Makalah_Hendra_BKSTI2010
-
Upload
hendra-soewarno -
Category
Documents
-
view
125 -
download
0
Transcript of Makalah_Hendra_BKSTI2010
5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 1/8
e-DRP UNTUK KOORDINASI PERENCANAAN PERSEDIAAN
ANTARA MAIN DEALER DAN DEALER PADA PT. CDN
HendraJurusan Sistim Informasi
Sekolah Tinggi Manajemen Komputer IBBI
Jl. Sei Deli no. 18, Medan 20114 INDONESIA
Phone/Fax.: +62-61-456 7111
E-mail: [email protected]
Abstrak
Perencanaan persediaan pada jaringan rantai suplai tidak dapat dilakukan secara sendiri-sendiri oleh
masing-masing pihak yang terlibat didalamnya, tetapi haruslah dipikirkan sebagai suatu sistim yang
terkoordinasi. Pada saat ini PT. CDN dan jaringan penjualannya belum memiliki sistim perencanaan
persediaan yang terkoordinasi, sehingga perusahaan dan jaringan penjualan sering mengalami kondisi
kelebihan atau kekurangan persediaan. Perencanaan persediaan dengan pendekatan distribution
requirements planning (DRP) membutuhkan implementasi information comunication technology (ICT)
menjadi DRP yang berbasis elektronik (e-DRP). Penelitian ini bertujuan membuat suatu rancangan e-
DRP yang dapat menjadi solusi perencanaan persediaan terkoordinasi bagi rantai suplai perusahaan.
Pengembangan e-DRP dilakukan dengan menggunakan pendekatan siklus hidup pengembangan sistim
(SDLC) untuk merancang kembali proses bisnis perencanaan dan pemenuhan persediaan serta
mengembangkan solusi perangkat lunak e-DRP, berdasarkan hasil simulasi dengan menggunakan
prototipe e-DRP, penerapan e-DRP pada rantai suplai perusahaan diekspektasikan dapat memberikan
manfaat yang lebih dibandingkan dengan praktek yang dilakukan selama ini, yaitu menurunkanvariabilitas pesanan dari dealer dari 1,16 menjadi 0,51 yang diukur dengan rasio coefficient of variance(COV), menurunkan rasio bullwhips dari 31,13 menjadi 3,87, menurunkan rata-rata saldo akhir
persediaan mingguan di dealer dari 477,75 unit menjadi 147,75 unit, dan memberikan penghematan
biaya total persediaan sebesar Rp. 100.499.849 /tahun di perusahaan, serta memberi penghematan biaya
total persediaan sebesar 1.582.750 /tahun di dealer.
Keywords: Perencanaan persediaan, perencanaan kebutuhan distribusi (DRP),
manajemen rantai suplai.
1. Pendahuluan
Perencanaan persediaan menjadi hal yang
penting bagi perusahaan yang berorientasi
kepada layanan purna jual, karena pengaturan
persediaan menyangkut kepada tingkat layanan
konsumen, penyediaan dan perputaran modal
kerja, serta biaya persediaan. Dengan
pengaturan faktor-faktor tersebut diatas secara
efisien, efektif dan ekonomis, maka perusahaan
dapat mencapai tujuannya untuk memberikan
kepuasan kepada pelanggan, meningkatkan
tingkat pengembalian atas harta, danmeningkatkan pangsa pasar.
Perencanaan persediaan pada jaringan rantai
suplai harus dipikirkan sebagai suatu sistim, dan
perencanaan persediaan pada jaringan rantai
suplai dapat menggunakan pendekatan seperti
metode ROP, DRP, VMI, dan CPFR.
Berdasarkan studi simulasi yang dilakukan oleh
S.T Enns dan Pattita Suwanruji [1] menunjukan
bahwa strategi pemenuhan secara DRP adalah
lebih unggul dibandingkan dengan ROP.
