Paraqitje esuksesshmenë panair

Ky udhëzues është i përgatitur në kuadër të projektit ''Krijimi i rrethanave

afariste të volitshme për zhvillim ekonomik të qëndrueshëm në rajonin

përtejkufitar Strumicë - Kërçovë - Kukush'' - rrjeti i biznesit S-K-K, i

kofinansuar nga Bashkimi Europian dhe nga fondet nacionale të shteteve

antare në programën IPA për bashkëpunim përtejkufitar 2007-2013.

Përmbajtja e këtij udhëzuesi është përgjegjësia e vetme e organizatorit i

cili e realizon projektin dhe në asnjë mënyrë nuk e shprehë pikëpamjen e

Bashkimit Europian.

Paraqitje esuksesshme

në panair

Municipality of Kicevo

PËRMBAJTJA Kapitulli 1. Panairi në shikim të parë 6 1.1. Definimi i panairit dhe ngjarjeve të ngjajshme 6 1.2. Llojet e ndryshme të panaireve 7

Kapitulli 2. Panairet si pjesë e miks-marketingut 13 2.1. Funksionet e panaireve 13 2.2. Panairi dhe funksioni i tij në miks-marketingun 16

Kapitulli 3. Pjesëmarrja në panaire si cikël projekti 25 3.1. Planifikimi para panairit - Faza përgatitore 25 3.2. Faza e panairit – faza kryesore e panairit 29 3.3. Faza pas panairit 30

Kapitulli 4. Qëllimet nga pjesëmarjet në panaire 32 4.1. Qëllimet (objektivat) nga pjesëmarrjet në panaire 33

Kapitulli 5. Zgjedhja e panairit më të përshtatshëm dhe kriteret për vendimmarrje 42 5.1. Кriteret për zgjedhje 42

Kapitull 6. Buxheti 51 6.1. Buxhetimi dhe organizimi 51

Kapitulli 7. Procedurat organizative 65 7.1. Pjesëmarrja në panair 65

Kapitulli 8. Tenda e panairit 74 8.1. Organizimi i tendës dhe ndikimet 74

Kapitulli 9. Menaxhimi me tendën gjatë kohës së panairit 84 9.1. Personeli (stafi) në tendë 84 9.2. Аktivitetet e tendës 86

Kapitulli 10. Reklamimet dhe marëdhëniet me publikun 91 10.1. Reklamimet dhe marëdhëniet me publikun që zbatohen nga ana e organizatorit 91

10.2. Reklamimet dhe marëdhëniet me publikun që zbatohen nga ana e prezantuesve 92 10.3. Si të optimizohen marëdhëniet me publikun dhe mbykqyrja mediale 96

Kapitulli 11. Aktivitete për ndjekje (monitorim) pas pjesëmarrjes në panair 99 11.1. Masat për ndjekje pas pjesëmarrjes në panair 99 11.2. Vlerësim i pjesëmarrjes së kompanive në panair 102

Kapitulli 12. Këshilla dhe truqe 105 12.1. Këshilla dhe truqe – Panairi në shikim të parë (Kapitulli 1) 105 12.2. Këshilla dhe truqe – Panairet si pjesë e miks-marketingut (Kapitulli 2) 105 12.3. Këshilla dhe truqe – Pjesëmarrja në panaire si cikël projekti (Kapitulli 3) 107 12.4. Këshilla dhe truqe – Qëllimet nga pjesëmarrjet në panaire (Kapitulli 4) 108 12.5. Këshilla dhe truqe – Zgjedhja e panairit më të përshtatshëm dhe kriteret për vendimmarrje (Kapitulli 5) 109 12.6. Këshilla dhe truqe – Buxheti (Kapitulli 6) 111 12.7. Këshilla dhe truqe – Procedurat organizative (Kapitulli 7) 112 12.8. Këshilla dhe truqe – Tenda (Kapitulli 8) 113 12.9. Këshilla dhe truqe – Menaxhimi me tendn gjatë kohës së panairit (Kaptulli 9) 115 12.10. Këshilla dhe truqe – Reklamimi dhe marëdhëniet me publikun (Kapitulli 10) 120 12.11. Këshilla dhe truqe – Aktivitete për ndjekje pas pjesëmarrjes në panair (Kapitulli 11) 124

Kapitulli 13. Listat për kontrollë 128 13.1. Listat për kontrollë – Qëllimet nga pjesëmarjet në panaire (Kapitulli 4) 128 13.2. Listat për kontrollë – Zgjedhja e panairit më të përshtatshëm dhe kriteret për vendimmarrje (Kapitulli 5) 133 13.3. Listat për kontrollë – Buxheti (Kapitulli 6) 135 13.4. Listat për kontrollë – Menaxhimi me tendën gjatë kohës së panairit (Kapitulli 9) 150

Literatura e shfrytëzuar 153

6 7

1.Panairi në shikim të parë 1.1. Definimi i panairit dhe ngjarjeve të ngjajshme

Kur kërkohet fjala „ekspozitë“ në fjalorë, mund të shihet se e njëjta ka kuptim shumë të thjeshtë - prezentim, paraqitje. Tregjet e vjetra ose tregjet nga kohërat antike, ku tregtarët tuboheshin nëpër sheshe ose vende të hapura që ta ofrojnë mallin e tyre të blerë nga vendet lokale ose ekzotike, janë ndoshta paraardhësit historik të prezentimeve moderne ose panaireve 1.

Panairi (arkaike: (eng) faire ose fayre) është tubim i aktiviteteve të ndryshme argëtuese ose komerciale. Esenca e panairit është se ai paraqet ngjarje të përkohshme me kohëzgjatje të kufizuar nga një pasdite deri në disa javë 2.

Të gjitha ekspozitat dhe panairet mbahen me kohëzgjatje të caktuar dhe intervale të caktuara, në çdo gjysmëviti, në çdo vjet ose në çdo dy vite.

Rrënjët e fenomenit „panair, ekspozitë dhe prezantim“ mund që të gjenden në prejardhjen gjuhësore: „panair“ e cila vjen nga latinishtja “feria”, e cila don të thotë „festë”, si dhe „panairi i tregut”. Kjo i përgjigjet latinishtes “feriae”, e cila don të thotë - festival religjioz.

Fjala „ekspozitë” është përmend qysh në vitin 1649. Mbetja e fjalës është nga latinishtja ''ekspozim'' që don të thotë „shfaqje” ose „pjesëmarrje në shfaqje”. Fjala ''shfaqje'' ka preardhje të njëjtë si dhe fjala ''ekspozitë'' nga gjuha e vjetër frënge dhe është shumë e ngjashme me fjalën angleze ''ekspozitë''. Ekspozitat janë mbajtur në objekte të ndrëtuara enkas për to 3.

1 Organizimi i ekspozitës – Udhëzim për dhomat dhe asociacionet tregtare – „Si të organizohet pjesëmarrje grupore në ekspozitë ndërkombëtare”, R. Коng, Singapur, 2000

2 Wikipedia

3 Kurs On-line i Shoqatës Botërore të Industrisë Ekspozuese (UFI) – Roli i ekspozimit të miks-marketingut, Stejnbejs Transfer Center „Ekspozitë, tubim dhe menaxhim me ngjarje ” – në Universitetin Kooperativ Shtetëror në Ravenzburg, Gjermani, 2010

Panairi është shërbim, konsumatorë e të cilit janë ekspozuesit dhe vizitorët, dhe të dy grupet gjenden në esencën e panarit. Faktor marketingu kyç është caktimi qëllimeve dhe objektivave të drejta në kuadër të këtyre kategorive, si dhe lidhshmëria me interesat e tyre 4.

Shumë emra janë shfrytëzuar që të theksohen ndodhitë, qëllimi kryesor i të cilave është që t'i afron blerësit dhe shitësit dhe të promovojnë shkëmbim, tregëti. Për shembull, termet ekspozitë, panair dhe prezantim panairik shpesh shfrytëzohen për ngjarje të njëjtë. Ato mund të jenë të më tepër sektoreve (panaire të përgjithshme) ose, ashtu siç sot janë panaire të një sektori. Në këtë rast, shpeshherë thuhet se janë panaire të specializuara 5. ВNë këtë DORACAK , ngjarjet e këtilla thjeshtë do t'i quajmë ''panair'.

1.2. Lloje të ndryshme të panaireve

Me rëndësi është që të kuptohet dallimi ndërmjet llojeve të ndryshme të panaireve. Për këtë arsye ekzistojnë klasifikime të ndryshme që të qartësohet se çfarë ndodhish ekzistojnë dhe për çfarë qëllimesh. Panairet janë ndodhi që lidhen me ekspozimin e produkteve dhe mallrave 6. Qëllimi primar i çdo panairi nuk është që vetëm të shitet produkti i ekspozuar, por edhe të formohet pasqyrë gjenerale për ndërmarrjen - pjesmarrësin. Pastaj, pasqyra e tillë e formuar e lehtëson shitjen në të ardhmen. 7.

Në përgjithësi, ekzistojnë katër dimenzione të ndyshme në bazë të së cilave karakterizohen panairet:

Niveli i specializimit Panaire të përgjithshme ose Panaire të specializuara Industriale

Përfshirja territoriale Nacional, rajonal ose panair ndërkombëtar

Grupa qëllimore Panair i hapur vetëm për vizitor profesional ose Panair i hapur për publik gjithpërfshirës

Kohëzgjatja Ngjarje speciale të panairit ose Ekspozita të përhershme

Në praktikë, disa lloje të panaireve ndodhin më shpesh se të tjerat. Për ndërmarrjet e vogla dhe të mesme të orientuara për eksport (NMV) nga vendet në zhvillim, do të ishte më me interes që të jenë pjesëmarrës në panaire që kan vizitorë të vendeve të jashtme, që do të thotë, të tërheqin vizitorë, ekspozues dhe mediume nga më së paku dy ose më tepër vende (për shembull, panaire në Evropë). Gjithashtu, vizitorët duhen të jenë vetëm nga grupi i profesionistve, por jo edhe nga popullata e përgjithshme. Ato panaire që

4 Bazat për organizim të panairit, udhëheqës për vendet në zhvllim, Qendra Tregtare Ndërkombëtare, 2012, faqe 8

5 Ibid., faqe 3

6 Marou, 2002

7 Pjesëmarrja në panaire i metodë e përmirësimit shfaqjes së marketingur: Limani për pasagjerë Shën Petersburg ; Marina Fasad Kejs, Margatita Petrova, Teza 2014. faqe 9

8 9

janë të hapura për publikën e përgjithshme iu japin mundësi të mirë ndërmarrjeve që ta komunikojnë brendinë e tyre kah konsumatorët. Sidoqoftë, për ato ajo don të thotë shumë punë dhe mund, kurse rezultati nga panairi është vështirë që të matet. Nëse ndërmarrja në përgjithësi nuk prezenton brend harxhues, në këtë rast, kur panairet janë të hapura për publikun e përgjithshëm janë jokompetent. Gjithashtu, vetëm panairet që mbahen përkohësisht, por jo edhe ekspozita të përhershme, i sjellin vendimmarrësit e duhur të vendimeve 8.

Shumë lloje të ndryshme të ngjarjeve bëjn pjesë në ekspozita panairike ose panaire. Qëllimi, përmbajtja, publiku, periodizmi, madhësia dhe mbulimi i tregut mund të lëvizë, por të gjithë kan qëllim të përbashkët që ta promovojnë dhe lehtësojnë tregtinë 9.

Përshkrimet e mëposhtme e vendosin klasifikimin e panaireve sipas shoqatës AUMA 10:

Panairet nacionale: produktet dhe shërbimet të cilët janë të ekspozuar janë nga një ose më tepër degë të industrisë. Ato tërheqin vizitorë nga fushat të cilat janë dukshëm më larg nga rajoni lokal. Në përgjithësi, më së paku 50% nga vizitorët janë nga vendet me 100 km largësi, kurse më së paku 20% janë nga vendet e largëta 300 km nga vendi i organizimit të panairit.

Panairet rajonale: janë të vizituar kryesisht nga vizitorë nga rajonet lokale. Në përgjithësi, më shumë se 50% nga vizitorët janë nga vendet që janë të larguar më pak se 100 km nga vendi. Ato janë të përqëndruar në produkte dhe shërbime të cilët mund të rrjedhin edhe jashta rajonit lokal.

Panairet ndërkombëtare: pjesëmarrja e ekspozuesve të huaj patjetër që të jetë së paku 10%, kurse prezenca e vizitorëve të huaj duhet të jetë më së paku 5%. Në vazhdim, produktet dhe shërbimet që i ekspozojnë janë nga një ose më teprë degë të industrisë. Ato tërheqin vizitorë nga fusha dukshëm më të gjërë sesa rajoni lokal. Në përgjithësi, më së paku 50% nga vizitorët janë nga vende të larguara më së paku 100 km, dhe më së paku 20% nga vizitorët janë nga vendet e larguara më së paku 300 km nga vendi i panairit.

Në panairet shumësektoriale ekspozohen produkte dhe shërbime reprezentative dhe individuale të organizimit nga më tepër industri.

Panaire speciale, si ato që kan të bëjnë me industritë specifike dhe ngjarjet speciale në interes, janë të fokusuara në një ose më tepër degë të industrisë, prodhimeve, sektoreve të prodhimtarisë ose grupeve konsumatore ose llojeve të caktuara të grupeve. Në lidhje me vizitorët që i tërheqin, panairet shumësektoriale dhe speciale mund të jenë rajonale, nacionale ose panaire ndërkombëtare.

8 Pjesëmarrja në panaire të huaja, Udhëheqës deri në pjesëmarrje të suksesshme në panair për eksportues të vegjël dhe të mesëm nga vendet në zhvillim, Byroja për inkurajim të eksportit, 2016, faqe. 10

9 Bazat për organizimit të panaireve, udhëheqës për vendet në zhvillim, Qendra tregëtare Ndërkombëtare, 2012, faqe 4

10 Shoqata e Industrisë Gjermane të Panairit (АUМА) – www.auma.de

Panairet univerzale janë ngjarje në të cilat ekspozohen lloj-lloj produkte dhe shërbime (të njëjtët nuk organizohen më në Gjermani).

Bëhet dallimi në mes të panaireve që janë të orientuar kah vizitorët e panairit, don të thotë: ndodhi që iu shërbejnë kryesisht ose ekskuluzivisht vizitorëve të panairit, dhe panaire caku i të cilave është publiku i përgjithshëm 11.

Gjegjesishtë, qëllimi dhe kapaciteti janë faktorë të cilët duhet që të kontribojnë kah vendimmarrja për llojin dhe gjërësinë e tubimit (ndodhisë), pas rishikimit të fomave tjera alternative të promovimit të shkëmbimit tregtarë që kanë qëllim të njëjtë të përbashkët. Një panair i vogël rajonal në raste të caktuara mund që të përshtatet më mirë në qëllimin zhvillimor sesa panairi ndërkombëtar.

Panaire të specializuara normalisht bëhen në intervale të rregullta kohore në vend të njëjtë, edhe pse në raste të caktuara tubimi mund të zhvendoset nga një vend në vend tjetër, i organizuar nga sponzorët e njëjtë. Ndonjëherë, gjithashtu quhen edhe si panaire industriale që të bëhet dallimi nga panairet e organizuara për konsumentët e gjërë. Përderisa hyrja në panairin industrial është e kufizuar vetëm në profesionistët për atë sektor, panairi për konsumatorët e gjërë është i hapur për gjithë publikun.

Shfaqja (prezantimi) komercial ka të bëjë me tubim të organizuar edhe për numër reprezentativ të ndërmarrjeve dhe i cili ka qëllim grupë specifike të klientëve. I njëjti nuk ndodhë periodikisht, por është i organizuar ad-hok që të korrespondon me marketingun specifik ose nevojat industriale dhe qëllimet e ndërmarrjeve.

Shfaqje (prezantim) private është ekspozitë e prodhimeve ose shërbimeve nga një furnizues i orientuar kah një grupë e konsumatorëve, për shembull për lëshimin në përdorim të një produkti të ri ose për pozicionimin e furnizuesit në tregun e ri.

Panairi për blerësit, njëjtë sikur edhe prezantimi komercial, është tubim i organizuar për promovimin e biznesit dhe lehtësim të komunikimit ndëmjet furnizuesit që ka të bëjë me një varg homogjen të produkteve (për shembull: përpunimi i ushqimit, veshëmbathje etj.) dhe blerësit e ftuar (për shembull: distribuesit dhe shërbimet blerëse nga zinxhiret e shtëpive të mallrave).

Qendra tregtare paraqet njësi në vete mjaft të madhe afariste, komerciale dhe fikse, e përbërë nga shumë hapsira për promovim dhe shitje të produkteve dhe shërbimeve nga një ose më tepër industri në bazë të vazhdueshme.

Panair kongresi paraqet një shfaqje të vogël panairike, e cila kryesisht përbëhet nga ekspozimi i një vargu specifik të produkteve si ndodhi të vazhdueshme të konfrencave dhe seminareve.

11 Pjesëmarrje e suksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, faqe 25-26

10 11

Nga ana tjetër (varësisht nga përfshirja dhe nevoja për nivelin e investimit) është Panagjur, ku prodhuesit i prezantojn dhe i shesin drejtpërdrejt produktet e tyre tek vizitorët, është tubim për promovim biznesi i cili mund të siguron efekte kthyese tek mikro-ndërmarrjet dhe ndërmarrjet e vogla dhe posaçërisht tek vendet në zhvillim. Shpesh herë, panaire me shtrirje lokale dhe kryesisht të bazuar në produktet e tyre, mund gjithashtu të jenë me madhësi nacionale dhe të tërheqin vizitorë edhe nga rajonet jashta kufijve.

Në anën tjetër është Shfaqja (ekspozita) univerzale (gjithashtu quhet edhe si Panair Botëror ose Ekspo Botërore) është me shtrirje më të madhe. Tradita e tij filloi qysh në vitin 1851, kur panairi i parë u mbajt në Londër, dhe natyrshmëria e tij nuk evoluoi shumë me kalimin e kohës, mirëpo i ruajti karakteristikat e rëndësishme. Ajo paraqet shfaqje të zhvillimit teknologjik dhe është e orientuar kah e ardhmja, duke adresuar tema dhe çështje të rëndësishme për njerëzimin. Shkëmbimi tregëtar nuk është qëllimi kryesor, mirëpo paraqet platformë që të theksohet imazhi i vendit nikoqir dhe i pavijonit nacional 12.

Autorë të ndryshëm japin ndarje të ngjajshme dhe definicione për llojet e ndryshme të shqafjeve-panaireve. Për shembull: një ndarje e tillë mund të jetë 13:

Ekspo Botërore është ekspozitë univerzale, e cila mund të zgjatë edhe deri në gjashtë muaj dhe ka të bëjë me tematikë specifike dhe problematike të shoqërisë, si për shembull: zhvillim i vazhdueshëm dhe probleme ekologjike. Ekso-ja Botërore çdo herë është ngjarje masovike, e cila kërkon përgatitje të plotë dhe realizim (UFI 2010, faqe 14.) 14.

Panairi tregtar paraqet ngjarje biznes-kah-harxhuesi (B2H). Nëpërmjet pjesëmarrjes në panair ndërmarrjet përqëndrohen jo vetëm kah formimi i imazhit pozitiv, por edhe në shitjen e produkteve të ekspozuara konsumatorëve. Ato zakonisht mund t'i vizitojnë të gjithë të interesuarit dhe zakonisht zgjasin prej tre deri në pesë ditë. Një nga shembujt më të mirë është panairi Kantona në Kinë, i cili bëhet në Kinë dy herë brenda vitit. Ky është panairi më i madhë në atë vend i cili tubon produkte të ndryshme, shërbime, oferta, pjesmarrës dhe shkëmbim. Këto panaire mund që të kombinohen me seminare, publikime, botime dhe paraqitje të modës. Kombinimi i tillë shpeshherë shkakton interesim të madhë për ngjarjen dhe e rrit numrin e vizitorëve. Përveç kësaj, ekspozuesit shfrytëzojnë raste të këtilla jo vetëm për qëllime reklamuese, por edhe që të takohen me ekspertë të ndryshëm nga një segment i caktur tregu (UFI 2010, faqe 6.).

Panaire konsumimi janë ngjarje që organizohen për popullatën e thjeshtë. Ekspozuesit janë tregtarë me pakicë, dhënës të shërbimeve ose ndërmarrje të njëjta, të cilët kërkojnë shfrytëzues të fundit të produkteve ose shërbimeve të tyre. Ngjarje të tilla realizohen me kohëzgjatje nga një deri në dhjetë ditë dhe është i përbërë nga industri të ndryshme. Për shembull: një panair i tillë mund të jetë kushtuar ekspozuesve të produkteve sportive,

12 Bazat e organizimit të panairit, Udhëheqës për vendet në zhvillim, Qendra Tregëtar Ndërkombëtare, 2012, faqe. 4

13 Pjesëmarrja në panair si metodë e përmirësimit të performancës së marketingut: Pasinxher Port Shën Petersburg Marina Fasad Kejs, Margarita Petrova, Teza 2014

14 Kurs On-line i Shoqatës Botërore të Industrisë ekspozuese (UFI) - Roli i ekspozimit në miks-marketingun, Stejnbejs Transfer Center, ''Ekspozimi, tubim dhe menaxhim me ngjarjet ” – në Universitetin Kooperativ Shtetëror në Ravenzburg, Gjermani, 2010

produkteve shtëpiake, veshëmbathje dhe këpucë, kompjuterë, teknologji dhe shumë të tjera. Shumë konsumatorë argëtohen dhe kënaqen në ngjarje të këtilla përshkak të vargut të madhë të produkteve dhe shërbimeve të ndryshme, këshillave profesionale, demonstrimi i produktit në kohën reale, bollëk të informacioneve të reja dhe argëtim (UFI 2010, faqe 10.).

Panairet janë ndodhi ose ngjarje biznes-kah-biznesi (B2B), të cilët organizohen për paraqitjen e produkteve-shërbimeve të reja në industrinë specifike. Ato mund t'i vizitojnë vizitorë afarist dhe nuk janë me qëllim për publikën e përgjithshme përshkak të karakterit specifik. Ekspozuesit dhe vizitorët e panaireve bëjn pjesë në grupë të caktuar nga segmenti i tregut. Zakonisht asociacionet paraqesin segment të caktuar të tregut të cilët organizojnë tubime të tilla ose janë të ftuar që të jenë partner, ose deri në një masë sponzor të panairit të tillë. Varësisht nga industria për çka organizohet panairi, prezenca mund të jetë e kufizuar. Me qëllim që të ketë qasje, vizitori paraprakish duhet që të regjistrohet dhe të paguan taksë për regjistrim. Disa panaire mund të zgjatin një ditë ose më shumë ditë, kurse të tjerëve iu duhen më tepër kohë. Numri më i madh i panaireve organizohen një herë brenda vitit. Panairi për elektronikë në Hong Kong është shembull i mirë i paraqitjes panairike të një sektori të caktuar të biznesit siç është elekronika (UFI 2010, faqe 7-8.).

Në përgjithësi, në panaire janë prezent përfaqësues të ndërmarrjeve, përfaqësues të industrisë dhe mediumet. Paraqitjet panairike tentojn kah ajo që të jenë me platforma të përkryera për ndërlidhje të profesionalëve: përfaqësuesit e ndërmarrjeve jo vetëm që mbledhin informacione të vlershme, por mund edhe të ndërtojnë lidhje afariste të cilat mund të çojn kah përfitimet e përbashkëta në të ardhmen (UFI 2010, faqe 7-8).

Në praktikë, llojet e ndryshme të ekpozitave mund që të bashkohen. Për shembull: ngjarje e caktuar mund të ketë karakteristika të panairit tregtar dhe panairit të konsumimit, gjatë së cilës iu mundëson vizitorëve të panairit dhe publikut të përgjithshëm që të vijnë dhe t'i vizitojnë 15 (Sanders, 2013).

Dokumentet tjera referente 16 dallojnë dy kategori kryesore të panaireve: panaire konsumimi dhe panaire për ekspozitë.

(1) Panaire konsumimi

Këto ngjarje japin fusha qendrore dhe të fokusuara ku konsumatorët nga një rajon konkret mund të vijnë dhe të blejnë produkte dhe shërbime. Transakcionet bëhen menjëherë (kesh) ose me pagesë të më vonshme, ku produktet dorëzohen në kasë/ nëpërmjet sportelit ose nëpërmjet furniziesit sipas orarit të dakorduar.

15 Shou panairik, Panair ose Ekspozitë? (pjesa 1). Shou panairik - marëdhënje me publikun, Sanders, D., 2013

16 Organizimi i Ekspozitës– Doracak për dhomat dhe shoqatar tregtare - “Si të organizohen pjesëmarrje grupore në ekspozitë tregëtare ndërkombërate”, R. Кong, Singapur, 2000

12 13

Panairet e konsumimit kryesisht janë ngjarje vendore dhe mund të jenë:

• Panaire të përgjithshme që ngjajnë si panagjur• Panaire specifike për produkte, si për modë dhe aksesore të modës, mobilje,

aparate dhe paisje për amvisëri, kompjutorë dhe panaire të telekomunikim, etj.

(2) Ekspozita panairike

Ekzistojnë dy kategori të ekspozitave panairike ndërkombëtare:

• Panaire tregëtare të përgjithshme dhe• Panaire të specializuara ekspozuese.

a) Panaire të përgjithshme tregtare

Tubimet e këtilla i afrojnë prodhuesit dhe furnizuesit nga industritë e ndryshme, shpeshherë duke ofruar paisje deri tek raftet ku janë të ekspozuara të prodhuarat ose të përpunuarat. Zakonisht, ato janë:

• Nacionale• Rajonale / vendore • Komunale.

Vizitorët ose grupi synues i këtyre tubimeve zakonisht janë tregtarë ose prodhues nga qyteti, rajoni ose shteti.

б) Panaire të specializuara ekspozuese

Panairet e këtilla ose ekspozita mbizotërojnë në shumicën e shteteve të zhvilluara dhe gjithnjë e më shumë tek shtetet në zhvillim. Përmbajtja e tillë është përafërsisht mirë e definuar dhe e kufizuar në kuadër të industrisë specifike ose vargu i fushave teknologjike. Mbulimi teritorial i tubimit dhe prejardhja e pjesmarrësve i cakton karakteristikat e këtyre panaireve.

Të njëjtët mund të ndahen në kategoritë e mëposhtme:

• Panaire ndërkombëtare / ekspozita – përbëhen nga ekspozues të cilët vijnë nga tërë bota dhe janë të kahzuar kah konsumatorët.Në disa raste një varg i tubimeve komplementare kombinohen së bashku në një mega tubim.

• Panaire rajonale / ekspozita – këto përbëhen nga ekspozues të industrisë vendore përskaj pjesmarrësve nga tërë bota, mirëpo vizitorët e tyre janë nga rajone specifike. Për shembull: ekzistojnë panaire të ngjajshme në Guangzhou në Kinën Jugore, Shangaj të Kinës Lindore dhe Peking të Kinës Veriore, të cilët si grup synues i kan blerësit e rajoneve të tyre.

• Ekspozita konferenca – realizohen si ngjarje shoqëruese të konferencave dhe seminareve dhe zakonisht janë më të vegjël dhe shumë specifik për nga përmbajtja.

2.Panairet si pjesë e miks-marketingut2.1. Funksioni i panairve

Panairet karakterizohen me varg të gjatë të funsioneve të ndryshme me çka i bëjnë mediume moderne dhe multifunksionale në erën e merketingut të përparuar dhe në mjedis informacionesh.

Panairet janë paisje të marketingut multifunksional sipas këtyre karakteristikave:

• Mund të përzihen me instrumente të veçanta dhe vështirë që të quhen si të pavarur pa u përputhur me paisje tjera, si për shembull: reklamimi dhe promovimi,

• Patjetër që të jenë të integruara në planin e marketingut strategjik të ndërmarrjes, dhe të përshtaten kah paisjet tjera të marketingut,

• Të gjithë instrumentet tjera të merketingut patjetër që të përshtaten në pjesëmarrjen në panair dhe të përsëriten.

“Pjesëmarrja në panair është shumë e shtrejnë (e kushtueshme) që të kufizohen vetëm në ekspozitë të produkteve dhe shërbimeve”.

Shoqata e Industrisë Gjermane të Panairit (АUМА), rregullisht realizon hulumtime për përdorimin aktual dhe të ardhshëm të panaireve nga ana e përfaqësuesve të ndërmarrjeve gjermane. Pyetësori i bërë në vitin 2010 përmban pyetje për Rëndësinë e paisjeve të ndryshme të komunikimit 17.

17 Roli i panaireve në miks-marketingun,UFI – Shoqata Botërore e industrisë ekspozuese, Stejnbejs Transfer Center, ''Ekspozita, Konferenca dhe Menaxhimi me ngjarjet - Universitetit Shtetëror Kooperativ, Ravenzburg, Gjermani, faqe 54

14 15

Rëndësia e paisjve specifike të komunikimit dhe mediumeve: numri i ekspozuesve =502 (burimi: АUМА, 2010)

Rezultatet (ashti siç janë të prezentuar në grafikonin e mësipërm) tregojnë se prezenca në internet e ndërmarrjes (web-faqja e saj) është e klasifikuar si paisja më e rëndësishme e komunikimit (90%), pas së cilës vijonë panairet (83%) dhe raportet me konsumatorët e ndërmarrjes me shërbimet në vend të ngjarjes (76%). Dy nga këto paisje janë të fokusuara në kontakte personale 18.

Panaire - funksione të zgjedhura

• Mundëson fokusim i cili përshkruan tregje të zgjedhura • Ofrojnë përvoja argëtuese dhe kënaqësi për të gjitha shqisat • Garantojnë dhe e bëjnë më transparent tregun • Bëjnë hapjen e tregjeve të reja • E lehtësojnë realizimin direkt të „vlerës së të hollave (parave)“ • Promovojnë shkëmbim më të thellë të informacioneve

Me qëllim që të merren vendime strategjike duke pasë parasyshë pjesëmarrjen në panair, duhet të vihet re miks-marketingu i ndërmarrjes i cili përfshin produkte, çmime, komunikim dhe koridore (kanale) shitëse. Elementet e miks-marketingut janë të përbërë nga e ashtuquajtura 4P (nga anglishtja: prodhim, çmim i shitjes, promovim dhe plasman). Bëhet fjalë për caktimin e produktit, çmimin dhe kushtet e shitjes, si dhe realizimin e masave të komunikimit dhe shitjes, të cilat mund që të shfrytëzohen nga ana e ndërmarrjes që të kontrollohet ndikimi në tregun ku bëhet shitja.

Po thuaj se çdo aspekt nga miks-marketingu ofron potencial të shkëlqyeshëm për një ndërmarrje e cila ekspozon në panair që ta arrin efektin e duhur. Me pjesëmarrjen në panair, ndërmarrja mund t'i realizon strategjitë e veta në pikpamje të komunikimit, reklamimit, çmimit dhe kushteve të shitjes, si dhe distribuimi dhe prodhimi, dhe mund që ta qartëson rolin që e ndërmerr në kuadër të qëllimeve tregtare.

Në panair nuk duhet të shikohet vetëm si korridor efikas i shitjes dhe komunikimit e cila gjithashtu vlen mbi prodhimin dhe strategjitë në pikëvështrimin e çmimeve. Ashtu

18 Ibid., faqe 55

siç përparon teknologjia informative (IT) ashtu edhe panairet ndryshojnë. Interneti ka hise të madhe këtu, dukë dhënë qasje deri në informacione në çdo kohë dhe çdo vend. Në këtë mënyrë panairet e vlerave kapitale evoluojnë, për shembull: nga një tubim i madhë i shitjes deri në një vend i shkëmbimit të informacioneve dhe njerëzit kyçen në mënyrë të drejtpërdrejtë në mbledhje. Për edhe më tepër se kjo, panairet iu mundësojnë ekspozuesve që të realizojnë përfshirje të qëllimeve dhe objektivave ekonomike. Një nga pikat shumë të rëndësishme është se ato nuk realizohen në mënyrë të vazhdueshme, por në pika të caktuara kohore, në intervale të caktuara që varen nga tempoja e inovacioneve në kuadër të një industrie. 19.

Varësisht nga biznesi dhe orientimi strategjik i ndërmarrjes, disa nga qëllimet e përbashkëta nga pjesëmarrjet në panair janë këto:

Qëllimet (objektiva) në raport me shitjen

• Gjenerimi (krijimi) i mundësive potenciale për shitje,• Realizimi i shitjes së drejtpërdrejtë,• Formimi i bazës së të dhënave me kontakte.

Qëllimet (objektiva) në raport me marëdhëniet me publikun

• Ndërtimi i lidhjeve me konsumatorët momental,• Sigurimi i vlerës së shtuar për konsumatorët,• Edukimi i konsumatorëve,• Mbledhje e përvojave (dëshmive) nga konsumatorët,• Përvetësim përsëri i konsumatorëve të humbur.

Qëllime (objektiva) në raport me hulumtimet e tregut

• Testimi i një produkti të ri në treg,• Hulumtimi i marketing fushatës,• Testimi i përvojave (dëshmive) dhe perceptimit të tregut.

Qëllimet (objektiva) në raport me ndërtimin e brendit, edukimi nëpërmjet shfaqjes (eksopzimit)

• Krijimi ose rritje vetëdijes në treg,• Pozicionimi ose ripozicionimi i brendit,• Zhvillimi i tregjeve të reja,• Rritje e perceptimit të analistëve finansiar ose investitorëve.

Qëllime (objektiva) në raport me distribuimin (shpërndarjen)

• Identifikimi dhe rekrutimi i distribuesve të ri ose parterëve,• Mbështetje e korridoreve momenale të shitjes,• Ndërtimi i reputacionit si partner.

19 Paraqitje e suksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, faqe 9

16 17

Qëllime (objektiva) në raport me mediumet/ marrëdhënie me publikun

• Tërheqje e vëmendjes nga mediumet/ sigurimi i mbulimit medial,• Ndërtimi i lidhjeve me rendet kyçe dhe gazetarët 20.

2.2. Panairet dhe roli i tyre në miks-maketingun

Panairet janë të lidhur me katër elemente kryesore të miks-marketingut: prodhimin, çmimi i shitjes, promovimin dhe plasmanin. Ato mundësojnë paraqitjen e produktit dhe shërbimit në publik, informimi i shtypit për lajmet më të reja në lidhje me produktin dhe ndërmarrjen, si dhe për realizimin e kontakteve me konsumatorët potencial, partnerët, furnizuesit etj. Nga këtu, një ndërmarrje duhet që të planifikon pjesëmarrje në panair si element i marketingut të saj të strategjisë së shitjes.

Ndërkohë, panairet janë mundësi për zhvillimin e më tepër paisjeve të komunikimit: reklama të shtypura, broshura, fllaera, njohtime për publikun, vizit-kartela, reklama në mediume, rrjetet sociale, marketing i tubimeve, sponzorim dhe bashkëpunim.

Sipas kësaj, panairet nuk janë vetëm element i strategjisë së marketingut. Ato janë pika vitale (jetësore) të aktiviteteve afariste vjetore të ndërmarrjes 21.

Grafikoni në vazhdim e tregon pjesëmarrjen në panair si pjesë e tërësisë së miks-marketingut, dhe më konkretisht bënë ndërlidhjen me katër elementet kryesore të miks-marketingut.

20 Komunikimi i llojllojshëm, Аustrali „Çka duhet të di një menaxhues i marketingut“, faqe 4

21 Pjesëmarrje në panair të huaj, Udhëheqës për pjesëmarrje të suksesshme për eksportues të vegjël dhe të mesëm nga vendet në zhvillim, Byroja për inkurajim të importit, 2016, faqe 12

Panairet – pjesë e Miksit komunikativ (promocion)

Komunikimi është akt i shkëmbimit të porosive dhe informacioneve ndërmjet dërguesit dhe marrësit. Kur një ndërmarrje ekspozon në panair, shkëmbehen informacione. Më së pari, ekspozuesi së bashku me të ekspozuarën (produkt ose shërbim) prodhimin dhe personelin, ka rol në dërgues të informacioneve, kurse vizitori e merr rolin e marrësit të informacioneve. Më vonë, vizitori kyçet në dialog në formë ballë për ballë me ekspozuesin dhe shkëmbejnë informacione 22.

Informacionet klasike dhe paisjet e komunikimit përfshijnë reklamimin, promovimin e shitjes, shitjen e drejpërdrejtë dhe marrdhëniet me publikun. Paisjet tjera të komunikimit përbëhen nga sponzorimi, marketingu i tubimit, plasmani i produktit dhe mediumet e reja. Çdonjëri nga këto instrumente i cili është pjesë e miksit komunikativ mund që të kyçet në spektër të gjërë të mënyrave. Hulumtimet e tregut dhe dizajnit kooperativ

22 Paraqitje e susksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, faqe 13

• Reklamimi tradicional

• Promovimi i shitjes / marketingu i drejtpërdrejtë

• Marrdhëniet me publikun

• Shitja e drejtpërdrejtë

• Sponzorimi / marketingu i ngjarjeve / plasmani i produktit

• Mediume të reja

MIKS KOMUNIKIMI

PROMOVIMI

PJESËMARRJA NË PANAIR

• Organizimi i shitjes

• Korridoret e shitjes

• Deponimi

• Transporti

MIKSI DISRIBUMI

PLASMANI

• Kualiteti i produktit

• Politika në raport me vargun e produkteve

• Brendi

• Dizajni i produktit

MIKS PRODHIMI

PRODUKTI

• Çmimi

• Pagesë e shtyrë

• Lirim

• Pagesë

• Shërbime

ÇMIMET DHE MIKSI I KUSHTEVE TË SHITJES

ÇMIMI

18 19

gjithsashtu mund që të llogariten si komunikim në kuptimin më të gjërëz.

Me qëllim që të caktohet roli i panairit, një ndërmarrje patjetër që të ketë parasyshë dy kritere: intenzitetin e dialogut dhe komunikimin ballë për ballë si dhe të dhënat të cilat shqisat i pranojnë gjatë kohës së komunikimit. Në skenarin në të cilin mbizotëron shfaqja dhe komunikimi së dërguesit, niveli i intenzitetit është veçanërisht i ulët. Të njëjtat rriten me përdorimin e mediumeve si pjesë e dialogut, për shembull: nëpërmjet mediumeve elektronike dhe arrijnë kulmin me mbledhje dhe bisedë, për shembull: në tendë (kabinë). Arritja intenzive e synimeve të shqisave fillon me bartjen e informacioneve abstrakte dhe rritet me përdorimin përvojave multimediale, për shembull: deseminim audio-vizuel të informacioneve, të cilat arrijn kulmin me takime ballë për ballë, kur informacionet pranohen me të gjitha shqisat.

Takimet ballë për ballë ndërmjet ekspozuesve dhe vizitorëve në tendë është element kyç, sepse ato janë mjetet e vetme për shkëmbim të informacioneve dhe komunikimit me çka vëndohen dhe mbahen lidhjet afatgjate. Ndërkohë, panairet japin informacione për prodhimin ose shërbimin në mënyrë më aktive dhe më të drejtpërdrejtë në krahasim me instrumentet tjera sepse shqisat edhe të dhënësit edhe të marrësit pranojnë më tepër informacione hyrëse, me çka rezulton me efekt afatgjatë komunikativ.

Kriteriume tjera që shfytëzohen për evoluimin e rolit të panaireve në miksin komunikativ janë edhe disponueshmëria e tyre dhe multi-funksionaliteti i tyre. Panairet zakonisht ndodhin në pika të caktuara kohore. Kanë status të ngjarjeve ''unikate'', mirëpo mungesa e tyre është në atë se cikli inovativ individual patjetër që të koordinohet me atë të vetë industrisë 23.

Nëse panairi është ngjarje e sponzoruar nga vetë industria dhe harmonizuar me ciklin inovativ të tyre, atëherë faktori që ky instrument nuk është i disponueshëm nuk paraqet problem. Anasjelltas nga kjo, të kesh në mundësi që të bëhesh pjesmarrës në panairet kryesore ndërkombëtare ka numër të madh të përparësive për ekspozuesit, kryesisht për shkak të interesit të madh të mediumeve dhe interesit global që një tubim i këtillë shkakton.

Panairet veçanërisht janë efektiv përshkak të multifunksionalitetit të tyre në raport me instrumentet tjera. Asnjë instrument tjetër nuk përmban aq shumë qëllime individuale, dhe në asnjë vend tjetër nuk mund të komunikohet aq drejtpërdrejt me konsumatorin, me qëllim që të nxiten nevojat e reja për informacione dhe të përmbahen nevojat ekzistuese. Ekspozuesit mund që t'i demonstrojnë përparësitë e ndërmarrjes dhe prodhimeve të tyre, si për shembull: konfidencialiteti (besueshmëria e tyre), raporti me konsumatorët dhe kualiteti i produkteve. Nga ana tjetër, me pjesëmarrje në panair, ndërmarrja fiton informacione të vlefshme kthyese nga bisedimet me vizitorët dhe informacionet e tilla mund që t'i shfrytëzon për zhvillimin dhe krijimin e produkteve të reja, hulumtime të tregut dhe planifikim në të ardhmen. Pjesëmarrja në panaire ndërmarrjeve iu

23 Ibid., faqe 14

mundëson që të njeh më tepër konsumator potencial dhe të kenë ndikim më të madh mbi ekzistuesit. Gjithashtu, ndërmarrjet mund që t'i ndjekin trendet e tregut, shpejt dhe drejtpërdrejt t'i rishikojn ndryshimet në sjelljen në përbërjen e kansumatorëve 24.

