สัปดาห์ที่ 7 ใบความรู้ รหัสวิชา ... ·...

120 สปดาหท 7 ใบความร รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

บทเรยนท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน 3.1 โปรแกรมชวยจดท าเอกสาร

จดประสงคการสอน 3.1 เขาใจทฤษฎโปรแกรมชวยจดท าเอกสาร

3.1.2 อธบายคณสมบตและความสามารถของโปรแกรมชวยจดท าเอกสาร


3.โปรแกรมชวยส านกงาน 3.1 ทฤษฎโปรแกรมชวยจดท าเอกสาร

3.1.1 คณสมบตและความสามารถของโปรแกรมชวยจดท าเอกสาร

1. มระบบขอความชวยเหลอ (Help) โปรแกรม ชวยจดท าเอกสาร ทด ควรจะมระบบขอวามชวยเหลอทจะคอยชวยให ค าแนะน าชวยเหลอใหผใชสามารถท างานไดอยางสะดวก และรวดเรว เชน หากเกดปญหากบการ ใชงาน หรอสงสยเกยวกบวธการใชงาน แทนทจะตองเปดหาในหนงสอคอมอการใชงานของ โปรแกรม กสามารถขอความชวยเหลอจากโปรแกรมไดทนท

2. มระบบอตโนมต โปรแกรมชวยจดท าเอกสารทดควรจะมระบบอตโนมตทจะชวยใหผใชสามารถ ท างานกบเอกสารไดอยางสะดวกสบายมากขน เชน การตรวจสอบค าผดอตโนมต (Spell) การ จดรปแบบอตโนมต (Auto Format) การแกไขอตโนมต (Auto Correct) มระบบใสขอความ อตโนมต ตรวจสอบการสะกดค าผดไดทงภาษาไทย และองกฤษ เปนตน

3. การใชขอมลรวมกนกบโปรแกรมอน ๆ ได โปรแกรมชวยจดท าเอกสารทด ควรจะมความสามารถในการน างานทสรางดวย โปรแกรมอน ๆ มาใชงานรวมกบโปรแกรมได เชน การแทรกภาพ อกษรศลป สญลกษณ ผง องคกร กราฟ ฯลฯ เปนตน นอกจากนควรมความสามารถในการดงเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อน ๆ มาใชงานในโปรแกรมได

4. เรยนรการใชงานไดงาย การเรยนรวธการใชงานโปรแกรม ไมควรจะตองใชเวลานานเกนไปส าหรบการ เรยนร ควรมบทเรยนชวยสอน หรอสาธต (Demo) เกยวกบขนตอนตาง ๆ ในการใชงานของ โปรแกรม เพอใหสามารถเรยนรการใชงานโปรแกรมไดอยางรวดเรว


5. มระบบการคนหา และแทนทค า โปรแกรมชวยจดท าเอกสาร ควรจะระบบการคนหา และการแทนทค า เพอใหผใช สามารถทจะท าการคนหาค า เพอการแกไข หรอท าการแทนทไดสะดวก และรวดเรวยงขน

6. จดรปแบบเอกสารไดสะดวก โปรแกรมชวยจดท าเอกสารทด ควรจะมเครองมอทชวยใหการจดรปแบบของเอกสารได สะดวก และรวดเรว ซงควรจะมความสามารถทจะจดรปแบบไดรวดเรว มขนตอนในการ จดรปแบบทไมยงยาก

7. ก าหนดรปแบบตวอกษรไดหลายแบบ หลายขนาด โปรแกรมชวยจดท าเอกสาร ทด ควรจะมคณสมบตในการเปลยนแปลง และก าหนด รปแบบของตวอกษร และขนาดของตวอกษรไดหลายรปแบบ รวมทงตวอกษรพเศษตาง ๆ ท ไมมบนแปนพมพดวย

8. การจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารทพมพขนดวยกระดาษนน อาจจะสญหายหรอฉกขาดไดงาย แตการจดเกบเอกสารในรปของไฟลขอมลคอมพวเตอรนน ขอมลตาง ๆ จะอยครบถวนตราบเทาทสอทใชในการเกบบนทกขอมล เชน ฮารดดสก แผนซด ฯลฯ อยในสภาพทดและสมบรณ

9. การคนหาและการเรยกใชขอมล โปรแกรมชวยจดท าเอกสารจะมความสามารถในการคนหาขอความหรอค าทเรา ตองการไดอยางรวดเรว และยงสามารถคนหาขอความหรอค า แลวแทนทดวยขอความหรอค าใหม ไดโดยอตโนมต ตลอดจนการเรยกใชแฟมขอมลกท าไดโดยงายและสะดวก เพยงแตทราบชอไฟล และต าแหนงทจดเกบกสามารถเรยกใชไฟลไดโดยสะดวกรวดเรวไมยงยากเหมอนกบการคนหา และเรยกใชเอกสารธรรมดา ซงชวยใหประหยดเวลาและคาใชจาย

