ระบบจัดการเอกสารในองค์กร, ENTERPRISE...

ระบบจดการเอกสารในองคกร

โดย

นายฉตรฐพงศ ไทยอาษา

การคนควาอสระนเปนสวนหนงของการศกษาตามหลกสตร วทยาศาสตรมหาบณฑต (ระบบสารสนเทศเพอการจดการ)

สาขาวชาระบบสารสนเทศเพอการจดการ คณะพาณชยศาสตรและการบญช มหาวทยาลยธรรมศาสตร

ปการศกษา 2558 ลขสทธของมหาวทยาลยธรรมศาสตร

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

BY

MR. CHATTAPONG THAIARSA

AN INDEPENDENT STUDY SUBMITTED IN PARTIAL FULFILLMENT OF THE REQUIREMENTS FOR THE DEGREE OF MASTER OF SCIENCE PROGRAM

(MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS) MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS

FACULTY OF COMMERCE AND ACCOUNTANCY THAMMASAT UNIVERSITY

ACADEMIC YEAR 2015 COPYRIGHT OF THAMMASAT UNIVERSITY

(1)

หวขอการคนควาอสระ ระบบจดการเอกสารในองคกร ชอผเขยน นายฉตรฐพงศ ไทยอาษา ชอปรญญา วทยาศาสตรมหาบณฑต (ระบบสารสนเพอการจดการ) สาขาวชา/คณะ/มหาวทยาลย ระบบสารสนเทศเพอการจดการ พาณชยศาสตรและการบญช

มหาวทยาลยธรรมศาสตร อาจารยทปรกษาการคนควาอสระ รองศาสตราจารยปญจราศ ปณณชยยะ ปการศกษา 2558

บทคดยอ

รายงานการศกษาอสระนเปนการปรบใชระบบ Enterprise Content Management (ECM) โดยทน าระบบ Alfresco ทไดมาจากกระบวนการการคดเลอกโดยวธการใหคะแนนถวงน าหนก (Weight score) มาปรบใชกบการจดการเอกสาร การควบคมเอกสาร การแกปญหาเรองเอกสารสญหาย และเพมประสทธภาพในการปฏบตงานดานการจดการเอกสาร ของแผนกโครงการ บรษท สโตน แอปเปล คอนซลตง จ ากด เพอเปนการน ารองในการปรบใชระบบ Alfresco กบแผนกอนๆ ในบรษทตอไป

ในการปรบใชระบบ Alfresco ทมสถาปตยกรรมแบบ Web based ผ พฒนาจ าเปนตองปรบปรงขอก าหนดของระบบในฟงกชน ตางๆ ไดแก ฟงกชน Select Content Type ฟงกชน Manage Content Version และฟงกชน Search Content รวมทงพฒนาฟงกชนการจดท ารายงานขนใหม เพราะระบบ Alfresco เดมนนไมมฟงกชนน ซงในการพฒนาฟงกชนใหมน ผพฒนาไดตดต งสวนเสรม Alfresco Audit Share ส าหรบบนทกกจกรรมของผ ใชงานลงฐานขอมล PostgreSQL ซงเปนฐานขอมลทตดตงมาพรอมกบระบบ Alfresco และใช JasperReports เปนเครองมอส าหรบจดท ารายงาน

ผลการปรบใชวเคราะหโดยใชแบบจ าลองความส าเรจของระบบสารสนเทศของ Delone&McLean ทฤษฏ TAM และทฤษฏ TRA เปนกรอบแนวคดในการสรปผลการประเมนการปรบใชระบบ Alfresco ส าหรบโครงการน ารองน พบวา ผใชสวนใหญ 9 ใน10 คนในแผนกโครงการมความตงใจใชระบบ Alfresco โดยปจจยทมผลตอความตงใจดงกลาวไดแก คณภาพของระบบในดานการเขาถงฟงกชนตางๆ ของระบบและระยะเวลาในการตอบสนองทรวดเรว คณภาพของสารสนเทศในดานความถกตองและครบถวนของขอมลเอกสารทจดเกบในระบบ และทศนคตของผใชทมตอ

(2)

ระบบ alfresco วาเปนโปรแกรมทนาใช ซงเปนผลมาจากการรบรในความงายของระบบ และการรบรถงประโยชนของระบบทชวยแกปญหาการสญหายของเอกสาร และชวยใหการท างานดานการจดเอกสารดขน เรวขน และสะดวกขน ค าส าคญ: ระบบจดการเอกสารในองคกร เวบแอปพลเคชน

(3)

Independent Study Title ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT: ECM Author Mr. Chattapong Thaiarsa Degree Master of Science Program (Management Information Systems) Department/Faculty/University Management Information Systems Commerce and Accountancy Thammasat University Independent Study Advisor Assoc.Prof.Panjarasee Punnachaiya Academic Years 2015

ABSTRACT

Enterprise content management (ECM) was implemented in the project

department of Stone-Apple Consulting Co., Ltd., Bangkok, Thailand, a leading player in outsourcing and application development services with over 230 employees and more than 30 professional consultants. A pilot program to implement ECM was intended to efficiently manage and control documents, solving problems such as lost documents and improving company work processes.

Alfresco web application framework was selected by the weighted score method. To implement Alfresco, some functions needed to be modified, such as select content type, manage content version and search content, and also develop report function, which is not provided. To develop the report function, Alfresco Audit Share had to be installed to record user activity in the database and use JasperReports Library to generate reports.

The DeLone-McLean model of information system success, the technology acceptance model (TAM) and the theory of reasoned action (TRA) were applied as frameworks to analyze results of Alfresco implementation. These results showed that 9 out of 10 project department employees intended to use Alfresco in future because of qualities in system response time and ability to access different functions, data accuracy and completeness of documentation, and user attitudes about Alfresco in

(4)

system attractiveness. This was affected by perceived ease of use and usefulness in recovering lost documents and efficiently managing others. Keywords: Enterprise content manament, Alfresco, JasperReports, ECM

(5)

กตตกรรมประกาศ

ในการจดท ารายงานการคนควาอสระฉบบน ใหไดเสรจสนลลวงไดดวยด โดยไดรบความกรณาจากคณาจารย ตงแต รองศาสตราจารยปญจราศ ปณณชยยะ ทไดรบเปนทปรกษาการคนควาอสระในครงน และไดอทศเวลาใหค าปรกษา ค าแนะน า และไดชวยตรวจทานรายงานฉบบนใหมเนอหาทสมบรณครบถวน และทานตอมาคอ ผชวยศาสตราจารย ดร.ลดดาวลย แกวกตพงษ กรรมการการคนควาอสระ ผไดรวมตรวจสอบ ใหค าแนะน า และ ขอเสนอแนะอนเปนประโยชนตอการคนควาอสระชนนใหสมบรณยงขน

นอกจากนผจดท าขอขอบคณทมงานจาก บรษท สโตน แอปเปล คอนซลตง จ ากด โดยเฉพาะคณสรนทร สรอยประดษฐ หวหนาแผนกโครงการ และคณภวด เอยดนช ทปรกษาดานระบบจดการเอกสารในองคกร (ECM Consultant) ทไดสนบสนนการศกษาอสระครงน ทงการอ านวยความสะดวก ใหค าปรกษา และผลกดนใหการศกษาอสระส าเรจไดดวยด

ทายทสดผจดท าขอขอบคณครอบครว เพอนรวมงานจากบรษททกทาน ทคอยดแลหวงใย คอยใหค าปรกษาและใหการสนบสนนในทกๆ เรอง และยงมสวนชวยในการคนควาอสระครงนโดยเปนทปรกษาทงในการคดเลอกระบบมาปรบใช และวธการทางเทคนคในขนตอนการปรบใชจนท าใหการศกษาอสระครงนส าเรจลงไดดวยด

นายฉตรฐพงศ ไทยอาษา

(6)

สารบญ

หนา บทคดยอภาษาไทย (1) บทคดยอภาษาองกฤษ (3) กตตกรรมประกาศ (5) สารบญตาราง (10) สารบญภาพ (13) บทท 1 ทมาของระบบสารสนเทศ 1 1.1 การจดผงองคกร 2 1.1.1 แผนกขาย (Sales) 2 1.1.2 แผนกการเงน (Finance) 2 1.1.3 แผนกโครงการ (Project) 2 1.1.4 แผนกทรพยากรบคคล (HR) 2 1.1.5 แผนกสนบสนน (Support) 3 1.2 ขนตอนและเงอนไขการท างานในปจจบน 3 บทท 2 ภาพรวมของระบบสารสนเทศ 6 2.1 ขอบเขตการท างานโดยรวมของระบบ 6 2.2 หนวยงานและผเกยวของกบระบบ 9 2.2.1 แผนก Sales 9 2.2.2 แผนก Project 9 2.2.3 แผนก Support 10

(7)

2.3 ขนตอนการท างานใหม 10 2.4 ประโยชน 11 บทท 3 ขอก าหนดความตองการของระบบ 12 3.1 ความตองการดานหนาท (Functional Requirement) 12 3.2 ความตองการดานขอมล (Data Requirement) 16 3.2.1 ขอมลทตองจดเกบในระบบ 16 3.2.2 วธการเกบรวบรวมขอมล 17 3.3 ความตองการดานอนๆ (Non-Functional Requirement) 18 บทท 4 การจดหาและคดเลอกระบบสารสนเทศ 21 4.1 ขนตอนหรอวธการจดหาทใช 21 4.2 วธการหาขอมลเกยวกบซอฟตแวร 21 4.2.1 แหลงขอมลของซอฟตแวร 21 4.2.2 ผลการเลอกซอฟตแวรเพอน ามาพจารณา 23 4.3 การประเมนเปรยบเทยบความสามารถและขอจ ากดของซอฟตแวร 24 4.4 ของการประเมนและการคดเลอกซอฟตแวร 28 บทท 5 การปรบใชใหเกดผล 31 5.1 แผนการปรบใชซอฟตแวรทเลอก 31 5.2 ขนตอนและกระบวนการท างาน 33 5.2.1 การตดตงซอฟตแวร 33 5.2.2 การก าหนดคาซอฟตแวร 34 5.2.3 การปรบปรงฟงกชนการท างานเดม 38 5.2.4 พฒนาฟงกชนการท างานใหมในสวนของฟงกชน View Report 40

5.3 ผลลพธทเกดขนจรงจากการปรบใชซอฟตแวร 43

(8)

บทท 6 บทวเคราะห 48

6.1 ทฤษฎทน ามาใชประเมนความส าเรจ/ลมเหลวของการปรบใชระบบใหเกดผล 48 6.1.1 แบบจ าลองความส าเรจของระบบสารสนเทศของ DeLone & McLean 48 6.1.2 ทฤษฎการยอมรบเทคโนโลย (Technology Acceptance Model) 51 6.1.3 ทฤษฎการกระท าทมเหตผล (Theory of Reasoned Action หรอ TRA) 52

6.2 บทวเคราะหความส าเรจ/ลมเหลวของการปรบใชใหเกดผล 53 6.2.1 ความส าเรจของการใชงานระบบ Alfresco 54 6.2.2 การยอมรบในระบบ Alfresco ของผทยงไมไดใชงานระบบ 59

6.2.3 สรปการวเคราะหความส าเรจ/ลมเหลวของการปรบใชใหเกดผล 63

บทท 7 ขอเสนอแนะ 65 7.1 ขอเสนอแนะส าหรบองคทปรบใชระบบ 65 7.2 ขอเสนอแนะส าหรบองคกรทวไป 65 7.3 ขอเสนอแนะเกยวกบประเดนปญหาทควรศกษาวจยตอไป 65 รายการอางอง 67 ภาคผนวก ภาคผนวก ก ตวแบบระบบในขนวเคราะห 69 1. Use Case Diagram 69 2. Use Case Description 70 3. State Chart Diagram 99 ภาคผนวก ข System Architect ของระบบทพฒนา 100 ภาคผนวก ค ฐานขอมล 101

(9)

ภาคผนวก ง ขอมลดบทไดจากการท างานตามแผนการหาขอมล 102

1. แบบประเมนการเลอกซอฟตแวร 102 2. อางองการสบคนขอมลระบบ ECM 104

ภาคผนวก จ รายละเอยดของซอฟตแวร 105 1. วธการใชงานซอฟตแวร 105 2. โครงสรางของฐานขอมลของสวน Report ทพฒนาเพม 126 3. Dialogue Diagram ของระบบ ECM 127 4. ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะในสวนทปรบปรงและพฒนาใหม 129 ภาคผนวก ฉ ขอมลดบทไดจากการตอบแบบสอบถามของผใชงานระบบ 141 และผทดการสาธตระบบ

ประวตผเขยน 151

(10)

สารบญตาราง ตารางท หนา 3.1 แสดงรายงานของระบบ ECM 14 3.2 แสดงวธการเกบรวบรวมขอมล 17 3.3 การเขาถงเอกสารของผใชงานแตละแผนก 18 3.4 ตารางแสดงการเขาถง function ของระบบในแตละบทบาทของผใชงาน 20 4.1 อางองการสบคนขอมลระบบ ECM 23 4.2 ตารางเปรยบเทยบความสามารถทางดาน Functional 25 4.3 ตารางเปรยบเทยบความสามารถทางดาน Technical 27 4.4 ตารางเปรยบเทยบความสามารถทางดาน General 27 4.5 ตารางสรปเปรยบเทยบความสามารถ 28 4.6 ฟงกชนทพฒนาเพมเตม 29 4.7 รายละเอยดสวนทพฒนาระบบเพมเตม 30 4.8 รายละเอยดสวนทก าหนดคา (Configuration) เพมเตม 30 5.1 แผนด าเนนงานการปรบใชระบบ 32 5.2 ค าถามทใชเพอสอบถามความคดเหนของผใชงานระบบ 43 5.3 ความคดเหนของผใชงานระบบ 44 6.1 ความเชอมโยงระหวางความคดเหนของผใชงานจรงกบกรอบแนวคดและ 55

ทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจ 6.2 ความเชอมโยงระหวางความคดเหนของผทดการสาธตระบบกบกรอบแนวคดและ 61

ทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจ ก.1 Use Case Description: Accept Site Collaboration Member 70 ก.2.1 Use Case Description: Check-In Content: New Check-In 71 ก.2.2 Use Case Description: Check-In Content: Re-Check-In 72 ก.3 Use Case Description: Check-Out Content 73 ก.4 Use Case Description: Manage Collaboration Site 74 ก.5 Use Case Description: Manage Content Management Rules 75 ก.6 Use Case Description: Manage Content Permission 76 ก.7.1 Use Case Description: Manage Content Properties: Add 77

(11)

ก.7.2 Use Case Description: Manage Content Properties: Edit 78 ก.8 Use Case Description: Manage Content Tags 79 ก.9 Use Case Description: Manage Folder Permission 80 ก.10.1 Use Case Description: Manage Folder Structure: Create 81 ก.10.2 Use Case Description: Manage Folder Structure: Delete 82 ก.10.3 Use Case Description: Manage Folder Structure: Edit 83 ก.10.4 Use Case Description: Manage Folder Structure: Move 84 ก.11.1 Use Case Description: Manage Site Collaboration Member: Add 85 ก.11.2 Use Case Description: Manage Site Collaboration Member: Delete 86 ก.12.1 Use Case Description: Manage User: Add 87 ก.12.2 Use Case Description: Manage User: Delete 88 ก.12.3 Use Case Description: Manage User: Edit 89 ก.13 Use Case Description: Search Content 90 ก.14 Use Case Description: Select Content Type 91 ก.15 Use Case Description: Update Document Version 92 ก.16 Use Case Description: View Content 93 ก.17.1 Use Case Description: View Report: Check-In Document Report 94 ก.17.2 Use Case Description: View Report: Check-Out Document Report 95 ก.17.3 Use Case Description: View Report: Document View Report 96 ก.17.4 Use Case Description: View Report: Summarize Document Report 97 ก.17.5 Use Case Description: View Report: User Access Report 98 ง.1 อางองการสบคนขอมลระบบ ECM 104 จ.1 Attributes ของตาราง share_stats_audit_entry 126 จ.2 รายการหนาจอในแตละ Use Case 127 จ.3 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 1: Site Collaboration 129 จ.4 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 2: Document Library 130 จ.5 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 3: Folder Detail 131 จ.6 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 4: 132

Manage Content Management Rule จ.7 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 5: Manage Folder Permission 133 จ.8 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 6: Manage User 134

(12)

จ.9 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 7: Search Content 135 จ.10 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 8: Select Content Type 136 จ.11 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 9: 137

Manage Content Properties จ.12 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 10: View Report 139

(13)

สารบญภาพ ภาพท หนา 1.1 โครงสรางองคกร 3 1.2 Activity Diagram ของการท างานในปจจบนของสวนงานพฒนาโครงการ 4 1.3 ตวอยางเอกสาร Project Plan 5 1.4 ตวอยางเอกสาร Technical Specification 5 1.5 ตวอยางเอกสาร Test Case และ Test Result 5 2.1 Context Diagram แสดงขอบเขตของระบบจดการเอกสารในองคกร 6 2.2 Use Case Diagram ของระบบจดการเอกสารในองคกร 8 2.3 Activity Diagram ขนตอนการท างานใหมเมอมการใชระบบ ECM 10 3.1 Use case diagram แสดงหนาทงานของระบบ ECM 12 5.1 หนาจอแสดงรายชอผใชงานระบบ 34 5.2 หนาจอแสดง Site Collaboration ทงหมด 35 5.3 หนาจอแสดงรายชอสมาชกภายใน Site Collaboration 35 5.4 ตวอยางการก าหนดคาเพอเปลยนประเภทเอกสารโดยอตโนมต 36

(Content Management Rules) 5.5 หนาจอแสดง Folder Structure 37 5.6 หนาจอการก าหนดสทธการเขาถง Folder 38 5.7 หนาจอการเลอกประเภทเอกสาร 38 5.8 หนาจอการกรอกขอมลของเอกสาร (Properties) 39 5.9 หนาจอการคนหาเอกสารตามขอมลของไฟล (Properties) 40 5.10 ตวอยางรายงาน User Access Report 41 5.11 ตวอยางรายงาน Document View Report 41 5.12 ตวอยางรายงาน Summarize Document Report 42 5.13 ตวอยางรายงาน Check-In Document Report 42 5.14 ตวอยางรายงาน Document Download Report 42 6.1 รปแบบจ าลองความส าเรจของ DeLone & McLean (2003) 48 6.2 รปแบบจ าลองการยอมรบเทคโนโลย (Davis, 1989) 51 6.3 ทฤษฎการกระท าทมเหตผล (Fishbein and Ajzen, 1975) 52

(14)

6.4 กรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจและการยอมรบ 54 6.5 กรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจ 55 6.6 กรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหการยอมรบ 60 ก.1 Use Case Diagram ของระบบจดการเอกสารในองคกร 69 ก.2 State Chart Diagram 99 ข.1 System Architecture (Deployment Diagram) ของระบบ ECM 100 ง.1 แบบประเมนของผใชงานรายท 1 102 ง.2 แบบประเมนของผใชงานรายท 2 103 จ.1 หนาจอ Log In ระบบ Alfresco 105 จ.2 หนาจอ Dashboard 105 จ.3 หนาจอ Advance Search 106 จ.4 หนาจอ Result Search 107 จ.5 หนาจอ Site Collaboration List 107 จ.6 หนาจอ Site Dashboard 108 จ.7 หนาจอ Document Library 108 จ.8 หนาจอ Folder Detail 109 จ.9 หนาจอ Create Rules 109 จ.10 หนาจอ Rules Configuration 110 จ.11 หนาจอ Document Library 111 จ.12 หนาจอ Folder Detail 111 จ.13 หนาจอ Manage Permission 112 จ.14 หนาจอ Manage Permission: Search 112 จ.15 หนาจอ Manage Permission: Set Role 112 จ.16 หนาจอ Site Collaboration List 113 จ.17 หนาจอ Create Site Collaboration 113 จ.18 หนาจอ Document Library 114 จ.19 หนาจอ Admin Menu List 114 จ.20 หนาจอ Users 115 จ.21 หนาจอ Create New Users 115 จ.22 หนาจอ Search Users 116 จ.23 หนาจอ Users 116

(15)

จ.24 หนาจอ Edit Users 116 จ.25 หนาจอ Document Details 117 จ.26 หนาจอ Change Document Type 117 จ.27 หนาจอ Edit Document Properties 118 จ.28 หนาจอ log in เพอเขาใชงาน report 119 จ.29 หนาจอ JasperReports Home 119 จ.30 หนาจอ JasperReports Library 120 จ.31 ตวอยางรายงาน User Access 120 จ.32 ตวอยางรายงาน Document View 121 จ.33 ตวอยางรายงาน Summarize Document 121 จ.34 ตวอยางรายงาน Document Check-In 122 จ.35 ตวอยางรายงาน Document Download 122 จ.36 หนาจอ JasperReports ViewReport 123 จ.37 ปม Apply 123 จ.38 ตวอยางรายงาน 124 จ.39 ปม Export to File 124 จ.40 ตวอยางรายงานท Export 125 จ.41 Dialogue Diagram 128

1

บทท 1 ทมาของการพฒนาระบบสารสนเทศ

บรษท สโตน แอปเปล คอนซลตง จ ากด เปนบรษทพฒนาระบบและน าระบบ

สารสนเทศเพอเขาไปชวยแกไขปญหาและตอบโจทยทางธรกจใหกบลกคา ภายหลงจากทองคกรไดกอตงและด าเนนการมาไดเปนเวลา 6 ป นบตงแตกอตงขนเมอป 2551 องคกรเรมประสบกบปญหาในการจดการเอกสารภายในองคกร เพราะองคกรมเอกสารเปนจ านวนมาก เฉพาะเอกสารในสวนของการพฒนาโครงการยงไมรวมถงเอกสารของแผนกอนๆ โดยเฉลยแลว 1 โครงการจะมเอกสารประมาณ 460 หนา ทแยกออกเปนเอกสารประเภทตางๆประมาณ 10-11 ประเภทภายในโครงการแตละโครงการ และโดยเฉลยใน 1 ปบรษทจะมโครงการประมาณ 20 โครงการ ท าใหภายใน 1 ปองคกรมเอกสารทตองจดเกบมากถง 9,200 หนา ทประกอบดวยเอกสารประเภทตางๆเกยวกบโครงการทงหมดอยหลายฉบบดวยกน จงท าใหเปลองพนทในการจดเกบเอกสารขององคกรเปนอยางมาก มการสญหายของเอกสาร เชน ในอดตเมอพนกงานลาออก เอกสารจ านวนหนงขององคกรตดไปพรอมกบพนกงานทไดลาออกไป รวมถงมปญหาในการคนหาเอกสาร เชน ในปจจบนองคกรมพนทจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสกลาง (Drive: Z) ผใชงานจงสามารถตงชอไฟลไดอยางอสระไมเปนรปแบบเดยวกน การคนหาไฟลจงเสยเวลาเปนอยางมาก

จากปญหาดงกลาวองคกรจงมความตองการน าซอฟตแวรประเภทระบบจดการเอกสารในองคกร (Enterprise Content Management หรอ ECM) มาใชเพอชวยแกปญหาดงกลาว โดยองคกรตองการทจะน ารองการใชงานในแผนกพฒนาโครงการ (Project) กอนและหากประสบความส าเรจจงขยายไปใชกบสวนงานอนๆ ตอไป

2

1.1 การจดผงองคกร

ระบบจดการเอกสารในองคกรมผใชงานแบงออกเปน 5 หนวยงานตามรปแบบของขอมลและหนาททหนวยงานนนๆไดรบมอบหมายใหผดชอบในการบรหารจดการ ดงแสดงในภาพท 1.1 ซงไดแก

1.1.1 แผนกขาย (Sales)

แผนกขายจะมหนวยงานยอยท รบผดชอบ 3 หนวยงานคอ Pre-Sales, Recruitment และ Sales ซงทง 3 หนวยงานมหนาทและความรบผดชอบในการท างานดงน

1. รบผดชอบงานขายโครงการใหกบลกคา 2. รบผดชอบงานขายบคลากร (outsource) ใหกบลกคา 3. รบผดชอบงานจดหาบคลากรใหตรงกบความตองการของลกคา

1.1.2 แผนกการเงน (Finance) แผนกการเงนมหนาทหลกในการดแลและจดการงานทางดานการเงนทงหมด

เชนเรองการจายเงนเดอนพนกงาน การตงงบประมาณในการฝกอบรม เปนตน 1.1.3 แผนกโครงการ (Project)

แผนกโครงการมสมาชกภายในทมประมาณ 10 คน ซงจะแบงออกเปนทมยอยๆ ตามขนาดของโครงการทไดรบมอบหมาย ตามโครงสรางองคกรดงแสดงในภาพท 1.1 ซงสมาชกภายในทมมหนาทและความรบผดชอบในการท างานดงน

1. รบผดงานพฒนาโครงการตามทไดรบมอบหมาย 2. สงมอบงานหลงจากพฒนาเสรจเรยบรอยใหกบแผนกสนบสนน (Support) 3. แจงแผนและความคบหนาของโครงการใหผายขายทราบ เพอใหแผนกขายได

วางแผนในการเกบเงนจากลกคา 1.1.4 แผนกทรพยากรบคคล (HR)

แผนกทรพยากรบคคลจะมหนาทหลกกคอดแลและจดการงานดานทรพยากรบคคล เชน ดแลเรองเอกสารสญญาของพนกงาน จดหาหลกสตรเพอฝกอบรมพนกงานตามความเหมาะสม เปนตน

3

1.1.5 แผนกสนบสนน (Support) แผนกสนบสนนจะมหนวยงานยอยทรบผดชอบ 2 หนวยงานคอ Customer

Support และ Internal Support ซงทง 2 หนวยงานมหนาทและความรบผดชอบในการท างานดงน 1. บ ารงรกษาระบบของลกคาทไดซอบรการบ ารงรกษากบทางบรษท 2. ดแลและแกไขปญหาทางดาน IT ใหกบพนกงานในองคกร

ภาพท 1.1 โครงสรางองคกร 1.2 ขนตอนและเงอนไขการท างานในปจจบน

ขนตอนและเงอนไขการท างานในปจจบนของสวนงานพฒนาโครงการซงเปนโครงการ

น ารองของการจดหาระบบ ECM จะมขนตอนดงแสดงในภาพท 1.2 โดยมรายละเอยดดงน 1. เมอแผนก Sales ขาย Services ใหกบลกคาแลว จงสงมอบงานใหกบแผนก Project

เพอท างานตอตามทแผนก Sales ไดตกลงไวกบทางลกคา 2. หวหนาแผนก Project มอบหมายงานใหทมพฒนาระบบตามความเหมาะสมของ

เนองาน 3. ทมทไดรบมอบหมายงานใหพฒนาระบบท าการพฒนาระบบตามก าหนดการใน

เอกสาร Project Plan (ดงตวอยางแสดงในภาพท 1.3)

. . . . .