Në pjesëmarrjen në panair mund të shihet si në mjet të pavarur komunikimi ose si mjet komplementar të mjeteve tjera të marketingut. Panairet kërkojnë përdorimin dhe kombinimin e ndërfutur të mjeteve të ndryshe të komunikimit. Shumë instrumente tjera të komunikimit, si reklamimi, marrdhëniet me publikun, promovimi patjetër që të shfrytëzohen paralel me qëllim të pjesëmarrjes së suksesshme në panair 25.

Paisje specifike të komunikimit të cilat mund që të shfrytëzohen në një panair janë të përshkruara në paragrafet më poshtë:

• Кoncepti i tendës,• Reklamimi i panairit,• Marketing të drejtpërdrejtë,• Marrdhëniet me publikun,• Marketing të ngjarjes,• Shitje personale (vizitorë),• Bashkëpunim për komunikim (ekspozues/ organizator i panairit), • Marketing me përdorimin e teknologjisë informative 26.

Koncepti i tendës

Кoncepti i tendës është promovim tredimensional i ndërmarrjes. Ndërmarrja shfrytëzon ngjyra, dritë, dizajnim dhe teknika audio-vizuele që t'i prezenton produketet e veta dhe shërbimet 27.

Disa ekspertë janë të punësuar që ta kompletojnë pamjen atraktive dhe informative të tendës, për shembull: arkitekt me përvojë, skenarë, grafikues dhe ndërmarrja që e përgaditë veç tendën.

Aktivitet komunikative në panair

Është me rëndësi që paraprakisht të lajmërohet pjesmarrja e një ndërmarrje në një ngjarje të caktuar. Fushata reklamuese mund të shfrytëzohet që të ftohen grupet synuese specifike. Marketingu i drejtpërdrejtë mund të shfrytëzohet si mjet i duhur për motivimin e konsumatorëve që ta vizitojnë panairin.

Varësisht nga rëndësia e ndërmarrjes, mund që të shfrytëzohen instrumente të ndryshme për marrdhënie me publikun: pres-konferenca, paket për përfaqësuesit e mediumeve,

24 Ibid., faqe 15

25 Roli i ekspozitës në miks-marketingun, UFI – Shoqata globale e industrisë ekspozuese, Stejnbejs Тransfer Center „Ekspozita, tubimi dhe menaxhimi me ngjarje ― të Universitetit Shtetëro, Ravenzburg, Gjermani, faqe 55

26 Ibid., faqe 59

27 Ibid., faqe 60

20 21

intervju. Këto mjete ndihmojnë në paralajmërimin për pjesëmarrjen e ndërmarrjes, në promovimin e produkteve të reja dhe përmirësimin e imazhit të saj.

Ngarjet promovuese realizohen ose në tendë ose jashta sallës ekspozuese që të bëhen atrakcione plotësuese. Ato mund të ndihmojnë në krijimin e emocioneve/ përvoja personale dhe japin përkrahje në përdorimin efikas të mjeteve tjera.

Panairet janë mjete speciale për ndërtimin e raporeve dhe kontakteve personale me konsumatorët aktual ose potencial me synim që të arrihet shitje personale. Përshkak se panairet mundësojnë kontakte dë drejtpërdrejta dhe ballë për ballë me konsumatorët, menaxhimi për marrdhënie me konsumatorët mund të përdoret edhe personalisht edhe drejtpërdrejtë.

Aktiviteti Bashkëpunimi për komunkim i definon interesat e përbashkëta të cilat organizatori dhe ekspozuesit i kanë në pikpamje të promovimit të panairit kah vizitorët. Aq sa më shumë vizitorë kualitativ janë informuar dhe të ftuar para panairit, aq më mirë është për të dy palët. Për këtë arsyje organizatori ofron materiale të ndryshme të cilët mund të shfrytëzohen nga ana e ekspozuesve, si broshura, fleta, bileta hyrëse gratis, etj. 28

Marketing me përdorimin e teknologjisë informative

Marketingu duke përdorë teknologji informative është mjet shumë i suksesshëm për kontaktimin e konsumatorëve potencial dhe për hapjen e tregjeve të reja. Organizatorët ofrojnë web-faqe speciale ku ekspozuesit duhet t'i prezentojnë produktet dhe shërbimete e veta.

Ndërmarrjet që ekspozojnë në panaire, gjithashtu mund të përgatisin buletin elektronik që ta paralajmërojnë pjesëmarrjen e tyre. Para dhe gjatë kohës së pjesëmarrjes, ekspozuesi i informon konsumatorët dhe grupet tjera synuese për ngjarjet speciale që do të ndodhin gjatë kohës së panairit.

Të punësuarit në ndërmarrje duhet që ta varin logon e ndërmarrjes së tyre në panair me informacione për pozicionin e tendës në nënshkrimin e çdo e-maili që dërgohet i cili parajmëron pjesëmarrje 29.

Mediume të reja–Përmbajtje e përshtatur e krijuar gojarisht

Hulumtimet e realizuara në Evropë dhe SHBA tregojnë se bartja e informacioneve gojarisht është njëra nga burimet më të shpeshta të informacioneve që të bëhen vendimmarrje për pjesëmarrje në panair (nga ana e ekspozuesve dhe vizitorëve), dhe ato janë dy lloje të panaireve: biznes-kah-biznesi (B2B) dhe biznes-kah-konsumatori (B2K).

28 Ibid., faqe 61

29 Ibid., faqe 62

Industria panairike është nën ndikimin e zhvillimit të modelit komunikativ i cili bazohet në rolin e ri të konsumatorit. Ndryshimet janë të shkaktuar nga interesi i ulët i mediumeve tradicionale, rritja e vetëdijes së konsumatorëve, nevoja për personalizim dhe përshtatje (siç është iPod, Myspace, YouTube, etj.) dhe zhvillimi i teknologjive të reja (interneti, ndërmarrje virtuele, buletin elektronik) 30.

Mediumet e ri - marketing viral ose virusal

Merketingu viral është i shpejtë, bartje e pakontrolluar e informacioneve ndërmjet individëve dhe lidhjet ekzistuese në rrjete të ndryshme: porosia bartet gojarisht ose on-line, si blloge, biseda dhe web-faqe dhe janë të bazuara në bashkësi ekzistuese referente ku bëjnë pjesë të gjithë bashkëbiseduesit.

Përparësitë e këtij lloji të marketingut kanë të bëjnë me lehtësimin e realizimit të marketing fushatës, harxhimet relativisht të vogla (në krahësim me postën direkte), targetimi i saktë si dhe niveli i lartë dhe i shpejtë i përgjigjeve.

Marketingu viral është i ri në pikëpamje të metodave të prezentimit, edhe pse ka preardhje parahistorike. Vetë panairet mund të llogariten si mjete virale të komunikimit të cilat bazohen në bashkësi të cilat përbëhen nga ndërmarrje prodhuese dhe ndërmarrje që blejnë në një sektor të caktuar, dhe çdo herë inkurajojnë interaksion dhe shkëmbim të informacioneve 31.

Marketingu komunikativ i integruar

Marketingu komunikativ i integruar është proces i planifikimit dhe i dizajnuar me qëllim që të sigurohen se të gjithë kontaktet e fituara nga konsumatorët ose konsumatorët potencial në raport me brendin, shërbimin ose organizimin janë me rëndësi për atë person dhe të përhershme me kalimin e kohës (Marketing Power Dictionary).

Marketingu komunikav i integruar është term i cili përdoret për përshkrimin e qasjes historike nga marketingu. I njëjti ka për synim që të siguron konzistencë të porosisë dhe përdorim komplementar të mediumeve. Koncepti përfshin korridore marketingu on-line dhe off-line. Korridoret on-line të marketingut përfshijnë çfarëdo qoftë e-marketing dhe programe, nga optimizimi i web-faqeve kërkuese, pagese me klikime me pagesë, filiala, e-mail, banerë për korridoret për webinar, blloge dhe Internet televizore.

Koridoret off-line të marketingut janë materialet tradicionale të shtypura (gazetat, revistat), porosia prej e-mail, marrdhëniet me publikun, raportet me industrinë, billbordet, radiot dhe televizoret. Një ndërmarrje e zhvillon programën e marketingut komunikativ të integruar duke i shfrytëzuar të gjitha elementet e miks-marketingut (prodhimi, çmimi i shitjes, plasmani dhe promovimi). Përshkak se panairet janë vetëm

30 Ibid., faqe 63

31 Ibid., faqe 64

22 23

një nga mjetet promovuese - ndonjëherë edhe mjeti kryesor komunikativ - është e rëndësishme që të përdoren të gjitha instrumentet për koordinim të mirë sipas përmbajtjes, dizajnin dhe kohës. Integrimi i këtillë duhet që të shfrytëzohet që të paralajmërohet vet pjesmarrja në panair 32.

Panairet – pjesë e prodhimtarisë miks (produkti)

Panairet janë vendet primare për promovim të inovacioneve. Termet e përgjithshme dhe kushtet për pjesëmarrje të organizatorëve të panairit theksojnë se produktet-shërbimet që ekspozohen në panaire duhet të jenë inovativ për nga natyra. Kur e teston prodhimtarinë e vet miks, një ndërmarrjes duhet të dinë deri në cilën fazë ka arritur një produkt i caktuar në ciklin e tregut. Nëse ashtu kërkojnë rrethanat, një ndërmarrjes mund që ta zgjëron vargun e produkteve me qëllim që të fiton imazh më të mirë me produkt të ri, ajo është nëpërmjet prezentimit panairik. Produkti duhet të ketë dizajn modern me qëllim të shitjes më të mirë. Nëse produkti i ndërmarrjes është i brenduar ose përmbanë dëshmi për kualitet, atëherë këto aspekte duhet të jenë të dukshme. Me pjesëmarrje në panair, një ndërmarrje mund t'i teston elementet individuale të prodhimtarisë miks dhe të vet produktit. Nëpërmjet komunikimit me konsumatorët, një ndërmarrje mund ta teston pranimin e një produkti dhe të mbledhë informacione dhe ide për politikën e vargut të vetë të produkteve.

Panairet – pjesë nga plasmani dhe kushtet e shitjes miks (çmimi i shitjes)

Faktorë të rëndësishëm të cilët përdoren që të vendohet çmimi dhe miksi i kushteve të shitjes përfshinë caktim të saktë të strukturës së konsumatorëve, madhësisë së ndërmarrjes, lokacionet dhe largësisë së bartjes. Komunikimi me konsumatorët, për shembull: iu siguron informacionet e duhura ndërmarrjes. Aspektet vijuese kan ndikim mbi çmimin, për shembull: paketimi i produktit (amballazha), transporti dhe shpenzimet e sigurimit, shërbimi për klientët dhe shpezimet për servisim; kalkulimet rrjedhëse të çmimeve, rregullat dhe kushtet e pagesës, etj. Ndërmarrjet, gjithashtu duhet që ta analizojnë edhe historinë e pagesës dhe notën kredituese të klientëve dhe konsumatorëve potencial. Çmimet dhe kushtet e shitjes patjetër që të vendohen në mënyrë që t'i mundësojnë ndërmarrjes t'i realizon synimet e veta dhe të siguron profit.

Panairet – pjesë e distribuimit miks (Plasmani)

Rishikimi i aspekteve të distribuimit miks i mundëson ndërmarrjes të caktojë se a do të jetë mirë pjesmarrja e ndërmarrjes në panair. Ndërmarrja duhet të hulumton se vallë kushtet e panairit a janë në të mirë të ndërmarrjes. Ndërmarrja duhet të analizojë se vallë a duhet të zgjërohet ende apo duhet të bëhen ndryshime tjera në pikpamje të organizimit ekzistues të shitjes, për shembull: a është e nevojshme që të riorganizohet shërbimi komercial, të kërkohen përfaqësues të shitjes ose dilerë, ose të kërkohet partner për ekipim dhe transport me të cilët do të bashkëpunohet. Gjithashtu, është e nevojshme

32 Ibid., faqe 65

që të dihet se vallë a do të bëhen ndryshime në drejtim kualitetit dhe kuantitetit të korridoreve ekzistuese të shitjes. 33.

Si rishikim të lartëpërmendurës, tabela vijuese e tregon lidhjen ndërmjet panairit dhe mjeteve të marketingut.

Si përfundim, pjesëmarrja në panair patjetër që të jetë e dyanshme:

1. Pjesëmarrja në panair duhet të jetë pjesë përbërëse e aktiviteteve të ndërmarrjes; dhe

2. Përgatitja për vetpjesëmarrjen duhet t'i njohë dhe vlerësojë konkurentët.

1) Mundësia për pjesëmarrje në panair zakonisht krijon debatë të gjërë dhe emocionale nëpër tërë hierarkinë e ndërmarrjes, në mënyrë të njëjtë si edhe reklamimi, promovimi i shitjes dhe aktivitetet për marrëdhënie me publikun. Përvojat negative, njohja jo e plotë e faktorëve të rëndësishëm, për shembull në lidhje me zgjedhjen e mënyrës dhe efektet e pjesëmarrjes, mund të shkaktojnë skepticizëm dhe humbje të vullnetit për pjesëmarrje. Pasiguritë e këtilla mund vetëm të konfrontohen nëpërmjet të kuptuarit të panairit si pjesë përbërëse e aktiviteteve të ndërmarrjes dhe nëpërmjet inkorporimit të kësaj qasjeje në procesin dinamik të zhvillimit të ndërmarrjes. Procesi i këtillë fillon me mbledhjen dhe analizimin e informacioneve të brendshme, si për shembull produkte dhe vargje të produkteve, si dhe informacione të jashme, dhe atë për konsumatorët dhe konkurentët. Në bazë të informacioneve të kapshme dhe supozimeve, pas kësaj vijon evaluimi i vetë konceptit të marketingut të ndërmarrjes. ky proces zbulon se sa me rëndësi mund të jetë një panair si instrument marketingu. Një ndërmarrje duhet ta bëjë këtë evaluim me qëllim që të cakton masa strategjike përkatëse, për shembull: synimet e veta në panair me qëllim që ta cakton dhe të implementon masa taktike, si marketingun individual miks. Me qëllim që t'i realizon dhe implementon këto aspekte individuale, organizimi kërkon kontroll dhe monitorim (mbikqyrje) 34.

33 Shoqata për pjesëmarrje të suksesshme në panaire –AUMA, 2013, faqe 16

34 Ibid., faqe. 13

24 25

2) Evaluimi i anëve të forta dhe të dobëta të konkurentëve të një ndërmarrjeje mundësojnë informacione edhe më të mira (të shfrytëzueshme) gjatë vlerësimit të mundësive për pjesëmarrje në panair.

Gjatë vlerësimit të konkurentëve të ndërmarrjes, qëllimi mund të jetë më mirë që të cakton pozicionin e vetë në treg, të mëson nga aktivitetet e konkurentëve në treg dhe të siguron vështrim më të mirë në zhvillimin e ndërmarrjes së vet.

Me rëndësi është që të caktohen se cilët janë konkurentët e ndërmarrjes. Përveç analizave të konkurentëve të drejpërdrejtë të cilët prodhojnë produkte të njëjta ose të ngjajshme, duhet që të përfshihen dhe ndërmarrjes të cilat kanë metoda të njëjta të prodhimtarisë ose ofrojnë produkte alternative si zëvendësim 35.

35 Ibid., faqe. 17

Marrdhëniet me publikun

Shitja personale

Reklamimi

Promovimi i shitjes

KOMUNIKIMI MIKS

Ekspozita – Коmunikimi

• Koncepti i tendës (kabinës)

• Reklamimi i panairit

• Marketing të drejtpërdrejtë

• Marrdhënie me publikun

• Marketing të ngjarjeve të promovimit

• Shitje personale vizitorëve

• Bashkpunimi për komunikim (ekspozues-oganizator)

• Marketingu TI

LIDHJA NDËRMJET

PANAIRIT DHE MJETEVE TË

MARKETINGUT

Çmimet

Kreditë

ÇMIMET DHE KUSHTET E SHITJES MIKS

• Rabat, lirim

• Lirimi për kesh pagesë

• Rregullat për marrëveshje

Korridoret e distribuimit

Logjistikë

MIKSI DISRIBUIMI

• Panairet dhe ekpozitat si korridor i pavarur distributiv

• Pozicioni në sallën ekspozues

Кualitet

Asortiment

Brend

Shërbime

PRODHIMTARIA MIKS

• Asortimenet për ekspozim

3.Pjesëmarrja në panaire si cikël projekti3.1. Planifikimi para panairit - Faza përgatitore

ktivitetete të cilat duhen të bëhen para panair kërkojnë kohë të mjaftueshme në krahasim me fazat tjera (planifikimi para panairit mund të krahasohet me fazën e programimit të ciklit projektiv). Faza para panairit përfshinë punë të numërta. Të njëjtat janë të definuara dhe punët janë të ndara ndërmjet të punësuarve në departamentin për relacione të jashtme, ose departamentin tjetër përkatës në ndërmarrje.

Kryesisht, ato çështje mund të ndahen në 6 komponenta:

1. Mbledhje dhe analizë e informacioneve për panairin,

2. Profili i vizitorëve,3. Dizajnimi i tendës dhe ndërtimi i së

njëjtës,4. Fushatë marketingu para panairit, 5. Transport dhe vendosje,6. Planifikimi i skenarit të panairit.

PARA PANAIRIT!

• Cilat janë synimet e juaja?

• Si të jetë i sukseshmë ky panair?

• Si do t'i ekspozoni produktet e juaja?

• Kush do t'iu ndihmojë?

• Si do të promovoheni?

• Si do të vlerësohet puna e juaj?

• A i posedoni të gjitha dokumantacionet e nevojshme, materialet promovuese?

• Si do të mund t'i ndihmonit organizatorët?

• Si do të pranoni pagesat?

• Çka duhet të sjellni diçka tjetër?

• Çka do të shisni?

26 27

1) Mbledhje dhe analizë e informacioneve të panairit

HAPI I PARË

Është e nevojshme që ndërmarrja e cila planifikon pjesëmarrje në panair të vendos kontakte me organizatorin dhe t'i njohë detajet për ngjarjen vijuese. Detajet përfshijnë informacione për sallat e panairit, lokacionet e ndryshme dhe llojet e tendave, rregullat dhe kushtet e panairit, numri i vizitorëve të panairit dhe profili i tyre, analizë e informacioneve statistikore të cilat janë rezultat i hulumtimeve të realizuara nga ana e organizatorit me ekspozuesit dhe vizitorët.

Nga këndvështrimi i vizitorëve, informacionet statistikore përfshijnë informacione për profilin e tyre dhe qëllimet e pjesëmarrjes, kurse statistikat për ekspozuesit ka të bëjë me impresionet gjithëpërfshirëse për panairin, niveli i realizuar i qëllimeve, vlerësimi i aspekteve të organizimit dhe efektin që e shkakton panairi pas përfundimit në pikpamje të shitjes dhe të të ardhurave. Organizatori gjithashtu siguron informacione për harxhimet e qirasë së tendës, rryma, montimi i tendës dhe dekorimi i saj, largimi i mbeturinave dhe harxhime tjera të njëanshme.

Organizatori i panairit duhet të ofron përkrahje jo vetëm në atë teorike, por edhe në nivelin praktik nëpërmjet sigurimit të ndihmës së nevojshme dhe shërbimet tjera plotësuese. Detajet e lartpërmendura kan rol të rëndësishëm në zgjedhjen e lokacionit dhe tipin e tendës, dhe e lehtëson zgjedhjen, qasjes përkatëse për fushatë marketingu para panairit 36.

Për fund, formulari për aplikim i cili mund të gjendet në web-faqen e panairit duhet të plotësohet nga ana e ekspozuesit. Pastaj, menaxhuesi i panairit e miraton aplikimin dhe e kontakton ekspozuesin për datjet e mëtutjeshme në lidhje me organizimin.

HAPI I DYTË

Ky hap e mbulon planifikimin dhe dizajnimin e tendës, si dhe përgatitjen e marketing programës para panairit. Qëllimi është që të informohet publiku për pjesëmarrjen e ndërmarrjes në panair, të tërhiqen sa më shumë vizitorë në tendë dhe të fitohen njohuri të reja dhe informacione.

HAPI I TRETË

Ky hap ka të bëjë në krijimin e skenarit për punë të tendës dhe mënyrës me të cilën ndërmarrja do të prezentohet. Ky përfshinë prezentim digjital të ndërmarrjes, përgatitja e programës për prezentim të brendit të ndërmarrjes, shërbimet të cilat do t'iu ofrohen vizitorëve si dhe dizajnimi dhe shtypja e materialit promovues.

36 Pjesëmarrje në shou panairik si metodë e përmirësimit të marketingut ekspozues: Pesinxher Port Shën Peterburg Marin Fasad Kejs, Universiteti Saima për shkenca aplikative, Fakulteti për Administartë Biznesi, Progarama Diplomike Lapenrata për Biznes Ndërkombëtar, Margarita Petrova, Teza, 2014, faqe 43

HAPI I KATËRT

Hapi i këtillë përfshinë vendimmarrje për transprortin dhe vendosjen e personelit i cili do të merr pjesë në panair.

2) Profili i vizitorëve

Kjo komponentë ka të bëjë me analizë të synimeve të grupeve të ndryshme potenciale ose vizitorëve të panairit. Me rëndësi është që ndërmarrja që ekspozon në panair të jetë e vetëdishme për prejardhjen e vizitorëve, niveli i pozicioneve të tyre dhe ndikimin që e kanë mbi shitjen.

3) Dizajnimi dhe përgatitja e tendës

Dizajnimi dhe përgatitja e tendës përfshinë katër faza:

1. Zgjedhja e llojit të tendës,2. Vendimi për përgatitjen dhe fusha funksionale, 3. Bërja e projektit përkatës teknik,4. Sigurimi i tendës me paisjet dhe mjetet e nevojshme.

Disa opsione janë të dhëna në pikpamje të llojit të tendës. Kjo do të thotë se llojet e ndryshme të tendave paraprakisht mund të porositen nga organizatori (për shembull: në rend, në qosh, në fund ose tendë si ishull), ku e njëjta gjithashtu ndikon në çmimin. Një opsion i mundshëm për përgatitje e tendës është që të shfrytëzohet shërbimi për përgatitje të tendës nga ana e organizatorit i cili zakonisht ofron tenda tipike me mure nga pas me madhësi dhe formë standarde. Kjo është opsion i lirë dhe i lehtë. Shpenzimet plotësuese janë të nevojshme për vizuelizim të tendës, porosia për mobilje, mbajtëse për broshurat, video-bim dhe mjete tjera dhe paisje 37.

Si alternativë është që të ndërtohet tendë sipas proektit të vet ekspozuesit. Shpenzimet varen nga lloji i tendës sipas projektit dhe ndërlikueshmëria e saj. Kjo mund të jetë opsion i kushtueshëm mjaft. Përfitimet nga dizajnimi personal i tendës është që e njëjta të bëhet unikate, e dukshme dhe funksionale me çka ekspozuesi do të dallohet nga të tjerat. Tenda në panair duhet të ketë fushë tipike funksionale. E para nga të tillat është fusha e orientimit e cila përmbanë panele të cilat shfaqin drita dhe fotografi të shtypura, logo dhe slogane të shkurta të ndërmarrjes. Fusha e dytë për prezentim me tavolinë dhe karrige afër skajit të përparëm të tendës, mbajtëse për fllaere dhe broshura, dhe tregues me video ku do të ketë prezentim digjital. Fusha e tretë funksionale është ajo për mbledhje e cila përmbanë një tavolinë ose më tepër tavolina me karrige ku do të zhvillohen diskutime me konsumatorët potencial. Për plotësim, ekziston dhe fusha ndihmëse ose kuzhina me kafemat, ujë, leckë për pastrim, kosh për mbeturina, garderobë dhe çështje tjera të nevojshme 38.

37 Ibid., faqe 44

38 Ibid., faqe 45

28 29

4) Marketing fushata para pnanairit

Para panairit, duhet që të dizajnohet dhe të nxitet fushata e marketingut me qëllim që të tërhiqen sa më shumë vizitorë dhe të kontribojnë për publicitetin e ndërmarrjes. Fushata duhet të jetë e fokusuar në çështje konkrete të cilat duhen të potencohen dhe të cilat do të kontribojnë për arritjen e synimeve të ndërmarrjes me pjesëmarrjen në panair.

Në këtë rast, mediumet elektronike do të ishin me rëndësi të veçantë, siç është dërgimi i porosive rreth një muaj para panairit, letra zyrtare bashkë me prezentimin, e-mail porosia si vizitorë dashamirës për tubimin vijues, vendosja e rekalamve në web-faqen e ndërmarrjes etj.

Me rëndësi më të madhe është që tenda të bartë informacione dhe të jetë atraktive. Për atë qëllim, vet tenda duhet të zbukurohet me postere të shtypura dhe fotografi, kurse fllaerët, kartelat afariste duhet të jen të kapshme për të gjithë vizitorët. Materialet e shtypura ndihmojnë në tërheqjen e vëmendjes, mundësojnë informacione përkatëse për vizitorët e tendës dhe i inkurajon vizitorët që të kërkojnë informacione më detaje. Prezentimi digjital në gjuhën angleze duhet të tregohet në monitor gjatë kohës që zgjatë panairi. Ajo krijon shikueshmëri plotësuese të tendës. Dhënja e dhuratave për vizitorët special të tendës është atribut i rëndësishëm me qëllim të ekspozimit mbresëlënës gjatë kohës së panairit 39.

5) Transporti dhe vendosja

Planifikimi i kujdesshëm i transportit është i rëndësishëm që të pengohen humbjet e panevojshme materiale dhe të mënjanohen shpenzimet plotësuese për bartje. Këshilli duhet kujdesshsëm të analizon opsionet e disponueshme dhe të mënjanohen mjetet joadekuate për transport në pikëpamje të harxhimeve, sigurisë dhe shpejtësisë. Ndërmarrja e cila ekspozon në panair duhet me kujdes t'i paketon mostrat e produkteve dhe materialet tjera para transportit, t'i kupton mirë instruksionet për bartje dhe rregullat doganore ndërkombëtare, si dhe të porosit vend (hapsirë) për deponim pasi që mostrat nga produktet dhe materialet tjera do të arrijnë deri te vendi ekspozues i panairit. Kur bëhet fjalë për panair ndërkombëtar, njohja e rregullave dhe formaliteteve doganore është e rëndësishme, dhe prej këtu, shumë ekspozues zgjedhin që t'i shfrytëzojnë shërbimet e shpedituesve, të cilët garantojnë se të gjitha rregullat janë respektuar dhe se porosia e produkteve do të jetë e organizuar në mënyrë të sakt dhe të sigurtë 40.

6) Planifikimi i skenarit panairik

Skenari për panairin përbëhet nga një varg i rëndësishëm i aktiviteteve të cilat duhen të realizohen gjatë kohës së panairit. Këtu bën pjesë puna e tendës, marrëveshjet, realizimi i

39 Ibid., faqe 46

40 Ibid., faqe 47

hulumtimeve dhe pjesëmarrja në konferenca/ puntori/ ngjarje shoqëruese të oganizuara nga ana e organizatorit. Ekzistojnë parakushte të caktuara për realizim të suksesshëm të skenarit, siç është trajnimi i personelit dhe ndjekja e vazhdueshme (monitorimi) 41.

3.2. Faza e panairit - faza kryesore e panairit

Faza e realizimit të panairt fillon nga momenti kur do të arrini në panair (për shembull: dy ditë para ngjarjes). Përgatitjet e nevojshme për ngjarjen duhen të realizohen para panairit duke përfshirë edhe biseda ballë-për-ballë.

Gjatë kohës së panairit, vizitorët duhet të pyeten për ndonjë panair të rëndësishëm, ta vlerësojnë tendën (dizajnin dhe shërbimet), t'i tregojnë qëllimet e tyre për pjesëmarrje dhe të tregojnë përshtypjet e tyre të caktuara gjatë kohës së panairit. Informacionet e fituara do ta lehtësojnë vlerësimin e fushatës së marketingut të realizuar para panairit dhe të sigurojnë informacione për metodat e reja të marketingut të cilat shfrytëzohen nga ndërmarrjet tjera.

Në ndërkohë, mund të realizohet hulumtim me qëllim që të hulumtohet tregu dhe konkurenca. Gjegjësisht, panairet janë mundësia e vetme që të realizohet kjo detyrë dhe të vëzhgohen aspektet e ndryshme nga pikëpamje të ndryshme.

Një vëzhgues duhet të jetë pozicionuar që të ndjek dizajnet e tendave të ndërmarrjeve tjera, duke përfshirë edhe konkurentët dhe se si ato i motivojnë vizitorët në tendat e tyre të bisedojnë me to.

Gjithashtu, materialet promovuese të shtypura dhe të tjera duhet të mbledhen nga ekspozuesit tjerë për analiza të mëtutjeshme pas mbarimit të panairit. Ajo mund të ndihmonë në hapjen e ideve të reja bashkë me faktet tjera për ato ndërmarrje siç janë të ardhurat e viti të kaluar fiskal, numri i blerësve, pasjet e reja të blera ose metodat inovative të aplikuara 42.

41 Ibid., faqe 48

42 Ibid., faqe 49-50

REALIZIMI I PANAIRIT!

• Jini të pushuar dhe arrini në kohë!

• Blerësit potencial shihni në sy, buzëqeshni dhe përshëndetni!

• Kujdesuni që që dukeni personalitet!

• Njerëzit adhurojnë tenda publike (të njohshme)

• Jini në vete!

• Le të duket e prekshme (ndjeshme)!

• Çka do të bëni tërë kohën?

• Bëni pauzë dhe konsumoni ushqim përkatës!

• Thithni ajër të freskët!

• Çka do të veshni?

• Mbledhni informacione!

• Njihni njerëzit, dhe pastaj ndiqni!

• Regjistrohuni në listën meiling!

30 31

3.3. Faza pas panairit

Faza pas panairit përbëhet nga vlerësimi i performansave dhe realizimi i aktiviteteve që e përkrahin rezultatet e arritura. Ekspozita vlerësohet nga të punësuarit të ekspozituesi të cilët ishin pjesëmarrës në planifikimin dhe në vet panairin.

Treguesit matës duhet që të vendohen para ngjarjes me qëllim që të caktohet efikasiteti i angazhimit marketing para

panairit dhe realizimi i synimeve në panair. Rezultatet e fituara duhet me kujdes të analizohen dhe të dërgohen deri në menaxherët të lartë. Në fund, rezultate kryesore dhe idet duhen të bashkohen në formë të rekomandimi për planifikim të mëtutjeshëm dhe pjesëmarrje në panair. Një javë pas panairit, duhet të theksohen mirënjohje vizitorëve të cilët kan lënë kontakt informacione në tendë dhe të konsumatorëve momental të ndërmarrjes të cilët e vizituan tendën. E rëndësishme është që të shpërndahen të arriturat dhe të shprehet mirënjohje për vizitorët që erdhën në tendë gjatë kohës së panairit.

Vlerësim i qëllimeve të realizuara të ndërmarrjes

Në fillim të procesit të planifikimit, duhet që të vëndohen disa qëllime të caktuara për pjesëmarrje të ndërmarrjes në panair. Çdo qëllim duhet të matet me ndihmën e treguesve për sukses.

E para, realizimi i qëllimeve për gjenerim të shitjes duhen të maten me numrin e shërbimeve në periudhën vijuese dhe indekset për kthim të investimeve. E dyta, treguesi për hulumtime të tregut e përshkruan kualitetin e informacioneve të tubuara. Informacionet e mbledhura në panair duhen të analizohen dhe informacionet më të rëndësishme duhen të zgjedhen. E treta, me rëndësi është që të fitohet publicitet sa më shumë dhe të rritet vetëdija për brendin. Ajo mund të matet nëpërmjet numrit të përgjithshëm të vizitorëve të cilët e vizituan tendën që të bisedojnë me personelin. Përveç kësaj, numri i atyre që fituan porosi me mirënjohje pas panairit dhe treguan interesim për tendën mund të shfytëzohen si indeks i rëndësishëm për vlerësim të suksesit. Gjithashtu, interesimi për ndërmarrjen mund që të matet edhe nëpërmjet numrit të broshurave të ngelura dhe fllaerëve të cilët numërohen dhe krahësohen me numrin fillestar.

Diskutimi pas mbarimit të panairit

Që të mund të vlerësohet deri në cilin nivel janë realizuar qëllimet (synimet), procesi i planifikimit dhe i fazave të panairit në përgjithësi, duhen të vlerësohen. Mënyra më e mirë për vlerësim është që të pyeten të punësuarit që ishin përgjegjës për realizimin e planit, si ishin komentet. Për atë qëllim duhet të organizohet mbledhje speciale me personelin.

PAS PANAIRIT!

• Shitja e vërtetë fillon tash!

• Relaksuese!

• Vlerësoni panairin përskaj synimeve tuaja

• Prezentoni sasinë e punës së juaj!

Vlerësimi duhet të bëhet në formë të diskutimit të lirë. E para, aspektet praktike të menaxhimit duhen të vlerësohen, si për shembull: koha e caktuar për përgatitje, niveli i organizimit të trajnimit për të punësuarit e ri, informacionet e disponueshme dhe ndihma në situata të vështira nga të punësuarit më me përvojë.

E dyta, të punësuarit mund ta vlerësojnë dizajnin e tendës dhe efikasitetin e fushatës së marketingut para panairit. Efikasiteti i krijuar i programës së marketingut duhet të matet sipas treguesve të caktuar, si numri i vizitorëve që erdhën tek tenda pas pranimit të ftesës, numri i vizitorëve që erdhën pasi e panë reklamën në revistën e panairit, etj.

E treta, të punësuarit mund të pyeten që ta vlerësojnë organizatorin e panairit, përkrahja e tij dhe ndihma, atmosfera e krijuar gjatë kohës së panairit dhe mjetet ndihmëse të mundësuara.

Rekomandime për planifikim të mëtutujeshëm për pjesëmarrje në panair

• Përparësi është që të fillon faza para panairit së paku gjasht muaj para ngjarjes. Ndërkohë, më shumë fleksibilitet kërkohet gjatë kohës me qëllim që të bëhen ndryshime pa rrezik të dukshëm.

• Kujdes maksimal duhet ti kushtohet dizajnimit. I njëjti duhet të jetë i ndritshëm dhe i dukshëm.

• Lokacioni dhe lloji i tendës mund të ndërrohen me qëllim që të krahasohen rezultatet dhe të gjendet mënyra më optimale e ekspozimit dhe më pak e kushtueshme.

• Tenda duhet të jetë e pajisur me keksa dhe pije të ndryshme. • Më tepër kujdes duhet t'i kushtohet dhuratave të prezantuara në panair 43.

43 Ibid., faqe 51-54

32 33

4.Qëllimet (objektivat) nga pjesëmarrjet në panaire4.1. Qëllimet nga pjesëmarrjet në panaire

Lidhja ndërmjet qëllimeve të ndryshme të ndërmarrjes

Vendimi i ndërmarrjes se a do të merr pjesë në panair duhet të bazohet në analizat e gjendjes rrjedhëse dhe pozicionit në treg.

Synimet e ndërmarrjes janë bazë që të definohet qëllimet strategjike afatëmesme, të cilat janë themele për zhvillimin e konceptit për pjesëmarrje si pjesë e miks-marketingut. Për së fundi, ndërmarrja duhet t'i cakton qëllimet nga pjesëmarrja në panair. Ndërmarrja duhet t'i vendos qëllimet e veta në pikëpamje të komunikimit, çmimit dhe kushteve, distribuimi dhe prodhimtaria para se të marrin pjesë në panair.

Diagrami vijues e jep lidhjen ndërmjet qëllimeve të ndryshme të më shumë ndërmarrjeve: Qëllimet e ndërmarrjes - qëllimet afatmesme të ndërmarrjes - koncepti për pjesmarrje në panair - Qëllimet e miks-marketingut - qëllimet nga pjesmarrja në panair 44.

44 Shoqatë për pjesëmarrje të susksesshme në panaire, Shoqata e Industrisë Gjermane të Panairit, Praktika, Berlin, 2013, faqe 20

Mënyra e vetme që të realizohen qëllimet me pjesmarrje në panair është që në fillim të gjitha të definohen! Pyetjet kryesore të cilat duhen të përgjigjen kur bëhet definimi i qëllimeve për pjesëmarrje në panair janë: Cilët janë qëllimet e Juaja kur merrni pjesë në panair? A doni vallë të gjeni klientë tjerë, ta promovoni imazhin e ndërmarrjes ose të prezentoni produkte të reja? Planifikimi i plotë nga pjesëmarrja e një ndërmarrje në panair varet nga ajo se si i definoni qëllimet nga pjesëmarrja, nga zgjedhja e vendit të tendës, nëpërmjet dizajnimit të tendës, tërheqja e vizitorëve dhe mbajtja e kujdesit përkatës për vizitorët e tendës.

Qëllimet e ndërmarrjes nga pjesëmarrja në panaire

Si orientim për definimit e qëllimeve nga pjesëmarrja në panair, janë dhënë disa shembuj të hulumtimeve empirike të realizuara nga organizatorët e panairit. Tregimi skematik më poshtë i paraqet rezultatet nga përgjigjet e ekspozuesve në pyetjen „Cili është qëllimi më i rëndësishëm i ndërmarrjes që merr pjesë në panair?”. Rezultatet tregojnë si më poshtë:

• Të rritet imazhi i ndërmarrjes - është qëllimi më i rëndësishëm për më tepër se 80% e ekspozuesve.

• 70% nga të anketuarit theksuan se „Njohja e grupeve të reja të konsumatorëve“ dhe zhvillimi i kontakteve personale 45.

45 Roli i ekspozitës në miks-marketingun, UFI – Shoqata botërore e industrisë panairike, Stejnbejs Transfer Center „Ekspozita, tubimi dhe menaxhimi me ngjarjet ― e Universitetit Kooperativ Shtetëror, Ravenzburg, Gjermani, faqe 82

Qëllimet strategjike të ndërmarrjes

Pjesmarrje e konfirmuar në panair si pjesë e miks-marketingut

Planifikime afatëmesme të ndërmarrjes

Qëllime në rapor me produktet

Qëllimet nga pjesëmarrja në

panair

Qëllime në raport me distribuimin

Qëllimet në raport me komunikimin

Qëllime lidhur me çmimin dhe kushtet

e shitjes

34 35

Për shembull: qëllimet e pjesëmarjes në panair sipas AUMA 46 janë:

• Rritja e ndërgjegjësimit të ndërmarrjeve– 96%• Kujdesi për konsumatorët – 95%• Gjetja e konsumatorëve të ri– 93%• Përmirësimi i imazhit të ndërmarrjes/ brendit – 91%• Prezentimi i produkteve të reja/ shërbimeve– 87%• Qasja në tregje të reja - 79%• Partnerë të ri për bashkëpunim– 74%• Kushte për shitje dhe marrveshje - 73%• Korridore të reja të distribumimit – 58%

Çështje tjetër me rëndësi të cilën ndërmarrja duhet ta bënë është që të cakton se cilat fonde janë në dispozicion të kapshëm për pjesëmarrje në panair dhe për finansimin e masave të nevojshme plotësuese si reklamime me qëllim të tërheqjes së vizitorëve dhe shpenzimeve plotësuese për personelin (stafin) 47.

Objektivet e panairit mund të ndahen në grupe të ndryshme. Ato mund të prioritizohen sipas nevojës.

Objektivat e përgjithshme nga pjesëmarrja në panair

• Hulumtimi mbi tregjet e reja / Zbulimi i narkotave të tregut • Vlerësimi i konkurrencës së përgjithshme • Vlerësim i situatës së përgjithshme në industri• Shkëmbimi i përvojave • Pjesëmarrja në ngjarje profesionale • Duke vërejtur tendenca të reja• Qasje në tregje të reja për ndërmarrjen / produktet• Kombinimi i pjesëmarrjes me masa të tjera (aktivitete,

seminare, vizita në ndërmarrje, etj)• Njohja e konkurrencës (cilat konkurrentë shfaqin në çfarë ekspozita?)• Rritja e sasisë së shitjes.

