PFG Valeria para impresion - biblioteca.uci.ac.cr

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

(UCI)

ELABORACIÓN DE UN PLAN DE GESTIÓN DE PROYECTO PARA EL

DESARROLLO DEL MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS EN PRODUCCIÓN

ORGÁNICA PARA LA EMPRESA ORO VERDE QUINTAMANI S.A.

VALERIA GUTIÉRREZ VALLE

PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO

PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN

DE PROYECTOS

San José, Costa Rica

Enero, 2010

ii

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

(UCI)

Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como

requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos

__________________________

Mónica Cascante Elizondo

PROFESOR TUTOR

_________________________

Roger Valverde Jiménez

LECTOR No. 1

__________________________

Ramiro Fonseca Macrini

LECTOR No. 2

________________________

VALERIA GUTIÉRREZ VALLE

SUSTENTANTE

iii

DEDICATORIA

A Dios por regalarme su sabiduría y entendimiento, a mi madre por darme la vida,

mi hermana por apoyarme y a mi esposo porque me alienta siempre seguir

adelante y progresar.

iv

AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mis compañeros de grupo del MAP71 que durante todos los

cursos siempre fuimos un grupo muy responsable, a los profesores del la UCI que

permitieron pasar el conocimiento y a mi tutora de tesis por su ayuda, paciencia

y colaboración.

v

ÍNDICE DE CONTENIDO

HOJA DE APROBACION ii

DEDICATORIA iii

AGRADECIMIENTOS iv

ÍNDICE FIGURAS viii

ÍNDICE CUADROS ix

ABREVIACIONES x

RESUMEN EJECUTIVO xi

1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................ 13

1.1 Antecedentes ................................................................................... 13 1.2 Problemática .................................................................................... 14 1.3 Justificación del problema ............................................................... 15 1.4 Objetivo general ............................................................................... 16 1.5 Objetivos específicos ....................................................................... 16

2 MARCO TEÓRICO ..................................................................................... 17

2.1 Marco referencial o institucional ...................................................... 17 2.1.1 Antecedentes de la Institución ............................................................ 17 2.1.2 Misión y visión ..................................................................................... 18

2.2 Teoría de Administración de Proyectos ........................................... 19 2.2.1 Proyecto .............................................................................................. 19 2.2.2 Administración de Proyectos ............................................................... 21 2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ............... 21 2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto ............................................................... 24 2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos ...................................... 24

2.3 Producción Orgánica ....................................................................... 26 2.3.1 Producción Orgánica y Promoción de la Eficiencia en el Uso del Agua con Energía Solar en Costa Rica ................................................................... 29

3 MARCO METODOLÓGICO ........................................................................ 30

3.1 Fuentes de información ................................................................... 30 3.1.1 Fuentes Primarias ............................................................................... 31 3.1.2 Fuentes Secundarias .......................................................................... 31

3.2 Técnicas de Investigación ............................................................... 31 3.3 Método de Investigación .................................................................. 32

3.3.1 Método Analítico-Sintético ................................................................... 32 3.3.2 Método Inductivo-Deductivo ................................................................ 32 3.3.3 Observación ........................................................................................ 33

3.4 Herramientas para el desarrollo del PFG ........................................ 34

vi

3.4.1 Entrevistas .......................................................................................... 34 3.4.2 Investigación Bibliográfica ................................................................... 34 3.4.3 Juicio de expertos ............................................................................... 34

4 DESARROLLO ........................................................................................... 36

4.1 Análisis de la situación actual ......................................................... 36 4.1.1 Breve descripción de la Empresa ........................................................ 36 4.1.2 Propuesta de Trabajo ........................................................................ 37

4.2 Gestión del Alcance ......................................................................... 38 4.2.1 Planificación del Alcance ..................................................................... 39 4.2.2 Definición del Alcance ......................................................................... 39 4.2.3 Análisis de Involucrados ...................................................................... 44 4.2.4 Organigrama funcional del proyecto .................................................... 46 4.2.5 Roles y Responsabilidades ................................................................ 46 4.2.6 Estructura Detallada del Desglose de Trabajo .................................... 48 4.2.7 Diccionario del EDT ............................................................................. 50

4.3 Gestión del Tiempo .......................................................................... 54 4.3.1 Definición de las actividades ............................................................... 54 4.3.2 Establecimiento de las secuencia de las actividades ......................... 54 4.3.3 Estimación de los recursos de las actividades .................................... 55 4.3.4 Desarrollo del Cronograma ................................................................. 56

4.4 Plan de Gestión de las comunicaciones .......................................... 58 4.4.1 Planificación de las comunicaciones ................................................... 58 4.4.2 Proceso de Resolución de conflicto .................................................... 60 4.4.3 Proceso de seguimiento a los problemas ............................................ 61 4.4.4 Protocolo de la comunicación ............................................................. 61 4.4.5 Seguimiento y almacenamiento de la comunicación ........................... 62 4.4.6 Herramientas de Comunicación .......................................................... 63 4.4.7 Formato de comunicación ................................................................... 63 4.4.8 Cambio en la comunicación ................................................................ 63 4.4.9 Distribución de la información ............................................................. 64

4.5 Gestión de los recursos humanos .................................................. 65 4.5.1 Planificar los recursos humanos......................................................... 65 4.5.2 Roles y Responsabilidades ................................................................. 66 4.5.3 Organigrama del proyecto .................................................................. 67 4.5.4 Plan de gestión del personal ............................................................... 67

5 CONCLUSIONES ....................................................................................... 69

6 RECOMENDACIONES ............................................................................... 72

7 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................... 74

8 ANEXOS ..................................................................................................... 75

8.1 Anexo 1: Acta del Proyecto Final de Graduación ............................ 75

vii

8.2 Anexo 2: EDT del Proyecto Final de Graduación ............................ 79 8.3 Anexo 3: Cronograma del Proyecto Final de Graduación ................ 81 8.4 Anexo 4: Acta del Proyecto Elaboración de un Manual de Buenas Prácticas en Producción Orgánica ...................................................................... 82

viii

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Áreas del conocimiento Fuente PMI 2004…………………………..21

Figura 2: Interacción de los grupos de procesos Fuente PMI 2004…………..25

Figura 3: Organigrama funcional del proyecto ………………………………....45

Figura 4: EDT……………………………………………………………………….48

Figura 5 Secuenciamiento de actividades …………………………………….54

Figura 6: Cronograma del Proyecto ……………………………………………..55

ix

ÍNDICE DE CUADROS

Cuadro 1: Tabla resumen del Marco Metodológico………………………………….34

Cuadro 2:Declaración del Alcance del proyecto…………………………………….. 38

Cuadro 3: Matriz de identificación de los posibles Stakeholders…………………...44

Cuadro 4: Entregables del Proyecto…………………………………………………..49

Cuadro 5: Matriz de comunicaciones………………………………………………….58

Cuadro 6: Herramienta de comunicación……………………………………………. 62

Cuadro 7: Ventajas y Desventajas de los Métodos de distribución de la

Información……………………………………………………………………………… 63

x

ABREVIATURAS

EDT: Estructura del Desglose del Trabajo

PFG: Proyecto Final de Graduación

PMBOK: Siglas en inglés Project Management Body of Knowledge de los

Fundamentos de la Dirección de Proyectos

PMI: Siglas en inglés del Instituto de Administración de Proyectos

WBS: Siglas en inglés de la Estructura de Desglose del Trabajo

xi

RESUMEN EJECUTIVO

Oro Verde Quintamani inició operaciones hace cinco años. Es una empresa

pequeña que se dedica al desarrollo de actividades agroecológicas. Sus

principales aéreas de trabajo son la producción agroecológica, la producción

orgánica, el abastecimiento a los mercados locales, agropecuarios, entre otras.

Su personal de trabajo lo conforman un Gerente, un Administrador y dos

trabajadores de campo.

Desde hace tres años la empresa cuenta con la certificación Orgánica BCS

otorgada por una certificadora alemana Oko Garantie, que cuenta con el aval del

Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG). No obstante este importante logro,

siempre se ha visto la necesidad de contar con una guía de procedimientos

prácticos agrícolas que permita incorporar de forma eficiente y efectiva a nuevos

trabajadores y que se constituya en la memoria de empresa en materia de

producción orgánica. Hasta la fecha el manejo de todos los procedimientos e

información está en la memoria del Gerente, persona con amplios conocimientos

sobre los procesos de siembra, cosecha, aplicación de abonos y administración en

general. Esto representa para la empresa un riesgo y una limitante en relación

con su operación, por lo que la elaboración de un manual de prácticas agrícolas es

clave en el desarrollo y fortalecimiento de sus operaciones.

El objetivo general de este proyecto es Desarrollar el plan de gestión del proyecto

para la “Elaboración de un manual de buenas prácticas en la producción

orgánica”, orientado a documentar las prácticas agrícolas de la empresa Oro

Verde Quintamani. Se aplicarán las siguientes aéreas del conocimiento de la

Administración de Proyectos: alcance, tiempo, comunicación y recursos humanos.

Este proyecto se enfoca en el desarrollo de estas áreas en los procesos de

Iniciación y Planificación.

xii

El método de investigación propuesto combina la investigación documental con la

investigación de campo, y consiste en la recopilación de la información, la

realización de entrevistas y la aplicación de juicio de experto de manera que se

logren cubrir todas las aéreas posibles de exploración y con esto consolidar los

resultados.

Dentro de las conclusiones más sobresalientes encontramos que la comunicación

en un proyecto como este es indispensable, razón por la cual la gestión de las

comunicaciones fue una de las áreas mayormente desarrolladas. Esto cobra

mucha importancia si se considera que la elaboración de los manuales y la

definición de un programa de capacitación están dirigidos a un público meta con

perfil muy básico, es decir para el uso de pequeños productores campesinos.

Así mismo como parte de las recomendaciones más importantes para la empresa

Oro Verde Quintamani está el hecho de que una vez implementado este proyecto

deben monitorearse todas las actividades con el fin de corregir deficiencias y

buscar mejoras. Toda la información que se procese servirá de base para la

continuidad del proyecto.

Este proyecto –una vez ejecutado- permitirá sentar un precedente importante y

positivo para la empresa ya que la Elaboración de un Manual de Buenas

Prácticas generará no solo los beneficios antes citados para la empresa, sino que

podrá también ser replicado en escuelas y fincas aledañas donde no se practican

labores amigables con el ambiente. Esto les apoyará a pasar de una forma de

trabajo “convencional” a un estilo mucho más amigable con el ambiente, sobre el

cual muchos vecinos de la finca han manifestado interés. La existencia del

Manual facilitaría definitivamente el proceso de inducción y educación de otros

productores en las buenas prácticas agrícolas orgánicas.

13

1 INTRODUCCIÓN

1.1 Antecedentes

Oro Verde Quintamani es una empresa dedicada al desarrollo de actividades

agroecológicas, con énfasis en el ejercicio de actividades amigables con el

medio ambiente, la comercialización de productos orgánicos, asistencia técnica

y formulación de propuestas en las áreas de producción agropecuaria. Sus

principales áreas estratégicas son: la producción agroecológica, la producción

orgánica y el abastecimiento de mercados locales.