Customer

Support Internal

Support

Team 1

Team n… Pre-Sales

Sales

Recruit

Finance

Country Manager

Project Sales HR Support

4

4. เมอแผนก Project พฒนาระบบเสรจเรยบรอยแลว จงสงมอบงานทงหมดใหกบแผนก Support ซงรวมเอกสารโครงการ Project Plan (ดงตวอยางแสดงในภาพท 1.3) Technical Specification (ดงตวอยางแสดงในภาพท 1.4) Test Result (ดงตวอยางแสดงในภาพท 1.5) และ Source Code ของระบบ

ภาพท 1.2 Activity Diagram ของการท างานในปจจบนของสวนงานพฒนาโครงการ

5

ภาพท 1.3 ตวอยางเอกสาร Project Plan

ภาพท 1.4 ตวอยางเอกสาร Technical Specification

ภาพท 1.5 ตวอยางเอกสาร Test Case และ Test Result

6

บทท 2 ภาพรวมของระบบสารสนเทศ

2.1 ขอบเขตการท างานโดยรวมของระบบ

ระบบจดการเอกสารในองคกร (Enterprise Content Management หรอ ECM) ทจดหาเปนระบบทครอบคลมการท างานดงแสดงในภาพท 2.1 โดยเรมตงแตการน าเอกสารเขาไปจดเกบในระบบแยกตามประเภทของเอกสาร และสามารถน าเอกสารเขาไปจดเกบไดทงแบบ workflow หรอน าเอกสารเขาไปจดเกบในรปแบบ Folder Structure เพอการคนหาเอกสารและเรยกดเอกสาร และมการจดการสทธในการเขาถงขอมลของผใชงานวาจะมสทธจดการกบเอกสารในระดบใด เชน Read only, Read and Write, Read Write and Delete เปนตน ตลอดจนระบบสามารถควบคม Version ของเอกสารในกรณทมการแกไขปรบปรง (Update) เอกสาร

ภาพท 2.1 Context Diagram แสดงขอบเขตของระบบจดการเอกสารในองคกร

Software Requirement Specification Design Specification Technical Specification Test Case Test Result User Manual Minutes of Meeting Project Plan Sample Document

Software Requirement Specification Design Specification User Manual Project Plan Sample Document

Proposal Proposal

Software Requirement Specification Design Specification Technical Specification User Manual

Minutes of Meeting Project Plan

Project Sales

0

ECM

Support

7

ระบบ ECM ทจดหาตองสามารถแบงประเภทเอกสารออกไดเปน 10 ประเภทดงน 1. Proposal 2. Software Requirement Specification 3. Design Specification 4. Technical Specification 5. Test Case 6. Test Result 7. Manual 8. Sample Document 9. Project Plan 10. Minutes of Meeting และระบบ ECM จะตองสามารถท าฟงกชนงานตางๆไดอยางนอย 17 ฟงกชนตามความ

ตองการเบองตนของผใชงาน ดงภาพท 2.2

8

Manage Folder Structure

Search Content

UpdateContent Version

Manage Content Permission

Manage Folder Permission

Manage Site Collaboration

Check-Out Document

Check-In Document

Manage Content Properties

Manage Content Management Rule

View Content

Manage User

Select Content Type

Manage Content Tag

View Report


Member

Accept Site Collaboration

Member

Site Collaborator

Site Member

Site Contributor

Administrator

Site OwnerSite Member

Site Contributor

ภาพท 2.2 Use Case Diagram ของระบบจดการเอกสารในองคกร

9

2.2 หนวยงานและผเกยวของกบระบบ

หนวยงานทใชระบบ ECM ม 3 แผนก ไดแก 1. แผนก Sales 2. แผนก Project 3. แผนก Support

2.2.1 แผนก Sales

เมอแผนก Sales ขาย Services ใหกบลกคาแลวจะมเอกสาร Proposal และ ใบเสนอราคา ซงจะตอง Upload เอกสารเขาไปในระบบและ Share เอกสารนนใหกบ Project Manager ของแผนก Project เพอพฒนาระบบตอไป ซง Sales มบทบาทเปน Site Member (ดงแสดงในภาพท 2.2)

2.2.2 แผนก Project ในแผนก Project แบงออกเปนทมพฒนาระบบยอยๆ จ านวน 4 ทมโดยแตละ

ทมประกอบดวยต าแหนงตางๆ ทเขามาเกยวของกบระบบ ECM ดงน 1. Project Manager มบทบาทเปน Site Owner และ Administrator (ดง

แสดงในภาพท 2.2) โดยเมอ Project Manager ไดรบเอกสารมาจากแผนก Sales แลวกจะ Share เอกสาร Proposal นนตอใหทมพฒนาระบบทเกยวของตอไป

2. Team Leader มบทบาทเปน Site Collaborator (ดงแสดงในภาพท 2.2) โดยเมอ Team Leader ไดรบเอกสารจาก Proposal จาก Project Manager แลวกจะตองจดท าเอกสาร Project Plan และ Share ให Sales, Project Manager และ Team Member ไดรบทราบ

3. Team Member มบทบาทเปน Site Contributor (ดงแสดงในภาพท 2.2) โดยเมอเรมพฒนาระบบ Team Member จะตองจดท าเอกสารซงเปนเอกสารประกอบในการพฒนาระบบ โดยระหวางพฒนาระบบเอกสารทงหมดจะตอง Share ใหกบแผนก Project และ Sales จากนนเมอพฒนาระบบเสรจเรยบรอยแลวเอกสารทงหมดถง Share ใหกบแผนก Support ตอไป โดยเอกสารท Team member ตองจดท ามดงน Software Requirement Specification, Design Specification, Technical Specification, Test Case, Test Result, User Manual, Minutes of Meeting

10

2.2.3 แผนก Support ในแผนก Support สามารถเรยกดเอกสารเพอท างาน Support ระบบใหลกคา

หลงจากแผนก Project สงมอบงานใหกบลกคาเรยบรอยแลว Supporter มบทบาทเปน Site Member (ดงแสดงในภาพท 2.2) 2.3 ขนตอนการท างานใหม

เมอมการใชงานระบบ ECM ขนตอนการท างานจะเปลยนจากเดมดงแสดงในภาพท 2.3 โดยมรายละเอยดการท างานดงน

1. Upload เอกสารเขาสระบบ 2. ก าหนดสทธผทสามารถเรยกดเอกสาร 3. ก าหนดสทธผทสามารถแกไขดเอกสาร 4. ก าหนดสทธผทสามารถลบดเอกสาร

ECM System

Upload Upload

ภาพท 2.3 Activity Diagram ขนตอนการท างานใหมเมอมการใชระบบ ECM

11

2.4 ประโยชน

การใชระบบ ECM จะท าใหองคกรไดรบประโยชนดงน 1. เพมความเรวในการคนหาเอกสาร 2. สะดวกในการคนหาเอกสาร 3. มการจดการเอกสารทเปนระเบยบมากขน 4. ลดพนทส าหรบจดเกบเอกสาร 5. สามารถเรยกดประวตยอนหลงของเอกสารได 6. ปองกนการสญหายของเอกสารได

12

บทท 3 ขอก าหนดความตองการของระบบ

3.1 ความตองการดานหนาท (Functional Requirement)

ระบบ ECM มความสามารถในหนาทงานดงแสดงในภาพท 3.1 โดยมรายละเอยดดงน


Search Content





Check-Out Document

Check-In Document



View Content

Manage User

Select Content Type

Manage Content Tag

View Report


Member


Member

Site Collaborator

Site Member

Site Contributor

Administrator


Site Contributor

ภาพท 3.1 Use case diagram แสดงหนาทงานของระบบ ECM

13

1. Search Content ผใชงานสามารถคนหาเอกสารจากชอเอกสารหรอสวนหนงของชอเอกสารได

2. Manage Content Management Rule ผ ใชงานสามารถสรางเงอนไขในการจดการเอกสาร (Business Rules) เชน ถาหากชอเอกสารขนตนดวย A ใหจดเกบอยภายใต Folder A เปนตน

3. Manage Site Collaboration ผใชงานสามารถใชงานพนทส าหรบแบงปนเอกสารทใชรวมกนเฉพาะของแตละโครงการได

4. Manage Site Collaboration Member Site Owner สามารถเชญผใชงานรายอนเขามาท Site ได หรอลบผใชงานออกจาก Site ได

5. Accept Site Collaboration Member Site Member สามารถตอบรบการเขารวมการเปนสมาชก Site ได

6. Manage Content Properties ผใชงานสามารถระบ Properties ของเอกสาร เชน ชอโครงการ หวหนาโครงการ วนทเรมท าโครงการ วนทโครงการแลวเสรจ เปนตน

7. Select Content Type ผใชงานสามารถเลอกประเภทของเอกสาร เชน เอกสาร Proposal, Technical Specification, Design Document เปนตน

8. Manage Content Tags ผใชงานสามารถตดปาย (Tags) ใหกบเอกสารเพอสอวาเอกสารนมเรองใดทเกยวของบาง

9. Manage Content Versions ผใชงานสามารถควบคม Versions ของเอกสารได 10. View Content ผใชงานสามารถเรยกดเอกสารผาน Web Browser ได 11. Check-In Content ผใชงานสามารถสามารถน าเอกสารหรอไฟลประเภทอนๆ เขา

มาจดเกบในระบบได 12. Check-Out Content ผใชงานสามารถสามารถน าเอกสารหรอไฟลประเภทอนๆ

ออกจากระบบเพอท าการแกไขได โดยในขณะทน าออกมาเอกสารจะอยในสถานะ Lock เพอไมใหผอนน าเอกสารออกไปแกไขไดอก

13. Manage Folder Structure ผใชงานและผดแลระบบสามารถจดการ Folder Structure ได โดยการจดการจะมรปแบบเหมอนการใชงาน Folder Structure บนระบบปฏบตการ Windows

14. Manage Folder Permission ผดแลระบบสามารถจดการสทธการใชงาน Folder ได เพอควบคมผมสทธเขาใชงาน Folder

15. Manage Content Permission ผดแลระบบสามารถจดการสทธการใชงานเอกสารได เพอควบคมผทมสทธในการเรยกดเอกสาร

14

16. Manage User ผดแลระบบสามารถเพม, ลด หรอ แกไข ขอมลผใชงานได 17. View Reports ผใชงานสามารถใหผดแลระบบเรยกดรายงานได โดยวตถประสงค

ของรายงานแสดงในตารางท 3.1

ตารางท 3.1 แสดงรายงานของระบบ ECM

รายงาน วตถประสงค/เนอหาของรายงาน เงอนไขการจดท า

รายงาน รายงานการเขาใชระบบของพนกงาน (User Access Report)

เพอใชประเมนความคมคาของระบบ ECM เมอเทยบกบจ านวนของผทใชงานระบบจรงๆ โดยเนอหาของรายงานประกอบดวย

1. ชวงวนทขอมล 2. จ านวนผใชระบบ

สามารถระบชวงเวลาในการเขาใชงานของผใชงานระบบได

รายงานการเรยกดเอกสาร (Document View Report)

เพอใชในการตรวจสอบการเรยกดเอกสารของผใชงานวาถกตองตรงตามสทธการเรยกดเอกสารหรอไม โดยเนอหาของรายงานประกอบดวย

1. ชวงวนทขอมล 2. รายชอผเรยกดเอกสาร 3. จ านวนครงทเรยกดเอกสาร

สามารถระบชวงเวลาในการเรยกดเอกสารของผใชงานระบบได

รายงานสรปรายการของเอกสาร (Summarize Document Report)

เพอใชในการสรปเอกสาร และตรวจสอบความครบถวนของประเภทเอกสารในแตละโครงการ โดยเนอหาของรายงานประกอบดวย

1. วนทขอมล 2. ชอโครงการ 3. ชอเอกสาร 4. ชอผ Check-In เอกสาร 5. Version ของเอกสาร

สามารถระบชอโครงการในการเรยกดรายงานได

15

ตารางท 3.1 แสดงรายงานของระบบ ECM (ตอ)

รายงาน วตถประสงค/เนอหา เงอนไขการจดท า

รายงาน รายงานสรปการน าเขาเอกสาร (Check-In Document Report)

เพอใชในการตรวจสอบการน าเขาเอกสารของผใชงานวาถกตองตรงตามสทธการน าเขาเอกสารหรอไม โดยเนอหาของรายงานประกอบดวย

1. ชวงวนทขอมล 2. ชอโครงการ 3. ชอเอกสาร 4. ชอผ Check-In เอกสาร 5. Version ของเอกสาร

สามารถระบชวงเวลาในการน าเขาเอกสารของผใชงานระบบได

รายงานสรปการน าเอกสารออก (Document Download Report)

เพอใชในการตรวจสอบการน าเอกสารออกของผใชงานวาถกตองตรงตามสทธการน าเอกสารออกหรอไม โดยเนอหาของรายงานประกอบดวย

1. ชวงวนทขอมล 2. ชอโครงการ 3. ชอเอกสาร 4. ชอผ Check-Out เอกสาร 5. Version ของเอกสาร 6. รายการเอกสารท Check-Out ทงหมด 7. จ านวนวนท Check-Out เอกสาร

จนถงปจจบน

สามารถระบชวงเวลาในการน าเอกสารออกของผใชงานระบบได

16

3.2 ความตองการดานขอมล (Data Requirement)

ระบบ ECM ทท าการคดเลอกมความตองการดานขอมลตามรายละเอยดดงน 3.2.1 ขอมลทตองจดเกบในระบบ

ระบบ ECM จะตองจดเกบชอไฟลและขอมลของไฟล (Properties) เพอใหผใชงานระบบสามารถท าการคนหาเอกสารได โดยรปแบบของชอไฟลและขอมลของไฟลทตองจดเกบมดงน

รปแบบของชอไฟล: <ชอโครงการ>-<ชอเอกสาร>.<นามสกลของไฟล> เชน MSMIS-Proposal.pdf เปนตน

ขอมลของไฟล (Properties): 1. ชอเอกสาร 2. ประเภทเอกสาร 3. ชอโครงการ 4. ชอลกคา 5. หวหนาโครงการ 6.วนทเรมตนโครงการ 7.วนทโครงการแลวเสรจ

17

3.2.2 วธการเกบรวบรวมขอมล ขอมลทน าเขาระบบ ECM เพอใหระบบสามารถท าหนาทงานตามทกลาวใน

หวขอ 3.1จะมวธการจดเกบรวบรวมขอมลดงแสดงในตารางท 3.2 ตารางท 3.2 แสดงวธการเกบรวบรวมขอมล

ขอมล/ประเภทเอกสาร แหลงขอมล วธการเกบรวบรวมขอมล ชอเอกสาร ใบปะหนาเอกสารและชอ

ไฟลเอกสาร น าเขาระบบทนทหลงจากไดรบการอนมตเอกสาร

ประเภทเอกสาร ใบปะหนาเอกสาร น าเขาระบบทนทหลงจากไดรบการอนมตเอกสาร

ชอโครงการ ใบปะหนาเอกสารและชอไฟลเอกสาร

น าเขาระบบทนทหลงจากไดรบการอนมตเอกสาร

ชอลกคา ใบปะหนาเอกสาร น าเขาระบบทนทหลงจากไดรบการอนมตเอกสาร

หวหนาโครงการ ใบปะหนาเอกสาร น าเขาระบบทนทหลงจากไดรบการอนมตเอกสาร

วนทเรมโครงการ ใบปะหนาเอกสาร น าเขาระบบทนทหลงจากไดรบการอนมตเอกสาร

วนทโครงการแลวเสรจ - อพเดทขอมลหลงจากสงมอบระบบใหลกคา

18

3.3 ความตองการดานอนๆ (Non-Functional Requirement)

นอกจากความตองการดานหนาทดงทกลาวขางตนแลว ระบบยงตองมคณสมบตอนๆ อกดงน

1. ความตองการทางดานเทคนคทรองรบการท างานของระบบ โดยระบบ ECM จะตองสามารถใชงานผาน Web Browser Internet Explorer version 8 ขนไปเพราะเปน Web Browser version ต าสดทมการใชงานอยในบรษท และรองรบการท างานในระบบปฏบตการในสถาปตยกรรมแบบ 64 bits

2. การควบคมการเรยกดเอกสาร โดยระบบ ECM จะตองมการจดการผใชงานทสามารถก าหนดและตรวจสอบสทธการเขาใชงานระบบ รวมถงการเรยกดโฟลเดอรและเอกสารตามแตละประเภทเอกสารดงตารางท 3.3 ตารางแสดงการเขาถงเอกสารของผใชงานแตละแผนก ตารางท 3.3 การเขาถงเอกสารของผใชงานแตละแผนก

Document Type Sales Project Support

Proposal / / Software Requirement Specification

/ / /

Design Specification / / /

Technical Specification

/ / /

Test Case /

Test Result / / / Manual / / /

Minutes of Meeting / /

Project Plan / /

Sample Document

/ /

Report /

19

3. การควบคมการใชงานระบบ โดยระบบ ECM จะตองมการควบคมการใชงานระบบของผใชงาน ใหเปนไปตามบทบาทและสทธการใชงานแตละ function ทก าหนดดงตารางท 3.4

4. การควบคมเอกสารระหวางการใชงาน โดยระบบ ECM จะตองมการ lock ทอยระหวางการเรยกดเพอไมใหผใชงานรายอนท าการแกไขเอกสารระหวางการเรยกดเอกสาร

5. ความรวดเรวในการเรยกดเอกสาร โดยระบบ ECM จะตองสามารถใชเวลาในการเรยกดเอกสารไดไมเกน 3 วนาท

6. การท างานในสภาพแวดลอมทจ ากด โดยระบบ ECM จะตองระบบ ECM จะตองสามารถท างานไดด ในสภาพแวดลอมทม RAM ไมเกน 8 GB เพราะเครอง server ทใชตดตงระบบม RAM 8 GB

7. Programming Language โดยระบบ ECM จะตองรบการปรบปรงและโปรแกรม ดวยการเขยนโปรแกรมภาษา JAVA

8. การดแลรกษาระบบ โดยระบบ ECM จะตองตอการบ ารงรกษาระบบ เนองจากไมมบคลากรประจ าในการดแลรกษาระบบ

9. ความงายตอการใชงานระบบ โดยระบบ ECM จะตองงายตอการใชงาน โดยทผใชงานสามารถเรยนรการใชงานไดอยางถกตองดวยตนเอง ภายใน 3 วนโดยไมมคมอการใชงาน

10. ความหลากหลายของ Vendor ทพฒนาระบบ โดยระบบ ECM จะตองม Vendor ในประเทศไทยทสามารถบ ารงรกษาระบบได รวมถงความหลากหลายของ Vendor เพอปองกนการผกขาดของ Vendor ทพฒนาระบบ

11. Development Cost โดยระบบ ECM จะตองไมมคาใชจายในดานของ Software ทน ามา Implement

12. Length of time until deployment โดยระบบ ECM จะตองมระยะในการ Implement ระบบไมเกน 6 เดอน

13. ขอจ ากดของค าคน (Tags) โดยระบบ ECM จะตองสามารถใสค าคน (Tags) ใหกบเอกสารไดมากกวา 10 ค าคนเพอใชในการคนหา

14. มาตรฐานการตงชอไฟล เพอใหการจดเกบไฟลเปนระเบยบและสะดวกในการคนหาเอกสาร ระบบ ECM จะตองสามารถต งชอไฟล ไดตามฟอรแมตดงน <ชอโครงการ>-<ชอเอกสาร>.(Type of file)

20

ตารางท 3.4 ตารางแสดงการเขาถง function ของระบบในแตละบทบาทของผใชงาน

Function Site Member

(Sales, Supporter) Site Contributor (Team Member)

Site Collaborator (Team Leader)

Site Owner (Project Manager)

Administrator

Search Content / / / /

View Content / / / /

Manage Content Properties / / /

Select Content Type / / /

Manage Content Tags / / /

Check-In Content / / /

Manage Content Management Rules / /

Manage Content Version / /

Check-Out Content / /

Manage Folder Permission / /

Manage Content Permission / /

Manage Folder Structure / /

Manage Site Collaboration /

Manage Site Collaboration Member /

Accept Site Collaboration Member / / /

View Report /

Manage User /

21

บทท 4 การจดหาและคดเลอกระบบสารสนเทศ

4.1 ขนตอนหรอวธการจดหาทใช

ภายหลงจากการส ารวจและก าหนดความตองการของผใชแลว ทมพฒนาไดสอบทาน

ขอก าหนดความตองการระบบทจดท าขน (ตามรายละเอยดในบทท 3) กบผใชเพอใหผใชยนยนหรอแกไขใหเขาใจตรงกน กอนทจะด าเนนการจดหาระบบ ECM ตอไป ซงภายหลงจากการสอบทานขอก าหนดความตองการแลว ทมพฒนาจงไดด าเนนการจดหาระบบ ECM โดยใชขนตอนในการจดหาดงน

1. ท าการศกษาหาขอมลเกยวกบซอฟตแวรทสามารถท างานไดตามขอก าหนดความตองการทผานการสอบทานแลว และคดเลอกซอฟตแวร มา 3 ระบบ แบงเปนแบบ Proprietary 1 ระบบ และ open source หรอ freeware 2 ระบบ (ดวยวธการดงรายละเอยดในหวขอ 4.2 "การหาขอมลเกยวกบซอฟตแวร") โดยการคนหาซอฟตแวรเพอน ามาเปรยบเทยบความสามารถจะพจารณาจากประสบการณการใชงาน ประสบการณในการพฒนาระบบ ECM ของสมาชกภายในทม ความคดเหนจากผใชงานระบบ และผลส ารวจจากหนวยงานทไดรบการยอมรบ

2. เปรยบเทยบความสามารถของซอฟตแวรโดยเปรยบเทยบกบความตองการ (Requirement) ทไดมาจากการสอบถามความตองการระบบของผใชงานภายในแผนกตางๆ ตามทระบในบทท 3

3. ประเมนผลโดยน า weighted score มาเปนปจจยในการตดสนใจ 4.2 วธการหาขอมลเกยวกบซอฟตแวร

การหาขอมลเกยวกบซอฟตแวรท าโดยสบคนขอมลจากแหลงขอมลในขอ 4.2.1 แลวน า

ซอฟตแวรหลงสบคนไดมาเปรยบเทยบดงรายละเอยดในขอ 4.2.2

4.2.1 แหลงขอมลของซอฟตแวร 1. สอบถามขอมลระบบ ECM จากสมาชกภายในทม โดยท าการสอบถามจาก

สมาชกภายในทมจ านวน 2 คน (จากผ ใชทงหมด 10 คนส าหรบโครงการน ารองน ) ท เคยม

22

ประสบการณการพฒนาระบบและเคยใชงานระบบ ECM เพอเกบขอมลดานตางๆของซอฟตแวร เชน ระบบ ECM ทแนะน า ขอด ขอเสยของแตละระบบ ปญหาและอปสรรคในการพฒนาระบบ เปนตน

2. หาขอมลจากผลส ารวจของ Gartner โดย Gartner ไดท าการส ารวจระบบ ECM จ านวน 20 ระบบ โดยหลกเกณฑท Gartner ใชพจารณาม 7 ดานดงน

