Alfresco manual
description
Transcript of Alfresco manual
1
2
สารบญ หนา
บทน า 1. Alfresco คออะไร………………………………………………………………….1 2. ฟเจอรของ Alfresco และประโยชนตอองคกร…………………………………………….2
3. องคประกอบของ Alfresco……………………………………………..………….3 4. การใชงาน Alfresco………………………………………………………………..3 การใชงานผานทางเวบไซต
4.1 การเขาสระบบ…………………………………………………..3 4.2 การสรางโฟลเดอร………………………………………………5 4.3 การอพโหลดไฟล……………………………………………….7
4.4 การดเอกสารใน Alfresco……………………………………….10 4.5 การกอปปขอมล…………………..…………………………….11
4.6 การยายขอมล……………………………………………………12 4.7 การลบขอมล…………………………………………………….13
5. การสราง site ใน Alfresco………………………………………………………….14 6. Workflow…………………………………………………………………………..19 7. การซงโครไนสคอมพวเตอรของรากบ Alfresco…………………………………...21 8. การใชงานผานทาง Net Drive ……………………………………………………..31
การตดตง Net Drive………………………………………………….31 การใช Netdrive กบ Alfresco………………………………………...34
9. การก าหนด Premission ใน Folder…………………………………………………38 10. การแกไขโปรไฟล Alfresco ……………………………………………………...39
3
1.Alfresco คออะไร?
Alfresco เปนโปรแกรมจดการขอมลในระดบ Enterprise ทสามารถใชไดบน Windows และ UNIX-like platform
ซอฟตแวร Alfresco LABS เปนเวอรชนซอฟตแวรฟรทถกออกแบบมาเพอการใชงานทตองการ ประสทธภาพในการขยายตวทเปนระบบสง เปนโปรแกรมทใชในการจดการเอกสาร ทจดเกบเอกสาร รวมถงการท าเวอรชนของเอกสาร ซงทจดเกบเอกสารสามารถเขาถงไดโดยใช CIFS/SMB FTP Webdav และCMIS ผใชงานสามารถท าการคนหาเอกสารใน Alfrescoโดยใช Lucene search มการสนบสนนภาษาตางๆ และสามารถท างานรวมกนกบ Microsoft Office และ OpenOffice อกทงยงสนบสนนการท าคลสเตอร โดยในป 2007 Alfresco ไดรบรางวลชนะเลศเปน Application Open Source ทดทสด (Best of Open Source Applications BOSSIE Award Winner จากหนงสอ InfoWorld) Alfresco ประกอบดวย สวนส าหรบจดเกบขอมล (Content Repository) และเปน framework ส าหรบ web portal Alfresco พฒนาโดยภาษาจาวา
1.1 Alfresco สามารถแบงออกไดทงหมด 4 กลม
1.1.1 Document Management จดการไฟลเอกสารใน work flow การท างานปกตของ user สามารถจดการสทธของผใชไดงาย จะก าหนดสทธเปนกลมหรอรายบคคลกได จะก าหนดสทธใหกบไฟล หรอโฟลเดอรกได และหากผใชไมมสทธเขาถงโฟลเดอรใด กจะมองไมเหนโฟลเดอรนน และทงหมดจดการงายๆ บน Web UI อกความงายของ Alfresco คอ ผใชทวไปไมจ าเปนตองยงกบการก าหนดคาบน Web UI เลย ผใชทวไปสามารถดไฟลบน Alfresco ไดโดยการ map drive และใชงานเหมอนไดรฟๆ หนงบนเครองตนเอง อกทง Alfresco ยงก าหนดการท า version ได หากมการแกไขไฟลๆ หนงหลายๆ ครง เราสามารถเรยกหาเวอรชนกอนหนาได อกทงหากมใครเผลอลบไฟลดงกลาว กสามารถเรยกกลบคนได และยงสามารถตามหาคนทแกไขไฟลดงกลาวไดอกดวย
