UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO Facultad de Contabilidad y Auditoría

UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO

FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

MODALIDAD: SEMIPRESENCIAL

MÓDULO: PRESUPUESTOS EMPRESARIALES

DOCENTE: Dr. Elvis Vásquez Coloma

Junio 2010

PRESENTACIÓN

El contenido de este módulo responde a una planificación contemplada en la malla curricular

de la carrera, corresponde a la cátedra de Presupuestos Empresariales, cuyo contenido apoyará

en el proceso de enseñanza-aprendizaje y la formación en su contexto del nuevo profesional

en Contabilidad y Auditoría. Permite interrelacionar la teoría con la práctica y estimular la

interacción estudiante y docente.

Sirve de guía para el estudiante, permitiéndole previamente a la jornada de trabajo conocer el

contenido del módulo, afianzar destrezas y prácticas contables, acordes con las prácticas sanas

implementadas en las organizaciones modernas.

El módulo está organizado en cuatro unidades, definidas con lenguaje sencillo y

comprensible. Se definen, en primera instancia los objetivos tanto general cuanto específicos

que se pretenden lograr al final de la cátedra; los contenidos programáticos están diseñados de

tal manera que se inicia con un involucramiento general del tema; para luego desarrollar

habilidades en lo que concierne al Planeamiento Estratégico, considerando todo el proceso

contable.

Se prevé el desarrollo de laboratorios, ejercicios prácticos tanto de forma individual cuanto

trabajos grupales; se trata de aprovechar las destrezas de los educandos y motivar el

intercambio de experiencias exitosas.

Todas estas actividades constituyen parte del proceso académico del módulo, culminando con

la evaluación individual del estudiante.

Finalmente, lo que se pretende mediante este módulo es contribuir en la formación académica

de los profesionales y que éstos a su vez retribuyan en el engrandecimiento de la institución

educativa y del país entero.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 2

CONTENIDO

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES

CAPITULO I1. El Presupuesto

1.2 Introducción1.3 Reseña histórica1.4 Definición de presupuesto1.5 El proceso presupuestario1.6 Control presupuestario 1.7 Elementos principales del presupuesto 1.8 Objetivos del presupuesto 1.9 Funciones del presupuesto 1.10 Importancia de los presupuestos1.11 Ventajas que brindan los presupuestos 1.12 Desventajas al realizar presupuestos1.13 Limitaciones de los presupuestos 1.14 Motivos del fracaso del presupuesto

CAPITULO II2. Planeamiento Estratégico

2.1 Definiciones 2.2 El presupuesto dentro del Plan Estratégico2.3 El Ciclo Presupuestario2.4 Fases o etapas

CAPITULO III3. Clasificación de los presupuestos

3.1 El Presupuesto de Ventas3.2 El Presupuesto de Producción3.3 El Presupuesto de Compras3.4 El Presupuesto de Costo-Producción3.5 El Presupuesto de Flujo de Efectivo3.6 El Presupuesto de un Proyecto

CAPITULO IV4. Planificación Financiera

4.1 Definiciones4.2 Estado de Ingresos Presupuestado4.3 Estado de Flujo de Caja Presupuestado4.4 Balance General Presupuestado4.5 Indicadores de Gestión

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 3

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES

1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de la presente investigación es presentar un resumen coordinado de la teoría de

los presupuestos. Principios, conceptos, términos y temas que permitirán a quienes toma las

decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.

La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirá al lector ir de lo general a

lo particular y dejar en claro toda la conceptualización de los presupuestos.

Aquí se tratan algunos conceptos acerca de la definición, Proceso, etapas, control,

elementos, objetivos, funciones, Importancia, ventajas, desventajas, limitaciones, razones

del fracaso y la clasificación del presupuesto.

Este tema pretende resaltar la importancia del presupuesto como un elemento de

planificación y control expresado en términos económicos financieros dentro del marco de

un plan estratégico, capaz de ser un instrumento o herramienta que promueve la

integración en los diferentes áreas que tenga la empresa, la participación como aporte al

conjunto de iniciativas dentro de cada centro de responsabilidad y la responsabilidad

expresado en términos de programas establecidos para su cumplimiento en términos de una

estructura claramente definidos para este proceso.

El horizonte presupuestario es sin embargo a corto plazo (de 1 año) y se consolida o tiene

como finalidad la proyección de los estados financieros provisionales como son: el Balance,

el Estado de Resultados y el Estado de Flujo de Efectivo.

2. RESEÑA HISTÓRICA

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y

control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII 1 cuando se

presentaba al Parlamento Británico los planes de gastos del Reino y se daban pautas sobre

su posible ejecución y control.