(1) Document management (น าหนกคะแนน 20%) เปน ฟงกชนการจดการเอกสาร เชน Check-in, Check-out, Version control, Security เปนตน

(2) Web content management (น าหนกคะแนน 5%) เปน ฟงกชนการควบคมและจดการเนอหา (content) ใน website

(3) Record management (น าหนกคะแนน 10%) เปน ฟงกชนการควบคมเอกสาร เชน การก าหนดอายใหเอกสาร โดยเมอครบก าหนดอายแลวเอกสารนนจะไมสามารถคนหาได เปนตน

(4) Image-processing applications (น าหนกคะแนน 15%) เปน ฟงกชนการอานขอความในไฟลรปภาพหรอเอกสาร PDF ทไดมาจากการ Scan เอกสาร

(5) Social content (น าหนกคะแนน 15%) เปน ฟงกชนการแบงปนเอกสารใหผใชงานรายอนในระบบ ECM หรอแบงปนเอกสารออกผใชงานรายอนนอกระบบ ECM

(6) Content workflow (น าหนกคะแนน 20%) เปน ฟงกชนการด าเนนเอกสารตามขนตอนการท างาน เชน เอกสารทตองไดรบการอนมตจากผมอ านาจ

(7) Extended Component (น าหนกคะแนน 15%) เปนความสามารถในการเชอมตอกบระบบอนๆ เชน ระบบ CRM, ระบบ ERP เปนตน

3. หาขอมลโดยการสบคนจาก Website โดยหาขอมลจาก Website อยางเปนทางการของแตละระบบ ECM และหาขอมลจาก Website อนๆ ดงตารางท 4.1 เพอศกษาหาขอมลเชงลกของระบบ ECM นนๆวามความสามารถและคณภาพ ทสามารถแกปญหาของบรษท และตอบสนองตอความตองการของผใชงานไดหรอไม

23

ตารางท 4.1 อางองการสบคนขอมลระบบ ECM

หวขอ URL วนทขอมล Alfresco product https://www.alfresco.com/products/enterp

rise-content-management/community 01/12/2015

Best of ECM Software https://www.g2crowd.com/categories/enterprise-content-management

01/12/2015

Gartner Magic Quadrant for ECM

https://www.alfresco.com/gartner/ecm 01/12/2015

Why Alfresco https://www.alfresco.com/why-alfresco 01/12/2015

ECM Case Study http://www.nuxeo.com/customers/mobile-telecom-provider/

06/12/2015

Nuxeo Product http://www.nuxeo.com/solutions/document-management/

06/12/2015

Documentum Product http://www.emc.com/enterprise-content-management/documentum/index.htm

08/12/2015

Nuxeo Partners http://www.nuxeo.com/partners/ 13/12/2015

4.2.2 ผลการเลอกซอฟตแวรเพอน ามาพจารณา

จากการสบคนจากแหลงขอมลดวยวธการตางๆ ดงกลาวขางตน (ในหวขอ 4.2.1) ไดซอฟตแวรทเลอกมาพจารณาเปรยบเทยบจ านวน 3 ซอฟตแวรดงน

1. Alfresco (Open-Source) โดย Alfresco นนออกเวอรชนแรกเมอป 2005 พฒนาโดยบรษท Alfresco Software ปจจบนไดพฒนาซอฟตแวรจนมาถงเวอรชน 5.0 โดยใหผ ใชงานทวไปสามารถ Download ไดในเดอนมนาคม ป 2015 ซงสาเหตท เลอก Alfresco มาประกอบการพจารณาเพราะ สมาชกภายในทมมประสบการณการใชงานและพฒนาระบบ Alfresco และเปนระบบ ECM Open-Source เพยงรายเดยวทอยใน Magic Quadrant ของ Gartner ในป 2014 กบ 2015

2. Nuxeo (Open-Source) โดย Nuxeo นนออกเวอรชนแรกเมอป 2006 พฒนาโดยบรษท Nuxeo ปจจบนไดพฒนาซอฟตแวรจนมาถงเวอรชน 7.2 โดยใหผใชงานทวไป

24

สามารถ Download ไดในเดอนมนาคม ป 2015 ซงสาเหตทเลอกระบบ Nuxeo มาประกอบการพจารณาเพราะ เปน 1 ใน 2 ระบบ ECM Open-Source ทอยใน Magic Quadrant ของ Gartner ในป 2014

3. Documentum (Proprietary) โดย Documentum นนออกเวอรชนแรกเมอป 1993 พฒนาโดยบรษท Documentum ซงตอมาไดถกบรษท EMC Corporation เขาซอกจการในป 2003 ปจจบนไดพฒนาซอฟตแวรจนมาถงเวอรชน 7.2 โดยใหลกคาสามารถซอไดในเดอนมกราคม ป 2015 ซงสาเหตทเลอก Documentum มาประกอบการพจารณาเพราะสมาชกภายในทมมประสบการณการใชงานและพฒนาระบบ Documentum และยงเปนระบบ ECM ทถกจดอยในกลม Leader ใน Magic Quadrant ของ Gartner ในป 2014 กบ 2015

จากนนดาวนโหลดและตดตงซอฟตแวรทงสามเพอน ามาประเมนเปรยบเทยบคณสมบตและความสามารถของซอฟตแวรแตละระบบกบขอก าหนดความตองการของระบบ (Requirements) ทงความตองการดานหนาท (functional requirements) และความตองการดานอนๆ โดยใหผใชงานภายในแผนกตางๆ และผทเกยวของรวมกนพจารณาใหคะแนนความสามารถของซอฟตแวรแตละระบบ รวมทงน าหนกความส าคญของปจจยตางๆทน ามาพจารณาคดเลอกซอฟตแวร ดงรายละเอยดในหวขอ 4.3 4.3 การประเมนเปรยบเทยบความสามารถและขอจ ากดของซอฟตแวร

การประเมนซอฟตแวรและการคดเลอกซอฟตแวรจะใชวธการวดคะแนนถวงน าหนก

(Weighted Score) มาใชในการประกอบการพจารณา โดยเกณฑทใชในการประเมนประกอบดวย 3 ดานดงน

1. Functional Requirement เปนการพจารณาในประเดนความสามารถและขอจ ากดของระบบทางดาน function กบความตองการทางดาน function การใชงานของผใชงานในหวขอ 3.1

2. Technical Requirement เปนการพจารณาในประเดนความสามารถและขอจ ากดของระบบทางดานเทคนคกบความตองการทางดานเทคนคของผใชงานในหวขอ 3.3

3. General Requirement เปนการพจารณาในประเดนความสามารถและขอจ ากดของระบบกบความตองการอนๆ ของผใชงานในหวขอ 3.3

สวนขนตอนในการประเมนดวยวธถวงน าหนก มดงน 1. ใหน าหนกในรายละเอยดของแตละรายการในแตละเกณฑ ดงตารางท 4.2, 4.3 และ

4.4

25

2. ใหคะแนนแตละรายการในแตละทางเลอก ดงตารางท 4.2, 4.3 และ 4.4 3. ค านวณคาถวงน าหนกของแตละรายการในแตละทางเลอก ดงตารางท 4.2, 4.3 และ

4.4 4. หาผลรวมของคะแนนในแตละทางเลอก ดงตารางท 4.2, 4.3 และ 4.4 5. น าคะแนนเปอรเซนตของคะแนนทง 3 ดาน มาค านวณคาถวงน าหนกของแตละ

รายการในแตละทางเลอก ดงตารางท 4.5 6. หาผลรวมของคะแนนทง 3 ดาน ของแตละทางเลอกดงตารางท 4.5 และเลอก

ทางเลอกทใหคะแนนสงสด โดยในขนตอนท 1-2 ใหผใชงานจ านวน 2 คน (จากสมาชกในทมจ านวน 10 คน คดเปน

20%) เปนผท าแบบประเมนเพอใหคะแนน (ดงรายละเอยด ในภาคผนวก ง) แลวหาคาเฉลยของคะแนนทไดมาใชในขนตอนท 1-2 ซงการท าแบบประเมนจะท าโดยการสาธตซอฟตแวรทไดมาจากขอ 4.2 ใหผใชงานสองคนเดม (ทเปนผใหน าหนก) ดทละฟงกชนเพอใหผใชงานสามารถเปรยบเทยบความสามารถของแตละซอฟตแวร และประเมนเพอใหคะแนนตามความตองการดานหนาทของระบบ (ดงแสดงในหวขอ 3.1) และความตองการดานอนๆ ของระบบ (ดงแสดงในหวขอ 3.3) ตารางท 4.2

ตารางเปรยบเทยบความสามารถทางดาน Functional

Requirements Weight Alfresco Nuxeo Documentum

Score Weighted

-Score Score

Weighted-Score

Score Weighted

-Score Search Content 5 4 20 4 20 3 15

Manage Content Management Rules

2.5 5 12.5 1 2.5 1 2.5


4 5 20 3.5 14 3 12

Manage Site Collaboration Member

4 5 20 4 16 4 16

26

ตารางท 4.2

ตารางเปรยบเทยบความสามารถทางดาน Functional (ตอ)


Score Weighted

-Score Score

Weighted-Score

Score Weighted

-Score

Accept Site Collaboration Member

4 5 20 1 4 1 4


5 4 20 4 20 4 20

View Report 2 1 2 1 2 1 2 Select Content Type

3.5 3.5 12.25 4 14 4 14

Manage Content Tags

4.5 5 22.5 5 22.5 0.5 2.25

Update Content Version

4.5 5 22.5 5 22.5 5 22.5

View Content 4.5 5 22.5 5 22.5 5 22.5 Check-In Document

5 5 25 5 25 5 25


4 5 20 5 20 4 16


5 5 25 5 25 4 20

Manage User 5 5 25 5 25 5 25 Manage Folder Structure

4.5 5 22.5 5 22.5 4 18

Total 77.50 336.75 66 295 58.50 261.75 Total (%) 94% 82% 73%

27


ตารางเปรยบเทยบความสามารถทางดาน Technical


Score Weighted

-Score Score

Weighted-Score

Score Weighted

-Score

User Friendly 4.5 4.5 20.25 4.5 20.25 3 13.5 Support Java Language

4 5 20 5 20 5 20

Windows 64 bits 4 5 20 5 20 5 20 Can run on 8 RAM environment

4 5 20 5 20 3 12

Easy to maintenance

5 3.5 17.5 3 15 3.5 17.5

Total 23 97.75 22.50 95.25 19.50 83

Total (%) 91% 89% 77%

ตารางท 4.4 ตารางเปรยบเทยบความสามารถทางดาน General


Score Weighted

-Score Score

Weighted-Score

Score Weighted

-Score Diversity of vendor

3.5 3 10.5 1 3.5 4.5 15.75

Development cost

5 5 25 5 25 1 5

Low impact of internal resource

4.5 4 18 4 18 2 9

Requirement for internal expertise

3.5 3.5 12.25 3.5 12.25 3 10.5

28

ตารางท 4.4 ตารางเปรยบเทยบความสามารถทางดาน General (ตอ)


Score Weighted

-Score Score

Weighted-Score

Score Weighted

-Score Length of time until deployment

5 4.5 22.5 4.5 22.5 2.5 12.5

Total 20 88.25 18 81.25 13 52.75 Total (%) 82% 76% 49%


ตารางสรปเปรยบเทยบความสามารถ

Requirements Alfresco Nuxeo Documentum

Functional 94 82 73 Technical 91 89 77

General 82 76 49 Total 267 247 199

4.4 ผลของการประเมนและการคดเลอกซอฟตแวร

จากการประเมนเปรยบเทยบความสามารถและขอจ ากดของซอฟตแวรในขอ 4.3

ทางเลอกทไดคะแนนรวมมากทสดคอ Alfresco และไดคะแนนมากทสดในทกๆดาน ทงทางดาน Functional, Technical และ General Requirement ดจงเลอก Alfresco เพอน ามา Implement เพมเตมดงตารางท 4.6 โดยมทงสวนทตองพฒนา (Development) และก าหนดคา (Configuration) ใหมจากคาทก าหนดใหโดยปรยาย (Default) ของซอฟตแวร ซงมรายละเอยดดงตารางท 4.7 และ 4.8

29


ฟงกชนทพฒนาเพมเตม

Requirements

มตรงตามความตอง การ

มแตไมตรงตามความตอง

การ

Develop

Configuration Modify New

Search Content - / / - -


- / - -

/

Manage Site Collaboration - / - - /


/ - - - -


/ - - - -

Manage Content Properties - / / - -

View Report - - - / - Select Content Type - / / - -

Manage Content Tags / - - - - Update Content Version / - - - -

View Content / - - - - Check-In Document / - - - - Check-Out Document / - - - -

Manage Folder Permission - / - - / Manage Content Permission / - - - - Manage User - / - - / Manage Folder Structure - / - - /

30

ตารางท 4.7 รายละเอยดสวนทพฒนาระบบเพมเตม

ฟงกชน กอนปรบปรง หลงปรบปรง Search Content สามารถคนหาเอกสารจากชอ

เอกสารและค าคนได แตไมสามารถคนหาเอกสารตามขอมล (Properties) ของเอกสารได

สามารถคนหาเอกสารตามขอมล (Properties) ของเอกสารได

Manage Content Properties ไมมขอมล (Properties) ของเอกสารตามความตองการดานขอมล (ดงแสดงในหวขอ 3.2)

มขอมล (Properties) ของเอกสารตามความตองการดานขอมล (ดงแสดงในหวขอ 3.2) เพอน าไปใชในการคนหาได

View Report ไมม สามารถเรยกดรายงานประเภทตางๆ ตามความตองการดานหนาทของระบบ (ดงแสดงในหวขอ 3.1) ได

Select Content Type ไมมประเภทเอกสารใหเลอกความตองการดานขอมล

มประเภทเอกสารใหเลอกความตองการดานขอมล

ตารางท 4.8 รายละเอยดสวนทก าหนดคา (Configuration) เพมเตม

ฟงกชน คาทก าหนด Manage Content Management Rules

สรางกฎการยายเอกสารตามขอตกลงการจดระเบยบไฟล

Manage Site Collaboration สราง Site ใหตรงกบงานของบรษท Manage Folder Permission ก าหนดสทธการเขาถงแฟมขอมลของผใชงาน

Manage User สรางผใชงาน Manage Folder Structure สรางแฟมขอมลตามขอตกลงการจดระเบยบแฟมขอมล

31

บทท 5 การปรบใชใหเกดผล

5.1 แผนการปรบใชซอฟตแวรทเลอก

ภายหลงจากกระบวนการคดเลอกระบบ ECM ตามทกลาวแลวในบทท 4 ไดเลอก

ซอฟตแวร Alfresco เพอน ามาปรบใชใหเกดผล โดยการปรบใชระบบ Alfresco นนจ าเปนตองพฒนาปรบปรงซอฟตแวรเพมเตมในสวนทขาดเพอใหตรงกบความตองการของผใชงาน ดงนนการปรบใชระบบใหเกดผลจงด าเนนตามขนตอนดงน

1. ตดตงระบบ 2. ก าหนดคาซอฟตแวร (Configuration) 3. ปรบปรงฟงกชนการท างานเดม (Modify) 4.พฒนาฟงกชนการท างานใหม (New) 5.จดท าคมอการใชงานระบบ 6.ตดตงสวนปรบปรงใหผใชงาน 7.ประเมนผลการปรบใชระบบ 8.สรปผลการปรบใชระบบ โดยมแผนด าเนนงานการปรบใชระบบ และกจกรรมทท าในแตละขนตอน ดงตารางท

5.1 ซงในระหวางการปรบใชระบบนอกจากจะใหผใชงานไดทดลองใชงานระบบ เพอใหผใชงานไดทดสอบประสทธภาพและความสามารถของระบบแลว ทมพฒนายงเปดโอกาสใหผใชงานไดแสดงความคดเหนทมตอระบบเปนระยะๆ เพอน าขอมลดงกลาวมาปรบปรงระบบในระหวางการปรบใชระบบ

32

ตารางท 5.1 แผนด าเนนงานการปรบใชระบบ

Tasks February March April

W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 ตดตงซอฟตแวร

- ตดตงระบบ Alfresco - ตดตงสวนเสรม Alfresco Audit

Share

- ตดตงระบบ JasperReport

ก าหนดคาซอฟตแวร - Manage User - Manage Site Collaboration - Manage Content

Management Rules

- Manage Folder Structure - Manage Folder Permission

ปรบปรงฟงกชนการท างานเดม - Select Content Type - Manage Content Properties - Search Content

พฒนาฟงกชนการท างานใหม

- Reports จดท าคมอการใชงานระบบ

ตดตงสวนปรบปรงใหผใชงานระบบ ประเมนผลการปรบใชระบบ

สรปผลการปรบใชระบบ

33

5.2 ขนตอนและกระบวนการท างานการปรบใชใหเกดผล

เนองจากระบบ Alfresco ทเลอกน ามาปรบใชนนไมมฟงกชนรายงานตามความตองการของผใชงาน ซงผดแลระบบตองการรายงานเพอเรยกดกจกรรมตางๆทเกดขนในระบบ เชน Check-In เอกสาร ดาวโหลดเอกสาร เปนตน ดงนนทมพฒนาจงจ าเปนทจะตองพฒนาขนใหมแตปญหาคอโครงสรางของฐานขอมลระบบ Alfresco นนไมไดบนทกกจกรรมตางๆ ทเกดขนในระบบไว ทมพฒนาจงไดท าการตดตงสวนเสรมของระบบ Alfresco ชอวา Audit Share โดยสวนเสรมดงกลาวนนมหนาทบนทกกจกรรมตางๆ ของผใชงานลงฐานขอมล

เมอมขอมลจดเกบไวทฐานขอมลแลว จากนนจงพฒนาโปรแกรมในสวนของการจดท ารายงาน โดยผพฒนาระบบไดเลอก JasperReports เปนเครองมอส าหรบจดท ารายงาน เพราะเครองมอดงกลาวสามารถรองรบฐานขอมล Postgres ซงเปนฐานขอมลของระบบ Alfresco รวมถงเปนเครองมอทไมมคาใชจายเพราะเปนฟรแวร และเปนเครองมอททมพฒนาระบบมความคนเคย จงท าใหไมเสยเวลาในการพฒนาระบบและท าความเขาใจในการใชเครองมอ

ส าหรบการพฒนาปรบปรงระบบนนจะท าตามแผนการปรบใชระบบในหวขอ 5.1 โดยมรายละเอยดการท างานและขนตอนการท างานดงน

5.2.1 การตดตงซอฟตแวร ซอฟตแวรทตองท าการตดตง ประกอบดวย ระบบ Alfresco สวนเสรม Alfresco

Audit Share และระบบ JasperReport โดยในการตดตงซอฟตแวรแตละตว มรายละเอยดดงน 5.2.1.1 ตดตงระบบ Alfresco

ในการตดตงระบบ Alfresco นนทมพฒนาจะตดตงระบบ Version 4.2.d ซงเปน version ลาสดทรองรบการท างานของสวนเสรม Alfresco Audit Share โดย Alfresco version ลาสดน download จาก https://wiki.alfresco.com /wiki/ Community_file_list_4.2 โดยเครองทท าการตดตงระบบมสมรรถนะดงน

CPU: Intel Core i5-4200 2.30 GHz RAM: 8 GB OS: Windows 2012 R2 64 bits Hard disk: 500 GB

34

5.2.1.2 ตดตงสวนเสรม Alfresco Audit Share เมอตดตง Alfresco แลวจากนนทมพฒนาจงตดตงสวนเสรม Alfresco

Audit Share เพอใหระบบ Alfresco สามารถจดเกบกจกรรมตางๆของผใชงานระบบลงฐานขอมลเพอน าขอมลเหลาน ไปจดท ารายงานตามทกลาวขางตนได เชนการ upload เขาสระบบ การ download เอกสาร การเรยกดเอกสารเอกสารเปนตน ซงสวนเสรม Alfresco Audit Share น Download จาก https://addons alfresco.com/addons/audit-share

5.2.1.3 ตดตงระบบ JasperReport ภายหลงจากตดตงสวนเสรม Alfresco Audit Share แลวทมพฒนาจง

ท าการตดตงโปรแกรม JasperReport เพอใหสามารถจดท ารายงานการใชงานระบบของผใชงานในระบบ Alfresco ได โดยท าการสราง Template ของรายงาน เชน ตารางขอมล ชอคอลมน ชอรายงาน ตราบรษท เปนตน และท าการดงขอมลจากฐานขอมลของระบบ Alfresco ขนมาแสดงโดยโปรแกรม JasperReport ซงสามารถ Download ไดจาก http://community.jaspersoft.com/ project/jasperreports-server/releases

5.2.2 การก าหนดคาซอฟตแวร ทมพฒนาไดก าหนดคาตางๆใหกบระบบ โดยท าตามขนตอนดงตอไปน

5.2.2.1 สราง User ทมพฒนาสรางผใชงานตามภาพท 5.1 เพอใหสมาชกภายในทมสามารถ

Log In เขาระบบเพอใชงานได และเพอใหสามารถเพมสมาชกของแตละ Site Collaboration ในขนตอนท 5.2.2.2 ได

ภาพท 5.1 หนาจอแสดงรายชอผใชงานระบบ

35

5.2.2.2 สราง Site Collaboration เนองจากผใชงานตองการแบงปนเอกสารของโครงการ ทมพฒนาจงท า

การสราง Site Collaboration ของแตละโครงการทแผนก Project ด าเนนงานอย ในปจจบน (Implement) เพอใหผใชงานของแตละโครงการสามารถเขาใชงานเพอแบงปนเอกสารได ทมพฒนาจงสราง 1 Site Collaboration ตอ 1 Project ทแผนกด าเนนงานอยตามภาพท 5.2 และเพมสมาชกของแตละ Site Collaboration ตามภาพท 5.3

ภาพท 5.2 หนาจอแสดง Site Collaboration ทงหมด

ภาพท 5.3 หนาจอแสดงรายชอสมาชกภายใน Site Collaboration

36

5.2.2.3 สราง Content Management Rules เนองจากผใชงานมความตองการใหระบบเปลยนแปลงประเภทเอกสารท

ผใชงานน าเอกสารเขาสระบบใหเปน Project Document โดยอตโนมต ซงถาไมมการตงคาหรอก าหนดคาในขนตอนนผใชงานจะตองเลอก Content Type เอง ดงนนเพอใหผใชระบบใชงานระบบ Alfresco ได ง ายขน ทมพฒนาจ งท าการก าหนดคาของกฎการจดการเอกสาร (Content Management Rule) ทRoot Folder ของแตละ Site ดงภาพท 5.4 โดยมรายละเอยดของการก าหนดคาเอกสารตางๆ ดงน

ภาพท 5.4 ตวอยางการก าหนดคาเพอเปลยนประเภทเอกสารโดยอตโนมต (Content Management Rules)

Name: ก าหนดชอของกฎการจดการเอกสาร (Rule) Define Rule: ใชส าหรบการก าหนดเงอนไขการด าเนนกฎตอเอกสาร ซง

จากภาพเลอกวา “Item are created or enter this folder” กคอใหด าเนนกฎเมอมเอกสารใหมท Folder น

37

If all criteria are met: เพอก าหนดเงอนไขเอกสารทจะใหกฎด าเนนการ ซงจากภาพเลอกวา “All Items” กคอใหด าเนนกฎกบทกเอกสาร โดยในขนตอนนสามารถก าหนดเฉพาะไดวาจะใหเอกสารทมชอขนตนดวย A ด าเนนการตามกฎน

Perform Action: เพอก าหนดวาเอกสารทตรงกบเงอนไขตามขอ Define Rule และ If all criteria are met กระท ากบเอกสารอยางไร ซงจากภาพเลอกวา “Specialise Type to Project Document” กคอใหเปลยนประเภทเอกสารเปน Project Document โดยในขนตอนนยงสามารถก าหนดใหคดลอกหรอยายเอกสาร หรอแปลงเอกสารเปนไฟล PDF ได

5.2.2.4 สราง Folder Structure เนองจากบางโครงการนนมการแบงการท างานเปน Phase และมความ

ตองการเกบเอกสารแยก Folder ส าหรบแตละ Phase ทมพฒนาจงสราง Folder Structure ภายใต Site Collaboration ตาม Phase ของโครงการท Implement ใหกบลกคาในกรณทโครงการนนแบงการท างานเปน Phase ตามภาพท 5.5

ภาพท 5.5 หนาจอแสดง Folder Structure

5.2.2.5 ปรบคา Folder Permission เนองจากบางโครงการนนมการแบงการท างานเปน Phase ซงสมาชกแต

ละ Phase จะเปนคนละคนกน จงท าใหตองก าหนดสทธการเขาถงของ Folder แยกตาม Phase ดงนนทมพฒนาจงท าการปรบคาเพอก าหนดสทธในการเขาถง Folder ทจดเกบเอกสารของแตละโครงการ ดงภาพท 5.6 เพราะถงแมวาก าหนดสทธของผใชงานท Site Collaboration แลว แตสทธการใชงานนนไมไดแยกตาม Phase จงตองก าหนดสทธท Folder ยอยของแตละ Phase โดยท าการปรบคาตามทกลาวขางตน

