總務事項總務事項內部控制推動經驗分享內部控制推動經驗分享
弘光科技大學
總務長 田其虎
2012 03 222012.03.22
1
簡報大綱
一、校務基本資料
簡報大綱
一、校務基本資料
二、總務處現況介紹二 總務處現況介紹
三、本校內控制度沿革三 本校內控制度沿革
四、總務處內控制度推動歷程四 總務處內控制度推動歷程
五、實例分享
六、結語
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校務基本資料校務基本資料校地 99 114㎡ 專業實習實驗室 28054 05㎡校地
樓地板
教職員工數
99,114㎡
130,400㎡
559人
專業實習實驗室
汽車停車位
機車停車位
28054.05㎡
759位
2 750位教職員工數
學生數
學生宿舍床位
559人
12,206人
370床
機車停車位
地上建築物
公務車
2,750位
18棟
13輛學生宿舍床位
合作協議宿舍
370床
9,161床
公務車
普通教室
13輛
105間
系所編制 18系8所製表日期:2012.3.12
系所編制 18系8所
4
總務處現況介紹總務處現況介紹
總務長 秘書 1人 行政助理2人
校園景觀空間規劃委員會 總務會議
出納組組長1人
保管組組長1人
營繕組組長1人
事務組組長1人
組員
技工
工友
守衛
駕駛
技佐
電工
木工
組員
組員 員
2人
工1人
友8人
衛2人
駛3人
佐1人
工3人
工1人
員1人
員1人
55
本校內控制度沿革本校內控制度沿革
99.08.01由稽核組提升
93.08.01
稽核組提升為一級單位「稽核室」
98.09.18通過
92.07.24通過ISO 9001
成立專責單位--稽核組,隸89 03 01
ISO9001 :2008年版
89.02.18
9001:2000年版
核組 隸屬秘書室
89.03.01成立品質管理中心,下設內部稽核組及
通過ISO 9002:1994年版
88 07 01
稽核組及文件管制組
6
驗證88.07.01成立ISO推動小組
6
總務處內控制度推動歷程
第一階段1 成立ISO推動小組1.成立ISO推動小組2.禮聘講師蒞校教導行政人員ISO程序書撰寫3.進行內部稽核訓練3.進行內部稽核訓練4.爭取零缺失通過 ISO 9002:1994年版 驗證
7
總務處內控制度推動歷程總務業務非全面導入ISO程
總務處內控制度推動歷程
採購
面導入ISO程序,以各組核心業務為起點
採購業務為起點
資產安全
管理
8
業務風險評估–以採購為例
採購設備品質無法控制,採購之財物不符單位需求1
通用性財產自行採買,採購價格偏高,無法以量制價2
通用性財產自行採買,採購價格偏高,無法以量制價
採購合約訂定原則不一 無法兼顧學校與廠商權益3
採購合約訂定原則不一,無法兼顧學校與廠商權益
4採購過程便宜行事,未達公開、公正之原則,易產生貪瀆風氣
4
無法因地制宜,採最適合之採購原則辦理,造成人力浪費5
99
業務風險評估–以財產驗收及財管為例
未依採購之規格、數量及功能驗收,新品功能如異常無法即時更換造成損失
1
即時更換造成損失
財產系統資料與財產存置現況不同,尋找設備時耗時耗力2財產系統資料與財產存置現況不同 尋找設備時耗時耗力
無法確認設備、儀器庫存狀況,達到資源共享,並重覆3無法確認設備、儀器庫存狀況,達到資源共享,並重覆採購相同財物
4財產管理人異動時移交未落實,造成財物遺失
4
5無定期盤點,即時掌握學校現有財物狀況,財物遺失狀況頻繁
5
1010
第一階段重點工作組別 89年以前 89~90年建立之ISO程序書
財產物品管理準則 財物採購程序採購組
1.財物驗收程序2.財物外送維修程序3 財產外借程序
財產物品管理準則3.財產外借程序4.財產移轉程序5.新增財產登記程序6.財產盤點程序
保管組
7.財產減損報廢程序
營繕管理作業規範 營繕採購暨驗收程序營繕組
校車管理辦法 校車管理程序事務組
總務處出納作業規範 1.零用金管理辦法出納組
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總務處出納作業規範 2.收入支付款項工作指導書出納組
