“AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES PENGAJUAN

i

“AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES PENGAJUAN

CASH ADVANCE BESERTA LAPORAN

PERTANGGUNGJAWABAN SEBAGAI FUNGSI

KONTROL SETIAP PENGELUARAN

(STUDI KASUS DI PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI)

SKRIPSI

By

FITRIA IKA NURJANAH

008201205032

Diajukan untuk

Fakultas Bisnis, President University

Dalam memenuhi persyaratan

untuk

Gelar Sarjana Ekonomi, Jurusan Akuntansi

PRESIDENT UNIVERSITY

Cikarang Baru – Bekasi

Indonesia

2016

ii

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

Bersama dengan ini, Lembar Pengesahan Penguji menyatakan bahwa skripsi yang

berjudul “Audit Operasional Pada Proses Pengajuan Cash Advance Beserta Laporan

Pertanggungjawaban Sebagai Fungsi Kontrol Setiap Pengeluaran di PT MEDIA

TELEKOMUNIKASI MANDIRI” yang diserahkan oleh Fitria Ika Nurjanah, Program

Studi Akuntansi, Fakultas Bisnis, telah dinilai dan terbukti lulus ujian lisan pada (hari

dan tanggal ujian sidang)

Ketua Penguji,

(Gatot Imam Nugroho., Ak., MBA)

Penguji 1

(Dr. Sumarno Zain., Ak., MBA)

Penguji 2

(Misbahul Munir., MBA., Ak., CPMA., CA )

iii

SURAT REKOMENDASI PEMBIMBING

Skripsi ini dipersiapkan dan diserahkan oleh :

Nama : Fitria Ika Nurjanah

ID Mahasiswa : 008201205032

Fakultas : Bisnis

Program Studi : Akuntansi

Bidang Strudi : Audit

Judul Skripsi : Audit Operasional Pada Proses Pengajuan Cash Advance Laporan

Pertanggungjawaban Sebagai Fungsi Kontrol Setiap Pengeluaran

di PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI

Telah ditinjau dan telah memenuhi kebutuhan untuk sidang atau Oral Defense sebagai

bagian dari persyaratan untuk Sarjana Ekonomi untuk jurusan Akuntansi.

Cikarang, Indonesia, 26 Februari 2016

Yang mengakui, Pembimbing Skripsi,

Misbahul Munir, MBA., Ak., CPMA. Misbahul Munir, MBA., Ak., CPMA.

Ketua Program Studi Akuntansi Pembimbing

iv

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN

Saya dengan ini menyatakan bahwa skripsi dengan judul “Audit Operasional Pada

Proses Pengajuan Cash Advance Beserta Laporan Pertanggungjawaban Sebagai Fungsi

Kontrol Setiap Pengeluaran di PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI” adalah

adalah asli ditulis oleh saya sendiri berdasarkan penelitian milik sendiri dan tidak

pernah digunakan untuk tujuan apapun sebelumnya. Oleh karena itu saya mohon

dilanjutkan untuk sidang lisan skripsi ini.

Cikarang, Indonesia, 26 Februari 2016

Peneliti,

FITRIA IKA NURJANAH

(008201205032)

v

“AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES

PENGAJUAN CASH ADVANCE BESERTA LAPORAN

PERTANGGUNGJAWABAN SEBAGAI FUNGSI


(STUDI KASUS DI PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI)

ABSTRAK

Salah satu unsur penting dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi adalah adanya pengendalian internal terhadap seluruh operasional perusahaan yang berperan dalam melakukan pemeriksaan internal perusahaan. Pimpinan perusahaan memerlukan audit operasional yang menyajikan informasi mengenai efektivitas dan efisiensi pengendalian internal terhadap aktivitas operasional perusahaan. Audit operasional ini berfungsi untuk menemukan dan memperbaiki kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam pengendalian internal sehingga pengendalian tersebut dapat berjalan sesuai dengan harapan manajemen.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode historis, kepustakaan, observasi, analisa data disertasi dengan wawancara, jenis dan sumber data primer dan sekunder. Untuk mendapatkan data-data dan informasi terkait pengajuan Cash Advance beserta Laporan Pertanggungjawabannya penulis melibatkan beberapa departemen, yaitu project departement, FA Departement dan HRD.

Hasil penelitian menunjukan bahwa prosudur terkait proses pengajuan Cash Advance beserta Laporan Pertanggungjawaban masih belum bisa dilaksanakan sepenuhnya oleh karyawan atau engineer terutama pada pelaporan laporan pertanggungjawaban yang masih banyak sekali mengalami keterlambatan. Kurangnya fungsi kontrol mengenai pengajuan dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB) dengan realisasi laporan pertanggungjawaban. Masih banyak sekali transaksi-transaksi yang tidak didukung dengan evidence (bukti) dan memerlukan justifikasi untuk mengklarifikasikan transaksi yang terjadi. Tidak ada evaluasi berkala terkait prosedur Cash Advance dan komponen lainnya.

Berdasarkan penelitian dan hasil pembahasan yang telah dilakukan, penulis memberikan beberapa rekomendasi untuk PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI, antara lain : dapat mengevaluasi secara keseluruhan mengapa banyak sekali karyawan atau engineer yang tidak tertib dalam administrasi perusahaan, memberikan training terkait dengan proses administrasi perusaahaan, memberikan sanksi yang tegas bagi yang tidak mematuhi peraturan perusahaan, semua elemen perusahaan mereka masing-masing agar dapat berkomunikasi dengan baik, memberikan solusi dan kebijakan terkait transaksi-transaksi yang tidak ada kwitansi atau bon.

Key word : Cash Advance, Laporan Pertanggungjawaban, Evidence, Fungsi Kontrol, Evaluasi secara Keseluruhan.

vi

KATA PENGANTAR

ASSALAMUALAIKUM Wr.Wb.

Puji syukur kehadirat ALLAH SWT atas segala limpahan rahmat dan

anugerahNya, yang telah memberikan petunjuk, kemudahan, dan kelancaran sehingga

penulis dapat menyelesaikan Proposal Skripsi ini dengan baik.

Proposal ini dibuat sebagai persyaratan mahasiswa/i pada Fakultas Bisnis President

University untuk dapat menyelesaikan Skripsi ini. Dalam kesempatan ini, penulis ingin

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang secara

langsung maupun tidak langsung turut membantu, mendorong, berbagi ilmu dan

pengalaman kepada penulis selama masa penelitian hingga saat diselesaikannya laporan

skripsi ini, yaitu kepada :

1. Bapak, Ibu dan adik – adik saya tercinta yang telah memberikan dukungan baik

moril maupun materil, serta doa dan kasih sayang yang tak terhingga. Alhamdulillah

Jaza Kumullohu Khoiro

2. Bapak Mochamad Abadan, Ak., CPA., CPMA., QIA., PIA., CA. Selaku dosen

pembimbing yang telah memberikan bimbingan, koreksi, masukan, nasehat,

kesabaran, wawasan dan pengarahannya demi terselesaikannya skripsi ini.

3. Bapak Misbahul Munir, MBA., Ak., CPMA. Selaku Ketua Program Studi Akuntansi

dan Dekan Fakultas Bisnis President University.

4. Seluruh Dosen Fakultas Bisnis Jurusan Akuntansi President University.

5. Murniati dan Febby Yani Ruchyat terima kasih atas motivasi, semangat dan

dukungannya.

6. Teman-teman Accounting Batch 2012 President University yang sangat luar biasa

kompak, kasih sayang dan persahabatan yang tak terhingga. Terima Kasih atas doa

dan dukungan kalian selama ini.

vii

7. Dan semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan skripsi

ini yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita

semua serta memberikan balasan kepada pihak-pihak yang telah bersedia membantu

penulis menyelesaikan laporan skripsi ini. Amin.

Wassalamualaikum Wr Wb.

Penulis

(Fitria Ika Nurjanah)

viii

DAFTAR ISI

COVER .................................................................................................................. i

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. ii

SURAT REKOMENDASI ................................................................................. iii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN .............................................................. iv

ABSTRAK ............................................................................................................ v

KATA PENGANTAR ........................................................................................ vi

DAFTAR ISI ..................................................................................................... viii

DAFTAR TABEL ............................................................................................... xi

DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... xii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiii

GLOSARIUM ................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................................. 1

1.2 Rumusan Masalah ........................................................................................... 4

1.3 Batasan Masalah .............................................................................................. 5

1.4 Tujuan Penelitian ............................................................................................. 5

1.5 Manfaat Penelitian ........................................................................................... 6

1.6 Metode Penelitian ............................................................................................ 6

ix

1.7 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian ...................................................... 7

1.8 Sistematika Penulisan ...................................................................................... 7

BAB II LANDASAN TEORI .............................................................................. 9

2.1 Audit Operasional ............................................................................................ 9

2.1.1 Pengertian Audit Operasional................................................................. 9

2.1.2 Tujuan Audit Operasional .................................................................... 11

2.1.3 Tahap – Tahap Audit Operasional ........................................................ 14

2.1.4 Keterbatasan Audit Operasional .......................................................... 17

2.1.5 Laporan Audit Operasional ................................................................ 17

2.1.6 Ruang Lingkup Audit Operasional ...................................................... 19

2.1.7 Struktur Pengendalian Internal ............................................................ 19

2.2 Pengertian Project ........................................................................................ 24

2.2.1 Prosedur Berkaitan Dengan Proses Persyaratan

Administrasi Perusahaan ..................................................................... 25

2.2.2 Prosedur Pengajuan Dan Pencairan Cash Advance .............................. 29

2.2.3 Prosedur Pengajuan Cash Advance Yang Tidak

Sesuai Dengan Rencana Awal .............................................................. 31

2.2.4 Prosedur Pengajuan Kekurangan Cash Advance .................................. 32

2.2.5 Prosedur Ketentuan Laporan Pertanggungjawaban

Terhadap Cash Advance ...................................................................... 33

2.2.5 Prosedur Informasi Berkaitan Dengan Proses

Pencairan Cash Advance ..................................................................... 34

x

BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN

UMUM PERUSAHAAN ................................................................... 36

3.1 Metodologi Penetian .................................................................................... 36

3.1.1 Jenis Dan Sumber Data ....................................................................... 38

3.2 Profil Perusahaan .......................................................................................... 39

3.2.1 Kegiatan Perusahaan ........................................................................... 39

3.2.2 Visi Dan Misi Perusahaan ................................................................... 40

3.2.3 Struktur Organisasi Perusahaan ........................................................... 41

BAB IV ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN ........................................ 44

4.1 Deskripsi Objek Penelitian .......................................................................... 44

4.2 Uraian Hasil Penelitian .................................................................................. 47

4.2.1 78% Laporan Pertanggungjawaban Mengalami Keterlambatan .......... 47

4.2.2 45% Laporan Pertanggungjawaban Tidak Memiliki

Cukup Bukti Sah. ................................................................................. 51

4.2.3 Outstandning Cash Advance terhadap Project yang sudah selesai ...... 54

4.2.4 Realisasi Cash Advance Memiliki Perbedaan Mencapai 63% ............. 57

4.2.5 Terdapat Penyelewengan Cash Advance Pada Pemberian

Fee Pengawas Lapangan (Waspang) Yang Mencapai 32% ................. 61

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................... 64

5.1 KESIMPULAN ........................................................................................... 64

5.2 SARAN UNTUK PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI ............... 65

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xi

DAFTAR TABEL

1. Tabel 2.1 List COA

2. Tabel 2.2 PIC Cash Advance

3. Tabel 4.1 Source Inquery Commited vs Realization

4. Tabel 4.2 Source Inquery Outstanding PUM

xii

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 2.2 Form Persetujuan Mutasi Nilai Anggaran

2. Gambar 2.3 Form Persetujuan Tambah Nilai Anggaran

3. Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

1. LAMPIRAN 1 : COMPANY’S CONFIRMATION LETTER

2. LAMPIRAN 2 : THESIS CONSULTATION AND ADVISING SHEET

3. LAMPIRAN 3 : EVIDENCE

xiv

GLOSARIUM

AMR : (Additional Material Request)

BOD : (Board of Director)

COA : (Chart of Account)

FA : (Finance Accounting)

HRD : (Human Resource Departemen)

IP : (Internet Protocol)

PB : (Fabrikasi)

PM : (Project Manager)

PS : (Power System)

PUM : (Pengajuan Uang Muka)

PT MTM : (PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI)

RAB : (Rencana Anggaran Biaya)

RKAP : (Rencana Kerja Anggaran Pekerjaan)

SP : (Surat Peringatan)

SPV : (Supervisior)

Waspang : (Pengawas Lapangan)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk mencapai

keuntungan yang maksimum. Hal ini menyebabkan persaingan dalam dunia usaha

dimana perusahaan berupaya untuk tetap menghasilkan produk dan memberikan

pelayanan yang berkualitas sesuai dengan keinginan pelanggan. Persaingan yang terjadi

menyebabkan perusahaan harus menyadari perlunya manajemen yang baik dengan

menerapkan pengendalian intern yang memadai agar tercapai pengelolaaan yang lebih

efektif dalam kegiatan perusahaan.

Salah satu unsur penting dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi adalah adanya

pengendalian internal terhadap seluruh operasional perusahaan yang berperan dalam

melakukan pemeriksaan internal perusahaan. Pimpinan perusahaan memerlukan audit

operasional yang menyajikan informasi mengenai efektivitas dan efisiensi pengendalian

internal terhadap aktivitas operasional perusahaan. Audit operasional ini berfungsi

untuk menemukan dan memperbaiki kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam

pengendalian internal sehingga pengendalian tersebut dapat berjalan sesuai dengan

harapan manajemen.

Sehubungan dengan sistem telekomunikasi global yang berkembang sangat pesat dan

telah membawa masyarakat menuju dunia telekomunikasi dan informasi yang bisa

didapatkan dengan mudah dan cepat. Industri jasa telekomunikasi merupakan sektor

bisnis yang tengah berkembang di tengah krisis ekonomi yang terjadi di Indonesia ini.

