Kiểm soát khoản phải thu - Account receivables management

QUẢN LÝ KHOẢN PHẢI THU

Nguồn:

- Internet

Account receivables management

Cập nhật: 07/02/2017 – V0

Tài chính & quản trị 2www.facebook.com/F4managers

Thanh toán trả chậm PHẢI TRẢPHẢI THU

Kh

ách

hàn

g A

Kh

ách

hàn

g B

Kh

ách

hàn

g C

Nh

à cu

ng

cấp

X

Nh

à cu

ng

cấp

Y

Nh

à cu

ng

cấp

Z

1. Thanh toán trả chậm trong kinh doanh là việc luôndiễn ra dù muốn hay không, mỗi một doanh nghiệpvừa đứng ở góc độ người mua và người bán do đóvừa đóng vai trò chủ nợ và con nợ

2. Các khoản phải thu luôn chứa đựng nhiều rủi ro:

- Không thu được nợ (mất hoàn toàn)

- Khách hàng chây lì, trì hoãn việc thanh toán

- Khách hàng thanh toán không đúng tiến độ, gâyảnh hưởng xấu đến việc hoạch định dòng tiềncủa doanh nghiệp

3. Đây là việc không thể tránh được, do đó phải kiểmsoát & quản lý một cách hiệu quả.

Kiểm soát bằng cách:

1. Thiết lập chính sách công nợ, hạn mức tín dụng(thời hạn thanh toán, đối tượng áp dụng).

2. Chính sách bán hàng (trong đó bao gồm thẩmquyền và trách nhiệm liên quan đến công nợ).

3. Hệ thống báo cáo, theo dõi nợ phải thu: ngườiphụ trách, tổ chức dữ liệu, hệ thống báo cáo,người lập báo cáo, người xem báo cáo và chỉ đạoxử lý các vấn đề liên quan.

http://www.facebook.com/F4managers


Thời hạn thanh toán

Yếu tố để xem xét cho khách hàng:

1. Lịch sử thanh toán

2. Uy tín người chủ, ban điều hành

3. Bảo lãnh thanh toán (của ngân hàng)

4. Mục đích mua hàng (sản xuất, thương mại)

5. Chính sách bán hàng

6. Dòng tiền của công ty (thời hạn trả nhà cung cấp, vay ngắn hạn ngân hàng, tiền vốn của công ty)

7. Chính sách của đối thủ

8. …



Thời hạn thanh toán

1. Tham chiếu ngân hàng: sử dụng các mối quan hệ với cán bộ ngân hàng để tìm hiểu thông tin về khách hàng (kháchhàng cũng sẽ có quan hệ tín dụng với ngân hàng dù ít hay nhiều), ngân hàng không thể cung cấp thông tin một cáchchính thống nhưng những lời nói mang tính hàm ý cũng có thông tin quan trọng về năng lực tài chính, ban lãnh đạo.

2. Từ các đối tác: các đối tác có quan hệ mua, bán, cung cấp dịch vụ với khách hàng cũng là nguồn thông tin đáng giáđể tham khảo về năng lực, uy tín của khách hàng.

3. Thăm viếng khách hàng: thăm cơ sở vật chất, nhà xưởng, kho bãi, đánh giá trình độ quản lý, điều hành và tình hìnhkinh doanh của khách hàng.

4. Báo cáo tài chính: Nếu khách hàng là công ty niêm yết hoặc công ty đại chúng thì BCTC có thể truy cập dễ dàng, dựavào đó có thể phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh, năng lực tài chính, triển vọng của khách.

5. Thông tin từ các kênh khác: ví dụ thông tin liên quan đến công ty, ban điều hành của khách hàng

a. Các vụ kiện, tranh chấp pháp lý với cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan nhà nước

b. Nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội

c. Các bản phân tích về công ty hoặc ngành nghề kinh doanh của khách hàng

d. Phá sản, tranh chấp pháp lý của khách hàng/nhà cung cấp quan trọng của khách hàng

e. Xếp hạng tín dụng từ các công ty cung cấp dịch vụ xếp hạng tín dụng

f. …

THU THẬP VÀ XÁC MINH THÔNG TIN KHÁCH HÀNG



Hạn mức tín dụng

Dựa trên kết quả của các tiêu chí đánh giá khixem xét thời hạn thanh toán, năng lực tài chínhcủa công ty kết hợp với doanh số mua, tần suấtmua, thói quen mua hàng, một số khách hàng sẽđược cấp hạn mức tín dụng, tức là số tiền nợ tốiđa của một khách hàng.

Ví dụ: thời hạn thanh toán cho khách hàng A là30 ngày kể từ ngày hóa đơn, với hạn mức nợ tốiđa vào mọi thời điểm là 10 tỉ.

Đặc biệt lưu ý:

1. Phải xem xét thời hạn thanh toán và hạn mức tíndụng là 2 vấn đề tách bạch nhau, tức tới hạn thanhtoán thì phải trả tiền dù hạn mức chưa dùng hết.