Objektivat në aspektin e komunikimit

• Zgjerimi në listën e kontakteve personale • Rritja e vetëdijes për brendin • Rritja e ndikimit të reklamavimeve të veta tek konsumatorët dhe publiku i gjerë • Zgjerimi i grupeve të konsumatorëve• Zgjerimi i aktiviteteve të mediumeve• Ruajtja dhe zhvillimi i marrëdhënieve ekzistuese të biznesit • Mbledhja e informacioneve të reja të tregut • Trajnime të mëtejshme për stafin e përfshirë në hulumtime dhe

shitje nëpërmjet ndarjes dhe shkëmbimit të përvojave

46 Doracak për pjesëmarrje të suskseshme në panaire, Shoqata e Industrisë Gjermane të Panairit AUMA, Praktika, Berlin, 2013, faqe 23

47 Ibid., faqe 23

Objektivat në lidhje me çmimet dhe kushtet e shitjes

• Prania e vazhdueshme në treg me një raport të mirë të performancës-çmimit• Hulumtime të opsioneve në raport me çmimet e produkteve (politika e çmimeve)

Objektivat në lidhje me distribuimin

• Zgjerimi i rrjetit distribues • Ndjekja e nivelit të shkëmbimit tregtar• Kërkimi i përfaqësuesve për shitje

Objektivat në lidhje me produktet

• Futja e inovacioneve te produktet• Futja e prototipeve• Testimi i reagimit të tregut në aspektin e produkteve dhe shërbimeve • Testimi i reagimit të tregut në lidhje me produktet e reja• Zgjerimi i vargut të produkteve

Objektivat prioritare të pjesëmarrjes në panair varen nga panairi i zgjedhur. Për shembull, në panairet për mallrat të konsumit (lodra, sende të modës, mallra lëkure, etj.) fokusi është në sigurimin e porosive të reja. Vizitorët në këto ngjarje përbëhen kryesisht nga konsumatorët që i porositin mallrat për periudhën e ardhshme të shitjes. Produktet e panaireve të këtilla merren në një cikël të zakonshëm, zakonisht blerësit vendosin në vend pa u konsultuar me eprorët e tyre. Përkundër kësaj, në panaire ndërkombëtare për mallra kapitale, shitjet direkte luajnë një rol relativisht të vogël. Mallrat e ekspozuara atje janë relativisht komplekse dhe kërkesat e paraqitura janë rezultat i negociatave afatgjata, pasi ka më shumë probleme teknike që duhet të adresohen së pari. Kushtet e shitjes gjithashtu janë subjekt i negociatave. Vendimmarrësit e shumtë janë të përfshirë në porosinë. Negociatat ndodhin zakonisht pas panairit. Në rast se një marrëveshje është përfunduar, shitja ndodh në mënyrë indirekte, pra pas ngjarjes. Në shumë raste, porositë për mallrat kapitale negociohen paraprakisht dhe përfundohen në një panair të veçantë.

Vendosja e qëllimeve të ndërmarrjes për pjesëmarrje në panair

Kur ekspozuesi përcakton qëllimet dhe bënë plnaifikimi për dukjen e tendës, duhet të kyçet edhe ekipi i shitjes, stafi përgjegjës për marketing dhe të gjithë të tjerët që do t'i ndihmojë që ata të ndjehen si pjesë e ngjarjes dhe t'i motivojnë ata.

Vendosja e qëllimeve është baza për matjen e suksesit nga pjesëmarrja. Prandaj, ekziston nevoja për kontroll dhe monitorim. Qëllimet (objektivat) duhet të jenë TË MENÇURA (të kapshme për trurin) (ang. SMART):

• Specifike, • Të matshme, • Të arritshme, • Reale dhe • Me kohë të kufizuara

36 37

Kjo do të thotë se, ekspozuesi duhet t'i definon oblektivat specifike. Të njëjtat duhet që të jenë të matshme me tregues kualitativ (për shembull: numër të konsumatorëve). Realizimi i objektivave është gjithashtu i rëndësishëm, sepse objektivat të cilat nuk janë të realizueshme më shumë demotivojnë sesa që motivojnë. Ojektivat duhet të jenë reale, sepse jorealet nuk kontribojnë kah strategjitë afariste afatgjate të ndërmarrjes. E fudit, por jo edhe e pa rëndësishme, objektivat ose qëllimet duhet të jenë të realizueshëm në një afat të caktuar kohor i cili afat duhet të definohet.

Ana e majtë e tabelës që vijon ka lloje të ndryshme të qëllimeve. Në anën e djathtë, përmbajtja dhe matshmëria e atyre qëllimeve janë të përshkruara më detajisht. Nëse definohet qëllimi i përgjithshëm nga pjesëmarrja në panair „Të nxitet shitja“ e njëjta mund të realizohet me shtimin e numrit të porosive nga 250 në 300, në krahësim me panairin paraprak. Monitorimi ose ndjekja në këtë rast do të thotë vetëm numërim i porosive në fund të çdo panairi dhe krahasimi i numrave me panairin paraprak (që ka kaluar) 48.

48 Roli i ekspozimit në miks-marketingun, UFI – Shoqata Botërore e Industrisë Ekspozuese, Stejnbejns Transfer Center „Ekspozita, Tubimi dhe Menaxhimi me ngjarjet – e Universitetit Kooperativ Shtetëror, Ravenzburg, Gjermani, faqe 84.

Objektivat Përmbajtja dhe matjet (krahësime)

Të rritet shitja Numri i porosive

Të zgjerohet shitja Të gjitha porositë për mallra: me grupe të ndryshme synuese

Të zgjerohet rrethi i distribuimit Numrii i vizitorëve special dhe privat

Të fitohen segmente në tregje të reja/ grupe të reja të konsumentëve

Numri i kontakteve të reja nga konsumatorët (për shembull, sipas rajonit, sektorit industrial, korridoret e shitjes)

Për ta zgjeruar ose për ta mbajtur tregun ekzistues Shitja e krahësuar me panairin paraprak

Të njihen vizitorët me vargun e produkteve Numri i vizitorëve, numri i kontakteve të vjetra/ të reja, numri dhe kualitetit i pres publikimeve të incuara, numri i broshurave të shpërndara dhe mostrave të produkteve

Të krijohet lojalitet më i mirë kah brendi, vetëdijshmëri për produktin

Ankinim specifi i vizitorëve – Për ndërmarrjen; sa është e mirë-njohur – Deri në çfarë mase janë memorizuar produktet e reja? – Njohja e brendit– Karakteristikat e produktit

Në procesin e vendosjes së qëllimeve të panairit, ekspozuesi mund ta shfytëzon listën vijuese për kontrollim. E njëjta mund të shpërndahet deri në çdo anëtar të ekipeve të panairit që ta plotësojnë dhe pastaj rezultatet duhen që të sumohen (të mblidhen). Pasi që të vendoset se cili do të jetë fokusi dhe rezultatet e planifikuara, qëllimet dhe objekivat duhen të shënohen në formë narative (përshkruese).

Lista për kontrollim të qëllimeve 49

49 “Si të bëhesh ekspozues i sukseshëm në panair”, Komunikimi i llojllojshëm, Australi, faqe 5

Çmimet e shitjes Po Jo Ndoshta Çka?

Të gjenerohen kontakte potenciale për shitje Të gjenerohen kontakte potenciale për 80 shitje

Të bëhet shitje direkte

Të bëhet databazë me kontaktet

Të lansohen produkte të reja dhe shërbime

Të shfyrtëtohen ofertat për lirime që të tërhiqen konsumentët në shitore

Qëllimet në raport me konsumatorët

Po Jo Ndoshta Çka?

Të zhvillohen dhe të mirëmbahen lidhjet e konsumatorët e rregullt/ klientët

10 mbledhje ballë-për-ballë me konsumatorët kryesor/ klientë

Të rritet vëllimi i produkteve tek konsumatorët e rregullt/ klinetët

Të zgjerohet lista e produkteve të cilët iu shiten konsumatorëve të rregullt/ klientëve

Të edukohen konsumatorët

Të reaktivizohen konsumatorët/ klientë të të cilët i zvogëlojnë porosiat

Krijimi i konsumatorëve/ klientë „ambasadorë“

38 39

Opsionet strategjike për pjesëmarrje në panair

Ndërmarja që ekspozon në panair duhet të cakton se cilët produkte (ekzistuese ose të ri) duhen të ofrohen në treg dhe cilëve konsumatorë (ekzistues ose të ri). Vizuelizimi i opsioneve strategjike të ndryshme panairike mund të bëhen me matricën e produkt-tregje.

Qëllime në raport me hulumtimet e tregut

Po Jo Ndoshta Çka?

Të testohet produkt i ri

Të testohet marketingu/ materialet për shitje

Të vlerësohet vetëdija e konsumatorëve

Të zbullohen percepcionet e konsumatorëve

Të provohen produkte të reja/ ose variacione të tyre

Qëllimet e ndërtimit (krijimit) të brendit

Po Jo Ndoshta Çka?

Të komunikohet nëpërmjet demonstrimit të produkteve

Të krijohet vetëdije në treg

Të përforcohen ose të ndryshohen percepcionet ekzistuese

Të pozicionohet ose ripozicionohet brendi

Qasje për të depërtu në tregje të reja

Qëllime në raport me distribuimin Po Jo Ndoshta Çka?

Të identifikohen dhe të tërhiqen partnerë të ri distribuimi 10 distributor

të ri

Mbulimi i përgjithshëm mediatik

Qëllimet në raport me mediumet dhe marëdhëniet me publikun

Po Jo Ndoshta Çka?

Të jesh i „zbuluar“ nga ana e mediumeve

Të gjenerohet mbulim mediatik

Opsionet strategjike për pjesëmarrje në panair 50

Strategjia e zgjedhur si rezultat kërkon aktivitetet specifike të cilët duhen të realizohen në panair. Nëse lidhen me tendën e panairit, atëherë rezultojnë katër stilet vijuese të ekspozimit panairik:

Depërtimi në treg –Stili i ekspozimit i orientuar kah konsumatori

Depërtimi në treg do të thotë se ekspozuesi mundohet të nxitë shitje me ndihmën e produkteve të vendosura më herët. Konsumatorët e vjetër duhet të jenë të motivuar që të bëjnë shitje më të madhe, kurse konsumatorët e ri duhet të binden që të bëjnë porosi për herë të parë, sepse produktet dhe mënyra e tyre e përdorimit mirë është e njohur, ekspozuesi duhet të kushton kujdes për konsumatorët dhe marrdhëniet me to. Në këtë rast, varacioni më i mirë është që të zgjedhet stili i ekspozimit i orientuar kah konsumatori. Ekspozuesi duhet të organizon vend në tendë për diskutime, ku personeli mund të takohet dhe të diskuton me konsumatorët. Mjete të rëndësishme marketingu të cilat ekspozuesi duhet t'i përdorë janë: reklamimi në katalogun e panairit, në mapa të ndryshme nëpër faqet e internetit, në magazinat profesionale si dhe nëpërmjet organizimit të ngjarjeve në tendë (për shembull: darkë me konsumatorët) 51.

Zhvillimi (krijimi) i produktit – Stili i ekspozimit i orientuar kah produkti

Strategjia e zhvillimit të produktit e thekson shitjen e produkteve të reja konsumatorëve ekzistues. Produkti duhet të prezentohet me karakteristikat e tij dhe mënyrën e përdorimit. Nga kjo vijon se më i përshtatshëm ishte stili i ekspozimit i orientuar kah produkti. Mjetet e dobishme të marketingut të cilat veçanërisht ndihmojnë që të theksohet produkti janë: promovimet shitëse (mostra, kupona promovues, material reklamues), por, gjithashtu edhe ngjarjet speciale në sallën ekspozuese dhe posta direkte. Derisa planifikohet koncepti i tendës, me rëndësi është që të sigurohet se personeli do të ketë hapsirë të mjaftueshme për prezentim të produkteve dhe mënyrën e tyre të përdorimit.

50 “Pjesëmarrja në panair të jashtëm – Udhëheqës për pjesëmarrje të suksesshme në panair për eksportues të vegjël dhe të mesëm nga vendet në zhvillim”, Byroja për inkurajim të importit, 2016, faqe. 12

51 Ibid., faqe 78

Produkte/Tregje Produkte ekzistuesee Produkte të reja

Tregjet ekzistueseDepërtimi në treg(Stili i ekspozimit i orientuar kah konsumatori)

Zhvillimi (krijimi) i produktit(Stili i ekspozimit i orientuar kah produkti)

Tregjet e rejaZhvillimi i tregut(Stili i ekspozimit i orientuar kah zhvillimi i kontakteve)

Diversifikimi (shumëllojshëmria) (Stili i ekspozimit i orientuar kah këshillimi)

40 41

Zhvillimi i tregut - Stili i ekspozimit i oriantuar kah zhvillimi i kontakteve të reja

Nëse strategjia është që ndërmarrja të zgjerohet kah tregjet e reja, atëherë ekspozuesi duhet të gjejë dhe të fitojë konsumatorë të rinj për produktet e veta. Ekspozuesi duhet të prezenton produktin, ndërmarrjen dhe brendin në të njëjtën kohë. Kjo do të thotë se ekspozuesi duhet të siguron se prezentimi i tij panairik do të jetë i kuptueshëm dhe mbreslënës. Kontakteve të reja dhe komunikimit të hapur duhet t'iu jepet theks i veçantë. Prej këtu duhet të rilexohet stili i ekspozimit i orientuar kah zbulimi dhe gjetja e kontakteve të reja. Tenda duhet të projektohet me stil të hapur, që të ftohen vizitorët në tendë. Promovimet e njokohshme - reklamimi i ekspozuesit (për shembull: dhurata reklamuese), reklamimi me shpallje publike (për shembull: në revistat e panairit ose gazetat ditore), dhe reklamimi i jashtëm (si banerë në transportin publik ose banerë për reklamim), bashkë me promovimin shitës (konkurenca çmimore, loto, materiale rekla-muese dhe dhurata) janë hapa të rëndësishme që të arrihet deri tek grupet synuese 52.

Diversifikimi (shumëllojshmëria) – Stili i ekspozimit i orientuar kah këshillimet

Detyra e ekspozuesit ngel shumë më e vështirë nëse dëshiron t'i diversifikon aktivitetet shitëse. Përskaj kësaj, ekspozuesi kërkon konsumator të ri. Mundësitë për përdorimit e përparësive të produktit duhen të prezentohen dhe të krijohet vetëdije për problemin të cilin produkti mund ta zgjedh. Që të realizohet kjo, kërkohet konsultime intenzive dhe kontakte me ekspertët e ndërmarrjes. Për këtë arsye duhet të shfrytëzohet stil i ekspozimit i orientuar kah këshillimi. Për konsultimet me ekspertë, me rëndësi është që të bëhet në hapsirë me ulëse, e izoluar dhe e qetë. Eksozuesi duhet të mundëson prezentim të produkteve dhe brendit përnjëherë. Një zgjedhje është që tenda të ndahet në dy kate 53.

Definimi i grupeve synuese të cilat ndërmarrja dëshiron t'iu drejtohet me produktet e veta mund të nxjerren nga qëllimet e panairit. Grupet synuese mund të jenë: konsumatorët e fundit, tregtarë me shumicë dhe pakicë, agjent të shitjes, furnizues, mediumet dhe publiku.

Koncepti i komunikimit (porosia reklamuese, materiali reklamues dhe përbërja e personelit të panairit) duhen të përgatiten sipas grupës synuese të definuar.

Zgjedhje tjera për ndërmarrjen që ekspozon është që ajo të vëzhgon konkurencën dhe të takohet me konsumatorët me qëllim që ta hulumton tregun. Konkurenca mund të vëzhgohet me ndihmën e LISTËS PËR KONTROLLE më posht.

Ndërmarrja që ekspozon produkte të reja mund ta shfrytëzon prezencën e vet në panair për shitje dhe promovim. Mundësitë janë të mëdha. Asnjë instrument tjetër nuk jep mundësi të tillë për realizimin e kontakteve personale me numër të madh të vizitorëve të interesuar 54.

52 Ibid., faqe 79

53 Ibid., faqe 80

54 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata e Industrisë Gjermane të Panairit АUМА, Praktika, Berlin, 2013, faqe 20

VËZHGIMI KONKURENCËS

Emri i panairit _______________________________________________________________

Emri i ndërmarrjes konkurente _________________________________________________

Lloji i tendës, madhësia dhe numri ______________________________________________

Komente për dizajnimin e tendës _______________________________________________

Produktet e ekspozuara dhe shërbimet __________________________________________

A ka produkte të reja ? Po Jo

Nëse PO, si janë? ____________________________________________________________

Aktivitete në tendë Po Jo

Nëse PO, atëherë iu lutemi në pika të shkurta përshkruani ato aktivitet të tendës:___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Aktivitete promovuese në tendë Po Jo

Nëse PO, iu lutemi në pika të shkurta përshkruani aktivitetet e tilla në tendë: ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Numri i personelit të tendës ___________________________________________________

Vizitueshmëri e mirë e tendës Po Jo

Nëse PO, atëherë numrin përafërsisht të vizitorëve _________________________________

Broshura / materiali informativ Po Jo

Nëse PO, atëherë merrni nga ato!

Komente të veçanta___________________________________________________________________________

Rëndësia strategjike e ndërmarrjes së vet___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Emri i të punësuarit __________________________________________________________

Data dhe koha ______________________________________________________________

42 43

5.Zgjedhja e panairit më përshtatshëm dhe kriteret për vendimmarrje 5.1. Кriteret për zgjedhje

Кriteret për zgjedhje

Çdo ekspozues potencial patjetër që ta zgjedhë panairin më të përshtatshëm për çdo qëllim (synim). Për shkak të kësaj, është e nevojshme që të shfrytëzon sa më shumë burime të informacioneve. Gjasat për pjesëmarrje të suksesshme rriten nëse ka më tepër informacione në lidhje me një panair të caktuar. Në bazë të këtyre informacioneve, menaxhuesi për paraqitje në panair patjetër që t'i definon kriteret dhe qëllimet nga pjesëmarrja e ndërmarjes në panair.

Kriteret vijuese janë të rëndësishëm për zgjedhjen e një panairi të caktuar:

• Llojet e panaireve që janë në disponim për segmentin e produktit/ shërbimit (nacional/ ndërkombëtar/, Panairi i konsumatorit/ tregtisë)

• Rëndësia e panairit për tregun • Grupi synues i konsumatorëve• Коnkurenca• Shpenzimet• Кualiteti i organizatorit të panairit• Kushte tjera 55

55 Roli i ekspozitave në miks-marketingun, - Shoqata Botërore e Industrisë Ekspozuese, faqe 66

Llojet e panaireve që janë në disponim për segmentin e produktit/ shërbimit

Me qëllim që të shfrytëzohet panairi në mënyrë efektive si pjesë e miks-marketingut, kërkon qasje selektive. Lloji i panairit - nacional ose ndërkombëtar, i konsumimit ose tregtar - do të jetë kriteri i parë për vendimmarrje se vallë a do të mund të realizohet strategjia e marketingut dhe qëllimet e ndërmarrjes.

Nëse ndërmarrja shet në tregun vendor, menaxhuesi duhet t'i zgjedh panairet ku janë pjesmarrësit me produkte vendore dhe ku kryesisht vizitorët të jenë vendor. Nëse ndërmarrja eksporton produkte dhe shërbime jashta vendit, rekomandohet pjesëmarrja në panairet ndërkombëtare në vend ose vende të zgjedhura jashta. Sa më shumë vizitorë nga vendet e jashtme që priten të vijnë në panair aq më shumë do të ishte e arsyeshme pjesmarrja në atë panair.

Vendimi për të marrë pjesë një panair tregtie ose në panair konsumimi është kriter tjetër i cili duhet të merret parasysh kur bëhet zgjedhja e panairit më të përshtatshëm. Panairet për konsumatorë kryesisht janë me qëllim të shitjes direkte. Nëse grupet synuese direkte janë kosumatorët, atëherë pjesëmarrja në panair konsumimi duhet të jetë prioritare. Marrëveshtjet ndërmjet ndërmarrjeve ndodhin në panairet tregtare. Për shkak se vendimi për invenstim sipas rregullës merret për afatmesëm ose afatgjatë, atëherë, pjesëmarrja në panair tregtie për prodhimin e mallrave shërben më shumë për zhvillimin e lidhjeve me konsumatorët dhe klientët. Vendimi përfundimtar për porosinë shpesh herë bëhet pasi të përfundon ngjarja (për shembull: panairet për IT, panairet për mjete ndërtimtarie dhe makina). Panairet për konsumin e gjërë funksionojnë në një mënyrë tjetër. Vizitorët janë ose nga shitoret e lagjes ose ndërmarrje të ngjashme të cilat marrin vendime të tilla gjatë kohës së panairit (për shembull: dhurata, ushqim, biçikleta, etj).

Rëndësia e panairit për tregun

Rëndësia e panairit mund të caktohet në varshmëri nga treguesit e ndryshëm:

• Prezenca në treg;• Përsëritshmëria e panairit;• Temat të cilat përpunohen;• Kualiteti i ofertës dhe kërkesës së panairit;• Tërësia e lejuar e segmenteve të tregut;• Përfshirja e tregut:

Prezenca në treg mund të matet me numrin dhe kualitetin (për shembull: prezenca në tregun lider) e ndërmarrjes e cila e paraqet ofertën dhe kërkesën në segmentin e tregut.

Panairet ndodhin në intervale kohore të rregullta dhe të caktuara: njëher në vit, dy herë ose më shumë herë gjatë një viti, në çdo dy vite, tre vite ose në periudhë më të gjatë kohore. Varësisht nga strategjia e marketingut dhe orari i ngjarjeve, duhet të zgjedhen panairet më të përshtatshme.

Tematika dhe emërtimi i panaireve është i rëndësishëm

44 45

se vallë a do të marrin pjesë në to ose jo. Kualiteti i ofertave dhe kërkesave është e paraqitur me prezencën e menaxhuesve të rangut të lartë dhe vizitorëve. Informacionet janë në disponim nga ana e organizatorit të panairit.

Përfshirja e tregut mund të jetë rajonale, nacionale ose ndërkombëtare, kjo do të thotë se vizitorët priten që të jenë nga këto fusha. Varësisht nga qëllimet dhe objektivat e ndërmarrjes se çka ekspozon, ky kriter është me rëndësi të madhe për marrjen e vendimit përfundimtar për pjesëmarrje në një panair 56.

Grupi i synuar i konsumatorëve

Ekspozuesit kërkojnë panaire ku do të mund t'i gjejnë vizitorët e vërtetë, kjo është, blerësit potencial për porositë e tashme dhe për në të ardhmen. Prej këtu, ekspozuesi duhet t'i kontrollon vizitorët në panair sipas kritereve vijuese:

• Vendi prej nga vijnë;• Dega;• Madhësia e ndërmarrjes;• Fusha e veprimit:

Panairi është mundësi e mirë që të vijn deri në kontakt direkt me grupe të rëndësishme synuese. I njëjti mund të jetë më efikas se ofertat e shërbimeve në vendin e vetë ndërmarrjes.

Prej këtu, ndërmarrja duhet të dijë se kujt do t'i drejtohet në vetë panairin. Hartimi i pjesëmarrjes në panair duhet të bëhet sipas grupeve të synuara.

Grupet synuese mund të definohen sipas aspekteve vijuese: vendi prej ku vijnë, gjërësia e veprimit të konsumatorit, frekuenca e porosive nga konsumatori si dhe fuqia blerëse 57.

Konkurenca

Ndonjëherë konkurenca është e mirseardhur (e kërkuar), ndonjëherë ndërmarrja që ekspozon shmag konkurentët (e papëlqyer). Duke i ndjek rregullat e sistemit të orientuar të tregut, ekspozuesi ka përparësi të jetë prezent në panair ku janë prezent edhe konkurentët e tij. Si do qoftë, ndonjëherë është e arsyeshme që të shmangen kontaktet direkte me konkurentin (si për shembull: gjatë kërkimit të tregut ku di të testohet produkti, në raste ku dukshëm ngelin pas konkurentëve, etj).

Shpenzimet

Përskaj të gjitha përparësive të panaireve, buxheti patjetër duhet të jetë i mjaftueshëm që t'i mbulon shpenzimet për pjesëmarrje. Ekspozuesi e llogarit buxhetin mbi bazë të shpenzimeve të pritura. Egzistojnë shumë pika në buxhet të cilat duhen të merren parasyshë nga ana e ekspozuesit (për shembull: marrja e vendit me qira, projektimi i tendës, stafi, ndërtimi i tendës, transporti, merketingu, etj). Ekspozuesi duhet të

56 Ibid., faqe 68

57 Ibid., faqe 69

vlerëson se vallë a do të mund t'i lejon që të jetë pjesmarrës në një panair. Buxheti llogaritet mbi bazë të shpenzimeve të pritura dhe i njëjti duhet të vërtetohet para se të bëhet marrëveshja për pjesëmarrje në panair. Nëse buxheti është i majftueshëm atëherë pjesëmarrja mund të realizohet, por, nëse nuk është ashtu, atëherë buxheti përsëri duhet të revidohet ose pjesëmarrja përsëri duhet të llogaritet, me mundësi që ndoshta edhe të anulohet 58.

Кualiteti i organizatorit të panairit

Kur bëhet vlerësimi për kualitetin e organizatorit, këto kritere vijuese duhet të analizohen:

• Përvoja dhe njohuritë specifike• Marketing strategjia• Lokacioni i panairit, objekti dhe disponueshmëria.

Kualiteti i menaxhmentit të organizatorit të panairit gjithashtu mund të ndikon mbi vendimin për pjesëmarrje. Kualiteti i paisjeve në vend, si për shembull: hapsira, dizajnimi, lloji i sallave, vendet në të hapur dhe kualiteti i objektit duhet të jenë të pranueshëm. Përvoja e organizatorit përmban kualitetin e panairit. Lidhjet transportuese dhe infrastruktura gjithashtu mund të ndikojnë mbi vendimin për pjesëmarrjen. Lokacioni gjeografik i vendit dhe disponueshmëria, si dhe shpenzimet për vendosje, gjithashtu ndikojnë në vendimin 59.

Kushte tjera

• Data e organizimit• Disponueshmëria e stafit• Gjendja dhe qëllimet e pjesëmarrjes të përputhen me temën e panairit • Vargu reprezentativ i produkteve të ofruara 60.

Panairi më i përshtatshëm mund të zgjedhet me shfrytëzimin e më tepër kritereve të modelit të matur. Modeli i njëjtë paraqet teknikë për zgjedhje e cila përdoret për zgjedhjen ndërmjet një projekti të caktuar dhe alternativës së tij. Metoda është e dobishme në raste kur nuk ka një kriter të thjesht dhe kritere, por shumë faktorë duhet të merren parasyshë. E para, ekspozuesi duhet t'i zgjedh kriteret të cilët janë vendimmarrës për kualitetin e panairit nga pikëvështrimi i tij. Disa nga kriteret më të rëndësishme vetëm se janë parashtruar më lart. Kriteret tjera gjithashtu mund të shtohen, nëse janë të nevojshëm.

• Pesha e kritereve për zgjedhje. Çdo kriter merr peshë e cila i përgjigjet rëndësisë individuale për kualitetin e panairit.

• Panairet vlerësohen me nota prej 1 deri 10 për çdo kriter. Kjo notë tregon se si ekspozuesi e mat kualitetin sipas kritereve dhe për

58 Ibid., faqe 70

59 Ibid., faqe 71

60 Ibid., faqe 74

46 47

panair të caktuar në krahësim me panairin konkurent. • Pesha dhe nota nga vlerësimi i panairit shumëzohen që

të llogaritet rezultati dhe kriteriumi përkatës. • Rezultatet mblidhen që të fitohet nota përfundimtare. Aq s më të larta janë

notat, aq është edhe më i mirë vlerësimi i panairit të caktuar nga pika vështruese e ekspozuesit në pikëpamje të qëllimeve dhe kërkesave për kualitet.

Me qëllim që të sqarohen më tepër modeli me më tepër kritere për zgjedhje të panairit më të përshtatshëm, ndërmarrja ABV planifikon të merr pjesë në panairin Evropian. Katër panaire paraprakisht janë të zgjedhur nga ana e ekspozuesit.

• Në shembullin, katër panaire janë vlerësuar dhe që mbahen në katër lokacione të ndryshme.

• Panairi numër 2 ka notë më të lartë prej 698 për ekspozuesit të paramenduar (hipotetik). Panairet tjera janë këto që vijojn 61.

Procesi i vlerësimit rezultoi me zgjedhjen e panairit numër 2 si më i përshatshëm 62.

61 Ibid., faqe 75

62 Ibid., faqe 76

PANAIR Panairi nr. 1 Panairi nr. 2 Panairi nr. 3 Panairi nr. 4

КriteretPesha (Pe)

Pikë (Pi)

Nota(Pe x Pi)

Pikë (Pi)

Nota(Pe x Pi)

Pikë (Pi)

Nota(Pe x Pi)

Pikë (Pi)

Nota(Pe x Pi)

Grupi synues 28 5 140 7 196 4 112 4 112

Rëndësia e panairit për tregun

21 6 126 8 168 4 84 4 84

Madhësia e tregtisë 19 7 133 6 114 5 95 3 57

Shpenzimet për tendën

11 6 66 8 88 4 44 2 22

Përfshirja e panairit 15 7 105 6 90 5 75 4 60

Përsëritshmëria e panairit

6 5 30 7 42 7 42 7 42

Gjithsej 100 600 698 452 377

Ashtu siç u theksua edhe më parë, zgjedhja e panairit më të përshtatshëm duhet të bazohet në numër të caktuar të kritereve që të mund të caktohet lloji i panairit i cili më së miri i përshtatet nevojave të ndërmarrjes. Një mjet i tillë në formën tabelare është i dhënë më poshtë, i cili jep përfundime nga informacionet që duhen të mblidhen nga ana e ekspozuesit mbi baza të kriteriumeve të zgjedhur, i cili pastaj shërben si bazë për diskutim në menaxhim kur bëhet vendimmarrja 63.

Ndërmarrja që ka për qëllim të ekspozon në panair duhet të vendos se a do të merr pjesë individualisht, bashkë me ndërmarrje tjetër partnere ose në tendë të përbashkët (zakonisht panairet nacionale) i përkrahur nga ndonjë organizatë për përkrahje të biznesit. Çdo lloj i pjesëmarrjes në panair i ka përparësitë dhe mangësitë e veta.

63 “Si deri në pjesëmarrje të sukseshme në panaire ndërkombëtare “, INTER - programë amerikane për promovim të tregtisë, agro-biznesit dhe ushqimit të sigurt, 2007, faqe 11-13

Lloji i vizitorëve Rajoni gjeografik Periodizmi Sektori

Profesionistë:Panaire të organizuar edhe nga antarë të një industrie të caktuar, kjo është se nuk janë të ha-

pur për publikun. Produk-tet e ekspozuar nuk janë

për shitje me pakicë.

Lokal:Të vizituar kryesisht nga vizitorë dhe ekspozues

nga qyteti ose rajoni ku organizohet ngjarja. Vizitorët mund të jenë

të ndërmarrjeve vendore ose ndërkombëtare të

interesuar për shitje ose promovim të produkteve të tyre në atë qytet ose

rajon.

Vjetrore:Një herë brenda viti.

Të përgjithshëm:Panaire të vizituar nga vizitorë dhe ekspozues

nga sektore të ndryshme. Këto janë panaire jospe-

cifike.

Të hapur pët publikun:Panaire vetëm për kon-

sumatorë, ashtu që qasja nuk është e kufizuar. Nor-

malisht produktet dhe mostrat që janë ekspozu-

ar shiten.

Nacionale:Panair për vizitorë dhe ekspozues nga gjithë

shteti. Në disa raste, të njëjtët vizitohen edhe nga ekspozues ndërkombëtar të interesuar për shitjen e produkteve në shtetin që

e organizon panairin.

Dy vjeçare:Në çdo dy vite.

Sektori:Panaire të specializuar

të fokusuar ne një sektor të caktuar: për shembull: produkte bujqësore, ush-

qim dhe pije, IKT.

Të përzier:Panaire të hapur edhe për

përfaqësues të indus-trisë dhe të publikut të përgjithshëm, për gjatë

tërë kohës së ngjarjes ose vetëm në një interval të

caktuar kohor.

Ndërkombëtar:Panaire të vizituar nga

vizitorë dhe ekspozues të vendeve të jashtme.

48 49

Pjesëmarrja individuale

Pjesëmarrja individuale në panair mundëson që ndërmarrja që ekspozon të përshtatë strategjinë e vet, komunikimin dhe prezentimin në paraqitje panairike për qëllimet dhe synimet e veta dhe ta përputhë me strategjinë e ndërmarrjes. Shpenzimet mund të jenë dukshëm më të lartë sesa së bashku me ndërmarrje tjetër (më së shpeshti (ose pjesërisht) të sponzoruar). Angazhimi për planifikimin dhe organizimin për pjesëmarrje janë gjithashtu të lartë.

Pjesëmarrje e përbashkët me ndërmarrje partner

Mundësi tjetër për ndërmarrjen që ka në plan të ekspozon në panair është që ajo të krijon ekip me ndërmarrje tjetër dhe organizimin e prezentimit të përbashkët në panair. Veçanërisht nëse ekspozuesi shoqërohet me partner më me përvojë, kjo mund të jetë opsion i realizueshëm, sepse shpenzimet mund të zvogëlohen, kurse përvoja teknike (për shembull, në lidhje me projektimin dhe ndërtimin e tendës) mund të shkëmbehen.

Pjesëmarrje e përbashkët me organizatë për përkrahje të biznesit

МShumë shpesh, ndërmarrjet marrin ftesa që t'i bashkohen tendës nacionale për panair të huaj. Në më tepër raste, organizata për përkrahje të biznesit të vendit e cila eksporton janë përkrahës, por edhe e organizojnë prezencën e përbashkët (koncepti i paviljonit nacional). Përparësitë e këtij lloji të pjesëmarrjes në panair janë shpenzimet më të ulëta dhe aganzhimi më i vogël në krahësim me organizatën si dhe fakti që mund t'iu ndihmohet ekspozuesve të vijn në kontakt me importuesit në vendit ku mbahet panairi. Anë negative e kësaj mënyre të pjesëmarrjes është se ekspozuesi duhet ta ndjekë programin, komunikimin dhe strategjinë për pjesëmarrje të organizatës për përkrahje të biznesit.

Për MSP, start-api, bizneset familjare dhe prodhuesit e produkteve për vargje tregtare, ndoshta është më mirë që të marrin pjesë në tendë të përbashkët me ndërmarrje tjetër e përkrahur nga organizata për përkrahje të biznesit. Organizata për përkrahje të biznesit i përkrahë ekspozuesit në raport në të gjitha çështje të rëndësishme organizative, mirëpo, gjithashtu i përkrahë edhe për gjetjen e importuesve më të përshtatshën, dhe siguron edhe përkrahje nëpërmjet trajnimeve dhe puntorive të cilat kontribojnë kah pjesëmarrja e suksesshme në panair. Pas disa pjesëmarrjeve në panaire të huaja në këtë mënyrë, atëherë ndërmarrja mund të vendos që të realizon pjesëmarrjen e parë individuale në panair 64.

Ekspozuesi i cili merr pjesë në panair të jashtëm duhet të din se partneri i huaj në lidhje afariste kryesisht e presin këto:

64 Ibid., faqe 7

• Të saktë, disponueshëm, informacione të vërteta dhe në kohë, shërbim i optimizuar për konsumatorët

• Produkte me kualitet të lartë • Material promovues në përputhshmëri standartet e shtetit synues (për

shembull. dizajnimi, niveli i informacioneve, materialet, teksti) • Biznes partner të përgatitur mirë • Përkushtueshmëri për marrëveshjet• Monitorimi i marrëveshjes në kohë • Dorëzimi me kohë i informacioneve të kërkuara • Standardet dhe certifikatat e përbashkëta (për shembull. ISO, HACCP, BRC).

Ndërmarrjet të cilat për herë të parë marrin pjesë në panair të huaj duhet të dinë:

• Teoria dhe jeta reale shpeshherë ndryshojnë: nuk duhet të paramendohet se gjithçka do të jetë ashtu siç mësohet në teori.

• Ajo e cila nuk do të parashtrohet si pyetje nga ana e ekspozuesit, nuk do t'i kushtohet kujdes. Veçanërisht nëse bëhet fjalë për organizatë për përkrahje të biznesit ose palë e tretë e marrveshjes, ekspozuesi çdoherë duhet në mënyrë direkte t'i shpreh mendimet e veta dhe t'i parashtron si probleme.

• Kultura të ndryshme: më mirë do të ishte që gjithçka të paramendohet se do të jetë ndryshe nga ajo në „shtëpi“. Përshtatja kah komunikimi interkulturor është njëri nga faktorët kyç për sukses në panair të huaj.

• Pritjet për cilësi ndërmjet blerësve të huaj (kryesisht europian) janë të larta: ekspozuesi duhet të jetë i përgatitur për biznes me partner të jashtëm afarist (europian), gjatë së cilës duhet të siguron se produktet i plotësojnë standartet e kërkuara për kualitet. Organizata për përkrahje të biznesit mund t'iu ndihmon ekspozuesve në vlerësimin e kualitetit të produkteve.

• Materialet e marketingut (broshura, flaera, web-faqe, etj.) patjetër duhet që t'i plotësojn kërkesat. Nëse ekspozuesi ka dyshime të caktuara në lidhje me kualitetin e materialit promovues, duhet t'i kontrollon ato të konkurencës ose të kërkon ndihmë nga organizata për përkrahje të biznesit.

• Kontrata për biznes kryesisht nuk ndodhin në vet panairin, por më vonë (kjo mund të zgjat rreth një vit). Për këtë arysje ndjekja dhe monitorimi përkatës është me rëndësi të veçantë.

• Konsumatori duhet të jetë në qendër: gjithçka që bën ekspozuesi kur merr pjesë në panair të huaj, duhet të jetë për konsumatorin potencial.

• Pjesëmarrja në panair dhe gjetja e konsumatorëve është punë e vështirë. Nuk ka garancë se ekspozuesi do të gjen kontakte të reja, do të bën kontrata dhe do të kthehet në shtëpi me valixhe plot me të holla dhe shumë porosia 65.

Organizatori i panairit, që të jetë i suksesshëm duhet të kupton se si ekspozuesit dhe vizitorët vendosin për pjesëmarrje në panair të caktuar, t'i kupton nevojat e tyre dhe të priturat. Suksesi dhe mossuksesi në një panair varet nga kjo. Përgjigjja ndoshta duket shumë e thjeshtë: „që të bën biznes“, mirëpo, nëse kjo është motivimi kryesor, realiteti është shumë më kompleks. Që të organizon panair don të thotë që të ekspozohet shërbim

65 Ibid., faqe 8

50 51

në treg, i cili veçmë është gjërësisht i diponueshëm. Pyetja është se çka e bënë panairin aq atraktiv, gjegjësisht cilat karakteristika të veçanta mund të dallohen nga tjerat dhe të rrit interesimin tek pjesëmarrësit, duke e ditur se pjesëmarrja ëshë realivisht e kushtueshme (e shtrejntë) dhe pjesëmarrësit presin përgjigje kthyese për investimet e tyre 66.

Për shkak kësaj panairi paraqet platformë për takime shumëqëllimshme për periudhë të shkurtë, shumë kontakte mund të krijohen të cilët çojn drejt biznesit, partneritetit dhe zhvillimit të njohurive 67.

66 Qendra Tregtare Ndërkombëtare „Bazat e organizimit të panairit – Udhëheqës për vendet në zhvillim“, 2012, faqe 8.

67 Ibid., faqe 9-10

6.Buxheti6.1. Buxhetimi i organizimit

Pjesë e rëndësishme e procesit të planifikimi për pjesëmarrje është edhe përgatitja e buxhtit. Buxheti përgatitet mbi bazë të llogaritjeve të shpenzimeve, por edhe sipas përvojës paraprake dhe hulumtimit të çmimeve të tregut për shërbimet e ndryshme. Është vështirë të llogariten shpenzimet në rast të pjesëmarrjes së parë, mirëpo pas analizave të shpenzimeve pas pjesëmarrjes së parë, ndërmarrja që ekspozon mund të bënë kalkulime më të mira për panairin e dytë, etj. Zakonisht pas 6 muaj nga përfundimi i panairit, shpenzimet për çdo pikë të buxhetit dihen. Ëshë e mundshme që të bëhet vlerësim përfundimtar për shpenzimet në krahasim me përfitimet dhe të caktohet se sa ishte e suksesshme pejsëmarrja në panair për vetë ndërmarrjen.

Pyetjet kyçe lidhur me logaritjen e buxhetit kanë të bëjnë me:

• Cilat pika duhet të marrin pjesë në llogaritjen e buxhetit?• Si të arrihet deri në llogaritje reale të shpenzimeve? • Si të jenë më efikase llogaritjet për panair që të zvogëlohen shpenzimet?

Pikat më të mëdha në buxhetin e një ndërmarrjeje që ekspozon në panair janë:

• Qiraja e tendës, shërbimet komunale dhe çështje tjera (rryma, uji, mbeturinat);• Ndërtimi i tendës dhe qiraja e mjeteve;• Shërbimet në tendë dhe komunikimi;• Bartja dhe transporti i mbeturinave;• Stafi dhe shpenzimet e rrugës;• Shpenzime tjera.

Në tabelën vijuese janë të treguara shpenzimet mesatara të një ekspozuesi për pjesëmarrje në panair në Gjermani në periudhën prej vitit 2005 deri në vitin 2008 duke u bazuar në një hulumtim të AUMA 68:

68 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, AUMA, 2013, faqe 35

52 53

Duke u bazuar në informacionet e tabelës së mësipërme, mund të përfundohet se për pjesëmarrje mesatare në një panair të Gjermanisë, qiraja e tendës dhe shpenzimeve tjera elementare, paraqesin rreth 21% nga të gjitha harxhimet. Pastaj, ndërtimi i tendës, pajiset dhe dizajnimi marrin pjesë me rreth 31% nga shpenzimet. Për personelin, transportin dhe bujtjet marrin rreth 38% nga shpenzimet, për reklamim 7%, dhe për punë tjera rreth 3%. Të gjitha pikat e mësipërme të përmendura i përshkruajn shpenzimet mesatare të ndërmarrjeve të ankimuara dhe mund të shërbejnë si tregues të përafërt për ekspozuesit potencial. Në disa raste shpenzimet individuale të një ndërmarrjeje dukshëm mund të dallojnë nga këto 69.

