ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS

Møte nr. 1-2010

Kontrollutvalet i Klepp INNKALLES TIL MØTE

17. februar 2011 KL. 16.00 på Rådhuset i Klepp, Formannskapssalen

SAKLISTE 1/11 Godkjenning av protokoll frå 02.12.2010 2/11

Orientering frå rådmannen vedr diverse saksbehandlingsrutinar

3/11 Kontrollutvalets årsmelding 2010 4/11 Årsrekneskap 2010 - kontrollutvalets budsjett 5/11 Oversikt over status bestilte prosjekt og kontrollar pr. februar 2011

EVENTUELT

MELDINGAR 2/11 Særutskrift av møtebok - Rapport finansforvaltning pr. 31.10.2010 3/11 Foreløpig orientering om oppfølging av rapport

Ver grei å melda eventuelt forfall snarast på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no

Ved forfall blir varamedlemmer kalla inn særskilt. Medlemmer som meiner seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlem kan kallast inn..

Evt. saker merka(Unnateke offentligheit i medhald av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer.

Kleppe, 10.02.2011

Hanne-Lill Steen Leiar av kontrollutvalet Wencke S: Olsen sekretariatet

2

REFERATSAKER Periode: 03. desember 2010 - 17. februar 2011 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 2/11 200800282-4 Særutskrift av møtebok - Rapport finansforvaltning pr. 31.10.2010 3/11 200900013-12 Foreløpig orientering om oppfølging av rapport

3

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS

Arkivsak Arkivkode

: 200800244 : E: 049

Saksbeh. : Wencke S. Olsen

Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Klepp

17.02.2011

1 /2011

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 02.12.2010 Sjå vedlagt protokoll frå kontrollutvalet sitt møte den 2. desember 2010. Forslag til

VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp godkjenner protokollen frå møtet 02.12.2010.

SANDNES, 27.12.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Protokoll frå møte 02.12.10.

Tilbake

4

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS

Arkivsak Arkivkode

: 200800279 : E: 047

Saksbeh. : Wencke S. Olsen

Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Klepp

17.02.2011

2 /2011

ORIENTERING FRÅ RÅDMANNEN VEDR DIVERSE SAKSBEHANDLINGSRUTINAR Bakgrunn: Det vert vist til sak 30/10 samt til rådmannens orientering i møte den 2. desember 2010. Kontrollutvalet fatta på dette møtet vedtak der ein ba rådmannen om å orientera om rutinar/ reaksjonar på det som kjem fram i mottatt brev til kontrollutvalet vedr. behandling av ei ekspropriasjonssak. Saksutredning: Sekretariatet har motteke brev av 20.12.2010 frå Klepp kommune, sjå vedlegg. Rådmannen går her m.a. inn på at kva som skal til for at eit vedtak skal vera ”tilstrekkeleg utgreidd” til slutt er eit skjønnsspørsmål. I dette skjønnet kjem og kva for dokument som skal leggjast fram i saka. For å avgrensa omfanget av dokument er derfor hovudregelen at brev i einskildesaker ikkje vert lagt fram i sjølve saka om dette ikkje har stor betydning for innhaldet. Når det gjeld det omtalte tilfellet, vert det her m.a. nemnt at rådmannen meiner at hovudinn-haldet i det omtalte brevet er teke omsyn til i saksutgreiinga. Det vert og nemnt litt rundt årsaken til at det omtalte brevet ikkje vart lagt fram for politikarane ved behandling av saka. Til slutt vert det nemnt at det omtalte skrivet frå Karin Øksnevad aldri har vore unnateke offentleg innsyn i Klepp kommune sin postjournal. Det vert lagt ved utskrift av logg frå sak/arkivsystemet som viser at det heller ikkje er gjort endringar i ettertid. Rådmannen er og invitert til å vera til stades på kontrollutvalet sitt møte for å svara på spørsmål om saka. Forslag til

VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tar rådmannens orientering om sakshandsamingsrutinane til orientering.

