บทที่ เริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม Microsoft...

นางสาวปรยาดา กลรนทร นางสาวไพลน วานชจรสกจ

บทท 1

เรมตนการใชงานโปรแกรม Microsoft Word 2013

เปนททราบกนดอยแลววาโปรแกรมชดส านกงานทนยมใชกนมากทสด ในปจจบนนคงหนไมพนโปรแกรมชด OFFICE 2013 ซงไดมการพฒนากนมาตอเนองโดยเฉพาะรนใหมลาสด “ Office 2013 ” ทมคณสมบตโดดเดนในหลายดานเมอเทยบกบรนกอนหนาน ในบทตอไปจะกลาวถงในรายละเอยดและลองมาเรมตนการใชงานโปรแกรมส าหรบการสรางเอกสารยอดฮต ซงไมวาจะใชสรางจดหมาย รายงาน บนทก ขอความ ฯลฯ

ความรพนฐานทวไปเกยวกบโปรแกรม Word

แนะน า Microsoft Word 2013

ในชวตประจ าวนของเราแตละวน เราตองท างานกบเอกสารตาง ๆ มากมายตงแตท ารายงานการประชมพมพจดหมาย และท าหนงสอคมอตาง ๆ การบนทกขอความเหลานหากจดท าดวยการใชมอเขยนหรอการพมพดวยการใชเครองมอพมพดดอาจไมใชทสะดวกรวดเร วทสด โปรแกรม Microsoft Word เปนโปรแกรมส าหรบสรางและจดการกบเอกสารทกรปแบบไมวาจะเปนบนทกขอความ จดหมาย รายงาน ใบปะหนาแฟกซ ไปจนถงการจดท าคมอและหนงสอ โดยมระบบอตโนมต การจดการหนาเอกสาร เปนตน ซงจะชวยใหเราใชเวลานอยลงในการจดรปแบบตาง ๆ

โปรแกรม Microsoft Word 2013 เป นหน ง ใน โปรแกรมช ด Office 2013 ท ป ร บปร งความสามารถใหมประสทธภาพดขนกวาเดม อกทงมหนาจอสวนตดตอผใชงาน ( Inter Face ) ทมงเนนผลลพธแบบใหมจะแสดงเครองมอเมอผใชตองการในลกษณะทมการจดเรย งและชดเจน การแสงดตวอยางเปนภาพ และคลงขอมลหรอภาพ (Gallery) ของลกษณะทก าหนดไวลวงหนา รปแบบตารางอตโนมต และเนอหาอน ๆ จะชวยใหเราใชงาน Microsoft Word ไดอยางมประสทธภาพดยงขน สามารถเลอกขอความ ตาราง ลกษณะกราฟก แบบอกษร หรอแมแตองคประกอบของเนอหาทใชงานบอย ๆ ไดอยางงายดาย


เรมตนและรจกสวนประกอบของโปรแกรม

การเรมตนเปดใชโปรแกรม

- คลกทปม Start เลอนตวชเมาสไปท ALL Programs เลอนตวชเมาสตอไปท Microsoft Office แลวคลกทชอโปรแกรม Microsoft Word 2013

- จากนนจะปรากฏหนาจอแรกซงถอเปนหนาจอหลกของโปรแกรม Microsoft Word 2013 ดงภาพ

เลอก Template ทตองการ


ท าความรจกสวนประกอบของโปรแกรม

1. แทบค าสง (Tab) หรอรบบอน (Ribbon)

หลงจากเปดโปรแกรมขนมาแลวในหนาจอหลกจะเหน Tab ค าสงทมอยดวยกน 8 แทบ แตละ Tab ค าสงประกอบดวยค าสงแยกตามกลมการท างาน เราเรยกโดยรวมวา “รบบอน”

Home Tabแทบค าสงทวไป ส าหรบจดรปแบเอกสารในสวนขอความ ปรบสไตล ส ในสวนยอหนา ตกรอบ เปนตน

