Gerenciamento de Projetos PMBOK cap10 comunicação
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1
PMBOK 4ª EdiçãoIII
Gerenciamento das comunicações do projeto
2/66
COMUNICAÇÕES
Gerenciamento das comunicações do projeto
Garantir a geração, coleta,
distribuição, armazenamento,
recuperação e destinação final das
informações sobre o projeto.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciando a MensagemQuando a notícia de que uma mudança está em curso chega ao bebedouro, as pessoas podem começar a distribuir currículos e os melhores funcionários podem ser cooptados pela concorrência. Numa empresa onde a alta gerência tinha anunciado que haveria demissões, mas depois de três meses, a empresa não informou mais nada...Um dia, uma gerente intermediária, entrou no escritório do vice-presidente sênior e fechou a porta. Alguns minutos depois, saiu soluçando. Imediatamente começou a se espalhar o boato de que ela tinha sido demitida.
Mas a verdade é que seu cachorro acabara de morrer e ela estava justificando uma saída...
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COMUNICAÇÕES
Gerenciamento das comunicações do projeto
.1 Identificar as “partes interessadas”
Determinação das partes interessadas no projeto, pessoas e organizações que afetam, influem ou contribuem para o sucesso do projeto.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciamento das comunicações do projeto
.2 Planejar as comunicações Determinação das necessidades
e forma de comunicação das informações a coletar e fornecer para as partes interessadas no projeto.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciamento das comunicações do projeto
.3 Distribuir as informações
Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciamento das comunicações do projeto
.4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas Gerenciamento das comunicações e interações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver seus problemas à medida em que acontecem.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciamento das comunicações do projeto
.5 Reportar o desempenho Coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsão.
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COMUNICAÇÕES
Identificar as Partes Interessadas
Essa identificação busca reconhecer no público, clientes, patrocinadores, legisladores e a organização executora, fontes de auxílio ou combate ao projeto, permitindo estabelecer prioridades e os relacionamentos indispensáveis para o sucesso do projeto.
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COMUNICAÇÕES
Identificar as Partes Interessadas
Entradas
.1 Termo de abertura do projeto
.2 Documentos de aquisição (contratos)
.3 Fatores ambientais da empresa
.4 Ativos de processos organizacionais TAP
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COMUNICAÇÕES
Identificar as Partes Interessadas
Ferramentas e técnicas.1 Análise das partes interessadas
Localize os agentes e os trate de acordo
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COMUNICAÇÕES
Identificar as Partes Interessadas
Ferramentas e técnicas.2 Opinião especializadabuscar quem pode dar as informações – alta administração, outros clientes, associações técnicas e profissionais, fornecedores, bases de dados privadas ou governamentais, especialistas na área, gerentes e participantes de projetos anteriores...
Blá...
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COMUNICAÇÕES
Identificar as Partes Interessadas
Saídas Registro das partes interessadas
Identificação, avaliação, classificação, acesso
Estratégia para o seu gerenciamentoListados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itens de relacionamento.
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
Os requisitos de comunicação das partes interessadas
As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes
A pessoa responsável pela comunicação das informações
A pessoa ou os grupos que receberão as informações
Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, e-mail e/ou comunicados à imprensa
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
A freqüência da comunicação.
Os prazos para identificar processos para aumentar
o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para
níveis mais altos problemas que não podem ser
resolvidos em um nível hierárquico mais baixo
O método para atualizar e refinar o plano de
gerenciamento das comunicações conforme o
projeto se desenvolve e avança
Glossário da terminologia comum.
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
Item de comunicações. As informações que serão distribuídas às partes interessadas.Objetivo. A razão da distribuição dessas informações.Freqüência. A freqüência de distribuição dessas informações.Datas de início / conclusão. O prazo para a distribuição das informações.Formato / meio físico. O layout das informações e o método de transmissão.Responsabilidade. O membro da equipe encarregado da distribuição das informações.
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
Entradas
(são as saídas do processo anterior)
.1 Registro das partes interessadas
.2 Estratégia para o seu gerenciamento
.3 Fatores ambientais da empresa
.4 Ativos de processos organizacionais
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
Ferramentas e técnicas
Análise dos requisitos da comunicação
Organogramas, volumes, tecnologia, distribuição geográfica, hierarquia, responsabilidades e segurança de acesso a dados...
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
Ferramentas e técnicas Tecnologia das comunicações
As metodologias usadas para transferir informações entre as partes interessadas no projeto podem variar significativamente. Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de projetos pode incluir desde conversas breves até reuniões demoradas ou incluir como métodos de comunicação desde simples documentos por escrito até itens que podem ser acessados on-line (como cronogramas e bancos de dados).