2. Điểm 1 nói trên có vẻ hiển nhiên nhưng trong thựctế áp dụng có công ty vẫn chấp nhận cho kháchhàng chưa sử dụng hết hạn mức thì chưa trả tiềncũng được, dẫn đến việc khách hàng lợi dụng điểmnày để chiếm dụng vốn, mua gần đến hạn mức tốiđa rồi không mua nữa, không trả nợ và đi mua chỗkhác.

3. Dù có vẻ ngớ ngẩn nhưng việc đánh đồng 2 kháiniệm này vẫn xảy ra do áp lực bán hàng (bán hàngbằng mọi giá) Rủi ro cực kỳ cao, nhiều bài học vềthiệt hại đã xảy ra trong thực tế.



Hạn mức tín dụng Sau khi đánh giá, chốt được hạn mức và thời hạn thanh toán



Kiểm soát phải thu

Khoản phải thu phải được kiểm soát chặt chẽ, dù công ty có phầnmềm hay theo dõi bằng thủ công bằng excel cũng cần phải đượcthực hiện theo đúng quy trình:

1. Phòng Bán hàng (sales) là đơn vị chịu trách nhiệm đối với khoảnphải thu, đôn đốc thu hồi nợ (kế toán không làm việc này).

2. Thiết lập cơ chế kiểm soát hạn mức tín dụng (vượt hạn mứckhông cho xuất hàng). Cán bộ quản lý từng cấp được phânquyền phê duyệt một mức vượt nhất định (quy định rõ trongbảng phân quyền) và phải chịu trách nhiệm về phần vượt này.

3. Các thông tin và biễu mẫu kiểm soát được thiết lập đơn giản,được cập nhật gần như lập tức (real time), nếu có độ trễ thìkhông quá 1 ngày (dù là phần mềm hay excel). Các báo cáo theodõi công nợ phải được các cấp quản lý xem xét định kỳ, ít nhất 1tuần/lần.

4. Kiểm soát chặt sẽ tránh tình trạng Sales đẩy hàng gởi đại lý đểđạt doanh số (treo nợ phải thu) nhằm có tiền thưởng và sau đónghỉ việc để lại hậu quả cho công ty giải quyết.

Các báo cáo thường dùng:

1. Báo cáo nợ sắp tới hạn

2. Báo cáo tuổi nợ

3. Báo cáo nợ quá hạn



Theo dõi nợ phải thu

NHẮC NHỞ TRƯỚCTHEO DÕI CÔNG NỢ GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Theo dõi chặt chẽ các khoảnphải thu dựa trên thời hạnthanh toán và:

- Các khoản nợ sắp tới hạn

- Các khoản nợ tới hạn

- Các khoản nợ quá hạn

Khi gần đến hạn thanh toán,nhân viên theo dõi công nợhoặc nhân viên kinh doanhkhéo léo nhắc nhở kháchhàng về các hóa đơn sắpđến hạn thanh toán

Ngoài việc nhắc nhở trước,với các khoản nợ lớn doanhnghiệp thường phát hànhgiấy đề nghị thanh toán vàgởi chính thức tới kháchhàng, tác dụng:

- Nhắc nhở việc thanhtoán

- Một hình thức xác nhậncông nợ (nếu thấy khôngđúng họ sẽ phản ứng)



Báo cáo kiểm soát



Xác nhận công nợ

So sánh

Phải thu(Bên bán)

Phải trả(Bên mua)

Mục đích của biên bản xác nhận công nợ:

1. Đối chiếu số liệu (số hóa đơn, số tiền, ngày trả…) 2 bên ghi nhận cókhớp hay không, rất nhiều trường hợp không khớp (bên mua nói trảrồi, bên bán nói chưa trả, cấn trừ công nợ 3 hoặc nhiều bên…)

2. Là xác nhận mang tính pháp lý, là bằng chứng “trước tòa” Cần sựxác nhận của người có thẩm quyền bên nợ, và đóng dấu tròn nếu làpháp nhân.

Tần suất đề nghị:

1. Công ty lớn: hàng tháng

2. Công ty vừa: hàng quý

3. Công ty nhỏ: 6 tháng/lần

4. Tất cả các công ty: chốt số và xác nhận vào ngày 31/12 hàng năm

Có thể áp dụng nguyên tắc 20/80về giá trị các khoản phải thu (khikhông thể đối chiếu hết 100%)



Cảnh báo lừa đảo

Nhà sản xuất Đại lý/Cò

Khách hàng A

Khách hàng B

Khách hàng C

Khách hàng D

Khách hàng E

Đặc điểm nhận dạng

1. Đại lý/cò trực tiếp điều phối thanh toán, chuyển tiền cho nhà sản xuất.

2. Dùng tiền của khách hàng này thanh toán cho khách hàng khác (cókhách luôn trả trước, có khách nợ rất lâu nhưng không trả).

3. Đại lý/cò có uy tín làm việc nhiều năm, có hạn mức tín dụng nhưnghầu như không có mua bán trực tiếp (hoặc rất ít).