Me përfundimin e numrit më të madh të hulumtimeve, Shoqata AUMA i ka llogaritur projekcionet për shpenzimet lidhur me pjesëmarrjen në panair. Duke u bazuar në ato llogaritje janë caktuar shpenzimet mesatare për pjesëmarrje në panair ndërkombëtar në Gjermani luan prej 750 deri 950 euro për m2 për sipërfaqen e tendës 70.

Duke shfrytëzuar përvojën në panairet gjermane, AUMA ka përgatitur listën për kontrollime të shpenzimeve për pjesëmarrje në panair 71. Lista për kontrollime të buxhetit i ndihmon ekspozuesit që të evidenton të gjitha shpenzimet lidhur me pjesëmarrjen në panair.

69 Ibid., faqe 36

70 Ibid., faqe 35

71 Ibid., faqe 37

Qiraja e tendës, duke përfshirë dhe shpenzime tjera = 20,7%

Ndërtimi i tendës, transporti, pastrimi, sigurimi = 30,8%

Të punësuarit = 16,3%

Vendosja/ shërbimet hotelierike = 12,6%

Shpenzimet për transport = 10,2%

Shpenzime tjera (reklamimi, mikëpritja e vizitorëve, etj.) = 6,7%

Shopping, koha e lirë, aktivitete argëtuese = 2,7%

LISTA E SHPENZIMEVE PËR PJESËMARRJE NË PANAIR

PikaShpenzimet sipas pikave

Gjithsej shpenzimet

(1) Shpenzimet elementare

Qiraja për tendën

Furnizimi me energji elektrike

Shpenzime tjera themelore:Identifikimi për ekspozuesit, bileta për parking

Të ndryshme: _____________________________________

(2) Shpenzime për ndërtimin e tendën, dekorimi dhe renditja, si dhe heqja e taksave

Ndërimi i tendësPër shembull: montimi dhe demontimi

Dekorimi i tendësPër shembull: mobiljet, qilimi, ndriçimi, paisje për kuzhinë, video inçizues / projektor

Renditja në tendë Dizajni kreativ, planifikimi, titujt e produkteve në tendë, monitori, shenja, dekorimi, dekorimi i tendës, prezentimet audio-vizuele

Heqja e taksave

Të ndryshme: _____________________________________

(3) Shpenzime për shërbimet e tendës dhe komuinikimit

Shërbimet e tendësPër shembull: mikëpritja e vizitorësve

Mjetet, përkthyesit, honorarët, etj. të punësuarit vetëm për në panair

Кomunikimi(Ftesat, materialet e shtypura, paraqitja në katalogun e panairit, reklamimet direkte, posta e veçanërisht e-mail, dosjet e shtypura për mediumet, reklamat, përkthimet, hyrja e lirë për vizitorët)

Теlefoni, faksi, interneti

Të ndryshme: _____________________________________

(4) Shpenzimet për transport dhe trajtimi, si dhe hedhja e mbeturinave

54 55

Тransporti dhe trajtimet (përdorimet)Për shembull: deponimi i paketimeve të zbrazëta, sigurimi, bartja dhe përdorimi

Shpenzimet për hedhje të mbeturinave

Të ndryshme: _____________________________________

(5) Shpenzimet për stafin/ shpenzimet e rrugës

Shpenzime personale për të gjithë të punësuarit në ndërmarrje të përfshira në përgatitjen për panair ose për vetë panairin

Shpenzimet hotelierike dhe shpenzime rruge për të punësuarit

Shpenzime për mikëpritje të vizitorëve jashta tendës

Të ndryshme: _____________________________________

(6) Shpenzime tjera

Përgatitje para dhe monitorim pas panairit

Trajnimi

Shpenzime në departamente tjera përshkak të panairit, për shembull: mostrat e produkteve që do të ekspozohen, hulumtimet e tregut

Shpenzime tjera që nuk janë të caktuara

Të ndryshme: _____________________________________

PËRMBLEDHJE E KOSTOVE

Shpenzime elementare

Ndërtimi i tendës, dekorimi dhe renditja si dhe heqja e tatimeve

Shërbimet e tendës dhe komunikimit

Shpenzime për transport dhe trajtime, si dhe hudhje e mbeturinave

Stafi / shpenzime transporti

Shpenzime tjera

Të ndryshme: _____________________________________

SHPENZIMET GJITHSEJ

Me qëllim që paraqitja në panair të jetë sa më efikase nëpërmjet zvogëlimit të shpenzimeve, ekspozuesi duhet të përgatis buxhet sa më herët që është e mundur. Planifikimi më i hershëm do të thotë kursim të mjeteve rrjedhëse. Asgjë nuk shkakton shpenzime shtesë si ndryshimet ose porositë në moment të fundit. Duhet që të sigurohen se buxheti i përmbanë të gjitha shpenzimet, dhe se i njëjti është i llogaritur duke u bazuar në fakte e jo llogaritje sipërfaqsore. Ekspozuesi zakonisht mund t'i zbulon çmimet aktuale në internet, për shembull: në internet shitoren e organizatorit dhe partnerëve që japin shërbime në panair. Rekomandohet kontrollim i mëhershëm si dhe ku të gjenden materialet e nevojshme, për shembull: për përgatitjen e tendës ose marketing. Koordinimi i rregullt i tërë ekipit siguron afrim deri tek resurset dhe te buxheti.

Disa panaire në Republikën e Gjermanisë, si për shembull: „Elektronika“ në Mynhen, në bashkëpunim me ndërmarrje private, ofrojnë mjete (pasije) interneti për llogaritje të buxhetit. Planeri për buxhet të panairit „Elektronika“ në Mynhen mund të gjendet në linkun vijues:

http://www.electronica-budgetplaner.de/meplan/kalkulation/index-electronica.html;jsessionid=42BEF936D9782EF87B8DD67855107C7E?locale=en

Hulumtimet e praktikës aktuale tregojnë se më shumë se 50% nga të gjithë ekspozuesit nuk kanë buxhet fiks për pjesëmarrje në panair. Planifikimi i qartë buxhetor dhe kontrolli paraqesin vlerë shtesë. Në këtë mënyrë, menaxhuesve përgjegjës iu është e qartë për strukturën e shpenzimeve gjatë paraqitjes në panair. Duke u bazuar në analizat e buxhetit për disa vite, krahasimi bëhet i mundshëm.

Llogaritjet reale të buxhetit krijojnë bazë finansiare të fortë për pjesëmarrje të ndërmarrjes në panair. Llogaritje sipërfaqsore, vlerësimet ose pikat e zgjedhura rastësisht shpeshherë çojn deri në zgjedhje kompromise të cilat mund t'i çojnë qëllimet dhe objektivat në rrezik. Për këtë shkak është me rëndësi që ndërmarrja të posedon rishikim të besueshëm për shpenzimet e panairit qysh nga fillimi i tij.

Shembull tjetër për Formular Buxhetimi për pjesëmarrje në panair është paraqitur më posht 72.

72 ''Si deri në ekspozitë të suksesshme'', Çka duhet të din çdo ekspozues, faqe 4-7

56 57

# PikaBuxheti i

planifikuarBuxheti real

1 Qiraja e tendës

2 Shpenzimet për ekspozim

2.1 Projektimi dhe ndërtimi i tendës

2.2 Grafika

2.3 Mobiljet

2.4 Produkte për ekpozim

2.5 Blerja e pasijeve për ekpozim

3 Porosia dhe deponimi (rezervimi)

3.1 Shkarkimi

3.2Shpeditimi/ transporti dhe përdorimi me mallrat

3.3Deponimi i produkteve që do të ekpozohen

4 Shërbime për panairin

4.1 Puna në vend (montimi)

4.2 Puna vë vend (demontimi)

4.3 Instalimi i elektrik

4.4 Qiraja e mobiljeve

4.5 Теlefoni

4.6Mbulesa për dyshemenë (qilim ose laminat)

4.7 Brendim vizuel të tendës (mbishkrime)

4.8 Pastrimi

4.9 Mbrojte fizike

4.10 Sigurim

4.11 Qiraja për kompjuter

4.12 Qiraja për printer

4.13 Rregullime me lule

4.14 Paisje audio dhe vizuele

Për pjesëmarrje të suksesshme në panair të huaj, patjetër që të planifikohen dhe të kontrollohen shpenzimet me kujdes të veçantë. Pjesëmarrja në panair mund të marri pjesë të madhe nga buxheti vjetor për marketing dhe komunikim. Si do qoftë, nuk është me rëndësi të dihet vetëm shuma, por me rëndësi është që të monitorohet dhe të bëhet kontrollim i buxhetit. Nëse ekziston përgatitje paraprake e mirë e buxhetit, është më lehtë të kontrollohen harxhimet dhe të menjanohen befasitë e panevojshme në vend.

Pasqyrimi i mëpotëm i tregon elementet themelore të buxhetit 73.

73 “Pjesëmarrje në panair të huaj – Udhëheqës për pjesëmarrje të sukseshme në panair për eksportuesit e vegjël dhe të mesëm nga vendet në zhvillim”, Byroja për inkurajim të importit, 2016, faqe 19-20

4.15 Të ndryshme

5 Stafi (personeli)

5.1 Mëditjet/ rroga

5.2 Stafi ndihmues i jashtëm

6 Reklamimi/ promovimi

6.1 Para panairit

6.2 Gjatë kohës së panairit

6.3 Pas panairit

7Shpenzimet e rrugës dhe aktivitete argëtuese

7.1 Bileta aeroplani

7.2 Vendosje (bujtjet)

7.3 Ushqimi për të punësuarit

7.4 Ushqimi për klientët/ mikëpritja

7.5 Vendosja e mysafirëve të rëndësishëm

7.6 Të ndryshme

GJITHSEJ

58 59

# PikaBuxheti i

planifikuarBuxheti real Dallimi

1 Çështje administrative

1.1 Qira për vendin e tendës

1.2 Shpenzime plotësuese (për shembull: paketi për komunikim)

1.3 Tatime

2 Tenda dhe materialet

2.1 Proejktimi i tendës

2.2 Ndërtimi i tendës

2.3 Mobiljet dhe dekorimi

2.4 Grafika dhe informacionet

2.5 Furnizimi me energji elektrike

2.6 Uji dhe mbeturinat

2.7 Regjistrimi në katalogun zyrtar të panairit

2.8 Regjistrimi në katalogun on-line

2.9 Për komunikimin plotësues në panair

2.10 Paisjet audio-vizuele

2.11 Shërbimet për pastrim

2.12 Shërbimet e mikëpritjeve

2.13 Sigurimi fizik

2.14 Pijet (lëngjet)

3 Тransporti

3.1 Paketimi

3.2 Porosia

3.3 Shpeditimi

3.4 Dogana dhe të dhëna tjera

3.5 Parkingu

4 Të punësuarit

Duke u bazuar në përvojën, rregulla e quajtur „60%“ është e njohur si rregulla e praktikës. Kjo don të thotë se rreth 20% nga buxheti i panairit harxhohen për qiran e vendit për tendën kurse 40% tjerat për ndërtimin e tendës. Rregulla „60%“ nuk mund të përgjithësohet, sepse disa ndërmarje ndërtojnë tenda shumë komplekse, kurse disa tjera posedojn sistem të tendave të thjeshta.

Me qëllim që të thjeshtësohet buxheti për panair, Panairi në Keln, Gjermani, ofron listë për kontroll për buxhetimin e shpenzimeve për panairin i treguar më posht.

4.1 Transporti dhe vendosja

4.2 Transporti lokal

4.3 Mëditje

4.4 Promotorë dhe hostes

4.5 Shërbime plotësuese (për shembull: posta e shpejtë)

5 Коmunikimi

5.1 Broshura dhe literatura

5.2 Njohtimet publike dhe shpërndarja

5.3 Posta, veçanërisht e-maili

5.4 Reklamimet në revistat e panairit

5.5 Sponzorimi

5.6 Reklamat në panair

5.7 Shërbimet mikpritëse dhe dhuratat

5.8 Foto-reporter

5.9 Kartela biznesi

5.10 Fllaera

5.11 Materiale plotësuses (për shembull USB - kartelë memorje)

6 Të ndryshme

6.1 Hulumtimi i tregut

6.2 Sigurimi

6.3 Rezervimet

GJITHSEJ

60 61

LISTA PËR KONTROLLE TË BUXHETIT PANAIRIK

Emri i ngjarjes/ panairit: Vendi (lokacioni):

Kohëzgjatja: Madhësia (dimensionet) e tendës:

# PikaBuxheti i

planifikuarBuxheti real Dallimi

1 Përgatitja për panair

1.1 Sigurimi (gjetja) i adresave

1.2Dizajnimi i ftesave për panair / material reklamues

1.3 Tarifa postare

1.4 Trajnimi i ekipit për panair

1.5Shpenzime tjera në përgatitjen për panair

2 Qiraja e tendës

2.1 Qiraja e vendit për tendën

2.2 Shpenzime plotësuese

3Shpenzime për ndërtimin e tendës

3.1Furnizimi me energji elektrike

3.2 Furnizimi me ujë

3.3 Lidhja telefonike

3.4 Lidhja me faks

3.5 Shpenzime për zbukurim

3.6Projekti i tendës/ koncepti i tendës

3.7Shpenzime për ndërtimin e tendës

3.8 Моler

3.9 Zdrukthtar

3.10 Fotograf

3.11 Përgatitja video

3.12 Luje/ bimë për tendën

3.13Shpenzime tjera për ndërtimin e tendës

4Shpenzime për punën e tendës

4.1 Energjia elektrike

4.2 Gasi natyror

4.3 Uji

4.4 Теlefoni

4.5 Faksi

4.6 Materiale për zyre

4.7Shpenzime për mikëpritje të vizitorëve në tendë

4.8Shpenzime tjera për mikëpritje të vizitorëve

4.9Shpenzime për sigurim të tendës

4.10 Ndihma e parë në panair

4.11Shpenzime për pastrim dhe mirëmbajtje

4.12Shpenzime tjera për punën e tendës

5Shpenzime për transport dhe vendosje

5.1 Vendosja në hotel

5.2 Treni/ aeroplani/ automobili

5.3 Таksi

5.4 Automobil me qira

5.5Shërbimet për mikëprtije/ ushqimi

5.6 Leje për parkime

5.7 Leje për pranime

5.8Shpenzime tjera për rrugë dhe vendosje

62 63

6Shpenzime për stafin (personelin)

6.1 Hosteset

6.2 Përkthyes

6.3Vendosje për të punësuar të jashtëm

6.4 Stafi kuzhinës

6.5 Veshjet për panair

6.6Instruksione për të punësuar të jashtëm

6.7 Shpenzime

6.8Shpenzime rruge për të punësuar të jashtëm

6.9Sigurimi social për të punësuarit e jashtëm

6.10 Çmime për panair

6.11Shpenzime tjera për personelin

7 Shpenzime për transportin

7.1 Transporti

7.2Shkarkimi hekurudhor dhe ajror

7.3Shërbime për postën e shpejtë

7.4 Tarifa postare

8 Shpenzime për sigurim

8.1 Sigurimi në rast fatkeqësie

8.2 Sigurimi për persona të tretë

8.3 Sigurimi i transportit

8.4 Sigurimi i tendës

8.5 Sigurime tjera

9 Eksponate

9.1 Zhvillimi i prototipave

9.2 Prodhimi i prototipave

9.3Shpenzime për eksponate speciale

9.4Аmortizimi/ zvogëlimi i vlerës së eksponatëve

10 Shpenzime për reklamime

10.1 Regjistrimi në katalog

10.2 Reklamimi në katalog

10.3Reklamimi në mediume speciale

10.4 Bileta për vizitorët

10.5Material informativ dhe broshura

10.6 Broshura panairike

10.7 Dhurata panairike

10.8 Маteriale për mediat

10.9 Reklamimi i tendës

10.10Reklamimi në sallën ekspozues

10.11 Reklamim i jashtëm

10.12Reklamimi në radio dhe televizor

10.13 Postere/ billborde

10.14Reklamime në mjetet transportuese

10.15 Shpenzime për promovim

10.16Shpenzime tjera për reklamim

11 Stimulime

11.1 Për mediumet

11.2 Për klientët

11.3 Për të punësuarit

12Monitorimi (ndjekje) pas panairit

64 65

12.1Evaluimi i raporteve panairike

12.2Lista për falenderime deri tek vizitorët

12.3Broshura/ material informativ

12.4 Tarifa postare

12.5Vizitat në vend nga shërbimet shitëse

12.6Shpenzime tjera për ndjekje pas panairit

13 Rezervat

GJITHSEJ

Llogaritje të shpenzimeve reale pas përfundimit të panairit dhe krahasimi me shpenzimet e planifikuara mundëson fitimin e informacioneve për dallimet. Kjo jep pasqyrë të qartë se vallë ndërmarrja a ka devijuar nga buxheti dhe paraqet bazë për diskutimet buxhetore në pikëpamje të pjesëmarrjeve të ardhshme në panaire 74.

Gjithnjë më shumë e më shumë ekspozues dëshirojnë që të llogarisin shpenzimet dhe përfitimet nga pjesëmarrjet në panaire. Për shkak të faktit që MPC shpesh herë nuk definojnë objektiva dhe qëllime panairike, ato nuk janë në gjendje që në mënyrë përkatëse të caktojnë përfitimet. Si rezultat i kësaj, shpenzimet shpesh herë paraqiten si të jenë problem i vetëm, dhe për këtë arsyje disa ndërmarrje besojnë se pjesëmarrja në panair ofron përfitime të vogla në krahasim me shpenzimet. Për këtë qëllim, Shoqata Gjermane për Industri Ekspozuese АUМА, në bashkpunim të afërt me industrinë, bënë një listë për përfitimet panairike 75.

74 „Si deri në ekspozitë të suksesshme – 10 hapa për sukses në panair“, Daniel Gandelah nga Meplan, faqe 3-4

75 http://www.toolbox.auma.de/index.php?id=30&L=1&lang=en#/intro

7.Procedurat organizative7.1. Pjesëmarrja në panair

Pjesëmarrja e suksesshme në panair me tendë të vete ose si bashkë-ekspozues kërkon planifikim të mirë dhe të kujdesshëm të të gjitha detajeve para panairit. Ekspozuesi duhet t'i merr parasysh aktivitetet vijuese në periudhë të caktuar para, gjatë dhe pas mbarimit të panairit:

Para panairi

12-9 muaj para panairi

• Përcaktimi i qëllimeve dhe të priturat e ndërmarrjes• Zhvillimi i produkteve të reja ose shërbimeve të cilat duhen

të përgatiten për përdorim në fillim të panairit • Kontrollimi i gjendjes ekonomike, mundësitë për shitje dhe distribuim• Definimi i të priturave në raport me shpenzimet dhe kthimit të investimit• Marrja e vendimit për pjesëmarrje në panair • Miratimi i buxhetit• Vendosja e ekipit për menaxhim projektues/ ekip në nivel të ndërmarrjes• Vendosja e koordinimit të brendshëm

9-6 muaj para panairit

• Të kërkohet dukumentacioni panairik nga organizatori i panairit• Të përcaktohet madhësia (dimezionet) e tendës • Përgatitja e regjistrimit• Zgjedhja e eksponateve• Planifikimi i pamjes dhe renditjes së eksponateve

66 67

6-3 muaj para panairit

• Zgjedhja e ndërmarrjes e cila do ta ndërton tendën • Marrja e vendimit për reklamim/ dhurata • Të fillojnë bisedimet (të njoftohen) me ndërmarrjen që do ta ndërton tendën • Regjistrimi në katalogun e panairit• Definimi i masave reklamuese plotësuese • Organizmi i prezentimit nga ana e ndërmarrjes për ndërtim të tendës• Angazhimi i të punësuarve të jashtëm, hostes • Definimi (përcaktimi) i kodeksit të veshjes, uniformës

3-1 muaj para panairit

• Porosia e katalogëve/ broshura• Të bëhet porosia për lidhje komunikative/ energji elektrike/ ujësjellës • Caktimi i personelit i cili do të punon në tendë• Dizajnimi dhe shtypja e grifikave për tendën • Dërgesa e e-mail/ ftesave për konsumatorët • Fillimi i bisedimeve (njohtimit) me ekipin që do të punon në tendën• Përgatitja e emrave (bexho) për personelin • Realizimi i aktiviteteve mediale• Monitorimi i procesit të ndërtimit të tendës

Gjatë kohës së panairit

• Pranim-dorëzimi i tendës nga ana e ndërmarrjes për ndërtim të tendës• Analizë e hulumtimit të vizitorëve • Treguesit për kontroll të suksesit• Vëzhgimi i konkurentëve

Pas panairit

• Porosia për çmontim të tendës dhe transporti• Analizë e vetë pjesëmarrjes• Kontrollim se vallë se a u realizuan qëllimet e ndërmarrjes • Ndjekje (monitorim)/ kontakte me konsumatorët • Dokumentim dhe analizë e shpenzimeve (të planifikuarat kundër realeve) • Përgatitje për pasojat në të ardhmen • Të caktohet kthimi i të investuarave• Marrja e vendimit për pjesëmarrje në panairin e

ardhshëm, si dhe për madhësinë e tendës • Përgatitje e raportit final/ dokumentim nga pjesëmarrja në panair 76.

Disa nga aktivitetet e lartpërmendura janë të analizuara dhe të përshkruar më detajisht në tekstin që vijon më posht.

76 Doracak për pjesmarrje të suksesshme në panair, Shoqëria AUMA, 2013, faqe 39-40

Regjistrimi tek organizatori i panairit

Nëse e marrim parasysh se shumë panaire rezervohen në periudhë të shkurtë, regjistrimi duhet të bëhet aq sa është e mundshme më herët. Varësisht nga panairi, afatet për regjistrim lëvizin nga 6 deri në 18 muaj para ngjarjes. Informacionet vijuese janë të nevojshme me qëllim që të regjistrohet ekspozuesi:

• Dimensionet minimale dhe maksimale për hapsirën e tendës në m2; • Vendi i tendës në sallën ose në vend të hapur;• Gjatësia dhe gjërësia e tendës; • Lloji i tendës (në rend, në qosh, në fund të rendit ose si ishull); • Ndryshime në renditje e propozuar; • Lloji i ndërtimit të tendës (në një ose dy kate);• Ndryshime në planin e propozuar për tendën; • Informacione për eksponatet e ekspozuara (të klasifikuara sipas industrisë)• Bashkë-ekspozuesi dhe ndërmarrje tjera prezentohen

në tendën e njëjtë (nëse ka të tilla); • Caktimi i sasisë dhe llojit të mbeturinave.

Në raste kur ndërmarrja merr pjesë në tendë të përbashkët, organizatori (për shembull: organizata për përkrahje të biznesit) është përgjegjëse për regjistrimin e të gjithë bashk-ekspozuesve.

Rregullat dhe kushtet për pjesëmarrje në panair

Çdo organizator i përcakton regullat dhe kushtet për pjesëmarrje. Ekspozuesi duhet patjetër që t'iu përmbahet atyre sepse ato i rregullojn pikat siç është vërtetimi për pjesëmarrje, kompenzim për qiranë e hapsirës për tendën, kushtet për pagesën, ndërprejre të kontratës, regjistrimi për bashk-ekspozues dhe ndërmarje tjera të cilat duhen të prezantohen. Aspektet teknike përshijnë: montimin dhe demontimin e tendës (periudha dhe rregullat), udhëheqës për projektimin e tendës, materialet e lejuara për ndërtimin e tendës, rregullat për largimin e mbeturinave dhe reciklimit, lartësia e tendës dhe informacioneve për ngarkesën maksimale të dyshemesë, si dhe sistemet teknike të cilët e furnizojnë tendën.

Dokumentet për pjesëmarrje të cilat duhet t'i siguron organizatori i panairit

• Skicë (mapë) e hapsirës së panairit për ekpozim• Skica (mapë) nga sallat për ekspozim• Dokumentet për regjistrim• Shërbimet në disponim• Vendet në disponim • Kushtet e panairit dhe kushtet për ekspozuesin• Rregullore

68 69

Rregullore për siguri

Në panaire, në varësi të vendit të origjinës, zbatohen rregulla strikte të sigurisë për mallrat e importuara teknike. Për informacion në lidhje me sigurinë teknike, ekspozuesit mund të kontaktojnë me organizatat shtetërore përgjegjëse.

Sigurimi

Ekspozuesit janë të detyruar të sigurojnë sigurim adekuat. Duke pasur parasysh faktin se pjesëmarrja në panair ngërthenë rreziqe të shumta dhe fakti që organizatori i panairit është përgjegjës vetëm për dëmtimin e palëve të treta dhe materialeve, polisa e sigurimit të ekspozuesit duhet të mbulojë rreziqet gjatë dorëzimit të ekspozitave/ pajisjeve deri dhe nga ekspozita, si dhe në vetë panairin. Ajo mund të organizohet si pjesë e marrëveshjes kornizë me organizatorin e panairit 77.

Shërbime për ekspozuesit

Së bashku me dokumente të tjera, ekspozuesi merr nga organizatori disa formularë për porositje të shërbimeve të ndryshme në ekspozitë ose rezervime nëpërmjet internetit. Përveç materialeve për media dhe reklamat, ekspozuesit mund të porososin nga shërbimet e mëposhtme: marrje me qira të një tende tipike, mobilje, punë kuzhine, mbulesa për dysheme, ndriçim, pajisje audio-vizuele, ndihmesa prezantimi, shërbime dërgese, zonat e magazinimit për paketimin e eksponateve/ pajisjet, shërbimet për rezervime hoteli, pastrimin e tendës dhe shërbime të sigurimit të transportit per eksponatet, shërbime komunale (energji elektrike, furnizimit me ujë dhe ajër të kondicionuar), telekomunikimi, stafi i përkohshëm, shërbime fotografimi, etj.

Gjatë periudhës së ndërtimit të kabinave ofrohen edhe shërbime të tjera: shitja dhe dhënia me qira e luleve, materialeve dekorative dhe materialeve për ndërtimin e tendës, furnizim të përgjithshme, angazhimin e punonjësve të përkohshëm, parkingun etj. Stafi i tendës marrin informata për biletat e tyre. Numri i biletave falas varet nga madhësia e tendës, por biletat shtesë mund gjithashtu të blihen me një pagesë.

Katalogjet dhe sistemet e informimit

Formularet për regjistrim në katalogun e sistemeve të informimit në panair dhe sistemet e informacionit elektronik zakonisht dërgohen nga organizatori së bashku me konfirmimin zyrtar të pjesëmarrjes. Ekspozuesi duhet të i'u përmbahet afateve për regjistrim para panairit, sepse katalogu zakonisht është në dispozicion të vizitorëve pak javë para panairit, në mënyrë që vizitorët dhe ekspozuesit të mund të përgatiten.

Katalogu i panairit është një mjet shumë i rëndësishëm për ekspozuesit, si dhe për vizitorët. Të regjistruarit në katalogun zakonisht klasifikohen sipas tri kritereve: (1)

77 Ibid., faqe 41-42

sipas rendit alfabetik të emrit të kompanisë (me një përshkrim të shkurtër të gamës së produkteve), (2) në bazë të listës së produkteve/ nomenklatura dhe (3) sipas vendndodhjes në sallë, së bashku me një skicë të sallës. Ekspozuesit gjithashtu mund të kërkojnë edhe: të regjistrohen në disa kategori produktesh, të vendos logot e produkteve ose kompanisë, të vendos reklama etj.

Një klasifikim i ngjashëm vlenë edhe për regjistrimin në sistemet elektronike të informacionit për vizitorët, ku gjithashtu mund të vendosen reklamat.

Transporti dhe magazinimi

Është e nevojshme që ekspozuesi të planifikojë mirë dërgimin e eksponateve dhe paisjeve për tendën në mënyrë që të shmangin humbjet materiale të panevojshme dhe për të shmangur kostot shtesë për dërgim të shpejtë. Duhet të bashkëpunohet me shpedicione që kanë përvojë me panaire.

Ekspozuesit duhet të marrin në konsideratë disa detaje kur planifikojnë transportin: llojin e automjetit, llojin e dërgesës, llojin e paketimit (të riciklueshme) kutitë e kartonit, kutitë, kontenjerët, dokumentacionin e nevojshëm për transport, faturat nominale, porositë për dërgesa dhe magazinim, përkthimet, dokumentacionin për dërgesën, karnetin dhe ku të ruhen paketimet e zbrazëta në vendin që ato ekspozojnë 78.

Mostrat dhe eksponatet për panairin

Mostrat dhe eksponatet për panair duhet paraprakisht të përgatiten. Mostrat dhe eksponatet duhet të zgjidhen të paktën 4-6 muaj para panairit, në varësi të ciklit të jetës së produktit. Përzgjedhja e mostrave dhe eksponateve duhet të ndjekë strategjinë për shfaqjen në panaire. Rekomandohet që të mbani të paktën një grup të mostrave të secilit produkt si një rezervë në rast se grupi tjetër është humbur, vjedhur, grimcuar ose i bllokuar në doganë. Gjithashtu nevojiten mostra shtesë për t'u ofruar konsumatorëve të mundshëm dhe gazetarëve. Për këtë qëllim, ekspozuesit duhet të kenë mostrat me madhësi të vogël në mënyrë që ato të mund të jepen në panair. Në varësi të kohëzgjatjes së panairit, numri i përgjithshëm i mostrave mund të jetë i konsiderueshëm. Për panaire ndërkombëtare, këshillohet të llogarisni deri në 20 ekzemplarë në ditë. Për të diversifikuar rrezikun kur mbani mostra në valixhe, rekomandohet që ato të shpërndahen midis disa njerëzve. Nëse përdoret një furnizues profesional i logjistikës për të dërguar mostrat në vendin ku mbahet panairi, duhet të planifikohen kohë të mjaftueshme për vetë dërgimin. Në varësi të transportit (përmes rrjetit ajrorë ose ujor), i gjithë procesi mund të zgjasë deri në 2 muaj. Adresa e saktë ku duhet të dërgohet dërgesa si dhe kontakti personal janë të domosdoshme. Nëse kompania ka vetëm një përfaqësues në panair, duhet të njoftoni kompaninë që ndërton tendën se mostrat do të dërgohen dhe ato duhet të përfshihen në formularin e transportit dhe kodin e përcjelljes së dërgesës.

78 Ibid., faqe 43-44

70 71

Transporti dhe vendosja

Duke marrë parasysh se gjatë panairit duhet shumë njerëz të akomodohen (edhe vizitorët edhe stafi i ekspozuesve), duhet të rezervohet strehim shumë më parë edhe ajo është e mirë që të jetë në formë të shkruar. Për shkak të kërkesës së lartë dhe ofertës së kufizuar, çmimet e panairit janë gjithmonë më të larta se zakonisht. Një alternativë do të ishte rezervimi i strehimit larg panairit, por nëse ka lidhje të mira transporti. Së bashku me rregullat dhe kushtet për pjesëmarrje në panair, ekspozuesi pranon nga organizatori i panairit një formular për rezervim të akomodimit.

Pikëpamje për qëndrueshmëri

Organizatorët, kompanitë e ndërtimit të tendave dhe ekspozuesit duhet të kryejnë aktivitetet e tyre në mënyrë të qëndrueshme me qëllim të mbrojtjes së natyrës dhe mjedisit jetësor. Domethënë, panaire krijon një sasi të madhe të mbeturinave në një hapësirë shumë të vogël për një periudhë të shkurtër kohore. Me përcjellëjen e mesazhit "më pak është më shumë", organizatori që në fillim kërkon që ekspozuesi të përcaktojë sasinë dhe llojin e mbeturinave të pritshme. Me këtë zvogëlohet dhe shmanget sasia e mbeturinave. Në të gjitha panairet, problemi më i vështirë organizativ ka të bëjë me sasinë e mbeturinave gjatë montimit dhe çmontimit të tendave. Përafërsisht 75-80% e mbeturinave në panaire duhet të hiqen për një periudhë të shkurtër kohore. Më tej, materialet e riciklueshme duhet të zgjidhen për përpunim të mëtejshëm. Ekspozuesit përfitojnë nga aktivitetet e qëndrueshme të ruajtjes së mjedisit në aspektin e dukshmërisë së tyre në publik, reduktimin e kostove dhe ruajtjen e burimeve 79.

Rezervimi i hapësirës dhe rregullimi i tendës

Për të marrë një vend të mirë për panair, rekomandohet që rezervimi i hapësirës të bëhet të paktën 6 muaj më parë nëse bëhet fjalë për panair të vogël, dhe të paktën 1 vit më parë, në qoftë se është një panair i madhë ndërkombëtare. Organizatorët ofrojnë zbritje për kompanitë e para që rezervojnë hapësirë në panair. Gabim i shpeshtë që bëhet nga ana e shumë ekspozuesve është llogaritja e pasaktë e hapësirës së tendës që është e nevojshme për të tërhequr efektivisht numrin e blerësve të mundshëm. Ekspozuesit të cilët kanë një ose dy persona për shitje nuk duhet të rezervojnë një hapësirë më të madhe se 18 m2. Mënyra më e mirë për të llogaritur nevojat është llogaritja e 4.5 m2 për çdo punonjës të tendës. Nëse ka katër punonjës, atëherë minimumi është 18 m2. Kjo i jep hapësirë të madhe bisedës me konsumatorët potencialë të tendës. Një ngjarje që pritet ta vizitojnë 5,000 vizitorë nuk do të kërkojë aq shumë punonjës në tendë si ai që pritet të vizitojnë 30,000. Kur ndërmarrja vendos se sa staf të shitjes do të sjellë në tendë, kompania duhet të dijë se një person mund të bëjë 4-6 biseda të veçanta në orë, me një kohëzgjatje prej 10 deri në 15 minuta. Për ngjarjen dy-ditore, i njëjti person do të ketë 48 biseda të kualifikuara 15 minutëshe dhe prezantime të produkteve dhe shërbimeve.

79 Ibid., faqe 46-47

Në panair që tërheq 5000 vizitorë, ndërmarrja e cila ka 3 punonjës për shitje do të mund detajisht të bisedojë mesatarisht me 144 konsumatorë potencial ose 2,8 % nga publiku i përgjithshëm. Nëse kemi parasyshë se pjesa e vizitorëve të panairit që është e interesuar për ofertëm është 16% ose 800 vizitorë, kjo do të thotë se do të përfshihen 18% nga numri i përgjithshëm i vizitorëve të kualifikuar potencial. Përgjithësisht thuhet se tendat më të mëdha tërheqin numër më të madhë vizitorësh. Sa më e madhe të jetë hapsira e tendës, interesi i vizitorëve është më i mirë, por kjo vlenë vetëm nëse ndërmarrja ka në dispozicion numrër adekuat të punonjësve në tendë 80.

Pasi që të zgjedhet dhe rezervohet hapësira në panair me lokacionin e duhur, hap i ardhshëm i ekspozuesit është të gjejë ndërmarrje që do të projektojë dhe ndërtojë tendën. Shumica e organizatorëve ofrojnë dizajn bazë të tendës, por nëse qëllimi është të lihet përshtypje e mirë dhe të tërhiqet vëmendja e vizitorëve, duhet të mundohemi të ndërtojmë një tendë individuale.

Zgjedhja e punonjësit që do të përfaqësoj ndërmarrjen në panair

Zgjedhja e punonjësve për të përfaqësuar kompaninë në panair është shumë e rëndësishme sepse ato do t'u ofrojnë klientëve potencial përshtypjet e para për kompaninë. Duke pasur parasysh objektivat e ndërmarrjes nga pjesëmarrja në panair, duhet të zgjedhen përfaqësuesit e kompanive ata që do të përmbushin së paku kërkesat e mëposhtme themelore:

• Të flasin gjuhën e vendit ku panairi do të mbahet ose të flasin një gjuhë tjetër botërore për komunikim të drejtpërdrejtë me konsumatorët e mundshëm. Nëse punonjësit e kompanisë nuk i kanë këto aftësi, duhet të mendohet për angazhim të përkthyesit /ve.

• Të kenë njohuri gjithëpërfshirëse të produkteve të ekspozuara, proceset teknologjike për prodhimin, rregullat dhe rregulloret, certifikatat e fituara, detyrimet doganore dhe kushtet për hyrje në tregun e synuar.

• Të kenë autorizim për të negociuar në emër të ndërmarrjes.• Të kenë personalitet extraver në mënyrë që të tërheqin dhe të mbajnë klientët

potencialë pa ushtruar presion mbi to. • Të kenë përvojë paraprake në panaire dhe udhëtime ndërkombëtare. • Të kenë mendim të mirë për panairet dhe rolin e tyre në strategjinë e marketingut të

kompanisë.

Rekomandohet që në panair të marrin pjesë së paku dy persona nga kompania. Kjo do të thotë që dikush do të jetë gjithnjë në dispozicion për vizitorët, ndërsa personi tjetër mund të kërkojë klientët potencial nga ekspozuesit e tjerë dhe të bëjë hulumtime të tregut.

Gjithashtu duhet të emërohet një person përgjegjës për të mbikëqyrur stafin tjetër dhe për të bashkërenduar ekipin në lidhje me: procedurat, objektivat, mënyrën e tërheqjes së

80 Doracak për marketing panairesh – Si të bëhet dhe të fitohet më së tepërmi nga eksponimi në panair“, MFV Ekspozita, SHBA, 2006, faqe 4-6

72 73

konsumatorëve potencial, shpërndarjen e materialeve të printuara, trajtimin e kërkesave të konsumatorëve dhe plotësimin dhe analizimin e formularëve për vizitorët.

Trajnimi i përfaqsuesve të ndërmarrjes

Përfaqësuesit e kompanisë duhet të trajnohen në mënyrë të duhur para panairit. Para së gjithash, ata duhet të bëjnë përpjekje për të mbledhur sa më shumë informata që është e mundur për tregun që do të vizitojnë, si dhe për sektorin në të cilin vepron ndërmarrja. Përfaqësuesit duhet të jenë mirë informuar para fillimit të panairit.

Nëse qëllimi i kompanisë përfshin nxitjen e shitjeve të produktit ose gjetjen e shpërndarësve, përfaqësuesve duhet të jenë të përgatitur për të negociuar me klientët potencialë. Në këtë rast, është mirë të përgatitni përgjigje për pyetjet e mundshme, siç janë: Cilat janë qëllimet komerciale të tregut të synuar (sasia e shitjeve, hapat e tregut, ndërmjetësuesit e dëshiruar komercialë)?; Cilat lloje të produkteve i eksporton ndërmarrja?; Cilën sasi mund të eksportojë ndërmarrja?; Si ndihmon kompania për të promovuar produktet e saj? etj.

Meqenëse investimet janë të larta, çdo kompani përpiqet të përgatisë tendën e saj të lë përshtypje optimale dhe për të përfituar nga çdo mundësi për të arritur qëllimin e saj.

Stafi i tendës duhet të ndiejë përgjegjësi që kohën që kalon vizitori në tendë të jetë kualitative:

• Ata duhet të jenë të saktë, të vijnë në kohë të gatshme për punë, të qëndrojnë një turn të tërë dhe të kthehen nga pushimet në kohë.

• Të përdorin mirseardhjen e duhur, kualifikim, prezantim dhe aftësi të përshtatshme për të përfunduar bisedën që janë kritike për suksesin e punonjësve dhe pjesëmarrjen e ndërmarrjes në panair.

• Punonjësit duhet të jenë të gatshëm të ndjekin me shpejtësi aktivitetet (çfarëdo që të jenë), t'i bëhet me dije vizitorit se aktiviteti i ardhshëm do të ndërmerret dhe të falënderoj vizitorin për vizitën në tendë.

• Nëse ekipi është më i madh, duhet të ketë një përzierje të moshave, gjinive, racave, prejardhjeve etnike dhe përvojës teknike dhe personaliteteve 81.

Kultura dhe komunikimi

Në shumicën e rasteve, kultura, zakonet, gjuha, ushqimi dhe doket janë të ndryshme nga ato në shtëpi, gjë që krijon kërkesa edhe më të mëdha përpara një pjesëmarrje në një panair të huaj. Si pjesë e përgatitjeve, këshillohet që përgatitjet për udhëtimin të kyçin edhe mësimin e karakteristikave të kulturës së huaj. Përgatitja e tillë duhet të fillojë së paku 4 muaj para panairit. Nuk është e nevojshme të fillohet të mësohet gjuha e vendit pritës nëse nuk është anglisht, por mund të përqëndrohet në komunikimin ndërpersonal dhe zakonet e biznesit. Është e rëndësishme që të paktën dy persona nga departamenti i

81 "Si deri në ekspozitë të mirë" – Çka duhet të dijë çdo ekspozues, faqe 10

shitjes, si dhe stafi i tendës, të kenë njohje të mirë të gjuhës angleze.

Logot dhe mbishkrimet

Aspekti vizual i tendës është i rëndësishëm për tërheqjen e klientëve, nga këtu edhe rëndësia për sigurimin e mbështetjes grafike për produktet që ekspozohen. Gjithashtu e rëndësishme është për tu paraqitur edhe vetë ndërmarrja dhe kjo mundë të arrihet duke theksuar emrin dhe logon, dhe duhet t'i shmangemi përdorimit të tekstit sa më shumë që mundemi. Nëse ndërmarrja vendos që të përfshij tekst duhet të sigurojnë që ajo është e përkthyer në gjuhën lokale ose në një "gjuhë të biznesit" si psh. anglisht. Logo ose mbishkrimi i kompanisë duhet të përgatitet së paku 4 muaj më parë. Gjithashtu duhet të kontrolloni nëse logoja duhet të jetë e shtypur në një sipërfaqe të fortë apo baner/ letër ngjitëse. Në varësi nga madhësia, ato mund të mbahen në bagazhin e punonjësve që udhëtojnë.