Alfresco สามารถคนหาแบบ full-text search ได และสามารถคนหาไดทงภาษาองกฤษ และภาษาไทย แตส าหรบการคนหา full-text search ภาษาไทยนน ตองมการ config เพมเตม
ระบบ workflow เปนอกระบบหนงทก าลงไดรบความนยมในปจจบน Alfresco กสามารถก าหนด workflow ไดงายๆ ดวย Web UI โดยจะเปนการก าหนด workflow ใหกบเอกสารในองคกร เชน เอกสารเมอสรางเสรจ จะสงใหใครเปนคนตรวจ และผตรวจจะอนมต หรอจะปฏเสธเอกสารน หากปฏเสธเอกสารจะกลบไปหาผสราง หากอนมตเอกสารอาจจะถกแปลงเปน PDF และเผยแพรใหพนกงานทงองคกรพรอมทงสงอเมลแจงเตอนดวย ทงหมดนเราสามารถก าหนดไดดวยตวเราเอง
1.1.2 Records Management การจดเกบเอกสารส าคญและรกษาไวภายในระยะเวลาตามนโยบายหรอกฎหมาย เปนระบบทจะก าหนดระยะเวลาในการจดการเอกสาร เชน หากเอกสารมอายเกน 3 เดอน จะถกท าลาย ระบบนกสามารถจดการในสวนนได ระบบ Web Content Management จะเปนระบบ CMS ทเหมาะกบการจดการไฟล เชน เวบเกยวกบไฟลวดโอ เสยง หรอเอกสาร
4
1.1.3 Collaboration จดการไฟลเอกสารของโครงการ พรอมเครองมอเพอท างานรวมกน เปนฟเจอรทพงจะมไมนาน ใน Alfresco จะเรยกวา
Alfresco Share ซงจะเปนลกษณะของการสรางโครงการ โดยดงผเกยวของเขามา ซงแตละโครงการทสรางขนมาจะเรยกวา site ในแตละ site นนกมการก าหนดสทธของแตละคน มการเกบเอกสารทเกยวของกบ site ม wiki, blog และเครองมอตางๆ ทใชในการท างานรวมกน
1.1.4 Web Content Management จดการเนอหาทน าเสนอในรปเวบไซต
2. ฟเจอรของ Alfresco และประโยชนตอองคกร
Features Benefits สามารถเขาถงเหมอน ใชงาย ผใชไมตองเรยนรใหม เปน Network Drive Version Control สามารถดงเวอรชนเกาๆ กลบมาได โดยไมตองตงชอไฟลตามเวอรชนแลวมหลายๆ
ไฟลส าหรบเอกสารเดยวกนจนไมรวาลาสดเปนไฟลไหน Access Control admin สามารถก าหนดไดอยางงายดายวาใครควรจะเหนหรอแกไขขอมลไดแคไหน แม
ผใชกสามารถก าหนดสทธของไฟลของตวเองเพอท างานรวมกบผอนได Rules and Actions ท าใหสามารถก าหนดการท างานอตโนมตกบไฟลในแตละโฟลเดอรไดอยางงายดาย
เชนเพอใหเปนไปตาม policy Workflow ใชก าหนดเสนทางเดนของไฟลเอกสารในการท างานของพนกงานแตละหนาท เชน คน
หนงเขยน แลวสงใหอกคนหนง Review แลวสงใหอกคนหนง Publish Full-text Search ผใชสามารถคนหาขอความภาษาองกฤษภายในเอกสารทอย ในระบบ รวมทงสามารถ
คนหาแบบซบซอนในลกษณะเดยวกบ Google ได Thai Full-text Search ผใชสามารถคนหาขอความภาษาไทยภายในเอกสารทอยใน ระบบไดแบบเดยวกบภาษาองกฤษ
5 Record Management จดเกบเอกสารแตละประเภทอยางเหมาะสมในระยะเวลาตางๆ เพอใหเปนไปตาม
