Manual House Keeping

Manual Housekeeping Asociación Chilena de Seguridad, VIII Región

ISO 9000:2000

Código:DC Página 1 de 49

AutorizaciónNombre y Firm

Controlado SI NO

Código DC000

Revisión Nº:00 Fecha: 15.04.04

Preparo Revisó C. Romero M. D. Pérez V.

HOU

V

MANUAL SEKEEPING ACHS

III REGIÓN

a

Aprobó D. Pérez V.

Fecha Original Abril 2004


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Autorización Nombre y Firma

Descripción Página Tabla de contenido 2 Resumen Manual Housekeeping 3 Introducción 5 Programa Housekeeping 6 Proceso para aplicar Housekeeping 7 Consenso de la Sensibilidad de Todos 8 Establecimiento de un Proyecto y Definición de Metas 8 Identificación de Situación Presente 8 Acciones por parte de Todos en el Área de Trabajo 9 Verificación 9 Normalización 9 Mejoramiento Continuo 10 Seire - Organización 11 Seiton - Ordenar 15 Seiso - Limpiar 19 Seiketsu – Uniformar – Control Visual 24 Shitsuke – Disciplina - Hábito 27 Criterios Generales de Evaluación Housekeeping y Controles Visuales 29 Que son los Controles Visuales 33 Implementación de Housekeeping en la Empresa 42

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Preparo Revisó Aprobó C. Romero M. D. Pérez V. D. Pérez V.



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1. RESUMEN MANUAL HOUSEKEEPING En este Manual, se recogen los conceptos fundamentales de lo que se ha venido en llamar “Metodología de Housekeeping”. Se trata de dar las pautas para entender, implantar y mantener un sistema de Orden y Limpieza en la empresa, a partir de cual se puedan sentar las bases para un Proceso de Mejora Continua y de unas mejores condiciones de calidad, seguridad y medio ambiente de toda la empresa. Para ello, tras una introducción a la propia metodología y sus orígenes, se detallan a continuación los conceptos fundamentales de Housekeeping, para terminar con la descripción del proceso de implantación en una empresa. Tras la lectura de este documento, se aconseja que reflexione sobre cómo una mejora del ambiente de trabajo en su empresa, esto es, un mayor orden y limpieza, podrían repercutir en un aumento de productividad debido, fundamentalmente, a lo siguiente:

• Una mayor satisfacción de las personas • Menos accidentes • Menos pérdidas de tiempo para buscar herramientas

o papeles • Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido • Disminución de los desperdicios generados • Una mayor satisfacción de nuestros clientes

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3. INTRODUCCIÓN

En el trabajo, las personas deben disponer de espacios y entornos adecuados.

La empresa y los propios empleados tienen la responsabilidad de organizar, mantener y mejorar sus lugares de trabajo permanentemente, para lograr así los índices de calidad y productividad requeridos para que la empresa sea capaz de sobrevivir en el mercado actual. Además redundará en un mayor bienestar de las personas en el trabajo.

Housekeeping forman parte de una metodología sencilla y práctica, fácilmente aplicable, que integra 9 conceptos fundamentales, en torno a los cuales, los colaboradores y la propia empresa pueden lograr unas condiciones adecuadas para elaborar y ofrecer unos productos y/o servicios de calidad.

El “Desarrollo Progresivo de Housekeeping” tiene su origen en Japón y debe su nombre a la denominación en japonés de cada uno de sus elementos y al procedimiento de su implantación en dos fases: Housekeeping en una primera fase y posteriormente el resto.

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4.- PROGRAMA HOUSEKEEPING ¿ QUÉ ES ?

• Una metodología sencilla y práctica

• Fácilmente aplicable

• Es un proceso continuo para mantener un ambiente de trabajo ordenado, limpio, seguro, agradable y que facilite el trabajo diario.

¿ QUÉ REQUIERE ?

• Cambio

• Tiempo

• Equipo

• Compromiso RESULTADOS LOS MÁS DE Housekeeping

MÁS Y MEJORES HÁBITOS MÁS PRODUCTIVOS MÁS TIEMPO DISPONIBLE MÁS PERSONAL ORGULLOSO DE SU TRABAJO MÁS CALIDAD EN PRODUCTOS, SERVICIOS Y PROCESOS

RESULTADOS LOS MENOS DE Housekeeping

MENOS DESCOMPOSTURAS MENOS REPROCESOS MENOS HORAS DE BÚSQUEDA MENOS ERRORES MENOS TIEMPO PERDIDO

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ANTES DE COMENZAR

EL PRIMER PASO SON SIEMPRE LAS Housekeeping CON SU ÉNFASIS EN UN LUGAR DE TRABAJO LIMPIO Y BIEN ORGANIZADO.

• Sin este énfasis es imposible detectar dónde están los problemas.

• Sin procedimientos de operación bien definidos y seguidos

consistentemente no podemos distinguir qué estamos haciendo bien y qué estamos haciendo mal.

• Sin Housekeeping todas las otras metodologías, herramientas, sistemas o mecanismos para obtener mayor productividad o mejorar el ambiente de trabajo son tiempo perdido ¿QUÉ ES HOUSEKEEPING?

Son principios básicos de orden y limpieza que aplican los japoneses en el mantenimiento productivo total (M.P.T.)

Es básicamente la determinación de organizar el lugar de trabajo, mantenerlo ordenado, limpiarlo y, tener la disciplina necesaria para hacer un buen trabajo. PROCESO PARA APLICAR HOUSEKEEPING 1. Consenso de la sensibilidad de todos 2. Establecimiento de un proyecto y definición de metas 3. Identificación de situación presente 4. Acciones por parte de TODOS en el área de trabajo 5. Verificación 6. Normalización (de normas...) 7. Mejoramiento Continuo

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1. CONSENSO DE LA SENSIBILIDAD DE TODOS

• Reflexión de “porqué la Calidad empieza con el orden y la limpieza”

• Coordinación por el JEFE del área

• Énfasis en el “área de trabajo es una extensión del hogar o un segundo hogar

• Énfasis en la importancia del orden y la limpieza en áreas comunes (comedor, baños, salas de juntas)

• Consenso de la necesidad de un buen orden y limpieza interna de las áreas de trabajo mediante observaciones físicas. 2. ESTABLECIMIENTO DE UN PROYECTO Y DEFINICIÓN DE METAS

• Hacer una lista de todas las posibles ideas para aplicar Housekeeping en el lugar de trabajo

• Decidir con cual comenzar a aplicar Housekeeping

• Definir la meta que se requiere lograr con el proyecto

3. IDENTIFICACIÓN DE SITUACIÓN PRESENTE

• Tomar fotografías del área problema (sucia, desarreglada, desordenada, o cualquier ambiente desfavorable)

• Tomando la mayor cantidad posible de datos, que ayuden a entender más la situación.