10. การท าส าเนา การท าส าเนาเอกสารดวยเครองพมพดดจะตองใชกระดาษคารบอน และสามารถท าส าเนาไดเพยงครงละ 3-4 แผนเทานน ในขณะทการท าส าเนาดวยเครองคอมพวเตอร สามารถท าไดอยางไมจ ากดและทกส าเนามความชดเจนเทาเทยมกน


11. การเปลยนแปลงแกไขเอกสาร การพมพเอกสารดวยเครองพมพดด มกจะมการพมพผดอยเสมอ ๆ ท าใหเสยเวลาในการแกไขเอกสาร ซงเปนเรองทคอนขางยงยาก นอกจากนเอกสารทพมพดวยเครองพมพดดกไม สวยงามเทาทควร และจะปรากฏรองรอยของการแกไขขดลบ แตถาใชเครองคอมพวเตอรในการพมพเอกสาร ปญหาตาง ๆ เหลานจะหมดไป ซงชวยใหประหยดเวลาและคาใชจาย

12. การจดรปแบบเอกสาร โปรแกรม ชวยจดท าเอกสาร มความสามารถในการจดท ารปแบบเอกสารไดอยางดและ มประสทธภาพ เชน การกนระยะหนาและหลง การใสขอความหวกระดาษและทายกระดาษ การจด เอกสารหลายคอลมน การจดรปแบบอตโนมต ฯลฯ ชวยใหเกดความสะดวกในการท างานเหนอกวา การท างานแบบเอกสารธรรมดา

Microsoft Office Word 2007 มอะไรใหม 1. Ribbon ของสวนตดตอผใช การแทนทหลกส าหรบเมนและแถบเครองมอใน Office Word 2007 คอ Ribbon ซงออกแบบมาเพอใหเรยกดไดงาย Ribbon จะประกอบดวยแทบทจดระเบยบไวรอบๆ สถานการณ หรอวตถทระบ ตวควบคมบนแทบแตละแทบ ไดจดระเบยบเพมเตมไวในหลายๆ กลม Ribbon สามารถโฮสตเนอหาทสมบรณไดมากกวาเมนและแถบเครองมอ รวมทงปม แกลเลอรและเนอหา กลองโตตอบ

1. แทบ ไดถกออกแบบมาใหค านงถงงาน 2. กลม ทมแตละแทบแบงงานใหเปนงานยอย 3. ปมค าสง ในแตละกลมจะด าเนนการค าสงหรอแสดงเมนของค าสง


2. แทบทปรากฏขนเมอคณตองการเทานน นอกเหนอจากชดแทบมาตรฐานทคณเหนบน Ribbon เมอใดกตามทคณเรม Office Word 2007 ยงมแทบอกชนดหนงซงปรากฏในสวนตดตอเมอแทบเหลานนมประโยชนส าหรบชนด งานทคณก าลงด าเนนการในขณะนเทานน เครองมอบรบท เครองมอบรบทจะท าใหคณสามารถท างานไดกบวตถทคณเลอก บนหนาดงกลาว เชน ตาราง รปภาพ หรอรปวาด เมอคณคลกทวตถ ชดของแทบบรบททตรงกบ ปญหาจะปรากฏในสทถกเนนทอยถดจากแทบมาตรฐาน

1. เลอกขอความในเอกสารของคณ 2. ชอของเครองมอบรบทจะปรากฏในสทถกเนน และแทบบรบทจะปรากฏขน ถดจากชด

แทบมาตรฐาน 3. แทบบรบทจะใหตวควบคมส าหรบการท างานกบรายการทเลอก

3. เมน แถบเครองมอ และองคประกอบทคนเคย นอกเหนอจากแทบ กลม และค าสงแลว Office Word 2007 ยงใชองคประกอบอน

ซงมเสนทางทท าใหงานของคณเสรจสมบรณ องคประกอบตอไปนเหมอนกบเมนและแถบ เครองมอทคณคนเคยอยแลวจาก Word รนกอนหนา


ปม Office ปมนจะตงอยในมมบนซายของหนาตาง Word และจะเปดเมนท แสดงไวทน

แถบเครองมอดวน แถบเครองมอดวนจะตงอยตามคาเรมตนทดานบนของ หนาตาง Word และจะใหการเขาถงดวนไปยงเครองมอทคณใชบอย คณสามารถก าหนดแถบ เครองมอดวนไดเองโดยการเพมค าสงไปยงแถบเครองมอดงกลาว


