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杜清萍 主 编
杨 荔 古兰波 副主编
陆洁瑜 主 审
北 京
商务办公软件
与 设 备 应 用
实训教程
中等职业教育“十一五”规划教材
中职中专经济管理类专业基础课教材系列
内 容 简 介
本书的主要内容由三篇构成：第一篇为常用商用办公软件的应用，
如 Photoshop（含数码样品拍摄与图像处理）、Excel（含 PDF 格式转换）、
Word、PPT、Flash 等的应用；第二篇为常用办公设备的使用，如打印机、
传真机、复印机、速印机、扫描仪、投影机、碎纸机等的使用；第三篇为
商务办公软件与设备应用综合实训。
本书可作为中高职院校国际商务、商务英语或文秘专业的教材，也
可作为相关工作人员的参考书。
图书在版编目(CIP)数据
商务办公软件与设备应用实训教程/杜清萍主编．—北京：科学出版
社，2010.8（中等职业教育“十一五”规划教材·中职中专经济管理类专业基础
课教材系列）
ISBN 978-7-03-028406-8
Ⅰ．①商… Ⅱ．①杜… Ⅲ．①办公室-自动化-应用软件-技术培训- 教材②办公室-设备-使用-技术培训-教材 Ⅳ．①TP317.1②C931.4 中国版本图书馆 CIP 数据核字（2010）第143294号
责任编辑：熊远超 / 责任校对：柏连海
责任印制：吕春珉 / 封面设计：东方人华平面设计部
出版
北京东黄城根北街16号邮政编码：100717
http://www.sc�encep.com 印刷
科学出版社发行 各地新华书店经销
*2010 年 月第 一 版 开本：787×1092 1/162010 年 月第一次印刷 印张：12 3/4印数：1 - 3000 字数：287 500
定价：26.00元
（如有印装质量问题，我社负责调换〈环伟〉）
销售部电话：010-62134988 编辑部电话：010-62135120-2021（SF02）
版权所有，侵权必究
举报电话：010-64030229；010-64034315；13501151303
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目 录 �
作为国际商务、商务英语或商务文秘专业的学生，通常在入学的第一学期或第二
学期开设的《计算机应用基础》课程中，已初步学习了 Word、Excel、PPT 等软件的
应用，但由于职业校学生计算机基础知识的迁移性较差，在国际商务综合实训等课程
中很难完成商务文档、表格、PPT 企业产品宣传等的制作；此外，就外贸企业的岗位
工作而言，除了需要掌握上述办公软件的应用之外，还需掌握办公设备的使用，如打
印机、传真机、复印机、速印机、扫描仪、投影机、碎纸机等的使用；而目前市面上
同类实训教材又很缺乏。因此，为提高商务类专业学生就业竞争能力和岗位适应能力，
编者决定编写本书。
本书有以下 4 个特点：
1．项目引领、实训为主
在每个项目开始，以某一个具体任务为背景，从而引出在完成该任务时所需使用
的办公软件或办公设备。各章节的具体任务同属一笔贸易业务，这样可以避免过多涉
及商务知识，用同一笔业务的内容按照外贸企业的实际使用不同的办公软件。
2．任务驱动、方便教学
在每个具体实训任务开始之前，都将具体的实训任务的技术要求或教学要求给予
说明，如在“任务描述”中说明了具体工作任务与制作要求，而在“任务分析”中从
技术层面来说明如何完成目标任务，或从教学角度来提示如何进行教学。
3．图文并茂、操作简便
无论是办公软件的应用还是办公设备的使用，在编写中都将使用的主要步骤用图
文的方式进行表现。在第一篇既介绍使用常规的工具，又介绍快捷键的使用方法；而
在第二篇，介绍了设备的安装，耗材的使用与更换。
前 言
商务办公软件与设备应用 实训教程��
4．知识链接、注意事项
通过介绍与该软件或设备相关的知识，如办公软件在国际商务中的运用、相关办
公设备种类等，以拓展办公软件和办公设备的相关知识。操作过程中用醒目的方式列
出注意事项，以指导操作。
本书由广东省汕头市鮀滨职业技术学校高级讲师杜清萍组织编写并统稿，由广东农
工商职业技术学院副教授陆洁瑜审定。具体编写人员如下：汕头市鮀滨职业技术学校郑
嘉颖（项目 1、2）、杜清萍（项目 3、4、5）、王俊杰（项目 6、7、10），清远市清城区
职业技术学校的杨荔和刘浩文（项目 8），重庆市女子职业高级中学的龚红霞（项目 9），
广州市花都区理工职业技术学校的刘立基（项目 11），重庆市女子职业高级中学的汪志
全（项目 12）、冯凌（项目 13），广东省经济贸易学校的古兰波（第三篇、项目 14），
贵州省经济学校的贾慧（附录 1）、廖婧（附录 2）。
在编写过程中参阅和引用了有关著作，在此对这些著作的作者致以诚挚的谢意。
由于作者水平有限，加之本书在编写过程中作了大胆的改革尝试，缺点与不足之
处在所难免，恳请广大读者批评指正。
杜清萍
2010 年 6 月
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目 录 ���
第一篇 常用商用软件的应用
项目 1 样品拍摄 ........................................................................................3
任务 样品拍摄 .................................................................................................................4
任务描述 .....................................................................................................................4
任务分析 .....................................................................................................................4
相关知识与技能 .......................................................................................................13
样品拍摄实训 ...........................................................................................................16
项目 2 图像处理 .....................................................................................17
任务 数码图像后期处理 ...............................................................................................18
任务描述 ...................................................................................................................18
任务分析 ...................................................................................................................18
相关知识与技能 .......................................................................................................26
图像处理实训 ...........................................................................................................30
项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 ..........................................................31
任务 Excel 表格的制作 ................................................................................................32
任务描述 ...................................................................................................................32
任务分析 ...................................................................................................................32
相关知识与技能 .......................................................................................................38
商务 Excel 表格实训 ................................................................................................46
目 录
商务办公软件与设备应用 实训教程�v
项目 4 商务 Word 文档处理.......................................................................48
任务 Word 文档的制作 .................................................................................................49
任务描述 ...................................................................................................................49
