Innbokskontroll og delingskultur

NAV Østerdalen, 21.oktober 2015Jørn Kippersund

Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjefVolda/Ålesund

www.innbokskontroll.no

2. Når oppgavene blir for mange, 55 prosent.

1. Når jeg ikke rekker å gjøre en så brainnsats som jeg ønsker, 57 prosent.

11. Når oppgavene er for vanskelige, 13 %12. Når klientene klager, 11 %

For mange oppgaver, for lite tid?

Fastlege

EktefelleSkiskyting

Lokallagsleder - HEF

Nettredaktør

Tillitsvalgt

Nattlegevaktsjef

17.Mai komité

Slektstreff3-barns far

Stress

tanken på uløsteoppgaver

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

- Alt du gjør er prosjekt

Scott Belsky

(forfatter av ”Making Ideas Happen”)

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

Hvor tar du vare på dine uløste oppgaver?

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver

= uløst

Verktøy

= løst

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks Arkiv

Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir liggende til de aktivt

fjernes / merkes

• oppgaver kan fjernes / aktivt

merkes

Nyhets-strøm, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir borte etter en tid med

mindre du aktivt plukker dem

opp/merker dem

Til innboks

Nyhets-strøm

To kanaltyper – to tilnærminger

Innboks -

Sikrere oppgavehåndtering

Nyhetsstrøm –

Når over mer

- Hvor finner du oppgaver i NAV? Hvilke av plattformene gir deg oppgavene i en innboks? Hvilke gir deg oppgaven i en nyhetsstrøm?

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks Arkiv

Innboks, definisjon: Samling uløste oppgaver der

• oppgaver blir liggende til de aktivt

fjernes / merkes

• oppgaver kan fjernes / aktivt

merkes

To kanaltyper – to tilnærminger

Innboks -

Sikrere oppgavehåndtering

Nyhetsstrøm –

Når over mer

Nyhets-strøm

Arkiv

Innbokskontroll, definisjon:

- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der

Hvorfor innbokskontroll?

- mer etterrettelig - mindre stress -mindre tid på

e-post

Etterrettelig, definisjon:

- Gjøre det du sier du skal gjøre- Svare når du bør- At ting ikke

Har du glippet på oppgaver på grunn av at e-post har kommet ut av syne i innboksen?

Har du irritert deg over andre som ikke besvarer e-post?

Har du opplevd dobbeltarbeid (purringer, ekstra søk), pga. e-post ikke er håndtert ordentlig i tide av deg eller andre?

skille uløst fra løst

Hvordan sikrer du deg at e-post i innboksen du må håndtere senere, faktisk blir håndtert?

skille uløst fra løst

skille ulest fra lest

fiske uløste(= den må jeg følge opp)

eller

fjerne løste(= den er jeg ferdig med)

Ulest

UlestStjerne

Flagg

Mappe

Liste

den må jeg følge opp

eller

den er jeg ferdig med

den må jeg følge opp

eller

den er jeg ferdig med

fjerne løstefiske uløste

fisker uløste

har fjernet løste

2

0 1

1

To kanaltyper – to tilnærminger

Innboks -

Fjerne løste

Nyhetsstrøm -

Fiske uløste

Innbokskontroll, definisjon:

- Få meldinger i innboks, kontrollmed de som er der

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

fjerne løstevs

fiske uløste

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

3. Jobbe mer

Jobbe mer?

For mange oppgaver, for lite tid?

1. Velge vekk oppgaver

2. Mindre tid per oppgave

3. Jobbe mer

Hvorfor innbokskontroll?

• Skille uløste/løste oppgaver– Unngå at oppgaver glipper– Riktigere fokus og prioriteringer

• Bedre tidsbruk, – Mindre tid per oppgave– Unngå dobbeltarbeid for deg og

andre

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Hver e-post er en oppgave

Hver e-post er en oppgave. Oppgaven er

veldig ofte å slette eller arkivere

Hver e-post som havner i innboksen

er en oppgave. Oppgaven er veldig ofte

å slette eller arkivere

Hver e-post er en oppgave

Handlingeller

Referanse?

