· Web viewกระบวนการของความข ดแย งตามแนวค ดของฟ ลเลย (Alan Filley, 1975)ประกอบด วย 6 ข
Management km.docx · Web viewท ใช อ างอ งได ตามกฎหมาย...
-
Upload
vuongtuyen -
Category
Documents
-
view
223 -
download
0
Transcript of Management km.docx · Web viewท ใช อ างอ งได ตามกฎหมาย...
1
พฤษภาคม ๒๕๕๗คำ�นำ�
การประชมเปนภารกจทสำาคญอยางหนงของหนวยงาน เนองจากเปนแหลงระดมความคดในการวางแผนวางนโยบาย ตลอดจนแนวปฏบตงาน หรอระดมความคด เพอใหการปฏบตงานของกจกรรมใดกจกรรมหนงสำาเรจผลตามเปาหมาย ฉะนนการจดการประชม และการเขยนรายงานการประชมทกระชบรดกม จะสนองใหเกดผลสมฤทธ ในการประชมตามความมงหมายของหนวยงานทจดการประชม
คมอการประชมเลมนไดจดทำาขนเพอใหทราบถงแนวทางการปฏบตงานใหกบผรบผดชอบการประชม ตลอดจนความเขาใจบทบาทหนาทของตนเอง และหวงเปนอยางยงวาคมอเลมนจะเปนประโยชนสำาหรบผสนใจ
หวหนาสาขาวทยบรการฯ จงหวดอดรธาน
2
ก�รจดก�รประชมการประชมคอ การเสนอเรองราวใหผเกยวของรวมคดพจารณา
แนวทางการดำาเนนงาน โดยเปดโอกาสใหผเขารวมประชม ชแจงแสดงความคดเหน อภปราย แลวสรปเปนความคดเหนรวมกนหรอมตของทประชมคว�มหม�ยของก�รประชม
การประชม (Meeting) หมายถง การจดใหบคคลตงแต สองคนขนไป มาพบปะกนอยางมจดมงหมาย ตามวน เวลา และสถานททกำาหนดเพอหารอปรกษาหาขอยต ในดานตางๆ เชน เพอความร เพอฝกอบรมหรอบรรลเปาหมายทวางไวคว�มสำ�คญของก�รประชม
ในการบรหารงานของหนวยงานตางๆการประชมปรกษาหารอวางแผนงาน หรอตดสนปญหาตางๆใหบคคลในหนวยงานทราบและดำาเนนงานไปในทางเดยวกน โดยอาจวางรปแบบ เปนการจดการประชมใหญประจำาป การประชมคณะกรรมการ การประชมฝายบรหารในหนวย การประชมจงมความสำาคญ ดงน
๑. เปนสอกลางในการสรางความสมพนธทดระหวางบคคลในหนวยงานเดยวกน
๒. เปนสอกลางในการแลกเปลยนความคดเหนและประสบการณซงกนและกนระหวางบคคลภายในหนวยงาน
๓. ไดเครองมอสำาคญทจะถายทอดความรหรอขาวสารตางๆไปสสาธารณะชน
๔. ไดเครองมอสำาคญตอการปฏบตหนาท เพราะนอกจากจะเปนทมาของการวนจฉยสงการแลว ยงเปนทมาของแนวปฏบตหลายทางดวย
3
๕. ไดเครองมอชนดหนงของนกบรหาร ทเอออำานวยใหการปฏบตงานเปนไปอยางมประสทธภาพเพราะผลของการประชมจะเปนขอตกลงใจในเรองตางๆทเกยวของประโยชนของก�รประชม
๑. มประโยชนอยางมากตอการทำางานรวมกนเปนทม เกดการแสวงหาความรวมมอและความรบผดชอบของบรรดาสมาชก เพราะการประชมเปนการคดรวมกนเปนกลมเกดความรอบคอบรอบดาน
๒. การมอบหมายงานในทประชมชวยใหเกดความรบผดชอบผกพนระหวางผเขารวมประชม และแบงเบาภาระรบผดชอบไดด