policy หรอกฎหมาย Integrate with Active เพอให Alfresco ท างานโดย authenticate ผใชจาก Active Directory or Zimbra Directory Directory หรอ Zimbra Directory
3. องคประกอบของ Alfresco Document Management (DM) จดการไฟลเอกสารใน work flow การท างานปกตของ user Share (collaboration) จดการไฟลเอกสารของโครงการ พรอมเครองมอเพอท างานรวมกน Record Management (RM) จดเกบเอกสารส าคญและรกษาไวภายในระยะเวลาตามนโยบายหรอกฎหมาย Web Content Management (WCM) จดการเนอหา
4. การใชงาน Alfresco 4.1 การเขาสระบบ
1. ท าการ Login เขาสระบบ โดยใช User Name: abuhasan <ใช password
6
2. คลกทปม Login จะปรากฏ หนาจอดงรป
3. คลกทปม Repository เพอเขาสหนาจอ ในการจดการ Content
4. จะปรากฏหนาจอ ดงรปดานลาง
7
5. ลกษณะการท างาน จะเหมอนกบ Windows Explorer ทราคนเคยกน ทางดานซายมอ จะเปน tree ในการ Browse Folder (Alfresco จะเรยก Folder วา Space)สวนทางดานขวามอจะแสดง Sub Folder หรอ Content ภายใน ของ Folder ทท าการเลอกอย
4.2 การสราง Folder ใน Alfresco
1. ทดลองสราง Folder โดยการ คลกท Repository Folder(ทางดานซายมอ) จากนนคลกทปม New Folder
2. จะปรากฏหนาจอขนมา ใหท าการ กรอกรายละเอยด ชอ Folder (อาจจะใสเปนชอองคกรของเรากได), Title, Description ดงรป
8
3.จากนนคลกทปม Save หนาจอจะปดไป พรอมกบ สราง Folder ดงรป
4.ใหท าการสราง Folder ภายใต ทดสอบการใชงาน Alfresco โดย คลกท ทดสอบการใชงาน Alfresco ทางดานซาย มอ จากนน คลกทปม New Folder
9
5.ท าตามขนตอนท 7 และ 8 โดยสราง Folder ชอ Accounting(แผนกบญช), Human Resource(แผนกบคคล), Consulting (แผนกทปรกษา) เมอสรางเสรจแลว จะไดตามรปดานลาง
4.3 การอพโหลดไฟล 1. ท าการน าเขา เอกสาร โดยคลกท Folder ทตองการเกบเอกสาร เชน ตองการเกบเอกสาร
ใน Folder ของ Accounting ให คลกท Folder Accounting (ทางดานซายหรอขวากได) จากนนคลกทปม Upload ดงรป
10
2. จะปรากฏหนาจอในการ Upload เอกสาร ดงรป ดานลาง
3. คลกทปม Select file(s) to upload จากนนเลอกไฟลทตองการน าเขาไปเกบใน Alfresco (สามารถเลอกไดมากกวา 1 ไฟล โดยการกดปม Ctrl คางไว) จากนนกดปม OK
4. คลกทปม Upload File(s) โปรแกรมจะท าการ Upload ไฟลไปเกบไวท Folder Accounting ใน Alfresco
11
5. เมอ Upload เสรจให คลกทปม OK
6. จะปรากฏหนาจอ ดงรปดานลาง
12
4.4 การดเอกสารใน Alfresco 1. คลกท ไฟลทตองการด
2. จากนนโปรแกรมจะท าการแสดงรายละเอยดของไฟลทเลอก ดงรป
3. เอกสารทสามารถดไดผานทาง Alfresco นน จะเปนพวก Image, PDF, Open Office
13
4.5 การ กอปปไฟลไปใสใน Folder อน 1. ไปทค าสง more จากนนคลกไปท Copy to ตามภาพดานลาง
2. จากนนกจะปรากฏหนาตางการเลอกโฟลเดอรเปาหมายทเราตองการกอปปไปดงรป
