Pauli Kuosmanen ja Sirpa Taskinen 23.8.2012 Tampere, eArkisto Kuopiossa ja Itä-Savon...

23.8.2012 OPERin asiakkuusseminaari 1

eARKISTON TESTAUKSEN KOKEMUKSET SAVONLINNASSA

ja TUOTANTOPILOTIN KOKEMUKSET KUOPIOSSA

Pauli Kuosmanen Asiantuntijalääkäri

Kuopion kaupunki, tietohallinto [email protected]

Sirpa Taskinen

Tietojärjestelmäsuunnittelija Itä-Savon sairaanhoitopiiri, tietohallinto

[email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


TAUSTA

⎮KArkisto projekti 2008-2009

⎮Jatkosuunnittelu 2010 keväällä

⎮KArkisto2-hanke 1.7.2010 – 31.3.2012

⎮eArkiston testaus ja tuotantopilotti

Tausta

⎮ ISSHP – erikoissairaanhoito, perusterveydenhuolto,

sosiaalitoimi; Effica-potilastietojärjestelmä

⎮ ISSHP pilotoinut useissa valtakunnallisissa projekteissa,

esim. sähköinen allekirjoitus

⎮ Tietotekninen infrastruktuuri pitkälle rakennettu,

perustukset vahvat

⎮ eResepti käytössä vuodesta 2011, PTH:ssa alkaen

6/2011 ja ESH:ssa 8/2011

⎮ Tämä helpottaa eArkiston testauksen aloittamista ja

liittymisen suunnittelua. Toimintamalli tuttu, paljon jo

valmiina: esim. tietoliikenneyhteydet, palvelimet,

toimikortit, varmenteet

OPERin asiakkuusseminaari 23.8.2012

Valmiina oli jo:

⎮ Toimikortit ja kertakirjautuminen käytössä jo vuodesta

2006

⎮ Ensin shp oma kortti, sitten Valvira- ja lopuksi VRK-

toimikortit

⎮ Toimikortti jo rutiinia työpäivässä

⎮ Rakenteinen kirjaaminen otettu käyttöön vuosia sitten,

viimeisin päivitys 5/2012 (Effica 4.1)

⎮ AvoHilmo otettu käyttöön 5/2012

⎮ Näiden mahdolliset ongelmat ennätetään käsitellä ennen

eArkiston pilotointia

23.8.2012 OPERin asiakkuusseminaari

OPERin asiakkuusseminaari 5

KARKISTO2-HANKKEEN TAVOITTEET

⎮eArkiston testaus asiakastestiympäristössä

⎮Osallistuminen asiantuntijatyöskentelyyn eArkiston

kehittämiseksi

⎮eArkistopalveluun liittymisen edellyttämien

toimenpiteiden suorittaminen

⎮Liittyminen eArkistopalveluun ja pilottijakson läpivienti

ISeArkisto – Hankkeen tavoitteet

⎮ Luoda eArkistoon liittymiselle ja liittymisen testaukselle

toimintamalli (THL ja Kela), joita muut terveydenhuollon

organisaatiot voivat hyödyntää koko Suomessa

⎮ Tehdä yhteistyötä Effican eArkisto-valmiuksien

aikaansaamiseksi

⎮ Asiantuntijatyöhön osallistuminen

⎮ Jatkokehittää Kuopion testauksen ja pilotin välineitä ja

tuloksia, myös Effica -näkökulma huomioiden

⎮ Testauksen toteuttaminen

⎮ Potilastietojärjestelmän käytettävyyden korostaminen

⎮ Yhteisrekisteritoiminnallisuudella eArkistoon liittyminen

⎮ eArkiston käyttöönotto ISSHP:ssä

OPERin asiakkuusseminaari


KARKISTO 2 - TEHTÄVÄT

⎮ Hankkeen hallinnointi ja hallinnolliset päätökset

⎮ Viestintä

⎮ Henkilöstön koulutus

⎮ Organisaatioyksikkörekisteri

⎮ Varmenteiden hankinta ja jakelu

⎮ Teknisen ympäristön toteutus ( testi ja tuotanto )