SANDNES, 04.01.2011 Wencke S. Olsen sekr.leder

Brev av 20.12.2010 Vedlegg:

Tilbake

5

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS

Arkivsak Arkivkode

: 200800001 : E: 033

Saksbeh. : Wencke S. Olsen

Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Klepp

17.02.2011

3 /2011

KONTROLLUTVALETS ÅRSMELDING 2010 Bakgrunn: Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsmelding for 2010 for kontrollutvalet i Klepp. Årsmeldinga skal oppsummera kontrollutvalet sitt arbeid i 2010. Saksutgreiing: Resultata er og sett opp mot kontrollutvalets vedtekne årsplan for 2010. Dersom kontrollutvalet har endringar til det framlagde utkastet, vil desse bli innarbeidd av sekretariatet før årsmeldinga vert vidaresend kommunestyret til orientering. Det vert elles vist til forslag til årsmelding, som ligg ved. Forslag til

VEDTAK:

• Kontrollutvalet i Klepp vedtar kontrollutvalets årsmelding for 2010.

• Årsmeldinga vert oversend kommunestyret i Klepp til orientering. SANDNES, 23.12.2010

Wencke S. Olsen sekr.leder

Årsmelding 2009 Vedlegg:

Tilbake

Side 1 av 3

KONTROLLUTVALET I KLEPP

ÅRSMELDING FOR 2010 1. KONTROLLUTVALETS ANSVAR OG OPPGÅVER Kontrollutvalet er eit lovpålagd organ, som på vegne av kommunestyret skal føra ”det løpende tilsynet” med den kommunale forvaltninga. Ordninga er heimla i Kommune-loven (KL) og i Forskrift om kontrollutvalg (forskrifta). Kontrollutvalet er ikkje underlagt andre organ enn kommunestyret, og rapporter og innstiller derfor også til dette. Kontrollutvalet har følgjande hovudoppgåver:

1. Sjå til at kommunen sine rekneskap blir revidert på ein trygg måte 2. Sjå til at revisors merknadar til årsrekneskapen vert følgt opp 3. Sjå til at kommunen fører kontroll med sine interesse i selskap 4. Sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon 5. Sjå til at det vert gjennomført selskapskontroll 6. Ansvar for oppfølging av kommunestyret sine merknadar til rapportar 7. Utarbeida forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen

2. KONTROLLUTVALETS SAMANSETNING: Kontrollutvalet I Klepp består i den inneverande perioden av: Medlemmer 2007 - 2010 Varamedlemmar (personlige): Hanne-Lill Steen - leiar Gisle Meling Kristian K. Kleppe - nestleiar Bjørn Sæstad Arild Børge Skjæveland Conni A. Erga Reidar B. Thu Reidun Hjelmervik Sigrid Lærdal Knut Sigmund Lende

3. ORGANISERING AV KONTROLLARBEIDET I KLEPP KOMMUNE Kontrollutvalet har f.o.m. 2009 halde sine møte for opne dører. Utvalet har hatt 4 møter i 2010, og det har vore behandla 28 saker. I tillegg kjem orienterings/meldingssaker. Kontrollutvalet samarbeider med kommunens valde revisor, Deloitte Statsautoriserte Revisorer AS., og med kommunens valde sekretariat, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. Samarbeidet mellom revisjonsselskapet, sekretariatet og kontrollutvalet har vore godt.

4. KONTROLLUTVALET SINE OPPGÅVER, MÅL OG RESULTAT Kontrollutvalet er opptatt av å ha ei arbeidsform som gir best mulig angrepsvinkel for sitt tilsynsansvar. Rekneskapsrevisjon: Kontrollutvalet har i høve til årsplanen behandla følgjande saker:

• Årsrekneskap og årsmelding 2009 for Klepp kommune • Følgja opp kommunens økonomiske situasjon

o Økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen. Kontrollutvalet har følgt opp dette punktet via orientering frå økonomisjefen i samband med tertialrapportar

o Oppfølging av eventuelle revisjonsmerknader til årsrekneskapet. Rekneskapet for 2009 vart avgitt utan presiseringar. Kontrollutvalet har fylgt opp merknader som revisor kom med i revisjonsmeldinga for 2009.

Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS

Side 2 av 3

Forvaltningsrevisjon Årleg forvaltningsrevisjon av kommunen er ei lovpålagd oppgåve. I løpet av 2010 har kontrollutvalet ikkje behandla nokon ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapportar. Det skuldast at det ikkje vart løyvt nok midlar til å gjennomføra ein rapport dette året. Departementet opnar for at ein kommune – dersom det ligg føre spesielle behov for å gjera andre prioriteringar eit enkelt år – kan la vere å gjennomføra forvaltningsrevisjon. Dette kan imidlertid kun gjerast som ei eingongshending.1

Kontrollutvalet vedtok derfor å bestilla forvaltningsrevisjon innafor:

• Prosjektstyring

Prosjektet vart påbegynt for tilgjengelige midlar i budsjett for 2010, og sluttført for tilgjengelige midlar for 2011. Kontrollutvalet har ansvar for å sjå til at kommunestyrets vedtak i fbm forvaltningsrevisjon vert følgt opp av administrasjonen. Kontrollutvalet har i løpet av året behandla oppfølging av tidlegare rapportar vedr. :

• Legevakttenesta • Barnevernstenesta

Administrasjonens tilbakemelding vart tatt til etterretning.

Selskapskontroll Når det gjeld selskapskontrollar er det føresett i årsplanen at det skal veljast ut aktuelle prosjekt blant kommunens selskap i samarbeid med andre eigarkommunar. I løpet av året har det vore gjennomført og behandla rapport frå selskapskontroll i desse selskapa:

• IVAR IKS Det er og bestilt selskapskontroll i:

• Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS • Nord-Jæren Bompengeselskap AS

for levering i 2011. Generelle oppgåver: Kontrollutvalet har i løpet av året invitert følgjande administrative leiarar for å orientera om aktuelle saker: 11.02.10 Rådmann Svein Tore Åtland orienterte om Klepp kommunes dokumentbehandling,

bl.a. sett opp mot Offentleglova. 22.04.10 Rådmann Svein Tore Åtland og økonomisjef Viggo Johansen orienterte om rekneskap

og årsmelding for 2009 Skatteoppkrevjar Ivar Slettebø orienterte om skatterekneskapen 2009 02.09.10 Økonomisjef Viggo Johansen orienterte om kommunens oppfølging av revisors

merknader i revisjonsrapporten for 2009 02.12.10 Rådmann Svein Tore Åtland ga ei foreløpig orientering knytt til administrasjonens

behandling av sak ang. grunnavståing I kontrollutvalets møter, under punktet eventuelt, er det gitt høve til å reisa aktuelle problemstillingar.

1 Rundskriv H 02/06: ”..Forskriften er likevel etter sin ordlyd ikke til hinder for at kommunestyret vedtar at det ikke skal gjennomføres forvaltningsrevisjon ett bestemt år, dersom dette finnes nødvendig ut fra hensynet til økonomiske ressurser og behovet for å prioritere andre formål. ..”

Side 3 av 3

5. KONTROLLUTVALET BUDSJETT/REKNESKAP: Kontrollutvalet har i tråd med forskriftas § 18 utarbeidd forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen. I tillegg har kontrollutvalet behandla tertialvise rekneskapsrapporter for dette budsjettområdet. Kontrollutvalets budsjett inneheld for det meste lovpålagte område som rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og kjøp av sekretariatsteneste. Kontrollutvalet opptrer på vegne av kommunestyret og er direkte underordna dette. Derfor pålegg forskrifta at kommunestyret skal vera kjent med kontrollutvalets vurdering av det økonomiske behovet på kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalets budsjettforslag skal derfor iflg. forskrift om kontrollutvalg leggjast fram for kommunestyret når formannskapets innstilling til budsjett vert lagt fram (§ 18). Kontrollutvalets budsjett til drift av sjølve utvalet har dei siste åra vore for stramt, då denne delen av budsjettet ikkje har vorte justert sidan 2007.

6. KURS/SEMINAR OG OPPLÆRING Medlemmer frå kontrollutvalet har i løpet av året deltatt på seminar i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn på Gardermoen i juni 2010 og Forum for kontrollutval i Rogaland på Sandnes i oktober 2010. 7. ØVRIG Sakene til kontrollutvalet vert lagt ut å kommunen sine heimesider, og er i tillegg tilgjengelige for gjennomsyn på Rådhuset i Klepp. Kontrollutvalet har utført tilsynet med forvaltninga i Klepp kommune i hht. lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Det er ikkje avdekka tilhøve som krev spesielle kontrolltiltak, og så langt kontrollutvalet kjenner til er kommunens økonomiforvaltning tilfredsstillande. Så langt kontrollutvalet kjenner til er og det løpande revisjonsarbeidet utført i høve til lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalets sekretariat skal iflg. forskriftene sjå til at saker som vert behandla av kontrollutvalet er forsvarlig utreda og at utvalets vedtak blir sett i verk. Sekretariatet har bistått kontrollutvalet med dette samt med anna praktisk sekretariatsarbeid, og har derfor vore til stades på alle møter. Både revisor og ordføraren har møterett i kontrollutvalet. Revisor har vore til stades på dei møta der det har vore framlagt saker direkte frå revisjonen eller har vore andre saker som angår revisor. Ordføraren har og vore til stades på fleire av utvalets møter i 2010. Kleppe, 17.02.2011