2

Begitu juga bagi perusahaan pemasangan IP (Internet Protocol) yang membantu

berkembangnya keberhasilan dan kesuksesan dalam perusahaan telekomunikasi.

PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI (PT MTM) merupakan salah satu

perusahaan yang bergerak dibidang telekomunikasi atau jaringan seperti pemasangan IP

(Internet Protocol), fabrikasi dan power system, dan merupakan partner dari PT

Telekomunikasi Indonesia (Telkom), PT Telekomunikasi Selular (Telkomsel), PT

Indosat, PT Ericsson, PT NEC Indonesia, PT Datacomm Diangraha, PT Multipolar, PT

Indonesia Comnets Plus (Icon+) dan masih banyak lagi. Dikarenakan perusahaan ini

merupakan perusahaan jasa yang berhubungan dengan jaringan telekomunikasi, dimana

seluruh aktifitasnya pekerjaannya memerlukan sumber daya manusia (SDM) atau sering

disebut engineer yang berkompeten dan bersertifikasi dalam bidang telekomunikasi atau

jaringan, untuk menjalankan dan mengerjakan project dari satu tempat ke tempat lain

dari satu pulau ke pulau lain dan terkadang juga PT MTM mendapatkan project di

daerah yang sangat terpencil dan aksesnya sangat sulit, oleh sebab itu untuk

melancarkan rutin operasional pekerjaan tersebut perusahaan terbagi menjadi beberapa

departemen yang terdiri dari Marketing Dept, Project Dept (IP, PS, PB), Purchasing

Dept, Finance Accounting (FA) Dept dan HRD & GA Dept,

Dikarenakan sebagian besar project tersebut dilakukan dalam kurun waktu beberapa

minggu bahkan beberapa bulan, maka karyawan atau engineer tersebut harus memenuhi

beberapa kualifikasi persyaratan agar dapat mengerjakan project tersebut. Karyawan

atau engineer harus dalam keadaan yang sehat, berkompeten dalam project yang akan

dilaksanakan, tidak memiliki tanggungan secara administrasi perusahaan, harus bisa

selalu memberikan informasi kepada atasan atau leader terkait proses pekerjaan yang

sedang dilakukan. Sebelum karyawan atau engineer dikirim ke lokasi project maka

leader atau admin terkait harus mengajukan permohonan cash advance yang akan

3

diberikan kepada karyawan atau engineer, dimana cash advance tersebut akan

dipergunakan untuk kebutuhan selama mengerjakan project.

Cash Advance diberikan bukan untuk pembelanjaan hal yang bersifat materil, karena

hal-hal yang bersifat materil sudah diberikan diluar cash advance misalnya, pembelian

material untuk pekerjaan akan diproses oleh Purchasing Departement dan langsung

dikirim melalui ekspedisi ke lokasi project, lalu untuk transportasi karyawan atau

engineer dari kantor menuju lokasi akan ada Project Departement yang akan

memesankan tiket bus atau tiket pesawat menuju lokasi project. Namun Cash Advance

diberikan kepada karyawan atau engineer untuk keperluan selama di lokasi project di

luar biaya-biaya diatas.

Karyawan atau engineer yang ditugaskan harus sudah direncanakan dan dijadwalkan

dengan jelas apa yang harus dilakukan untuk terselesaikannya project, maka karyawan

atau engineer membawa cash advance yang sesuai dengan Rencana Anggaran Biaya

(RAB), seperti makan minum, tools material, fee pengawas lapangan, penginapan,

transportasi, telekomunikasi dan lain-lainnya, semua kebutuhan akan dibuatkan proses

administrasinya oleh Project Dept dan akan diajukan kepada FA Dept.

Pelaporan laporan pertanggungjawaban harus sesuai dengan peraturan yang ada

diperusahaan, yaitu 8 hari setelah Cash Advance direalisasikan atau dicairkan

pembayarannya karyawan atau engineer harus melaporkan pertanggungjawaban

mereka, sering sekali pelaporan yang tidak tepat waktu membuat karyawan atau

engineer mendapatkan Surat Peringatan sampai dengan Surat Rekomendasi Human

Resource Departement (HRD) karena belum melaporkan laporan pertanggungjawaban

mereka. Terkadang juga transaksi-transaksi yang terjadi belum didukung dengan

evidence (bukti) yang kuat, misalnya pembelian material dengan nilai di atas

4

Rp1.000.000 tidak bermaterai, hal ini membuat penulis tertarik untuk menganalisa

permasalahan-permasalahan yang terjadi agar sistem Cash Advance di PT MEDIA

TELEKOMUNIKASI MANDIRI dapat berjalan sesuai dengan policy perusahaan.

Dikarenakan Cash Advance dan Laporan Pertanggungjawabannya merupakan hal yang

sangat sensitive di perusahaan ini maka dari itu berdasarkan uraian latar belakang di atas

penulis bermaksud untuk melakukan penelitian dengan judul :

“AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES PENGAJUAN CASH ADVANCE

BESERTA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SEBAGAI FUNGSI


(STUDI KASUS DI PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI).

1.2 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan di atas, maka rumusan masalah

penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Apakah proses pelaporan laporan pertanggungjawaban karyawan atau

engineer tepat waktu?

2. Apakah semua realisasi dalam laporan pertangungjawaban sesuai dengan

Cash Advance yang sudah diajukan?

3. Apakah kelengkapan semua evidence (bukti) dalam laporan

pertangungjawaban sudah sesuai?

4. Apakah ada penyelewengan terhadap transaksi yang ada dilaporan

pertanggungjawaban karyawan atau engineer?

5

1.3 BATASAN MASLAAH

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Dalam penelitian ini penulis mengambil satu sample project data pengajuan

pencaiarn cash advance dan laporan pertanggungjawaban dalam project

“Pengadaan dan Pemasangan IP Clock PTP Grand Master 2015”.

2. Penelitian ini melibatkan beberapa departemen untuk mendapatkan semua

evidence (bukti) dan informasi terkait dengan laporan pertanngungjawaban

tersebut.

3. Tidak semua laporan pertanggungjawaban didukung dengan data yang

lengkap misalnya, tidak adanya beberapa kwitansi atau bon terhadap

beberapa transaksi.

4. Penulis mendapatkan data pertanggal 11 Februari 2016.

1.4 TUJUAN PENELITIAN

Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Mengklarifikasikan dan membuktikan apakah semua laporan

pertanggungjawaban sudah sesuai dengan keadaan sebenarnya yang ada

diperusahaan.

2. Mengklarifikasikan dan membuktikan semua evidence (bukti) terkait laporan

pertanggungjawaban cash advance.

3. Menganalisa seberapa besar pengaruh kepatuhan karyawan atau engineer

terhadap ketertiban laporan pertanggungjawaban atas cash advance yang

sudah diberikan.

4. Mengevaluasi apakah sistem cash advance dan laporan pertanggungjawaban

ini sudah efektif dan efisien.

6

1.5 MANFAAT PENELITIAN

Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat pengetahuan mengenai

jenis-jenis industri Telekomunikasi atau jaringan beserta macam tata cara pengeluaran

dana operasional untuk melakukan sebuah project dan pengaruh kepatuhan karyawan

atau engineer lainnya terhadap perusahaan. Maka diharapkan dapat berguna bagi semua

pihak, diantaranya :

1. Bagi penulis

Sebagai pengalaman mengenai tata cara atau macam-macam jenis pengeluaran

dana operasional perusahaan yang terjadi dan dapat mengetahui apa saja

transaksi yang sering terjadi ketika karyawan atau engineer berada di lapangan.

2. Bagi Perusahaan

Sebagai sumbangan pemikiran dan bahan pertimbangan bagi manajemen dalam

membuat dan mengambil keputusan dalam karakteristik pengajuan cash advance

beserta laporan pertanggungjawaban agar tidak terjadi perilaku tidak semestinya

(disfuncional behavior).

3. Bagi Peneliti Lain

Sebagai refensi tambahan dan memberikan gambaran bagi peneliti-peneliti lain

yang ingin meneliti cash advance beserta laporan pertanggungjawaban di

perusahaan Telekomunikasi atau Jaringan.

1.6 METODE PENELITIAN

Peneliti menggunakan metode kepustakaan, observasi, analisa data disertasi dengan

wawancara, jenis dan sumber data primer dan sekunder. Dimana terdiri atas keterlibatan

project departement, FA Departement dan HRD. Dalam penelitian ini penulis harus

meninjau langsung lokasi penelitian untuk mendapatkan data primer dan data sekunder.

7

1.7 LOKASI DAN WAKTU PELAKSANAAN PENELITIAN

Penulis menggunakan metode kepustakaan dan analisa data, yaitu dengan

mengumpulkan data-data dan melakukan analisa dari data yang didapatkan dari PT

MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI dan buku-buku yang terdapat di

perpustakaan President University. Dalam menganalisa data-data yang terkumpul

penulis harus mempelajari semua yang berkaitan dengan pembahasan masalah dengan

cara membaca dan mempelajari buku-buku, penulisan ilmiah, company profile, dan

artikel-artikel.

Pelaksanaan penelitian ini dilakukan di perpustakaan kampus President University yaitu

“Adam Kurniawan Library” dan di rumah penulis. Sedangkan waktu yang diperlukan

untuk membuat penelitian ini kurang lebih selama dua bulan.

1.8 SISTEMATIKA PENULISAN

Penulisan skripsi ini disusun secara teratur dalam bab per bab, dimana masing-masing

bab terdiri dari beberapa sub bab, bertujuan mempermudahan pembahasan materi serta

untuk mempermudah pembaca memahami garis besar penelitian ini. Isi dan

pembahasan penelitian ini disajikan dalam bentuk sistematika sebagai berikut :

1. BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan

penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian, lokasi dan waktu pelaksanaan

penelitian dan sistematika penulisan yang digunakan untuk menarik pembaca

dan penulis dalam meneliti.

2. BAB II LANDASAN TEORI

8

Bab ini membahas teori-teori dan materi secara terperinci sebagai dasar dalam

melakukan penelitian mengenai Audit Operasional pada Cash Advance beserta

laporan pertanggungjawaban serta membahas bagaimana langkah-langkah yang

dilakukan dalam penelitian dan bagaimana cara melakukan penelitian

operasional, perumusan hipotesis serta kerangka pemikiran teoritis

3. BAB III METODE PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM

PERUSAHAAN

Bab ini membahas bagaimana langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian

dan bagaimana cara melakukan penelitian, gambaran umum perusahaan, struktur

organisasi beserta uraian tugas dan kegiatan pokok perusahaan.

4. BAB IV ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas tentang data-data yang didapat untuk diteliti dan dianalisa

dengan menggunakan menggunakan tahap-tahap dalam melakukan audit

operasional.

5. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini membahas kesimpulan dari hasil analisis yang sudah dilakukan dan

saran-saran sebagai rekomendasi untuk perusahaan dan bagi peneliti-peneliti

selanjutnya

9

BAB II

LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan membahas mengenai teori-teori yang mendukung penelitian ini.

Teori-teori tersebut akan membantu dalam proses pembentukan kerangka pemikiran

untuk perumusan hipotesis. Penjelasan teori ini juga akan membantu dalam

menganalisis hasil penelitian.

2.1 AUDIT OPERASIONAL

Audit operasional merupakan salah satu jenis audit, dimana istilah audit operasional

tidak seumum audit laporan keuangan karena audit operasional sering digunakan

bergantian dengan audit manajemen. Umumnya, setelah selesainya audit operasional,

auditor akan memberi rekomendasi untuk perbaikan kepada manajemen untuk

memperbaiki jalannya operasi perusahaan.

Dalam skripsi ini, penulis menggunakan istilah audit operasional secara luas, sepanjang

tujuannya adalah untuk memberikan efisiensi dan efektivitas perusahaan maupun

bagian-bagian lainnya.

2.1.1 PENGERTIAN AUDIT OPERASIONAL

Audit Operasional adalah pengkajian atas setiap bagian organisasi terhadap prosedur

operasi standar dan metode yang diterapkan suatu organisasi dengan tujuan untuk

mengevaluasi efisiensi dan efektivitas.

https://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur_operasi_standar

https://id.wikipedia.org/wiki/Prosedur_operasi_standar

10

Ada banyak pengertian yang didefinisikan oleh para ahli mengenai audit operasional.

Salah satunya menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahlan Jusuf A.A (2003),

“Audit operasional merupakan penelaahan atas bagian maupun dari prosedur dan

metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitasnya. Umumnya,

pada saat penyelesaian audit operasional, audit akan memberikan sejumlah saran kepada

manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan. “(h.4).

Agoes. S (2004) mendefinisikan, “audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap

kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan

operasional yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan

operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. “(h.9).

Casler dan Crochet (1999) mendefinisikan, “audit operasional adalah suatu proses yang

sistematis untuk menilai efektifitas organisasi, efisiensi dan ekonomi operasi dibawah

pengendalian manajemen dan melaporkan kejadian kepada orang yang tepat hasil dari

penilaian bersama dengan disertai rekomendasi untuk perbaikan. “(p.109).

Dari beberapa definisi audit operasional di atas, dapat disimpulkan bahwa pada

prinsipnya audit operasional dilakukan untuk menilai dan mengevaluasi efisiensi dan

efektivitas kegiatan objek yang diaudit sehingga jika ada suatu masalah yang timbul

dapat segera diidentifikasi untuk dicari pemecahan masalahnya.

Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa audit operasional memiliki

karakteristik sebagai berikut :

1 Suatu proses yang sistematis yang terdiri dari serangkaian prosedur yang

tersetruktur.

2 Mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti secara objektif.

11

3 Adanya perbandingan informasi perusahaan yang dapat diukur dengan kriteria

yang telah ditetapkan untuk menentukan kesesuaian antara keduanya.

4 Pemeriksaan dilakukan oleh orang yang kompeten dan independen, yaitu

mempunyai pengetahuan yang cukup sehingga dapat memahami kriteria yang

ditetapkan, juga kompeten dalam menentukan jumlah dan jenis bukti yang

dibutuhkan agar dapat menarik kesimpulan dengan tepat. Sikap independen

ditunjukan dengan memiliki mental yang bebas dan sikap yang tidak memihak.

