menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title:...

35
MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMIINISTRASI PERKANTORAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MALANG RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) KELAS XI / SEMESTER II DISUSUN OLEH SEVRIKA ARININGTYA 120412423471

Transcript of menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title:...

Page 1: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

menentukan sistem kearsipan

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMIINISTRASI PERKANTORAN

fakultas ekonomiUNIVERSITAS NEGERI MALANG

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

(RPP)

KELAS XI / SEMESTER II

DISUSUN OLEHSEVRIKA ARININGTYA

120412423471

Page 2: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

(RPP)

MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN

KELAS XI / SEMESTER II

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

DISUSUN OLEH

SEVRIKA ARININGTYA

120412423471

PROGRAM STUDI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

2014

1 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 3: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT, yang telah mencurahkan rahmat dan

hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan Rencana Perencanaan Pembelajaran (RPP) ini

dengan baik. Rencana Perencanaan Pembelajaran (RPP) ini saya buat guna memenuhi tugas

akhir mata kuliah Media Pembelajaran Administrasi Perkantoran Berbasis TIK yang dibimbing

oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) selain saya buat untuk bahan pembelajaran

bagi saya sendiri, namun juga sebagai penambah pengalaman dan wawasan saya dalam

menyusun RPP. Tujuan lainnya adalah sebagai tambahan refrensi bagi mahasiswa lain yang

mungkin atau sedang melakukan praktek mengajar.

Proses pembelajaran dalam RPP ini meliputi tiga aspek, yaitu aspek kognitif, afektif dan

juga psikomotorik. Dengan tiga aspek ini peserta didik diharapkan untuk dapat meningkatkan

keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor, keterampilan sosial dan

menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) ini terdiri dari Silabus, RPP, LKS dan

Kunci LKS, LP meliputi: Penilaian Produk, Kunci Modul, Media pembelajaran berupa vidio

pembelajaran interaktif.

Saya sadar bahwa dalam penyusunan dan pembuatan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

(RPP) ini jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dari para

pembaca sangat saya butuhkan sebagai bahan evaluasi dan perbaikan dalam menyusun RPP

selanjutnya. Semoga pembuatan RPP ini bermanfaat bagi penyusun khususnya, serta para

pembaca pada umumnya.

Malang, 12 April 2014

Penyusun

2 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 4: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

DAFTAR ISI

Kata Pengantar 1

Daftar Isi 2

Silabus 3

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran 7

Materi Ajar 13

LKS : Prosedur Pencatatan Surat dalam Buku Agenda 16

LP-1 : Proses Penanganan Surat 19

LP-2 : Lembar Pengamatan Sikap 21

LP-3 : Lembar Penilaian 3: Psikomotor 22

LP-4 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial 23

3 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 5: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

SILABUS

NAMA SEKOLAH : SMK NEGERI 1 SURABAYAMATA PELAJARAN : PRODUKTIF ADMINISTRASI PERKANTORANKELAS / SEMESTER : XI/1 DAN 2STANDAR KOMPETENSI : MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN ALOKASI WAKTU : 57 X 45 Menit

4 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 6: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

KOMPETENSI

DASARINDIKATOR

MATERI PEMBELAJA

RAN

KEGIATAN PEMBELAJ

ARAN

PENILAIAN

KARAKTER

ALOKASI WAKTU SUMBER

BELAJART M P S P D

1. Menentukan sistem kearsipan

Mengidentifikasi jenis bahan dan alat kearsipan

Menganalisis kebutuhan bahan dan alat kearsipan

Mengidentifikasi alat sesuai fungsi/kegunaan

Menghitung kebutuhan bahan dan alat kearsipan

Menetapkan jenis bahan dan alat kearsipan dengan cermat

Jenis bahan dan alat kearsipan

Fungsi bahan dan alat kearsipan

Analisis kebutuhan bahan dan alat kearsipan

Kebutuhan organisasi diidentifikasikan

Pilihan untuk mengembangkan sistem dikenali agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Keperluan sistem diidentifikasikan dan disetujui oleh pengguna

Penugasan

Tes tertulis

Tes lisan Observasi

/pengamatan

Tes praktek

Komunikatif

Jujur Disiplin Kerja

keras Kreatif Mandiri Rasa

ingin tahu

Tanggung jawab

6 9 36 Modul Buku

referensi

5 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 7: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

KOMPETENSI

DASARINDIKATOR

MATERI PEMBELAJA

RAN

KEGIATAN PEMBELAJ

ARAN

PENILAIAN

KARAKTER

ALOKASI WAKTU SUMBER

BELAJART M P S P D

2. Menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan

Mempraktikkan sistem kearsipan sentralisasi, desentrantralisasi dan gabungan diikuti dengan cermat

