政府採購作業規定、程序、表單運用及內部控制制度

總務處採購組

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簡報內容

一、不適用政府採購法態樣(一)(二) (三)(四)

二、政府採購規定概述(一)(二)(三)

三、本校採購作業權責劃分

四、採購作業流程圖、範本及表單下載

五、採購前置作業及申請文件

六、採購作業程序(一)(二)(三)(四)

七、底價陳核作業

八、決標生效及採購契約書送達

九、結案付款及文件保存

十、採購錯誤行為態樣(一)(二)(三)

十一、採購作業內部控制制度

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• 有其他法令適用者，依其他法令規定辦理，例如：科研採購

、人事法規、規費法、促參法、廢清法…等。(相關函示)

• 非依教師法或大學法邀請自然人(例如專家、學者)授課、演

講或提供專業諮詢，按「軍公教人員兼職費及講座鐘點費支

給規定」、「各機關聘請國外顧問、專家及學者來台工作期

間支付費用最高標準表」及「各機關學校出席費及稿費支給

規定」等院頒規定核付費用者。(工程企字第09600115593號 )

• 主計總處函示公務出國委由旅行社代辦，是否適用政府採購

法(處會三字第00442號 )

– 以學校名義辦理採購者，無論機票及膳宿等項目係全部

或部分委託廠商代辦，均應適用政府採購法之規定。

– 機關人員自理，並依「國外出差旅費報支要點」報支差

旅費者，不適用政府採購法。

一、不適用政府採購法態樣(一)

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• 學校以補助人員訓練費用方式，由受補助人員自行擇定訓練

機構報名參加，該人員繳交報名費，不適用政府採購法。(工

程企字第10000414700號 )

• 學校派員參加校外單位辦理之研習活動，如其性質為訓練者

，不適用政府採購法。(工程企字第10000414700號 )

• 學校派員參加校外單位之會議，不適用政府採購法。(工程企

字第10000414700號 )

• 學校作品參加「國外單位辦理發明展」，由學校繳交參展費

，如其性質僅為報名費，不適用政府採購法。(工程企字第

10000414700號 )

• 學校教授於「國外知名期刊發表論文」，由學校繳交論文發

表費，不適用政府採購法。 (工程企字第10000414700號 )

一、不適用政府採購法態樣(二)

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• 財物出租、變賣等收入性招標。(工程企字第09500331240號 )

• 補助對象之選定，不適用政府採購法。(工程企字第8806937號 )

• 屬內部單位事務，未對外發生權利義務關係，不適用政府採

購法。(工程企字第8817558號 )

• 依規費法繳納規費，使用其他機關學校設施、設備及場所，

不適用政府採購法。(工程企字第09900374520號 )

• 非以人事經費僱用自然人為非正式編制臨時人員，其比照人

事法規進用程序辦理，且訂有管理、考核規定者，不適用政

府採購法。(工程企字第09500243340號 )

• 教育部核發之共同清除營運許可證或共同處理操作許可證，

其所登載之教育機構會員，洽該許可證所登載之機構清除、

處理教育機構事業廢棄物者。(工程企字第09900079740號)

一、不適用政府採購法態樣(三)

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• 參加協會或組織所繳之年費非屬採購，不適用政府採購法。(

工程企字第8811508號 )

• 以代收代付方式辦理採購，如係以員生消費合作社或家長會

名義辦理，不適用政府採購法。(工程企字第8808912號)

• 與金融或其他機構訂定長、短期借款契約，屬借貸關係，期

滿需償還，不適用政府採購法。 (工程企字第8811508號 )

• 依「度量衡法」有關規定將所屬噪音計送指定機構檢定，不

適用政府採購法。(工程企字第89003415號)

• 依公證法規定選任民間公證人辦理公證事務，並依規定支付

公證費用者。(工程企字第09600403120號)

• 仲裁人之約定或選定，仲裁法已有明定，且仲裁費用之給付

依「仲裁機構組織與調解程序及費用規則」之規定辦理者。(

工程企字第8813859號)

一、不適用政府採購法態樣(四)

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2015/7/15

二、政府採購規定概述(一)

採購金額(新臺幣)級距及性質：

項目 工程

(新建、增建、改建、修建、拆除…等)

財物 (物品、材料、設備、機具、權利…等)

勞務 (服務、維修、訓練、勞力…等)

