gestión de la Integración
2.9.1 Control Integrado de Cambios
71
2.9.2 Lecciones Aprendidas
3 Conclusiones
4 Recomendaciones
5 Bibliografía
6 Anexos
A
Anexo 12. Croonograma dell PFG
72
73
Anexo 13. Fotografía Árbol con lianas
74
Anexo 14. Fotografía Café bajo sombra
75
Anexo 15. Fotografía Café en la mata