Sykehusapotekene, Helse Sør-ØstOslo, 2.september 2015
Jørn KippersundAllmennlege, foredragsholder, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no
2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.
1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.
11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %
For mange oppgaver, for lite tid?
Fastlege
EktefelleSkiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Nattlegevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff3-barns far
Stress
tanken på uløsteoppgaver
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
- Alt du gjør er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av ”Making Ideas Happen”)
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy
Hvor tar du vare på dine uløste oppgaver?
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
Verktøy
= løst
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy
= løst
= referanse
ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver
= uløst
= innboks
Verktøy= løst
= referanse= arkiv
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv
Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes
Primærinnboks
- Dekkes av dine daglige vaner
Spesial-
/prosjektinnbok
s
-Dult eller varsel
nødvendig
Nyhets-strøm, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir borte etter en tid med
mindre du aktivt plukker dem
opp/merker dem
Til innboks
Nyhets-strøm
Referanseinfo
ARBEIDSPLATTFORM
Innboks Arkiv
Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der
• oppgaver blir liggende til de aktivt
fjernes / merkes
• oppgaver kan fjernes / aktivt
merkes
Nyhets-strøm
Arkiv
Hvorfor innbokskontroll?
Hva er innbokskontroll?
Hvordan innbokskontroll?
Hva er innbokskontroll?
Få meldinger i innboks, kontroll med de som er der
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der
Hvorfor innbokskontroll?
- mer etterrettelig - mindre stress -mindre tid på
e-post
Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke
skille uløst fra løst
skille uløst fra løst
skille ulest fra lest
fiske uløste
eller
fjerne løste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
fiske uløste(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste(= den er jeg ferdig med)
UlestStjerne
Flagg
Mappe
Liste
den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med
den må jeg følge opp
eller
den er jeg ferdig med
fjerne løstefiske uløste
fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1
Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
fjerne løstevs
fiske uløste
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
For mange oppgaver, for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer
Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Hver e-post er en oppgave
Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er
veldig ofte å slette eller arkivere
Hver e-post som havner i innboksen
er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere
Hver e-post er en oppgave
Handlingeller
Referanse?
Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL
Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar
MAIL
Referanse / Handling
Referanse
Handling
Hvor skal vi lagre informasjonen??
ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv
Varsel eller originalinformasjon?
Kreves handling?
Info jeg får bruk for?
Orginalinfoeller varsel?
1:1-teknologi sosial teknologi
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Forsvinner oppgaven?
Blir oppgaven lettere med tiden?
”Jamen det blir bare for mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Hvordan innbokskontroll?
- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
E-post er for viktig til å håndtere mens du
egentlig gjør noe annet
Skap rom for å jobbe med e-post
og bare e-post
Steng epost-varsling når du
jobber med noe annet
8:00
12:00
16:00
@
@@@@@@
@
@@@
@@
@@
@@@
@@
@
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
8:00
12:00
16:00
@ @
@ @ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @
8:00
12:00
16:00@
@@@@@@
@
@@@
@@
@
@
@
@@
@
@
Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang
Fokus?
Kortjobbing - responsivt
• Rutineoppgaver– Kjappe svar
– Fiksing
= DRIFT
Langjobbing - proaktivt
• Fordypning– Langlesing
– Langskriving
= INVESTERINGER OG GRUNNLEGGENDE VEDLIKEHOLD
Responsivt eller proaktivt?
Ja takk, begge deler!
Balanse!
Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver
Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene
Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse
Enig/uenig?
Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen
Enig/uenig?
Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi
8:00
12:00
16:00
@@
@ @
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@
Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll
Ta med hjem- Identifiser dine innbokser
- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver der ved å fjerne de løste oppgavene
- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene helt ferdig ved første gangs håndtering
facebook.com/innbokskontroll
(quick-fix)