等標期

採購協定 1040101-1051231

2億2,810萬元 1,824萬元 1,824萬元 40天

預告後不少於10天 電子公、領、投25天

巨額採購 2億元 1億元 2千萬元 28天

查核金額 5千萬元 5千萬元 1千萬元 21天

公告金額 100萬元 100萬元 100萬元

14天 未達公告金額7天

小額採購 10萬元以下 10萬元以下 10萬元以下 -

註：1.採購兼有2種以上性質，難以認定其歸屬者，按所佔預算金額比率最高者歸屬之

2.勞動派遣：接受本校指揮監督管理之契約

3.勞務承攬：對廠商所派駐人員無指揮監督權，僅得檢驗工作成果，依成果給付價金 7

儘量不要與自然人簽訂勞務契約函示

2015/7/15

二、政府採購規定概述(二)

招標方式(政府採購法第18條)

公開招標：以公告方式邀請不特定廠商投標

限制性招標：不經公告程序，邀請2家以上廠商比價或1家廠商議價，亦得以公告方式，徵求受邀廠商

選擇性招標：以公告方式預先依一定資格條件辦理廠商資格審查後，再邀請符合資格廠商投標

未達公告金額，公開取得廠商之書面報價、※電子報價單或企劃書

決標原則(政府採購法第52條)

訂有底價，在底價以內之最低標為得標廠商

未定底價，以標價合理且在預算數額內之最低標為得標廠商

以最有利標為得標廠商

複數決標：分項目或分數量，應合於最低價格或最有利標

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2015/7/15

二、政府採購規定概述(三)

公開取得電子報價單(比較表)(政府採購法第49條及第93條之1)

工程會規定條件(目標達成率：104年3%、105年6%、106年9%)

未達公告金額之財物採購(採購申請表、簡表)

訂有底價最低標

非依「機關異質採購最低標作業須知」辦理

非複數決標

非屬特殊採購

非屬統包

不須繳納押標金

其他條件

規格條件簡單、明確之財物採購(列明需求標的名稱及規格)

不須廠商投標遞送規格型錄或說明文件(因電子開標無法規格審查)

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2015/7/15

三、本校採購作業權責劃分

採購金額

(新臺幣)

採購權

責單位

底價

核定人

開標、比價、議價、決標 驗 收

主持人 審標

人員

監辦

人員 主驗人

監驗

人員

會驗

人員 協 驗 人 員

小額採購(簽)

10萬元以下 請購單位

請購單位

主管或計

畫主持人

逾10萬元

未達100萬元 採購單位

採購單位一級主管含採購申請案核定

底價核定

人或其授

權 人

請購單位

採購單位

主計室

校長或其

授 權 人 主計室

資產經營

管理組

使用單位

設計、監造、或

本校委託之專業

人員或機構人員

100萬元以上

未達500萬元 採購單位 副校長

底價核定

人或其授

權 人

請購單位

採購單位

主計室 校長或其

授 權 人 主計室

資產經營

管理組

使用單位

設計、監造、承

辦採購單位或本

校委託之專業人

員或機構人員

500萬元以上 採購單位 校長

底價核定

人或其授

權 人

請購單位

採購單位

主計室

校長或其

授 權 人 主計室

資產經營

管理組

使用單位

設計、監造、承

辦採購單位或本

校委託之專業人

員或機構人員

圖書採購：圖書、期刊及非書資料等，採購權責單位為圖書館

利用共同供應契約辦理採購：由請購單位辦理請購單簽核及下訂。惟達個別契約所規定之大量金額或數量，應先提出議定申請，由採購權責單位協助辦理議定程序

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2015/7/15

四、採購作業流程圖、範本及表單下載

下載區網址： http://www.ga.ntnu.edu.tw/

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• 提出採購申請前之前置作業

– 限制性招標簽案

– 最有利標簽案(適用最有利標：工程、財物、準用最有利標：勞務、取最有利標精神：未達新臺幣100萬元)(委員建議名單、密件封)

– 統包工程或財物(設計與施工、供應、安裝或一定期間維修併同採購)(缺失)

– 工程採購(提送預算書圖予工程督導小組技術規格審查)

• 填寫採購申請表(逐級陳核至一級單位主管)

• 採購申請檢附相關文件

– 投標須知及契約條款簡表(依採購性質選填) (應檢附)

