7/23/2019 ipi172524

1/6

Analisis Pelaksanaan Manajemen Logistik di UKM Mart KPRI Tegap PonjongGunungkidul Yogyakarta

Singgih Purnama, C. Dyah S. Indrayanti, Andre N.RahmantoPendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Keguruan dan Ilmu PendidikanUniversitas Sebelas Maret, Surakarta

the_trouble_maker@ymail.com

Abstract : The result of research showed that: (1) the logistic management proceededwell without very disrupting problem/constraints. The implementation of logisticmanagement from planning to the set logistic control, either discipline in administration ororder in performing it, thereby minimizing the fault and gap in company, (2) theconstraints encountered in the implementation of logistic management in Mart KPRITEGAP SMSE of Ponjong Gunungkidul Yogyakarta included: (a) delayed merchandisedelivery; (b) Less Developing Administrative Computer Technology, (c) less plannedWarehouse building and layout, (d) simple transportation vehicle. (3) The solution to dealwith the constraints in the implementation of logistic management in Mart KPRI TEGAPSMSE of Ponjong Gunungkidul Yogyakarta included: (a) to increase the number ofmerchandise supplier, (b) to improve the administrative computer technology, and (c) torenovate the warehouse building and to revise the warehouse layout, and (d) to provideHand Palet.

Keywords: analysis, logistic management, cooperate.

I. PendahuluanPengelolaan manajemen

logistik yang baik ditunjukan dengan

membuat laporan pertanggungjawabansecra berkala kepada manajer umumyang selanjutnya disampaikan kepadaatasan (Top Manager), sehingga dapatdigunakan sebagai informasi untukmengambil keputusan kaitannyadengan hal-hal pokok dalampengelolaan logistik. Untuk menghindariadanya hambatan atau kemacetan kerjadalam kegiatan logistik, makadibutuhkan informasi-informasi yangteratur dan tepat. Misalnya, seorangpetugas yang membutuhkan barang-

barang supaya menentukan apa sajayang dibutuhkan, kapan dibutuhkan,dan dimana dibutuhkan.

Salah satu hambatan kegiatanlogistik adalah tidak tersedianyabarang-barang yang diminta oleh parapersonel, sehingga akan menimbulkankemacetan kerja. Dengan demikianmerupakan suatu keharusan adanyasuatu kerja sama dan koordinasi yangsempurna di antara mereka yangmenentukan kebutuhan dan bagimereka yang membeli barang-barang

sehingga tercapai kesempurnaan danefisiensi kerja.

Untuk mengatasi kendala-

kendala tersebut, hendaknya dalamperusahaan atau instansi yang besarmengikuti pembagian tugas manajemenlogistik modern adalah sebagai berikut :bagian perencanaan dan penentuankebutuhan, penganggaran, pengadaan,penyimpanan dan penyaluran,pemeliharaan, penghapusan, sertapengendalian logistik. Dengan adanyapembagian tugas tersebut diharapkanmampu meringankan dalampengelolaan peralatan danperlengkapan perusahaan.

Konsekuansi dari pembagiantugas manajemen logistik tersebut,pembinaan/pengelolaan bidangperalatan dan perlengkapan bukannyasemakin mudah, sebaliknya cenderungsemakin kompleks. Oleh karena itubidang manajemen logistik menuntutperhatian dan penertiban yang lebihserius dari para personel.

Berdasarkan uraian tersebut diatas terlihat bagaimana perananmanajemen logistik itu sangatdibutuhkan dalam menunjang serta

memfasilitasi seluruh pekerjaan,

mailto:the_trouble_maker@ymail.commailto:the_trouble_maker@ymail.com

7/23/2019 ipi172524

2/6

terutama kegiatan operasionalperusahaan. Sehingga denganmanajemen logistik yang baik, efisiensidan efektivitas dapat terwujud.