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4. ACCIONES POR PARTE DE TODOS EN EL ÁREA DE TRABAJO

• Analizar qué clase de acciones son las más efectivas

• Consenso en las acciones a realizar

• Implantarlas 5. VERIFICACIÓN

OBSERVE:

• ¿Qué pasó?

• ¿Cuándo pasó?

• ¿Cómo sucedió?

• ¿Desde dónde?

• ¿Quién lo hizo

• Reacciones

Y todo lo relevante para determinar se cumplió con lo esperado. Resuma la información y las fotografías anteriores para saber si las acciones si las acciones se llevaron a cabo según su objetivo. Es conveniente utilizar los formatos Antes y Después para mayor precisión 6. NORMALIZACIÓN (DE NORMAS)

• Definir y formalizar las acciones que deben tomarse como parte del TRABAJO DIARIO Y EN EQUIPO, para que mantenga el estado logrado, siguiendo los ESTÁNDARES establecidos.

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7. MEJORAMIENTO CONTINUO

Realizar nuevamente el ciclo de MEJORA CONTINUA, haciendo primero un consenso de los logros obtenidos y fijando otro proyecto y otra meta.

MEJORA CONTINUA

NUEVO PROYECTO Y

NUEVA META

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SEIRI - ORGANIZACIÓN Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo necesario y eliminando lo innecesario. ¿Cómo Organizar? 1.- Identifique la naturaleza de cada elemento: Si el elemento está deteriorado y tiene utilidad

Repárelo

Si está obsoleto y tiene algún elemento que lo sustituya

Elimínelo

Si está obsoleto pero cumple su función Manténgalo en las mejores condiciones para un perfecto funcionamiento

Si es un elemento peligroso Identifíquelo como tal para evitar posibles accidentes

Si está en buen estado Analice su utilidad y recolocación 2.- Identifique el grado de utilidad de cada elemento: Si lo usa en todo momento. Si lo utiliza todos los días. Si lo necesita todas las semanas

Téngalo a mano en la oficina, sobre la mesa de trabajo o cerca de la máquina

Si lo utiliza una vez al mes Colóquelo cerca del puesto de trabajo Si lo usa cada tres meses. Si se usa sólo esporádicamente

Téngalo en el almacén perfectamente localizado

Si realmente no lo necesita Retírelo

CINCO PASOS PARA EL LUGAR DE TRABAJO

PASO 1

ORGANIZAR

El primer paso y quizá el más importante del programa Housekeeping es desalojar. esto fundamentalmente significa dividir lo que realmente es necesario de lo que no lo es, y luego librarse de la confusión. toda clase de cosas, desde herramientas, aparatos rotos o inútiles hasta los valiosos pero que se usan rara vez pueden contribuir al desorden.

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SEPARAR LO QUE REALMENTE ES NECESARIO DE LO QUE NO LO ES

¿Cómo?

• Realizando un listado de las cosas útiles e inútiles en el lugar de trabajo.

• Tirar lo inútil

• Clasificar lo útil preguntándose

¿para qué sirve?

¿quién lo utiliza?

¿con que frecuencia se utiliza?

¿es lo adecuado?

¿está en el lugar adecuado?

CLASIFICAR LAS COSAS ÚTILES

Se deberán clasificar las cosas con ayuda de etiquetas para identificar y marcar la frecuencia de uso

• El necesitar algo o no, es relativo a la frecuencia de su utilización.

• La frecuencia de utilización determina la distancia que debe haber entre el objeto y nuestra área de trabajo.

VENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN Proporciona un espacio adicional Elimina el exceso de herramientas y los elementos obsoletos Facilita el uso de componentes a tiempo Evita el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal innecesarios Elimina el exceso de tiempo en los inventarios Elimina el despilfarro

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LA SUCIEDAD Y LAS COSAS INÚTILES O MAL ORDENADAS

TRAEN CONSIGO MAL AMBIENTE DE TRABAJO INSEGURIDAD CONTAMINACIÓN MALA CALIDAD MALAS INSPECCIONES RETRABAJOS PÉRDIDA DE TIEMPO

CUANDO SE TERMINA LA 1ª ETAPA

P E R O

QUEDARON SÓLO COSAS ÚTILES TODO LIMPIO

• HAY DIFICULTAD PARA ENCONTRAR LAS COSAS • LA LIMPIEZA EXIGE TIEMPO • MAL AMBIENTE DE TRABAJO

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ESTABILIZAR - MANTENER

Se deberá de establecer el funcionamiento de todas las reglas definidas en las anteriores etapas

Se deberá garantizar el mantenimiento y estabilización de las acciones emprendidas en las etapas anteriores. (Ciclo de Deming)

Objetivo más elevado

Corregir

Evaluar los resultados

Yo aplico, después mi colega aplicará

Establecer un plan de acción

Reflexionar y diagnosticar

Fijar Objetivo

Hacer Verificar

PlanearActuar

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PASO 2 SEITON - ORDENAR El punto fundamental de la organización del lugar de trabajo es fijar la disposición de las herramientas y aparatos de modo que todo esté fácilmente disponible cuando se necesite. demasiado tiempo se pierde en la mayoría de los lugares de trabajo buscando algo que necesitamos en estantes mal organizados. ¿CÓMO APLICAR LA 2ª “S” ORDENAR?

• Para organizar se deberá tirar todo lo que es inútil, se deberá eliminar del lugar de trabajo todo aquello que no se necesite.

• Se deberá regresar al almacén las cosas que no se requieren en el lugar de trabajo.

• Se deberá tirar lo inservible o que se encuentra maltratado

• Se deberá actualizar el listado de existencias para pedidos de almacén en máximos y mínimos dando de baja las refacciones y materiales que ya no se usan.

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ORGANIZANDO EL ARCHIVO FÍSICO

Archivar ordenada y eficazmente toda la comunicación escrita recibida y transmitida

ADQUISICIONES: Copia de todas las órdenes de pago. Carpeta anual

LISTADO ACTIVO FIJO: Estarán copias de las facturas del activo fijo del

departamento, así como solicitudes de desembolso de fondos.

CORRESPONDENCIA TRANSMITIDA: Copia de información enviada, clasificada y ordenada en forma descendente y por orden cronológico. Carpeta anual.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA: Información escrita recibida clasificada y ordenada en forma descendente y por orden cronológico. Carpeta anual.

CAPACITACIÓN: Información de cursos, conferencias, pláticas y seminarios. Carpeta anual.

CORREO INTERNO Y EXTERNO: Comprobantes de envío de valijas

GASTOS DE VIAJE: Carpeta individual por cada persona del departamento que viaja, ordenadas por número de viaje. Carpeta anual.