Dokumenta profesionale për ndërmarrjen

Një tjetër element i rëndësishëm për përgatitjen janë dokumentet profesionale të kompanisë. Materialet e marketingut duhet të përgatiten rreth 6 muaj para panairit. Më vonë, materialet duhet të dorëzohen në vendin ku mbahet panairi nëse nuk është e mundur t'i marrin ato në bagazhin e punonjësve. Biznes-kartelat dhe bexhat profesional me emra janë gjithashtu të rëndësishme dhe duhet të përgatiten të paktën 4 muaj para panairit 82.

Dokumentat personale

Dokumentet personale (pasaportat) duhet të përgatiten kur fluturohet për të shkuar në një panair që mbahet në një vend të huaj. Kjo përgatitje duhet të kryhet të paktën 6 muaj para panairit, veçanërisht kur është e nevojshme për të marrë vizë për të hyrë në vendin e huaj.

82 Pjesmarrje në panaire jasht shtetit – Doracak për pjesmarrje të suksesshme në panaire për eksportues të vegjël dhe të mesëm nga shtetet në zhvillim“, Byroja për inkurajim të importit, Мај 2016, faqe 21-22

74 75

8.Tenda e panairit8.1. Organizimi i tendës dhe ndikimet

Koncepti i tendës është i rëndësishëm për komunikimin dhe politikën buxhetore të ekspozuesit. Ai gjithashtu ndikon në logjistikën e ekspozuesve për marrjen e ekspozitave dhe materialeve në kohën e duhur, në vendin e duhur dhe me koston më të ulët të mundshme. Në vijim, ka disa kritere që duhet të merren parasysh për tendën:

Kriteri 1: Llojet e tendave

Tenda është një mjet marketingu tre-dimensional (3D). Vizitorët dhe konsumatorët e krahasojnë tendën me atë të konkurrentëve në panair. Llojet e ndryshme të tendave të panairit ndikohen nga lloji i pozicionimit të hapësirës dhe qasja në shtigjet ndërmjet tendave. Çdo tendë duhet të ketë përmasa të mira. Llojet e ndryshme të tendave rezultojnë nga pozicioni i tendave fqinjë ose mënyra se si ato janë të hapura për rrugicat. Tendat në varg janë më të lira për marrje me qira, ndërsa tre llojet e tjera kushtojnë më tepër. Ekzistojnë katër lloje themelore të tendave: në një rresht (në varg), në kënd, tendë në fund dhe tendë ishullore.

Tenda në varg (R) – Tenda standarde në varg (në rresht) është dizajnuar në mënyrë që të ketë një mur të pasëm ndarjeje të përbashkët me tendën kundërt dhe ka mure ndarëse me tendat në të dy anët - majtas dhe djathtas. Vetëm njëra anë (herë pas here dy) kundrejt rrugicës.

Tenda në kënd (E) – Gjindet në fund të vargut. Lejon qasje nga dy anët, nga rruga pranë vargut dhe nga rreshti që është vertikalisht me të. I njëjti ka më tepër faqe të arritshme për vizitorët, dhe të njëjtën sipërfaqe, dhe për këtë arsye është më efektive se sa tenda e vendosur në varg. Si tendë këndore dhe që është i hapur në lidhje me dy shtigjet në të cilat lëvizin vizitorët, mund të pritet që do të ketë një numër më të madh vizitorësh.

Tendë në fund (К) – Kjo tendë në fund të rreshtit është i rrethuar nga tri anët me shtigje. Është superior ndaj llojeve të përmendura më parë, sepse duket më tërheqëse dhe më

shfaqës nëse përdoret siç duhet.

Tendë ishullore ose blok-tendë (B) – Në të katër anët kufizohet me shtigjet. Është i arritshëm për vizitorët nga të gjitha anët, tërheq shumë vëmendje për shkak të faktit se është e pavarur nga tendat tjera. Ky është lloji më i shtrenjtë i tendës dhe kërkon dizajn të veçantë. Llojet e ndryshme të tendave janë paraqitur në grafikun e mëposhtëm.

Grafikon me llojet e tendave 83

Kriteri 2: Mundësit për ndërtimin e tendave

Duhet të merren parasysh disa faktorë për të përcaktuar se cilin lloj të tendës duhet të ketë në panair një kompani. Një nga faktorët kyç për paraqitjen e duhur të kompanisë është ndërtimi i vetë tendës. Pamja e tendës në panair është një sfidë e marketingut. Tenda duhet të jetë më tërheqës sesa ai i konkurrentëve. Vizitorët duhet të mbajnë mend tendën, eksponatet dhe markën e kompanisë. Për të arritur këto qëllime duhet të merren vendimet e mëposhtme:

• A do ta ndërtojë ndërmarrja vetë tendën apo do të angazhoj nënkontraktor për ndërtimin e tendës?

• A do të shfrytëzoj ndërmarrja tendë sistematike apo tendë individuale?• Çfar lloji të dizajnit themelor duhet të shfrytëzohet? 84

83 Doracak për pjesmarrje të suksesshme në panair, Shoqata АUМА, 2013, faqe 54

84 Kursi on-line i Shoqatës së industrisë të ekspozuesve (UFI) – Roli i ekspozitave në marketingun miks, Stejnbejs Qeendra e transferit „Ekspozita, tubimi dhe udhëheqja me ngjarje“ – i Univerzitetit shtetëror kooperativ, Ravenzburg, Gjermani, 2010, faqe 87-89

76 77

Ndërtimi i tendës

Egzistojnë mënyra të ndryshme për ndërtimin e tendës:

• Vetë ndërmarrja është përgjegjëse për të gjithë projektin dhe ndërtimin e tendës.• Ekspozuesi mund t'i japë udhëzime nën-konstruktorit për ndërtimin e tendës

dhe si të bëhet tenda. Në këtë rast, ekspozuesi është përgjegjës për udhëzimet e duhura - dhënien e drejtimeve për pamjen dhe ndërtimin e tendës. Shpenzimet do të jenë shumë më të larta në krahasim me ndërtimin e pavarur të një tende.

• Disa organizatorë ofrojnë tenda me principin "çelës në dorë" që janë bërë me një sistem të thjeshtë. Ata montohen dhe demontohen pa praninë e ekspozuesit. Kjo është një zgjidhje relativisht e lirë dhe e lehtë, sidomos për kompanitë që dalin për herë të parë në panair.

• Avantazhet për ekspozuesin janë: nuk është përgjegjës për montimin dhe demontimin e tendës, shpenzimet më të vogla dhe më të qarta për planifikim. Aspektet negative për ekspozuesit janë: mundësi e kufizuar për të prezantuar kompaninë.

Tendë sistematike apo individuale

Vendimi për të aplikuar një tendë sistematike ose një tendë të hartuar në mënyrë individuale duhet të bazohet në disa kritere:

• Tenda që mund të shfrytëzohet më shumë herë eshtë më rentabile në krahasim me tendë individuale.

• Avantazhet e rëndësishme të tendës sistematike janë: është e lehtë për të transportuar dhe ruajtur, kërkon fuqi punëtore të vogël gjatë montimit dhe demontimit; çmime të përballueshme, komponentë të parafabrikuara që përshtaten saktë, fleksibilitetin dhe përshtatshmërinë. Anët negative janë: ndërmarrja është paksa e ndryshme nga ekspozuesit e tjerë, pamja e tendës është e kufizuar për shkak të aplikimit të sistemit.

• Përgatitja e një tende individuale është veçanërisht tërheqëse për ndërmarrjet në sektorin e ndërtimit ose dizajnin e brendshëm. Ata kanë njohuri të konsiderueshme në lidhje me materialet dhe montimin, dhe i kanë pajisjet e nevojshme të prodhimit dhe punonjësit e kualifikuar.

• Tendat individuale mundësojnë projektimin e tendave me dizajn unik. Por ato janë të disponueshme me kosto relativisht të larta.

Parimet e projektimit të tendave panairike

Egzistojnë tre metoda për proektimit të tendës panairike:

Tenda e hapur: tenda nuk ka ndarje të jashtme që mund të pengojnë pamjen. Tenda është e dukshme në shikim të parë. Të gjitha eksponatet mund të identifikohen menjëherë.

Tendë pjesërisht e hapur: Tenda ka ndarje të jashtme që i pengojnë vizitorët të

shikojnë direkt në tendë.

Tendë e mbyllur: Tenda përbëhet nga mure të jashtme (me dritare) dhe për këtë arsye është e nevojshme që vizitori të hyjë në tendë për të parë eksponatet, për të parë demonstrimet e produkteve dhe për të mbajtur një takim me stafin e stendës 85.

Kriteri 3: Planifikimi dhe realizimi i tendës

Vendimi i referohet marketingut dhe kostove. Nëse ekspozuesi ka në plan të ri-përdorë tendën, duhet të vendosë se cili lloj i tendës do të jetë alternativa më e mirë. Planifikimi i tendës dhe fazës së realizimit do të përfshijë disa aspekte:

• Marrja e vendimeve financiare (ka tri mundësi për të investuar në tendë: blerja, marrja me qira ose lizingu),

• Aktivitetet dhe afati kohor (një datë e caktuar për panairin dhe përgatitja dhe realizimi i pjesëmarrjes në panair duhet të planifikohen me kujdes, të paktën 6-9 muaj para fillimit të panairit).

Kriteri 4: Zonat e tendës dhe funksionet e tyre

Tenda përbëhet nga zona të ndryshme që kanë funksione të ndryshme. Varësisht nga stili i ekspozimit, menaxhmenti i kompanisë duhet të vendosë se si të përdorë hapësirën: për prezantime, këshillime, ose për kontakte të lehta dhe të shpeshta.

Çdo tendë përbëhet nga katër zona me funksione të ndryshme: (1) zona e orientimit; (2) zona e prezantimit; (3) zona e këshillimit; dhe (4) zona logjistike 86.

Sipas AUMA, tre fushat në vijim e përcaktojnë tendën dhe diktojnë dimensionet e saj të përgjithshme:

(1) Zona për prezantime

Hapësira e nevojshme për paraqitjen e ekspozitave varet nga përzgjedhja e produkteve, numri dhe madhësia e tyre, si dhe qëllimet e kompanisë lidhur me pjesëmarrjen në panair. Kjo zonë përfshin hapësirën e nevojshme për ekspozita, tabela informative, video prezantime dhe aktivitete.

(2) Zona për mbledhje dhe takime

Varësisht nga produkti dhe llojit të takimeve që do të mbahen, mund të organizohen zonat e uljes, kabinat ose zonat të përshtatshme për këshillime. Sendet luksoze marrin hapësirë dhe para. Elemente të tjera të konceptit të komunikimit të kompanisë përfshijnë dhënien e informatave mbi tendën, barin, zonat për mikpritjen e vizitorëve dhe dhomat e

85 Ibid., faqe 91-92

86 Ibid., faqe 93-94

78 79

takimeve.

(3) Zonat ndihmëse

Kuzhina, vendi i magazinimit (përfshirë broshurat), gardëroberët, zona teknike, zona për punonjësit dhe zyra. Nëse ofrohen shërbime të tjera në tendë, mund të nevojiten gjithashtu ambiente dhe paisje shtesë, të tilla si gardërobë për punonjësit, dollapët, ambiente për ruajtjen e bagazheve, dhomën e veshjes, dhomën e përbashkët, zyrën e informacionit të udhëtimit, aranzhimet e hoteleve, dhënien e biletave dhe shërbimeve postale 87.

Programi për mbështetje

Shumë panaire kanë programe që lejojnë ekspozuesit të bëjnë prezantime për produkte dhe metoda. Të njëjtit duhet të regjistrohen paraprakisht. Disa prezantime mund të mbahen pa pagesë, ndërsa në raste të tjera paguhen disa tarifa. Organizatorët ofrojnë hapësirë për mbajtjen e prezantimeve dhe moderatorëve dhe gjithashtu promovojnë dhe prezantojnë këto lloj ngjarjeje. Ndërmarrjet gjithashtu mund të marrin pjesë me eksponatet e tyre në ngjarje tematike posaçërisht të organizuara. Organizimi i këtyre ngjarjeve të veçanta bëhen veçmas nga sponsorët jo komercial. Mund të jetë një përfitim i madh për ekspozuesit që të ofrojnë folës dhe ekspertë në konferencat, kongreset dhe diskutimet në panele 88.

Ekspozuesi duhet t'i bindë vizitorët me idenë e duhur. Një tendë e panairit mbresëlënëse tërheq vizitorët dhe rrit interesin për kompaninë. Buxheti për panair dhe madhësia nuk janë të rëndësishme në këtë rast. Ajo që është e rëndësishme është koncepti i kuptueshëm i tendës në panair, i cili e mbështet ekspozuesin në arritjen e qëllimeve të pjesëmarrjes në panair.

Çështjet kyçe që janë të rëndësishme në procesin e zhvillimit të konceptit të tendës janë:

Karakteristikat e konceptit të mirë për tendën Pjesëmarrja e përsosur në një panair arrihet nëse egziston një qëllim specifik. Sidoqoftë, koncepti i tendës duhet të ketë një mesazh të formuluar në mënyrë të përkryer që duhet të dërgojë në treg. Qëllimi kryesor i panairit është të mundësojë diskutime. Prandaj është e rëndësishme që të planifikohen zonat ku takimet mund të mbahen në një atmosferë të këndshme. Ekspozuesi duhet të sigurohet që zgjedhja optimale e ekspozitave janë në panair, ndërsa grafika, dritat, ngjyra dhe materialet duhet të përdoren me qëllim të caktuar.

Aspektet që duhet të merren parasysh kur bëhet ndarja e tendës| Ekspozuesi duhet të sigurojë që ka një ndarje të qartë midis zonës së komunikimit dhe

87 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, faq. 52

88 Ibid., faqe 51

prezentimit duke përdorur bimë, barriera gjysëm-transparente në nivele të ndryshme. Duhet të krijohet një atmosferë e përshtatshme në secilën zonë, për shembull duke përdorur materiale të ndryshme për dyshemenë ose ndriçimin. Ekspozuesi duhet të mendojë për parimin e "më pak është më shumë", për të shmangur pengesat për të hyrë dhe për të siguruar që "ai nuk e bllokon" tendën e tij. Duhet të ketë hapësirë të mjaftueshme për ekspozita dhe material prezantimi.

Informatat që i kërkon ndërmarrja kur pregadit tendë individuale Në varësi të panairit, informatat mbi pozitën, madhësinë dhe llojin e sipërfaqes së tendës luajn një rol të rëndësishëm. Për më tepër, kompania që prodhon tendën kërkon informata të saktë se cilat aktivitete janë planifikuar në tendë (prezantime, demonstrime të produkteve dhe shërbimeve, ngjarje etj.) Buxheti është faktori më i rëndësishëm në projektimin e tendës 89.

Kur informohet kompania që pregadit tendën, duhet të merren disa vendime të rëndësishme.

Një vendim për imazhin e dëshiruar nga projekti:

Ekspozuesi duhet të mendojë për përshtypjen që dëshiron të lë. Duhet të përdorë identifikimin e duhur korporativ dhe prodhues, ndriçimin adekuat dhe të krijojë një pikë referimi që tërheq vizitorët e duhur në tendë. Por gjëja më e rëndësishme që duhet pasur parasysh është se cilësia, shërbimi dhe çmimet e panairit janë çelësi për shitjet. Nga pikëpamja ekonomike, ekspozuesit më të suksesshëm janë ata që e prezentojnë veten si promotorë të vlefshëm të tregut.

Një vendim për përmbajtjen e ekspozitës

Ekspozuesi duhet të dijë se në një panair intensiv, në dispozicion ka vetëm disa sekonda për të tërhequr vëmendjen e vizitorit. Në një kornizë kohore kaq të shkurtër, ajo duhet të transmetojë tre informata kritike:

• Emri i ndërmarrjes - Kush jeni? • Produkti/shërbimi juaj – Çka bëni?• • Imazhi juaj dhe/ose parulla e ndërmarrjes – Si mund të ju ndihmoni?

Koncepti duhet të jetë i thjeshtë. Ekspozuesi duhet të përdorë grafikë të qartë dhe të fortë dhe të dërgojë mesazhin e tij tek konsumatorët. Mund të përdorë produkte në funksion, demonstrime praktike, audio-vizuele dhe efekte të tjera speciale, por duhet të sigurojë tërheqjen e vëmendjes ndaj produkteve dhe shërbimeve të ndërmarrjes 90.

89 „Si deri te ekspozimi i suksesshë – 10 hapa deri në një sukses të caktuar në panair “, Daniel Gundellah prej Meplan, faqe 8-9

90 „Si deri në ekspozitë të suksesshme", Çka duhet të dij çdo ekspozues, SHBA, faqe 5

80 81

Vendim për hapësirën e nevojshme

Madhësia e tendës varet nga buxheti i ekspozuesit për panair, zgjedhja e produkteve që ai dëshiron të paraqesë në panair, qëllimet e dëshiruara, hapësira e disponueshme në panair dhe aftësitë personale. Duhet të kihet parasysh se madhësia e sendit do të ketë një ndikim të drejtpërdrejtë në rezultatet.

Bazuar në vendimin, ekspozuesi duhet të marrë në konsideratë komponentët e mëposhtëm: (1) hapësirë, (2)tendë, (3) produkte, (4) punonjës, dhe (5) mesazh marketingu.

(1) Hapësira

Hapësira, vendndodhja dhe tenda në një panair janë tre faktorët elementarë që do të ndikojnë në suksesin e ndërmarrjes. Nëse kompania vendos që e vetme të merrë pjesë në një panair, atëherë duhet të ndërmarrë hapat e ardhshëm për të marrë lokacionin e dëshiruar të tendës.

• Të pyetet për datën e publikimit e Doracakut të Panairit për të kontaktuar me kohë në panair sapo të fillojë periudha e rezervimit të tendave.

• Të kërkohet emri dhe kontaktet e kompanisë të autorizuar zyrtarisht për të prodhuar tendat në mënyrë që të kontaktohen direkt dhe të merren informata shtesë mbi rradhitjen e sallave etj.

• Të kërkohet emri dhe kontakti nga transportuesi zyrtar i mallrave në mënyrë që të marrin të gjithë informatat e nevojshëm në një vend në rast se është e domosdoshme të dorëzohen drejtpërdrejt produktet dhe paisjet në tendë.

• Më e rëndësishmja, duhet të kontrolloni afatin e aplikimit për tu regjistruar në kohën e duhur 91.

(2) Tenda

Një nga pyetjet më të pakëndshme është se si duhet të duket tenda. Së pari, tenda duhet të ndjekë strategjinë e përgjithshme të kompanisë, si dhe strategjinë e saj për panaire. Tenda duhet të jetë mjaft e madhe që të jetë në gjendje të tregojë të gjitha eksponatet, të sigurojë zonat e takimit nëse takimet e biznesit janë pjesë e qëllimeve të panairit dhe duhet të ofrojnë hapësirë për një zyrë për mbështetje dhe furnizime. Nëse qëllimi i panairit është vetëm të njoftohen vizitorët dhe t'u sigurosh atyre një vend për të biseduar, atëherë një tendë me një sipërfaqe të vogël takimi mund të jetë e mjaftueshme. Nëse qëllimi është që të njoftohet publiku me produktet ekzistuese ose të reja, atëherë kjo duhet të merret në konsideratë kur planifikohet tenda.

Tendat e mëdha profesionale zakonisht kanë dollapë, një zonë kuzhine, një zyrë për përkrahje dhe ndonjëherë dhoma të ndara për takime. Disa ekspozues ofrojnë një zonë për takime afariste në stiln kafe-bar 92.

91 „Pjesmarrje në panaire jashta shtetit – Doracak për pjesmarrje të suksesshme në panaire për eksportues të vegjë dhe të mesëm nga shtetet në zhvillim “, Byroja për inkurajim të importit, 2016, faqe 15

92 Ibid., faqe 16

Gjëja më e rëndësishme që një ekspozues duhet të marrë parasysh është tërheqja e vizitorëve në tendë. Ajo duhet të tërheqë vizitorë të rinj dhe duhet t'u mundësojë klientëve ekzistues të gjejnë lehtësisht kompaninë në sallën e madhe të panairit.

Kur projektohet tenda duhet të kihen parasyshë aspektet në vijim:

• Plani për menaxhimin e lëvizjes së vizitorëve• Numri i vizitorëve të pritur• Shpërndani identitetin e kompanisë ose imazhin e brendit që dëshiron të krijojë• Të shihni tendën me sytë e grupeve të synuara• Përdorni pikat fokale dhe objektet e ekspozuara për të tërhequr vëmendjen• Për të qenë i qartë në komunikimin e tendës, përdorni një temë nëse është e mundur• Objektivat e pjesëmarrjes në panair

Çdo tendë e panairit është një mjet komunikimi. Prandaj, ekspozuesi duhet të zgjedhë informacionin e duhur për ta shfaqur. Informatat e paraqitura në tendën duhen të jenë në përputhje me strategjinë e përgjithshme të kompanisë për panairet. Duhet të mendoni për përdorimin e grafikut në vend të teksteve të gjata. Çdo pjesë e informacionit duhet të lexohet lehtësisht nga ku do të ishte normalisht vizitori. Postera të mëdhenj me shumë tekst normalisht nuk do të mund të lexohen nga vizitorët.

Duhet të përdoret vizualizimi që tërheq vëmendjen dhe transmeton mesazhin e ndërmarrjes. Vendin e parë në të cilin vizitorët zakonisht fokusohen është pjesa e sipërme e murit të ndarjes së pasme. Tituj atraktiv në pjesën e sipërme të murit të pasmë duhet të përdoren për të krijuar kureshtje mes vizitorëve. Një deklaratë e thjeshtë për kompaninë nuk është e mjaftueshme në asnjë rrethanë. Vendndodhja e dytë për vizualizimin do të jetë e majta ose e djathta e pjesës qendrore të murit të pasëm ndarës, ku do të paraqiten më shumë informata.

Pozicioni i vizualizimit kundrejt lëvizjes së vizitorëve është treguar më poshtë 93.

93 „Doracak për marketing panairesh – Si të përfitohet më së tepërmi nga ekspozimi në panair“, МFV ekspozitat, SHBA, 2006, faqe 5

82 83

DREJTIMI I LËVIZJES SË VIZITORËVE

Disa rekomandime themelore për përdorimin e grafikut dhe tekstit në tendën e panairit janë:

• Të jetë e shkurtë dhe e qartë,• Të shfaqen porositë dhe dobitë për konsumatorët, e jo

shpjegime ose informata në lidhje me kuptimin,• Teksti duhet të shkruhet me madhësi të mjaftueshme

të shkronjave për tu lexuar nga largësia,• Të përdoret vizualizimi për dobitë e jo tekste të gjata, • Të përdoren fotografi me format të madh dhe kualitet të lartë, • Të selektohen pjesët më të rëndësishme duke përdorur efektet ndriçuese 94.

(3) Eksponatet dhe produktet

Zgjedhja e eksponateve dhe produkteve për prezantim në panair varet nga strategjia e përgjithshme e kompanisë për panairet, si dhe nga strategjia e zgjedhur për panairin. Nëse qëllimi është të shesin prodhimet ekzistuese në tregun ekzistues, atëherë kompania mund të shfaqë vetëm asortimentin e saj bazë për të mbajtur tendën e thjeshtë dhe të hapur. Nëse, megjithatë, strategjia është të shesë prodhimet e reja në tregun ekzistues, atëherë është e qartë se produktet e reja të kompanisë duhet të theksohen në tendë. Nëse

94 Ibid., faqe 17

2

1strategjia është të shesë produktet ekzistuese në një treg të ri, atëherë kompania mund të zgjedhë për të shfaqur ato produkte që premtojnë rezultatet më të mira në atë treg.

(4) Punonjësit

Lloji dhe numri i të punësuarve që duhet të marrin pjesë në panair varet nga strategjia e kompanisë për panairin. Stafi i përmendur më poshtë nuk duhet të jetë i pranishëm në panair gjatë gjithë kohës. Të paktën dy përfaqësues të kompanisë me njohuri të mira për të gjitha produktet, dhe në rast të pjesëmarrjes në një panair ndërkombëtar me njohje të mirë të gjuhës angleze, janë të pranishëm gjatë gjithë kohëzgjatjes së panairit.

Stafi i tendës duhet të përfshijë: menaxherin e tendës, stafin e shitjes, drejtorin e shitjes, menaxherin për produktet 95.

(5) Porosia e marketingut

Kur projektohet tenda, e njejta duhet të jetë mjaft e hapur dhe e arritshme. Shmangni bllokimin e konsumatorëve potencialë që duan të vizitojnë tendën duke vendosur tavolina përgjatë rrugës ku vizitorët lëvizin. Është e rëndësishme që konsumatorët potencial të ndjehen rehat dhe të mos t'i dekoncentrojmë nga ajo që po ndodh rreth tyre. Ekspozuesi duhet t'i theksojë brendimin, pajisjet, tavolinat, karriget dhe raftet. Duhet të rishikohet hapësira në dispozicion në mënyrë që të nxjerrni maksimumin nga ajo, duke lejuar hapësirë të mjaftueshme për biseda me konsumatorët potencialë. Duhet të shmanget që ata të qëndrojnë në rrëmujë pranë shtegut. Ndriçimi standard i sallës është nganjëherë i zbehtë dhe i bezdisshëm, kështu që ndriçimi duhet të shtohet për hir të qartësisë dhe dritës, kështu që tenda do të ishte e ndryshëme nga ato përreth. Punonjësve nuk duhet t'u lejohet të ulen në tendë ose të qëndrojnë duar-lidhur. Ekspozuesi duhet të synojë origjinalitetin dhe të tërheqë vëmendjen ndaj vetes.

Ekspozuesi duhet të ketë parasysh se ai është GARË me të afërmin e tij.

Tenda projektohet me qëllim që të shes

• Projekti i tendës dhe aktiviteteve duhet të pasqyrojë synimet e matshme që ndërmarrja dëshiron të arrijë.

• Porosia që dërgohet duhet të jetë e qartë dhe e dukshme.• Ndërmarrja duhet të jetë e vendosur në porosinë që dëshiron ta përcjellë.• Pothuajse në çdo rast, porositë e thjeshta funksionoin më mirë.

95 Ibid., faqe 18-19

84 85

9.Menaxhimi me tendën gjatë kohës së panairit9.1. Stafi i tendës

Shanset për arritjen e shitjeve të larta dhe krijimin e kontakteve të reja janë më të mëdha nëse stafi në kabinë është më i motivuar, i informuar dhe i kualifikuar. Bërja e përzgjedhjes së duhur të stafit për qëndrim dhe ofrimi i trajnimit të duhur është po aq i rëndësishëm sa të bëhet prezantimi më i mirë i produkteve të kompanisë.

Kërkesa dhe selektimi i stafit

Cilat personalitete të angazhohen në panair varet nga përvoja e tyre profesionale dhe cilësitë personale. Punonjësit e përkohshëm mund të punësohen për punë të caktuar në tendë, për shembull për montimin dhe demontimin, për shërbimet e kuzhinës dhe hotelierisë, si dhe për përkthimin. Përkthyesit shpesh punësohen nga organizatorët me orë.

Varësisht nga madhësia e ndërmarrjes, stafi i tendës duhet të jetë: përfaqësuesi i kompanisë, menaxher i tendës, punonjës të kualifikuar teknikisht, të cilët mund të ofrojnë këshilla dhe të zhvillojnë demonstrime të produkteve, punonjësve, ekipeve të diskutimit të eksportit, përkthyesve, përfaqësues për media dhe punonjës të shërbimit (zyra, furnizim me ushqim, dhe pastrim).

Motivimi dhe trajnimi

Secili anëtar i ekipit të ndërmarrjes duhet të jetë i gatshëm te jep gjithëçka nga vetëvetja para, gjatë kohës dhe pas panairit. Obligimet e panairit nuk janë shpërblime, por aktivitete të ndërlikuara, gjë e cila kërkon që te punsuarit të trajnohen në mënyrë të duhur. Me qëllim që të gjithë punonjësit e tendës të mundet t'i plotësojnë obligimet e tyre,

të njëjtit duhet të jenë të informuar për qëllimet e ndërmarrjes dhe përgjegjësit e tyre 96.

Të punësuarit shpesh herë kanë përvojë të pakët në sjelljen me vizitorët e panairit. Për këtë nevojitet pregatitja dhe trajnimi i ekipit të panairit për këtë detyrë, kryesisht aftësi për bisedë, argumentim dhe parashtrim të pyejtjeve të duhura. Për punonjësit që trajnohen për obligimet e panairit të ekzistojnë seminare, materiale të shtypura, video materiale dhe vebinare.

Kualifikimet e nevojshme për punonjësit e tendës

• Njohuri të gjëra teorike dhe aftësi të dobishme praktike • Gadishmëri për kyçje në bisedë dhe mendje të hapur• Vetëbesim dhe siguri• Dukshmëri • Adaptueshmëri • Njohja e gjuhëve të huaja• Përvoja e më parshme në panaire• Aftësi për punë nën presion • Gadishmëri për të udhëtuar

Çdo vizitor është konsumatorë potencial dhe qëllimi është që i njëjti të përfitohet. Për të ndodhur kjo, të punsuarit duhet të kenë qasje proaktive. Ekspertët vlersojnë se mbi 50% dhe thuajse deri 90 % nga përpjekjet për tërheqjen e vizitorit, fillojnë me pyetjen – klishe: „Si të JU ndihmojmë?“. Kjo është e pa pranueshme dhe shpeshherë menjëherë e mbaron bisedën, edhepse është qëllimmirë dhe qëndron si ofertë.

Trajnimet për obligimet e panairit fokusohen në sa vijon:

• Si të tërhiqet vëmendja e vizitorit,• Si dhe kur t'i afrohemi vizitorit,• Si të mësojm emrin dhe adresën e vizitorit si dhe të ruhen informatat e këtij lloji, • Mardhënie e përgjithshme me publikun në panair.

Panairet janë ngjarje që ndodhin në të gjallë të cilat nuk mundet t'i kthejnë mundësit e humbura për bisedë. Vizitori mesatar hyn në një sallë vetëm njëher gjatë vizitës së tij dhe shpreh interes për një tendë vetëm në nje interval të shkurtë kohor. Në qoftë se një nga të punësuarit nuk arrinë t'i sinjalizon gadishmërin për komunikim në atë moment, mundësia është e humbur përgjithmon. Gjithashtu kujdes të veçantë duhet t'i kushtohet edhe veshjes, pamjes dhe qëndrimit. Gjuha e trupit është forma më e rëndësishme e komunikimit në tendë. Stafi që mban të veshur uniformë është lehtë të njihet që punon në tendë. Veshjet si kravata ose mindili i xhepit mundësojn njohje më të lehtë të ekipit të ekspozuesit. Sipas rregullës, duhet të mbahen shenja mjaft të mëdha me emrat e shënuar.

96 Doracak për pjesmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, стр. 79

86 87

Bisedë profesionale

Kur një vizitor i afrohet tendës, të njëjtëve duhet t'u jepet kohë e mjaftueshme për ta shqyrtuar tendën. Stafi i tendës duhet të jetë i kujdesshëm për të parë se për çka janë të interesuar vizitorët dhe për të zgjedhur momentin e duhur për t'iu afruar. Gjatë krijimit të një kontakti, punëmarrësi duhet të prezantojë veten dhe të shpjegojë ekspozitën e rëndësishme për vizitorin.

Në fund të bisedës, vizitori duhet të caktoj takimin e ardhshëm, për shembull ajo mund të jetë një vizitë, ose dërgim i ofertës. Kur mbahen shënime nga biseda çfarëdo kërkese duhet të shënohet menjëherë, përndryshe të njëjtat shpejt do të harroheshin në rrëmujën dhe dhe zhurmën e panairit. Ruajtja e informatave të sakta për përdorim të mëvonshëm ndihmon në mënjanimin e hutive kur më vonë të takohet konsumatori i njëjtë. Për të mbajtur shënime me informata nga vizitorët, duhet të përdoret formulari për regjistrimin e kontakteve 97.

9.2. Aktivitete në tendë

Menaxheri i tendës

Menaxheri i tendës është përgjegjës të siguroj rrjedhojë të papenguar të aktiviteteve të brendshme dhe të jashtme të tendës. I njëjti patjetër të posedon kualitete të numërta personale dhe intuitive si dhe aftësi të mira sociale për interaksion me njerëz të ndryshëm: përvojë me /në panaire dhe ekspozita, autorizim dhe aftësi për sjelljen e vendimeve, kualitete udhëheqëse për motivim të punonjësve, talent për organizim dhe improvizim, ndjenjën për përgjëgjsi, etj.

Duhet të caktohet edhe Zëvendës i menaxhuesitt të tendës në rast mungese të menaxherit për arsye të paparashikueshme të ndryshme. Menaxhuesi i tendës patjetër të kontrollojë para hapjes së panairit a është tenda e rregulluar sipas planit, a janë mjetet, orari dhe emërtimi të sakta, a janë në afërsi materialet propagandues dhe shërbimet për mikpritje të vizitorëve dhe se a janë funksionale të gjitha lidhjet dhe aparaturat.

Rregullat e tendës

Tendë e mirëorganizuar në panair dhe ekip i mirëmenaxhuar do të siguroj që:

• Tenda të jetë e pastër dhe e rregulluar në çdo kohë,• Mos të ketë mungesë të materialeve propaganduese, ushqimit dhe pijeve, • Të gjitha mjetet teknike punojnë në rregull,• Rregullat e tendës dhe kujdestaritë të respektohen, • Atmosfera në tendë të jetë shoqerore dhe e relaksuar, • Menaxheri i tendës çdo herë e din se ku janë puntorët e tij,

97 Ibid., faqe 80-82

• Detajet nga bisedat me vizitorët të jenë të shënuara dhe të jetë bërë vlersimi i tyre.

Shërbimi i vizitorëve

Edhe një tendë e vogël mundet të organizoj ndonjë lloj shërbimi për vizitorët. Vizitorëve mundet të ju ofrohen pije alkoholike dhe joalkoholike. Biskotat dhe mezet duhet çdoherë të duken tërheqëse dhe të shërbehen të freskëta. Ushqimi dhe pijet nga regjioni prej nga vjen ndërmarrja (d.m.th specialitetet lokale) çdoherë lëne mbresa të veçanta. Çdo panair angazhon nënkontraktues që sigurojn ushqime që t'i furnizojn eksponentët me ushqime, pije, etj.

Grumbullimi i të dhënave nga vizitorët

Formularët e shtypur paraprakisht për mbledhjen e të dhënave nga konsumatorët e zvoglon sasinë e punës, ndërsa punonjësit mundet shpejt t'i plotësojn të njëjtat. Vetëm nëse shënohen detaje të sakta dhe të kuptueshme, mundet të garantojë përgjigje të shpejtë të kërkesave. Përvojat tregojnë se pas një periudhe kohore hyrëse, të punsuarit i njohin këto formularë si nje mjet të vlefshëm në punën e tyre.

Një alternativë tjetër është që ekspozuesi të kontrollojë nëse një sistem elektronik regjistrimi për vizitorët është një opsion i mundshëm. Duke përdorur këtë metodë, detajet për adresën e vizitorit plotësohen duke skanuar kartën e tij të biznesit ose të bexhit. Stafi i tendës mund të futë informacion të tillë direkt në një kompjuter personal dhe të plotësojë detajet e bisedës me vizitorin. Në fund të panairit, të gjitha informatat tashmë do të jenë në dosje.

Informata për panairin dhe tregjet

Përveç punës së tendës, punonjësit mund të kryejnë hulumtime të tregut duke intervistuar vizitorët e tendës dhe sallave në panair. Informacione për produktet, dizajnin e tendës dhe aktivitetet e konkurrentëve japin udhëzime të vlefshme. Një shëtitje nëpër panair gjithashtu ndihmon në motivimin dhe stërvitjen e stafit të tendës.

Pastrimi dhe sigurimi

Nuk duhet që të potencohet se tenda duhet të jetë çdoherë e pastër dhe e rregulluar. Një ndërmarrje mundet vetë të pastroj tendën në bazë ditore, ose të angazhoj një nga nënkontraktorët e organizatorit të panairit. Plotësisht një i punësuar duhet të caktohet si përgjegjës për mbajtjen e pastërtis dhe rendit gjatë ditës.

Sigurimi i tendës dhe eksponateve duhet të organizohen në mënyrë të duhur, gjithashtu edhe gjatë kohës së montimit dhe demontimit.

88 89

Aktivitete në fund të panairit

Në fund të çdo dite dhe menjëher pas panairit, duhet të mbahet mbledhje me stafin e tendës në mënyrë që të merren informatat kthyese. Përderisa ngjarjet janë ende të freskëta, punonjësit munden që të kalojnë në çdo detaj dhe të vlerësojn informacionet në pikpamje të ngjarjes së ardhshme. Raporti narativ mundet të përmbaj sugjerime për ekspozitat e ardhshme 98.

Informimi i punonjësve

Se si do të mbaroj takimi me një vizitor të panairit është faktorë vendimtarë për sukses. Me qëllim që puntorët e ndërmarrjes në panair të lëmë përshtypje dhe të reagojnë në mënyrën më të mirë të mundshme, menaxhuesi i tendës patjetër duhet të jetë i gatshëm për kërkesat specifike para të cilave gjendet 99.

Trajnimi i përfaqsuesve të ndërmarrjes

Përfaqsuesit e mdërmarrjes duhet të trajnohen në mënyren e duhur. Para se gjithash, ato duhet të mundohen të mbledhin sa më tepër informacione për tregun që do ta vizitojnë, si dhe për sektorin në të cilin punon ndërmarrja. Aspektet me interes të veçantë përfshijnë praktikat e biznesit lokal në treg në vendin ku mbahet panairi, rrjetet ekzistuese të shpërndarjes, produktet konkurruese dhe format më të zakonshme të pagesës. Nëse nuk është e mundur të merren këto informata nëpërmjet kanaleve sekondare, rekomandohet të arrini në destinacion disa ditë para fillimit të panairit me qëllim për të vizituar qendrat e shitjes dhe shpërndarjes. Përfaqsuesit duhet të jenë mirë të informuar para fillimit të panairit 100.

Pjesëmarrja në panair

Vetë pjesëmarrja në panair është pjesa më e shkurtër, por më intensive e gjithë procesit. Kjo është faza kur përpjekjet e përgjithshme gjatë fazës përgatitore do të paguhen.Nëse përgatitjet janë bërë me kujdes, ndërsa panairi është hapur, përfaqësuesit e kompanisë do të jenë të gatshme për të negociuar me konsumatorët e mundshëm të tregut. Ato do t'i kenë vizituar pikat e shitjes dhe të shpërndarjes për të azhuruar dhe precizuar strategjinë e tyre; materialet promotive dhe mostrat do të jenë të dërguara deri te vendi i panairit dhe tendat do te jenë të gatshme për vizitorët. Para hapjes zyrtare të panairit, është një ide e mirë për të bërë një inspektim në vendngjarje dhe për tu siguruar që çdo gjë është në rregull.

Sfida kryesore gjatë panairit është të tërheqë dhe të "mbajë" klientët potencial të cilët janë me të vërtetë të interesuar në produktet e kompanisë, ndërsa në të njëjtën kohë

98 Ibid., faqe 84-85

99 „Si deri te ekspozimi i suksesshëm – 10 hapa deri në një sukses të caktuar në panair“, Daniel Gundellah prej Meplan, faqe 20

100 „Si deri në pjesmarrje të suksëshme në panairet ndërkombëtare“, Programi inter-amerikan për promovimin e tregtisë, agro-biznesit dhe sigurisë së ushqimit, faqe 19

me dashamirësi distancohen nga vizitorët të cilët janë të interesuar vetëm në shfletim, mbledhjen e materialeve promovuese ose diskutimin e temave të përgjithshme 101.

Sapo punonjësi të vijë në panair, ekzistojnë tre përbërës kryesorë që çojnë në një përvojë të suksesshme dhe të menaxhuar mirë. Ato mund të ndahen si më poshtë:

A. Vendosja/ shpërngulja në/ nga tenda,B. Menaxhimi i duhur i tendës,C. Teknikat e shitjes 102.

Rutina e përditshme

Ndërmarrjet që marrin pjesë për herë të parë në një panair jashtë vendit mund të jenë të stërngarkuara. Ka shumë detyra që janë pjesë e vendosjes së tendës, mirmbajtjes si dhe punës me rregull të të njëjtës. Ka vizitorë, harxhues dhe klientë potencial që kërkojnë kujdes. Prapë se prapë me një rutinë të përditshme e gjithë kjo mund që të rregullohet. Para se gjithash çka duhet të bëhet në mëngjes, është të kontrolohet tenda se a është gjithçka në vendin e duhur, të kyqet gjthçka duhet të kyqet dhe të sigurohemi se të gjitha eksponatet janë në vendet e tyre. Për tu arrit kjo, punonjësit duhet të arrijnë në kohë te tenda, varësisht nga madhësia e tendës kjo mund të jetë një orë para hapjes së panairit. Gjatë kohës së panairit konkurentët dhe vizitorët duhet të vështrohen gjatë gjithë kohës. Duhet të mban shënime nga gjithçka që është interesant.

