Savner du en nemmere HR-hverdag?

Med Epos får du alt, hvad du har brug for i dit HR-arbejde , herunder administration, rekruttering, lønudbetaling, ledelses rapportering og APV.

Epos er modulopbygget, så du kan få et system, der passer præcist til din virksomhed, uanset størrelsen på din organisation og kompleksiteten i dit HR-arbejde.

Bredden, dybden og fleksibiliteten i Epos gør, at du er fuldt dækket ind. Nyttige funktioner , menuer og skabeloner understøtter dine HR-processer og sikrer, at du altid har de nødven-dige data på rette tid og sted.

Epos er vejen til en nemmere hverdag med HR og løn.

AARHUSSindalsvej 308240 Risskov

BRØNDBYKornmarksvej 6

2605 Brøndby

PBJ A/Swww.pbj.dk

Telefon 43 62 74 00

FIND MERE INFORMATION PÅ WWW.PBJ.DK

ELLER RING 43 62 74 00

Kom nemt og hurtigt i gangRing til os på tlf. 43 62 74 00eller besøg os på www.pbj.dk.

EPOS ER DANMARKS BEDSTE OG MEST BRUGERVENLIGE HR- OG LØNSYSTEM.

HR chefen I APRIL 2015 side 3

ROM BLEV IKKE BYGGET PÅ EN DAG | LEDEREN

Vi kender alle ordsproget om, at Rom ikke blev bygget på en dag. Meningen er også klar, nemlig at ting tager tid, men samtidig ligger der også for mig i ordsproget en tilkendegivelse af, at vi er nødt til at starte et sted og bygge et funda-ment op, som vi så efterfølgende kan bygge videre på. Sådan er det også med en HR-funktion.

Selv om man i de fleste HR-funktio-ner gerne vil være udviklingsorien-teret og strategisk, så har de fleste HR-afdelinger taget deres udgangs-punkt i en række praktiske funktio-ner, som skulle på plads. Virksom-heden havde nået en vis størrelse, eller man var blevet opmærksom på, at man i virksomheden havde brug for en funktion, der kunne tage sig af løn, ferie, kontrakter, personaleinformationer og meget andet.

Derfor er det helt naturligt, at HR-funktionen tager sit udspring i disse basale HR-administrative opgaver.

Derfor er det også der, man typisk starter, hvis man står over for at skulle bygge en HR-afdeling op fra grunden.

I dette nummer af HR-chefen sætter vi fokus på disse basale HR-administrative discipliner såsom MUS, rekrut-tering, introduktion, registrering, personalepolitikker og uddannelsesplanlægning. Tanken med dette nummer er derfor at give inspiration til disse områder. Dels hvis du står og skal starte en ny afdeling op, dels – og måske ligeså interessant – hvis du i mange år har kørt de administrative funktioner på samme måde. Så er der måske behov for at kigge på dem igen og se, om der er processer eller procedurer, der med fordel kan moderni-seres eller gøres bedre/smartere.

Jeg ønsker dig god arbejdslyst med dette arbejde, og husk, at et godt fundament er den væsentligste forudsætning for at bygge en stor og vedholdende HR-funktion.

God læselyst.

Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA,DANSK HR

Selv om man i de fleste HR-funktioner

gerne vil være udviklingsorienteret

og strategisk, så har de fleste HR-

afdelinger taget deres udgangspunkt

i en række praktiske funktioner, som

skulle på plads

Kommende nummer af HR-chefen – se årets temaer på www.danskhr.dk

Rom blev ikke bygget på en dag

side 4 HR chefen l APRIL 2015

HR CHEFEN | INDHOLD

03 Leder

04 Indhold

36 Artikel: Ti gode råd

40 Artikel: Positioner dig på arbejds- pladsen og opnå det du vil have

44 HR-portræt: Anja Liliendahl Stapelfeld Det cykler derudaf

48 Artikel: Talent – management eller fortælling?

52 EAPM: Luqsus er en evidenbaseret tilgang... / Vi skal forsætte med at arbejde med holdninger / Mirakelkur eller kvik fix?