INFORMACIÓN PERSONAL: Carpeta individual para información personal de los miembros del departamento (notificaciones, gastos médicos) DEFINIR LA MANERA DE ORGANIZAR LAS COSAS

• Se deberán organizar las cosas de una manera sencilla y funcional, lo que permita encontrar enseguida aquello que se requiere y cuando sea necesario

• Se deberán ordenar y colocar las cosas de una forma adaptable a la persona que vaya a desarrollar determinadas funciones o actividades.

• Se deberán colocar las cosas a una altura y distancias cómodas.

• Se deberá hacer estantería de acuerdo al tamaño y peso de las cosas.

• No se deberán colocar cosas pesadas, enrolladas o mal estibadas en partes altas.

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• Se deberán marcar las cosas y pintar siluetas en los paneles de colocación, realizar estacionamientos de equipo móvil con el piso pintado y con el nombre del equipo.

• Se deberán utilizar controles visuales

• Se deberán utilizar plataformas de madera para colocar cosas que así lo requieran para poner controles, cajas, etc.

• Se deberán colocar los libros, informes, documentación, etc. de una forma rápida de localización.

• Todo lo anterior tomando en cuenta al operario u oficinista que vaya a utilizar estos objetos.

ACCESO Y DISPONOBILIDAD DE LAS NORMAS DEFINIDAS

• Se deberán respetar las reglas haciéndolas visibles en todas las partes para no volver a tener problemas en la organización

• Se deberán tener procedimientos de control que sean visibles en los equipos o cerca de ellos.

• Tener actualizados los procedimientos y que evolucionen al mismo tiempo que la documentación.

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO

• Envíos de Correspondencia • Envíos de Faxes • Envíos de Informes de Salud, Técnicos • Documentos Pendientes • Registro de Rendición de Gastos • Solicitudes de Trabajo • Ordenes de Compra • Vales a Rendir • Solicitud de Materiales • Elaboración de Gastos Médicos

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El orden se establece según criterios racionales de tal forma que cualquier

elemento esté localizable en todo momento.

¿Cómo Ordenar?

1.- Determine sitios de colocación para cada elemento.

2.- Identifique cada lugar para que todos los empleados conozcan la utilidad del mismo.

3.- Asigne una clave de identificación para cada elemento.

4.- Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en cuenta que sea fácil de identificar dónde está, fácil de poder usar, fácil de volver a colocar en su sitio y fácil de reponer.

VENTAJAS DEL ORDEN Reducir o eliminar el tiempo de búsqueda, utilización y devolución de los materiales. Reducir el número de errores humanos. Evitar interrupciones del proceso. Reducir los tiempos de cambio. Menor ocupación de espacio. Reducir stocks. Eliminar condiciones inseguras y en consecuencia reducir accidentes

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PASO 3

SEISO - LIMPIAR

Limpiar puede sonar bastante sencillo pero realmente supone un montón de actividades. Con la palabra “limpiar” queremos decir quitar del lugar de trabajo lo que no debe estar allí y conservar todo en la mejor condición posible con un constante control y un constante cuidado. por lo tanto “limpiar es un control”. ACCESORIOS DE TRABAJO MANTENERLOS EN CONDICIONES DE USO

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¿COMO APLICAR LA 3ª “S” LIMPIAR?

• Para limpiar se deberá realizar una limpieza general a fondo del lugar de trabajo.

• Realizar la limpieza con todo el personal de los equipos de trabajo de cada área o departamento.

• Señalar las fuentes de suciedad y contaminación para solucionar el problema de

fondo.

• Informar a los responsables cuando un problema no tenga solución inmediata para poder analizar el problema.

• Crear conciencia de pulcritud y limpieza diaria a todo el personal.

• Eliminar: polvos, suciedad, virutas, humo, olores desagradables, vidrios rotos, escritorios inservibles, sillas descompuestas y reparar oficinas, pintarlas, etc.

CAFETRÍA

Evita tirar café y azúcar al utilizarlos, si lo haces:

¡¡ LÍMPIALO !!

¡¡ SE LIMPIO Y ORDENADO !!

PAPELERÍA

Mantén en el inventario sólo lo indispensable

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LOCALIZAR LOS LUGARES DIFÍCILES DE LIMPIAR Y DAR SOLUCIÓN

• Mejorar los lugares de trabajo donde se dificulta la limpieza.

• Limpiar los lugares de difícil acceso pero sobre todo proponer ideas para que la limpieza se realice de la manera más fácil.

• Listar los lugares que son difíciles de limpiar

• Reunir al personal de cada área con problemas de limpieza para solucionar el problema a fondo con la utilización de la herramienta de “lluvia de ideas”.

• Aplicar la solución propuesta a la brevedad posible. “EL LUGAR MÁS LIMPIO NO ES EL QUE MÁS SE LIMPIA SINO EL QUE MENOS SE ENSUCIA”

BUSCAR LAS CAUSAS DE SUCIEDAD Y DAR REMEDIO

• Después de haber localizado los puntos de suciedad durante la etapa de optimización; se deberá resolver el problema y de eliminar la suciedad al máximo posible.

• La única manera de lograr una limpieza permanente no consiste en limpiar, limpiar y limpiar, sino evitar el ensuciar.

• Tener actualizados los procedimientos y que vayan modificándose conforme aparecen nuevas fuentes de suciedad y contaminación.

• Capacitar y entrenar al personal para detectar posibles fuentes de suciedad, anticipándose a posibles problemas.

• Diseñar formas de limpieza que las realice el personal de producción.

• Realizar un programa para la ejecución de las formas de limpieza a los equipos.

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LIBREROS

CAPACITACIÓN

LIBROS TÉCNICOS

Con diferentes divisiones, de diferentes medidas de acuerdo a las necesidades de cada departamento, separando los espacios por temas

• Capacitación • Libros técnicos • Disquetes • Manuales • Correspondencia

Nota: Siempre tener en consideración las necesidades particulares de cada

departamento, sus usuarios, así como al jefe del mismo, ya que no siempre es posible ordenar u organizar de la misma forma.

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Limpiar, a efectos de la metodología, supone mantener permanentemente unas condiciones adecuadas de aseo e higiene, lo cual no sólo es responsabilidad de la empresa sino que depende de la actitud de los empleados. ¿Cómo Limpiar? 1.- Limpie el taller y equipo después de su uso. 2.- Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al equipo de limpieza general: máquinas. 3.- Limpie las herramientas después de su uso y compruebe su funcionalidad. 4.- Identifique cualquier desorden o situación anormal, sus causas y establezca las acciones oportunas para su eliminación. 5.- Elabore un programa de limpieza con tareas específicas para cada lugar de trabajo.

VENTAJAS DE LA LIMPIEZA Quien llega a trabajar a un puesto de trabajo, se lo encuentra limpio y todo en perfecto estado de uso. Se devuelve el equipo a sus condiciones básicas de funcionamiento. Conocimiento de los operarios de sus maquinas y equipos mejora día a día. Aumenta el sentimiento de orgullo, la satisfacción y la seguridad en el trabajo.