⎮ Asiakastestaus

⎮ Auditointi

⎮ Arkistonhallinnan käytännöt

⎮ KanTa -palvelusopimukset

⎮ Tuotantopilotti, käyttöönotto

⎮ Tuotantokäytön tuki

⎮ Uudet toimintamallit

⎮ Pilotin jatkosuunnittelu ja laajentaminen

ISeArkisto - tehtävät

⎮ Yhdistää testaus- ja käyttöönottoprojektit yhdeksi

hankkeeksi. Tehtävät testausta varten:

⎮ Testiympäristön rakentaminen ja testaajien perehdytys

⎮ Liittyminen KanTa-asiakastestipalveluun

⎮ Taustojen rakentaminen testiEfficaan (OID-koodit

suorituspaikoille, testihenkilöt, testaajat)

⎮ Uusi Effica-Platform-virtuaalipalvelin

⎮ Testijärjestelmäallekirjoitusvarmenne

⎮ Efficatestitietokanta; Kertomuksessa on uusi

eArkistotoiminnallisuuden sisältävä versio

⎮ KantaViewer eArkistoon lähetettyjen asiakirjojen

katseluun


ISeArkisto – tehtävät 2.

Tehtävät käyttöönottoa varten:

⎮ Effica 4.1 MF22 päivitys tuotantoon

⎮ Muutos testiympäristöstä tuotantoon (tekninen

ympäristö)

⎮ Varmenteiden hankinta

⎮ Auditointi, liittymishakemus

⎮ Uudet toimintamallit

⎮ Henkilöstön koulutus

⎮ Tiedotus

⎮ Arkistonhallinnan käytännöt

⎮ Kanta-palvelusopimukset



KARKISTO2-HANKE, PILOTTI

⎮ Pilottijakso 15.11.2011 – 23.2.2012

⎮ Vastaanottopalvelut: Läntisen alueen terveysasema ja

astmavastaanotto

⎮ Harjulan sairaala: vuodeosasto 1, diabetespoliklinikka

⎮ Kotihoito: Puijonlaakson tiimit

⎮ Arkistossa 7681 henkilön tietoja

⎮ Palvelutapahtumia 23506

⎮ Arkistoituja asiakirjoja yhteensä 112190, josta

palvelutapahtuma-asiakirjoja 42366 ja hoitoasiakirjoja

69824


PILOTTI KÄYTÄNNÖSSÄ

⎮ Pegasokseen kirjaudutaan toimikortilla

⎮ Sovelluksen arkistotoiminnallisuudet käytössä

pilottiyksiköissä

⎮ AvoHILMO käytössä (palvelutapahtumakäsittely)

⎮ Pegasoksen potilaskertomuksessa uusi käyttöliittymä

⎮ Tiedot tallennetaan rakenteisesti käyttäen luokituksia,

koodistoja ja nimikkeistöjä

⎮ Hoitohenkilökunta käyttää FinCC luokitusta kirjauksessa

⎮ Potilaille informaatio pilottikäytöstä

⎮ Potilailla mahdollisuus käyttää Omien tietojen katselua

23.8.2012 OPERin asiakkuusseminaari 12 12

Itä-Savon shp –

yhteys KanTa-palveluun

Dmz

Suljettu asiakasverkko

2x10mb (TSF Datanet)

Palvelinverkko

Kanta-palvelut

Työasemaverkot

Effica


Testausaikataulu

⎮ Testaus tähtää eArkiston käyttöönottoon, vain pilotit

testaavat, muilla käyttöönottokoe

⎮ Testaus tehdään iteraatioittain, viisi iteraatiota vuonna 2012

⎮ Testausjärjestys:

⎮ 1. Ohjelmistotoimittaja testaa itse

⎮ 2. Ohjelmistotoimittaja testaa Kelan kanssa

⎮ 3. ISSHP testaa potilastarinoilla hyväksyntätestaukset

⎮ Kaksi iteraatiota testattu, mutta potilastarinoita ja

hyväksyntätestauksia päästään tekemään vasta 9-10/2012

⎮ Testaajina ensin tietohallinnon terveydenhuollon

ammattilaiset, sitten mukaan ammattilaiset kentältä

⎮ Myös muiden shp:n testaajia (Proxit-konsortio)


