Les principes du concours des « Trophées financiers de la Défense »

Document de travail

Présentation des projets candidats aux trophées financiers de la défense

Les Rencontres de la communauté financière

12 juin 2014

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Les principes du concours des « Trophées financiers de la Défense »

Les objectifs du concours

Valoriser le travail des services budgétaires et comptables Mettre en valeur les initiatives collectives portant sur la qualité de

la production et la performance des services budgétaires et comptables

Les projets soumis pouvaient porter sur différentes thématiques :• Organisation /gouvernance• Ressources humaines• Qualité du service rendu• Outils• Processus

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Présentation des 16 projets candidats

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Tableau récapitulatifService concerné Libellé du projet Thématique

SCA / CACIC Réalisation d'un dispositif d'enseignement à distance (E-Learning) au CIC Ressources humaines de la famille Finances

DMPA Comité de revue des coûts Organisation / gouvernanceDIRISI Accompagnement des acteurs du circuit financier de la DIRISI à l'aide de

courtes vidéos didactiquesQualité de service rendu

CFMD Formations financières : Initiation financière (IFIN) et Confirmation financière (CFIN)

Ressources humaines de la famille Finances

PFAF-NE Mise en œuvre d'une démarche LEAN sur le processus d'exécution de la dépense au sein de la PFAF Nord-est

Processus

PFAF-SE Dématérialisation des recettes non fiscales ProcessusSPAC Modernisation de la chaîne financière : dématérialisation des factures,

des pièces de marchés et du service faitProcessus

SCA / CACIC AGIR AGIR application de gestion interne des risques au service de la performance du contrôle interne comptable (CIC)

Processus

GSBdD Belfort Mémento SAF à l'usage des soutenus ProcessusPFAF-CE Dématérialisation duplicative des factures au sein de la PFAF CE du SCA ProcessusCACIC, PFAF, CAMID Mise en œuvre du contrôle allégé en partenariat avec la DDFiP du

Finistère au profit de 2 services exécutants du SCA ProcessusDRHAA Démarche "Masse salariale 2015" OutilsEMA-PPE Le déploiement du contrôle interne budgétaire au sein du programme

178 - "préparation et emploi des forces"Outils

CESGA CRISTAL : Comptabilité et Restituttions Interarmées Spécifiques aux Trésoreries Adaptées à la LOLF

Outils

EMA-MA SIMPLEX (Solutions Innovantes et Management Participatif pour L'Exportation)

Outils

DGA Référentiel d'imputations CHORUS pour le fonctionnement et les investissements de la DGA (P.144 et P.146)

Outils

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Les projets Organisation, gouvernance,

ressources humaines et qualité de service rendu

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Fiche projet « Trophées financiers de la Défense »

Réalisation d'un dispositif d'enseignement à distance (E-Learning) au CICSCA/CACIC

• Lancement : octobre 2012

• Conception : d’octobre à décembre 2012

• Expérimentation : de février à mars 2013

• Généralisation : depuis mars 2013

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Principaux jalons

Dans la continuité du déploiement du CIC, le CACIC a conçu et lancé un programme de formation en présentiel (1ères sessions de formation en 2012). Afin de prolonger cette dynamique, le CACIC s'est rapproché de la Marine et de l'ETRS pour concevoir un dispositif d'enseignement à distance (EAD), permettant d'élargir le panel de formés (notamment à destination des agents en régions ou en Outre-mer) et d'optimiser les coûts de la mise en formation ; ce qui a abouti à la conception d’un programme de formation e-learning en 6 modules et un quiz final.

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Comité de revue des coûts DMPA

• Validation du projet par le ministre : été 2013

• 1er comité :octobre 2013

• 2ème comité : novembre 2013

• 3ème comité : février 2014

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Principaux jalons

Afin de répondre au contexte de diminution de la ressource et d'optimisation de la cohérence physico-financière, la DMPA a souhaité mettre en œuvre une méthodologie ministérielle de maîtrise des risques en lien avec la DCSID. L'objectif est de caractériser précisément les investissements liés aux infrastructures de la défense.