๓. การไดมผเขารวมประชมหลายคนยอมจะทำาใหไดรบความคดเหนหลากหลายชวยใหมความรอบคอบในการตดสนใจ ทำาใหการตดสนใจในแตละเรองแตละประเดน มความคดรอบคอบรดกม
๔. ชวยในการกระจายขาวสารเรองราวตางๆ ไปถงผทเกยวของไดอยางรวดเรวถกตองตรงกน โดยเฉพาะอยางยงการประชมทเปนการถายทอดขาวสารตางๆ เพราะจะมผมาเขารบฟงจำานวนมาก
๕. ชวยใหเกดความรสกวา แตละคนมสวนรวมเปนเจาของงาน เจาของความคด ซงมมตตามเสยงสวนใหญ
๖. ชวยใหสามารถตดตามความคบหนาของงาน หรอภารกจทมการมอบหมายไปดำาเนนการ เพราะการประชมจะถกบนทกอยางเปนลายลกษณอกษร การประชมครงตอไป จะมการรายงานความกาวหนาในการปฏบตงาน หากมปญหาอปสรรคอยางไร ทประชมจะชวยกนพจารณาแกไข
๗. ชวยใหสามารถมมมมองในปญหาตางๆ ไดอยางกวางขวางแทนการคดอยตามลำาพงคนเดยว โดยการรวมระดมกนจากทประชมทงหมด จงทำาใหเกดความเขาใจปญหาอยางครบถวนนำาไปสการแกไขทมประสทธภาพ และประสทธผลมากกวา
4
แบบของก�รประชมแบงออกเปน ๒ แบบ ดงน๑. ก�รประชมแบบเปนพธก�ร ผเขารวมประชมตองปฏบตการตาม
ระเบยบขอบงคบการประชม การประชมแบบนใชเฉพาะเรองสำาคญ ๆ ทจำาเปนตองมการชขาด มผเขารวมประชมจำานวนมาก
๒. ก�รประชมแบบไมเปนพธก�ร เปนการประชมเพอมงลงมต โดยมากจะปรกษาแลกเปลยนความรบรรยากาศเปนกนเอง ผเขารวมประชมนอยเจ�หน�ทผดำ�เนนก�รประชม ถาหากขาดผดำาเนนการ การประชมจะไมมผจดการเรองตางๆ ดงนนผดำาเนนการประชมไดแก ประธาน รองประธาน และเลขานการ ถาหากการประชมขนาดใหญจะตองเพมเจาหนาทดานผเชยวชาญระเบยบวาระการประชม ซงใหคำาแนะนำาแกประธานเรองระเบยบวาระการประชม รวมทง ตองมผรกษาความสงบ ดแลความเรยบรอยในทประชมองคประชม (Quorum) หมายถง จำานวนสมาชกทมาประชมมผลบงคบไดตามหลกปฏบต ถอเอาจำานวนสมาชกเกนครงหนง การกำาหนดสดสวนอาจจะไมเหมอนกน บางแหงอาจกำาหนดหนงในสอง , สองในสามหรอหนงในสามแลวแตจะกำาหนด องคประชมประกอบดวย ประธาน รองประธาน เลขานการ สมาชกกรรมการ และผมหนาทเกยวของหน�ทบคคลทเกยวของในก�รประชม
เพอใหการประชมลลวงตามทตองการ ผมหนาทจะตองปฏบตขณะจดใหมการประชม คอหน�ทประธ�นในทประชม
ประธานในทประชมอาจเปนไปโดยตำาแหนง หรอรบเลอกจากทประชมนนเอง มหนาท
5
๑. เรยกประชมตามกำาหนดเวลา๒. แจงเรองระเบยบวาระการประชม๓. รกษาความสงบในทประชม๔. เชญบคคลทผมาประชมใหแสดงความคดเหนหรออภปราย๕. ใหสมาชกรบรองญตต และชแจงญตตตาง ๆ๖. ตดสนขอโตแยงในระหวางสมาชกทประชม๗. จำากดขอบเขตการประชมมใหพดนอกเรอง นอกประเดน
หน�ทรองประธ�นในทประชมรองประธานในทประชม ทำาหนาทชวยเหลอประธาน เมอประธานไม