56 PWC: Skat & HR

58 HR nyhedsspot

60 Advokaterne Aktuelt

62 Survey & Support: En kur mod sygefravær

66 DANSK HR – Medlemsservice

ØVRIGT INDHOLD

Foto: BB Studio

CoordinatorMarianne Jensenmmj@danskhr.dk

KontorelevKatrine JulietteRasmussenkir@danskhr.dk

Editor Chief of Staff Mette NørlemCand.jur.mn@danskhr.dk

Marketing ManagerMona TjørnelundHansenCand.ling.merc.mth@danskhr.dk

Sales ManagerAnne KjeldgaardHD (A)akk@danskhr.dk

Graphic DesignerDorethe NielsenGrafikerdn@danskhr.dk

PsychologistMette KroierCand.psych.mek@danskhr.dk

ChairmanKim Staack Nielsen, MBA, BAksn@danskhr.dk

Financial ControllerIrene Knudsenik@danskhr.dk

MedlemskabKr. 3420,- plus moms om året. Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11HR-chefenudkommer seks gange årligt

UdgiverDANSK HRBrunbjergvej 10A8240 RisskovTlf.: 86 21 61 11Fax: 86 21 61 22E-mail: info@danskhr.dkwww.danskhr.dk

Ansvarshavende redaktør:Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BARedaktør: Mette Nørlem

Danish Representative of EAPM(European Association for people Management) www.eapm.org

Communication ManagerMarie KorsgaardMA corp.commmko@danskhr.dk

22015

TEMA ARTIKLER

REKRUTTERING ANNO 2015 Internettet og online-jobportaler var disrupters i 00’ernes teknologiske verden, og i dag betragter vi sociale medier og HR Big Data på samme måde. De er nutidens disrupters. Nutidens nye vej til rekruttering.

GOD INTRODUKTION ER EN DEL AF VORES DNAHos ROCKWOOL A/S gennemfører nyansatte et længere introduktionsprogram. Det skal sikre, at medarbejderen hurtigt indføres i sit nye job og samtidig føler sig velkommen på den nye arbejdsplads.

STRUKTUR PÅ DATA SKABER OVERBLIK OG GENNEMSLAGSKRAFT Det kan være en udfordring at samle og strukturere data om medarbejderne. Men det er nødvendigt, for HR skal levere nødvendige data til direktion, mellemledere og medarbejdere. Læs hvad EKF har gjort.

TRE PERSPEKTIVER PÅ SYSTEMATISK KOMPETENCEUDVIKLING Medarbejdernes kompetencer afgør konkurrenceevnen. Dermed skal HR-funktionen servicere linjeledelsen med fremgangsmåder, der kan anvendes til systematisk at udvikle medarbejdernes kompetencer.

PÅ GENTOFTE HOSPITAL ER MAN GLADE FOR MUS PÅ GANGENE Giver MUS mening? I de senere år har det været diskuteret i virksomhederne. Det gjaldt også på Gentofte Hospital, men her valgte man at tage udfordringen op og blande kortene på ny.

VÆRDIER ELLER REGLER?Personalepolitikker synliggør virksomhedens regler og per-sonalegoder, men en personalepolitik bør samtidig afspejle virksomhedens værdier og kultur, så overvej hvad formålet med politikkerne skal være.

06

12

16

22

28

34

NetværkschefVivi Bayvb@danskhr.dk

Forside: Benedikte MilboHR Seniorkonsulent, EKFEksport Kredit Fonden

Tryk VIBLA Tlf.: 70 26 63 00ISSN: 2245-9405

Jobindex A/S Holger Danskes Vej 91 2TV 2000 Frederiksberg Tlf. 3832 3355 info@jobindex.dk www.jobindex.dk

Vil du have de bedste ansøgere?Lad Jobindex række ud til kandidaterne. Med en Profilannonce inkl. CV-match når du langt ud – og rammer målrettet!

ANNONCERING OG OPSØGENDE KONTAKT Din Profilannonce

inkl. CV-match kommer online på Danmarks største jobsite samtidig

med, at vi opfordrer de mest relevante kandidater i vores CV-database

til at søge jobbet. Du rammer derfor hurtigt og effektivt de bedste

kandidater – også dem, der ellers ikke ville være opmærksom på din

ledige stilling.

