BRIDGING THE GAP – AN HR CHALLENGE

Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri

PROGRAM HRMIS USER GROUP SUMMIT 2013 (HUGS 2013)

16 HINGGA 18 DISEMBER 2013

ISU-ISU PENGURUSAN SUMBER MANUSIA DALAM PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

OLEH :DATO’ SALIM BIN PARLAN

PENGARAH BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

KANDUNGAN

3

ISU-ISU PENGURUSAN SUMBER MANUSIA DALAM PERKHIDMATAN AWAM

• PERBEZAAN OUTLOOK ANTARA GENERASI• PENGAMBILAN MEMENUHI KEPERLUAN? • KEMANTAPAN KOMPETENSI• “THE RIGHT PERSON FOR THE RIGHT JOB“ • KEUTUHAN PEMBANGUNAN KERJAYA

1 LATAR BELAKANG

2 KERANGKA PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

4 PENUTUP

ICU JPM | 2

KANDUNGAN

(1) Jabatan Perkhidmatan Awam adalah merupakan peneraju Pengurusan Sumber Manusia Perkhidmatan Awam.

(2) Perubahan era teknologi memerlukan penjawat awam kompeten terhadap teknologi dan memanfaatkan teknologi dalam merancang dan membuat keputusan.

ICU JPM | 3

Perbezaan Yang Memisahkan Sesuatu Dengan Sesuatu

Amalan Pengurusan Sumber Manusia yang berkesan perlu dikaitkan dengan prestasi organisasi di mana ia boleh mempengaruhi kepuasan pekerja dan pelanggan, inovasi, produktiviti dan juga pembangunan reputasi yang baik di kalangan organisasi yang lain. – Tsui, Gomez Meija (1998), Danaley & Huselid (1996)

(1) LATAR BELAKANG

DEFINISI ‘GAP‘ (JURANG)

DEFINISI PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA YANG BERKESAN

Sumber :Unit Maklumat BPO, JPA

SKIM

PER

KHID

MAT

AN

PENJAWAT AW

AM

KEMENTERIAN/ AGENSI

249 Skim

1.47Juta

734

Memakmurkan NegaraEkonomi Berpendapatan

Tinggi

PENJAJARAN DENGAN MISI NASIONAL

Ekonomi Adil & Sejahtera

Masyarakat Saintifik & Progresif

Kematangan Politik

Ekonomi Adil &

Sejahtera

Negara Malaysia Bersatu

& Bersepadu

Masyarakat Penyayang

Masyarakat Yang Penuh Moral &

Beretika

Masyarakat Berdemokratik Yang Matang

4 Teras Misi NasionalMengukuhkan Kemampuan Keinstitusian & Kompetensi

Meningkatkan Nilai Ditambah Dalam Ekonomi

Negara

Mengingkatkan Keupayaan Pengetahuan & Inovasi Serta Memupuk “Minda

Kerlas Pertama”

Menangani Ketidaksanaan Sosioekonomi Yang

Berterusan

Meningkatkan Tahap & Kemampanan Kualiti Hidup

Mengukuhkan Keupayaan Institusi & Pelaksanaan

Negara

1 2 3 4 5

Pemeliharaan Perpaduan Dalam Kepelbagaian

Mengukuhkan Kemampuan & Kapasiti

Negara Berpendapatan Tinggi & Mampan

Kerajaan Sebagai Pemboleh Upaya Efektif

TransformasiPengurusan Sumber Manusia Perkhidmatan Awam

PERBEZAAN OUTLOOK ANTARA GENERASI

PENGAMBILAN MEMENUHI KEPERLUAN

KEMANTAPAN KOMPETENSI

“THE RIGHT PERSON FOR THE RIGHT JOB“

KEUTUHAN PEMBANGUNAN KERJAYA

1

2

3

4

5

(2) ISU-ISU

ICU JPM | 5

(2) ISU-ISU

Sesebuah generasi menggambarkan keadaan atau situasi, di mana setiap individu mempunyai pengalaman hidup yang dilalui, dapat menggambarkan siapa diri kita dan bagaimana kita melihat dunia dari kacamata sendiri dan setiap generasi mempunyai personaliti tersendiri (Lynn Lancaster and David Stillman, When Generation Collide). Setiap generasi mempunyai kepercayaan, nilai, budaya, perspektif, kegemaran, apa yang tidak digemari dan kemahiran / trait personaliti terhadap kehidupan dan pekerjaan.

(i) Perbezaan Outlook

Antara Generasi

(2) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE1. Perbezaan generasi ini disebabkan oleh perkara berikut:

• Ekpektasi;

• Pengalaman; dan

• Matlamat;

2. Isu dan cabaran :

• Komunikasi yang tidak berkesan;

• Persepsi / Pandangan terhadap sesuatu perkara; dan

• Gaya Pengurusan (Management Style).

3. Kelebihan wujudnya pelbagai generasi :

• Gabungan idea mencetuskan kejayaan organisasi;

• Memupuk semangat kerja berkumpulan; dan

• Saling melengkapi.