Lokasi UKM Mart KPRI TEGAPPonjong Gunungkidul Yogyakarta yangstrategis dan memiliki akses yang baikdari berbagai arah sehingga cocokuntuk berbelanja bagi anggotakhususnya dan masyarakat umumnya.Para anggota melihat bahwaperkembangan usaha ini sangat baikterbukti dari perkembangan yangsangat pesat dilihat dari segi penjualanyang telah menjadi tempat berbelanjaanggota koperasi dan masyarakatsekitar. Ini membuktikan bahwakeberadaan UKM Mart KPRI TEGAPPonjong Gunungkidul Yogyakartamemang sangat diterima dengan baikoleh anggota dan masyarakat karenaUKM Mart KPRI TEGAP PonjongGunungkidul Yogyakarta menyediakantempat berbelanja yang nyaman dandilengkapi dengan berbagai fasilitasseperti vocer belanja bagi anggotakoperasi dan bonus kelipatan belanjauntuk masyarakat.

II. Kajian Literatura. Manajemen

Manajemen dibutuhkan setiaporganisasi karena tanpa adanyamanajemen semua usaha yangdilakukan akan sia-sia dan pencapaiantujuan akan sulit. Menurut Sondang P.Siagian dalam Sulistryo, dkk. (2003: 3)menyatakan bahwa Manajemen adalahkemampuan atau ketrampilan untukmemperoleh suatu hasil dalam rangkapencapaian tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya denganmenggunakan kegiatan orang lain.Sedangkan menurut T. Hani

Handoko (2003: 8) yang mengutippendapat James A. F. Stoner dalambukunya Management, menyatakanbahwa manajemen adalah prosesperencanaan, pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi danpenggunaan sumber daya-sumber dayaorganisasi lainnya agar mencapai tujuanorganisasi yang telah ditetapkan.

Geoger R. Terry (2005: 1)berpendapat bahwa Manajemenadalah suatu proses atau kerangkakerja, yang melibatkan bimbingan ataupengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuanorganisasional atau maksud-maksudyang nyata. Manajemen adalah suatukegiatan, pelaksanaannya adalahmanaging atau pengelolaan, sedangpelaksananya disebut manager ataupengelola.

b. LogistikIstilah logistik sudah banyak

dikenal di dalam masyarakat, terutamamelalui lembaga atau instansi yangmempunyai urusan tersebut. Kalanganmasyarakat tertentu mengenal betuladanya Badan Urusan Logistik dandalam kegiatan organisasi sehari-harihampir selalu ada kegiatan logistik.Semua ini menunjukan, bahwa istilahlogistik sudah cukup populer dikalangan masyarakat kita.

Secara etimologis, logistikberasal dari bahasa Yunani kuno, yaitulogistikos yang berarti

terdidik/terpandai dalammemperkirakan berhitung. Pada zamanmodern pun istilah ini masih memilikiarti yang sama, walaupun penggunaandalam arti seperti itu sudah jarangdipakai. Menurut Subagya M.S (1996:6) yang mengatakan Logistikmerupakan suatu ilmu pengetahuan danatau seni serta proses mengenaiperencanaan dan penentuankebutuhan, penganggaran, pengadaan,penyimpanan, dan penyaluran,pemeliharaan, penghapusan,

penyimpanan, penyingkiran danpenghapusan, serta pengendalianmaterial atau alat.

Sedangkan pengertian logistikmenurut Donald J. Bowersox yangditerjemahkan oleh Hasymi Ali (2002:13), menyatakan bahwa Logistikadalah proses pengelolaan yangstrategis terhadap pemindahan danpenyimpanan barang, suku cadangandan barang jadi dari para supplier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dankepada pelanggan.

7/23/2019 ipi172524

3/6

c. Manajemen LogistikManajemen logistik sangat

diperlukan dalam suatuperusahaan/instansi terutama yangbergerak dalam bidang perdagangan.Untuk lebih memperjelas pengertiantentang manajemen logistik makaSubagya M.S. (1996: 9) menyatakanbahwa manajemen logistik adalahSalah satu ilmu manajemen yang adapada dasarnya adalah ilmu manajemenyang mengkhususkan dalam bidangpengelolaan barang-barang yangdipakai untuk kegiatan operasionalsuatu perusahaan atau instansi.