1

2 3

4

5

6 7

Ribbon

Quick Access Toolbar Title Bar

Curser

Status Bar

View Shortcuts

Zoom Value &

Zoom Slider


Insert Tab

แทบค าสงทวไป ส าหรบจดรปแบเอกสารในสวนขอความ ปรบสไตล ส ในสวนยอหนา ตกรอบ เปนตน

Page Layout Tab

แทบค าสงส าหรบจดการเคาโครงหนาเอกสาร เชน ปรบขนาด ระยะขอบ ระยะหางของยอหนา เปนตน

Reference Tab

แทบค าสงส าหรบการอางองถงขอมลในอางองถงขอมลในเอกสาร เชน สารบญเนอหา ภาพ ตาราง หรอเชงอรรถ เปนตน


Mailing Tab

แทบค าสงส าหรบสรางจดหมายเวยนของจดหมาย ฉลาก หรอลาเบลตาง ๆ

Review Tab

แทบค าสงส าหรบการตรวจทานเอกสาร เชน ตดตามการเปลยนแปลงเนอหาและรปแบบ เปนตน

View Tab

แทบค าสงส าหรบการปรบเปลยนมมมองขณะท างาน เชน ยอ ขยาย เปลยน จดเรยงหนาตาง โปรแกรม เปนตน


2. แถบเครองมอดวน (Quick access Toolbar)

เปนแถบเครองมอค าสงทใชงานบอย ๆ เอาไวเพอเรยกใชไดทนทโดยตรงไมตองผานเขาไปยงแทบค าสงตาง ๆ เราสามารถก าหนดใหแถบเครองมอดวนนนมเฉพาะปมค าสงทเราเองมกจะเรยกใชงานเปนประจ าไดดวยตนเอง ซงสามารถท าไดโดย

File Tab

แทบค าสงส าหรบท างานกบไฟลเอกสาร ประกอบดวยค าสงยอย ๆ ทใชในการจดการไฟล อาท การสรางไฟลใหม (New) การบนทกไฟล (Save) การเปด (Open) หรอการปด (Close) ไฟลเอกสารการสงพมพเอกสารออกกระดาษ (Print) เปนตน


- คลกปมหวลกศรชลง คลกบรเวณดานหนาค าสงทเราตองการ ซงจะปรากฏเครองหมาย

ใหเราเหนตรงบรเวณดานหนาค าสงทถกเลอกใช

หรอ......

- ใชวธคลกเลอกในค าสงเพมเตมจาก More Command……..

3. แถบชอเรอง (Title Bar)

เปนแถบบอกชอโปรแกรมและชอ ไฟลเอกสารทถกเปดขนมาใชในขณะนน กรณทเปดโปรแกรมขนมาใชครงแรกจะเหนวาคาเรมตนจะตงชอไฟลวา “ Document1”

4. ตวกระพรบ/จดแทรกขอความ (Curser)

ตวกระพรบ/จดแทรกขอความจะอยในพนทท างาน (เสมอนหนากระดาษ) ท าหนาทบอกต าแหนงปจจบน ส าหรบการแทรกขอความหรอปอนขอความใหม

5. แถบเลอนหนากระดาษ (Scrollbar)


แถบเลอนแนวตง (Vertical Scrollbar) ใชส าหรบเลอนหนากระดาษขนหรอเลอนลง สวนแถบเลอนแนวนอน (Horizontal Scrollbar) ใชส าหรบเลอนหนากระดาษไปทางซายหรอเลอนไปทางขวา ต าแหนงของแถบเลอนแนวนอนจะอยตดกบบรเวณแถบแสดงสถานะของโปรแกรม

6. แถบแสดงสถานะโปรแกรม (Status Bar)

อยดานลางสดของหนาจอโปรแกรมจะท าหนาทบอกถงสถานะของโปรแกรมทเปนอยในขณะนน เชน บอกต าแหน งของต วกระพรบ /จ ดแทรกขอความ บอกจ านวนค าท นบ ได ใน เอกสา ร เปนตน

7. ปมปรบเปลยนมมมอง (View Shortcuts)

เปนปมค าสงทางลดของแทบ View กลม Document View ใชในการปรบเปลยนมมมองหนากระดาษ

8. ปมยอ – ขยายพนทท างาน (Zoom Level & Zoom Slider)