Menerangkan sistem abjad, tanggal, nomor, subyek dan wilayah

Memilih sistem pengelolaan kearsipan yang sesuai

Memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Sistem pengelolaan

Sistem penyimpanan

Kebaikan dan kelemahan setiap sistem

Pemilihan sistem yang sesuai dengan kebutuhan

Penawaran harga untuk persediaan dan pengiriman sistem yang dipilih sesuai kriteria

Pemilihan penyedia (suplier) sesuai dengan panduan

Penugasan

Tes tertulis

Tes lisan Observasi

/pengamatan

Tes praktek

Komunikatif

Jujur Disiplin Kerja

keras Kreatif Mandiri Rasa

ingin tahu

Tanggung jawab

6 12 Modul Buku

referensi

6 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 8: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

KOMPETENSI

DASARINDIKATOR

MATERI PEMBELAJA

RAN

KEGIATAN PEMBELAJ

ARAN

PENILAIAN

KARAKTER

ALOKASI WAKTU SUMBER

BELAJART M P S P D

3. Mengimplementasikan sistem kearsipan

Penyortiran surat/dokumen masuk

Penciptaan dokumen/surat keluar

Pencatatan dokumen masuk dan keluar

Prosedur distribusi internal dan eksternal

Alat distribusi Langkah

penyimpanan dan temu kembali

Jadwal retensi

Penciptaan dan penerimaan dokumen

Registrasi dokumen

Distribusi dokumen

Penyimpanan dan temu kembali

Pemeliharaan isi dan fisik

Penilaian dokumen

Penyusutan dokumen

Sistem yang sudah diperbaiki diimplementasikan dan dimonitor agar operasinya sesuai dengan kebutuhan

Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agaa terjamin integritasnya

Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan

Penugasan

Tes tertulis

Tes lisan Observasi

/pengamatan

Tes praktek

Komunikatif

Jujur Disiplin Kerja

keras Kreatif Mandiri Rasa

ingin tahu

Tanggung jawab

6 9 Modul Buku

referensi

7 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 9: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

KOMPETENSI

DASARINDIKATOR

MATERI PEMBELAJA

RAN

KEGIATAN PEMBELAJ

ARAN

PENILAIAN

KARAKTER

ALOKASI WAKTU SUMBER

BELAJART M P S P D

4. Memelihara sistem kearsipan

Menjelaskan prosedur penilaian

Menjelaskan prosedur penyerahan

Menjelaskan prosedur pemindahan

Menjelaskan prosedur pemusnahan

Menyortir surat masuk

Mencatat surat masuk dan keluar

Mendistribusikan surat masuk dan keluar

Menyimpan dan menemukan kembali dokumen

Memelihara isi dan fisik dokumen

Menyusutkan

Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan

Penugasan

Tes tertulis

Tes lisan Observasi

/pengamatan

Tes praktek

Komunikatif

Jujur Disiplin Kerja

keras Kreatif Mandiri Rasa

ingin tahu

Tanggung jawab

3 6 Modul Buku

referensi

8 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 10: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

SATUAN PENDIDIKAN : SMK NEGERI 1 SURABAYAMATA PELAJARAN : PRODUKTIF ADMINISTRASI PERKANTORANKELAS / SEMESTER : XI / IIMATERI PEMBELAJARAN : MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN ALOKASI WAKTU : 1 X 45 Menit

I. STANDAR KOMPETENSI : Mengelola Sistem Kearsipan II. KOMPETENSI DASAR : Mengimplementasikan Sistem Kearsipan

III. INDIKATOR : Pencatatan Dokumen Masuk Dan Keluar A. Kognitif

Produk :

a. Memahami tentang pengertian surat masuk dan surat keluar

b. Memahami tentang jenis-jenis buku agenda yang di gunakan dalam pencatatan

surat masuk dan keluar.

c. Memahami tentang tujuan pencatatan dokumen masuk dan keluar

d. Memahami tentang proses pencatatan surat/dokumen masuk dengan teliti dan

benar

Proses

Melaksanakan praktek prosedur pencantatan dokumen/surat secara benar dalam buku

agenda surat masuk dan surat keluar untuk efisiensi arus surat masuk dan efisiensi

arus surat keluar yang meliputi kegiatan:

a. menandatangani bukti pengiriman,

b. membaca surat dan memberi anotasi atau tanda untuk hal-hal yang dianggap

penting,

c. Memberi stampel agenda pada surat

d. Isi stempel agenda sesuai dengan data/keterangan pada surat

e. Mencatat surat ke dalam buku agenda.