5 Adanya komunikasi yang melaporkan hasil penemuan audit dan sejauh mana

kesesuaian informasi perusahaan dengan kriteria yang telah ditetapkan kepada

pihak yang berkepentingan.

2.1.2 TUJUAN AUDIT OPERASIONAL

Secara umum, tujuan dari audit operasional adalah membantu manajemen untuk

meningkatkan efektifitas, efisiensi dan keekonomisan dalam kegiatan operasinya.

1. Menilai kegiatan atas prestasi

Audit operasional meliputi penelitian terhadap kegiatan dari fungsi yang diperiksa,

yaitu membandingkan cara fungsi tersebut melakukan aktivitasnya dengan tujuan

yang telah ditetapkan oleh manajemen, selain itu dibandingkan pula dengan kriteria

pengukuran lainnya, misalnya rasio industri sejenis.

2 Mengidentifikasikan kesempatan untuk perbaikan

Peningkatan nilai efektifitas, efisiensi dan ekonomis merupakan kategori dari

kebanyakan perbaikan yang dapat diklasifikasikan. Auditor dapat mengidentifikasi

beragai kesempatan untuk perbaikan dengan cara menganalisasi hasil wawancara

dengan orang-orang internal maupun eksternal perusahaan, mengobservasi kegiatan,

12

menelaah laporan keuangan masa lalu dan sekarang, mempelajari transaksi,

melakukan perbandingan dengan standar industri serta melaksanakan penilaian

profesional berdasarkan pengalaman dan cara-cara yang sesuai. Efektifitas adalah

hubungan antara keluaran suatu pusat pertanggungjawaban dengan sasaran yang

harus dicapainya. Sedangkan efisiensi adalah perbandingan antara keluaran (ouput)

dengan masukan (input), atau dengan kata lain jumlah keluaran yang dihasilkan

dengan satu unit input yang kita pergunakan.

3 Mengembangkan rekomendasi dengan perbaikan atau tindak lanjut.

Pada umumnya saran atau rekomendasi diberikan kepada manajemen yang

bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional

perusahan. Setelah rekomendasi disampaikan kepada pihak manajemen, pihak

auditor harus memastikan apakah perubahan yang direkomendasikan telah

dilakukan dan jika tidak harus dicari penyebabnya.

Menurut Tunggal, A. W (2008) menyatakan, “Beberapa tujuan dari audit

operasional adalah :

Objek dari audit operasional adalah mengungkapkan kekurangan dan

ketidakberesan dalam unsur diuji oleh auditor operasional dan untuk

menunjukan perbaikan apa yang memungkinkan untuk memperoleh hasil

yang terbaik dari operasi yang bersangkutan.

Untuk membantu manajemen mencapai administrasi operasi yang paling

efisien.

Untuk mengusulkan kepada manajemen cara-cara dan alat-alat untuk

mencapai tujuan apabila manajemen organisasi yang kurang pengetahuan

tentang pengelolaan yang efisien.

13

Audit operasional bertujuan untuk mencapai efisiensi dari pengelolaan.

Untuk membantu manajemen, auditor operasional berhubungan dengan

setiap fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar pelayanan

kepada manajemen

Untuk membantu manajemen pada setiap tingkat dalam pelaksanaan yang

efektif dan efisien dari tujuan dan tanggung jawab mereka.”(h.40).

Menurut Guy (2003), “Audit Operasional dirancang untuk memenuhi satu atau lebih

tujuan berikut :

1 Menilai kinerja.

Setiap audit operasional meliputi penilaian kinerja dilakukan dengan

membandingkan kegiatan organisasi dengan satu tujuan seperti, kebijakan,

standar, dan sasaran organisasi yang ditetapkan manajemen atau pihak yang

menugaskan serta dengan dua kriteria penilaian lain yang sesuai.

2 Mengidentifikasi peluang perbaikan.

Peningkatan efektivitas, efisiensi dan ekonomi merupakan kategori yang luas

dari pengklasifikasian sebagian besar perbaikan. Auditor dapat mengidentifikasi

peluang perbaikan tertentu dengan mewawancarai individu (apakah dari dalam

atau dari luar organisasi), mengobservasi operasional, menelaah laporan audit

operasional masa lalu atau masa berjalan, mempelajari transaksi,

membandingkan dengan standar industri menggunakan pertimbangan

profesional berdasarkan pengalaman atau menggunakan sarana dan cara lain

yang sesuai.

3 Mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut. Sifat

dan luas rekomendasi akan berkembang secara beragam selama pelaksanaan

audit operasional.”(p.421).

14

2.1.3 TAHAP-TAHAP AUDIT OPERASIONAL

Dalam melakukan audit operasional adanya suatu kerangka tugas sebagai pedoman

dalam melaksanakan pemeriksaan. Kerangka tugas dalam suatu audit operasional terdiri

dari tahap-tahap sebagai berikut :

1 Tahap Perencanaan (The Planning Phase)

Tujuan utama dari tahap ini adalah :

a. Mengumpulkan informasi mengenai area atau fungsi operasional.

b. Mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi pada area operasional.

c. Mulai mengembangkannya menjadi audit program tahap perencana.

2 Tahap Penyusunan Audit Program (Audit Program Phase)

Tujuan dari audit program ini adalah untuk :

a. Sebagai rencana tindakan untuk menyelesaikan audit operasional

b. Melakukan pemeriksaan pendahuluan (Preliminery review) pada tahap

perencanaan.

c. Sebagai jembatan atau penghubung antara tahap perencanaan dengan

tahap kerja lapangan.

d. Melaksanakan pemeriksaan operasional secara efisiensi dan efektif.

3 Tahap Pemeriksaan Lanjutan (Field Work Phase)

Auditor menganalisa kegiatan untuk menentukan keefektifan dari manajemen

dan pengawasan yang berhubungan. Fungsi semacam ini diuji dalam perasi yang

sebenarnya dengan penekanan khusus pada daerah yang sulit di kontrol dan

memiliki titik kelemahan yang tinggi.

15

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menentukan apakah suatu situasi

membutuhkan peningkatan, apakah situasi tersebut menuntut perhatian lebih dan

apa yang harus dilakukan untuk mengatasi situasi tersebut.

4 Tahap Pengembangan Temuan Audit (Development of Audit Finding)

Tahap ini meliputi :

a. Pengumpulan data untuk memperoleh informasi yang signifikan.

b. Evaluasi temuan, yang mengandung unsur :

• Condition : apa yang ditemukan?

• Criteria : apa yang seharusnya terjadi

diperusahaan?

• Cause : mengapa hal tersebut dapat terjadi

diperusahaan?

• Effect : apa akibatnya bagi kegiatan operasional

perusahaan?

• Recommendation : apa yang dilakukan untuk perbaikan

situasi tersebut?

5 Tahap Pelaporan (Reporting Phase)

Tujuan dari pembuatan laporan pemeriksaan adalah untuk :

a. Menyajikan informasi yang bermanfaat dan tepat waktu atas operasi

yang tidak efisien dan masalah lainnya.

b. Merekomendasikan perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

Laporan pemeriksaan (audit report) merupakan kesimpulan dari seluruh

hasil dari pelaksanaan pemeriksaan operasional.

16

Menurut Arens dan Loebbecke (2000), “Ada tiga tahap yang dilakukan dalam

melakukan audit operasional yaitu:

1. Perencanaan

Perencanaan dalam audit operasional serupa dengan perencanaan untuk audit atas

laporan keuangan historis. Seperti dalam audit laporan keuangan, auditor operasional

harus menentukan lingkup penugasan dan menyampaikan hal itu kepada unit

organisasional, juga perlu menentukan staff yang tepat dalam penugasan, mendapatkan

informasi mengenai latar belakang unit organisasional, memakai struktur pengendalian

intern, serta menentukan bahan bukti yang tepat yang harus dikumpulkan. Perbedaan

utama antara perencanaan audit operasional dengan audit laporan keuangan adalah

sangat banyaknya keragaman dalam audit operasional. Oleh karena keragamannya,

seringkali sulit menentukan tujuan khusus pada suatu audit operasional, sehingga

tujuannnya akan didasarkan pada kriteria yang dikembangkan untuk penugasan.

2. Pengumpulan dan evaluasi bahan bukti

Dengan cara yang sama seperti pada audit keuangan, auditor operasional harus

mengumpulkan cukup bahan bukti yang kompeten agar dapat menjadi dasar yang layak

guna menarik suatu kesimpulan mengenai tujuan yang sedang diuji.

Pengumpulan dan Evaluasi Bahan Bukti

• Survai Lokasi Penelitian • Menganalisa data yang sudah

di dapatkan • Audit Lanjutan • Pelaporan

Pelaporan dan Tindak Lanjut

Perencanaan

http://ilmuakuntansi.web.id/pengertian-audit-operasional/

17

3. Pelaporan dan tindak lanjut

Dua perbedaan utama dalam laporan audit operasional dan keuangan yang

mempengaruhi laporan audit operasional. Pertama, dalam audit operasional, laporan

biasanya dikirim hanya untuk pihak manajemen, dan satu salinan untuk unit atau

departemen yang diperiksa. Tidak adanya pemakaian pihak ketiga, mengurangi

pembakuan kata-kata dalam laporan audit operasional. Kedua, keragaman audit

operasional memerlukan penyusunan laporan secara khusus untuk menyajikan ruang

lingkup audit, temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi.

Hubungan kedua faktor ini mengakibatkan banyak perbedaan dalam laporan audit

operasional. Penulisan laporan seringkali memakan banyak waktu agar temuan-temuan

dan rekomendasi disampaikan secara jelas. Tindak lanjut merupakan hal yang biasa

dalam audit operasional di saat rekomendasi-rekomendasi disampaikan kepada

manajemen, yang tujuannya adalah untuk memastikan apakah perubahan-perubahan

yang direkomendasikan telah dilakukan dan jika tidak apakah alasannya.”(p.278).

2.1.4 KETERBATASAN AUDIT OPERASIONAL

Audit operasional merupakan suatu alat bantu yang baik, akan tetapi audit operasional

ini tetap memiliki keterbatasan-keterbatasan, yaitu :

a. Keterbatasan waktu pemeriksaan .

b. Keterbatasan pengetahuan pemeriksa.

c. Keterbatasan data-data yang diperoleh.

d. Adanya hambatan dari pihak terkait didalam pemeriksaan.

2.1.5 LAPORAN AUDIT OPERASIONAL

http://ilmuakuntansi.web.id/pengertian-akuntansi-manajemen/



http://ilmuakuntansi.web.id/manajemen-pemasaran-perencanaan-pemasaran/

18

Seperti halnya audit laporan keuangan, sebagai hasil akhir audit operasional akan

dikeluarkan pula suatu laporan hasil audit oleh auditor. Bagi pimpinan organisasi

perusahaan yang bersangkutan di dalam audit, laporan audit merupakan bukti nyata

yang mereka lihat mengenai audit yang telah dilakukan.

Fungsi audit report adalah :

1 Mengkomunikasikan hasil pemeriksaan operasional.

2 Mempengaruhi manajemen agar melakukan perbaikan atau tindakan.

3 Menanyakan manfaat pemeriksaan operasional bagi manajemen.

4 Manarik perhatian manajemen.

Bentuk laporan audit operasional dapat berupa tulisan maupun lisan. Laporan harus

ditulis dari konsep ke detail serta temuan harus diuraikan secara terperinci dan manfaat

yang akan diproleh jika rekomendasi dilakukan. Pada dasarnya suatu laporan audit

operasional akan meliputi komponen-komponen sebagai berikut :

1 Tujuan dan ruang lingkup.

2 Prosedur-prosedur yang digunakan oleh auditor.

3 Temuan-temuan saat melakukan penelitian.

4 Rekomendasi-rekomendasi bila diperlukan.

Ringkasan laporan hasil audit itu hendaknya :

1 Menjelaskan ruang lingkup, manfaat dan tujuan audit.

2 Menyajikan hal-hal aktual dan akurat.

3 Menjelaskan temuan dan rekomendasi untuk perbaikan perusahaan.

19

4 Mencantumkan informasi, temuan dengan didukung oleh bukti-bukti yang

cukup untuk menunjukan dasar permasalahan yang dilaporkan serta kebenaran

dan kelayakannya.

5 Membuat identifikasi dan penjelasan mengenai masalah yang memerlukan

penelaahan lebih lanjut dari auditor.

6 Menyertakan tindakan manajemen yang patut diperhatikan terutama dalam

perbaikan manajemen yang memerlukan perluasan lebih lanjut.

7 Menempatkan prioritas pada perbaikan di masa depan dan bukannya pada kritik

di masa lalu.

2.1.6 RUANG LINGKUP AUDIT OPERASIONAL

Audit Operasional berhubungan dengan semua tahapan kegiatan untuk perusahaan.

Begitu luasnya lingkup yang dapat dicakup oleh operasional audit, sehingga perusahaan

harus benar-benar mengerti kapan dan pada bidang apa suatu operasional audit

dibutuhkan.

Berdasarkan bidang kegiatan usaha yang dapat diinvestigasi ruang lingkup operasional

audit dapat mencakup audit mengenai :

1 Kesesuaian, praktek dan ketaatan organisasi pada arah dan tujuan yang telah

ditetapkan.

2 Project, yaitu apakah project sudah berada pada tingkat paling efisien, efektif

dan ekonomis.

3 Pengendalian organisasi, yaitu apakah fungsi-fungsi dalam organisasi yang ada

sekarang sedah efektif dan sesuai dengan perusahaan.

2.1.7 STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

20

Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (2007), “Pengendalian internal adalah sistem yang

meliputi organisasi semua metode dan ketentuan yang terorganisasi yang dianut dalam

suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mengecek kecermatan dan

keandalan data akuntansi serta meningkatkan efisiensi usaha. “(h.39).

Struktur pengendalian intern menurut COSO (Committe of Sponsoring Organizations of

the Treadway) mencakup lima kategori dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang

dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan

pengendalian dapat dipenuhi.

