總務事項總務事項內部控制推動經驗分享內部控制推動經驗分享

弘光科技大學

總務長 田其虎

2012 03 222012.03.22

1

簡報大綱

一、校務基本資料

簡報大綱

一、校務基本資料

二、總務處現況介紹二 總務處現況介紹

三、本校內控制度沿革三 本校內控制度沿革

四、總務處內控制度推動歷程四 總務處內控制度推動歷程

五、實例分享

六、結語

33

校務基本資料校務基本資料校地 99 114㎡ 專業實習實驗室 28054 05㎡校地

樓地板

教職員工數

99,114㎡

130,400㎡

559人

專業實習實驗室

汽車停車位

機車停車位

28054.05㎡

759位

2 750位教職員工數

學生數

學生宿舍床位

559人

12,206人

370床

機車停車位

地上建築物

公務車

2,750位

18棟

13輛學生宿舍床位

合作協議宿舍

370床

9,161床

公務車

普通教室

13輛

105間

系所編制 18系8所製表日期：2012.3.12

系所編制 18系8所

4

總務處現況介紹總務處現況介紹

總務長 秘書 1人 行政助理2人

校園景觀空間規劃委員會 總務會議

出納組組長1人

保管組組長1人

營繕組組長1人

事務組組長1人

組員

技工

工友

守衛

駕駛

技佐

電工

木工

組員

組員 員

2人

工1人

友8人

衛2人

駛3人

佐1人

工3人

工1人

員1人

員1人

55

本校內控制度沿革本校內控制度沿革

99.08.01由稽核組提升

93.08.01

稽核組提升為一級單位「稽核室」

98.09.18通過

92.07.24通過ISO 9001

成立專責單位--稽核組，隸89 03 01

ISO9001 ：2008年版

89.02.18

9001：2000年版

核組 隸屬秘書室

89.03.01成立品質管理中心，下設內部稽核組及

通過ISO 9002：1994年版

88 07 01

稽核組及文件管制組

6

驗證88.07.01成立ISO推動小組

6

總務處內控制度推動歷程

第一階段1 成立ISO推動小組1.成立ISO推動小組2.禮聘講師蒞校教導行政人員ISO程序書撰寫3.進行內部稽核訓練3.進行內部稽核訓練4.爭取零缺失通過 ISO 9002：1994年版 驗證