– 採購規格表(應檢附)、需求規範、需求書或說明文件(依個案檢附)

– 預算價格分析表及總表…等，預算書圖通過技術規格審查文件(工程採購應檢附)

– 評選/評審須知及評分表(適用、準用、取最有利標精神需檢附)

– 前置作業核准文件(如：限制性招標、最有利標簽案…等)

– 預算核准文件(依個案檢附)

– 其他(依個案需求檢附)

五、採購前置作業及申請文件

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採購作業時程推估表

2015/7/15

預算成立

金額級距、採購性質

限制性招標簽辦 評選/評審簽報及前置作業

提出採購申請

製作招標文件

招標文件陳核

請購單位

採購單位

採購單位 請購單位

六、採購作業程序(一)-採購申請

直接提出採購申請

⊙公開招標最低價決標

⊙公開取得最低3家報價

公開取得最

低三家報價

公開招標

最低價決標

工程採購申請前需通過技術規格審查

決定招標方式

及決標原則

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採購作業時程推估表

2015/7/15

招標文件奉核

招標公告

請購單位

評選/評審作業

比價/議價

決標簽核契約用印

請購單位

⊙資格規格審查

⊙同等品審查

⊙廠商標價偏低

適用最有利標 準用最有利標 取最有利標精神

比價 公開招標 最低標決標

限制性招標

決標公告/定期彙送

請購單位辦理調價

請購單位

⊙底價分析建議

⊙固定金額及最

有利標決標則免

議價或最有利標

決標作業

開標(封)審標

取最低價三家

邀請廠商比/議價

依招標方式

及決標原則

公開取得書面報價

六、採購作業程序(二)-招標決標

請購單位

⊙規格需求說明

⊙廠商疑義說明 電子郵件通知開標

採購作業流程可參考

「採購作業時程推估表」 14

評選委員遴選 評選前置作業

開標審標

提出採購申請

第1次評選會議

評選結果簽核

招標公告

評選會議

招標文件奉核 1家參考 報價定底價

條件簡單

前例可循

得免第1次評選會議

公開評選(準用最有利標)

招標公告

訂明比/議價時間

提出採購申請

招標文件奉核

邀請廠商

2家以上

公開徵求

請購單位辦理

簽報、核准

決標作業

比價 議價

結束

六、採購作業程序(三)-限制性招標

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請購單位

評選

作業

提出簽辦文件

自訂評選項目 評審標準及評定方式

招標前成立 評選委員會/評審小組

提出採購申請

第1次評選/評審會議 訂定或審定評選項目 評審標準及評定方式

簽核評選/評審會議紀錄

否(開標前成立)

是(無條件簡單或前例可參考，招標前成立)

製作招標文件

奉准後辦理招標公告

採購單位

六、採購作業程序(四)-最有利標

⊙適用最有利標決標

⊙準用最有利標

⊙取最有利標精神

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請購單位

●依市場行情、廠商報價…等提出底價建議金額

⊙附奉核議約內容(無者免附) ⊙限制性招標議價應先參考廠 報價訂定底價

●財物/勞務 ⊙填寫採購底價單 ⊙視需要填寫 底價建議金額分析表 ●工程 ⊙填寫工程採購底價單 ⊙填寫預算價格分析表 及總表

採購單位 校長或其授權人員

●未達100萬元-總務長

●100萬元以上，未達

500萬元-副校長

●500萬元以上-校長

底價簽報核定 核定底價 底價金額建議及分析

●歷史標案查詢

●建議底價意見簽報

●底價單陳核

七、底價陳核作業

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八、決標生效及採購契約書送達

完成決標

• 採購申請、招標、廠商投標文件由保存單位收存

• 如有調卷需要，請填寫調卷單，原則提供掃描電子檔

契約送達

• 以電話及電子郵件通知領取契約書

• 採購契約書正本1份送交廠商收執

• 如收取履約保證金，收據正本送交廠商收執

履約管理

• 備齊履約階段產生之各類文件

• 確認廠商依契約規定完成履約事項

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九、結案付款及文件保存

報請驗收

• 報請主驗人驗收(財物、一般勞務：孔令泰主任；工程及技術服務：

公館校區及林口校區謝爾恩主任、校本部劉弼豪技術師)

• 驗收通知(採購金額100萬元以上通知採購單位協驗、主計室監驗)

