AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI …

AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN

Studi kasus di Legend Coffee

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Aloisius Pandu Wicaksono

NIM: 172114114

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2021

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i


Studi kasus di Legend Coffee

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Akuntansi

Program Studi Akuntansi

Oleh:


NIM: 172114114

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI


YOGYAKARTA

2021


iv

HALAMAN PERSEMBAHAN

“Janganlah hendaknya kamu kuatir tentang apapun juga,

tetapi nyatakanlah dalam segala hal keinginanmu kepada Allah dalam doa

dan permohonan dengan ucapan syukur.”

-Filipi (4:6)

“Kuatkanlah dan teguhkanlah hatimu.

Hai, semua orang yang berharap kepada Tuhan!”

-Mazmur 31:24

Kupersembahkan untuk:

Tuhan Yesus Kristus

Bunda Maria

Santo Aloisius

Santo Yudas Tadeus

Papaku Yohanes Asmi Purnomo dan Mamaku Anastasia Supartinah

Kakakku Catharina Astia Putranti dan Deodatus Kresna Murti Bayu Aji


v


FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI - PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:


(Studi Kasus di Legend Coffee)

dan diajukan untuk diuji pada tanggal 12 April 2021 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima. Yogyakarta, 30 April 2021 Yang membuat pernyataan, Aloisius Pandu Wicaksono


vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama : Aloisius Pandu Wicaksono

NIM : 172114114

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada

perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:



Beserta perangkat yang diberikan. Dengan demikian saya memberikan kepada

Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan

dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data,

mendistribusikannya secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau

media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu memberikan royalty kepada

saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat sebenarnya.

Yogyakarta, 30 April 2021 Yang menyatakan,



vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadiran Tuhan Yang Maha Esa atas berkat

dan karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini

bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar sarjana pada

Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan dan

arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih

kepada:

1 Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc. Ph.D., selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan dalam proses belajar akademik dan

mengembangkan karakter pribadi kepada penulis.

2 Tiberius Handono Eko Prabowo, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar

dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

3 Dr. Firma Sulistyowati, M.Si., Ak., QIA., CA., selaku Ketua Program Studi

Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang telah

memberikan kesempatan untuk belajar kepada penulis.

4 Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.IP., M.Sc., Ak., CA., selaku Dosen Pembimbing

Akademik kelas C angkatan 2017 yang selama ini memberikan pendampingan

dan nasihat kepada penulis hingga menyelesaikan skripsi.

5 Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Ak., QIA selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang

telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.


viii

6 Seluruh dosen dan karyawan sekretariat Fakultas Ekonomi Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk berbagi ilmu pengetahuan.

7 Segenap pimpinan Legend Coffee yang telah memberikan izin kepada penulis

untuk melakukan penelitian ini.

8 Manajer Operasional, HRD dan karyawan di Legend Coffee yang telah banyak

membantu dengan bersedia diwawancarai dan memberikan data yang

dibutuhkan.

9 Papa Yohanes Asmi Purnomo, Mama Anastasia Supartinah, Kakak Catharina

Astia Putranti dan Deodatus Kresna Murti Bayu Aji, yang telah banyak

memberikan dorongan dan mendoakan penulis hingga skripsi ini dapat selesai.

10 One of the most important circle, BIG 4 KAP’21 yaitu Helena, Vidhya, dan

Jimmy, tempat penulis berkeluh kesah dalam hal apapun selama perkuliahan

hingga penulisan skripsi ini dapat selesai.

11 Jogja Bestfriend yaitu Arthur, Viola, Rafel, Monic, Anin, Gandes, yang selalu

menyempatkan waktu untuk bertemu bersama dan menghibur dikala kepenatan

kuliah yang dijalankan masing-masing selama 4 tahun ini.

12 Gril 2021 yaitu Aldo, Monic dan Arilla yang selalu membuktikan bahwa “close

friends doesn’t need a contact everyday, but we still know each other well”.

13 Teman-teman yahud: Yogis, Andre dan Inand yang selalu menemani dikala

kegabutan ditengah kesibukan perkuliahan hingga skripsi ini selesai.

14 Andrian, Ria, Naya, Reka, dan Stella, yang telah mendukung dari jarak jauh dan

membantu penulis dalam memberikan kemudahan untuk mengakses jurnal dari

universitas mereka masing-masing.


ix

15 Kakak-kakak tingkatku; Mas Rian, Kak Elva, Kak Karin, dan Kak Gita, yang

tidak pernah lelah menjawab pertanyaan yang penulis ajukan selama penulisan

skripsi ini.

16 Keluarga besar Himaks 2018 dan Himaks 2019, yang sudah mewarnai masa

perkuliahan penulis.

17 Student Staff Fakultas Ekonomi, Rizky, Mas Kiki, Mba Rosa dan Dias, yang

memberikan dukungan kepada penulis dalam penyelesaian naskah skripsi ini.

18 Teman-teman Akuntansi angkatan 2017 serta teman-teman seperjuangan MPAT

kelas B.

19 Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena

itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat

bagi pembaca.

Yogyakarta, 30 April 2021

Penulis


x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii HALAMAN PERSEMBAHAN............................................................................. iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI ................ v HALAMAN PUBLIKASI ..................................................................................... vi KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii DAFTAR ISI ........................................................................................................... x DAFTAR TABEL ................................................................................................ xiii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv ABSTRAK ............................................................................................................ xv ABSTRACT ........................................................................................................... xvi BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1

A. Latar Belakang ................................................................................. 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................... 5 C. Tujuan Penelitian ............................................................................. 5 D. Manfaat Penelitian ........................................................................... 5 E. Sistematika Penulisan ...................................................................... 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................... 8 A. Pengauditan ..................................................................................... 8

1. Definisi Audit ............................................................................. 8 2. Jenis-jenis Audit ......................................................................... 9

B. Audit Operasional .......................................................................... 10 1. Pengertian Audit Operasional ................................................... 10 2. Tujuan Audit Operasional ......................................................... 10 3. Jenis-Jenis Audit Operasional ................................................... 11 4. Ruang Lingkup Audit Operasional ........................................... 12 5. Sasaran Audit Operasional........................................................ 12 6. Tahap-tahap Audit Operasional ................................................ 13

C. Laporan Audit ................................................................................ 15 1. Laporan Audit Bentuk Pendek .................................................. 15


xi

2. Laporan Audit Bentuk Panjang................................................. 15 D. Manajemen Sumber Daya Manusia ............................................... 16

1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia ........................ 16 2. Tujuan Manajemen SDM.......................................................... 16 3. Fungsi Manajemen SDM .......................................................... 17

E. Audit Sumber Daya Manusia ........................................................ 18 1. Tujuan Audit SDM ................................................................... 18 2. Manfaat Audit SDM ................................................................. 19

F. Pengendalian Internal .................................................................... 19 1. Pengertian Pengendalian Internal ............................................. 19 2. Komponen-komponen Pengendalian Internal .......................... 20

G. Rekrutmen ..................................................................................... 22 H. Seleksi ............................................................................................ 23 I. Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) .............................. 25

1. Pengertian UMKM ................................................................... 26 2. Tujuan UMKM ......................................................................... 27 3. Tantangan UMKM .................................................................... 27

J. Kuliner ........................................................................................... 28 K. Kerangka Berpikir ......................................................................... 28

BAB III METODE PENELITIAN...................................................................... 31 A. Jenis Penelitian .............................................................................. 31 B. Waktu dan Tempat Penelitian ....................................................... 31

1. Waktu Penelitian ....................................................................... 31 2. Tempat Penelitian ..................................................................... 31

C. Subjek dan Objek Penelitian ......................................................... 32 D. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 32

1. Observasi .................................................................................. 32 2. Wawancara................................................................................ 32 3. Checklist.................................................................................... 32 4. Dokumentasi ............................................................................. 33

E. Teknik Analisis Data ..................................................................... 33 1. Melaksanakan Survei Pendahuluan .......................................... 33 2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen ..................... 34 3. Audit terinci .............................................................................. 35


xii

4. Pengembangan Laporan ............................................................ 38 BAB IV GAMBARAN UMUM LEGEND COFFEE ........................................ 39

A. Profil Perusahaan ........................................................................... 39 B. Sejarah Perusahaan ........................................................................ 39 C. Produk Legend Coffee ................................................................... 40 D. Struktur Organisasi Perusahaan .................................................... 41 E. Job Description ............................................................................. 42 F. Manajemen Sumber Daya Manusia Legend Coffee...................... 46

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN ...................................................... 48 A. Pelaksanaan Survei Pendahuluan .................................................. 48 B. Review dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen ..... 51 C. Pelaksanaan Pengujian Terinci ...................................................... 61

1. Penulisan program audit ........................................................... 61 2. Melaksanakan audit operasional ............................................... 62

D. Pengembangan Laporan ................................................................ 79 BAB VI PENUTUP ............................................................................................ 89

A. Kesimpulan .................................................................................... 89 B. Keterbatasan Penelitian ................................................................. 90 C. Saran .............................................................................................. 90

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 92 LAMPIRAN .......................................................................................................... 95

Lampiran 1 - Informasi Lowongan Pekerjaan Legend Coffee ............. 96 Lampiran 2 - Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)..... 97 Lampiran 3 - Rekomendasi Sanksi Pelanggaran Perjanjian Kontrak ... 99 Lampiran 4 - Rekomendasi Acuan Standar Penilaian Karyawan....... 100 Lampiran 5 - Tabel Internal Control Questionnaries (ICQ) .............. 102 Lampiran 6 - Checklist Program Audit Rekrutmen Karyawan .......... 105 Lampiran 7 - Checklist Program Audit Seleksi Karyawan ................. 107 Lampiran 8 - Daftar Pertanyaan Wawancara ..................................... 109 Lampiran 9 - Surat Pemberitahuan Selesai Penelitian........................ 113


xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Format Checklist. .................................................................................... 36 Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian

Manajemen .............................................................................................. 52 Tabel 3. Program Audit Fungsi Rekrutmen Karyawan. ........................................ 63 Tabel 4. Program Audit Fungsi Seleksi Karyawan. .............................................. 71


xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi Legend Coffee ..................................................... 41


xv

ABSTRAK



Aloisius Pandu Wicaksono NIM: 172114114

Yogyakarta 2021

Tujuan penelitian adalah melaksanakan audit operasional pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan untuk menilai pelaksanaan atas prosedurnya dan memberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan yang ditemukan pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan. Penelitian ini dilakukan di Legend Coffee. Pengumupulan data dilakukan dengan teknik observasi, wawancara, pengisian checklist, dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan pada penelitian ini adalah deskriptif komparatif dengan prosedur audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan. Hasil audit menunjukkan bahwa pelaksanaan aktivitas pada fungsi rekrutmen dan fungsi seleksi karyawan dinilai sudah berjalan dengan baik. Berikut beberapa rekomendasi untuk perbaikan, yaitu: membuat standard operating procedure (SOP) tertulis, kualifikasi pada info lowongan pekerjaan disusun secara spesifik dan jelas, evaluasi pada media publikasi dilakukan secara berkala, HRD mengalokasikan satu pelamar tambahan dalam proses pelatihan, membuat konsekuensi atas pelanggaran perjanjian kontrak kerja dan pembuatan standar penilaian hasil seleksi wawancara. Kata kunci: audit operasional, fungsi rekrutmen, fungsi seleksi, karyawan.


xvi

ABSTRACT

OPERATIONAL AUDIT OF EMPLOYEE RECRUITMENT AND SELECTION FUNCTION

(Case Study at Legend Coffee)

Aloisius Pandu Wicaksono NIM: 172114114

Yogyakarta 2021

The purpose of this study is to carry out an operational audit on the employee recruitment and selection function to assess the implementation of the procedures and provide recommendations in the form of improvements to weaknesses found in the employee recruitment and selection functions. This research was conducted at Legend Coffee.

Data was collected through observation, interviews, checklist filling, documentation. The data analysis technique used in this research was comparative descriptive with an operational audit procedures of employee recruitment and selection function.

The audit results showed that the implementation of activities in employee recruitment and selection function runs well. Several recommendations to improvements were: creating a written standard operating procedure (SOP), qualifications on job vacancies that was prepared specifically and clearly, evaluations on publication media was carried out periodically, HRD allocated one additional applicant in the training process, creating a written consequences for violating employment contract agreements, and creating interview result appraisal standards. Keywords: operational audit, recruitment function, selection function, employee.


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Persaingan dalam dunia bisnis kuliner bergerak dinamis mengikuti

perkembangan yang ada. Hal ini dapat dilihat dari segi fasilitas, variasi menu,

dan pelayanan yang dapat meningkatkan daya saing bagi suatu bisnis. Sebuah

bisnis kuliner perlu meningkatkan nilai bisnisnya agar dapat bertahan dalam

menghadapi persaingan dengan kompetitor bisnis sejenis. Ancaman kegagalan

bisa terjadi jika suatu bisnis tidak mempersiapakan usaha dalam mencapai

tujuannya dengan baik.

Tujuan dalam menjalankan sebuah bisnis dapat dicapai dengan berbagai

cara yang dilakukan. Hasil penelitian Akhma dan Ardini (2017: 14),

menunjukkan bahwa tujuan suatu organisasi dapat dicapai dengan cara

memperoleh, memanfaatkan dan mengelola sumber daya yang tersedia dalam

organisasi untuk pencapaian tujuannya. Dalam rangka memenuhi hal-hal yang

hendak dicapai, suatu bisnis membutuhkan peran sumber daya manusia (SDM)

yang dapat mengendalikan persoalan tersebut dengan pembuatan keputusan

yang baik dan benar. Divisi personalia atau human resources suatu perusahaan

harus memiliki karyawan sesuai dengan kriteria yang ditentukan oleh

perusahaan.

Karyawan merupakan salah satu elemen penting yang memberikan

kontribusi tinggi sebagai pelaksana dalam mengoperasikan suatu fungsi


2

(Yullyanti, 2009: 131). Manajer dalam suatu bisnis harus dapat mengelola

SDM dengan baik untuk mencapai tujuan usahanya. Menurut Marwansyah

(2010: 8), ada tujuh fungsi operasional dalam SDM yang perlu diperhatikan

diantaranya, perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi,

pengembangan sumber daya manusia, kompensasi, keselamatan kerja,

hubungan industrial, dan penelitian sumber daya manusia. Dari beberapa

fungsi yang disebutkan di atas, penelitian ini akan lebih difokuskan terhadap

fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan.

Rekrutmen dan seleksi karyawan merupakan salah satu tantangan yang

dihadapi oleh suatu bisnis yang membutuhkan tenaga kerja untuk usahanya.

Kedua hal ini memiliki fungsi yang berbeda namun sama-sama menentukan

untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan oleh

perusahaan. Rekrutmen menurut Mathis dan Jakson (2001), adalah proses

untuk mengumpulkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan

di suatu perusahaan atau organisasi. Berbeda dengan seleksi, menurut

Marwansyah (2010: 9), seleksi merupakan suatu proses identifikasi dan

pemilihan dari setiap pelamar yang masuk dan ditempatkan sesuai dengan

posisi yang ditawarkan.

Menurut Mello (2015) dikatakan bahwa pengelolaan karyawan yang baik

berasal dari pengelolaan proses rekrutmen yang baik pula. Tantangan bagi

pihak perusahaan ialah harus mampu merekrut pelamar yang tidak hanya cocok

untuk posisi yang dibutuhkan namun juga harus cocok dengan budaya atau cara

kerja di perusahaan tersebut. Proses rekrutmen ini ditujukan untuk


3

mengumpulkan data tentang calon pelamar yang dapat dinilai kedepannya

untuk kemudian diseleksi.

Seleksi merupakan tahap menentukan pilihan calon pelamar berdasarkan

kriteria yang ada. Manajemen selanjutnya harus mengkaji kembali bahwa

pelamar harus dapat berorientasi pada target untuk mencapai hasil terbaik

dalam menarik pelamar terbaik pula, Wiroko (2017: 202). Hasil penelitian

Sujanto (2009), mengatakan bahwa ketepatan dalam merekrut dan menyeleksi

tenaga kerja suatu perusahaan atau organisasi sangat menentukan kelancaran

organisasi jika ditinjau dari sisi performa individu dan organisasi yang

bersangkutan.

Penilaian kegiatan operasional rekrutmen dan seleksi karyawan dapat

dilihat dari pelaksanaan yang diterapkan dalam suatu organisasi. Hal ini dapat

dilakukan dengan melaksanakan audit operasional pada fungsi rekrutmen dan

seleksi karyawan. Menurut Agoes (2012: 158), menyatakan bahwa audit

operasional adalah suatu pemeriksaan atas kegiatan operasi perusahaan,

termasuk peninjauan kembali pada kebijakan operasional yang telah diatur oleh

manajemen untuk mengetahui apakah pelaksanaan operasi tersebut sudah

diterapkan dengan baik atau belum. Dalam meningkatkan sumber daya

manusia yang ada, diperlukan audit operasional untuk mengevaluasi apakah

prosedur dalam pelaksanaan fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan telah

dilakukan dengan baik sesuai dengan standar kinerja yang telah ditetapkan.

Dengan demikian audit operasional membantu melakukan identifikasi atas


4

temuan yang ada dan memberikan rekomendasi atas aktivitas pada fungsi

rekrutmen dan seleksi karyawan.

Legend Coffee merupakan suatu bisnis dalam bentuk usaha mikro kecil

menengah (UMKM) dibidang kuliner yang sudah cukup lama berdiri dengan

mengalami pasang surut suatu bisnis. Dalam survei pendahuluan, diketahui

bahwa SDM tepatnya karyawan yang bekerja pada suatu divisi memiliki

perputaran karyawan yang terbilang tinggi. Hal ini masih menjadi

permasalahan yang belum terkendalikan, karena titik masalah bisa dari kedua

pihak antara karyawan yang bersangkutan dan bagian personalia dalam

melakukan fungsi operasional SDM.

Perputaran karyawan yang tinggi akan menyebabkan fungsi rekrutmen

dan seleksi karyawan dalam bisnisnya berulang kali dilakukan. Hal ini masih

perlu diketahui lebih dalam mengenai persoalan apa yang terjadi dan tindak

lanjut apa yang perlu disesuaikan. Legend Coffee sebagai UMKM harus tetap

memperhatikan fungsi rekrutmen dan seleksi karyawannya karena sebagai

wadah untuk memperoleh SDM yang dipekerjakan. Suatu perusahaan

membutuhkan performa yang memadai dari seorang karyawan agar bisnis yang

dijalankan lancar dan tujuan perusahaan dapat dicapai.

Berdasarkan uraian dari masalah di atas menyadarkan betapa pentingnya

melakukan audit operasional untuk mengetahui apakah fungsi rekrutmen dan

seleksi karyawan telah dilakukan dengan baik. Maka dari itu, penulis tertarik

untuk melakukan penelitian dengan judul “AUDIT OPERASIONAL


5

FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI KARYAWAN” (Studi kasus di

Legend Coffee).

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Apa hasil audit

operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan di Legend Coffee?”.

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan fungsi pelaksanaan audit operasional, penelitian ini

bertujuan untuk memberikan analisis dan rekomendasi perbaikan yang

diperlukan sesuai dengan hasil temuan dari pelaksanaan audit operasional pada

fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan yang dilakukan di Legend Coffee.

D. Manfaat Penelitian

Adanya penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi

berbagai pihak seperti:

1. Bagi Legend Coffee hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan

perbaikan berupa rekomendasi atau saran sebagai evaluasi fungsi

rekrutmen dan seleksi karyawan untuk menunjang perusahaan lebih baik

lagi dan unggul kedepannya.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma, dari penelitian ini diharapkan dapat

menjadi tambahan refrensi bacaan dengan penelitian sejenis.

3. Bagi Pembaca, menambah pengetahuan mengenai tata cara audit

operasional pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan.