4. Các khách hàng của đại lý/cò không xác nhận công nợ.



Cách thức lừa đảo này rất tinh vi:

1. Xây dựng uy tín qua một thời gian rất lâu dài trong giao dịch với nhà sản xuất.

2. Có hạn mức tín dụng dù không sử dụng trực tiếp mà thông qua việc cho khách hàng củaĐại lý/cò được thiếu.

3. Khách hàng của đại lý hầu như không bao giờ xác nhận công nợ, lý do là nhiều người chỉlấy hóa đơn hợp thức hóa đầu vào, không thực sự mua hàng. Việc thanh toán tiền theo sựchỉ định của đại lý/cò.

4. Nhà sản xuất không được phép tiếp xúc với khách hàng (thậm chí không biết khách hàng).

5. Việc quản lý công nợ, kiểm soát dòng tiền với các khách hàng của đại lý hoàn toàn khôngkiểm soát được (đại lý lấy tiền của khách hàng này thanh toán cho khách hàng khác).

6. Đại lý/cò có thể tự mua hàng và bán dưới giá mua, nhằm mục đích lấy tiền để xoay (lấychỗ này trả chỗ kia) Làm rối loạn thị trường.

Cảnh báo lừa đảo


Tài chính & quản trị 13Tài chính & quản trị 13https://www.facebook.com/F4managers

HƯỚNG DẪN THỰC TẾ


Chiết khấu thanh toán

Thời hạn hưởng chiết khấu(Ví dụ 10 ngày)

Thời hạn thanh toán (ví dụ 30 ngày)

0 10 30 ngày

Ví dụ ký hiệu: 1/10,n/30

- Thời hạn thanh toán 30 ngày

- Thanh toán trong vòng 10 ngày đầu, kể từ ngày hóa đơn được giảm 1%

1. Khuyến khích khách hàngthanh toán sớm

2. Tỉ lệ chiết khấu được tínhtrên cơ sở so sánh với lãisuất ngân hàng, nhưng phảiđủ hấp dẫn để khuyến khíchkhách hàng

Mục đích:

1. 1% cho 20 ngày tươngđương lãi suất năm là baonhiêu ?

2. Lãi suất năm = (1%/20) x 360= 18%/năm

Lãi suất năm

1. Bán hàng ngày 01/02/2016 điều kiện thanhtoán 1/10,n30, trị giá 10 triệu đồng. Nếukhách thanh toán trong vòng 10 ngày:

2. Số tiền hóa đơn: 10,000,000

3. Chiết khấu 1%: 10,000,000 x 1% = 100,000

4. Số tiền khách thanh toán: 9,900,000

Ví dụ

Lưu ý: chính sách chiết khấu phải có văn bản

của công ty quy định rõ ràng, nếu không chi phí

này sẽ không được Thuế công nhận



Tổ chức dữ liệu

Dù công ty có sử dụngphần mềm hay chỉ sửdụng excel thì tổ chứcdữ liệu dạng như thếnày sẽ rất đơn giảntrong việc theo dõikhoản phải thu với cáctiêu chí:

- Ngày tới hạn

- Ngày quá hạn

Mục đích là để kiểmsoát dòng tiền vào cũngnhư các rủi ro về nợ quáhạn bằng công cụ đơngiả mà hiệu quả củaExcel, đó là Pivot Table




Bước 1:

a. Quyét chọn bảng dữ liệu

b. Chọn Tab “Insert”

c. Click vào “PivotTable”

PivotTable là một

kỹ thuật xử lý số

liệu đơn giản

nhưng rất mạnh

mẽ, nên nắm bắt

cách sử dụng



Bước 2:

a. Chọn một số tiêuchí cần trình bày

b. Chọn ô “0-0”, clickchuột phải, chọngroup




Bước 3:

a. Chọn khoảng cáchgiữa các nhóm nhưminh hoạ (30 ngày)

b. Click ok





Bước 4:

a. Format lại bảng, cósố liệu như hình

b. Ví dụ các khoảnchưa quá hạn là9.5 tỉ

c. Ví dụ: các khoảnquá hạn từ 1 đến30 ngày là 7.2 tỉ

https://www.youtube.com/watch?v=FvrNRKy5UAQ

Xem Video trên youtube (rất nhiều)


https://www.youtube.com/watch?v=FvrNRKy5UAQ



Dùng PivotTable đểxem chi tiết chotừng khách hàng,cho từng hoá đơn




Có thể vẽ đồ thị từ dữ liệu PivotTable để cập nhật tự động



Báo cáo thực tế

Ví dụ 1 báo cáo thực tếin ra từ phần mềm ERP(Microsoft Dynamic AX)



Biên bản đối chiếu công nợ thực tế

Ví dụ 1 biên bản thực tếin ra từ phần mềm ERP(Microsoft Dynamic AX)


Kiểm soát khoản phải thu - Account receivables management

Economy & Finance

Transcript of Kiểm soát khoản phải thu - Account receivables management