任务分析 ...................................................................................................................49
相关知识与技能 .......................................................................................................57
商务 Word 文档实训 ................................................................................................60
项目 5 PPT 幻灯片的制作 .......................................................................61
任务 PPT 幻灯片的制作 ...............................................................................................62
任务描述 ...................................................................................................................62
任务分析 ...................................................................................................................62
相关知识与技能 .......................................................................................................73
商务 PPT 制作实训 ..................................................................................................77
项目 6 Flash 宣传片的制作 ......................................................................79
任务 Flash 宣传片的制作 .............................................................................................80
任务描述 ...................................................................................................................80
任务分析 ...................................................................................................................80
相关知识与技能 .......................................................................................................92
商务 Flash 制作实训 ................................................................................................95
第二篇 常用办公设备的使用
项目 7 打印机 ..........................................................................................99
任务 打印机的安装、使用与耗材更换 .....................................................................100
任务描述 .................................................................................................................100
任务分析 .................................................................................................................100
相关知识与技能 .....................................................................................................106
文件打印实训 .........................................................................................................109
项目 8 传真机 ........................................................................................110
任务 传真机的安装、使用与耗材更换 ..................................................................... 111
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目 录 v
任务描述 ................................................................................................................. 111
任务分析 ................................................................................................................. 111
相关知识与技能 .....................................................................................................117
文件传真实训 .........................................................................................................120
项目 9 复印机 ........................................................................................121
任务 复印机的安装、使用与耗材更换 .....................................................................122
任务描述 .................................................................................................................122
任务分析 .................................................................................................................122
相关知识与技能 .....................................................................................................127
文件复印实训 .........................................................................................................130
项目 10 速印机 ......................................................................................131
任务 速印机的安装、使用与耗材更换 .....................................................................132
任务描述 .................................................................................................................132
任务分析 .................................................................................................................132
相关知识与技能 .....................................................................................................139
文件速印实训 .........................................................................................................140
项目 11 扫描仪 ......................................................................................141