6

4. Bagi Penulis, penelitian ini diharapkan menjadi bekal pengetahuan dan

wawasan mengenai prosedur audit operasional yang diterapkan pada

jenjang yang lebih tinggi lagi.

E. Sistematika Penulisan

Penelitian ini akan disusun dan dilaporkan dengan sistematika penulisan

sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab I ini membahas mengenai latar belakang masalah,

rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan

sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Pustaka

Bab II ini membahas mengenai teori atau pendapat para ahli

dan konsep yang dijadikan acuan dari penelitian ini. Selain

itu, bab ini juga merumuskan kerangka berpikir dalam

penelitian ini.

Bab III Metode Penelitian

Bab III ini membahas mengenai jenis penelitian, waktu dan

tempat penelitian, subjek dan objek penelitian, teknik

pengumpulan data, dan teknik analisis data.

Bab IV Gambaran Umum Legend Coffee

Bab IV ini membahas mengenai informasi dari Legend

Coffee secara umum mulai dari profil perusahaan, sejarah


7

perusahaan, penjelasan bisnisnya, struktur organisasi

perusahaan beserta tugas dan tanggung jawab karyawan.

Bab V Analisis Data dan Pembahasan

Bab V ini membahas mengenai proses-proses audit

operasional yang dilakukan dari awal sampai akhir yaitu

melaporkan hasil audit yang berupa temuan atau bukti audit

saat penelitian.

Bab VI Penutup

Bab VI ini membahas mengenai kesimpulan, keterbatasan

penelitian dan juga saran bagi pihak-pihak yang terkait

mengenai penelitian dengan topik ini.


8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengauditan

1. Definisi Audit

Menurut Hayes (2012: 4) dalam Agoes (2017: 2), Auditing

didefinisikan sebagai :

“Suatu proses sistematis untuk secara objektif mendapatkan dan mengevaluasi bahan bukti mengenai asersi tentang kejadian dan kegiatan ekonomi untuk meyakinkan tingkat keterkaitan antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan dan mengomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak berkepentingan”.

Menurut Agoes (2017: 4), pengertian auditing adalah :

“Suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut”.

Menurut Hery (2019: 10), definisi pengauditan adalah :

“Suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi (secara objektif) bukti yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian ekonomi, dalam rangka menentukan tingkat kepatuhan antara asersi dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan”.

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa audit

merupakan sebuah proses sistematis yang dilakukan oleh orang yang

berkompeten dan independen untuk mengumpulkan dan mengevaluasi

atas bukti yang berisi informasi yang dapat digunakan sebagai penentuan


9

dan pelaporan tingkat kepatuhan bukti tersebut terhadap kriteria yang

sudah ditetapkan, kemudian hasilnya akan diberikan kepada pihak-pihak

yang berkepentingan.

2. Jenis-jenis Audit

Menurut Kell dan Boynton (1992) yang dimuat dalam Halim (2008:

5), tipe / klasifikasi audit dikelompokkan menjadi 3 kategori, yaitu:

a. Audit Laporan Keuangan

Audit laporan keuangan merupakan kegiatan penghimpunan dan

pengevaluasian bukti mengenai laporan keuangan suatu entitas

dengan tujuan untuk memberikan penilaian apakah penyajian laporan

keuangan sudah wajar dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang

berlaku umum.

b. Audit Kepatuhan

Audit kepatuhan merupakan kegiatan pengumpulan dan

pengevaluasian atas bukti yang ada dengan tujuan untuk menentukan

apakah kegiatan yang berhubungan dengan keuangan dan operasi

tertentu di suatu entitas sesuai dengan kondisi-kondisi, aturan-aturan

dan regulasi yang sudah ditentukan.

c. Audit Operasional

Audit operasional meliputi kegiatan pengumpulan dan

pengevaluasian bukti mengenai kegiatan operasional organisasi yang

bertujuan untuk pencapaian secara optimal pada suatu kegiatan

operasional.


10

B. Audit Operasional

1. Pengertian Audit Operasional

Menurut Boynton dkk., (2002: 7), audit operasional berkaitan

dengan kegiatan untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti dari

suatu kegiatan operasi entitas dalam hubungannya dengan pencapaian

tujuan tertentu. Dalam suatu organisasi bisnis, lingkup audit ini dapat

meliputi dari kegiatan ; (1) suatu departemen, cabang, atau divisi atau (2)

suatu fungsi yang mungkin merupakan fungsi lintas unit usaha, seperti

pemasaran atau pengolahan data.

Menurut Arens dan Loebecke (1997) dalam Andayani (2008: 10),

mengemukakan bahwa istilah audit operasional lebih dikenal dengan audit

manajemen atau audit kinerja. Audit operasional lebih dikaitkan untuk

mengevaluasi serta menguji pengendalian internal (pengujian atas

pengendalian) sebagai bagian dari pelaksanaan audit operasional.

Menurut Agoes (2012: 59) menyatakan bahwa:

“Management audit disebut juga operational audit, functional audit, systems audit adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara optimal”.

2. Tujuan Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2016: 5), audit manajemen atau audit

operasional bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan

aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan


11

rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas

pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut.

Berkaitan dengan tujuan ini, titik berat audit diarahkan terutama pada

berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan

datang, di samping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai

kerugian.

Tujuan umum manajemen audit menurut Agoes (2012: 163) adalah:

a. Menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam

perusahaan.

b. Menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta

lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara optimal.

c. Menilai kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah

ditetapkan oleh top management.

d. Dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk

memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan

pengendalian internal, sistem pengendalian manajemen, prosedur

operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan kinerja dari

kegiatan operasi perusahaan.

3. Jenis-Jenis Audit Operasional

Menurut Arens dkk (2010) dalam Agoes (2012: 159),

mengelompokan audit operasional menjadi 3 jenis yaitu:

a. Audit Fungsional


12

Audit fungsional berhubungan dengan fungsi-fungsi dalam

organisasi misalnya, optimalisasi dari satu atau beberapa fungsi.

b. Audit Organisasional

Audit organisasional menekankan pada keseluruhan unit

organisasi dengan menekankan bagaimana masing-masing fungsi

dapat berinteraksi dengan baik.

c. Audit Penugasan Khusus

Audit penugasan khusus timbul karena permintaan manajemen,

misalnya menentukan penyebab ketidak-efektifan sistem IT,

melakukan investigasi karena ada kemungkinan fraud pada suatu

divisi dan memberikan rekomendasi untuk mengurangi biaya

produksi.

4. Ruang Lingkup Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2016: 5), ruang lingkup audit manajemen

meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen. Ruang lingkup ini dapat

berupa seluruh kegiatan atau hanya mencakup bagian tertentu dari

program atau aktivitas yang dilakukan.

5. Sasaran Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2016: 5), sasaran pada audit manajemen

merupakan kegiatan, aktivitas, program, dan bidang-bidang dalam

perusahaan yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan

perbaikan atau peningkatan. Ada tiga elemen pokok dalam sasaran audit,

antara lain:


13

a. Kriteria (criteria)

Kriteria merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu

atau kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan

aktivitasnya.

b. Penyebab (cause)

Penyebab merupakan suatu tindakan oleh individu atau kelompok

di dalam perusahaan dengan melakukan tindakan-tindakan untuk

memenuhi kriteria dan sebaliknya tidak melakukan tindakan-

tindakan untuk memenuhi kriteria dan cenderung menyimpang

dari kriteria yang berlaku.

c. Akibat (effect)

Akibat merupakan hal-hal yang terjadi dari tindakan-tindakan yang

menyimpang dari kriteria yang berlaku.

6. Tahap-tahap Audit Operasional

Menurut Agoes (2017: 14), ada empat tahapan dalam suatu

manajemen audit:

a. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)

Survei pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan gambaran

mengenai bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab

dengan manajemen dan staf perusahaan serta penggunaan

questionnaries. Pada tahap ini auditor akan mencari informasi yang

berkaitan atas hal-hal potensial yang dapat menyebabkan

kelemahan dari objek yang akan diaudit


14

b. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen

(Review and Testing of Management Control System)

Tahap ini dilakukan untuk mengevaluasi dan memberikan

penilaian dari pengendalian manajemen yang terdapat di

perusahaan. Biasanya menggunakan management control

questionnaires (ICQ), flowchart dan penjelasan naratif serta

dilakukan pengetesan atas beberapa transaksi (walk through the

documents) yang berkaitan dengan objek yang diaudit.

c. Pengujian Terinci (Detailed Examination)

Auditor melakukan pemeriksaan terhadap transaksi atau kegiatan

perusahaan untuk mengetahui apakah prosesnya sesuai dengan

kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Dalam hal ini,

auditor harus melakukan observasi terhadap kegiatan dari fungsi-

fungsi yang terdapat di perusahaaan.

d. Pengembangan Laporan (Report Development)

Dalam menyusun laporan pemeriksaan, auditor tidak memberikan

opini mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan, laporan

yang dibuat berisi temuan pemeriksaan (audit findings) mengenai

penyimpangan yang terjadi terhadap kriteria (standard) yang

berlaku dan yang dapat menimbulkan kelemahan dalam sistem

pengendalian manajemen (management control system) yang

terdapat di perusahaan. Selain itu auditor juga memberikan saran-

saran perbaikan.


15

C. Laporan Audit

Laporan audit disusun oleh auditor dan diterbitkan ketika proses audit

dalam suatu fungsi, departemen atau divisi telah berakhir. Menurut Tambun

(2020: 90), ada dua bentuk utama laporan audit dimana pertimbangan

penggunanya sesuai dengan kebutuhan klien, yaitu:

1. Laporan Audit Bentuk Pendek

Laporan audit bentuk pendek memiliki tiga paragraf utama yang

harus dicantumkan di dalamnya, antara lain: pengantar, lingkup dan

pendapat. Laporan audit bentuk pendek ini dilampiri dengan laporan

keuangan audit (tanggung jawab auditor) dan catatan atas laporan

keuangan auditan tersebut (tanggung jawab manajemen).

2. Laporan Audit Bentuk Panjang

Laporan audit bentuk panjang jika ditinjau dari isinya merupakan

perluasan isi dari laporan audit bentuk pendek. Laporan audit bentuk

panjang terdiri dari:

a. Laporan audit

b. Daftar rincian unsur-unsur tertentu yang dicantumkan dalam

laporan keuangan (seperti daftar umur piutang)

c. Data statistik (misalnya distribusi penjualan)

d. Komentar yang bersifat penjelasan (misalnya mengenai metode

akuntansi, kebijakan pemberian kredit)

e. Penjelasan mengenai lingkup audit (misalnya mengenai jumlah

surat konfirmasi piutang yang dikirimkan)


16

D. Manajemen Sumber Daya Manusia

1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Armstrong (1990: 1) definisi manajemen sumber daya

manusia adalah

“Suatu pendekatan terhadap manajemen manusia yang berdasarkan empat prinsip dasar. Pertama, sumber daya manusia adalah harta yang paling penting yang dimiliki oleh suatu organisasi, sedangkan manajemen yang efektif adalah kunci bagi keberhasilan suatu organisasi tersebut. Kedua, keberhasilan ini sangat mungkin dicapai jika peraturan atau kebijaksanaan dan prosedur yang bertalian dengan manusia dari perusahaan tersebut saling berhubungan dan memberikan sumbangan terhadap pencapaian tujuan dan perencanaan strategis. Ketiga, kultur dan nilai perusahaan, suasana organisasi dan perilaku manajerial yang berasal dari kultur tersebut akan memberikan pengaruh yang besar terhadap hasil pencapaian yang terbaik. Karena itu, kultur ini harus ditegakkan, dan upaya yang terus menerus, mulai dari puncak, sangat di perlukan agar kultur tersebut dapat diterima dan dipatuhi. Akhirnya, manajemen SDM berhubungan dengan integrasi: menjadikan semua anggota organisasi tersebut terlibat dan bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama”.

Menurut Gomes (2003: 2), manajemen sumber daya manusia secara

sederhana yakni mengelola sumber daya manusia. Dari keseluruhan

sumber daya yang dimiliki perusahaan, baik organisasi publik maupun

swasta, sumber daya manusialah yang sangat penting dan menentukan.

2. Tujuan Manajemen SDM

Menurut Martoyo (2000: 13), tujuan manajemen sumber daya

manusia tersebut dapat dirinci menjadi empat tujuan utama berikut:

a. Tujuan Organiasional

Manajer dalam suatu organisasi dapat menggerakkan, memotivasi,

mengarahkan secara tepat, baik dan benar dalam mencapai sasaran


17

tugas pokok masing-masing agar mencapai hasil yang maksimal

dalam pencapaian tujuan organisasi.

b. Tujuan Fungsional

Tujuan ini mengartikan bahwa harus adanya kesesuaian dengan

tujuan yang lebih besar yakni organisasi, tidak berlebihan atau

tidak terlalu kurang agar memberikan kontribusi dengan tingkat

yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

c. Tujuan Sosial

Dalam hal ini, tujuan sosial lebih difokuskan pada aspek etika dan

moral dari produk yang dihasilkan agar memberikan manfaat bagi

anggota masyarakat di luar organisasinya.

d. Tujuan Personal

Pencapaian tujuan individu dengan melakukan aktivitas untuk

mencapai tujuan di dalam organisasi tersebut.

3. Fungsi Manajemen SDM

Menurut Marwansyah (2010: 8) terdapat sejumlah fungsi

operasional dalam manajemen SDM, diantaranya:

a. Perencanaan sumber daya manusia

b. Rekrutmen dan seleksi

c. Pengembangan SDM

d. Kompensasi

e. Keselamatan dan kesehatan kerja

f. Hubungan industrial


18

g. Penelitian SDM

E. Audit Sumber Daya Manusia

Manusia merupakan salah satu unsur terpenting dalam suatu organisasi.

Manajemen SDM diharapakan mampu menyelenggarakan dan mengelola

semua fungsinya dengan baik sehingga dukungan yang diberikan kepada

berbagai bidang fungsional di dalam lingkungan organisasi benar-benar

mampu mewujudkan peningkatan produktivitas dari organisasi tersebut

(Siagian, 2004: 62). Audit manajemen SDM ini dilakukan sebagai bentuk

evaluasi kepada manajemen dalam melaksanakan fungsi-fungsi yang ada pada

bagian atau divisi tertentu dalam suatu organisasi.

Menurut Bayangkara (2016: 106), Audit SDM merupakan penilaian dan

analisis secara komprehensif terhadap program-program SDM. Audit ini

dilakukan pada divisi SDM yang kegiatannya pada organisasi secara

keseluruhan, termasuk yang dilaksanakan oleh karyawan, manajer dan

supervisor.

1. Tujuan Audit SDM

Menurut Bayangkara (2016: 108), ada beberapa hal yang ingin

dicapai melalui audit SDM yang merupakan tujuan dari dilakukannya

audit ini, antara lain:

a. Menilai program atau fungsi yang dijalankan sudah baik atau

belum


19

b. Menilai ketaatan dari fungsi atau aktivitas SDM terhadap standar

yang berlaku

c. Mengidentifikasi hal-hal yang dapat ditingkatkan terhadap

aktivitas SDM

d. Memberikan rekomendasi dari fungsi yang membutuhkan

perbaikan

2. Manfaat Audit SDM

Menurut William B Wertther, Jr. Dan Keith Davis dalam

Bayangkara (2016: 108), disebutkan beberapa manfaat audit SDM

diantaranya:

a. Mengidentifikasi kontribusi divisi SDM terhadap organisasi

b. Meningkatkan profesionalitas divisi SDM

c. Meningkatkan tanggung jawab dan profesionalime pada karyawan

divisi SDM

d. Menyesuaikan tugas dan tanggung jawab divisi SDM

e. Meningkatkan keberagaman kebijakan dan praktik SDM

f. Menemukan hal-hal potensial yang kritis pada divisi SDM

g. Memastikan kesesuaian prosedur, standar dengan praktik yang

dilaksanakan SDM

h. Evaluasi yang baik dapat memperbaiki sistem informasi SDM

F. Pengendalian Internal

1. Pengertian Pengendalian Internal


20

Menurut Tuanakotta (2013: 352), pengendalian internal adalah

“proses, kebijakan, dan prosedur yang dirancang oleh manajemen untuk

memastikan pelaporan keuangan yang andal dan pembuatan laporan

keuangan sesuai dengan kerangka akuntansi yang berlaku”. Pengendalian

internal dapat juga dikatakan sebagai suatu rencana, metode atau suatu

prosedur dan kebijakan yang disusun oleh manajemen untuk tercapainya

suatu penilaian baik atas kegiatan operasional, kehandalan pelaporan

keuangan, dan kebijakan atas peraturan yang ada, Kumaat (2011: 15).

2. Komponen-komponen Pengendalian Internal

Menurut Rahayu dan Suhayati (2010: 224), auditor harus dapat

memahami atas komponen pengendalian internal untuk merencanakan

audit dengan cara melakukan prosedur guna memahami desain

pengendalian yang relevan. Berikut beberapa sarana operasional untuk

mengendalikan fungsi dalam perusahaan, menurut Sawyer (2005: 77-81) :

a. Organisasi

Organisasi sebagai salah satu sarana kontrol untuk orang-orang di

dalam perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

Berikut beberapa komponen sebagai sarana operasional pengendalian

internal antara lain:

1) Tanggung jawab harus dipisahkan sehingga tugas terdistribusi

dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan ke atasan.

2) Manajer harus memiliki kewenangan untuk mengambil tindakan

yang diperlukan dalam pelaksanaan tanggung jawabnya.


21

3) Pendelegasian tugas dan wewenang kepada bawahan harus

memiliki sistem tindak lanjut untuk memastikan tugas terlaksana

dengan baik serta dengan pengawasan yang ketat.

b. Kebijakan - kebijakan

Pernyataan prinsip yang dibutuhkan, menjadi pedoman, atau

membatasi tindakan. Sarana sebagai kontrolnya antara lain :

1) Kebijakan harus dinyatakan dengan jelas secara tertulis dan

disusun secara sistematis, lalu ditelaah dan direvisi bila berubah.

2) Kebijakan harus sesuai dengan hukum dan aturan yang berlaku

c. Prosedur - prosedur

Sarana untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang

ditetapkan.

d. Penganggaran

Kontrol yang dinyatakan dalam bentuk numerik, dimana sebagai

penetapan standar masukan sumber daya dan hal-hal yang harus

dicapai sebagai keluaran dan hasil

e. Personalia

Orang-orang yang dipekerjakan harus memiliki kualifikasi untuk

melaksanakan tugas yang diberikan.

f. Akuntansi

Sarana penting dalam kontrol keuangan pada aktivitas dan sumber

daya yang ada.

g. Pelaporan


22

G. Rekrutmen

Menurut Swasto (2011: 44), rekrutmen adalah “Proses mencari dan

merangsang calon karyawan yang mampu melamar sebagai karyawan. Proses

ini dimulai ketika lowongan pekerjaan mulai diumumkan kepada masyarakat

dan berakhir sampai dengan lamaran-lamaran diserahkan”. Rekrutmen

merupakan salah satu tahap yang penting bagi suatu organisasi atau

perusahaan yang akan mendapatkan dan memperkerjakan sumber daya

manusia sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Rekrutmen adalah

kegiatan yang dijalankan oleh bagian personalia dalam suatu organisasi yang

bertugas untuk menarik pelamar dengan mengidentifikasi kriteria yang

dibutuhkan (Noe,dkk 2008: 266).

Menurut Siagian (1997: 83), ada minimal empat alasan audit dapat

dilakukan pada fungsi rekrutmen, yakni:

a. Ada berbagai faktor pembatas yang dihadapi oleh para pencari tenaga

kerja baru.

b. Besarnya biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan rekrutmen.

c. Adanya sumber tenaga kerja yang dapat dikerjakan.

d. Rekrutmen membutuhkan penanganan yang cermat agar mencapai

sasarannya.