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
Ferramentas e técnicas Modelos das comunicações
As metodologias usadas para transferir informações entre as partes interessadas no projeto podem variar significativamente. Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de projetos pode incluir desde conversas breves até reuniões demoradas ou incluir como métodos de comunicação desde simples documentos por escrito até itens que podem ser acessados on-line (como cronogramas e bancos de dados).
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicaçõesModelos das comunicações
Modelos emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação. Estilo de redação.Técnicas de apresentação. Técnicas de gerenciamento de reuniões. Codificação, Mensagem. Ruído. Meio físico. Decodificação ou compreensão.
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicaçõesModelos das comunicações
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
Restrições. As restrições são fatores que podem limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos. Exemplos de restrições incluem membros da equipe em locais geográficos diferentes, versões incompatíveis de software de comunicação ou capacidades técnicas de transmissão ou divulgação limitadas.
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicaçõesFerramentas e técnicas Métodos de comunicação
interativareuniões, telefonemas, visitas
passiva (pull – nós mandamos)cartas, memos, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa, correio
ativa (push – eles buscam)o destinatário tem acesso à informação – sites, assinaturas...
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COMUNICAÇÕES
Planejar as comunicações
Saídas
.1 Plano de gerenciamento das comunicaçõesInclui diretrizes para reuniões de andamento do projeto, da equipe do projeto, eletrônicas e e-mails.
.2 Atualizações nos documentos do projeto
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informações
Envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno.
Implementar o plano de comunicações
Responder a solicitações de informações não previstas
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informações
Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto
capítulo comunicações.2 Relatórios de desempenho.3 Ativos de processos
organizacionais
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informaçõesFerramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação
As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora adequada;O emissor é responsável por garantir que as informações estejam claras e completas, de forma que o receptor as possa receber corretamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente entendidas.
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informaçõesFerramentas e técnicas.1 Métodos de comunicação
Reuniões, conferências (tele e reais)Linguagens escrita e oral, ouvir e falar Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente, os meios de comunicação, o público)Formal (relatórios, briefings) e informais (memorandos, conversas para fins específicos)Vertical (para cima e para baixo na organização) e horizontal (entre os pares).
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informaçõesFerramentas e técnicas.2 Ferramentas de distribuição das informações
São necessários meios para a coleta e envio das informações necessárias.
As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios, inclusive sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste.
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informaçõesFerramentas e técnicas.2 Ferramentas de distribuição das informações
Reuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhadoFerramentas para conferências e comunicação eletrônica, como e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências, e publicações na Internet.Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo.
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informações
Saídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)
Documentação das lições aprendidas.
A documentação inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre a distribuição das informações.
As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora.
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informações
Saídas.1 Ativos de processos organizacionais
(atualizações)
Registros do projeto.
Incluem correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto; conforme possível e adequado, mantidas de uma forma organizada.
Os membros da equipe podem também manter registros em um diário do projeto.
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informaçõesSaídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)
Relatórios do projeto. Os relatórios formais e informais do projeto detalham o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de problemas, relatórios de encerramento do projeto e saídas de outras áreas de conhecimentoApresentações do projeto. A equipe do projeto fornece informações, formal ou informalmente, a algumas ou a todas as partes interessadas no projeto. Essas informações são relevantes para as necessidades da audiência e o método de apresentação é adequado.
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informaçõesSaídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)
Feedback das partes interessadas.
As informações recebidas das partes interessadas relativas às operações do projeto podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro do projeto.
Notificações das partes interessadas.
É possível fornecer informações às partes interessadas sobre problemas resolvidos, mudanças aprovadas e andamento geral do projeto.
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COMUNICAÇÕES
Distribuir informações
Saídas
.2 Mudanças solicitadasAs mudanças surgidas no processo distribuição das informações devem causar mudanças nos planos de gerenciamento do projeto e das comunicações.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
O gerenciamento das expectativas das
partes interessadas se refere a
administrar as comunicações para
satisfazer suas necessidades no
projeto e resolver seus problemas na
medida em que ocorrem.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Entradas.1 Registro das partes interessadas
Lista de participantes visando sua inclusão nas comunicações do projeto.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Entradas.2 Estratégia para gerenciamento das partes interessadas
Os requisitos e expectativas das partes interessadas propiciam um entendimento das suas metas, objetivos e nível de comunicação durante o projeto.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Entradas.3 Plano de gerenciamento do projeto
No que diz respeito ao plano de comunicações durante o projeto.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Entradas
.4 Registros de questõesUm registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas.