L’instance "Comité de revue des coûts" a ainsi été créée pour caractériser le lien entre le besoin Infrastructure et sa valorisation financière, de valider le meilleur coût d'une OILI (opération d'investissement liée aux infrastructures) et de fixer le niveau de provision pour risques au juste besoin.

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Accompagnement des acteurs du circuit financier de la DIRISI à l'aide de courtes vidéos didactiquesDIRISI

• Début du cadrage du projet : janvier 2014

• Lancement de la conception: mars 2014

• Déploiement : juin 2014D

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Principaux jalonsAfin de fiabiliser les échanges entre services

bénéficiaires et services financiers de la chaîne DIRISI, en favorisant une compréhension partagée des enjeux financiers et en sécurisant les compétences, la DIRISI a pris l'initiative de renforcer la diffusion des connaissances et la formation par des sessions d'information et des visioconférences dispensées au profit de l'ensemble de ses personnels.

De plus, la DIRISI s’est lancée dans la création et la mise en ligne sur son site Intradef des courtes vidéos didactiques, portant sur des aspects techniques de la fonction finances, au format MOOC (massive open online course – méthodologie de formation à distance). Voir sur intranet : http://portail-dirisi.intradef.gouv.fr/communication-information/index.php/12-article-a-la-une-com/196-nouveau-les-mooc-dirisi-de-la-finance

http://portail-dirisi.intradef.gouv.fr/communication-information/index.php/12-article-a-la-une-com/196-nouveau-les-mooc-dirisi-de-la-finance

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Formations financières : Initiation financière (IFIN) et Confirmation financière (CFIN) CFMD

• Création : 2004

• Mise à jour annuelle : octobre/novembre pour l’année suivante

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Principaux jalons

Afin de répondre aux enjeux d'adaptation et d'optimisation de la fonction financière, de la filière budgétaire comme de la filière d'exécution financière, le CFMD a créé, il y a dix ans, deux modules (IFIN et CFIN) de formation visant à professionnaliser les cadres intervenants au sein de la fonction financière. Ces modules sont actualisés chaque année.

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Les projets Processus

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Mise en œuvre d'une démarche LEAN sur le processus d'exécution de la dépense au sein de la PFAF Nord-est

PFAFNord-Est

• Phase 1 de diagnostic : septembre 2013

• Phase 2&3 d’analyse des processus et de recherche de voies d’amélioration : décembre 2013

• Phase 4 de contrôle : en cours

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Principaux jalons

Afin de réduire le délai global de paiement par la maîtrise du délai gestionnaire, la DCSCA a initié une démarche LEAN sur le processus d’exécution de la dépense : elle a mené une étude du processus allant de la réception de la facture au sein de la PFAF jusqu'à sa validation par le responsable de paiement dans Chorus, en associant dans le diagnostic et l'élaboration des pistes d'amélioration les opérateurs « terrain ».

Le projet répondait à un double objectif :- optimiser le processus d'exécution de la dépense- consolider la logique de bout-en-bout

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Dématérialisation des recettes non fiscales (RNF)PFAFSud-Est

• Lancement : mai 2013

• Expérimentation : septembre 2013

• Généralisation : depuis octobre 2013 (projet en cours)D

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Principaux jalonsCompte tenu de l'importance de l'activité RNF dans la

PFAF-SE (10% du montant des dépenses exécutées) et des faibles effectifs disponibles, la PFAF-SE et la DDFiP 83 ont souhaité dématérialiser ce processus pour en accroître la performance : - Dématérialisation des pièces justificatives de RNF en collaboration avec le service recouvrement de la DDFiP 83- Intégration des PJ dans Chorus dès la saisie de l'ordre d'acceptation permettant à l'ordonnateur de ne plus imprimer les pièces et de disposer en temps réel des pièces afférentes à chaque dossier- Mise à disposition pour les RUO de la situation des recettes par l'intermédiaire d'une intégration sur l'espace collaboratif de la PFAF-SE

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Modernisation de la chaîne financière : dématérialisation des factures, des pièces de marchés et du service faitSPAC

• Date de lancement de la conception : mars 2013

• Expérimentation : juin à décembre 2013

• Généralisation : janvier à juin 2014

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Principaux jalons

Dans la continuité du déploiement de Chorus, la loi de modernisation de l'économie (LME) de 2012 permet aux services de l'Etat de dématérialiser une partie des processus financiers.