Menurut Marwansyah (2010: 109), proses rekrutmen dapat dilakukan

dengan langkah-langkah berikut ini


23

a. Penentuan posisi yang kosong melalui perencanaan SDM dan

permintaan manajer departemen.

b. Melakukan analisis jabatan untuk mendeskripsikan persyaratan posisi

yang kosong tersebut.

c. Penentuan sumber dan metode rekrutmen

1) Sumber dan metode internal

2) Sumber dan metode eksternal

H. Seleksi

Menurut Swasto (2011: 49), seleksi adalah

“Serangkaian proses kegiatan yang digunakan untuk menentukan apakah seorang pelamar dapat diterima atau tidak. Proses seleksi ditujukan untuk menemukan calon karyawan yang mempunyai kualifikasi yang sesuai dengan spesifikasi pribadi yang dituntut oleh suatu pekerjaan sehingga dengan demikian diharapkan para karyawan dapat memberikan prestasi yang memuaskan dalam pekerjaannya”.

Seleksi merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap penarikan atau

rekrutmen. Pada tahap ini, dilakukannya proses penyaringan dari sejumlah

pelamar yang masuk atas kegiatan rekrutmen dan penentuan diterima atau tidak

berdasarkan kriteria yang sudah diberikan oleh suatu perusahaan. Menurut

Manullang dan Manullang (2001: 101), pada umumnya kualifikasi-kualifikasi

berikut ini yang menjadi dasar dalam seleksi pegawai, diantaranya:

a. Keahlian

b. Pengalaman

c. Umur

d. Jenis kelamin


24

e. Pendidikan

f. Keadaan fisik

g. Penampilan

h. Bakat

i. Karakter

Menurut Siagian (1997: 85), terdapat tiga sasaran utama pada

pelaksanaan fungsi seleksi yang dapat dijadikan objek penelitian dalam

melakukan audit, antara lain:

a. Terpenuhinya persyaratan kualifikasi oleh para pelamar

b. Memperoleh gambaran mengenai kemauan dan kemampuan pelamar

untuk dapat menyesuaikan diri dengan kultur organisasi

c. Adanya informasi mengenai pelamar tentang kesanggupan dan

ketangguhannya dalam menghadapi dan mengerjakan tugas yang akan

diberikan

Hal yang dapat dijadikan baik atau tidaknya sebuah proses seleksi dapat

dilihat dari rasio seleksi pada saat proses ini berlangsung. Rasio seleksi

merupakan perbandingan antara jumlah karyawan yang diterima dalam seleksi

dengan total keseluruhan pelamar. Semakin kecil rasio yang akan dihasilkan

maka dapat dikatakan bahwa hanya sedikit pelamar yang dapat diperoleh. Hal

tersebut menunjukkan bahwa kualitas pelamar yang dihasilkan adalah rendah

maka tidak bisa mengisi posisi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi karena

persyaratan tidak sesuai, Sirait (2006: 71).


25

Menurut Sofyandi (2008: 106), ciri-ciri karakteristik tes dalam fungsi

seleksi yang dikatakan baik, yaitu:

a. Standarisasi

Tes dikatakan baik jika memiliki keseragaman prosedur, kondisi dan

pertanyaan bagi semua pelamar.

b. Objektivitas

Tidak adanya unsur subjektif yang berarti jawaban yang sama harus dinilai

sama, tidak mengkaitkan aspek-aspek tertentu dari pelamar.

c. Norma

Dapat disebut juga dengan kebijakan untuk mengatur hasil seleksi atas

prestasi dan atau jawaban dari masing-masing pelamar agar dapat

diklasifikasikan dengan kriteria atau syarat yang sudah ditentukan.

d. Reliabilitas

Reliabilitas ialah serangkaian tes yang dilakukan oleh selector kepada

pelamar, dimana hasil akhirnya memiliki tingkat konsistensi yang tinggi

dari berbagai tes yang dilaksanakan atau dalam kata lain tidak terlalu

signifikan atas hasil dari berbagai tes tersebut.

e. Validitas

Alat seleksi atau tes yang digunakan memiliki hubungan yang signifikan

dengan tujuan tertentu yakni prestasi kerja atau dengan kriteria lain yang

relevan. Semakin kuat dan relevan tes seleksi yang digunakan, hasilnya

pun akan semakin absah.

I. Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM)


26

1. Pengertian UMKM

Menurut Warsono dkk (2010: 50), UMKM adalah suatu bisnis atau

usaha produktif dalam bentuk perusahaan perseorangan atau persekutuan

yang termasuk dalam bisnis mikro. UMKM dikategorikan menjadi tiga

yang dibagi berdasarkan jumlah aset dan omzet sebagaimana tercantum

dalam Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008 tentang UMKM, sebagai

berikut:

a. Usaha mikro

Usaha produktif milik orang perorangan dan atau badan usaha

perorangan yang memenuhi kriteria:

1) Aset ≤ Rp50 juta

2) Omzet ≤ Rp300 juta

b. Usaha kecil

Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh

orang perorangan/badan usaha yang bukan merupakan anak

perusahaan/bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau

menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha

menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria:

1) Rp50 juta < Aset < Rp500 juta

2) Rp300 juta < Omzet < Rp 2,5 miliar

c. Usaha menengah

Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, dilakukan oleh

perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak


27

perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau

menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan

usaha kecil atau usaha besar yang memenuhi kriteria:

1) Rp500 juta < Aset < Rp2,5 miliar

2) Rp2,5 miliar < Omzet ≤ Rp50 miliar

2. Tujuan UMKM

Menurut Undang-Undang Nomer 20 Tahun 2008 tentang UMKM,

tujuan usaha mikro, kecil, dan menengah yaitu menumbuhkan dan

mengembangkan peran usaha mikro, kecil dan menengah dalam rangka

membangun dan mewujudkan perekonomian nasional dengan cara

penciptaan lapangan kerja, pemerataan pendapatan sehingga dapat

mengurangi kemiskinan.

3. Tantangan UMKM

Menurut Kuncoro (2008) dalam Warsono dkk (2010: 7), walaupun

UMKM sudah mendapat dukungan dari pemerintah Indonesia, tetapi

masih terdapat beberapa kendala yang menjadi tantangan UMKM sebagai

berikut:

a. Tidak adanya pembagian tugas yang jelas antara bidang

administrasi dan operasi sehingga masih banyaknya rangkap tugas

dari pemilik.

b. Akses yang sulit bagi industri kecil terhadap lembaga-lembaga

kredit formal sehingga masih menggantungkan pada modal sendiri

atau kerabat terdekat saja.


28

c. Kurang jelasnya status hukum sebagian besar UMKM. Mayoritas

UMKM adalah usaha perorangan yang tidak memiliki akta notaris,

hanya sekitar 4.7% yang memiliki akta notaris, dan sekitar 1.7%

yang sudah mempunyai badan hukum seperti PT/NV, CV, Firma,

atau koperasi.

J. Kuliner

Culinary dalam Chambers-Essential English Dictionary yang berarti

adalah kuliner, memiliki pengertian yakni segala sesuatu yang berurusan

dengan dapur yang berkenaan dengan keahlian masak-memasak. Kuliner lebih

dikenal dengan segala sesuatu yang berhubungan tentang makanan dan

minuman. Bisnis kuliner berarti suatu usaha produktif dengan jenis usaha

dagang yang menawarkan makanan dan minuman sebagai pilihan produk

utama yang ditawarkan kepada customer atau pelanggannya.

K. Kerangka Berpikir

Persaingan dunia bisnis kuliner yang semakin kompetitif, membuat

pebisnis harus bekerja lebih maksimal dalam mengelola bisnisnya agar dapat

mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tingkat kompetitif yang tinggi ini

membuat organisasi harus memperoleh, memanfaatkan dan mengelola sumber

daya yang ada, salah satunya adalah sumber daya manusia yang dipekerjakan

dalam organisasinya.

Manusia dalam sebuah organisasi merupakan elemen yang penting, maka

dari itu cara untuk memperolehnya pun harus disesuaikan dengan kebijakan

yang sudah diatur dalam organisasinya. Pelaksanaan fungsi rekrutmen dan


29

seleksi karyawan menjadi salah satu penentu, apakah tahap ini sudah berjalan

dengan baik dalam menghasilkan pegawai yang akan dipekerjakan,

berdasarkan kebutuhan masing-masing departemen atau belum. Dengan

melakukan penelitian ini, dinilai bahwa setiap departemen membutuhkan peran

manusia yang harus memadai disetiap fungsinya, maka pelaksanaan pengadaan

SDM dari rekrutmen hingga seleksi karyawan ini menjadi bagian yang penting.

Hasil survei pendahuluan peneliti mengungkapkan bahwa turnover

karyawan pada Legend Coffee terbilang tinggi. Hal ini menjadi salah satu

pengaruh bahwa fungsi operasional SDM yang dilakukan belum diterapkan

dengan prosedur yang baik, salah satunya adalah penilaian melalui fungsi

rekrutmen dan seleksi karyawan. Penilaian peneliti, apabila perputaran pada

karyawan tinggi, maka akan mempengaruhi kedua fungsi yakni kegiatan

rekrutmen sampai dengan seleksi karyawan yang berulang kali dilakukan.

Peneliti akan melakukan penilaian atas sistem pengendalian manajemen

pada Legend Coffee. Hal ini dilakukan sebagai bahan pertimbangan langkah

apa yang dilaksanakan oleh HRD dalam mendapatkan karyawan yang sesuai

dengan standar perusahaan, serta sebagai bukti sementara atas tindakan audit

yang akan dilakukan. Selain itu, dilakukannya pengujian terinci atas program

audit rekrutmen dan seleksi karyawan untuk menemukan kelemahan-

kelemahaan apa saja yang terjadi dan yang masih membutuhkan perbaikan

untuk kedepannya


30

Pada penelitian Audit Operasional Fungsi Rekrutmen dan Seleksi

Karyawan di Legend Coffee ini bertujuan untuk menilai apakah kedua fungsi

ini sudah berjalan dengan baik atau masih membutuhkan perbaikan atas

kegiatan operasionalnya. Dengan melaksanakan tahap audit operasional

menurut Sukrisno Agoes, hasil penelitian ini akan memberikan laporan audit

yang berbentuk rekomendasi atau berupa saran perbaikan pada fungsi

rekrutmen dan seleksi karyawan di Legend Coffee yang masih membutuhkan

perbaikan.


31

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang akan dilakukan adalah studi kasus. Menurut Arikunto

(2006: 142), penelitian kasus adalah penelitian secara intensif terinci yang

dilakukan secara mendalam, jika ditinjau dari wilayahnya meliputi daerah atau

subjek yang sempit pada suatu organisasi atau pun lembaga. Penelitian ini

menggunakan metode deskriptif-komparatif.

Metode deskriptif bertujuan untuk dapat memberikan deskripsi, gambaran

secara aktual mengenai fakta-fakta pada suatu kasus yang diselidiki.

Komparatif adalah penelitian yang membandingkan keberadaan suatu aturan

atau kebijakan dengan realisasi yang sebenarnya terjadi. Dalam metode ini,

peneliti membandingkan kebijakan yang tertulis pada checklist dengan

pelaksanaan yang sesungguhnya terjadi pada pelaksanaan fungsi rekrutmen

dan seleksi karyawan di Legend Coffee.

B. Waktu dan Tempat Penelitian

1. Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan November hingga Desember

2020.

2. Tempat Penelitian

Penelitian ini akan dilakukan di Legend Coffee, Jl. Abu Bakar Ali

No.24-26, Kotabaru, Kec. Gondokusuman, Kota Yogyakarta.


32

C. Subjek dan Objek Penelitian

Pada penelitian ini yang akan menjadi subjek penelitian adalah manajer

operasional, kepala bagian human resource development (HRD) dan karyawan.

Objek dalam penelitian ini adalah fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan di

Legend Coffee, Jl. Abu Bakar Ali No.24-26, Kotabaru, Kec. Gondokusuman,

Kota Yogyakarta.

D. Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi

Observasi diarahkan pada kegiatan memperhatikan secara akurat,

mencatat fenomena yang muncul, dan mempertimbangkan hubungan antar

aspek dalam fenomena tersebut (Gunawan, 2013: 143).

2. Wawancara

Wawancara menurut Kartono (1980) dalam Gunawan (2013: 160), adalah

sebuah percakapan tanya jawab lisan yang diarahkan pada suatu masalah

tertentu. Wawancara dapat digunakan apabila peneliti melakukan studi

atau survei pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus

diangkat (Agung, 2012: 61). Wawancara dapat dilakukan secara langsung

dengan tatap fisik dan tidak langsung seperti melalui telepon, pesan, email

atau platform media lainnya.

3. Checklist

Checklist adalah salah satu teknik pengumpulan data dengan cara

menyusun sebuah daftar sesuai dengan kebutuhan penelitian, dimana

subjek hanya memberikan tanda check (√) pada kolom yang sesuai


33

(Arikunto, 2006: 152). Kolom pada tabel check list ini dibagi menjadi dua

yakni “Ya” dan “Tidak”.

4. Dokumentasi

Studi dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang tidak secara

langsung ditujukan kepada subjek penelitian, namun menggunakan sebuah

dokumen (Agung, 2012: 66). Contoh dokumen nya antara lain seperti

struktur organisasi, peraturan atau kebijakan, Standard Operating

Procedure (SOP), dan catatan berbentuk dokumen lain yang penting untuk

memperlancar proses audit.

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang akan digunakan untuk menjawab rumusan

masalah pada penelitian ini. Berdasarkan proses audit operasional pada Legend

Coffee, maka tahapan pelaksanaan audit operasional fungsi rekrutmen dan

seleksi karyawan tersebut sesuai dengan Agoes (2017: 14), diantaranya:

1. Melaksanakan Survei Pendahuluan

Pelaksanaan audit operasional ini akan dimulai dengan studi

pendahuluan yang akan dilakukan untuk memenuhi dua tujuan yakni,

tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum akan diperoleh mengenai

gambaran atau pemahaman awal secara komprehensif mengenai

organisasi yang akan diaudit melalui struktur organisasi serta karakteristik

kegiatan dalam operasinya. Tujuan khusus untuk memahami pada fungsi

yang akan diaudit yakni fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada divisi

sumber daya manusia dengan cara mengidentifikasi aktivitas yang


34

dilakukan pada kedua fungsi ini lalu mencari hal-hal potensial yang

mengandung kelemahan pada objek yang akan diaudit.

Analisis data yang digunakan pada tahap ini adalah mendeskripsikan

proses yang dilakukan pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan.

Pendeskripsian tersebut berdasarkan pengamatan langsung (observasi) dan

hasil wawancara dengan manajer operasional, kepala bagian HRD dan

karyawan langsung yang pernah menjalankan fungsi rekrutmen dan

seleksi karyawan yang diterapkan oleh Legend Coffee.

2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini, akan dilakukan review dan pengujian atas

pengendalian manajemen mengenai fungsi rekrutmen dan seleksi

karyawan pada Legend Coffee. Tahap ini dilakukan dengan cara

melakukan pengamatan dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada

HRD, terkait sistem pengendalian manajemen melalui aktivitas

perencanaan rekrutmen dan seleksi karyawan yang dijalankan oleh

perusahaan. Selanjutnya peneliti akan melakukan penilaian menggunakan

kertas kerja yang berbentuk tabel internal control questionnaries (ICQ).

Tahap ini dilakukan dengan tujuan untuk menilai apakah sistem

pengendalian manajemen terkait perencanaan rekrutmen dan seleksi

karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan sudah berjalan dengan baik

atau belum. Hasil dari pengujian ini akan membantu penulis dalam

menemukan kelemahan yang terjadi serta hal-hal potensial apa saja yang


35

terjadi pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan untuk memperkuat

dugaan sementara atas audit yang dilakukan pada tahap ini.

3. Audit terinci

Tahap audit terinci ini, akan dilakukan pengumpulan bukti-bukti

yang otentik untuk membuktikan kesesuaian prosedur dengan praktik yang

dijalankan oleh perusahaan. Berdasarkan kegiatan tersebut, peneliti

melakukan wawancara kepada karyawan agar bukti yang diterima absah.

Tahapan pada audit terinici ini adalah:

a. Penulisan Program Audit

Penyusunan program audit dilakukan berdasarkan fungsi yang akan

diaudit, yakni program rekrutmen karyawan dan program seleksi

karyawan. Masing-masing program akan disusun pernyataan yang

dapat menunjang penilaian terhadap aspek tersebut untuk lebih

memperdalam audit yang akan dijalankan sehingga memperoleh

temuan atas kelemahan yang terjadi pada fungsi rekrutmen dan seleksi

karyawan.

b. Melaksanakan Audit Operasional

Pada tahap pelaksanaan audit operasional ini, akan dibuat checklist

mengenai perbandingan prosedur dengan aktivitas yang

sesungguhnya terjadi. Pemeriksaan ini tidak menggunakan SOP,

karena auditee masih belum memiliki SOP secara tertulisnya. Tahap

ini didasari oleh kriteria yang dibuat dan ditetapkan oleh peneliti

sebagai pedoman yang digunakan untuk menentukan seberapa baik


36

operasionalnya terhadap kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan ini.

Checklist akan berisi penilaian “Ya” dan “Tidak”, dimana jika

pelaksanaan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap kegiatan

rekrutmen dan seleksi karyawan itu sesuai dengan pernyataan

checklist, maka akan diberikan tanda centang pada kolom “Ya”,

namun jika sebaliknya bahwa kegiatan rekrutmen dan seleksi

karyawan tidak sesuai dengan pernyataan pada checklist, maka

diberikan tanda centang pada kolom “Tidak”. Berikut ini adalah tabel

checklist yang akan digunakan:

Tabel 1. Format Checklist.

Sumber: Bayangkara, (2016: 120).

Berdasarkan tabel checklist tersebut, selanjutnya akan disusun ke

dalam tingkatan kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan program audit

yang dibuat melalui daftar pertanyaan. Hasil dari total pada jumlah jawaban

tersebut akan dihitung jika jawaban “Ya” lebih besar jumlahnya dari jawaban

“Tidak” maka akan di interpetasikan bahwa pada program tersebut masuk ke

dalam kategori yang akan disesuaikan dengan hasil presentasenya. Dari hasil

Nama Organisasi: Periode Audit: Program yang di audit: No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan 1 2 3 4

Diaudit Oleh: Jumlah Jawaban Catatan : Ya Tidak Tanggal:


37

ini, penulis akan memperkuat analisis dengan perhitungan jumlah jawaban

“Ya” pada tabel checklist menggunakan acuan buku Riduwan (2013: 17),

dimana jawaban “Ya” memiliki bobot (1) dan jawaban “Tidak” memiliki

bobot (0). Rumusnya adalah:

𝑝 =fn 𝑥 100%

Keterangan :

p : presentase

f : total skor jawaban checklist

n : total skor maksimal checklist

Berdasarkan hasil dari presentase di atas, akan dikategorikan

kriteria pengukuran sesuai acuan buku Arikunto (2013), dengan range

penilaian sebagai berikut:

76% - 100% = Baik

56% - 75% = Cukup

<=56% = Kurang Baik

Hasil checklist berdasarkan indikator penilaian di atas selanjutnya

akan dideskripsikan untuk menjelaskan proses rekrutmen dan seleksi

karyawan yang sebenarnya terjadi dengan proses yang seharusnya terjadi.

Penjabaran akan ditambahkan dengan hasil wawancara kepada karyawan

sebagai bentuk konfirmasi atas checklist kepada manajer. Kesimpulan dari


38

hasil audit akan dilakukan deskripsi mengenai temuan, kriteria, sebab,

akibat dan rekomendasi dari setiap fungsi yang dilaksanakan yakni

rekrutmen dan seleksi karyawan.

