Om kundenHARDECK är en familjeägd möbelkedja som grundades i Bochum, Tyskland 1937, som för närvarande är inne på sin fjärde generation. Företagskulturen kretsar kring tradition och erfarenhet, med fokus på ett innovativt, dynamiskt och hållbart synsätt på verksamheten. Exempel: HARDECK:s butik i Bochum är Europas första energineutrala möbelaffär. Företaget sysselsätter för närvarande ungefär 1 400 medarbetare i sex möbelaffärer på fyra olika platser i Tyskland. Affärerna finns i Nordrhein-Westfalen och Niedersachsen och består av totalt 160 000 kvadratmeter försäljningsyta.

OKI tillhandahåller Managed Print Services till möbelkedjan HARDECK

SKRIVARPARK BESTÅENDE AV MER ÄN

500enheter

UtmaningenUnder många år var HARDECK kända som en konventionell möbelkedja med butiken HARDI i Bochum, inriktad mot unga vuxna. Inledningsvis hanterade företagets IT-avdelning, ledd av Joachim Barthel, allt IT-arbete och -tjänster internt, inklusive byte av enheter, nyinköp och support. Företaget började expandera 2014 med öppnandet av ytterligare två filialer i Senden, nära Münster och Bramsche (Niedersachsen), tillsammans med ytterligare en filial i Hilden, nära Düsseldorf, som officiellt öppnades sommaren 2015.

Denna plötsliga tillväxt förde med sig ett antal nya utmaningar för IT-avdelningen. De nya butikerna fortsatte att använda sina egna IT-system och sin egen utrustning, samtidigt som antalet anställda som förlitade sig på HARDECK:s egna IT-tjänster ökade markant.

OKI – fallstudie

Bransch: Detaljhandel Lösning: Managed Print Services Plats: Tyskland

HARDECK, Hilden-filialen

Som ett resultat av detta tillbringade IT-avdelningen alltmer tid till att lösa problem inom den nya kedjan.

"Det var klart för mig att vi behövde ett bra koncept som skulle ge oss möjlighet att snabbt standardisera de väldigt olika IT-landskapen", förklarar Barthel. "Fokus behövde ligga på att välja rätt metod vid utbytet av den gamla utrustningen i butikerna som hade köpts in. Mitt team var också i akut behov av externt stöd för att säkerställa att implementeringen skulle bli framgångsrik. Slutligen ville vi skapa en kostnadseffektiv, transparent och lättanvänd utskriftsinfrastruktur."

En särskild utmaning som HARDECK stod inför var att det krävdes en programvarulösning. Företaget använder tunna klienter som kan fjärradministreras, som ett tillförlitligt, kostnadseffektivt och energibesparande alternativ till PC-datorer. De skrivare som användes i kundservicearbetsstationer i HARDECK-butikerna styrs via dessa tunna klienter och är därför anslutna via USB och inte uppkopplade på nätverket. Detta innebar att IP-adresserna till skrivarna inte kunde väljas, och detta skulle visa sig vara avgörande för en implementering med avtalat fastprispaket.

LösningenSinell EDV Zubehör GmbH, ett IT-systemföretag med säte i Monheim am Rhein, har samarbetat med HARDECK som IT-servicepartner under många år. Tillsammans med Sinell genomförde möbelkedjan en omfattande genomgång för att analysera den mångfacetterade utskriftsinfrastrukturen. Efter den här processen utarbetades ett inledande koncept, med förutsättning att samma system, servicelinjer, förbrukningsmaterial och tillämpningar skulle användas på alla filialer. Barthel bad om offerter från flera leverantörer och bestämde sig slutligen för att samarbeta med OKI.

Lösningen skulle komma att bestå av ett komplett utbyte av företagets befintliga system, som härstammade från olika leverantörer, till OKI Executive-serien med skrivare, tillsammans med implementeringen av OKIs Managed Print Services (MPS).

HARDECK och ledningsgruppen var redan från start imponerade av OKI Executive-seriens konkurrenskraftiga pris/prestandaförhållande. En ytterligare bidragande orsak var att HARDECK:s personal redan kände till OKIs varumärke, eftersom företaget redan använde ett antal OKI-produkter, t.ex. deras LED- och matrisskrivare, vilka Barthel beskrev som "högkvalitativa enheter med en mycket lång livslängd."

" De positiva tidigare erfarenheterna, de välgrundade konsultationerna och det imponerande pris/prestandaförhållandet fällde tillslut avgörandet till OKIs fördel".

Joachim Barthel, IT-chef, HARDECK

Fördelar i korthet: • Större tillförlitlighet med

hög kvalitet och robusta OKI-produkter

• Förbättrad effektivitet med enkel hantering av enheter

• Ökad synlighet av utskriftskostnader och användning

Våra positiva tidigare erfarenheter med OKI, de välgrundade konsultationerna och det imponerande pris/prestandaförhållandet fällde tillslut avgörandet till OKIs fördel", säger Barthel.