Se mere på jobindex.dk/cv-match eller ring til os.

450.000 … Er det antal unikke brugere hver måned på jobindex.dk, som din annonce bliver eksponeret for.

250.000 … Modtager hver morgen en mail-agent fra os med ledige job. Din ledige stilling kommer med og derfor havner dermed direkte i indbakken hos en interesseret modtager.

100.000 … CV’er ligger der i vores CV-database. Vores rekrutteringskonsulenter kontakter personligt de mest relevante med din jobannonce og opfordrer dem til at søge. Ingen algoritmer her.

I tillæg til alle de flotte tal bliver din annonce også eksponeret på b.dk. business.dk og på TV2’s nyhedsside med et direkte joblink.

HR-chefen 210x297 201503.indd 1 12/03/15 14.24

side 16 HR chefen l APRIL 2015

TEMA | FASTHOLD MEDARBEJDERNE EFTER KRISEN

Struktur på data skaber overblik og gennemslagskraft

Det kan være en udfordring at samle og strukturere data om medarbejderne. Ofte

findes oplysningerne i en lang række forskellige systemer, eller de er slet ikke registreret.

Dermed er det tungt at arbejde med data, og det kan være svært for HR-afdelingen

at levere den viden, som direktion, mellemledere og medarbejdere efterspørger. EKF

(Eksport Kredit Fonden), som førhen brugte Excel til at håndtere medarbejderdata, har

nu fået en samlet HR-løsning, der ikke alene letter arbejdet for HR-afdelingen, men som

også skaber værdi for resten af organisationen.

Benedikte Milbo er HR Seniorkonsulent og har været dybt involveret i processen.

”Vi oplevede et stort behov for data og viden hos vores ledere,” fortæller hun om

baggrunden for projektet. ”I forbindelse med udviklingssamtaler og lønsamtaler er det

rigtig rart for lederen at kunne få et samlet overblik over den aktuelle medarbejder.”

Hun forklarer, at EKF er en organisation præget af fleksibilitet, hvor det ikke er

usædvanligt, at medarbejdere skifter afdeling og dermed leder, eller at nogen

udstationeres eller forfremmes. Dermed er det ofte påkrævet, at en leder hurtigt kan

tilegne sig viden om en medarbejders baggrund. Tidligere brugte HR-afdelingen meget

tid på at samle oplysninger om fx en medarbejders ansættelsesforløb og lønudvikling

og præsentere det, så lederne nemt kunne få et overblik. Med den systemmæssige

understøttelse fra en HR-løsning er opgaven blevet meget lettere.

Af Marie Korsgaard, Communication Manager, DANSK HR

HR-AFDELINGENS ABC | TEMA

HR chefen I APRIL 2015 side 17

Benedikte MilboHR Seniorkonsulent hos EKF (Eksport Kredit Fonden)

For os i HR er det

desuden meget

tilfredsstillende, at vi

nemt kan hente de

oplysninger, vi skal

bruge, og præsentere

dem i en overskuelig og

lettilgængelig form,

og at vi dermed leverer

en bedre service til

organisationen

side 18 HR chefen l APRIL 2015

TEMA | HR-AFDELINGENS ABC

LØFT HR IND I FORRETNINGEN OG BLIV EN STRATEGISK MEDSPILLER

Workz er et forandringsbureau. Vi hjælper vores kunder med at komme i mål med deres strategi.

Vi samarbejder med HR om at løfte organisationer og ledelse, så de kan gennemføre de mange forandringer, der kræves. En del af dette samarbejde indebærer, at vi certificerer HR i at bruge vores værktøjer til at struk-turere arbejdet med forandringer og understøtte læring.

Igennem mere end 10 år har vi hjulpet større danske og internationale virksomheder med deres forandringer. Mere end 10.000 ledere er blevet bedre forandrings-ledere eller mere effektive til at implementere strategi — godt hjulpet af de mange HR-professionelle vi har certificeret gennem årene.

Vores værktøjer er fysiske og indeholder altid et spil-element. De inviterer til handling, aktiverer og involverer deltagerne i læring og beslutningstagning samt etablerer et fælles sprog om forandring i organisationen.