Em geral, os problemas não chegam a ter a importância de um projeto ou atividade, mas normalmente são abordados para manter bons relacionamentos construtivos de trabalho entre as várias partes interessadas, inclusive os membros da equipe.
43/66
COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Entradas
.5 Registros de mudanças
Um registro de mudanças documenta as alterações e permite comunicar as consequencias aos interessados a respeito dos impactos em tempo, custo e risco.
44/66
COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
.6 Ativos de processos organizacionais
Conforme aparecem problemas no projeto, o gerente de projetos deve abordar e resolver esses problemas juntamente com as partes interessadas no projeto adequadas.
45/66
COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Ferramentas e técnicas.1 Métodos de comunicaçãoOs métodos de comunicação identificados para cada parte interessada no plano de gerenciamento das comunicações são utilizados durante o gerenciamento das partes interessadas.As reuniões presenciais dos membros são os meios mais eficazes de comunicação e resolução de problemas com as partes interessadas.
46/66
COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Ferramentas e técnicas
.2 Habilidades interpessoais
Estabelecimento de confiança
Solução de conflitos
Escuta ativa
Superação das resistências à mudança
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Ferramentas e técnicas
.3 Habilidades gerenciais
Habilidades de apresentação
Negociação
Habilidades de redação
Capacidade de falar em público
48/66
COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Saídas.1 Problemas resolvidos
Conforme os requisitos das partes interessadas são identificados e resolvidos, o registro de problemas irá documentar as questões que foram abordadas e encerradas.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
Saídas.1 Ativos de processos organizacionais (atualizações)A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
.2 Solicitações de mudanças
Incluem mudanças no andamento dos
problemas das partes interessadas no plano de
gerenciamento de pessoal, que são necessárias
para refletir as mudanças em como as
comunicações com as partes interessadas irão
ocorrer.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
.3 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)
O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para refletir as mudanças feitas no plano das comunicações, escopo etc.
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COMUNICAÇÕES
Gerenciar expectativas das partes interessadas
.4 Documentos do projeto (atualizações)
Ações corretivas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.
Registros das partes interessadas
Registros das questões
etc
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COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
O processo de reportar o desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas.O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade.
54/66
COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto
O plano de gerenciamento do projeto fornece informações sobre a linha de base e suas variações.
55/66
COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Entradas.2 Informações sobre o desempenho
do trabalhoSituação atual das entregas, e sobre o que foi realizado, coletadas como parte da execução do projeto como andamento, progresso e custos incorridos.
56/66
COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Entradas.3 Medições de desempenho do
trabalho
Os valores calculados da variação de datas de início e fim, do índice de desempenho de prazos, custos e técnicos.
57/66
COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Entradas.4 Previsão de orçamento
Um valor de Estimativa de Prazo e Custos calculado fornecido pela organização executora é documentado e o valor é comunicado às partes interessadas.
58/66
COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Entradas.5 Ativos de Processos Organizacionais
Modelos de relatórios
Políticas e procedimentos
Limites de variação admitidos
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COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Ferramentas e técnicas.1 Análise da variação
Visão das causas das diferenças entre a realização e a linha de base
Verificar a qualidade das informações coletadas
Determinar as variações
Determinar impacto em custos e cronograma d projeto
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COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Ferramentas e técnicas.2 Métodos de previsão
séries temporais
métodos causais
métodos subjetivos
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COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Ferramentas e técnicas.3 Métodos de comunicação
As informações podem ser coletadas e compiladas a partir de diversos meios, inclusive sistemas de arquivamento manual, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que permitem acesso à documentação técnica.
62/66
COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Ferramentas e técnicas.4 Sistemas de distribuição de informações
Os pacotes de software que incluem relatórios de tabelas, análise de planilhas, apresentações ou capacidades gráficas podem ser usados para criar imagens de qualidade para a apresentação dos dados de desempenho do projeto.
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COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenhoSaídas .1 Relatórios de desempenho
Os relatórios de desempenho organizam e sintetizam as informações coletadas e apresentam os resultados de qualquer análise comparados com a linha de base da medição de desempenho.
Os relatórios devem fornecer informações sobre o progresso, andamento e o nível de detalhes exigido pelas diversas partes interessadas, conforme documentado no plano de gerenciamento das comunicações.
64/66
COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
65/66
COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenho
Saídas.2 Ativos de processos organizacionais
A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o relatório de desempenho. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora.
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COMUNICAÇÕES
Reportar o desempenhoSaídas.3 Solicitações de mudanças
A análise do desempenho do projeto freqüentemente gera solicitações de mudanças, além das causadas pela dinâmica normal das organizações.As ações corretivas recomendadas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.