Ruang lingkup kerjanyamencangkup aktivitas perencanaan danpenentuan kebutuhan, penganggaran,pengadaan, penyimpanan danpenyaluran, pemeliharaan,penghapusan, serta pengendalianlogistik. Dalam prakteknya manajemenlogistik juga menjalankan fungsi-fungsimanajemen seperti perencanaan,pengorganisasian, penyusunanpersonalia, pengarahan, danpengawasan.

Menurut Donald J. Bowersox

yang diterjemahkan oleh Hasymi Ali(2002: 13) menyatakan bahwaManajemen logistik modern dapatdidefinisikan sebagai prosespengelolaan yang strategis terhadappemindahan dan penyimpanan barang,suku cadang dan barang jadi dari parasupplier, diantara fasilitas-fasilitas

perusahaan dan kepada parapelanggan.

III. Metodologi PenelitianPenelitian dilaksanakan di UKM

Mart KPRI TEGAP PonjongGunungkidul Yogyakarta berlokasi diJln. Jend. Sudirman, Kerjo, Genjahan,Ponjong Gunungkidul 55892Yogyakarta. Penelitian ini dilaksanakanselama enam bulan terhitung mulaidisusunanya proposal penelitian sampaidengan selesainya penyusunan laporanpenelitian ini yaitu mulai bulan Februari2013 sampai dengan Juli 2013.Penelitian ini menggunakan metodedeskriptif kualitatif, untuk mengetahuipelaksanaan manajemen logistik di

UKM Mart KPRI Tegap Ponjong

Gunungkidul Yogyakarta. Menggunakanteori penelitian H.B. Sutopo Dalammenentukan informasi, penelitimenggunakan teknik purposivesampling (sampel bertujuan).Disamping penggunaan teknikpurposive sampling, peneliti jugamenggunakan teknik bola salju atausnowball sampling. Jumlah sampelakan berkembang sampai informasiyang dibutuhkan mencukupi.

IV. Hasil Dan PembahasanAktivitas pelaksanaan

manajemen logistik UKM Mart KPRITEGAP Ponjong GunungkidulYogyakarta dibagi menjadi 7 (Tujuh)tahap, yaitu : Membuat perencanaandan menentukan macam kebutuhanlogistik. Setelah perencanaan dinilaisudah matang, maka segera membuatperincian atau detailering barang-barang yang dibutuhkan, Menyediakandana sesuai kebutuhan untukpengadaan produk atau perlengkapansetelah perencanaan dan penentuankebutuhan dipastikan benar dandiketahui untuk ruginya, serta telah

diolah secara benar dan menyeluruh,Pengadaan logistik di UKM Mart KPRITEGAP Ponjong GunungkidulYogyakarta dilakukan dengan carapembelian produk dan perbaikanperalatan. Dalam proses pembelianbarang di UKM Mart KPRI TEGAPPonjong Gunungkidul Yogyakarta tidakditentukan terlebih dahulu denganpemberian jadwal, akan tetapipembelian dilakukan ketika persediaanbarang menipis dan permintaanmelunjak atau naik. Pengadaan barang

juga dilakukan dengan cara perbaikanperalatan. Kegiatan tersebut dilakukanapabila ditemui peralatan dalam kondisirusak yang masih memilikikemungkinan untuk diperbaiki, Aktivitaspenyimpanan logistik UKM Mart KPRITEGAP Ponjong GunungkidulYogyakarta dilaksanakan di dalamgudang yang sekaligus digunakansebagai tempat pendistribusian.Pelaksanaan kegiatan distribusi logistikUKM Mart KPRI TEGAP PonjongGunungkidul Yogyakarta dibagi menjadi

dua, yaitu internal distribution dan

7/23/2019 ipi172524

4/6

eksternal distribution. Internaldistribution kegiatannya dimulai daripenerimaan barang dari para supplierdigudang lalu disalurkan menuju tokountuk di display sesuai produk.Kemudian eksternal distribution adalahkegiatan penyelurann produk/barangyang berada di toko kepada pembelidengan bantuan staf pelayanan,Mempertahankan kondisi barang danperalatan, baik barang bergerakmaupun tidak bergerak diperlukanteknik merawat, memperbaiki,merehabilitasi dan penyempurnaandengan baik dan benar, Pengelolaanlogistik terhadap barang/peralatan yangkadaluwarsa, tidak terpakai, rusakdengan melakukan penghapusan.