Med vores gennemtestede koncepter klæder vi HR på til at gå forrest i forandringer.

Læs mere om os på vores hjemmeside:www.workz.dk

+45 88 88 82 50

contact@workz.dk

www.workz.dk

Kronprinsessegade 20 st.

DK - 1306 København K

Denmark

STRATEGISKFORANDRING

Medarbejderselvbetjening sparer tid i administrationenPå den administrative front har EKF stor gavn af, at medarbejderne langt hen ad vejen klarer tingene selv. Tidsregistrering foregår i en online portalløsning med en tilhørende app, som er meget populær. ”Er en medarbejder fx syg, kan han eller hun registrere det, fx via sin mobiltelefon,” forklarer Benedikte Milbo. ”Tids-registrering er jo ofte kendetegnet ved at være noget, mange ikke rigtig gider – men med portalløsningen og app’en oplever vi faktisk ikke længere de store udfordringer med at få medarbejderne til at tidsregi-strere,” konstaterer Benedikte Milbo. Samtidig gør den elektroniske registrering det nemt at trække statistik på fx sygdom og hjemmearbejdsdage.

I EKF’s HR-løsning, der er leveret af Lessor, kan med-arbejderne selv se deres lønsedler. ”Inden vi gik i gang med at kigge på en samlet HR-løsning, havde vi en periode diskuteret, hvordan vi bedst kunne udlevere digitale lønsedler – om det skulle være e-mails eller e-Boks. Med den løsning vi nu har fået, er vi landet på en gylden middelvej, hvor med- arbejderne kan se deres lønsedler online eller via app’en, hvilket er nemt og sikkert for alle parter.”

Et andet aspekt af selvbetjeningsløsningen er, at med-arbejderne nu selv kan tjekke, hvor meget ferie de har brugt, og hvor mange dage de har til gode. Det sparer tid i administrationen, der ikke længere skal lede efter oplysningerne.

Opfølgning på kursusbudgetterHos EKF registrerer man kurser og kursusønsker i HR-systemet. ”Det er virkelig noget, der sparer administra-tiv tid,” fortæller Benedikte Milbo. Med registreringen af ønskede, planlagte og gennemførte kurser kan EKF se, hvem der er tildelt hvilke kurser, hvordan budget-tet er fordelt på fx afdelinger eller stillingstyper, og om bevilgede kursusmidler faktisk bliver brugt. ”Det at vi har en samlet registrering og kan trække data ud, gør det nemt for os i HR at følge op. Samtidig kan vi være tydelige over for resten af organisationen, når vi skal forklare, hvad uddannelsesbudgettet egentlig bliver brugt til. Den gennemsigtighed er en fordel, når pen-gene skal fordeles,” fremhæver Benedikte Milbo.

Rapportering gjort nemtEn gang om året udarbejder EKF en personalerapport. ”I den forbindelse er det en stor hjælp, at vi kan trække data fra HR-systemet,” fortæller Benedikte Milbo og fortsætter: ”Fx kan vi hente lister over, hvem der er på flextid, hvem der er eller har været udstationeret, og vi kan nemt udregne anciennitet – også hvis en medarbej-der i en periode har arbejdet et andet sted for derefter at være vendt tilbage til EKF.”

Hos EKF arbejder samtlige medarbejdere ud fra ni fastlagte kompetencer, som der løbende vurderes på. ”Vi har derfor en plan om, at vi vil begynde at regi-strere kompetencer og kompetenceudvikling i vores HR-løsning,” siger Benedikte Milbo og uddyber: ”Det vil gøre det nemmere at foretage en ensartet vurde-ring af, hvordan medarbejderne performer på tværs af afdelinger, stillingsniveau osv.”

Optimering af arbejdsgangene og god service til organisationenSamlet set har EKF med HR-løsningen opnået en opti-mering af arbejdsgangene og dermed en tidsbesparelse ved administrative opgaver. Derudover har organisa-tionen fået et retvisende billede af en lang række data om medarbejdere, ledere og organisationens udvikling i det hele taget. ”Vi kan dokumentere tingene sort på hvidt nu. Ofte er fornemmelser og antagelser jo korrekte, men det giver altså en anden gennemslags-kraft, når der ligger data bag – og en større sikkerhed, når der træffes beslutninger,” konstaterer Benedikte Milbo og tilføjer: ”For os i HR er det desuden meget tilfredsstillende, at vi nemt kan hente de oplysninger, vi skal bruge, og præsentere dem i en overskuelig og lettilgængelig form, og at vi dermed leverer en bedre service til organisationen.”