Inició operaciones hace cinco años y está conformada por un Gerente, un

Administrador y dos trabajadores de campo. Desde su creación, se ha

convertido en un espacio de promoción para las buenas prácticas productivas

de la zona, incluyendo la producción orgánica e hidropónica, y cuenta con la

certificación orgánica BCS de Alemania. (La certificación consiste en un

proceso que comprende varias etapas la complejidad de la mismas dependen

del producto, proceso y mercado destino con el fin de garantizar un sistema

que se ajuste a la norma)

Hoy día, la apertura comercial crea ventajas competitivas para ingresar a los

mercados nacionales. Esta es la razón por la que Oro verde ha venido

trabajando un proyecto de Sistemas Agrosilvopastoril para la mitigación y

adaptación de cambio climático.

Este proyecto tiene como propósito ser un modelo integral de replicabilidad para

diversas actividades productivas y de conservación, manteniendo en su

accionar procesos de sostenibilidad ambiental y de producción orgánica para

colocar excelentes productos en los mercados nacionales e internacionales.

14

Costa Rica es un país reconocido por su conciencia ambiental y busca

convertirse en país carbón neutral. De esta manera, los sistemas

agroforestales y silvopastoriles son una alternativa viable para mantener la

integralidad de la unidad productiva, permitiendo el cumplimiento de múltiples

funciones, tales como: usos maderables, protección de aguas, restauración de

áreas degradadas, forrajes animales, mejoramiento de las condiciones del

suelo, entre otras. Además, significan una respuesta acertada ante los cambios

climáticos que día a día se hacen más presentes en nuestra realidad nacional.

Finalmente, con la ejecución de este plan se espera que se realicen mejores

prácticas en la empresa y que éstas puedan ser documentadas.

1.2 Problemática

El artículo 58 de la Ley Orgánica del Ambiente No. 7554 es claro en cuanto a la

necesidad que hay en Costa Rica de propiciar un desarrollo económico

sostenible. Esto a través de la exploración y aprovechamiento de fuentes

alternas de energía, renovables y ambientalmente sanas. Actualmente, el

problema se puede visualizar desde dos perspectivas:

las actividades productivas desarrolladas en la finca Oro Verde Quintamani

requieren de una mayor incorporación de tecnologías alternativas que se

vinculen a la producción agroecológica certificada, lo cual aumentaría de

manera significativa el rendimiento productivo actual y promovería la

integralidad de la unidad productiva en la zona donde se ubica la empresa.

la zona actualmente está sufriendo los efectos adversos del cambio

climático, principalmente en cuanto a cambios de la distribución de las

precipitaciones y aumentos graduales de la temperatura que inciden sobre

el comportamiento de los cultivos, afectando tiempos de cosechas, calidad

15

de la producción y por ende, reduciendo la competitividad en el mercado

local.

Adicionalmente, aún persiste un vacío educativo en la formación de niños, jóvenes

y adultos en relación con la cantidad y profundidad de los programas educativos

ambientales para la conservación y aprovechamiento de los recursos naturales.

De acuerdo con lo anterior, el plan de proyecto apunta hacia la consolidación de

un esfuerzo que permita el establecimiento y principalmente la documentación de

nuevas prácticas agrícolas para crear un modelo integral de producción que

promueva este aprendizaje.

1.3 Justificación del problema

Considerando la problemática anteriormente detallada, se presenta la iniciativa

de realizar un proyecto para la Elaboración de un Manual que: (1) establezca

buenas prácticas para una mejor calidad de los productos y (2) fortalezca el

modelo de sostenibilidad en términos de producción, comercialización y la

sensibilización de la sociedad sobre la importancia del uso de energías

alternativas, así como de los modelos integrales a nivel de finca.

Es importante para los seres humanos crear mejores condiciones para el futuro

de sus hijos. Llevar a la práctica iniciativas como ésta, puede contribuir a evitar

el deterioro del planeta y disminuir los correspondientes cambios climáticos.

Por otro lado, y especialmente ante las altas temperaturas experimentadas por

el fenómeno de El Niño, se requiere que parte del sistema de riego de la finca

sea utilizado sobre el invernadero. Esto permitirá que durante las horas de

mayor temperatura, el calor interno pueda ser regulado a través de una

16

corriente de agua continua aplicada a la parte superior del invernadero. Una vez

que el agua sea vertida sobre la parte superior del invernadero, será recogida y

bombeada nuevamente para dar inicio a un proceso de reciclaje controlado por

los temporizadores. El sistema funcionará como una medida para regular el

consumo de agua de riego aplicado a la producción orgánica, brindando al

proyecto una mayor responsabilidad ambiental.

1.4 Objetivo general

Este proyecto tiene como objetivo general: Desarrollar el plan de gestión del

proyecto “Elaboración de un manual de buenas prácticas en la producción

orgánica” orientado a documentar las prácticas agrícolas de la empresa Oro

Verde Quintamani.

1.5 Objetivos específicos

Los objetivos específicos están asociados al desarrollo de las áreas de

conocimiento aplicables a este plan de proyecto. Estos son:

Elaborar el plan de gestión del alcance del proyecto y preparar la estructura

detallada del trabajo para establecer los entregables y actividades del

proyecto.

Preparar el cronograma del proyecto para determinar el tiempo de trabajo.

Elaborar el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto para

asegurar la recopilación, distribución y almacenamiento de la información.

Identificar los roles y responsabilidades de los recursos humanos con el

objeto de conocer sus obligaciones dentro del proyecto.

17

2 MARCO TEÓRICO

2.1 Marco referencial o institucional

2.1.1 Antecedentes de la Institución

Oro Verde Quintamani es una empresa dedicada al desarrollo de actividades

agroecológicas. Su énfasis es el ejercicio de actividades amigables con el medio

ambiente, la comercialización de productos orgánicos, la asistencia técnica y

formulación de propuestas en las áreas de producción agropecuaria, agroecología

industria forestal, agroindustria, distribución y facilitación de tecnología limpia y

apropiada.

Su trabajo se circunscribe en las siguientes áreas estratégicas:

- Producción Agroecológica

- Producción Orgánica

Actualmente la empresa desea incursionar en un modelo productivo más eficiente.

Esto a través de:

un uso ambientalmente responsable del recurso hídrico, el cual ha

empezado a mermar en la zona causando problemas en la actividad

agrícola de varios cultivos.

la regulación de los ciclos de producción de los cultivos. Esto sólo será

posible incorporando invernaderos para la producción bajo ambientes

orgánicos e hidropónicos controlados.

La empresa se ha planteado como reto incursionar en los mercados nacionales e

internacionales, a través de productos amigables con el ambiente que ayuden a

mejorar la calidad de vida humana.

18

Desde hace dos años, Oro Verde cuenta con una certificación orgánica, la cual le

permite vender sus productos con un valor agregado. Dicha certificación es un

requisito para diferenciarse en los mercados alternativos en agricultura orgánica y

se ha convertido en una herramienta indispensable para acceder al mercado

internacional, permitiendo llevar un control de todas sus actividades de

agricultura.

La empresa cuenta con personal que desempeña diferentes roles:

dos trabajadores de planta en labores de campo

un Administrador que realiza las labores de pagos, presentación de

informes, formularios de impuestos, actividades de siembra, entre otras

actividades complementarias

un Gerente que es el encargado de gestionar proyectos, elaborar informes,

trabajos de siembra, elaboración de foliares, etc. Este Gerente tiene como

meta implementar, a corto plazo, un plan que le permita documentar todas

las acciones que a diario se realizan en la finca.

Una de las ventajas de este proyecto es el compromiso que se tiene por parte de

la administración de establecer un servicio eficaz y eficiente, que genere

satisfacción a los consumidores, compradores y productores.

2.1.2 Misión y visión

La empresa ha establecido lineamientos de alto nivel que describen su que hacer

actual y sus metas de alto nivel. Esto se ha plasmado en la Misión y Visión de

empresa que se incluye a continuación.

19

Misión

Desarrollar una empresa autosuficiente que aproveche al máximo sus recursos,

que genere rentabilidad mediante la venta de productos y que brinde un servicio

agroturístico que satisfaga al cliente, en armonía con el medio ambiente y que a la

vez sirva de modelo para la comunidad y otras fincas del país.

Visión

Ser la empresa pionera que sirva de modelo de producción integral, aprovechando

los recursos propios, ofreciendo un producto y un servicio, orientados a las

necesidades del cliente, que genere un valor agregado a sus productos y aporte

medidas que contribuyan a mejorar el medio ambiente y la calidad de vida del

productor y su familia.

2.2 Teoría de Administración de Proyectos

2.2.1 Proyecto

El PMI (2004), en su Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos -

PMBOK- plantea que un proyecto es “un esfuerzo temporal que se realiza para

crear un producto, servicio o resultado único”.

Según Chamoun (2002), el carácter temporal de los proyectos se sustenta en su

duración cuantificable o tiempo delimitado de duración, mientras que su carácter

de “único”, hace referencia a “características y funciones específicas que serán

gradualmente desarrolladas y que le confieren la cualidad de único”.

20

Temporal

Los proyectos no son esfuerzos continuos y se diferencian de las operaciones de

la organización en cuanto a su temporalidad. “El final se alcanza cuando se han

logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del

proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del

proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado”. (PMI, 2004, p5).

Productos, servicios o resultados únicos

Las condiciones y factores bajo los cuales se lleva a cabo un proyecto difieren

entre sí, lo cual hace que cada proyecto sea único, es decir, la variación de las

circunstancias hacen que cada proyecto sea único y particular. “La singularidad es

una característica de los productos entregables de un proyecto. La presencia de

elementos repetitivos no cambia la condición de único del trabajo de un proyecto”.

(PMI, 2004, p5).

Elaboración gradual

La elaboración gradual en los proyectos es una característica que hace referencia

al aumento en la especificidad y nivel de detalle en los entregables de un proyecto

conforme el equipo avanza en la ejecución del mismo. “Elaboración gradual

significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos” (PMI, 2004,

p6).

Se pueden desarrollar proyectos a cualquier nivel y/o sector de la organización o

empresa, los cuales pueden variar en tiempo y recursos, dependiendo de la

complejidad de los mismos. Los objetivos de cada proyecto varían según las

21

necesidades de los patrocinadores/propietarios, buscando la satisfacción de los

mismos.

2.2.2 Administración de Proyectos

De acuerdo con el PMI (2004), la dirección de proyectos “es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un

proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto”.

La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los

procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre. Los

conocimientos, herramientas, técnicas y habilidades de la dirección de proyectos

son aplicables a casi todos los proyectos.

El PMBOK también señala que “muchos de los procesos incluidos en la dirección

de proyectos son repetitivos debido a la existencia o a la necesidad de elaborar

gradualmente el proyecto durante el ciclo de vida del proyecto” (PMI, 2004), con lo

cual el equipo de proyecto queda habilitado para dirigirlo con un nivel mayor de

detalle o profundidad, definiendo de mejor manera su alcance y la responsabilidad

antes los interesados.

2.2.3 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos

En la guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos descritos por el PMI

(2004), se encuentran las áreas de conocimiento, las cuales afectan de manera

significativa todo proyecto y definen procesos en una o más fases del proyecto.

