http://www.byggsamverkan.se/kort_om_programmet.html

BYGGSAMORDNAREN

Kraven ökar hela tiden på alla entreprenörer, såväl från samhällets sida som från den egna

organisationen.

Samhället ställer större krav på bland annat dokumenterad kvalitet genom kontrollplaner och

egenkontroller.

Företagen själva ställer krav på att bli mer lönsamma, utnyttja sin tillgängliga tid effektivare och

återanvända redan nedlagd tid på ett mer rationellt sätt.

Rent konkret kan det gälla att upprätta och hålla reda på dokument på ett effektivt sätt, att

dokumentera avvikelser, störningar och hinder på ett sätt som ger beställare underlag för beslut

samtidigt som du har kontroll på ekonomin och debiteringsunderlag eller att återanvända

information i ekonomisystemet för att göra ekonomiavstämning.

Tidplaner skall skapas och ritas på ett enkelt sätt. E-post är ett normalt inslag i entreprenader, den

skall hanteras på ett bra sätt.

Att använda nedlagd tid på kalkyl i produktionsskedet, för ekonomiavstämning och för att rita

tidplaner. Dagböcker som är lätta att E-posta till beställare och dessutom själv håller reda på vad

som har hänt under dagen.

BYGGsamordnaren gör detta och mycket mer.

Genom att bygga upp programvaran i programdelar (tex. dokument, avvikelser och tidplaner) kan

projektledaren själv avgöra vilka delar som skall användas och i vilka projekt (alla delar finns alltid

tillgängliga).

Alla programdelar är integrerade och information från en programdel användas i andra

programdelar.

Detta gäller till vissa delar även data som skapats i andra programvaror såsom ekonomisystem och

kalkylsystem.

Flera användare i systemet delar på SAMMA data, data som kanske uppstått i bokföringen i ett helt

annat system.

Projektorienterad

BYGGsamordnaren är projektorienterad, precis som projektledaren. Med det menar vi att allt som

görs, dokument, avvikelser, dagböcker, ekonomiavstämningar etc. hör till ett projekt.

Ordning och reda

BYGGsamordaren hanterar alla projekt och alla data åt dig.

Detta medför att du aldrig behöver hitta på filnamn och kataloger osv åt dina dokument, det gör

BYGGsamordaren åt dig. Alla medarbetare har samma struktur, alla hittar dokumenten.

Att hålla reda på projekt

Varje projekt i BYGGsamordnaren hanteras för sig. Dokument, tidplaner, Tilläggsarbeten, ja allt,

hör till ett visst projekt.

Ett nytt projekt

BYGGsamordnaren ser till att varje projekt får unikt nummer och namn.

Att lägga dit kompletterande uppgifter är valfritt men används sedan av alla andra moduler i

systemet, ingen dubbelregistrering. Underlättar vid brevskrivande, mailande osv. Till varje projekt

hör bland annat leveransadress, projektorganisation, anbudssumma, kontraktssumma, beställarens

projektnummer etc etc.

Många nya projekt

Byggservice och anbudsräkning skapar många nya projekt. Antalet projekt är obegränsat och

BYGGsamordnaren låter dig bestämma vilka projekt du vill se.

Du har alltså möjlighet att välja bort avslutade och ej intressanta projekt från projektlistan.

BYGGsamordnaren hjälper dig också att sätta rätt projektnummer på projekten.

Projektorganisation

Knyta kontakter till projekten gör du i projektorganisation. Leverantörs-, kund- och

personalregistren är integrerade för enkel hantering.

Resultatet blir kontaktlistor, distributionslistor och mycket mer.

Att distribuera filer eller annat till alla i projekten blir enkelt. E-mail- och postadresser finns

tillgängliga direkt.

Ekonomiöversikt

Många projekt med mycket information blir ett eldorado för sifferintresserade.

I Ekonomiöversikt lägger du upp dina egna rapporter, vilka siffror du vill se och från vilka projekt.