Aktivitas penghapusan berperanpenting dalam rangka pengendalianbarang-barang logistik yang menumpuktidak berguna. Penghapusan untukbarang-barang yang memiliki bataskadaluwarsa dilakukan penarikanmaksimal 2 bulan sebelum tanggalkadaluwarsa yang telah ditentukan,

Aktivitas pengendalian berperan pentingdalam rangka penetapan standart,

meminimalisir kesalahan yang terjadisaat pelaksanaan tugas/pekerjaan,serta menjadi informasi bagi pimpinanperusahaan dalam pengambilankeputusan.

Kendala-kendala yang adadalam menerapkan manajemmenlogistik di UKM Mart KPRI TEGAPPonjong Gunungkidul Yogyakarta yaitu :Pengadaan terhambat, karenaketerlambatan pengiriman barang daripara supplier. Keterlambatanpengiriman barang menyebabkan fungsi

pengadaan tidak terlaksana sesuaidengan perencanaan yang telahditetapkan. Terhambatnya pengadaanlogistik ini akan mengganggupenyelenggaraan internal distribution,Fasilitas penunjang kegiatan sudah outoff date, sebab pengolahan data dibagian administrasi masihmenggunakan komputer pentium tigadengan windows 2000 dan XP. Hal inimenyebabkan komputer sering eror danloadingnya sangat lambat ketikamembuka file berkapasitas besar,

Masalah di gudang adalah kurangnya

perhatian dan perencanaan saatpembangunan sehingga bangunangudang kurang layak untuk lokasipenerimaan barang oleh para suppliersehingga perlu direnovasi. Selain itutata ruang (lay out) dan alur kerja mulaidari barang masuk hingga barangkeluar kurang baik, Alat angkut yangmasih sederhana menyebabkan boroswaktu dan tenaga. Di UKM Mart KPRITEGAP Ponjong GunungkidulYogyakarta alat angkut barang darigudang menuju toko masihmenggunakan alat yang sederhana,yaitu troli barang. Sehinggamemperlambat akses kerja.

Usaha untuk mengatasikendala tersebut dengan : Untukmengatasi masalah pengadaan barang,Manajer Logistik UKM Mart KPRITEGAP Ponjong GunungkidulYogyakarta berupaya mencari rekanankerja/supplier baru untuk diajak

kerjasama dalam hal pengadaanbarang. Sehingga tidak akan terjadiketerlambatan pengiriman, Pengadaanfasilitas dengan mengajukanperencanaan dan penganggaran untuk

pembelian tiga unit komputer denganProsessordan Memoryyang memadai,Untuk memelihara saranan danprasarana produk dan peralatan,Manajer Logistik telah berencana akandilakukann perluasan area untuksupplier dan renovasi bangunangudang. Serta membuat danmenetapkan sistem dan prosedurpenyimpanan barang. Gudang akansegera diatur kembali agar akses kerjalebih lancar dan teratur, Dalam halnyaalat angkut yang kurang mendukung,

maka Manajer Logistik telahmengajukan anggaran untuk pembelianHand Palet.

V. Simpulan dan SaranAktivitas pelaksanaan

manajemen logistik UKM Mart KPRITEGAP Ponjong GunungkidulYogyakarta meliputi : Membuatperencanaan dan menentukan macamkebutuhan logistik, Menyediakan danasesuai kebutuhan untuk pengadaanproduk atau perlengkapan, Pengadaan

logistik di UKM Mart KPRI TEGAP

7/23/2019 ipi172524

5/6

Ponjong Gunungkidul Yogyakartadilakukan dengan cara pembelianproduk dan perbaikan peralatan,pelaksanaan kegiatan distribusi logistikUKM Mart KPRI TEGAP PonjongGunungkidul Yogyakarta dibagi menjadidua, yaitu internal distribution daneksternal distribution. Internaldistribution, mempertahankan kondisibarang dan peralatan, baik barangbergerak maupun tidak bergerakdiperlukan teknik merawat,memperbaiki, merehabilitasi danpenyempurnaan dengan baik danbenar, aktivitas penghapusan berperanpenting dalam rangka pengendalianbarang-barang logistik yang menumpuktidak berguna., aktivitas pengendalianberperan penting dalam rangkapenetapan standart, meminimalisirkesalahan yang terjadi saatpelaksanaan tugas/pekerjaan, sertamenjadi informasi bagi pimpinanperusahaan dalam pengambilankeputusan.