Liittymisaikataulu

⎮ Ns. yhteisrekisteritoiminnallisuudella liittyminen

(informointi, kiellot)

⎮ Tavoitteena liittyminen vuoden 2012 aikana

(vaiheistusasetus 165/2012)

⎮ Testausta ja liittymisvalmisteluja tehdään rinnakkain,

pääpaino liittymisen toteutuksella

⎮ Aikataulutettu yhteistyössä Kelan ja ohjelmistotoimittajan

kanssa

⎮ Kela ja THL valmistelevat yhteisrekisterin testitapaukset

käyttöönottokoetta varten

⎮ eArkiston käyttöönotto tavoitteena syksy 2013



TEKNIIKAN TOIMIVUUS

⎮ Saneluongelma (Philips vs Olympus)

⎮ Korjattu. Ongelma kahden sanelinmerkin käyttö, ei

ristiinkuuntelumahdollisuutta.

⎮ Tulostusongelma

⎮ Korjattu. Tulostusparametrit tarkistettava (PT, Näkymä, Pvm väli)

⎮ Toimikortin käyttö

⎮ Pääsääntöisesti koettu myönteisenä. Joillakin käyttäjillä ongelmia kortin

tietojen luvussa.

⎮ Potilastietojärjestelmän hitaus

⎮ Fyysistä muistia lisätty. Potilaskertomuksen avaustapaa muutettu. Ei

vaikutusta nopeuteen.

⎮ Arkistointiin liittyvät tekniset asiat

⎮ Diagnoosikentän pituus. Korjattu.

16


KANSALLISTEN MÄÄRITTELYJEN TOIMIVUUS

⎮ Palvelutapahtuma ja sen käsittelyyn liittyvät asiat

⎮ Milloin merkinnät liitetään aikaisempaan palvelutapahtumaan?

⎮ Uuden palvelutapahtuman avaaminen aina?

⎮ Vastaanottokäynnillä tehtävä lab lähete kontrollikäynnille puolen

vuoden päähän. Mihin palvelutapahtumaan liitetään vastaukset?

⎮ Lääkehoidon seurannan toteuttaminen. Käytetäänkö vain yhtä

palvelutapahtumaa?

⎮ Vuodeosastohoidon ja kotihoidon vuosia kestävät

palvelutapahtumat. Merkintöjen tekeminen

palvelutapahtumakohtaisesti. Järjestelmän

käyttöliittymäominaisuudet?

17



⎮ Hoitoprosessin vaiheet ja niiden käsittely

⎮ Hoitohenkilökunnalla FinCC luokitus käytössä; suhteellisen

toimiva vuodeosastotyöskentelyssä.

⎮ Kehittämistarve avohoidon ja kotihoidon prosesseissa

⎮ Lääkäreiden dokumentoinnissa merkitys kyseenalaistetaan.

Pilotissa käytetty Hoidon toteutus vaihetta.

Käyttöliittymäominaisuudet.

18



⎮ Riskitietojen kirjaaminen

⎮ Kansallisten määrittelyjen valmistuminen

⎮ Käyntisyiden kirjaaminen

⎮ Kirjataanko kotihoidossa jokaisen potilas/asiakaskäynnin

yhteydessä. Palvelutapahtuma voi kestää kuukausia / vuosia,

3–4 käyntiä / päivä.

19

Testauksen tuloksia

⎮ Uutta toistaiseksi ainoastaan palvelutapahtuman

luominen ja KantaViewer, molemmat väliaikaisia

ratkaisuja

⎮ Kaikki 1. iteraation tavoitteet saavutettiin

⎮ Palvelutapahtumat ja asiakirjat eArkistossa riittävillä

metatiedoilla ja viestinvälitys ja varmenteet toimivat

⎮ Ensemlen toiminta varmistui

⎮ 2:ssa iteraatiossa (laboratorioasiakirjat) ongelmia

johtuen kiireessä tehdystä Kertomuksen versiosta

⎮ Laboratoriovastaukset saatiin kuitenkin eArkistoon



POTILASTIETOJÄRJESTELMÄN KÄYTETTÄVYYS

⎮ Käyttäjien palaute kriittistä

⎮ Pilotti aloitettiin sovelluksella, jossa osa

toiminnallisuuksista oli puutteellisia

⎮ Pilotin aikana todettiin sovelluksen virheellisiä toimintoja

⎮ Havaittuja puutteita ja virheellisyyksiä korjattiin runsaasti:

⎮ Korjauspäivitykset juuri pilotin alla, joulukuussa ja tammikuussa.

Hotfix-päivityksistä dokumentteja 15

21



⎮ Teksinkäsittely

⎮ Näkymän, otsikon valinta ja pysyvyys tekstintallennuksessa

⎮ Tallennuskelloajan merkintä osastohoidon yksikössä

⎮ Tekstin tallennus uloskirjauksen jälkeen?

⎮ Potilaskertomuksen käytettävyys

⎮ Potilaan hoitoon liittyvien merkintöjen löytäminen kertomuksesta

⎮ Merkintöjen liittäminen palvelutapahtumaan

⎮ Merkintöjen esittämisjärjestys

⎮ Eri näkymien ryhmittely kertomuksessa, hoitoprosessin vaiheen

käyttö

22



⎮ FinCC luokituksen käyttö avohoidossa ja kotihoidossa

⎮ Hoitosuunnitelmaan perustuen joustavampaa

⎮ Yksittäisten käyntien kohdalla koettu työlääksi sekä

käytettävyyden että yleisten käyttöperiaatteiden perusteella

⎮ Päivittäismerkintöjen näyttäminen kertomuksessa

tarpeetonta vuodeosastolla

⎮ Selvitettävä avohoidossa järkevä tapa esittää

hoitohenkilökunnan kirjaamat tiedot

23


HENKILÖSTÖN KOULUTUS

⎮ Koulutuksen jälkeisissä palautteissa koettu sisällöllisesti

asianmukaiseksi ja kouluttajat päteviksi

⎮ KanTa-palvelujen yleiskoulutuksen sisältöä

tarkennettava ja osin syvennettävä

⎮ Rakenteisen kirjaamisen perusteita tarkennettava

etenkin lääkäreille

⎮ Sovelluskoulutuksen määrää ja sisältöä tarkennettava eri

ammattiryhmien kohdalla

⎮ Järjestettävä tukikoulutusta 2-4 viikkoa käyttöönoton

jälkeen

24


JATKOTOIMENPITEET

⎮ Käyttöönottoa ei laajenneta ja pilottiyksikössä palattiin

potilastietojärjestelmän entiseen käyttöön

⎮ Perustelut:

⎮ Pilotin tulokset tulee käydä huolellisesti läpi, havaitut

puutteet ja korjattavat asiat hoitaa kuntoon

⎮ Potilastietojärjestelmän käyttöliittymäominaisuuksia tulee

parantaa ja teknistä toimintavarmuutta parantaa

⎮ Tietojen dokumentoinnin automatiikkaa tulee kehittää

paremmaksi

⎮ Toiminnallisesti ongelmallista kahden eri ”version” käyttö

organisaatiossa samanaikaisesti ( ->käyttöönotto tulee

hoitaa mahdollisimman lyhyellä aikavälillä)

25

Arkistotoimi vai tietohallinto

⎮ Enemmän potilaskertomusjärjestelmässä ja

tietohallinnossa kuin arkistossa

⎮ eAMS/TOS - organisaatio ei tee tehtäväluokitusta

potilaan palvelutapahtumasta, silti ei voida unohtaa

tehtäväluokitukseen perustuvan eAMSin laatimista

(Kansallisarkiston tiedote 22.3.2012).

⎮ Terveydenhuolto ei hae eArkistoa varten

potilasasiakirjoille sähköisen pysyvän säilytyksen lupaa.