22

Figura 1: Áreas del conocimiento Fuente PMI 2004

De acuerdo con la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos

(PMBOK), existen nueve áreas de conocimiento, las cuales son descritas a

continuación:

23

Gestión de la Integración del Proyecto: incluye procesos y actividades

necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar dentro de

los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.

Gestión del Alcance del Proyecto: incluye los procesos necesarios para

asegurarse que el proyecto considere todo el trabajo requerido para

completar el proyecto exitosamente. De acuerdo con Chamoun (2002), el

alcance define lo que incluye y no incluye el proyecto.

Gestión del Tiempo del Proyecto: incluye los procesos relativos a la

puntualidad en la conclusión del proyecto. Chamoun (2002) señala como

componentes relevantes de la gestión del tiempo el programa, calendario,

entregas parciales y finales.

Gestión de Costos del Proyecto: incluye los procesos involucrados en la

planificación, estimación, presupuesto y control de costos, de forma tal que

el proyecto pueda completarse dentro del presupuesto aprobado.

Gestión de la Calidad del Proyecto: incluye los procesos necesarios para

asegurarse que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido

realizado. Chamoun (2002) señala como temas fundamentales de la

gestión de la calidad los estándares relevantes, cómo cumplirlos y

satisfacer los requerimientos.

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: incluye los procesos que

organizan y dirigen el equipo de proyecto.

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: incluye los procesos

relacionados con la generación, recolección, distribución, almacenamiento y

destino final de la información del proyecto en tiempo y forma.

Gestión de los Riesgos del Proyecto: incluye los procesos relacionados con

la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de los

riesgos, las respuestas a los riesgos y el seguimiento y control de los

mismos durante el ciclo de vida del proyecto.

24

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: incluye los procesos para

adquirir o comprar productos, servicios o resultados, así como para

contratar procesos de dirección fuera del equipo de proyecto para realizar el

trabajo.

2.2.4 Ciclo de vida de un proyecto

El PMI (2004), define el ciclo de vida del proyecto como “las fases que conectan el

inicio de un proyecto con su fin”. Esta división por fases en los proyectos le facilita

al equipo de proyecto determinar qué trabajo técnico se debe realizar, cuando se

deben generar los productos entregables en cada fase, cómo se revisan y se

verifican dichos entregables, quien está involucrado en cada fase y finalmente,

cómo controlar a y aprobar cada fase.

2.2.5 Procesos en la Administración de Proyectos

De acuerdo con los planteamientos expuestos en el PMBOK, a pesar de que los

grupos de procesos son parte esencial de los Fundamentos de la Dirección de

Proyectos, éstos no son fases del proyecto, como muchas veces tiende a

confundirse.

Los grupos de procesos incluyen los procesos de dirección de proyectos que

están vinculados por las respectivas entradas y salidas, con lo cual, el resultado o

salida de un proceso se convierte en la entrada de otro (PMI, 2004).

Los cinco grupos de procesos que se han definido en la Guía de los Fundamentos

de la Dirección de Proyectos PMBOK son:

25

Grupos de Procesos de Iniciación: son aquellos que definen y autorizan el

proyecto o una fase del mismo. Según Chamoun (2002), estos grupos de

procesos establecen la visión del proyecto, la misión por cumplir, sus

objetivos, la justificación, restricciones y supuestos.

Grupos de Procesos de Planificación: son aquellos que planifican el curso

de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del

proyecto.

Grupo de Procesos de Ejecución: se basan en la integración de personas y

otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el

proyecto.

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: miden y supervisan el

avance del proyecto de manera regular, para identificar las variaciones

respecto al plan de gestión del proyecto, con el fin de tomar las medidas

correctivas cuando sea necesario y de manera oportuna.

Grupo de Procesos de Cierre: son aquellos que formalizan la aceptación del

producto, servicio o resultado obtenido con el proyecto, terminándolo de

manera ordenada (PMI, 2004, p41).

26

Los grupos de procesos y sus interacciones se muestran a continuación:

Figura 2 Interaccion de los grupos de procesos Fuente PMI 2004

2.3 Producción Orgánica

En los últimos años, la sociedad ha comenzado a manifestar interés con respecto

a los temas de salud pública y la protección del medio ambiente. Las personas y

las comunidades han comenzado a desarrollar conciencia en relación con la

importancia de consumir alimentos libres de productos químicos que puedan

afectar la salud.

La preocupación de los consumidores por la calidad de los alimentos se ha

convertido en un tema de responsabilidad de los gobiernos a nivel mundial. Hoy

día hay una mayor atención e interés en lograr que se cumplan requisitos y

especificaciones relacionados con buenas prácticas agrícolas, garantizando así la

calidad del alimento desde su lugar de origen: la finca del productor. Lograrlo

27

implica el conocimiento, la comprensión, la planificación, el registro y una gestión

orientada al logro de objetivos sociales, ambientales y productivos.

El sistema de producción orgánica trata de utilizar al máximo los recursos de la

finca, dando énfasis a la fertilidad del suelo y a la actividad biológica. Al mismo

tiempo busca minimizar el uso de los recursos no renovables, así como el uso de

fertilizantes y plaguicidas sintéticos, con el fin de proteger el medio ambiente y la

salud humana. La agricultura orgánica involucra mucho más que no usar

agroquímicos.

En Centroamérica se está produciendo una gran variedad de productos agrícolas

orgánicos para la exportación. La agricultura orgánica puede representar una

oportunidad interesante para muchos productores centroamericanos y puede

convertirse en una herramienta importante para mejorar su calidad de vida y sus

ingresos.

Ante la serie de presiones por las nuevas políticas y tendencias mundiales

relacionadas con la protección del medio ambiente y una soberanía alimentaria

más equilibrada, surge la agricultura ecológica, la cual es definida como “un

sistema para cultivar una explotación agrícola autónoma basada en la utilización

óptima de los recursos naturales, sin emplear productos químicos de síntesis u

organismos genéticamente modificados (OGMs) -ni para abono ni para combatir

las plagas-, logrando de esta forma obtener alimentos orgánicos a la vez que se

conserva la fertilidad de la tierra y se respeta el medio ambiente ”(MAG, 2007 )

28

Los principales objetivos de la agricultura ecológica son:

trabajar con los ecosistemas de forma integrada,

mantener y mejorar la fertilidad de los suelos,

producir alimentos libres de residuos químicos,

utilizar el mayor número de recursos renovables y locales,

mantener la diversidad genética del sistema y de su entorno,

evitar la contaminación a resulta de las técnicas agrarias

permitir que los agricultores realicen su trabajo de forma saludable.

En Costa Rica se han establecido normas y reglamentos para la agricultura

orgánica, las cuales en su mayoría han sido creadas por certificadoras privadas.

Dichas normas y reglamentos contemplan requisitos para los productores que

desean exportar sus productos bajo el etiquetado orgánico. El objetivo a largo

plazo de la agricultura orgánica es potenciar la seguridad alimentaria, el desarrollo

rural, medios de subsistencia sostenible y la integridad del medio ambiente,

fortaleciendo las capacidades en materia de producción y comercialización de

productos orgánicos.

Hoy día muchos productores están cambiando a la agricultura orgánica por varios

motivos. Algunos de ellos consideran que el uso de agroquímicos es malo para la

salud y perjudica el medio ambiente. Otros se sienten atraídos por los buenos

precios con que se comercializan dichos productos, así como el rápido

crecimiento que ha experimentado este mercado en los últimos años. La

agricultura orgánica puede representar una oportunidad interesante y al mismo

tiempo convertirse en una herramienta importante para mejorar la calidad de vida

y los ingresos de los productores.

29

2.3.1 Producción Orgánica y Promoción de la Eficiencia en el Uso del Agua

con Energía Solar en Costa Rica

La producción orgánica y el uso eficiente del agua tratan de combinar estas dos

actividades mediante métodos ecológicamente seguros y económicamente

factibles, saludables para el consumidor. En este momento, la producción

orgánica es rentable porque el mercado es pequeño y está relacionado con el

turismo, que es una actividad económica en crecimiento en Costa Rica. Se puede

decir que ahora hay mucha demanda y no existe mucha oferta, lo que provoca que

el precio se eleve, añadiendo rentabilidad a la producción.

Los recursos energéticos con que cuenta el país son energía hidráulica y biomasa

en grandes cantidades, de las cuales solo se utiliza intensivamente la energía

proveniente del agua. En cuanto a la biomasa, su consumo ha descendido

drásticamente desde los años setenta.

Hay otras fuentes de energía muy poco utilizadas como la solar, la eólica, carbón

mineral, alcohol y residuos vegetales en general. Es importante que exista una

empresa que documente sus buenas prácticas amigables con el medio ambiente.

30

3 MARCO METODOLÓGICO

Este proyecto tiene como fin desarrollar el plan para un proyecto cuyo objetivo es

la documentación de las buenas prácticas agrícolas amigables al ambiente de la

empresa Oro Verde Quintamani. El Plan de Gestión será desarrollado en cuatro

áreas de conocimiento: alcance, tiempo, recursos humanos y comunicaciones.

La base de la investigación corresponde a la aplicación de los conceptos de la

Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK®, Tercera

Edición), con lo cual la investigación será de tipo documental, aunado a la

información suministrada por profesionales en el tema (juicio de expertos) y

complementada por la aplicación de herramientas de software para el desarrollo

de los grupos de procesos de iniciación y planificación (Hojas de Excel, Microsoft

Project). Adicionalmente, se llevará a cabo un proceso de documentación de la

información de los procesos relacionada con los proyectos que se han ejecutado.

3.1 Fuentes de información

Como medio para la obtención de información relevante, se utilizarán fuentes de

información primarias, así como secundarias. Una fuente primaria es la fuente

documental que se considera material de primera mano relativo a un fenómeno

que se desea investigar, mientras que una fuente secundaria son textos basados

en fuentes primarias e implican generalización, análisis, síntesis, interpretación o

evaluación.

Una fuente secundaria contrasta con una primaria en que es una forma de

información que puede ser considerada como un vestigio de su tiempo. Una

fuente secundaria es normalmente un comentario o análisis de una fuente

31

primaria. Por otro lado, una fuente primaria no es, por defecto, más acreditada o

precisa que una fuente secundaria.

3.1.1 Fuentes Primarias

Las fuentes primarias de información están representadas por el gerente del

proyecto, encargado de la gestión de proyectos relacionados con la producción

orgánica, a quien se le hará todo un proceso consultivo con entrevistas

personalizadas, con el fin de recopilar información histórica de los proyectos

ejecutados por la Empresa en el área de aplicación de producción orgánica

certificada.

3.1.2 Fuentes Secundarias

En lo que respecta a las fuentes secundarias de información, éstas están definidas

por información documentada de proyectos relacionados con la producción

orgánica, forestal y conservación, como medida para reforzar y validar la

información procedente de las fuentes primeras.

3.2 Técnicas de Investigación

Con el fin de recolectar la información y realizar un análisis exhaustivo de la

misma, se hará uso de la técnica de investigación mixta, en la cual confluye la

investigación documental con la recopilación de información de campo.