En rapport över alla Löpande räkningprojekt som är pågående med nedlagda kostnader och

utfakturerat mot kund ger en bra bild över hur mycket bank du agerar i projekten.

En rapport med TB för alla avslutade fastprisprojekt du gjort för kund X eller som avdelning Y

gjort tas enkelt fram.

Du kan givetvis skräddarsy dina rapporter efter eget gottfinnande.

Projektplanering

En tidplan med alla projekt sitter på väggen hos alla företag. Det gäller bara att hålla den

uppdaterad. BYGGsamordnaren har det inbyggt, du väljer själv vilka projekt som skall vara med,

projekt under räkning, pågående, avdelning X etc etc.

Resurshanteringen finns med, personalbeläggningen ligger alltid uppdaterad.

Backup

Med laptopen i handskfacket kan mycket hända. BYGGsamordnaren har inbyggda funktioner för

att ta backup på utvalda eller alla projekt. Du kan göra backupen direkt till usb-fickminne och

tidsåtgången är minimal.

Varför skall det vara så svårt att rita en tidplan ?

Vem vet ?

Grunderna i BYGGsamordnarens tidplan lär man sig på 10 min.

Att maila iväg sin första tidplan som pdf brukar vara löst på 20 min, det är bra för den som inte ritar

tidplaner så ofta.

Den som vill ha mer hittar godbitar som avstämningsstreck, resursplanering och undertidplaner.

"Den duger inte till öresundsbron men den duger till mig" är ett citat från en av våra kunder ang

tidplanen. Det finns mer avancerade tidplaner men BYGGsamordnarens tiplan duger till väldigt,

väldigt mycket.

Allmänt

Aktiviteternas namn skriver du in rätt in i tidplanen. Du kan också lägga upp ett register med

aktiviteter för att slippa skriva om samma aktivitet i nästa tidplan.

Rita staplar gör du enkelt genom att helt enkelt peka och dra i själva kalenderdelen. Du kan också

skriva in stapelns längd, i kolumnen veckodagar.

Klicka och dra i stapeln för att flytta den, och ändra längden på stapeln.

Utskrift

BYGGsamordnaren justerar automatiskt så att tidplanen ryms på en sida. Stort papper i skrivaren =

stor tiplan. Om du vill kan du stänga av automatiken och skriva ut tidplanen så att den täcker flera

sidor.

E-post

Du skickar lätt tidplanen till andra, genom de inbyggda funktionerna. Tidplanen kan atutomatiskt

konverteras till PDF-format för de mottagare som inte har BYGGsamordnaren.

Resurshantering

Du kan enkelt lägga in på varje tidsstapel hur mycket resurser du behöver. BYGGsamordnaren

räknar då ut hur mycket tid som planerats in. I resurssammanställningen som syns i bilden ovan

visas också hur många av varje resurs som behövs varje dag. Självklart kan du planera in flera olika

resurser under samma tidsstapel.

Underaktiviteter

Genom att göra underaktiviteter så kan man både ha en detaljerad tidplan, och en översiktlig

tidplan, på samma gång. Dessa gör du lätt genom att markera en rad och välja “Gör till

underaktivitet“.

Avstämning

BYGGsamordnaren har den hederliga “snörprincipen“ inbyggd så att du lätt kan presentera hur

projektet går.

Koppling till budget (kalkylsystem)

I budgeten så lägger man in den produktionsbudget som gäller för projektet. Denna kan med fördel

läsas över från kalkylen. (Här finns också kopplingar till många andra kalkylsystem.) I budgeten

finns normalt både tidsåtgång för aktiviteter och vad dessa skall kosta. När du gör en ny tidplan i ett

projekt med en tidssatt budget, så får du automatiskt en fråga om budgeten skall utnyttjas för att

lägga upp stommen för en tidplan.

Då slipper du radda upp alla aktiviteter som ingår i budgeten och också att räkna ut hur mycket tid

det finns kalkylerat för dessa.