Dans un contexte de contraction des ressources et de recherche de réduction des délais globaux de paiement, le SPAC a souhaité expérimenter la dématérialisation des factures, des pièces de marchés et du service fait afin de proposer à ses fournisseurs au choix : une dématérialisation native, une saisie des factures via internet sur le portail Chorus ou une dématérialisation duplicative (scan).

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AGIR application de gestion interne des risques au service de la performance du contrôle interne comptable (CIC)SCA/CACIC

• 1ère phase de l’expérimentation : de janvier 2012 à février 2013

• 2ème phase de l’expérimentation : de septembre 2013 à mars 2014

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Principaux jalons

La DCSCA s'est portée volontaire pour expérimenter en 2012 l'application de la DGFiP, déployée dans l'ensemble du réseau du ministère des finances en 2010. Le CACIC est la structure chargée de mettre en œuvre la phase de test en qualité de 2ème niveau de CIC. L’application web AGIR permet de mesurer l’efficacité des dispositifs de contrôle, le suivi de la planification et la réalisation des contrôles par les 2 niveaux (CIC1 et CIC2).

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Mémento SAF à l'usage des soutenusGSBdD Belfort

• Lancement : août 2013

• Cadrage et conception : d’août 2013 à mars 2014

• Déploiement : avril 2014D

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Principaux jalons

Face à la complexification de la chaîne Achats-Finances, a émergé un besoin de clarifier les rôles et responsabilités des acteurs de la chaîne et les méthodes de travail associées auprès des soutenus de la BdD. Pour y répondre, les différents bureaux du SAF ont décidé de rédiger un mémento à l'attention des soutenus présentant les services qu'ils leur délivrent, sous forme de logigrammes orientés "prestations de service de soutien".Ainsi de manière synthétique et visuelle, l'objectif du mémento est d'aider les soutenus à mieux comprendre la réforme du soutien et l'organisation des services qui en découle.

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Dématérialisation duplicative des factures au sein de la PFAF CE du SCA

PFAFCentre Est

• Lancement : mai 2012

• Conception: mai 2012 à janvier 2013

• Expérimentation: février à mai 2013

• Généralisation: en coursD

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Principaux jalons

Dans la continuité du déploiement de Chorus, la loi de modernisation de l'économie (LME) de 2012 permet au service de l'Etat de dématérialiser une partie des processus financiers.

Dans un contexte de contraction des ressources et de réduction des délais globaux de paiement, le SCA a souhaité expérimenter la dématérialisation des factures, pièces de marchés et service fait dès septembre 2013 au sein de la PFAF CE et aux autres PAF par la suite.

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Mise en œuvre du contrôle allégé en partenariat (CAP) avec la DDFiP du Finistère au profit de 2 services exécutants du SCA

CACIC, PFAF CAMID

• Lancement du contrôle partenarial du CAMID : 2010

• Lancement du contrôle partenarial du PFAF Ouest : novembre 2013

• Résultat : avril 2014

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Principaux jalons

Afin de répondre aux objectifs de réduction des délais de paiement, d’accélération des remboursements des frais de déplacements et changements de résidence, de diminution du montant des intérêts moratoires et de sécurisation des activités financières et comptables, le CACIC (antenne de Brest) a mené conjointement avec la PFAF Ouest, le CAMID et la DDFiP 29 des travaux d’audit mesurant la pertinence et l’efficacité des dispositifs de maîtrise des risques comptables afin de mettre en œuvre un contrôle allégé en partenariat (CAP).