任务 扫描仪的安装与使用 .........................................................................................142
任务描述 .................................................................................................................142
任务分析 .................................................................................................................142
相关知识与技能 .....................................................................................................149
文档扫描实训 .........................................................................................................151
项目 12 投影机 ......................................................................................152
任务 投影机的安装、使用与耗材更换 .....................................................................153
任务描述 .................................................................................................................153
任务分析 .................................................................................................................153
相关知识与技能 .....................................................................................................161
文档投影实训 .........................................................................................................162
商务办公软件与设备应用 实训教程v�
项目 13 碎纸机 ......................................................................................163
任务 碎纸机的使用 .....................................................................................................164
任务描述 .............................................................................................................164
任务分析 .............................................................................................................164
相关知识与技能 .................................................................................................166
文档粉碎实训 .....................................................................................................168
第三篇 商务办公软件与设备应用综合实训
项目 14 常用办公软件及设备应用综合实训 ...........................................171
附录 1 Word 及 Excel 文档转换成 PDF 格式 .........................................173
附录 2 Office 快捷键大全 .......................................................................179
参考文献 ..................................................................................................194
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常用商用软件的
应用
第一篇
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项目 1 样品拍摄
项目要点
以广东新禧贸易有限公司的业务为背景引入“优格尔”
（YOUGO）牌服装的拍摄，同时还介绍了数码相机的种类、拍摄技
巧，而且还介绍了 3种常见的图片处理技巧，以便满足企业对样
品拍摄与处理的需求。
业务背景
“优格尔”是香港某制衣企业的品牌，广东新禧贸易有限公司代理了该品牌。应外
国客户询盘的要求，需要将产品样品图像发送给客户过目，以便确定是否订货。于是
公司业务员对样品进行拍摄，为后续的图像进行后期处理做准备。
能力目标
1．能熟练操作数码相机为产品拍照；
2．能利用现有条件布置一个简单的摄影室；
3．能运用样品摄影的基本构图、灯光使用原理进行样品拍摄。
商务办公软件与设备应用 实训教程�
任务 样 品 拍 摄
任务描述
产品拍摄在激烈的市场竞争中起着至关重要
的作用，因为受到种种条件的限制，企业往往不
可能将产品直接展示给每位消费者，这时我们就
不得不拿起相机将这些产品拍摄成图片，借助各
种传媒让产品走进众多消费者的心中。如果在摄
影过程中操作不当，可能会使产品的图像相当难
看，甚至丧失产品原有的风采，这样毫无疑问会
影响到产品的市场销售。因此，良好的产品摄影
技术会使得产品图像锦上添花。接下来我们将以
广东新禧贸易有限公司代理的“优格尔”品牌的
服装进行拍摄（图 1-1）。
任务分析
由于一般企业并不都具备专业摄影的环境和器材，因此本任务中以普通的室内环
境和普通家用数码摄像器材为例。首先搭建一个简易的拍摄环境，其中包括拍摄台、
灯光等，然后对摄像器材进行设置，最后完成拍摄。
样品拍摄的步骤如下：
1．布置一个简单的摄影室
简单来说，摄影室就是一个拍摄照片的场所。摄影室内的设备有：照相机、三
脚架、一些灯光和反光器、布或纸制的背景、还有一张稳固的桌子用于摆放将拍摄
的物品。
图 1-2 所示的是最简单的拍摄环境，由一张桌子、一盏台灯组成。图 1-3 所示是
比较专业的配置，由摄影台、专业摄影灯具、塑料大力夹、灯具夹等组成。由于各企
业的具体条件不同，所能配置的摄影环境也不尽相同，所以只能因地制宜的进行拍摄
工作。企业最简单的拍摄环境有时只有一幅背景布（通常为蓝色），利用自然光进行
拍摄。
图 1-1
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项目 1 样品拍摄 �
2．准备数码相机
数码相机是拍摄工作中主要的器材，要做好拍摄工作，就要了解所用的数码相机
的性能。由于数码相机的种类繁多，在这里无法一一介绍，本任务以佳能 S�0 为例，
说明卡片式数码相机的主要操作要点。
（1）准备电池和存储卡
将电池插入到电池充电器中，然后将充电器插到电源插座上（图 1-�）。电池正在
充电时指示灯为橙色，充电完毕后指示灯将变为绿色，充电约需 �0 分钟。
图 1-2 图 1-3
图 1-4
注意 为保护电池并延长其寿命，请勿连续充电 2� 小时以上。
（2）装入电池和存储卡
滑动记忆卡插槽 / 电池盖（①）并将其开启（②），插入电池和记忆卡，然后关闭
盖子（图 1-� ～图 1-�）。将记忆卡插入相机之前，请确保其方向正确。不正确的插入
可能会损坏相机。
商务办公软件与设备应用 实训教程�
（3）取出电池和存储卡
取出电池：按箭头方向推动并按住电池锁，同时拉出电池（图 1-�）。
取出记忆卡：用手指将记忆卡推入（图 1-�），直到听见“咔嗒”一声，然后松手
（图 1-10）。
图 1-5 图 1-6 图 1-7
注意
图 1-8 图 1-9 图 1-10
当上端指示灯绿灯闪烁时，相机正在写入、读取、删除或传输图像。
在此期间，请勿执行以下任何操作，否则可能损坏图像或音频数据：
① 撞击或震动机身。
② 关闭相机电源，或打开记忆卡插槽 / 电池盖。
3．照相机的设置
（1）打开 / 关闭电源
相机电源开启时，电源 / 模式指示灯（图 1-11）会保持亮起。电源 / 模式指示灯如
下表示相机的状态。
橙色为拍摄模式、绿色为播放模式 / 打印机连接模式、黄色为计算机连接模式。相
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项目 1 样品拍摄 �
机关闭电源时指示灯灭。
（2）在拍摄模式下开启相机
1）打开镜头盖。电源 / 模式指示灯为橙光（图 1-12）。
图 1-11 图 1-12
2）关闭镜头盖，从而关闭电源（图 1-13）。
（3）在播放模式下开启相机
1）按下【播放】按钮。电源打开时，电源 / 模式指示灯绿灯亮起（图 1-1�）。
图 1-13 图 1-14
2）再次按下【播放】按钮关闭电源。
（�）时钟设置
1）打开镜头盖，将模式转盘设置为 。首
次开启相机电源或内置可充电锂电池电量过低时，
显示日期 / 时间设置屏幕（图 1-1�）。从步骤 2）
开始。
2）使用←或→按钮选中想要设置的项目，然
后使用多重控制转盘上的↑或↓按钮设置该项的值
（①）。可通过转动多重控制转盘来进行设置。
3） 检 查 日 期 和 时 间 显 示 是 否 正 确， 按
【FUNC./SET】（功能 / 设置）按钮（②）。
图 1-15
商务办公软件与设备应用 实训教程�
注意
如果将主电池取下，则在约三周后日期 / 时间设置可能丢失。如果