7

總務處內控制度推動歷程總務業務非全面導入ISO程

總務處內控制度推動歷程

採購

面導入ISO程序，以各組核心業務為起點

採購業務為起點

資產安全

管理

8

業務風險評估–以採購為例

採購設備品質無法控制，採購之財物不符單位需求1

通用性財產自行採買，採購價格偏高，無法以量制價2

通用性財產自行採買，採購價格偏高，無法以量制價

採購合約訂定原則不一 無法兼顧學校與廠商權益3

採購合約訂定原則不一，無法兼顧學校與廠商權益

4採購過程便宜行事，未達公開、公正之原則，易產生貪瀆風氣

4

無法因地制宜，採最適合之採購原則辦理，造成人力浪費5

99

業務風險評估–以財產驗收及財管為例

未依採購之規格、數量及功能驗收，新品功能如異常無法即時更換造成損失

1

即時更換造成損失

財產系統資料與財產存置現況不同，尋找設備時耗時耗力2財產系統資料與財產存置現況不同 尋找設備時耗時耗力

無法確認設備、儀器庫存狀況，達到資源共享，並重覆3無法確認設備、儀器庫存狀況，達到資源共享，並重覆採購相同財物

4財產管理人異動時移交未落實，造成財物遺失

4

5無定期盤點，即時掌握學校現有財物狀況，財物遺失狀況頻繁

5

1010

第一階段重點工作組別 89年以前 89~90年建立之ISO程序書

財產物品管理準則 財物採購程序採購組

1.財物驗收程序2.財物外送維修程序3 財產外借程序

財產物品管理準則3.財產外借程序4.財產移轉程序5.新增財產登記程序6.財產盤點程序

保管組

7.財產減損報廢程序

營繕管理作業規範 營繕採購暨驗收程序營繕組

校車管理辦法 校車管理程序事務組

總務處出納作業規範 1.零用金管理辦法出納組

11

總務處出納作業規範 2.收入支付款項工作指導書出納組

總務處內控制度推動歷程

第二階段1.導入財務稽核概念，採漸進式方式進行零用金月底盤

點、固定資產盤點、採購作業流程稽核點 固定資產盤點 採購作業流程稽核

2.各組次核心業務導入ISO程序

提昇總務處同仁風險評估概念 強化內部控制制度3.提昇總務處同仁風險評估概念，強化內部控制制度

4.92.07.24 通過 ISO 9001：2000年版

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第二階段重點工作組別 程序書名稱

1 財產管理程序(92年新增)1.財產管理程序(92年新增)2.財產驗收、新增財產、外借維修等程序書調降成三階工作指導

書(92年修正)3.總務處保管組作業程序書(94年新增)

保管組

3.總務處保管組作業程序書(94年新增)

1.弘光科技大學空間規劃工作指導書(94年新增)總務處

1. 總務處營繕組作業程序書(94年新增)營繕組

1 總務處會議場地使用管理規則(94年新增)1.總務處會議場地使用管理規則(94年新增)2.總務處事務組作業程序書(94年新增)事務組

1 總務處出納組作業程序書(94年新增)出納組 1.總務處出納組作業程序書(94年新增)出納組

13

財產採購驗收管理事項之循環

採購作業 財產新增作業 財產外送維修作業採購作業 財產新增作業 作業

缺失改善

財產驗收作業

財產移轉作業

財產盤點作業改善

財產外借作業

財產報廢減損作業

14

矯矯

財產採購驗收管理事項之循環

接受校內稽核單位依標準作業程序書

經查程序書之流程已不適宜現行作業

修改程序書以符合現況，結案後公告

矯正行動單

依標準作業程序書定期及不定期稽核

經查作業流程未完符合程序書規範

各單位依循辦理

說明未遵行之理由，如為流程不適宜則修改程序書

觀察觀察事項單

全符合程序書規範

作業流程符合程序

無其他建議事

項有其他建議事

流程不適宜則修改程序書，為人為疏失於限期內完成

改善並接受追蹤

建議建議書規範，依循現有作業流程辦理 作業流程符合程序

書規範

建議事項

參酌建議事項，並適時檢視流程，確保作

建議事項單

書規範業有效性及適切性

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總務處內控制度推動歷程第三階段

處 動

1.全面落實業務及財務稽核

2 擴大通過認證範圍2.擴大通過認證範圍

ISO 9001：2008 品保認證系統

ISO 27001：2005 資訊安全系統

ISO 14001：2004 環境管理系統ISO 14001：2004 環境管理系統

ISO 17025：2005 實驗室驗證系統

TIPS 台灣智慧財產管理制度ISO 14064 2006 溫室氣體盤查查證ISO 14064：2006 溫室氣體盤查查證

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第三階段重點工作

持續定期稽核

專案計畫稽核

盤點易變現資產盤點易變現資產

品質目標稽核品質目標稽核

校務滿意度調查校務滿意度調查

外部稽核

17

第三階段效益1

第三階段效益

程序公開、公正 有效提升

1

正，有效提升行政效能，防止貪污舞弊止貪污舞弊

2 3

採買之財產品質符合需

通用性財產統一採購，以最少的負擔達成

內控制度施行良好

品質符合需求且穩定

少的負擔達成最大的成效

18

第三階段效益4

第三階段效益

了解財產管理狀況 有效掌

4

狀況，有效掌控財務

5

掌控現有設備6

內控制度施行良好設備、儀器不易遺失，減少重覆

掌控現有設備狀況，各單位資源可共享共

內控制度施行良好

採購之情形發生 用，避免資源浪費

19

定期稽核計劃表實例分享

日期 稽核項目 稽核單位 備註

98年08月 97學年度品質目標執行成效追蹤 全校各單位98年09月 檢視全校各單位網頁更新維護作業 全校各單位98年10月 零用金管理辦法(WI-10620-001) 總務處出納組98年10月 收入支付款項工作指導書(WI-10620-002) 總務處出納組