9 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 11: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

B. Psikomotorik

Mempraktekkan langkah-langkah pencatatan arsip dalam buku agenda yang meliputi

kegiatan: menerima dan membuat surat, menandatangani bukti pengiriman (buku

ekspedisi), memberi anotasi atau tanda untuk hal-hal yang dianggap penting,

membubuhkan stempel agenda di bagian surat yang kosong, mengisi stempel agenda

sesuai dengan data/keterangan pada surat sampai mencatat surat ke dalam buku

agenda.

C. Afektif

1. Karakter

Diharapkan siswa dapat mempunyai dan dapat mengembangkan sikap

berkarakter sekretaris yang meliputi :

a. Disiplin

b. Jujur

c. Teliti

d. Rapi dan kreatif

e. Tekun dan cekatan

f. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

g. Kreatif-inovatif

2. Keterampilan sosial

Setelah mengikuti proses belajar mengajar, diharapkan peserta didik dapat

meningkatkan kemampuan sosialnya, seperti :

a. kemampuan berkomunikasi dengan orang lain. Hal ini bertujuan agar

nantinya peserta didik dapat benar-benar terampil dalam melakukan

komunikasi dengan orang lain.

b. Kemampuan melayani. Disini arti melayani berarti memberikan pelayanan

yang baik pada pimpinan. Hal ini bertujuan agar nantinya peserta didik

dapat dengan terampil melayani kebutuhan perusahaan dan pimpinan

10 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 12: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

c. Bekerjasama. Hal ini artinya peserta didik dapat bekerja sama dalam sebuah

organisasi atau team dalam melakukan kegiatan pencatatan secara vaik dan

benar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

IV. TUJUAN PEMBELAJARAN

A. Kognitif

Produk

1. Peserta didik dapat memahami pengertian surat masuk dan surat keluar

2. Peserta didik dapat memahami tentang jenis-jenis buku agenda yang di gunakan

dalam pencatatan surat masuk dan keluar

3. Peserta didik dapat memahami tentang tujuan pencatatan dokumen masuk dan

keluar.

4. Peserta didik dapat memahami tentang proses pencatatan surat/dokumen masuk

dengan teliti dan benar.

Proses

Diharapkan peserta didik dapat dan mempu melaksanakan praktek pencatatan

arus surat masuk dan keluar dalam buku agenda secara baik dan benar yang meliputi

kegiatan :

1. Penentuan jenis-jenis buku agenda yang akan gunakan dalam pencatatan surat

masuk dan keluar

2. Penentuan anotasi atau tanda untuk hal-hal yang dianggap penting

3. Penentuan isi stempel agenda sesuai dengan data/keterangan pada surat

4. Melakukan pencatatan surat ke dalam buku agenda.

B. Psikomotorik

Peserta didik diharapkan mampu mempraktekkan langkah-langkah pencatatan arsip

dalam buku agenda yang meliputi kegiatan: menerima dan membuat surat,

menandatangani bukti pengiriman (buku ekspedisi), memberi anotasi atau tanda

untuk hal-hal yang dianggap penting, membubuhkan stempel agenda di bagian surat

11 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 13: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

yang kosong, mengisi stempel agenda sesuai dengan data/keterangan pada surat

sampai mencatat surat ke dalam buku agenda secara teliti, baik dan benar.

C. Afektif

1. Karakter

Peserta didik diharakan terlibat dalam proses belajar mengajar, yang berpusat

pada peserta didik. Peserta didik dinilai membuat kemajuan dalam

menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, tekun, cekatan, jujur, loyal, kreatif,

disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan rahasia, kreatif-inovatif

2. Keterampilan sosial:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada peserta didik. Peserta didik

dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial

bertanya, menyumbang ide atau berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan

berkomunikasi, bekerjasama, dan melayani.

V. MODEL DAN METODE PEMBELAJARAN

Model Pembelajaran : Model Pembelajaran kontekstual

Metode Pembelajaran : Metode Demonstrasi

VI. BAHAN

1) Lembar Kerja Siswa

2) Format Buku Agenda

3) 10 Lembar Surat Masuk dan Keluar

VII. PERALATAN DAN MEDIA

1) Peralatan yang dipergunakan :

1. Letter opener

2. Stempel Agenda

3. ATK

12 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 14: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

4. Baki surat

5. Buku Agenda

2) Media

Media yang diigunakan adalah berbentuk sebuah video yang menjelaskan dan

memperaktekan bagaimana cara pencatatan dan penanganan surat ke dalam sebuah

buku agenda.