Desde el punto de vista técnico de la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa.

Dicha acepción intentó perfeccionarse posteriormente en el sistema inglés con el término

1 E l pr of esor Jo seph V l aemmi nck en su o bra Hi stor ia y Doct r i na s d e la c onta bi l i dad men c io na que en lo s reg i s t r os de l os Massar i de Gén ova (1 34 0) l l evad os a l a venec i ana , ap arecen cuentas d e presu puesto . Luego c i ta a l mo nje b en ed icti no Ange l o P i e t ra como e l pr i mer au tor qu e se pr eo cupa de la pr ev i s i ón d e i ngr esos y gast os ( s ig lo XVI ) y a Lu dov i co F lo r i como e l auto r que hab la de l a uti l i dad d e lo s p resup uestos (1 96 3) .

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 4

budget de conocimiento común y que recibe en nuestro idioma la denominación de

presupuesto. En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental y los Estados

Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la

necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el

eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.

Entre 1912 y 1925, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado

notó los beneficios que podía generar la utilización del presupuesto en materia de control de

gastos, y destinó recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de

rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este período las

industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación

empresarial apropiados. En la empresa privada se habla intensamente de control

presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de Presupuesto

Nacional.

La técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la contabilidad

de costos. En 1928 la Westinghouse Company adoptó el sistema de costos estándar, que se

aprobó después de acordar el tratamiento en la variación de los volúmenes de actividad

particular del sistema “Presupuesto Flexible”. Esta innovación genera un período de análisis

y entendimiento profundos de los costos, promueve la necesidad de presupuestar,

programar y fomenta el tecnicismo, el trabajo de grupo y a la toma de decisiones con base al

estudio y la evaluación de los costos.

En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control Presupuestal, en

que se definen los principios básicos del sistema.

En 1948 el Departamento de Marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por

programas y actividades.

En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con un sistema de

planificación por programas y presupuestos.

En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e incluye

en las herramientas de planeación y control del sistema conocido como “Planeación por

Programas y Presupuestos”.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 5

El papel desempeñado por los presupuestos lo destacan prestigiosos tratadistas modernos2

quienes señalan lo vital de los pronósticos relacionados con el manejo de efectivo.

3. DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO

Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su

papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con éxito) un presupuesto

es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer

objetivos y estrategias y en elaborar planes3. En especial, se encuentra íntimamente

relacionado con la planeación financiera.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo

administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un

sistema total de administración que incluye:

Formulación y puesta en práctica de estrategias.

Sistemas de Planeación.

Sistemas Presupuestales.

Organización.

Sistemas de Producción y Mercadotecnia.

Sistemas de Información y Control.

Con base en lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la

presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia .

A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los

presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia

el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior

pueda compararse con los resultados reales (pasados).

Con toda intención, esta definición tampoco establece límite de tiempo si bien por

costumbre los presupuestos se elaboran por meses, años o algún otro lapso; pueden, sin 2 Lu i s F er nand o Gu tiér rez Maru lan da, la s F i na nza s prác tica s para pa í ses en desar ro l l o . Nor ma, 19 9 3.3 Defi ni c i ón tomad a de H. W A l l en S ween y & Ro bert Rach l in de l l ib ro Manual d e Pr es upuesto s , Cap i tu l o I , P ág . 2 .

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 6

embargo, referirse fácilmente a un solo artículo o proyecto; a propósito, esta definición no

implica que el presupuesto deba establecerse en términos financieros, a pesar de que esa es

la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos

pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y

otras informaciones.

En la práctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a

menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeñas no es raro que el

mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces se lleva a

cabo la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que teóricamente se presenta.

Por lo general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo

para la cual el juicio es un factor crítico.

Es evidente la íntima relación entre la planeación y el presupuesto y no es raro encontrar

que utilizan indistintamente términos como presupuesto, plan anual de la empresa. Como se

dijo, el presupuesto es resultado de algún tipo de plan o está basado en él, sea éste explícito

o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos.

“El Presupuesto es la estimación programada, de manera sistemática de las condiciones de

operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado”4.

También dice que el presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos que

se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las

estrategias necesarias para lograrlos.

4. EL PROCESO PRESUPUESTARIO

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los

presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el

establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo,

puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que

va orientado la gestión de la organización.

4 BURBANO, Jorge. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeación y Control de Recursos 1995

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 7

Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización,

proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o

áreas de actividad. El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se

evalúa el resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un

proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.

Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo cabe destacar

dos que pueden tener la consideración de "requisitos imprescindibles"; así, por un lado, es

necesario que la empresa tenga configurada una estructura organizativa clara y coherente; y

por otro lado, a través de la que se vertebrará todo el proceso de asignación y delimitación

de responsabilidades.