4. Pengembangan Laporan

Tahap ini merupakan tahap terakhir dari serangkaian tahap-tahap

audit atas fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan. Pengembangan atas

laporan ini disusun berdasarkan informasi mengenai temuan-temuan

(audit findings) yang didapatkan pada saat proses audit dilakukan,

sehingga dari hal-hal potensial tersebut menimbulkan kesalahan pada

praktik yang dijalankan oleh manajemen perusahaan. Berdasarkan

temuan-temuan tersebut, auditor akan memberikan saran-saran perbaikan

berupa rekomendasi yang telah disepakati oleh pihak manajemen agar

tindak lanjutnya memperoleh hasil yang baik bagi operasional perusahaan

kedepannya. Analisis data selama pelaksanaan audit operasional akan

disusun dalam laporan audit operasional dalam bentuk panjang, dimana

terdapat informasi pendukung laporan audit operasional seperti ; (Bab I)

informasi latar belakang, (Bab II) ruang lingkup audit, (Bab III)

kesimpulan audit dan (Bab IV) rekomendasi.


39

BAB IV

GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

A. Profil Perusahaan

Nama Usaha : Legend Coffee

Alamat : Jl. Abu Bakar Ali No. 24-26, Kotabaru, Kecamatan

Gondokusuman, Kota Yogyakarta.

Media Sosial : @legendcoffee (Instagram)

B. Sejarah Perusahaan

Legend Coffee didirikan pada tanggal 12 Oktober 2012 yang berlokasi

di Jl. Abu Bakar Ali No.24-26, Kotabaru, Kec Gondokusuman, Kota

Yogyakarta. Pertama kali usaha ini dijalankan, bisnis ini memiliki konsep

Games Coffee & Community Coffee sebagai identitas atau pembeda dari cafe

lain yang menyediakan produk berupa makanan dan minuman beraneka

macam. Pemilik memiliki filosofi dimana tujuan awal mendirikan bisnis ini

agar anak muda datang terlebih dahulu, tanpa mengharuskan membeli produk

apapun dan terpenting cafe ini dapat diterima untuk umum. Cafe yang

beroperasional selama 24 jam ini diciptakan karena pemilik ingin membuat

suasana “Feels like home” dimana pengunjung diperbolehkan untuk berlama-

lama di cafe.

Tahun 2012 sampai dengan 2014, Legend Coffee hanya ada di sisi barat

cafe dan tahun 2015 mulai melakukan ekspansi hingga ke sisi timur cafe

Legend Coffee dan diberi pembeda yakni sisi barat untuk Games Coffee (cafe

dan permainan xbox) dan sisi timur adalah Legend Premium (diutamakan


40

untuk customer yang ingin suasana lebih tenang). Empat tahun setelah

melakukan ekspansi dan tepat pada Bulan Februari 2019, Legend Coffee

melakukan renovasi hingga bulan April 2019, untuk melakukan pembaharuan

suasana yang lebih nyaman dan memperluas target konsumen hingga untuk

keluarga dan karyawan kantor dengan fasilitas yang lebih siap dan memadai.

Legend Coffee hingga saat ini sudah mulai beroperasional dari pukul

09.00 hingga 00.00 WIB selama pandemi Covid-19 dengan sangat

memperhatikan protokol kesehatan seperti pelayanan pengukuran suhu,

penyediaan tempat cuci tangan dan hand sanitizer, serta penyemprotan rutin

dengan desinfektan agar customer selalu merasa aman walaupun dengan

keadaan pandemi ini. Layanan pesan antar dilakukan sebagai bentuk inovasi

dalam keadaan pandemi ini, agar konsumen tetap dapat menikmati sajian cafe

ini. Legend Coffee selalu berusaha dengan memanjakan rasa dari setiap menu

yang disediakan dan visualisasi cafe yang menarik. Inovasi dilakukan secara

berkala oleh Legend Coffee agar selalu memiliki daya tarik tersendiri dan

menambah kekhasan cafe ini.

C. Produk Legend Coffee

Legend Coffee merupakan usaha yang menyediakan produk makanan

dan minuman dengan produk unggulannya adalah kopi. Legend Coffee pun

menyediakan bar khusus untuk menyajikan minumannya dan tentu tidak hanya

kopi saja. Selain bahan kopi, masih terdapat pilihan menu minuman lain yang

dibuat dari bar ini, diantaranya chocolate, fresh juice, milkshake, dan soda.

Pilihan menu ini ditujukan bagi konsumen Legend Coffee yang tidak menyukai


41

kopi sebagai bahan utamanya. Menu yang ditawarkan Legend Coffee tentu

tidak hanya minuman, makanan yang disediakan pun berbagai macam, mulai

dari Indonesian Food, Western Food, snack hingga dessert. Dengan pilihan

menu yang banyak ini, akan memberikan opsi bagi pengunjung cafe sesuai

dengan seleranya masing-masing dan tentu dengan harga yang terjangkau.

Legend Coffee selalu melakukan evaluasi dari daftar menu tersebut setiap tiga

hingga empat bulan sekali, sebagai bentuk pembaharuan menu tersebut agar

Legend Coffee selalu memberikan produk makanan dan minuman yang lebih

variatif dan inovatif kepada konsumennya.

D. Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 1. Struktur Organisasi Legend Coffee

Sumber: Legend Coffee.


42

E. Job Description

1. General Manager

a. Bertanggung jawab penuh atas operasional cafe kepada direktur

b. Pembuat keputusan yang berhubungan dengan operasional harian cafe

c. Pembuatan RAB dan RAK bersama manajemen

d. Memimpin jalannya rapat evaluasi RAB dan RAK yang dibuat oleh

manajemen

e. Bertanggung jawab atas pencapaian target yang ditetapkan pemilik

f. Bertanggung jawab atas kerja sama dengan pihak ketiga

2. Manajer Produksi

a. Bertanggung jawab atas pembuatan RAB dan RAK divisi produksi

b. Mengawasi pelaksanaan operasional pada kitchen dan bar

3. Kitchen

a. Bertanggung jawab atas mutu dan kualitas makanan yang dihasilkan

b. Mengkoordinasikan pembagian food processing

c. Menampilkan visualisasi terbaik dalam plating makanan

d. Melakukan stock opname harian kemudian data tersebut diserahkan

kepada pihak gudang

e. Bertanggung jawab atas kebersihan seluruh area dapur

f. Melakukan evaluasi menu setiap 3-4 bulan sekali

4. Bar

a. Bertanggung jawab atas mutu dan kualitas minuman yang dihasilkan

b. Mengkoordinasikan bagian tugas yang harus dikerjakan


43

c. Bertanggung jawab atas kebersihan area bar agar tetap higienis

d. Melakukan stock opname harian kemudian data tersebut diserahkan

kepada pihak gudang

5. Operational Manager

a. Bertanggung jawab penuh atas kegiatan operasional cafe kepada

general manager

b. Bertanggung jawab atas RAB dan RAK divisi operasional

c. Memastikan operasional Legend Coffee berjalan dengan baik

d. Memastikan SDM terpenuhi dengan baik

6. HRD (Human Resource Development)

a. Bertanggung jawab atas pemenuhan SDM (tetap dan kontrak)

b. Melakukan pengelolaan SDM dengan baik

c. Mengadakan rekrutmen karyawan baru

d. Bertanggung jawab atas jaminan kerja kepada karyawan

e. Bertanggung jawab atas penggajian karyawan

f. Bertanggung jawab atas absensi kehadiran karyawan

g. Melakukan penjadwalan atas kegiatan yang berhubungan dengan

SDM

7. Service

a. Bertanggung jawab atas venue dan customer

b. Memastikan kelengkapan perlengkapan area

c. Memastikan kebersihan area yang akan digunakan customer

d. Melakukan penyambutan customer yang datang


44

e. Melakukan pencatatan dan perhitungan atas menu yang dipesan

customer

f. Melakukan penghantaran menu yang telah siap disajikan kitchen dan

atau bar kepada customer sesuai pesanannya

8. General Affair

a. Melakukan pengelolaan atas aset yang ada di Legend Coffee

b. Melakukan pendataan aset menggunakan checklist secara berkala

c. Bertanggung jawab atas Information Technology (IT) & Maintenance

d. Bertanggung jawab atas pemeliharaan bangunan

9. Manajer Keuangan

a. Bertanggung jawab atas RAB dan RAK atas seluruh divisi dan kepada

General Manager

b. Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan

c. Bertanggung jawab atas staf, purchasing, gudang dan kasir

10. Staf Keuangan

a. Membantu manajer keuangan dalam penyusunan laporan keuangan

b. Melakukan rekapitulasi keuangan yang dikelola bagian purchasing,

gudang dan kasir

c. Bertanggung jawab atas keuangan dengan supplier

d. Bertanggung jawab atas pencatatan hasil penjualan yang diberikan

oleh kasir

11. Purchasing

a. Melakukan pembelian bahan baku dalam waktu 1-2 minggu


45

b. Melakukan rekapitulasi data gudang atas barang yang hendak dibeli

c. Memastikan kesesuaian harga dan kuantitas produk

d. Memastikan harga bahan baku adalah harga terbaik dari supplier

e. Bertanggung jawab atas pengadaan barang bila bahan harus dibeli

secara terpisah dengan supplier

12. Gudang

a. Bertanggung jawab atas barang yang masuk dari supplier

b. Bertanggung jawab atas tanda terima bahan baku yang masuk

c. Melakukan double checking oleh staff keuangan berdasarkan

rekapitulasi yang dicatat

d. Bertanggung jawab atas penyimpanan bahan baku

e. Melakukan kegiatan stock opname secara mingguan

f. Bertanggung jawab atas bahan yang keluar untuk divisi produksi

g. Melakukan penjadwalan pengambilan barang dari gudang umum ke

divisi produksi (kitchen)

13. Kasir

a. Menerima modal awal yang disiapkan oleh staf keuangan

b. Bertanggung jawab atas kerapihan area kasir

c. Mengoperasionalkan sistem kasir

d. Selalu standby dalam melaksanakan transaksi customer

e. Menyerahkan uang hasil penjualan beserta modal awal kepada staff

keuangan


46

F. Manajemen Sumber Daya Manusia Legend Coffee

Sumber daya manusia di Legend Coffee dikelola oleh HRD yang

menangani dari proses rekrutmen, seleksi, training, penggajian hingga

pemutusan kerja karyawan. HRD merupakan bagian dari departemen

operasional yang bertugas meliputi segala sesuatu yang berhubungan dengan

sumber daya manusia. Bagian ini hanya dikelola oleh satu orang yang bertugas

dan bertanggung jawab penuh atas pengelolaan SDM yang ada.

Pengelompokan sumber daya manusia yang dilakukan oleh HRD dibagi

menjadi dalam dua kategori karyawan, yakni karyawan tetap dan karyawan

kontrak. Hal ini dilakukan oleh HRD melihat kebutuhan dari divisi atau

departemen tertentu atas tugas-tugas yang hendak dikerjakan. Personel masing-

masing divisi akan ditentukan oleh manajer bagian yang selanjutnya

diputuskan oleh HRD dalam pengadaan SDM divisi tersebut atau dalam jumlah

yang sesuai.

Serangkaian proses pengadaan SDM diselenggarakan dari proses

rekrutmen, seleksi karyawan hingga melakukan training selama satu minggu

yang masih dijadikan satu rangkaian pada fungsi seleksi karyawannya. Setelah

karyawan tersebut dinyatakan lolos tahap training, maka mereka akan

melakukan penandatangan sebagai karyawan kontrak di Legend Coffee. Tugas

selanjutnya yang dilakukan HRD ialah melakukan pengawasan atas kehadiran,

penilaian kinerja dan penggajian sebagai bentuk pengelolaan manajemen

sumber daya manusia.


47

HRD pada Legend Coffee memiliki tanggung jawab lain yakni mengurus

pemberhentian karyawan, baik berhenti karena keinginan karyawan

bersangkutan dan karena kinerja karyawan yang sudah tidak dapat

dipertahankan. Keadaan yang tidak diharapkan seperti pandemi Covid-19 ini

menjadi salah satu kenyataan bahwa seorang HRD harus mengelola SDM

dengan baik, benar dan tepat. HRD harus melakukan pengurangan karyawan

mengingat situasi dan kondisi yang berdampak pada Legend Coffee dapat

berubah sewaktu-waktu, tentu hal ini guna bagi kebaikan bisnis Legend Coffee

agar operasionalnya dapat terus berjalan dengan baik.

Pengelolaan manajemen sumber daya manusia di Legend Coffee masih

dapat ditangani dengan baik walaupun hanya ada satu orang yang bertanggung

jawab secara penuh. Tugas dan pengendalian yang dilakukan oleh HRD akan

sangat berpengaruh pada operasional Legend Coffee, agar SDM yang

dihasilkan selalu memenuhi standar perusahaan dan memiliki kinerja yang baik

dan semakin meningkat kedepannya.


48

BAB V

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

A. Pelaksanaan Survei Pendahuluan

Pada tahap survei pendahuluan ini, peneliti melakukan store visit dan

melakukan komunikasi dengan Manajer Operasional serta HRD Legend

Coffee untuk menjelaskan cakupan audit dan yang menjadi sasaran audit dalam

penelitian ini. Dalam komunikasi tersebut, peneliti menjelaskan langkah-

langkah yang dilakukan dalam pengambilan data sesuai dengan yang

dibutuhkan dalam proses audit ini, yakni dengan melakukan wawancara

kepada HRD dan beberapa karyawan, pengisian checklist, dan penelaahan

dokumen pendukung.

Pelaksanaan komunikasi awal dengan Manajer Operasional bertujuan

untuk memenuhi tujuan umum pada tahap survei pendahuluan, yakni

mendapatkan informasi latar belakang dan profil perusahaan dari Legend

Coffee. Hasil data dalam rangka memenuhi tujuan umum pada tahap ini tertulis

pada Bab IV yakni gambaran umum objek penelitian. Sementara untuk tujuan

khusus pada survei pendahuluan ini, peneliti dapatkan dari hasil wawancara

dengan HRD Legend Coffee untuk mendapatkan informasi mengenai kegiatan

operasional dan prosedur pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan yang

sesuai dengan objek dalam penelitian ini.

Berikut adalah penjabaran dari proses kegiatan rekrutmen dan seleksi

karyawan yang dilakukan di Legend Coffee:


49

Rekrutmen merupakan suatu proses penarikan pelamar yang dilakukan

oleh HRD sebagai bentuk pengadaan SDM. Rekrutmen ini dilakukan karena

adanya kekosongan posisi pada departemen atau divisi tertentu dan manajer

bagian yang bersangkutan membutuhkan personel tambahan pada

departemennya. Kekosongan posisi dapat terjadi karena karyawan melakukan

pengunduran diri atau memang kinerja dari karyawan bersangkutan tidak dapat

diandalkan sehingga HRD tidak dapat meneruskan kerja sama dengan

karyawan tersebut.

Pengunduran diri oleh karyawan diatur dalam kebijakan lisan HRD,

dimana pemberian surat pengunduran diri harus dilakukan paling lambat satu

bulan sebelum benar-benar dinyatakan berhenti. Hal ini dilakukan supaya

menjadi kesiapan dalam pemenuhan SDM dengan pelaksanaan rekrutmen

karyawan pada bagian yang bersangkutan oleh HRD, atas permintaan manajer

bagian.

Manajer bagian suatu divisi yang membutuhkan penambahan karyawan

akan melakukan pelaporan kepada HRD. Tugas HRD selanjutnya adalah

memberikan konfirmasi persetujuan untuk penambahan karyawan kepada

manajer bagian yang bersangkutan. Proses selanjutnya adalah pembuatan

poster rekrutmen berisi kualifikasi yang dibutuhkan pada bagian tertentu sesuai

dengan hasil analisis dan rumusan manajer bagian yang bersangkutan. Dalam

rangka rekrutmen karyawan ini, upaya yang dilakukan oleh HRD ialah

menggunakan beberapa media sebagai sumber penarikan minat calon pelamar.

Media publikasi yang digunakan adalah Instagram, Radio hingga Koran


50

Tribun. Hal ini dianggap baik dalam mencapai target, mengingat sumber daya

manusia yang dibutuhkan kebanyakan ialah anak muda, maka HRD

menggunakan media yang masih dapat dijangkau oleh anak muda yang akan

melamar bekerja di Legend Coffee.

Informasi yang tertera pada poster lowongan pekerjaan akan menuntun

calon pelamar dalam memahami kriteria yang ada dan sebagai persiapan atas

kualifikasinya. Pelamar selanjutnya akan melampirkan data-data yang

dibutuhkan sesuai pada poster lowongan pekerjaan, kemudian

mengirimkannya melalui alamat email yang sudah ditentukan. Data-data

tersebut dibutuhkan untuk mendapatkan informasi latar belakang pelamar dan

digunakan sebagai pertimbangan seleksi adminstrasi agar lebih menghemat

waktu sebelum akhirnya dihubungi pada tahap seleksi wawancara. HRD

hingga kini belum memiliki acuan penjadwalan seleksi secara tertulis.

Pelaksanaan seleksi karyawan yang dilakukan di Legend Coffee hanya

menggunakan metode wawancara dan pelatihan selama satu minggu. Tahap ini

merupakan tahap yang dimanfaatkan dengan baik oleh HRD untuk mengetahui

calon karyawannya sebelum mengambil keputusan yang tepat. Setelah proses

wawancara ini, HRD akan melakukan konfirmasi dengan pelamar terpilih

untuk melakukan training selama satu minggu sebelum akhirnya melakukan

tanda tangan perjanjian kontrak kerja selama tiga bulan. Masa training

dilakukan oleh HRD untuk melakukan penyaringan karyawan lebih lanjut,

yang dirasa kurang tepat dalam melakukan kontrak tiga bulan pertama dengan

Legend Coffee.


51

B. Review dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini peneliti melakukan pengamatan terhadap aktivitas pada

SDM yaitu terkait sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan

rekrutmen dan seleksi karyawan yang dilakukan oleh Legend Coffee. Tahap

ini dilakukan untuk menilai apakah pengendalian manajemen yang dilakukan

sudah berjalan dengan baik atau belum dalam melaksanakan kedua fungsi ini

dalam perusahaan. Pengujian atas sistem pengendalian manajemen ini di

lakukan dengan menggunakan Internal Control Questionnaries (ICQ) yang

sudah penulis modifikasi untuk menyesuaikan kebutuhan operasional fungsi

rekrutmen dan seleksi karyawan. Hasil pengujian atas sistem pengendalian

manajemen ini disajikan dalam bentuk kertas kerja audit untuk dijadikan

sebagai dugaan sementara atas tindakan audit yang dilakukan. Berikut ini

adalah petunjuk pengisian tabel atas kertas kerja yang berisi program audit

terkait review dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen.

Petunjuk Pengisian Tabel (Bayangkara, 2016: 52-53)

1. Tujuan review dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen: kolom

ini diisi dengan pernyataan dilakukannya review dan pengujian atas sistem

pengendalian manajemen sehingga dapat dipastikan apakah tujuan audit

sementara dapat menjadi tujuan audit sebenarnya atau tidak perlu

dilakukannya audit lanjutan karena bukti yang kurang.

2. Internal Control Questionnaires (ICQ): kolom ini diisi dengan pertanyaan

dalam melakukan pengujian atas sistem pengendalian manajemen pada

perusahaan. Perumusan pertanyaan yang telah disusun, diatur agar pilihan


52

jawaban “Ya” untuk kondisi pengendalian manajemen yang memuaskan

atau “Tidak” untuk kondisi pengendalian manajemen yang tidak

memuaskan. Pernyataan yang dijadikan sebagai standar dalam melakukan

review pengendalian manajemen ini dibuat oleh penulis berdasarkan

pedoman dari buku Sawyer (2005: 77-81) mengenai sarana operasional

yang dapat dijadikan pengendalian terhadap suatu fungsi di dalam

perusahaan yang berisi organisasi, kebijakan, prosedur, personalia,

akuntansi, penganggaran, dan pelaporan. Setiap bagian memiliki kriteria

masing-masing yang dapat dijadikan sebagai evaluasi dari penilaian sistem

pengendalian manajemennya. Pedoman selanjutnya adalah buku dari

Bayangkara (2016: 51) mengenai perencanaan atas pengadaan SDM.