สามารถทำาหนาทไดโดยรองประธานทำาหนาทเปนประธานในทประชมเฉพาะคราวหน�ทของเลข�นก�รในทประชมเลขานการเปนบคคลสำาคญททำาหนาทประสานงานการประชม ตงแตเรมตนจนเสรจสนการประชม ซงทำาหนาท กอนประชมโดยแจงหนงสอเชญ , ขณะประชม อำานวยความสะดวกดานเอกสารประกอบการประชม, หลงการประชม
การเตรยมความพรอมเพอใหการประชมดำาเนนการไปดวยความเรยบรอย เรมตงแตกอนการประชม การดำาเนนการประชม หลงการประชมและเพอการประชมครงตอไป ซงผมหนาทในการจดเตรยมการประชมหรอเปนเลขานการคณะกรรมการฯ จะตองดแลความเรยบรอย ดงน
๑. การเตรยมการกอนการประชม๒. การดำาเนนการประชม๓. การดำาเนนการหลงการประชม
ก�รเตรยมก�รกอนก�รประชม
6
ผทมหนาทหรอเปนผเชญประชม จะตองกำาหนดเปาหมายหรอวตถประสงคใหชดเจน ตองมการเตรยมการประชมอยางรอบคอบ ควรตองเตรยมดงน
๑. ก�รว�งแผนสำ�หรบก�รประชมการวางแผนสำาหรบการประชม การนดหมาย วน เวลา ระยะ
เวลาหรอชวงระยะหางของการประชมแตละครงมความสมพนธกบหวขอเรอง หรอ ความสำาคญของเรองทตองนำาเขาพจารณาและความพรอมของสมาชกในการประชมครงตอไป หากการนดหมายมระยะเวลานานเกนไป กอาจทำาใหเรองทตองนำาเขาพจารณานนตองดำาเนนการชาเกนไปหรออาจไมทนการ หรอนดหมายเรวเกนไปเรองทตองนำาเขาพจารณากอาจมนอยเกนไป ทำาใหเสยเวลาของสมาชกได ดงนนฝายเลขานการจะตองวางแผนการนำาเรองเขาทประชมแตละครงใหสอดคลองกน
๒. ก�รกำ�หนดระเบยบว�ระก�รประชมระเบยบวาระการประชม เพอใหไดมาซงความคดเหน หรอขอ
ตกลงรวมกน การกำาหนดวาระการประชมมกเปนหนาทของประธานและเลขานการซงมกไดรบมอบหมายจากประธานใหเขยนระเบยบวาระการประชมเพอออกหนงสอเชญผเขาประชมและผเขารวมประชมซงปกตจะใหประธานตรวจสอบความเหมาะสมอกครง นอกจากประธานและเลขานการทจะกำาหนดวาระการประชมแลวอาจใหสมาชกทเปนผเขาประชมเสนอเรอง เพอจดเขาวาระการประชมไดแตควรกำาหนดวนสงเรองกอนถงวนประชม เพอประธานและเลขานการไดพจารณาบรรจเขาวาระการประชม และออกหนงสอเชญประชมตอไป การพจารณากำาหนดวาระการประชมควรยดหลกการ ดงน
๒.๑ พจารณาถงวตถประสงคของการประชมใหถองแทเพอทจะไดกำาหนดวาระ
การประชมใหบรรลวตถประสงคของการประชมทกำาหนดไว
7
๒.๒ จดลำาดบวาระการประชมใหถกตองตามระเบยบวาระและเหมาะสมกบเวลา และ
ตามความจำาเปนเรงดวน เพอการประชมดำาเนนไปอยางเปนระบบตอเนองและทนตอเหตการณ ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร (๒๕๒๑ : ๓) ไดกำาหนดแนวปฏบตการจดวาระการประชมแบงออกเปน ๕ วาระดงน
ว�ระท ๑ เรองประธ�นแจงทประชมทร�บเปนเรองทประธานพจารณาเหนวาเปนประโยชนและทประชมควร