4. ใชเวลาในการจดรปแบบนอยลง สวนตดตอทค านงถงผลลพธใหมนจะเสนอเครองมอใหคณในเวลาทคณ จ าเปนตองใชดวยรปแบบทชดเจนและมระเบยบ ชวยประหยดเวลาและใชความสามารถททรง ประสทธภาพของ Word ไดอยางเตมทดวยการเลอกจากแกลเลอรลกษณะ รปแบบตาราง รปแบบรายการ ลกษณะพเศษทางกราฟก และอนๆ ทก าหนดไวลวงหนา Word ชวยขจดการคาดเดาเมอคณน าการจดรปแบบมาใชในเอกสารของคณ แกล เลอรของตวเลอกการจดรปแบบจะแสดงตวอยางเสมอนจรงของการจดรปแบบในเอกสารของคณ กอนทคณจะท าการตดสนใจ

5. เพมองคประกอบทจดรปแบบไวแลวดวยการคลกเพยงสองสามครง Office Word 2007 ไดน าแบบเอกสารส าเรจรปมาใชส าหรบการเพมเนอหาท จดรปแบบไวแลวลงในเอกสารของคณ เมอคณก าลงท างานบนเอกสารจากชนดแมแบบทเฉพาะเจาะจง เชน รายงาน คณ สามารถเลอกจากแกลเลอรหนาปก ขอความทดงออกมา รวมทงหวกระดาษและทายกระดาษท จดรปแบบไวแลวเพอท าใหเอกสารของคณดสละสลวยขนได ถาคณตองการก าหนดเนอหาทจดรปแบบไวแลวเอง หรอถาองคกรของคณใช เนอหาบางสวนทเหมอนกนเปนประจ า เชน ขอความค าชแจงทางกฎหมายหรอขอมลทตดตอของ ลกคา คณสามารถสรางแบบเอกสารส าเรจรปของคณเองซงคณเลอกจากแกลเลอรดวยการคลกครง เดยว 6. การแปลงเอกสาร Word ของคณเปน PDF หรอ XPS Office Word 2007 สนบสนนการสงออกแฟมของคณในรปแบบตอไปน Portable Document Format (PDF) PDF เปนรปแบบแฟมอเลกทรอนกสทมเคา โครงตายตวซงจะรกษาการจดรปแบบของเอกสารเอาไวและยอมใหมการใชแฟมรวมกนได รปแบบ PDF ชวยใหมนใจไดวาขณะทมการแสดงแฟมในแบบออนไลนหรอพมพแฟม แฟมจะ ยงคงรกษารปแบบตามทคณสรางขนทกประการ และขอมลในแฟมจะไมสามารถถกเปลยนแปลง ไดอยางงายดาย รปแบบ PDF ยงมประโยชนส าหรบเอกสารทจะถกท าส าเนาออกมาโดยใชวธการ พมพเชงพาณชย

XML Paper Specification (XPS) XPS เปนรปแบบแฟมอเลกทรอนกสซงจะ รกษาการจดรปแบบของเอกสารเอาไวและเปดใชงานการใชแฟมรวมกนได รปแบบ XPS ชวยให มนใจไดวาขณะทมการแสดงแฟมในแบบออนไลนหรอพมพแฟม แฟมจะยงคงรกษารปแบบตามท คณสรางขนทกประการ และขอมลในแฟมจะไมสามารถถกเปลยนแปลงไดอยางงายดาย


7. สอสารทมประสทธภาพมากขนดวยกราฟกทใหผลกระทบสง คณลกษณะแผนภมและไดอะแกรมแบบใหมจะรวมรปรางแบบสามมต ความโปรงใส เงาทตกกระทบ และลกษณะพเศษอนๆ ไว 8. ลดขนาดแฟมและปรบปรงการกคนความเสยหาย

ในยคปจจบนทคอมพวเตอรและแฟมมความเชอมโยงระหวางกนมากกวาครง ไหนๆ จะเปนประโยชนอยางยงหากบนทกเอกสารไวในแฟมซงมขนาดเลก กะทดรด มนคง แขงแรง และสนบสนนแพลตฟอรมไดหลากหลายชนด เพอตอบสนองความตองการดงกลาว ระบบ Microsoft Office ไดประสบความส าเรจอกขนหนงในววฒนาการของการสนบสนน XML โดย รปแบบแฟมทใช XML ใหมจะชวยใหแฟม Office Word 2007 มขนาดเลกลง มนคงแขงแรงมากขน และประสานกบระบบขอมลและแหลงขอมลภายนอกไดดยงขน รปแบบ Word XML ใหมเปนรปแบบแฟมทถกบบอดเปนสวนๆ ซงชวยให สามารถลดขนาดแฟมลงไดอยางนาทง และยงชวยท าใหมนใจวาจะสามารถกคนแฟมทถกท าลาย และเสยหายได