總務處內控制度推動歷程
第二階段1.導入財務稽核概念,採漸進式方式進行零用金月底盤
點、固定資產盤點、採購作業流程稽核點 固定資產盤點 採購作業流程稽核
2.各組次核心業務導入ISO程序
提昇總務處同仁風險評估概念 強化內部控制制度3.提昇總務處同仁風險評估概念,強化內部控制制度
4.92.07.24 通過 ISO 9001:2000年版
12
第二階段重點工作組別 程序書名稱
1 財產管理程序(92年新增)1.財產管理程序(92年新增)2.財產驗收、新增財產、外借維修等程序書調降成三階工作指導
書(92年修正)3.總務處保管組作業程序書(94年新增)
保管組
3.總務處保管組作業程序書(94年新增)
1.弘光科技大學空間規劃工作指導書(94年新增)總務處
1. 總務處營繕組作業程序書(94年新增)營繕組
1 總務處會議場地使用管理規則(94年新增)1.總務處會議場地使用管理規則(94年新增)2.總務處事務組作業程序書(94年新增)事務組
1 總務處出納組作業程序書(94年新增)出納組 1.總務處出納組作業程序書(94年新增)出納組
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財產採購驗收管理事項之循環
採購作業 財產新增作業 財產外送維修作業採購作業 財產新增作業 作業
缺失改善
財產驗收作業
財產移轉作業
財產盤點作業改善
財產外借作業
財產報廢減損作業
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矯矯
財產採購驗收管理事項之循環
接受校內稽核單位依標準作業程序書
經查程序書之流程已不適宜現行作業
修改程序書以符合現況,結案後公告
矯正行動單
依標準作業程序書定期及不定期稽核
經查作業流程未完符合程序書規範
各單位依循辦理
說明未遵行之理由,如為流程不適宜則修改程序書
觀察觀察事項單
全符合程序書規範
作業流程符合程序
無其他建議事
項有其他建議事
流程不適宜則修改程序書,為人為疏失於限期內完成
改善並接受追蹤
建議建議書規範,依循現有作業流程辦理 作業流程符合程序
書規範
建議事項
參酌建議事項,並適時檢視流程,確保作
建議事項單
書規範業有效性及適切性
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總務處內控制度推動歷程第三階段
處 動
1.全面落實業務及財務稽核
2 擴大通過認證範圍2.擴大通過認證範圍
ISO 9001:2008 品保認證系統
ISO 27001:2005 資訊安全系統
ISO 14001:2004 環境管理系統ISO 14001:2004 環境管理系統
ISO 17025:2005 實驗室驗證系統
TIPS 台灣智慧財產管理制度ISO 14064 2006 溫室氣體盤查查證ISO 14064:2006 溫室氣體盤查查證
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第三階段重點工作
持續定期稽核
專案計畫稽核
盤點易變現資產盤點易變現資產
品質目標稽核品質目標稽核
校務滿意度調查校務滿意度調查
外部稽核
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第三階段效益1
第三階段效益
程序公開、公正 有效提升
1
正,有效提升行政效能,防止貪污舞弊止貪污舞弊
2 3
採買之財產品質符合需
通用性財產統一採購,以最少的負擔達成
內控制度施行良好
品質符合需求且穩定
少的負擔達成最大的成效
18
第三階段效益4
第三階段效益
了解財產管理狀況 有效掌
4
狀況,有效掌控財務
5
掌控現有設備6
內控制度施行良好設備、儀器不易遺失,減少重覆
掌控現有設備狀況,各單位資源可共享共
內控制度施行良好
採購之情形發生 用,避免資源浪費
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定期稽核計劃表實例分享
日期 稽核項目 稽核單位 備註