Pendekatan DRP membutuhkan koordinasi data
secara cepat dan akurat, sedangkan pendekatan
VMI membutuhkan akses yang besar terhadap
bisnis pelanggan (Gourdin, 2006), dan penerapan CPFR membutuhkan kemauan untuk
5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 2/8
berbagi informasi sensitif antar organisasi yang
berkolaborasi.
PT. CDN sebagai salah satu main-dealer dari PT. AHM untuk pemasaran sepeda motor
Honda di propinsi Aceh, memiliki kewajiban
layanan purna jual atas ketersediaan suku
cadang asli di jaringan perawatan resmi yang
dikenal sebagai AHASS, dan toko suku cadang
eksklusif yaitu HEPS. Pada saat ini perusahaan
dan dealer-nya masih bertindak sendiri-sendiri
didalam melakukan perencanaan persediaan.
Pesanan pembelian oleh dealer dapat dilakukan
kapan saja dan memiliki variabilitas yang tinggi,
tidak adanya perencanaan persediaan yang
terkoordinasi menimbulkan efek bullwhip pada
rantai suplai perusahaan, perusahaan kesulitan
didalam melakukan perencanaan pesanan untuk
mengantisipasi permintaan dari dealer, dan tidak tercapainya tingkat layanan persediaan yang
ditargetkan baik pada tingkat dealer maupun
main-dealer.
Pendekatan perencanaan persediaan di
jaringan rantai suplai seperti DRP, VMI, dan
CPFR dapat dijadikan sebagai alternatif untuk
pemecahan permasalahan perusahaan, tetapi jika
ditinjau dari kondisi perusahaan dan dealer-nya
yang merupakan kesatuan bisnis dengan
kepemilikan yang terpisah, maka pendekatan
DRP adalah lebih dimungkinkan dibandingkan
dengan pendekatan VMI yang membutuhkanakses yang besar terhadap dealer maupun
dibandingkan dengan pendekatan CPFR yang
membutuhkan antara perusahaan dan dealer-nya
saling berbagi informasi sensitif.
2. Metode
Penelitian dilakukan dengan mempelajari
kondisi saat ini terkait dengan proses
perencanaan persediaan, tingkat layanan
persediaan diperoleh dengan menggunakan
formulasi perbandingan jumlah baris pesanan
yang terpenuhi terhadap jumlah baris pesanan
dalam bulan yang sama, tingkat variabilitas
permintaan dan pesanan dihitung dengan
menggunakan persamaan 1.
COV = σ / µ (1)
Rasio bullwhips akan dihitung dengan
menggunakan persamanaan 2.
rasio bullwhips = (σ pesanan
2
/σ permintaan
2
) (2)
Kemudian dilakukan analisa terhadap manfaat
penerapan DRP terhadap item SKU fast moving berdasarkan hasil analisa ABC terhadap
penjualan tahun 2009. Sumber data untuk
kebutuhan kotor (GR) dihasilkan dengan
melakukan peramalan berdasarkan metode
peramalan (MA, SES, HOLT, dan Winter’s)
yang terpilih berdasarkan kriteria nilai mean
square deviation (MSD) terkecil dari parameter
terbaik dari masing-masing metode, dalam hal
ini sebelumnya akan ditentukan terlebih
parameter terbaik berdasarkan MSD terkecil
untuk masing-masing metode peramalan MA
(k=1...26), SES (α = 0.05...0.90), Holt (α =
0.05…0.90, β = 0.05...0.90), dan Winter’s (α =
0.05…0.90, β = 0.05…0.90, γ = 0.05…0.90).
Pengujian dan peramalan akan menggunakan
data penjualan tahun 2006 s/d 2009, dan akandiramalkan permintaan untuk 12 minggu
pertama tahun 2010. Perhitungan persediaan
pengaman dengan menggunakan rumusan mean
absolute deviation sebagaimana yang ditunjukan
pada persamaan 3.