รบทราบ เชน ประธานแจงใหทประชมทราบถงเหตผลทจดประชม การจดกจกรรม จากการทประธานหรอสมาชกไดไปรวม
ประชมกบหนวยงานอน ความเคลอนไหวตาง ๆ ภายในหนวยงาน และการแนะนำาสมาชกใหม เปนตน
ว�ระท ๒ เรองรบรองร�ยง�นก�รประชมครงทแลวเปนการพจารณารบรองรายงานการประชมจากครงทแลว ซงใน
รายงานการประชมนนจะตองระบวาเปนรายงานการประชมสามญ หรอวสามญ ครงทเทาไร พรอมทงวน เดอน ป ดวย รายงานการประชมจากครงทแลวนน ควรสงใหสมาชกหรอคณะกรรมการลวงหนาเพอใหอานมากอน และเมอถงเวลาประชมในวาระน ประธานจะใหทประชมไดมเวลาอานอกครงทละหนาดวยความรวดเรว ถามขอความผดพลาดหรอมไดเปนไปความขอตกลงของทประชมครงทแลวกสามารถทกทวงไดเพอนำาไปแกไข แตมใชวาการนำาเรองทตกลงกนแลวมาอภปรายใหม เมอทประชมลงมตรบรองรายงานการประชมแลวโดยไมมแกไข หรอฉบบทไดมการแกไขประธานและเลขานการจะลงลายมอและวนทในตอนทายของรายงานการประชม
8
ว�ระท ๓ เรองสบเนอง/หรอแจงเพอทร�บไดแกเรองทตดตามความคบหนาจากการประชมครงทแลว ทมผ
ไดรบมอบหมายจากทประชมใหไปดำาเนนการและนำามารายงานตอทประชม หรอเอกสารตางๆททำามาแลวใหทประชมทราบ
ว�ระท ๔ เรองเสนอเพอพจ�รณ�เปนเรองนำาเสนอเขาสทประชมเพอรวมกนพจารณา ซงถอวาเปน
ประเดนหวขอสำาคญทตองจดใหมการประชมขน อาจนำาเสนอโดยประธานหรอสมาชกเพอบรรจเขาเปนวาระการพจารณา ถามหลายเรองควรจดเรยงลำาดบความสำาคญทละเรอง
ว�ระท ๕ เรองอน ๆ (ถ�ม)ในการประชมบางครงประธานหรอสมาชก อาจมเรองทตองแจง
ใหทประชมทราบหรอหารอเพมเตมซงอาจเปนเรองเรงดวนทไมสามารถบรรจในวาระการประชมไดทนกอาจนำามาพจารณาในวาระเรองอน ๆ น แตควรคำานงถงความจำาเปนเรงดวนและระยะเวลาทมอยดวย
๓. ก�รออกหนงสอแจงกำ�หนดก�รประชมการออกหนงสอแจงกำาหนดการประชม เปนเอกสารทสงถงคณะ
กรรมการและผเขารวม-ประชมลวงหนา เพอแจงใหทราบวาจะมการประชมเมอใดทไหนโดยระบวน เวลา สถานท และจะประชมเรองใดบาง ควรระบวาระการประชมในหนงสอเชญประชมดวย
๔. ก�รจดเตรยมเอกส�รก�รประชมเอกสารการประชมจะชวยใหขอมลรายละเอยดเกยวกบเรองท
ประชม ทำาใหการประชมมทศทางและเปาหมายชดเจนและชวยใหการประชมดำาเนนไปดวยความรวดเรวและมประสทธภาพ การเตรยมเอกสารตาง ๆ ควรจดเตรยมใหเพยงพอและจะตองทำาใหเสรจทนตอเวลา
9
แบบระเบยบว�ระก�รประชม(ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๓)
ระเบยบว�ระก�รประชมของ ...............................ครงท .........../.............
วน ................. เดอน ............................... พ.ศ. .......... เวล� .................
