Aula 8 - Gerenciamento da Comunicação

Gerenciamento da Qualidade

Prof. Matheus de Lara [email protected]

TRABALHO EM GRUPO DA AULA PASSADA

• Métodos específicos de Gestão– 5S: Instrumento de mobilização dos colaboradores

para aplicação de mudanças no ambiente de trabalho bem como na vida pessoal, buscando melhorias em ambas as áreas

– 8S: é o programa 5S acrescido de 3S adicionais.– Seis sigma: é uma estratégia de melhoria da

competitividade e rentabilidade, buscando ter não mais que 3,4 defeitos por milhão de oportunidades.

– Benchmarking: Observa-se a experiência de lideres de mercado com o fim de extrair dela algum aprendizado que venha a melhorar os padrões de desempenho.

Comunicação

• Processo pelo qual a informação é transferida entre os indivíduos através de símbolos, sinais e outros.

• Processo de duas vias:– Emissor

– Receptor

Comunicação

EMISSOR RECEPTOR

MENSAGEM

FEEDBACK

Comunicação

EMISSOR RECEPTOR

MENSAGEM

FEEDBACK

CodificarCodificar

CodificarCodificar

DecodificarDecodificar


Comunicação

EMISSOR RECEPTOR

MENSAGEM

FEEDBACK

CodificarCodificar

CodificarCodificar



RUÍDO

Comunicação

Ruídos:

•Distorções em sinais eletrônicos

•Erros de escrita e interpretação

•Voz baixa ou rouca

•Falta de atenção do receptor

•Jargões

•Siglas

•Linguagem não adequada

•Fatores ambientais pertubardores

Comunicação

Ruídos:

•Atitudes antagônicas

•Posição na organização

•Cultura

Ouvir

• Temos dois ouvidos e uma boca

• Ouça mais do que fale

“Pense, observe, ouçae só então fale, paranão se arrepender depois”

Robert Wong

Ouvir

• Desligar a voz interior, evitando julgar enquanto ouve

• Fazer perguntas para esclarecer, validando a compreensão

Interações na comunicação

• 2 pessoas, 1 interação

• 3 pessoas, 3 interações




Interações na comunicação

• NI = (NP (NP - 1)) / 2

Dimensões Típicas da Comunicação

• Oral

• Escrita

• Tom de voz

• Linguagem corporal

Processos do Gerenciamento da Comunicação

90% do tempo de um Gerente de Projeto são investidos em comunicação

Gerenciamento da Comunicação

• O que comunicar?

• Para quem comunicar?

• Como comunicar?


• O que comunicar?

• Para quem comunicar?

• Como comunicar?

FASE DE PLANEJAMENTO

5W2H

• Quem necessita? (who)

• Qual informação? (which/what)

• Porquê? (why)

• Quando? (when)

• Onde deverá ser disponibilizada? (where)

• Como será fornecido? (how)

• Quanto custará a disponibilização? (how much)


Gerenciamento das Comunicações

1. Identificar as partes interessadas

2. Planejar as comunicações

3. Distribuir as informações

4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas

5. Reportar o desempenho


Gerenciamento das Comunicações no ciclo de vida de um projeto:•Iniciação

– Identificar as partes interessadas•Planejamento

– Planejar as comunicações•Execução

– Distribuir as informações– Gerenciar as expectativas das partes

interessadas


Gerenciamento das Comunicações no ciclo de vida de um projeto:•Controle

– Reportar o desempenho•Encerramento

– Não há processos


• Identificar as partes interessadas– Processo de identificar todas as pessoas ou

organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto


• Identificar as partes interessadas– Entradas:

• Termo de abertura do projeto• Documentos de aquisição• Fatores ambientais da empresa• Ativos de processos organizacionais

– Ferramentas• Análise de partes interessadas• Opinião especializada


• Identificar as partes interessadas– Saídas:

• Registro das partes interessadas• Estratégia para gerenciamento das partes

interessadas

Análise de stakeholders

ALIADOSSatisfazer

BLOQUEADORESGerenciar de perto

MEMBROS DA REDEMonitorar

DESACELERADORESManter informado

Grau de interesse no projeto

Isole e negocieBase de poder

Construa rede política

Negocie

Análise de stakeholders


• Planejar as comunicações– Processo de determinar as necessidades de

informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.


• Planejar as comunicações– Entradas:


interessadas• Fatores ambientais da empresa• Ativos de processos organizacionais


• Planejar as comunicações– Ferramentas

• Análise de requisitos da comunicação• Tecnologia das comunicações• Modelos de comunicações• Métodos de comunicação

– Saídas:• Plano de gerenciamento das

comunicações• Atualizações dos documentos de projeto

Plano de comunicação


• Distribuir as informações– Processo de colocar as informações

necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado.