HARDECK hade beställt en extern analys, som genomfördes av OKI och Sinell, i syfte att fastställa de specifika kraven inom hela företaget. Den första gruppen att beaktas var de enskilda säljarna i butikerna. Företaget beslutade att tillhandahålla varje rådgivare en skrivare, snarare än att installera centrala skrivare, så att rådgivarna aldrig skulle behöva lämna kunden innan kontraktet undertecknats. Den andra analysen var av marknadsavdelningen på Bochums huvudkontor, som tar fram ett antal dokument inklusive grafiska POS-utskriftsformat. Betydligt mer kraftfulla OKI-enheter valdes för marknadsavdelningen, eftersom de enheterna är bättre lämpade för höga utskriftsvolymer och en professionell kvalitet krävs för att ta fram marknadsföringsmaterial.

Vid slutförandet av projektet var det inte bara möbelbutikerna som fick ny och standardiserad utrustning, utan Bochums huvudkontor drog också nytta av betydande investeringar i förbättrad IT-utrustning.

Idag använder HARDECK mer än 500 OKI-enheter som en del av sitt MPS-program. OKI kan svara med flexibilitet på ändrade kundkrav. Ytterligare enheter följer en enkel process, vilket gör att de kan integreras i befintliga avtal.

En lösning togs också fram för de tunna klienterna. Tillsammans med OKIs programvaruexperter utvecklade tillverkaren av de tunna klienterna i Japan skräddarsydda drivrutiner för HARDECK:s lösning. Genom hela processen var det internationella samarbetet mycket positivt. "Saker och ting gick lite långsammare än jag skulle ha velat", minns Barthel, "men det berodde på att olika länder och hierarkiska strukturer ibland var inblandade men totalt sett var det mycket produktivt. Vi blev mycket imponerade av hur villiga OKI var att tillgodose våra specifika behov". Efter fyra månaders programmering, inklusive en testfas, var en fungerande drivrutin klar och Sinell började rulla ut den.

"Genom hela processen var samarbetet med OKI mycket bra, i synnerhet de råd de gav oss", säger Dirk Fischer, projektledare på Sinell. "Implementeringen av projektet, bland annat programvaruutvecklingen, testfasen och den stegvisa utrullningen av enheterna i enskilda möbelbutiker tog ett år att slutföra och varje steg var mycket smidigt."

linkedin.com/company/oki-europe-ltd youtube.com/okieurope1twitter.com/OKI_Europe_Ltd

www.oki.com/eu

"Våra IT-resurser är återigen fria för användning för mer krävande arbete som måste utföras. Vår ekonomiavdelning har också märkt av den ökade transparensen i utskriftstider och kostnader vilket är tydliga tecken på framsteg", säger Barthel.

FramtidenUtbytet av enheterna och den kontinuerliga optimeringen av den nuvarande lösningen är nu en del av den normala och vardagliga kontorsadministrationen. Regelbundna möten hålls mellan HARDECK, Sinell och OKI, med kontakt även mellan möten, för att säkerställa att allt alltid fungerar smidigt. "Vårt samarbete är väldigt framgångsrikt och riktigt roligt", säger Fischer när han beskriver situationen. Alla tre partners delar en optimistisk syn på samarbetet, i synnerhet eftersom HARDECK har planer på en utökning i framtiden.

FördelarnaSlutresultatet var en lösning skräddarsydd för företagets specifika och skiftande behov med ett standardiserat servicekoncept och en hög servicenivå.

Arbetsprocesserna har optimerats, de interna processerna har förenklats och kostnaderna har minskat rejält.

Responsen från HARDECK:s personal på den nya IT-utrustningen har varit mycket positiv. Eftersom tekniken är tillförlitlig, kan personalen fokusera på arbetet, vilket lett till en betydande ökning av produktiviteten. Skrivarna är intuitiva och enhetliga över hela företaget vilket ger enkel användning.

Genom att standardisera enheterna har det också blivit betydligt enklare för den interna helpdesken och förstanivåsupporten som tillhandahålls av Barthel:s team.

HARDECK:s butiksbrygga i Bochum

OKIs Smart Managed Print Services-programmet omfattar en rad beprövade metoder och verktyg för att fastställa den aktuella statusen för en organisations utskriftsrelaterade kostnader och processer innan OKI tar fram ett professionellt skräddarsytt förslag som passar varje kunds

specifika krav. Våra säljare och tekniker arbetar nära tillsammans med våra primära partners för att erbjuda Managed Print Services med maximalt värde för kunden.

“ Vi blev mycket imponerade av hur villiga OKI var att tillgodose våra specifika kundbehov”.

Joachim Barthel, IT-chef, HARDECK