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling

Arkiv = referanse

Oppgavemestring - Florø 19.05.09

Landet ditt trengeMAIL

Handlings-informasjon

Krever HANDLING fra deg

• Beholdes i innboksen• Begrenset mengde• Alt synlig v/overblikk

Referanseinformasjon

Får kanskje BRUK FOR

• Fjernes fra innboksen• Uendelig mengde• Søkbar

MAIL

Referanse / Handling

Referanse

Handling

ARBEIDSPLATTFORM

Innboks= handling

Arkiv = referanse

Referanse / Handling

Referanse

Handling

Hvor skal vi lagre informasjonen??

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Tilføre verdi

Avgjørende øyeblikk – goldenmoments!

ARBEIDSPLATTFORM

Overblikk

Innboks

Søk

Arkiv

Varsel eller originalinformasjon?

Kreves handling?

Info jeg får bruk for?

Orginalinfoeller varsel?

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Forsvinner oppgaven?

Blir oppgaven lettere med tiden?

Neste skritt

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

”Jamen det blir bare for mange e-poster”

Å ikke håndtere – er også en håndtering

Bevisst eller ubevisst valg?

Hvordan innbokskontroll?

- oppgavetenkning- unngå utsettelse- unngå avbrudd- del

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Kontekstbytte

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

E-post er for viktig til å håndtere mens du

egentlig gjør noe annet

Skap rom for å jobbe med e-post

og bare e-post

Steng epost-varsling når du

jobber med noe annet

8:00

12:00

16:00

@

@@@@@@

@

@@@

@@

@@

@@@

@@

@

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

8:00

12:00

16:00

@ @

@ @ @

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @@@@

@ @

8:00

12:00

16:00@

@@@@@@

@

@@@

@@

@

@

@

@@

@

@

ARBEIDSPLATTFORM

Oppgaver Verktøy

Innbokskontroll ≠

-svare på alt

- svare med én gang

Enig/uenig?

I e-postens innboks fins det forpliktende oppgaver

Enig/uenig?

Sikrest oversikt over de uløsteoppgavene, oppnås ved å fjernede løste oppgavene

Tøm innboksen!

Quick-fix – full innboks

1. Lag mappe som heter ”Arkiv”

2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til ”Arkiv”

3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du vil følge opp med handling

4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.

5. Gjør oppgaver uten utsettelse

Enig/uenig?

Vi kan ikke løse mer enn en refleksjonskrevende oppgave av gangen

Enig/uenig?

Hvert bytte mellom ulike kontekster for oppgaveløsning koster tid og energi

8:00

12:00

16:00

@@

@ @

@

@

@@

@

@@ @ @

@ @ @

@ @ @

@ @@

Ta med hjem- Identifiser dine innbokser

- Tilstreb å holde oversikten over uløste oppgaver der ved å fjerne de løste oppgavene

- Vær mest mulig tidseffektiv ved å løse oppgavene helt ferdig ved første gangs håndtering

Evaluering hos Miles, ½ år etter innføring i innbokskontroll

Dele eller sende?

Vær raus med hvem dusetter på kopi. Du vet aldrihvem du kan få behov for å

skylde på.

Your inbox is your castle!

I N B O X

Your inbox is your castle!

I N B O X

sende dele

1:1-teknologisosial

delingsteknologi

prosjekt

DULT

Prosjekt

• Som regel mange oppgaver

• Er i utvikling, og kan endre status underveis, både mhp. målsetting, virkemidler og personer som er involvert

• Kan ha lange dvalefaser

• Ofte tidsfrister

• Ofte flere personer involvert

sende

Arbeidsplattform – dele med andre

• Tre ting å passe på

– Versjon

–Versjon

–VERSJON!!!!

sende dele

Sende

Informasjon lokalt lagret hos enkeltmedlem i organisasjonen. Dupliseres og sendes så til spesifikke mottagere som selv må lagre info. Hvem som mottar er låst ved hver sending. Ved endring må informasjonen lagres på nytt hos mottager.

Dele

Plassere originalinformasjon i én versjon på kontekstuelt plassert delingsplattform tilgjengelig for alle som antas å være relevante. Faktisk endring i informasjonen skjer i originalutgaven, men varsel om endring kan sendes til relevante personer.

Sende

Dele

KONTEKSTUELL INFORMASJON

KONTEKSTUELL INFORMASJON

Informasjon tilgjengelig

• der den trengs

• når den trengs

• for personen(e) som trenger den

www.innbokskontroll.no/presentasjoner

facebook.com/innbokskontroll

(quick-fix)