MAD = Σ | A(t) - f(t) | / N (3)
Hasil perhitungan MAD dikali dengan
faktor tingkat layanan dikali dengan akar dari
lead time AHM-main dealer. Hasil peramalan
akan menjadi masukan sebagai kebutuhan kotor,kemudian dihitung kebutuhan bersih, tingkat
persediaan, penerimaan terencana, pesanan
terencana, dan projected on hand. Perhitungan
ekspektasi saldo akhir persediaan untuk
duabelas minggu pertama tahun 2010 secara
mingguan dilakukan dengan rumusan saldo awal
persediaan ditambah dengan kuantitas pesanan
terencana dan dikurangi dengan kuantitas
pengiriman ke dealer, ekspektasi rata-rata saldo
akhir persediaan diperoleh dengan
menjumlahkan saldo akhir masing-masing
periode minggu kemudian hasilnya dibagi
dengan jumlah periode minggu, dan ekspektasi
total biaya persediaan diperoleh dengan rumusan
jumlah frekuensi pesanan menurut pesanan
terencana dikali dengan besaran biaya pesanan
ditambah dengan kulmulatif ekspektasi saldo
akhir persediaan dikali dengan besaran biaya
penyimpanan/minggu.
Analisa dari manfaat penerapan DRP
diperoleh dengan membandingkan total biaya
persediaan saat ini dengan ekspektasi dengan
ekspektasi total biaya persediaan hasil penerapan DRP.
5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 3/8
Pemodelan e-DRP dilakukan dengan
mengambarkan model konseptual dari e-DRP
sebagai pandangan tingkat tinggi, kemudian
akan dimodelkan proses perencanaan persediaan
yang diusulkan, dan arsitektur jaringan.
Pemodelan e-DRP sebagai sistim perangkat
lunak dilakukan dengan pendekatan structured
analysis, structured design (SASD) atau dikenal
sebagai Yourdon Structured Method (YSM).
Pemodelan diawali dengan pembuatan model
lingkungan dengan membuat daftar kejadian,
diagram konteks, pernyataan tujuan, kemudian
dilanjutkan dengan pembuatan model prilaku
dengan membuat diagram aliran data (DFD)
yang didekompisisi sampaikan kepada fungsi
secara primitif, pembuatan spesifikasi proses,
kamus data, untuk melengkapi analisa data juga
dilakukan pembuatan diagram hubungan entitas(ERD) yang merupakan pandangan tingkat
tinggi untuk sebagai dasar perancangan basis
data dan format pertukaran data elektronik,
untuk melengkapi hasil perancangan juga dibuat
antar muka pemakai dan sistim.
Untuk kebutuhan evaluasi terhadap model
usulan, akan dikembangkan prototipe perangkat
lunak dengan menggunakan perangkat lunak
pengembangan Visual Basic dan sistem database
firebird SQL.
Pengujian model usulan dilakukan dengan
melakukan simulasi pengoperasian dan perencanaan persedian dengan e-DRP
menggunakan data histori tahun 2006 s/d 2009
dari salah satu dealer terbesar, pengujian
dilakukan terhadap produk yang sama dengan
analisa pemanfaatan DRP diperusahaan. Hasil
perencanaan dengan e-DRP akan digunakan
untuk menghitung kembali COV dan rasio
bullwhips untuk mengevaluasi efektivitas e-DRP
menurunkan variabilitas pesanan, dan
menurunkan rasio bullwhips.
Hasil pesanan terencana juga digunakan
untuk menghitung kembali ekspektasi rata-
rata saldo akhir persediaan, dan ekspektasi
total biaya persediaan, kemudian
dibandingkan kondisi saat ini sehingga dapat
diketahui efektifitas penerapan sistim e-DRP
untuk menurunkan bullwhip effect, tingkat
persediaan, dan total biaya persediaan.
3. Hasil dan Diskusi
Sistim e-DRP yang diusulkan terdiri dari tiga
komponen utama yaitu komponen e-DRP yang
dioperasikan pada sisi dealer , komponen
pertukaran data elektronik dan komponen yang
dioperasikan pada sisi main dealer . Pada
komponen sisi dealer terdiri dari modul OLTP
inventory record , data warehouse, dan DSS
inventory planning . Pada komponen sisi main-
dealer terdiri dari modul OLTP inventoryrecord , data warehouse, dan DSS distributionrequirements planning . Sistim usulan e-DRP
secara konseptual ditunjukan pada Gambar 1.