Pengendalian intern terdiri dari lima komponen, yaitu :

1 Lingkup Pengendalian

Lingkup pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang

mencerminkan sikap menyeluruh manajemen tertinggi, direktur dan komisaris

dan pemilik suatu entitas terhadap pengendalian dan pentingnya terhadap satuan

usahan tersebut.

Berikut merupakan komponen yang sangat penting dalam lingkungan

pengendalian yang harus menjadi bahan pertimbangan bagi para auditor :

a. Nilai intergritas dan etika

Hal ini meliputi tindakan manajemen untuk menghilangkan atau

mengurangi intensif dan godaan yang dapat menyebabkan pegawai

bertindak tidak jujur, melanggar hukum.

b. Komitmen terhadap kompetensi

Kompetensi adalah pengetahuan dan keterlampilan yang diperlukan

untuk menyelesaikan tugas-tugas. Komitmen terhadap kompetensi

meliputi pertimbangan manajemen atas pengetahuan dan keterlampilan

21

yang diperlukan dan gabungan antara kecerdasan, pelatihan dan

pengalaman yang dituntut dalam pengembangan kompetensi.

c. Dewan komisaris atau komite audit

Dewan komisaris yang efektif adalah yang independen dari manajemen

dan anggota-anggotanya aktif serta menilai aktivitas manajemen.

Tanggung jawab komite audit adalah mengawasi proses pelaporan

keuangan, mencakup struktur pengendalian intern dan ketentuan kepada

undang-undang dan peraturan.

d. Falsafah manajemen dan gara operasi

Falsafah merupakan seperangkat keyakinan dasar yang menjadi

parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Sedangkan gaya operasi

mencerminkan ide manajemen tentang bagaimana operasi suatu entitas

harus dilaksanakan. Pemahaman mengenai falsafah manajemen dan

gaya operasi ini membuat auditor dapat merasakan sikap mereka

terhadap pengendalian.

e. Struktur organisasi

Struktur organisasi suatu usaha membatasi garis tanggung jawab dan

wewenang yang ada. Dengan memahami struktur organisasi, auditor

dapat mempelajari manajemen dan elemen fungsional usaha dan

menaksir bagaimana kebijakan dan prosedur yang berhubungan dengan

pengendalian dilaksanakan.

f. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab

Hal ini mencakup cara-cara seperti catatan dari manajemen tentang

pentingnya pengendalian dan masalah-masalah yang berkaitan dengan

pengendalian, organisasi formal dan rencana operasi, penjelasan tugas

22

karyawan dan kebijakan terkait dan dokumen kebijakan yang

menggambarkan perilaku pegawai.

g. Kebijakan dan prosedur kepegawaian

Aspek yang paling penting dalam pengendalian adalah pegawai. Oleh

karena itu, metode bagaimana pegawai direktrut, dievaluasi dan digaji

harus diperhatikan dan dikendalikan dengan baik.

2 Penetapan Resiko oleh Manajemen

Penetapan resiko dilakukan sebagai bagian dari perancangan dan pengoperasian

struktur pengendalian intern untuk meminimalkan salah saji dan ketidakberesan.

Jika manajemen secara efektif menilai dan beraksi terhadap resiko, auditor

biasanya mengumpulkan lebih sedikit bahan bukti dibandingkan jika

manajemen tidak dapat mengidentifikasi atau beraksi terhadap resiko yang

signifikan.

3 Sistem Akuntansi

Kegunaan sistem akuntansi satu satuan usaha untuk mengidentifikasikan,

menggabungkan, mengklasifikasikan, menganalisa, mencatat dan melaporkan

transaksi-transaksi kedalam satu satuan usaha serta mengelola akuntabilitas atas

aktiva terkait. Untuk perusahaan kecil dengan keterlibatan aktif pemilik, sistem

akuntansi sederhana dengan suatu mikro komputer yang mencakup seorang

akuntan yang jujur dan kompeten akan memberikan sistem akuntansi yang

memadai. Perusahaan

4 Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk

memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh pihak manajemen

telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian dibagi menjadi lima kategori yaitu

23

pemisahan tugas yang cukup, otorisasi yang pantas atas transaksi dan aktivitas,

dokumen dan catatan yang memadai, pengendalian fisik atas aktiva dan catatan

dan pengecekan independen atas pelaksanaan.

5 Pemantauan

Pemantauan adalah proses penilaian kualitas struktur pengendalian intern

sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personal yang seharusnya

melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian

pengendalian. Pemantauan dilakukan pada saat yang tepat untuk menentukan

apakah struktur pengendalian intern beroperasi sebagaimana yang diharapkan

dan untuk menentukan apakah struktur pengendalian intern tersebut telah

memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.

Menurut Munawir (1997), “Struktur pengendalian intern diartikan sebagai berikut :

Struktur pengendalian intern suatu perusahaan meliputi kebijakan-kebijakan dan

prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa

tujuan perusahaan tersebut akan dapat dicapai. “(h.229).

Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa struktur pengendalian intern

bertujuan untuk :

1. Menjaga harta kekayaan perusahaan.

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

3. Mendorong dalam meningkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.

4. Mendorong agar ditaatinya kebijakan manajemen.

24

Arti pentingnya struktur pengendalian intern bagi manajemen dimana pengakuan

tersebut semakin meluas dengan alasan :

Semakin luas lingkup dan ukuran perusahaan mengakibatkan di dalam banyak hal

manajemen tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung atau secara pribadi

terhadap jalannya operasi perusahaan. Manajemen hanya harus mempercayai berbagai

laporan dan hasil analisis mengenai keefektifan operasinya. Sedangkan tanggung jawab

yang utama untuk menjaga keamana harta milik perusahaan dan untuk mencegah

kesalahan-kesalahan dan ketidakberesan terletak di tangan manajemen. Pengecekan dan

review yang melekat pada sistem pengendalian intern yang baik akan dapat melindungi

dari kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan penyimpangan

yang akan terjadi.

Dilain pihak, adalah tidak praktis bagi auditor untuk melakukan pengauditan secara

menyeluruh atau secara detail untuk hampir semua transaksi perusahaan didalam waktu

dan biaya yang terbatas. Oleh karena itu bagi manajemen mempertahankan terus adanya

struktur pengendalian intern termasuk struktur pelaporan yang baik adalah sangat

diperlukan agar dapat melepaskan, menyerahkan atau mendelegasikan wewenang dan

tanggung jawabnya dengan tepat.

2.2 PENGERTIAN PROJECT

Project adalah suatu kegiatan investasi yang menggunakan faktur-faktor produksi atau

pengerjaan untuk menghasilkan barang atau jasa tertentu yang dapat diharapkan

memproleh keuntungan dalam suatu periode tertentu. Project juga dapat diartikan usaha

sementara yang dilakukan untuk menciptakan suatu produk yang unik atau sebuah

layanan, seperti kebanyakan usaha lain.

25

Tujuan utama dari project adalah memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan.

Menurut Larson Gray (2011) menyatakan, “Ada beberapa karakteristik pada sebuah

project yaitu :

1. Tujuan didirikan sebuah project

2. Menentukan jangka waktu project diawal dan diakhir

3. Melibatkan beberapa departemen terkait

4. Melakukan pekerjaan yang belum pernah dilakukan sebelumnya

5. Spesifikasi terhadap waktu, biaya dan kinerja yang baik.”(p.97).

2.2.1 PROSEDUR BERKAITAN DENGAN PROSES PERSYARATAN

ADMINISTRASI PERUSAHAAN

Sehubungan dengan semakin berkembangnya telekomunikasi global, hal ini

berhubungan dengan pekerjaan atau project pemasangan IP (Internet Protocol) yang

semakin meluas sampai pelosok negeri, oleh karena itu PT MTM harus menyusun

stratagi agar setiap project pemasangan IP (Internet Protocol) dan support

telekomunikasi lainnya dengan biaya yang sudah diperhitungkan dengan sangat

terperinci sekalipun di daerah terpencil biaya yang dikeluarkan harus sangat

diperhitungkan dengan detail.

Biasanya PT MTM membuat beberapa strategi agar setiap pengeluaran biaya harus di

lakukan sesuai dengan rules perusahaan, antara lain :

a. Dibuatkan Kode Project

26

Maksud dan tujuannya dibuatkan kode project adalah agar setiap pekerjaan

memiliki kode project tersendiri sehingga setiap biaya yang sudah dikeluarkan bisa

masuk ke kode project tersebut untuk dapat teridentifikasi dengan mudah sebagai

dasar menghitung untung dan rugi project tersebut dan untuk pengumpulan kode

project semauanya direkap oleh FA departement.

Misalnya : kami mendapatkan project baru, yaitu pembangunan tower di Papua dari

PT Telekomunikasi Indonesia Tbk, maka pekerjaan itu masuk ke kode project

tertentu misal 15-IP-001, jadi setiap biaya-biaya yang dikeluarkan untuk menunjang

project tersebut harus masuk ke kode project 15-IP-001 bertujuan agar setiap

pengeluaran tidak masuk ke kode project lain.

b. Dibuatkan Budget

Maksud dan tujuannya dibuatkan budget adalah agar setiap pengeluaran yang akan

dilakukan harus sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Pekerjaan (RKAP) dimana

RKAP disusun ditahun sebelumnya dengan dimusyawarahkan secara bersama dan

disetuji oleh direksi.

c. Dibuatkan Chart of Account (COA)

Maksud dan tujuan dibuatkan COA adalah agar setiap pengeluaran yang terjadi

harus mengacu pada COA tersebut agar penelompokan pengeluaran dilaporan

keuangan dapat teridentifikasi.

Misalnya : karyawan atau engineer A akan dikirim ke daerah Palembang selama 10

hari , maka admin Project Dept harus membuatkan pengajuan Voucher Cash

Advance senilai Rp.10.000.000 dimana pengajuan cash advance tersebut harus di

27

break down berdasarkan masing-masing COA, bertujuan agar setiap pengeluaran

dapat diklasifikasikan berdasarkan COA tersebut.

COA COA Description Total

501010200 Material 5.000.000 501010621 Transport Project 1.500.000 501010625 Makan & Minum 750.000 501010610 Peralatan & Perlengkapan 1.250.000 501010626 Pengawas Lapangan 1.500.000 10.000.000

Tabel 2.1 List COA

d. Control Budget

Maksud dan tujuan dibuatkan Control Budget adalah agar setiap pengeluaran yang

diajukan project dept atau departemen terkait sesuai dengan RKAP dan masih dalam

budget yang normal, hal ini juga sebagai kontrol agar project tersebut tidak

mengalami kerugian karena setiap pengeluaran operasional akan selalu di kontrol

oleh team FA Dept. Apabila pengajuan dana melebihi budget yang ada maka dari

team FA Dept akan menginformasikan bahwa budget tersebut sudah over budget.

Ada beberapa solusi apabila budget tersebut over budget, antara lain :

FA Dept akan memberikan beberapa pilihan yaitu :

Mutasi budget, yaitu mutasi nilai dari budget yang masih ada sebagai

tambahan ke budget yang sudah minus

Misalnya : budget ekspedisi kode project 15-PS-001 sudah over budget senilai

Rp.1.500.000,- lalu dari budget traveling masih ada sisa sekitar Rp.10.000.000,-

maka dari departemen tersebut bisa untuk memutasi dari budget traveling senilai

28

Rp.1.500.000,- ke budget ekpedisi dan pastinya harus dengan persetujuan direksi

keuangan.

*terlampir form mutasi budget

Gambar 2.2 Form Persetujuan Mutasi Nilai Anggaran

Tambah budget, yaitu menambah budget yang sudah minus agar proses

pengajuan dana bisa masuk ke FA Dept untuk direalisasikan pencairannya.

Misalnya : budget material kode project 15-PS-005 sudah over budget karena

ada Additional Material Request (AMR) senilai Rp.51.000.000,- untuk project

tersebut maka project dept harus menambahkan budget agar material yang

butuhkan bisa segera dikirim ke lokasi

29

*Terlampir form penambahan budget

Gambar 2.3 Form Persetujuan Tambah Nilai Anggaran

2.2.2 PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENCAIRAN CASH ADVANCE

1. Setiap karyawan atau engineer yang berangkat akan diberikan Cash Advance

diawal dengan tata cara tersebut dan berlaku untuk semua area sesuai dengan

tarif yang sudah ditentukan oleh perusahaan.

2. Pengajuan Cash Advance diajukan kepada departemen FA hari senin s/d kamis

paling lambat pukul 12.00 WIB dan Hari Jum’at tidak ada pengajuan.

3. Pencairan Cash Advance yang dimaksud point 1, adalah minggu depanya (Hari

selasa-jum’at)

Misalnya :

30

4. Request pencairan Cash Advance apabila ada perubahaan nama, site lokasi, nilai

dsb, yang dimaksud dalam point 2 H-1 maksimal pukul 12.00 WIB dari hari

senin-kamis, Hari Jum’at tidak ada request pencairan dana hari Jum’at.

Sehingga request pencairan dari User Supervisor dan Project Managet (SPV &

PM) maksimal pukul 10.00 WIB.

5. Tidak ada pencairan dana Cash Advance pada hari senin, karena senin jadwal

pencarairan HRD, GA, Marketing dan operasional lainnya.

6. Pengajuan dan pencairan Cash Advance untuk Special Case harus disertai

dengan justifikasi terlebih dahulu dari Tim Project dan mendapatakn Approval

dari Board of Director (BOD). Special Case maksimal di ajukan paling lambat

pukul 14.00 WIB.

7. Pengajuan dan Pencairan Cash Advance untuk Meeting koordinasi area

Jabotabek maksimal Rp.1,500,000.