Hanne-Lill Steen

Kristian K. Kleppe

Sigrid Lærdal

Reidar B. Thu

Arild Børge Skjæveland

leiar nestleiar medlem medlem medlem

6

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS

Arkivsak Arkivkode

: 200800215 : E: 212

Saksbeh. : Wencke S. Olsen

Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Klepp

17.02.2011

4 /2011

ÅRSREKNESKAP 2010 - KONTROLLUTVALETS BUDSJETT Bakgrunn: Kontrollutvalet har iflg. Forskrift for kontrollutvalg § 18 ansvar for å koma med forslag til budsjett for området kontroll og tilsyn. Dette medfører at utvalet òg får ansvar for oppfølging av budsjett og rekneskap på dette området. Saksutredning: Sekretariatet har bede Klepp kommune om å koma med oversikt over rekneskapen for 2010 innafor området kontroll og tilsyn. Kommunen har teke forbehold om at rekneskapstala kan bli endra, men at det ikkje er forventa fleire fakturaer frå revisor for 2010. Budsjett til kontrollutvalets verksemd på ansvar 1200 har ikkje vore endra/justert i perioden, og viser derfor – på same måte som i fjor – eit meirforbruk. Meirforbruket er i år på 29% ut frå dei rekneskapstala me har mottatt (dei er m.a. ikkje heilt fullstendige når det gjeld sekretariatet, sjå note), slik at reelt meirforbruk er ennå litt høgare. På område 1100 (revisjon) er det og i år eit mindreforbruk (ca. 22%). Mindreforbruket relaterer seg til rekneskapsrevisjon. Dersom vi ser kontrollutvalets samla budsjett under eitt, er det dermed eit mindreforbruk på i underkant av 10% i rekneskapet. Dette rekneskapet går inn i endeleg samla årsrekneskap m/revisjonsmelding for Klepp kommune. Forslag til

VEDTAK:

Kontrollutvalet i Klepp tar den framlagde rekneskapen for budsjettområde for kontroll og tilsyn for 2010 til orientering.

Sandnes, 06.02.2011

Wencke S. Olsen sekr. leder Vedlegg:

Rekneskapsoversikt

Tilbake

Side 1 av 1

KLEPP KOMMUNE - KONTROLLUTVALET

Regnskap 31.12.10 for kontroll og tilsyn (revisjon og kontrollutval)

Ansvar 1200 Teneste 1002: Kontrollutval Kontrollutvalets Vedtatt budsjett Vedtatt budsjett Rekneskap Art forslag 2010 i kst 2009 i kst 2010 % Pr. 31.12. 10 % 1080 Godtgj. folkevalde

66 000 66 000

1099 Arbeidsgiveravgift

1100 Kontorutgifter

2 000 2 000

1150 Opplæring/kurs

5 000 5 000

1160 Reiseutgifter og diett

1 000 1 000

1370 Kjøp tenester andre (sekretariat)

100 000 100 000

1429 Merverdiavgift som gir rett til moms-kompensasjon 32 500 28 000

Brutto driftsutgifter

202 000 202 000

1729 Komp. moms, påløpt i driftsregnskapet

-28 000 -28 000

Netto driftsutgifter

174 000 174 000

Ansvar 1100 – Teneste 1010 Revisjon Art 1146 Fordelte fellesutgifter

15 000

1352 Revisjon rekneskap/attest.

320 000

1356 Forvaltningsrevisjon

200 000

1429 Merverdiavgift som gir rett til momkomp. 127 500 100 000

Brutto driftsutg.