La investigación documental está representada por la revisión y análisis de

información contenida en textos varios, relacionados con la producción orgánica,

sistemas agrosilvopastoril y conservación de las sostenibilidad ambiental.

32

La recopilación de información de campo estará definida mediante las visitas de

campo que se llevarán a cabo en el sitio donde se ubica la empresa, el cual se

encuentra en la zona de Bijagual Acosta, San José, Costa Rica. Durante este

proceso se podrán identificar informantes clave que contribuirán con casos

prácticos en el desarrollo del plan de gestión del proyecto.

3.3 Método de Investigación

3.3.1 Método Analítico-Sintético

El método analítico es aquel método de investigación que se basa en la

desagregación de un todo a nivel de sus elementos o componentes por separado,

permitiendo observar las causas, naturaleza y efectos inherentes. Se centró en el

conocimiento auto-correctivo y progresivo, y es el que caracteriza a las ciencias

descriptivas.

Por su parte, el método sintético es un proceso de unificación racional de hechos

aparentemente aislados, donde el investigador sintetiza las superaciones en la

imaginación para establecer una explicación tentativa que someterá a prueba.

El uso del método analítico-sintético permitirá conocer la situación actual de la

empresa respecto a la gestión de los proyectos que desarrolla, con el fin de que la

información recopilada pueda servir de base para la generación de plan de gestión

del proyecto.

3.3.2 Método Inductivo-Deductivo

El método lógico inductivo es un método científico que saca conclusiones

generales de algo particular, a través del desarrollo de algunas etapas

importantes: observación y registro de todos los hechos, análisis de esos hechos y

33

su clasificación, generalización a partir de los hechos y finalmente, realizar un

proceso de contraste o comparación.

De manera contraria al inductivismo, el método deductivo es de una lógica general

a conclusiones particulares. De acuerdo con la literatura, el método deductivo se

divide en:

Método deductivo directo de conclusión inmediata: Se obtiene el juicio

de una sola premisa, es decir, que se llega a una conclusión directa sin

intermediarios.

Método deductivo indirecto o de conclusión mediata: La premisa mayor

contiene la proposición universal, la premisa menor contiene la

proposición particular, de su comparación resulta la conclusión.

La utilización de estos métodos de investigación será de particular relevancia

durante la planificación del tiempo, el costo y los riesgos.

3.3.3 Observación

La observación es la actividad realizada por el ser humano que detecta y asimila la

información de un hecho, o el registro de los datos utilizando instrumentos. En

otras palabras, la observación es un método para reunir información visual sobre

lo que ocurre, lo que nuestro objeto de estudio hace o cómo se comporta. El

término también puede referirse a cualquier dato recogido durante esta actividad.

El método de la observación será utilizado durante la recopilación de la

información histórica de proyectos de la Empresa y en el proceso de desarrollar el

plan de gestión de las cuatro áreas del conocimiento.

34

3.4 Herramientas para el desarrollo del PFG

Con el fin de recolectar información valiosa para el manual y generar un análisis

exhaustivo de la misma, se utilizan diferentes herramientas para el desarrollo del

plan de proyecto, las cuales se detallan a continuación:

3.4.1 Entrevistas

Con el fin de conocer datos básicos para el desarrollo del plan de proyecto y a

la vez compilar las opiniones de los involucrados/interesados se realizan

entrevistas entre los mismos y de éstas se podrá obtener datos históricos, posibles

riesgos del proyecto, preferencias y otros.

3.4.2 Investigación Bibliográfica

La investigación consistirá en la lectura de documentos como: libros,

especificaciones técnicas, revistas, sitios Web y otros archivos de la empresa

sobre la elaboración y puesta en marcha del Manual.

3.4.3 Juicio de expertos

El juicio de expertos jugará un papel importante en el proyecto debido a que esto

en gran medida es la línea base del proyecto, tomando en cuenta la experiencia

del Gerente en la empresa Oro Verde Quintamani.

Cuadro 1: Tabla Resumen del Marco Metodológico

35

En el cuadro 1 Tabla resumen del Marco Metodológico, se representan cada uno de los objetivos el proyecto, así

como los principales contenidos para su realización.

Objetivos Fuentes de información Métodos de Investigación Herramientas Entregables

Primarias Secundarias Analítico-

Sintético

Inductivo-

Deductivo

Experimental Estadístico Observación

Recopilar y analizar

datos históricos

X X X NA NA NA X Guía de entrevistas

Reportes de información y

datos históricos

Documento de análisis de

información histórica para el

plan de gestión

Elaborar el plan de

gestión del proyecto

X X X NA NA NA X Guía de entrevistas Plan de Gestión del

proyecto

Elaborar el enunciado

del alcance preliminar

para el plan de gestión

del proyecto

X X X NA NA NA NA Guía de entrevistas Enunciado del alcance

preliminar

Planificar el alcance X X X NA NA NA NA Guías de entrevistas

Informes de otros proyectos

similares

Plan de gestión del alcance

(EDT, Definición del

alcance)

Planificar el tiempo X X X X NA NA NA Guía de entrevistas

Informes y documentos de

otros proyectos similares

Plan de gestión del tiempo

(Cronograma)

Planificar la

comunicación

X X NA X NA NA NA Guía de entrevistas



Plan de gestión del

comunicación del proyecto

Planificar las Recursos

humanos

X X X X NA NA NA Guía de entrevistas



Plan de gestión de

Recursos humano del

proyecto

36

4 DESARROLLO

Durante este capítulo se desarrolla el contenido principal del trabajo propuesto

durante el cual se utilizarán las técnicas y herramientas, descritas previamente,

para la determinación de la situación actual, así como la planificación de la

gestión del alcance, tiempo, comunicación y recursos humanos según lo

establecen los objetivos generales y específicos.

4.1 Análisis de la situación actual

4.1.1 Breve descripción de la Empresa

Como se ha venido mencionando anteriormente, Oro Verde se caracteriza por

sus buenas prácticas en las actividades agrícolas productivas. En ella se siembra

piña, chile, tomate, lechuga, apio, culantro, cebollino, entre otros. Por otra parte,

la finca cuenta con animales como cerdos, gallinas, codornices y conejos.

Actualmente la finca se encuentra en etapa de siembra para producción.

La finca busca establecer un modelo integral con el cual se quiere aprovechar al

máximo sus recursos naturales, humanos y materiales. También se quiere ofrecer

productos o servicios bajo un sistema de desarrollo sostenible, utilizando recursos

propios, en donde se logre obtener un beneficio para la salud humana en armonía

con la naturaleza, y por supuesto con un enfoque de rentabilidad.

Un aspecto positivo a nivel social es la generación de empleo a los habitantes de

la comunidad donde se ubica la Finca. También se enseña a los vecinos del

pueblo los sistemas de producción orgánica que se aplican en Oro Verde

Quintamani, para que aquellos los que lo deseen puedan aplicarlo en sus propias

fincas. Es por esta razón que se desea aprovechar este conocimiento y

37

plasmarlo en un manual de buenas prácticas, de tal manera que pueda ser

replicado en las fincas aledañas, al tiempo que se documentan las prácticas de la

finca y se favorece el registro de memoria de empresa y el entrenamiento de

nuevo personal.

4.1.2 Propuesta de Trabajo

La propuesta de trabajo se empezó a generar desde la presentación de un

proyecto a la Alianza en Energía y Ambiente, donde se habla de la promoción

eficiente en el uso del agua con energía solar, cuyo principal objetivo es el

establecimiento y desarrollo de tecnologías apropiadas sobre una base existente

de producción agroecológica certificada en la Finca.

Este proyecto se rige por la Ley Orgánica del Ambiente #7554, la cual expresa en

el artículo 58 la necesidad de propiciar un desarrollo económico sostenible, a

través de la exploración y aprovechamiento de fuentes alternas de energía,

renovables y ambientalmente sanas y su reglamento #25705 –MINAE. De ahí

nace la necesidad de crear un manual donde se documenten las buenas

prácticas que contribuyen a mejorar la producción, utilizando de la mejor manera

los recursos disponibles, con el fin de ser eficientes y obtener rentabilidad en

armonía con el ambiente.

La empresa cuenta con la certificación orgánica BCS Oko Garantie, la cual, en

uno de sus requerimientos, pide que se lleve un control de las actividades diarias

realizadas, que le permita sistemas de máximo aprovechamiento para obtener un

rendimiento económico satisfactorio. En ese sentido, Oro Verde Quintamani debe

cumplir con los siguientes lineamientos:

38

Apoyar actividades que favorezcan un tratamiento responsable con el medio

ambiente.

Diseñar un sistema de registro técnico para todas las actividades de la

empresa.

Recomendar un sistema de manejo de desechos y residuos orgánicos e

integrarlos a un sistema productivo

Incentivar la generación de proyectos orgánicos que le permita generar a sus

productores ingresos mensuales

La empresa se compromete a brindar productos de calidad que no afecten la

salud de las personas que lo consuman.

La posibilidad de ser un modelo de finca integral, que lograría la visita de

extranjeros y nacionales, con lo que cual se generaría mayor empleo en la

zona.

También se habló sobre la posibilidad de editar folletos informativos e

ilustrativos de prácticas amigables con el ambiente.

Adicionalmente, se coordinará la realización de charlas para estudiantes

interesados en conocer más de la producción orgánica y la importancia de la

regeneración de los bosques para la recuperación de suelos y nacientes de

agua.

4.2 Gestión del Alcance

La gestión del Alcance comprende aquellos procesos requeridos para asegurar la

inclusión del trabajo demandado para el cumplimiento satisfactorio del proyecto.

En esta área de conocimiento se define lo que se incluye y lo que no se incluye en

el proyecto de Elaboración del Manual de Buenas Prácticas.

39

4.2.1 Planificación del Alcance

Esta herramienta de planificación inicia a partir del análisis de los factores

ambientales de la empresa. Esto implica el conocimiento de los procedimientos

que se aplican actualmente en el proceso de agricultura orgánica en la empresa.

Este proceso es de suma importancia para cumplir con éxito sus objetivos.

Anteriormente no se ha realizado un proyecto como éste -por lo que no existen

lecciones aprendidas-, ya que los sistemas de siembra que se utilizan en otras

fincas son los sistemas tradicionales.

Con respecto al recurso humano, es importante identificar dentro de la empresa

quienes serán las personas responsables de mantener una coordinación diaria

para el levantamiento de la información.

Una vez designados los responsables del proyecto, se definirá el procedimiento

logístico para la recolección de la información.

4.2.2 Definición del Alcance

El Acta de Proyecto se incluye en el Anexo 4 de este documento. A continuación

se presenta el detalle de la Declaración del Alcance para este proyecto:

Cuadro 2. Declaración del Alcance del proyecto

Entregable Descripción Criterios de Aceptación

Elaboración del manual

de buenas prácticas

Manual que contenga la

información de cómo

realizar las tareas de

agricultura orgánica

-Entrega del Manual de buenas prácticas que

contenga :

El empleo de los recursos renovables

responsablemente

La fertilidad de los suelos

Reciclaje de los nutrientes

40

Uso de microorganismos

Lograr con las prácticas desarrolladas

un proceso productivo que genere

ingreso a las familias

Protección de la salud humana

Otros

-Cumplir con las especificaciones técnicas

aprobadas para el diseño

Guía de Producción

Orgánica

Incluye la información

necesaria de

producción, normas

que pueden emplearse

en la agricultura,

involucrados y

actividades a realizar

-Matriz de Análisis de involucrados

-Organigrama del proyecto

-Diccionario del EDT

Programa de

Capacitación

Sistematización de la

información para

integrar a los recursos

humanos al proceso

productivo que les

permita desarrollar

habilidades y actitudes

para su mejor

desempeños en las

tareas realizadas en la

producción agrícola

-Se realizarán y documentarán las fortalezas,

debilidades, oportunidades y amenazas del sector

para el manual de buenas prácticas.