8. PIC berkaitan dengan pengajuan dan pencairan Cash Advance

No PIC User Divisi

1 PIC Pembuat Pegajuan Endang Mayawati Admin Project

2 PIC Requset Pencairan Ke FA Endang Mayawati Admin Project

3 PIC Pencairan (Cashier) Wina Nur Anisa Cashier FA

Tabel 2.2 PIC Cash Advance

31

Berikut merupakan prosedur berkaitan dengan pembuatan Cash Advance oleh

admin Project Departement

a. Membuat rekap data (review) pengajuan Cash Advance antara rencana dan

realisasi dilakukan oleh admin project, ditambahkan nomor urut pengajuan

(prenumber)

Misalnya : 090914-001di tulis di pojok kiri atas lembar voucher Cash Advance

b. Pengajuan dimasukan dalam satu Map satu tanggal, disertai rincian nomor

pengajuan diluar amplop.

c. Report rencana dan realisasi pengajuan Cash Adnavance dilaporkan ke:

- GM Project: R. Fauzi & Ziaul Chaq.

- PM Project: Reza, Bangga, Faisal, Bahrudin, Andi Aulia, Ali

Nurhasan (HRD)

- SPV Project: Findia, Satria, Citra, Inggi, Akbar, Choirul, Maulana

Fauzan, Fauzan Dedy, Jerry, Nurfadillah Fitrah, Syamsudin, Endi,

Samsono.

- FA: Wina Nur Anisa, Laila Tussa’adah & Avista.

oleh Endang Mayawati setiap hari maksimal pukul 16.00.

2.2.3 PROSEDUR PENGAJUAN CASH ADVANCE YANG TIDAK SESUAI

DENGAN RENCANA AWAL

(1) Jika pekerjaan lebih cepat dari rencana awal, maka karyawan atau

engineer harus mengembalikan uang sisa Cash Advance sesuai dengan

pengeluaran yang sudah di lakukan.

(2) Jika pekerjaan tidak jadi dilakukan maka engineer harus mengembalikan

uang secara full kepada perusahaan.

32

(3) Jika pekerjaan lebih lama dari rencana awal, maka team leader harus

mengajukan Cash Advance baru sesuai dengan lama pekerjaan.

(4) Dalam Pengajuan dan Pencairan Cash Advance maksimal karyawan atau

engineer memiliki outsanding Cash Advance hanya satu jadi, setiap

engineer maksimal dua pengajuan Cash Advance.

Misalnya : Jika pekerjaan Project A selama 5 hari , maka pengajuan Cash

Advance adalah sesuai dengan project A, diajukan selama 5 hari.

Apabila pekerjaan project A bisa diselesaikan dalam 4 hari maka laporan

pertanggungjawaban Cash Advance dan sisa Cash Advance harus

dikembalikan.

Apabila ada pekerjaan project A dan atau B selama tiga hari di lokasi yang

sama. Maka Leader membuat pengajuan Cash Advance baru untuk project

A dan atau B dan bisa di request untuk pencairan.

Namun apabila, laporan pertanggungjawaban dan sisa Cash Advance project

A dan atau B belum diselesaikan maka sanksi akan berjalan.

2.2.4 PROSEDUR PENGAJUAN KEKURANGAN CASH ADVANCE

Prosedur pengajuan kekurangan cash advance ketentuan sebagai berikut :

a. Jika ada kekurangan Cash Advance sebesar Rp.500.000 sampai dengan

Rp.2.000.000 harus ada approval Pak Johan selaku direktur keuangan

(BOD).

b. Jika ada kekurangan Cash Advance sebesar Rp.2.000.000 atau lebih

maka harus approval Pak Kowim selaku direktur utama (BOD)

33

Rekonsiliasi antara tim Project (Endang Mayawati) dan FA (Wina Nur Anisa)

dua minggu sekali di hari Jum’at week 2 dan week 4 Jam 15.00 WIB.

2.2.5 PROSEDUR KETENTUAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

TERHADAP CASH ADVANCE

1. Laporan Pertanggungjawaban dilaporkan kepada departemen keuangn

paling lambat maksimal 8 (delapan) hari kalender dengan ketentuan:

- Rekap laporan pertanggungjawaban yang sudah di tanda tangani

karyawan atau engineer dan atasannya.

- Laporan diserahkan ke Endang Mayawati (admin project)

- Dalam rekap laporan disertai dengan nomor Cash Advance, kode

Project dan ringkasan pengeluaran berdasarkan masing-masing

COA.

- Lampiran pendukung berupa bukti-bukti transaksi yang sah dimata

hukum dan sudah disusun berurutan sesuai nomor urut rekap

laporan pertanggungjawaban.

- Apabila ada sisa atau kelebihan Cash Advance langsung

dikembalikan bersama dengan laporan pertanggungjawabannya.

2. Apabila tidak bisa mengikuti ketentuan pada nomor 1 maka, berlaku

ketentuan sebagai berikut:

a. Hari ke-9 belum ada laporan masuk, akan ada peringatan lisan 1 (sms,

backup email)

b. Hari ke-10 belum ada laporan masuk, ada surat peringatan 1

c. Hari ke-11 belum ada laporan masuk, ada peringatan lisan 2

d. Hari ke-12 belum ada laporan masuk, ada surat peringatan 2,

e. Hari ke-13 belum ada laporan masuk, ada peringatan lisan 3

34

f. Hari ke-14 belum ada laporan masuk, ada surat peringatan 3.

g. Hari ke-15 tidak ada respon, maka yang bersangkutan akan di

selesaikan dengan tanpa syarat oleh HRD

3. Untuk peringatan lisan berupa sms/email yang mengeluarkan project (team

leader yang bersangkutan), sedangkan surat peringatan 1 s/d 3 yang

mengeluarkan adalah software finance.

4. List Cash Advance sudah bisa diakses lewat software finance oleh (admin

project, supervisior dan project manager).

5. Perhitungan SP berdasarkan 1 nomor Cash Advance.

6. Laporan Cash Advance berupa soft copy (Scan/Photo) dengan aktualnya

harus sama (tidak boleh ada perbedaan laporan). Laporan yang di kirimkan

dengan format Excel di TOLAK.

2.2.6 PROSEDUR INFORMASI BERKAITAN DENGAN PROSES PENCAIRAN

CASH ADVANCE.

Prosedur penginformasian berkaiatan dengan proses pencaiaran cash advance sebagai

berikut :

1. Pengajuan cash advance diajukan kepada FA Dept berupa : voucher

pengajuan cash advance sudah disetujui oleh project manager, engineer

tersebut dan RAB yang sesuai dengan aturan dari perusahaa.

2. Cash advance akan dicairakan oleh FA Dept seminggu setelah pengajuan

tersebut dinyatakan lengkap dan memenuhi aturan dari keuangan.

3. Pemberitahuan pembayaran akan secara otomatis oleh software finance akan

di email kepada engineer secara langsung dan departemen terkait.

35

4. Engineer wajib melaporkan pertanggungjawabannya maksimal 8 hari setelah

pencairan Cash Advance dan akan diterima oleh FA Dept apabila laporan

pertanngungjawaban memenuhi syarat seperti :

a. Mencantumkan secara detail biaya yang sudah dikeluarkan lalu

mengelompokannya sesuai dengan COA dan budget yang sesuai

dengan saat pengajuan cash advance.

b. Keterangan pemakaian uang tersebut harus jelas, quantity barang dan

totalnya.

c. Apabila terdapat transaksi makan maka harus ada kwitansi atau bon

dari tempat makan tersebut dan menyebutkan siapa saja yang ikut

makan ditambah no handphone nya.

d. Apabila ada penginapan maka harus ada kwitansi dan bon dari

penginapan tersebut.

e. Apabila ada sewa mobil atau naik kendaraan lainnya maka harus

menyertakan dokumentasi mobilnya dan kwitansi atau bon terkait

transaksi tersebut.

f. Apabila ada fee untuk pengawas lapangan (waspang) atau helper

maka harus ada foto dokumentasi orangnya dan kwitansi bermaterai

cukup

g. Apabila membeli tools dan additional material maka harus

mendokumentasikan tools dan material yang sudah dibeli baik

sebelum dipasang atau sudah dipasang.

h. Laporan pertanggungjawaban sebelum masuk ke departemen

keuangan harus sudah mendapat approval dari Project Manager.

36

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN

UMUM PERUSAHAAN

3.1 METODOLOGI PENELITIAN

Dalam studi kasus, peneliti memerlukan data untuk mendukung penelitian ini dan

diproses agar bisa untuk diambil kesimpulan terkait dengan Cash Advance dan Laporan

Pertanggungjawaban yang diberikan kepada karyawan atau engineer di PT MEDIA

TELEKOMUNIKASI MANDIRI.

Metodologi penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini adalah metode

kepustakaan, observasi dan analisis data dengan melakukan wawancara (interview).

Serta penulis juga memperlajari berdasarkan data historis yang ada pada perusahaan dan

buku-buku berkaitan dengan penelitian, dilaksanakan dengan cara mempelajari

dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penyusunan skripsi ini.

I. Metode Kualitatif

Penelitian kulitatif adalah penelitian tentang riset yang bersifat deskriptif dan

cenderung menggunakan analisis. Landasan teori dimanfaatkan sebagai

pemandu agar fokus penelitian sesuai dengan fakta di lapangan, penelitian

kualitatif jauh lebih subjektif daripada penelitian atau survey kuantitatif dan

menggunakan metode sangat berbeda dari mengumpulkan informasi,

terutama individu, dalam menggunakan wawancara secara mendalam dan

grup fokus.

37

II. Metode Kepustakaan

Penelitian yang dilakukan dengan mengunjungi perpustakaan dan

perusahaan guna memperoleh data, buku-buku dan sumber-sumber data

lainnya yang menyangkut topik pembahasan

III. Metode Observasi

Observasi adalah proses mendapatkan data perusahaan yang mendukung

objek pembahasan yang ada dan terjadi di lapangan dengan cara

pengumpulan data melalui pihak-pihak terkait. Sehingga melalui observasi

ini, peneliti dapat memperoleh informasi lebih mendalam. Peneliti juga

melakukan penelitian arsip dengan menggunakan penelusuran data yang

didapatkan dalam sistem keuangan (software) untuk mengetahui kejadian

masa lalu. Dalam penelitian ini, pengambilan data-data tertentu yang

diangap sesuai kriteria dan memiliki relevansi dengan penelitian yang

dilakukan. Pengamatan secara langsung atas kegiatan proses pelaksanaan

project perusahaan yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas.

IV. Metode Analisis Data

Menganalisis data yang sudah didapatkan dengan cara mengidentifikasi

setiap unsur-unsur yang ada mulai dari proses pengajuan cash advance,

pencaiaran cash advance sampai dengan proses pelaporan realisasi

pertanggungjawabanny dan mengamati temuan (finding) secara mendalam.

Melakukan interview

Wawancara langsung dengan pihak-pihak yang berkaiatan dengan project

agar semua informasi yang didapatkan sesuai dengan data-data yang

didapatkan.

38

3.1.1 JENIS DAN SUMBER DATA

Dengan mengetahui jenis penelitian yang dilakukan, maka jenis data yang

digunakan dalam penelitian dapat ditentukan, jenis data yang digunakan adalah

data kualitatif, yaitu data yang berupa penjelasan atau keterangan dari obyek

penelitian,antara lain data mengenai lingkungan project, proses administrasi,

struktur organisasi, strategi delivery project perusahaan, dan fungsi kontrol.

Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

a. Data Primer

Data primer merupakan sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung

dari sumber asli. Data ini meliputi seluruh data dalam area aktivitas project,

yaitu data mengenai lingkungan project, proses administrasi, struktur organisasi,

strategi delivery project perusahaan, dan fungsi control, dimana data ini akan

dianalisis melalui audit operasional.

b. Data Sekunder

Data sekunder merupakan sumber data penelitian yang diperoleh peneliti secara

tidak langsung melalui media perantara. Data ini meliputi data dari perusahaan

berupa data Cash Advance seperti daftar seluruh pengeluaran, laporan

operasional, biaya-biaya lain project, dan ketaatan karyawan atau engineer

dalam penggunaan Cash Advance.

Dalam menganalisa, peneliti harus berdasarkan bukti-bukti yang dapat

dipertanggungjawabkan, yaitu berupa permohonan pencairan cash advance, laporan

oprasional, penjelasan secara terperinci setiap transaksi-transaksi, kondisi budget

transaksi tersebut dan dokumen-dokumen penunjang lainnya yang ada di PT Media

Telekomunikasi Mandiri.

39

3.2 PROFIL PERUSAHAAN

3.2.1 KEGIATAN PERUSAHAAN.

PT. Media Telekomunikasi Mandiri (MTM) didedikasikan untuk menyediakan

solusi teknologi berkualitas tinggi yang meningkatkan klien, efisiensi, produktivitas dan

profitabilitas. Untuk dapat menguntungkan klien, MTM membentuk kemitraan dengan

para pemimpin industri termasuk JUNIPER, ALCATEL LUCENTS, CISCO, DELL,

TELLABS, FUJITSU, dan SUN MICROSYSTEM.

PT Media Telekomunikasi Mandiri (MTM) adalah sebuah perusahaan swasta

yang didirikan pada tahun 2008. Dengan semangat kemandirian ekonomi, pada tahun

pertama MTM telah berhasil menyelesaikan beberapa proyek pada memberikan Civil,

Mechanical and Electrical (CME), IT dan telekomunikasi fasilitas pendukung di

beberapa perusahaan telekomunikasi di Indonesia.

Bagian dari komitmen kami untuk memberikan solusi terbaik bagi pelanggan

kami, kami terus mengembangkan sumber daya dan kompetensi sebagai berikut:

40

a. Network engineers dengan industri sertifikasi terkemuka

b. Lebih dari 100 teknisi lapangan yang handal dan dilengkapi dengan up to

date kompetensi

c. IR dan Konsultan Telekomunikasi dengan standar yang telah diuji dan

berpengalaman dalam proyek telekomunikasi Internasional

d. Managemen proyek yang handal.

SaliGading Bersama (SGB Group) sebagai unit usaha di bidang IT dan penyedia

solusi telekomunikasi. Dengan profesionalisme yang kita miliki dan dukungan penuh

dari kelompok, kita peran yang lebih besar dalam industri.