635 000

1729 Komp. moms, påløpt i driftsregnskapet -127 500 -100 000

Netto driftsutgifter

535 000

Samla rekneskap for kontroll og tilsyn 2009 709 000

7

ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS

Arkivsak Arkivkode

: 200800153 : E: 216

Saksbeh. : Wencke S. Olsen

Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Klepp

17.02.2011

5 /2011

OVERSIKT OVER STATUS BESTILTE PROSJEKT OG KONTROLLAR PR. FEBRUAR 2011 Bakgrunn: Sekretariatet legg til kvart møte fram ei orienteringssak som viser oversikt over status på forvaltningsrevisjonsprosjekt og selskapskontrollar som er bestilt av kontrollutvalet. Denne inneheld og ei oversikt over kva for ferdigstilte prosjekt som har vorte behandla og sendt over til kommunen, og når desse skal følgjast opp av kontrollutvalet. Til slutt vil det komma ei oversikt over kva for prosjekt som er heilt ferdigbehandla av kontrollutvalet i den inneverande perioden. Saksutredning: Alle prosjekta som kontrollutvalet bestiller skal vera med bakgrunn i planer som er vedtatt av kommunestyret, eller med bakgrunn i pålegg frå kommunestyret. Både ny Plan for forvaltningsrevisjon og ny Plan for selskapskontroll for den inneverande kommunestyre- perioden er vedtekne av kommunestyret i Klepp. Budsjett 2011, evt. Rest til bestilling av nye prosjekt: Kontrollutvalet ba på førre møte sekretariatet om å laga ei oversikt over tilgjengelege midlar i 2011 for evt. bestilling av eit ekstra forvaltningsrevisjonsprosjekt. Rapport Kostnad i 2011 Budsjett – 150.000 Forvaltningsrevisjon: Prosjektstyring, kostnad overført til 2011-budsjettet

86.060,-

Selskapskontroll Brannvesenet 6.500,- Selskapskontroll Bompengeselskapet 19.500,- Sum/rest 112 060,- 37 940,- Ut frå dette rekneskapet har kontrollutvalet ein rest til forvaltningsrevisjon på ca.38 000 kr. i 2011. Det er ikkje nok midlar til eit nytt prosjekt. Eit forvaltningsrevisjonsprosjekt kostar opp mot 200 000 kroner. Ein må gå ut frå at årets budsjett (150 000) i alle fall blir vidareført i 2012. Då bør kontrollutvalet bestilla nytt mandatforslag på neste møte, slik at revisor kan få påbegynt neste års prosjekt for resterande midlar på årets budsjett, og fullføra dette med midlar på neste års budsjett. Forslag til

VEDTAK:

8

Kontrollutvalet i Klepp tar oversikt over status prosjekt og kontrollar pr november 2010 til orientering.

Sekretariatet legg fram sak til neste møte om utveljing av prosjekt for forvaltningsrevisjon i 2012.

SANDNES, 19.11.2010

Wencke S. Olsen Sekr.leder

Statusoversikt Vedlegg:

Tilbake

Side 1 av 1

Oversikt over status prosjekt og kontrollar – februar Vedtatte prosjekt under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Vedtatt

igangsett Estimert

timeforbruk Status/forventa

ferdigstilt til Prosjektstyring 22.04.2010 220 t Selskapskontrollar .Brannvesenet i Sør- Rogaland IKS 02.12.10 10 t Nord-Jæren Bompengeselskap AS 02.12.10 30 t

Prosjekt behandla i kontrollutvalet som venter på oppfølging eller er ferdigbehandla: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilt Behandla Oversendt

kommunen Planlagt

oppfølging og svarfrist

Status

Innkjøp 23.04.2009 26.11.09 01.12.09 6 mnd etter kst-vedtak

Oppfølging til behandling

Legevakttenesta 2007/20.02.08 11.12.2008 14.12.2008 Ferdigbehandla Barnevern 12.06.2008 23.04.2009 27.04.2009 Ferdigbehandla Vedlikehald og inneklima i kommunale bygg

27.11.06 2008 Ferdigbehandla

Selskapskontrollar IVAR IKS 11.12.08 22.04.10 26.04.10 2011 Lyse Energi AS 30.04.07 30.04.08 3/5-08 Ferdigbehandla

Kontrollutvalet i Klepp