-Análisis de datos históricos en la agricultura

-Roles y Responsabilidades

-Planificar la comunicación

Una vez que el alcance ha sido planificado, es indispensable definirlo para así

delimitarlo y poder cumplir los objetivos propuestos. Para este proceso se incluye

el análisis de requisitos y las necesidades.

Mediante la medición del alcance se analizan las restricciones y se documentan

los beneficios esperados, así como también se constituye el equipo de trabajo del

proyecto.

41

Es importante mencionar que durante la vida del proyecto el alcance podría variar

de acuerdo a circunstancias presentadas con los involucrados o a nuevas

necesidades detectadas.

Objetivo Principal

Desarrollar y validar un manual de buenas prácticas para la producción

agroecológica de la Finca Oro Verde

Objetivos secundarios

Desarrollar un programa de capacitación para los trabajadores de campo de

la Empresa

Establecer la línea base del área productiva en la Empresa

Identificar principales lineamientos de la producción agroecológica

Entregables

Guía de producción orgánica

Manual con los principales lineamientos

Programa de capacitación

Beneficios esperados

Dentro de los beneficios esperados es la de documentar y estandarizar los

procedimientos de la finca para asegurar sostenibilidad y continuidad de los

objetivos estratégicos .De igual forma está motivar a las fincas aledañas a buscar

alternativas económicamente sostenibles de desarrollo, como la transformación de

42

una finca tradicional a un modelo integral con actividades compatibles y con

responsabilidad ambiental.

Crear una cultura de responsabilidad social, produciendo productos sanos

orgánicos. A su vez educar, mediante la aplicación de buenas prácticas en la

producción de hortalizas.

Supuestos

Se tiene como supuesto que ya la administración tiene conocimiento acerca de la

producción orgánica y su aplicación para la siembra.

Asimismo, asumir el compromiso del cumplimiento de las prácticas para el mejor

funcionamiento de la empresa. Conocimiento en la aplicación de los abonos a las

hortalizas.

Finalmente que se pueda establecer una relación con los productores cercanos

para la retroalimentación de información.

Factores claves del éxito

Sin duda alguna el involucramiento de los trabajadores y del gerente ayuda al

éxito del proyecto.

Por otro lado, el empoderamiento que el gerente tenga de los procesos que se

realizan juega un papel importante para facilitar la información.

43

Que la elaboración del manual permita convertir a la empresa Oro Verde en un

referente estratégico para escuelas, colegios y transmitir al visitante el principio de

sostenibilidad con la producción amigable con el ambiente.

Incorporar dentro del manual los productos y la cantidad que se siembra para

poder después comercializar con empresas exportadoras de productos

nacionales.

Exclusiones

La Implementación del programa de capacitación y la guía técnica no están

contempladas en el proyecto

Restricciones

Tiempo establecido para concluir con el manual de buenas prácticas 84

días

El enfoque del manual orientado en las ayudas visuales, debido al perfil de

los trabajadores y personas que harán uso del mismo.

El enfoque de capacitación debe adaptarse a las necesidades particulares

de productores campesinos

El proyecto deberá estar acorde con las políticas y objetivos estratégicos

de Oro Verde Quintamani

44

4.2.3 Análisis de Involucrados

La relación que el proyecto pueda establecer con los involucrados o stakeholders

identificados le permite establecer relaciones eficientes y mejorar el proceso en la

toma de decisiones. A modo de estrategia, se pretende crear correspondencia que

establezca el desempeño y el aprendizaje del equipo del proyecto para cumplir

con los objetivos.

El siguiente cuadro muestra en detalle la identificación de stakeholders y sus

temas de interés con relación al proyecto.

45

Cuadro 3. Matriz de identificación de los Posibles Stakeholders y los temas importantes a revisar con ellos

Dimensiones Stakeholders Por qué? Para qué? Con Quién? Temas

Fuentes Relevantes de

Información

Responsabilidad Gerente

Porque es la empresa

seleccionada para aplicar

buenas prácticas en

producción orgánica

Para brindar un producto de alta calidad

y amigablemente sano para las

personas

Con el encargado o

representante legal

Precios , beneficios

,condiciones ,practicas y

productos material que les pueda servir de

información

Cercanía Productores

Para compartir información

relevante en producción

orgánica

Para beneficiarse de las lecciones

aprendidas ,donde se estén realizando

prácticas como estas o para superar

obstáculos

Líder comunitario o

productor

Experiencia previa ,logística

,coordinación entre otras Plan de proyecto cronograma de

actividades

Dependientes Empresa

productivas

Responsables de la

ejecución de las operaciones Generar un alto nivel de compromiso

Con el encargado o

representante legal

Precios , beneficios

,condiciones y productos

cotizaciones y material que les

pueda servir de información

Cercanía Vecinos

Existe el riesgo de enfrentar

oposiciones pues se van a

generar cambio que pueden

generar incomodidades

Para educar y generar una cultura

responsable con el medio ambiente y los

consumidores

Líder comunitario y

miembros de familia

Compromiso con el medio

ambiente , Beneficios y apoyo

requerido

Referencias bibliográficas del

medio ambiente ,programas ,

intereses comunes, y nivel de

tolerancia en otros proyectos

Influencia

Empresa privada

Son quienes organizan las

actividades para alcanzar la

meta del proyecto

Para evitar generar interpretaciones en

el desarrollo del proyecto Director de Proyectos

Sistema de Seguimiento y

control Lecciones aprendidas de otros

proyectos

Entes reguladores

defensoría, MAG

etc)

Riesgos del proyecto

Aclarar la posición del proyecto ante sus

sistemas de verificación y aspectos

relevantes que pueden generar opinión

pública de mala categoría

Jerarquías



requerido Lecciones aprendidas de otros

proyectos

Prensa Opiniones sobre el proyecto

ante la comunidad y el país

Evitar posibles publicaciones que dañen

la imagen del proyecto

Directores de

noticieros, Jefes de

redacción



requerido Involucramiento son otros

proyectos

46

4.2.4 Organigrama funcional del proyecto

Figura 3: El organigrama indica los miembros que conforman el equipo de

trabajo

4.2.5 Roles y Responsabilidades

Mediante esta herramienta, el equipo de proyecto puede plantear y cumplir con la

integración necesaria para lograr los objetivos del proyecto. La distribución

adecuada de los roles se basará en los conocimientos y habilidades de cada

miembro que generarán un aprovechamiento más eficiente con el grupo de

trabajo.

Director del Proyecto

Administrador del proyecto

Asistente de campo 1



47

Funciones

Director de Proyecto

Mantener comunicación con los demás miembros del equipo y con las

productores involucrados en el proceso

Realizar una inspección continua en el desarrollo del proyecto en su

ejecución aportando también sus conocimientos

Informar acerca de cambios durante la planeación, ejecución y cierre del

proyecto

Ejecutar actividades con el personal

Coordinar actividades de comunicación del proyecto.

Realizar reuniones con el gerente de Oro Verde Quintamani para recopilar

información relevante

Realizar entrevista a los trabajadores de campo


Recibir asesoría en administración de proyecto

Ser el punto de contacto entre los trabajadores de campo y el director de

proyecto

Comunicar si hubieran cambios en el presupuesto

Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos

Recolectar toda la información importante para el manual


Coordinar la hora y el día de entrega de la compra de productos o

materiales a necesitar

Llevar un control de gastos y presupuesto del proyecto

Realizar reportes mensuales de las actividades realizadas en las siembras

48

Supervisar que los trabajadores cumplan con los requerimientos mínimos

Toma de videos y fotografías para el manual

Entrevista con los trabajadores de la empresa Oro Verde


Distribuir folletos o comunicados a los productores aledaños

Ayudar con la limpieza del invernadero

Asegurar el almacenamiento adecuado de las hortalizas

Colaborar con la entrega de productos

Asistir en la clasificación de materia prima

Toma de fotos y fotografías de los trabajos realizados

Entrevistas con vecinos y productos aledaños

Grabación de videos ilustrativos para el manual

4.2.6 Estructura Detallada del Desglose de Trabajo

La estructura de desglose de trabajo o EDT descompone jerárquicamente todas

los entregables que se requieren para completar el proyecto. La siguiente figura

detalla la EDT para este proyecto.