Dokument

I dokumenthanteringen får du hjälp att både skapa, fylla i och hålla ordning på alla

dokument som du behöver för dina projekt.

Så här går det till:

1. När du installerar BYGGsamordnaren talar du om vad ditt företag har för

uppgifter, och vad du själv heter och har för e-post, adress mm.

2. När du lägger upp ditt projekt så kan du ange vad beställaren heter, adress till

arbetsplatsen, kontraktsform etc.

3. När du skapar dokument i projektet kommer dessa uppgifter att automatiskt att

fyllas i dokumentet. Samtidigt sparas dokumentet i en katalog som tillhör

projektet.

4. När dokumentet är klart kan du redigera det precis som du vill. Ingen riskt att du

oavsiktligt ändrar mallen. Inga konstiga länkar så att datum ändras så fort du

öppnar dokumentet. Det blir precis som om du skrivit in det själv.

Mallar

BYGGsamordnaren innehåller mängder med mallar som används i byggbranschen som

tex.

Kontrakt och förfrågningar, betalningsplan

Kontrollplan och olika egenkontroller

Arbetsmiljöplaner

Mötesprotokoll

Pärmregister, pärmryggar, skyddsrond, anhöriglista

Givetvis kan man lägga till egna mallar och ändra utseende och innehåll på de som redan

finns.

Skicka via E-post

Dokument som du vill skicka via E-post markerar du och väljer "Skicka via E-post". Om

du vill kan BYGGsamordnaren automatiskt konvertera dokumenten till PDF-format när

du skickar via E-post. Bifogade filer som du får i dina inkomna E-post, kan du kopiera

och klistra in i BYGGsamordnaren, så får du en samlad bild över dokumentationen i ditt

projekt. Ännu mer värdefullt om man kör BYGGsamordnaren i nätverksmiljö. Då

samlas all dokumentation på ett ställe.

Specialfunktioner för att göra anhöriglistor, distributionslistor, offertsammanställningar

mm.

Gruppsändning

Om du behöver skicka ett brev via post, till flera mottagare, så finns det inbyggda

funktioner för detta. Mycket användbart när man gör en offertförfrågan.

När du gör en gruppsändning med BYGGsamordnaren kan man också utnyttja kategori-

funktionen i företagsregistret för att lätt plocka fram de olika entreprenörer eller

materialleverantörer man önskar skicka en förfrågan till.

Hantering

BYGGsamordnaren skapar och fyller i dokumentet och låter sedan Word eller Excel ta

vid för fortsatt arbete med dokumentet. När dokumentet väl är skapat fungerar det precis

som vilket annat word- eller exceldokument som helst.

Mallar kan lätta göras för både word och excel

De uppgifter som BYGGsamordnaren fyller i dokumentet kommer inte att ändra på sig

som tex. länkad information kan göra. Om BYGGsamordnaren fyller i dagens datum, så

står det kvar samma datum även om du öppnar dokumentet 2 år senare.

De dokument som skapas får unika nummer för att lätt kunna härleda från vilket projekt

dokumentet kommer och exakt vilket dokument det är.

Ritningar

Ritningar håller reda på vilka ritningar som är aktuella för projektet.

Makulerade ritningar blir röda.

Alla filer kan lagras. Enklast är att köra dra och släpp från Outlook direkt till BYGGsamordnaren för att

lägga till ritningar.

Du kan till och med lägga in hela mail inkluderat ritningar etc.

Såväl egna som kunders och leverantörers ritningar.

När det har inträffat förändringar eller revideringar kan du efter inbokning utforma de förteckningar

som du behöver i verksamheten.

Med dessa förteckningar kan du informera aktuell personal för att alla skall ha kunskap om gällande

ritningar och revideringar.

Du kan även starta upp ritningarna via BYGGsamordnaren om du har egen programvara för ritningsläsning.