เปนปมค าสงทางลดของแทบ View กลม Zoom ใชเมอตองการปรบยอ ขยายขนาดของพนทท างาน

การซอนหรอแสดง Ribbon

การใชงาน Ribbon ซงเปนเครองมอทเพมเขามาใหมส าหรบชด Office 2007 เปนตนมานน ในบางครงในขณะท างาน หากเราตองการซอนเครองมอ Ribbon เพอใหเหนพนทการท างานของเอกสารไดทงหนากสามารถท าการซอนหรอแสดงเครองมอ Ribbon ไดโดยการกดแปน Ctrl + F1 หรอใชวธดงน

1. คลกขวาทแทบ Ribbon ใด ๆ

2. คลกเลอกค าสง Collapse the Ribbon


การใชปมค าสงตาง ๆ บน Ribbon

สญลกษณตาง ๆ บนรบบอนทควรรจกเพอการเรยกใชไดอยางถกตองในบทตอ ๆ ไป

บทท 2

การจดการกบขอความใน Microsoft Word 2013

หลงจากผใชงานไดทราบถงถงสวนประกอบและความสามารถของโปรแกรม Microsoft Word 2013 กนไปแลวนน การจดการพมพตางๆ นน สงทส าคญทสดทจะท าใหเอกสารฉบบนนนาสนใจกคอ การจดรปแบบทสวยงาม ไมวาจะเปนการจดรปแบบตวอกษร หรอการจดวางต าแหนงขอความบนหนากระดาษ ดงนน หากตองการใหเอกสารเหลานนดนาสนใจ เรากจ าเปนจะตองท าการจดรปแบบเอกสารใหสวยงามดวยเชนกน ในบทนจะเปนการแนะน าการจดการกบไฟลเอกสารตาง ๆในเบองตน รวมถงการปรบแตงตวอกษร ขอความ และยอหนาตาง ๆ

การปรบแตงรปแบบตวอกษร (Format Fonts)

1

2

Ribbon Tabs User ทใชงาน

Ribbon Groups


การพมพขอความในเอกสารทเปนเนอหายาวๆจะดนาเบอหากเราไมแตงเตมหรอลกเลนใหกบตวอกษร ทงนนอกจากจะท าใหงานเอกสารของเราดนาสนใจมากขนแลวยงชวยใหเราเกดความคดสรางสรรคในการผลตผลงานทเปนเอกสารในรปแบบตางๆไดดอกดวย การจดการกบรปแบบตวอกษรหรอฟอนตนน สามารถท าไดหลายวธ ดงน

วธการปรบแตงรปแบบตวอกษร

โดยใชค าสงบน Mini Toolbar ในการจดการรปแบบฟอนตเบองตน เชน ตวหนา เอยง ขดเสนใต เปลยนส ขนาด เปนตน

1. ลากเมาสคลมค าวา “Microsoft Office 2013” กอนแลว Mini Toolbar จะปรากฏขนใหเหนจางๆ