Un programa de presupuestación será más eficaz en tanto en cuanto se puedan asignar

adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente, tendrá que contar con

una estructura organizativa perfectamente definida.

El proceso de planificación presupuestaria de la empresa varía mucho dependiendo del tipo

de organización de que se trate, sin embargo, con carácter general, se puede afirmar que

consiste en un proceso secuencial integrado por etapas:

ETAPAS DEL PRESUPUESTO:

1. Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la

preparación de los presupuestos :

La dirección general, o la dirección estratégica, es la responsable de transmitir a cada

área de actividad las instrucciones generales, para que éstas puedan diseñar sus

planes, programas, y presupuestos; ello es debido a que las directrices fijadas a cada

área de responsabilidad, o área de actividad, dependen de la planificación estratégica

y de las políticas generales de la empresa fijadas a largo plazo.

2. Elaboración de planes, programas y presupuestos:

A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborará el

presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder

cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes

correspondientes a cada área de actividad, se planteen distintas alternativas que

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 8

contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento

del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes.

3. Negociación de los presupuestos:

La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de

fases interactivas sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los

distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.

4. Coordinación de los presupuestos:

A través de este proceso se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y

programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones necesarias y

así alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas áreas.

5. Aprobación de los presupuestos:

La aprobación, por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido

realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende

alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la

actividad que se va a desarrollar.

6. Seguimiento y actualización de los presupuestos:

Una vez aprobado el presupuesto es necesario llevar a cabo un seguimiento o un

control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y

proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las

situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran

derivarse del nuevo contexto.

5. CONTROL PRESUPUESTARIO

El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o

resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las

realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele

denominarse variaciones o desviaciones.

6. ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 9

El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de

realizar.

Como elementos principales se pueden considerar:

a. Integrador

b. Coordinador

c. Operaciones

d. Recursos

Integrador

Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una

de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o

presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el

objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro,

formado por las diferentes áreas que lo integran.

Coordinador

Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser

preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser

expresado en unidades monetarias.

Operaciones

Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos

que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe

elaborarse en la forma más detallada posible.

Recursos

No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los

recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación

financiera que incluya un presupuesto de efectivo y un presupuesto de adiciones de activos.

7. OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 10

Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe

desarrollar en un periodo determinado.

Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades

en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las

metas previstas.

Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la

empresa en forma integral.

8. FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen en gran parte de la propia

dirección de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan

de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con

los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial.

De manera ideal la dirección espera que la función presupuestal proporcione:

1. Una herramienta analítica, precisa y oportuna.

2. La capacidad para pretender el desempeño.

3. El soporte para la asignación de recursos.

4. La capacidad para controlar el desempeño real en curso.

5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.

6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.

7. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de

aprendizaje.

8. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto

anual.

9. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones

de la organización, además de:

Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en

unos límites razonables.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 11

Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y

direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de

acción.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de

personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación

una vez que se hayan completado los planes y programas.

Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades

totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los

varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado

nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones

presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior

análisis.

Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la

incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el

mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los

riesgos por asumir.

Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción o de acierto, mayor será la

investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerá los factores no

controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. Esto se constata

en los países latinoamericanos que por razones de manejo macroeconómico en la

década de los años ochenta experimentaron fuertes fluctuaciones en los índices de

inflación y devaluación y en las tasas de interés.

El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar

el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus

relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la

empresa.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 12

10. VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS

Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas

mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron

asignadas.

La dirección de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus problemas y

crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes

de tomar decisiones.

De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas

se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción.

Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos

de al empresa, dado el costo de los mismos.

Es el sistema más adecuado para establecer “costos promedios” y permite su

comparación con los costos reales, mide le eficiencia de la administración en el

análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.

Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

11. DESVENTAJAS AL REALIZAR LOS PRESUPUESTOS

Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los

determinaron.

Es sólo una herramienta de la gerencia. “Un plan presupuestario se diseña para que

sirva de guía a la administración y no para que la suplante”.

Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se

tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y

el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las

necesidades del mismo.

12. LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOS

Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:

Están basados en estimaciones.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 13

Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.

Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su

importancia.

Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una

herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para

entrar en competencia con ella.

El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la

organización. Debe establecerse con la plena participación de los individuos responsables de

su realización, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades,

establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan

medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la

alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas

dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

13. MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTO

Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del

momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.

Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la

organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.

Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la

organización.

Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que

perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas

presupuestadas.

Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.

Cuando se tiene la "ilusión del control" es decir, que los directivos se confían de las

formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.

Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 14

Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxito son, entre

otras, son las siguientes:

1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema. Los directivos se

preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados.

2. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal. La dirección

general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido.

3. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en

el proceso administrativo.

4. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el

mismo, es decir, tratar de sustituir el juicio por los presupuestos. Una ciega adhesión

al presupuesto puede someter una empresa a una excesiva restricción, inhibiendo las

innovaciones.

5. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 15

CAPITULO II

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

Se entiende por planificación al acto de preveer y decidir las acciones que nos puedan llevar

hasta un futuro deseado, ahora bien al hablar de un plan estratégico nos referimos al

proceso de establecer todos los futuros posibles y deseados (que queremos ser) a partir de

un diagnostico interno (fortaleza y debilidades) y un diagnostico externo (amenazas y

oportunidades), es decir un análisis estratégico de un entorno cada vez más cambiante así

como los puntos altos y críticos de la empresa para a partir de ahí establecer los medios más

adecuados (como hacerlo) para conseguir nuestras metas, todo esto con la finalidad de

establecer una posición más ventajosa con respecto a nuestros competidores.

Los presupuestos son herramientas que se utilizan con el propósito de controlar y manejar

efectivamente las partidas de gastos y de ingresos, por esto se hace imprescindible la

clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto esto genera a su

vez un mayor control y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una

clasificación adecuada genera un equilibrio perfecto y a su vez una herramienta eficaz para

la administración.

Las clasificaciones deben hacerse de una manera balanceada, puesto que una inclinación a

nivel contable dañaría la información para la formulación y ejecución de los programas, es

preciso que cada una tenga un desarrollo a un nivel y medida justa para su mayor

comprensión y manejo tanto en el ámbito fiscal como a nivel de programación y

administración. Estas son de gran ayudan pues dotan de información a tiempo para la toma

de decisiones y en algunos casos como es la clasificación por objeto de gastos que sirven de

auxiliar para mantener un control adecuado de los gastos evitando en muchos casos las

malversaciones de fondos y los gastos injustificados.

Las clasificaciones permiten detallar los sectores tanto público como los privados, los gastos

y las funciones y estas a su vez sirven a los propósitos múltiples que incurren en el

presupuesto; si es posible integrar cada una de estas divisiones se estaría generando un

presupuesto moderno que cumple con los propósitos y las metas trazadas por las

instituciones y los gobiernos.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 16

Las clasificaciones económicas permiten identificar cada renglón de los gastos y de los

ingresos según su naturaleza económica, esto hace posible investigar las influencias que

ejercen en las finanzas públicas sobre el resto de la economía nacional, esto hace permisible

las gestiones del gobierno y facilita las decisiones a tomar, debido a que se tiene a mano una

forma más fácil de analizar y concluir con detalles el estado económico en que se encuentra

un país.

El presupuesto dentro del Plan Estratégico

El presupuesto representa la última etapa, es decir la de evaluación y control expresada en

términos cuantificables (económico – financieros) de las diversas áreas o unidades de la

empresa como parte de sus planes de acción a corto plazo (generalmente 1 año) todo esto

enmarcado dentro del Plan Estratégico adaptado inicialmente por la empresa y

determinando por la alta dirección.

CICLO PRESUPUESTARIO

Dentro del ciclo presupuestario se van a dar una serie de etapas sucesivas, interrelacionadas

entre sí que van a estar amoldadas de acuerdo al tipo de negocio, estilo de dirección e

influenciados de acuerdo al entorno nacional e internacional que terminan plasmándose en

la adopción de una cultura organizacional.

FASES DEL PRESUPUESTO

Estas fases o etapas se dan a partir de:

a) Planeación: que es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer

objetivos y dar una adecuada organización. El marco establecido por la alta dirección

hacia los centros de dirección para la elaboración de sus planes de acción, programas

y presupuestos.

b) Organización: que es estructurar técnicamente las funciones y actividades de los

recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad. Los centros de

responsabilidades establecidos por cada unidad de operación y para lo cual se

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 17

programan las actividades presupuestarios dentro del plazo establecido por la alta

dirección.

c) Coordinación: Que es buscar equilibrio entre los diferentes departamentos y

secciones de la empresa. La coordinación y negociación de los miembros de las áreas

de cada actividad para su ejecución de acuerdo a la experiencia adquirida en

anteriores procesos presupuestarios, así como a las contingencias que puedan

plantearse.

d) Dirección: Que es guiar las acciones de los subordinados según los planes

estipulados. La aprobación por parte de la alta dirección, luego de los ajustes

necesarios al finalizar el proceso de elaboración presupuestal de las unidades

operativas, siguiendo la estructura formal por las personas encargadas de establecer

la conexión entre los centros de responsabilidad y los altos montos.

e) Control: Que es medir si los propósitos, planes y programas se cumplen y busca

correctivos en las variaciones. El seguimiento necesario para establecer el grado de

precisión entre lo proyectado dentro del presupuesto y lo real que permitirá corregir

en el futuro las fallas o equivocaciones que pudieron haberse cometido.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 18

CAPITULO III

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

a. SEGÚN LA FLEXIBILIDAD

Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel

de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la

realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.).

Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.

Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se

pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación

en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero

complicados y costosos.

b. SEGÚN EL PERIODO DE TIEMPO

A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en

el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías

inflacionarias.

A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo

que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

c. SEGÚN EL CAMPO DE APLICACIÓN EN LA EMPRESA

De operación o económicos: Tienen en cuenta la planeación detallada de las

actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su

contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos

presupuestos se pueden destacar:

Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas

geográficas y productos.

Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas. La

información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 19

capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad

de los materiales.

Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prevé las compras de

materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo.

Generalmente se hacen en unidades y costos.

Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta información se incluye

en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el

precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.

Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compañía. Debe ser

preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan sido

completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los

gastos, la cantidad de capital de trabajo.

Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en

el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones

capitalizables.

Presupuesto de Tesorería: Tiene en cuenta las estimaciones previstas de

fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede

llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para

prever los recursos monetarios que la organización necesita para desarrollar

sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.

Presupuesto de erogaciones capitalizables: Es el que controla, básicamente

todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas

de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas

a cabo.

d. SEGÚN EL SECTOR DE LA ECONOMÍA EN EL CUAL SE UTILIZAN

Presupuesto del Sector Público: Son los que involucran los planes, políticas,

programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo

de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de

asignación de recursos para gastos e inversiones.

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 20

El sector publico ejecuta una gran cantidad de operaciones de ingresos y gastos para

desarrollar sus actividades, de modo que para estudiarlas y apreciar su significado es

preciso darle forma a la multitud de datos estadísticos que reflejan su sentido y

alcance. Para ordenar estas informaciones, existe un conjunto de métodos de

clasificación presupuestaria única y universalmente aceptada, pues los enfoques del

análisis fiscal pueden ser diversos y requerir distintas formas de distribución de los

datos.

Lo anterior significa que es posible preparar distintas cuentas gubernamentales en las

que aparecen clasificados los ingresos y gastos de acuerdo con diversos criterios.

Presupuestos del Sector Privado

Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de su

administración.

La función de la Biblioteca Universitaria se apoya en un conjunto de recursos constituidos

básicamente por colecciones, personal e instalaciones; cuyo sostenimiento depende del

presupuesto. El presupuesto no solo es un elemento imprescindible para el funcionamiento

presente de la Biblioteca Universitaria, sino que condiciona su futuro y refleja el interés de la

Universidad por este servicio fundamental para la docencia y la investigación.

La financiación de la Biblioteca debe adecuarse a los objetivos de la Universidad para que los

servicios bibliotecarios resulten un instrumento eficaz del desarrollo académico y científico

de la institución.

El sistema de financiación adoptado debe garantizar el presupuesto necesario, el empleo

óptimo de los recursos y la gestión ágil y eficiente.

Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa.

Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido

como el "presupuesto de presupuestos".

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 21

CAPITULO IV

PLANIFICACION FINANCIERA

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 22

BIBLIOGRAFÍA

BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto. Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeación y Control

de Recursos. Mc Graw Hill Bogotá. Segunda Edición.

SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los presupuestos teoría y aplicaciones. Universidad Distrital.

Bogotá. 1989.

GODET, Michel. Prospectiva y planificación estratégica. Ed. S.G. Editores S.A. España 1991.

MINTZBERG Henry y BRIAN QUINN, Jomen. El Proceso estratégico conceptos contextos y

casos. Ed. Prentice Hall, México 1993.

BALLARIN, Eduardo. Sistemas de Planificación y Control. Joseph Ma. Rosanas M y Ma. Jesús

Grande, ed. Biblioteca de Gestión, España 1989.

WELSCH Glen A, HILTON Ronald W. y GORDON Paul N. Presupuesto planificación y control

de utilidades. Ed. Prentice Hall, México 1996.

R. S. POLIMENI, F.J. F. BOZZI Y A. H. ADELBERG. Contabilidad de costos, conceptos y

aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. Ed. Mc Graw Hill

PRESUPUESTOS EMPRESARIALES - Ficha de Programación CPA. Dr. Elvis Vásquez Coloma 23