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Paso Nº 4

SEIKETSU – UNIFORMAR – CONTROL VISUAL

Uniformar, supone el desarrollo de un sistema claro para

mantener los resultados logrados con la constante aplicación de los tres primeros pasos. esto supone proporcionar un nivel uniforme para los rótulos e indicaciones de las condiciones de funcionamiento.

¿COMO APLICAR LA 4ª “S” UNIFORMAR?

Eliminar todo lo que ya no se utiliza

• Marcar todo lo que es útil estandarizando su utilización.

• Uniformar o estandarizar las cosas, herramientas, bancos de trabajo, estantes, archivero, etc.

• Aplicar los anuncios visuales, los cuales son información importante, pero no necesariamente controlan lo que la gente o equipo hace. los controles visuales es información importante visual de tal forma que las actividades son controladas.

• Cuando ya se tienen los estándares de cada equipo, de cada área de trabajo se deberá optimizar al máximo.

• Establecer estándares que sean fáciles de ver, por lo que el personal necesita menos supervisión y reacciona ante los problemas tan pronto ocurren.

• Se deberá realizar una campaña en la educación de la utilización de los estándares

• La costumbre a los controles visuales deberá ser automática, y para esto todo el personal deberá participar en el diseño.

• Estandarizar o uniformar los lugares de trabajo, por ejemplo, los bancos de trabajo, el tablero de herramientas, escritorios y archiveros, en pisos con líneas amarillas, en estantes de almacén, etc.

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• Formalizar la estandarización. todo por escrito en procedimientos.

• Con la formalización de los estándares no existe nada extra o innecesario y las áreas de almacén se distingan fácilmente

• Con la formalización de las costumbres, existe un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, además cada cosa puede ser fácilmente revisada o inspeccionada.

• Formalizar los estándares para almacenaje, equipo, operaciones, calidad, seguridad, etc.

• La formalización de los estándares nos ayudan a compartir información, nos avisa sobre anormalidades, promueve la prevención, elimina el desperdicio, autonomía del trabajador. SEIKETSU – CONTROL VISUAL El Control Visual supone distinguir una situación normal de otra anormal, con normas visuales para todos y establecer mecanismos de actuación para reconducir el problema. ¿Cómo Implantamos el Control Visual? 1. Conocer los elementos a controlar 2. Establecer la diferencia entre la normalidad y la anormalidad 3. Crear mecanismos que permitan el Control Visual 4. En caso de anormalidad indicar las acciones correctoras

VENTAJAS DEL CONTROL VISUAL De esta forma es más fácil que las personas respeten las reglas estipuladas. Se hace visible y obvio para todas las situaciones anómalas y otros problemas que permanecen escondidos en las empresas

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PASO 5

ENTRENAMIENTO Y DISCIPLINA

El último paso del programa Housekeeping, se refiere a

los métodos para crear costumbres de eficiencia y seguridad, y para conservarlas una vez que se hayan adquirido. por lo tanto, estamos hablando de fomentar costumbres / conservar costumbres.

¿CÓMO APLICAR LA 5ª “S” ENTRENAMIENTO Y DISCIPLINA?

Entrenar y capacitar a todo el personal en la aplicación de Housekeeping

• Es indispensable el entrenamiento y disciplina, ya que no es posible realizar ninguna actividad bien si no se tiene la capacitación para ejecutar dicho trabajo, por ejemplo: la limpieza del equipo es la primera identificación entre el operario y el equipo o el lugar de trabajo.

• Por otro lado, el orden y limpieza, así como la estandarización crean en el personal un hábito de pulcritud y calidad.

• Cuando se han realizado las 4 Etapas anteriores, el entrenamiento y la disciplina es más fácil de aplicar.

• Así mismo cuando ya se han realizado las 4 etapas, el personal de operación o producción ya se encuentran completamente involucrados.

• Cuando por alguna causa surjan anomalías, fallas o desviaciones serán fácilmente identificadas y atendidas con rapidez.

• Formalizar el entrenamiento y la disciplina.

• Es sumamente importante que todo el personal de la planta esté convencido e involucrado en la aplicación de Housekeeping

• En el entrenamiento al personal se les hará ver la importancia de Housekeeping, ya que son la base de cualquier programa de producción, de calidad, de mantenimiento,

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de administración, sin Housekeeping será muy difícil la implementación de otras filosofías, metodologías.

• Para formalizar el entrenamiento se deberán tener equipos de revisión en el entrenamiento que estén detectando desviaciones.

Se deberá estar pendiente de la aplicación de Housekeeping y estar actualizando para la mejora continua

Cada área o lugar de trabajo se deberán reunir cada cierto tiempo para revisar el avance en la aplicación de Housekeeping

Realizar visitas entre departamentos para evaluar en forma general la aplicación de Housekeeping en los departamentos vecinos

Una parte muy importante del entrenamiento son los cursos y los controles visuales.

SHITSUKE – DISCIPLINA Y HÁBITO

A efectos de la metodología, la disciplina hace referencia al hecho de que cada empleado mantenga como hábito la puesta en práctica de los procedimientos correctos.

¿Cómo Promover la Disciplina y el Hábito? 1.- Establezca procedimientos de operación. 2.- Prepare materiales didácticos. 3.- Enseñe, fundamentalmente, con su ejemplo. 4.- Utilice la técnica “aprender haciendo”. 5.- Facilite las condiciones para poner en práctica lo aprendido. 6.- Utilice los errores como fuente de información para educar.

VENTAJAS DE LA DISCIPLINA Y HABITO El objetivo es conservar presente la concienciación de todos los trabajadores del área hacia la organización, el orden y la limpieza. A través de la formación continua y la ejecución disciplinada de las normas y procedimientos establecidos se cree el hábito

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IDENTIFICACIÓN EN CAMPO DE ÁREAS O EQUIPO DONDE SE PUEDE APLICAR HOUSEKEEPING POR MEDIO DE TARJETAS ROJAS

IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO: Área, lugar, propósito y gente

ENFOQUE: Seleccione una o más áreas de enfoque. Seleccione aquellos elementos que

más necesitan atención, escriba una descripción del elemento en Tarjeta Roja y colóquela en el equipo.

PLAN DE SOLUCIÓN: Escriba en Tarjeta Roja un Plan de Solución para aplicación del Programa

Housekeeping

RESPONSABLE DE INSPECCIÓN

FECHA TERMINACIÓN FECHA PROGRAMADA

PLAN DE SOLUCIÓN

DESALOJAR ORGANIZAR LIMPIEZA

UNIFORMAR DISCIPLINA

FECHA DEPARTAMENTO/AREA

ESTE LUGAR REQUIERE LA APLIACACIÓN DEL PROGRAMA

Housekeeping

TARJETA Nº. _________________

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CRITERIOS GENERALES DE EVALUACIÓN HOUSEKEEPING Y CONTROLES VISUALES

Esta guía de evaluación sobre la implementación de Housekeeping y Controles

Visuales está basada en los puntos principales que debe de contener el Programa Housekeeping para garantizar su correcta aplicación, debe de ser de utilidad para identificar las áreas de oportunidad que requieren mayor atención, así como sus posibles soluciones. De igual manera estableciendo un seguimiento a las actividades de mejora para facilitar su implementación.

