簡報與表達實戰工作坊_Part2

簡報與表達實戰工作坊(Part2)

2014/4/14中華民國國際演講協會

北區教育訓練主席劉基欽

1.聽眾分析(Analyze)1.聽眾分析(Analyze)

2.簡報規劃(Plan)

2.簡報規劃(Plan)

3.簡報設計(Design)

3.簡報設計(Design)

4.簡報表達(Present)

4.簡報表達(Present)

簡報與表達實戰工作坊架構

�目標聽眾是誰?�要達到什麼目的？�……

�主要觀點是?�如何建立邏輯架構？�……

�簡報設計原則是?�如何簡化PPT訊息…

�雙向溝通所需的應答技巧

版面

圖形文字色彩

•Ps

•Qs

大綱

一、上周回顧

二、簡報規劃展開

三、結論

一、上周回顧

4

好的導讀者在聽眾的需求中看到自已的責任

你想/

可以講

聽眾

想聽的

票選原則/經典閱讀聽/看/說/想痛苦與獲得

導讀簡報規劃流程1.抓出導讀書

籍重點及架構2.組織架構 3.補充論點 4.潤飾轉化

1:V-PQRST

2:S-RQ

1.前言重點2.書籍架構

4.1 潤飾4.2 沈殿4.3 轉化

二、簡報規劃展開

7

1.抓出導讀書籍重點及架構

• 檢視導讀書籍前言說明，通常會說明本書的關鍵訊息(重點)為何

• 抓出導讀書籍目錄，利用便利貼初步整理出導讀書籍結構。

便利貼表達方式

• 一張便利貼代表一張簡報

• 利用不同顏色突顯簡報架構(層次)

Source:http://im1.book.com.tw/image/getImage?i=http://www.books.com.tw/img/001/059/

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請參考「TED Talk 18分鐘的秘密」一書，抓出導讀書籍重點與架構

演練1：抓出導讀書籍重點與架構

2.組織架構-選擇導讀架構

(1).Summary ：本書簡介

(2).Review：主要內容說明

(3).Question：聚焦、提問

– 結合ORID方法

(1).Summary

• 作者與作品的背景介紹資料

• 為何選本書(對聽眾有何意義?)

• 自已的收獲

• 作者與作品的背景介紹資料

• 為何選本書(對聽眾有何意義?)

• 自已的收獲

演練2：撰寫Summary頁面


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(2).Review

• 導讀書籍內容依邏輯順序排列組合– 例：時間順序、結構順序、重要性順序

重要性順序結構順序時間順序

早上下午晚上

第一章第二章最末章

常見於說故事的演講中

常見於告知式的演講中

常見於說服式的演講中

1.

2.

3.

Review結構可適時調整

第一部第二部按照書的章節結構

呈現

內容組織表達方式按照TM演講

常見講評構面呈現

(3).Questions (ORID)

• 第1步(Objective)：陳述客觀發生的事實。

• 第2步(Reflective)：陳述產生的情緒、感覺感受。

• 第3步(Interpretative)：主題的重要性與價值

→意義、目的、觀點、暗示等。

• 第4步(Decisional)：討論可以怎麼做

→得到新的了解、決心，行為的轉變。

ORID問題設計1.Objective (客觀陳述事實)

• 影片中談了些什麼?

• 您記得那些內容？2. Reflective(主觀陳述感受與情緒)• 這個影片讓您印象深刻之處為何？• 那些地方讓您感到很有趣？3. Interpretive (主觀詮釋)• 為什麼對我們很重要？• 這部短片到底在表達些什麼？4. Decisional (決定與行動)• 看完這部短片後，您會在下次導讀中，有何不同的做法?

請試著針對TED Talk一書，設計導引問題

演練3：導引問題設計(ORID)


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參考題目1.Objective (客觀陳述事實)

• 書本上談了些什麼?

• 你記得那些內容？

2. Reflective(主觀陳述感受與情緒)

• 這本書讓你印象深刻之處為何？• 那些地方讓你感到很有趣？

3. Interpretive (主觀詮釋)

• 為什麼簡報對我們很重要？• 這本書到底在表達些什麼？

4. Decisional (決定與行動)

• 唸完這本書後，你會在下次導讀/演講中，有何不同的做法?