2. คลกปมบน Mini Toolbar เพอท าใหเปนตวหนา ตวเอยง หรอขดเสนใต 3. ตรวจดผลลพธทได

โดยใชค าสงบนแทบ Home กลม Font เพอการจดการรปแบบฟอนตทหลากหลายกวา

2

1

3


ตารางท 2.1 แสดงค าสงการจดรปแบบฟอนตบนแทบ Home กลม Font

ปมค าสง ชอค าสง หนาท

Font เปลยนแบบตวอกษร/ฟอนต

Font Size เปลยนขนาดตวอกษร

Glow Font ปรบขนาดตวอกษรเพมขน

Shrink Font ปรบขนาดตงอกษรลดลง

คลกเพอเลอกลกษณะ

ของขอความในรป

ประโยคภาษาองกฤษ

คลกเพอเลอกรปแบบ

การขดเสนใต

คลกเพอเลอกลกษณะ

พเศษใหกบตวอกษร


Clear Formatting ยกเลก/ลางการจดรปแบบตวอกษร

Bold เปลยนตวอกษรใหเปนตวหนา

Italic เปลยนตวอกษรใหเปนตวเอยง

Underline เปลยนตวอกษรใหเปนตวขดเสนใต

Strikethrough ขดฆาอกษร 1 เสน Subscript เปลยนใหตวอกษรเปนตวหอย

Superscript เปลยนใหตวอกษรเปนตวยก

Change Case เปลยนแบบตวพมพของตวอกษรภาษาองกฤษ

Text Effects เพมลกษณะพเศษใหกบตวอกษร

Text Highlight Color ปากกาเนนขอความ

Font Color เปลยนสตวอกษร

โดยการใช Font Dialog box ค าสงอนๆบนหนาตาง Font ใชเพอเลอกการจดการกบรปแบบฟอนตในรายละเอยดทครบถวนทกค าสง เพราะในหนาตาง Font นจะมค าสงอกมากมายทไมสามารถแสดงเปนปมค าสงครบทงหมดไดบน Ribbon โดยสามารถเรยกใชค าสงไดดงน

1. คลกทแทบ Home กลม Font

2. คลกปม บนแทบ HomeกลมFontเพอเปด Font Dialog box 3. คลกปมเลอกแทบ Font หรอแทบAdvanced

4. คลกเลอกค าสงทตองการ 5. คลกปม OK

คลกเพอเปด Font


การปรบแตงลกษณะพเศษเพมเตมใหกบฟอนต

บางครงเราอาจจะตองการปรบแตงรปแบบฟอนตในบางสวนของเนองานเอกสาร ใหแตกตางจากคาเรมตนตามปกต ซงสามารถท าเองไดโดย

เปลยนขนาดฟอนต

ลากเมาสคลมขอความทตองการเปลยนขนากฟอนตกอน

1. คลกทแทบ HomeกลมFont→คลกค าสง Font Size

2. เลอกเปลยนขนาดฟอนตตามตองการ

ตวอยางเชน

Change Font Size = 16 point

เปลยนแบบฟอนต

ลากเมาสคลมขอความทตองการเปลยนแบบฟอนตกอน

1. คลกทแทบ HomeกลมFont→คลกค าสง Font

2. เลอกทเปลยนแบบฟอนตตามตองการ

ตวอยางเชน (ตวอยางทแสดงนเทากนคอ 16 point)

Arial Cambria lmpact Tahoma Stencil

นอกจากนยงสามารถปรบแตงรปแตงรปแบบฟอนตในลกษณะพเศษอนๆอกไดจาก Font Dialog box ในทนจะลองปรบในสวนทเปนกลมค าสง Effects ดจากตวอยางตอไปน

1

2

3

4


ท าใหมระยะหางระหวางตวอกษร (Character Spacing)

1. ลากเมาสคลมขอความทตองการท าใหมระยะหางระหวางตวอกษรหรอชองไฟเพมขน 2. เปด Font Dialog box ขนมากอน→คลกทแทบAdvance กลมค าสงcharacter spacing 3. ทชอง spacing :ใหคลกเลอกค าสง Expanded 4. ทชอง By : ใหพมพหรอคลกเลอกขนาดระยะหางตามตองการ→คลกปม OK 5. ตรวจดผลลพธทได

การจดรปแบบอยางรวดเรวดวย Quick Style

Quick Style คอ ชอรปแบบของการจดการรปแบบตวอกษรซงรวมไปถงขนาด ส ลกษณะ การเยอง ระยะหางระหวางยอหนา เปนตน แตละสไตลจะแตกตางกนและมชอเรยกเฉพาะ การน า Quick Style มาใชจะชวยใหเราสามารถปรบแตงรปแบบขอความ ยอหนาหรอตวอกษรไดอยางรวดเรว และสวยงาม กลมค าสง Style จะอยในแทบ Home การเรยกใชงาน Quick Style ท าไดดงน

1. ลากเมาสคลมขอความทตองการ 2. คลกทแทบ Home กลม Style>คลกปมMore

1

2

4

3

คลมขอความ

เลอกขยายระยะ

ปรบระยะหาง

5 ดระยะหางทได


3. เลอกแบบ Quick Style ทตองการ เชน เลอกแบบ Title 4. ตรวจดผลลพธทได

การยกเลกการจดรปแบบหรอการใชสไตล

ส าหรบสไตลทเลอกใชจดรปแบบฟอนตไปแลวไมวาจะใชค าสง Quick Style หรอจดรปแบบดวยตนเองโดยวธอนๆกตามท หากตองการจะยกเลกสงทท าไว สามารถท าไดดงน

- ลากเมาสคลมขอความทตองการ

- คลกทแทบ Home กลม Style

1. คลกเลอกรปแบบ Normal เพอท าใหกลบคนสสภาพเดมกอนมการจดรปแบบ (ตามคา Default) หรอ….