38

ภาพท 5.6 หนาจอการก าหนดสทธการเขาถง Folder

5.2.3 การปรบปรงฟงกชนการท างานเดม นอกจากการก าหนดคาตางๆ ตามทกลาวขางตนแลว ทมพฒนายงตองปรบปรง

ฟงกชนการท างานของระบบ Alfresco ดงตอไปน 5.2.3.1 ปรบปรงฟงกชน Select Content Type

เนองจากทางบรษทมประเภทเอกสารหลากหลายทตองการจดเกบในระบบ แตฟงกชนนของระบบ Alfresco ไมรองรบประเภทเอกสารตามความตองการของบรษท ทมพฒนาจงไดท าการปรบปรงฟงกชนนเพอใหสามารถรองรบเอกสารประเภทตางๆ ไดดงภาพท 5.7 ซงในชวงเรมการปรบใชซอฟตแวรจะเรมตนจากแผนก Project ซงมประเภทเอกสารทตองจดเกบคอเอกสารทใชระหวางการพฒนาระบบ (Project Document) โดยในชวงแรกของการปรบใชงานระบบจะมประเภทเอกสารใหเลอกเฉพาะ Project Document ซงเปนประเภทเอกสารของแผนกพฒนาโครงการทใชเปนแผนกน ารองของโครงการน แตในอนาคตจะมการปรบปรงใหมประเภทเอกสาร ใหเลอกมากขนตามแผนกทปรบใชระบบ Alfresco ในอนาคต

ภาพท 5.7 หนาจอการเลอกประเภทเอกสาร

5.2.3.2 ปรบปรงฟงกชน Manage Content Properties เนองจากผใชงานมความตองการจดเกบขอมลของไฟล (Properties) เชน

ชอโครงการ ชอลกคา ชอหวหนาโครงการ เปนตน แตระบบ Alfresco ไมสามารถจดเกบขอมลของไฟล (Properties) ตามทผใชงานตองการจดเกบขอมลได ทมพฒนาจงท าการปรบปรงฟงกชนนดงภาพท 5.8 โดยในขอมล Document Type จะมใหระบประเภทของเอกสารได โดยในชวงแรก จะใหมประเภทของเอกสารเฉพาะของแผนกพฒนาโครงการทใชเปนแผนกน ารอง ซงมประเภทเอกสารของเอกสาร ดงน

39

1. Proposal 2. Software Requirement Specification 3. Design Specification 4. Technical Specification 5. Test Case 6. Test Result 7. Manual 8. Sample Document 9. Project Plan 10 .Minutes of Meeting

ภาพท 5.8 หนาจอการกรอกขอมลของเอกสาร (Properties)

40

5.2.3.3 ปรบปรงฟงกชน Search Content เนองจากผ ใช งานมความตองการคนหาไฟลจากขอมลของไฟล

(Properties) เชน ชอโครงการ ชอลกคา ชอหวหนาโครงการ เปนตน แตระบบ Alfresco สามารถคนหาเอกสารไดเฉพาะชอไฟลและค าคน (Tags) เทานน ดงนนทมพฒนาจงท าการปรบปรงฟงกชน Search Content ใหมความสามารถตรงตามความตองการของ User ดงภาพท 5.9

ภาพท 5.9 หนาจอการคนหาเอกสารตามขอมลของไฟล (Properties)

5.2.4 พฒนาฟงกชนการท างานใหมในสวนของฟงกชน View Report ทมพฒนาไดท าการพฒนาสวนของรายงานใหมทงหมดเพราะระบบ Alfresco ท

เลอกมานนไมมรายงานใหเรยกด จงจ าเปนตองพฒนาเพมเตม เพอใหผดแลระบบสามารถตรวจสอบการใชงานระบบของผใชงาน และใหขอมลกบ IT Audit ทตองการขอมลเพอตรวจสอบความถกตองของการใชเอกสารตางๆ วาเปนตามสทธ/หนาทความรบผดชอบตามทไดรบมอบหมาย โดยรายงานตางๆ ทจดท าจะใช Template ของรายงานดงตวอยางในภาพท 5.10 – 5.14 ซงรายงานทพฒนาเพมเตมม 5 รายงานดงน

1. รายงานการเขาใชระบบของพนกงาน (User Access Report) 2. รายงานการเรยกดเอกสาร (Document View Report) 3. รายงานสรปรายการของเอกสาร (Summarize Document Report) 4. รายงานสรปการน าเขาเอกสาร (Check-In Document Report) 5. รายงานสรปการน าเอกสารออก (Document Download Report)

41

ภาพท 5.10 ตวอยางรายงาน User Access Report

ภาพท 5.11 ตวอยางรายงาน Document View Report

42

ภาพท 5.12 ตวอยางรายงาน Summarize Document Report

ภาพท 5.13 ตวอยางรายงาน Check-In Document Report

ภาพท 5.14 ตวอยางรายงาน Document Download Report

43

5.3 ผลลพธทเกดขนจรงจากการปรบใชซอฟตแวร

ภายหลงจากทไดท าการตดตง ปรบปรง และพฒนาเพมเตมในสวนของฟงกชน Reports ตามรายละเอยดในหวขอ 5.2 เรยบรอยแลว ทมพฒนาจงใหผใชงานทงแผนกจ านวน 10 คนไดทดลองใชงานระบบเปนระยะเวลาประมาณ 4 สปดาห แตเมอผานพนระยะเวลา 4 สปดาหดงกลาว ปรากฏวามเพยง 5 คนเทานนทไดทดลองใชงานระบบจรง ทมพฒนาจงไดท าการสาธตการใชงานระบบใหกบผทไมไดมโอกาสใชงานระบบในระยะเวลา 4 สปดาหขางตน โดยจะท าการสาธตการใชงานระบบ Alfresco ตาม Use Case (ทไดมาจากการเกบรวบรวมความตองการจากผใชงาน) ในบทท 2 เพอเกบขอมลการใชงานจากผใชและน าขอมลดงกลาวมาประเมนผลการปรบใชซอฟตแวร โดยการเกบขอมลเพอน ามาประเมนจะใชวธถามค าถามจากผใชงานในแผนกทกคนดวยแบบสอบถามปลายเปด (Open Ended Question) เพอใหผใชงานระบบสามารถตอบค าถามไดอยางเตมท และไดรบค าตอบทชดเจน ตรงกบสงทผใชงานระบบคดมากทสด โดยค าถามจะใชแบบจ าลองความส าเรจของ DeLone & McLean (2003) เปนแนวทาง ซงเปนค าถามทถามเกยวกบคณภาพของขอมล คณภาพของระบบ คณภาพการบรการ ความตงใจทจะใชงานระบบ ความพงพอใจจากการใชงานระบบ และประโยชนทไดรบจากการใชงานระบบ ดงตวอยางค าถามในตารางท 5.2 ซงผลการตอบแบบสอบถามความคดเหนของผใชงานแสดงในตารางท 5.3 ตารางท 5.2 ค าถามทใชเพอสอบถามความคดเหนของผใชงานระบบ

ขอ ค าถาม

1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม

3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร 6. ทานประสบปญหาการใชงานระบบ Alfresco หรอไมอยางไร

7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม

9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดใชงานระบบ Alfresco

44

ตารางท 5.3 ความคดเหนของผใชงานระบบ

สมาชกภายในแผนก สรปความคดเหนของผใชงาน ผใชงานคนท 1 (ใชงานจรง และมสวนในการคดเลอกระบบ)

“เสยเวลาในการ upload เอกสารทยงอยในระหวางการแกไข (Approve & Review) เขาสระบบ ซงตอง upload เอกสารเขาสระบบ Alfresco กอนแลวจงสง e-mail พรอมแนบ link ของเอกสารจากระบบ Alfresco ท าใหเสยเวลา โดยการสง e-mail แบบเดมทไมตอง upload เอกสารเขาสระบบ Alfresco จะสะดวกกวา” “เหมาะส าหรบเอกสารทไมมการแกไขแลว” “หนาจอสวยงาม โปรแกรมนาใชงาน” “ระบบ Alfresco นนสามารถชวยใหควบคมและจดการเอกสารขององคกร” “สามารถปองกนการสญหายของเอกสาร ในกรณทเอกสารหายไปพรอมกบพนกงานทลาออก” “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอจะ upload เอกสารของโครงการ และแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในทม” “ระบบมการตอบสนองตอการใชงานทรวดเรว” “ระบบงายในการคนหาเอกสารและแสดงผลไดรวดเรว” “ระบบ Alfresco มฟงกชน Manage Content Version ท าใหควบคมเอกสารไดดขน”

ผใชงานคนท 2 (ใชงานจรง และมสวนในการคดเลอกระบบ)

“Function Search (คนหาไฟลจากขอมลของเอกสาร (Properties)) อย ในต าแหนงทมองเหนไดยาก” “ไมเหมาะส าหรบเอกสารทตองมขนตอนการขออนมต” “โปรแกรมนาใชงาน ดทนสมย” “ระบบตอบสนองตอการใชงานไดรวดเรว” “ระบบคนหาเอกสารไดงายและรวดเรว” “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอตองการเรยกดเอกสารของโครงการ และแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในทม” “มฟงกชน Site Collaboration ท าใหการท างานดานเอกสารรวมกนไดสะดวกมากขนกวาเดม”

45

ตารางท 5.3 ความคดเหนของผใชงานระบบ (ตอ)

สมาชกภายในแผนก สรปความคดเหนของผใชงาน ผใชงานคนท 3 (ใชงานจรง)

“มการควบคม versions เอกสาร ซงจะชวยลดความสบสนระหวาง versions ตางๆ ได” “ในบางครงท login เขาสระบบพบวาระบบตอบสนองไดชา” “ขอมลของเอกสารจะครบถวนสมบรณหรอไมนน ขนอยกบการ input ขอมลของผใชงานตอน upload เอกสาร” “ควรจะมการระบขอมลของเอกสารโดยอตโนมต หากตองการขอมลทถกตอง” “มฟงกชน Site Collaboration เหมาะส าหรบทมทมพนฐานการท างานแบบโครงการ” “หนาจอมความสบายตาเมอใชงานระบบ”

ผใชงานคนท 4 (ใชงานจรง)

“เมอเขาสระบบแลวในชวงแรก คอนขางสบสนในการใชงาน ตองใชเวลาในการเรยนรเพอใชงานระบบ” “ไมควรเกบเอกสารทตองมการแกไขบอยๆ เพราะจะเสยเวลาในการ upload เอกสารใหม” “ระบบมประโยชนตอองคกร โดยจะสามารถชวยแกปญหาการสญหายของเอกสารได ในกรณทเอกสารหายไปพรอมกบพนกงานทลาออก และไมไดสงมอบเอกสารใหกบเพอนรวมงาน” “จะเขาใชงานระบบกตอเมอ มความตองการคนหาเอกสารทตองการ” “ระบบ Alfresco มฟ งก ชน Manage Content Version ท าใหการควบคมเอกสารเปนระเบยบมากขน” “ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมถกตองเพราะไมมการตรวจสอบความถกตองของขอมล ควรจดท าเปน Drop Down List เพอลดความผดพลาดในการ Input ขอมล” “โปรแกรมนาใชงาน” “การออกแบบดทนสมย” “ปมฟงกชนตางๆ อยต าแหนงทเหมาะสม”

46


สมาชกภายในแผนก สรปความคดเหนของผใชงาน ผใชงานคนท 5 (ใชงานจรง)

“ขอมลของเอกสารอาจจะไมครบถวนเนองจากไมมการบงคบกรอกขอมล” “การจดเกบเอกสารในระบบ Alfresco นนไมเหมาะส าหรบเอกสารทตองมขนตอนการขออนมตหรอมการแกไขเปลยนแปลงบอย” “ระบบตอบสนองการใชงานไดรวดเรว” “ระบบงายตอการคนหาเอกสาร” “ระบบ Alfresco เหมาะส าหรบการแบงปนเอกสารในองคกร มฟงกชนการท างานทเหมาะสม เชน Site Collaboration” “เมอ upload เอกสารทมขนาดใหญ (2GB) พบวาระบบไมตอบสนองตอการใชงานเมอ upload ไดประมาณ 10%” “จะเขาใชงานระบบเมอมความตองการดานเอกสาร กจะเขาระบบเพอมาคนหาเอกสารและเรยกดเอกสาร” “หนาจอมความสวยงาม และนาใชงาน”

ผใชงานคนท 6 (สาธตการใชงาน)

“ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมถกตองเพราะไมมการตรวจสอบความถกตองของขอมล” “ระบบงายในการคนหาเอกสารและแสดงผลไดรวดเรว” “ระบบ Alfresco มประโยชนตอองคกรในเรองการควบคมเอกสาร เชน การควบคม Version ของเอกสาร การก าหนดสทธการเรยกดเอกสาร เปนตน” “จะใชงานระบบเมอพฒนาโครงการเสรจ และ upload ทเดยว” “การออกแบบหนาจอท าไดด ดทนสมย” “โปรแกรมนาใชงาน”


“ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมครบถวนเนองจากไมมการบงคบกรอกขอมล” “ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว” “ฟงกชน Site Collaboration เหมาะส าหรบการท างานแบบโครงการ เพราะสามารถเหนกจกรรมของเอกสารตางๆ เชน ใคร upload เอกสารใหม ใครมการแกไขเอกสาร หรอใครลบเอกสาร เปนตน” “จะใชงานระบบเมอพฒนาโครงการเสรจ และ upload ทเดยว” “หนาจอสวยงาม ดทนสมย” “โปรแกรมนาใชงาน” “การจดวางต าแหนงของฟงกชนตางๆ มองเหนไดงาย”

47


สมาชกภายในแผนก สรปความคดเหนของผใชงาน ผใชงานคนท 8 (สาธตการใชงาน)

“ขอมลจะมความถกตองหรอไมนนขนอยกบการควบคมการ Input ขอมล” “งายตอการคนหาเอกสารโครงการ” “ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว” “ฟงก ชน Site Collaboration เหมาะส าหรบการท างานแบบโครงการ ซงสอดคลองกบลกษณะงานขององคกรอยแลว” “จะใชงานระบบเมอตองการคนหา และเรยกดเอกสารของโครงการทไดพฒนาเสรจสนแลว” “โปรแกรมนาใชงาน” “การออกแบบหนาจอท าไดด รสกสบายตาเวลามองหนาจอ”


“ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมครบถวนเนองจากไมมการบงคบกรอกขอมล บางขอมลควรท าเปน Drop Down List ใหเลอก” “ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว” “ระบบจะชวยใหองคกรควบคมและจดการเอกสารไดดขน รวมถงปองกนการสญหายของเอกสาร” “ควรจะมการสงเมลแจงเตอนเมอมเอกสารทเกยวของกบผใชงานเขาสระบบ” “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอตองการเรยกดเอกสารของโครงการ” “โปรแกรมนาใชงาน”


“ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมถกตองเนองจากไมมการตรวจสอบความถกตองของขอมล” “ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว” “การคนหาเอกสารท าไดงาย และต าแหนงของฟงกชนมองเหนไดงาย” “จะใชงานระบบเมอตองการแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในโครงการ” “ระบบมการควบคมสทธการเรยกดเอกสาร ซงสามารถก าหนดไดวาเอกสารทส าคญๆ ใหเฉพาะหวหนาโครงการดเทานน” “หนาจอสวยงาม ดทนสมย” “โปรแกรมนาใชงาน” “การจดวางต าแหนงของฟงกชนตางๆ มองเหนไดงาย”

48

บทท 6 บทวเคราะห

6.1 ทฤษฎทน ามาใชประเมนความส าเรจ/ลมเหลวของการปรบใชระบบใหเกดผล

ส าหรบในขนตอนการประเมนเพอสรปผลวาการน าระบบ Alfresco มาปรบใชกบงาน

การจดการเอกสารภายในแผนกพฒนาโครงการ (Project) ทเปนโครงการน ารองของการจดหาระบบ ECM ของบรษท สโตน แอปเปล คอนซลตง จ ากด นนประสบผลส าเรจหรอไมเพยงใด ทมพฒนาไดใชแบบจ าลองและทฤษฏดงตอไปน มาเปนแนวทางหรอกรอบการวเคราะห

6.1.1 แบบจ าลองความส าเรจของระบบสารสนเทศของ DeLone&McLean แบบจ าลองของ DeLone & McLean อธบายปจจยหรอสาเหตทสงผลตอ

ความส าเรจ ของการปรบใชระบบ ซงแบบจ าลองนกลาวถงองคประกอบทสงผลตอการใชระบบ 6 องคประกอบ ไดแก คณภาพของระบบ (Information Quality) คณภาพของขอมล (System Quality) คณภาพของการบรการ (Service Quality) ความพงพอใจของผ ใชงานระบบ (User Satisfaction) ความตงใจทจะใชงานระบบ/ใชงานระบบ (Intension To Use/Use) ผลประโยชนตอผใชงาน (Net Benefits) โดยคณภาพของระบบ คณภาพของการบรการ และคณภาพของขอมลทไดจากระบบ จะสงผลตอความพงพอใจในระบบและความตงใจใชระบบของผใชงานระบบ ซงความตงใจใชระบบจะสงผลใหเกดการใชงานระบบ และเมอผใชงานไดใชงานระบบกจะสงผลตอความพงพอใจของผใชงานทมตอระบบ และท าใหเกดความตงใจทจะใชงานระบบซ าอกเรอยๆไป ซงผลจากการไดใชงานระบบ และความพงพอใจในระบบจะยงท าใหผใชงานเหนประโยชนของระบบ ซงจะเปนผลยอนกลบท าใหผใชงานมความตงใจทจะใชงานระบบตอไป รวมทงท าใหผใชเกดความพงพอใจในระบบมากยงขน

ภาพท 6.1 รปแบบจ าลองความส าเรจของ DeLone & McLean (2003)

49

6.1.1.1 คณภาพของสารสนเทศ (Information Quality) จากแบบจ าลองของ DeLone & McLean คณภาพของสารสนเทศเปน

หนงปจจยทสงผลตอการใชงาน โดยคณภาพของสารสนเทศ (Information Quality) หมายถงสารสนเทศทสามารถน ามาประกอบการตดสนใจ มความครบถวน ทนสมย และสงผลโดยตรงตอการปฏบตงานของผใชงานระบบสารสนเทศนน (Wang & Strong, 1996) รวมทงมรปแบบการน าเสนอทมความเกยวโยงโดยตรงกบการใชงาน (Wang & Strong, 1996) ดงนนวธการจดรปแบบขอมลจงสงผลตอคณภาพของสารสนเทศเชนกน (Rai, Lang, Welker, 2002) ซ ง Nelson, Todd and Wixom (2005) ไดสรปมตในการวดคณภาพของสารสนเทศของเปน 4 ดานคอ

1. ความถกตองของสารสนเทศ (Accuracy) หมายถงสารสนเทศตองความหมายชดเจน และสอดคลองกบการตดสนใจของผใชงาน

2. ความครบถวนของขอมล (Completeness) หมายถงสารสนเทศทงหมดทถกจดเกบไวในระบบมความเกยวของกบการตดสนใจของผใชงาน

3. ความทนสมยของสารสนเทศ (Currency) หมายถงสารสนเทศสามารถสะทอนสภาพความเปนจรงในขณะนนได

4. รปแบบของสารสนเทศ (Format) หมายถงสารสนเทศถกน าเสนอในลกษณะทเขาใจไดงาย และตความไดงาย

6.1.1.2 คณภาพของระบบ (System Quality) จากแบบจ าลองของ DeLone & McLean คณภาพของระบบนนเปน

หนงในปจจยทสงผลตอการใชงานระบบ โดยการวดคณภาพของระบบจะวดทกระบวนการการตดตอระหวางผใชงานระบบกบระบบ ระบบทมคณภาพทดจะท าใหผใชงานรบรถงความงายในการใชงานระบบ ซงการรบรนจะสงผลท าใหเกดการใชงานระบบจรง (Davis, 1989) ซง Nelson, Todd and Wixom (2005) ไดสรปมตในการวดคณภาพของระบบเปน 5 ดานคอ

1. การเขาถงระบบ (Accessibility) หมายถงความพยายามทตองใชเพอเขาถงฟงกชนตางๆของระบบ หรอสารสนเทศ

2. ความนาเชอถอของระบบ (Reliability) หมายถงความพรอมของระบบทใหผใชงานสามารถใชงานระบบไดตลอดเวลา

3. ระยะเวลาการตอบสนอง (Response time) หมายถงความเรวในการท างานของระบบหรอความรวดเรวในการเขาถงสารสนเทศภายในระบบ

4. ความยดหยน (Flexibility) หมายถงความสามารถของระบบทสามารถปรบเปลยนใหเขากบความตองการของผใชงานแตละคนได

50

5. การบรณาการ (Integration) หมายถงการเขาถงแหลงขอมลหรอใชขอมลรวมกนกบระบบสารสนเทศอนๆ

6.1.1.3 คณภาพของการบรการ (Service Quality) จากแบบจ าลองของ DeLone & McLean คณภาพของการบรการนน

เปนหนงในปจจยทสงผลตอการใชงานระบบ เพราะการใชงานระบบจ าเปนจะตองมบคคลหรอหนวยงานท าหนาทดแลและใหบรการกบผใชงานในองคกร (Pitt et al., 1995) คณภาพการบรการทรวดเรว ทนเวลา และปราศจากขอผดพลาดยอมสงผลตอการตดสนใจใชระบบ (Gorla, N., et al., 2010) โดยวดระดบคณภาพทไดรบการยอมรบไดแก SERVQUAL ของ Parasuramanet al. (1988) ซงประกอบดวยตววด 5 ดานคอ

1. จบตอง ได (Tangible) หมายถ งการบรการต องแสดงออกถ งภาพลกษณของสงอ านวยความสะดวก อปกรณทใชและบคลากรทใหบรการ

2. ความนาเชอได (Reliability) หมายถงผใหบรการมความสามารถในการใหบรการทไววางใจไดและมความแนนอน

3. การตอบสนอง (Responsiveness) หมายถงผ ใหบรการสามารถใหบรการกบผรบบรการดวยความรวดเรว

4. ความเชอมน (Assurance) หมายถงผใหบรการมความรความสามารถในการใหบรการ และมความสามารถในการสรางความนาเชอถอและความไววางใจ

5. ความเขาใจความรสกของผอน (Empathy) หมายถงผใหบรการมการดแล และเอาใจใสผรบบรการ

6.1.1.4 ความตงใจทจะใชงานระบบ/ใชงานระบบ (Intension to Use/Use) จากแบบจ าลองของ DeLone & McLean ความตงใจทจะใชงานระบบ

นนเปนหนงในปจจยทสงผลตอการใชงานระบบ โดยความตงใจทจะใชงานระบบวดจาก ความคด หนาท ความรบผดชอบของผใชงานทจะท าใหกลบมาใชระบบอกครง (Davis, 1989; Wang, 2008) สวนการใชงานระบบสามารถวดไดจากการใชงานระบบประจ าวนอยางตอเนอง ความถในการใชงานระบบของผใชงานในองคกร (Almutairi & Subramanian 2005) และจ านวนธรกรรมในระบบ (Transactions) ทบงบอกถงปรมาณการใชงานระบบ

6.1.1.5 ความพงพอใจของผใชงานระบบ (User Satisfaction) จากแบบจ าลองของ DeLone & McLean ความพงพอใจของผใชงาน

ระบบนนเปนหนงในปจจยทสงผลตอการใชงานระบบ ซงการวดระดบความพงพอใจของผใชงานทมตอระบบ อาจวดจากความรสกเตมเตม (Adequacy) จากการใชงานระบบ ประสทธภาพและ

51

ประสทธผลทไดจากการใชงานระบบ (Almutairi & Subramanian 2005) ความเพลดเพลนจากการใชระบบ (Enjoyment) (Gable et al. 2008)

6.1.2 ทฤษฎการยอมรบเทคโนโลย (Technology Acceptance Model) ทฤษฎการยอมรบเทคโนโลยอธบายวาการรบรถงประโยชนและการรบรถงความ

งายในการใชงานของเทคโนโลยใหมจะสงผลตอทศนคตในการใชงานเทคโนโลยใหมนนๆ และเมอผใชงานมทศนคตทดตอเทคโนโลยใหม กจะสงผลท าใหผใชงานเกดความตงใจทจะใชงาน ซงท าใหเกดการใชงานจรงในทายทสด นอกจากนการรบรประโยชนทไดรบอทธพลจากความงายในการใชงานเทคโนโลยจะสงผลทางออมตอความตงใจใชเทคโนโลยผานทศนคตแลว การรบรประโยชนยงสงผลโดยตรงตอความตงใจใชเทคโนโลยใหมของผใชดวย

ภาพท 6.2 รปแบบจ าลองการยอมรบเทคโนโลย (Davis, 1989)

6.1.2.1 การรบรถงประโยชน (Perceived Usefulness) ตามทฤษฎนการรบรถงประโยชนของเทคโนโลยเปนหนงในปจจยทสงผล