ณ ........................---------------------------------------------
ระเบยบว�ระท ๑ เรองประธานแจงทประชมทราบ…………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
ระเบยบว�ระท ๒ เรองรบรองรายงานการประชม ครงท (ผานมา) / ๒๕.......…………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………….………………….ระเบยบว�ระท ๓ เรองสบเนอง/หรอแจงเพอทราบ……………………………………………………………………………………………………………….………………………………………….…………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………….ระเบยบว�ระท ๔ เรองเสนอเพอพจารณา
10
……………………………………………………………………………………….………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….………………………………….ระเบยบว�ระท ๕ เรองอน ๆ (ถาม) …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
ก�รจดทำ�ร�ยง�นก�รประชมเมอใดทจะตองมการประชมเพอระดมความคดหรอเพอรบทราบเรอง
ราวในระเบยบวาระประชม หรอเพอหามตเสยงขางมากในเรองใดเรองหนง กจะตองมการจดบนทกหรอบนทกเสยงไวดวย เพอนำามาจดทำาเปนรายงานการประชมเกบไวเปนหลกฐานหลงจากทไดมการรบรองรายงานการประชมนนแลวคว�มหม�ยของคำ�ว� ร�ยง�นก�รประชม“ ”
ร�ยง�นก�รประชม มความหมายตามทกำาหนดไวในพจนานกรมฉบบราชบณฑตสถานพ.ศ. ๒๕๒๕ วา คอ รายละเอยดหรอสาระของการประชมทจดไวเปนทางการ และตามระเบยบสำานกนายก-รฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ใหความหมายของคำาวา ร�ยง�นก�รประชม ไววา คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐานจดประสงคของก�รจดร�ยง�นก�รประชม
๑. เพอเกบไวเปนหลกฐานอางอง
11
๒. เพอยนยนการปฏบตงาน วาใครทำาอะไร มการอภปรายอยางไร มมตในเรองใดไวอยางไร ใครจะตองปฏบตตอไป และแสดงถงขอเทจจรงและเหตผลในการพจารณาของทประชม
๓. เพอแสดงถงผลงานทไดดำาเนนการมาแลว วาไดทำาอะไรมาบาง๔. เปนเครองมอในการตดตามงานทไดรบมอบหมายวาไดดำาเนนการ
อยางไร๕. เพอแจงผลการประชมใหบคคลทเกยวของทราบและปฏบตตอไป
คว�มสำ�คญของร�ยง�นก�รประชม๑. เปนหลกฐานการปฏบตงาน การปฏบตงานในองคกรใด ๆ กตาม
ยอมมการประชมเพอรายงานผลการปฏบตงาน แลกเปลยนความคดเหน กำาหนดนโยบาย พจารณาขอเสนอ ฯลฯ
๒. เปนเครองมอตดตามงาน รายงานการประชมทมการจดมตไวอยางชดเจนจะเปนหลกฐานสำาคญใหเลขานการหรอผไดรบมอบหมายไดตดตามงานตามมตทประชม สวนใหญจะมระเบยบวาระการประชม เรองทเสนอใหทประชมทราบ หรอเรองสบเนอง ซงผปฏบตจะรายงานผล หรอความกาวหนาในการปฏบตงานตามมตทประชมครงกอน ทงนจะเปนประโยชนแกองคกรใหสามารถเรงรดพฒนางานอยางเตมท
๓. เปนหลกฐานอางอง รายงานการประชมทมการรบรองจากทประชมแลวถอเปนเอกสารทใชอางองไดตามกฎหมาย หากมปญหาหรอความขดแยงในทางปฏบตสามารถใชมตการประชมเพอยตขอขดแยงได หรอหากมปญหาทางกฎหมาย เชน บคคล หรอหนวยงานปฏบตงานโดยไมเปนไปตามมต
12
กสามารถใชรายงานการประชมเปนหลกฐานสวนหนงในการดำาเนนการตามกฎหมายได
๔. เปนขอมลขาวสาร เลขานการจะสงรายงานการประชมใหผเขาประชมไดรบทราบขอมลหรอทบทวนเรองราวทผานมาในการประชมครงกอนเพอใหตอเนองกบการประชมครงตอไป นอกจากนนยงเปนประโยชนสำาหรบผไมมาประชม ไดศกษาขอมลและรบทราบมตทประชมดวยวธจดร�ยง�นก�รประชม
การจดบนทกรายงานการประชม อาจปฏบตได ๓ วธ แลวแตความประสงคของทประชมนน ๆ คอ
วธท ๑ จดละเอยดทกคำาพดของกรรมการ หรอผเขาประชมทกคนพรอมดวยมต