Kendala-kendala yang adadalam menerapkan manajemmenlogistik di UKM Mart KPRI TEGAP

Ponjong Gunungkidul Yogyakarta yaitu :karena keterlambatan pengirimanbarang dari para supplier mengganggupenyelenggaraan internal distribution,fasilitas penunjang kegiatan sudah outoff date, sebab pengolahan data dibagian administrasi masihmenggunakan komputer pentium tigadengan windows 2000 dan XP, gudangkurang layak untuk lokasi penerimaanbarang oleh para supplier sehinggaperlu direnovasi dan tata ruang (lay out)dan alur kerja mulai dari barang masuk

hingga barang keluar kurang baik, Alatangkut yang masih sederhanamenyebabkan boros waktu dan tenaga.

Usaha untuk mengatasikendala tersebut dengan : manajerLogistik UKM Mart KPRI TEGAPPonjong Gunungkidul Yogyakartaberupaya mencari rekanankerja/supplierbaru, Pengadaan fasilitasdengan mengajukan perencanaan danpenganggaran untuk pembelian tiga unitkomputer dengan Prosessor danMemory yang memadai, untuk

memelihara saranan dan prasarana

produk dan peralatan, Manajer Logistikberencana akan dilakukann perluasanarea untuk supplier dan renovasibangunan gudang, alat angkut yangkurang mendukung maka ManajerLogistik telah mengajukan anggaranuntuk pembelian Hand Palet.

Berdasarkan simpulan dapatpeneliti sampaikan beberapa saranyaitu: Agar biaya transportasi lebihringan maka disarankan pimpinanberani mengambil resiko untuk menjualbarang-barang elektronik secaralangsung tanpa pemesanan terlebihdahulu. Agar produk-produk di UKMMart KPRI TEGAP PonjongGunungkidul Yogyakarta tidak hanyadikenal oleh kalangan Pegawai NegeriSipil saja melainkan juga dikenal pihakmasyarakat, maka disarankan untukmenjadi sponsor suatu acara untuklebih memperkenalkan produk-produkUKM Mart KPRI TEGAP PonjongGunungkidul Yogyakarta. Untukmeningkatkan pendapatan UKM MartKPRI TEGAP Ponjong GunungkidulYogyakarta, diharapkan diadakanpromo-promo yang menarik seperti

diskon pada produk-produk yangterbaru agar dapat mendorong parapembeli untuk berkunjung. Memintapara supplier untuk menyediakanbarang-barang yang unik dan menariksehingga barang yang dijual tidakmonoton. Dalam upayamemperkenalkan produk-produk yangada, maka disediakan catalog padasetiap keranjang barang pengunjungsehingga mempermudah para pembelidalam memilih dan menentukan segalasesuatu yang akan dibeli.

7/23/2019 ipi172524

6/6

DAFTAR PUSTAKA

Bowersox, Donald J. 2002. ManajemenLogistik I. Jakarta: Bumi

Aksara.Hadi Sumarto, Rumsari, Lukas Dwiantara.

2004. Manajemen Logistik.Jakarta: Grassindo.

Handoko T. Hani. 2003. Manajemen.Yogyakarta: BPFE.

Subagya M. S. 1996. Manajemen Logistik.Jakarta: PT Toko Gunung

Agung.Sulistriyo, Ign. Wagimin, Hery Sawiji. 2003.

Pengantar Manajemen.Surakarta: UNS Press.

Terry, Rue. 2005. Dasar-DasarManajemen. Jakarta : Bumi

Aksara.