Como punto fundamental es crear la conciencia y necesidad de que en estos tiempos ya no es posible administrar una empresa sin una planeación y programación adecuada, dejar de ser reactivos y volvernos proactivos. Es responsabilidad de todos los involucrados el llevar a efecto los procedimientos para una buena aplicación del Programa Housekeeping y Controles Visuales

Respuestas:

Son los argumentos orales y/o escritos presentados por el departamento auditado como evidencia de la ejecución de los procedimientos de administración del Programa Housekeeping y Controles Visuales.

Puntuación: (cómo calificar):

100%; Enfoque, Implementación y Resultados, indican una excelente integración del Programa Housekeeping y Controles Visuales, con las mejoras continuas registradas por un espacio aproximadamente de 2 años. Los números indicadores de la productividad están muy ligados con el orden y la limpieza, y en “clase mundial”

75%; Enfoque correcto, fuerte evidencia de Implementación y Resultados de la aplicación del Programa Housekeeping y Controles Visuales en las áreas principales y de servicios de la unidad. Clara integración en las actividades de rutina y la necesidad de contar con una planeación de actividades (programas validados), para cada proceso de la empresa.

50%; Evidencia de procedimientos razonablemente integrados a la operación, implementación completa en las áreas principales de la aplicación de los procedimientos (planeación y programación del Programa Housekeeping) en los resultados, obteniéndose números indicativos de que se utilizan correctamente los recursos materiales y humanos (disminución de accidentes, y alta moral por mejora en ambiente de trabajo).

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25%; Se presentan indicios de un enfoque sistemático y preventivo,

implementación iniciándose en las áreas principales, resultados iniciales en dichas áreas; existen en forma constante y ordenada de actividades completas de ejecución del Programa Housekeeping.

0%: No existe alguna evidencia de un enfoque claro acerca del Programa Housekeeping, implantación incompleta en algunas áreas, resultado de algunas actividades aisladas de introducción e implementación, rechazo y/o no aceptación en algunas áreas.

Enfoque: Es la esencia del objetivo del Programa a traves de procedimientos, reducir costos, optimizar el mantenimiento, incrementar productividad H.H., calidad, etc., disminuyendo así mismo los accidentes, utilizando la planeación y programación adecuada de los trabajos de Housekeeping.

Implementación: Se tiene un trabajo integrado y sistematizado conjuntamente con mantenimiento - operación y no dependiente de esfuerzos personales, sin necesidad de supervisión incisiva. Los procedimientos del Programa se desarrollan en el campo en forma constante y normal.

Resultados: Los números deben de reflejar los beneficios de una buena planeación de actividades en forma conjunta cliente - proveedor, con un impacto de aumento de productividad y económico tal, que haga imprescindible el trabajar siempre bajo un programa de actividades planeado con la anticipación debida.

Esta revisión de la implementación del Programa Housekeeping puede ser efectuada por el gerente de la unidad, superintendentes de mantenimiento, de operación, y jefes de planeación y control de mantenimiento, principalmente (inclusive en grupos). Sus resultados se plasmarán en el resumen de puntuación y sus recomendaciones serán motivo de discusión y seguimiento en las juntas de operación, es decir algo muy similar al proceso de evaluación de calidad. (Se anexa formato de evaluación)

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4 = PERFECTO 3= 1-2 PROBLEMAS 2 = 3-4 PROBLEMAS 1 = 5 Ó MÁS PROBLEMAS

HOJA DE EVALUACIÓN DE HOUSEKEEPING

EMPRESA: _________________________________________ DEPTO.: ___________________________________________

FECHA: ____________________________________________ RANGO

ELEMENTO 4 3 2 1 COMENTARIOS

Han sido removidos todos los artículos Innecesarios? Los artículos innecesarios están en Bodega o Archivo o fueron desechados

Están los pasillos y áreas de trabajo bien distribuidos? Existe un procedimiento para disponer de un articulo que otra área calificó como innecesario?

O R G A N I Z A R

El jefe del área tiene una lista de los artículos que se envían a Bodega o Archivo Existe un lugar específico para cada cosa? Los artículos o accesorios de trabajo están en su lugar? Están las herramientas de trabajo ordenadas en un lugar especifico Se colocan los artículos en su lugar después de usarse?

O R D E N A R

Esta actualizada y ordenada la información de los archivos y libreros?Esta el área de trabajo libre de basura o polvo ? Están los equipos, escritorios, archivos libres de polvo, parches y adhesivos Existen botes de basura en el área de trabajo? Tiene el área de trabajo mal olor, vidrios rotos, mobiliario en mal estado, cortinas y mamparas sucias?

L I M P I A R

Esta el área de transito de personas libre de obstáculos ( cajas ).? Esta clasificada la información en carpetas de colores, leyendas o símbolos? Tienen los archivos un sistema de identificación, códigos, glosario y guías? Existen procedimientos establecidos para la Seguridad y la Emergencias Las paredes y techos están bien iluminados y ventilados?

U N I F O R M A R

El personal porta tarjeta de identificación? El personal conoce y aplica Housekeeping y Controles Visuales? Se tienen reuniones periódicas para revisión de aplicación de Housekeeeping? Existen evaluaciones entre departamentos de Housekeeping? Se da entrenamiento en Housekeeping a nuevos colaboradores?

D I S C I P L I N A El personal conoce los resultados de las evaluaciones?

T O T A L

_________________________ ____________________________ ____________________________

Nombre y firma del Evaluador Nombre y firma del Evaluado Nombre y firma del Jefe de Dpto.

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ACTIVIDADES MANUFACTURA ADMINISTRACIÓN 1. Revise su indumentaria

2. Busque fugas, partes, trabajos, basura o cualquier cosa que vea en el piso. 3. Limpie etiquetas, marcas de posición y lugares importantes 4. Limpie derrames de agua o aceite 5. Realinee todo

1. Revise su indumentaria 2. Busque goteras, cosas tiradas, recoger partes, trabajo, hojas, basura o cualquier cosa que vea tirada en el piso 3. Acomode su escritorio 4. Verifique dónde y cómo están sus archivos, arréglelos si no están ordenados y en su lugar

1. Limpie etiquetas y placas: logre visibilidad 2. Limpie las partes principales de la máquina con un paño. 3. Asegúrese que todas las herramientas están en su lugar

1. Deshacerse de cosas que no necesita en los cajones de su escritorio 2. Revise dónde están los archivos, libreros, extintores y otros muebles y acomódelos

1. Limpie las partes clave de la maquinaria 2. Arregle las etiquetas que están desprendidas 3. Limpie el piso 4. Deshacerse de la basura 5. Revise etiquetas, instrucciones y graseras, arregle lo que está mal

1. Deshacerse de cosas innecesarias en libreros, archiveros, etc. 2. Arregle las etiquetas que se están desprendiendo 3. Limpie el piso 4. Revise numeración y orden de sus archivos 5. Verifique cuántos lápices, plumas, etc. hay

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¿QUÉ SON LOS CONTROLES VISUALES?

