FORMULARIOS Y COMPROBANTES:HERRAMIENTAS DEL PROCESO CONTABLE

Proceso ContablePREPARARORDENARCONTROL DE CALIDAD

EXTERIORIZACION:INFORMACION CONTABLEPROCESADACAPTAR:DATOS BRUTOS

INFORMACION CONTABLE PROCESABLECLASIFICARCALCULARREGISTRAR:

INFORMACION CONTABLEPROCESABLE ALMACENAR:

INFORMACION CONTABLEPROCESADA1 ETAPA2 ETAPA3 ETAPACAPTACION DEL DATOPROCESO CONTABLE PROPIAMENTE DICHOSALIDA DE LA INFORMACIONPROCESADAFORMULARIO+DATOS

COMPROBANTECUENTAS Y REGISTROSPREBALANCE

REPORTESESTADOS CONTABLESSOPORTE DE ENTRADASOPORTE DE ALMACENAMIENTOSOPORTE DE SALIDA

PROCESO CONTABLE:

CAPTACION DEL DATOORGANIZACIONESHECHOS ECONOMICOSINFORMACIONUTIL=DATOSORIGENFUERA DE LA ORGANIZACIONDENTRO DE LA ORGANIZACIONPROVENIENTES DEL CONTEXTOPOR TRANSACCIONES CONTERCEROPOR HECHOS INTERNOS DE LAORGANIZACION

GENERAN INFORMAC.

CUALITATIVA

CUALITATIVA Y CUANTITATIVA

INFORMACIONCUALITATIVAINFORMACIONCUALITATIVA Y CUANTITATIVANO PROCESABLENO MODIFICA LA IGUALDAD CONTABLEINFORMAN SITUACIONES

PROCESABLEMODIFICA LA IGUALDAD CONTABLEMENSURABLES EN MONEDA

UTILIDAD:TOMA DE DECISIONESCONTROL

DATOS PROCESABLES O NO PROCESABLES

NECESARIOSRELEVANTES

PROVIENENDE LA COMUNICACIN ORAL, Y NO ESTAN INSTRUMENTADOSDE LA COMUNICACIN ESCRITA, UNIFORME, Y SE INSTRUMENTA POR MEDIO PRE-IMPRESO= FORMULARIO

FORMULARIOQU ES?=CONCEPTOPARA QU SIRVE?QUIN LO CONFECCIONA?CUNDO?DNDE?

Concepto: Es el medio pre-impreso apto para contener y simplificar los datos que se originan en el curso de los actos o hechos econmicos repetitivos, permitiendo que sean comunicados al SIC de manera uniforme.

FormulariosEspecficos, diseados por la Organizacin:Confeccionado para

Contener datosCuantitativos, cualitativos:

de Hechos Econmicos Repetitivos,

frecuentes:ventas,pagos:proveedores, a empleados(sueldos),cobranza de documentos, depsitos bancarios.Hechos Econmicos no repetitivos, no frecuentes: no justifica creacin de Formulario Especfico(contratos).Uniformidad de la informacin: Segn el tipo de hecho econmico repetitivo que tengamos: implicar un determinado diseo y tipo de formulario, y requerir la misma calidad y cantidad de informacin.

LUGAR

INSTANTEGENERADOS EN:

FORMULARIOQuin debe disearlo?Accin conjunta de departamentos involucrados con el formulario a disear + supervisin de rea o departamento que tenga:

Conocimiento global organizacionalConocimientos sobre: comunicacin, diseos, formas, impresin, etc.

FORMULARIOManual de Formularios:Contiene:La rutina o circuto por donde transitar el formulario.Instrucciones sobre cmo emplear el formulario:

En qu hechos econmicos?Cmo se lo confecciona o completa?Cundo? (momento)Quin lo confecciona?Cuntas copias? Cul es el destino, o dnde va cada formulario?TODO ESTO ES NECESARIO:MEJORAR EL CONTROL DE LAS OPERACIONES.LOGRAR BUENA COORDINACIN Y CORRELACIN ENTRE EL JUEGO DE FORMULARIOS: evitar repeticin y superposicin de la informacin.CONTINUIDAD ORGANIZACIONAL: si existe un recambio de funcionarios, eso no impide que la forma de trabajar con los formularios, sea desconocida para los nuevos funcionarios que ingresen en la organizacin.

FORMULARIOVariables a tener en cuenta para el diseo:

NombreInformacin a comunicarVas de comunicacinQuin disea? Dnde?Quin ser el usuario y receptor de la informacin del formulario?Qu tipo de operaciones realiza la organizacin?Tipos de control a implementar en los formularios.Tipos de Archivo para formularios.