3.補充論點• 根據目標聽眾的需求，調整討論與延伸思考的重點

• 注意各”結構”項下想法的差異數，本文部份不應差

太多

適時收集相關書籍做橫向比較

• 可提高導讀的視野

Source: http://www.slideshare.net/chichinliu/ss-1743538

4.潤飾轉化• 潤飾現有架構

– 加強起承轉合之轉折點

– 思考每一張便利貼中間的連接

• 沈澱• 轉化現有架構

– 思考每一張便利貼會如何說

– 將個別便利貼轉化成全句文字或簡報

(1).潤飾現有架構

• 加強起承轉合之轉折點– 開頭– 結尾

• 思考每一張便利貼中間的連接

簡報開頭注意事項

• 開頭時間：佔整體簡報時間約1成~1成半左右

Ex 20分鐘，只佔2~3分鐘

• 開頭3要點：引起注意、建立連結、揭示重點

引起注意• 運用問題

– 分為需要聽眾回答與不需要聽眾回答的方式/要切題– EX.有誰曾經聽到TED現場的演講？曾經有被演講感動到落淚

• 運用名言– 名人 + 新奇– EX. 「紳士士士士的的的的演演演演講應該像像像像女人穿的迷你裙女人穿的迷你裙女人穿的迷你裙女人穿的迷你裙，，，，越短越越短越越短越越短越好好好好」~邱吉爾

• 語出驚人– 提出驚人的例證故事、統計數字或是其他任何會吸引聽眾的資訊– Ex. 18分鐘是人類專注力的極限

• 運用幽默– 以故事或是笑話的方式來開場

• 使用道具

導讀開始首重建立連結

導讀者

聽眾導讀主題

導讀者為什麼可以講這個主題？

聽了之後對於聽眾有什麼好處

讓聽眾認識導讀者

導讀主持人

揭示重點

• 內容預告的動作�聽眾做出框架

• 聽眾能對內容有適當預期，可幫助吸收

• Ex.書籍或是簡報中的目錄頁

開頭四忌• 主要是閒扯過遠、耗時過長、分貝過高、客套過

度• 閒扯過遠

– 容易讓聽眾冷淡，並且喪失注意力

• 耗時過長– 一方面會壓縮到正文時間，另一方面也會讓聽眾覺得不耐煩

• 分貝過高– 指得是一開始就讓自己太high，不論是聲音或者是動作都是如此，因為一

開始若是聲音過高、動作過大，若是無法維持就會讓人覺得虎頭蛇尾

• 客套過度– 會減低自己的可信度，像是「對於這個問題，小弟只能算是個門外漢。」

或「因為疏於準備，所以等一下若是說得不好，請多見諒。」

請試著針對導讀簡報開頭，進行設計

演練4：導讀開頭設計


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簡報結尾注意事項

• 結尾約只能佔有５％的時間Ex 以20分鐘的導讀簡報來看，結尾只能使用1分鐘

• 結尾三要點：顯示告終、摘要重點、留下餘韻– 顯示告終—告訴聽眾已經簡報完畢– 摘要重點--回顧要點、重申要義– 留下餘韻 (分享其它相關書籍供參考)

請試著針對導讀

簡報結尾進行設

計

演練5：導讀結尾設計


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利用便利貼準備演講，其中一個好處就是可以掌握演講架構與內容的全貌

轉變成文字

轉變成簡報

Source:http://th07.deviantart.net/fs36/300W/i/2008/268/e/8/The_World_is_in_Your_Hand_by_FakeAir.png

(2).轉化現有架構

轉化後範例

原則1：使用訊息性標題，非提示性標題

99年營收比率 vs 非橡膠部佔99年營收20%

1. 本公司的銷售額呈倍數成長 VS 本公司的銷售額趨勢

2. 各部門業績 VS A部門業績排行第一位

3. 員工大多分布於25~50歲之間 VS 員工的年齡層分布

4. 營業額與員工流動率的關係 VS 營業額與員工流動率之間有相關係

訊息性標題比提示性標題更讓人易懂

原則2 視覺化訊息

• 當人在接觸到資訊時，在時間有限的情況下，照片比文字更易讓人記住

• 70%的人是視覺思維型，其對圖解速度快過於文字

• 透過照片加文字呈現相同的訊息，可以得到最佳的效果

文字如何視覺化

1.把文字翻譯成圖

2.有时候只需要簡化

3.尋找適合的圖片替代

概念概念聯想聯想關鍵詞關鍵詞搜索搜索

Source:http://creativecommons.tw/

請試著製作導讀

簡報(6~8張)

演練6：導讀簡報製作


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三、結論

42

結論

1.利用S-RQ

2.開頭與結尾亦要注意

3.善用ORID製造互動效果

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