Tema9 plantillas y formularios

Tema 9. Plantillas y formularios

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Índice

ÍNDICE ..................................................................................................................................................... 2

PLANTILLAS Y FORMULARIOS ........................................................................................................... 3

1. FORMULARIOS ................................................................................................................................ 3 1.1. Controles para crear formularios ........................................................................................... 4 1.2. Creación de formulario .......................................................................................................... 4

2. PROTEGER UN DOCUMENTO CON RESTRICCIONES........................................................................... 10 2.1. Crear cuenta Microsoft ........................................................................................................ 11 2.2. Acceso restringido al documento ........................................................................................ 12 2.3. Restringir formato y edición en el documento ..................................................................... 15

3. GUARDAR EL FORMULARIO COMO PLANTILLA PARA SU USO POSTERIOR ............................................ 17 3.1. Utilizar la plantilla de formulario creada .............................................................................. 18

4. CONSIDERACIONES FINALES .......................................................................................................... 20



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Plantillas y formularios

En este tema se describe el modo de realizar plantillas de formularios, esto es documentos con

controles que sirven para que otros puedan utilizarlos para rellenarlos, e imprimirlos sin posibilidad de

dañar el formato. Se verá el modo de introducir diferentes controles, en la elaboración del formulario,

el modo de proteger de forma parcial el documento para que el diseño no se pueda modificar y cómo

almacenarlo como plantilla para su uso posterior.

1. Formularios

Para poder crear formularios debe mostrar en la cinta de opciones la ficha Programador. Para ello

utilice el botón de Office y en Opciones de Word, seleccione Más frecuentes, a la izquierda, y

marque la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones, a la derecha.

También puede acceder desde la

opción Más comandos de la barra de

herramientas de

acceso rápido



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El resultado es una ficha más, con herramientas y comandos que harán posible la creación del

formulario.

1.1. Controles para crear formularios

En la ficha Programador encontrará el grupo Controles

Incluye herramientas para insertar los diferentes tipos de controles que se emplean en un formulario:

Texto enriquecido. Inserta un control de contenido de texto enriquecido

Texto. Inserta un control de contenido de texto sin formato

Imagen. Inserta un control de contenido de imagen

Cuadro combinado. Inserta un control de contenido de cuadro combinado.

Lista desplegable. Inserta un control de contenido de lista desplegable.

Selector de fecha. Inserta un control de contenido de fecha.

Galería de bloque de creación. Inserta un bloque de creación del documento.

Herramientas heredadas. Inserta un control de formulario del tipo al

que se empleaba en versiones anteriores.

1.2. Creación de formulario

Veamos con un ejemplo el modo de crear un formulario.

En el formulario aparecen textos a modo de etiqueta, que indican el dato que hay que introducir en

esa caja, y luego están las cajas donde posteriormente se introducirán diferentes valores para cada

registro. Para las cajas emplearemos alguno de los controles anteriores.

En el ejemplo vamos a elaborar un formulario de abonado a una piscina, para que la persona

encargada de realizar los bonos, tenga una plantilla para rellenar para cada abonado.



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En un documento nuevo podemos utilizar una tabla para el diseño del formulario y a continuación se

escriben los textos que solicitan datos.

A continuación se define un estilo para los datos de los controles que se introducirán más adelante.

En el ejemplo definimos el estilo LACAJA con fuente ARIAL, 12, color estándar AZUL OSCURO



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Mostramos la ficha Programador en la cinta de opciones, y situamos el cursor en la celda del primer

dato (NOMBRE) y en una línea por debajo del texto que aparece se utiliza el control Texto

enriquecido.

Muestra el control de contenido de texto

Se ha activado automáticamente el Modo Diseño. Hacemos clic

en Propiedades.

Para que los usuarios del formulario puedan reemplazar el texto de instrucciones por el texto

que escriban no marque la casilla No se puede editar el contenido



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Situamos el cursor en la celda del segundo dato (APELLIDOS) y en una línea por debajo del texto

que aparece se utiliza el control Texto enriquecido y a continuación pulsamos el comando

Propiedades.