49

Figura 4. EDT del Proyecto

EDT

Elaboración de un plan un Plan de Gestión de Proyecto para el Desarrollo del

Manual de Buenas Prácticas en Producción Orgánica para el Empresa Oro

Verde Quintamani S.A

1 Establecer la línea base del área productiva efectiva que se realiza en la

empresa

1.1 Realizar visita de campo

1.2 Recopilar Información

1.3 Visitar a productores con actividades afines

1.4 Realizar entrevista al gerente

1.5 Identificar a los involucrados

1.6 Preparar Informe final

2 Desarrollar Guía de Producción Orgánica

2.1 Contratar al personal

2.1.2 Establecer el organigrama funcional

2.1.3 Establecer roles y funciones

2.1.4 Definir actividades del proyecto

2.1.5 Establecer el secuencia miento

2.1.6 Establecer la duración de las actividades

2.1.7 Establecer los recursos de la actividades

2.2 Elaborar Plan técnico

2.2.1 Gestionar el alcance

2.2.2 Gestionar el tiempo

2.2.3 Gestionar la comunicación

2.2.4 Gestionar los recursos humanos

3 Diseñar Programa de Capacitación

3.1 Definir Costo de la Capacitación

3.2 Establecer Cronograma de la Capacitación

3.3 Definir las temáticas

3.4 Caracterizar los productos

4 Cerrar proyecto

50

4.2.7 Diccionario del EDT

Posteriormente se presenta el diccionario del EDT el cual lo respalda y

suministra información detallada para verificar los entregables del proyecto

Cuadro 4:Entregables del Proyecto

EDT Entregables Descripción Responsable

1 Establecer la línea

base del área

productiva efectiva

que se realiza en la

empresa

Establecer los elementos

necesarios que se requieren y

le permitan alcanzar los

objetivos del proyecto

Gerente de la Empresa

Director del Proyecto y el


1.1 Realizar visita de

campo

Coordinar aspectos de

logística, como disponibilidad,

compromisos, lugares a visitar

entre otros

Gerente de la Empresa,

Director del proyecto y

Asistentes de campo

1.2 Recopilar Información Recopilar la información

histórica de la empresa base

de datos entre otros

Administrador del Proyecto

y Asistentes de Campo

1.3 Visitar a productores

con actividades afines

Visitar a productores y vecinos

que realizan actividades afines

para estrechar vínculos y

puedan aportar conocimiento

técnico y social



1.4 Realizar entrevista al

gerente

Entrevistar al gerente del

proyecto para informarle

acerca de la logística

,requerimientos necesarios

para implementar el proyecto y

de igual forma nos cuente su

historia como productor

Director del proyecto y

Administrador

1.5 Identificar a los Identificar a los vecinos y Gerente de la Empresa,

51

involucrados productores activamente

involucrados en el proyecto o

aquellos cuyo interés serán

afectados positivamente en el

desarrollo del mismo

Director del proyecto,

Administrador y Asistentes

de Campo

1.6 Preparar Informe final Preparar el Informe del estado

y avance del proyecto


2 Desarrollar Guía de

Producción Orgánica

Desarrollar un manual de

buenas prácticas en

agricultura orgánica que

facilite didácticamente las

diferentes técnicas agrícolas

que viene desarrollando la

empresa Oro Verde

Quintamani S.A



,Administrador del proyecto


2.1 Contratar al personal Seleccionar al personal del

proyecto para capacitarlo y

entrenarlo

Director del Proyecto y


2.1.2 Establecer el

organigrama funcional

Establecer Organigrama que

describe la organización

básica del proyecto con sus

respectivas dependencias y

jerarquías de mando



2.1.3 Establecer roles y

funciones

Establecer los roles y

responsabilidades dentro del

equipo de proyecto con la

finalidad de cumplir los

objetivos



2.1.4 Definir actividades del

proyecto

Definir los elementos de

trabajo que se llevaran a cabo

durante el transcurso del

proyecto


,Administrador del Proyecto


52

2.1.5 Establecer el

secuencia miento

Determinar el orden de

secuencia de las actividades

mediantes las dependencias

entre ellas determinando

predecesoras y sucesoras



2.1.6 Establecer la duración

de las actividades

Establecer el número de

períodos de tiempo

requeridos para completar

una actividad de acuerdo al

calendario laboral establecido



2.1.7 Establecer los

recursos de la

actividades

Establecer los recursos

humanos o materiales

necesarios para completar las

actividades requeridas



2.2 Elaborar Plan técnico Elaborar un plan técnico que

pretende crear y consolidar la

información del manual



2.2.1 Gestionar el alcance Determinar los compromisos

adquiridos de planificación

para asegurar completar

exitosamente los objetivos del

proyecto



2.2.2 Gestionar el tiempo Optimizar las tareas en

función del tiempo respetando

el cronograma de trabajo


,Administrador y Asistentes

de Campo

2.2.3 Gestionar la

comunicación

Facilitar herramientas de

comunicación, analizar el

contenido y la forma de

distribución de la misma




2.2.4 Gestionar los recursos

humanos

Reclutamiento de personal ,

roles y responsabilidades



53

Administrador

3 Diseñar Programa de

Capacitación

Desarrollar un programa de

capacitación enfocada en

identificar habilidades y

capacidades de los

trabajadores en cuanto a

técnica de producción

orgánica que sirvan de

retroalimentación y buscar una

participación activa de los

mismos a través de medios

visuales, audiovisuales,

entrevista y otros.


Administrador

3.1 Definir Costo de la

Capacitación

Definir un presupuesto

estimado aproximado para la

realización de la capacitación

y elaboración de manual


3.2 Establecer

Cronograma de la

Capacitación

Realizar capacitación según el

cronograma establecido del

proyecto estableciendo fecha

de inicio y fin del mismo


Administrador

3.3 Definir las temáticas Definir los temas más

importantes que destacaran

en el manual de buenas

prácticas

Gerente de la Empresa y


3.4 Caracterizar los

productos

Preparar un documento final

impreso donde se detalle la

información más importante

recopilada para el manual


Administrador

4 Cerrar proyecto Documento final del Manual

de Buenas prácticas en



Director del Proyecto,

Administrador y Asistentes

54

de Campos

4.3 Gestión del Tiempo

4.3.1 Definición de las actividades

La definición de actividades identifica los paquetes de trabajo los cuales se

planifican en componentes más pequeños denominados actividades. Con

esto se puede estimar, establecer el cronograma, ejecutar, supervisar y

controlar el trabajo del proyecto.

4.3.2 Establecimiento de las secuencia de las actividades

La secuencia de actividades se estableció mediante juicio experto y se usó la

herramienta de software Microsoft Project.

Se definieron las relaciones de la precedencia lógica entre las actividades del

proyecto. La dependencia es de final a inicio como se muestra en la Figura 5.

55

Figura 5 Secuencia miento y duración de actividades

4.3.3 Estimación de los recursos de las actividades

La estimación de los recursos y la duración de las actividades se encuentran

directamente relacionadas entre sí, ya que la duración depende en gran

parte de la cantidad de recursos que se asignen a las actividades y su

disposición a nivel de tiempo en el proyecto.

Se procede a estimar la cantidad de días según el software Microsoft Project.

La duración total del proyecto es de 84 días –como se mostrará más

56

adelante en el cronograma Para la realización de estas actividades se

utilizarán los recursos humanos existentes en la empresa (no se contratará

personal adiciona), quienes realizan labores específicas en puestos que

desempeñan y deberán combinarlas con la dedicación al proyecto de

Elaboración del Manual.

Cabe destacar que la retroalimentación o juicio experto en esta etapa es

importante, ya que la estimación de los recursos y la duración se basan en

experiencias anteriores y en el entendimiento de los conocedores del tema.

4.3.4 Desarrollo del Cronograma

El Desarrollo del cronograma se realizó a través de la herramienta de

software Microsoft Project.

Mediante la creación del diagrama de Gantt, se especifica la línea base del

tiempo en el proyecto, su inicio y fin determinada por la secuencia de

actividades

El Director del proyecto puede tener un panorama claro con los gráficos de

Gantt que esta herramienta provee. En la Figura 6 se puede observar el

gráfico de Gantt para este proyecto.

57

Figura 6: Cronograma del Proyecto

58

4.4 Plan de Gestión de las comunicaciones

4.4.1 Planificación de las comunicaciones

Para el proyecto es importante definir la estructura de reportes, las reuniones

regulares y los comunicados que se tienen que manejar con los vecinos de la

comunidad, la administración y los empleados. La información que se transmite

depende mucho de cada cliente, por lo que es necesario planear los contenidos y

su frecuencia.

También es fundamental direccionar correctamente el flujo de la información con

la empresa y miembros de otras comunidades. Con el fin de clarificar estos

aspectos se crea una matriz de comunicación que facilite la identificación de los

mensajes efectivos y, que a su vez sirvan para mejorar la toma de decisiones

dentro del proyecto.

A continuación se presenta el cuadro 5: la matriz de comunicaciones

El administrador del proyecto será la persona responsable de elaborar los

informes o comunicados de las actividades a realizar y la información se

transmitirá por medio de boletín, cartas o algún medio que permita transmitir muy

fácil el mensaje

59

Cuadro 5: Matriz de comunicaciones

¿Qué? Audiencia Frecuencia Partes

Responsables Propósito Medida

Reunión entre el

gerente y el

administrador del

proyecto

Director y

administrador

del proyecto

Mensual Director y

administrador

Definir la viabilidad

de elaborar un

manual de buenas

prácticas orgánicas

Presentación

Oral ,

preguntas y

respuestas

Reunión entre el

gerente y el

administrador del

proyecto

Director y

administrador

del proyecto

Semanal

Director y

administrador del

proyecto

Definir los requisitos

y alcance del

proyecto

Presentación

Oral ,

preguntas y

respuestas

Documento

PFG

Reunión con los

trabajadores de

campo

Director ,

Administrador

del proyecto y

trabajadores del

campo

Semanal

Director y

administrador del

proyecto

Discusión del status

del proyecto ,

avances , riesgos ,

problemas y

compromisos

Presentación

Oral y

Documento de

Word

Reunión sobre el

avance del

proyecto

Director ,

Administrador

del proyecto y

trabajadores de

campo

Quincenal Administrador del

proyecto

Status sobre la

gestión de recursos

humanos,

designación de

material a utilizar

para el manual ,

costos ,etc.

Presentación

Oral y

Documento de

Word

Reunión con el

equipo del

proyecto

Director ,

Administrador

del proyecto y

trabajadores de

campo

Semanal Equipo de

proyecto

Estado sobre la

ejecución y

planeación de las

actividades

Presentación

Oral

,Preguntas y

Respuestas e

Informe en

Word

60

¿Qué? Audiencia Frecuencia Partes

Responsables Propósito Medida

Reunión o

comunicación

con el gerente de

la empresa

Director del

proyecto y

administrador

Quincenal o

mensual

Administrador del

proyecto

Retroalimentación en

la forma de trabajo

,cambios o nuevos

requerimientos de las

partes

Presentación

Oral , Vía

teléfono ,mail y

Documentos

Con el fin de evitar conflictos dentro y fuera del equipo del proyecto se establece

lineamientos de no realizar ningún tipo de comunicación por parte de algún

miembro, sin antes tener la aprobación del Director de proyecto. Si alguna noticia

necesita ser transmitida, será el Director el que tome la decisión y la ejecutará de

mutuo acuerdo con los encargados.

4.4.2 Proceso de Resolución de conflicto

En todo proyecto se pueden generan situaciones de conflicto que hay que saber

manejar. No solamente el Director del proyecto tiene la responsabilidad de

resolver cualquier problema sino que, todos los miembros del equipo e

involucrados, deben procurar la resolución de diferencias para no retrasar el

proyecto. El manejo adecuado de un conflicto permite la solución oportuna de los

conflictos en beneficio de los objetivos del proyecto.

Para la resolución de conflictos en este proyecto, el Director del Proyecto podría

utilizar el siguiente procedimiento:

Desarrollar una exposición del problema

Identificar las posibles causas del problema

Recopilar información y verificar las causas más probables

61

Identificar posibles soluciones

Evaluar las soluciones alternativas

Determinar la mejor solución

Revisar el plan del proyecto

Poner en práctica la solución

Determinar si el problema ha sido resuelto

Con respecto a la elaboración del manual, el Director del proyecto se hará cargo

de las actividades a realizar, en conjunto con los trabajadores de campo.

4.4.3 Proceso de seguimiento a los problemas

Este proceso se realiza mediante un sistema de informes y documentación que

permita mantener el detalle de cada uno de las actividades. Al generar esta

información, se asegura el análisis, la verificación y solución de cualquier tipo de

inconveniente presentado durante el proyecto.

El Director del proyecto es el responsable de recibir y documentar los problemas

encontrados, así como dirigir la búsqueda de una posible solución.

4.4.4 Protocolo de la comunicación

El alcance de la información debería estar limitado para los miembros del equipo

del proyecto principalmente por el gerente de la empresa quien es la persona

clave. Toda comunicación relacionada al avance del proyecto debe ser dirigida

por el Director del proyecto con el administrador del proyecto. Cada individuo

recibirá la información necesaria, por parte de estos dos involucrados, ya sea de

62

manera formal o informal, para cumplir con los roles y responsabilidades dentro

del proyecto.