定期 核 表

98年10月 收入支付款項工作指導書(WI 10620 002) 總務處出納組98年10月 緊急事件應變管理程序(EP-0120-005) 安環室 ISO 1400198年10月 廢水處理操作工作指導書(WI-0120-002) 安環室 ISO 1400198年11月 廢棄物管理工作指導書(WI-0120-003) 安環室 ISO 1400198年11月 毒化物管理工作指導書(WI-0120-004) 安環室 ISO 1400198年12月 實驗場所事故通報程序書(QP-11100-005) 安環室(Q )98年12月 財產移轉工作指導書(WI-0063-005) 總務處保管組98年12月 財產外借工作指導書(WI-10630-006) 總務處保管組98年12月 財產減損報廢工作指導書(WI-10630-007) 總務處保管組99年01月 98學年度品質目標執行成效追蹤 全校各單位99年01月 法令規章與其他要求鑑別管制程序(EP-0120-002) 安環室 ISO 1400199年01月 環境管理系統運作管理程序(EP-0120-007) 安環室 ISO 1400199年03月 營繕驗收程序(QP-10640-001) 總務處營繕組99年03月 監督與量測管理程序(EP-0120-006) 安環室 ISO 1400199年03月 弘光科技大學先期環境審查程序(EP-0120-001) 安環室 ISO 1400199年03月 目標、標的與方案制定管制程序(EP-0120-003) 安環室 ISO 14001( )99年03月 環境風險評估區域選擇原則(WI-0120-001) 安環室 ISO 1400199年04月 公務車管理程序(QP-10650-001) 總務處事務組99年04月 採購程序書(QP-10600-002) 總務處

99年04月 財產驗收工作指導書(WI-10630-001) 總務處保管組99年04月 新增財產登記工作指導書(WI-10630-002) 總務處保管組99年04月 新增財產登記工作指導書(WI 10630 002) 總務處保管組99年04月 財產盤點工作指導書(WI-10630-003) 總務處保管組99年04月 財產外送維修工作指導書(WI-10630-004) 總務處保管組

99年06月 獎勵大學教學卓越計畫作業程序書（QP-10440-001） 教學資源中心

99年06月 弘光科技大學空間規劃工作指導書(WI-10600-001) 總務處

99年06月 電力監控管理程序（EP-0065-001） 總務處營繕組 ISO 14001

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95-99學年度總務處稽核狀況

開單事項 主要內容 95 96 97 98 99開單事項 主要內容 95 96 97 98 99

說寫做不一致 4 2 1 5 3

辦法與程序書所述不符，修訂辦

矯正事項

法 1 0 0 0 0

未填寫相關表單或表單未留存 0 1 0 0 0

作業執行時程內-未完成 0 1 2 1 4

未依規定進行改版 1 0 0 2 0

與相關法令規定不符 1 0 0 0 0

觀察事項 表單填寫不完整 8 7 3 4 3

修訂程序書或辦法使其更趨完整建議事項

修訂程序書或辦法使其更趨完整 6 4 3 1 1

其他 11 5 1 4 3

總 計 32 20 10 17 14總 計 32 20 10 17 14

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校務滿意度調查─以生活照應為例

1、交通動線與停車場設置

學生不滿意之面向 教師不滿意之面向1、交通動線1 交通動線與停車場設置

2、學校的建物設備3、學校的環境衛生4、外包商管理問題

1 交通動線2、學校的建物設備3、學校的環境衛生

4 外包商管理問題

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改善 學 改善為問題改善─以學校環境改善為例建議事項/主要項目 具體改善措施 追蹤結果建議事項/主要項目 具體改善措施 追蹤結果校園環境綠化 1.學校於校園綠化上自97學年起針對校園整體景觀詳