Gambar 1, Model konseptual e-DRP.
(sumber: hasil rekayasa peneliti, 2010)
Pertukaran data antara dealer dan main-
dealer dilakukan dengan penempatan server
webservices pada sisi main-dealer, pertukaran
data menggunakan protokol hypertext transfer protokol (HTTP) dan format data extensiblemarkup language (XML), untuk meningkatkan
keamanan maka komunikasi dilakukan secara
virtual private network (VPN) dengan
memanfaatkan aplikasi OpenVPN, dan
pemasangan perangkat firewall pada sisi main-
dealer, arsitektur jaringan pengoperasian e-DRP
ditunjukan pada Gambar 2.
Gambar 2, Arsitektur jaringan e-DRP
(sumber: hasil rekayasa peneliti, 2010)
Adapun perangkat lunak yang digunakan
untuk keamanan, komunikasi, layanan dan
5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 4/8
penyimpanan data adalah ditunjukan pada Tabel
1.
Tabel 1, Perangkat lunak pendukung e-DRPLokasi Perangkat lunak Keterangan
Sisi
main-
dealer
Linux ubuntu 10.4 +
OpenVPN + Apache
+ PHP + Firebird +
IPTABLES
Sistim operasi
server, VPN
server, web
server, web
scripting,
database server,
firewall
Windows 2000
keatas + e-DRP main
dealer
Sistim operasi
client
Sisi
dealer
Windows 2000
keatas + Firebird + e-
DRP dealer +
VBSOAP + OpenVPN client +
Personal firewall
Sistim operasi
client, database
server, e-DRP
sisi dealer,webservices
client, VPN
client, firewall
(sumber: hasil rekayasa peneliti, 2010)
Usulan proses perencanaan persediaan di
dealer dan proses perencanaan kebutuhan
distribusi di main dealer setelah penerapan e-
DRP adalah ditunjukan pada Gambar 4.
Agar kegiatan perencanaan dapat
dikoordinasikan, maka diperlukan suatu
kalender perencanaan yang dipersiapkan olehmain-dealer yang menunjukan periode
penyampaian pesanan dari dealer baik dalam
bentuk pesanan tetap maupun pesanan
tambahan, kalender pesanan yang diusulkan
ditunjukan pada Gambar 3.
Gambar 3, Kalender perencanaan persediaan
Gambar 4, Diagram aliran kerja perencanaan
persediaan dengan e-DRP
Komponen e-DRP sisi dealer sebagai
perangkat lunak sistim informasi ditunjukan
pada diagram konteks pada Gambar 5.
Gambar 5, Digram konteks e-DRP sisi dealer
5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 5/8
Komponen e-DRP sisi main dealer sebagai
perangkat lunak sistim informasi ditunjukan
pada diagram konteks pada Gambar 6.
Gambar 6, Digram konteks e-DRP sisi dealer
Komponen e-DRP pertukaran data
elektronik antara dealer dan main-dealer
ditunjukan pada Gambar 7.
Gambar 7, Digram konteks e-DRP pertukaran
data elektronik
Adapun pertukaran data dilakukan dengan
menggunakan format XML adalah sebagai
berikut:
Kalender Plan Order
<?xml version=”1.0”?>
<calendars>
<calendar plan_order_period=””>
<plan_order_due></plan_order_due>
<from_week_year></from_week_year>
<to_week_year></to_week_year>
<id_ref></id_ref>
</calendar>
</calendars>
Bill of Distribution
<?xml version=”1.0”?>
<bods>
<bod id_dealer=””>
<leadtime></leadtime>
<status></status>
<id_ref></id_ref>
</bod>
</bods>
Catalog Planning
<?xml version=”1.0”?>
<catalogs>
<catalog id_sku=””>
<service_level></service_level>
<status></status>
<id_ref></id_ref>
</catalog>
</catalogs>
Purchase Order
<?xml version=”1.0”?>
<purchase_order>
<doc_no></doc_no>
<doc_date></doc_date>
<plan_order_period></plan_order_period>
<po_type></po_type>
<id_dealer></id_dealer>
<id_ref></id_ref>
<details>
<detail id_sku=””>
<description></description>
<qty></qty>
<porel_period></porel_period>
<plan_type></plan_type>
<delivery_due></delivery_due>
<id></id>
</details>
</purchase_order>
Demand dan Saldo Akhir
<?xml version=”1.0”?>
<demand_qoh>
<product id_sku=””>
<id_dealer></id_dealer>
<id_period></id_period><demand></demand>
<qoh></qoh>
<id_ref></id_ref>
</product>
</demand_qoh>
Struktur perangkat lunak e-DRP sisi dealer
ditunjukan pada Gambar 8.