VIII. PROSES BELAJAR MENGAJAR

A. Pendahuluan

No

.Uraian Kegiatan

Alokasi

Waktu

1. Salam pembuka dan doa 5 Menit

B. Kegiatan Inti

No. Uraian KegiatanAlokasi

Waktu

1.Menerima surat dan menandatangani bukti pengiriman

(buku ekspedisi)8 Menit

2.Membaca surat masuk dan berilah anotasi atau tanda untuk

hal-hal yang dianggap penting.10 Menit

3.Membubuhkan stempel agenda di bagian surat yang

kosong5 Menit

4.mengisi stempel agenda sesuai dengan data/keterangan

pada surat.7 Menit

5. Mencatat surat ke dalam buku agenda masuk atau keluar 5 Menit

13 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 15: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

C. Penutup

No. Uraian Kegiatan Alokasi Waktu

1.

Menutup pelajaran dengan doa dan memberi Pekerjaan

Rumah untuk membuat kesimpulan dari apa yang telah

di praktekan tadi.

5 Menit

IX. SUMBER BELAJAR DAN MEDIA BELAJAR

Sumber Belajar :

Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta : Erlangga

Media Belajar

Laptop atau Komputer

Proyektor

Video interaktif

Modul dan LKS

Buku refrensi

X. PENILAIAN HASIL BELAJAR

1. Praktek

2. Lembar Penilaian (Terlampir)

3. Lembar pengamatan sikap (Terlampir)

14 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 16: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Materi Ajar

A. Definisi Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk merupakan sarana tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari

perorangan baik yang diterima melalui faksimili, e-mail maupun petugas pos atau kurir

dengan menggunakan bukti pengiriman (ekspedisi).

Sedangkan surat keluar adalah semua surat yang dikirimkan oleh organisasi terkait

baik sebagai jawaban maupun tanggapan atas isi surat yang diterima dari suatu perusahaan

atau perorangan agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang

menguntungkan kedua belah pihak.

Ada 3 alasan dibuatnya surat keluar, antara lain :

1. Ingin memberitahukan sesuatu hal yang penting kepada pihak lain.

2. Merupakan jawaban surat yang diterima sebelumnya.

3. Merupakan suatu kebutuhan.

B. Peralatan Dalam Penanganan Surat

1) Penanganan Surat Masuk

a) Baki Surat (Tray)

Merupakan alat yang berguna sebagai tempat dari berkas/surat yang ada.

b) Buku agenda

Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat data berkas yang masuk.

Terdapat tiga macam jenis buku agenda, yaitu :

1. Buku agenda tunggal.

Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar

sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman untuk satu

halaman.

15 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 17: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

2. Buku agenda kembar

Adalah bila perusahaan memisahkan pencatatan surat masuk dalam 1 buku dan pencatat

surat keluar dalam 1 buku lainnya, sehingga perusahaan mempunyai 2 buku agenda surat.

Agenda Surat Keluar

Agenda Surat Masuk

3. Buku agenda berpasangan

Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar

dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah

kanan untuk mencatat surat keluar.

16 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 18: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

2) Penanganan Surat Keluar

Peralatan yang dipergunakan dalam penanganan surat keluar pada dasarnya

hampir sama dengan penanganan surat masuk hanya saja jenisnya lebih sedikit. Dalam

penanganan surat keluar yang tidak dibutuhkan adalah : Stempel Agenda dan Alat

pembuka surat.

C. Tahapan Pencatatan/ Registrasi

Surat dinas selanjutnya diproses lebih lanjut dengan dilakukan

pencatatan/registrasi. Surat dicatat dengan menggunakan buku agenda atau kartu kendali,

tergantung dari sistem yang digunakan oleh perusahaan. (Tentang Sistem Buku Agenda dan

Sistem Kartu Kendali dapat dilihat kembali pada modul Menangani surat masuk dan surat

keluar/Mail Handling)

D. Tujuan Pencatatan Buku Agenda

Adapun tujuan pencatatan surat dalam buku agenda adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui apa saja yang diterima perusahaan setiap hari.

b. Untuk mengetahui perkiraan tentang jumlah surat yang diterima oleh perusahaan setiap

hari, setiap bulan, dan setiap tahun.

c. Sebagai bukti tertulis tentangadanya surat yang diterima dari perusahaan lain maupun

yang dibuat oleh perusahaan sendiri.

d. Agar tertib administrasi.