3.2.2 Visi dan Misi :

Visi :

Untuk menjadi IT dan Telekomunikasi penyedia solusi perusahaan

lokal terkemuka di Indonesia untuk mengejar harapan pelanggan dinami

Misi :

41

a. Mengedepankan nilai terbaik bagi pelanggan, pemegang saham dan

karyawan dengan selalu berinovasi terus menerus

b. Memberikan solusi dan layanan yang sesuai dengan situasi

dan kondisi di industri telekomunikasi Indonesia dengan

mengedepankan profesionalisme dan team work.

c. Terus mengembangkan kompetensi.

3.2.3 STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

PT. Media Telekomunikasi Mandiri memiliki berbagai departemen dan divisi yang

mempunyai tugas khusus masing-masing untuk menangani berbagai fungsinya dan

dipimpin oleh seorang Director. Berikut ini adalah struktur organisasinya :

Tabel 3.1

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

a. Komisaris

KOMISARIS

42

Komisaris merupakan organ perseroan yang bertugas melakukan pengawasan

secara umum dan/atau khusus sesuai dengan anggaran dasar serta memberi

nasihat kepada direksi.

b. Direktur Utama

Direktur Utama/pimpinan merupakan struktur organisasi perusahaan yang

tertinggi. Bagian ini merupakan pihak yang bertanggung jawab terhadap segala

bentuk operasional atau berjalannya roda perusahaan.

c. Sekertaris

Sekertaris melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-tugas administratif seperti

mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda.

d. Direktur Operasional

Direktur Operasional bertanggung jawab untuk memastikan organisasi berjalan

sebaik mungkin dalam memberikan pelayanan dan memenuhi harapan para

pelanggan dan klien dengan cara yang efektif dan efisien. Tugas utamanya

membuat perusahaan bisa mendapatkan keuntungan yang lebih banyak dengan

biaya yang lebih rendah.

e. Direktur Marketing

Direktur Marketing memegang bagian yang sangat penting dalam sebuah

industri. Bidang pemasaran perlu memastikan bahwa kebutuhan dari para

konsumen dapat terpenuhi dan dalam waktu yang sama mereka juga bisa

meningkatkan keuntungan atau profit dari perusahaan itu sendiri.

f. Direktur Keuangan

43

Direktur Keuangan merupakan salah satu kepentingan di dalam manajemen

yang merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan pemanfaatan sumber

daya keuangan dalam kegiatan entitas secara efisien dan efektif.

g. Direktur Umum

Direktur Umum bertanggung jawab atas semua kegiatan operasional departemen

logistik dan HRD & GA

h. Manager

Manager bertanggung jawab dan memastikan rutin operasional perusahaan dapat

berjalan sesuai dengan goal perusahaan.

i. Staff / admin

Staff / admin melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyedia fasilitas dan

layanan administrasi perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk

mendukung kelancaran operasional perusahaan.

3.2.4 PRODUCT AND SERIVICE

44

BAB IV

ANALISA DATA DAN PEMBAHASAN

4.1 DESKRIPSI OBJEK PENELITIAN

Dalam penelitian ini penulis mengambil salah satu contoh project di PT MEDIA

TELEKOMUNIKASI MANDIRI dimana penulis berharap dalam pengambilan sample

tersebut dapat menggambarkan secara keseluruhan sistem Cash Advance beserta

laporan pertanggungjawaban yang terjadi diperusahaan ini.

Penulis mengambil sample satu project, yaitu “ Pengadaan dan Pemasangan IP

Clock PTP Grand Master 2015”

Berikut merupakan rincian budget dan biaya-biaya dalam pelaksanaan project

“Pengadaan dan Pemasangan IP Clock PTP Grand Master 2015”

Tabel 4.1 **Source Inquery Commited vs Realization

45

Berdasarkan data di atas dapat dilihat bahwa semua pengeluaran yang digunakan dalam

project tersebut meliputi beberapa COA, dimana data yang penulis munculkan nilainya

hanya transaksi yang penggunaannya melalui cash advance. Pengeluaran yang

menggunakan Cash Advance sebesar Rp317.832.400

Keterangan :

∞ Project

Project merupakan kode tersendiri atas pekerjaan tersebut, atau sering disebut

prenumber dalam mengidentifikasi setiap transaksi yang terjadi.

∞ COA

COA merupakan kode nomor transaksi.

∞ COA Description

COA Description merupakan penjelasan mengenai pengelompokan penggunaan

transaksi-transaksi yang akan dilakukan.

∞ Budget

Budget merupakan sebuah anggaran sejumlah uang yang akan dipergunakan

untuk melaksanakan suatu project.

∞ Committed

Committed merupakan sejumlah permohonan pencaiaran uang yang sudah

diajukan dari departemen terkait untuk kelancaran Project tersebut.

∞ Realization merupakan sejumlah permohonan pencaiaran uang yang berasal dari

pengajuan yang diajukan departemen terkait dan sudah direalisasikan pencaiaran

pendanaan nya oleh bagian keuangan sesuai dengan peraturan perusahaan.

∞ C Variance

46

C Variance merupakan selisih antara Budget dengan Committed hal ini bertujuan

agar ada fungsi kontrol terhadap permohonan pengajuan agar tidak melebihi

budget yang sudah ditetapkan.

∞ R Variance

R Variance merupakan selisih antara Budget dengan Realization hal ini

bertujuan agar ada fungsi kontro terhadap perealisasian pembayaran yang sudah

dilakukan berdasarkan permohonan pengajuan pencaiaran dari departemen

terkait.

Berdasarkan pembahasan uraian pembiayaan di atas penulis bertujuan untuk

menganalisa setiap transaksi-transaksi yang dikeluarkan dengan penggunaan Cash

Advance yang akan digambarkan melalui Laporan Pertanggungjawaban masing-masing

pengguna Cash Advance yaitu karyawan atau engineer.

Selama berjalannya Project Pengadaan dan Pemasangna IP Clock PTP Grand Master

2015. Project departement sudah mengajukan 46 transaksi cash advance kepada

departemen keuangan, dimana sebagian besar sudah direalisasikan pembayarannya,

dikarenakan sangat beragam penggunaannya, sehingga sangat menarik sekali untuk

dianalisa karena beraneka macam lokasi yang dikerjakan oleh karyawan atau engineer,

dimana medan yang dihadapi memiliki tandatangan tersendiri sehingga dapat

mempengaruhi karyawan atau engineer untuk bisa megirimkan informasi kepada leader

hal ini berpengaruh terhadap ketertiban proses pelaporan pertanggungjawabannya.

Penulis akan menganalisa proses pelaporan pertanggungjawabannya apakah sesuai

dengan peraturan perusahaa atau ada kendala-kendala lain yang menyebabkan karyawan

atau engineer belum melaporkan pertanggungjawaban mereka.

47

4.2 URAIAN HASIL PENELITIAN

4.2.1 78% Laporan Pertanggungjawaban Mengalami Keterlambatan

Berdasarkan data yang sudah diperoleh penulis dari perusahaan pertanggal 11

Februari 2016 hanya ada satu karyawan saja yang belum melaporkan

pertanggungjawabannya, namun penulis mencoba menelusuri dan menganalisa terhadap

laporan pertanggungjawaban yang sudah dilaporkan apakah tepat waktu atau sesuai

dengan peraturan perusahaan.

Namun menurut data yang didapatkan penulis dari departemen keuangan dapat diambil

kesimpulan bahwa banyak sekali karyawan atau engineer yang belum menaati

peraturan-peraturan perusahaan terkait proses atau prosedur dalam cash advance. Hanya

ada 10 dari 46 transaksi cash advance yang sudah tertib melaporkan

pertanggungjawaban mereka dengan tepat waktu terhadap cash advanve yang sudah

diberikan, selebihnya 36 transaksi cash advance yang tidak tertib dalam pelaporan

pertanggungjawaban mereka.

Hal ini membuat penulis ingin lebih jauh lagi untuk meneliti dan menganalisa

sebenarnya ada kendala-kendala apa saja yang mempengaruhi karyawan atau engineer

untuk sulit sekali melaporkan laporan pertanggungjawaban mereka.

Laporan Pertanggungjawaban dilaporkan kepada departemen keuangan paling

lambat maksimal 8 (delapan) hari kalender dengan ketentuan:

- Rekap laporan pertanggungjawaban yang sudah di tanda tangani

karyawan atau engineer dan atasannya.

- Laporan diserahkan ke Endang Mayawati (admin project)

48

- Dalam rekap laporan pertanggungjawaban disertai dengan nomor

Cash Advance, kode Project dan ringkasan pengeluaran berdasarkan

masing-masing COA.

- Lampiran pendukung berupa bukti-bukti transaksi yang sah dimata

hukum dan sudah disusun berurutan sesuai nomor urut rekap

laporan pertanggungjawaban.

Apabila ada sisa atau kelebihan Cash Advance langsung dikembalikan bersama dengan

laporan pertanggungjawabannya.

Penyebab utama terjadinya penyimpangan adalah kurangnya kesadaran semua

elemen yang terdapat di perusahaan, karyawan atau engineer yang melanggar peraturan

perusahaan, leader yang tidak mengontrol setiap kegiatan-kegiatan bawahannya,

departemen keuangan yang kurang dalam pemeriksanaan laporan pertanggungjawaban,

begitu juga dengan HRD tidak bisa memberikan sanksi yang semestinya diberikan

kepada karyawan atau engineer yang tidak menaati peraturan, hal ini membuat

peraturan yang sudah dibuat tidak dapat dijalankan dengan semestinya.

Adapun itu penulis melakukan beberapa cara untuk mendapatkan informasi dan data

yang akurat, penulis melakukan beberapa prosedur untuk dapat mengidentifikasi

penyebab permasalahan yang ada, antara lain :

1. Memeriksa apakah reminder terkait laporan pertanggungjawaban cash advance

kepada karyawan atau engineer berjalan sesuai dengan prosedur perusahaan.

Dalam tahap ini penulis melakukan pemeriksaan terhadap email dari software

keuangan apakah berjalan atau tidak, hasilnya adalah ternyata semua prosedur

terkait email otomatis dari software sudah berjalan, bahkan atasan karyawan

49

atau engineer beserta admin departemen terkait mendapatkan tembusan email

nya juga.

2. Melakukan wawancara terhadap departemen keuangan.

Penulis melakukan wawancara terhadap departemen keuangan, hasilnya adalah

ternyata bahwa sebenarnya karyawan atau engineer sebagian sudah melaporkan

laporan pertanggungjawaban mereka, namun karena banyak sekali transaksi-

transaksi yang tidak didukung dengan bukti-bukti yang kuat dan justifikasi yang

belum bisa meyakinkan pemeriksa, maka dari itu departemen keuangan

mengembalikan kembali laporan pertanggungjawaban mereka kepada

departemen terkait untuk dapat memberikan bukti-bukti yang dapat

dipertanggungjawabkan dan sah dimata hukum yang berlaku. Dan laporan

pertanggungjawaban tersebut untuk bisa diserahkan kembali kepada departemen

keuangan biasanya memakan waktu beberapa hari. Hal ini yang membuat

mengapa karyawan atau engineer mendapatkan SP1 hingga Rekomendasi HRD.

3. Melakukan wawancara terhadap departemen terkait, yaitu project

Penulis melakukan wawancara terhadap departemen project, hasilnya adalah tim

project beranggapan bahwa tim keuangan mempersulit proses administrasi kami,

karena setiap transaksi-transaksi yang terjadi harus bukti-bukti misalnya,

kwitansi atau bon ketika naik ojek, ketika kita entertaint kepada pengawas

lapangan masa harus difoto juga orangnya, ketika ketika ketika makan di warteg

masa kita minta kwitansi atau bon dan masih banyak sekali transaksi-transaksi

yang kami tidak bisa memberikannya, pada dasarnya kami tim project juga pasti

ingin memberikan laporan pertanggungjawaban yang sesuai namun apa boleh

buat, setiap laporan pertanggungjawaban dari teman-teman karyawan atau

engineer pasti akan diperiksa terlebih dahulu oleh admin project dan disetuji

50

oleh atasan tersebut, untuk bisa masuk ke keuangan kami sendiri terkadang yang

membuatkan kwitansi-kwitansi untuk transaksi yang sebenarnya tidak ada

kwitansinya. Tapi memang ada sebagian karyawan atau engineer yang sangat

sulit untuk diberitahukan terkait administrasi yang ada, mereka hanya

memikirkan project saja, yang penting saya dikirim ke lapangan diberi uang dan

selesai. Hal ini yang membuat kami tim leader harus bekerja keras untuk

memberitahukan atau menyampaikan kepada karyawan atau engineer terkait

administrasi yang ada diperusahaan.

4. Melakukan wawancara terhadap departemen HRD

Penulis melakukan wawancara terhadap departemen HRD terkait banyak sekali

karyawan atau engineer yang tidak mematuhi peraturan perusahaan yang sudah

dibuat. Kontrol seperti apa HRD untuk mencegah atau menangani karyawan

atau engineer seperti itu, hasilnya adalah kami departemen HRD ketika

mendapatkan tembusan email dari teman-teman lapangan yaitu Rekomendasi

HRD dimana isinya adalah bahwa karyawan atau engineer tersebut harus

menyelesaikan atau diselesaikan. Hal ini membuat kami bimbang. Ya kami

sangat menyayangkan sekali mengapa banyak karyawan atau engineer banyak

yang mendapat surat rekomendasi HRD, biasanya ketika kami mendapat

tembusan email tersebut kami langsung memanggil karyawan atau engineer

yang bersangkutan, kami melakukan sharing satu sama lain, ternyata hasilnya

sangat beragam diantara mereka memang terkendala dengan lokasi yang sangat

sulit sekali untuk bisa mengirimkan laporan pertanggungjawaban mereka, ada

juga karyawan yang memang sudah melaporkan laporan pertanggungjawaban

mereka yang dikirimkan via ekspedisi seperti tiki, jne dan kantor pos, ternyata

laporan yang mereka kirim tidak sampai dikantor, ada juga yang memang si

51

karyawan atau engineer tidak tertib dalam laporan mereka. Kami HRD harus

bisa memilah dan mengambil keputusan yang sesuai dengan penjelasan dari

karyawan atau engineer.

Tapi sebagian besar ya mereka lolos dikarenakan mereka masih sangat

dibutuhkan untuk mengerjakan project yang sedang berjalan.