Son indicadores que comunican información importante, de forma visual, como estándares, de tal manera que las acciones y movimientos, sean controlados basándose en esa información.

¿POR QUÉ SON NECESARIOS LOS CONTROLES VISUALES?

Los estándares son fáciles de ver, por lo que la gente necesita menos supervisión y reacciona a los problemas tan pronto ocurren.

La adherencia a los controles visuales es automática, porque los empleados participaron en su diseño e implementación

Las actividades de mejora de los equipos son visibles, inspirando a todos a mejorar.

VENTAJAS DEL CONTROL VISUAL

Los estándares son fáciles de ver, por lo que la gente necesita menos supervisión y reacciona a los problemas tan pronto ocurren.

La adherencia a los controles visuales es automática porque los empleados participaron en su diseño e implementación.

Las actividades de mejora de los equipos son visibles, inspirando a todos a mejorar.

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UN SISTEMA DE CONTROL VISUAL

Un sistema de control visual es aquél en el que los dispositivos de control, información, códigos de color, distribuciones y tableros son estandarizados y crean un lenguaje visual común en el área de trabajo para:

• Distinguir apropiada-mente entre lo que es normal y lo que no lo es.

• Hacer que las anormalidades y desperdicios sean obvios

y fáciles de reconocer por cualquiera.

• Descubrir constantemente aspectos que necesitan mejorarse.

CONTROL VISUAL

El control visual (CV) se utiliza en plantas y oficinas, para facilitar la toma de decisiones y acciones correctivas al hacer obvios y visibles los problemas, anormalidades y desperdicios. cuando los defectos ocurren, son señalados inmediatamente.

CV permite que la operación sea auto regulable, sin necesidad de supervisión. CV permite encontrar problemas tan simples como herramientas fuera de su lugar y tan serios como defectos de calidad, tan pronto ocurren.

La metodología de CV busca que los operarios desarrollen sus propias señales visuales con muy bajo costo, logrando un lenguaje visual común que permite corregir anormalidades en el proceso, tan pronto ocurran.

¿usted estaría interesado en un partido de béisbol, fútbol o básquetbol si no existieran: marcador, silbatos, tarjetas de castigo o árbitro?, obviamente la respuesta sería no; ya que al no conocerse el marcador y las reglas, el juego perdería rápidamente su significado y dirección.

¿El personal en la planta u oficina tienen la información para seguir el partido? ¿conocen el marcador para ver si la situación actual del programa de producción del día de hoy? ¿conocen si van a tiempo para las entregas al cliente? ¿qué señales tiene el personal cuando una máquina produce un defecto o sucede una falla imprevista?

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ANUNCIO VISUAL Vs. CONTROL VISUAL ANUNCIOS VISUALES

Comunican información importante pero no necesariamente controlan lo que el personal o los máquinas hacen. este es, sin embargo, el primer nivel del control visual

ejemplo: La información acerca de la seguridad debe ser pegada, pero esta información por si misma no controla la conducta

CONTROLES VISUALES

Comunican información importante, visual mente estándares, de tal forma que las actividades son controladas basándose en esa información o estándar. existen varios niveles de control.

ejemplo: Varios controles son puestos en el lugar para dirigir conductas específicas de las personas y prevenir accidentes, corredores para caminar, guardas para las máquinas, piso antideslizante.

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NIVELES DE CONTROL

(A PRUEBA DE ERRORES) ANORMALIDADES

6 EVITAR

Programa Housekeeping

1 COMPARTIR INFORMACIÒN Y / O RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

2 ESTABLECER Y COMPARTIR ESTÀNDARES

3 INCORPORAR ESTÁNDARES EN EL PROPIO LUGAR DE TRABAJO

4 AVISAR ACERCA DE ANORMALIDADES

(CONSTUIR ALARMAS)

5 DETECTAR ANORMALIDADES

EVITAR DEFECTOS EN MOVIMIENTO

CONTROL

VISUAL

ANUNCIO

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CREANDO UN LUGAR DE TRABAJO VISUAL

5 FASES I.- IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO II.- ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO III.- ANUNCIO VISUAL IV.- ELEMENTOS A CONTROLAR V.- DESARROLLO DEL CONTROL VISUAL

Creando un Lugar de Trabajo Visual

Preparación para implementar Controles Visuales en una Área Específica 1.-Lugar: Identificar el área específica donde se implementará:

Criterios para la selección: ___ Caótico y desorganizado ___ Problemas consistentes ___ Baja adherencia a estándares ___ Gran oportunidad de mejora

2. Propósito: Identificar el propósito prioritario del área.

Qué se debe escribir: ___ El proceso de producción ___ Operaciones que se realizan en el proceso ___ Qué cosas llegan y qué cosas salen del área ___ Qué cosas se almacenan en el área

3. Personal: Identificar las personas que trabajan y / o necesitan información en el área.

A quiénes se debe identificar: ___ Operadores de producción ___ Personal de mantenimiento ___ Subgerentes, supervisores, colaboradores ___ Proveedores, clientes

4. Equipo: Quién se debe responsabilizar para la implementación del Control Visual

A quiénes se debe seleccionar / identificar: ___ Personas que trabajan en el área ___ Recursos Humanos clave ___ Aquellos que están motivados por la mejora ___ Clientes y / o proveedores

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SHIKARI – CONSTANCIA

La constancia implica voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo que constituye una combinación excelente para lograr el cumplimiento de las metas propuestas.

¿Cómo conseguir la Constancia?

1.- Planifique y controle permanentemente sus trabajos.

2.- Haga de la limpieza, el orden y la puntualidad una constante en su vida.

SHITSUKOKU – COMPROMISO

El compromiso en el trabajo es la adhesión firme a los propósitos que se han hecho; una adhesión que nace del convencimiento y que se traduce en el entusiasmo por el día a día y por el trabajo a realizar. Un compromiso que debe afectar a todos los niveles de la empresa y que debe utilizar el ejemplo como la mejor formación.

SEISHOO - COORDINACIÓN

La coordinación implica una forma de trabajar en común, al mismo ritmo que los demás y caminando hacia unos mismos objetivos.

Esta manera de trabajar sólo se logra con tiempo y dedicación.