วธท ๒ จดยอคำาพดทประเดนสำาคญของกรรมการ หรอผเขาประชม อนเปนเหตผลนำาไปสมตของทประชม พรอมดวยมต
วธท ๓ จดแตความเหนโดยรวมของทประชม อนเปนเหตผลนำาไปสมตของทประชมพรอมดวยมต
วธท ๔ จดเฉพาะมตของทประชมเทานนก�รจดดวยวธท ๑ ไมนยมใชในงานธรกจ คงมใชในการประชมใหญ ๆ ซงตองบนทกคำาพดไวเปนหลกฐานใหชดเจนวาใครใหความเหนไววาอยางไร และใชถอยคำาอยางไร เหมาะสมแกการเปนตวแทนของตนหรอไมอยางไรก�รจดดวยวธท ๒ เนอหาของรายงานการประชมจำาเปนตองเขยนใหสน แตใหแจมแจงปราศจากขอเคลอบแคลงสงสย อนจะทำาใหเกดขอโตแยงขนภายหลงได ถาเปนขอตกลงทเปนตวเลขจะเปนจำานวนเงนหรอจำานวนสงใดกตาม หรอเปนขอความทเกยวพนถง วน เดอน ป สถานท จะเวนไมบนทกหรอจะยอใหสนไมไดจำานวนเงนนยมบนทกเปนตวหนงสอในวงเลบตอจากตวเลข เพอปองกนผดพลาดหรอแกไข
13
ก�รจดดวยวธท ๓ สำานวนและภาษาทใชในการจดบนทก หรอรายงานการประชมจะตองรดกม เชน สำานวนและภาษาทใชในยอความ ไมใชสำานวนและภาษาทฟมเฟอย หรอใชถอยคำาทเยนเยอหรอโลดโผน เชน ภาษาในหนาหนงสอพมพ การประดษฐประดอยดวยถอยคำาททำาใหผอานตองเสยเวลานน เปนสงทควรละเวนเพราะจดมงหมายของบนทกรายงานการประชม จะมงใหผอานทราบจดประสงคโดยเรว และสามารถเขาใจและจดจำาไดทนทก�รจดดวยวธท ๔ นยมใชในธรกจครอบครวหรอธรกจเจาของเดยว ผเขาประชมเมอไดออกความเหนใด ๆ ไปแลว กเปนทรบรในทประชม ไมมความจำาเปนตองบนทกไวรายงานใหผใดทราบอกความคดเหนทดมประโยชนกไดรบเครดตในทประชมแลว จงกำาหนดใหจดเฉพาะมตของทประชมไวเปนการใชอางองเทานน
หม�ยเหต สงทไมควรเขยนในบนทกรายงานการประชม คอความคดเหนสวนตวของผบนทกไดครบถวน วธท ๓ นเหมาะสมนำาไปเผยแพรในหนวยงานใหบคลากรไดทราบทว ๆ กนรปแบบร�ยง�นและระเบยบว�ระก�รประชม
รายงานการประชมอาจมรปแบบแตกตางกน ตามทหนวยงานเหนวาเหมาะสม โดยทวไปจะใชรปแบบตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ดงน
๑. ร�ยง�นก�รประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอชอการประชมนน๒. ครงท ใหลงครงทประชม๓. เมอ ใหลงวน เดอน ปทประชม๔. ณ ใหลงสถานททประชม๕. ผม�ประชม ใหลงชอและ/หรอตำาแหนงของผไดรบแตงตงเปน
คณะทประชมซงมาประชม ในกรณทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทนและลงวามาประชมแทนผใดหรอตำาแหนงใด
14
๖. ผไมม�ประชม ใหลงชอและหรอตำาแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชม พรอมทงเหตผล (ถาม)
๗. ผเข�รวมประชม ใหลงชอและ/หรอตำาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม (ถาม)
๘. เรมประชมเวล� ใหลงเวลาทเรมประชม๙. ขอคว�ม ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวยประธาน
กลาวเปดประชมและเรองทประชม กบมต หรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามลำาดบ
๑๐. เลกประชมเวล� ใหลงเวลาทเลกประชม๑๑. ผจดร�ยง�นก�รประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน
ลกษณะของร�ยง�นก�รประชมทด๑. เนอหาถกตอง ตรงตามทประชมอภปราย มตถกตอง ชดเจน และ
ครบถวนทกประเดนไมตกหลน บางครงผจดอาจเลอกจดบางเรองทพอใจ และละเลยบางเรองทไมพอใจ ผจดจะตองมใจเปนกลาง มจตสำานกทดวาจะตองปฏบตหนาทอยางเทยงตรง รายงานการประชมจงเสมอนกระจกเงาสะทอนความเทยงตรงของผจด ผตรวจ ตลอดจนผเกยวของทกคน และเขาใจงาย ผจดตองคำานงถงผอานเปนสำาคญ แมผไมไดเขาประชมกสามารถอานเขาใจได ทกถอยคำาชดเจน ไมตองสอบถามหรออานทวนหลายครง