Gambar 8. Struktur perangkat lunak sistim e-
DRP sisi dealer
5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 6/8
Struktur perangkat lunak e-DRP sisi main-
dealer ditunjukan pada Gambar 9.
Gambar 9. Struktur perangkat lunak sistim e-DRP sisi dealer
Pengujian e-DRP dilakukan menggunakan
data permintaan konsumen untuk produk A300-
20W50SFCC ke salah satu dealer terbesar,
proses perencanaan dengan menggunakan e-
DRP ditunjukan pada Gambar 10.
Gambar 10. Proses perencanaan persediaan di
dealer dengan menggunakan e-DRP
Variabilitas permintaan konsumen ke
dealer, permintaan dealer ke main-dealer dan
hasil rekomendasi e-DRP dapat disajikan data
pada tabel 1.
Tabel 1. Perbandingan variabilitas pesanan
Periode
Permintaan
konsumen
Permintaan
dealer
Porel e-
DRP
201001 133 0 0201002 135 240 0201003 82 168 0201004 161 0 96201005 110 0 120201006 100 240 120201007 107 480 144201008 151 120 120201009 118 0 120201010 121 0 120201011 100 0 120201012 79 120 120201013 155 0 120201014 146 240 120201015 115 240 120201016 95 0 48
119,25 115,50 93,00
σ 23,98 133,80 47,20COV 0,20 1,16 0,51Sumber: PT. Capella Dinamik Nusantara, 2010
Pengamatan efektifitas e-DRP untuk
mengurangi efek bullwhip dapat diamati dari
grafik yang ditunjukan pada Gambar 11,
Gambar 12, dan Gambar 13.
Penjualan ke Konsumen
0
100
200
300
400
500
2 0 1
0 0 1
2 0 1
0 0 3
2 0 1
0 0 5
2 0 1
0 0 7
2 0 1
0 0 9
2 0 1
0 1 1
2 0 1
0 1 3
2 0 1
0 1 5
Waktu
K u a n t i t a
Gambar 11. Grafik variabilitas permintaan
berdasarkan data histori
Pesanan Dealer ke MD
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
2 0 1 0 0 1
2 0 1 0 0 3
2 0 1 0 0 5
2 0 1 0 0 7
2 0 1 0 0 9
2 0 1 0 1 1
2 0 1 0 1 3
2 0 1 0 1 5
Gambar 12. Grafik variabilitas permintaan
dealer ke main dealer
5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 7/8
Planned Order Dealer e-DRP
0
100
200
300
400
500
2 0 1 0 0 1
2 0 1 0 0 3
2 0 1 0 0 5
2 0 1 0 0 7
2 0 1 0 0 9
2 0 1 0 1 1
2 0 1 0 1 3
2 0 1 0 1 5
Waktu
K u a n
t i t a s
Gambar 13. Grafik variabilitas permintaan
berdasarkan porel e-DRP dari dealer ke main
dealer Berdasarkan pengamatan grafik terlihat
bahwa ada perbaikan pada variabilitas pesanan,dan hal ini dikonfirmasi oleh rasio bullwhips
pesanan menurut data histori adalah
133.802/23.982 = 31,13 dan pesanan terencana
adalah 47.202/23.982 = 3,87.