SEIDO – ESTANDARIZACIÓN

La estandarización nos va a permitir regular y normalizar aquellos cambios que se consideren beneficiosos para la empresa y se realiza a través de normas, reglamentos o procedimientos que señalen cómo se deben hacer las actividades que ayuden a mantener un ambiente adecuado de trabajo.

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COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN CON LAS 9S

La Dirección debe descubrir la importancia y utilidad de las 9S y sentir la necesidad de llevar a cabo su implantación.

Un compromiso serio y firme por parte de la Dirección se traduce en una implicación personal en el proceso de implantación de Housekeeping.

"Empezar por uno mismo"

"Educar con el ejemplo"

son algunos de los principios que deben regir el compromiso de la Dirección.

El gerente y su equipo directivo deben desarrollar un papel dinámico en todo el proyecto, sobre todo en las primeras experiencias de implantación, con una serie de funciones:

1. Liderar el Programa Housekeeping

2. Mantener un compromiso activo.

3. Promover la participación de todos los implicados.

4. Dar seguimiento al programa.

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¿POR QUÉ IMPLANTAR LAS Housekeeping? Más tiempo Averías

Baja el rendimiento Reprocesos Riesgos

Repetición de trabajos

Espacios vacíos Esperas

Desasosiego

Enfados Desmotivación

Causa Desorden Suciedad Descoordinación Malestar personal

Efecto Más costo PROBLEMAS Baja el rendimiento PROBLEMAS Pérdida de tiempo PROBLEMAS PROBLEMAS

RESISTENCIAS ¿Qué hay de bueno en la organización y el orden? ¿Por qué limpiar si se ensucia de nuevo? Nuestro trabajo es producir Está ya bastante ordenado, ¿no? No tengo tiempo, tengo mucho trabajo A mi edad no voy a cambiar mi forma de trabajar

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SENSIBILICE, EDUQUE Y ENTRENE A LOS DIRECTIVOS Y EMPLEADOS

Una vez obtenido el compromiso serio y firme por parte de la Dirección de implantar las Housekeeping en la organización, nuestro objetivo es conseguir que todas las personas de la empresa se sientan comprometidas con este proceso. Para ello, deben percibir las mejoras que este esfuerzo les va a reportar en su trabajo día a día.

La “venta de la idea” es fácil: la dirección está haciendo una apuesta por la mejora del entorno físico en el que los empleados realizan su trabajo. Está apostando por mejorar la “calidad de vida” en el trabajo como condición necesaria para mejorar la gestión de la empresa. Y ello, no tanto a través de grandes inversiones, los recursos siempre son limitados, sino mediante la movilización de las personas para la mejora.

La respuesta negativa e inhibición de algunas personas no debe ser un obstáculo insalvable. Despliegue una firme decisión y haga visibles las pequeñas mejoras.

Fomente la comunicación entre las personas que participan en el proceso; favorezca el intercambio sobre las dificultades y los logros.

Sensibilizar no es obligar al personal a pasar por el aro, es hacerles comprender la importancia y los beneficios del cambio. La formación y el ejemplo tanto personal como en proyectos de grupos, son algunas de las maneras de conseguir esto.

La educación y el entrenamiento en las Housekeeping resultan indispensables para el cambio.

Educar en los conceptos fundamentales de las 9S para llegar a comprender la importancia de la implantación de Housekeeping y los objetivos que se persiguen con dicha implantación.

Entrenar al personal en la utilización de cada una de Housekeeping antes de realizar la implantación en el lugar de trabajo.

Dé la oportunidad de que cada persona establezca pequeños compromisos en su lugar más próximo de trabajo. Anime a que los lleven a cabo visitando talleres y oficinas, reconociendo las mejoras y ayudando a afrontar las dificultades.

Ahora que cada empleado es consciente de la necesidad del cambio y una vez realizada la correspondiente formación, pida a los equipos de los departamentos o áreas funcionales que formulen, seleccionen o inicien proyectos en grupos naturales. Apoye a los mandos en su capacidad para delegar y decidir por consenso qué hacer y hasta dónde llegar, teniendo en cuenta sus capacidades y limitaciones. Las mejoras

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más importantes y espectaculares no se pueden lograr individualmente. Hay que trabajar en equipo. Todos

Los directivos deben formar el equipo que lleve a cabo el primer proyecto de S. Designen una persona de la empresa que actúe de coordinador y facilitador del proceso Housekeeping. Es necesario que alguien adquiera o prepare los materiales de formación, archive la documentación de los proyectos realizados, programe la formación,

IMPLANTACIÓN DE HOUSEKEEPING EN LA EMPRESA

El primer paso a dar será definir proyectos y los equipos que van a llevarlos a cabo.

A través de un Brainstorming identifiquen problemas que existan en cada lugar de trabajo relacionados con las tres primeras S y entre todos seleccionen aquel que consideren prioritario sobre los demás.

Recopilen datos reales, y toda aquella información que aporte algún dato sobre el problema a tratar.

Con toda la información obtenida determinen las causas principales que originan el problema, utilizando, por ejemplo un Diagrama Causa-Efecto. Definan algún indicador que permita cuantificar los efectos de forma sencilla. Mida la situación actual y fije objetivos para los indicadores formulados, agrupados en cada Etapa.

Una vez determinadas las causas principales, analicen el tipo de acciones que

pudieran ser más eficaces. Listen las acciones y asignen responsables y plazos para su ejecución.

Habrá que asegurarse de que todo el mundo comprende con exactitud el alcance de la acción a emprender y que desempeña su papel según lo propuesto.

Ya está definido el Plan de trabajo. Ahora, su puesta en práctica es responsabilidad de cada uno de los colaboradores involucrados en dicho plan.

Para llevar un control y poder realizar un seguimiento, es necesario llevar un Registro de las diferentes acciones emprendidas.

Toda acción realizada precisa de un seguimiento para verificar los resultados obtenidos mediante la recopilación y el análisis de información que permitan formular nuevas propuestas, superar dificultades y realizar una mejora continua.

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Para realizar el seguimiento pueden utilizar diversas herramientas:

• Listas de verificación

• Realizar observaciones

• Entrevistas

Elija métodos sencillos aunque no sean perfectos. Evite complicaciones innecesarias en los primeros proyectos.

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PROGRAMA Housekeeping Subgerencia :.......................................................Fecha Inicio :.......................................... Área / Departamento :.......................................................Fecha Término:........................................... Responsable :.......................................................