• 製作驗收紀錄

結案簽核

• 結案付款簽(參考簽)

• 填寫採購文件送存自主檢核表(財物/勞務、工程、技術服務)

• 配合自主檢核表標示區分A、B卷

文件保存

• A卷核銷文件，送主計室憑製傳票辦理付款

• B卷履約文件，分送採購組、營繕組及圖書館收存

結案付款流程：101年5月17日師大總字第1010010021號函

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• 一般錯誤行為態樣

– 意圖規避法規之適用，而將案件化整為零採購。(不包括依不同標的、不同施工

或供應地區、不同需求條件或不同行業廠商之專業項目所分別辦理者)

– 招標文件履約條款違反公平合理原則，例如：履約期限過短。

– 投標當時即必須擁有指定之設備。

– 投標時須檢附原廠製造證明、原廠代理證明、原廠願意供應證明…等。

– 抄襲特定廠商之規格資料。

– 公告金額以上之採購指定進口品。

– 詢問領標廠商名稱或索取名片。

– 私下洽投標廠商協助審查其他廠商之投標文件。

– 允許投標廠商查看其他廠商之投標文件。

– 不考慮廠商單價是否合理，而強以預算單價調整廠商單價。

– 決定最有利標(適用最有利標決標)後再洽廠商減價。

– 任意允許廠商辦理契約變更。

– 未依規定期限驗收或付款。

– 妨礙採購效率，例如：一再流標、廢標不知檢討。

十、採購錯誤行為態樣(一)

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• 限制性招標執行之錯誤態樣

– 應確實檢視並敘明符合採限制性招標方式辦理採購之理由及必要性，避免過度採行例外採購方式，影響採購之公開、透明及公平性。(審計部)

– 屬專屬權利、獨家製造或供應，但仍有其他合適之替代標的。(22-1-2)

– 誤以為獨家代理或獨家經銷就是專屬權利、獨家製造或供應。(22-1-2)

– 以上級機關核定計畫遲延或以流廢標且年度預算執行期限將屆為由而依第22條第1項第3款辦理(法定條件：遇有不可預見之緊急事故)。(22-1-3)

– 以第22條第1項第4款辦理所增加之金額偏高不合理。(22-1-4)

– 以不具相容或互通性之理由，洽原供應廠商採購。(22-1-4)

– 非屬原招標目的範圍內及未能預見之情形，追加辦理契約變更。(22-1-6)

– 招標公告及招標文件標示之後續擴充期間、金額或數量，明顯過長、過大，顯不合理。例如：原有採購清潔服務1年，後續擴充4年。(22-1-7)

– 準用最有利標評選出優勝廠商，未再洽優勝廠商議價。(22-1-9)

– 未達新臺幣100萬元之採購，未就個案敘明不採公告方式辦理及邀請指定廠商比價或議價之適當理由。(22-1-16、2-1-2)

– 採本款辦理之比率偏高。(22-1-16、2-1-2)

十、採購錯誤行為態樣(二)

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• 小額採購(參考簽)常見誤解或錯誤態樣

– 誤以為所有小額採購，僅能逕洽一家廠商採購。

– 誤以為所有小額採購，皆無需簽訂契約。

– 誤以為小額採購不適用政府採購法第101條及第103條。

– 小額採購未考慮廠商報價之合理性。

– 洽一家廠商代為蒐集提供三家廠商之報價或估價單，作為採購之決定。

– 工程、財物小額採購之驗收，雖可免辦理現場查驗，卻未由承辦採購單位備具書面憑證採書面驗收。

– 受委託之技術服務廠商，未具備設計或監造資格

• 共同供應契約常見誤解

– 共同供應契約已明定適用機關得自行決定是否利用該契約辦理採購，如不利用亦不需通知訂約機關，惟適用機關誤以為皆須利用該契約辦理。

– 共同供應契約之價格高或規格不符合需求或條件(例如：交貨時間)不符合需要，適用機關誤以為仍應利用該契約辦理採購。

– 誤以為利用共同供應契約辦理小額採購，無須辦理驗收。

十、採購錯誤行為態樣(三)

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建立內控制度提升採購品質

履約管理作業

驗收作業

限制性招標作業

最有利標作業

採購規劃及申請

訂定底價作業

十一、採購作業內部控制制度

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