Panairi është një nga mundësitë më të mira për mbledhjen e informatave të dorës së parë rreth konkurrencës dhe konsumatorëve. Kur flisni me klientët potencial në tendë, ato duhet të analizohen dhe të zbulohen qëllimet e tyre. Gjatë bisedës këshilli duhet të zbulojë sa më shpejt që është e mundur nëse vizitori është i interesuar apo jo. Vizitorët që janë të interesuar vetëm për të marrë disa informacione ose ndoshta një dhuratë falas vetëm të marrin kohë. Drejtuesit e rangut të lartë, blerësit, drejtorët ekzekutiv dhe gazetarët janë lloji i vizitorëve që duhet të marrin vëmendjen tonë dhe të shpenzojmë kohën 103.

Qasja tipike në një panair

Rutina ideale për t'u gjindur me bashkëveprimin në panair mund të përshkruhet me teknikën e mëposhtme. Gjëja e parë është që të kemi një iniciativë dhe t'i afrohemi vizitorit. Pas kësaj, duhet të ftohet për të parë më shumë detaje. Derisa kjo ndodh, duhet të kërkohen informatat nismëtare nga vizitori për përvojën dhe nevojat e tij. Sigurisht kjo duhet të bëhet në mënyrë profesionale dhe të sjellshme. Pastaj do të fillojë

101 Ibid., faqe 26-27

102 „Si deri te ekspozimi i suksesshë “, Çka duhet të dijë çdo ekspozues, SHBA, faqe 11

103 „Pjesmarrje në panaire jasht shtetit – Doracak për pjesmarrje të suksesshme në panaire për eksportues të vegjë dhe të mesëm nga shtetet në zhvillim“, Byroja për inkurajim të importit.

90 91

faza e informacionit: këtu, konsumatorët potencial do të marrin informacionin më të rëndësishëm, dmth: çka është e rëndësishme për të. Në fund të bisedës, do të rrjedhë faza e ndikimit. Gjatë kësaj faze, konsumatorët potencialë duhet të drejtohen për të marrë pëlqimin për të marrë informacion të mëtejshëm, një mostër të produktit, ofertë dhe/ ose të nënshkruajë një kontratë. Gjatë takimeve të biznesit në panair, punonjësi duhet të ketë gjithmonë kartela të mjaftueshme të biznesit dhe nuk duhet të harrojë të marrë kartat e biznesit nga klientët potencialë. Shënimet duhen të bëhen nga secili takim, edhe atë përderisa i njëjti zgjat. Duhet të përdoret një formular për mbledhjen e të dhënave nga vizitorët. Sidomos gjatë ditëve kur një numër i madh i vizitorëve, takimeve dhe diskutimeve mund të ndodhin një pas një vazhdimisht, dhe deri në fund të ditës, në mënyrë që përmbajtja e takimeve të para mund të harrohet lehtë. Sapo që panairi të mbyllet dhe vizitorët të largohen nga vendi, punonjësit duhet të ulen dhe të sjellin një përfundim me shkrim. Të gjitha shënimet e mbledhjeve duhet të mblidhen, të rregullohen kartelat e biznesit dhe ato shënime që mund të jenë relevante për kolegët e tjerë duhet të dorëzohen. Rekomandohet që të filloni me një listë të aktiviteteve që duhet të plotësohen edhe atë që në ditën e parë të panairit për të ndjekur të gjitha ngjarjet e panairt. Aktivitetet specifike duhet të lidhen me çdo shënim dhe të caktohet një person përgjegjës për detyrën 104.

104 Ibid., faqe 29

10.Reklamimi dhe marrëdhëniet me publikun

Reklamimi dhe marrëdhëniet me publikun janë një pjesë e rëndësishme e planifikimit për panaire. Suksesi i një panairi varet nga niveli i vëmendjes së vizitorit në tendë. Një ndërmarrje duhet të angazhohet përafërsisht të njëjtin nivel për të iu drejtuar vizitorëve potencial, sikur që ajo investon gjatë përgatitjes së konceptit të tendës.

10.1. Reklamimi dhe marëdhëniet me publikun që bëhen nga organizatori

Organizatori shpenzon një pjesë të konsiderueshme të buxhetit të tij kur reklamon panairin për të tërhequr ekspozues dhe vizitorë. Organizatori i panairit promovon ngjarjet e tij, por jo edhe ekspozuesit individualë. Ata përdorin marketing direkt tek vizitorët potencial, siç janë reklamat në: revistat më të rëndësishme profesionale, revistat e konsumatorëve, gazetave të përditshmet etj. Organizatorët gjithashtu përdorin të gjitha metodat e tjera të reklamimit:

• Punë me media• Reklamim që synon ekspozuesit dhe vizitorët • Posterë • Reklamim on-line.

Puna me mediat që ndërmerrë organizatori synon të arrijë interesin më të gjerë të mundshëm nga ana e shtypit. Në periudhën para panairit, shtypit të veçantë iu ofrohet informacion rreth shërbimeve, inovacioneve, programit të mbështetjes dhe temave që janë interesante për vetë industrinë. Menjëherë para panairit informatat dhe ftesat iu dërgohen gazetarëve të përditshëm, botuesve të botimeve të biznesit dhe shtypit lokal, si dhe stacioneve të radios dhe televizionit. Organizatorët reklamojnë vetëm panairin, ose tiparet kryesore të ngjarjes, për të tërhequr më shumë vizitorë në panair. Është

92 93

përgjegjësi e çdo ekspozuesi individual që të tërheq vizitorë në tendën e tij 105.

Organizatori i vë në dispozicion ekspozuesit një numër të mjeteve për reklamim dhe marrëdhënieve me publikun që mund të jenë falas ose me pages. Formularët e duhura për porositjes të këtyre shërbimeve shpesh mund të shkarkohen nga faqja e internetit e organizatorit.

Materiali reklamues i kërkuar mund të jetë i shënuar me detajet e kompanisë: emri dhe adresa, vendndodhja në sallë, numri i tendës, logo, etj.

Përdorimi i materialit reklamues të përgatitur nga organizatori i panairit është mënyra më e lehtë për të tërhequr vizitorë dhe për të dërguar ftesat. Megjithatë, duke përdorur këtë mundësi, ndërmarrja mund të njohtojë vetëm pjesëmarrjen e saj në panair. Kjo nuk përmban informacione për vetë ndërmarrja dhe gamën e produkteve që do të ekspozohen në panair. Për të arritur një rezultat të përshtatshëm, ndërmarrja duhet të përdorë masa shtesë, siç janë broshurat dhe ftesat personale.

10.2. Reklamimi dhe marrdhëniet me publikun që bëhen nga ekspozuesi

Ftesat për vizitorët

Kompania duhet të dërgojë ftesa për vizitorët dhe konsumatorët që të vijnë për të vizituar tendën e tij në panair. Kompania ka opsione të ndryshme në dispozicion. Ekspozuesi mund të kombinojë materiale reklamuese (broshura, kupona për një vizitë falas të panairit) me një ftesë personale, duke dërguar qoftë vetë ose nga materiali i përgatitur nga organizatorët, të cilat duhet të përfshijnë numrin e sallës dhe të tendës. Letra duhet të tërheqë interesin e vizitorëve të mundshëm dhe nëse është e mundur, duhet të jetë sa më e personalizuar për çdo individ. Këtu ndërmarrja mund të fusi risi dhe të dërgoj një kartolinë me një fotografi të tendës ose t'i bashkangjit një fotografi gjatë vizitës së fundit të konsumatorit në panair 106.

Ftesat zakonisht dërgohen me e-mail, me një lidhje për caktim të terminit ose dërgohen direkt në rrjetet sociale. Duke marrë parasysh mbrojtjen e informacionit dhe faktin se të gjithë marrin një numër të madh të e-mail, korrespondenca tradicionale përmes postës së thjeshtë bëhet përsëri tërheqëse. Është e rëndësishme që ekspozuesi të tregojë respekt dhe interes për konsumatorët potencial para panairit.

Ekspozuesi gjithashtu mund të dërgojë ftesa me ndonjë surprizë për të tërhequr vëmendjen e marrësit, ose me një dhuratë shtesë. Qëllimi i dërgimit të ftesave është të mbajë lidhje me klientët ekzistues dhe të tërheqë të ri. Gjithashtu ndërmarrjet mund të

105 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata AUMA, faqe 69

106 Ibid., faqe 70

angazhojnë ose të blejnë listat me adresa të konsumatorët potencial të cilët zakonisht klasifikohen sipas sektorëve të industrisë, vendit të punës dhe vendndodhjes gjeografike. Vizitorët duhet të marrin ftesa 3 javë para fillimit të panairit. Kompania duhet të fillojë të dërgojë ftesa rreth dy muaj para fillimit të panairit.

Broshura për ftesa

Nëse ka mjete të mjaftueshëm, ekspozuesi mund të shtyp broshurë të vetë dhe/ ose ta publikoj në internet. Ajo duhet të përmbajë informacionin e mëposhtëm: emrin, logon, vendin dhe datën e panairit, emrin dhe adresën e ndërmarrjes, salla dhe informata për tendën (mundësisht me një skicë), numri telefonit në tendë, gama e produkteve që do të ekspozohen/ plus të atyre më të rëndësishmeve, slogani i kompanisë për ngjarjen, shërbime të veçanta dhe aktivitetet në tendë, etj. Konsumatorët duhet të kenë mundësinë të caktojnë një takim nëpërmjet internetit. Për shembull, një kartelë e përgatitur me një përgjigje ose e-mail ua lehtëson konsumatorëve bërjen e terminit.

Bileta për vizitë falas të panair

Është shumë e popullarizuar që të ofrohen kupona për një vizitë falas të panairit për vizitorët dhe të jepen personalisht ose të dërgohen me postë me një letër të përshtatshme shtesë. Ekziston edhe një mundësi për të dërguar një lidhje me e-mail në mënyrë që vizitorët të fitojnë një hyrje falas në e-mail për një ditë në panair ose për të ngritur biletën e hyrje të panairit.

Ekspozuesit paguajnë vetëm për ato kupona që përdoren, shpeshherë me çmim më të ulët. Në këtë mënyrë, ekspozuesi mund të llogarisë raportin e vauçerëve të përdorura kundrejt atyre të shpërndara.

Dhuratat

Dhuratat janë një mënyrë efektive për të tërhequr vizitorët në tendë. Fokusi i ftesave dhe dhuratave duhet të jetë në ndërmarrjen ose gamën e produkteve. Kompania duhet të jetë inovative dhe të japë dhurata që janë të përbërë nga disa pjesë, ku një pjesë i bashkëngjitet ftesës dhe pjesa tjetër mund të merret në tendë ose me dhuratat e Vitit të Ri ashtu që vizitorët motivohen të kthehen.

Reklamat/ Banerët

Para panairit, botimet e rregullta dhe/ ose speciale të revistave profesionale publikojnë reklama nga ekspozuesit me informacione për pjesëmarrjen e tyre së bashku me detajet e sallës dhe vendndodhjen e tendës. Faqja e internetit e organizatorit të panairit është burimi kryesor i informatave për vizitorët dhe shtypin. Ekspozuesit mund të vendosin parulla atje me informacion rreth sallës dhe vendndodhjes së tendës.

94 95

Reklamimi në katalogjet e panairit

Ekspozuesit mund të përdorin katalogun e panairit dhe/ ose sistemin informativ për vizitorët për të vendosur reklama ose për të publikuar logon e kompanisë dhe produktetve të tyre, zakonisht me pagesë shtesë. Katalogjet janë shumë të rëndësishme sepse ato përdoren nga vizitorët dhe nga ekspozuesit dhe pas përfundimit të panairit, ndërsa sistemet e informimit përdoren vetëm gjatë panairit 107.

Reklamim i jashtëm

Ekspozuesit mund të përdorin reklamim të jashtëm duke përdorur postera, ekrane ose parulla, pak para ose gjatë panairit. Qëllimet e reklamimit të jashtëm synojnë për një audiencë më të gjerë, për shembull për panaire të konsumit. Ekspozuesit mund të marrin hapësirën e reklamimit të jashtëm në qytetin ku zhvillohet panairi, në zonat ku ka trafik të madh dhe frekuencë të njerëzve si aeroportet, stacionet kryesore hekurudhore dhe qendrat e transportit urban, linjat e metrosë, autobusëve, trenave dhe taksi transportuesve.

Ahengjet (aktivitete argëtuese) në tendë

Shumë ekspozues organizojnë ngjarje të veçanta gjatë ose pas përfundimit të orarit të punës në panair. Ata synojnë t'u ofrojnë vizitorëve përvojën e qëndrimit në tendë. Ngjarjet e tilla duhet gjithmonë të fokusohen në qëllimet dhe produktin e ndërmarrjes. Pavarësisht nga këto ngjarje në panair, aktivitetet e panairit të ekspozuesit, si dhe ato të ekspozuesve fqinjë, duhet të vazhdojnë pa pengesë.

Aktivitetet mediatike të ekspozuesit

Kjo është një pjesë e rëndësishme e aktiviteteve të marketingut për shkak të faktit se është një mënyrë e lirë dhe efektive për të tërhequr vëmendjen e publikut për ndërmarrjen, produktet dhe pjesëmarrjen në panair. Aktivitetet mediatike nuk mund të zëvendësojnë reklamën duke përdorur instrumente të tjera dhe aktivitete promovuese, ndërsa anë e tyre negative është se nuk është e mundur të planifikohen njoftime për shtyp në media.

Njoftimet për shtyp

Organizatori i panairit që merret me punën e medias mbledh informacione dhe tekste nga ekspozuesit dhe i boton ato në botime të ndryshme (për shembull, raporte të risive). Panairet para se gjithash janë ngjarje që paraqesin risitë dhe zhvillimin e produkteve/ shërbimeve të reja, dhe për këtë arsye shpërndarja e informacionit në median e inovacionit do të rrisë mundësinë e publikimit të tyre. Njoftimet për publikun duhet të

107 Ibid., faqe 71-72

përmbajnë një përshkrim të sakt të risive ose metodave dhe nuk duhet të ekzagjerojnë 108.

Puna mediatike në tendë

Është shumë e rëndësishme që ekspozuesi të caktojë një punonjës si përgjegjës për marrëdhënie me publikun në tendë. Përgjegjësia e tij/ saj do të ishte të sigurojë një numër të mjaftueshëm të mjeteve mediatike për gazetarët në dhomën e shtypit në qendrën e medias dhe tendës. Kompleti duhet të përmbajë informata të detajuar dhe informata fillestare, si dhe listat për referencë. Nëse kompania duhet të publikojë lajme speciale (për porositë e marra, investimet e përbashkëta, etj.), atëherë mund të kontaktohet departamenti i medias i organizatorit, i cili pastaj do të informojë shtypin dhe do të tërheqë vëmendjen ndaj këtyre ngjarjeve. Ftesat për gazetarët për të vizituar tendën duhet të dërgohen paraprakisht.

Kutitë mediatike

Qendra e medias së panairit ofron kuti (suckers) ku ekspozuesit mund të lënë njoftimet e shtypit të shtypura. Organizatori gjithashtu ofron kuti mediatike elektronike në internet në faqen e tij të internetit. Ekspozuesi duhet të përgatisë një dosje mediatike që përmban informacione që mund të tërheqin interesin e një gazetari për produktet e tendës.

Press-konferencat

Një konferencë shtypi mund të ketë një ndikim të rëndësishëm në media dhe të tërheqë vëmendjen më të madhe. Duhet të ofrojë informacione të reja dhe interesante dhe prandaj duhet të përgatitet mirë. Ekspozuesi duhet të marrë me qira një dhomë në panair dhe të ofrojë shërbime gastronomike për pjesëmarrësit. Afati i takimeve me gazetarët duhet të dakordohet me organizatorin që koordinon kohën në mënyrë që të mos mbahen në kohë të njëjtë me ngjarje të tjera.

Krijimi i kontakteve të reja

Panairet janë një mjet ideal për krijimin e kontakteve të reja. Çështjet kyçe në lidhje me përgatitjet janë se si të vijë në kontakt me konsumatorët potencial para panairit dhe si të krijohet interes në mesin e vizitorëve gjatë panairit? 109

Teknika të tjera themelore promovuese që përdoren shpesh nga ekspozuesit e suksesshëm para panairit janë:

• Lista me fakte e shtypur për punonjësit me detaje për pjesmarrje. Duhet të inkurajohen të gjithë „t'i bartin informatat“ deri te konsumatorët momental dhe potencial

108 Ibid., faqe 73-74

109 Ibid., faqe 77-79

96 97

• Sponsorizimi i një ngjarje të veçantë dhe rritja e pranisë në vendngjarje. Ju duhet të shqyrtoni mundësinë e shpërndarjes të fasikëllave me literaturë, parulla përgjatë rrugës ku vizitorët janë duke lëvizur, tabela (harta) me mbishkrimin "ju jeni këtu" etj 110

Komunikimi nëpër panair

Prania në panair është një hap i rëndësishëm në orarin vjetor të biznesit të kompanisë. Kjo nuk është vetëm për shkak të parave për planifikimin dhe pjesëmarrjen në panair, por edhe për shkak se panairi ofron një mjedis ideal për ekspozimin e produkteve dhe komunikimin me grupet e synuara. Nga këtu, gjëja më e rëndësishme është të marrim sa më shumë që është e mundur nga pjesëmarrja në panair. Varësisht nga strategjia e përgjithshme për panair, kompania mund të dëshirojë të maksimizojë numrin e kontakteve si një objektiv për të rritur efikasitetin.

Një tjetër pikë e rëndësishme që duhet pasur parasysh është data e mbylljes së listës së ekspozuesve. Lista e ekspozuesve është shtylla e komunikimit në panair. Nëse ekspozuesi nuk arrin të regjistrohet në këtë listë, praktikisht do të thotë se është e padukshme në panair, pasi shumë vizitorë shfletojnë listën zyrtare të ekspozuesve për të gjetur produkte dhe ekspozues për cilët janë të interesuar.

Përveç listës zyrtare të ekspozuesve, është e rëndësishme të kontrolloni se panairi a ofron fusha të posaçme prezantimi apo shpallje. Shumë prej panaireve kryesore ofrojnë fusha të veçanta tematike ku produktet e ekspozuesve të ndryshëm shfaqen së bashku. Vizitorët zakonisht përdorin këto fusha për të marrë përshtypjen e parë 111.

Koha

Ekspozuesi duhet të fillojë fushatën e marketingut 3 muaj para panairit, por duhet të planifikojë që aktivitetet kryesore të kryhen në periudhën 2-3 javë përpara ngjarjes.

Buxheti

Kompania ekspozuese duhet të planifikojë 15% të buxhetit për të promovuar praninë e saj në panair. Studimet tregojnë se shumica e ekspozuesve nuk investojnë mjaftueshëm në këtë fushë, duke shpenzuar mesatarisht vetëm 6%.

10.3. Si të optimizohen marrëdhënia me publikun dhe vëmendjen e mediumeve

Ekspozuesi duhet të planifikojë paraprakisht aktivitetet e marrëdhënieve me publikun, sepse botimet më të mëdha të sektorëve janë dy mujore gjegjësisht katërmujore.

110 „Si deri në ekspozitë të suksesshme", Çka duhet të dijë çdo ekspozues, faq.3-4

111 „Pjesmarrje në panaire jasht shtetit – Doracak për pjesmarrje të suksesshme në panaire për eksportues të vegjë dhe të mesëm nga shtetet në zhvillim“, Byroja për inkurajim të importit, faqe 23

Ekspozuesi duhet të dërgojë informatat e tij të paktën tre muaj para panairit. Gazetarët kërkojnë tregime dhe vështrime për të cilat gjëra audienca e synuar do të jetë e interesuar. Ata janë të interesuar për atë që është e re ose speciale në tendën e ekspozuesit:

• Çfarë paraqet kompania (teknologji të re, produkte të reja unike, përmirësime të produktit, dhe diçka të re apo të vlefshme që duhet të nxirret në pah)?

• A do të ketë vizitorë VIP në tendë?• A ka ndonjë gjë interesante në lidhje me tendën?• A është bërë diçka ndryshe në periudhën e mëparshme? 112

Tërheqja e vizitorëve me lotari dhe demonstrim produktesh

Ekspozuesi gjithashtu mund të tërheqë vizitorët duke organizuar lotari dhe duke demonstruar produkte gjatë panairit.

Lotaria

Lotaria mund të jetë një mënyrë efektive për mbledhjen e detajeve. Për shembull, një lotari me "vendosjen e kartelve të biznesit në një kuti për të fituar" do t'i mundësoj kompanisë të mbledhë detajet e vizitorëve pothuajse falas!

Dhurata që do të jepet duhet të jetë në lidhet me produktin ose shërbimin e ekspozuesit, por gjithësesi tërheqës për vizitorët!

Наградата која ќе се додели треба да е поврзана со производот или услугата на изложувачот, но сепак атрактивна за посетителите.

Demonstrimi i produkteve në tendë

Kjo është një mënyrë efektive për të tërhequr vizitorë. Duhet të merren paraszysh pikat në vijim:

• Promovimi i kohës së demonstrimeve të produkteve në marketingun para dhe gjatë panairit në tendë;

• Rezervime të detyrueshme nëse kjo është e mundur;• Kufizimi i prezantimeve bazë nga 7 deri në 10 minuta;• Fokusim në 2 deri në 3 pika kryesore, zgjidhjet dhe përfitimet që

do t'i përshtaten grupeve më të mëdha të konsumatorëve;• Planifikimi i demonstrimit si një performancë, me fillim, mes dhe fund;• Turmat tërheqin turmat - punë e vyeshme për të

tërhequr dhe kyqur vizitorët e parë;• Lidhja me audiencën, ruajtja e kontaktit me audiencën përmes shikimit dhe

përshëndetjes të sapoardhurve me një buzëqeshje dhe një ulje koke; dhe

112 Ibid., faqe 11

98 99

• Aktivitetet në fund të demonstrimit - duhet të ju kërkoni vizitorëve tuaj që të plotësojnë një formular ose të flasin me dikë nga shërbimi i shitjes - nuk duhet të lejohet të zhduken vizitorët!

Mundësit tjera për shitje dhe promovim në panair

Ekzistojnë edhe mënyra tjera për të promovuar praninë në panair. Këtu bëjnë pjesë:

• Sponzorimi që të prezentohet brendi në fusha shumë të qarkullueshme, siç janë hyrja, vendi ku bëhet regjistrimi, sallone, etj;

• Ngjarje për krijimin e lidhjeve; • Seminare;• Shpërblime;• Programe speciale për blerësit kyq; dhe • Shfaqje (prezentim) për produktin e ri - shumica e panaireve

ofrojnë këtë shërbim në faqet e tyre të internetit 113.

113 Ibid., faqe 13-14

11.Aktivitet që duhet të pasojnë pas pjesëmarrjes në panair 11.1. Masat që duhet pasojnë pas pjesmarrjes në panair

Pyetjet kryesote në vijim përcaktojnë fushën e aktiviteteve që duhet të ndërmerren pas përfundimit të pjesëmarrjes në panair.

Pse aktivitetet për ndjekje pas panairit janë aq të rëndësishme?

Vizitorët kanë shumë takime gjatë panairit, po ashtu edhe me konkurrentët. Shoqata AUMA bëri një studim që tregon se më shumë se 50% e vizitorëve të panairit janë të pakënaqur me aktivitetet pasuese pas panairit që ekspozuesit i bëjnë pas panairit. Aktivitetet pasuese pas panairit japin mundësi të përkryer që kompania të jetë e ndryshme nga konkurrentët e saj.

Cilat janë karakteristikat e shitjeve të mira pas panairit?

Shitja e mirë pas panairit karakterizohet me reagim të shpejtë dhe aktivitet të sigurt nga pikëpamja e vizitorëve. Punonjësi në shërbimin e shitjes duhet të dërgojë një letër mirënjohjeje direkt tek vizitorët pas vizitës, e cila do të sigurojë një përshtypje të qëndrueshme pozitive nga vizita e tendës së panairit.

Si arrinë ekspozuesi të përfitoj nga përvoja e të gjithë të kyçurve në panair?

Përveç të dhënave të vrojtimeve të tregut të kryera gjatë panairit, informatat kthyese nga të gjithë punonjësit dhe ofruesit e shërbimeve ofrojnë referenca të rëndësishme të

100 101

nevojshme për të optimizuar projektin e ardhshëm. Ekspozuesi duhet të mbajë takime dhe punëtori për të marrë reagime menjëherë pas panairit, dhe kështu përshtypjet, vlerësimet dhe kritikat nuk do të humbasin 114.

Pas mbylljes së panairit, masat e monitorimit përcaktojnë nëse pjesëmarrja në panair ishte një sukses apo jo. Të dhënat e vizitorëve duhet të përgatiten, kontaktet të regjistrohen dhe shumë ide të reja që janë mbledhur duhet të klasifikohen. Më vonë, ekspozuesi duhet të përpunojë të gjithë dokumentacionin, materialet dhe kontaktet.

Përpunimi pas pjesëmarrjes në panair është hapi i parë në procesin e menaxhimit të përgjithshëm pas ngjarjes. Një fokus duhet të përqendrohet në tri detyra të ndryshme:

• Vizitorët në panair kanë shprehur dëshira të veçanta që duhet të përmbushen menjëherë. Kjo kërkon organizim dhe planifikim të kujdesshëm.

• Konsumatorët e kompanisë që nuk kanë qenë në panair duan të dinë se çfarë ka ndodhur gjatë ngjarjes së madhe. Ekspozuesi mund të publikojë detajet dhe suksesin e panairit.

• Punonjësit të cilët u deshtë të qëndrojnë në shtëpi duhet të informohen për rezultatet e ngjarjes.

Të dhënat e vizitorëve të regjistruar gjatë panairit janë pika fillestare e procesit të përpunimit, pasi ato përmbajnë detaje të shumta për konsumatorëve. Vizitorët mund të

114 „10 hapa për sukses të garantuar në panaire“, Iniciativa Mes Erfolg nga Meplan, faqe 26

jenë: konsumatorë të rregullt; Personalitete shumë të rëndësishme (personalitete VIP - politikanë dhe përfaqësues të tjerë); Përfaqësuesit e mediave; Vizitorë të tjerë. Aktivitetet që mund të ndërmerren nga ekspozuesi pas panairit janë: dërgimi i materialeve informative, përgatitja e një tenderi, caktimi i takimeve të planifikimit me stafin e shitjes, ftesa për të vizituar kompaninë. Megjithatë, ka aspekte të tjera që duhet të merren parasysh:

• Kërkesat e konsumatorit duhet të plotësohen sa më shpejt që është e mundur. Ekspozuesi mund të fillojë përpunimin e të dhënave gjatë panairit edhe pse ende nuk ka përfunduar.

• Procesi i kujdesit të konsumatorit duhet të vazhdojë pas panairit. Është mirë që një departament, apo më mirë, të emërohet një person si përgjegjës për menaxhimin e këtyre kontakteve.

Pjesëmarrja e suksesshme në një panair është një mundësi e dobishme për marrëdhëniet me publikun. Ekspozuesi mund të publikojë një deklaratë për shtyp gjatë ose pas panairit nëse ai ka lidhur me sukses një kontratë. Me këtë, kompania ekspozuese është në gjendje të demonstrojë rëndësinë e saj, për të treguar cilësinë e produkteve dhe pranimin e tyre nga konsumatorët.

Ekspozuesi mund të dëshirojë të përmirësojë marrëdhënien me ata konsumatorë që nuk e kanë vizituar panairin. Ata mund të informohen për rëndësinë dhe suksesin e panairit përmes postimeve të drejtpërdrejta, duke dërguar broshura posaçërisht të përgatitura, buletine dhe të ngjashme. Stafi i mirë-informuar dhe i përgatitur i shitjeve mund të mbështesë këto nisma gjatë kontakteve të drejtëpërdrejta.

Një nga aktivitetet më të rëndësishme që duhet të bëjë ekspozuesi pas panairit është të informojë të tjerët në selinë e kompanisë. Të gjithë punonjësit e rëndësishëm të ndërmarrjes duhet të informohen për tendencat e tregut, kompanitë e reja dhe të vjetra konkurruese, vlerësimin e produkteve dhe shërbimeve të ndërmarrjes nga konsumatorët etj. Departamentet e ndryshme të ndërmarrjes, si: prokurimi, hulumtimi dhe zhvillimi, shitja, menaxhimi i prodhimit, duhet të informohen duke paraqitur një raport përfundimtar për pjesëmarrje në panair.

102 103

Instrumentet që mund të përdoren për të informuar punonjësit në ndërmarrje janë:

• Buletinet• Mbledhjet • Raportet e dërguara me e-mail• Gazeta për puntorët • Posta direkte• Mbledhjet në ndërmarrje • Web-faqja e ndërmarjes 115.

Ekspozuesi duhet të kryejë aktivitete të ndryshme përcjellëse pas panairit për vizitorët që kanë vizituar panairin dhe ata që janë ftuar por nuk kanë ardhur. Shpejtësia dhe fleksibiliteti me të cilin ekspozuesi i përgjigjet kërkesave të vizitorëve, dhe mënyra se si është bërë, jep drejtim të klientit potencial si një partner potencial që punon. Pas kontaktit fillestar në panair, kompania duhet të tregojë se është e kualifikuar për punën dhe është e aftë të plotësoj kërkesat.

Konsumatorët dhe vizitorët që kanë vizituar tendën:

• Duhet të marrin një letër mirënjohjeje për vizitën e tyre,• Duhet t'u dërgohet materiali dhe ofertat e kërkuara ,• Duhet të marrin komente specifike në pikpamjen e asaj që

ështe e shënuar ne formularin me të dhënat e vizitorit• Duhet t'iu mundësohet termin për një takim në një të ardhme të afërt, • Duhet të lidhen me punonjësit përgjegjës/ përfaqsuesit

e shitjes për bisedimet e mëtutjeshme.

Konsumatorët dhe vizitorët që nuk e kanë vizituar tendën:

• Duhet të marrin informata për gamën e produkteve të ekspozuara, risive, dhe ndryshimeve,

• Duhet të kontaktohen nëpërmjet telefonit ose në formë të shkruar.• Gazetarët që kanë vizituar tendën: • Duhet fletë-falemenderime për vizitën, • Duhet të marrin raport final.• Gazetarët që nuk e kanë vizituar tendën: • Duhet tu dërgohet i tërë kompleti mediatik, • Duhet të marrin raportin final 116.

11.2. Vlerësimi i pjesëmarrjes së ndërmarrjes në panair

Pas panairit, qëllimet e planifikuara të pjesëmarrjes në panair duhet t'i nënshtrohen rishikimit dhe analizës për të përcaktuar se deri në çfarë mase janë përmbushur. Buxheti i planifikuar duhet të justifikohet. Përjashtimet duhet të identifikohen dhe të analizohen.

115 „Roli i ekspozimeve në marketingun miks “, UFI kursi, faqe 97-100

116 Doracak „Pjesmarrje e sukseshme në panaire”, Shoqata AUMA, faqe 89-91

Kuptimi i suksesit të pjesëmarrjes në panair është i lidhur me "kthimin e investimit" nga pjesëmarrja në panair. Ekspozuesit duhet të jenë në gjendje të përcaktojnë nëse pjesëmarrja në panair ishte "e suksesshme" apo jo.

Për këtë arsye ekspozuesit patjetër duhet t'i llogarisin përfitimet e pjesëmarrjes së tyre bazuar në vlerësimin e burimeve të shpenzuara për pjesëmarrjen (p.sh. paratë, orët e punës, dhe investimet e tjera) dhe sa përfitime kanë pasur nga panairi.

Për momentin, në përdorim ekzistojnë disa modele që ndryshojnë shumë. Përdoren modele vlerësimi në të cilat kthimet sasiore dhe cilësore të investimit transformohen në një shkallë uniforme të matjes. "Kontrolli i përfitimeve nga panairi" i zhvilluar nga Shoqata gjermane AUMA është projektuar për të matur përfitimet e pjesëmarrjes në panair në një shkallë më të gjerë, duke marrë parasysh vlerat ekuivalente monetare të kthimit sasiore dhe cilësore të investimeve 117.

Nëse qëllimi është të nxjerren përfitimet maksimale nga panairi dhe të maksimizojë kthimin e investimit, ka aktivitete të shumta që duhet bërë në ditët dhe javët që pasojnë pas panairit.

Të mbahet mbledhje pas panairit

Mbledhje me stafin e tendës duhet të mbahet sapo të mbarojë panairi. Cila metodë që të përdoret - takime midis punonjësve ose formularëve të vlerësimit - rishikimi duhet të bëhet derisa kujtimet janë ende të freskëta. Informata kthyese të vlefshme mund të merren nga konsumatorët dhe vizitorët e tjerë. Kjo mund të bëhet nëse ju bisedoni me ta në telefon, dërgoni një pyetësor ose merrni një kompani të pavarur për të kryer studimin.

Analiza e rezultateve

Rezultatet duhet të kontrolohen menjëher pas panairit dhe të krahasohen me qëllimet që janë caktuar. Në qoftë se qëllim primar është të bëhet shitje në panair, atëher duhet të matet shitja. Duhet të vlerësohen qëllime tjera si numri i kontakteve të realizuara me konsumatorët potencial dhe takimeve sy më sy. Rreth 90 deri 120 ditë pas panairit, ekspozuesi mundet saktësisht të bëjë krahasimin e rezulteteve të shitjes 118.

Analiza e shpenzimeve dhe rezultateve në krahasim me qëllimet

Në një periudhe të caktuar, javë ose muaj pas panairit, në varësi të ciklit të shitjeve, plotësohen kushtet për të matur të gjitha kostot dhe për të kompletuar rezultatet e panairit deri në atë moment. Këto të dhëna futen në një tabelë kundrejt objektivave dhe buxhetit për çdo konto. Përveç krahasimit të rezultateve me qëllimet, ekspozuesi duhet të jetë në gjendje statistikisht të përcaktojë se sa i suksesshëm ishte panairi për

117 “Roli i ekspozitave në mks marketingun”, UFI kurs, faqe 103

118 MFV ekspozitat, SHBA, „Doracaku për marketing panairesh – Si të përfitohet dhe merret më së tepërmi nga ekspozitat në panaire“, faqa 9-10

104 105

ndërmarrjen. Duke krahasuar rezultatet me kostot e shitjeve jo-panairike, ka një pikë referimi të mirë për të matur performancën aktuale dhe të panaireve të ardhshme:

• Numri i thirrjeve të stafit të shitjes të nevojshme për të lidhur një kontratë/ shitje dhe kështu të mbyllet kontakti i mundshëm nga panairi.

• Kosto për të marrë një kontakt për një shitje të mundshme (ose shitje) në panair.• Kosto për çdo shitje të bërë si rezultat i panairit.

Ekspozuesi duhet t'i krahasojë këto rezultate me kostot jo-panairike të aktiviteteve të përditshme të biznesit, siç janë:

• Numri i thirrjeve të rregullta të nevojshme për të bërë një shitje• Kosto për të marrë kontaktet e mundshme të shitjes përmes reklamave ose formave

të tjera të promovimit, të tilla si postë direkte, media të shtypura ose elektronike.• Kosto për çdo shitje që nuk është rezultat nga aktivitetet të lidhura me panairin.

• Pregaditja e raportit përfundimtar

Të gjitha informatat duhet të përmblidhen në raportin përfundimtar i cili është një udhëzues për planifikimin e ngjarjeve të ardhshme, përcaktimin e qëllimeve dhe përcaktimin se cilat ngjarje janë efektive dhe cilat janë të panevojshme.

Raporti duhet të bëjë vlersimin e çështjeve në vijim:

1. 1. Reagimin e përgjithshëm të konsumatorëve, të punsuarve dhe të tjerëve me fokus në anët e forta dhe dobësive.

2. Rekomandime për trajnime plotësuese, qasje të reja etj. 3. Krahasimin e harxhimeve reale me buxhetin e planifikuar. 4. Rezultatet e vërteta, qëllimet e ndërmarrjes dhe qëllimet individuale.

Rekomandohet që të konfirmohet zgjedhja e tendës për vitin e ardhshëm sa më shpejt të jetë e mundur dhe të shqyrtohet dërgimi i një kopje të raportit përfundimtar deri te organizatori i panairit 119.

119 „Si deri në ekspozitë të suksesshme në panair" – Çka duhet të dijë çdo ekspozues, SHBA, faqa 19-20

12.Këshilla dhe truqe

Ky kapitull përmban këshilla dhe truket e dobishme për ekspozuesit në procesin e përgatitjes, zbatimit dhe monitorimit të efekteve pas panairit. Të njëjtat mund t'iu shërbejnë ekspozuesve si një orientim për të mbetur të fokusuar gjatë përgatitjes për pjesëmarrje në panair. Gjithashtu shërbejnë si "praktika më të mira" në këtë mënyrë duke dhënë këshilla gjatë secilës fazë specifike kur marrin pjesë në panair. Këshillat dhe truqet e ndryshme jepen në tekstin që vijon, i cili i referohet kapitujve të ndryshëm të këtij doracaku.

12.1. Këshilla dhe truqe – Panairi në shikim të parë (Kapitulli 1)

Shumë lloje ngjarjesh bien nën përkufizimin e përgjithshëm të ekspozitave të ndershme të panairit. Qëllimi, përmbajtja, vizitorët, periodizmi, madhësia dhe gjerësia e tregut mund të ndryshojnë, por të gjithë kanë qëllimin e promovimit dhe lehtësimin e tregtisë 120.

12.2. Këshilla dhe truqe – Panairet si pjesë e miks marketingut (Kapitulli 2)

Funksionet e zgjedhura të panaireve 121

• Sigurimin e përqëndrimit që reflekton tregjet e përzgjedhura.• Ofroni një përvojë zbavitëse dhe kënaqësi për të gjitha shqisat.• Garanton për rritjen e transparencës së tregut.• Hapja e tregjeve të reja.• Lehtëson krahasimin e drejtpërdrejtë të vlerës së mjeteve të investuara.• Mbështetje për këmbim të detajuar të informacionit.

120 Bazat e organizimit të panaireve, Udhëzues për shtetet në zhvillim, Qendra Tregëtare Ndërkombëtare, 2012, faqe 4

121 Doracak për Pjesmarrje e sukseshme në panaire”, Shoqata AUMA, 2013, faqe 9

106 107

Panairet si pjesë e komunikimit miks 122

• Reklamimi tradicional.• Përkrahje të shitjes/ marketingut direkt. • Marrëdhënie me publikun.• Shitje të drejtëpërdrejtë.• Sponsorimet/ Marketing të ngjarjeve/ shpërndarje të produkteve. • Mediume të reja.

Panaire si pjesë e çmimeve dhe kushteve të shitjes 123

• Çmimet e shitjes• Shitje me pagesa të shtyera-huave• Lirime• Mënyra e pagesës• Shërbime

Panaire si pjesë e distribuimit miks 124

• Organizimin e shitjes• Kanalet e shitjes• Magazionimi • Transporti

Panaire si pjesë e prodhimitarisë miks 125

• Kualiteti i produkteve• Politika e gamës së produkteve• Marka (Brendi)• Dizajni i produkteve

122 Ibid., faqe 12

123 Ibid., faqe 12

124 Ibid., faqe 12

125 Ibid., faqe 12

12.3. Këshilla dhe truqe – Pjesëmarrja në panaire si cikël projekti (Kapitulli 3)

Pyetje të rëndësishme/ pikëpamje para pjesmarrjes në panair 126

• Cilat janë qëllimet e juaja?• Çka do të jetë sukses nga pjesëmarrja e juaj në panair?• Si do ti paraqitni produket e juaja? • Kush do të t'iu ndihmoj?• Si do të rekalmoheni në treg?• Çfar çmimesh do të vendosni?• A i keni të gjitha dokumentat dhe materialet promovuese?• Si mund të ju dilini në ndihmë organizatorëve?• Si do ta bëni pagesën? • Çka duhet të bini tjetër?• Çka do të shitni?

Pyetje të rëndësishme/ pikëpamjet gjatë kohës së panairit 127

• Duhet bëni gjum mjaftueshëm dhe të arrini në kohë në panair!• Shikoni në sy klientët e mundshëm, buzëqeshuni dhe përshëndetni ata!• Bëni që të duket personale!• Njerëzit duan tenda me famë!• Jeni në vetëvetje!• Le të duket e kapshme!• Çka do të bëni gjatë gjithë kohëzgjatjes së panairit? • Bëni pushim dhe hani diçka të duhur! • Thithni ajër të pastër! • Çka do të veshni/mbathni?• Mbledhni informata! • Njoftoni njerëzit dhe pastaj ndiqni!• Nëshkuhuani në listën e porosive elektrokike (e-mail)!

Pyetje të rëndësishme/ pikëpamjet pas pjesëmarrjes në panair 128

• Shitja e vërtetë fillon tani!• Relaksim!• Vlerësoni panairin kundrejt qëllimeve tuaja!• Përparësoni sasinë e punë suaj!

126 http://www.thedesigntrust.co.uk/HOW-TO-BEST-PREPARE-FOR-A-CRAFT-SHOW-OR-DESIGN-TRADE-FAIR/

127 Ibid

128 Ibid

108 109

12.4. Këshilla dhe truqe – qëllimet e pjesëmarrjes në panaire (Kapitulli 4)

Si të definohen qëllimet dhe detyrat e panairit? 129

• Gjatë përcaktimit të qëllimeve, ato duhet të jenë në përputhje me qëllimet tuaja korporative dhe të marketingut.

