8/20/2019 Administrasi.doc

http://slidepdf.com/reader/full/administrasidoc 1/4

Administrasi

Administrasi

 Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi

merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di

dalam mencapai suatu tujuan. [sunting] Pengertian * Administrasi adalah prses yang pada umumnya terdapat pada

semua usaha kelmpk, pemerintah atau s!asta, sipil atau militer, besar atau kecil "#hite, $%&'(. * Administrasi

sebagai kegiatan kelmpk yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama ")imn, $%&'(. *

 Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan penga!asan usaha kelmpk indiidu guna

mencapai tujuan bersama "+e!man, $%-(. * Pengertian Administrasi dalam bahasa ndnesia ada / "dua( :

 Administrasi berasal dari bahasa 0elanda, 1Administratie2 yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti

sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantr "catat3mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya(.

4egiatan ini dalam bahasa nggris disebut : 5lerical !rks "67.)edjadi, $%'%(. Administrasi dalam arti luas,

berasal dari bahasa nggris 1Administratin2 , yaitu prses kerjasama antara dua rang atau lebih berdasarkan

rasinalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan ").P. )iagian, $%8-( 0erdasarkan hal

tersebut diatas, administrasi ialah prses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama3sama untuk mencapai

tujuan yang telah ditetapkan.

 Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya di!ujudkan melalui fungsi3

fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengrganisasian, pelaksanaan, dan penga!asan. 9adi

administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah rang3rang yang menyelenggarakan kerja. akakmbinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan leh rang3rang secara bersama3sama

"kerjasama( untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

PERANAN DAN TUGAS SEKRETARIS

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his

secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning,

telegraphing, filling and duplicating .’’Beamer, Hanna, Popham ( Ee!ti"e Se!retaria# Pra!tise(.

)ecara general peranan sekretaris menyangkut :

$. ;erhadap atasan :

• )umber dan filter infrmasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung ja!ab.

•  Assiten<tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktiitas perusahaan. ulai dari administratie sampai

human relatins.

• Perantara bagi pimpinan dan pihak3pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

•  Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide3ide.

• Se!ret Keeper <pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

8/20/2019 Administrasi.doc

http://slidepdf.com/reader/full/administrasidoc 2/4

• ediatr pimpinan dengan ba!ahan.

$. ;erhadap ba!ahan<karya!an :

• embantu memberikan mtiasi kepada karya!an lain.

• ediatr antara baha!an<karya!an dengan pimpinan.

• embantu<memfasilitasi ba!ahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

• emberikan rasa puas dan bangga kepada ba!ahan terhadap hasil kerja mereka.

;anggung 9a!ab tama

$. elaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantr untuk seluruh pega!ai, untuk

memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantr bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis

pekerjaan dan jabatan.

/. elaksanakan aktifitas renasi gedung kantr<kerja, untuk memastikan semua gedung kantr selalu siap

perasinal.

-. elaksanakan kegiatan surat3menyurat, dkumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan

administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karya!an.

>. embuat rencana dan mengealuasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas

target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan infrmasi kepada atasan.

&. embuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan ffice administratin, sebagai

rekmendasi pembuatan anggaran departemen ?eneral Affair.

. elaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantr, peralatan kantr, peralatan

kebersihan dan keamanan kantr serta layanan phtcpy dan penjilidan.

8. enga!asi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantr dan keamanan kantr.

TUGAS SEKRETARIS

@i banding dengan psisi lain, sekretaris termasuk karya!an yang memiliki multi tugas, di antaranya :

$. enurut !e!enangnya.

• ;ugas rutin. eliputi pengetikan, making call, menerima tamu, krespndenci, filling, surat menyurat.

• ;ugas instruksi. eliputi penyusunan jad!al perjalanan, making appintment, pengaturan keuangan,

persiapan dan penyelenggaraan rapat, arran$e s!hed%#e.

• ;ugas kreatif. eliputi pembuatan frmulir telepn, dkumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur

ruang kantr pimpinan.