การสรางเอกสารหลายคอลมน

การสรางเอกสารในประเภทนเรามกจะพบมากในงานจ าพวกสอสงพมพตาง ๆ ไมวาจะเปนหนงสอหรอนตยสารรวมทงแผนพบโฆษณาตาง ๆ ในการจดรปแบบขอความในเอกสาร อาจมการจดเปนหลายคอลมนเพอการจดวางเอกสารทเหมาะสมกบลกษณะงานนน ๆ

ภาพการเรยกใชปมคอลมนใน Toolbar


ภาพแสดง ผลลพธการแบงคอลมนในเอกสาร การแทรกภาพและ Clip Art ลงบนเอกสาร

เอกสารทสรางขนอาจจะดไมนาสนใจถามเพยงขอความตลอดทงเอกสารนนๆ หากไดภาพ

มาประกอบเอกสารกคงท าใหเอกสารนนดโดดเดนขนรวมทงชวยเสรมความเขาใจใหกบเนอหาอกดวย ใน Microsoft Word สามารถแทรกไฟลภาพประเภทตางๆ ลงในเอกสารไดงายๆ ทงภาพประเภท Clip Art ทเปนภาพในลกษณะรปวาดซงสามารถน าไปใชไดทนท หรอไฟลภาพ ประเภทอนๆทคนเคย เชน ไฟล .jpg , .BMP เปนตน

แทรก Clip Art ลงในเอกสาร Clip Art หรอภาพตดปะ เปนภาพส าเรจรปในแบบของการตนซงมกถกน ามาใชประกอบ

เอกสาร เพราะมขนาดไมใหญนกและมใหเลอกใชกนมากมาย ใน Office นนม Clip Art จ านวนหนงถกตดตงมาดวยเพอใหเลอกใชไดทนท


ภาพแสดงเอกสารทแทรก Clip Art


อกษรศลป (WordArt) WordArt หรออกษรศลปเปนรปแบบของตวอกษรทถกออกแบบใหมความสวยงาม มไว

ส าหรบตกแตงเอกสารใหมชวตขนซงใน Word จะมแถบค าสง WordArt ส าหรบใชสรางอกษรศลปโดยเฉพาะ อกษรศลปทมอยใน Word มใหเลอกมากกวา 20 แบบ ซงหากตองการเพม WordArt ลงในเอกสารกสามารถท าไดโดยงายโดยเลอกปม ค าสง ( Insert WordArt ) จากแถบเครองมอ Drawing

ภาพแสดงปมการเรยก WordArt

ภาพแสดงรปแบบของ WordArt


ฟอนต เอกสารทวไปทพบเหนในปจจบนไมวาจะเปน นตยสารตางๆ โปสเตอร ใบปลว แผน

โฆษณา เอกสารเหลานนมกดนาสนใจ ดงดดผพบเหนใหเขามาอานเนอหาขางในหรอเอกสารทเปนระเบยบนาใชงาน สวนหนงเอกสารเหลานนถกตกแตงแลวผานการออกแบบมาแลวนนเองเอกสารทจดท าจาก Microsoft Word ในครงแรกนนอาจดไมนาสนใจนก หากไมมการตกแตงหนาตาใหดสวยความและเรยบรอย เชน การก าหนดขนาดของขอความทใชเปนหวขอ การเนนขอความส าคญ เปนตน

ฟอนต (Font) ฟอนต (Font) คอรปแบบตวอกษรใน Windows ทน ามาใชได การใชฟอนตทแตกตางกนจะ

ท าใหขอความในเอกสารดนาสนใจ โดยมกพบวาในเอกสารเดยวกนนนมการใชฟอนตหลากหลายรปแบบเสมอ ส าหรบแตละฟอนตจะมชอประจ าตวอย เชน Angsana New, Angsana UPC เปนตน จดหมายเวยน

จดหมายเวยน (Mail Merge) คอ จดหมายทมขอความเดมซ าๆ กนทกฉบบ โดยจะมเฉพาะบางสวนของจดหมายเทานนทมความแตกตาง ตวอยางจดหมายประเภทนไดแก จดหมายเชญผเขารวมสมมนา ซงเนอหาของจดหมายนจะมขอความเชอเชญมาประชมเหมอนกนทกฉบบ แตการจาหนาซองแตละฉบบจะแตกตางกนจงสามารถจดท าจดหมายประเภทน ไดจาก Word โดยเขยนขอความในจดหมายทจะใชรวมกนไวกอน จากนนกก าหนดให Word ใสขอความทแตกตางกนนนโดยอตโนมต


ภาพแสดงจดหมายเวยนทสรางไวแลว

สัปดาห์ที่ 7 ใบความรู้ รหัสวิชา ... ·...

Documents

Transcript of สัปดาห์ที่ 7 ใบความรู้ รหัสวิชา ... ·...