• Vendosni qëllimet dhe detyrat në një kornizë kohore – sa më herët aq më mirë.• Përcaktoni synime reale që të mund të ridefinoni ose

të rishikoni për çdo pjesëmarrje në panair.• Përqëndrohuni në objektivat që janë të matshëm në kushte reale.• Vendosni një mënyrë për të matur arritjet e qëllimeve tuaja.• Komunikoni me shkrim objektivat e panairit për të gjitha

palët e interesuara të përfshira në panair!

Qëllimet e përbashkëta në panair 130

• Qëllimet në lidhje me kontaktet: Mbajtja e kontaktit me klientët ekzistues dhe gjetjen e blerësve të rinj.

• Objektivat në aspektin e informatave: vëzhgimi i konkurrencës, krahasimi, gjetja e partnerëve të rinj për punë.

• Objektivat në lidhje me komunikimin: Rritja e vetëdijes publike, përmirësimi i imazhit, shikim në sjelljen e konsumatorëve.

• Qëllimet e shitjes: Arritjen e kontratave , krijimi i kanaleve të reja të shpërndarjes, hapja e tregjeve të reja.

Pse janë aq të rëndësishme qëllimet? 131

• Vendosni qëllime të matshme! Nëse e dini se çfarë doni të arrini dhe si ta matni atë, kjo do t'ju ndihmojë të fokusoheni në mesazhin tuaj dhe të krijoni tendën për të dërguar një mesazh tek audienca juaj e synuar.

• Kjo nuk është sport individual! Kur përcaktoni objektivat dhe planifikoni tendën, kyqni punonjës të shitjes, marketingun dhe të gjithë të tjerët - kjo do t'i ndihmojë ata të ndjehen si pjesë e ngjarjes dhe do t'i motivojnë më tutje.

• Cilat janë qëllimet e juaja? Çka dëshironi nga panairi? Qëllimet e juaja duhet të jenë precize dhe

129 “10 hapa për sukses të garantuar në panaire”, Iniciativa Messe Erfolg nga Meplan faqa 5

130 Ibid., faqe 5

131 Komunikimi i shumllojshëm, Australi, „Si të jeni një ekspozues i mirë panairi“, faqe 4

specifike për biznesin tuaj – dhe gjithësesi, mund të keni më tepër se një qëllim. Shfrytëzoni lista me qëllime të mundëshme si bazë në të menduarit – Kolona ÇKA do të masë ose qartësoj çka dëshironi të arrini.

12.5. Këshilla dhe truqe – zgjedhjen e panairit më të përshtatshëm dhe kriteret për vendimmarrje (Kapitulli 5)

Kritere për zgjedhje 132

• Gjendja dhe qëllimet tuaja korrespondojnë me temën e panairit.• Një gamë produktesh përfaqësuese.• Ndërmarrja është në gjendje të t'iu drejtohet grupeve

të rëndësishme të synuara të saja.• Ndërmarrja është në gjendje të arrijë grupe të reja të synuara.

Zgjedhja e panairit më të përshtatshëm 133

• Analiza e ofertës së panaireve -Temat - Grupet e synuara -Emërtimet - Fusha me mbulim rajonal

• Qëllimet e ndërmarrjes• Para-zgjedhja• Vizita e panairit

Pritja e bashkëpuntorëve nga Evropa në marrdhëniet e biznesit 134

• Informata precize, të besueshme dhe të vërteta në kohën e duhur → shërbim optimal për konsumatorët

• Produkte të kualitetit të lartë• Materiale informative që ju përgjigjet standardeve të shtetit ku

mbahet panairi (p.sh. dizajni, niveli informatave, materialet)• Bashkëpuntorë të mirë pregaditur • Qëndrimi në të kontraktuarën • Ndjekja me kohë e kërkeasave pas panairit• Dërgimi me kohë i informatave• Standarte dhe çertifikata (p.sh. HACCP, ISO, BRC)

132 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, faqe 27

133 Ibid., faqe 28

134 Pjesmrrja në panaire jashtë shtetit, Udhëzues për pjesëmarrje të suksesshme në panair për eksportuesit e vegjël dhe të mesëm nga vendet në zhvillim, Byroja për inkurajimin e importeve, 2016, faqe 8

110 111

Kurthe të shpeshta për ndërmarrjet që marrin pjesë për të parën herë në panair ndërkombëtar: 135

• Teoria dhe jeta reale shpeshëher dallojnë: nuk duhet të parashikohet që gjithçka do të jetë sikur që është sipas teorisë.

• Për ato gjëra që nuk do të t'iu kushtoni vëmendje, askush tjetër nuk do të kujdeset për ta. Sidomos kur është fjala për Organizatën për Mbështetjen e Biznesit, ose nënkontraktorët, gjithmonë duhet të shprehni qartë dhe të tregoni problemet.

• Kultura të ndryshme: është më mirë të supozohet se gjithçka mund të jetë ndryshe nga ajo në shtëpi. Ndjenja e komunikimit ndërkulturor është një nga faktorët kyç për suksesin në një panair të huaj.

• Pritjet për cilësinë nga konsumatorët evropianë janë të larta: përgatitni ndërmarrjen tuaj për biznes me bashkëpuntorë evropian duke siguruar që produktet të përmbushin standardet e kërkuara të cilësisë. Organizatat për mbështetje të biznesit mund të ndihmojnë në vlerësimin e cilësisë së produktit.

• Materialet promovuese (broshurat, fletushkat, faqe e internetit, etj.) duhet t'i plotësojnë kërkesat standarte. Në qoftë se ka dyshim për kualitetin e materialeve promovuese duhet të kontrollohen ato të konkurentëve ose të pyetet Organizata për përkrahjen e bizneseve për drejtime. Kontratat për punë kryesisht nuk bëhen në panair, por pas panairit (kjo mund të zgjatë edhe deri në një vit). Prandaj ekzekutimi i duhur i aktiviteteve pasuese pas panairit është shumë me rëndësi.

• Pikëqëndrimi në konsumatorët është kyçe: kur ndërmarrja merr pjesë në panair ndërkombëtar, gjithçka që bëhet duhet të jetë e drejtuar drejt konsumatorit të mundshëm.

• Pjesëmarrja në panair dhe përfitimi i konsumatorëve të ri është një punë e mundimshme. Nuk ka garancion se do të krijoni kontakte të reja, do të arrini marrëveshtje për bashkëpunim dhe se do të ktheheni me fletore plot me porosi.

Si të zgjedhet panairi më i përshtatshëm? 136

• Data e panairit (dhe si përshtatet kjo në planin e përgjithshëm të ndërmarrjes) • Lokacioni, qyteti, shteti (disa panaite mbahen në disa shtete/rajone• Temat e ngjarjes • Sa shpesh është mbajtur ngjarja paraprakisht? • Produktet/ shërbimet që ekspozohen në atë ngjarje• Sa sektorë të prodhimtarisë janë të pranishëm? • Rëndësia e sektorit tuaj në atë panair• Përbërja e vizitorëve (sektorët, preardhja, lloji i biznesit) • Përbërja e ekspozuesve (sektorët, preardhja, llojet e produkteve) • Rangu i vizitorëve (p.sh. udhëheqës i furnizimeve kundrejt punonjës më të ri) • A është ngjarje e hapur për publikun e gjërë apo

ngjarje vetëm për publik profesional?

135 Ibid., faqe 8

136 Ibid., faqe 9

• Cila është përfshirja ndërkombëtare e ngjarjes? • Sa është madhësia mesatare e një tende dhe sa ekspozues do të ketë? • A ekziston një politikë specifike për miratimin e pjesëmarrjes?• A ka tema të veçanta apo ngjarje anësore në panair? • Mbulimi nga ana e mediumeve në vitet paraprake • A fiton ngjarja vëmendje të madhe në rrjetet sociale

(p.sh. Tviter, rrjetat e biznesit, blogjet)? • Harxhimet për hapësirë për tendën, ndërtimin e tendës

dhe komunikimi gjatë kohës së panairit.

12.6. Këshilla dhe truqe – Buxheti (Kapitulli 6)

Çka është me rëndësi gjatë planifikimit të buxhetit? 137

• Planifikoni buxhetin tuaj sa më herët që është e mundur !!!• Shihni të gjitha pikat: hapësira për tendën, tarifat, shërbimet hotelierike, shërbimet

komunale (energjia elektrike, uji etj.), projektimi i tendës së panairit, ndërtimi i tendës së panairit, masat e marketingut, punonjësit, shpenzimet e udhëtimit etj.

• Buxheti duhet të bazohet në fakte dhe jo në vlerësime të përafërta.• Kontrolloni që buxheti të respektohet duke llogaritur kostot aktuale pas panairit.

Lidhje të dobishme 138

• www.electronica-budgetplaner.de• www.auma.de

Llogaritja e buxhetit dhe lista për kontrollë 139

• Lista e kontrollit të buxhetit ndihmon për të pasur evidencën e të gjitha harxhimeve që lidhen me panairin.

• Buxheti për panairin duhet të bazohet në fakte dhe jo në vlerësime të përafërta. Çmimet aktuale mund të gjenden në internet, për shembull, në dyqanin on-line të organizatorit dhe nënkontraktorëve të panairit.

• Pasi të përfundojmë llogaritjen e harxhimeve pas panairit, kjo do të na japë një pasqyrë të plotë se a keni bërë lëshime nga buxhetit dhe do të jetë baza për negocimin e buxhetit në lidhje me pjesëmarrjet e ardhshme në panaire.

137 “10 hapa për sukses të garantuar në panaire”, Iniciativa Messe Erfolg nga Meplan faqa 7

138 Ibid., faqe 7

139 „Si deri në ekspozim të sukseshëm – 10 hapa për sukses në panair“, Daniel Gundelah, faqe 4

112 113

12.7. Këshilla dhe truqe – Procedurat organizative (Kapitulli 7)

Dokumenta për pjesmarrje 140

• Skica e panairit• Skica nga salla e panairit• Dokumentet për regjistrimit• Shërbimet në dispozicion• Lokacione të disponueshme• Kushtet për pjesëmarrje në panair dhe ekspozim• Rregulloret

Çka të bëhet para, gjatë kohës dhe pas panairit 141

• 12-9 muaj para panairit• Definimin e qëllimeve dhe pritjeve të ndërmarrjes• Zhvillimi i produkteve ose shërbimeve të reja duhet të jenë

të gatshme për përdorim në fillim të panairit • Kontrollim të gjendjes ekonomike, mundësive të shitjes

dhe shpërndarjes në shtetin ku mbahet panairi• Definimin e pritjeve kundrejt harxhimeve, kthimi i investimit • Marrja e vendimit për pjesmarrje në panairin • Miratimin e buxhetit • Caktimin e menaxhmentit të projektit/ ekipit të ndërmarrjes• Vendosjen e koordinimit të mbrendshëm

• 9-6 muaj para panairit• Të kërkohet dokumentacioni nga organizatori i panairit• Të përcaktohet madhësia e tendës• Përgatitja e regjistrimit • Përzgjedhja e eksponatëve • Planifikimi i renditjes dhe pamjes së tendës

• 6-3 muaj para panairit• Zgjedhja e ndërmarrjes për ndërtimin e tendës• Marrja e vendimit për reklamimin/ dhuratat• Informimi i ndërmarrjes për ndërtimin e tendës• Regjistrimi në katalogun e panairit • Përcaktimi i masave shtesë të reklamimit • Prezantimi nga kompania për ndërtimin e tendës

140 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, faqe 39

141 Ibid., faqe 40-41

• Angazhimi i punonjësve të jashtëm, hosteses • Definimi i kodit të veshjes, uniformat

• 3-1 muaj para panairit• Porositja e katalogeve/ broshurave • Kërkimi i lidhjeve ndihmëse të komunikacionit, energjisë elektrike, ujësjellësit• Përcaktimi i stafit të tendës • Dizajnimi dhe shtypja e fletëemërtimeve për tendën • Dërgimi i e-mail-ave dhe ftesave deri te konsumatorët • Informimi i ekipit që do të punojë në tendë• Përgatitja e bexhave me emrat e stafit• Ndërmarrja e aktiviteteve mediale • Ndjekja e ndërtimt të tendës

• Gjatë kohës së panairit• Promovimi i tendës nga ana e ndërmarrjes për ndërtimin e sajë• Analizimin e anketës së vizitorëve • Kontrollimin e treguesve të suksesit• Vrojtimi i ndërmarrjeve konkuruese • Pas panairit• Demontimi i tendës dhe transportimin e paisjeve dhe eksponatëve• Analiza e pjesëmarrjes në panairin• Kontrollimin se a janë arritur qëllimet e ndërmarrjes• Ndjekjen e kërkesave/ kontaktimi me konsumatorët • Përllogaritja dhe analiza e harxhimeve (të planifikuara kundrejtë atyre reale) • Marrja e përfundimeve për në të ardhmen• Kthimi i investimit • Marrja e vendimit për pjesëmarrje në një panair të ardhshëm, madhësia e tendës• Pregatitja e raportit final/ dokumentacioni nga pjesëmarrja në panair

12.8. Këshilla dhe truqe - Tenda (Kapitulli 8)

Pikëpamjet teknike dhe organizative të konceptit për tendën 142

• Madhësia, lloji dhe vendndodhja e tendës• Pamja e jashtme e tendës• Projekti i përgjithshëm për tendën• Gama e produkteve për ekspozim• Pajisjet teknike• Dërgesat• Montimi dhe demontimi i tendës• Udhëheqja dhe organizimi i tendës

142 Ibid., faqe 53

114 115

Cilat informata nevojiten për të projektuar një tendë individuale? 143

• Tenda e përfaqëson kompaninë tuaj.• Projekti i tendës duhet të përgatitet duke pasur

parasysh qëllimet e pjesëmarrjes në panair.• Parashikoni zona të këndshme për takimin dhe komunikimin me vizitorët.• Nevojitet edhe kontakte personale.• Komunikimi i mesazheve të qarta.• Nëse mendoni për madhësinë e tendës tuaj, merrni parasysh hapësirën e

nevojshme për ruajtjen, zyrë për mbështetje ose shërbimet e hotelierisë.• Thënia e më poshtme është e vërtetë, sidomos kur dizajnohet emërtimi dhe

amblema e tendës, grafika dhe tekstet me mesazhe: "më pak është më shumë".

Cka nevojitet tjetër për konceptin e tendës? 144

• Tenda duhet të pasqyrojë identitetin koorporativ të ndërmarrjes.• Vizitorët duhet të "ngjiten" në tendën në çdo kuptim dhe të jenë

në gjendje të njohin botën në të cilën vepron kompania.• Gjatë ftesës për tenderë, nuk duhet t'iu qasemi më shumë

se 3 deri në 4 kompani për ndërtimin e tendës.

Dizajnojeni tendën për të shitur 145

• Rregulla „3 sekonda“ - A e dërgon tenda juaj porosinë kryesore për 3 sekonda? Kjo është koha e vëmendjes së vizitorit tuaj para se ai/ajo të shkoj në tendë tjetër.

• Mësoni nga përvoja - Fotografoni tendën tuaj në panair; - Shikoni tendat tjera për të fituar ide të mira; dhe - Kërkoni informata shtesë nga njerëzit që ndalojnë në tendë.

• Përfitoni maksimumin nga pjesa grafike dhe mbishkrimeve - Duhet të keni mbishkrime dhe grafikë profesionalisht të punuara; - Porosia duhet të jetë e lexueshme nga largësia prej 5 metrash-nëse ju mundeni atëherë edhe vizitorët do të munden që ta lexojnë; - Porosia duhet të jetë e shkurtë, e qartë dhe lehtë e kuptueshme. - Mos shfrytëzoni zhargon ose fjalë që vizitorët e juaj nuk do t'i njohin; - Provoni tituj që përgjigjen edhe në materiale tjera të marketingut; - Mendoni për përdorimn e një mbishkrimi që do të nxisë vizitorët që të

143 “10 hapa për sukses të garantuar në panaire”, Iniciativa Messe Erfolg nga Meplan faqe 9

144 “Si deri në ekspozim të sukseshëm – 10 hapa për sukses në panair“, Daniel Gundelah, faqe 5

145 Komunikimi i shumllojshëm, Australi, „Si të jeni një ekspozues i mirë panairi“, faqe 7-8

parashtojnë pyetje të dobishme; - Nuk duhet të vendosni në mure asgjë të rëndësishme në lartësi më pakë se 1 metër, sepse mobiljet dhe vizitorët do të bllokojnë; - Kontrolloni se a janë të gjitha porositë në lidhje me arritjen e qellimeve tuaja të matshme.

• Personi juaj i qetë shitës - Grafika dhe mbishkrimet e tendës suaj janë shitësit e qetë – vihuni në vendin e vizitorit – shikoni tendën tuaj dhe pyesni vetëveten „A e marr unë porosinë e duhur dhe të qartë?“.

12.9. Këshilla dhe truqe – Drejtimi i tendës gjatë kohës së panairit (Kapitulli 9)

Si t'i pregatini të punsuarit më mirë që mundeni për punën në tendë? 146

• Përshtypjet e para janë të rëndësishme - prandaj vetëm punonjësit tuaj më të mirë të trajnuar dhe më kompetentë duhet të jenë të pranishëm në tavolinën e informimit.

• Krijoni nxitje te punonjësit tuaj që do t'i inkurajojë ata për të arritur qëllimet e panairit së bashku.

• Në takimet tuaja të përditshme, përdorni informatat kthyese nga punonjësit tuaj, që të mund të veproni menjëherë.

• Krijoni një sistem që mban evidencë se cilat punonjës nuk janë të pranishëm në tendë dhe kur do të kthehen.

• Sigurohuni që përgjegjësitë e tendës janë të shpërndara dhe të komunikuara në mënyrë të qartë.

Si të realizoni takime të suksesshme në panair? 147

• Filloni bisedën tuaj me pyetje të hapura. Shmanguni pyetjet klisheve, të tilla si p.sh. "A mund t'ju ndihmoj?".

• Mos jepni vetëm informacione, por në mënyrë aktive bëni pyetje për të mësuar rreth kërkesave të vizitorit me të cilin po flisni.

• Përgatituni për takimet dhe informohuni rreth kompanisë për të cilën punon personi me të cilën duhet të takoheni.

• Provoni bashkëpuntorët tuaj me të cilin duhet të takoheni se a i merrni seriozisht parasyshë mbledhjet tuaja nëpërmjet një reagimi të shpejtë në vizitën e tij pas panairit.

• Trajnim intensiv për të gjithë punonjësit që të kenë takime në tendën e panairit, duhet të jepen drejtime të unifikuara për komunikim.

146 10 hapa për sukses të garantuar në panaire, mundësuar nga Meplan, faqe 21

147 Ibid., faqe 23

116 117

• Provoni se sa mirë jeni me "vizita misterioze" gjatë kohëmbajtjes së panairit dhe on-line kërkimeve pas panairit.

• Respektoni marrëveshjen.

Planifikimi i shkëlqyeshëm i mledhjes së të dhënave për kontakt me vizitorët garanton sukses 148

• Ruani menjëherë të dhënat për kontake direkte dhe digjitale menjëherë në vetë tendën.

• Formularët e standardizuara për takime me vizitorët mund të digjitalizojnë shpejt dhe lehtë. Në këtë mënyrë, asnjë informacion nuk humbet.

• Krijoni përparësi konkurruese duke përpunuar me shpejtësi kontaktet e krijuara në panair menjëherë pas panairit.

• Ruani këto të dhëna të standardizuara duke përdorur një formular të thjeshtë për takime me vizitorët: informacionet e kontaktit, kategoritë e vizitorëve (konsumatorë, gazetarë etj), tema e takimin (p.sh. interes në produkte të caktuara), te kush duhet ridrejtuar kontakti, hapat e ardhshëm të dakorduara dhe data, shënime.

Gjetjen e konsumatorëve të rinjë dhe kontakteve të reja 149

• Ndërmarrja duhet të vendosë se sa përqindje të konsumatorëve të ri dëshiron të tërheqë.

• Para panairit, ndërmarrja duhet të kushtojë kohë në kërkimin e konsumatorëve të mundshëm dhe duhet të caktohen terminet e mbledhjeve gjatë kohës së panairit.

• Ekipi i tendës duhet të jetë i nxitur të jep mund special për të tërhequr konsumatorë të ri të mundshëm.

Informimi i të punsuarve 150

• Informimi i të punsuarve nuk duhet të jetë vetëm në formë të shkruar por edhe në mënyrë direkte/personale.

• Informimi i të punsuarve nuk duhet të mbarojë me fillimin e panairit. • Njerëzit nuk do të dëgjojnë person nga vetë ndërmarrja – rekomadohet

trajnues i jashtëm për pikëpamjet e ndryshme të komunikimit.

148 Ibid., faqe 24-25

149 „Si deri në ekspozim të sukseshëm – 10 hapa për sukses në panair“, Daniel Gundelah, faq “, faqe 7

150 Ibid., faqe 8

Përgatitja e personelit për promovimin e tendës 151

• Personeli duhet të pregatitet për sfidat lidhur me komunikmin në panair.• Stafi duhet të trajnohet se si të gjendet me situatat

kritike siç janë ankesat e konsumatorëve. • Gjatësia mesatare duhet paraprakisht të definohet, ashtu që ekipi i tendës të jetë

i vetëdijshëm se koha për komunikim gjatë kohës së panairit është e çmueshme.• Se sa është i kualifikuar partneri për diskutime duhet

të vërehet që në fillim të diskutimit. • Diskutimi në panair nuk është në lidhje me produktet e ndërmarrjes, por

ka të bëjë me kërkesat e vizitorit dhe se si mundet që të plotësohen këto kërkesa me ndihmën e produkteve ose shërbimeve të ndërmarrjes.

Metodat e përmirësuara për mbledhjen e të dhënave 152

• Duhet të përdoret një protokol i standardizuar për diskutim ashtu që të gjitha diskutimet të mund të dokumentohen.

• Personeli i tendës patjetër të jetë i vetëdijshëm për rëndësinë e mbledhjes së të dhënave për kontakt me vizitorët dhe kërkesat e tyre.

• Para fillimit të panairit, duhet të shpërndahen resurset për digjitalizimin e kontakteve, p.sh. në Exel ose softuer përkatës.

Pjesëmarrja në panair 153

• Mbërrini më herët, shkoni më vonë nga panairi. Shumë ekspozues përdorin periudhën para dhe pas orarit zyrtar të punës, ecin me qetësi nëpër sallat e panairit duke vizituar tendat tjera dhe duke ditur se nuk i humbasin mundësinë për klientë të mundshëm.

• Tenda nuk duhet të jetë kurrë bosh. Mos harroni se ndërmarrjet duhet të kenë së paku dy përfaqësues në panair: njëri që do të merret me klientët potencialë dhe një tjetër që do t'i mirëpresë vizitorët e tjerë në tendë.

• Përshtypjet e para janë më të rëndësishmet. Është vërtetuar se vizitorët ndikohen nga pamja dhe sjellja e njerëzve në tendë, mjaft përpara se të kenë mundësinë të flasin. Prandaj, përfaqësuesit e kompanisë duhet të vishen në mënyrë profesionale, të mbajnë një simbol me emrin e tyre në një vend të dukshëm në trup, të sillen në mënyrë të përshtatshme dhe të punojnë shumë për të ruajtur tendën e pastër dhe të rregullt.

• Sjellja e përfaqësuesve ka një ndikim të madh në perceptimin e vizitorëve për kompaninë tuaj. Është e rëndësishme të shmangni "rojet mbrojtëse" duke qëndruar në këmbë me duart lidhur në

151 Ibid., faqe 9

152 Ibid., faqe 10

153 „Si deri në pjesëmarrje të suksesshme në panaire ndërkomëtare“, Programi Inter-amerikan për promovim të tregtisë, agro-biznesit dhe siguris së ushqimit, faqe 26-27

118 119

këndin e tendës, ulur ose pamjen sikur të iu ishte mërzitur.

Motivimi i të punsuarve 154

• Duhet të caktohet një pushim një orësh për punonjësit pas periudhës së planifikuar të punës që ka zgjatur dy ose tre orë.

• Kontrolloni agjendën e panairit dhe orarin e ngjarjeve shtesë dhe parashikoni kohën kur do të ketë turma më e mëdha. Disa nga punonjësit duhet të shkojnë në një pushim kur nuk ka lëvizje të madhe të vizitorëve.

• Pini shumë lëngje. Shumica e sallave janë shumë të thata dhe dehidrimi mund të shkaktojë lodhje.

• ‘’Hani dhe pini por mos e teproni’’: kjo ndikon jo vetëm në mirëqenien fizike, por edhe në sjelljen tuaj mendore. Kjo mund të t'iu duket e thjeshtë, por do të ishit të habitur se sa punonjës e neglizhojnë shëndetin e tyre gjatë panaireve.

• Njihni kufijtë tuaj dhe pushoni kur keni nevojë për të.• Shmangni përdorimin e një "qasje konservatore". Kjo do të mbytë mendjen

tuaj dhe aftësitë e të dëgjuarit. Në vend të kësaj, bëni disa pyetje të mira, dëgjoni përgjigjet dhe bazoni demonstrimin tuaj në atë që keni dëgjuar.

Çka duhet, e çka nuk duhet të bëhet 155

Duhet Nuk duhet

Jini profesionistë në çdo kohë Asnjëherë mos pini duhan, hani ose pini në tendë

Mbani bexh ose një fletë ngjitëse me emrin Mos "tregoni" me kolegët tuaj

Mbani kartelat e biznesit në afërsi Mos u grinduni me vizitorët

Pregadituni (me dituri, informata)Mos qëndroni me shpinën drejt anës së përparme

Pritni pyetje, pregatitni përgjigje Mos lejoni që tenda të bëhet rrëmujë

Dijeni rolin dhe përgjegjësit tuaja Mos e lini tendën pa mbikqyrje

154 „Si deri në ekspozim të mirë" – Çka duhet të dijë çdo ekspozues, faqe 14

155 Ibid., faqe 17

Ushtroni demonstrimin e produktit (nëse keni)

Mos përdorni gjuhë/fjalorë joadekuat

Ejani herët te tenda (së paku gjysmë ore para vizitorëve)

Mos u ankoni për panairin ose punë tjera të jashtme

Informatat që i jepni duhet të jenë të vërtetuara

Mos flisni keq për konkurentët tuaj

Largohuni shpejtë dhe profesionalisht nga vizitorët me mundësi më të vogël për shitje

Mos paramendoni asgjë – pyesni

Njihni tendën tuaj dhe ku ta gjeni atë që ju nevojitet

Mos u ulni në qoshe

Drejtohuni nga shtegu ose cila do qoftë anë e hapur

Mos përdorni celular, laptop, etj.

Vendosni dhe mbani kontakte me shikim me vizitorët

Mos lejoni vizitorët që të presin

Jini të bindshëm Mos jini agresiv

Mbani një fletore dhe një stilograf të gatshëm për shënime

Izoloni vizitorët që ankohen dhe bisedoni me to personalisht

Gjithçka duhet të jetë në rregull në tendë në çdo kohë

Pyesni, mësoni nga vizitorët

Mbani shënime gjatë gjithë kohës

Vishni veshje të bukur

Keni kujdes erën e mirë të gojës (nuk ka alkool, nuk ka pirje duhani)

Çdo i punësuar duhet t'i dijë përgjegjësite tij/saj

120 121

Keni një fytyrë shoqëruese dhe të hapur

Tregoni interes dhe dëgjoni konsumatorët e juaj

Lejoni konsumatorët e tuaj që t'i provojnë produktet e juaja

12.10. Këshilla dhe truqe – Reklamimi dhe marëdhëniet me publikun (Kapitulli 10)

Masat reklamuese të ofrua nga organizatori i panairit mund të ju ndihmojnë ekspozuesve 156

• Dërgimi i informatave deri te revistat profesionale• Reklamat në internet• Materialet e shtypura me logon e kompanisë dhe plani i sallës• Broshura për vizitorët, postera• Bileta për hyrje pa pagesë në panair• Kalendarë të Panairit

Tërheqja e vizitorëve 157

• Ftesa me mundësi për t'u përgjigjur me letër, faks ose e-mail• Broshurë me ftese dhe një kartelë për përgjigje• Thirrje telefonike• Bileta për hyrje pa pagesë në panair• Lotaritë• Reklamimi• Regjistrimi i kompanisë dhe reklamimi në katalogun e panairit• Paketa për mediat (faqja e internetit, lista e ekspozuesve në internet, etj)• Regjistrimi në sistemin e informacionit për vizitorët• Reklamimi i jashtëm• Reklamim në internet

Njoftimet për publikun 158

• Lajme interesante

156 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, faqe 69

157 Ibid., faqe 73

158 Ibid., faqe 74

• Njoftim dërgimi i të cilit do të përputhet me orarin e redaktorëve• Informata të qarta dhe pozitive me një ton neutral • Kush, kur, ku, çka, si dhe pse?• A është mjaftë konçiz?• A është mjaftueshëm në detaje?• A është çështja e qartë?• Detaje për dërguesin • Leje nga furnizuesit dhe/ose konsumatorët • A duhet të vendosni „nuk duhet të publikohet para“ (data)? • Duhet pasur parasyshë afatet e fundit (8-10 javë para ngjarjes) • Kyqjen e materialeve informative

Ftesat për panair 159

• Ftesat për panair dukshëm kontribuojnë në suksesin e pjesëmarrjes tuaj në panair.• Ftesat për panair janë pjesë përbërëse e komunikimit të përgjithshëm për panairin.• Përveç klientëve egzistues, ftoni edhe klientë të rinj.• Efektet e qëndrueshme mund të arrihen me një mesazh

që vjen nga shumë nivele tek vizitorët.• Krijoni një nxitje për të vizituar tendën tuaj.• Kontraktoni afate fikse për takimet.• Drejtohuni grupeve tuaja të ndryshme të synuara me një qasje idividuale.

Çka duhet t'i bashkangjitet ftesës për panair? 160

• Porosia e panairit• Ngjarja: Vendndodhja dhe data• Personi për kontakt dhe detajet e kontaktit• Temat, produktet, shërbimet → sidomos: produktet e reja• Përfitimet për vizitorët• Ngjarje (prezantime të produkteve, fjalimeve, etj)• Logot e ndërmarrjes dhe panairi• Inkurajimi i vizitës (kupon elektronik për bileta)• Opsione të ndryshme për përgjigje• Salla / numri i tendës → udhëzimet drejt tendës

Krijoni një proces efektiv të ftesave 161

• Përfshini informatën në lidhje me pjesëmarrjen tuaj në panair në

159 “10 hapa për sukses të garantuar në panaire”, Iniciativa Messe Erfolg nga Meplan faqe 14

160 Ibid., faqe 15

161 Ibid., faqe 19

122 123

komunikimin ekzistues dhe përdorni kanalet e komunikimit të organizuesit, të tilla si regjistrimi në katalogun e panairit.

• Ofroni mundësi të thjeshta për të kontaktuar ndërmarrjen tuaj.• Duhet të jeni lehtë të njohshëm me përdorimin e një

komunikim të plotë (gjithëpërfshirës)• Ftoni klientët e mëparshëm dhe përfaqësuesit e shtypit në tendën tuaj.

Këshilla shtesë në lidhje me ftesat 162

• Ftesat e panairt duhet të jenë një komponent kyçe në komunikimin e përgjithshëm të kompanisë për panairin.

• Qasja shumëfazore e vizitorëve arrin një efekt afatgjatë.• Në rastin e vizitorëve me potencial të lartë, duhet të bëhet

një marrëveshje për vizitë të tendës para panairit.

Ftesat dhe konsumatorët e rinj 163

• Faqja e internetit duhet të ketë informata të detajuara rreth panairit dhe informata rreth asaj që do të ketë në tendën tuaj. Gjërat që duhet të përfshihen në faqen tuaj:

• Numri i tendës;• Plani që tregon se si mund t'ju gjejnë;• Informata se si të vini deri te biletat për panairin;• Një lidhje me faqen e internetit të panairit; dhe• Oferta speciale.

Web-faqja e internetit 164

• Faqja e internetit duhet të ketë informacion të detajuar të drejtë dhe informacion që do të jetë në kabinë tuaj. Gjërat që duhet të përfshihen në faqen tuaj:

• Numri i kabinave;• Një plan që tregon se si mund t'ju gjejnë;• Informacion mbi mënyrën e marrjes së biletave për panairin;• Lidhje me faqen e internetit të drejtë; dhe• Ofertat speciale.

162 „Si deri në ekspozim të sukseshëm – 10 hapa për sukses në panair“, Daniel Gundelah, faqe 6

163 Ibid., faqe 7

164 Komunikimi i shumëllojshëm, Australi, „Si të jeni një ekspozues i mirë panairi“, faqe 9

Porosi "të mençura!" 165

• Shtoni një porosi për panair në kanalet tjera të komunikimit.• Për shembull - vendosni një futer në e-mailin tuaj, shtoni informatë në

faturat, vendosni informatë në sallën tuaj të shitjes ose në zyra.

Nëse bëni vetëm një gjë 166

• 2-3 javë para panairit, dërgoni ftesa deri te konsumatorët tuaj dhe deri te konsumatorët e mundshëm nga baza e të dhënave që posedoni, për vizitë të tendë suaj.

Mendoni para se të shtypni diçka! 167

• Fakt: 64% e literaturës që merret nëpër panaire hudhet.• Shmangni shtypjeve të shtrenjta – ruani për komunikim shtesë;• Mendoni për një modalitet të lirë të materialit të

printuar që do ta shpërndanit në panair;• Ofertoni vizitorin që t'i dërgoni më shumë informata me postë ose e-mail; dhe• Materialet e shtypura nuk shesin - por njerëzit! Përdorni materialet

e shtypura për të mbështetur bisedat ballë për ballë.

Gjërat promovuese 168

• 83% nga ndërmarrjet më të suksesshme (nga pikëpamja e biznesit dhe krijimit të kontakteve me konsumatorë të mundshëm) në një varg panairesh janë po ato që dërgojnë ftesa/ informata deri te konsumatorët dhe konsumatorë të mundshëm para panairit.

Përmbajtja e paketës për mediumet 169

• Njoftimi për publik;• Fotografi me përshkrime;• Logon e kompanisë;• Materiale shtesë të shtypura;• Lista e specifikimeve teknike; dhe• Emri dhe detajet e personit për kontaktit.

165 Ibid., faqe 9

166 Ibid., faqe 10

167 Ibid., faqe 11

168 Ibid., faqe 11

169 Ibid., faqe 12

124 125

Tregoni atë që keni! 170

• Është një ide e mirë të kërkoni mostra të produkteve ose gjëra të vogla të përshtatshme për t'i futur në paketën për mediume.

• Ata mund të përfshijnë konsumatorët e mundshëm dhe të rrisin gjasat për t'u mbajtur mend kompania juaj.

Këshilla për shkruajtjen e një njoftimi të mirë për publikun 171

• Njoftimi i mirë e bënë dallimin në mes të qenurit i dukshëm dhe i padukshëm. Nëse i ndiqni këto këshilla të njëjtit do të ju ndihmojn në kuptimin e: - Njoftimi juaj duhet të jetë interesant, bazuar në fakte dhe e shkurtë; Ajo që është interesant duhet të kontrollohet përsëri: A janë informatat të reja dhe të rëndësishme? A do të ishin interesant për lexuesit e publikimit? A tingëllon më tepër si reklamë?

• A mundeni të gjeni një tregim interesant nga një konsumator që ka përdorur produktin tuaj;

• Filloni me titull që përmbledh thelbin e njoftimit;• Vendosni pikat tuaja më të rëndësishme në paragrafin e parë;• Shmangni terminologjinë teknike që do të hutojnë lexuesin;• Futni detajet për kontakt, datën e njoftimit dhe disponueshmërinë

e tij që keni cituar për informata shtesë; dhe• Në fund, njoftimi duhet të jetë nën 400 fjalë.

12.11. Këshilla dhe truqe – Aktivitete pasuese të pjesëmarrjes në panair (Kapitulli 11)

Aktivitet pas mbarimit të panairit 172

• Mirënjohje për konsumatorët e rëndësishëm• Dërgimi i shpejt i materialeve• Mbajtja e takimeve që duhet të mbahen në ambientet tona• Telefonata në bazë të kërkesave të vizitorëve• Kërkesat që duhet të përpunohen, shërbimi i shitjes, komercialistët, shitësit• Shënime nga takimet me vizitorët që përmbajnë informata

përkatëse janë parakusht aktivitetet e këtij lloji

170 Ibid., faqe 12

171 Ibid., faqe 12

172 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata АUМА, 2013, faqe 91

Kontrolimi i përfitimeve nga panairi 173

• Një numër në rritje i ekspozuesve duan të llogarisin raportin midis shpenzimeve dhe përfitimeve të pjesëmarrjes së tyre në panair. Por meqënëse MSP-të përgjithësisht nuk përcaktojnë qëllime konkrete nga pjesëmarrja në panair, përfitimet e pjesëmarrjes shpeshherë nuk përcaktohen saktë; Fokusi është kryesisht në kosto. Si rezultat, disa kompani besojnë se pjesëmarrja në panair ka një korrelacion të pafavorshëm mes shpenzimeve dhe përfitimeve.

• http://www.auma.de/mnc/e/mnc-e.html

Pse janë të rëndësishme aktivitetet për ndjekje pas panairit? 174

• Reagimi i shpejtë për takimet e panairit siguron përparësi konkurruese.• Mbani premtime (p.sh., dërgoni ftesa ose informata) pa gabime.• Para panairit përcaktoni të gjitha proceset e punës pas panairit.• Merrni reagime nga të gjithë të përfshirë: nëpërmjet pyetësorëve në

internet, takimeve dhe puntorive mbi përvojat dhe mësimet e nxjerra.• Ruajtja profesionale e kontakteve të vizitorëve të tendës është një

parakusht themelor për aktivitetet pasuese të panairit.• Përgjigjuni shpejt!• Mos harroni!• Dërgo informata!

Matni suksesin duke shfrytëzuar kontaktet e marra në panair 175

• Kontaktet e bëra në panair janë një masë e suksesit tuaj.• Ajo që ka rëndësi është cilësia e kontakteve tuaja. Bëni dallimin

në mes të konsumatorëve, grupeve të interesuara dhe grupeve të tjera të synuara, si dhe potencialin e vizitorit.

• Kur matet suksesi, mendohet për qëllimet e panairit të përcaktuara më parë. Duke vepruar kështu, merrni parasysh faktin se panairet ka një efekt afatgjatë, pavarësisht nga krijimi i kontakteve dhe të ardhurave, ka shumë përparësi në të ardhmen, të tilla si ndërtimi i imazhit ose ngritja e vetëdijes në treg.

Treguesit kyç të përzgjedhur dhe metodat e matjes 176

• Numri i takimeve - vlerësimi i formularëve të takimeve• Cilësia e takimeve - vlerësimi i tyre• Takimet për punonjës - vlerësimi i tyre

173 Ibid., faqe 95-96

174 „10 hapa për sukses të garantuar në panaire”, Inicijativa Messe Erfolg nga Meplan faqe 27

175 Ibid., faqe 29

176 Ibid., faqe 29

126 127

• Numri i vizitorëve të tendës - numërimi• Një përmbledhje e kënaqësisë së vizitorëve të tendës – anketa e vizitorëve• Stafi i tendës që përdorin iniciativën e tyre për të

inkurajuar takimet - "vizita misterioze"

Çka është me rëndësi posa të mbaroj panairi? 177

• Të gjitha proceset pasuese pas panairit dhe matja e suksesit duhet të përcaktohen qartë para fillimit të panairit.

• Reagimi i shpejtë rrit potencialin për qarkullim më të madh pas panairit dhe siguron përparësi konkurruese.

• Premtimet duhet të përmbushen gjithmonë. Në një skenar ideal, stafi i kompanisë ndikon në pritjet e vizitorëve gjatë diskutimeve në mënyrë të tillë që ato të tejkalohen sapo të mbarojë panairi.

• Pasi që një panair të mbahet para një tjetëri - reagimet e grumbulluara nga i gjithë ekipi në panair duhet të dokumentohen dhe kjo duhet të çojë në aktivitete që rekomandohen për panairin tjetër.

Vlerësimi i performancave të panairit 178

• Vlerësimi i suksesit të panairit fillon përpara vetë panairit me përcaktimin e objektivave dhe vendimeve në lidhje me mjetet për matjen e qëllimeve të arritura.

• Përgjegjësitë, dmth: kush është përgjegjës për matjen dhe vlerësimin e qëllimeve të caktuara, duhet të përcaktohet qartë në kombinim me kohën e nevojshme.

• Rezultatet e vlerësimit të performancës së panairit duhet të dokumentohen me shkrim.

• Vlerësimi duhet të jetë pjesë përbërëse e projektit të panairit. Në varësi të madhësisë së pranisë së kompanisë në panair, rreth 3 deri në 5% të buxhetit për ekspozitën duhet të ndahen për vlerësimin e rezultatit.

Aktivitete të mira për ndjekjen e kontakteve me konsumatorët e mundshëm pas panairit 179

• Vendosni një qëllim real për numrin e kontakteve të konsumatorëve potencialë që planifikoni të mbledhni gjatë panairit.

• Planifikoni qasjen tuaj të ndjekjes në kohën e duhur para panairit. Duhet të jetë gati për të vepruar sapo të mbarojë panairi.