发生这种情况，请重设日期 / 时间设置。
（�）设置语言
1）按下【 】（播放）按钮（①）（图 1-1�）。
图 1-16
2）按住【FUNC./SET】（功能 / 设置）按钮（②）的同时按下【MENU】（菜单）
按钮（③）。
3）使用多重控制转盘上的←、→、↑或↓按钮选择语言（④），然后按【FUNC./
SET】（功能 / 设置）按钮（②）。可通过转动多重控制转盘来进行设置。
�．注意照明效果
被拍摄物体的外观色彩受到照明条件的影响。在晴天、多云或室内，光线颜色会
不同，从而影响影像的色彩。一般数码照相机在自动调节模式下会自动调节色调，也
可以通过【白平衡】模式手动调节色调。通常，在自动模式下，影像色彩看起来不自
然时，通过手动调节色调（图 1-1�）。
图 1-17
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项目 1 样品拍摄 �
也可以通过调节曝光和 ISO 感光度创作各种影像。曝光是指当释放快门时数码照
相机接收到的光线量（图 1-1�）。
图 1-18
ISO 感光度是衡量传统相机所使用胶片感光速度标准的国际统一指标，其反映了
胶片感光时的速度（其实是银元素与光线的光化学反应速度）。传统相机可以根据拍摄
现场的具体情况选择不同 ISO 感光度的低速、中速或高速胶片进行拍摄。同样，数码
相机的 ISO 感光度同样反应了其感光的速度（图 1-1�）。
图 1-19
�．使用变焦
可在相当于 3� 毫米胶片相机的 2� ～ 100 毫米（焦距）范围内变焦（图 1-20）。
图 1-20
�．使用闪光灯
1）开启或关闭闪光灯（图 1-21）。
商务办公软件与设备应用 实训教程10
2）开启或关闭防红眼功能（图 1-22）。人物摄影时，此功能减轻因眼睛反射光线
而造成的红眼现象。
图 1-21
图 1-22
3）闪光距离与使用（图 1-23）。
图 1-23
�．开始拍摄
1）将模式转盘设置为 （图 1-2�）。
2）将相机对准拍摄主体。
3）半按快门按钮进行对焦。相机对焦时发出两次提示音，且上方指示灯亮起绿光
（当闪光灯闪光时亮起橙色光）。
注意 如果拍摄主体难以对焦，相机将发出一次提示音。
�）完全按下快门按钮进行拍摄。相机发出快门声音并记录图像（图 1-2�）。
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项目 1 样品拍摄 11
① 图像会先保存到相机的内部存储器，然后再记录到记忆卡上。
因此，只要内部存储器有足够的容量，您便可以立刻拍摄下一个图像。
② 当数据记录到记忆卡时，上方指示灯会以绿光闪烁。
③ 可使用【设置】菜单设置提示音和快门声音的开 / 关。
④ 闪光灯充电时无法拍摄（闪光灯充电过程中，半按快门按钮时，
白色标记闪烁；可以拍摄时，停止闪烁）。
⑤ 您可以更改拍摄后液晶显示屏显示图像的时间长度，或将其设
置为不显示。
⑥ 拍摄完成后可立刻查看图像，图像在液晶屏上显示约 2 秒。
�．拍摄近距离图像
使用此模式拍摄近距离花朵或微小物体。（在某些拍摄模式下无法进行近距离拍
摄）（图 1-2�）。
注意
图 1-24 图 1-25
图 1-26
从镜头前端到主体最小拍摄距离的图像区域：
商务办公软件与设备应用 实训教程12
最大广角设置：��×�� 毫米（2.�×1.� 英寸）（距镜头 � 厘米（1.� 英寸））
最大长焦设置：10�×�0 毫米（�.2×3.1 英寸）×（距镜头 30 厘米（11.� 英寸））
在最大长焦和广角设置之间设置变焦时，从镜头到主体的有效距离变为与最大长
焦的设置相同。
① 用取景器构图的图像有可能偏离中央，因此可以使用液晶屏来
对微距模式下的近距离主体进行构图。
② 闪光灯不能在微距模式下使用。
�．关于“影像质量”和“影像尺寸”
数码摄像由称为像素的小点构成。如果影像所含的像素数目较大，图像会变大，
需要更多的存储容量，并且可以精细地显示影像。“影像尺寸”以像素数表示，虽然无
法在数码相机画面上看出差异，但在打印或在计算机画面上显示影像时，影像的精细
程度和数据处理时间会有所不同。
1）影像尺寸与一般用途，如表 1-1。
表 1-1
影像尺寸 用法指南
�MB（30�2×230�）像素
更大
↑
↓
更小
可印刷 A3 纸张 /20 英寸照片
�MB（30�2×20��）像素 可印刷 10 ～ 20 英寸照片
�MB（2��2×1���）像素 可印刷 A� 纸张 /� ～ 10 英寸照片
3MB（20��×1�3�）像素 可印刷 � ～ � 英寸照片
2MB（1�32×122�）像素 可印刷 � ～ � 英寸照片
VGA（��0×��0）像素 用于电子邮件
2）照片尺寸说明，如表 1-2。
表 1-2
照片尺寸 指 示 实 际
� 英寸 �×3.� 12.�cm×�.��cm
� 英寸 �×� 1�.2�cm×10.1�cm
� 英寸 �×� 1�.��cm×12.�cm
10 英寸 10×� 2�.�0cm×20.32cm
12 英寸 12×10 30.��cm×2�.�0cm
20 英寸 20×1� �0.�0cm×�0.��cm
通过对以上数码照相机操作的学习，可顺利完成对样品的拍摄。
注意
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项目 1 样品拍摄 13
相关知识与技能
一、样品摄影基础知识
1．样品拍摄角度
拍摄的物体可以从正面、侧面、仰角、俯角等的角度进行拍摄，以达到不同的拍
摄效果。企业样品拍摄的角度大多数从正面或俯角拍摄。
2．常用样品拍摄构图
（1）十字形构图
十字形构图就是把画面分成四份，也就是通过画面中心画横竖两条线，中心交叉
点是按放主体位置的，此种构图，使画面增加安全感、和平感和庄重及神秘感，也存
在着呆板等不利因素。但适宜表现对称式构图，如表现古建筑题材，可产生中心透视
效果，如神秘感的体现，主要是表现在十字架、教堂等摄影中。所以说不同的题材选
用不同的表现方法。
（2）三分法构图
三分法构图是指把画面横分三份，每一份中心都可放置主体形态，这种构图适宜
多形态平行焦点的主体。可表现大空间，小对象，也可反向选择。这种画面构图，表
现鲜明，构图简练，可用于近景等不同景物。
3．样品拍摄用光比较
灯光的使用对产品拍摄出来的形状与效果影响甚大。以下面一组样品照为例说明
（图 1-2�）。
（1）只使用一盏闪光灯
如果只使用一盏闪光灯，灯光只朝一个方向投射，将会导致照明对面产生明显的
阴影，照明未到的部份发暗。
（2）使用两盏闪光灯对称照明
为消除照片上的阴影而采用了两盏闪光灯的方式，结果导致了产品在背景上产生
两个投影。
（3）两盏闪光灯朝向产品中心
照明未能均匀投射到整个产品，只照亮了产品中心位置，导致中心部份发亮，其
它部份发暗。
商务办公软件与设备应用 实训教程1�
为了解决这个问题，就不能对称使用两盏照明，而要安排它们在不同的角度进行
投射，或者使用不同强度进行投射。由于照明的角度
不是对称的，也就不会产生对称的两个影子。而且，
由于人眼会因此产生不规则性效应，人们在看照片时
就不会感到阴影那么明显了。
拍摄时可以将尝试调整两盏闪光灯的角度进行拍
摄：一盏位于商品的左前方，另一盏位于商品的正右
方；由于使用的是直接照明，因此就能获得较佳效果
（图 1-2�）。
二、了解数码摄像器材
随着数码器材的普及和数码照片处理技术的日益
成熟，数码相机在家用与商用领域已基本取代了传统
相机的地位。数码相机普及的优势就在于可以做到
“所见即所拍”，通过液晶显示屏可以准确进行拍摄。
同时，由于存储介质的不同，数码相机节省了大量的
胶卷费用，而且还可以将其直接连接并保存到电脑
上，通过互联网与他人即时共享。加上数码照片处理技术的普及，人们对照片的处理
手段极大丰富，使普通的摄影者也能够通过后期调整数码照片，得到令人满意的照片
效果。因此，我们这里就以数码相机为例说明。
图 1-28
图 1-27
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项目 1 样品拍摄 1�
1．数码相机的构成
数码相机的英文名称是“Digital Camera”，简称 DC。数码相机由镜头、CCD（电
荷耦合器件）、A/D（模数）转换器、MPU（微处理器）、内存、LCD（液晶显示器）、
存储卡（可移动存储器）和接口（包括计算机接口、电视机接口）等部份组成。
上述专业术语听起来很复杂，但作为普通的使用者，只需要对镜头、CCD、存储
卡等稍加了解即可，其他的部件可以不用过多了解。
2．数码相机类型
根据不同的分类标准，数码相机可以分为不同的类型，但最常见的还是根据相机
功能类型来区分。根据不同的功能类型，数码相机可以分为单反数码相机、卡片式数
码相机、长焦数码相机。
（1）单反数码相机
单反数码相机指的是单镜头反光数码相机，其英文缩写为 DSLR。此类相机使用
一块放置在镜头与感光器件间的镜子将来自镜头的图像投射到对焦屏上，摄影者可从
相机的取景器中直接观察到通过镜头的影像。常见的单反数码相机品牌有尼康、佳能、
宾得（潘泰克斯）、富士、理光等。
与普通相机相比，单反数码相机具有镜头可更换、开机速度快、成像质量高、快
门时滞短、操作和处理速度快等特点，在取景、连拍速度和专业的操控等方面是普通
相机无法比拟的。
（2）卡片数码相机
卡片数码相机指那些外形小巧、机身较轻、颜色造型时尚的消费类数码相机。这
样的相机甚至可以放在上衣口袋里，十分便于携带。
此类相机是当前相机市场中销量最大、使用人数最多的一类相机。经过若干年的
发展，其中绝大多数相机都有曝光补偿、可选测光模式、可选白平衡模式、可选微距
摄影等功能。
虽然这类数码相机的拍照质量比不上前面所提到的单反数码相机，但如果能够较
好地控制曝光程度，取得较好的摄像构图，还是可以拍摄出相当不错的摄影作品。
（3）长焦数码相机
长焦数码相机指的是具有较大光学变焦倍数的机型，其原理与望远镜相差不多，
都能够通过镜头内部镜片的移动而改变焦距。镜头越长的数码相机，内部的镜片和感
光器移动空间越大，所以变焦倍数也越大，能拍摄的景物就越远。
商务办公软件与设备应用 实训教程1�
3．存储介质
如果说数码相机相当于计算机的主机，那么存储卡就相当于计算机的硬盘，用于
保存所拍摄的照片，当然也可以记录其他类型的文件。市面上常见的存储卡有 CF 卡、
SD 卡、MMC 卡、SM 卡、记忆棒、XD 卡和小硬盘。
样品拍摄实训
【业务背景】
广东新禧贸易有限公司收到某生产商送来的新服装样品，按工作程序，需先对样
品进行拍摄，以便制作对外报价表。
【实训要求】
请你参照本章教学内容代表该公司，首先利用现有条件设置一个简单的摄影室 / 摄
影台，然后对样品（可以自行选择样品）进行数码拍摄。
【实训步骤】
1．搭建一个简易的摄影室或摄影台；