⎮ Arkistotoimen asiantuntemusta tarvitaan, yhteistyötä

⎮ Muistettava eArkiston ulkopuolelle jäävät potilasasiakirjat


Havaintoja

⎮ Erilaiset toimintakulttuurit:

ohjelmistotoimittaja/asiakas/viranomainen

⎮ Byrokratia, esim. perustettava erilliset projektit

testauksille ja käyttöönotoille

⎮ Kansallisten määrittelyjen tulkinnallisuus (esim. lääkitys)

⎮ Määrittelyjen ja ohjeistuksen muuttuminen ja osin

puuttuminen – vaikeuttaako ohjelmistotoimittajien

sitoutumista?

⎮ Ohjelmistotoimittajan sitoutuminen myös käytännön

työhön ja aikatauluihin

⎮ eReseptin käyttöönotto vie resursseja

ohjelmistotoimittajalta


Havaintoja 2.

⎮ Kireä aikataulu (asiakastietolaki159/2007 ja

vaiheistusasetus 165/2012)

⎮ Kuopion Karkisto 2:sta muille sekä hyötyä että haittaa –

on valmis toimintamalli, toisaalta Koska Kuopiossakin

tehtiin näin- asenne

⎮ ESH-potilastarinat puuttuvat – ISSHP valmistelee

yhdessä Kelan, THL:n ja Proxitin kanssa

⎮ Hajanaisuus – kansallisesti monta projektia ja työryhmää

menossa: yhteisrekisteri, tiedonhallintapalvelun

määrittelyt, lokivalvontaprojekti, VIILA jne.

Kokonaisuuden hahmottaminen hankalaa? Mistä saa

tietoa?



YHTEENVETO

⎮ Pilotti saavutti sille asetetut tavoitteet

⎮ Keskeinen tulos on saada potilastietojärjestelmän käytettävyys käyttäjiä

tyydyttäväksi

⎮ Testattava erittäin huolellisesti ennen tuotantoa

⎮ Henkilöstön koulutus ja perehdytys tulee olemaan vaativa tehtävä

⎮ Edellyttää organisaatioilta suunnittelua, resursointia ja pitemmän

aikavälin toteutusta

⎮ Tarvitaan yhtenäistä koulutusmateriaalia yleisten asioiden osalta

⎮ Koulutusmenetelmien kehittäminen

⎮ Lainsäädännölliset ja hallinnolliset säädökset ja niiden perusteella tehdyt

määrittelyt saatava kliinikoiden kannalta mahdollisimman yksinkertaiseksi

⎮ Tekniset ratkaisut edellyttävät asiantuntemusta ja keskittämistä

⎮ Toiminnallisten käytäntöjen yhdenmukaistaminen suuri haaste

moniulotteisessa terveydenhuollon palvelujärjestelmässä

29


JATKOSUUNNITTELU KUOPIOSSA

⎮ Pilotin palautteiden käsittely

⎮ Ohjelmistotoimittaja aikatauluttanut käytettävyysparannusten toteutuksen

sovelluksen versioon 9.0 syksyn 2012 aikana

⎮ Katselmoinnit ja hyväksyntä asiakastestaukseen

⎮ PSSHP koordinoi eArkiston käyttöönottoa piirin alueella

⎮ Kuopiossa viedään eteenpäin arkiston käyttöönoton suunnittelua omana projektina

⎮ Muiden AluePegasos –organisaatioiden, Effica-organisaatioiden ja KYS:n osalta oma

projekti

⎮ Yksityiskohtaisempi suunnittelu Kuopion osalta käynnissä yhdessä

ohjelmistotoimittajan, Kelan, OPERin, SHP:n ja Istekin kanssa

30


Kansallisten palvelujen käyttöönotto

ei ole teknologiaprojekti;

se on uusien toimintaprosessien

käyttöönotto- ja koulutusprojekti, jonka

perustana on tietojärjestelmän

käytettävyys.

Pauli Kuosmanen ja Sirpa Taskinen 23.8.2012 Tampere, eArkisto Kuopiossa ja Itä-Savon...

Health & Medicine

Transcript of Pauli Kuosmanen ja Sirpa Taskinen 23.8.2012 Tampere, eArkisto Kuopiossa ja Itä-Savon...