Efek yang ditimbulkan dari keterlambatan pelaporan pertanggungjawaban

adalah banyak schedule pekerjaan yang terhambat karena karyawan atau engineer yang

akan dikirim ke lokasi project belum bisa diberikan cash advance karena mereka masih

memiliki tanggungan outstanding sehingga mereka tidak bisa dikirim ke lokasi project.

Hal ini akan membuat project yang dikerjakan mengalami keterlambatan yang akan

berdampak akan dikenakannya saksi pinalty yaitu pemotongan nilai pada tagihan yang

akan dibayarkan oleh pihak costomers. Dampak lain yang ditimbulkan yaitu kurangnya

ketertiban karyawan atau engineer terhadap policy perusahaan.

Rekomendasi adalah melakukan evaluasi secara keseluruhan terhadap

departemen terkait agar proses cash advance beserta laporan pertanggungjawaban

sesuai dengan policy perusahaan, memberikan training yang membangun agar semua

elemen perusahaan memiliki kesadaran bahwa policy yang sudah dibuat agar dijalankan

sebagaimana mestinya tanpa terkecuali, serta memberikan sanksi yang tegas kepada

karyawan atau engineer yang melanggar karena kalau dari perusahaan tidak

memberikan sanksi yang tegas karyawan atau engineer tersebut tidak akan merasa takut

mendapatkan sanksi sehingga terus mengulangu kesalahan mereka.

4.2.2 45% Laporan Pertanggungjawaban Tidak Memiliki Cukup Bukti Sah.

52

Untuk mengidentifikasi apakah semua evidence (bukti) terkait laporan

pertanggungjawaban atas cash advance, penulis melakukan beberapa cara untuk

mendapatkan semua informasi dan data terkait dengan permasalahan tersebut.

Setelah mengumpulkan beberapa sample laporan pertanggungjawaban karyawan atau

engineer penulis mempunyai data-data dan informasi untuk melakukan pemeriksaan

dan analisa. Dan dapat disimpulkan bahwa cash advance yang diberikan sebagian besar

untuk transportasi saat melakukan project dan banyak pengunaan untuk naik ojek

dimana tidak ada kwitansi atau bon dan juga penggunaan ojek yang diluar batas

misalnya, karyawan atau engineer diberikan cash advance untuk 5 hari sebesar

Rp5.000.000 namun penggunaannya hanya digunakan untuk naik ojek saja, hal ini

membuat pertanyaan mengapa tidak menyewa motor saja untuk 5 hari sehingga biaya

yang dikeluarkan lebih rendah, namun apa boleh buat karyawan atau engineer tersebut

membuatkan bon pengganti dimana akan di tanda tangani oleh atasan mereka sebagai

tanda bahwa atasan mereka sudah menyetujui transaksi tersebut, justifikasi atas

transaksi-transaksi yang sekiranya memerlukan klarifikasi lebih lanjut misalnya, naik

taksi ketika sedang dilapangan, padahal peraturan perusahaan tidak membolehkan

karyawan atau engineer pada level bawah untuk menggunkan taxi sebagai transportasi

mereka, namun banyak juga yang beralasan dengan mereka membawa material yang

banyak dan sebagainya . Ada juga perbedaan nilai yang sangat terlihat yaitu copy

dokumen ATP di Papua membutuhkan biaya yang sangat besar adalah Rp2.000

perlembar, banyak juga kwitansi atau bon yang bukan dari penjualnya, seperti sewa

mobil yang banyak dilakukan karyawan atau engineer mereka melampirkan

dokumentasi kendaraan dan kwitansi yang bukan dari penyedia rental mobil yang resmi.

Setelah memeriksa dan mengidentifikasi laporan pertanggungjawaban terhadap

kelengkapan evidence (bukti) banyak yang sudah melengkapi setiap transaksi yang

53

terjadi, namun ada beberapa transaksi yang memang evidence nya belum sah dimata

hukum dan belum bisa meyakinkan apakah memang transaksi tersebut terjadi. Hal ini

juga yang membuat mengapa sering terlambatnya karyawan atau engineer dalam

melaporkan pertanggungjawaban mereka kepada departemen keuangan.

Berdasarkan kondisi yang sudah dibahas di atas dapat dijelaskan bahwa semua

transaksi saat kegiatan project berlangsung banyak sekali transaksi yang tidak sesuai

dengan kebijakan yang sudah dibuat oleh perusahaan, antara lain :

1. Penggunaan cash advance untuk naik ojek dengan nilai yang sangat

besar, peraturan perusahaan menerangkan bahwa karyawan atau

engineer yang ditempatkan di daerah yang transaportasinya sulit maka

diperkenankan untuk menyewa motor untuk karyawan atau engineer

yang tidak membawa material dan mobil untuk karyawan atau engineer

yang membawa banyak material, hal ini untuk meminimalikan biaya

transaportasi yang besar karena menggunakan alat transportasi yang

berulang-ulang.

2. Penggunaan cash advance untuk naik taxi, peraturan perusahaan

menerangkan hanya level leader dan manajer saja yang boleh naik taxi

ketika berada di lokasi project, sehingga karyawan atau engineer jangan

menggunakan taxi untuk alat transportasi karena taxi relatif lebih mahal

daripada alat transportasi lainnya.

3. Laporan pertanggngjawaban harus disertai dengan evidence (bukti) pada

setiap transaksi yang sudah dilakukan tanpa terkecuali, baik berupa

kwitansi bermaterai cukup, dokumentasi barang atau meterial saat dibeli

dan setelah dipasang dalam pekerjaan.

54

Penyebab utama dalam kurangnya evidence (bukti) pada laporan

pertanggungjawaban para karyawan atau engineer adalah kurangnya kesadaran bagi

karyawan atau engineer yang tidak memahami betul proses administrasi yang ada di

perusahaan, tidak adanya penjelasan mengenai rule yang harus dilaksanakan oleh

karyawan atau engineer ketika dikirim ke lokasi project, namun pada dasarnya memang

tidak semua transaksi-transaksi yang terjadi dapat memiliki evidence, misalnya

karyawan atau engineer ketika naik angkot, ojek, makan dan naik angkutan umum

lainnya, sehingga banyak karyawan atau enggineer membuat kwitansi atau bon sendiri,

pemberian fee untuk waspang dan security yang ada dilokasi project.

Dampak yang ditimbulkan dalam kurangnya evidence pada laporan

pertanggungjawaban para karyawan atau engineer yaitu, saat audit laporan keuangan

atau audit pajak banyak sekali transaksi yang tidak dapat dibebenkan oleh perusahaan

karena evidence yang tidak cukup untuk meyakinkan auditor sehingga akan terjadi

koreksi fiskal positif, dengan kata lain akan menambah laba perusahaan yang

berdampak pada pengenaan pajak yang besar juga.

Rekomendasi terkait evidence yang sangat kurang adalah perusahaan harus lebih

memberikan sosialisasi atau training kepada karyawan atau engineer yang akan dikirim

ke lokasi project, agar mereka menyadari bahwa pentingnya evidence untuk perusahaan

ketika proses audit terjadi. Dan memberikan solusi atau alternatif lain terhadap

transaksi-transaksi yang memang sebenarnya terjadi namun tidak memiliki evidence

yang kuat.

4.2.3 Outstanding Cash Advance Terhadap Project Yang Sudah Selesai.

55

Selanjutnya penulis mendapatkan temuan bahwa masih ada beberapa transaksi

pengajuan cash advance yang belum direalisasikan pembayarannya padahal project

tersebut sudah selesai (finished).

Tabel 4.2 **Source Inquery Outstanding PUM

Berdasarkan data tersebut, dapat dilihat bahwa ada beberapa Cash Advance yang belum

direalisasikan pembayarannya kepada karyawan atau engineer padahal project tersebut

sudah selesai, namun data tersebut sudah mengurangi budget project tersebut, data yang

diambil pada tanggal 11 Februari 2016.

Berdasarkan peraturan perusahaan departemen yang sudah mengajukan cash

advance kepada departemen keuangan mohon agar dapat dilakukan request pencairan

cash advance paling lambat 2 minggu setelah diajukan. Apabila lewat dari batas yang

ditentukan mohon untuk bisa mengklarifikasikan pengajuan cash advance tersebut

kepada manajer keuangan secara langsung.

Penulis mencoba mendapatkan informasi dari divisi terkait dengan cara

mengajukan beberapa pertanyaan mengenai pengajuan tersebut mengapa belum

direalisasikan pembayarannya karena beberapa alasan, antara lain :

56

→ Belum ada schedule pengerjaan project dari pihak customers, sehingga

karyawan atau engineer belum bisa langsung ke lokasi project.

→ Belum ada kepastian dari atasan karyawan atau engineer apakah mereka layak

diterjunkan ke lapangan atau tidak.

→ Pengajuan Cash Advance belum direalisasikan pembayarannya oleh pihak

keuangan karena pengajuan Cash Advance tersebut over budget.

→ Project tersebut di hold karena cuaca atau medan lapangan project tidak

mendukung.

→ Adanya relokasi atau pemindahan lokasi project ke lokasi lainnya, hal tersebut

terkait dengan adanya perubahan atau amandemen pada kontrak.

→ Karyawan atau engineer masih mempunyai dua outstanding cash advance,

karena sesuai dengan peraturan perusahaan karyawan atau engineer tidak boleh

memiliki pengajuan cash advance lebih dari dua.

→ Adanya perubahan budget, nilai dalam pengajuan cash advance.

→ Adanya perubahan nama karyawan atau engineer.

→ Karyawan atau engineer masih dalam pengawasan HRD.

Dampak yang ditimbulkan adalah pengajuan tersebut sudah mengurangi budget

yang sudah ada sehingga ketika menghitung profit dalam project tersebut menjadikan

keuntungan yang didapatkan menjadi rendah. Dan juga membuat data transaksi yang

sudah direkam oleh software keuangan menjadi tidak valid karena transaksi tersebut

belum benar-benar akan direalisasikan bahkan kemungkinan akan dibatalkan.

Rekomendasi terkait masih ada beberapa outstanding pengajuan cash advance

adalah agar ada rekonsiliasi antara departemen keuangan dengan departemen terkait

project tersebut agar memastiakan mana-mana saja pengajuan cash advance yang masih

57

bisa diproses lebih lanjut atau mana-mana saja pengajuan cash advance yang sudah

tidak valid, hal ini untuk mengurangi terjadinya pencatatan pada penggunaan budget

yang sebenarnya tidak akan terjadi.

4.2.4 Realisasi Cash Advance Memiliki Perbedaan Mencapai 63%

Penulis melakukan analisa terkait perbedaan atau variance yang sangat besar

antara perencanaan pengajuan cash advance dengan realisasi laporan

pertanggungjawabannya yang mencapai 63%

Berdasarkan data yang sudah didapatkan dapat disimpulkan bahwa terdapat variance

yang sangat besar yaitu Rp432.808.861 atau 63% dimana departemen terkait melakukan

perencanaan pengajuan cash advance di awal adalah Rp691.120.000 dan ternyata

realisasi penggunaannya adalah Rp258.311.139 atau hanya 37%.

Hal ini membuat pengalokasian budget diawal yang sangat besar padahal aktualnya jauh

dari yang sudah direncanakan dalam RAB.

Perusahaan menjelaskan bahwa setiap departemen yang akan mengajukan cash

advance kepada departemen keuangan harus dijelaskan penggunaan cash advance

dengan mencantumkan RAB pada setiap pengajuannya, dan saat realisasi tidak boleh

terdapat selisih yang sangat signifikan maksimal 10% s/d 15%, karena akan

mempengaruhi pengalokasian budget diawal.

Untuk mendapatkan keterangan terkait penyebab variance yang sangat besar

penulis mencoba mengumpulkan informasi dan bukti-bukti terkait hal tersebut, dengan

melakukan beberapa strategi untuk dapat mengklarifikasikan variance yang terjadi.

Langkah – Langkah yang harus dilakukan, sebagai berikut :

58

1 Melakukan wawancara secara langsung terhadap Project Manager (PM)

Melakukan wawancara secara langsung terhadap Project Manager (PM)

merupakan langkah awal dalam mengklarifikasikan beberapa pertanyaan

berikut:

Mengapa Project Manager (PM) memberikan Cash Advance kepada

karyawan atau engineer yang diperintahkan untuk mengerjakan proyek

dilapangan dengan nilai yang cukup besar?

Mengapa ketika mengajukan Cash Advance estimasi biaya yang sudah

diajukan dan digambarkan dengan Rencana Anggara Biaya (RAB)

sebagai acuan nilai yang tertera pada Cash Advance mengalami

perbedaan yang cukup besar dengan realisasi atau aktualnya?

Apakah alasan memberikan Cash Advance dengan nilai yang besar

karena budget yang tersedia masih cukup?

Penulis mengajukan beberapa pertanyaan terhadap Project Manager (PM)

dimana jawaban atas pertanyaan sebagai berikut :

Kami (Project Departement) memberikan Cash Advance kepada

engineer dengan nilai yang sudah wajar, nilai tersebut sudah kami

perhitungkan dengan kondisi lapangan yang bermacam-macam, kami

tidak mengetahui kendala-kendala apa saja yang akan dihadapi oleh

para engineer karena lokasi project yang berada dipedalaman.

Kami mempertimbangkan banyak hal yang dihadapi oleh para

engineer, misalnya saja lokasi project di papua bagian dalam

diamana engineer tersebut untuk mencapai lokasi harus nail pesawat

dari Jakarta (Bandara Soekarno Hatta) menuju Papua, dari bandara

Papua engineer harus naik lagi pesawat militer karena untuk

59

mencapai lokasi hanya pesawat militerlah yang bisa ditumpangi.