2．选择一个或数个样品（可以自行确定）；
3．用数码相机对样品进行拍照（如下图）。
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项目 2 图像处理
项目要点
以广东新禧贸易有限公司的 “优格尔”（YOUGO）牌服装数码
拍摄的业务为背景，引入了 3种常见的图片处理技巧，以便满足
企业对样品图像处理的需求。
业务背景
广东新禧贸易有限公司的业务员在对“优格尔”品牌的服装进行数码拍照之后，
对图像进行后期处理，为制作对外报价表做准备。
能力目标
1．能熟练将数码图像导入计算机；
2．能使用 Adobe Photoshop 对样品图像进行整体调整；
3．能使用 Adobe Photoshop 对样品图像进行局部色彩变换。
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任务 数码图像后期处理
任务描述
在前面的任务中，我们完成了对样品的拍摄，但在有限的器材和拍摄环境中，拍
摄的样品图像经常会出现图 1-2� 的问题：色彩层次不分明；色彩不够饱和；图像清晰
度不够等。为了使样品图像更加美观，我们可以使用图像编辑软件进行后期处理。在
这里我们将使用 Adobe Photoshop 对样品进行图像后期处理。
任务分析
本任务所使用的操作技巧主要考虑到人眼睛对色彩的一般观察习惯，从色彩的层次、
饱和度，从样品和环境色的关系，调整图像的清晰度。适用于各种样品图像、风景照片、
人像照片、婚片等的调节。图 2-1 是未经处理的照片，图 2-2 是处理后的照片。
图 2-1 图 2-2
数据图像后期处理的步骤如下：
1．对图像进行色彩调整
1）打开“女装样品 1.jpg”，对图像使用【自动色阶】进行整体色调的调整。执行
【图像】→【调整】→【自动色阶】（图 2-3），该命令不必设置参数，能对图像的整体
色彩层级进行自动的调整，使图像色彩层次分明（图 2-�）。
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项目 2 图像处理 1�
2）使用【图层】→【新建调整图层】→【曲线】（图 2-�），调整图像整体亮度
（图 2-�）。
图 2-3 图 2-4
图 2-5 图 2-6
3）使用【图层】→【新建调整图层】→【色相 / 饱和度】（图 2-�），为图像增加
色彩饱和度（图 2-�）。
�）使用【色彩平衡】（图 2-�）强化环境色彩和人像 / 物体的局部色彩。这个步骤
必须根据所处理的图像的情况而进行调节，但一般可按这样的原则进行：
“中间调”：这个主要是指人像皮肤或者其它主体的本来颜色，如果你的图像中这
个颜色是合适的，那么就不必进行调整。
商务办公软件与设备应用 实训教程20
“暗部”：主要指人像或其它主体的暗部的颜色，如果周围的环境是冷色，那么这里
就应该调为冷色调，例如可以偏绿或者偏蓝。如果周围环境是暖色，那么就应该调暖。
“亮部”：主要指人像或其它主体的亮部的颜
色，一般可以调节为暖色。
2．对图像进行锐化处理
前面的颜色调节好后，就对图像进行锐化
处理。
1）将已有图层执行【Ctrl+Alt+Shift+E】进行
盖印，并移动到最顶层。
2）使用【滤镜】→【其他】→【高反差保
留】，设置【半径】为 1 像素（图 2-10）。
图 2-7 图 2-8
图 2-9
图 2-10
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项目 2 图像处理 21
3）将新的图层的【混合模式】设为【柔光】（图 2-11）。
�）如果要强化这种锐化效果，可以将这个图层复制多几个。
通过上面的调整，我们可以获得一张比较理想、符合一般人审美标准的样品照片
（图 2-12）。
图 2-11 图 2-12
3．改变产品颜色
改变产品颜色的操作技巧主要涉及【色相 / 饱和度】、选区、【历史记录画笔】等工
具的综合使用，轻松改变样品的色彩。图 2-13 是样品原始图片、图 2-1� 是处理样品为
紫色的图片、图 2-1� 是处理样品为绿色的图片、图 2-1� 是处理为黄色的图片。
图 2-13 图 2-14
商务办公软件与设备应用 实训教程22
�．改变图像指定位置的色彩
1）打开图片“女装样品 2.jpg”，执行【图像】→【调整】→【色相 / 饱和度】，准
备对样品为红色的服装进行色彩调整。
2）在【编辑】下拉式菜单中选择一个和即将改变成为服装颜色相近的选项，使用
【吸管】工具在该位置点击以确认颜色（图 2-1�）。
图 2-15 图 2-16
图 2-17
3）用【吸管】吸取颜色后，在【编辑】下拉式菜单中会显示出当前所选颜色的名称。
然后将【色相】设置为“�0”，此时图像中所有相似的颜色将自动调整为黄色（图 2-1�）。
�．指定选区并恢复图像
在处理背景环境较复杂的样品照片时（图 2-1�），如果单纯使用【色相 / 饱和度】
工具，那么对样品以及整个图片的背景都会产生影响（图 2-20），此时为了确保背景不
被影响，我们必须借助选区和【历史记录画笔】等工具，做到有的放矢（图 2-21）。
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项目 2 图像处理 23
图 2-18
图 2-19 图 2-20 图 2-21
1）打开图片“女装样品 3.jpg”，首先使用【色相 / 饱和度】工具调整颜色。然后使
用【多边形套索】工具将要调整颜色的服装部份选中（图 2-22），然后执行【选择】→
【反向】，将该服装以外的区域选中。
2）使用【历史记录画笔】工具，使用默认参数，调整笔头大小，然后将选区中的
图像恢复到最初的状态（图 2-23）。
�．图像褪底
图像褪底技术，又称“抠图”或“去背景”，通常应用于清除图像的特定区域，
或为这些区域添加特定效果。常用的工具有选框工具组、魔棒工具组、套索工具组、
钢笔工具组、抽出滤镜等。本任务主要使用【钢笔工具】，学习图像褪底技术的运用。
图 2-2� 是原图、图 2-2� 是退底后的图。
1）勾画路径。打开图片“男装样品 .jpg”，启用【钢笔工具】，并在工具属性栏中
商务办公软件与设备应用 实训教程2�
启用【路径】选项（图 2-2�）。然后使用【钢笔工具】沿着样品图像的边缘勾画选区，
直至起点处形成闭合路径（图 2-2�）。
图 2-22 图 2-23
图 2-24 图 2-25
图 2-26 图 2-27
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项目 2 图像处理 2�
2）将路径转换为选区。路径绘制完成后，进入路径面板，选中刚绘制好的路
径，然后点击面板下方的【将路径作
为选区载入】按钮，将路径转换为选
区（图 2-2�）。
（3）更改并羽化选区。启用【套
索工具】，再将鼠标移至选区范围内单
击右键，在弹出菜单中点击【选择反
选】（图 2-2�），更改选区的范围。然后
仍单击鼠标右键，选择菜单中【羽化】
（【Feather】）（图 2-30）。图 2-28
图 2-29 图 2-30
�）更改或清除选区的内容。启用【油漆桶工具】将选区填充为白色（图 2-31），
或新建图层将选区清除（图 2-32）。
图 2-31 图 2-32
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相关知识与技能
一、Photoshop 基本操作常识
1．关于“选区”
建立选区是指分离图像的一个或多个部分。 通过选择特定区域，您可以编辑效果
和滤镜并应用于图像的局部，同时保持未选定区域不变。
选区可以被复制、移动和粘贴，或保存和存储在 Alpha 通道中。Alpha 通道以灰度
图像的形式存储选区，可以通过添加 Alpha 通道来创建和存储蒙版。蒙版是一个选区，
它可以保护图像的局部不受您应用的处理操作的影响。
2．【色相 / 饱和度】命令
使用“色相 / 饱和度”命令，可以调整图像中某种特定颜色分量的色相、饱和度和
明度，或者同时调整全图的色相、饱和度和明度。在 Photoshop 中，此命令尤其适用于
CMYK 图像颜色的微调，以便图像的颜色处在输出设备的色域内。
按【Alt】键（Windows）或【Option】键（Mac OS）可将【取消】按钮更改为
【复位】。点击【复位】按钮可恢复“色相 / 饱和度”对话框中设置前的状态。
3．【历史记录画笔】工具
【历史记录画笔】工具可将选定的历史记录状态或快照的副本绘制到当前图像窗口中。
�．设定选区常用工具
1）【魔棒工具】：通过设置【容差】值的大小，控制工具的灵敏度选取图像范围。
这种工具只能应用于颜色简单、图形清晰的图像。对于色彩复杂、图形边缘不明确的
图像使用效果不好。
2）【套索工具】：作用与【魔棒工具】类似，不同之处在于【套索工具】是由操作
者自己控制选区范围，具有较大的灵活性。它的缺点和【魔棒工具】一样，对于色彩
复杂、图形边缘不明确的图像使用起来不方便。
3）蒙版：是一种高级的设定选区的技术，相当于一个八位灰阶的 Alpha 通道，它
能够对图像的特定区域进行各种操作而不影响其它区域，也不影响图像。用户编辑蒙
版时只能使用白色、黑色或者各种灰度颜色。“快速蒙版”和普通 Alpha 通道一样，黑
色为受保护区域，白色为可编辑区域；而在“蒙版”中，黑色为隐藏图像，白色为显
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项目 2 图像处理 2�
示图像。（相关知识：填充图层、调整图层）
�）【钢笔工具】：是处理复杂选区最有效的工具。它可以随意地勾画图像区域，形
成路径，然后将路径转换为选区，确保了最精确地选取图像。但它不是一个自动化工
具，需要由使用者手动进行全部的操作。
�．钢笔工具的使用技巧
1）使用【钢笔工具】在将要勾画的图像边缘的任意一点点击鼠标，以确定起点。
2）在勾画过程中可以使用辅助键：【Ctrl】键可选择和拖移锚点、【Alt】键可创建
角点。各个辅助键可以结合使用，具体的用途可参考软件界面最下方的状态栏。
3）勾画的最后步骤是用【钢笔工具】点击起点，形成闭合路径。
�）进入路径面板可看到刚创建的路径已保存为“工作路径”。点击路径面板下方
的【将路径作为选区载入】按钮，将路径转换为选区。
�）在路径面板的空白处点击，可取消选择的路径。
二、色彩原理及常见模式
1．色彩三要素
色彩的三要素为色相（图 2-33）、饱和度（图 2-3�）和亮度（图 2-3�）。
图 2-33
图 2-34
商务办公软件与设备应用 实训教程2�
电脑技术为色彩的表达提供了极限的可能（2� 位图像 2�×3=1����21� 种色彩；32
位图像 2�×�=�2�����2�� 种色彩），但实际能够通过眼睛和科学方法观测到的颜色只有