• Dizajnoni ose përdorni përcjellje të kontakteve me konsumatorë të mundshëm që lehtëson ruajtjen dhe kërkimin e informacionit. Mos harroni të klasifikoni dhe

177 „Si deri në ekspozim të sukseshëm – 10 hapa për sukses në panair“, Daniel Gundelah, faqe 11

178 Ibid., faqe 12

179 „Si deri në ekspozim të suksesshëm", Çka duhet të dijë çdo ekspozues, SHBA, faqe 19

klasifikoni prioritet për aktivitet të përcjelljeve të lehta. Nëse keni pritet një numër të madh, sistemi duhet të jetë në gjendje të krijojë letra ngjitëse pa shumë përpjekje.

• Përdorni shitje nëpërmjet telefonatave për të gjetur klientët më të mirë të mundshëm. Kjo do të sigurojë që kontaktet më të mira të mundshme të gjenden në duart e shërbimit të shitjes sa më shpejt që të jetë e mundur dhe brenda një afati kohor që juve ju vë në pozitë konkurruese me ekspozuesit e mëdhenj. Shitja me telefon është veçanërisht e rëndësishme nëse shërbimi juaj i shitjes është më i vogël se numri i kontakteve nga konsumatorët potencialë.

• Vendosni afatet për të gjitha aktivitetet monitoruese dhe informoni të gjithë punonjësit për rëndësinë e afateve dhe rolet e tyre individuale në projekt.

• Vendosni një sistem për ruajtjen dhe rishikimin e rezultateve të programit për ndjekjen e kontakteve me konsumatorët potencial pas përfundimit të panairit.

• Përcaktoni një datë për shqyrtimin përfundimtar.

Tetë (8) mënyra të suksesshme për ndjekje pas mbarimit të panairit 180

1. Një e-mail personal me mirënjohje për vizitën e një nga punonjësit që u takua në panair;

2. Letër personale apo e-mail që përmban informatat që janë kërkuar në panair;3. Ftesë, konfirmim, për regjistrim për të marrë buletinin tuaj elektronik; 4. Ribotimi i çdo njoftimi për publikun;5. Kujtimi i datës së skadimit të ofertës së posaçme të panairit ose zgjatjes

së ofertës për konsumatorët që nuk kanë blerë në panair; 6. Oferta speciale që zgjat një muaj pas panairit;7. Përditësimi i faqes së internetit me falënderime për vizitorët tuaj në panair; dhe8. Vendosni një formular për kontakt në faqen tuaj për

njerëzit që nuk kanë marrë pjesë në panair.

E PA BESUESHME POR E VËRTETË! 181

• Shumë kontakte të konsumatorëve të mundshëm të realizuara gjatë panairit nuk ndiqen pas panairit.

• Mos humbisni marrëveshjet e mundshme të biznesit dhe ndiqni GJITHA kontaktet e konsumatorëve të mundshëm gjatë panairit.

180 Komunikimi i shumëllojshëm, Australi, „Si të jeni një ekspozues i mirë panairi“, faqe 18

181 Ibid., faqe 18

128 129

13.Listat për kontrollë

Ky kapitull jep një varg të gjatë të Listave për kontrollë nga pikëvështrimi i fazave të ndryshme: faza përgatitëse, faza e realizimit dhe faza e ndjekjes (monitorimit) pas panairit. Listat e paraqitura më poshtë shërbejn si shembull dhe orientim varësisht nga lloji i panairit, vizitorëve dhe organizatorit, qëllimeve (objektiva), grupeve synuese atj. Sipas kësaj, ato mundet të modifikohen sipas nevojave dhe qëllimeve të ekspozuesve. Listat e paraqitura për kontrolle kanë të bëjnë me kapitujt e ndryshëm të këtij Doracaku.

13.1. Listat për kontrollë – Qëllimet nga pjesëmarrjet në panaire (Kapitulli 4)

Lista për kontrollë të qëllimeve nga pjesëmarrja në panair 182

Mund të shpërndahen deri te çdo anëtar i panairit që t'i plotëson vendet e zbrazëta, dhe pastaj rezultatet mund të konsolidohen. Pasiqë një herë të vendoset se cili është fokusi dhe cilat janë rezultatet e planifikuara, qëllimet duhen të paraqiten në formë narative.

182 „Si të bëhesh një ekspozues i suksesshëm në panair“, Komunikimi i llojllojshëm, Аustrali, faqe 5

Çmimet e shitjes Po Jo Ndoshta Çka?

Të gjenerohen kontakte potenciale për shitje Të gjenerohen kontakte potenciale për 80 shitje

Të bëhet shitje direkte

Të bëhet databazë me kontaktet

Të lansohen produkte të reja dhe shërbime

Të shfyrtëtohen ofertat për lirime që të tërhiqen konsumentët në shitore

Qëllimet në raport me konsumatorët

Po Jo Ndoshta Çka?

Të zhvillohen dhe të mirëmbahen lidhjet e konsumatorët e rregullt/ klientët

10 mbledhje ballë-për-ballë me konsumatorët kryesor/ klientë

Të rritet vëllimi i produkteve tek konsumatorët e rregullt/ klinetët

Të zgjerohet lista e produkteve të cilët iu shiten konsumatorëve të rregullt/ klientëve

Të edukohen konsumatorët

Të reaktivizohen konsumatorët/ klientë të të cilët i zvogëlojnë porosiat

Krijimi i konsumatorëve/ klientë „ambasadorë“

Qëllime në raport me hulumtimet e tregut

Po Jo Ndoshta Çka?

Të testohet produkt i ri

Të testohet marketingu/ materialet për shitje

Të vlerësohet vetëdija e konsumatorëve

Të zbullohen percepcionet e konsumatorëve

Të provohen produkte të reja/ ose variacione të tyre

Qëllimet e ndërtimit (krijimit) të brendit

Po Jo Ndoshta Çka?

Të komunikohet nëpërmjet demonstrimit të produkteve

Të krijohet vetëdije në treg

Të përforcohen ose të ndryshohen percepcionet ekzistuese

Të pozicionohet ose ripozicionohet brendi

Qasje për të depërtu në tregje të reja

130 131

Opsionet strategjike për pjesëmarrje në panair 183

Depërtimi në treg –Stili i ekspozimit i orientuar kah konsumatori

Depërtimi në treg do të thotë se ekspozuesi mundohet të nxisë shitje me ndihmën e produkteve të vendosura më herët. Konsumatorët e vjetër duhet të jenë të motivuar që të bëjnë shitje më të madhe, kurse konsumatorët e ri duhet të binden që të bëjnë porosi për her të parë. Sepse produktet dhe mënyra e tyre e përdorimit është e mirënjohur, ekspozuesi duhet të kushton kujdes për konsumatorët dhe marrdhëniet me to. Në këtë rast, varacioni më i mirë është që të zgjedhet stili i ekspozimit i orientuar kah konsumatori. Ekspozuesi duhet të organizon lokacione në tendë për diskutime, ku personeli mund të takohet dhe të diskuton me konsumatorët. Mjete të rëndësishme marketingu të cilat ekspozuesi duhet t'i përdorë janë: reklamimi në katalogun e panairit, në mapa të ndryshme nëpër faqet e internetit, në magazinat profesionale si dhe nëpërmjet organizimit të ngjarjeve në tendë (për shembull: darkë me konsumatorët) 184.

Zhvillimi (krijimi) i produktit – Stili i ekspozimit i orientuar kah produkti

183 „Pjesëmarrje në panair të huaj – Udhëheqës për pjesëmarrje të suksesshme në panair për eksportues të vegjël dhe të mesëm nga vendet në zhvillim “, Byroja për inkurajim të importit, 2016, faqe12

184 Ibid., faqe 78

Qëllime në raport me distribuimin Po Jo Ndoshta Çka?

Të identifikohen dhe të tërhiqen partnerë të ri distribuimi 10 distributor

të ri

Mbulimi i përgjithshëm mediatik

Qëllimet në raport me mediumet dhe marëdhëniet me publikun

Po Jo Ndoshta Çka?

Të jesh i „zbuluar“ nga ana e mediumeve

Të gjenerohet mbulim mediatik

Produkte/Tregje Produkte ekzistuesee Produkte të reja

Tregjet ekzistueseDepërtimi në treg(Stili i ekspozimit i orientuar kah konsumatori)

Zhvillimi (krijimi) i produktit(Stili i ekspozimit i orientuar kah produkti)

Tregjet e rejaZhvillimi i tregut(Stili i ekspozimit i orientuar kah zhvillimi i kontakteve)

Diversifikimi (shumëllojshëmria) (Stili i ekspozimit i orientuar kah këshillimi)

Strategjia e zhvillimit të produktit e thekson shitjen e produkteve të reja konsumatorëve ekzistues. Produkti duhet të prezentohet me karakteristikat e tij dhe mënyrën e përdorimit. Nga kjo vijon se më i përshtatshëm ishte stili i ekspozimit i orientuar kah produkti. Mjetet e dobishme të marketingut të cilat veçanërisht ndihmojnë që të theksohet produkti janë: promovimet shitëse (mostra, kupona promovues, material reklamue), por, gjithashtu edhe ngjarjet speciale në sallën ekspozuese dhe posta direkte. Derisa planifikohet koncepti i tendës, më rëndësi është që të sigurohet se personeli do hapsirë të mjaftueshme për prezentim të produkteve dhe mënyrën e tyre të përdorimit.

Zhvillimi i tregut - Stili i ekspozimit i orientuar kah zhvillimi i kontakteve të reja

Nëse strategjia është që ndërmarrja të zgjerohet kah tregjet e reja, atëherë ekspozuesi duhet të gjenë dhe të fiton konsumatorë të rinj për produktet e veta. Ekspozuesi duhet të prezenton produktin, ndërmarrjen dhe brendin në të njëjtën kohë. Kjo don të thotë se ekspozuesi duhet të siguron se prezentimi i tij panairik do të jetë i kuptueshëm dhe mbreslënës. Kontakteve të reja dhe komunikimit të hapur duhet t'iu jepet theks të veçantë. Prej këtu duhet të rilexohet stili i ekspozimit i orientuar kah zbulimi dhe gjetja e kontakteve ë reja. Tenda duhet të projektohet me stil të hapur, që të ftohen vizitorët në tendë. Promovimet e njokohshme - reklamimi i ekspozuesit (për shembull: dhurata reklamuese), reklamimi me shpallje publike (për shembull: në revistat e panairit ose gazetat ditore), dhe reklamimi i jashtëm (si banerë në transportin publik ose banerë për reklamim), bashkë me promovimin shitës (konkurenca çmimore, loto, materiale rekla-muese dhe dhurata) janë hapa të rëndësishme që të arrihet deri në grupet synuese 185.

Diversifikimi (shumëllojshmëria) – Stili i ekspozimit i orientuar kah këshillimet

Detyra e ekspozuesit ngelë shumë më e vështirë nëse dëshiron t'i diversifikon aktivitetet shitëse. Përsaj kësaj, ekspozuesi kërkon konsumator të ri. Mundësitë për përdorimit e përparësive e produktit duhen të prezentohen dhe të krijohet vetëdije për problemin të cilin produkti mund ta zgjedhë. Që të realizohet kjo, kërkohet konsultime intenzive dhe kontakte me ekspertët e ndërmarrjes. Për këtë arsyje duhet të shfrytëzohet stil i ekspozimit i orientuar kah këshillimi. Për konsultimet me ekspertë, me rëndësi është që të bëhet në hapsirë me ulëse, të izoluar dhe të qetë. Ekspozuesi duhet të mundëson prezentim të produkteve dhe brendit përnjëherë. Një zgjidhje është që tenda të ndahet në dy kate 186.

Vëzhgimi i konkurencës 187

185 Ibid., faqe 79

186 Ibid., faqe 80

187 http://www.gamescom-cologne.com/redaktionell/global/downloads_4/pdf_5/messehinweise/Trade_fair_objectives_2.pdf

132 133

VËZHGIMI KONKURENCËS

Emri i panairit _______________________________________________________________

Emri i ndërmarrjes konkurente _________________________________________________

Lloji i tendës, madhësia dhe numri ______________________________________________

Komente për dizajnimin e tendës _______________________________________________

Produktet e ekspozuara dhe shërbimet __________________________________________

A ka produkte të reja ? Po Jo

Nëse PO, si janë? ____________________________________________________________

Aktivitete në tendë Po Jo

Nëse PO, atëherë iu lutemi në pika të shkurta përshkruani ato aktivitet të tendës:___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Aktivitete promovuese në tendë Po Jo

Nëse PO, iu lutemi në pika të shkurta përshkruani aktivitetet e tilla në tendë: ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Numri i personelit të tendës ___________________________________________________

Vizitueshmëri e mirë e tendës Po Jo

Nëse PO, atëherë numrin përafërsisht të vizitorëve _________________________________

Broshura / materiali informativ Po Jo

Nëse PO, atëherë merrni nga ato!

Komente të veçanta___________________________________________________________________________

Rëndësia strategjike e ndërmarrjes së vet___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Emri i të punësuarit __________________________________________________________

Data dhe koha ______________________________________________________________

13.2. Lista për kontrollë – Zgjedhja e panairit më të përshtatshëm dhe kriteret për vendimmarrje (Kapitulli 5)

Model i bërë nga më tepër kritere për zgjedhje të panairit më të përshtatshëm 188

188 Kurs On-Line të Shoqatës Botërore për Industri Ekpozuese (UFI) – Roli i ekpozutave në miks-marketing, Stejnbejns Transfer Center „Ekspozita, Tubimi dhe menaxhimi me ngjarje“- të Universitetit Kooperativ Shtetëror, Ravenzburg, Gjermani, 2010, faqe 76

PANAIR Panairi nr. 1 Panairi nr. 2 Panairi nr. 3 Panairi nr. 4

КriteretPesha (Pe)

Pikë (Pi)

Nota(Pe x Pi)

Pikë (Pi)

Nota(Pe x Pi)

Pikë (Pi)

Nota(Pe x Pi)

Pikë (Pi)

Nota(Pe x Pi)

Grupi synues 28 5 140 7 196 4 112 4 112

Rëndësia e panairit për tregun

21 6 126 8 168 4 84 4 84

Madhësia e tregtisë 19 7 133 6 114 5 95 3 57

Shpenzimet për tendën

11 6 66 8 88 4 44 2 22

Përfshirja e panairit 15 7 105 6 90 5 75 4 60

Përsëritshmëria e panairit

6 5 30 7 42 7 42 7 42

Gjithsej 100 600 698 452 377

134 135

Aspekte të rëndësishme kur bëhet zgjedhja e panairit 189

189 „Si deri në pjesëmarrje të suksesshme në shou panairik Ndërkombëtar “, Programa Inter-Amerikane për promovim të tregtisë, agro-biznesit dhe ushqimit të sigurt, 2007, faqe 11-13

Lloji i vizitorëve Rajoni gjeografik Periodizmi Sektori

Profesionistë:Panaire të organizuar edhe nga antarë të një industrie të caktuar, kjo është se nuk janë të ha-

pur për publikun. Produk-tet e ekspozuar nuk janë

për shitje me pakicë.

Lokal:Të vizituar kryesisht nga vizitorë dhe ekspozues

nga qyteti ose rajoni ku organizohet ngjarja. Vizitorët mund të jenë

të ndërmarrjeve vendore ose ndërkombëtare të

interesuar për shitje ose promovim të produkteve të tyre në atë qytet ose

rajon.

Vjetrore:Një herë brenda viti.

Të përgjithshëm:Panaire të vizituar nga vizitorë dhe ekspozues

nga sektore të ndryshme. Këto janë panaire jospe-

cifike.

Të hapur pët publikun:Panaire vetëm për kon-

sumatorë, ashtu që qasja nuk është e kufizuar. Nor-

malisht produktet dhe mostrat që janë ekspozu-

ar shiten.

Nacionale:Panair për vizitorë dhe ekspozues nga gjithë

shteti. Në disa raste, të njëjtët vizitohen edhe nga ekspozues ndërkombëtar të interesuar për shitjen e produkteve në shtetin që

e organizon panairin.

Dy vjeçare:Në çdo dy vite.

Sektori:Panaire të specializuar

të fokusuar ne një sektor të caktuar: për shembull: produkte bujqësore, ush-

qim dhe pije, IKT.

Të përzier:Panaire të hapur edhe për

përfaqësues të indus-trisë dhe të publikut të përgjithshëm, për gjatë

tërë kohës së ngjarjes ose vetëm në një interval të

caktuar kohor.

Ndërkombëtar:Panaire të vizituar nga

vizitorë dhe ekspozues të vendeve të jashtme.

13.3. Lista për kontrollë – Buxheti (Kapitulli 6)

Lista për kontrolle të shpenzimeve panairike (e zhvilluar nga АUМА duke shfrytëzuar përvojën në panairet gjermane 190

190 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panair, Shoqata AUMA, 2013,faqe 37

LISTA E SHPENZIMEVE PËR PJESËMARRJE NË PANAIR

PikaShpenzimet sipas pikave

Gjithsej shpenzimet

(1) Shpenzimet elementare

Qiraja për tendën

Furnizimi me energji elektrike

Shpenzime tjera themelore:Identifikimi për ekspozuesit, bileta për parking

Të ndryshme: _____________________________________

(2) Shpenzime për ndërtimin e tendën, dekorimi dhe renditja, si dhe heqja e taksave

Ndërimi i tendësPër shembull: montimi dhe demontimi

Dekorimi i tendësPër shembull: mobiljet, qilimi, ndriçimi, paisje për kuzhinë, video inçizues / projektor

Renditja në tendë Dizajni kreativ, planifikimi, titujt e produkteve në tendë, monitori, shenja, dekorimi, dekorimi i tendës, prezentimet audio-vizuele

Heqja e taksave

Të ndryshme: _____________________________________

(3) Shpenzime për shërbimet e tendës dhe komuinikimit

Shërbimet e tendësPër shembull: mikëpritja e vizitorësve

Mjetet, përkthyesit, honorarët, etj. të punësuarit vetëm për në panair

Кomunikimi(Ftesat, materialet e shtypura, paraqitja në katalogun e panairit, reklamimet direkte, posta e veçanërisht e-mail, dosjet e shtypura për mediumet, reklamat, përkthimet, hyrja e lirë për vizitorët)

Теlefoni, faksi, interneti

Të ndryshme: _____________________________________

136 137

(4) Shpenzimet për transport dhe trajtimi, si dhe hedhja e mbeturinave

Тransporti dhe trajtimet (përdorimet)Për shembull: deponimi i paketimeve të zbrazëta, sigurimi, bartja dhe përdorimi

Shpenzimet për hedhje të mbeturinave

Të ndryshme: _____________________________________

(5) Shpenzimet për stafin/ shpenzimet e rrugës

Shpenzime personale për të gjithë të punësuarit në ndërmarrje të përfshira në përgatitjen për panair ose për vetë panairin

Shpenzimet hotelierike dhe shpenzime rruge për të punësuarit

Shpenzime për mikëpritje të vizitorëve jashta tendës

Të ndryshme: _____________________________________

(6) Shpenzime tjera

Përgatitje para dhe monitorim pas panairit

Trajnimi

Shpenzime në departamente tjera përshkak të panairit, për shembull: mostrat e produkteve që do të ekspozohen, hulumtimet e tregut

Shpenzime tjera që nuk janë të caktuara

Të ndryshme: _____________________________________

PËRMBLEDHJE E KOSTOVE

Shpenzime elementare

Ndërtimi i tendës, dekorimi dhe renditja si dhe heqja e tatimeve

Shërbimet e tendës dhe komunikimit

Shpenzime për transport dhe trajtime, si dhe hudhje e mbeturinave

Stafi / shpenzime transporti

Shpenzime tjera

Të ndryshme: _____________________________________

SHPENZIMET GJITHSEJ

Formular buxhetor për pjesëmarrje në panair 191

191 „Si deri në ekspozitë tësuksesshme“, Çka duhet të njeh çdo ekspozues, faqe5-7

# PikaBuxheti i

planifikuarBuxheti real

1 Qiraja e tendës

2 Shpenzimet për ekspozim

2.1 Projektimi dhe ndërtimi i tendës

2.2 Grafika

2.3 Mobiljet

2.4 Produkte për ekpozim

2.5 Blerja e pasijeve për ekpozim

3 Porosia dhe deponimi (rezervimi)

3.1 Shkarkimi

3.2Shpeditimi/ transporti dhe përdorimi me mallrat

3.3Deponimi i produkteve që do të ekpozohen

4 Shërbime për panairin

4.1 Puna në vend (montimi)

4.2 Puna vë vend (demontimi)

4.3 Instalimi i elektrik

4.4 Qiraja e mobiljeve

4.5 Теlefoni

4.6Mbulesa për dyshemenë (qilim ose laminat)

4.7 Brendim vizuel të tendës (mbishkrime)

4.8 Pastrimi

4.9 Mbrojte fizike

4.10 Sigurim

4.11 Qiraja për kompjuter

4.12 Qiraja për printer

4.13 Rregullime me lule

4.14 Paisje audio dhe vizuele

138 139

4.15 Të ndryshme

5 Stafi (personeli)

5.1 Mëditjet/ rroga

5.2 Stafi ndihmues i jashtëm

6 Reklamimi/ promovimi

6.1 Para panairit

6.2 Gjatë kohës së panairit

6.3 Pas panairit

7Shpenzimet e rrugës dhe aktivitete argëtuese

7.1 Bileta aeroplani

7.2 Vendosje (bujtjet)

7.3 Ushqimi për të punësuarit

7.4 Ushqimi për klientët/ mikëpritja

7.5 Vendosja e mysafirëve të rëndësishëm

7.6 Të ndryshme

GJITHSEJ

Formular për përgatije të buxhetit 192

192 „Si deri në pjesëmarrje të sukseshme në panaire ndërkombëtare”, Programa Inter-Amerikane për promovim të tregtisë, agro-biznesit dhe ushqimit të sigurt, 2008, faqe16

КаtegoriaShpenzimet sipas pikave

Shpenzimet sipas kategorisë

1. Tenda

1.1. Qiraja e vendt

1.2. Projektimi dhe ndërtimi i tendës

1.3. Мobiljet

1.4. Dekorimet

1.5. Shërbimet - Energjia elektrike - Теlefoni- Pastrimi- Siguria- Të tjera- Тransporti i materialeve

2. Personeli i ndërmarrjes

2.1. Bileta për aeroplan

2.2. Hoteli

2.3. Ushqimi

3. Të punësuar të jashtëm

3.1. Përkthyes

3.2. Ndihmës

4. Promovimi

4.1. E-mail

4.2. Faks

140 141

5. Materiale promovuese

5.1. Broshura dhe katalogje

5.2. Ftesa për klientët

6. Produkte për testim dhe për me i provu (konsumu nga konsumatorët)

6.1. Produkt

6.2. Porosi

7. Publicitet

7.1. Katalog panairik

7.2. Revista dhe mediume tjera

8. Shërbime mikpritëse për klientët

8.1. Ushiqmet

9. Shpenzime tjera

9.1. Trajnime

10. Shpenzime të paparashikuara

GJITHSEJ

Elementet bazike të buxhetit 193

193 „Pjesëmarrje në panair të huaj – Udhëheqës për pjesëmarrje të suksesshme për eksportues të vegjël dhe të mesëm nga vendet në zhvillim “, Byroja për inkurajim të importit, 2016, faqe 19-20

# PikaBuxheti i

planifikuarBuxheti real Dallimi

1 Çështje administrative

1.1 Qira për vendin e tendës

1.2 Shpenzime plotësuese (për shembull: paketi komunikues)

1.3 Tatime

2 Tenda dhe materialet

2.1 Proejktimi i tendës

2.2 Ndërtimi i tendës

2.3 Mobiljet dhe dekorimi

2.4 Grafika dhe informacionet

2.5 Furnizimi me energji elektrike

2.6 Uji dhe mbeturinat

2.7 Regjistrimi në katalogun zyrtar të panairit

2.8 Regjistrimi në katalogun on-line

2.9 Për komunikimin plotësues në panair

2.10 Paisjet audio-vizuele

2.11 Shërbimet për pastrim

2.12 Shërbimet e mikëpritjeve

2.13 Sigurimi fizik

2.14 Pijet (lëngjet)

3 Тransporti

3.1 Paketimi

3.2 Porosia

3.3 Shpeditimi

142 143

3.4 Dogana dhe të dhëna tjera

3.5 Parkingu

4 Të punësuarit

4.1 Transporti dhe vendosja

4.2 Transporti lokal

4.3 Mëditje

4.4 Promotorë dhe hostes

4.5 Shërbime plotësuese (për shembull: posta e shpejtë)

5 Коmunikimi

5.1 Broshura dhe literatura

5.2 Njohtimet publike dhe shpërndarja

5.3 Posta, veçanërisht e-maili

5.4 Reklamimet në revistat e panairit

5.5 Sponzorimi

5.6 Reklamat në panair

5.7 Shërbimet mikpritëse dhe dhurat

5.8 Foto-reporter

5.9 Kartela biznesi

5.10 Fllaera

5.11 Materiale plotësuses (për shembull USB - kartelë memorje)

6 Të ndryshme

6.1 Hulumtimi i tregut

6.2 Sigurimet

6.3 Rezervimet

GJITHSEJ

Lista për kontrollë të buxhetit panairik – panairi në Keln, Gjermani 194

194 „Si deri në ekspozitë të suksesshme – 10 hapa deri te suksesi në panair“, Daniel Gandelak nga Meplan, faqe 3-4

LISTA PËR KONTROLLË TË BUXHETIT PANAIRIK

Emri i ngjarjes/panairit: Vendi (lokacioni):

Kohëzgjatja: Madhësia (dimensionet) e tendës:

# PikaBuxheti i

planifikuarBuxheti real Dallimi

1 Përgatitja për panair

1.1 Sigurimi (gjetja) e adresave

1.2Dizajnimi i ftesave për panair/ material reklamues

1.3 Tarifa postare

1.4 Trajnimi i ekipit për panair

1.5Shpenzime tjera të përgatitjes për panair

2 Qiraja e tendës

2.1 Qiraja e vendit për tendën

2.2 Shpenzime plotësuese

3Shpenzime për ndërtimin e tendës

3.1Furnizimi me energji elektrike

3.2 Furnizimi me ujë

3.3 Lidhja telefonike

3.4 Lidhja me faks

3.5 Shpenzime për zbukurim

3.6Projekti i tendës/ koncepti i tendës

3.7Shpenzime për ndërtimin e tendës

3.8 Моler

3.9 Zdrukthtar

144 145

3.10 Fotograf

3.11 Përgatitja video

3.12 Lule/ bimë për tendën

3.13Shpenzime tjera për ndërtimin e tendës

4Shpenzime për punën e tendës

4.1 Energjia elektrike

4.2 Gasi natyror

4.3 Uji

4.4 Теlefoni

4.5 Faksi

4.6 Materiale për zyre

4.7Shpenzime për mikëpritje të vizitorëve në tendë

4.8Shpenzime tjera për mikëpritje të vizitorëve

4.9Shpenzime për sigurim të tendës

4.10 Ndihma e parë në panair

4.11Shpenzime për pastrim dhe mirëmbajtje

4.12Shpenzime tjera për punën e tendës

5Shpenzime për transport dhe vendosje

5.1 Vendosja në hotel

5.2 Treni/ aerolpani/ automobili

5.3 Таksi

5.4 Automobil me qira

5.5Shërbimet për mikëprtije/ ushqimi

5.6 Leje për parkime

5.7 Leje për pranime

5.8Shpenzime tjera për rrugë dhe vendosje

6Shpenzime për stafin (personelin)

6.1 Hostesët

6.2 Përkthyes

6.3Vendosje për të punësuar të jashtëm

6.4 Stafi kuzhinës

6.5 Veshjet për panair

6.6Instruksione për të punësuar të jashtëm

6.7 Shpenzime

6.8Shpenzime rruge për të punësuar të jashtëm

6.9Sigurimi social për të punësuarit të jashtëm

6.10 Çmime për panair

6.11Shpenzime tjera për personelin

7 Shpenzime për transportin

7.1 Transporti

7.2Shkarkimi hekurudhor dhe ajror

7.3Shërbime për postën e shpejtë

7.4 Tarifa postare

8 Shpenzime për sigurim

8.1 Sigurimi në rast fatkeqësie

8.2 Sigurimi për persona të tretë

8.3 Sigurimi i transportit

8.4 Sigurimi i tendës

8.5 Sigurime tjera

146 147

9 Eksponate

9.1 Zhvillimi i prototipave

9.2 Prodhimi i prototipave

9.3Shpenzime për eksponate speciale

9.4Аmortizimi/ zvogëlimi i vlerës së eksponatëve

10 Shpenzime për reklamime

10.1 Regjistrimi në katalog

10.2 Reklamimi në katalog

10.3Reklamimi në mediume speciale

10.4 Bileta për vizitorët

10.5Material informativ dhe broshura

10.6 Broshura panairike

10.7 Dhurata panairike

10.8 Маteriale për mediumet

10.9 Reklamimi i tendës

10.10Reklamimi në sallën ekspozuese

10.11 Reklamim i jashtëm

10.12Reklamimi në radio dhe televizor

10.13 Postere/ billborde

10.14Reklamime në mjetet transportuese

10.15 Shpenzime për promovim

10.16Shpenzime tjera për reklamim

11 Stimulime

11.1 Për mediumet

11.2 Për klientët

11.3 Për të punësuarit

12Monitorimi (ndjekje) pas panairit

12.1Evaluimi i raporteve panairike

12.2Lista për falenderime deri tek vizitorët

12.3Broshura/ material informativ

12.4 Tarifa postare

12.5Vizitat në vend nga shërbimet shitëse

12.6Shpenzime tjera për ndjekje pas panairit

13 Rezervat

GIITHSEJ

148 149

Buxheti për pjesëmarrje në panair – Krahasim ndërmjet shpenzimeve të planifikuara dhe shpenzimeve reale 195

Koeficienti panairik 196

Koeficienti panairik I Ekspozuesi dëshiron të di për sa është nxit rritja e shitjes nga pjesmarrja në panair. Nëse supozohet shitje në panair prej 125.000 euro dhe shpenzime prej 41.650 euro, çdo 1000 euro bënë shitje prej 3000 euro, ose ndryshe për çdo euro të shpenzuar në panair është mundësuar shitje prej 3 euro.

195 Kurs On-line nga Shoqata Botërore e Industrisë Ekspozuese (UFI) –Roli i ekspozitave në miks-marketingun, Stejbejns Transfer Center „Ekspozita, Tubimi dhe Menaxhimi me ngjarje” – të Universitetin Kooperativ Shtetëror, Ravensburg, Gjermani, 2010, faqe 118

196 Ibid., faqe 120-123

PikaShpenzime të

planifikuara (euro)Shpenzimet reale

(euro)Dallimi (euro)

Qiraja për tendën 6200 6200 0

Furnizimi me energji elektrike

600 650 50

Shpenzime tjera elmentare

1250 1290 40

Ndërtimi 8450 12100 3650

Paisjet 1800 1860 60

Dizajnimi 1900 2300 400

Аmortizimi 600 600 0

Shërbimet në tendë 1750 1750 0

Коmunikimi 2200 2350 150

Тransporti 1300 1300 0

Largimi i mbeturinave 50 50 0

Shpenzime për personelin 5350 6000 650

Shpenzime transporti 3100 3300 200

Të tjera 1850 1900 50

GJITHSEJ 36400 41650 5250

KOEFICIENTI PANAIRIK I = X 1000Vlera e shitjes në panair

Shpenzime për pjesëmarrje

Koeficienti panairik II Panairet u bënë platforma për komunikim. Për këtë arsyje shumica e kontratave bëhen pas përfundimit të panairit. Ka kuptim që të llogaritet shitja në panair duke përfshirë edhe shitjen disa muaj pas përfundimit të panairit. Mirëpo, ekzistojn edhe disa probleme të lidhura. Nëse masa e parashtruar më lartë llogaritet çdo herë në mënyrë të njëjtë, panairet e ndryshme bëhen të krahasueshëm. Nëse supozojmë shitje në panair dhe katër muaj pas mbarimit të panairit prej 380.000 euro dhe shpenzime prej 41.650 euro, kjo do të thotë se për çdo 1000 euro nxitën shitje prej 9123 euro, ose për çdo euro të shpenzuar në panair është mundësuar shitje prej 9 euro. Raporti shpenzime/përfitime është nëntë (9).

Koeficienti panairik III СMe qëllim që të mblidhen më tepër informacione për rëndësinë e instrumenteve të marketingut ''Pjesëmarrje në panair'' dhe rëndësia e saj për shitjen e ndërmarrjes, duhet të llogaritet koeficineti numër III. Me shitje vjetore të supozuar të ndërmarrjes prej 1.520.000 euro dhe gjithsej shpenzime prej 208.250 euro (për 5 panaire), kjo do të thotë se për çdo 1000 euro të shpenzuara në panair është bërë shitje prej 7.298 euro, ose për çdo euro të shpenzuar në panair është mundësuar shitje prej 7,30 euro.

Shpenzime sipas vizitorëve Përfitimi nga pjesëmarrja në panair dokumentohet me koeficientin ''shpenzime për vizitorë''. Sa të holla duhen të shpenzohen që të bëhen kontakte me konsumatorët potencial? Nëse supozohet se 260 vizitorë e vizituan tendën e ndërmarrjes dhe se shpenzimet gjithsej janë 41.650 euro, kjo do të thotë se shpenzimet për vizitorë janë 160 euro. Ky numër mund të krahasohet me shpenzimet për dhënie të shërbimeve në vend, posta direkte ose reklamime. Që të fitohen më tepër informacione, mund të ndahen vizitorët në grupe të ndryshme: profesional, të rinj, vizitor të huaj, menaxhues, konsumator me kontrata të bëra.

KOEFICIENTI PANAIRIK II = X 1000Vlera e shitjes në panair dhe 4 muaj më pas

Shpenzime për pjesëmarrje

KOEFICIENTI PANAIRIK III = X 1000Shitja vjetore e ndërmarrjes

Shpenzimet për të gjitha pjesëmarrjet në panaire

SHPENZIME PËR VIZITORË =Shpenzime për pjesëmarrje në panair

Numri i vizitorëve

150 151

13.4. Lista për kontrollë – Menaxhimi me tendën gjatë kohës së panairit (Kapitulli 9)

Formula për shënime nga diskutimet me vizitorët 197

197 Doracak për pjesëmarrje të suksesshme në panaire, Shoqata AUMA, 2013, faqe 86

Panair / Ekspozitë

_____________________________________________________________________________________________

1. Adresa/ Biznis kartelë

Emri ________________________________________ Ndërmarrja ___________________________________ Adresa _______________________________________ Shteti ________________________________________ Tel. __________________________________________Faks _________________________________________E-mail _______________________________________Internet ______________________________________

3. Dega industriale

__________________________________________________________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ 5. Struktura e konsumatorëve

Konsumator i ri Konsumatori ekzistues Shteti nikoqir SHBA / Kanada Fqinjë Amerikë Latine BE Vende tjera të Evropës Azi Australi / Oqeaniа

7. Тema për diskutim

Produkti _____________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ Trend pozitiv Neutral Negativ

Ankesa ______________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________

9. Ditë

Vizita e konfirmuar ____________________________ Data ________________________________________

2. Fusha e përgjegjëësisë

Menaxhues biznesi Porosia / shkarkime Prodhimtaria / përpunimi Shitje / marketing RD / dizajnim Çështje financiale Adminstrata / Оrganizatë Konkurentë Vula / Reklamime

4. Sektori ekonomik

Тregëti Importues Industri Коnsultant Distribues Arsim / shkencë Tregëti me pak Qeveri Eksportues Konsumator

6. Vërejtje

__________________________________________________________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________

8. Rezultate

Të dorëzuara Të dorëzohen

Kartelë biznesi ______________________ Prospekt ______________________ Çmimore ______________________ Mostër ______________________

Diskutimin e udhëheqin

Emri __________________________________________Departamenti __________________________________

10. Vizita në ditën e ngjarjes

Dita 1 Dita 2 Dita 3 Dita 4 Dita 5 Dita 6 Dita 7 Dita 8 Dita 9 Dita 10

Mostër të formularit me të dhënat e konsumatorit potencial 198

Mostër të Formularit për regjistrim të kontakteve me konsumatorët potencal 199

198 „Si deri në ekspozitë të suksesshme“, Çka duhet të din çdo ekspozues, SHBA, faqe 12

199 „Pjesëmarrje në panair të huaj, Udhëheqës për pjesëmarrje të suksesshme në panair për eksportuesit e vegjël dhe të mesëm për vendet në zhvillim “, Byroja për inkurajim të importit, 2016, faqe27

Emri

Аdresa

Qyteti Shteti Numri postar

Теlefoni Koha e duhur për thirrje

Interesi për produktin Produkt A Produkt B Produkt C

Periudha kohore 0-3 muaj 3-6 muaj 6-12 muaj 12+ muaj

Buxheti

Коmente

Faktori vendimtar

Rangimi A B C Ç

Monitorimi Të dorëzohen Thirrja e Mbledhje të caktuara për shitje materiale të shtypura nevojshme

Kontakti është bërë nga Panairi Data

Formular për kontakt nga panairi - Kartela biznesi

Data VV / DD / MMMM

Konsumator potencial Konsumator ekzistues Furnizues potencial/ dhënës i shërbimeve

Vërejtje (për shembull: interes, interesim për produktin, informatat e nevojshme, porositë e bëra):

Është e nevojshme që:

të dorëzohen informacionet për ndërmarrjen të dorëzohen informacionet për prodhimin e: ____________________________________________________ të dorëzohen çertifikatat për (për shembull:G.A.P., ISO): ___________________________________________ të dorëzohen ofertata: Produkti ______________________________ Sasia ____________________________ të dorëzohet mostra: Produkti ________________________________________________________________ të ndryshme _______________________________________________________________________________

Кlasifikimi shumë e rëndësishme e rëndësishme më pak e rëndësishme

152

Formular për regjistrim të kontakteve me konsumatorët potencialë 200

200 „Si deri në pjesëmarrje të suksesshme në panair ndërkombëtar“, Programa Inter-Amerikane për promovim të tregtisë, agro-biznesit dhe ushqimit të sigurt, 2007, faqe 30

Kartelë biznesi

Detaje për ndërmarrjen:

Emri:

Коntakt:

Shteti:

Qyteti:

Теlefon:

Faks:

Е-mail:

Web-faqe:

Lloji i ndërmarrjes

____________________________________________________________________________________________

Tип на претпријатие

Аgjenti Tregtarë me shumicë Коnkurenca Importues Tregtar me pakicë Të tjera Distribues Prodhues

I interesuar për: Vijon:

Vetëm për informacione Dërgesë në e-mail Letër me oferta Vizitë Dërgesa e mostrave Теlefon Dërgesë e materialeve Е-mail Kontatë e përfunduar Dokument Të tjera ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________

Vërejtje

____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________

LITERATURA E SHFRYTËZUAR

1. Organizimi i ekspozitës – Doracak për dhomat dhe shoqërit tregtare – „Si të organizohet pjesëmarrje grupore në ekspozitë të panairit ndërkombëtar “, R. Kong, Singapur, 2000.

2. Kursi On-line e Shoqatës Botërore e Industrisë Ekspozuese (UFI) – Roli i ekspozitave më miks-marketingun, Stejnbejns Transfer Center „Ekspozita, Konventa dhe menaxhimi me ngjarje “ – të Universitetit Shtetëror Kooperativ, Ravensburg, Gjermani, 2010.

3. Bazat për organizim të panairit, udhëheqës pëe vendet në zhvillim, Qendra Tregtare Ndërkombëtare, 2012.

4. Pjesëmarrja në panaire si metodë për përmirësimin e performanss së marketingut: Limani për udhëtarë Shën Petersburg marin Fasad Kejs, Margarita Petrova, Teza 2014.

5. Pjesëmarrja në panair të huaj, Udhëheqë për pjesëmarrje të suksesshme në panair për eksportues të vegjël dhe të mesëm nga vendet në zhvillim, Byroja për inkurajim të eksportit, 2016.

6. Shoqata e Industrisë Gjermane të Panairit (АUМА) – www.auma.de7. Doracak për pjesëmarrje të sukseshme në panair, Shoqata АUМА, 2013.8. Shou panairik, Panair ose ekspozitë? (pjesa 1.) Marëdhënjet me publikun –

shou panairik, Sanders, D., 2013. 9. Komunikimi i llojllojshëm, Аustrali, „Çka duhet të njeh një menaxhue

smarketingu ”.10. Komunikimi i llojllojshëm, Аustrali, „Si të bëhesh ekspozues i sukseshëm

nëpanair “.11. „Si të marrim pjesë me sukses në panair ndërkombëtar “, Programa Inter-

Amerikane për promovim të tregtisë, agro-biznesit dhe ushqimit të sigurt, 2007.

12. Qendra Tregtare Ndërkombëtare „Bazat për organizim të panairit – Udhëheqës për vendet në zhvillim“, 2012.

13. „Si deri në ekspozitë të suksesshme “, Çka duhet të njeh çdo ekpozues, SHBA.

14. „Si deri në ekspozitë të suksesshme– 10 hapa për sukses nëpanair“, Daniel Gundelah nga Meplan.

15. „Doracak për marketing në panair– Si të bëhet dhe të nxjerret më e mira nga pjesëmarrja në panair“, Ekspozita MFB, SHBA, 2006.

16. „10 hapa për suksesin e garantuar në panaire “, Iniciativa Messe Erfilg nga Meplan.

PROJECT: BUSINESS CIRCLE S-K-KThе project is co-funded by the European Union and by National Funds of the Participating Countries under the IPA Cross-Border Programme 2007 - 2013

IPA/2010/DNO23657/CN2016/375-951Municipality of Kicevo