3. Catatan: kolom ini diisi dengan langkah kerja yang harus dilakukan atas

pertanyaan yang diajukan, baik dalam bentuk jawaban “Ya” ataupun

“Tidak” untuk membuktikan kebenaran dari jawaban tersebut.

Berikut ini merupakan tabel Internal Control Questionnaries (ICQ)

untuk kegiatan perencanaan rekrutmen karyawan:

Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen.

Nomor Internal Control Questionnaire dan Langkah-langkah

Kerja

Jawaban ICQ

Pelaksanaan Pemeriksaan

ICQ LK Ya Tidak Pelaksana Waktu

1.

Internal Control Questionnaire: Perencanaan Rekrutmen Karyawan: Tujuan Review dan Pengujian pengendalian manajemen: menilai

Aloisius Pandu 18/11/2020


53

Tabel 2. Program Kerja Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen. (Lanjutan)


Kerja

Jawaban ICQ



sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan rekrutmen karyawan

a. Kebijakan perusahaan dalam meningkatkan aktivitas pelaksanaan Apakah kebijakan publikasi pada rekrutmen karyawan dilakukan revisi apabila kondisi yang dihadapi perusahaan berubah?

√

Catatan: 1. Kebijakan dalam

mempublikasi, mengikuti perkembangan zaman dari waktu-kewaktu agar sesuai dengan targetnya yakni anak muda. Sebelumnya hanya lewat koran dan radio, kini sudah diperluas ke info lowongan kerja di media Instagram.

b. Penggunaan anggaran dalam pelaksanaan aktivitas Apakah alokasi anggaran dalam pelaksanaan rekrutmen karyawan dilakukan secara transparan?

√


54



Kerja

Jawaban ICQ



Catatan: 1. Alokasi anggaran

untuk pelaksanaan rekrutmen yang disusun oleh HRD langsung dialokasikan untuk media yang bekerja sama dalam publikasi info lowongan.

2. Anggaran fungsi rekrutmen sama dengan anggaran pengadaan SDM dan diberikan kepada manajer keuangan.

c. Penelaahan prosedur agar tidak duplikatif Apakah manajemen memiliki prosedur yang jelas atas pembagian dan pemisahan tugas yang dilakukan pada fungsi rekrutmen karyawan?

√

Catatan: 1. Prosedur pengadaan

rekrutmen pertama kali diserahkan oleh manajer bagian yang memang membutuhkan tenaga kerja lalu dikomunikasikan kepada HRD.

2. HRD akan menindaklanjuti perlu atau tidaknya diadakan rekrutmen berdasarkan


55



Kerja

Jawaban ICQ



penjelasan manajer bagian.

3. Jika diperlukan, manajer bagian akan merumuskan kualifikasi kemudian diserahkan kepada HRD untuk pembuatan poster lowongan.

d. Kualifikasi karyawan dalam melaksanakan tugasnya Apakah karyawan yang melakukan penyusunan perencanaan rekrutmen memiliki latar belakang terhadap tugasnya?

√

Catatan: 1. Proses pengadaan

SDM ditangani langsung oleh HRD secara penuh, dibantu manajer bagian.

2.

Internal Control Questionnaire: Perencanaan Seleksi Karyawan: Tujuan Review dan Pengujian pengendalian manajemen: menilai sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan seleksi karyawan

Aloisius Pandu 18/11/2020


56



Kerja

Jawaban ICQ



a. Antisipasi situasi yang dihadapi perusahaan Apakah manajemen memiliki cadangan perencanaan bila dalam proses seleksi tidak menemukan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan?

√

Catatan: 1. HRD akan melakukan

review kembali atas formulir pelamar yang tidak lolos seleksi administratif kemudian akan dipanggil mengikuti wawancara.

b. Kebijakan perusahaan dalam meningkatkan aktivitas pelaksanaan Apakah kebijakan pelaksanaan seleksi karyawan dilakukan revisi apabila kondisi yang dihadapi perusahaan berubah?

√

Catatan: 1. HRD membuat

kebijakan baru di masa Pandemi Covid-19 ini yakni, wawancara dapat dilakukan melalui media elektronik


57



Kerja

Jawaban ICQ



c. Penelaahan prosedur agar tidak duplikatif Apakah manajemen memiliki prosedur yang jelas atas pembagian dan pemisahan tugas yang dilakukan pada fungsi seleksi karyawan?

√

Catatan: 1. Seleksi karyawan

dilakukan oleh HRD dan manjer bagian (user). Pembagian tugas tersebut berupa: HRD mencari tahu kepribadian pelamar dan manajer bagian atau user yang akan bertanya seputar teknisnya.

d. Perencanaan user pada proses wawancara Apakah manajer bagian memiliki penilaian faktor organisasional dan lingkungan, yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang melamar pada divisi bersangkutan?

√

Catatan: 1. Manajer bagian dalam

melakukan seleksi biasanya berorientasi pada teknis dan keahlian pelamar saja pada bidang yang dibutuhkan.


58


Sumber: Bayangkara (2016: 51), Sawyer (2005: 77-81).

Berdasarkan hasil Review dan Pengujian atas Sistem Pengendalian

Manajemen, terdapat 8 jawaban “Ya” dan 1 jawaban “Tidak”. Hasil checklist

pada tahap ini menunjukkan bahwa Legend Coffee sudah menerapkan sistem

pengendalian manajemen terhadap perencanaan fungsi rekrutmen dan seleksi

karyawannya dengan baik.

Pada kategori perencanaan rekrutmen karyawan, diajukan empat

pertanyaan yang memiliki jawaban “Ya”. Ditemukan bahwa perusahaan telah

melakukan pembaharuan atau revisi atas kebijakan yang dilakukan mengikuti

perkembangan kondisi yang ada. Media publikasi rekrutmen sebelumnya

hanya menggunakan koran dan radio saja, namun ditengah kondisi dimana

masyarakat khususnya anak muda lebih sering menggunakan media sosial

e. Meminimalisir kesalahan dalam pemilihan karyawan baru Apakah HRD melakukan seleksi dengan manajer bagian yang membutuhkan karyawan pada lowongan tersebut?

√

Catatan: 1. HRD akan melibatkan

manajer bagian yang bersangkutan sebagai bahan pertimbangan cocok atau tidaknya.

Diaudit oleh: Aloisius Pandu

Jumlah Jawaban

Catatan : Pembagian tugas sudah ada namun perangkapan tugas masih terjadi.

Ya Tidak

Tanggal: 18 November 2020 8 1


59

sebagai pengisi aktivitasnya, HRD memperluas publikasi hingga ke akun

Instagram @jogjalowker sebagai pembaharuannya. HRD secara berkala

melakukan penempatan anggaran untuk setiap publikasi info rekrutmen yang

akan diselenggarakan dengan baik dan terstruktur yang kemudian diserahkan

kepada manajer keuangan sebagai bentuk alokasi anggaran yang dibutuhkan.

Pada dasarnya, prosedur penyelenggaraan rekrutmen karyawan pada Legend

Coffee sudah sangat jelas, dimana manajer bagian akan memutuskan

penambahan tenaga kerja pada bagiannya atau tidak. Hal ini terjadi karena

memang kekurangan personel pada departemen tersebut dimana faktor

penambahan karyawan bisa terjadi karena dua hal, yakni: pengunduran diri

karyawan dan karyawan diberhentikan karena memang tidak berkompeten.

Setelah keputusan yang diambil manajer bagian untuk menambah, HRD

melakukan analisis sekaligus negosiasi untuk mengetahui argumen manajer

bagian dalam melakukan penambahan karyawan. Setelah HRD menyetujui

penambahan karyawan, manajer bagian akan merumuskan kriteria pelamar dan

HRD bertugas dalam pembuatan poster serta mempublikasikan info rekrutmen

ini pada media yang digunakan.

Perencanaan rekrutmen dilaksanakan oleh seorang HRD yang memiliki

latar belakang dan pengalaman dibidang sumber daya manusia.

Pelaksanaannya akan dibantu oleh manajer bagian yang bersangkutan dalam

pengadaan sumber daya manusianya. HRD memiliki peran penting agar

pelaksanaan dalam menemukan karyawan yang akan bekerja di Legend

Coffee, sesuai dengan standar perusahaan yang telah ditetapkan.


60

Kategori kedua dalam review dan pengujian pengendalian manajemen ini

adalah perencanaan seleksi karyawan. Pada bagian ini, ditemukan empat

pertanyaan memiliki jawaban “Ya” dan satu pertanyaan memiliki jawaban

“Tidak”. Pertanyaan yang memiliki jawaban “Ya” yakni, HRD memiliki

rencana cadangan apabila seleksi yang dilakukan belum dapat menemukan

pelamar yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Rencana cadangan

tersebut ialah melakukan review atas data pelamar yang masuk sebelumnya

dan yang tidak lolos tahap seleksi administratif. HRD akan memanggil pelamar

tersebut dan melakukan tahap seleksi wawancara sesuai dengan jadwal yang

ditentukan.

Pandemi Covid-19 ini menjadi salah satu tantangan yang dihadapi oleh

Legend Coffee dalam melakukan seleksi wawancara karyawannya. Kebijakan

HRD biasanya hanya dapat melakukan wawancara secara langsung tatap muka,

namun kebijakan tersebut telah direvisi sesuai kondisi yang terjadi yakni

wawancara dapat dilaksanakan melalui media video conference apabila kondisi

pelamar berada diluar jangkauan untuk dapat bertemu secara langsung.

Pelaksanaan wawancara memiliki prosedur yang jelas dan dibagi oleh HRD

menjadi 2 sesi, yaitu pewawancara satu oleh HRD terlebih dahulu, untuk

mencari informasi mengenai latar belakang pelamar dan menilai kepribadian

melalui proses wawancara. Pewawancara kedua oleh manajer bagian yang

bersangkutan dengan departemen yang dipilih oleh pelamar. Proses sesi kedua

ini untuk menggali seberapa jauh teknis yang dikuasai oleh pelamar pada

bidang yang dipilih olehnya. Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat dipastikan


61

bahwa HRD melibatkan manajer bagian dalam proses seleksi yang dilakukan

di Legend Coffee.

Pada jawaban “Tidak” ditemukan pada kasus pemilihan karyawannya,

bahwa manajer bagian tidak begitu memperhatikan mengenai nilai-nilai yang

dibutuhkan pelamar berdasarkan sikapnya. Manajer bagian hanya menilai

teknis yang dianggap cukup untuk berkerja sama di departemennya. Namun

pada akhirnya tetap dengan pertimbangan HRD untuk memutuskan layak atau

tidaknya pelamar dipekerjakan pada departemen tersebut.

C. Pelaksanaan Pengujian Terinci

Pada tahap ini, peneliti sebagai auditor akan melakukan pengujian terinci

pada fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan yang terdapat pada Legend

Coffee. Tujuannya dilakukan pemeriksaan ini adalah untuk mengetahui apakah

prosedur yang dilaksanakan rekutmen dan seleksi karyawan sudah berjalan

dengan baik atau belum secara umum. Selain itu, tahap ini juga dilakukan

untuk mencari bukti-bukti berkaitan untuk memperkuat temuan yang akan

disajikan dalam pengembangan laporan. Berdasarkan penjelasan tersebut,

pelaksanaan audit terinci dibagi menjadi 2 tahap, yaitu:

1. Penulisan program audit

Pada tahap ini, pelaksanaan audit operasional fungsi rekrutmen dan

seleksi karyawan akan langsung dibagi menjadi dua bagian program audit.

Bagian pertama adalah program audit operasional rekrutmen karyawan.

Tujuan dari program audit ini adalah untuk melakukan penilaian atas

aktivitas rekrutmen karyawan pada Legend Coffee. Bagian kedua adalah


62

program audit seleksi karyawan. Tujuan program audit ini adalah

melakukan penilaian atas aktivitas seleksi karyawan yang dilaksanakan

pada Legend Coffee.

2. Melaksanakan audit operasional

Pada tahap pelaksanaan audit operasional ini, peneliti sebagai

auditor membuat checklist yang berisi pertanyaan sesuai dengan program

audit yang dilaksanakan. Checklist ini digunakan sebagai alat pembanding

antara prosedur yang telah ditentukan oleh penulis dengan pelaksanaan riil

atas fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee. Setiap

pertanyaan yang penulis susun dalam checklist tidak berdasarkan SOP

tempat usaha, karena auditee belum memiliki SOP terkait kegiatan

rekrutmen dan seleksi karyawannya. Setiap pertanyaan pada checklist

disesuaikan dengan indikator kinerja yang ditelah disusun oleh peneliti

sebagai auditor untuk membantu dalam penilaian atas hasil audit pada

setiap programnya.

Analisis data dibuat berdasarkan pelaksanaan kriteria yang telah

ditetapkan melalui checklist sebagai salah satu penilaian atas temuan yang

didapat oleh peneliti. Apabila pelaksanaan kegiatan rekrutmen dan seleksi

karyawan memiliki hasil yang sesuai dengan pertanyaan pada checklist,

maka akan diberikan centang pada kolom “Ya”, namun sebaliknya apabila

riil kegiatan rekrutmen dan seleksi karyawan tidak sesuai dengan

pertanyaan pada checklist, maka akan diberi centang pada kolom “Tidak”.


63

Hasil pada checklist selanjutnya akan dibagi berupa presentasi

jawaban “Ya” dengan bentuk presentase. Perhitungan ini dilakukan sesuai

dengan acuan buku Riduwan (2013: 17), p = f / n x 100%. P merupakan

presentase, f merupakan jumlah jawaban setiap indikator, dan n

merupakan jumlah jawaban untuk masing-masing indikator. Kemudian

hasil presentase tersebut akan dibagi berdasarkan kriteria sesuai acuan

buku Arikunto (2013) sebagai berikut:

76% - 100% = Baik

56% - 75% = Cukup

<=56% = Kurang Baik

Setelah hasil ditemukan sesuai dengan kategori di atas, selanjutnya akan

dijabarkan hasil pelaksanaan audit operasional fungsi rekrutmen dan

seleksi karyawan yang telah dilaksanakan.

Berikut ini merupakan hasil dari pelaksanaan audit operasional pada

fungsi rekrutmen karyawan:

Tabel 3. Program Audit Fungsi Rekrutmen Karyawan. Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: November 2020 Program yang di audit: Rekrutmen Karyawan No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1. Apakah perusahaan memiliki prosedur rekrutmen secara tertulis?

√ Prosedur secara lisan

2.

Apakah manajer telah menganalisis sebaik mungkin faktor-faktor organisasional dalam pelaksanaan aktivitas rekrutmen?

√

Faktor organisasional meliputi, motivasi kerja, nilai kedisiplinan,


64

Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: November 2020 Program yang di audit: Rekrutmen Karyawan No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

etika kerja, dsbnya.

3.

Apakah manajer telah menganalisis sebaik mungkin faktor-faktor lingkungan dalam pelaksanaan aktivitas rekrutmen?

√

Faktor lingkungan meliputi informasi latar belakang, cara bekerja, komunikasi, dsbnya.

4.

Apakah info rekrutmen telah secara tegas menginformasikan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh calon tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan ?

√

Kualifikasi sangat umum dan tidak spesifik

5. Apakah proses rekrutmen dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan SDM di perusahaan?

√

6. Apakah rekrutmen telah memanfaatkan tenaga kerja yang paling tepat?

√ Sesuai dengan divisi yang dibutuhkan

7. Apakah pelaksanaan rekrutmen diadakan secara terbuka? √

8. Apakah rekrutmen telah memanfaatkan media rekrutmen yang paling tepat?

√

9. Apakah media dalam melakukan rekrutmen telah dievaluasi?

√ Evalusi tidak dilakukan per-media

10. Apakah proses rekrutmen dilakukan tanpa adanya unsur diskriminasi? (sara, asal, asal sekolah)

√

11. Apakah seluruh pelamar yang diterima memenuhi syarat dan ketentuan perusahaan?

√

12.

Apakah perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan lain yang mengisi kekosongan jabatan sebelum melakukan rekrutmen dari luar perusahaan?

√


65

Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: November 2020 Program yang di audit: Rekrutmen Karyawan No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

13. Apakah rekomendasi pegawai dan formulir refrensi telah dipertimbangkan?

√ Penerapan sistem jenjang karir karyawannya.

Diaudit oleh: Aloisius Pandu Wicaksono

Jumlah Jawaban

Catatan : -

Tanggal: 18 November 2020

Ya Tidak 10 3

Sumber: Bayangkara (2016: 125), Siagian (2004: 85), Wiroko (2017), Sujanto (2009).

Berdasarkan hasil checklist dan konfirmasi dengan HRD terkait program

audit fungsi rekrutmen karyawan, terdapat 10 jawaban “Ya” dan 3 jawaban

“Tidak” dengan presentase jawaban “Ya” sebesar 77% (P = 10/13 x 100%),

sehingga hasil audit fungsi rekrutmen karyawan dapat dikategorikan “Baik”.

Hasil checklist menunjukkan bahwa fungsi rekrutmen sudah dijalankan

dengan baik, terlihat dari setiap manajer bagian melakukan analisis faktor-faktor

organiasional dan lingkungan untuk keperluan SDM yang akan dibutuhkan serta

dijadikan sebagai pertimbangan dalam melakukan rekrutmen karyawan. Namun

terdapat kelemahan pada informasi rincian kriteria karyawan yang dibutuhkan.

Ditemukan bahwa pada info lowongan yang tersedia, informasi mengenai

kriteria yang tertulis masih sangat umum dan tidak spesifik atas bidang

pekerjaannya, sehingga menimbulkan persepsi yang luas bagi pembacanya dan

tidak mengetahui tugas yang harus dikerjakan pada divisi tersebut secara tegas.

HRD melakukan penelusuran mandiri dalam mencari media yang

dijadikan sebagai alat publikasi informasi lowongan pekerjaan. Media yang

digunakan cukup beragam dari media cetak (koran tribun), media massa (radio)


66

dan media elektronik (instagram). Ke tiga media ini dianggap sebagai tempat

terbaik dalam menyebarkan informasi lowongan karena SDM yang dibutuhkan

ialah anak muda. Kelemahannya, media ini tidak pernah dievaluasi

efektivitasnya dalam menjangkau pelamar yang dibutuhkan. Ketika ditanyakan

alasannya, hal ini dikarenakan pelamar yang masuk kurang lebih selalu

mencapai target yang diharapkan oleh HRD dari setiap lowongan yang dibuka.

Jika ditinjau lebih lanjut, tidak semua media yang digunakan pasti baik dalam

hal menjangkau SDM yang dibutuhkan. Apabila evaluasi dilakukan secara

berkala, maka HRD akan lebih menghemat terhadap waktu dan biaya yang

dibutuhkan pada fungsi rekrutmen karyawan ini.

Proses rekrutmen karyawan pada Legend Coffee dilakukan secara terbuka.

Hal ini tentu dilakukan agar menjangkau pelamar secara luas dan mencari

karyawan yang sesuai dengan kebutuhan, serta nilai-nilai yang telah ditentukan

oleh perusahaan. Berdasarkan penulusuran peneliti sebagai auditor, pelaksanaan

rekrutmen dilakukan oleh tenaga kerja yang sesuai dengan bidang lowongan

yang dibutuhkan, dalam hal ini manajer bagian bersama dengan HRD bekerja

sama dalam menentukan kriteria, sehingga proses rekrutmen dapat terlaksana

dengan baik. Selain itu, HRD sebagai pihak yang bertanggung jawab sudah dapat

memastikan bahwa tidak akan ada unsur diskriminasi dalam hal kriteria yang

ditetapkan. Maka dari itu, pelamar yang memiliki latar belakang beragam

diperbolehkan dan diberikan kesempatan untuk dapat melamar sesuai lowongan

yang tersedia, dengan ketentuan tidak memiliki catatan kriminalitas apapun.