ICU JPM | 6

(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE

(i) Perbezaan Outlook

Antara Generasi

(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE

Baby Boomer(1946-1964)

Generasi X(1965-1981)

Generasi Y(1982-2001)

GENERASIBILANGAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM

(ORANG)

Baby Boomer (1946-1964) 1352

Generasi X (1965-1981) 2356

Generasi Y (1982-2001) 5272

1. Isu dan cabaran :

• Perancangan keperluan sumber manusia yang menyeluruh;

• Mentaliti silo ; dan

• Perkhidmatan Awam yang kejat (lean).

2. Cadangan penambahbaikan

• Pendekatan baru dalam pengambilan penjawat awam;

• Persepaduan kumpulan pakar pemikir di antara 3 generasi; dan

• Memperluaskan proses pemilihan yang ketat.

ICU JPM | 7

Merasionalisasi Perkhidmatan Awam melalui perancangan sumber manusia yang sistematik dan berstruktur dengan menjalankan unjuran keperluan sumber manusia yang menyeluruh.

(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE

(ii) Pengambilan

Memenuhi Keperluan?

COMPETENCY is a set of defined behaviors that provide a structured guide enabling the identification, evaluation and development of the behaviors in individual employees. (R.W. White, 1959)

COMPETENCE is a combination of practical and theoretical knowledge, cognitive skills, behavior and values used to improve performance or as the state or quality of being adequately or well qualified, having the ability to perform a specific role.

1. Isu dan cabaran :

• Mekanisme pengukuran tahap kompetensi;

• Pengurusan bakat; dan

• Pembudayaan inovasi dan kreativiti.

2. Punca-punca masalah:

• Peluang dalam peningkatan pengetahuan bidang tugas;

• Tiada pelan kompetensi yang komprehensif dan jelas; dan

• Birokrasi dalam pembangunan kerjaya (HLP).

3. Cadangan penambahbaikan:

• Mewujudkan satu mekanisme pembangunan personal yang strategik dan

menyeluruh dengan mendedahkan mekasnime tersebut secara terperinci

kepada Penjawat Awam.

ICU JPM | 8

(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE

(iii) Kemantapan Kompetensi

“If we don’t deliver, some one will deliver us”

CONSULTANTS ???

1. Isu dan cabaran :

• Penempatan pegawai berdasarkan kepada kelayakan sahaja;

• Kesediaan dalam merubah minda dan cara kerja;

• Organisasi ingin mengekalkan kelangsungan dan kesinambungan tugas; dan

• Minat.

2. Punca:

• Tiada kajian mendalam sebelum penempatan pegawai; dan

• Penempatan dilakukan tanpa perbincangan dan persetujuan bersama.

3. Cadangan penambahbaikan:

• Mewujudkan sistem kajian penempatan;

• Mewujudkan focus group kajian penempatan; dan

• Memperkasakan pengkalan data HRMIS.

ICU JPM | 9

Different types of people, as determined by their personalities or work styles, will be successful in different types of companies.

According to Dr. Pierre Mornell, if you make a mistake in hiring, and recognize and rectify the mistake within six months, the cost of replacing that employee is two and one-half times the person’s annual salary.

(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE

(iv) “The Right Person For The Right Job“

In organizational development, the study of career development looks at:i. How individuals manage

their careers within and between organizations; and

ii. How organizations structure the career progress of their members, it can also be tied into succession planning within most of the organizations.

1. Isu dan cabaran :

• Mekanisma kenaikan pangkat yang tidak jelas;

• Pertimbangan suitability yang tepat;

• Unsur acceptibility - Jabatan enggan menerima penempatan/ pengisian oleh pegawai baru; dan

• Campur tangan luar.

2. Punca wujudnya jurang :

• Ekpektasi yang berbeza;dan

• Kurangnya maklumat.

3. Cadangan penambahbaikan

• Mekanisma kenaikan pangkat yang jelas;

• Kenaikan pangkat dan pengembangan kerjaya berdasarkan kepada prestasi pegawai; dan

• Penghargaan berdasarkan pencapaian.

ICU JPM | 10

(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE(3) BRIDGING THE GAP : AN HR CHALLENGE

(v) Keutuhan

Pembangunan Kerjaya

APA YANG AKAN TERJADI JIKA JURANG YANG WUJUD TIDAK DIATASI?

(4) PENUTUP

ICU JPM | 11

(4) PENUTUP

Bila

ngan P

ertu

kara

n

Penempatan Jawatan Kumpulan

Kes

Psi

kolo

gi

Peningkatan Kes Psikologi dalam Perkhidmatan Awam

High rate of turn over di dalam pertukaran

Peningkatan bilangan pegawai yang

ditempatkan di Jawatan Kumpulan.

JPA mempunyai kuasa mutlak dalam menentukan hala tuju Perkhidmatan Awam secara eksklusif.

JPA perlu telus dengan penjawat awam dalam urusan kenaikan pangkat.

Hapuskan amalan penempatan kumpulan (pool) yang tidak menguntungkan kerajaan.

Mengekalkan profesionalisme JPA dalam tadbir urus perkhidmatan awam.

Penempatan pegawai berdasarkan kepada minat, kelayakan, pengalaman dan kesesuaian.

Pengurusan perubahan pemikiran kerja (empathy and multitasking) ke arah budaya berprestasi tinggi.

Integriti dan kelestarian data di dalam HRMIS.

(4) PENUTUP

ICU JPM | 12

(4) PENUTUP

Page 13

TERIMA KASIH