Pastinya kita harus bayar mahal untuk mencapai lokasi, belum lagi

engineer membawa peralatan dan material yang cukup banyak

sehingga banyak sekali helper yang dibutuhkan dan kita harus bayar

dengan sangat mahal, makan, penginapan dan lainnya juga

memerlukan biaya yang tidak terduga. Oleh sebab itu kami

memberikan Cash Advance dengan nilai yang cukup besar, toh nanti

kalau ada sisa operasional akan dikebalikan ke perusahaan sesuai

dengan laporan operasional kami dan apabila uang operasional yang

diberikan maka engineer akan menggunakan uang pribadi untuk

kebutuhan project yang nanti setibanya dikantor akan di Reimburst

sesuai dengan laporan operasionalnya.

Ya karena kami kan hanya estimasi yang dituangkan melalui

Rencana Aanggaran Biaya (RAB) untuk realisasi atau aktualnya

setelah kita mengetahui medan lapangan yang kita kerjakan, namun

pada dasarnya kami (Project Departement) berusaha sebaik dan

semaksimal mungkin agar apa yang sudah direncanakan atau estimasi

yang sudah kami buat sesuai dengan realisasi teman-teman engineer

dilapangan. Kami juga melakukan beberapa verifikasi transaksi-

transaksi yang ada, karena tidak semua transaksi yang mereka

laporankan sesuai dengan kenyataannya baik dari sisi nilai maupun

sebagainya.

Ya selama masih on budget no problem yang penting semua data-

data terkait kelengkapan administrasi yang dibutuhkan oleh tim

keuangan tercukupi.

60

2 Melakukan wawancara kepada departemen keuangan terkait hal-hal yang

berkaitan dengan Cash Advance beserta Laporan Pertanggungjawaban.

Apakah selama ini ketertiban dalam administrasi berkaitan dengan Cash

Advance beserta Laporan Operasionalnya sudah sesuai dengan

ketentuan-ketentuan yang ada?

Mengapa terdapat variance yang cukup besar antara nilai cash advance

yang sudah diajukan dengan realisasi laporan operasionalnya?

Penulis mengajukan beberapa pertanyaan terhadap Departemen Keuangan

dimana jawaban atas pertanyaan sebagai berikut :

Sejauh ini banyak sekali laporan operasional yang tidak sesuai

dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, sehingga kami

(departemen keuangan) harus mengkonfirmasikan lebih lanjut terkait

transaksi-transaksi yang belum bisa dipertanggungjawabkan, kami

sudah mengembalikan laporan operasional teman-teman engineer

kepada departemen project untuk memberikan justifikasi terhadap

laporan tersebut namun sering sekali justifikasi yang diberikan belum

bisa membuat kami yakin dengan transaksi tersebut, makanya proses

klarifikasi laporan operasional sangat lama bisa sekitar satu minggu

sejak laporan operasional tersebut masuk ke keuangan.

Kami berharap kepada departemen project untuk lebih tertib dalam

proses kelengkapan data dan administrasi lainnya.

Terkait variance yang cukup besar antara pengajuan Cash Advance

dengan Laporan Realisasinya, kami hanya bisa mengingatkan dan

memberikan masukan ke departemen project terkait hal tersebut,

kami juga tidak bisa menolak pengajuan tersebut karena selama

61

budget yang mereka gunakan masih ada kami akan memproses

pengajuan tersebut. Kami tim keuangan merupakan team support

untuk teman-teman project dan lainnya.

Dampak yang akan ditimbulkan adalah kurangnya perencanaan awal yaitu saat

mengajukan cash advance yang menyebabkan laba awal yang diperkirakan kecil namun

kenyataannya menjadi besar karena realisasi sebenarnya sangat jauh dari rencana awal.

Hal tersebut berpengaruh pada perhitungan pajak yang sudah dihitung diawal dengan

nilai yang kecil namun sebenarnya pajak yang harus dikeluarkan besar.

Rekomendasi terkait variance yang sangat besar adalah harus ada departemen

cost management yang akan menghitung setiap biaya yang akan dikeluarkan ketika ada

project yang akan dikerjakan, mengetahui transaksi-transaksi apa saja yang akan terjadi

dilapangan, hal ini mencegah agar project yang didapatkan tidak mengalami kerugian

karena kurangnya pengetahuan perusahaan terhadap kasus-kasus yang akan terjadi

dalam project tersebut, pada dasarnya setiap project memiliki karakteristik yang

berbeda-beda.

4.2.5 Terdapat Penyelewengan Cash Advance Pada Pemberian Fee Pengawas

Lapangan (Waspang) Yang Mencapai 32%.

Terdapat beberapa transaksi fee waspang yang dilakukan oleh karyawan atau

engineer pada penggunaan cash advance yang sudah diberikan mencapai 32%, total

pengajuan cash advance 47 dan transaksi yang diindikasikan terdapat kecurangan pada

pemberian fee waspang sebanyak 15 atau 32% dari total pengajuan, penulis

mendapatkan informasi yang berasal dari salah seorang engineer yang tidak bisa

disebutkan nama dan berasal dari project yang sedang dikerjakan, bahwa ada satu

Project Manager (PM) yang melakukan penyelewengan fee waspang yaitu ketika

62

engineer sebut saja engineer A melaporkan laporan pertanggungjawaban mereka

kepada PM meraka dimana didalam transaksi laporan pertanggungjawaban terdapat fee

waspang yang sebenarnya hanya Rp250.000 namun PM tersebut mengintruksikan

kepada engineer A untuk mengganti kwitansinya menjadi Rp750.000 dimana

Rp500.000 uang tersebut diberikan kepada PM tsb.

Berdasarkan peraturan perusahaan setiap transaksi yang terjadi harus sesuai

dengan keadaan sebenarnya, tidak ada manipulasi data berupa kenaikan harga yang

diberikan untuk pihak eksternal perusahaan, hal tersebut berlaku untuk semua elemen

yang ada di perusahaan tanpa terkecuali. Apabila melanggar maka akan dikenakan

sanksi berupa pemutusan hubungan kerja.

Hal tersebut dapat terungkap ketika engineer bersangkutan akan resign dari

perusahaan, ketika itu engineer tersebut membuat surat yang ditujukan kepada HRD

terkait hal ini, analisa yang didapatkan adalah ketika engineer A masih sebagai

karyawan perusahaan dimana engineer A masih dibawah naungan PM tersebut,

engineer A tidak bisa menolak apa yang telah diperintahkan kepadanya karena takut

dikeluarkan dari project yang sedang berjalan dan juga engineer A takut mendaparkan

penilaian jelek dari PM nya.

Dampak yang dihasilkan adalah adanya pengeluaran yang lebih besar daripada

yang sebenarnya terjadi, sehingga mempengaruhi keuntungan project tersebut. Adanya

ketidak jujuran dari PM nya, dari PM nya saja sudah tidak jujur dan tidak tanggung

jawab apalagi bawahannya, mungkin hal ini juga yang membuat karyawan atau

engineer tidak tertib dalam proses administrasi perusahaan.

Rekomendasi kepada perusahaan terkait penyelewengan fee waspang adalah

harus ada pengontrolan terhadap transaksi-transaksi yang melibatkan pihak eksternal

63

dan memastikan apakah yang dibayarkan oleh karyawan atau engineer kepada pihak

eksternal sudah benar-benar disampaikan dengan nilai yang sebenarnya atau tidak,

menanamkan kepedulian kepada setiap elemen perusahaan mengenai pentingnya

menjaga nilai-nilai perusahaan agar perusahaan bisa terus berkembang dan maju demi

kesejahteraan bersama.

64

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.I KESIMPULAN

Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka penulis memberikan beberapa kesimpulan

terhadap uraian yang sudah dijelaskan, sebagai berikut :

→ Setelah penulis melakukan pemeriksaan dan penelitian terhadap Cash Advance

beserta Laporan Pertanggungjawaban dapat disimpulkan hanya ada 10 dari 46

transaksi cash advance yang sudah tertib melaporkan pertanggungjawaban

mereka dengan tepat waktu terhadap cash advanve yang sudah diberikan,

selebihnya 36 transaksi cash advance yang tidak tertib dalam pelaporan

pertanggungjawaban mereka.

→ Terdapat banyak sekali transaksi-transaksi yang ada dilaporan

pertanggungjawaban yang tidak memiliki cukup bukti yang sah, banyak

transaksi hanya untuk keperluan transportasi seperti naik ojek dengan nilai total

yang mencapai jutaan rupiah, masih banyak transaksi yang memerlukan

justifikasi lebih lanjut dari atasan mereka masing-masing terkait dengan

pengeluaran diluar pekerjaan, seringnya karyawan atau engineer membuat

sendiri kwitansi atau bon atas transaksi yang terdapat dilaporan

pertanggungjawaban.

→ Terdapat beberapa pengajuan cash advance yang belum direalisasikan

pembayarannya kepada karyawan atau engineer padahal project tersebut sudah

selesai, dimana pengajuan cash advance tersebut sudah mengurangi budget

65

project tersebut, hal ini akan berpengaruh secara otomatis terhadap profit yang

akan dihasilkan semakin rendah.

→ Dapat disimpulkan bahwa terdapat variance yang sangat besar yaitu

Rp432.808.861 atau 63% dimana departemen terkait melakukan perencanaan

pengajuan cash advance di awal adalah Rp691.120.000 dan ternyata realisasi

penggunaannya adalah Rp258.311.139 atau hanya 37%, hal ini terjadi karena

kurangnya fungsi kontrol terhadap perencanaan di awal project.

→ Terdapat beberapa transaksi fee waspang yang dilakukan oleh karyawan atau

engineer pada penggunaan cash advance yang sudah diberikan mencapai 32%,

total pengajuan cash advance 47 dan transaksi yang diindikasikan terdapat

kecurangan pada pemberian fee waspang sebanyak 15 atau 32% dari total

pengajuan.

5.2 SARAN UNTUK PT MEDIA TELEKOMUNIKASI MANDIRI

Berdasarkan temuan-temuan audit tersebut di atas, maka penulis memberikan beberapa

saran untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada di perusahaan sebagai berikut :

1. Melakukan evaluasi secara keseluruhan terhadap departemen terkait agar proses

cash advance beserta laporan pertanggungjawaban dapat tepat waktu.

2. Memberikan training terkait policy perusahaan kepada semua karyawan atau

engineer.

3. Memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan atau engineer yang melanggar

karena kalau dari perusahaan tidak memberikan sanksi yang tegas karyawan atau

engineer tersebut tidak akan merasa takut mendapatkan sanksi sehingga terus

mengulangu kesalahan mereka.

66

4. Terkait evidence yang sangat kurang perusahaan harus lebih memberikan

sosialisasi atau training kepada karyawan atau engineer yang akan dikirim ke

lokasi project, agar mereka menyadari bahwa pentingnya evidence untuk

perusahaan ketika proses audit terjadi.

5. Memberikan solusi atau alternatif lain terhadap transaksi-transaksi yang

memang sebenarnya terjadi namun tidak memiliki evidence yang kuat.

6. Sebelum laporan pertanggungjawaban dimasukan ke departemen keuangan,

kelengkapan beserta justifikasi dari atasan harus dilengkapi terlebih dahulu.

7. Terkait dengan masih ada beberapa outstanding pengajuan cash advance harus

dilakukannya rekonsiliasi antara departemen keuangan dengan departemen

terkait minimal setiap minggu sekali.

8. Departemen keuangan setidaknya seminggu sekali mengirimkan list pengajuan

cash advance secara keseluruhan kepada GM Project, hal ini berfungsi sebagai

pengingat departemen tersebut bahwa masih ada pengajuan yang belum

direalisasikan.

9. Terkait variance yang sangat besar yaitu harus ada departemen cost management

yang akan menghitung setiap biaya yang akan dikeluarkan ketika ada project

yang akan dikerjakan, mengetahui transaksi-transaksi apa saja yang akan terjadi

dilapangan, hal ini mencegah agar project yang didapatkan tidak mengalami

kerugian karena kurangnya pengetahuan perusahaan terhadap kasus-kasus yang

akan terjadi dalam project tersebut, pada dasarnya setiap project memiliki

karakteristik yang berbeda-beda.

10. terkait penyelewengan fee waspang yaitu harus ada pengontrolan terhadap

transaksi-transaksi yang melibatkan pihak eksternal dan memastikan apakah

67

yang dibayarkan oleh karyawan atau engineer kepada pihak eksternal sudah

benar-benar disampaikan dengan nilai yang sebenarnya atau tidak.

11. Menumbuhkan dan menanamkan kepedulian kepada setiap elemen perusahaan

mengenai pentingnya menjaga nilai-nilai perusahaan agar perusahaan bisa terus

berkembang dan maju demi kesejahteraan bersama.

68

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, S. (2004). Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik Edisi ketiga. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas

Indonesia.

Arens, A.L. (2003). Auditing Pendekatan Terpadu buku satu. Edisi Indonesia. Terjemahan Jusuf, Amir A. Salemba Empat, Jakarta.

Arens, A.L., Alvin, A., Elder, Randal, J & Beasly, Mark, S. (2010). Auditing and assurance services: An Integrated Approach, 13th Edition. New Jersey: Upple Saddle

River.

Company Profile PT Media Telekomunikasi Mandiri

Fani. (2012). Audit Operasional Penjualan. Laporan Skripsi, Cikarang: President University.

Ikatan Akuntansi Indonesia. (2007). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat.

Krismiai. (2005).Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Marshall & Paul, J. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan, Jakarta: Salemba Empat.

President University (2010) Thesis Guidelines Handbook.

Sawyer, L. B., & Sumners, G. E. (1988). Sawyer’s internal auditing: The practice of

modern internal auditing (revised & enlarged). Altamonte Spring, Florida: The Institute of Internal Auditors, Inc.

Software Keuangan PT Media Telekomunikasi Mandiri

Tata, S. (2004). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Offset.

Tunggal, A.W. (2008). Dasar-dasar Audit Operasional. Jakarta: Harvarindo.

Tunggal, A.W. (2011). Pengantar Internal Auditing. Jakarta : Harvarindo.

Website President University (www.presidentuniversity.ac.id)

Website PT. Media Telekomunikasi Mandiri (http://www.medkommandiri.com/)

http://www.presidentuniversity.ac.id/

http://www.medkommandiri.com/

“AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES PENGAJUAN

Documents

Transcript of “AUDIT OPERASIONAL PADA PROSES PENGAJUAN