67

Rekrutmen yang dijalankan oleh Legend Coffee membuka kesempatan

bagi karyawan cafe yang sudah bekerja pada bagian atau divisi lain, melamar ke

divisi yang membutuhkan karyawan baru. Hal ini dilakukan oleh HRD dengan

tujuan untuk memberikan kesempatan bagi karyawannya agar dapat

mengembangkan kemampuan yang dimilikinya. Kesempatan ini pernah terjadi

pada seorang karyawan bagian service atau pramusaji yang kemudian berpindah

posisi menjadi cook helper, dimana prosesnya mengikuti prosedur rekrutmen

yang dilaksanakan oleh HRD Legend Coffee. Proses tersebut diatur oleh HRD

untuk karyawan yang ingin memiliki jenjang karir pada usaha ini. HRD tidak

menutup kesempatan bagi manajer bagian yang ingin memberikan surat

rekomendasi untuk karyawan divisinya sesuai dengan lowongan yang tersedia,

sehingga memungkinkan bahwa proses rekrutmen dilakukan secara internal

terlebih dahulu walaupun kasus ini memiliki intensitas yang kecil karena jarang

terjadi.

Selain checklist dan konfirmasi, wawancara yang dilakukan bersama

dengan auditee yakni HRD menyatakan bahwa proses rekrutmen di Legend

Coffee sebenarnya tidak terlalu kompleks. Hal ini dibuktikan dengan

prosedurnya yang masih sederhana dan relatif mudah untuk diterapkan pada

bisnis UMKM ini. Kendala rekrutmen dirasakan ketika lowongan dibuka untuk

karyawan divisi kitchen dalam hal ini adalah chef. Lowongan bidang ini memang

tidak secara rutin, namun ketika hal diperlukan, HRD bersama manajer bagian

akan lebih teliti dalam melakukan analisis proses rekrutmennya. HRD merasa

bahwa usaha ini adalah usaha bisnis bidang kuliner maka rasa menjadi salah satu


68

faktor yang tidak bisa dihindari, maka proses rekrutmen pada divisi ini menjadi

salah satu tantangan hingga proses seleksi berlangsung. Proses kontrol atas

media sebagai alat publikasi tidak dilakukan secara bertahap untuk mengetahui

informasi lowongan sudah dipublikasikan. Pengecekan hanya dilakukan

berdasarkan jumlah pelamar yang masuk kedalam kontak HRD dan akan segera

ditindak lanjuti untuk masuk ke tahap seleksi.

Berdasarkan hasil pelaksanaan audit operasional pada program audit

rekrutmen karyawan, peneliti telah memperoleh temuan/bukti audit yang dapat

mendukung diberikannya rekomendasi/perbaikan untuk kegiatan rekrutmen

karyawan di Legend Coffee. Hal ini diperkuat wawancara yang dilakukan

bersama beberapa karyawan, sebagai bentuk konfirmasi atas checklist yang telah

dilakukan bersama dengan HRD. Berikut temuan audit yang telah dirangkum

pada program audit rekrutmen karyawan:

a. Temuan

1) Perusahaan belum memiliki standard operating procedure (SOP)

secara tertulis yang dapat mengatur kegiatan pengadaan SDM dengan

melakukan rekrutmen karyawan.

2) Persyaratan atau kriteria yang dicantumkan dalam informasi lowongan

masih sangat umum dan tidak spesifik.

3) Media publikasi tidak dievaluasi secara satu persatu.

b. Kriteria


69

1) Terdapat standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang

mengatur dengan tegas prosedur pengadaan SDM yakni kegiatan

rekrutmen karyawan.

2) Persyaratan atau kriteria yang dicantumkan pada informasi lowongan

tertulis secara jelas dan spesifik untuk memudahkan calon pelamar.

3) Media sebagai alat publikasi dilakukan evaluasi satu persatu.

c. Penyebab

1) Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis

dianggap belum diperlukan karena tingkat kompleksitas pengadaan

SDM yang masih sederhana, sehingga prosedur secara lisan dianggap

sudah cukup.

2) Dalam satu info lowongan pekerjaan, terdapat banyak divisi yang

dibutuhkan, sehingga informasi mengenai persyaratan dan kriteria

dijadikan satu kualifikasi yang bersifat umum dan tidak spesifik dengan

masing-masing divisi.

3) HRD mengandalkan jumlah pelamar yang masuk dibandingkan menilai

keefektifan masing-masing media dalam menjangkau pelamar yang

masuk.

d. Akibat

1) Perangkapan tugas yang dilakukan oleh HRD serta prosedur yang

cukup banyak dalam rekrutmen karyawan menyebabkan tingginya

resiko dalam pembagian tugas yang tidak merata dengan user

bersangkutan.


70

2) Banyak pelamar yang mendaftar namun tidak sesuai dengan standar

kualifikasi SDM perusahaan pada divisi yang dibutuhkan.

3) Pemborosan biaya rekrutmen yang dibutuhkan.

e. Rekomendasi

1) Perusahaan sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP)

tertulis atas kegiatan pengadaan SDM yakni fungsi rekrutmen secara

rinci dan jelas. Sehingga tidak akan ada perangkapan tugas dan dapat

meminimalkan kesalahan tugas. Rekomendasi SOP dapat dilihat pada

lampiran 2 halaman 97.

2) Perusahaan sebaiknya mencantumkan dengan spesifik dan tegas

mengenai persyaratan atau kriteria suatu divisi pada informasi

lowongan pekerjaan. Sehingga, akan memudahkan HRD yang

melakukan tahap seleksi administrasi sesuai dengan standar SDM

perusahaan. Jika memungkinkan ada banyak divisi yang dibutuhkan

pada satu informasi lowongan, maka kriteria yang dicantumkan dapat

disusun dalam barcode atau link yang akan dihubungkan langsung

dengan file kriteria sesuai dengan divisi yang dibuka.

3) Evaluasi secara berkala dilakukan pada media publikasi lowongan

pekerjaan. Hal ini dilakukan agar mengetahui kinerja yang dihasilkan

dari masing-masing media dan dapat menghemat biaya rekrutmen yang

dibutuhkan jika media publikasi tersebut memiliki efektivitas yang

kurang baik dalam menjangkau pelamar.


71

Peneliti selanjutnya melaksanakan audit atas kegiatan fungsi seleksi

karyawan. Berikut ini merupakan hasil dari pelaksanaan audit operasional pada

fungsi seleksi karyawan:

Tabel 4. Program Audit Fungsi Seleksi Karyawan. Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: Desember 2020 Program yang di audit: Seleksi Karyawan No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan

1. Apakah perusahaan memiliki prosedur seleksi secara tertulis? √ Prosedur secara

lisan

2. Apakah seleksi karyawan memberikan kesempatan yang sama bagi pelamar pekerjaan?

√

3. Apakah data yang diperoleh dari pelamar mewakili keseluruhan informasi pelamar?

√

Secara garis besar mewakili, ditambah dengan informasi yang didapat melalui wawancara.

4. Apakah pewawancara memahami persyaratan kerja yang tertera pada informasi lowongan dengan baik?

√

Pemahaman akan menjadi dasar hal apa yang harus ditanyakan selama proses wawancara

5.

Apakah selama proses seleksi pewawancara memiliki daftar pertanyaan wawancara yang sudah ditetapkan?

√

Daftar pertanyaan wawancara dijadikan sebagai panduan kemudian akan dikembangkan.

6. Apakah proses seleksi secara maksimal mendapatkan informasi latar belakang pelamar?

√

7. Apakah sudah dilakukan penyaringan awal pelamar-pelamar untuk menghemat aktivitas seleksi?

√


72

Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: Desember 2020 Program yang di audit: Seleksi Karyawan No. Pernyataan Ya Tidak Keterangan

8.

Apakah HRD dan manajer bagian mengidentifikasi kriteria-kriteria yang memiliki hubungan dengan pekerjaan selama proses wawancara?

√

Kriteria menyesuaikan dengan divisi yang diacu oleh pelamar.

9. Apakah manajer bagian telah mengembangkan kriteria yang dapat diandalkan dalam melakukan seleksi?

√

10. Apakah data-data selama proses seleksi diarsip? √

11. Apakah data-data selama proses seleksi kemudian dievaluasi? √

Diaudit oleh: Aloisius Pandu Wicaksono

Jumlah Jawaban

Catatan : -

Tanggal: Ya Tidak 18 November 2020 10 1

Sumber: Bayangkara (2016: 125), Sujanto (2009).

Berdasarkan hasil checklist dan konfirmasi dengan HRD terkait program

audit fungsi seleksi karyawan, terdapat 11 jawaban “Ya” dan 1 jawaban “Tidak”

dengan presentase jawaban “Ya” sebesar 91% (P = 10/11 x 100%), sehingga

hasil audit fungsi seleksi karyawan dapat dikategorikan “Baik”.

Proses seleksi di Legend Coffee diterapkan secara sederhana, karena

hanya melalui kegiatan wawancara dan pelatihan yang dilakukan selama satu

minggu ketika pelamar dinyatakan lolos tahap seleksi wawancara. Seleksi

karyawan yang dilakukan di Legend Coffee sudah dilakukan dengan baik

berdasarkan hasil audit operasional yang dilakukan. Hal ini dapat dilihat dari

kesiapan HRD dan manajer bagian dalam memahami persyaratan kerja yang

telah disusun dan memberikan kesempatan yang sama bagi setiap pelamar yang


73

telah disusun dan memberikan kesempatan yang sama bagi setiap pelamar yang

mendaftar melalui wawancara yang dilakukan.

HRD bersama manajer bagian telah menyiapkan daftar pertanyaan

wawancara dengan tujuan sebagai panduan agar pembahasan tidak meluas. Dari

daftar pertanyaan wawancara tersebut, akan dikembangkan melihat situasi dan

suasana saat proses wawancara berlangsung. Kesiapan HRD dan manajer bagian

dengan menyediakan daftar pertanyaan wawancara ini menunjukkan bahwa

pewawancara mengetahui apa hal yang perlu ditanyakan dan apa yang tidak

perlu ditanyakan. Selain itu, data-data yang dilampirkan oleh pelamar sudah

berisi latar belakang sehingga pewawancara hanya perlu menambah beberapa

pertanyaan dan mengkonfirmasi berdasarkan penjelasan dari pelamar dan

konsistensi antara yang sudah ditulis dengan yang dijelaskan.

Pada bagian review pengendalian manajemen program perencanaan

seleksi karyawan sudah dijelaskan bahwa HRD melakukan seleksi tahap awal

untuk menghemat waktu dalam memilih pelamar yang lolos seleksi adminstrasi,

kemudian dihubungi untuk melakukan seleksi wawancara. Pelaksanaan

wawancara diatur oleh HRD, namun jadwal pelaksanaan proses seleksi

wawancara tidak dilakukan dengan matang, sehingga HRD tidak memiliki

rencana cadangan apabila pelamar yang bersangkutan tidak dapat hadir sesuai

dengan jadwal yang ditentukan.

HRD dan manajer bagian melakukan pengamatan secara komprehensif

saat proses wawancara berlangsung. Hal ini dilakukan agar pewawancara dapat

menilai sikap dan atau kepribadian salah satunya dari gesture yang dapat


74

dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam memberikan penilaian atas

kebenaran informasi yang disampaikan pada tahap seleksi wawancara ini. Selain

itu, HRD dan manajer bagian melakukan pengembangan atas kriteria yang dapat

diandalkan sebagai pertimbangan dalam seleksi. Kriteria yang dimaksud ialah

pengetahuan terkini atau terbaru terhadap bidang yang hendak dituju oleh

pelamar, dapat ditunjukkan atau dipenuhi sesuai dengan yang sudah ditentukan

oleh HRD dan manajer bagian. Hal ini dilakukan agar bisnis memiliki SDM yang

berkompeten sehingga tujuan dari bisnis ini dapat dicapai dengan baik.

Data-data pelamar, baik yang lolos secara administrasi dan yang tidak

lolos hingga tahap seleksi wawancara sudah diarsip oleh HRD sebagai database

pelamar. Data tersebut dibutuhkan jika sewaktu-waktu membutuhkan karyawan

yang harus dipenuhi dengan segera, HRD akan menghubungi pelamar tersebut

dan meminta kesediaan untuk melakukan tahap seleksi wawancara.

Pada situasi khusus seperti akhir pekan, biasanya Legend Coffee akan

dipenuhi dengan pengunjung. Jika mengalami kekurangaan jumlah karyawan,

database yang dibutuhkan ialah karyawan yang pernah bekerja di Legend Coffee

namun sudah mengundurkan diri. HRD membuat database ini karena berguna

untuk mengatasi persoalan khusus seperti ini. Pada situasi ini, pihak yang

dihubungi oleh HRD tidak langsung diangkat atau dijadikan sebagai karyawan

bersifat kontrak. Hal ini dilakukan oleh HRD Legend Coffee selain untuk tetap

berhubungan baik dengan karyawan yang sudah tidak bekerja lagi di tempat ini,

tetap memberikan kesempatan sesuai dengan istilah HRD ialah freelancer

kepada mereka yang memiliki waktu kosong pada saat dibutuhkan di Legend


75

Coffee sendiri. Sifatnya tidak memaksa dan disesuaikan dengan jadwal pihak

tersebut.

Hasil wawancara dengan karyawan menunjukkan bahwa beberapa dari

mereka yang bekerja tidak sesuai dengan bidang yang ditujukan ketika proses

rekrutmen hingga seleksi karyawan berlangsung. Hal ini membuat beberapa

karyawan kesulitan harus mengerjakan tugas seperti apa dan tidak memiliki

motivasi kerja pada awalnya. HRD menjelaskan bahwa hal tersebut dapat terjadi

karena belum ada prosedur penilaian wawancara secara tertulis, yang dapat

menunjukkan bahwa keputusan mereka didasari dengan penilaian yang absah.

Kebijakan prosedur seleksi dalam Legend Coffee belum dilakukan secara

tertulis dan masih dengan cara lisan yang disusun oleh HRD. Hal ini

menyebabkan adanya beberapa perangkapan tugas dalam pelaksanaan seleksi

yang satu dengan yang lainnya, karena tidak ada standar yang tegas dalam

prosedurnya. Setiap pelamar yang sudah lolos tahap seleksi wawancara akan

melakukan pelatihan selama satu minggu untuk dinilai kelayakannya dalam

bekerja di Legend Coffee. Setelah satu minggu karyawan tersebut dinyatakan

lolos, maka karyawan tersebut akan menekan surat perjanjian kontrak selama

tiga bulan. Begitu kontrak selesai keputusan untuk tetap memperpanjang ada

ditangan karyawan tersebut untuk tetap tinggal atau menyelesaikan masa

kerjanya di Legend Coffee.

Evaluasi dari proses seleksi biasanya akan dijadikan satu dengan proses

rekrutmen karyawan dalam bentuk rapat bersama yang dipimpin oleh HRD.

Evaluasi tersebut dilakukan secara rutin karena Legend Coffee menghadapi


76

persoalan perputaran karyawan kontrak yang terbilang tinggi membuat proses

rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee sering kali dilakukan. Pada

penulusuran peneliti sebagai auditor, HRD belum melakukan pencatatan

perputaran karyawan yang tinggi dan rendah pada divisi apa sehingga

pendalaman analisis dalam menyusun kriteria masih belum maksimal dilakukan.

Berdasarkan hasil pelaksanaan audit operasional pada program audit

seleksi karyawan, peneliti telah memperoleh temuan/bukti audit yang dapat

mendukung diberikannya rekomendasi atau perbaikan untuk kegiatan seleksi

karyawan di Legend Coffee. Hal ini diperkuat dengan wawancara yang

dilakukan bersama beberapa karyawan, sebagai bentuk konfirmasi atas checklist

yang telah dilakukan bersama dengan HRD. Berikut temuan audit yang telah

dirangkum oleh penulis pada program audit seleksi karyawan:

a. Temuan

1) Perusahaan belum memiliki standard operating procedure (SOP)

secara tertulis yang dapat mengatur kegiatan seleksi karyawan.

2) Terdapat pelamar yang sudah dinyatakan lolos tahap seleksi

wawancara, namun saat training mengundurkan diri secara tiba-tiba.

3) Terdapat karyawan yang sudah dinyatakan lolos tahap wawancara dan

pelatihan, namun resign secara mendadak walaupun sudah

menandatangani perjanjian kontrak kerja tanpa alasan yang jelas.

4) Penempatan SDM tidak sesuai dengan apa yang pelamar ajukan saat

rekrutmen.

b. Kriteria


77

1) Terdapat standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang

mengatur dengan tegas prosedur seleksi karyawan.

2) Pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara wajib mengikuti seluruh

rangkaian prosedur training yang dilaksanakan selama 1 minggu.

3) Surat kontrak kerja bermaterai dan legal, yang memiliki ketegasan dan

wewenang dalam memberikan konsekuensi bagi karyawan yang tidak

sesuai dengan perjanjian kontraknya.

4) Proses seleksi menyesuaikan dengan posisi yang diajukan pelamar,

kompetensi pelamar, dan dengan standar SDM perusahaan.

c. Penyebab

1) Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis

dianggap belum diperlukan karena tingkat kompleksitas proses seleksi

karyawan yang masih sederhana, sehingga prosedur secara lisan

dianggap sudah cukup.

2) Terdapat pelamar yang memasukan lamaran lebih dari satu tempat,

sehingga ketika ada tawaran dari tempat lain, mereka hanya menjadikan

training ini sebagai batu loncatan.

3) Tidak adanya konsekuensi yang tegas dan mengikat dari perjanjian

kontrak kerja karyawan.

4) Pemilihan karyawan dari proses seleksi wawancara diputuskan

berdasarkan professional judgement HRD.

d. Akibat


78

1) Perangkapan tugas yang dilakukan oleh HRD serta prosedur yang

cukup banyak dalam proses seleksi menyebabkan tingginya resiko

dalam pembagian tugas yang tidak merata dengan user bersangkutan.

2) Terjadi pemborosan waktu pada tahap seleksi yakni karyawan yang

hendak melakukan training selama 1 minggu harus dilakukan kembali.

3) Karyawan yang sudah menandatangani perjanjian kontrak akan dengan

mudah keluar, sehingga turnover karyawan kontrak menjadi tinggi.

4) Karyawan tidak bekerja dengan maksimal dan tidak dapat memberikan

kinerja terbaiknya, sehingga berakibat pengunduran diri.

e. Rekomendasi


tertulis atas kegiatan seleksi karyawan secara rinci dan jelas. Sehingga

tidak akan ada perangkapan tugas dan dapat meminimalkan kesalahan

tugas. Rekomendasi SOP dapat dilihat pada lampiran 2 halaman 97.

2) HRD mengalokasikan 1 pelamar tambahan yang lolos seleksi

wawancara dan mengikuti training, dari jumlah yang seharusnya

dibutuhkan pada divisi tersebut. Hal ini guna mengantisipasi pelamar

yang tiba-tiba keluar dan HRD tidak akan menghabiskan waktu untuk

tahap training kemudian.

3) Perusahaan membuat konsekuensi atau penalti yang terdokumentasi

dengan baik. Prihal konsekuensi, disesuaikan dengan peraturan yang

berlaku. Hal ini dilakukan agar pelamar yang sudah melakukan tanda

tangan perjanjian kontrak memahami dan mengikuti persyaratan


79

dengan baik. Sehingga dapat mengurangi angka turnover pegawai

kontrak. Rekomendasi dapat dilihat pada lampiran 4, halaman 99.