��0 万种，还有许多色彩无法准确表述。
决定颜色性质变化的要素主要有色相、亮度和饱和度。人的眼睛对颜色的感觉也
是以这三种要素特征为基础的。
2．Photoshop 中常用的色彩模式
1）RGB 模式。绝大多数可视光谱可通过红色（R）、绿色（G）和蓝色（B）按不同
比例和强度叠加来表示图 2-3�。在这三色光的重叠处可产生青色、洋红、黄色和白色。
RGB 颜色可合成白色，因此也称它们为加色。加色将所有颜色加在一起产生了白
色，即将所有光都反射回了眼睛产生的效果。加色用于光照、视频和显示器。例如，
显示器通过红色、绿色和蓝色荧光粉发射光产生颜色。
2）CMYK 模式。CMYK 模型以打印在纸上的油墨的光线吸收特性为基础表达色
彩。白光照射到半透明油墨上，色谱中的一部分光会被吸收，另一部分光则被反射回
眼睛（图 2-3�）。
图 2-35
图 2-36 图 2-37
理论上，纯青色（C）、洋红（M）和黄色（Y）三种色素叠加，会吸收所有光合成
黑色，因此被称为减色。由于打印油墨都包含一些杂质，这三种颜色油墨实际生成土
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项目 2 图像处理 2�
灰色，必须与黑色（K）油墨合成才能生成真正的黑色。将这四种颜色油墨按不同比例
混合重现颜色的过程称为四色印刷。
3）HSB 模式。HSB 模型以人类对色彩的感觉为基础，描述了颜色的 3 种基本特性：
①色相（H）是通过物体反射或透过物体传播
的颜色；②饱和度（S），有时称为彩度，是
指颜色的强度或纯度；饱和度表示色相中彩
色成分所占的比例。它从 0（灰色）至 100%
（完全饱和）的百分比来度量；③亮度（B）
是颜色的相对明暗程度，通常使用 0（黑色）
至 100%（白色）的百分比来度量。（图 2-3�）
3．Photoshop 工具箱工具列表
Photoshop 工具箱工具列表如图 2-3� 所示。
图 2-38
图 2-39
商务办公软件与设备应用 实训教程30
图像处理实训
【业务背景】
广东新禧贸易有限公司的业务员在对样品进行拍摄后，对数码拍摄的图像进行
处理。
【实训要求】
请你参照本章教学内容代表该公司，对用数码相机拍摄的样品（可以自行选择样
品）用 Photoshop 软件进行图像后期处理。
【实训步骤】
1．将数码图像导入到计算机；
2．调整样品色彩；
3．图像褪底处理；
�．在样品旁添加货号（自行编制）（图 2-�1）。
处理前 处理后
图 2-40 图 2-41 科
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理
项目要点
广东新禧贸易有限公司业务员用 Excel 表格制作了一份代理的
“优格尔”（YOUGO）品牌服装的产品价目表，以此为线索，介绍
了 Excel 表格制作的技巧，包括表格的设置、行高的设置、文字
居中、自动换行、强制换行、合并单元格、公司 LOGO（商标）的
制作、数据自动统计、数据自动筛选、冻结窗口、文本超链接等
相关知识。
业务背景
广东新禧贸易有限公司的业务员在完成“优格尔”服装样品的拍摄与后期图像处
理之后，将图片导入 Excel 表格来制作产品价目表。
能力目标
1．能熟练运用 Excel 软件制作表格；
2．熟练掌握图片导入 Excel 表格中；
3．熟练掌握 Excel 表格制作中快捷键的使用方法；
4．能熟练运用 Excel 表格中的常见函数来实现数据的自动统计；
5．熟练掌握 Excel 表格中的“冻结窗格”功能。
商务办公软件与设备应用 实训教程32
任务 Excel 表格的制作
任务描述
Excel 表格在外贸企业中使用非常广泛，在制作产品目录、对外报价单等情况下往
往选用 Excel 软件来制作这些单据，因为 Excel 表格制作的单据简洁而实用，方便数据
统计，修改也很方便。我们以广东新禧贸易有限公司代理的“优格尔”品牌服装为素
材用 Excel 表格制作一份产品目录表。
任务分析
从外贸企业的实际出发，使用 Excel 表格来制作产品价目表实质是制作对外报
价单。就服装产品而言，给新客户的报价单通常由四个部分构成（图 3-1）：公司抬
头，包括公司的完整名称、地址、联系方法等；单据名称、日期；报价信息，包括货
号（Item No.）、图片（Photos）（对新客户）、商品描述（Description of Goods）、颜色
（Color）、成分（Fabirc）、单价（Unit Price）；报价说明（Remarks）。
图 3-1
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 33
Excel 表格的制作步骤如下：
1．Excel 表格的建立
（1）新建一个空白 Excel 表格
方法 1 在计算机桌面用鼠标左键双击 Excel 图标，或点击【开始】→【程序】→
【Microsoft Office】，再单击 Excel 图标（图 3-2）。
图 3-2
方法 2 在已打开的 Excel 文档界面，用鼠标左键单击工具栏中的【新建】图标
（见图 3-3）。
方法 3 在已打开的 Excel 文档界面，可按【Ctrl ＋ N】键新建 Excel 表格。
（2）设置 Excel 表格基本格式
1）设置表格边框。这里以图 3-1 表格内容为例，表中有 9 行 6 列。首先设置外边
框，将鼠标放置“A1”的空格，按住左键拉至“F9”的位置再松开，单击右键出现对
话框，选择【设置单元格式】（图 3-4），出现对话框，选择粗线条的外边框（图 3-5），
然后设置内部边框，将鼠标放置“A4”的空格，按住左键拉至“F8”的位置再松开。
然后参照前面外边框的设置方式，在【单元格格式】界面选择默认线条，按左键单击
【外边框】和【内部】设置内部表格。
商务办公软件与设备应用 实训教程34
图 3-3
图 3-4 图 3-5
2）设置行高（列宽）。
方法 1 先将鼠标放置“4”的位置，按住左键拉至“8”的位置，按右键出现对话
框，选择【行高】设置为“70”（图 3-6）。方法 2 在 Excel 界面菜单栏中选择【格式】→【行】→【行高】设置行高为
“70”（图 3-7）。
3）文字居中。
方法 1 将鼠标放置“A4”的空格，按住左键拉至“F8”的位置。将鼠标移至工
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 35
图 3-6
图 3-7
具栏中，选择【居中】图标（图 3-8）。
方法 2 将鼠标放置“A4”的空格，按住左键拉至“F8”的位
置。单击右键出现对话框，选择【设置单元格格式】。将【水平对齐】
和【垂直对齐】栏都设置为【居中】（图 3-9）。
4）文字自动换行。将鼠标放置“A4”的空格，按住左键拉至
“F8”的位置。单击右键出现对话框，选择【设置单元格格式】，勾选 图 3-8
商务办公软件与设备应用 实训教程36
【自动换行】小方框（图 3-9）。
5）合并单元格。图 3-1 表格中第 1 行、第 2 行和第 9 行都需要进行合并单元格处
理。以第 1 行为例，首先将鼠标放置“A1”的空格，按住左键拉至“F1”的位置。单
击右键出现对话框，选择【设置单元格格式】，勾选【合并单元格】小方框（图 3-9）。
（3）输入文字及强制换行
按照图 3-1 表格中的内容输入文字。第 1 行的文字、第 3 行 F 列的文字在输入过
程中需要进行强制性换行操作。以第 3 行 F 列为例，输入 Unit Price 之后，按【Alt ＋
Enter】键进行强制性换行，然后再输入 USD 字符。
（4）图片导入 Excel 表格中
方法 1 将已处理好的图片放在一个文本框内，直接粘贴在表格中图片的位置处。
方法 2 选择菜单栏中【插入】→【图片】→【来自文件】，单击要插入的图片文
件名便可插入图片（图 3-10）。
（5）制作公司 LOGO
选择菜单栏中【插入】→【图片】→【自选图形】→【基本形状】→【平行四
边形】图标（图 3-11）。按住左键拉出一个平行四边形，双击该四边形出现对话框，
将【填充】中的“颜色”和【线条】中的“颜色”设置成红色或蓝色便完成一个图形
（图 3-12）。可以根据实际需要调整图形方向。重复上述步骤，得到两个红色和两个
蓝色的平行四边形，再移动位置组合成基本图形。
然后，插入一个文本框，输入公司 LOGO 英文标识。将所有的图形和文字组合
起来就构成了完整的公司 LOGO。具体方法是单击界面左下端工具栏【绘图】右边的
【选择对象】箭头图标（图 3-13），将所有内容框起来。右键单击箭头出现对话框，选
图 3-9
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 37
择【组合】，便将所有的图案和文字组合在了一起（图 3-14），将其拖到表头左上角的
位置，公司 LOGO 制作完成。
图 3-13 图 3-14
图 3-11 图 3-12
图 3-10
商务办公软件与设备应用 实训教程38
相关知识与技能
一、数据自动统计
1．加减乘除的函数
在 Excel 表格中，加、减、乘、除分别用“＋”、“－”、“*”、“/”来表示。Excel
有两种自动统计数据方式：按数学公式统计和使用 Excel 表格函数统计。
算 式 数学公式 Excel 表格函数
12 ＋ 25 ＝ 37 ＝ 12 ＋ 25 ＝ SUM(A1 ＋ B1)
50 － 25 ＝ 25 ＝ 50 － 25 ＝ SUM(A2 － B2)
25×25 ＝ 625 ＝ 25×25 ＝ SUM(A3*B3)
50÷25 ＝ 2 ＝ 50/25 ＝ SUM(A4/B4)
以“12 ＋ 25 ＝ 37”为例（图 3-15）。
图 3-15
数学公式方式的具体操作方法有两种：
方法 1 左键单击 C1，然后在工具栏中的“fx”符号后的空格中输入“＝ 12 ＋
25”，再单击“回车”，C1 表格中会自动显示统计结果“37”。
方法 2 左键单击 C1，直接在该表格中输入“＝ 12 ＋ 25”，再单击“回车”，C1
表格中会自动显示统计结果“37”。
使用函数来进行自动统计的操作方法有 4 种：
方法 1 左键单击工具栏中“fx”符号，出现“插入函数”对话框（图 3-16），选
择函数“SUM”（总数）或默认“SUM”后【确定】，出现另一个对话框（图 3-17），
“Number 1”栏默认为“A1:B1”，点击【确定】，C1 表格中自动统计结果显示是“37”。
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 39
图 3-16
图 3-17
“A1:B1”也可写成“A1 ＋ B1”。
方法 2 先选中 C1 表格，然后在工具栏中的“fx”符号后的空格中输入“＝ SUM