17 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 19: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

1. PRAKTEK

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

LKS : Prosedur Pencatatan Surat dalam Buku Agenda

Tujuan : Mendeskripsikan langkah-langkah sistematis dalam prosedur penyimpanan arsip

Alat

10-15 macam warkat/surat

Letter opener

Stempel Agenda

ATK

Baki surat

Buku Agenda

Langkah Kerja

1. Membaca surat untuk mengetahui hal surat, nomer surat, pengirim surat, sebagai dasar

pencatatan surat dalam buku agenda.

2. Menangani surat-surat tersebut berdasarkan pola penanganan sentralisasi

3. Membaca surat dan memberi anotasi atau tanda untuk hal-hal yang dianggap penting

4. Memberi stampel agenda pada surat

5. mengisi stempel agenda sesuai dengan data/keterangan pada surat

6. Mengurutkan surat

7. Mencatat surat ke dalam buku agenda

Analisis

Masukkan data-data surat berikut ini ke dalam buku Agenda Surat Masuk Sentralisasi dan

buatlah sebuah bagan penanganan surat masuk dengan sistem sentralisasi ?

18 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 20: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

19 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 21: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Kunci LKS : Prosedur Pencatatan Surat dalam Buku Agenda

Pencatatan surat dinas

1. Membuka amplop

2. Memeriksa lampiran-lampirannya.

3. Membubuhkan cap/stempel agenda pada ruang yang kosong dibagian atas/bawah

halaman pertama surat.

4. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk.

Contoh format agenda surat masuk sistem sentralisasi :

No.Tanggal

Terima

Tanggal

SuratNo. Surat Dari Kepada Perihal Keterangan

20 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 22: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

1. LEMBAR PENILAIAN 1

PROSES PENANGANAN SURAT

No. Unsur PenilaianPerolehan Nilai

KeteranganMaksimal Dicapai

1. Persiapan

1. Langkah kerja

2. Sikap kerja

3. Penggunaan alat

4. Keselamatan kerja

4

2

5

4

SUBTOTAL 15

2. Proses dan Hasil Kerja

1. Penandatanganan di buku

ekspedisi/ tanda terima

Penyortiran surat.

2. Pembubuhan stempel agenda

3. Pengisian stempel agenda

4. Pencatatan di buku agenda

5. Pendistribusian dengan buku

ekspedisi intern.

6. Pendistribusian dengan buku

ekspedisi intern

10

15

15

15

15

15

SUBTOTAL 85

TOTAL 100

21 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 23: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Malang, .....................20....

Peserta Didik Guru

(........................................) (........................................)

Dosen Pembimbing,

(........................................)

22 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 24: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

LEMBAR PENILAIAN 2

LEMBAR PENGAMATAN SIKAP

NoNama Siswa

Aspek yang dinilaiScore Nilai

Displin Tanggung Jawab

Menghargai guru

mengajarJujur ketepatan

Keterangan :4 = Sangat Baik 2 = Cukup

3 = Baik 1 = Kurang

A : Sangat Baik (85 – 100) C : Cukup (60 - 69)

B : Baik (75 – 84) D : Kurang (<60)

Pedoman penilaian :

Nilai = ∑ Skor PerolehanSkor Maksimal(24 )

x 100

23 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 25: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

LEMBAR PENILAIAN 3

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 10 set untuk sepuluh kelompok

2. Tugas siswa melakukan prosedur pencatatan arsip ke dalam buku agenda.

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimu

m

Skor Asesmen

Oleh siswa

sendiri

Oleh guru

1 Menyiapkan rangkaian prosedur pencatatan arsip 20

2. Mengidentifikasikan kemampuan kerjasama dalam kelompok 20

3 Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur pencatatan buku agenda arisip

20

4 Mengidentifikasikan ketrampilan yang ada dalam prosedur pencatatan arsip. 20

5 Mengindentifikasikan kerapian dalam penataan penulisan buku agenda. 20

J u m l a h 100

Malang, 20

Siswa Guru

(........................................) (...............................................)

24 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n

Page 26: menentukan sistem kearsipan · Web viewAuthor: Dwi Kuncoro Created Date: 04/12/2014 02:19:00 Title: menentukan sistem kearsipan Subject: Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

LEMBAR PENILAIAN 4

FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No Rincian Tugas Kinerja (RTK)

Memerlukan perbaikan

(D)

Menunjukkan kemajuan (C)

Memuaskan (B)

Sangat baik (A)

1 berkomunikasi

2 bekerjasama

3 melayani

Malang, 20 Pengamat

( )

25 | R P P M e n g i m p l e m e n t a s i k a n S i s t e m K e a r s i p a n