4) Pembuatan acuan standar penilaian hasil seleksi wawancara yang

terdokumentasi. Hal ini dilakukan agar hasil penilaian wawancara, serta

kompetensi yang dimiliki oleh pelamar memiliki acuan atau standar

penilaian yang pasti. Sehingga penempatan posisi atau jabatan seorang

pelamar benar-benar dilakukan atas penilaian yang absah. Dengan

demikian, berdasarkan penilaian yang ada, serta melakukan komunikasi

kedua belah pihak atas penempatan posisi yang tidak sesuai, dapat

didasari dengan alasan yang mendasar. Rekomendasi dapat dilihat pada

lampiran 5, halaman 100.

D. Pengembangan Laporan

Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam serangkaian audit operasional,

yakni melaporkan hasil audit yang berisi temuan-temuan pada saat proses audit

dilakukan. Bentuk laporan audit akan disusun dalam bentuk panjang, kemudian

akan ditujukan kepada pimpinan Legend Coffee. Tujuannya adalah untuk

membantu operasional pengadaan SDM dalam menentukan arah kebijakan dari

perusahaan, maka dari itu rekomendasi yang diberikan oleh peneliti bukan

menjadi keharusan untuk diterapkan oleh manajemen perusahaan, tetapi

sebagai salah satu cara atau masukan yang dapat dilakukan untuk mengatasi

persoalan yang ada.


80

Laporan audit dalam bentuk panjang akan menyajikan informasi latar

belakang, ruang lingkup audit, kesimpulan audit (berisi kondisi yang terjadi di

perusahaan, kriteria yang seharusnya pada perusahaan, sebab dan akibat) dan

rekomendasi yang penulis berikan sebagai auditor. Berikut laporan hasil audit

operasional fungsi rekrutmen dan seleksi kayawan:


81

Laporan Audit Operasional Fungsi Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Yogyakarta, 12 Januari 2021

Prihal: Laporan Hasil Audit Operasional Kepada Yth. Pimpinan Legend Coffee, Yogyakarta Saya telah melakukan audit atas fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee untuk periode November 2020 - Desember 2020. Audit operasional ini bertujuan untuk menemukan kelemahan atas aktivitas pengadaan SDM melalui proses rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee dan memberikan rekomendasi berupa perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama pelaksanaan audit operasional berlangsung. Melalui audit ini, diharapkan dapat menjadi salah satu pertimbangan dalam meningkatkan nilai tambah bagi operasional SDM di Legend Coffee.

Berdasarkan hasil audit, secara keseluruhan kegiatan fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan memiliki permasalahan mendasar seperti belum adanya standar operasional prosedur secara tertulis yang dapat menjadi acuan dalam aktivitas pengadaan SDM-nya, sehingga pelaksanaannya masih terdapat hal yang perlu diperbaiki agar ke depan, dapat mengurangi kelemahan yang terjadi dan mendapatkan SDM yang kualifikasinya terus meningkat.

Hasil audit operasional akan disajikan dalam bentuk laporan audit panjang

yang meliputi: Bab I : Informasi Latar Belakang Bab II : Ruang Lingkup Audit Bab III : Kesimpulan Audit Bab IV : Rekomendasi Dalam melakukan audit ini saya telah memperoleh banyak dukungan dan kerja sama dari berbagai pihak baik pemilik, HRD dan karyawan yang berhubungan selama pelaksanaan audit ini. Untuk itu, saya mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik.

Hormat saya,



82


Bab I Informasi Latar Belakang

Legend Coffee merupakan salah satu destinasi wisata kuliner di Yogyakarta yang sudah lama berdiri sejak 12 Oktober 2012 dan telah mengembangkan bisnis usahanya dari satu bangunan menjadi dua bangunan besar yang terletak di Jl. Abu Bakar Ali No.24-26, Kotabaru, Kec. Gondokusuman, Kota Yogyakarta. Pertama kali usaha ini dijalankan, bisnis ini memiliki konsep Games Coffee & Community Coffee sebagai identitas atau pembeda dari cafe lain yang menyediakan produk berupa makanan dan minuman beraneka macam. Cafe yang memiliki keunikan ini menciptakan suasana “Feels like home” dimana pengunjung diperbolehkan untuk berlama-lama menikmati suasana di cafe.

Tujuan pemilik tetap bertahan hingga sekarang ini adalah untuk menjadi tempat kuliner yang dapat mengumpulkan pengunjung dari segala penjuru, dimana target konsumen dari anak muda, keluarga, hingga karyawan kantor dimanjakan dengan fasilitas dan pelayanan yang disediakan oleh Legend Coffee. Maka dari itu, Legend Coffee membutuhkan SDM yang tangguh dan kompeten sesuai bidangnya, agar pelayanan yang diberikan dapat memuaskan dan memberikan kesan kepada pengunjung yang datang.

Audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee dilakukan dengan tujuan peninjauan kembali atas aktivitas yang dilakukan oleh manajemen, apakah pelaksanaan operasi pengadaan SDM sudah berjalan dengan baik atau belum berdasarkan checklist yang disusun oleh penulis. Dengan demikian, rekomendasi yang diberikan dapat menjadi perbaikan dalam aktivitas pengadaan SDM dan Legend Coffee tetap bertahan menjadi UMKM yang unggul dan tangguh dengan memiliki SDM yang berkualifikasi sesuai standar yang ditetapkan perusahaan.


83


Bab II Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit operasional ini adalah aktivitas pengadaan SDM dari fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan periode November - Desember 2020. Audit operasional ini hanya mencakup dua program audit yaitu rekrutmen karyawan dan seleksi karyawan.


84


Bab III Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama melakukan audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan pada Legend Coffee, maka kesimpulan yang dapat saya berikan adalah sebagai berikut: Temuan :

A. Audit pada fungsi rekrutmen karyawan

1. Perusahaan belum memiliki standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang dapat mengatur kegiatan pengadaan SDM yakni rekrutmen karyawan.

2. Persyaratan atau kriteria yang dicantumkan dalam informasi lowongan masih sangat umum dan tidak spesifik.

3. Media publikasi tidak dievaluasi secara satu persatu.

B. Audit pada fungsi seleksi karyawan

1. Perusahaan belum memiliki standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang dapat mengatur kegiatan seleksi karyawan.

2. Terdapat pelamar yang sudah dinyatakan lolos tahap seleksi wawancara, namun saat pelatihan mengundurkan diri secara tiba-tiba.

3. Terdapat karyawan yang sudah dinyatakan lolos tahap wawancara dan pelatihan, namun resign secara mendadak walaupun sudah menandatangani perjanjian kontrak kerja tanpa alasan yang jelas.

4. Penempatan SDM tidak sesuai dengan apa yang pelamar ajukan saat rekrutmen.

Kriteria : A. Audit pada fungsi rekrutmen karyawan

1. Terdapat standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang mengatur dengan tegas prosedur pengadaan SDM yakni kegiatan rekrutmen karyawan.

2. Persyaratan atau kriteria yang dicantumkan pada informasi lowongan tertulis secara jelas dan spesifik untuk memudahkan calon pelamar.

3. Media sebagai alat publikasi dilakukan evaluasi satu persatu.


1. Terdapat standard operating procedure (SOP) secara tertulis yang mengatur dengan tegas prosedur seleksi karyawan.


85

2. Pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara wajib mengikuti seluruh rangkaian prosedur training selama 1 minggu.

3. Surat kontrak kerja bermaterai dan legal yang memiliki ketegasan dan wewenang dalam memberikan konsekuensi bagi karyawan yang tidak sesuai dengan perjanjian kontraknya.

4. Proses seleksi menyesuaikan dengan apa yang pelamar ajukan, kompetensi pelamar, dan dengan standar SDM perusahaan.

Penyebab : A. Audit pada fungsi rekrutmen karyawan

1. Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis dianggap belum diperlukan karena tingkat kompleksitas proses rekrutmen yang masih sederhana, sehingga prosedur secara lisan dianggap sudah cukup.

2. Dalam satu info lowongan pekerjaan, terdapat banyak divisi yang dibutuhkan, sehingga informasi mengenai persyaratan dan kriteria dijadikan satu kualifikasi yang bersifat umum dan tidak spesifik dengan masing-masing divisi.

3. HRD mengandalkan jumlah pelamar yang masuk dibandingkan menilai keefektifan masing-masing media dalam menjangkau pelamar yang masuk.


1. Pembuatan standard operating procedure (SOP) secara tertulis dianggap belum diperlukan karena tingkat kompleksitas proses seleksi karyawan yang masih sederhana, sehingga prosedur secara lisan dianggap sudah cukup.

2. Terdapat pelamar yang memasukan lamaran lebih dari satu tempat, sehingga ketika ada tawaran dari tempat lain, mereka hanya menjadikan training ini sebagai batu loncatan.

3. Tidak adanya konsekuensi yang tegas dan mengikat dari perjanjian kontrak kerja karyawan.

4. Pemilihan karyawan dari proses seleksi wawancara diputuskan berdasarkan professional judgement HRD.

Akibat :

A. Audit pada fungsi rekrutmen karyawan


86

1. Perangkapan tugas yang dilakukan oleh HRD serta prosedur yang cukup banyak dalam rekrutmen karyawan menyebabkan tingginya resiko dalam pembagian tugas yang tidak merata dengan user bersangkutan.

2. Banyak pelamar yang mendaftar namun tidak sesuai dengan standar kualifikasi SDM perusahaan pada divisi yang dibutuhkan.

3. Pemborosan biaya rekrutmen yang dibutuhkan


1. Perangkapan tugas yang dilakukan oleh HRD serta prosedur yang cukup banyak dalam proses seleksi karyawan menyebabkan tingginya resiko dalam pembagian tugas yang tidak merata dengan user bersangkutan.

2. Terjadi pemborosan waktu pada tahap seleksi karyawan yakni karyawan yang hendak melakukan training selama 1 minggu harus dilakukan kembali.

3. Karyawan yang sudah menandatangani perjanjian kontrak akan dengan mudah keluar, sehingga turnover karyawan (khususnya kontrak) menjadi tinggi.

4. Karyawan tidak bekerja dengan maksimal dan tidak dapat memberikan kinerja terbaiknya, sehingga berakibat pengunduran diri.


87


Bab IV Rekomendasi

Berdasarkan kelemahan-kelemahan yang didapatkan pada proses audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan, berikut adalah rekomendasi yang diberikan dengan tujuan perbaikan atas aktivitas pengadaan SDM di Legend Coffee untuk dapat diimplementasikan.

A. Fungsi Rekrutmen Karyawan

1. Perusahaan sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP) tertulis atas proses rekrutmen secara rinci dan jelas. Sehingga tidak akan ada perangkapan tugas dan dapat meminimalkan kesalahan tugas.

2. Perusahaan sebaiknya mencantumkan dengan spesifik dan tegas mengenai persyaratan atau kriteria suatu divisi pada informasi lowongan. Sehingga, akan memudahkan HRD yang melakukan tahap seleksi administrasi sesuai dengan standar SDM perusahaan. Jika memungkinkan ada banyak divisi yang dibutuhkan pada satu informasi lowongan pekerjaan, maka kriteria yang dicantumkan dapat disusun dalam barcode atau link yang akan dihubungkan langsung dengan file kriteria sesuai dengan divisi yang dibutuhkan.

3. Evaluasi secara berkala dilakukan pada media publikasi lowongan pekerjaan. Hal ini dilakukan agar mengetahui kinerja yang dihasilkan dari masing-masing media dan dapat menghemat biaya rekrutmen yang dibutuhkan jika media publikasi tersebut kurang baik dalam menjangkau pelamar.

B. Fungsi Seleksi Karyawan

1. Perusahaan sebaiknya membuat standard operating procedure (SOP) tertulis atas proses seleksi karyawan secara rinci dan jelas. Sehingga tidak akan ada perangkapan tugas dan dapat meminimalkan kesalahan tugas.

2. HRD mengalokasikan 1 pelamar tambahan yang lolos seleksi wawancara dan mengikuti training, dari jumlah yang seharusnya dibutuhkan pada divisi tersebut. Hal ini akan mengantisipasi pelamar yang tiba-tiba keluar dan HRD tidak akan menghabiskan waktu untuk tahap training kemudian.

3. Perusahaan membuat konsekuensi atau penalti yang terdokumentasi dengan baik. Prihal konsekuensi, disesuaikan dengan peraturan yang


88

berlaku. Hal ini dilakukan agar pelamar yang sudah melakukan tanda tangan perjanjian kontrak memahami dan mengikuti persyaratan dengan baik. Sehingga dapat mengurangi angka turnover pegawai kontrak.

4. Pembuatan acuan standar penilaian hasil seleksi wawancara yang terdokumentasi. Hal ini dilakukan agar hasil penilaian wawancara, serta kompetensi yang dimiliki oleh pelamar memiliki acuan atau standar penilaian yang pasti. Sehingga penempatan posisi atau jabatan seorang pelamar benar-benar dilakukan atas penilaian yang absah. Dengan demikian, berdasarkan penilaian yang ada, serta melakukan komunikasi kedua belah pihak atas penempatan posisi yang tidak sesuai, dapat didasari dengan alasan yang mendasar.

Rekomendasi diberikan atas dasar usulan peneliti sebagai auditor. Selanjutnya, keputusan untuk menindaklanjuti rekomendasi atas kelemahan-kelemahan dalam aktivitas pengadaan SDM, dari kegiatan rekrutmen hingga seleksi karyawan adalah sepenuhnya kewenangan pihak manajemen Legend Coffee.


89

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil audit operasional fungsi rekrutmen dan karyawan di

Legend Coffee, penulis sebagai auditor dapat menarik kesimpulan bahwa

pelaksanaan aktivitas pengadaan SDM dari fungsi rekrutmen karyawan hingga

fungsi seleksi karyawannya sudah berjalan dengan baik. Manajemen telah

menganalisis faktor-faktor yang dijadikan sebagai bahan untuk rekrutmen dan

telah melaksanakan rekurtmen secara terbuka tanpa diskriminasi. Selain itu

pada fungsi seleksi karyawan, manajemen telah mempersiapkan hal-hal

persiapan seleksi seperti daftar pertanyaan wawancara, pembagian wawancara,

hingga dilakukan evaluasi sebagai bahan perbaikan kedepannya.

Aktivitas pengadaan SDM secara keseluruhan dari fungsi rekrutmen

hingga seleksi karyawan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur checklist

yang disusun oleh peneliti. Penyusunan checklist menyesuaikan dengan

kondisi yang ada di Legend Coffee, walaupun masih terdapat kelemahan-

kelemahaan yang perlu ditindaklanjuti oleh pihak manajemen.

Kelemahan secara umum disebabkan karena belum adanya standard

operating procedure (SOP) secara tertulis, untuk mengatur fungsi rekrutmen

dan seleksi karyawan dalam aktivitas pengadaan SDM-nya. Selain itu,

kelemahan pada fungsi rekrutmen adalah informasi kualifikasi pada lowongan

tidak spesifik terhadap kriteria yang dibutuhkan masing-masing divisi, serta

media publikasi yang digunakan belum dilakukan evaluasi untuk menilai


90

keefektifan dalam menjangkau pelamar yang mendaftar. Kelemahan pada

fungsi seleksi karyawan diidentifikasi karena ada beberapa hal seperti;

perusahaan belum merencanakan hal apa yang dilakukan apabila terdapat

pengunduran diri karyawan pada proses training. Kelemahan lainnya, belum

adanya sanksi yang mengikat bagi pelamar yang melanggar perjanjian kontrak

kerja, serta penilaian hasil seleksi wawancara hanya berdasarkan professional

judgement HRD dan belum ada kriteria penilaian hasil wawancaranya. Dengan

demikian harus segera dilakukan tindak lanjut sebagai perbaikan kedepannya.

Kelemahan-kelemahaan ini dikhawatirkan dapat mengganggu aktivitas

pengadaan SDM yakni rekrutmen dan seleksi karyawan di Legend Coffee.

B. Keterbatasan Penelitian

Selama proses audit operasional fungsi rekrutmen dan seleksi karyawan

dilaksanakan, terdapat keterbatasan dimana peneliti hanya melakukan

penelitian pada fungsi rekrutmen dan seleksi saja, tidak mencangkup semua

fungsi SDM yang ada karena keterbatasan fungsi SDM yang ada pada objek

penelitian.

C. Saran

Berikut ini merupakan saran yang dapat penulis berikan untuk

memberikan perbaikan kedepannya:

1. Bagi Legend Coffee


tertulis secara rinci atas kegiatan pengadaan SDM, dari proses

rekrutmen hingga seleksi karyawan.


91

2) Persyaratan dan kualifikasi pada info lowongan pekerjaan disusun

secara spesifik dan jelas sehingga kriteria yang dibutuhkan sesuai

dengan divisi yang dibutuhkan.

3) Melakukan evaluasi secara berkala pada media publikasi lowongan

pekerjaan, agar tidak semua media publikasi tetap digunakan melainkan

dilihat yang paling efektif sehingga mencegah pemborosan.

4) HRD melakukan perencanaan seperti mengalokasikan 1 pelamar

tambahan dari jumlah yang seharusnya dibutuhkan pada suatu divisi,

untuk melaksanakan tahap training, sehingga mencegah proses training

dilakukan berulang jika ada satu karyawan yang mengundurkan diri.

5) Perusahaan membuat konsekuensi atau penalti yang terdokumentasi

dengan baik. Prihal konsekuensi, disesuaikan dengan peraturan yang

berlaku.

6) HRD membuat acuan standar penilaian hasil seleksi wawancara yang

terdokumentasi dengan baik.

2. Bagi Penelitian Selanjutnya

Penelitian selanjutnya diharapkan untuk melaksanakan audit

operasional pada seluruh fungsi SDM yang ada, disesuaikan dengan objek

penelitian dan kajian pustaka yang digunakan dalam melaksanakan

penelitian audit operasional pada fungsi SDM.


92

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, S. 2017. Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik (ed. 5). jakarta: Salemba Empat.

-----------, & Hoesada, J. 2012. Bunga Rampai Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Agung, A. P. 2012. Metodologi Penelitian Bisnis. UB Press.

Akhma, F. A., & Ardini, L. 2017. Audit Operasional untuk Mengevaluasi Efektivitas Sumber Daya Manusia di CV Jaya Sentosa. Jurnal Ilmu dan Riset Akuntansi, 2-14.

Andayani, W. 2008. Audit Internal. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

Arens, A. A., Rendal, E. J., & Mark, B. S. 2009. Auditing and Assurance Services an Integrated Approach (ed. 13). Pearson Prentice Hall.

Arikunto, S. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: PT Asdi Mahasatya.

-------. 2013. Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta

Armstrong, M. 1990. Manajemen Sumber Daya Manusia (Seri Pedoman Manajemen). Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Bayangkara, I. 2016. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat.

Boynton, W. C., Johnson, R. N., & Kell, W. G. 2002. Modern Auditing, Edisi ketujuh. (Y. Sumiharti, Ed., P. A. Rajoe, G. Gania, & I. S. Budi, Trans.) Erlangga.

Chambers-Essential English Dictionary. 1995. Chambers Harrap Publishers Ltd.

Dessler, G. 2015. Manajemen Sumber Daya Manusia (14 ed.). (D. Angelica, Trans.) Jakarta: Salemba Empat.

Gomes, F. C. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Andi.

Gunawan, I. 2013. Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Halim, A. 2008. Auditing Dasar-Dasar Audit Laporan Keuangan. Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Hery. 2019. Auditing Dasar-Dasar Pemeriksaan Akuntansi. Jakarta: PT Grasindo.

Kumaat, V. G. 2011. Internal Audit. Jakarta: Erlangga.