$. enurut jenis tugasnya.

• ;ugas administrasi.perkantran. meliputi surat menyurat, pembuatan lapran, filling.

• ;ugas resepsinis. eliputi making call, melayani tamu, menyusul jad!al pertemuan pimpinan.

8/20/2019 Administrasi.doc

http://slidepdf.com/reader/full/administrasidoc 3/4

• ;ugas scial. eliputi mengatur rumah tangga kantr, mengirim ucapan selamat kepada relasi,

mempersiapkan respsi<jamuan.acara resmi kantr.

• ;ugas insidentil. eliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidat, presentasi, dan mempersiapkan

perjalanan dinas pimpinan.

TRAINING ADMINISTRASI PERKANTORAN:

Fungsi administrasi turut memegang andil dalam sukses perusahaan.

Oleh karena itu, staf administrasi bukan hanya dituntut untuk terampil

menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, namun juga perlu memiliki

sikap positif terhadap pekerjaan. Ia harus bisa merencanakan, mengor-

ganisir serta mengontrol seluruh pekerjaan dengan baik, agar seluruh

pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dant tepat. Dengan mengikuti

pelatihan ini, diharapkan peserta dapat lebih terampil dalam mengelola

administrasi kantor.

 Materi bahasan:

1. Ruang lingkup pekerjaan administrasi perkantoran.. Fungsi !dministrasi perkantoran dengan memperhatikan "R#

  Ringkas, Rapi, Resik, Ra$at, Rajin

%. !dministrasi personalia# administrasi rekrutmen, administrasi

  pelatihan, administrasi penggajian.

&. !dministrasi pembelian# surat menyurat dalam proses pembelian,

  pembuatan purchase order, $ork order.

". !dministrasi penjualan# pembuatan proposal, surat pena$aran,

  'uotation harga.

(. )anajemen arsip# sistem pemberkasan inde*, pola klasifiskasi,

  penemuan kembali, penyusutan arsip.

+. Operasionalisasi kantor# perancangan dan pengendalian formulir,  ekspedisi dan perjalanan dinas.

arget peserta# staf administrasi, sekretaris.

)etode training# embahasan konsep, diskusi kasus, latihan.

 MANAJEMEN PERKANTORAN

ukses usaha pada abad ke 1 sangat erat kaitannya dengan kemampuan

organisasi mengendalikan pengguna dan akti/itas kerjanya pada

lingkungan fisik yang efisien. )anajemen perkantoran mengintegrasikan

fungsi administrasi, ilmu teknis dan fungsi super/isi dalam mencapai

produkti/itas usaha yang optimal. Dengan mengikuti pelatihan ini

diharapkan peserta dapat lebih terampil dalam mengelola akti/itas kantor.

)ateri bahasan#

1. Fungsi administrasi# mengelola arsip dan mail handling

. 0ngeenering mechanical 2 electrical3# mengelola masalah listrik,

  lighting, air dan telepon.

%. 4ouse keeping 2 maintencance# cleaning ser/ice, pengelolaan interior

  dan eksterior, /entilasi, !5, pera$atan ruang kantor dan furniture.

8/20/2019 Administrasi.doc

http://slidepdf.com/reader/full/administrasidoc 4/4

&. ecurity6keamanan kantor# merancang sistem keamanan dan

  personelnya.

". 0kspedisi# kurir, pengiriman dan penerimaan barang.

(. rinsip "R# Ringkas, Rapi, Resik, Ra$at, Rajin.

+. Fungsi super/isi kepada helper, security officer, kurir.

arget peserta# taf 7agian 8mum 9eneral !ffair3 dan karya$an

lain yang bertugas mengelola jalannya aktifitas kantor.

)etode training# embahasan konsep, diskusi kasus, latihan.

Per#en$&apan ' Pera#atan Kantor 

Penghancur Kertas Pemotong Kertas Mesin Jilid Mesin Laminating

Pelubang Kertas Filing Cabinet Safe Box Buku agenda

Buku Kantor Buku Notes