LØFT HR IND I FORRETNINGEN OG BLIV EN STRATEGISK MEDSPILLER

Workz er et forandringsbureau. Vi hjælper vores kunder med at komme i mål med deres strategi.

Vi samarbejder med HR om at løfte organisationer og ledelse, så de kan gennemføre de mange forandringer, der kræves. En del af dette samarbejde indebærer, at vi certificerer HR i at bruge vores værktøjer til at struk-turere arbejdet med forandringer og understøtte læring.

Igennem mere end 10 år har vi hjulpet større danske og internationale virksomheder med deres forandringer. Mere end 10.000 ledere er blevet bedre forandrings-ledere eller mere effektive til at implementere strategi — godt hjulpet af de mange HR-professionelle vi har certificeret gennem årene.

Vores værktøjer er fysiske og indeholder altid et spil-element. De inviterer til handling, aktiverer og involverer deltagerne i læring og beslutningstagning samt etablerer et fælles sprog om forandring i organisationen.

Med vores gennemtestede koncepter klæder vi HR på til at gå forrest i forandringer.

Læs mere om os på vores hjemmeside:www.workz.dk

+45 88 88 82 50

contact@workz.dk

www.workz.dk

Kronprinsessegade 20 st.

DK - 1306 København K

Denmark

STRATEGISKFORANDRING

side 20 HR chefen l APRIL 2015

TEMA | HR-AFDELINGENS ABC

Læs Børsen, som du vil. I en måned for 49 kr.

Sådan bestiller du:Scan QR-koden, ring 33 32 42 42, eller bestil på borsen.dk/hr

Danmarks førende erhvervsavis bliver læst af de samme årsager, men på vidt forskellige måder. På tryk til morgenkaffen, på tablet undervejs, på smartphone mellem møder eller på pc om aftenen. Hvordan vil du læse Børsen? Prøv Børsen i en måned for 49 kr.

210x297_laes_boersen_som_du_vil_i_en_maaned_for_50kr.indd 1 07-01-2015 10:53:57

EKF er Danmarks eksportkredit. EKF’s 120 medarbejdere

hjælper danske virksomheder med at gøre det muligt og

attraktivt for andre at købe varer fra Danmark. Det sker

ved at hjælpe med at skaffe finansiering og ved at

forsikre virksomheder og banker mod de økonomi-

ske og politiske risici, der kan være ved at handle

med andre lande. EKF hjælper både store og

små virksomheder og skræddersyr gerne

løsninger.

EKF blev oprettet i 1922 som det blot

tredje eksportkreditinstitut i verden.

Gennem årene har EKF opbygget

en unik viden om de udfordrin-

ger, danske virksomheder mø-

der, når de handler og inve-

sterer rundt om i verden.

EKF er ejet og garan-

teret af den danske

stat, men drives

som en moderne

finansiel virk-

somhed.

om EKF (Eksport Kredit Fonden)

om processen

EKF startede med at formulere en kravsspecifikation med ønsker til en samlet HR-

løsning. Derefter afsøgte man markedet og fandt frem til en række mulige løsninger.

Valget faldt på LESSOR, blandt andet fordi systemet passer til organisationens ERP-

platform, hvilket er en stor fordel i forhold til integration og daglig brug. På baggrund

af EKF’s specifikke ønsker foretog LESSOR en tilpasning af systemet, og derefter gik

man i gang med selve implementeringen. EKF valgte at lancere løsningen ved ferie-

årets begyndelse ved en præsentation for samtlige medarbejdere. Ledere og medar-

bejdere er hurtigt blevet fortrolige med de administrative procedurer som fx tidsregi-

strering og godkendelse, mens HR-afdelingen fungerer som superbrugere og leverer

data i overskuelig rapportform, når organisationen efterspørger det.