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本科教学工作合格评估支撑材料整理归档要求和规范...
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本科教学工作合格评估支撑材料整理归档要求和规范
文本格式
为了做好我校 2018 年本科教学合格评估支撑材料整理归档工
作,现将整理归档作如下要求。
一、材料整理原则
1.针对性原则。紧扣指标及观测点的内涵,确实体现学校改革与
发展的主题,按照评建要求组织材料;做到每一级指标体系,每一个
观测点都有充分的支撑材料,材料要重点突出,有说服力。在说明问
题和反映工作全貌的前提下,力求简洁明了。
2.真实性原则。各项材料要实事求是,不弄虚作假,做到真实可
信,有据可查;要精练,突出特点、优势和成绩;需要原件的,要提
供原件。对已经遗失的材料要提交情况说明,并报评估办备案;对已
经做了工作,但填写不全的要补上;没有做或正在做还没做好的工作,
要本着以评促建的原则,加强整改建设。
3.一致性原则。材料体系要做到“三一致”:一是全校的评建材
料目录一致、格式一致;二是各部门、各单位的材料要照应上下左右
的有关材料特别是数据的协调一致,避免材料、数据之间的矛盾与错
位;三是各教学单位自身的材料要自成系统,系统内各方面的材料要
保持一致。各单位(部门)负责人统稿、把关,保证各类材料和数据
的一致性。当出现数据和表述不一致时,由负责该项指标的职能部门
予以确认和统一。
4.层次性原则。各项材料总体思路要清晰,要突出主线,明确重
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点,支撑材料和原始材料条块明晰、层次分明。支撑材料要有原始材
料支撑。
5.规范性原则。评估材料的收集、整理、撰写、归档要按照学校
统一规范要求进行。数据统计要符合评估方案及指标内涵说明的要
求;材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要符合
学校统一的规范要求。
在构建迎评材料(包括历史材料、现时的综述材料、未来规划材
料等)的同时,加强日常工作材料(特别是原始档案材料)的建设,
及时整理,及时归档,做到材料齐全、完整、规范,不漏、不重、不
乱。所有材料要分类准确,编目清楚,排列有序,整齐美观,调用方
便,查找无误。
二、材料整理归档要求
(一)材料分类
评估材料主要指支撑教育部“普通本科教学工作合格评估指标体
系”所需的各类佐证材料和支撑材料,如各类数据统计表、图表说明、
花名册、人事档案、各类证书、文件、简报、计划、规划、总结、领
导讲话、研究文章、规章制度、会议记录、纪要、综述材料、培养方
案、课程大纲、课表、试卷、教案、听课记录、教学档案、毕业(设
计)论文等。
1.评估材料按归档范围分为学校层面材料及相关单位材料,其
中,学校层面材料由各部门负责整理提供,学校评估办负责统一归档;
相关单位用于支撑或佐证学校层面材料的原始材料由各单位负责收
集、整理、归档。
2.评估材料按形成过程,可以分为原始档案材料、新建档案材料
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及评估工作材料(评估过程中的工作材料)。
3.评估材料按材料形式,可以分为文字、表格、图片(彩色印刷)、
音像、实物等材料形式。
(二)材料建档要求
1.评建材料实行学校、相关单位(部门)两级建档。学校评估办
材料根据评估指标体系设置一级指标、二级指标、主要观测点三个层
面,负责归档保存对评估指标体系有直接支撑作用的各种制度、报表、
规划、计划、总结、讲话、论文、综述性材料、文件、证书等(主要
指南昌工学院迎接本科教学工作合格评估支撑材料目录所列条目)。
相关单位(部门)负责归档保存各种原始档案,如作业、教案、试卷、
毕业设计(论文)、听课记录、实验报告、实验记录、会议记录、人
事档案资料、财务票据、各类证书原件与复印件、教材、专著、期刊、
奖品、奖杯、奖状、照片(彩色印刷)、录音、录像及其他教学、管理
工作过程材料。各院(部)同时按评估指标体系全面归档保存本院(部)
的各种评建材料。
2.建议各相关单位(部门)要建立迎评档案室,设置专用档案柜,
安排专人负责迎评材料归档工作,学校评建工作领导小组将每年组织
专项检查验收工作。
3.评建材料目录共分三级。
一级目录:《普通本科教学工作合格评估指标体系》中的一级指
标。例:1.办学思想与领导作用
二级目录:《普通本科教学工作合格评估指标体系》中的二级指
标。例:1.1 学校定位
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三级目录:《普通本科教学工作合格评估指标体系》中的观测点。
如:1.1.1 学校定位与规划,或 1.2.1 领导能力
三级目录以下的材料是说明“三级目录”所需要的具体支撑或佐
证材料,材料名称可参照南昌工学院迎接本科教学合格评估支撑材料
目录确定。
说明:根据实际情况,如果三级目录还不能满足材料准备的需求,
可继续伸展,用其它特殊符号区分材料的层次性、阶段性或类别性。
每一类佐证材料订在一起,三级目录的材料一定要有封面和材料清单
(材料名称及目录)。
(三)材料归档格式要求
1.各类原始材料(如管理文件、制度,会议记录、纪要,历年工
作安排、计划、总结、讲话稿等)一般应采用原件,以体现材料的真
实性,原件类材料的纸张大小不必完全统一。
2.新建文字材料均采用 Word 文档格式,表格采用 Word、Excel
文档格式均可,具体格式要求见附件。
3.所有的复印件统一使用 A4纸。
4.文件、资料中如有附件,应在正文后标识“附件”,并标明附
件名称,对于数量较多不便统一分装的背景材料应标明保存地点(如
试卷、论文、影像资料等)。凡正式文件、材料必须落款并加盖公章,
需落款的材料应署成文单位全称,同时打印成文日期。
5.照片材料。照片材料分类装册并彩色印刷,并简要注明:时间、
地点、人物、内容、摄影者等信息。
6.实物材料。实物材料(如获奖作品、科技作品等)须拍制照片,
列出清单,汇编成册。实物暂由原获得部门陈列保管。
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7.证书、奖状、聘书等。校级以上证书、奖状、聘书等将原件扫