98年08月 97學年度品質目標執行成效追蹤 全校各單位98年09月 檢視全校各單位網頁更新維護作業 全校各單位98年10月 零用金管理辦法(WI-10620-001) 總務處出納組98年10月 收入支付款項工作指導書(WI-10620-002) 總務處出納組
定期 核 表
98年10月 收入支付款項工作指導書(WI 10620 002) 總務處出納組98年10月 緊急事件應變管理程序(EP-0120-005) 安環室 ISO 1400198年10月 廢水處理操作工作指導書(WI-0120-002) 安環室 ISO 1400198年11月 廢棄物管理工作指導書(WI-0120-003) 安環室 ISO 1400198年11月 毒化物管理工作指導書(WI-0120-004) 安環室 ISO 1400198年12月 實驗場所事故通報程序書(QP-11100-005) 安環室(Q )98年12月 財產移轉工作指導書(WI-0063-005) 總務處保管組98年12月 財產外借工作指導書(WI-10630-006) 總務處保管組98年12月 財產減損報廢工作指導書(WI-10630-007) 總務處保管組99年01月 98學年度品質目標執行成效追蹤 全校各單位99年01月 法令規章與其他要求鑑別管制程序(EP-0120-002) 安環室 ISO 1400199年01月 環境管理系統運作管理程序(EP-0120-007) 安環室 ISO 1400199年03月 營繕驗收程序(QP-10640-001) 總務處營繕組99年03月 監督與量測管理程序(EP-0120-006) 安環室 ISO 1400199年03月 弘光科技大學先期環境審查程序(EP-0120-001) 安環室 ISO 1400199年03月 目標、標的與方案制定管制程序(EP-0120-003) 安環室 ISO 14001( )99年03月 環境風險評估區域選擇原則(WI-0120-001) 安環室 ISO 1400199年04月 公務車管理程序(QP-10650-001) 總務處事務組99年04月 採購程序書(QP-10600-002) 總務處
99年04月 財產驗收工作指導書(WI-10630-001) 總務處保管組99年04月 新增財產登記工作指導書(WI-10630-002) 總務處保管組99年04月 新增財產登記工作指導書(WI 10630 002) 總務處保管組99年04月 財產盤點工作指導書(WI-10630-003) 總務處保管組99年04月 財產外送維修工作指導書(WI-10630-004) 總務處保管組
99年06月 獎勵大學教學卓越計畫作業程序書(QP-10440-001) 教學資源中心
99年06月 弘光科技大學空間規劃工作指導書(WI-10600-001) 總務處
99年06月 電力監控管理程序(EP-0065-001) 總務處營繕組 ISO 14001
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95-99學年度總務處稽核狀況
開單事項 主要內容 95 96 97 98 99開單事項 主要內容 95 96 97 98 99
說寫做不一致 4 2 1 5 3
辦法與程序書所述不符,修訂辦
矯正事項
法 1 0 0 0 0
未填寫相關表單或表單未留存 0 1 0 0 0
作業執行時程內-未完成 0 1 2 1 4
未依規定進行改版 1 0 0 2 0
與相關法令規定不符 1 0 0 0 0
觀察事項 表單填寫不完整 8 7 3 4 3
修訂程序書或辦法使其更趨完整建議事項
修訂程序書或辦法使其更趨完整 6 4 3 1 1
其他 11 5 1 4 3
總 計 32 20 10 17 14總 計 32 20 10 17 14
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校務滿意度調查─以生活照應為例
1、交通動線與停車場設置
學生不滿意之面向 教師不滿意之面向1、交通動線1 交通動線與停車場設置
2、學校的建物設備3、學校的環境衛生4、外包商管理問題
1 交通動線2、學校的建物設備3、學校的環境衛生
4 外包商管理問題
