Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
Hvorfor innbokskontroll?
- mindre stress - mer etterrettelig - mindre tid på e-post
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
Stress
tanken på uløste oppgaver
2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
- Har du glippet på oppgaver grunnet e-post ikke er besvart i tid?
- Har du irritert deg over andre som ikke besvarer e-post?- Har du opplevd dobbeltarbeid (purringer, ekstra søk),
pga. e-post ikke er håndtert ordentlig i tide?
”In Wordpress we almost only used email when working with people on the outside”
Scott Berkun, Intralife 2015
Etterrettelig, definisjon:
-Gjøre det du sier du skal gjøre-Svare når du bør-At ting ikke
glipper
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
For mange oppgaver?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
Oppgave
Oppgave
OppgaveOppgave
skille uløst fra løst
- Hvordan sikrer du deg at e-post i innboksen du må håndtere senere, faktisk blir håndtert?
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
fiske uløste
eller
fjerne løste
den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 11
Til innboks
Nyhetsstrøm
fiske uløste
eller
fjerne løste
Innbokskontroll, definisjon:- Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave
@
@@@@
@@ @@@
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Jobbe mer?
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver2. Mindre tid per oppgave3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
- mindre stress - mer etterrettelig - mindre tid på e-post
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og andre
Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Hver e-post er en oppgave
Handling eller
Referanse?
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
MAIL
Referanse / Handling
Referanse
Handling
Hvor skal vi lagre informasjonen??
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi
Tilføre verdi?
• Avsender?
• Tidspunkt/-rom?
Tilføre verdi!• Krever/krever ikke handling i et prosjekt?• Krever handling i fremtiden?• Referanseinfo tilknyttet spesifikt prosjekt• Spesifikk dokumentasjon