MVČR

Projekt Procesní modelování agend

9. Národní konference kvality ve veřejné správěIng Josef Beneš, manažer projektu

20.2.2013

je implementace softwarové, znalostní a procesní infrastruktury pro vytváření, využívání a správu procesních modelů agend tak, aby je bylo následně možné optimalizovat (zefektivnit činnost úřadů veřejné správy, snížit finanční nároky na chod administrativy a zajistit jejich maximální dostupnost a kvalitu).

Cíl projektu PMA

1. Vypracování Metodiky procesního modelování agend veřejné správy.– Cílem je zavedení společného procesního slovníku a tedy společného pohledu na různé

aspekty procesních modelů– Cílem je naučit se popisovat procesní postup, včetně čerpání zdrojů a kvality výkonu

procesů– Cílem není personální audit – Cílem není veřejnou správu „ukreslit“

2. Dodávka a implementace AIS RPP Modelovacího pro procesní modelování agend veřejné správy, vybaveného moduly řízení, editace, připomínkování a publikování.

3. Návrh, implementace a zprovoznění Rozhraní mezi AIS RPP Modelovacím a RPP (dále jen „Rozhraní“).

– Mít vazbu na základní registry – systém je editační

4. Vyškolení vybraných úředníků v procesním modelování podle vypracované Metodiky a s použitím AIS RPP Modelovacího.

5. Zpracování procesních modelů 30 agend veřejné správy.– Nejde o vytvoření standardu 30 agend, cílem je zavedení systému pro modelování agend– Je to reprezentativní vzorek, který umožní pochopit souvislosti (extrémy a kritici)

6. Návrh institucionálních a věcných podmínek pro zřízení metodického centra pro procesní modelování agend Zadavatelem po dobu realizace a udržitelnosti projektu.

– Udržení znalostí a založení dlouhodobého výhledu udržitelnosti a rozvoje systému– Pomoc ohlašovatelům agend a samosprávě v jejich práci

Předmět dodávky - Dodavatelem je Accenture Central Europe B.V.,

• Stanovení postupu modelování sběru, analýzy, tvorby jednotlivých forem procesních modelů a jejich aktualizace v podmínkách veřejné správy, zohledňující specifika veřejné správy.

• Popis efektivního řízení tvorby, udržování a aktualizace procesních modelů i vlastní Metodiky, vč. identifikace rizik a návrhu jejich eliminace, tj. základ činnosti metodického centra.

• Metodika procesního modelování je „řídící dokument“ pro– Modelování 30 agend (3 pilotní) v rámci projektu PMA– Dále modelování cca 500 agend ohlášených i neohlášených v RPP– Nasazení a využívání AIS Modelovacího – Školení stovek uživatelů– Provoz Metodické centra MVČR pro modelování agend

Metodika procesního modelování – klíčový výstup

• Zahájena dodávka projektu 1.9.2012 • Akceptace prvních výstupů 28.2.2013

– Metodika PMA– Dodávka AIS Modelovací

• Modely pilotních agend • Aktualizace metodiky – červenec 2013• Dokončení modelů 26 agend – říjen 2013 • Dokončení školení – listopad 2013 • Datum ukončení projektu 31.3.2014• Zahájení činnosti Metodického centra MVČR 1.4.2014• Udržitelnost projektu do 31.3.2019

Časový plán projektu

Klasifikace agend a procesů• Základ je v metodice

ohlašování agend– Agenda - Zákon

• Dle stupně správy– Státní správa– Samospráva– Přenesená působnost

• Procesní oblasti – systém regulace– Evidence– Kontrola – Strategie

• Charakter procesů– Tvrdé– Částečně tvrdé– Měkké

• Procesní agendy

Stát

Kraj

Město/obec

Podíl na tvrdých

procesech

Podíl na středně tvrdých

procesech

Podíl na měkkých procesech

Podíl na provozníchnákladech

Znalostní profil projektu

Procesní popis• Slovní popis• Grafický popis• Úroveň 1

– Procesní mapa– Procesní oblast– Organizace– Proces - činnost

• Úroveň 2– Účastník– Aktivity - úkon– Stavy– Komunikace

• Datový popis• Úroveň

– Proces– Výstup– Typ případ

Znalostní profil projektu

ISZR

RPP

Funkce budoucího systému

Ústřední orgán

Kraj

Město/obec

Metodické centrum Pracovní

model

Modelovací nástroj

Finální model • AIS RPP modelovací je postaven na

modelovacím nástroji CraftCase

• Modul řídící – definice pracovního postupu

• Modul editační – provedení modelu

• Modul připomínkovací

• Modul čtecí – prohlížení modelů

Procesní modelování

Základní analýza a příprava modelování

Sestavení AS-IS modelu

Sestavení TO-BE modelu

• Etapa 1.1: Iniciální analýza agendy• Etapa 1.2: Definice procesního rozsahu agendy• Etapa 1.3: Vytvoření detailního harmonogramu prací• Etapa 1.4: Posouzení dostupnosti dat o výkonu agendy