3. เมอเลอกโฟลเดอรทตองการท าการยายแลว จากนนใหกดทปม Copy จากภาพดานบน
14
4.6 การ ยายไฟลไปใสใน Folder อน 1.ไปทค าสง more จากนนคลกไปท Moveto ตามภาพดานลาง
2. จากนนกจะปรากฏหนาตางการเลอกโฟลเดอรเปาหมายทเราตองการยายไปดงรปเมอเลอกโฟลเดอรทตองการท าการยายแลว จากนนใหกดทปม Move จากภาพดานลาง
15
4.7 การ ลบไฟล 1.ไปทค าสง more จากนนคลกไปท Delete Document ตามภาพดานลาง
2. จากนนกจะปรากฏหนาตางการลบดงรป
3. จากนนใหกดทปม Delete จากภาพหรอไฟลทเราไดอพโหลด กจะถกลบออกไปจากโฟลเดอร
16
5. การสราง site ใน Alfresco Site ใน Alfresco คอ การใชงานเอกสารรวมกน และมการเคลอนยายบอยๆ ครง ในแตละ site สามารถท าการ invet เพอน
ทตองการใหเหนไฟล หรอการแกไขไฟลดงกลาวนไดอยทการตงคา ของผใชทไดท าการสราง site ไวเรยบรอยแลวฉะนนหากเปนเอกสารทตองมการแกไขบอย ๆ มการเปลยนปลยนหรอแกไขบอย ๆ แนะน าใช site
Repository ใน Alfresco คอ จะเปนเอกสารทางการ จะไมมการเคลอนไหวบอย ๆ เพราะการสรางหรอเคลอนยายเอกสารใน Repository มากไปจะเกดขอผดพลาดและจะท าใหยงยากในการหาเอกสารดงกลาว
5.1 วธการสราง Site ขนตอนท 1 การ สราง Site ใหมขนมา ดงรป
ขนตอนท 2 การตงชอ site ของเราขนมา ตวอยาง ดงรป
17
ขนตอนท 3 รอสกคร site ใหมกจะแสดงขน
ขนตอนท 4 พอสราง site เสรจสน จะแสดง ดงรป
18
ขนตอนท 5 การเพมเพอนใหสามารถเขามาดงานชนนได
ขนตอนท 6 การคนหาเพอนทจะท าการ invite จะแสดง ดงรป
19
ขนตอนท 7 เมอคนหาเพอนไดตามทตองการ กสามารถตงคาในการเขาใชสทธตามทคณตองการได
ขนตอนท 8 พอคณตงคาเสรจแลวในการใหสทธ เพอนทจะ invite แลวกท าการคลกทค าวา invite กเสรจสนการ invite จะแสดง ดงรป
20
ขนตอนท 9 พอท าการ invite เสรจสนกท าการ ทจะเลกไฟล หรอเพมไฟลงานมหลายวธใหเลอก เลอกวธใดกได
หลงจากทเลอกไฟลตามทตองการเรยบรอยแลว ไฟลตางๆ กจะอยใน site งานของเราตามโฟลเดอรทเราท าการ สราง Site ไว
21
6. Workflow ไฟลทอยใน Site และ ใน Repository สามารถท า workflow ในสวนนได ตวอยาง ผใชตองเลอกไฟลแนะน าใหเปนไฟลทอยใน site เพราะไฟลในนเหมาะส าหรบการท างานรวมกน
1.เลอกเมนทไฟล เลอก More -> Start Workflow 2.เลอก เมนตามทตองการ
22
3. จะปรากฎหนาตางดงน
4. ผใชงานเลอก และ ก าหนดการ Assignee งานใหกบใคร ตามตวอยาง
23
5. จากนนกดปม Start Workflow ซงระบบจะมการสงเมลลไปใหรบมอบหมายงาน ตวอยางจดหมายใน e-mail
ตวอยางจดหมายใน My Task
24
จากนนผใชทมอบหมายงาน จะไดรบงานซงแสดงรายละเอยดดงน
จากนนผใชทรบมอบหมายงาน สามารถโตงตอบพดคยกน ระหวางกนได หรอเมองานของคณเสรจเรยบรอยแลวสามารถสงไปใหอกฝายทเกยวของได ซงจะท าใหงาน เปนระบบตอไป
7. การซงโครไนสคอมพวเตอรของฉนกบ Alfresco กอนอนตองท าการตดตงโปรแกรมดงน