• Distribuir as informações– Entradas:

• Plano de gerenciamento do projeto• Relatórios de desempenho• Ativos de processos organizacionais


• Distribuir as informações– Ferramentas

• Métodos de comunicação• Ferramentas de distribuição das

informações– Saídas:

• Atualizações dos ativos de processo organizacionais

Métodos de distribuição da comunicação

• Reuniões do projeto, apresentações, cópias impressas, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos

• Ferramentas de comunicação digital: e-mail, fax, correio de voz, teleconferência, páginas em websites

• Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos: suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais, software para trabalho colaborativo, interfaces web, etc.


• Gerenciar as expectativas das partes interessadas– Processo de comunicação e interação com as

partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem


• Gerenciar as expectativas das partes interessadas– Entradas:


interessadas• Plano de gerenciamento do projeto• Registro das questões• Registro de mudanças• Ativos de processos organizacionais


• Gerenciar as expectativas das partes interessadas– Ferramentas

• Métodos de comunicação• Habilidades interpessoais• Habilidades de gerenciamento


• Gerenciar as expectativas das partes interessadas– Saídas:

• Atualizações dos ativos de processo organizacionais

• Solicitações de mudança• Atualizações do plano de gerenciamento

do projeto• Atualizações dos documentos do projeto

Habilidades de Comunicação

• Técnicas de apresentação

• Oratória

• Técnicas de redação

• Idiomas estrangeiros

• Sistemas de comunicação

• Solucionar conflitos

• Técnicas de reunião

• Negociação

• Habilidade de ouvir

Como melhorar a sua comunicação

• Habilidade de transmitir– Linguagem apropriada– Informações claras– Ambiente adequado– Atenção– Canais múltiplos– Face a face

Como melhorar a sua comunicação

• Habilidade de escutar– Escuta ativa– Empatia– Reflexão– Feedback

10 meios de evitar a perda de informação

1. Tome nota

2. Dê detalhes em ordem

3. Repita a informação

4. Faça perguntas (cheque)

5. Vá devagar

6. Use esboços e diagramas

7. Use destaque

8. Faça uma revisão rápida

9. Reduza o número de níveis

10.Use dois meios se possível

Reuniões

Reuniões

• Lançamento (kickoff meeting)• Acompanhamento (follow-up meeting)• Registro e acompanhamento de pendências• Levantamento e registro de lições aprendidas• Acompanhamento e registro de mudanças,

ações corretivas e preventivas• Entrega dos deliverables• Encerramento das fases e do projeto (end up

meeting)• Crises...


• Reportar o desempenho– Processo de coleta e distribuição de

informações sobre o desempenho, inclusive de andamento, medições do progresso e previsões


• Reportar o desempenho– Entradas:

• Plano de gerenciamento de projeto• Informações sobre o desempenho do

trabalho• Medições do desempenho do trabalho• Previsões de orçamento• Ativos de processos organizacionais


• Reportar o desempenho– Ferramentas

• Análise de variação• Métodos de previsão• Métodos de comunicação• Sistema de distribuição das informações


• Reportar o desempenho– Saídas

• Relatórios de desempenho• Atualizações dos ativos de processos

organizacionais• Solicitações de mudança


• As pessoas precisam entender:

– O que têm de fazer

– O porquê elas têm de fazer

– O seu desempenho em relação ao esperado

– A sua situação profissional


• Informação não pode:

– Ser improvisada

– Deixar para a intuição

– Deixar para o óbvio

Plano de Gerenciamento das Comunicações

• Documento formal que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar todo o processo de comunicação no projeto.


• Deve conter:– Título do projeto– Nome da pessoa que elaborou– Descritivos dos processos de gerenciamento

das comunicações– Eventos de comunicações: reuniões,

apresentações, etc...– Cronograma dos eventos de comunicações– Atas de reuniões– Exemplo de relatórios do projeto


• Deve conter:– Ambiente técnico e estrutura para

armazenamento e distribuição da informação– Alocação financeira para o gerenciamento

das comunicações– Nome do responsável pelo plano– Registro de alterações do documento– Aprovações

Referências

• FABRA, M. G. M. C. Gerenciamento de Comunicação em Projetos. Apostila de MBA em Gerenciamento de Projetos com ênfase em TI, 2010.

• MENEZES, L. C. de M. Gestão de Projetos. 3. ed. Editora Atlas, 2001.

• PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 4. ed. Editora Saraiva, 2012.

• MOURA, H. PMP sem segredos. 1. ed. Editora Elsevier, 2013.• CALACHE, M. L. GPC5 – Uma ferramenta para gestão de projetos

– Trabalho de conclusão de curso – MBA FGV, Campinas, 2013.• VARGAS, R. Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo

Diferenciais Competitivos. 7ª ed. Editora Brasport. Rio de Janeiro, 2009.

Contatos

• [email protected]• http://br.linkedin.com/in/matheuscalache

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