Hacemos algo similar para los datos: COD POSTAL, LOCALIDAD, AÑO NACIMIENTO, TELEFONO

y NUMERO DE ABONO.



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Para SEXO utilizamos el control de contenido de Cuadro combinado y el botón Propiedades

Para FOTO utilizamos el control de contenido de Imagen y el botón Propiedades

Para ABONADO LOCAL utilizamos el control de formulario Casilla de verificación que encontrará en

el cuadro de herramientas heredadas, y el botón Propiedades.



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Para TIPO DE ABONO utilizamos el control de contenido de Lista desplegable y el botón

Propiedades.



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Para FECHA SOLICITUD utilizamos el control de Selector de fecha y el botón Propiedades.

2. Proteger un documento con restricciones

Para trabajar con todas las características de seguridad, para crear contenidos protegidos por

derechos debe disponer de una cuenta Microsoft, anteriormente Windows Live ID.



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2.1. Crear cuenta Microsoft

Desde el navegador de internet, teclee en la barra de dirección Outlook.com



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2.2. Acceso restringido al documento

Una vez definida la cuenta de Microsoft, desde la ficha Programador y con el formulario abierto,

utilice el comando Proteger documento y seleccione Acceso restringido.



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Le mostrará el cuadro de diálogo donde le indica que debe tener una cuenta de Microsoft



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En la pantalla siguiente teclee su dirección de correo y contraseña de la cuenta de Microsoft que creó

en el apartado anterior.

Luego pulse Iniciar sesión. En la ventana siguiente pulse el botón Acepto.



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2.3. Restringir formato y edición en el documento

Una vez definida la cuenta de Microsoft, y activada, desde la ficha Programador y con el formulario

abierto, utilice el comando Proteger documento y seleccione Restringir formato y edición.

Le mostrará en el panel de tareas de la derecha, el panel Restringir formato y edición. En el punto 1,

seleccione Rellenando formularios y después haga clic en el punto 2 Restringir permiso.

Después guarde y cierre el documento, para volver a abrirlo a continuación.

En el panel de tareas Restringir formato y edición, ahora mostrará activo el botón Sí, aplicar la

protección. Haga clic en ese botón.



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Le mostrará un cuadro de diálogo donde podrá escribir una contraseña (opcional), de modo que sólo

los revisores puedan realizar cambios en el diseño del formulario, posteriormente

Si no utiliza Contraseña, cualquier persona podrá cambiar las restricciones de edición del

formulario.



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3. Guardar el formulario como plantilla para su uso posterior

Utilice el comando Guardar como al que accede desde el botón de Office

Escriba el nombre de archivo que dará a la plantilla. Es muy importante que en Tipo seleccione

Plantilla habilitada con macros de Word (*.dotm).

Para que le resulte más fácil utilizarla posteriormente guarde siguiendo en la carpeta siguiente:

C:\Usuarios\Su_nombre_de_usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas

Su_nombre_de_usuario, será el usuario con el que entre en ese equipo.

Por último pulse el botón Guardar.



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3.1. Utilizar la plantilla de formulario creada

Para utilizar la plantilla creada, el archivo de la plantilla debe estar cerrado. Utilice el comando Nuevo

del botón de Office o de la barra de herramientas de acceso rápido.

Seleccione a la izquierda Mis plantillas

Seleccione la plantilla de formulario que ha diseñado. (En nuestro ejemplo se llama Formulario) y

acepte.



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Le mostrará el documento que ha diseñado, de manera que el cursor se encuentra en el primer

control de contenido, esperando que teclee la información necesaria.

Irá haciendo clic en el siguiente control de contenido, hasta completar todos los datos.

Después guarde como un documento de Word (*.docx)



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Guardará el diseño y los datos que ha cumplimentado en el formulario:

4. Consideraciones finales

Diseño del formulario

• Elaboración de plantilla.

• Requiere Word más a fondo, en cuanto a diseño de documentos , inclusión de controles de contenido y aplicación de protección parcial con acceso restringido.

Utilización del formulario

• Elaboración de un documento normal, empleando una plantilla que previamente se ha diseñado.

• Esta labor la puede realizar cualquier usuario, sin necesidad de un conocimiento avanzado en Word.

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