做規劃，並配合P棟教學大樓著手改善校園景觀造景，已大幅提升校內綠覆面積，另已著手規劃改建原第10停車場區種植草皮 善盡綠色校園之責

1.確將羊蹄甲的治療過程置於事務組網頁。

10停車場區種植草皮，善盡綠色校園之責。2.龍井地區為褐根病疫區，包括靜宜、東海、弘光等

等，因病源於空氣中流竄，導致學校羊蹄甲罹病，目前亦努力搶救中，期改善學校櫻花大道羊蹄甲損害狀況 相關歷程建置於事務組網頁中 供校內師害狀況，相關歷程建置於事務組網頁中，供校內師生了解相關事宜。

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改善 學 改善為問題改善─以學校環境改善為例建議事項/主要項目 具體改善措施 追蹤結果廁所清潔 1.經查目前常接獲反應廁所問題之棟別為M棟E化教學

大樓3、4樓，除因通風不良引發異味外，另亦因本棟廁所改用節水式感應沖水系統，拉環後需感應時間，造成學生快速拉環後感應不及而無法沖乾淨，相關改

經至M 棟E化教學大樓廁所抽查，發現部份感應沖水系統之使用說明標籤已掉落，已請營繕組再次確認並補齊。

善措施如下：(1)於廁所門外張貼使用說明，請使用者拉環後稍待感應

後再鬆開(2)除請清潔人員每日早上、下午各整理一次，另於使用

另經抽閱外包清潔人員之清潔記錄表，於每日上午及下午各清潔一次。

率較高之重點區域加強清潔。2.校內廁所於早中晚皆固定清潔一次，針對使用率高之

廁所亦在下午時段增加清潔次數，據觀察少數人員在如廁上使用習慣不佳，如：沖不乾淨、外溢及洗手完濕淋淋 在地 等情況 地板立 產生 損 本處濕淋淋甩在地面等情況。地板立即產生污損。本處已請清潔人員加強清理。

普通教室垃圾未清理

1. 請導師及老師加強宣導各班實施課後「三分鐘環保工作」，隨手將垃圾帶走，教室整潔需要同學共同維護

100學年度一年級新生皆需實行勞作教育，分別於上午

及 打掃各班教維護。2. 若有此情形發生，請立即撥打校內分機1421-1429

反應，生輔組會立刻處理。

7：40及16：30打掃各班教室；實行勞作教育後，學生對教室髒亂的抱怨較以往少（班代座談會）。

24

總務處內控制度推動歷程

第四期(99年~迄今)

1.有效落實PDCA管理循環

2.推動全校QCC活動

25

弘光每年都辦理不同主題的教育訓練及共識營，將品質管理概念深植於每位同仁的心中。

97/08/13職員工於西湖度假村辦理「提99/11/18職員工於溪頭辦理昇品質管理共識營」-結與解活動「高績效團隊訓練營」

99/08/25全校職員工PDCA循環實務應用教育 100/08/04教育品質系統精進訓練 QCC品99/08/25全校職員工PDCA循環實務應用教育訓練

100/08/04教育品質系統精進訓練─QCC品管圈實務課程

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100年全面品質管理成果發表競賽100年全面品質管理成果發表競賽參賽單位 參賽案例名稱

總務處 簡化採購作業流程

總務處事務組 校園安全 機車管理（校園外、校園內）總務處事務組 校園安全-機車管理（校園外、校園內）

總務處營繕組 校園節能用電全面品質管理

總務處保管組總務處保管組 財產管理E化

總務處出納組 領據E化作業

安環室 廢棄物減量

2727

101年QCC成果發表競賽101年QCC成果發表競賽

2828

2929

結 語結 語

建立制度建立制度

落實執行落實執行

持續改善

忘記背後，努力面前，向著標竿直跑

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簡報結束簡報結束簡報結束簡報結束敬請批評指教敬請批評指教

31