DESCRICIÓN SITUACIÓN INICIAL DESCRPCIÓN SITUACIÓN FINAL FOTOGRAFÍA”ANTES” FOTOGRAFÍA “DESPUÉS”

Concepto Indicador Situación Inicial Objetivo Acciones a Tomar Que Quien CuandoClasificación

Orden

Limpieza

Control Visual

Disciplina - Hábito

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Para medir los avances logrados en el entorno del trabajador utilicen formularios sencillos y claros que permitan, a simple vista identificar la situación en la que se encuentra el lugar objeto del proyecto. Hagan fotografías del “antes” y del “después”:

Llegados a este punto, es vital que las mejoras logradas se mantengan en el tiempo. Para ello, pueden crear instrucciones de trabajo sencillas (carteles, indicadores del uso de un archivo, secuencias de limpieza y almacenamiento de herramientas, ...) o incorporarlos a los procedimientos de trabajo existentes. Se trata en definitiva, de incidir y transformar los hábitos de trabajo para instaurar “buenas prácticas” en el trabajo diario de todas las personas de la empresa.

Realice un seguimiento persistente de los nuevos hábitos a través de sencillas auditorías de orden y limpieza que pueden ser realizados por personas del propio equipo al principio, o de otros departamentos funcionales después, en forma de verificaciones cruzadas que fortalezcan el clima creado.

S 1 S 2 S 3

S 4

S 5

R E

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Siempre es bueno reconocer los logros del personal, por eso es importante realizar sesiones informativas donde los propios grupos de trabajo presenten el informe del proceso que se ha seguido. En tales sesiones, se hace necesaria la presencia de la dirección para escuchar y reconocer los logros alcanzados.

El progreso en la incorporación de las 9S debe hacerse de forma natural, en la medida en que los nuevos proyectos abordados se hacen más complejos y abordan otras facetas. Los indicadores que se formulen en cada caso quedarán asociados a las diferentes etapas.

La evolución habitual suele ser 3S – 5S - 7S - 9S, en sucesivas campañas de revitalización del proceso, que se puede prolongar durante varios años en función de la situación, objetivos y recursos que asigne la empresa.

CONDICIONES PARA UNA IMPLANTACIÓN EFICAZ

• ¿Está convencido de que la mejora de la gestión de su negocio es un largo viaje que comienza por cambiar “pequeños” hábitos de trabajo? ¿Está dispuesto a priorizar e insistir en la mejora de su entorno físico de trabajo hasta conseguir cambiar algunos de sus hábitos y los de sus empleados?

Si es así, inicie un programa Housekeeping. En caso contrario, si lo desea, organice un “zafarrancho” de orden y limpieza general y olvidarse del asunto, no desgaste su credibilidad.

• Siga la metodología de forma disciplinada; los cambios no se producen sólo con buena voluntad.

• Comience con una sesión monográfica con su equipo de colaboración más próximo. Utilice materiales de apoyo y/o asesoramiento externo si cree que necesitará ayuda.

Reconozca la capacidad de cada persona para contribuir a la mejora de su entorno de trabajo y permita que lo haga.

• Empiece por usted mismo; eduque con su ejemplo. No desencadene acciones a mayor escala hasta que no haya hecho pequeños logros personales en su mesa, estanterías, despacho,…Pida lo mismo a sus colaboradores más cercanos.

• Sólo cuando haya finalizado o avanzado lo suficiente en algún proyecto Housekeeping realizado con su equipo de dirección debe desencadenar el

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proceso en cascada. Repita sesiones de sensibilización y formación por grupos en las diferentes dependencias. Trate de que tales sesiones estén dirigidas por los jefes de las mismas.

• No es sólo una cuestión de orden y limpieza por estética, se trata de hacer visibles los espacios de trabajo, los procesos, las anomalías y corregirlas.

• Establezca mecanismos de comunicación naturales para reforzar el proceso. Utilice tablones de anuncios para hacer visuales los esfuerzos y logros en los diferentes proyectos. Favorezca sesiones de intercambio y escuche las dificultades de primera mano.

• Consolide los buenos hábitos mediante auditorías periódicas de orden y limpieza realizadas por las mismas personas que han participado en proyectos. Le ayudarán a monitorizar el estado de orden y limpieza de las instalaciones, identificar desviaciones y así descubrir nuevas oportunidades de mejora.

REFUERZO DE CONCEPTOS BÁSICOS

ORGANIZACIÓN

• Definir el criterio de material innecesario de forma sencilla y por acuerdo de todos los implicados

• Representar con etiquetas rojas la existencia de innecesarios en el área de implantación de Housekeeping.

• Lo identificado como basura tirarlo directamente

• El paseo de la organización tiene que incluir todos los rincones del área.

• Decidir el destino de los innecesarios : Tirar, “vender” o guardar.

• Crear una zona de almacenamiento de materiales innecesarios para lo que se quiere guardar.

• Nombrar responsable y asignar revisiones del almacenamiento de materiales.

• Averiguar las causas de aparición de materiales innecesarios para evitar una marcha atrás en la mejora lograda.

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ORDEN

• En el paseo de orden observar cada puesto de trabajo, cada maquina, las zonas comunes, para determinar la manera en que los materiales necesarios deben colocarse e identificarse.

• Se identifican los materiales a dos niveles: macro (vertical y horizontal) y micro (sobre todos los materiales catalogados como necesarios)

• Estudiar las necesidades de orden en base a cantidades, frecuencia de uso, forma. Tener en cuenta el fin del orden: Acceder, utilizar y devolver los materiales necesarios de forma fácil, cómoda y rápida.

• Remitirse a catálogos de equipamientos de empresas para seleccionar los

elementos de orden.

LIMPIEZA

• Durante el paseo de limpieza participa todo el personal del área seleccionada.

• Señalar con etiquetas rojas y enumerar las fuentes de suciedad, lugares difíciles de limpiar, piezas deterioradas o dañadas y apaños que se vean en el área.

• Al “acometer” las fuentes de suciedad: Eliminar, .Aislar e Limpiar.

• Esta actuación no se detiene hasta que se eliminen todas las etiquetas

rojas que señalan problemas encontrados en el área y que las cosas no se encuentran en una situación de buen uso.

• Cuando sea necesaria la limpieza, es necesario elaborar procedimientos de

limpieza.

CONTROL VISUAL

• Cuando se realice el control visual durante el paseo, identificar todos los elementos que están en el área o pudieran existir para conseguir el control por excepción.

• Para cada elemento identificado, establecer la norma de trabajo y las

tolerancias permitidas. Controlado

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• Señalar y explicar las acciones correctoras a realizar en caso de que se de

una situación fuera de control en alguno de los elementos a controlar de manera visual.

• El objetivo buscado es que todos los implicados en el área puedan distinguir

fácilmente una situación fuera de lo normal.

DISCIPLINA Y HÁBITO.

• Esta fase sirve para mantener y mejorar el grado de organización, orden y limpieza logrado.

• Esta fase es cíclica, es decir, no tiene fin.

• Es necesario la creación de un programa de evaluación de Housekeeping.

• Hay que utilizar unas listas de chequeo en las evaluaciones para apreciar la

cota lograda.

• De las evaluaciones se derivan acciones correctoras y de mejora.

Manual House Keeping

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