Etapy postupuFáze postupu

• Etapa 2.1: Vytvoření procesního popisu agendy• Etapa 2.2: Sběr hodnot AS-IS modelu• Etapa 2.3: Příprava podkladů pro stanovení nákladů výkonu

procesů agendy• Etapa 2.4: Stanovení hrubých lokálních nákladů procesů agendy• Etapa 2.5: Stanovení čistých lokálních nákladů procesů agendy• Etapa 2.6: Schválení AS-IS modelu agendy• Etapa 2.7: Identifikace optimalizačního potenciálu• Etapa 2.8: Prioritizace procesů pro detailní analýzu

• Etapa 3.1: Návrh optimalizačních hypotéz• Etapa 3.2: Výběr TO-BE varianty modelu• Etapa 3.3 Posouzení první verze TO-BE modelu• Etapa 3.4: Vytvoření detailních návrhů opatření• Etapa 3.5: Odhad potenciálu úspor opatření• Etapa 3.6: Prioritizace opatření k realizaci• Etapa 3.7: Vytvoření návrhu realizace opatření• Etapa 3.8: Posouzení druhé verze TO-BE modelu• Etapa 3.9: Vypořádání připomínek• Etapa 3.10: Schválení finální verze TO-BE modelu• Etapa 3.11: Publikace TO-BE modelu do RPP

Postup modelování

Standard agendy

Stanovení hodnot parametrů standardu

Platba za výkon agendyDefinice případné kompenzace (mimo standard)

Definice KPI

Procesní modelování

Procesní popis

Vazba na RPP

Přímé náklady

PracnostPodmínky

výkonu

Seznam KPI

Standard výkonu procesů agendy (3 oblasti)

Definice úrovně Definice výkonu Definice odměny

Způsob výpočtu základní odměny

Způsob výpočtu celkové odměny

Stanovení výše odměny pro konkrétní OVM

Základní výše odměny

Způsob výpočtu upravené odměny

Celková výše odměny dle standardu

Evidence lokálních hodnot koeficientů

Lokální hodnotyčetností a koeficientů

Lokální výše kompenzace

Zjištění centrálních statistik

Statistiky výkonu procesů

Požadovaná kvalita (Ukazatele kvality - KPI)

Procesní popisÚroveň pro standard

Finální výše odměny za výkon agendy

Def

inic

e st

and

ard

u(Z

R R

PP

)P

od

klad

y p

ro

stan

dar

d

(AIS

M)

Dal

ší IS

Hodnoty sankčních koeficientů pro KPI

Cena jednotky výkonu, fixní složka

Upravená výše odměny

Organizace modelování

• Gestor agendy– Správce modelu agendy

• Vedoucí modelování• Analytik modelování

• Koordinátor metodického připomínkování– Účastník metodického připomínkování

• Koordinátor vnějšího připomínkování– Účastník vnějšího připomínkování

• Koordinátor vnitřního připomínkování– Účastník vnitřního připomínkování

• Vedoucí metodiků– Metodik modelování

• Správce RPP

Workflow AS-IS a TO-BE

Publikační workflow

Zúčastněná strana Typický zástupce Možné Role dle Metodiky PMA

Ohlašovatel agendy

Náměstek ministra • Gestor agendy

Ředitel odboru

• Správce modelu agendy• Vedoucí modelování• Koordinátor vnitřního připomínkování, vnějšího

připomínkování• Účastník vnitřního připomínkování

Vedoucí oddělení

• Vedoucí modelování• Koordinátor vnitřního připomínkování, vnějšího

připomínkování• Účastník vnitřního připomínkování• Analytik modelování

Referent• Analytik modelování• Účastník vnitřního připomínkování

Participující OVMVedoucí oddělení • Účastník vnitřního připomínkování

Referent • Účastník vnitřního připomínkování

Další členové týmu modelování agendy

Vedoucí týmu

• Vedoucí modelování *)• Analytik modelování• Metodik modelování• Účastník metodického připomínkování *)

Člen týmu • Analytik modelování

Metodické centrum

Vedoucí metodického centra

• Vedoucí metodiků• Metodik modelování• Koordinátor metodického připomínkování• Účastník metodického připomínkování

Metodik PMA• Metodik modelování• Koordinátor metodického připomínkování• Účastník metodického připomínkování

Správce RPP Správce RPP • Správce RPP

Neparticipující OVM, odborná veřejnost

Různé • Účastník vnějšího připomínkování

Děkujeme za účast a těšíme se na spolupráci, protože věříme, že vytvářený systém neboří lokální iniciativy a vytvoří základ společného

procesního uvažování.