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Les projets Outils

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Démarche « Masse salariale 2015 »DRHAA

• 1ère phase : conception du DPG organique et développement du SI Athos

• 2ème phase : Pilotage

• Finalisation : mai 2014D

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Principaux jalons

La nouvelle architecture budgétaire effective pour le PLF 2015 installe le DRHAA comme RBOP T2, unifiant ainsi le périmètre organique budgétaire et RH relevant de sa responsabilité. Le bureau Pilotage des ressources a décidé de saisir cette opportunité pour consolider dès 2014 son projet de construction de Document Prévisionnel de Gestion Organique à travers la mise en œuvre de l'outil ATHOS (Analyse TecHnique des Opérations Solde). Cet outil doit permettre de mettre en cohérence la planification budgétaire annuelle et la planification pluriannuelle (A+5) des effectifs, afin de piloter finement la masse salariale grâce à un lien physico-financier robuste, selon un calcul consolidé de coûts moyens par profil d'effectifs.

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Le déploiement du contrôle interne budgétaire au sein du programme 178 - "préparation et emploi des forces"EMA-PPE

• Mobilisation de l’équipe : 2011

• Parution du premier guide : 2012

• Actualisation : 2013D

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Principaux jalons

Face aux difficultés d'utilisation de Chorus au démarrage (2010), le P178 a souhaité y apporter une réponse rapide en rendant cohérent les modalités d'utilisation du SIFE à tous les niveaux de responsabilité (RPROG, RBOP, RUO et SE). Il s'est attaché à faciliter la compréhension de la gestion appliquée à Chorus en remédiant aux difficultés et en réalisant un guide de contrôle interne budgétaire établissant les principes et procédures à mettre en œuvre à l’intention des acteurs budgétaires. Le guide se compose de fiches action décrivant les modes opératoires validés par les utilisateurs chorus ainsi que les restitutions Chorus nécessaires à l'action de maîtrise.

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CRISTAL : Comptabilité et Restitutions Interarmées Spécifiques aux Trésoreries Adaptées à la LOLFSCA/CESGA

• Lancement : janvier 2009

• 1er Déploiement : 2010

• Depuis 2010 : ajustement et généralisationD

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Principaux jalons

La modification des procédures applicables aux trésoreries militaires, l'embasement et l'interarmisation du soutien a engendré la nécessité d'avoir recours à un nouveau SI comptable interarmées : Cristal.

- Cristal local est déployé dans chaque trésorerie militaire ou régie, pour répondre aux exigences d'utilisation quelque soit la disponibilité des réseaux (notamment en OPEX)

- Cristal central assure les restitutions et le pilotage de l'ensemble et la communication avec Chorus.

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SIMPLEX (Solutions Innovantes et Management Participatif pour L'Exportation)EMA-MA

• Lancement: octobre 2011

• Conception : avril 2013

• Expérimentation : juin 2013

• Actualisation : novembre 2013 D

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Principaux jalons

La division maîtrise des armements de l’EMA (EMA/MA) a la responsabilité de piloter les actions de soutien aux exportations menées par les armées au profit des industriels français (notamment par la mise à disposition d’experts des armées et de démonstrations de matériels).

Afin de pouvoir mieux quantifier, suivre, coordonner et piloter efficacement l’ensemble des actions SOUTEX, et d’assurer la facturation, la division EMA/MA a décidé de lancer le projet SIMPLEX. Ce projet doit permettre de définir des procédures interarmées, et harmoniser et formaliser les règles de calcul des coûts facturés aux bénéficiaires de prestations SOUTEX.

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Référentiel d'imputations CHORUS pour le fonctionnement et les investissements de la DGADGA

• Lancement: septembre 2010

• conception : novembre 2010

• Expérimentation : février 2011

• Déploiement : février 2012

• Dernière actualisation : décembre 2013

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Principaux jalons

Au déploiement de CHORUS (2010), de nombreuses erreurs sont constatées dans les imputations saisies dans l'outil (codes activités erronées, incohérences centre financier / code activité).

Face à l'enjeu de fiabilisation des imputations budgétaires dans CHORUS, au titre de ses actions de contrôle interne budgétaire, le bureau du budget de fonctionnement et d'investissements de la DGA a conçu puis diffusé un référentiel d'imputations CHORUS sur le périmètre de l'ensemble de programmation (EP) DGA.

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