4.4.5 Seguimiento y almacenamiento de la comunicación

Toda la información recibida o generada del proyecto es retenida en un lugar

seguro y designado para dicho propósito. De esta manera se mantiene en un

folder electrónico y de manera física en un expediente. Esto con el propósito de

garantizar la accesibilidad y el respaldo de la información.

Las disposiciones para el proyecto en materia de seguimiento y almacenamiento

de la comunicación son las siguientes:

Recolección de fotos serán guardadas en un archivo digital y físico para

que estas puedan ser utilizadas en el momento requerido

Recopilación de formularios de entrevistas serán almacenados en un

archivo físico para verificar cualquier información que hiciera falta

Deberán conceder una atención especial a garantizar la

complementariedad y coherencia con todas las actividades de la empresa

Oro Verde

Aplicar metodologías participativas de capacitación, investigación,

intercambio de experiencias, reconocimiento de los beneficios ambientales,

seguimiento y evaluación del proyecto.

Otras que se establezcan como prioritarias en el transcurso del proyecto

63

4.4.6 Herramientas de Comunicación

El proyecto usa las siguientes herramientas para el desarrollo de documentos:

hojas de cálculo, base de datos y demás.

Cuadro 6: Herramienta de comunicación

Tipo de Documento Herramienta Desarrollo Herramienta de

almacenamiento

Documentos Word 2007 Archivos de la empresa

Hoja de Calculo Excel 2007 Archivos de la empresa

Presentación Power Point 2007 Archivos de la empresa

E-mail Gmail Gmail

Base de Datos Word 2007 ,Acrobat ,Excel

2007 Archivo de la empresa

Documento de proyectos Word 2007 Archivos de la empresa

Diagramas /Enunciados Paint Archivos de la empresa

4.4.7 Formato de comunicación

Para efectos de tener lecciones aprendidas para futuros proyectos se deben

establecer levantamiento de la información como minutas. Asimismo, para

acuerdos se recomienda, en la medida de lo posible, que estén respaldados

mediante las mencionadas minutas, cartas o correos electrónicos.

4.4.8 Cambio en la comunicación

Los cambios en el proceso o actividades de comunicación pueden ser propuestos

por cualquier receptor o creador de información. En este sentido, se cuenta con

64

una plantilla para gestionar cambios, el cual será analizado y aprobado por el

Director del proyecto.

4.4.9 Distribución de la información

El proyecto tiene diferentes métodos de distribución de la información para que

los vecinos reciban el mensaje claro acerca de la producción orgánica, para su

posterior aprendizaje y este pueda ser replicado por los pobladores.

Como se mencionó, el plan incorpora la comunicación oral y escrita. Esta se

realiza a través de reuniones de perifoneo y de creación de un manual explicativo

e ilustrativo. En el siguiente cuadro se muestran Ventajas y Desventajas de los

métodos de distribución de la información

Cuadro 7: Ventajas y Desventajas de los métodos de distribución de la

información

Medio Tipo Ventajas Desventajas

Reuniones Oral

Pueden ser amenas y

entretenidas si se

usan presentaciones

en Power Point

Método eficaz y directo

.para transmitir

información

Genera convivencia

social y unión

alrededor del proyecto

Depende de las

habilidades del

comunicador

Probabilidad de no

prestar atención por

parte del equipo

Riesgo de no dar un

mensaje claro que

confunda al oyente y

genere dudas del

proyecto

Perifoneo Oral Medio de El mensaje a alto

65

comunicación masivo

Audiencia cautiva

Selectividad geográfica

Llama la atención

volumen genera

molesta entre los

vecinos

Riesgo de que no

genere el impacto

esperado

Manual Escrito

Credibilidad

Retención del mensaje

Aceptabilidad amplia

Comunicación directa

con los vecinos y los

clientes

No da seguridad de

resultados rápidos

Riesgo de que los

vecinos no presten la

debida atención a sus

cultivos y no aplicar


4.5 Gestión de los recursos humanos

De los recursos referidos a la ejecución del proyecto, el principal y más difícil de

administrar es el recurso humano De cuán eficientes sean estos recursos,

depende gran parte del éxito de una empresa y de este proyecto en particular.

4.5.1 Planificar los recursos humanos

La planificación de los recursos humanos determina los roles del proyecto, las

responsabilidades y las relaciones para crear el plan de gestión del personal

(PMI,2004).

En este proyecto participan de forma activa el Director del proyecto, el

Administrador y los Asistentes de campo. Como herramienta para la planificación

se utiliza el organigrama y descripción de cargos.

66

4.5.2 Roles y Responsabilidades

Director del proyecto

Tendrá la responsabilidad de velar por el pleno desarrollo y funcionamiento

del proyecto, ya que es el primer interesado en que se cumplan las metas

propuestas.

Brindará los recursos necesarios para la ejecución del proyecto

Deberá mantenerse puntualmente informado del avance del proyecto

Aportara conocimientos y experiencia durante el desarrollo del proyecto

Deberá tomar las decisiones y hacer las declaraciones requeridas

Mantendrá una actitud de apoyo al proyecto, lo cual no significa la

ausencia de la crítica.


Tendrá la responsabilidad total del planeamiento y ejecución acertados del

proyecto

Deberá poseer una combinación, incluyendo una capacidad inquisitiva para

detectar posibles desvíos del programa y resolver conflictos interpersonales

Asistente de Campo 1 y 2

Serán responsables de las tareas que se encomienden del proyecto

Deberán supervisar las tareas de campo

Deberán asistir al administrador del proyecto

Habilidad de expresión y comunicación

Liderazgo en las labores

Agilidad para recopilar la información

67

Competencias centrales para los diferentes cargos

Ética

Liderazgo

Pro actividad

Iniciativa

Facilidad de expresión y comunicación

Iniciativa

Autonomía

Dinamismo

Responsabilidad

4.5.3 Organigrama del proyecto

El organigrama del proyecto se ha presentando anteriormente en la Figura 3.

4.5.4 Plan de gestión del personal

Este plan permite conocer cómo y cuándo se cumplirá con los requisitos de

los recursos humanos del proyecto

Adquisición de personal

o Director del proyecto: Es el que define el inicio del proyecto

o Administrador del proyecto: una semana antes del inicio del

proyecto

o Asistente de campo: dos días antes del inicio del proyecto

68

Horarios

El horario general para el desarrollo de las actividades será de lunes a jueves,

de 8:00 a.m. A 2:00 p.m., así mismo dependerá de las actividades a

desarrollar.

Se consideraron lo siguientes días feriados

o los días que estén establecidos por ley en el país (15 de agosto Día

de las Madres , 15 de septiembre Día de la Independencia, 18 de

octubre Día de las Culturas )

o Sábados y Domingos

Criterios de Liberación

Está previsto que todo el personal forme parte del proyecto durante todo el

ciclo del mismo. En el caso de tener que reemplazar algún miembro del equipo,

se hará la búsqueda en función del perfil necesario.

Necesidades de conformación

Este proyecto requiere del personal que posea las competencias descriptivas.

No se tiene prevista capacitación.

69

5 CONCLUSIONES

Las conclusiones correspondientes a los diferentes entregables del proyecto se

pueden expresar en los siguientes puntos:

1. La Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos permite un

ordenamiento de las actividades necesarias para lograr el objetivo del

proyecto. A su vez, permite considerar todos los temas importantes que

deben desarrollarse para alcanzar el éxito. De igual forma permitirá crear

procesos productivos eficientes en las siembras y cosechas de los productos

y la Empresa podrá ser un modelo de finca integral para los productores

nacionales y extranjeros Enfocar el valor agregado que representa usar la guía

en este proyecto y en esta organización.

2. Este Proyecto fue realizado siguiendo los lineamientos de la guía PMBOK

2004. Se tomaron en cuenta cuatro áreas del conocimiento: alcance, tiempo,

comunicaciones y recursos humanos como principales herramientas para el

desarrollo del proyecto. Las misma representan los elementos más importantes

para el desarrollo del manual debido a que esta es una empresa agroecológica

y requiere en estos momentos trabajar en la parte de documentación de sus

prácticas agrícolas

3. La Elaboración de un manual de buenas prácticas ofrece la oportunidad a la

empresa Oro Verde Quintamani de generar beneficios económicos a partir de

un mejor ordenamiento en sus prácticas agrícolas y productivas siendo más

efectivas y creando valor agregado a sus productos que salen a la venta

4. Con el alcance del proyecto se determinaron los entregables que permiten

incorporar procesos de retroalimentación con los principales actores de la

70

empresa quienes son los expertos e interesados en que se cumplan los

objetivos definidos para la elaboración del manual.

5. La empresa Oro Verde Quintamani cuenta con 84 día hábiles para completar el

proyecto y según el cronograma definido las actividades de mayor significancia

en términos de tiempo son: establecer la línea base y el programa de

capacitación estas son los principales retos que tiene la empresa que cumplir

porque esto le permitirá intercambiar información, Identificar y evaluar los

recursos necesarios para poder cumplir con el fin último de la elaboración del

manual Hablar de la ruta crítica y los retos.

6. La comunicación en un proyecto como este es indispensable, razón por la cual

la gestión de las comunicaciones fue una de las áreas mayormente

desarrolladas. Esto cobra mucha importancia si se considera que la

elaboración de los manuales y la definición de un programa de capacitación

están dirigidos a un público meta con perfil muy básico, es decir para el uso de

pequeños productores campesinos. Asimismo, el Director del proyecto se

convierte en una de las principales figuras del proceso de comunicación que

deberá poner en práctica su habilidad para interactuar con otras personas.

7. Se establecieron los roles y responsabilidades de las personas que integrarán

el equipo de proyecto, donde se muestra que el director del proyecto y el

administrador son los involucrados claves considerando que su labor es

garantizar el desarrollo global del proyecto, sin embargo, los trabajadores de

campo representan la base que alimenta ese desarrollo global se estableció

un perfil estimado .de esta manera se conoce cuales son las características

más relevantes del personal que trabajara en el proyecto.

71

8. Con la elaboración de este manual pretende crear conciencia en los vecinos,

visitantes y estudiantes de la responsabilidad social, calidad en los productos y

su contribución con el medio ambiente. con el fin de adquirir conocimientos de

utilidad para este proyecto y ser una herramienta que podrá aplicarse teniendo

un claro compromiso con los clientes.

72

6 RECOMENDACIONES

Con base en los datos recolectados y la preparación misma del plan de proyecto

se establecen recomendaciones para la empresa ejecutora del proyecto con el fin

de: mejorarlo y asegurar su implementación exitosa:

1. Se recomienda al Gerente de la empresa Oro Verde Quintamani S.A mantener

su orientación siempre hacia la producción con responsabilidad social y seguir

promoviendo el compromiso social y ambiental hacia lo interno de la empresa y

con la comunidad y vecinos aledaños, pero de forma estructurada y formal.El

plan de gestión del proyecto será una guía muy valiosa dado que sus

herramientas podrán aplicarse teniendo claro el compromiso

2. Para la ejecución, seguimiento, control y cierre del proyecto es importante que

el Director de proyecto como el Gerente de la empresa Oro Verde Quintamani

S.A realicen un análisis de la información plasmada en el manual para

garantizar solidez y confiabilidad de la información. El plan de gestión del

proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para ayudarle a

identificar, definir, combinar y unificar los mismo para dar un buen

seguimiento al proyecto

3. Una vez implementado este proyecto debe monitorearse todas las actividades

con el fin de corregir deficiencias y buscar mejoras. Toda la información que

se procese servirá de base para la continuidad del proyecto .A la vez su

aplicación a futuro quedara disponible para los productores campesinos

4. El Director de proyecto y los asistentes de campo deberían mantener

contactos estrechos con el gerente de la empresa Oro Verde Quintamani S.A

73

para captar toda la información que les pueda suministrar ya que es la

persona clave para la elaboración del manual.