ตอการยอมรบการใชงานระบบ โดยการรบรถงประโยชน หมายถง การทบคคลเชอวาการใชงานระบบจะชวยใหท างานไดดขน เรวขน ถกตองมากขน สะดวกมากขน (Davis,1989) การท างานไดมประสทธภาพและประสทธผลมากขน หรอชวยแกปญหาการท างานได (Van Der Heijden & Sørensen, 2003) ปจจยดานการรบรประโยชน (Perceived Usefulness) จงเปนแรงจงใจทเกยวของกบการท างานหรอกจกรรมตางๆของผใชงานเพอใหบรรลเปาหมายบางอยางชวยแกปญหาการท างาน (Ryan & Deci, 2000) การรบรถงประโยชนจงเปนปจจยหลกทสงผลตอพฤตกรรมการใชงานและความตงใจในการใชระบบ

6.1.2.2 การรบรความงายในการใชงาน (Perceived Ease of Use) ตามทฤษฎนการรบรความงายในการใชงานนนเปนหนงในปจจยทสงผล

ตอการยอมรบการใชงานระบบ โดยการรบรความงายในการใชงานหมายถงการทแตละบคคลเชอวา

52

ตนจะสามารถใชงานระบบไดโดยไมตองใชความพยายาม (Davis, 1989) การรบรความงายในการใชงานจงมผลตอทศนคตและการรบรถงประโยชนของเทคโนโลย (Gong, Xu & Yu, 2004)

6.1.2.3 ทศนคตตอการใชงาน (Attitude Toward Using) ตามทฤษฎนทศนคตตอการใชงานนนเปนหนงในปจจยทสงผลตอการ

ยอมรบการใชงานระบบ โดยทศนคตเปนระดบของอารมณทสงผลตอการใชงาน ซงอาจเปนความสนก ความตนเตน ความเพลดเพลน การชนชม และความสขทเกดขนระหวางการใชงานระบบ (Van Der Heijden & Sørensen, 2003)

6.1.2.4 พฤตกรรมความตงใจใชงาน (Behavioral Intention to Use) ตามทฤษฎนพฤตกรรมความตงใจใชงานระบบนนเปนหนงในปจจยท

สงผลตอการใชงานระบบ โดยพฤตกรรมความตงใจใชงานระบบไดรบอทธพลมาจากทศนคตของผใชงานระบบและการรบรวามประโยชนจากการใชงานระบบ ซงวดพฤตกรรมความตงใจใชงานระบบอาจพจารณาไดจากการทผใชงานมความคดทจะใชงานระบบอกในอนาคต (Davis, 1989; Wang, 2008)

6.1.3 ทฤษฎการกระท าทมเหตผล (Theory of Reasoned Action หรอ TRA) ทฤษฎการกระท าทมเหตผล (Theory of Reasoned Action หรอ TRA) ซง

น าเสนอโดย Fishbein and Ajzen ในป 1975 ใชอธบายปจจยทเปนตวก าหนดพฤตกรรมของมนษย โดยทฤษฎนไดอธบายความสมพนธของบรรทดฐานทางสงคม (Subjective Norm) และทศนคตทมตอพฤตกรรมกบการแสดงพฤตกรรมของแตละบคคล กลาวคอการทมนษยจะกระท าพฤตกรรม (Behavior) ใด ๆ นนจะมพนฐานมาจากความตงใจทจะแสดงพฤตกรรม (Behavioral Intention) นนๆ ซงความตงใจนเกดขนจาก 2 ปจจย คอ ทศนคตทผนนมตอพฤตกรรม (Attitude) และบรรทดฐานของสงคมทอยรายรอบ (Subjective Norm)

ภาพท 6.3 ทฤษฎการกระท าทมเหตผล (Fishbein and Ajzen, 1975)

53

6.1.3.1 ความตงใจแสดงพฤตกรรม (Behavioral Intention) ตามทฤษฎนความตงใจแสดงพฤตกรรมนนเปนหนงในปจจยทสงผลตอ

การแสดงพฤตกรรม เพราะแนวคดของทฤษฎน มขอสมมตฐานวา โดยทวไป มนษยจะเปนผมเหตผล และใชขอมลทเปนประโยชนตอตนเองอยางเปนระบบเพอใหการตดสนใจของตนบรรลผล โดยมนษยจะพจารณากอนวาการกระท าของตนสงผลกระทบอยางไร จากนนจงตดสนใจวาควรหรอไมทจะปฏบตพฤตกรรมนน ดงนน ปจจยทจะก าหนดวา มนษยจะปฏบตพฤตกรรมใด จงเปนผลมาจากเจตนาทจะท าพฤตกรรมนน (Fishbein and Ajzen,1980)

6.1.3.2 ทศนคตทมตอพฤตกรรม (Attitude toward the Behavior) ทศนคตทมตอพฤตกรรมเปนผลมาจาก 2 ปจจยทส าคญคอ ความเชอ

เกยวกบผลของการกระท า (Behavioral Beliefs) ซงเปนความเชอสวนบคคล (Personal Factors) และการประเมนผลลพธทเกดจากการกระท า (Evaluation Outcomes) กลาวคอ ถาบคคลมความเชอวาการท าพฤตกรรมใดแลวจะไดรบผลทางบวกหรอท าแลวด ยอมมแนวโนมทจะมทศนคตทดตอพฤตกรรมนน (Fishbein and Ajzen,1980)

6.1.3.3 การคลอยตามกลมอางอง (Subjective Norm) การคลอยตามกลมอางองเปนการรบรของบคคลวาคนอนๆ ในสงคมทม

ความส าคญส าหรบเขา ตองการหรอไมตองการใหเขาท าพฤตกรรมนนๆ ซงการรบรนเปนผลมาจาก 2 ปจจย ไดแก ความเชอตามกลมอางอง (Normative Beliefs) และ แรงจงใจในการกระท าตามทผอนคด (Motivation to comply) (Solomon, 2006) ดงนนถาบคคลไดรบรวาคนทมความส าคญตอเขาไดท าพฤตกรรมนน หรอตองการใหเขาท าพฤตกรรมนน กจะมแนวโนมทจะคลอยตามและท าตามดวย

6.2 บทวเคราะหความส าเรจ/ลมเหลวของการปรบใชใหเกดผล

เนองจากระยะเวลาทใหผใชงานไดทดลองใชงานระบบจรงมระยะเวลาเพยง 4 สปดาห แตในชวงระยะเวลาดงกลาว เปนชวงเวลาทผใชระบบอยระหวางการพฒนาและทดสอบโปรแกรมใหกบลกคา จงไมมงานในสวนทเกยวกบการจดการเอกสารจรงทตองน าเขาระบบ Alfresco การวเคราะหความส าเรจของการปรบใชระบบ Alfresco จากพฤตกรรมการใชงานระบบจรง (use) ของผใชตามทฤษฏ TRA TAM และกรอบแนวคดของ DeLone & McLean ทวดจาก การใชงานระบบประจ าวนอยางตอเนอง จ านวนหรอความถในการใชงานระบบ ระยะเวลาในการใชระบบของผใช และจ านวนผทเขาใชระบบ จงอาจท าใหผลการวเคราะหมความคลาดเคลอน ดงนนจงวเคราะหความส าเรจของการปรบใชและการยอมรบระบบ Alfresco จากความตงใจใชระบบ Alfresco ของผใช แทนการวดจากพฤตกรรมการใชระบบจรง ซงจากทฤษฏ TRA และ TAM รวมทงงานวจยหลาย

54

งานพบวา ความตงใจใชระบบเปนปจจยทสงผลใหเกดพฤตกรรมการใชงานระบบจรง (Davis, 1989) โดยการวเคราะหนจะเกบรวบรวมขอมลโดยการสมภาษณผใชงานทไดทดลองใชงานระบบจรงจ านวน 5 คน และผใชงานทดการสาธตแตยงไมไดใชงานระบบจรงจ านวน 5 คน

จากการผสมผานทฤษฏ TRA TAM และกรอบแนวคดของ DeLone & McLean ประกอบกบเหตผลดงกลาวขางตน จงไดกรอบการวเคราะหความส าเรจของการปรบใชและการยอมรบระบบ Alfresco ดงภาพท6.4 ซงจากความเหนของผใชงานจ านวน 10 คนทไดท าการสมภาษณ ตามทปรากฏในตารางท 5.3 สามารถวเคราะหความส าเรจของการปรบใชและการยอมรบระบบ Alfresco ไดดงน

ภาพท 6.4 กรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจและการยอมรบ

6.2.1 ความส าเรจของการใชงานระบบ Alfresco

ความส าเรจของระบบ Alfresco จะพจารณาจากความตงใจใชงานระบบ Alfresco ในการท างานจรงในอนาคตของผใชงานทไดทดลองใชงานระบบจรง ซงจากความเหนของผใชงาน Alfresco 5 ราย ดงตารางท 5.3 สามารถผสมผสานกรอบแนวคดของ DeLone & McLean ทฤษฎ TRA และ TAM ดงกลาวมาประเมนความตงใจใชงานระบบในการท างานจรงในอนาคตและปจจยทสงผลตอความตงใจดงกลาวไดดงตารางท 6.1 และภาพท 6.5 โดยมรายละเอยดดงน

55

ภาพท 6.5 กรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจ ตารางท 6.1 ความเชอมโยงระหวางความคดเหนของผใชงานจรงกบกรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจ

ปจจย ทฤษฏ Keyword ค าขดเสนใตในความคดเหนทมความหมาย

สอดคลองกบ Keyword ผใชงาน

Intension To Use

TAM, DeLone & McLean, TRA

คดทจะใช “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอจะ upload เอกสาร และแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในทม” “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอตองการเรยกดเอกสาร รวมถงแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในทม” “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอตองการคนหาเอกสาร“ “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอตองการคนหาเอกสารและเรยกดเอกสาร“

1 2 4 5

56

ตารางท 6.1 ความเชอมโยงระหวางความคดเหนของผใชงานจรงกบกรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจ (ตอ)



System Quality

DeLone & McLean

งาย “Function Search (คนหาเอกสารจากขอมลของเอกสาร) อยในต าแหนงทมองเหนไดยาก”

1

ระยะเวลาตอบสนอง

“ระบบตอบสนองตอการใชงานไดรวดเรว” “ในบางครงท login พบวาระบบตอบสนองไดชา” “เมอ upload เอกสารทมขนาดใหญ (2GB) พบวาระบบไมตอบสนองตอการใชงานเมอ upload ไดประมาณ 10%”

1, 2, 5 3 5

Information Quality

DeLone & McLean

ถกตอง “ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมถกตองเพราะไมมการตรวจสอบความถกตองของขอมล ควรจดท าเปน Drop Down List เพอลดความผดพลาดในการ Input ขอมล”

4

ครบถวน “ขอมลของเอกสารจะครบถวนสมบรณหรอไมนน ขนอยกบการ input ขอมลของผใชงานตอน upload เอกสาร” “ขอมลของเอกสารอาจจะไมครบถวนเนองจากไมมการบงคบกรอกขอมล”

3 5

Attitude TAM ชนชม “หนาจอสวยงาม โปรแกรมนาใชงาน” “โปรแกรมนาใชงาน ดทนสมย” “หนาจอมความสบายตาเมอใชงานระบบ” “โปรแกรมนาใชงาน” “การออกแบบดทนสมย” “ปมฟงกชนตางๆ อยต าแหนงทเหมาะสม” “หนาจอมความสวยงาม และนาใชงาน”

1 2 3 4 4 4 5

57




Perceived Usefulness

TAM ท างานได -ดขน -ถกตองมากขน -เรวขน -ประสทธภาพมากขน -ประสทธผลมากขน -สะดวกมากขน ชวยแกปญหา

“ระบบ Alfresco มฟงกชน Manage Content Version ท าใหควบคมเอกสารไดดขน” “มการควบคม versions เอกสาร ซงจะชวยลดความสบสนระหวาง versions ตางๆ ได” “ระบบ Alfresco มฟงกชน Manage Content Version ท าใหการควบคมเอกสารเปนระเบยบมากขน” “สามารถปองกนเอกสารสญหาย ในกรณทเอกสารหายไปพรอมกบพนกงานทลาออก” “ระบบมประโยชนตอองคกร โดยสามารถชวยแกปญหาการสญหายของเอกสารได ในกรณทเอกสารหายไปพรอมกบพนกงานทลาออก และไมไดสงมอบเอกสารใหกบเพอนรวมงาน” “ม ฟ ง ก ช น Site Collaboration ท า ใ ห ก า รท างานดานเอกสารรวมกนไดสะดวกมากขน“ “มฟงกชน Site Collaboration เหมาะส าหรบทมทมพนฐานการท างานแบบโครงการ” “ระบบ Alfresco เหมาะส าหรบการแบงปนเอกสารในองคกร มฟ งก ชนการท างานทเหมาะสม เชน Site Collaboration” “เสยเวลาในการ upload เอกสารทยงอยในระหวางการแกไข (Approve & Review) เขาสระบบ ซ งตอง upload เอกสารเขาสระบบ Alfresco กอนแลวจงสง e-mail พรอมกบแนบ link ของเอกสารจากระบบ Alfresco ท าใหเสยเวลา โดยการสง e-mail แบบเดมทไมตอง upload เ อกส า ร เ ข า ส ร ะบบ Alfresco จะสะดวกกวา”

1 3 4 1 4 2 3 4 1

58




Perceived Ease of Use

TAM งาย “ระบบงายในการคนหาเอกสารและแสดงผลไดรวดเรว” “เมอเขาสระบบแลวในชวงแรก คอนขางสบสนในการใชงาน ตองใชเวลาในการเรยนร เพอใชงานระบบ”

1, 2, 5 4

ความตงใจทจะใชงานระบบ (Intension to Use) พบวาผใชงาน 4 ใน 5 คน มความ

ตงใจใชงานระบบ Alfresco ในการท างานจรงในอนาคต เพอท าการ upload เอกสาร รวมถงการเรยกดเอกสารตางๆ จากระบบ และใชระบบเพอการแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในทมในอนาคต โดยปจจยทสงผลตอความตงใจทจะใชระบบ ไดแก

1. คณภาพของระบบ (System Quality) พบวาผใชงาน 3 จาก 5 คนรบรถงคณภาพทดของระบบจากการทระบบสามารถตอบสนองตอการใชงานทรวดเรว แตพบวาผใชงาน 2 จาก 5 คนรบรถงคณภาพทไมดของระบบจาก ต าแหนงของ Function Search ทในต าแหนงทมองเหนไดยาก รวมถงการ login ทใชเวลานาน และพบวาระบบไมตอบสนองตอการใชงานเมอ upload ไดประมาณ 10% เมอผใชงาน upload เอกสารทมขนาดใหญ (2GB)

2. คณภาพของสารสนเทศ (Information Quality) พบวาผใชงาน 3 ใน 5 คน มความกงวลในคณภาพของสารสนเทศ ทงดานความถกตองและความครบถวนของขอมล เพราะระบบ Alfresco ยงไมมการตรวจสอบความถกตองและไมมการบงคบกรอกขอมลเขาสระบบในขนตอนการ upload เอกสาร ซงผใชงานไดเสนอวาควรก าหนดขอมลของเอกสารใหโดยอตโนมต และควรระบขอมลของเอกสารเขาสระบบดวยการจดท าเปน Drop Down List เพอลดความผดพลาดในการน าเขาขอมลเหลานน

3. ทศนคตตอการใชงาน (Attitude Toward Using) พบวาผใชงานระบบทงหมดมทศนคตทดตอระบบ Alfresco โดยมความเหนวาระบบนาใชงาน ดวยหนาจอทสวยงาม ดทนสมย ต าแหนงของปมตางๆ ในหนาจอจดวางไดอยางเหมาะสม ซงความนาใชงาน เปนผลมาจากการรบรความงายและการรบรประโยชนจากการใชงานระบบ

59

3.1 การรบรความงายในการใชงาน (Perceived Ease of Use) พบวาผใชงานระบบ 3 จาก 5 คนเหนวาระบบมความงายตอการคนหาเอกสารและการแสดงเนอหาของเอกสารท าไดอยางรวดเรว แตพบวามผใชงานเพยง 1 คนทเหนวาระบบใชงานยาก และมความสบสนในการใชงาน ซงผใชงานคนดงกลาวตองการเวลาเพอใชในการเรยนรเพอใชงานระบบ

3.2 การรบรถงประโยชน (Perceived Usefulness) พบวาผใชงานระบบทงหมด เหนวาระบบ Alfresco มประโยชนจากการฟงกชน Manage Content Version ท าใหชวยลดความสบสนของ versions เอกสารและสามารถควบคมเอกสารไดดขน รวมถงการท างานมประสทธภาพมากขนทสามารถปองกนการสญหายของเอกสาร ในกรณทเอกสารหายไปพรอมกบพนกงานทลาออก รวมถงฟงกชน Site Collaboration ทเหมาะส าหรบการท างานแบบโครงการซงสามารถแบงปนเอกสารกนภายในทมได อยางไรกตามผใชเหนวาระบบ Alfresco นนเหมาะส าหรบการจดเกบเอกสารทไมมการแกไขแลว หรอเอกสารทผานขนตอนในการขออนมตแลว เพราะถาหากตองจดเกบเอกสารทอยระหวางการแกไขจะท าใหเสยเวลาในการท างาน

6.2.2 การยอมรบในระบบ Alfresco ของผทยงไมไดใชงานระบบ การยอมรบในระบบ Alfresco ของผทยงไมไดใชงานระบบจะพจารณาจากความ

ตงใจใชงานระบบ Alfresco ในการท างานจรงในอนาคตของผทไดดการสาธตระบบ ซงจากความเหนของผทไดดการสาธตระบบ Alfresco 5 ราย ดงตารางท 5.3 สามารถผสมผสานกรอบแนวคดของ Delone & Mclean ทฤษฎ TRA และ TAM ดงกลาวมาประเมนความตงใจใชงานระบบในการท างานจรงในอนาคตและปจจยทสงผลตอความตงใจดงกลาวไดดงตารางท 6.2 และภาพท 6.6 โดยมรายละเอยดดงน

60

ภาพท 6.6 กรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหการยอมรบ

61

ตารางท 6.2 ความเชอมโยงระหวางความคดเหนของผทดการสาธตระบบกบกรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจ



Intension To Use

TAM, DeLone & McLean, TRA

คดทจะใช “จะใชงานระบบเมอพฒนาโครงการเสรจและ upload เอกสารทเดยว” “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอจะ upload เอกสารหรอตองการเรยกดเอกสารของโครงการ” “จะใชระบบ Alfresco กตอเมอตองการแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในโครงการ“

6, 7 8, 9 10

System Quality

DeLone & McLean

ระยะเวลาตอบสนอง

“ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว”

7, 8, 9, 10

Information Quality

DeLone & McLean

ถกตอง “ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมถกตองเพราะไมมการตรวจสอบความถกตองของขอมล”

6, 10

ครบถวน “ขอมลของเอกสารจะครบถวนสมบรณหรอไมนน ขนอยกบการ input ขอมลของผใชงานตอน upload เอกสาร” “ขอมลของเอกสารอาจจะไมครบถวนเนองจากไมมการบงคบกรอกขอมล”

8 7, 9

Attitude TAM ชนชม “การออกแบบหนาจอท าไดด ดทนสมย” “หนาจอสวยงาม ดทนสมย” “โปรแกรมนาใชงาน” “การออกแบบหนาจอท าไดด รสกสบายตาเวลามองหนาจอ” “การจดวางต าแหนงของฟงกชนตางๆ มองเหนไดงาย”

6 7, 10 6, 7, 8, 9, 10 8 7, 10

62

ตารางท 6.2 ความเชอมโยงระหวางความคดเหนของผทดการสาธตระบบกบกรอบแนวคดและทฤษฎทน ามาวเคราะหความส าเรจ (ตอ)



Perceived Usefulness

TAM ท างานได -ดขน -ถกตองมากขน -เรวขน -ประสทธภาพมากขน -ประสทธผลมากขน -สะดวกมากขน ชวยแกปญหา

“ระบบจะชวยใหองคกรควบคมและจดการเอกสารไดดขน รวมถงปองกนการสญหายของเอกสาร” “ระบบ Alfresco มประโยชนตอองคกรในเรองการควบคมเอกสาร เชน การควบคม Version ของเอกสาร การก าหนดสทธการเรยกดเอกสาร เปนตน” “ระบบมการควบคมสทธการเรยกดเอกสาร ซงสามารถก าหนดไดวาเอกสารทส าคญๆ ใหเฉพาะหวหนาโครงการดเทานน” “ฟงกชน Site Collaboration เหมาะส าหรบการท างานแบบโครงการ เพราะสามารถเหนกจกรรมของเอกสารตางๆ เชน ใคร upload เอกสารใหม ใครมการแกไขเอกสาร หรอใครลบเอกสาร เปนตน” “ฟงกชน Site Collaboration เหมาะส าหรบการท างานแบบโครงการ ซ งสอดคลองกบลกษณะงานขององคกรอยแลว”

9 6 10 7 8

Perceived Ease of Use

TAM งาย “ระบบงายในการคนหาเอกสารและแสดงผลไดรวดเรว” “งายตอการคนหาเอกสารโครงการ” “การคนหาเอกสารท าไดงาย และต าแหนงของฟงกชนมองเหนไดงาย”

6 8 10

63

ความตงใจทจะใชงานระบบ (Intension to Use) พบวาผทดการสาธตระบบทงหมดมความตงใจใชงานระบบ Alfresco ในการท างานจรงในอนาคต เพอท าการ upload เอกสาร รวมถงการเรยกดเอกสารตางๆ จากระบบ และใชระบบเพอการแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในทมในอนาคต โดยปจจยทสงผลใหเกดความตงใจทจะใชงานระบบ ไดแก

1. คณภาพของระบบ (System Quality) พบวาผทดการสาธตระบบ 4 จาก 5 คนรบรถงคณภาพทดของระบบจากการทระบบสามารถตอบสนองตอการใชงานทรวดเรว

2. คณภาพของสารสนเทศ (Information Quality) พบวาผทดการสาธตระบบทงหมดมความกงวลในคณภาพของสารสนเทศ ในดานความถกตองและความครบถวนของขอมล เพราะระบบ Alfresco ยงไมมการตรวจสอบความถกตองและไมมการบงคบกรอกขอมลเขาสระบบในขนตอนการ upload เอกสาร

3. ทศนคตตอการใชงาน (Attitude Toward Using) พบวาผทดการสาธตระบบทงหมดมทศนคตทดตอระบบ Alfresco โดยมความเหนวาระบบมความนาใชงาน โดยทระบบมหนาจอทสวยงาม ดทนสมย รวมถงต าแหนงของปมตางๆ ในหนาจอจดวางไดอยางเหมาะสม และสามารถมองเหนไดงาย

3.1 การรบรความงายในการใชงาน (Perceived Ease of Use) พบวาผทดการสาธตระบบ 3 จาก 5 คนเหนวาระบบมความงายตอการคนหาเอกสารและการแสดงเนอหาของเอกสารท าไดอยางรวดเรว รวมถงฟงกชน Search อยในต าแหนงทเหมาะสม

3.2 การรบรถงประโยชน (Perceived Usefulness) พบวาผทดการสาธตระบบทงหมดเหนวาระบบมประโยชนจากฟงกชน Manage Content Version ทสามารถควบคมเอกสารไดดขน รวมถงสามารถชวยในการปองกนการสญหายของเอกสารได ฟงกชน Site Collaboration ทเหมาะส าหรบการท างานแบบโครงการซงสามารถแบงปนเอกสารกนภายในทมได และประโยชนของการก าหนดสทธการเรยกดเอกสาร จากฟงกชน Manage Content Permission ทสามารถก าหนดใหเอกสารสามารถเรยกดไดเฉพาะหวหนาโครงการเทานน

6.2.3 สรปการวเคราะหความส าเรจ/ลมเหลวของการปรบใชใหเกดผล จากการผสมผสานกรอบแนวคดของ DeLone & McLean ทฤษฏ TRA และ

TAM มาวเคราะหความตงใจทจะใชงานระบบ Alfresco ของทงผทไดทดลองใชงานระบบจรงและผทดการสาธตแตยงไมไดใชงานระบบจรง พบวาผใชงานและผทดการสาธตระบบ 9 จาก 10 คน มความตงใจใชงานจรงในอนาคต เพราะผใชงานและผทดการสาธตระบบมทศนคตท ดตอระบบจากสวนตดตอของผใชงานทดสวยงามและมความทนสมย รบรถงความงายในการใชงานเพอคนหาเอกสาร การรบรวาระบบมประโยชนในการจดการควบคมเอกสาร แบงปนเอกสาร และสามารถแกปญหาเรองเอกสารสญหายได และการรบรถงคณภาพของระบบทสามารถตอบสนองตอการใชงานทรวดเรว

64

แมวาผใชงานและผทดการสาธตระบบยงมความกงวลถงคณภาพของขอมลในเรองของความถกตอง และความครบถวนของขอมลในระบบ

65

บทท 7 ขอเสนอแนะ

7.1 ขอเสนอแนะส าหรบองคกรทปรบใชระบบ

จากการวเคราะหความส าเรจและลมเหลวของการปรบใชระบบในหวขอ 6.2 ทมพฒนา

มขอเสนอแนะดงน 1. องคกรควรมกฎขอบงคบหรอขอปฏบตเฉพาะส าหรบระบบ Alfresco ในการระบ

ขอมลของเอกสาร (Properties) และน ากฎขอบงคบนไปบงคบใชใหเกดผลในระบบ Alfresco เชน การบงคบระบขอมลทเปนรายละเอยดของเอกสาร (mandatory field) เพอใหขอมลของเอกสารทอยในระบบ Alfresco มความสมบรณและความถกตอง เพอประโยชนในการคนหาเอกสารในภายหลง

2. องคกรควรจดท าแนวทางในการใชระบบ Alfresco เชน การก าหนดรปแบบของเอกสารทจดเกบใหจดเกบเฉพาะเอกสารฉบบสมบรณแลวเทานน ไมจดเกบเอกสารทยงอยระหวางการแกไข เพอไมใหเกดความสบสนใน version ของเอกสารและเพอชวยลดขนตอนในการท างานของผใชงาน

7.2 ขอเสนอแนะส าหรบองคกรทวไป

การน าระบบ Alfresco มาปรบใชในองคกรนนควรใหความส าคญกบคณภาพของระบบในเรองระยะเวลาการตอบสนองของระบบ ความงายในการเขาถงฟงกชนตางๆ ของระบบ และคณภาพของสารสนเทศทจะตองมความถกตองและความครบถวนของขอมลเอกสาร เพอทผใชงานจะสามารถคนหาขอมลของเอกสารไดงายและมความถกตอง

7.3 ขอเสนอแนะเกยวกบประเดนปญหาทควรศกษาวจยตอไป

ประเดนทสามารถท าการศกษาวจยตอไปไดม 2 ประเดนดงน 1.ควรศกษาวาปจจยคณภาพของระบบในมตอนๆ เชน ความนาเชอถอของระบบ

(Reliability) ความยดหยน (Flexibility) การบรณาการ (Integration) ทมผลตอความตงใจใชงาน

66

ระบบ Alfresco ของผใชงานหรอไม อยางไร เพราะขอค าถามททมพฒนาใชในการประเมนความส าเรจและลมเหลวของการปรบใชระบบ Alfresco จากผใชงานในแผนกโครงการซงเปนโครงการน ารอง ครอบคลมเฉพาะคณภาพของระบบในมตของการเขาถงฟงกชนและระยะเวลาในการตอบสนองของระบบเทานน ประกอบกบความคดเหนเกยวกบขอเสนอแนะอนๆ จากผใชไมไดกลาวถงในมตอนๆ ของคณภาพของระบบ

2. ควรศกษาวาปจจยคณภาพของขอมลในมตของ ความทนสมยของขอมล และรปแบบการน าเสนอทมผลตอความตงใจใชงานระบบ Alfresco ของผใชงานหรอไม อยางไร เพราะขอค าถามททมพฒนาใชในการประเมนความส าเรจและลมเหลวของการปรบใชระบบ Alfresco จากผใชงานในแผนกโครงการซงเปนโครงการน ารอง ครอบคลมเฉพาะคณภาพของขอมลในมตของความถกตองและความครบถวนของขอมลเทานน ประกอบกบความคดเหนเกยวกบขอเสนอแนะอนๆ จากผใชไมไดกลาวถงในมตอนๆ ของคณภาพของขอมล

67

รายการอางอง

Articles Almutairi, H., & Subramanian, G. H. (2005). An empirical application of the Delone

and Mclean model in the Kuwaiti private sector. Journal of Computer Information Systems, Vol. 45, pp. 113–122.