(A1 ＋ B1)”或“＝ SUM(A1:B1)”，点击空白表格或“回车”，C1 表格中便自动统计出
结果“37”。
方法 3 先选中 C1 表格，然后直接在 C1 表格中输入“＝ SUM(A1 ＋ B1)”或
“＝ SUM(A1:B1)”，点击空白表格或“回车”，C1 表格中便自动统计出结果“37”。
方法 4 选中 C1 表格，直接在 C1 表格中输入“＝ SUM(”，点击 A1，在 C1 中会
自动出现“A1”，输入“＋”或“:”，点击 B1，自动出现“B1”，再输入“)”，点击空
白表格或“回车”，C1 表格中便自动统计出结果“37”。
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2．自动累加统计
在 Excel 表中自动求和有两种方法：
方法 1 将光标放在 C1 的位置，按住左键拉到 C5 的位置后松开，然后点击自动
求和符号【∑】进行求和（图 3-15）。
方法 2 使用 Excel 表格函数求和。
注意
当数字中含有中文或英文字符时是无法自动累加统计的，应该将
这些中文或英文字符放在另一个表格中。例如图 3-18 中，合同的合计金
额（AMOUNT）、总数量（QUANTITY）所对应的列将英文字符与数字
分开录入，才进行的自动累加统计操作。
图 3-18
3．求平均值
平均单价可以使用 Average（平均值）函数直接计算得出，左键单击工具栏中的
“fx”符号，出现“插入函数”对话框（图 3-16），选择函数“AVERAGE”，点击【确
定】后出现另一个对话框（图 3-17），选择求平均值的数据区域，点击【Enter】键，
Excel 便可以自动计算出平均值。
以广州新禧贸易公司 2010 年的报表（YEARLY REPORT）（图 3-19）中货号为
MT0121 的产品为例。第一季度销售 25 000 件（PCS），第二季度销售 45 000 件（PCS），
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 41
二、数据自动筛选
为了提高阅读速度，按类别如品牌（brand）、颜色（color）、厂商（manufacturer）
等能迅速查找到有关产品信息，需要对 Excel 表数据进行自动筛选的设置。具体的设
置方法是：首先将鼠标放置“3”的位置，在菜单栏中依次点击【数据】→【筛选】→
【自动筛选】，第 3 行便出现许多按钮（图 3-20）。单击任何一个按钮都出现一个下拉菜
单，软件默认为【全部】，也可以自主选择所要筛选的项目（图 3-21）。
图 3-19
第三季度销售 52 000 件（PCS），第四季度销售 43 000 件（PCS），年平均每季度销售
量为 41 250 件，计算平均值的函数为“fx=AVERAGE(C4:F4:I4:L4)”。
图 3-20
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图 3-21
图 3-22
三、冻结窗口
有时候 Excel 表格的内容太多，无法在一个屏幕上显示出来，下移时又看不到表格
所对应的标题，此时需要设置冻结窗口。设置冻结窗口有两三种模式：
模式 1 横向冻结窗口
图 3-22 中的第 3 行为各列项内容的标题，在显示具体的内容时希望第 3 行不动。
单击纵向的“4”，再依次单击【窗口】→【冻结窗口】，便横向锁定了第３行内容
（图 3-22）。
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 43
模式 2 纵向冻结窗口
纵向冻结窗口的方式与横向冻结窗口的方式相同，区别在于单击横向的英文字母。
例如，若使纵向 A 栏目中的货号（Item No.）不动，则单击“B”后，其余步骤与横向
冻结窗口步骤相同。
模式 3 横向与纵向冻结窗口
有时纵向与横向的内容很多，无法在一个屏幕中显示所有的内容，需要同时冻结
横向与纵向窗口。在图 3-23 中 A ～ G 列下面的内容是对外报价表的信息，而 H ～ K
列下面内容的是厂商或供货商的信息（含未显示出的内容）。在 G 列与 H 列之间划分
为界限，将鼠标放置“H3”的位置，按住左键拖至“K9”（或未显示出来的部分），再
完成横向冻结窗口与纵向冻结窗口。
图 3-23
四、设置超链接
有时为了方便查找某个公司的详细资料，可以直接在 Excel 表中设置超链接。例如，
要直接查询广州宏达制衣有限公司的资料，可以直接左键点击该公司名称进行查询。
商务办公软件与设备应用 实训教程44
图 3-25
具体方法如下：
方法 1 左键单击菜单栏中的【插入】，再点击【超链接】，查找选择链接到的地址
进行超链接（图 3-24）。
方法 2 左键单击公司名称，再单击右键出现对话框，选择【超链接】，查找添加
链接到的地址进行超链接（图 3-25）。
图 3-24
五、查找与替换
有时需要快速查找某个数据或信息，或查找后对数据或信息进行修改替换，具体
方式如下：
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 45
方法 1 左键单击菜单栏中【编辑】→【查找】，出现“查找和替换”对话框，输
入【查找内容】，再单击【查找全部】或【查找下一个】按钮查找内容。若要替换内
容，则点击【替换】，输入需替换的内容，再单击【替换】或【全部替换】按钮即可
（图 3-26）。
图 3-26
方法 2 按【Ctrl ＋ F】便出现“查找和替换”对话框，然后按第一种方式的步骤
操作即可。
六、Excel 页眉页脚的设置
鼠标左键点击【视图】→【页眉和页脚】出现“页面设置”对话框（图 3-27），点
击“页脚”中的“第 1 页”或“第 1 页，共？页”选项即可。
图 3-27
商务办公软件与设备应用 实训教程46
七、Office 常用快捷键
使用快捷键有助于提高文字录入的速度和办公的效率。常用的 Office 办公软件的
快捷键作用如下（详细的快捷键用法参见附录 2）：快捷键 作用 快捷键 作用
Ctrl ＋ B 应用加粗格式 Ctrl ＋ Shift ＋ < 减小字号
Ctrl ＋ U 应用下划线格式 Ctrl ＋ ] 逐磅增大字号
Ctrl ＋ I 应用倾斜格式 Ctrl ＋ [ 逐磅减小字号
Ctrl ＋ E 段落居中 Tab 快速右移
Ctrl ＋ L 左对齐 End 移至行尾
Ctrl ＋ R 右对齐 Home 移至行首
Ctrl ＋ F 查找文字 Ctrl ＋ End 移至文档结尾
Ctrl ＋ A 包含整篇文档 Ctrl ＋ Home 移至文档开头
Ctrl ＋ C 复制格式 Ctrl ＋ N 创建与当前或最近使用过的文档类型相同的新文档
Ctrl ＋ V 粘贴格式 Ctrl ＋ O 打开文档
Ctrl ＋ S 保存文档 Ctrl ＋ W 关闭文档
Ctrl ＋ P 打印文档 Alt ＋ Ctrl ＋ S 拆分文档窗口
Ctrl ＋ D 设置字体 Ctrl ＋ Z 撤消操作
Ctrl ＋ Shift ＋ > 增大字号 Ctrl ＋ Y 恢复或重复操作
商务 Excel 表格实训
【业务背景】
广东新禧贸易有限公司与英国 LONUET UNITED LTD 的进口商经过贸易磋商基本
上达成交易。但在签订销售合同之前，进口商要求出口方寄出一份形式发票以供申请
进口许可证之用。
【实训要求】
请代表出口商公司参照本章 Excel 表格制作技巧，如设置表格、设置居中、自
动换行、强制换行、横向冻结窗口、自动数据统计、LOGO 制作等，以图 3-28 提供
的商业发票内容为模板，用 Excel 表格制作一份形式发票（PROFORMA INVOICE），
如图 3-28 所示。
【实训步骤】
1．设置基本表格模式；
2．合并单元格；
3．设置文字居中；
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项目 3 商务单据的 Excel 表格处理 47
4．设置自动换行；
5．录入公司抬头并强制换行；
6．录入其他文字；
7．插入图片；
8．自动统计金额；
9．将第 4 行内容锁定（冻结窗口）；
10．制作并导入公司 LOGO 和公章。
图 3-28
项目 4 商务Word 文档处理
项目要点
本章以广东新禧贸易有限公司业务为背景引入采用 Word 文档
制作形式发票，介绍了 Word 文档的建立、字体与行距的设置、表
格的绘制、文字录入、图像导入、文本超链接、拆分文档、文档
切换等相关知识。另外还介绍了常用的工具栏、各类快捷键的使
用，以便提高办公效率。
业务背景
经过询盘、报盘、还盘之后，出口商广东新禧贸易有限公司同意英国客户 LONUET
UNIED LTD 有限公司提出的要求，给予其 2% 的佣金，并寄送形式发票。
能力目标
1．能熟练运用 Word 文档制表；
2．熟练掌握 Word 文档中字体与行距的设置；
3．熟练掌握 Word 文档中快捷键的运用；
4．熟练掌握 Word 文档中图片的导入；
5．能熟练运用 Word 文档中的“拆分窗口”功能。
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项目 4 商务Word 文档处理 49
任务 Word 文档的制作
任务描述
Word 文档是每个人开始学习计算机最先了解的一种实用型办公软件，在外贸企
业业务中使用更广泛，从一般资料的处理到企业正规文件的制作都会用到。本章要求
以广东新禧贸易有限公司应进口方 LONUET UNIED LTD 申请办理进口许可证为背景，
用 Word 文档制作一份正式的形式发票。
任务分析
形式发票通常由三个部分构成：公司抬头，包括公司名称、地址、联系方法等；
单据名称、受票人、发票号码、发票日期；发票信息，包括货号（ITEM NO.）、品名
及规格（COMMODITY & SPECIFICATION）、数量（QUANTITY）、价格（PRICE）、
合计（AMOUNT）等（图 4-1）。
图 4-1
商务办公软件与设备应用 实训教程50
Word 文档的制作步骤如下：
1．新建 Word 文档
（1）新建一个空白 Word 文档
方法 1 在计算机桌面用鼠标左键双击 Word 图标，或点击【开始】→【程序】→
【Microsoft Office】，再单击 Word 图标（见图 4-2）。
图 4-2
图 4-3
方法 2 在已打开的 Word 文档界面，用鼠标左键单击工具栏中的【新建】图标
（见图 4-3）。
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项目 4 商务Word 文档处理 51
方法 3 在已打开的 Word 文档界面，可按【Ctrl ＋ N】键新建 Word 文档。
（2）设置 Word 文档基本格式