Mello, J.A. 2015. Strategic Human Resource Management, Stanford, Calif.: Cengage Learning.


93

Manullang, M., & Manullang, M. 2001. Manajemen Personalia. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Martoyo, S. 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia (Keempat ed.). BPFE-Yogyakarta.

Marwansyah. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta.

Mathis, Robert I, Jackson John H. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat.

Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., & Wright, P. M. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Wijaya, Trans.) Jakarta Selatan: Salemba Empat.

Panduan Penulisan Skripsi Program Studi Akuntansi. 2020. Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.

Rahayu, S. K., & Suhayati, E. 2010. Auditing Konsep Dasar dan Pedoman Pemeriksaan Akuntan Publik. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Riduwan. 2013. Skala Pengukuran Variabel-Variabel Penelitian. Bandung: Alfabet.

Sawyer, Lawrence B. 2005. Audit Internal Sawyer. Jakarta: Salemba Empat.

Siagian, S. P. 1997. Audit Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara.

---------------. 2004. Audit Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara.

Sirait, J. T. 2006. Memahami Aspek-Aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. Jakarta: PT Grasindo.

Siregar, S. 2014. Statistika Deskriptif. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada.

Sofyandi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sujanto, A. 2009. Rekrutmen dan Seleksi Berbasis Kompetensi: Tantangan Dalam Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Kerja Pada Knowledge Society. Jurnal AMIK JTS.

Swasto, B. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Malang: UB Press.

Tambun, R. 2020. Auditing. PT Rel Karir Pembelajar.

Tuanakotta, T. M. 2013. Audit Berbasis ISA, International Standards on Auditing. Jakarta: Salemba Empat.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah.

Warsono, S., Sagaro, E. M., Ridha, A., & Darmawan, A. 2010. AKUNTANSI UMKM. PENERBIT BUKU AKUNTANSI.


94

Wiroko, E. P. 2017. Tantangan Strategi Rekrutmen di Indonesia. Jurnal Ilmiah Psikologi, 193.

Yullyanti, E. 2009. Analisis Proses Rekrutmen dan Seleksi pada Kinerja Pegawai. Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi, 132.


95

LAMPIRAN


96

Lampiran 1 - Informasi Lowongan Pekerjaan Legend Coffee


97

Lampiran 2 - Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)

Rekrutmen Karyawan

No Keterangan

1 Melakukan pelaporan kepada HRD apabila suatu divisi membutuhkan karyawan.

2 Menanggapi laporan usulan penambahan karyawan oleh HRD kepada manajer bagian.

3 HRD melakukan persetujuan kepada manajer bagian atas usulan penambahan karyawan.

4 Manajer bagian memberikan analisis kualifikasi yang dibutuhkan pada divisinya.

5 Pembuatan file dan atau poster informasi lowongan pekerjaan oleh HRD.

6 Penurunan dana yang dilakukan oleh HRD kepada bagian atau staff keuangan.

7 Melakukan publikasi informasi lowongan pekerjaan sesuai dengan media publikasi yang digunakan.

8 Pembuatan jadwal seleksi wawancara hingga training yang disusun oleh HRD bersama manajer bagian.

9 Jadwal seleksi wawancara diumumkan hari terakhir saat penutupan pendaftaran rekrutmen.

10 Menghubungi pelamar yang lolos seleksi adminstrasi.

Seleksi Karyawan

11 Persiapan daftar pertanyaan wawancara untuk proses seleksi wawancara.

12 Melakukan seleksi wawancara yang dilakukan oleh HRD bersama manajer bagian

13 Apabila manajer bagian berhalangan untuk hadir dalam seleksi wawancara, maka manajer bagian akan menunjuk staff dan bertanggung jawab untuk mengikuti seleksi wawancara.

14 HRD melakukan wawancara yang berhubungan dengan kepribadian pelamar.

15 Manajer bagian atau staff melakukan wawancara yang berhubungan dengan teknis divisi yang dibutuhkan.

16 Melakukan penilaian dan pembuatan keputusan dalam kurun waktu paling lama 2 minggu.


98

Lanjutan Lampiran 2 - Rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP)


17 Membuat daftar pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara

18 Menghubungi pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara.

19 Pengumuman jadwal training yang dilaksanakan selama 1 minggu, dilakukan pada saat menghubungi pelamar yang lolos tahap seleksi wawancara.

20 Pembuatan presensi karyawan yang mengikuti training oleh HRD

21 Pemantauan karyawan tahap training yang dilakukan oleh HRD dan user.

22 Pengumuman karyawan yang lolos pada masa training oleh HRD berdasarkan pertimbangan manajer bagian sesudah 1 minggu masa training.

23 Melakukan tanda tangan perjanjian kontrak bermaterai.

24 Penilaian secara berkala oleh HRD dan manajer bagian divisi yang bersangkutan.


99

Lampiran 3 - Rekomendasi Sanksi Pelanggaran Perjanjian Kontrak

Sanksi Pelanggaran

Apabila saya melanggar perjanjian kontrak kerja yang akan saya tanda

tangani di bawah ini, saya bersedia menerima sanksi berupa:

1. Membayar penalti sejumlah nominal upah selama satu bulan dikalikan

dengan sisa masa kerja, terhitung dari tanggal saya mengundurkan diri

sampai batas masa kontrak saya berlangsung.

2. Penahanan Kartu Identitas Diri (KTP) atau SIM selama 1 bulan terhitung

dari tanggal saya mengundurkan diri.

3. Mengembalikan semua barang yang dipinjamkan oleh perusahaan kepada

karyawan dalam waktu selambat-lambatnya 1 minggu setelah resmi

mengundurkan diri.

Demikian surat perjanjian kontrak kerja ini dibuat. Saya memahami dengan

baik segala tugas, persyaratan dan sanksi yang akan diberikan kepada saya apabila

saya melanggar perjanjian kontrak terlampir.

Dengan Hormat, Yogyakarta, (materai 10.000) Yang bersangkutan



100

Lampiran 4 - Rekomendasi Acuan Standar Penilaian Karyawan

FORM PENILAIAN HASIL WAWANCARA

Nama : ............................... Usia : .......................................... Pendidikan : ............................... Posisi : ..........................................

PENILAIAN DESKRIPSI Nilai

Wawancara Pertama 1 2 3 4 5

Pendidikan Formal Tingkat pendidikan formal yang dapat menunjang posisi yang dilamar.

Pengalaman Kerja Kemampuan bekerja yang pernah ditangani dalam pekerjaan sebelumnya dengan pekerjaan yang dilamar.

Pengetahuan Umum Tingkat pengetahuan mengenai perusahaan.

Motivasi Kerja Hal-hal relevan dengan bidang yang diminati untuk membuat mereka semangat dalam bekerja.

Kerjasama Tim Kemampuan komunikasi dan mudah adaptasi dengan lingkungan pekerjaan

Etika Sikap sopan santun, gesture dalam bertutur kata dan perilaku.

Penampilan dan Energi

Cara berpakaian, kerapihan, keadaan fisik secara umum.

Keterangan: 1. Tidak Baik 3. Cukup Baik 5. Baik Sekali 2. Kurang Baik 4. Baik Kesimpulan dan Saran: Disarankan Dipertimbangkan Tidak Disarankan

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

Yogyakarta,

HRD


101

Lanjutan Lampiran 4 - Rekomendasi Acuan Standar Penilaian Karyawan

FORM PENILAIAN HASIL WAWANCARA

Nama : ............................... Usia : ..........................................

Pendidikan : ............................... Posisi : ..........................................

PENILAIAN DESKRIPSI Nilai

Wawancara Kedua 1 2 3 4 5

Pengetahuan Teknis Pengetahuan praktik yang dikuasai dengan posisi yang dilamar

Keterampilan Teknis Kemampuan melaksanakan dan mengatasi masalah pada posisi yang dilamar.

Produktivitas Kemampuan dalam memaksimalkan waktu

Komunikasi Kemampuan komunikasi agar mencegah bias

Kepekaan Ketanggapan akan tugas dan gotong royong dalam tim

Keterangan: 1. Tidak Baik 3. Cukup Baik 5. Baik Sekali 2. Kurang Baik 4. Baik Kesimpulan dan Saran: Disarankan Dipertimbangkan Tidak Disarankan

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

Yogyakarta,

Manajer Divisi

Sumber: Dessler (2015), Legend Coffee.


102

Lampiran 5 - Tabel Internal Control Questionnaries (ICQ)

Nomer Internal Control Questionnaire dan

Langkah-langkah Kerja

Jawaban ICQ



1.

Internal Control Questionnaire: Perencanaan Rekrutmen Karyawan: Tujuan Review dan Pengujian pengendalian manajemen: menilai sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan rekrutmen karyawan.

a. Kebijakan perusahaan dalam meningkatkan aktivitas pelaksanaan Apakah kebijakan publikasi pada rekrutmen karyawan dilakukan revisi apabila kondisi yang dihadapi perusahaan berubah?

Catatan:

b. Penggunaan anggaran dalam pelaksanaan aktivitas Apakah alokasi anggaran dalam pelaksanaan rekrutmen karyawan dilakukan secara transparan?

Catatan:


103

Lanjutan Lampiran 5 - Tabel Internal Control Questionnaries (ICQ)

c. Penelaahan prosedur agar tidak duplikatif Apakah manajemen memiliki prosedur yang jelas atas pembagian dan pemisahan tugas yang dilakukan pada fungsi rekrutmen karyawan?

Catatan:

d. Kualifikasi karyawan dalam melaksanakan tugasnya Apakah karyawan yang melakukan penyusunan perencanaan rekrutmen memiliki latar belakang terhadap tugasnya?

Catatan:

2.

Internal Control Questionnaire: Perencanaan Seleksi Karyawan: Tujuan Review dan Pengujian pengendalian manajemen: menilai sistem pengendalian manajemen terkait perencanaan seleksi karyawan.

a. Antisipasi situasi yang dihadapi perusahaan Apakah manajemen memiliki cadangan perencanaan bila dalam proses seleksi tidak menemukan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan?

Catatan:


104

Lanjutan Lampiran 5 - Tabel Internal Control Questionnaries (ICQ)

b. Kebijakan perusahaan dalam meningkatkan aktivitas pelaksanaan Apakah kebijakan pelaksanaan seleksi karyawan dilakukan revisi apabila kondisi yang dihadapi perusahaan berubah?

Catatan:

c. Penelaahan prosedur agar tidak duplikatif Apakah manajemen memiliki prosedur yang jelas atas pembagian dan pemisahan tugas yang dilakukan pada fungsi seleksi karyawan?

Catatan:

d. Perencanaan user pada proses wawancara Apakah manajer bagian memiliki penilaian faktor organisasional dan lingkungan, yang harus dimiliki oleh seorang karyawan yang melamar pada divisi bersangkutan?

Catatan:

e. Meminimalisir kesalahan dalam pemilihan karyawan baru Apakah HRD melakukan seleksi dengan manajer bagian yang membutuhkan karyawan pada lowongan tersebut?

Catatan:

Sumber: Bayangkara (2016: 51), Sawyer (2005: 77-81)


105

Lampiran 6 - Checklist Program Audit Rekrutmen Karyawan

Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: Desember 2020

Program yang di audit: Rekrutmen Karyawan

No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1. Apakah perusahaan memiliki kebijakan rekrutmen secara tertulis?

2.

Apakah manajer telah menganalisis sebaik mungkin faktor-faktor organisasional dalam pelaksanaan aktivitas rekrutmen?

3.

Apakah manajer telah menganalisis sebaik mungkin faktor-faktor lingkungan dalam pelaksanaan aktivitas rekrutmen?

4.

Apakah info rekrutmen telah secara tegas menginformasikan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh calon tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan ?

5. Apakah proses rekrutmen dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan SDM di perusahaan?

6. Apakah rekrutmen telah memanfaatkan tenaga kerja yang paling tepat?

7. Apakah pelaksanaan rekrutmen diadakan secara terbuka?

8. Apakah rekrutmen telah memanfaatkan media rekrutmen yang paling tepat?

9. Apakah media dalam melakukan rekrutmen telah dievaluasi?


106

Lanjutan Lampiran 6 - Checklist Program Audit Rekrutmen Karyawan

Sumber: Bayangkara (2016: 125), Siagian (2004: 85), Wiroko (2017), Sujanto (2009).

10. Apakah proses rekrutmen dilakukan tanpa adanya unsur diskriminasi? (sara, asal, asal sekolah)

11. Apakah seluruh pelamar yang diterima memenuhi syarat dan ketentuan perusahaan?

12.

Apakah perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan lain yang mengisi kekosongan jabatan sebelum melakukan rekrutmen dari luar perusahaan?

13. Apakah rekomendasi pegawai dan formulir refrensi telah dipertimbangkan?

Diaudit Oleh: Aloisius Pandu Wicaksono

Tanggal:

Jumlah Jawaban Catatan :

Ya Tidak


107

Lampiran 7 - Checklist Program Audit Seleksi Karyawan

Nama Organisasi: Legend Coffee Periode Audit: Desember 2020

Program yang di audit: Seleksi Karyawan

No. Pertanyaan Ya Tidak Keterangan

1. Apakah perusahaan memiliki prosedur seleksi secara tertulis?

2. Apakah seleksi karyawan memberikan kesempatan yang sama bagi pelamar pekerjaan?

3. Apakah data yang diperoleh dari pelamar mewakili keseluruhan informasi pelamar?

4. Apakah pewawancara memahami persyaratan kerja yang tertera pada informasi lowongan dengan baik?

5.

Apakah selama proses seleksi pewawancara memiliki daftar pertanyaan wawancara yang sudah ditetapkan?

6. Apakah proses seleksi secara maksimal mendapatkan informasi latar belakang pelamar?

7. Apakah sudah dilakukan penyaringan awal pelamar-pelamar untuk menghemat aktivitas seleksi?

8.

Apakah HRD dan manajer bagian mengidentifikasi kriteria-kriteria yang dapat diamati dan memiliki hubungan dengan pekerjaan selama proses wawancara?

9. Apakah manajer bagian telah mengembangkan kriteria yang dapat diandalkan dalam melakukan seleksi?


108

Lanjutan Lampiran 7 - Checklist Program Audit Seleksi Karyawan

Sumber: Bayangkara (2016: 125), Sujanto (2009).

10. Apakah data-data selama proses seleksi diarsip?

11. Apakah data-data selama proses seleksi kemudian dievaluasi?

Diaudit Oleh: Aloisius Pandu Wicaksono

Tanggal:

Jumlah Jawaban Catatan :

Ya Tidak


109

Lampiran 8 - Daftar Pertanyaan Wawancara

Daftar Pertanyaan Wawancara

Head Manager

1. Apa nama usaha bisnis ini?

2. Dimana alamat bisnis ini berlangsung?

3. Jenis bisnis apa yang dilakukan?

4. Siapa yang mendirikan usaha bisnis ini?

5. Tahun berapa bisnis ini terbentuk?

6. Bagaimana perkembangan usaha pada bisnis ini?

7. Bagaimana struktur organisasi pada perusahaan ini?

8. Apa saja tugas dan tanggung jawab mereka?

Bagian SDM

1. Berapa jumlah SDM karyawan yang bekerja pada Legend Coffee (Tetap

dan Kontrak)?

2. Apakah ada file yang berkaitan dengan job description yang dilakukan oleh

karyawan masing-masing divisi?

Bagian SDM - Fungsi Rekrutmen Karyawan

1. Apakah perusahaan memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) fungsi

rekrutmen secara tertulis?

2. Bagaimana prosedur fungsi rekrutmen yang dilakukan oleh Legend Coffee

dalam melakukan rekrutmen karyawan?


110

Lanjutan Lampiran 8 - Daftar Pertanyaan Wawancara

3. Bagaimana sistem rekrutmen yang dilakukan oleh Legend Coffee?

4. Siapa saja yang berperan dalam proses rekrutmen karyawan?

5. Apa saja job description bagi mereka yang berperan dalam proses

rekrutmen karyawan?

6. Apakah ada ketentuan khusus dalam melaksanakan rekrutmen karyawan?

7. Apakah kendala terbesar yang pernah dihadapi pada proses rekrutmen

karyawan? (bisa dijelaskan ditahap apa dan bagaimana kendalanya)

8. Apakah manajemen sudah melakukan kontrol dan evaluasi dalam

melakukan prosedur rekrutmen karyawan? Jika sudah, bagaimana

perusahaan melakukan kontrol dan evaluasi tersebut?

Bagian SDM - Fungsi Seleksi Karyawan

1. Apakah perusahaan memiliki Standar Operasional Prosedur (SOP) fungsi

seleksi secara tertulis?

2. Apa saja metode seleksi karyawan yang digunakan?

3. Siapa saja yang berperan dalam proses seleksi karyawan?

4. Apa saja job description bagi mereka yang berperan dalam proses seleksi

karyawan?

5. Bagaimana prosedur fungsi seleksi yang dilakukan oleh Legend Coffee

dalam melakukan seleksi karyawan?

6. Apakah penjadwalan proses seleksi sudah direncanakan dengan baik?


111

Lanjutan Lampiran 8 - Daftar Pertanyaan Wawancara

7. Apakah ada standar khusus dalam daftar pertanyaan wawancara saat proses

seleksi?

8. Apakah ada persyaratan khusus yang harus dipenuhi ketika pelamar

dinyatakan sudah diterima? (Adakah jaminan yang harus dipenuhi pelamar)

9. Apakah ada pengendalian khusus ketika pelamar yang sudah diterima tetapi

tidak memberikan kepastian? Kegiatan kontrol apa yang dilakukan?

10. Apakah kendala terbesar yang pernah dihadapi pada proses seleksi

karyawan? (bisa dijelaskan ditahap apa dan bagaimana kendalanya)

11. Apakah manajemen sudah melakukan kontrol dan evaluasi dalam

melakukan prosedur seleksi karyawan? Jika sudah, bagaimana perusahaan

melakukan kontrol dan evaluasi tersebut?

Karyawan – Fungsi Rekrutmen

1. Apakah info lowongan pekerjaan pada Legend Coffee dapat diketahui

dengan mudah?

2. Apakah info lowongan pekerjaan berasal dari media yang dapat ditemukan?

3. Apakah kriteria SDM yang dibutuhkan pada informasi lowongan pekerjaan

mudah dipahami?

4. Apakah kriteria yang dicantumkan pada informasi lowongan pekerjaan

menunjukkan dengan jelas tugas pada bidang tersebut?

5. Apakah kriteria yang dicantumkan pada informasi lowongan pekerjaan

menunjukkan dengan jelas tanggung jawab pada bidang tersebut?


112

Lanjutan Lampiran 8 – Daftar Pertanyaan Wawancara

6. Apakah cara penyampaian lamaran tertulis pada informasi lowongan

pekerjaan?

7. Apakah design yang menarik dan infromasi yang jelas pada informasi

lowongan pekerjaan mempengaruhi anda untuk melamar di Legend Coffee?

Karyawan – Fungsi Seleksi

1. Apakah jadwal proses seleksi dapat disesuaikan dengan jadwal anda?

(fleksibel)

2. Apakah proses seleksi dilakukan tanpa adanya diskriminasi? (sara, asal, asal

sekolah)

3. Apakah pertanyaan wawancara relevan dengan bidang yang dibutuhkan

4. Apakah pewawancara memiliki kemampuan yang cukup selama proses

seleksi melalui wawancara?

5. Apakah penempatan jabatan sesuai dengan keahlian yang anda miliki?

6. Adakah peraturan yang mengikat setelah anda diterima tahap proses

seleksi? (Pemberian jaminan, kontrak)

7. Apakah anda diterima oleh perusahaan melalui proses seleksi perusahaan?


113

Lampiran 9 - Surat Pemberitahuan Selesai Penelitian


AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI …

Documents

Transcript of AUDIT OPERASIONAL FUNGSI REKRUTMEN DAN SELEKSI …