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改善 學 改善為問題改善─以學校環境改善為例建議事項/主要項目 具體改善措施 追蹤結果建議事項/主要項目 具體改善措施 追蹤結果校園環境綠化 1.學校於校園綠化上自97學年起針對校園整體景觀詳
做規劃,並配合P棟教學大樓著手改善校園景觀造景,已大幅提升校內綠覆面積,另已著手規劃改建原第10停車場區種植草皮 善盡綠色校園之責
1.確將羊蹄甲的治療過程置於事務組網頁。
10停車場區種植草皮,善盡綠色校園之責。2.龍井地區為褐根病疫區,包括靜宜、東海、弘光等
等,因病源於空氣中流竄,導致學校羊蹄甲罹病,目前亦努力搶救中,期改善學校櫻花大道羊蹄甲損害狀況 相關歷程建置於事務組網頁中 供校內師害狀況,相關歷程建置於事務組網頁中,供校內師生了解相關事宜。
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改善 學 改善為問題改善─以學校環境改善為例建議事項/主要項目 具體改善措施 追蹤結果廁所清潔 1.經查目前常接獲反應廁所問題之棟別為M棟E化教學
大樓3、4樓,除因通風不良引發異味外,另亦因本棟廁所改用節水式感應沖水系統,拉環後需感應時間,造成學生快速拉環後感應不及而無法沖乾淨,相關改
經至M 棟E化教學大樓廁所抽查,發現部份感應沖水系統之使用說明標籤已掉落,已請營繕組再次確認並補齊。
善措施如下:(1)於廁所門外張貼使用說明,請使用者拉環後稍待感應
後再鬆開(2)除請清潔人員每日早上、下午各整理一次,另於使用
另經抽閱外包清潔人員之清潔記錄表,於每日上午及下午各清潔一次。
率較高之重點區域加強清潔。2.校內廁所於早中晚皆固定清潔一次,針對使用率高之
廁所亦在下午時段增加清潔次數,據觀察少數人員在如廁上使用習慣不佳,如:沖不乾淨、外溢及洗手完濕淋淋 在地 等情況 地板立 產生 損 本處濕淋淋甩在地面等情況。地板立即產生污損。本處已請清潔人員加強清理。
普通教室垃圾未清理
1. 請導師及老師加強宣導各班實施課後「三分鐘環保工作」,隨手將垃圾帶走,教室整潔需要同學共同維護
100學年度一年級新生皆需實行勞作教育,分別於上午
及 打掃各班教維護。2. 若有此情形發生,請立即撥打校內分機1421-1429
反應,生輔組會立刻處理。
7:40及16:30打掃各班教室;實行勞作教育後,學生對教室髒亂的抱怨較以往少(班代座談會)。
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總務處內控制度推動歷程
第四期(99年~迄今)
1.有效落實PDCA管理循環
2.推動全校QCC活動
25
弘光每年都辦理不同主題的教育訓練及共識營,將品質管理概念深植於每位同仁的心中。
97/08/13職員工於西湖度假村辦理「提99/11/18職員工於溪頭辦理昇品質管理共識營」-結與解活動「高績效團隊訓練營」
99/08/25全校職員工PDCA循環實務應用教育 100/08/04教育品質系統精進訓練 QCC品99/08/25全校職員工PDCA循環實務應用教育訓練
100/08/04教育品質系統精進訓練─QCC品管圈實務課程
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100年全面品質管理成果發表競賽100年全面品質管理成果發表競賽參賽單位 參賽案例名稱
總務處 簡化採購作業流程
總務處事務組 校園安全 機車管理(校園外、校園內)總務處事務組 校園安全-機車管理(校園外、校園內)
總務處營繕組 校園節能用電全面品質管理
總務處保管組總務處保管組 財產管理E化
總務處出納組 領據E化作業
安環室 廢棄物減量
2727
101年QCC成果發表競賽101年QCC成果發表競賽
2828
2929
結 語結 語
建立制度建立制度
落實執行落實執行
持續改善
忘記背後,努力面前,向著標竿直跑
30
簡報結束簡報結束簡報結束簡報結束敬請批評指教敬請批評指教
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