Davis, F.D. (1989). Perceived usefulness, perceived ease of use, and user perception of acceptance of information technology use, MIS Q, Vol.13, pp.319-340.

DeLone, W. H. & McLean, E. R. (2003). The Delone and Mclean model of information systems success: A ten-year update, Journal of Management Information Systems, Vol.19, pp.9–30.

Gable, G. G., Sedera, D., & Chan, T. (2008). Re-conceptualizing information system success: The IS-impact measurement model. Journal of the Association for Information Systems, Vol.9, pp. 377–408.

Gorla, N, Somers, T. M., Wong, B. (2010). Organizational impact of system quality, information quality and service quality. Journal of Strategic Information Systems, Vol.19, pp.207-288

Gong, M., Xu, Y., & Yu, Y. (2004). An enhanced technology acceptance model for web-based learning. Journal of Information Systems Education, Vol.15, pp. 365-373.

Nelson, R. R., Todd, P. A., & Wixom, B. H. (2005), Antecedents of Information and System Quality: An Empirical Examination Within the Context of Data Warehousing, Journal of Management Information Systems, vol. 21, no. 4, pp. 199-235.

Parasuraman, A., Zeithaml, V.A. & Berry, L.L. (1988). SERVQUAL: a multi-item scale for measuring consumer perceptions of the service quality, Journal of Retailing, Vol. 64, No. 1, pp. 12-40.

Pitt, Leyland F.; Watson, Richard T.; Kavan, C. Bruce. (1995). Service quality: A measure of information systems effectiveness, MIS Quarterly, Vol.19, pp. 173-187.

68

Rai, A., Lang, S. S., & Welker, R. B. (2002). Assessing the validity of IS success models: An empirical test and theoretical analysis, Information Systems Research, Vol.13, pp.50-69.

Ryan, R., & Deci, E. (2000). Self-determination theory and the facilitation of intrinsic motivation, social development, and well-being, American Psychologist. Vol.55, pp. 68–78.

Van der Heijden, H., & Sørensen, L. S. (2003). Measuring attitudes towards mobile information services: an empirical validation of the HED/UT scale. Paper presented at the European Conference on Information Systems (ECIS), Naples, Italy.

Wang, R.Y. & Strong, D.M. (1996). Beyond accuracy: What data quality means to data consumers, Journal of Management Information Systems, Spring, pp. 5–33.

Wang, Y. S. (2008). Assessing e-commerce systems success: A respecification and validation of the Delone and Mclean model of IS success. Information Systems Journal, Vol. 18, pp. 529–557.

Books and Book Articles Fishbein, M., and Ajzen, I. (1975). Belief, Attitude, Intentions and Behavior: An

Introduction to Theory and Research, Addison-Wesley, Reading MA. Solomon, Michael R. (2006). Consumer Behavior: Buying, Having, and Being (7th

edition). Pearson.

ภาคผนวก

69

ภาคผนวก ก ตวแบบระบบในขนวเคราะห

1. Use Case Diagram ของระบบจดการเอกสารในองคกร ทไดจากการเกบรวบรวมความตองการของผใชงานระบบ ดงแสดงในภาพท ก.1


Search Content





Check-Out Document

Check-In Document



View Content

Manage User

Select Content Type

Manage Content Tag

View Report


Member


Member

Site Collaborator

Site Member

Site Contributor

Administrator


Site Contributor

ภาพท ก.1 Use Case Diagram ของระบบจดการเอกสารในองคกร

70

2. Use Case Description ของระบบ ECM ดงแสดงในตารางท ก.1 – ก.17 ตารางท ก.1 Use Case Description: Accept Site Collaboration Member

Use Case Name:


Brief Description

สามารถตอบรบค าเชญเขารวม Collaboration Site ได

Actors: ผใชงาน

Related Use Cases:

Pre Conditions: -

Post conditions:

ผลการตอบรบถกสงไปยงผเชญเขารวม Collaboration Site

Flow of Activities:

Actor System

1.ท ารายการตอบรบการเขารวม Collaboration Site 2.ยนยนการเขารวม Collaboration Site

1.1 แสดงฟอรมการตอบรบการเขารวม Collaboration Site 2.1 สงแจงเตอนผลการตอบรบไปยงผเชญเขารวม Collaboration Site

Exception Conditions:

71

ตารางท ก.2.1 Use Case Description: Check-In Content: New Check-In

Use Case Name:

Check-In Content

Scenario เพมเอกสารใหม

Brief Description

ผใชสามารถน าเอกสารใหมเขาระบบได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: -

Post conditions:

เอกสารใหมเพมในระบบ โดยมสถานะเปน Active

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกเอกสารทตองการเพมเขาไปในระบบ 2. กรอกรายละเอยดของเอกสาร เชน ชอโครงการของเอกสาร ชอของเอกสาร 3. ยนยนการเพมเอกสาร

1.1 แสดงฟอรมส าหรบระบรายละเอยดของเอกสาร 3.1 บนทกเอกสารเขาระบบ โดยมสถานะเปน Active 3.2 แสดงผลการเพมเอกสาร


72

ตารางท ก.2.2 Use Case Description: Check-In Content: Re-Check-In

Use Case Name:

Check-In Content

Scenario Re-Check-In

Brief Description

ผใชสามารถ น าเอกสารกลบเขาระบบออกมาหลงจาก Check-Out เพอท าการแกไขเรยบรอยแลว


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: มเอกสารทจะท าการ Re-Check-In อยในระบบ

Post conditions:

เอกสารทท าการแกไขถกจดเกบในระบบ โดยมสถานะกลบมาเปน Active

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกเอกสารทตองการเพมกลบเขาไปในระบบ 2. กรอกรายละเอยดของเอกสาร เชน ชอโครงการของเอกสาร ชอของเอกสาร 3. ยนยนการเพมเอกสาร

1.1 แสดงฟอรมส าหรบระบรายละเอยดของเอกสาร 3.1 ใหเลขท version ของเอกสาร 3.2 บนทกเอกสารเขาระบบ โดยมสถานะเปน Active 3.3 แสดงผลการเพมเอกสาร


73

ตารางท ก.3 Use Case Description: Check-Out Content

Use Case Name:

Check-Out Content

Brief Description

ผใชสามารถน าเอกสารจากระบบออกมาเพอท าการแกไข ไดโดยเอกสารทน าออกมาแกไขจะถก lock ไมใหผใชรายอนแกไขไดจนกวา จะน าเอกสารนนกลบเขาระบบอกครง ภายหลงจากการแกไขเสรจแลว


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: มเอกสารถกจดการในระบบ โดยสถานะของเอกสารเปน Active

Post conditions:

สถานะเอกสารเปลยนเปน Lock

Flow of Activities:

Actor System

1.เลอกเอกสารทตองการน าออกมาจากระบบ

1.1 ระบบตรวจสอบเอกสารวามสถานะเปน Active 1.2 ระบบแสดงสถานะของเอกสารวาไดถก check out แลว และท าการ Lock เอกสารนนเพอไมใหท าการแกไข


1.1 ถาเอกสารในระบบมสถานะเปน lock จะไมสามารถ check-out เอกสารได

74

ตารางท ก.4 Use Case Description: Manage Collaboration Site

Use Case Name:

Manage Collaboration Site

Brief Description

สามารถจดการพนทส าหรบท างานรวมกน เชนแบงตาม Group Project หรอ Department ตางๆ ภายในองคกร


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ในระบบตองมขอมลผใชงานทตองการก าหนดใหอยใน Site

Post conditions:

site collaboration ทเพมถกแสดง

Flow of Activities:

Actor System

1. สราง site collaboration 2. ระบรายละเอยดของ site collaboration เชน ชอของ Site 3. ยนยนการสราง site collaboration

1.1 แสดงฟอรมเพอใหระบรายละเอยดของ site collaboration 3.1 ระบบแสดง site collaboration ทไดสรางขนมาใหม


75

ตารางท ก.5 Use Case Description: Manage Content Management Rules

Use Case Name:


Brief Description

สามารถก าหนดกฎของเอกสารในการจดเกบเอกสารแบบ Auto (เชนถาเอกสารขนตนดวย A ใหไปจดเกบใน Folder A เปนตน) ได


Related Use Cases:

Pre Conditions: ตองม folder ทตองการก าหนดกฎการใชงานอยแลวในระบบ

Post conditions:

Content business rules ทเพมถกแสดง

Flow of Activities:

Actor System

1.เลอก folder ทตองการสราง content rules 2.ระบรายละเอยดของ content rules 3.ยนยนการสราง content rules ใหม

1.1 แสดงฟอรมใหระบรายละเอยด ของcontent rules ทตองการสราง 1.2 แสดง content rules เดมทมแลวในระบบ 3.1 แสดง content rules เดมทมแลวในระบบ และ content rules ทสรางเพมขนมาใหม


1.ถาไมม folder จะไมสามารถสรางกฎได

76

ตารางท ก.6 Use Case Description: Manage Content Permission

Use Case Name:


Brief Description

ผใชสามารถก าหนดและควบคมการเรยกดเอกสารของผใชงานได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: 1. ตองมเอกสารทตองการก าหนดสทธอยแลวในระบบ 2. ตองมผใชงานทตองการก าหนดสทธอยแลวในระบบ

Post conditions:

รายชอผมสทธเรยกดเอกสารถกปรบปรง

Flow of Activities:

Actor System

1.เลอกเอกสารทตองการท าการก าหนดผมสทธใชงาน 2.ผใชงานเพมหรอลบผทมสทธใชงานเอกสาร 3.ยนยนการก าหนดผมสทธใชงานเอกสาร

1.1 แสดงรายการผใชงานทสามารถใชงานเอกสาร 1.2 แสดงรายการผใชงานทไมสามารถใชงานเอกสาร 3.1 แสดงรายการผใชงานทสามารถใชงานเอกสารได


1.ถาไมมเอกสารในระบบจะไมสามารถก าหนดสทธได 1.1 และ 1.2 ถาไมมผใชงานจะไมสามารถก าหนดสทธได

77

ตารางท ก.7.1 Use Case Description: Manage Content Properties: Add

Use Case Name:


Scenario Add

Brief Description

เพมรายละเอยดขอมลของเอกสาร


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมเอกสารทตองการ Manage Content Properties อยแลวในระบบ

Post conditions:

ขอมลของเอกสารถกปรบปรง

Flow of Activities:

Actor System

1.เลอกเอกสารทตองการเพมขอมล 2.เพมรายละเอยดของเอกสาร 3.ยนยนการเพมขอมลเอกสาร

1.1 ระบบตรวจสอบเอกสารวามสถานะเปน Active 3.1 บนทกรายละเอยดชองเอกสารเขาระบบ 3.2 แสดงผลการเอกสารทเพม


1.1 กรณทเอกสารเปน lock จะไมสามารถเพมขอมลเอกสารได

78

ตารางท ก.7.2 Use Case Description: Manage Content Properties: Edit

Use Case Name:


Scenario Edit

Brief Description

แกไขรายละเอยดขอมลของเอกสาร


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมเอกสารทตองการ Manage Content Properties อยแลวในระบบ

Post conditions:

ขอมลของเอกสารถกปรบปรง

Flow of Activities:

Actor System

1.เลอกเอกสารทตองการแกไข 2.แกไขรายละเอยดของเอกสาร 3.ยนยนการแกไขเอกสาร

1.1 ระบบตรวจสอบเอกสารวามสถานะเปน Active 1.2 ระบบแสดงรายละเอยดของเอกสาร 3.1 ปรบปรงรายละเอยดเอกสาร 3.2 แสดงผลการเอกสารทแกไข


1.1 กรณทเอกสารเปน lock จะไมสามารถแกไขขอมลเอกสารได

79

ตารางท ก.8 Use Case Description: Manage Content Tags

Use Case Name:

Manage Content Tags

Brief Description

ผใชงานสามารถระบรายละเอยดของเอกสารวาเอกสารเกยวของกบเรองใดบาง

Actors: ผใชงานระบบ

Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมเอกสารทตองการจดการ Tags อยในระบบ

Post conditions:

Tags ถกก าหนดใหกบเอกสาร

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกเอกสารทตองการระบ tags 2. ระบ tags ของเอกสาร 3. ยนยนการเพม tags ใหกบเอกสาร

1.1 แสดงฟอรมส าหรบระบ tags 3.1 ระบบตรวจสอบเอกสารวามสถานะเปน Active 3.2 แสดงผลการเพม tags ใหกบเอกสาร


3.1 ถาเอกสาร lock อยจะไมสามารถระบ tags ได

80

ตารางท ก.9 Use Case Description: Manage Folder Permission

Use Case Name:


Brief Description

ผใชสามารถก าหนดและควบคมการเขาถงเอกสารในระดบ Folder ของผใชงานได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: 1.ตองม folder ทตองการจดการสทธอยแลวในระบบ 2.ตองมผใชงานทตองการจดการสทธอยแลวในระบบ

Post conditions:

รายชอผมสทธใชงาน Folder ถกปรบปรง

Flow of Activities:

Actor System

1.เลอก Folder ทตองการท าการก าหนดผมสทธใชงาน 2.ผใชงานเพมหรอลบผทมสทธใชงาน Folder 3.ยนยนการก าหนดผมสทธใชงาน Folder

1.1 แสดงรายการผใชงานทสามารถใชงาน Folder 1.2 แสดงรายการผใชงานทไมสามารถใชงาน Folder 3.1 แสดงรายการผใชงานทสามารถใชงาน Folder ได


1.ถาไมม folder ในระบบจะไมสามารถก าหนดสทธได 1.1 และ 1.2 ถาไมมผใชงานในระบบจะไมสามารถก าหนดสทธได

81

ตารางท ก.10.1 Use Case Description: Manage Folder Structure: Create

Use Case Name:


Scenario เพม Folder ใหม

Brief Description

สามารถสราง Folder ส าหรบจดเกบเอกสารได

Actors: ผใชงาน, ผดแลระบบ

Related Use Cases:

-

Pre conditions: -

Post conditions:

Folder ถกสราง

Flow of Activities:

Actor System

1. สราง Folder 2. ระบชอ Folder 3. ยนยนการสราง Folder

1.1 แสดงฟอรมส าหรบระบชอ Folder 3.1 ตรวจสอบชอ folder วาไมซ ากบในระบบ 3.2 แสดงผลการสราง Folder


3.1 หากชอ Folder มอยแลวในระบบ ระบบจะท าการแจงเตอน และไมสามารถบนทกขอมลได

82

ตารางท ก.10.2 Use Case Description: Manage Folder Structure: Delete

Use Case Name:


Scenario ลบ Folder

Brief Description

สามารถลบ Folder ส าหรบจดเกบเอกสารได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองม Folder อยแลวในระบบ

Post conditions:

Folder ถกลบ

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอก Folder ทตองการลบ 2. ยนยนการลบ Folder

1.1 แสดงฟอรมส าหรบยนยนค าสงลบFolder และแจงเตอนหากมเอกสารอนๆ อยใน Folder ทตองการลบ 2.1 แสดงผลการลบ Folder


-

83

ตารางท ก.10.3 Use Case Description: Manage Folder Structure: Edit

Use Case Name:


Scenario แกไขชอ Folder

Brief Description

สามารถแกไขชอ Folder ส าหรบจดเกบเอกสารได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองม Folder อยแลวในระบบ

Post conditions:

ชอ Folder ถกแกไข

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอก Folder ทตองการแกไขชอ 2. แกไขชอ Folder 3. ยนยนการแกไขชอ Folder

1.1 แสดงฟอรมส าหรบแกไขชอ Folder 3.1 ตรวจสอบชอ folder วาไมซ ากบในระบบ 3.2 แสดงผลการสราง Folder


3.1 ถาหากชอ Folder มอยแลวในระบบ ระบบจะท าการแจงเตอน และไมสามารถบนทกขอมลได

84

ตารางท ก.10.4 Use Case Description: Manage Folder Structure: Move

Use Case Name:


Scenario ยาย Folder

Brief Description

สามารถยาย Folder จาก Folder หนง ไปยงอกโฟลเดอรหนง


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: -

Post conditions:

Folder Structure ถกเปลยน

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอก Folder ทตองการเคลอนยาย (Move) 2. ลาก (Drag & Drop) Folder ทเลอกไปยง Folder ปลายทาง

2.1 แสดงผลการเคลอนยาย (Move) Folder


85

ตารางท ก.11.1 Use Case Description: Manage Site Collaboration Member: Add

Use Case Name:


Scenario เพม

Brief Description

สามารถเพมสมาชกรายใหมเขามาใชงานภายใน Collaboration Site ได

Actors: Project Manager

Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมผใชงานทตองการเพมอยแลวในระบบ

Post conditions:

ขอมลแจงเตอนถกสงไปยงผมสทธเขาใชงานภายใน Collaboration Site

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกผใชงานทตองการเพมเขา Collaboration Site 2. ยนยนการเพมผใชงาน

2.1 แสดงรายการของผมสทธเขาใชงานภายใน Collaboration Site 2.2 สงแจงเตอนไปยงผใชงานทถกเลอกเขารวม Collaboration Site


1.ถาไมมผใชงานอยแลวในระบบใหหยดการท างานนเพอไปท า use case manage user ดงตารางท 12.1

86

ตารางท ก.11.2 Use Case Description: Manage Site Collaboration Member: Delete

Use Case Name:


Scenario ลบ

Brief Description

สามารถลบสมาชกทเขามาใชงานภายใน Collaboration Site ได

Actors: Project Manager

Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมชอผใชงานทตองการลบใน Site Collaboration

Post conditions:

รายการของผมสทธเขาใชงานถกลบออกจาก Site Collaboration

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกผใชงานทตองการลบออกจาก Collaboration Site 2. ยนยนการลบรายการ

2.1 แสดงรายการของผมสทธเขาใชงานภายใน Collaboration Site ทถกลบ


87

ตารางท ก.12.1 Use Case Description: Manage User: Add

Use Case Name:

Manage User

Scenario เพมผใชงานรายใหม

Brief Description

สามารถเพมขอมลผใชงานรายใหมลงในระบบได

Actors: ผดแลระบบ

Related Use Cases:

-

Pre Conditions: -

Post conditions:

ขอมลผใชงานรายใหมถกเพมลงในระบบ

Flow of Activities:

Actor System

1. เพมขอมลผใชงาน 2. ระบรายละเอยดของผใชงาน เชน username ชอ นามสกล แผนก เปนตน 3. ยนยนการเพมขอมลผใชงาน

1.1 แสดงฟอรมส าหรบระบขอมลผใชงาน 3.1 ตรวจสอบรายชอไมใหซ ากบทมอยแลวในระบบ 3.2 แสดงผลการเพมขอมลผใชงาน


3.1 ถาหาก username มอยแลวในระบบ ระบบจะท าการแจงเตอน และไมสามารถบนทกขอมลได

88

ตารางท ก.12.2 Use Case Description: Manage User: Delete

Use Case Name:

Manage User

Scenario ลบขอมลผใชงาน

Brief Description

สามารถลบขอมลผใชงานออกจากระบบได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมขอมลผใชงานอยแลวในระบบ

Post conditions:

ขอมลผใชงานถกลบออกจากระบบ

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกผใชงานทตองการลบ 2. ยนยนการลบขอมลผใชงาน

1.1 ใหผใชยนยนการลบขอมลผใชงาน 2.1 แสดงการลบขอมลผใชงาน


-

89

ตารางท ก.12.3 Use Case Description: Manage User: Edit

Use Case Name:

Manage User

Scenario แกไขขอมลผใชงานระบบ

Brief Description

สามารถแกไขขอมลรายละเอยด ของผใชงานทมอยแลวในระบบได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมขอมลผใชงานอยแลวในระบบ

Post conditions:

ขอมลผใชงานถกปรบปรง

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกผใชงานทตองการท าการแกไข 2. แกไขรายละเอยดของผใชงาน เชน ชอ นามสกล แผนก เปนตน 3. ยนยนการแกไขขอมลผใชงาน

1.1 แสดงฟอรมส าหรบแกไขขอมลผใชงาน 3.1 ตรวจสอบรายชอไมใหซ ากบทมอยแลวในระบบ 3.2 แสดงผลการเพมขอมลผใชงาน


3.1 ถาหาก username มอยแลวในระบบ ระบบจะท าการแจงเตอน และไมสามารถบนทกขอมลได

90

ตารางท ก.13 Use Case Description: Search Content

Use Case Name: Search Content

Brief Description ผใชงานสามารถคนหาเอกสารจากชอของเอกสาร หรอ Tag ของเอกสารได โดยผลการคนหาจะขนอยกบสทธของผใชงาน


Related Use Cases: -

Pre Conditions: ตองมเอกสารทตองการคนหาอยแลวในระบบ

Post conditions: รายชอหาเอกสารถกแสดง

Flow of Activities:

Actor System

1. ผใชงานระบชอหรอสวนหนงของชอเอกสาร index tag ของเอกสาร เพอคนหาเอกสารตามแตละประเภทเอกสาร 2. ยนยนการคนหา

2.1 ระบบแสดงรายการชอไฟล ตามรายละเอยดทคนหา


91

ตารางท ก.14 Use Case Description: Select Content Type

Use Case Name:

Select Content Type

Brief Description

ผใชงานสามารถเลอกประเภทของเอกสารทจะจดเกบเขาสระบบได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมเอกสารทตองการระบประเภทเอกสารอยแลวในระบบ

Post conditions:

เอกสารถกระบประเภท

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกเอกสารทตองการระบประเภทเอกสาร 2. เลอกประเภทเอกสารใหกบเอกสาร

1.1 แสดงฟอรมส าหรบระบรายละเอยดของเอกสาร 2.1 ระบบตรวจสอบเอกสารวามสถานะเปน Active 2.2 แสดงผลการระบประเภทเอกสาร


2.1 ถาเอกสารทมสถานะเปน lock จะไมสามารถระบประเภทเอกสารได

92

ตารางท ก.15 Use Case Description: Update Document Version

Use Case Name:

Update Document Version

Brief Description

ผใชงานสามารถก าหนดและควบคม version ของเอกสารได

Actors: ผใชงานทมสทธจดการ version ของเอกสาร

Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมเอกสารทจะท าการ update version อยแลวในระบบ

Post conditions:

รายการเอกสารทง version เกาและใหมถกแสดง

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกเอกสารทตองการ update version 2. เลอกเอกสาร version ใหมเพอท าการ update 3. ยนยนการ update เอกสาร

1.1 แสดงหนาจอใหเลอกเอกสารใหม 3.1 ระบบตรวจสอบเอกสารวามสถานะเปน Active 3.2 ระบบจดเกบเอกสาร version ใหมเขาระบบ 3.3 ระบบแสดงเอกสาร version ลาสด และ version กอนหนา


1. เอกสารทตองการ update version จะตองมอยแลวในระบบ 3.1 ถาเอกสารมสถานะเปน Active จะไมสามารถ update version ได

93

ตารางท ก.16 Use Case Description: View Content

Use Case Name:

View Content

Brief Description

ผใชสามารถแสดงผลเนอหาของเอกสารได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ตองมเอกสารทตองการเรยกดอยในระบบ

Post conditions:

เนอหาของเอกสารถกแสดง

Flow of Activities:

Actor System

1.ผใชงานเลอกเอกสารทตองการเรยกด 1.1 แสดงเนอหาของเอกสาร


1.เอกสารบางรปแบบจะไมสามารถแสดงผลได เชน ไฟล Video

94

ตารางท ก.17.1 Use Case Description: View Report: Check-In Document Report

Use Case Name:

View Report

Scenario Check-In Document Report

Brief Description

ผดแลระบบสามารถเรยกดรายการ Check-In เอกสารของผใชงานระบบได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ผใชงานระบบจะตอง check-in เอกสารเขาสระบบกอน

Post conditions:

ระบบแสดงรายงาน

Flow of Activities:

Actor System

1. เลอกชวงวนทขอมล 2. เลอกชอโครงการ 3. ยนยนการท ารายงาน

3.1 คนหาขอมลจาก share_stats_audit_entry 3.2 น าขอมลทคนหาได มาแสดงในรปแบบทก าหนด ไดแก ชอเอกสาร ชอโครงการ ชอผใชงาน และเวลาของกจกรรม


3.2 หากไมมขอมลในชวงวนทเลอกระบบจะไมแสดงรายงาน

95

ตารางท ก.17.2 Use Case Description: View Report: Check-Out Document Report

Use Case Name:

View Report

Scenario Check-Out Document Report

Brief Description

ผดแลระบบสามารถเรยกดรายการ Check-Out เอกสารของผใชงานระบบได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ผใชงานระบบจะตอง Check-Out เอกสารกอน

Post conditions:


Flow of Activities:

Actor System





96

ตารางท ก.17.3 Use Case Description: View Report: Document View Report

Use Case Name:

View Report

Scenario Document View Report

Brief Description

ผดแลระบบสามารถเรยกดรายการเรยกดเอกสารของผใชงานระบบได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ผใชงานระบบจะตองเรยกดเอกสารกอน

Post conditions:


Flow of Activities:

Actor System





97

ตารางท ก.17.4 Use Case Description: View Report: Summarize Document Report

Use Case Name:

View Report

Scenario Summarize Document Report

Brief Description

ผดแลระบบสามารถเรยกดรายการเอกสารทงหมดของแตละโครงการได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: จะตองมโครงการ (Site Collaboration) ทตองการเรยกดในระบบกอน

Post conditions:


Flow of Activities:

Actor System





98

ตารางท ก.17.5 Use Case Description: View Report: User Access Report

Use Case Name:

View Report

Scenario User Access Report

Brief Description

ผดแลระบบสามารถเรยกดรายการ log in เขาสระบบของผใชงานได


Related Use Cases:

-

Pre Conditions: ผใชงานระบบจะตอง log in เขาสระบบกอน

Post conditions:


Flow of Activities:

Actor System





99

3. State Chart Diagram

State Chart Diagram ของเอกสาร ดงแสดงในภาพท ก.2

Check-InActive

Check-Out

LockDelete

Check-In

ภาพท ก.2 State Chart Diagram

100

ภาคผนวก ข System Architect ของระบบทพฒนา

ระบบ ECM ม System Architects แบบ Web-Base Application 2 tiers ดงแสดง

ในภาพท ข.1 โดยระบบจะถกเรยกใชงานระบบผาน Web Browser จากเครอง Client แลวจงสงค าสงไปประมวลผลทเครอง Server โดยทในเครอง Server จะประกอบดวยระบบ Alfresco ฐานขอมล PostgreSQL และเครองมอส าหรบท ารายงาน JasperReports

ภาพท ข.1 System Architecture (Deployment Diagram) ของระบบ ECM

<<Application Server>>

ECM Application Server

OS: Windows Server 2008 R2

Business Logic

And Database

PostgreSQL

<<Client Workstation>>

User PC

Web Browser

101

ภาคผนวก ค ฐานขอมล

ระบบ Alfresco รองรบฐานขอมลทง MySQL และ PostgreSQL โดยในขนตอนตดตง

ระบบ Alfresco ฐานขอมล PostgreSQL จะถกตดตงมาใหโดยปรยาย (Default) แตระบบ Alfresco จะใหนกพฒนาระบบเรยกใชขอมลผาน RESTful API แทนการดงขอมลผาน Database โดยตรง

โดยระบบ Alfresco ไดเตรยม API เพอใหเรยกใชงาน Services ทส าคญดงน 1. Create Document คอ Service ส าหรบการน าเอกสารใหมเขาสระบบ 2. Create Folder คอ Service ส าหรบการสราง Folder ใหม 3. Get Properties คอ Service ส าหรบการเรยกด Properties ของเอกสาร 4. Update Properties คอ Service ส าหรบการ Update Properties ของเอกสารท

มอยแลวในระบบ 5. Check-In คอ Service ส าหรบการ Check-In เอกสาร ในกรณทเอกสารมสถานะ

เปน Lock 6. Check-Out คอ Service ส าหรบการ Check-Out เอกสาร 7. Get Content คอ Service ส าหรบการ Download เอกสารจากระบบ 8. Get All Version คอ Service ส าหรบการเรยกดและจดการ Version ของเอกสาร 9. Login คอ Service ส าหรบการ Login และสราง Session ในการใชงานระบบ 10. Logout คอ Service ส าหรบการ Logout และลบ Session การใชงานระบบ 11. Add Person คอ Service ส าหรบการเพมผใชงานระบบ 12. Get Person คอ Service ส าหรบเรยกขอมลผใชงานระบบ 13. Delete Person คอ Service ส าหรบลบผใชงานระบบ น อก จ า ก น น Alfresco ย ง ม CMIS (Content Management Interoperability

Services) API เพอใหเรยกใชงานได โดยท CMIS นนคอมาตรฐานการกลางในการรบสงขอมลเอกสารระหวางระบบ ECM อนๆ ซงระบบ ECM ตางยดมาตรฐานกลางนในการรบสงขอมลเอกสาร แตจะท าไดไมละเอยดเทากบ RESTful API ททาง Alfresco ไดเตรยมไวใหเรยกใชงานเอง

102

ภาคผนวก ง ขอมลดบทไดจากการท างานตามแผนการหาขอมล

1. แบบประเมนการเลอกซอฟตแวร

โดยเกณฑการใหจะมคะแนนเตม 5 คะแนน 5 คะแนนหมายความวาตรงกบ Requirements มากทสด 1 คะแนนหมายความวาตรงกบ Requirements นอยทสด 0 คะแนนหมายความวาทางเลอกนนไมรองรบ Requirement ขอนน

ภาพท ง.1 แบบประเมนของผใชงานรายท 1

103

ภาพท ง.2 แบบประเมนของผใชงานรายท 2

104

2. อางองการสบคนขอมลระบบ ECM ตารางท ง.1 อางองการสบคนขอมลระบบ ECM

หวขอ URL วนทขอมล ชอไฟล Alfresco product

https://www.alfresco.com/products/enterprise-content-management/community

01/12/2015 Alfresco Product.pdf

Best of ECM Software

https://www.g2crowd.com/categories/enterprise-content-management

01/12/2015 Best Enterprise Content Management (ECM) Software.pdf

Gartner Magic Quadrant for ECM

https://www.alfresco.com/gartner/ecm 01/12/2015 Magic Quadrant for Enterprise Content Management 2015.pdf

Why Alfresco https://www.alfresco.com/why-alfresco

01/12/2015 why-alfresco.pdf

ECM Case Study http://www.nuxeo.com/customers/mobile-telecom-provider/

06/12/2015 Nuxeo mobile-telecom-provider.pdf

Nuxeo Product http://www.nuxeo.com/solutions/document-management/

06/12/2015 Nuxeo Product.pdf

Documentum Product

http://www.emc.com/enterprise-content-management/documentum/index.htm

08/12/2015 Documentum Product.pdf

Alfresco RESTful API Reference

https://wiki.alfresco.com/wiki/Repository_RESTful_API_Reference

14/12/2015 Repository RESTful API Reference - alfrescowiki.pdf

105

ภาคผนวก จ รายละเอยดของซอฟตแวร

1. วธการใชงานซอฟตแวร

1.1 วธการใชงานระบบ Alfresco

1.1.1 Login เขาสระบบ Alfresco ผาน Web Browser โดยระบ URL:

http://<hostname>:<port>/share ซงจะไดหนาจอดงภาพท จ.1

ภาพท จ.1 หนาจอ Log In ระบบ Alfresco

1.1.2 Advanced Search ฟงกชนนใชในการคนหาขอมลจองเอกสารซงสามารถท าไดโดย 1. กดปม Advance Search ดงภาพท จ.2

ภาพท จ.2 หนาจอ Dashboard

106

2. ใสเงอนไขทตองการคนหา ดงภาพท จ.3 โดยมรายละเอยดดงน Name: ชอไฟล Document Type: ประเภทเอกสาร Customer Name: ชอลกคา Project Name: ชอโครงการ Project Manager: ชอหวหนาโครงการ Project Initial Date: ชวงวนทเรมตนโครงการ Project Finish Date: ชวงวนทเสรจสนโครงการ Tags: ค าคนของเอกสาร

ภาพท จ.3 หนาจอ Advance Search

107

3. กดปม Search และผลการคนหาแสดงดงตวอยางในภาพท จ.4

ภาพท จ.4 หนาจอ Result Search

1.1.3 Manage Content Management Rules ฟงกชนนมไวส าหรบจดการเอกสารใหเปลยนประเภทเอกสารโดยอตโนมต

เมอผใชงานท าการ upload เอกสาร ซงสามารถท าไดโดย 1. เลอก Site Collaboration ทตองการตงกฎใหเอกสาร ดงภาพท จ.5

ภาพท จ.5 หนาจอ Site Collaboration List

108

2. เมอเขามาส Site Collaboration แลวจากนนเลอกเมน Document Library ดงภาพท จ.6

ภาพท จ.6 หนาจอ Site Dashboard

3. คลกปม View Detail ท Folder ดงภาพท จ.7

ภาพท จ.7 หนาจอ Document Library

109

4. เลอกเมน Manage Rules ดงภาพท จ.8

ภาพท จ.8 หนาจอ Folder Detail

5. คลก Create Rules ดงภาพท จ.9

ภาพท จ.9 หนาจอ Create Rules

110

6. กรอกรายละเอยดของกฎเอกสารตามภาพท จ.10 ซงรายละเอยด ดงน Name: ก าหนดชอของกฎการจดการเอกสาร (Rule) Define Rule: เพอก าหนดเงอนไขการด าเนนกฎตอเอกสาร ซงจากภาพ

เลอกวา “Item are created or enter this folder” กคอใหด าเนนกฎเมอมเอกสารใหมท Folder If all criteria are met: เ พ อก าหนด เ ง อน ไข เอกสารท จ ะ ให กฎ

ด าเนนการ ซงจากภาพเลอกวา “All Items” กคอใหด าเนนกฎกบทกเอกสาร โดยในขนตอนนสามารถก าหนดเฉพาะไดวาจะใหเอกสารทมชอขนตนดวย A ด าเนนการตามกฎน

Perform Action: เพอก าหนดวาเอกสารทตรงกบเงอนไขตามขอ Define Rule และ If all criteria are met กระท ากบ เอกสารอย าง ไร ซ งจากภาพเล อกว า “Specialise Type to Project Document” ก ค อ ใ ห เ ป ล ย นป ร ะ เภท เ อกสา ร เป น Project Document โดยในขนตอนนยงสามารถก าหนดใหคดลอกหรอยายเอกสาร หรอแปลงเอกสารเปนไฟล PDF ไดอกดวย

ภาพท จ.10 หนาจอ Rules Configuration

111

1.1.4 Manage Folder Permission ฟงกชนใชส าหรบก าหนดสทธในการเรยกดเอกสารซงสามารถท าไดโดย 1. คลกปม View Detail ดงภาพท จ.11


2. คลกปม Manage Permissions เพอจดการสทธการเขาถงเอกสาร ดงภาพท จ.12

ภาพท จ.12 หนาจอ Folder Detail

112

3. คลกปม Add User/Group เพอเพมผใชงานหรอกลมของผใชงานในโฟลเดอรทเลอก ดงภาพท จ.13

ภาพท จ.13 หนาจอ Manage Permission

4. พมพชอเพอคนหาผใชงานทตองการเพมสทธ ดงภาพท จ.14

ภาพท จ.14 หนาจอ Manage Permission: Search

5. ก าหนดระดบสทธการใชงานใหกบผใชงานทเลอก ดงภาพท จ.15

ภาพท จ.15 หนาจอ Manage Permission: Set Role

113

1.1.5 Manage Site Collaboration ฟงกชนใชส าหรบการสรางพนทเพอแบงปนเอกสารโครงการซงสามารภท า

ไดโดย 1. เลอกเมน Create Site หนา Dashboard ดงภาพท จ.16

ภาพท จ.16 หนาจอ Site Collaboration List

2. กรอกรายละเอยดของ Site Collaboaration ทตองการสราง ดงภาพท จ.17 โดยมรายละเอยดดงน

Name: ชอโครงการ URL Name: link ของโครงการ (ระบบสรางใหอตโนมต) Description: รายละเอยดโครงการ Visibility: เลอกวาจะใหโครงการทสรางนนเปน Public หรอ Private เมอ

กรอกรายละเอยดครบเรยบรอยแลวกดปม OK

ภาพท จ.17 หนาจอ Create Site Collaboration

114

1.1.6 Manage Folder Structure ฟงกชนใชส าหรบก าหนดโครงสรางของ Folder ซงสามารถท าไดโดยการ

ลากโฟลเดอรตนทางหนงไปยงโฟลเดอรปลายทาง (Drag and Drop) เชน ลากโฟลเดอร Sample Folder B ไปไวภายใต Sample Folder ซงมลกษณะการก าหนดโฟลเดอรใน Windows ทกประการดงภาพท จ.18


1.1.7 Manage User ฟงกชนใชส าหรบก าหนดโครงสรางสราง แกไข หรอลบผใชงานซงสามารถ

ท าไดดงน 1. เลอกเมน Users จากหนา Dashboard ดงภาพท จ.19

ภาพท จ.19 หนาจอ Admin Menu List

115

2. คลกปม New User ในกรณทตองการสรางผใชงานใหม ดงภาพท จ.20

ภาพท จ.20 หนาจอ Users

3. ระบชอจรง นามสกล username และ password ใหกบผใชงานจากนนกดปม create ดงภาพท จ.21

ภาพท จ.21 หนาจอ Create New Users

116

4. หากตองการแกไขหรอลบผใชงานใหคนหาชอผใชงานในหนา Users ดงภาพท จ.22

ภาพท จ.22 หนาจอ Search Users

5. คลกปม Edit User ในกรณทตองการแกไขขอมลผใชงาน หรอ คลกปม Delete User ในกรณทตองการลบขอมลผใชงาน โดยต าแหนงของปมทงสองอยทางขวาขอหนาจอ ดงภาพท จ.23

ภาพท จ.23 หนาจอ Users

6. แกไขรายละเอยดขอมลผใชงาน จากนนกดปม save ดงภาพท จ.24

ภาพท จ.24 หนาจอ Edit Users

117

1.1.8 Select Content Type and Manage Content Properties ฟงกชนใชส าหรบการเลอกประเภทเอกสารและก าหนดขอมลของเอกสาร

(Properties) ซงสามารถท าไดดงน 1. คลกเลอกเอกสารจากทตองการเปลยนประเภทเอกสารและเพมขอมล

ของเอกสาร จะปรากฏหนา View Content ดงภาพท จ.25

ภาพท จ.25 หนาจอ Document Details

2. คลกปม Change Type ทางเมนดานขวา ระบบจะปรากฏ Pop-Up Change Type ใหเลอกดงภาพท จ.26

ภาพท จ.26 หนาจอ Change Document Type

118

3. คลกปม Edit Properties ทางขวามอเพอเพมขอมลของเอกสาร ดงภาพท จ.27 และเอกสารจะมขอมลของเอกสารดงน

Name: ชอไฟล Document Type: ประเภทเอกสาร Customer Name: ชอลกคา Project Name: ชอโครงการ Project Manager: ชอหวหนาโครงการ Project Initial Date: ชวงวนทเรมตนโครงการ Project Finish Date: ชวงวนทเสรจสนโครงการ Tags: ค าคนของเอกสาร

ภาพท จ.27 หนาจอ Edit Document Properties

119

1.2 วธการใชงาน Reports ซงเปนสวนทพฒนาใหม มขนตอนดงน

1. เขาสระบบ JasperReports ผาน Web Browser โดยระบ URL: http://<hostname>:<port>/jasperserver จะไดหนาจอดงภาพท จ.28

ภาพท จ.28 หนาจอ log in เพอเขาใชงาน report

2. เขาสระบบเขาเมน Library ดงภาพท จ.29

ภาพท จ.29 หนาจอ JasperReports Home

120

3. เลอกรายงานทตองการ ดงภาพท จ.30

ภาพท จ.30 หนาจอ JasperReports Library

โดยระบบ Alfresco มรายงานทงหมด 5 ประเภทรายงานดงน

3.1 รายงานการเขาใชระบบของพนกงาน (User Access Report) โดยจดประสงคของการจดท ารายงานการเขาใชระบบของพนกงานเพอใชประเมนความคมคาของระบบ ECM เมอเทยบกบจ านวนของผทใชงานระบบจรงๆ โดยมเนอหาภายในรายงาน เชน ชอโครงการ ชอผใชงาน จ านวนครงทเขาระบบ วนทเขาระบบครงสดทาย ดงแสดงรายละเอยดของรายงานในภาพท จ.31

ภาพท จ.31 ตวอยางรายงาน User Access

121

3.2 รายงานการเรยกดเอกสาร (Document View Report) โดยจดประสงคของการจดท ารายงานการเรยกดเอกสารของพนกงานเพอใชในการตรวจสอบการเรยกดเอกสารของผใชงานวาถกตองตรงตามสทธการเรยกดเอกสารทไดมการก าหนดไวหรอไม โดยมเนอหาภายในรายงาน เชน ชอโครงการ ชอผใชงาน ชอเอกสาร วนทเรยกดเอกสาร ดงแสดงรายละเอยดของรายงานในภาพท จ.32

ภาพท จ.32 ตวอยางรายงาน Document View

3.3 รายงานสรปรายการของเอกสาร (Summarize Document Report) โดย

จดประสงคของการจดท ารายงานสรปรายการเอกสารเพอใชในการสรปเอกสาร และตรวจสอบความครบถวนของประเภทเอกสารในแตละโครงการ โดยมเนอหาภายในรายงาน เชน ชอโครงการ ชอเอกสาร ดงแสดงรายละเอยดของรายงานในภาพท จ.33

ภาพท จ.33 ตวอยางรายงาน Summarize Document

122

3.4 รายงานสรปการน าเขาเอกสาร (Check-In Document Report) โดยจดประสงคของการจดท ารายงานสรปการน าเขาเอกสารของผใชงานเพอใชในการตรวจสอบการน าเขาเอกสารของผใชงานวาถกตองตรงตามสทธการน าเขาเอกสารหรอไม โดยมเนอหาภายในรายงาน เชน ชอโครงการ ชอผใชงาน ชอเอกสาร ดงแสดงรายละเอยดของรายงานในภาพท จ.34

ภาพท จ.34 ตวอยางรายงาน Document Check-In

3.5 รายงานสรปการน าเอกสารออก (Document Download Report) โดย

จดประสงคของการจดท ารายงานสรปการน าเอกสารออกของผใชงานเพอใชในการตรวจสอบการน าเอกสารออกของผใชงานวาถกตองตรงตามสทธการน าเอกสารออกหรอไม โดยมเนอหาภายในรายงาน เชน ชอโครงการ ชอผใชงาน ชอเอกสาร ดงแสดงรายละเอยดของรายงานในภาพท จ.35

ภาพท จ.35 ตวอยางรายงาน Document Download

123

4. ก าหนดเงอนไขของขอมลตางๆทตองการใหแสดงในรายงาน ดงภาพท จ.36 โดยมรายละเอยดดงน

BEGIN_DATE: เลอกวนทเรมตนของขอมล (จ าเปนตองใสขอมล) END_DATE: เลอกวนทสนสดของขอมล (จ าเปนตองใสขอมล) PROJECT_SITE: เลอกโครงการทตองการเรยกดขอมล USERNAME: เลอกผใชงานทตองการเลอกดขอมล

ภาพท จ.36 หนาจอ JasperReports ViewReport

5. เมอใสรายละเอยดเรยบรอยแลวกดปม Apply เพอยนยนขอมลและเรยกดรายงาน ดงภาพท จ.37

ภาพท จ.37 ปม Apply

124

6. ระบบแสดงรายงาน ดงภาพท จ.38

ภาพท จ.38 ตวอยางรายงาน

7. Export รายงานออกมาเปนรปแบบตางๆ เชน .PDF, .XLSX โดยน า Mouse

ไปชทปม Export Data ดงภาพท จ.39

ภาพท จ.39 ปม Export to File

125

8. ระบบ export ขอมลตามรปแบบทเลอกในขอ 1.1.7 และแสดงรายงานดงภาพท จ.40

ภาพท จ.40 ตวอยางรายงานท Export

126

2. โครงสรางของฐานขอมลของสวน Report ทพฒนาเพม

ระบบ ECM มโครงสรางของฐานขอมลในสวนทปรบปรงจ านวน 1 ตาราง คอ share_stats_audit_entry ซงมหนาทส าหรบเกบขอมลของกจกรรมทเกดขนในระบบ Alfresco เชน การ Check-In การเรยกดเอกสาร การดาวโหลดเอกสาร เปนตน โดยในตารางนประกอบดวย Attribute ตางๆ ดงตารางท จ.1

ตารางท จ.1 Attributes ของตาราง share_stats_audit_entry

Attribute Name Data Type Primary Key

(Yes/No) ค าอธบาย ตวอยางขอมล

ID bigint Y รหสกจกรรม 1 AUDIT_ACTION_NAME character

varying(255) N กจกรรม

- access - detail - download - file-added

file-added

AUDIT_APP_NAME character varying(255)

Y ประเภทกจกรรม document

AUDIT_OBJECT_NAME character varying(255)

N รหสเอกสาร workspace://SpacesStore/21de6f90-6c59-4433-84a3-c1b1ac610bf3

AUDIT_SITE character varying(255)