描、照相后制作成电子文档存档,并注明形成时间、内容(名称)、
作者及颁发单位。另用 A4纸彩印汇编成册,以便与相关材料配套。
8.录音、录像材料。录音、录像材料要注明内容、录音(像)时
间、录音(像)人、带长(分钟),要求制作为数据光盘(DVD、VCD、
CD 等)。
(四)其他要求
1.各单位、各部门要注意积累教学、管理和工作过程性材料,如
各种重点工作,工作计划、总结,典型材料,工作成绩等。做到原始
性、真实性、针对性、丰富性,已经形成的原始材料不得随意改动。
2.学校下达给各相关单位(部门)收集、整理和归档评估支撑材
料的任务,主要基于工作职能分工与过程性积累的考虑。学校所有单
位和部门都有义务按照按评估指标体系的要求将与自身工作有关的
原始支撑材料收集、整理和汇总,并及时提供给相应的责任部门汇总
归档或自行归档。
3.各单位(部门)提交的统计数据必须和学校上报发布的数据一
致,所有的数据必须有支撑材料说明,支撑材料要齐全、准确。
4.所有收集、整理出的材料(尤其是综述材料),都必须有据可
查,要注意收集原始依据材料。各单位(部门)领导及相关工作人员,
对材料的名称、来源、原始依据都必须做到心中有数,要做到说得出、
理得清、拿得出。
5.各相关单位(部门)提供给学校层面的所有文件材料及数据等
纸质材料均应同时报交电子版,同时自行备份留存。
附件: 1.新建评估材料文档格式要求
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2.单独表格性材料、插入表格模板
3.插入图片模版
4.校徽、校名样式
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附件 1:
新建评估材料文档格式要求
一、页面设置
(一)纸型
采用A4纸。页面设置采用默认设置,即上、下页边距均为2.54cm,
左、右页边距均为 3.17cm,装订线位置为左。
(二)页脚
所有材料均应在页脚处加注页码(居中、宋体小五号、“第 1
页”)。
(三)方向
Word 文档一律使用纵向,Excel 文档表格列宽过大的可使用横
排。一般材料采用 A4纸竖向单面打印(表格等需要横向打印的除外)。
二、文档格式
(一)标题
用小二号、方正小标宋简体、加粗(如有副标题,用三号楷体,
靠右侧)。标题可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,
排列对称,间距恰当。
(二)正文
用四号仿宋_GB2312 字(表格材料的字体、字号酌情处理,建议
用五号宋体字,表格尽量竖排,做到整齐美观,表中的双名中间空一
格,如张三,写为“张 三”)。表名在表格上方,居中。如有图片,
图名应在图片下方,居中)。行间距为 1.5 倍。
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标题层次序数,第一级为“一、”,第二级为“(一)”,第三级
为“1.”,第四级为“(1)”, 第五级为“①”。第一级标题字体四
号黑体加粗,第二级标题字体四号楷体加粗,第三级标题四号仿宋
_GB2312 加粗,结构层次超过五层的可自行根据情况设置,原则上不
要超过五层。
材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位,如面积用“平
方米”等;量词应统一,如图书用“册”,计算机用“台”,座位用
“个”等。小数点后面统一保留两位有效数字。文本中出现的两位及
其以上数字统一用阿拉伯数字表示。
文件资料如有附件,在正文下空一行,左空 2 个字符,用四号仿
宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉
伯数字(如“附件:1.XXXXXXXX”),附件名称后不加标点符号。
(三)综述材料
观测点概述材料的写作要点:观测点综述材料属于命题式写作,
结合各观测点的内涵,要求开门见山,直述主题,对某项工作进行综
述,避免过多的陈述和解释;综述应包括前言、主体、结语三个部分。
1.前言。要求直接点明该综述要介绍什么、说明什么。
2.主体。主体部分可分为若干层次,每个层次说明一个主题,层
次之间用一个小标题分开。
文字量较少的综述,主体部分可以不分层次,而用段落区分。特
点是语言精炼,概述性较强。
3.结尾。应采用总结式,对该观测点的工作给予简明的总结,即:
对该观测点给出定性和定量的评价。
(四)落款
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凡需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署单位全称,在下一
行相应处标识日期。单位全称如:建筑工程学院;不能署“建工学院”。
日期的标示格式统一为:如“2016 年 3月 5 日”。
(五)装订位置
文件装订均为左订两枚订书针,在距纵向打印纸张上、下边缘
8cm 处各订一钉,书钉距纸张左边缘 3mm~8mm。
注:对各单位收集整理的原始支撑材料的格式不做统一要求。
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附件 2:
单独表格性材料、插入表格模板
一、单独表格材料模板
备注:此表用于单独性表格文档支撑材料,如学生花名册、教师花名册、实验师一览表等。
二、正文中插入表格材料模板
表 1:***统计表
产品 产量 销量 产值 比重
手机 11000 10000 500 50%
电视机 5500 5000 220 22%
计算机 1100 1000 280 28%
合计 17600 16000 1000 100%
xxx 统计表
统计单位(盖章): **学院 统计时间:****年**月**日
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附件 3:
插入图片模版
图 1:校领导深入教学一线检查开学第一课
图 2:我校第一次党代会隆重开幕
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附件 4:
文件中所用校徽、校名样式
一、校徽
二、校名