Proses pertukaran data perencanaan persediaan
antara dealer dan main-dealer ditunjukan pada
Gambar 14.
Gambar 14, Pertukaran data antara dealer dan
main-dealer melalui e-DRP
Berdasarkan data hasil rekomendasi
planned order penerapan e-DRP pada main-
dealer dapat menurunkan rata-rata persediaan
seperti yang ditunjukan pada Tabel 2
Tabel 2. Perbandingan rata-rata saldo akhir
sebelum dan sesudah penerapan DRPProduk Kondi
si saat
ini.
Hasile-DRP
% penurunan
FA300-20W50SFCC 8649 4669 46,02%FA400-20W50SFC 13366 9112 31,83%
FC100-20W50SJCF 12096 7756 35,87%
Sumber: Olahan penulis. 2010
Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengujian terhadap prototipe
e-DRP dapat digunakan untuk proses
perencanaan persediaan disisi dealer, koordinasi
data perencanaan persediaan antara dealer dan
main-dealer, serta proses perencanaan
kebutuhan distribusi di main-dealer.Penerapan e-DRP diperusahaan
diekspektasikan dapat menurunkan rata-rata
saldo akhir persediaan mingguan untuk produk
FA300-20W50SFCC dari 8649 unit menjadi
4669 unit atau turun menjadi 53,98%, untuk
produk FA400-20W50SFC dari 13366 unit
menjadi 9112 unit atau turun menjadi 68,17%,
dan untuk produk FC100-20W50SJCF dari
12096 unit menjadi 7756 atau turun menjadi
64,12%. Kemudian berdasarkan perhitungan
dengan data tiga produk tersebut diatas
penerapan DRP diekspektasikan dapat
memberikan manfaat penghematan biaya total
persediaan sebesar Rp. 100.499.849/tahun.
Berdasarkan hasil evaluasi prototipe e-DRP
dengan menggunakan data histori dari dealer
pada produk FA300-20W50SFC, penerapan
sistim usulan diekspektasikan dapat menurunkan
variabilitas pesanan dealer dengan COV dari
1,16 menjadi 0,51, menurunkan rasio bullwhips
dari 31,13 menjadi 3,87.
Referensi
[1]. S. T. Enns & Pattita Suwanruji (2006).
Observations on Material Flow in Supply
Chains. IEEE, Proceedings of the 2006
Winter Simulation Conference.
[2]. Kent N. Gourdin (2006). Global logistics
management : a competitive advantage
for the 21st century, 2-nd ed. Blackwell
Publishing, Australia.
[3]. Fogarty (1991). Production & Inventory
Management, South-Western Publishing
Co., Cincinnati, Ohio.[4]. Fortuin L and Martin H (1999). Control of
Service Parts, International Journal
5/13/2018 Makalah_Hendra_BKSTI2010 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/makalahhendrabksti2010 8/8
Operation Production Management 19:9 950-
971.
[5]. Ballou, R.H. (1999). Business Logistics
Management, 4th, Prentice Hall, Upper
Saddle River.
[6]. Benard J. La Londe, Martha C. Cooper,
and Thomas G. Noordewier. Customer Service : A Management Perspective,
Council of Logistics Management, 1988,
p. 41.
[7]. Disney, S.M., M.M. Naim, and A. Potter
(2004). Assessing the Impact of E-
Business on Supply Chain Dynamics.
International Journal of Production
Economics, 89:2, pp109-118.
[8]. Nahmias, S. (1997). Production and
Operations. Analysis, 3rd ed., McGraw-
Hill, New York [9]. Naim, M.M.; S.M. Disney; G. Evans
(2002). Minimum Reasonable Inventory
and the Bullwhip Effect in an
Automotive Enterprise, a ‘‘Foresight
Vehicle’’ Demonstrator. Proceedings of
the Society of Automotive Engineers
World Congress, Detroit, USA
[10] Yu, Z., H. Yan, et al. (2001). Benefits of
Information Sharing with Supply Chain
Partnerships. Industrial Management &
Data Systems Vol 101 No 3 pp 114-119.