N ชอโครงการ (Collaboration Site)

ktc

AUDIT_TIME bigint N เวลาของกจกรรม 1457067719173 AUDIT_USER_ID character

varying(255) Y ชอผใชงาน admin

127

3. Dialogue Diagram ของระบบ ECM

ตารางท จ.2

รายการหนาจอในแตละ Use Case

Use Case หนาจอทเกยวของ

ล าดบ ชอหนาจอ หมายเลขหนาจอ


1 FolderRules CR1

2 RuleEdit CR2 Manage Content Properties

1 EditMetadata PR1


1 ManagePerm PE1


1 FolderDetails FS1


1 SiteDashboard SC1 2 DocLibrary SC2

Manage User

1 Users U1

2 NewUser U2 3 EditUser U3 4 UserDetail U4 5 DeleteUsers U5

Search Content 1 AdvSearch SE1 2 AdvSearchResult SE2

Select Content Type 1 DocumentDetails CT1 2 ChangeType CT2

View Report

1 ReportLogin R1

2 Home R2 3 Library R3 4 ViewReport R4

128

ECM1

ECM0

ECMLogOn

ECM1, R1, SC2

SC1

SiteDashboard

ECM0, SC1, SE1, U1

ECM1

Dashboard

ECM1, SE2

SE1

AdvSearch

ECM1, U2, U4

U1

ManageUser

ECM1, CT1, FS1

SC2

DocLibrary

R2, R3

R1

ReportLogin

ECM1

SE2

AdvSearchResult

ECM1, U1

U2

NewUser

ECM1, U3, U5

U4

UserDetail

ECM1, U4

U3

EditUser

ECM1, U1

U5

DeleteUser

R1, R2, R4

R3

Library

R1, R3

R2

Home

ECM1, CT2, PR1

CT1

DocumentDetail

ECM1, CR1, PE1

FS1

FolderDetail

ECM1, CT1

PR1

EditMetadata

R1, R2, R3

R4

ViewReport

ECM1, CR2, FS1

CR1

FolderRules

ECM1, FS1

PE1

ManagePerm

ECM1, CR1

CR2

RuleEdit

ECM1, CT1

CT2

ChangeType

(สทธเขาใชงานระบบ)

(คลกเลอก Advance Search) (คลกเลอก Manage User) (คลกเลอก Site Collaboration)

(คลกเลอก Document Library) (คลกเลอก Report)

(คลกเลอก Home) (คลกเลอก Library)

(คลกเลอก ViewReport) (คลกเลอก Change Type) (คลกเลอก Edit Properties)

(คลกเลอก Document Detail) (คลกเลอก Folder Detail)

(คลกเลอก Manage Rules) (คลกเลอก Manage Permission)

(คลกเลอก Edit Rule)

(คลกปม Search) (คลกเลอก New User) (คลกเลอก View User)

(คลกเลอก Edit User) (คลกเลอก Delete User)

ภาพท จ.41 Dialogue Diagram

129

4. ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะในสวนทปรบปรงและพฒนาใหม ตารางท จ.3 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 1: Site Collaboration

หนาจอหมายเลข 1: Site Collaboration

ชอหนาจอทางตรรกะ Dashboard ชอหนาจอทางกายภาพ Dashboard

หนาทหลก เพอใหผใชงานดภาพรวมของโครงการทงหมด เชน กจกรรมเอกสาร สมาชกในโครงการ กจกรรมของโครงการ เปนตน

Use Case ทใชหนาจอ Manage Site Collaboration ผงหนาจอ

รายละเอยดของแตละ Component

No. Component Control Type Note

1 Document Library

Link เชอมโยงไปยง Document Library

2 Invite Button ส าหรบสรางเพมผใชงานใหโครงการ

3 Member Link ส าหรบดรายชอสมาชกในโครงการทงหมด 4 File Link ส าหรบเรยกดเอกสาร

รายละเอยดขนตอนการท างาน

เปนหนาจอแสดงความเคลอนไหวของโครงการ (Site Collaboration) ซงสามารถบอกไดวามผใชงานคนใดทน าเอกสารใหมเขาสโครงการ หรอ แกไขเอกสาร

130

ตารางท จ.4 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 2: Document Library

หนาจอหมายเลข 2: Document Library ชอหนาจอทางตรรกะ Document Library ชอหนาจอทางกายภาพ documentlibrary

หนาทหลก เพอแสดงรายการของโฟลเดอรและเอกสาร Use Case ทใชหนาจอ Manage Folder Structure

ผงหนาจอ


No. Component Control Type Note 1 Site Dashboard Link เชอมโยงไปยง Site Dashboard

2 New Folder Button ส าหรบสรางโฟลเดอรใหม 3 Upload Button ส าหรบ upload เอกสารใหม

4 Folder Link ส าหรบเปดโฟลเดอร 5 Document Link ส าหรบเรยกดเอกสาร


เปนหนาจอแสดงรายการของโฟลเดอรและเอกสาร โดยจะแสดงชอโฟลเดอร ชอเอกสาร ขนาดของไฟล ชอผสราง ชอผแกไข เวลาทสราง และเวลาทแกไข

131

ตารางท จ.5 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 3: Folder Detail

หนาจอหมายเลข 3: Folder Detail ชอหนาจอทางตรรกะ Folder Detail ชอหนาจอทางกายภาพ folder-details

หนาทหลก เพอแสดงเมนตางทใชในการจดการโฟลเดอร Use Case ทใชหนาจอ Manage Content Management Rule, Manage Folder Permission



เปนหนาจอแสดงเมนตางๆทใชในการจดการโฟลเดอร โดยจะมเมนแสดงอยทางขวามอ เชน Manage Rules, Delete Folder, Manage Permissions เปนตน

132

ตารางท จ.6 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 4: Manage Content Management Rule

หนาจอหมายเลข 4: Manage Content Management Rule ชอหนาจอทางตรรกะ Manage Content Management Rule ชอหนาจอทางกายภาพ rule-edit

หนาทหลก เพอระบเงอนไขการจดการเอกสาร เชน แปลงไฟลเปน PDF โดยอตโนมตเมอมการ Check-In เอกสาร

Use Case ทใชหนาจอ Manage Content Management Rule ผงหนาจอ


ระบเงอนไขการจดการเอกสารตามรายละเอยดดงน Name: ก าหนดชอของกฎการจดการเอกสาร (Rule) Define Rule: เพอก าหนดเงอนไขการด าเนนกฎตอเอกสาร ซงจากภาพเลอกวา “Item are created or enter this folder” กคอใหด าเนนกฎเมอมเอกสารใหมท Folder น If all criteria are met: เพอก าหนดเงอนไขเอกสารทจะใหกฎด าเนนการ ซงจากภาพเลอกวา “All Items” กคอใหด าเนนกฎกบทกเอกสาร Perform Action: เพอก าหนดวาเอกสารทตรงกบเงอนไขตามขอ Define Rule และ If all criteria are met กระท ากบเอกสารอยางไร ซงจากภาพเลอกวา “Specialise Type to Project Document” กคอใหเปลยนประเภทเอกสารเปน Project Document

133

ตารางท จ.7 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 5: Manage Folder Permission

หนาจอหมายเลข 5: Manage Folder Permission ชอหนาจอทางตรรกะ Manage Folder Permission ชอหนาจอทางกายภาพ manage-permissions

หนาทหลก เพอก าหนดระดบการเขาถงโฟลเดอรตามสทธของผใชงาน Use Case ทใชหนาจอ Manage Folder Permission



ท าการปรบคาเพอก าหนดสทธในการเขาถง Folder ทจดเกบเอกสารของแตละโครงการ โดยถงแมวาจะมการก าหนดสทธของผใชงานท Site Collaboration แลว ซงสทธการใชงานนนจะถกก าหนดใหจากคาทก าหนดให Folder ภายใน Site โดยปรยาย (default) แตบางโครงการนนมการแบงการท างานเปน Phase ซงสมาชกแตละ Phase จะเปนคนละคนกน จงท าใหตองก าหนดสทธการเขาถงของ Folder แยกตาม Phase

134

ตารางท จ.8 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 6: Manage User

หนาจอหมายเลข 6: Manage User ชอหนาจอทางตรรกะ Manage User ชอหนาจอทางกายภาพ users

หนาทหลก เพอสราง แกไข หรอ ลบ ขอมลผใชงานระบบ Use Case ทใชหนาจอ Manage User



ท าการเพม แกไข ขอมลผใชงานโดยมขอมลหลกดงน - ชอจรง - นามสกล - Email - Username - Password

135

ตารางท จ.9 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 7: Search Content

หนาจอหมายเลข 7: Search Content ชอหนาจอทางตรรกะ Search Content ชอหนาจอทางกายภาพ advsearch

หนาทหลก เพอคนหาเอกสารตามขอมลของเอกสาร Use Case ทใชหนาจอ Search Content



ท าการระบขอมลของเอกสารเพอใชในการคนหา โดยมรายละเอยดดงน Name: ชอไฟล Document Type: ประเภทเอกสาร Customer Name: ชอลกคา Project Name: ชอโครงการ Project Manager: ชอหวหนาโครงการ Project Initial Date: ชวงวนทเรมตนโครงการ Project Finish Date: ชวงวนทเสรจสนโครงการ Tags: ค าคนของเอกสาร

136

ตารางท จ.10 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 8: Select Content Type

หนาจอหมายเลข 8: Select Content Type ชอหนาจอทางตรรกะ Select Content Type ชอหนาจอทางกายภาพ document-details

หนาทหลก เพอระบหนวยงานเจาของเอกสาร Use Case ทใชหนาจอ Select Content Type



เขามายงหนาจอ Document Detail จากนนท าการ Change Type ใหกบเอกสาร เพอระบหนวยงานเจาของเอกสาร

137

ตารางท จ.11 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 9: Manage Content Properties

หนาจอหมายเลข 9: Manage Content Properties ชอหนาจอทางตรรกะ Manage Content Properties ชอหนาจอทางกายภาพ edit-metadata

หนาทหลก เพอระบขอมลของเอกสาร Use Case ทใชหนาจอ Manage Content Properties



No. Component Control Type Note 1 Name Text ส าหรบระบชอไฟล 2 Document Type Drop Down List ส าหรบเลอกประเภทเอกสาร

3 Customer Name Text ส าหรบระบชอลกคา 4 Project Name Text ส าหรบระบชอโครงการ

5 Project Manager Text ส าหรบระบหวหนาโครงการ 6 Project Initial Date Calendar ส าหรบระบวนทเรมตนโครงการ

7 Project Finish Date Calendar ส าหรบระบวนทสนสดโครงการ 8 Tags Button ส าหรบเพมค าคนเอกสาร

138

ตารางท จ.11 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 9: Manage Content Properties (ตอ)

หนาจอหมายเลข 9: Manage Content Properties


ท าการระบขอมลของเอกสาร โดยมรายละเอยดดงน Name: ชอไฟล Document Type: ประเภทเอกสาร Customer Name: ชอลกคา Project Name: ชอโครงการ Project Manager: ชอหวหนาโครงการ Project Initial Date: ชวงวนทเรมตนโครงการ Project Finish Date: ชวงวนทเสรจสนโครงการ Tags: ค าคนของเอกสาร

139

ตารางท จ.12 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 10: View Report

หนาจอหมายเลข 10: View Report ชอหนาจอทางตรรกะ View Report ชอหนาจอทางกายภาพ flow.html

หนาทหลก เพอเรยกดรายงานตางๆของระบบ ส าหรบผดแลระบบ Use Case ทใชหนาจอ View Report



No. Component Control Type Note 1 BEGIN_DATE Calendar ส าหรบระบวนทเรมตนขอมล

2 END_DATE Calendar ส าหรบระบวนทสนสด 3 PROJECT_SITE Drop Down List ส าหรบเลอกโครงการ

4 USERNAME Drop Down List ส าหรบเลอก username 5 Apply Button สง query ไปยง table share_stats_audit_entry

เพอเรยกขอมล AUDIT_ACTION_NAME AUDIT_OBJECT_NAME AUDIT_SITE AUDIT_TIME AUDIT_USER มาแสดง

6 Reset Button ส าหรบลางคาขอมลทเลอกไว

140

ตารางท จ.12 ค าอธบายการออกแบบเชงตรรกะหนาจอหมายเลข 10: View Report (ตอ)

หนาจอหมายเลข 10: View Report ตารางฐานขอมลทเกยวของ

No. ชอตาราง รายละเอยด

1 share_stats_audit_entry

เกบขอมลกจกรรมทเกดขนของระบบ ECM


ระบบมรายงานประเภทตางๆ ใหเรยกดดงน 1. Document Check-In Report: เปนรายงานส าหรบเรยกดขอมลผใชงานทน าเอกสารเขาสระบบ 2. Document Download Report: เปนรายงานส าหรบเรยกดขอมลผใชงานทดาวโหลดเอกสารจากระบบ 3. Document View Report: เปนรายงานส าหรบเรยกดขอมลผใชงานทเรยกดเอกสาร 4. Summarize Document Report: เปนรายงานสรปรายการเอกสารทอยในแตละโครงการ 5. User Access Report: เปนรายงานส าหรบเรยกดขอมลผใชงานทเขาสระบบ (log in)

141

ภาคผนวก ฉ ขอมลดบทไดจากการตอบแบบสอบถามของผใชงานระบบและผทดการสาธตระบบ

ผใชงานคนท 1 (ใชงานจรง และมสวนในการคดเลอกระบบ) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ครบถวน 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระบบมการตอบสนองตอการใชงานทรวดเรว 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ ได 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะใชระบบ Alfresco เมอ upload เอกสารของโครงการ และแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายใน

ทม 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ ระบบ Alfresco นนสามารถชวยใหควบคมและจดการเอกสารขององคกร และสามารถปองกนการสญหายของเอกสาร ในกรณทเอกสารหายไปพรอมกบพนกงานทลาออก 6. ทานประสบปญหาการใชงานระบบ Alfresco หรอไมอยางไร ตอบ เสยเวลาในการ upload เอกสารทยงอยในระหวางการแกไข (Approve & Review) เขาสระบบ ซงตอง upload เอกสารเขาสระบบ Alfresco กอนแลวจงสง e-mail พรอมแนบ link ของเอกสารจากระบบ Alfresco ท าใหเสยเวลา โดยการสง e-mail แบบเดมทไมตอง upload เอกสารเขาสระบบ Alfresco จะสะดวกกวา แตระบบงายในการคนหาเอกสารและแสดงผลไดรวดเรว 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ ระบบ Alfresco มฟงกชน Manage Content Version ท าใหควบคมเอกสารไดดขน 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ระบบ Alfresco เหมาะส าหรบจดเกบเฉพาะเอกสารทไมมการแกไขแลว 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดใชงานระบบ Alfresco ตอบ หนาจอสวยงาม โปรแกรมนาใชงาน

142

ผใชงานคนท 2 (ใชงานจรง และมสวนในการคดเลอกระบบ) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ครบถวน 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระบบตอบสนองตอการใชงานไดรวดเรว 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ ได 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะใชระบบ Alfresco กตอเมอตองการเรยกดเอกสารของโครงการ และแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในทม 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ มฟงกชน Site Collaboration ท าใหการท างานดานเอกสารรวมกนไดสะดวกมากขนกวาเดม 6. ทานประสบปญหาการใชงานระบบ Alfresco หรอไมอยางไร ตอบ Function Search (คนหาไฟลจากขอมลของเอกสาร (Properties)) อยในต าแหนงทมองเหนไดยาก แตระบบคนหาสามารถเอกสารจากชอเอกสารไดงายและรวดเรว 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ ฟงกชน Site Collaboration 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ระบบ Alfresco ไมเหมาะส าหรบเอกสารทตองมขนตอนการขออนมต 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดใชงานระบบ Alfresco ตอบ โปรแกรมนาใชงาน ดทนสมย

143

ผใชงานคนท 3 (ใชงานจรง) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ขอมลของเอกสารจะครบถวนสมบรณหรอไมนน ขนอยกบการ input ขอมลของผใชงานตอน upload เอกสาร และควรจะมการระบขอมลของเอกสารโดยอตโนมต หากตองการขอมลทถกตอง 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระยะเวลาตอบสนองระหวางการใชงานปกต 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ ในบางครงท login เขาสระบบพบวาระบบตอบสนองไดชา 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ ไมแนใจ 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ มการควบคม versions เอกสาร ซงจะชวยลดความสบสนระหวาง versions ตางๆ ได และมฟงกชน Site Collaboration เหมาะส าหรบทมทมพนฐานการท างานแบบโครงการ 6. ทานประสบปญหาการใชงานระบบ Alfresco หรอไมอยางไร ตอบ ไมม 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ Manage Content Version 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ไมม 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดใชงานระบบ Alfresco ตอบ หนาจอมความสบายตาเมอใชงานระบบ

144

ผใชงานคนท 4 (ใชงานจรง) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมถกตองเพราะไมมการตรวจสอบความถกตองของขอมล ควรจดท าเปน Drop Down List เพอลดความผดพลาดในการ Input ขอมล 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระยะเวลาตอบสนองระหวางการใชงานปกต 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ ได 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะเขาใชงานระบบกตอเมอ มความตองการคนหาเอกสารทตองการ 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ ระบบมประโยชนตอองคกร โดยจะสามารถชวยแกปญหาการสญหายของเอกสารได ในกรณทเอกสารหายไปพรอมกบพนกงานทลาออก และไมไดสงมอบเอกสารใหกบเพอนรวมงาน และประโยชนจากฟงกชน Manage Content Version ทท าใหการควบคมเอกสารเปนระเบยบมากขน 6. ทานประสบปญหาการใชงานระบบ Alfresco หรอไมอยางไร ตอบ เมอเขาสระบบแลวในชวงแรก คอนขางสบสนในการใชงาน ตองใชเวลาในการเรยนรเพอใชงาน

ระบบ 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ Manage Content Version 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ไมควรเกบเอกสารทตองมการแกไขบอยๆ เพราะจะเสยเวลาในการ upload เอกสารใหม 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดใชงานระบบ Alfresco ตอบ โปรแกรมนาใชงาน การออกแบบดทนสมย และปมฟงกชนตางๆ อยต าแหนงทเหมาะสม

145

ผใชงานคนท 5 (ใชงานจรง) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ขอมลของเอกสารอาจจะไมครบถวนเนองจากไมมการบงคบกรอกขอมล 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระบบตอบสนองการใชงานไดรวดเรว 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ ได 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะเขาใชงานระบบเมอมความตองการดานเอกสาร กจะเขาระบบเพอมาคนหาเอกสารและเรยกด

เอกสาร 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ ระบบ Alfresco เหมาะส าหรบการแบงปนเอกสารในองคกร มฟงกชนการท างานทเหมาะสม เชน Site Collaboration 6. ทานประสบปญหาการใชงานระบบ Alfresco หรอไมอยางไร ตอบ เมอ upload เอกสารทมขนาดใหญ (2GB) พบวาระบบไมตอบสนองตอการใชงานเมอ upload ไดประมาณ 10% แตระบบระบบงายตอการคนหาเอกสาร 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ Site Collaboration 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ การจดเกบเอกสารในระบบ Alfresco นนไมเหมาะส าหรบเอกสารทตองมขนตอนการขออนมตหรอมการแกไขเปลยนแปลงบอย 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดใชงานระบบ Alfresco ตอบ หนาจอมความสวยงาม และนาใชงาน

146

ผใชงานคนท 6 (ดการสาธตการใชงานระบบ) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมถกตองเพราะไมมการตรวจสอบความถกตองของขอมล 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระยะเวลาตอบสนองระหวางการใชงานปกต 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ (ไมไดถามเพราะผใชงานดแคการสาธตไมเขาใชงานจรง) 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะใชงานระบบเมอพฒนาโครงการเสรจ และ upload ทเดยว 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ ระบบ Alfresco มประโยชนตอองคกรในเรองการควบคมเอกสาร เชน การควบคม Version ของเอกสาร การก าหนดสทธการเรยกดเอกสาร เปนตน 6. จากการสาธตใหดทานคดวาถาเกดใชงานระบบ Alfresco จรงจะมปญหาหรอไมอยางไร ตอบ ไมม เพราะระบบงายในการคนหาเอกสารและแสดงผลไดรวดเรว 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ Manage Content Version 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ไมม 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดดการสาธตการใชงานระบบ Alfresco ตอบ การออกแบบหนาจอท าไดด ดทนสมย และโปรแกรมนาใชงาน

147

ผใชงานคนท 7 (ดการสาธตการใชงานระบบ) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมครบถวนเนองจากไมมการบงคบกรอกขอมล 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ (ไมไดถามเพราะผใชงานดแคการสาธตไมเขาใชงานจรง) 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะใชงานระบบเมอพฒนาโครงการเสรจ และ upload ทเดยว 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ ฟงกชน Site Collaboration เหมาะส าหรบการท างานแบบโครงการ เพราะสามารถเหนกจกรรมของเอกสารตางๆ เชน ใคร upload เอกสารใหม ใครมการแกไขเอกสาร หรอใครลบเอกสาร เปนตน 6. จากการสาธตใหดทานคดวาถาเกดใชงานระบบ Alfresco จรงจะมปญหาหรอไมอยางไร ตอบ ไมม 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ Site Collaboration 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ไมม 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดดการสาธตการใชงานระบบ Alfresco ตอบ หนาจอสวยงาม ดทนสมย โปรแกรมนาใชงาน และการจดวางต าแหนงของฟงกชนตางๆ มองเหนได

งาย

148

ผใชงานคนท 8 (ดการสาธตการใชงานระบบ) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ขอมลจะมความถกตองหรอไมนนขนอยกบการควบคมการ Input ขอมล 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ (ไมไดถามเพราะผใชงานดแคการสาธตไมเขาใชงานจรง) 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะใชงานระบบเมอตองการคนหา และเรยกดเอกสารของโครงการทไดพฒนาเสรจสนแลว 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ ฟงกชน Site Collaboration เหมาะส าหรบการท างานแบบโครงการ ซงสอดคลองกบลกษณะงานขององคกรอยแลว 6. จากการสาธตใหดทานคดวาถาเกดใชงานระบบ Alfresco จรงจะมปญหาหรอไมอยางไร ตอบ ไมประสบปญหา เพราะระบบงายตอการคนหาเอกสารโครงการ 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ Site Collaboration 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ไมม 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดดการสาธตการใชงานระบบ Alfresco ตอบ โปรแกรมนาใชงาน และการออกแบบหนาจอท าไดด รสกสบายตาเวลามองหนาจอ

149

ผใชงานคนท 9 (ดการสาธตการใชงานระบบ) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมครบถวนเนองจากไมมการบงคบกรอกขอมล บางขอมลควรท าเปน Drop Down List ใหเลอก 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ (ไมไดถามเพราะผใชงานดแคการสาธตไมเขาใชงานจรง) 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะใชระบบ Alfresco กตอเมอตองการเรยกดเอกสารของโครงการ 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ ระบบจะชวยใหองคกรควบคมและจดการเอกสารไดดขน รวมถงปองกนการสญหายของเอกสาร 6. จากการสาธตใหดทานคดวาถาเกดใชงานระบบ Alfresco จรงจะมปญหาหรอไมอยางไร ตอบ ไมม 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ Manage Content Version 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ควรจะมการสงเมลแจงเตอนเมอมเอกสารทเกยวของกบผใชงานเขาสระบบ 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดดการสาธตการใชงานระบบ Alfresco ตอบ โปรแกรมนาใชงาน

150

ผใชงานคนท 10 (ดการสาธตการใชงานระบบ) 1. ทานคดวาระบบ Alfresco สามารถเกบรกษาขอมลไดถกตองและครบถวนหรอไม ตอบ ขอมลของเอกสารทจดเกบอาจจะไมถกตองเนองจากไมมการตรวจสอบความถกตองของขอมล 2. ทานคดวาระยะเวลาในการตอบสนอง (Response Time) ระบบ Alfresco รวดเรวหรอไม ตอบ ระบบสามารถตอบสนองไดรวดเรว 3. ทานสามารถเขาใชงานระบบ Alfresco ไดเมอมความตองการใชงานหรอไม ตอบ (ไมไดถามเพราะผใชงานดแคการสาธตไมเขาใชงานจรง) 4. ทานคดวาจะใชงานระบบ Alfresco ตอไปหรอไมและเมอใด ตอบ จะใชงานระบบเมอตองการแบงปนเอกสารใหกบสมาชกภายในโครงการ 5. ทานคดวาระบบ Alfresco มประโยชนตอตวทานเองและองคกรหรอไมอยางไร ตอบ ระบบมการควบคมสทธการเรยกดเอกสาร ซงสามารถก าหนดไดวาเอกสารทส าคญๆ ใหเฉพาะหวหนาโครงการดเทานน 6. จากการสาธตใหดทานคดวาถาเกดใชงานระบบ Alfresco จรงจะมปญหาหรอไมอยางไร ตอบ ไมประสบปญหา เพราะระบบคนหาเอกสารไดงาย และต าแหนงของฟงกชนมองเหนไดงาย 7. ทานพงพอใจในฟงกชนใดของระบบ Alfresco มากทสด เพราะอะไร ตอบ Manage Content Permission 8. ทานมค าแนะน าส าหรบการใชงานระบบ Alfresco หรอไม ตอบ ไมม 9. ทานมความรสกอยางไรหลงจากไดดการสาธตการใชงานระบบ Alfresco ตอบ หนาจอสวยงาม ดทนสมย โปรแกรมนาใชงาน และการจดวางต าแหนงของฟงกชนตางๆ มองเหนไดงาย

151

ประวตผเขยน

ชอ นายฉตรฐพงศ ไทยอาษา วนเดอนปเกด 4 ธนวาคม พ.ศ. 2532 ต าแหนง Software Engineer ประสบการณท างาน พ.ศ. 2556 – ปจจบน

ต าแหนง Software Engineer บรษท สโตน แอปเปล จ ากด

ระบบจัดการเอกสารในองค์กร, ENTERPRISE...

Documents

Transcript of ระบบจัดการเอกสารในองค์กร, ENTERPRISE...