Enkel kalkyl

Kalkylfunktionen i BYGGsamordnaren är gjord för att vara både enkel och kraftfull. Du räknar precis som i ett vanligt

kalkyl-ark, men har betydligt fler funktioner som är specialgjorda för kalkylering i byggbranschen. Tex.

resurssammanställning för att enkelt kunna byta priser eller produkter på många olika ställen i kalkylen,

eller summering av tider per kalkylavsnitt.

Kalkylens beståndsdelar är resurser. Självklart kan du skriva in dessa helt fritt rätt in i kalkylen. Men du

kan också lägga upp dom i ett resursregister, så att du slipper skriva om samma sak i nästa kalkyl.

Resurserna kan också prissättas och konteras, så att du får med mer information som kan vara nyttig,

vid kalkyleringen.

Avsnitt

Flera resurser som ligger i ett avsnitt, kan sparas till ett avsnittsregister. Detta blir som ”byggstenar“ i en kalkyl.

Du kan sedan lätt lägga in färdiga avsnitt från avsnittsregistret till en kalkyl.

Eftersom resursernas åtgång kan bero av avsnittets mängd, så räcker det att man ändrar på mängden av

avsnittet för att hela kalkylen skall räknas om.

För att lägga in ett avsnitt till avsnittsregistret räcker det med att i kalkylen, högerklicka på ett avsnitt och

välja ”Spara avsnitt till avsnittsregistret“.

Resurssammanställning

Genom funktionen resurssammanställning, kan man lätt ändra på en resurs pris, även om resursen

förekommer på flera ställen i kalkylen. Ändrar du priset i sammanställningen, så slår det igenom i hela kalkylen.

Som komplement till resursregistret, kan man läsa in prislistor från leverantörer. Dessa kan sedan användas

ihop med kalkylen. Man kan ha många olika prislistor, från olika leverantörer. Givetvis finns det

sökfunktioner för att hitta bland artiklarna.

Alla verkliga kostnader

Här håller du reda på alla verkliga kostnader i projektet.

Här finns Leverantörsfakturor, Tider och Kundfakturor.

Integration

Alla kostnader och intäkter går att integrera med bokföringssystem.

Integration finns med flera bokföringssystem. Dessa kopplingar köpes separat då de är specialanpassade

för respektive bokföringssystem.

Givetvis kan du föra in uppgifterna för hand.

Leverantörsfakturor

Nedan fliken Leverantörsfakturor där fakturorna kommer från bokföringsprogram (Visma).

Egen tid

Egen personal innehåller tiden för personal på projektet

Dessa uppgifter synkroniseras med modulen "Tidföring personal".

Kundfakturor

Kundfakturor (Intäkter) ger dig intäkterna i projektet.

Annat än bara lön

Att föra tid på personal kan ha flera syften. Löneunderlag är viktigt men även timuppföljning i fastprisprojekt

och debiteringsunderlag i löpanderäkningsprojekt kräver redovisning av timmar.

BYGGsamordnarens Tidföring ger dig löneunderlaget som du vill ha det. Dessutom får projektledaren

tillgång till timmarna för debiteringsunderlag, avstämning och prognos.

Vid tidföring har du hjälp av Personalregister, projektregister, lönearter och mycket mer för smidig inmatning.

Utskrift

Utskrifter och rapporter är överskådliga och tydliga och passar det inte är det enkelt att skräddarsy

sina egna rapporter.

Debiteringsunderlag

Samma timmar som för löneunderlaget men i annan förpackning. BYGGsamordnaren sammanställer

och presenterar. Här syns också materialfakturor som tankats in från bokförinssystem.

Integration finns med de flesta bokföringssystem bla Hogia, Visma-SPCS och 3L.

Avstämning av fastprisprojekt

I fastprisprojekt är det intressant att stämma av produktionsbudgetens timmar mot verkliga timmar.

I vissa fall vill man även stämma av delar av projektet. Här nedan syns en uppdelad budget och verkliga

timmar från tidföringen. Dessa uppgifter ligger till grund för prognosarbetet.