1.)โปรแกรม. NET Framework กอนท าการซงโครไนส โดยการไปดาวโหลดโปรแกรมทมชอวา Microsoft.Net เพอท าการตดตง
25
ขนตอนการตดตงมดงน ขนตอนท 1 หลงจากทไดท าการดบเบลคลกท๖วโปรแกรมตดตงแลว กจะปรากฏดงนดานลางน ใหตกถกตรงจดตามหมายเลข 1 และ
คลกปม Install ตามหมายเลขท 2 ตามภาพประกอบดานลาง
หลงจากทไดกดปม Install กจะปรากฏภาพดานลางน ใหรอจนกวาการตดตงจะเสรจสมบรณ
26 เมอท าการตดตงเสรจสนกจะมหนาตางใหมขนมา ใหเรากดทปม Finish ตามภาพประกอบดานลางน
2.)โปรแกรม การตดตง Cmis Sync กอนท าการซงโครไนส โดยการไปดาวโหลดโปรแกรมทมชอวา Microsoft.Net เพอท าการตดตง
ขนตอนการตดตงมดงน ขนตอนท 1 หลงจากทไดท าการดบเบลคลกทตวโปรแกรมตดตงแลว กจะปรากฏดงนดานลางน ใหคลกทปม Next ตามภาพดานลาง
27
ขนตอนท 2 ใหตกทชอง I accept the tems in the License Agreement จากนนกดทปม Next ตามภาพดานลาง
ขนตอนท 3 ใหท าการเลอกไดรทเราตองการใหจดเกบโปรแกรมทเราไดตดตงไวหลงจากนนใหกดปม Next เพอไปยงขนตอนตอไป ตามภาพดานลาง
28
ขนตอนท 4 ใหคลกทปม Install เพอท าการตดตงโปรแกรมลงในเครอง จากนนรอจนกวาการตดตงจะเสรจสนสมบรณ ดงภาพดานลาง
ขนตอนท 5 หลงจากไดตดตางเสรจเรยบรอยใหกดทปม Finish เปนอนวาเสรจสนการตดตงโปรแกรมดงภาพดานลาง
29
เมอท าการตดตง CmisSync เสรจสน การเชอมตอ ของโปรแกรมตองมการตดตง อกขนตอนหนงเพอท าการซงคโครไนสระหวางกนไดมขนตอนดงน
ขนตอนท 1 ท าการคลกท Start แลวกท าการเลอก ไฟล CmisSync
ขนตอนท 2 เมอเปดขนมากจะแสดงหนาตางดงรป ใหเราคลกท Continue
30
ขนตอนท 3 ขนตอนนโปรแกรมจะแสดงโฟลเดอรในเครองเราตามรปดานลาง ใหเราคลกทปม Continue
ขนตอนท 4 จากนนกจะขนหนาตางมาใหมใหคลกทปม Continue ตามภาพดานลาง
31
ขนตอนท 5 จากนนกจะขนหนาตางมาใหมใหขนตอนท 5 จากนนกจะขนหนาตางมาใหมใหคลกทปม Continue ตามภาพดานลาง
ขนตอนท 6 เปนการเสรจสนในการตดตง โดยการคลก Finish
32 ขนตอนการซงคโครไนส
ขนตอนท 1 ใหเรากรอกทอยของลงค โฟลเดอร และ User , Password เมอกรอกครบแลวใหเราคลก Continue
ขนตอนท 2 ขนตอนนเปนการ Add ขอมล ใหเราคลก Add กเปนการซงคโครไนสเรยบรอยแลว
33
7. การใชงานผานทาง Net Drive
กอนอนตองท าการตดตงโปรแกรมดงน 1.)โปรแกรม Net Drive กอนท าการใชงาน โดยการไปดาวโหลดโปรแกรมทมชอวา Net Drive เพอท าการตดตง
7.1 การตดตง Net Driveมดงน ขนตอนท 1 ใหดบเบลคลกทตวโปรแกรมทเราไดโหลดมาจากนนท าการคลกเลอกท Next ตามภาพดานลางตอไปน
34
ขนตอนท 2 ท าการคลก I agree เพอยอมรบการตดตง
ขนตอนท 3 ท าการคลก Intall กจะท าการตดตง
35
ขนตอนท 4 เมอโหลดเสรจ กท าการคลก Next ไปยงหนาตอไป
ขนตอนท 5 คลก Finish เปนการเสรจสนในการตดตง Netdrive
36
7.2 การใช Netdrive กบ Alfresco มดงน ขนตอนท 1 เปดโปรแกรมขนมาแลว ท าการก าหนดในชองตางๆ ทมใหมาในโปรแกรม ดงรป