1）设置页面。
方法 1 点击菜单栏【文件】→【页面设置】，在对话框中设置“页边距”、“纸张”
等属性（见图 4-4、图 4-5）。页边距中的上下距设成 2.5 厘米，左右距设成 2.2 厘米，
方向选择纵向（为默认方向）。纸张大小选择 16 开（A4 为默认纸张大小）。
图 4-4 图 4-5
方法 2 鼠标左键双击 Word 文档左边标尺，便出现【页面设置】对话框，然后再
按方法一的要求设置页边距、纸张的大小。
2）设置基本行距。
方法 1 单击菜单栏【格式】→【段落】，弹出【段落】对话框（见图 4-6）。设置
行距为固定值 18 磅（默认值为单倍行距）。
方法 2 在 Word 文档中空白处单击鼠标右键出现对话框，点击【段落】（见图 4-7），
进入【段落】设置界面。
方法 3 通过快捷键设置基本行距。【Ctrl ＋ 1】单倍行距、【Ctrl ＋ 2】双倍行距、
【Ctrl ＋ 5】1.5 倍行距、【Ctrl ＋ 0】为在段前添加一行间距。其他行距属性则按上述两种
方法之一设置。
3）设置基本字体。
方法 1 直接在工具栏中设置英文五号（中文五号宋体为默认值）为基本字体（见
图 4-8）。
方法 2 按【Ctrl ＋ D】键，弹出【字体】设置对话框（图 4-9），再按要求设置字体。
商务办公软件与设备应用 实训教程52
图 4-6 图 4-7
图 4-9
图 4-8
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项目 4 商务Word 文档处理 53
方法 3 快捷键设置字体大小。【Ctrl ＋ Shift ＋ >】增大字号、【Ctrl ＋ Shift ＋ <】
减小字号、【Ctrl ＋ ]】逐磅增大字号、【Ctrl ＋ [】逐磅减小字号。
方法 4 在 Word 文档空白处单击鼠标右键选择【字体】，可进入对话框内设置字体。
2．制作 Word 文档表格
（1）手工制作表格
1）调用制表图标。
方法 1 单击菜单栏中【表格】→【绘制表格】，软件会自动插入制表栏目
（图 4-10）。
方法 2 将鼠标置于 Word 文档第一栏的空白处，单击右键弹出菜单栏，选择【表
格和边框】，软件会自动插入制表栏目（图 4-11）。
图 4-11
图 4-10
商务办公软件与设备应用 实训教程54
2）手工制表。左键单击制表栏目中的【绘制表格】图标（图 4-10），画出所需的
空白表格。
3）擦除多余的栏目。左键单击制表栏目中的【擦除】图标（图 4-10），可擦除多
余的栏目例如擦除第三行的竖线条（图 4-12）。
图 4-12
4）设置中部居中。首先，选中需设置的表格（图 4-12），再选择工具栏中居中设
置图标，点击【中部居中】（图 4-13）。
（2）插入表格
左键单击工具栏中【插入表格】图标的箭
头（图 4-14）→【插入表格】弹出【插入表格】
对话框（图 4-15）（或直接点击【插入表格】图
标）。设置“表格尺寸”列数为 5，行数为 10，
勾选【根据内容调整表格】（图 4-15）。
图 4-14
图 4-13
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项目 4 商务Word 文档处理 55
（3）表格自动套用格式
在【插入表格】对话框中，设置列数为 5，行数为 10，再单击【自动套用格式】
弹出对话框（图 4-16），选择合适的“表格样式”，然后确定。
图 4-16图 4-15
3．形式发票 Word 文档的录入
（1）抬头录入
1）参照基本字体的设置方法，在【字体】对话框中设置抬头字体格式为居中、黑
体、英文 4 号字体，并输入公司大写的英文名称。
2）设置空心字体 G 和 X。首先选中需要设置的字母，再参照基本字体的设置方
法，在【字体】对话框中设置“效果”为空心。
3）输入公司地址及联系方式，并在【段落】对话框界面将行距设置为固定值 15 磅。
（2）单据名称录入
方法 1 在工具栏中设置发票名称字体格式为居中、4 号黑体、英文、下划线、2
倍行距，再输入发票的英文名称。
方法 2 按【Ctrl ＋ E】键设置居中，按【Ctrl ＋ B】键设置黑体，按【Ctrl ＋ U】
键设置下划线，按【Ctrl ＋ Shift ＋ >】键将字体设为 4 号，按【Ctrl ＋ 2】键设置 2 倍
行距，再输入发票的英文名称。
（3）受票人、发票号码、出票日期录入
方法 1 如图 4-1，直接输入受票人信息后，在第二、三行按空格键，再输入发票
号码和出票日期。
方法 2 如图 4-1，直接输入受票人信息后，在第二、三行按【Tab】键，再输入
商务办公软件与设备应用 实训教程56
图 4-17
图 4-18
发票号码和出票日期。
方法 3 如图 3-1，直接输入受票人信息后，将发票号码和出票日期输入一个文
本框内（图 4-17），鼠标左键双击该文本框出现对话框（图 4-18），
分别设置填充颜色和线条颜色为“无填充颜色”和“无线条颜色”，
再将文本置于发票恰当的位置。
（4）发票内容录入
方法 1 按【Caps Lock】键，然后在前面已设置为“中部居中”的（图 4-12）表
格中录入发票内容。
方法 2 从已有的文档中粘贴相关内容。按左键选中需要粘贴的内容，或双击左键选
中一个段落，在点击工具栏中的“复制”图标（或按【Ctrl ＋ C】键），再将光标置于需粘
贴的位置，点击工具栏中的“粘贴”图标（或按【Ctrl ＋ V】键）将复制内容粘贴过来。
（5）导入图片
将已制作好的图片（公司的 LOGO 或公章）插入到 Word 文档中。
方法 1 单击菜单栏中【插入】→【图片】→【来自文件】（图 4-19），选择所需
的图片插入表格中（图片不可移动）。
方法 2 首先设置文本框，然后按方法 1 的步骤将图片插入文本框内，按实际需要
保留或去掉文本框边框的颜色。移动文本框至合适的位置。文字会自动环绕在图片周
围；若图片已经组合则覆盖在文字上。
方法 3 首先按方法 1 的做法插入一张图片（图片无法移动），鼠标左键单击图片
出现一个工具栏，选择该工具栏中的【文字环绕】图标弹出一个下拉菜单，单击【四
周型环绕】（图 4-20），图片就可移动至所需位置。
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项目 4 商务Word 文档处理 57
图 4-22
相关知识与技能
一、Word 文档在国际商务中的应用
在贸易实践中，企业常用 Word 文档来制作企业宣传资料、贸易合同、传真模板、格
式合同、格式发票、受益人证明以及各类有关机构的表格单据等。
二、Word 文档页眉页脚的设置
鼠标左键点击菜单栏中的【视图】→【页眉和页脚】
（图 4-21），弹出【页眉和页脚】对话框，点击【在页眉和页
脚间切换】图标即自动转到页脚（图 4-22）。输入“第 页
共 页”后将其居中，输入光标移至“第 页”中间，单击
【插入页码】图标自动出现“1”字，输入光标移至“共 页”
中间，单击【插入页数】图标自动出现“1”字，并且每页都
会自动变化，如在第 4 页上就会出现“第 4 页 共 4 页”。如
果整个文档页数为 10 页，也可以直接录入“10”字，这时在
第 1 页上显示的是“第 1 页 共 10 页”。
图 4-19 图 4-20
图 4-21
商务办公软件与设备应用 实训教程58
图 4-24
三、Word 文档超链接
在贸易实践中，有时需要快速查找资料，如某个货号、图片、公司等信息，可以
在 Word 文档中直接设置超链接。
方法 1 选中需要建立超链接的文字或图片，单击【插入】→【超链接】（图 4-23），
在弹出的对话框中，选择需要设置超链接到的资料的文件名即可。
方法 2 选中需要设置超链接的文字或图片，单击右键弹出下拉菜单（图 4-24），
点击【超链接】，在弹出的对话框中，单击需要设置超链接到的资料的文件名即可。
图 4-23
四、文档间的切换
在编辑文档时同时打开了多个文档，有时需要查看另一个文档或 Excel 表格内容，
就需要在两个文档之间进行切换。
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项目 4 商务Word 文档处理 59
方法 1 用鼠标直接左键单击屏幕下方任务栏中所需的文档。
方法 2 按【Alt ＋ Tab】键在两个或两个以上文档之间进行切换。
五、拆分文档
在编辑文档时，可以就某个文档窗口进行拆分，分成上下两个显示窗口。撤销拆
分文档时，只要左键单击工具栏上的【窗口】→【取消拆分】，或将中间拆分线往上或
往下移至边缘即可。拆分窗口方法如下：
方法 1 左键单击菜单栏中的【窗口】→【拆分】（图 4-25）便出现两个窗口，单
击左键确定。
方法 2 将鼠标置于屏幕右上角【 】处，按住左键往下拉，便出现两个窗口
（图 4-26）。
图 4-25 图 4-26
方法 3 按【Alt ＋ Ctrl ＋ S】便可将窗口拆分为两个窗口（图 4-27）。
图 4-27
商务办公软件与设备应用 实训教程60
商务 Word 文档实训
【业务背景】
广东新禧贸易有限公司与英国 LONUET UNITED LTD 进口商经过贸易磋商达成交
易。该公司的业务员正制作一份销售合同，为签约做准备工作。
【实训要求】
请参照第 2 章 2.4 中实训练习中图 4-28 形式发票的内容，用 Word 文档制作一份销
售合同（SALES CONTRACT）。在制作过程中尽量使用快捷键，文本框及文字的中部
居中等技能。
【实训步骤】
1．新建 Word 文档并设置基本字体、边距和行距；
2．录入公司抬头并适当改变字体和行距；
3．使用“插入表格”自动生成表格，并调整表格间距；
4．录入表格中其他信息；
5．制作公司的 LOGO 和公章并插入销售合同中。
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. 项目 5 PPT 幻灯片的制作
项目要点
以广东新禧贸易有限公司的业务背景引入采用 PowerPoint
（PPT）软件来制作企业宣传短片，介绍了 PPT 文档的建立、幻灯
片母版的设置、字体与行距的设置、文本框的运用、文字录入、
图片导入、图片裁剪、动作设置、幻灯片切换、插入艺术字、超
链接、自动播放等相关知识。
业务背景
广东新禧贸易有限公司准备参加即将到来的广交会，为了在交易会上更好地介绍
公司和推广业务等，需要利用 PPT 软件制作企业宣传短片。
能力目标
1．能熟练掌握 PPT 幻灯片母版的设置；
2．能熟练掌握 PPT 中字体与行距的设置；
3．能熟练将图片导入 PPT 中；
4．能熟练掌握 PPT 中文本框的运用技巧；
5．能熟练掌握 PPT 中动画的运用技巧；
6．能熟练在 PPT 中应用文本或音像资料的链接；
7．能熟练进行幻灯片自动播放的设置。