๒. ใชภาษาด ใชภาษาราชการทสน กระชบ ตรงประเดน และสภาพ เปนประโยคบอกเลาทเรยบงาย ประโยคสน ควรใชประโยคความเดยวทไมมคำาเชอมมาก เพราะจะทำาใหประโยคยาวซบซอนนอกจากนนตองมวรรคตอนและตวสะกดถกตอง
15
๓. มหวขอยอยทกเรอง เพอใหสะดวกแกการกลาวอางองภายหลง และทำาใหผอานเขาใจเรองทนททเหนหวขอนนก�รรบรองร�ยง�นก�รประชม
การรบรองรายงานการประชม อาจทำาได ๓ วธ๑. รบรองในการประชมครงนน ใชสำาหรบกรณเรองเรงดวน ใหประธาน
หรอเลขานการของทประชมอานสรปมตใหทประชมพจารณารบรอง
๒. รบรองในการประชมครงตอไป ประธานหรอเลขานการเสนอรายงานการประชมครงทแลวมาใหทประชมพจารณารบรอง
๓. รบรองโดยการแจงเวยน ใชในกรณทไมมการประชมครงตอไป หรอมแตยงกำาหนดเวลาประชมครงตอไปไมได หรอมระยะเวลาหางจากการประชมครงนนมากใหเลขานการสงรายงาน-การประชมไปใหบคคลในคณะกรรมการพจารณารบรอง ภายในระยะเวลาทกำาหนด
แบบร�ยง�นก�รประชม(ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณฯ ขอ ๒๕)
ร�ยง�นก�รประชม.....................................................ครงท ................/..................
เมอ .............................................................ณ
..............................................................................
---------------------------------------ผม�ประชมผไมม�ประชม (ถ�ม)ผเข�รวมประชม (ถ�ม)เรมประชมเวล�
16
(ขอคว�ม) ................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
เลกประชมเวล�....................................................................(.................................................................)
ผจดรายงานการประชมก�รจดโตะประชม
การจดโตะประชมมหลายรปแบบโดยพจารณาจากจำานวนผเขาประชมสถานทจดประชมและบรรยากาศทจะชวยสงเสรมใหการประชมเปนไปดวยความอบอน เออตอการสอสารแบบ ๒ ทาง ดงน
๑. แบบโตะกลม เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวนไมเกน ๑๐ คน ลกษณะหองสเหลยม-จตรสทไมใหญนก สมาชกจะมความรสกใกลชดอบอน เสมอภาคและไมคอยเปนทางการมากนก
๒. แบบสเหลยมจตรสหรอสเหลยมผนผา เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวน ๑๐ ๒๐ คน–ลกษณะหองสเหลยมจตรสหรอสเหลยมผนผา บรรยากาศทประชมจะคลายกบแบบโตะกลม แตจะมความ-เปนทางการมากกวา
17
๓. แบบตวว หรอตวท เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวน ๒๐ ๓๐ คน –ลกษณะหองสเหลยมผนผาบรรยากาศจรงจง และเปนทางการแตสมาชกยงสามารถมปฏสมพนธกนไดอยางทวถง
๔. แบบรปตวย หรอรปเกอกมา เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวน ๓๐ – ๔๐ คน ลกษณะหองสเหลยมผนผาหรอหองขนาดใหญ บรรยากาศเปนทางการ การมปฏสมพนธระหวางสมาชกคอนขางหางเหนแตสมาชกยงสามารถสอสาร ๒ ทางไดอยางสะดวก
๕. แบบหองเรยน เหมาะสำาหรบผเขาประชมจำานวน ๔๐ คนขนไป แตถาขนาดหองจำากดเปนรปแบบโรงละครหรอโรงภาพยนตร (Theater) โดยมขอแตกตางกนคอแบบหองเรยนจะมการจดโตะและเกาอสำาหรบผเขาประชมแตแบบโรงละครจดเฉพาะเกาอสำาหรบผเขาประชมเนองจากพนทมจำากดยกเวนทนงสำาหรบประธานจะมการจดโตะพรอมเกาอไว บรรยากาศของการประชมเปนทางการ สมาชกไมเหนหนาผเขาประชมไดทวถง ทำาใหการสอสารแบบ ๒ ทางไมสะดวกเทาทควร และสมาชกมโอกาสทจะเบนความสนใจไปสเรองอนทไมเกยวกบการประชมไดงาย
รปแบบก�รจดโตะประชมแบบต�งๆ
แบบโตะกลม