ขนตอนท 2 เมอกรอกขอมลในชองเรยบรอยแลวท าการคลก Connect
37
ขนตอนท 3 ขนตอนนไดท าการ Connect กบ ไฟลของ Alfrescoแลว ดงรป
ขนตอนท 4 ขนตอนนคอการน าไฟลจากเครองเราลงส ไฟล Alfresco ไดเลย
38
ขนตอนท 5 ไฟลทเลอกไวไดลงใน ไฟล Alfresco เรยบรอยแลว จะแสดงดงน
ขนตอนท 6 ขนตอนนเปนการน าไฟลใน Alfresco ลงสในเครองของเรา เมอเสรจสนแลวไฟลกจะแสดงในเครองของเรา
39
ขนตอนท 7 เมอท าการอพไฟลและน าไฟลออกเสรจสน ขนตอนนเปนการ Disconnect
ขนตอนท 8 เมอคลกเลอก คลก Disconect แลว กแสดงขอความ ดงรปคลกเลอก OK และเปนการเสรจสนในกาออกจาก การเชอมตอกบ Alfresco
40
8. การก าหนด Premission ใน Folder
Permission ใน alfresco จะแบงเปน Read, Edit, Add, Delete นะครบ โดย alfresco จะก าหนดเปน Role ดงน คอ
Consumer สามารถอาน ไดอยางเดยว
Editor สามารถอานและแกไขเอกสารได
Contributor สามารถอานและเพมเอกสารได
Collaborator สามารถอาน แกไข และ เพมเอกสารได
Coordinator สามารถอาน แกไข เพมและลบเอกสารได ถาใหเขาใจงายกวานนกคอ
Consumer สามารถอาน Folder และ Content
Editor สทธของ Consumer + สทธในการแกไขเอกสาร
Contributor สทธของ Consumer + สทธในการเพมเอกสาร
Collaborator สทธของ Editor + สทธของ Contributor
Coordinator เตมทเลยครบ (รวมทงจดการ Permission ดวย)
Permission ของ Folder
Permission Consumer Contributor Editor Collaborator Coordinator อาน Content ใน Folder X X X X X อาน Folder Property X X X X X อาน Subspace X X X X X Copy X X X X X สราง Content ใน Folder - X - X X สราง Sub Folder - X - X X แกไข Folder Property - - X X X เพม/แกไข Folder Rules - - X X X ลบ Folder Rules - - - - X Cut Content/Sub Space - - - - X Delete Content/Sub Space - - - - X Check out content - - X X X Update Content - - X X X Take ownership - - - - X
41
10. การแกไขโปรไฟล Alfresco
การแกไขโปรไฟลสามารถท าการแกไขไดดงน ขนตอนท 1 ใหผใชเขาสหนาแรกของ Alfresco จากนนใหคลกท My Profile ตามภาพดานลาง
ขนตอนท 2 เมอท าการคลกเลอก My Profile แลว จากนนจะขนหนาตาง แลวใหคลกท Edit Profile ตามภาพดานลางน
42 ขนตอนท 3 หลงจากนนกสามารถกรอกขอมลและรายละเอยดทเราตองการแกไขหรอเปลยนแปลงไดตามตองการ
ขนตอนท 4 วธการอพโหลดรปโปรไฟล มดงน 1. กดปม Upload แลวเลอกรปตามทตองการ
43
2. เลอกรปเสรจแลว จะขนหนาตางดงน จากนนใหคลกท Upload File เปนอนเสรจในขนตอนการอพโหลดรปโปรไฟล ขนตอนท 5 ขนตอนสดทายใหกรอกขอมลทเราตองการใสเพมเตม จากนนกด Save Changes เปนอนเสรจสนการแกไขโปรไฟล ตามภาพดานลาง
*****************************************************