FORMULARIONombreInformacin a comunicarVas de comunicacinQuin disea? Dnde?Unvoco, Representativo, evitar Superposiciones.Del H.E.: cualitativa y Cuantitativa.(evitar omisin y repeticin).Circuto que seguir(dentro y fuera de la organizacin)Minuta de Seguimiento.Responsable o rea, pblico, empleados. En escritorio, a mano, mquina, mostrador, en la calle.

EMITIREGISTRCONTROLGTE. REATESORERAGERENCIA............

FORMULARIOQuin ser el usuario o receptor de la informacin del formulario?Qu tipo de operaciones realiza la organizacin?Tipos de control a implementar en los formularios.Tipos de Archivo para formularios.Tercero a la organizacin(identificarlo), la propia organizacin (identificar:rea emisora y receptora).Operaciones masivas(ventas a bajo precio, ticket) pocas operaciones(ventas a alto precio, comprobante especfico).Controles cruzados, punto, rea y tipo de control. Constancia de participacin.Datos clave: numeracin correlativa pre-impresa.Necesidad de guarda de la documentacin: copias para archivo.Forma de archivar:Fecha emisin-N correlativos.

FORMULARIODistribucin grfica:

ENCABEZAMIENTOCUERPOPIEDatos Fijos= Datos del: Emisor del comprobante y del Formulario en s.(Formulario uso Externo).Datos Cualitativos (objetivos y subjetivos), Datos Cuantitativos.Aclaraciones del H.E. a contener en el formulario(leyendas aclaratorias, firmas), Minuta de seguimiento.

FORMULARIO VS COMPROBANTEFORMULARIO

COMPROBANTE

COMPROBANTEEs un documento fuente, ya que es un instrumento material que revela la existencia de un acto o hecho econmico que puede ser un hecho registrable o no registrable.Si es registrable ser soporte de entrada al proceso contable.Si es no registrable, ser documentacin fuente del H.E. informativo.

Puede ser : comprobante propio o comprobante de terceros.Si es comprobante propio:

De uso internoDe uso externoDe confeccin:

IncompletaA completar.

Ejemplos:Funcin Compras:PEDIDO INTERNO DE COMPRAS:Los departamentos solicitan la provisin de artculos.Es propio(confecciona nuestra organizacin).Interno(enviado entre reas o dptos.A completar(Almacenes informa la existencia).No registrable.Ejemplo:empresa ATGE S.A. El Dpto. Almacenes solicita a Dpto. Compras, la compra de 500 cuadernos.

SOLICITUD DE COTIZACIN:El dpto. Compras enva a proveedores, solicitando precio, plazo de entrega y financiacin de artculos.PropioExterno(enviado al proveedor).A completar(por el proveedor)No registrable(no afecta igualdad contable).Ejemplo: El Dpto. Almacenes de la empresa ATGE S.A.enva a la empresaEl precio justo una Solicitud de cotizacin, por 500 CUADERNOS.

FACTURA DEL PROVEEDOR:Llega al dpto. Contadura de nuestra empresa, la factura por los artculos comprados al proveedor. De Terceros: confeccionado por el proveedor.Externo: proviene del proveedor.Completo: confeccionado totalmente por el proveedor.Registrable: modifica la igualdad contable.

Funcin Ventas:

Factura al cliente:Es para constancia de la mercadera que se vendi.Es propio.Es externo.Completo.Registrable.

COMPROBANTESFuncin Contable:Registrables: fuente de informacin(uniforme y estadarizada) al proceso contable. Se procesa(cuentas, registros), informa de la situacin financiera, econmica y patrimonial a usuarios). Fuente de respaldo para las registraciones.No registrables: fuente de comunicacin(uniforme y estandarizada), ampla y aclara.

Funcin Legal:Art. 43 + 44 + 68 del Cdigo de Comercio:Las constancias contables en los libros de comercio, son vlidas, si y slo si, estn respaldadas por comprobantes fehacientes.

ARCHIVOSLugar donde se guardan los comprobantes.Sistema de archivos:Tipo de comprobantes a ser archivados.Tiempo.Cmo ordenar en el archivo.Dnde: espacio disponible, ubicacin, medios tcnicos.

Comprobantes a archivar: Todos aqullos que sirven como documentacin respaldatoria de H.E. cuantificables registrables y registrados, y de H.E. no registrables.Tiempo: Art. 67 Cd. de Comercio (modif. Ley 16478) diez aos contados desde su fecha(a partir del cierre del ejercicio econmico, en que son registrados los comprobantes).Cmo archivar: Criterio Objetivo(S/ H.E. que representan).

Criterio Subjetivo(S/ sujeto interviniente en las operaciones).Dnde?: tipo de archivo: directo: conservar el comprobante tal cual se emiti.

indirecto:Microfilmado(gran nmero de comprobantes)u otro tipo de soporte electrnico(CDs, DVDs)