5. Durante la ejecución, seguimiento, control y cierre del proyecto es importante

se documente la experiencia adquirida del personal para que forme parte de

la retroalimentación del proyecto. a la vez permite generar a la empresa un

programa de capacitación que sea estructurado y progresivo que permite

rescatar el conocimiento local y formar equipos de productores bajo un proceso

altamente participativo

6. Una vez que se realizo el análisis se busca el aprovechamiento del mismo

con el objeto de producir a futuro una generación con conciencia ambiental y

de prácticas sanas que no perjudiquen la salud del ser humano.La guía de

fundamentos de la administración profesional de proyectos le permitirá

promover un cambio de cultural organizacional (político,social,ambiental y

económico).

7. Se recomienda que la empresa realice intercambio con escuelas y colegios

que estén interesados en conocer y saber cómo se realizan buenas prácticas

agrícolas.De igual forma seria importante que Oro Verde Quintamani prestara

especial atención en la planificación de las actividades para cumplir sus

objetivos

74

7 BIBLIOGRAFÍA

Asamblea Legislativa. (1995) Ley Orgánica del Ambiente No. 7554 Costa

Rica. La Gaceta No. 215.

Chamoun ,Yamal (2002). Administración profesional de proyectos La Guía

Mc-Hill ,2002:268p .

MINAE (Ministerio de Ambiente y Energía.2007) Estrategia Nacional de

Cambio Climático. Desde http://www.wncc.go.cr .

National Geography (2009).Disponible en http://ngenespanol.com

Oro Verde Quintamani (Datos históricos 2003-2009)

Project Management Institute. (2004). Guía de los Fundamentos de la

Dirección de Proyectos. Tercera Edición. Newton, Square, Pennsylvania,

E.U.A. 392p

75

8 ANEXOS

8.1 Anexo 1: Acta del Proyecto Final de Graduación

76

ACTA DEL PROYECTO

Fecha Nombre de Proyecto

13 de enero del 2010

Plan de gestión de proyectos Elaboración del manual de

Buenas práticas en producción orgánica para la empresa Oro

Verde Quintamani , utilizando la Guía de los Fundamentos de

la Administración de Proyectos PMBOK

Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad):

Alcance, tiempo, comunicación y

recursos humanos


Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto

10 de febrero del 2010 10 de mayo 2010

Objetivos del proyecto (general y específicos)

Objetivo General

Elaborar un plan de gestión para introducir buenas prácticas mediante la aplicaciòn de energías renovables

en la producción orgánica en ambientes controlados y de energía alternativa, aplicando cuatro áreas del

conocimiento definidas en el PMBOK.

Objetivos Específicos

-Un plan de gestión con las cuatro áreas del conocimiento para promover el uso de energías renovables

en la producción orgánica y el uso eficiente del recurso hídrico.

-Desarrollar un plan de gestión del alcance para que la administración pueda realizar sus actividades en

tiempo y forma.

Justificación o propósito del proyecto (aporte y resultados esperados)

La aplicación de buenas prácticas agrícolas y amigables con el ambiente contribuirá a la calidad de vida

de las familias, reduciendo el riesgo de enfermedades por la ejecuciòn adecuada de actividades de campo.

Desde su creación, la empresa Oro Verde Quintamanise ha convertido en un espacio de promoción para las

buenas prácticas productivas de la zona, incluyendo la producción orgánica e hidropónica, contando con la

certificación BCS de Alemania.

Actualmente, la empresa desea incursionar en un modelo productivo más eficiente, a través del uso

ambientalmente responsable del recurso hídrico, el cual ha empezado a mermar en la zona y a causar

problemas en varios cultivos agrícolas. De igual manera, la empresa ha visto la necesidad de regular los

ciclos de producción en estos cultivos, lo cual sólo será posible incorporando invernaderos para producir

bajo ambientes orgánicos e hidropónicos controlados.

En su espíritu, el proyecto es afín con lo que las políticas ambientales de Costa Rica buscan en cuanto al

aprovechamiento y manejo de los recursos naturales. Para el mismo gobierno, esta experiencia podría ser

de gran provecho, en términos de la capacitación y la transferencia de tecnología que se podría ofrecer más

adelante con el impulso de la presente propuesta, bajo un modelo de producción integral sostenible.

De tal manera que con el proyecto se generará un modelo de gestión para futuras iniciativas relacionadas

con la producción orgánica.

77

Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables a finales del proyecto

Un plan de Gestiòn que permita la implementaciòn de buenas prácticas agricolas y el uso eficiente del

agua con energía solar.

Supuestos

Que se cuente con la información de la empresa necesaria para la realizacion del plan

Se tiene acceso a los recursos para el proyecto y la posible aplicación en la empresa

Que el plan se realice en los plazos establecidos

Restricciones

Que existan otras actividades prioritarias para el gerente de la empresa que no permita una

buena comunicaciòn

Tiempo establecido para el cierre del proyecto

Que existan factores externos adversos que dificulte la elaboraciòn del plan

Información histórica relevante

Hoy en dìa en el sector agricola se utiliza muchos contaminantes que perjudican el ambiente y existe

mucho la presencia de plagas .Debido a esto y otros factores El Gerente desde hace mas de cinco

años ha venido haciendo esfuerzos a travez de Oro Verde Quintamani que es una empresa dedicada al

desarrollo de actividades agroecológicas, para propiciar el ejercicio de actividades amigables con el medio

ambiente, la comercialización de productos orgánicos, asistencia técnica y formulación de propuestas y

proyectos en las áreas de producción agropecuarias, agroecología, industria forestal, agroindustria,

distribución y facilitación de tecnología limpia y apropiada.

El Empresa Trabaja en algunas áreas estratégicas: Producción agroecológica, Producción Orgánica y

Abastecimiento de Mercados Locales. Con esto lo que se pretende en el plan es abordar las 4 areas de

conocimienta

Identificación de grupos de interés (Stakeholders)

Cliente(s) directo(s):

Posibles productores que quieren aplicar practicas amigables con el ambiente

Profesores Lectores

Profesores Tutores

Gerente del Proyecto


Cliente(s) indirecto(s):

Campesinos

Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales

Cámara de Turismo

78

Vecinos

Aprobado por:

Ramiro Fonseca Macrini

Firma:

Valeria Gutierrez Valle

79

8.2 Anexo 2: EDT del Proyecto Final de Graduación

81

8.3 Anexo 3: Cronograma del Proyecto Final de Graduación

82

8.4 Anexo 4: Acta del Proyecto Elaboración de un Manual de Buenas Prácticas en Producción Orgánica

83

Fecha Nombre de Proyecto

09 de Febrero del 2010

Elaboración del manual de Buenas práticas en producción orgánica

para la empresa Oro Verde Quintamani

Áreas de conocimiento / procesos: Área de aplicación (Sector / Actividad):

Alcance, tiempo, comunicación y recursos

humanos


Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto

05 de Agosto del 2010 30 de noviembre 2010

Objetivos del proyecto (general y específicos)

Objetivo General

Desarrollar y validar un manual de buenas prácticas para la produción agroecológica de la Finca Oro Verde.

Objetivos Específicos

-Establecer la línea base del área productiva en la Empresa

-Identificar principales lineamientos de la producción agroecológica

-Desarrollar un programa de capacitación para los trabajadores campo de la Empresa

Descripción del producto y entregables

El Producto es un Manual de Buenas Prácticas en producción orgánica. este debe ser un ser un medio documental

de las prácticas en producción orgánica para la Finca Oro Verde. Es importante destacar que el manual debe tener un

fuerte enfoque ilustrativo y gráfico, considerando el perfil del trabajador de la finca.

Se busca que con este manual se documenten las prácticas que permiten responder a la demanda de de productos

orgánicos, más sanos ,de mejor calidad y amigables con el ambiente. Tambien será útil para compartir las prácticas

con otros productores interesados en este tipo de producción.

Utilizando la guía de fundamentos PMBOK , tomaremos como base la gestión del alcance, tiempo, comunicaciones y

recursos humanos para establecer las actividades de planificación de la elaboración de los siguientes entregables:

Guía de producción organica

Manual con los principales Lineamientos

Programa de capacitación

Necesidad del proyecto

Oro Verde Quintamani se especializa en la producción orgánica. Es por ello que se tiene la necesidad de realizar un

esfuerzo conjunto entre la gerencia, la administración y los trabajadores que permita documentar un manual de

buenas prácticas de producción agrícola orgánica, sanas y amigables con el ambiente .

Este manual será de gran importancia para la empresa, ya que al contar con una certificación orgánica requiere

documentar sus prácticas,a la vez que la generación de este conocimiento por escrito y con ilustraciones- permitirá

facilitar su aplicación en otras fincas aledañas que han mostrado interés en este enfoque de producción.

Lo importante de este manual es que estos sistemas de producción estan orientados a proteger el ambiente natural,

causar el menor impacto al momento de la producción y hacer uso adecuado de los recursos naturales.

84

Justificación de impacto

Si bien la producción orgánica permite disminuir el uso de productos con agroquímicos no sanos para el ser humano y

para el ambiente, también pretende generar una actitud de responsabilidad social hacia el medio ambiente, los

consumidores y productores. Esto a través del aprendizaje y la puesta en práctica en el núcleo familiar, por medio de

un manual de buenas prácticas agrícolas.

Hoy en día hablar de agricultura sostenible hace referencia a todo lo que engloba las diferentes prácticas agrícolas y

sistemas de producción que satisfacen el principio básico de sostenibilidad, respondiendo positivamente a problemas

que enfrente la agricultura tradicional ,convencional y moderna

Restricciones

Tiempo establecido para concluir con el manual de buenas prácticas .

Recursos económicos limitados para destinar al proyecto.

Disponibilidad de tiempo del gerente, quien es el depositario de un importante porcentaje de la información

que se va a documentar en el manual.

El enfoque documentación del manual tiene que estar muy orientado en las ayudas visuales, debido al perfil

de los trabajadores y personas que harán uso del mismo.El enfoque de capacitación tiene la limitante del

perfil de trabajadores que harán uso de la información, por lo que debe adaptarse a las necesidadess

particulares de este público.

Identificación de grupos de interés (Stakeholders)

Gerente de la empresa

Productores

Vecinos

Empresa privada

Estudiantes

Director del Proyecto:

Valeria Gutiérrez Valle

Aprobado por el patrocinador del proyecto:

Alberto Chinchilla Cascante

Nombre del gerente de la empresa

Firma:

PFG Valeria para impresion - biblioteca.uci.ac.cr

Documents

Transcript of PFG Valeria para impresion - biblioteca.uci.ac.cr