1

2

3

4

คลมขอความ

คลกปม More

ดผลลพธ เลอกแบบ Title


2. คลกทค าสง Clear Formatting เพอลางรปแบบทเคยก าหนดไว (ในกลม Font มปมค าสง Clear Formatting นเชนกน )

การเวนระยะหางระหวางบรรทด (Line Spacing)

การพมพเอกสารกบไมโครซอฟตเวรดนนโดยปกตหากขอความทพมพยาวเกนความกวางของหนากระดาษทก าหนดโปรแกรมกจะท าการขนบรรทดใหมอตโนมต และมการเวนระยะหางระหวางบรรทดใหมใหกบแตละบรรทดอตโนมตเชนกน แตหากเราตองการก าหนดระยะหางระหวางบรรทดใหมใหสามารถเหนขอความ หรอตวอกษรไดชดเจนขนกสามารถท าไดโดย

1. ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการเวนระยะหางบรรทดใหม

2. คลกค าสง Line Spacing ทแทบ Home กลม paragraph 3. คลกเลอกระยะหางทตองการ เชน 1.0 ,1.15 1.5, 2.0 เปนตน หรอ ….. 4. คลกทค าสง Line Spacing options….

1

2


5. คลกเลอกและพมพตวเลขระยะหางตามทตองการ 6. คลกปม OK

ก าหนดระยะหางระหวางยอหนา (paragraph spacing)

การเวนระยะหางระหวางยอหนาชวยใหการผลตงานเอกสารโดยภาพรวมออกมาดสวยงามม

ความเปนระเบยบเรยบรอยของงานพมพ เพราะตามปกตเราอาจใชวธกดแปน Enter 1 ครงและปลอย

ใหบรรทดนนวางไวแลวจงกดแปน Enter อก 1 ครงเพอเรมพมพยอหนาใหมซงไมใชวธทถกตองนก

ดงนนเราสามารถก าหนดระยะหางระหวางยอหนาไดโดย

1. คลกเลอกยอหนาทตองการก าหนดใหมระยะหางระหวางยอหนา

2. คลกค าสง spacing ในแทบ paragraph

3. คลกในชองค าสง Before คอ ระยะหางในสวนดานบนของยอ

หนาทเลอกไว ใหใสตวเลขส าหรบระยะหางตาตองการ (หนวยเปน point) หรอ….

4. ในชองค าสง After คอระยะหางในสวนดานลางของยอหนาท

1

2

3

4

5

6


เลอกไว ใหใสตวเลขส าหรบระยะหางตามตองการ (หนวยเปน point)

5. ตรวจดผลลพธทได

การใสสญลกษณหวขอยอย (Bullets)

การก าหนดใหมเครองหมายหรอรปสญลกษณหนาหวขอยอยนนท าได 2 ลกษณะ คอ การ

ก าหนดสญลกษณหนาหวขอกอนทจะพมพขอความ หรอพมพขอความกอนแลวจงคอยก าหนดใหม

ลกษณะหนาหวขอ ซงสามารถท าไดดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการก าหนดใหมสญลกษณหวขอยอย

2. คลกทหวลกศรชลงของค าสง Bullets ในแทบ Home กลม paragraph

3. คลกเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยทตองการ



กรณเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยกอนพมพ

กอนพมพขอความทจะก าหนดใหเปนหวขอยอย

1. คลกทหวลกศรชลงของค าสง Bullets ในแทบ Home กลม paragraph

2. คลกเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยทตองการ

3. พมพขอความทเปนหวขอยอยลงไป

4. กดแปน Enter เพอขนหวขอใหม

1

2

3

4

1

2

3

4


การยกเลกการใชหวขอทเปน Bullets & Numbering

สามารถท าไดโดย

1. ลากคลมหรอคลกเลอกหวขอทตองการยกเลกหมายเลขล าดบหวขอ

2. คลกค าสง Bullets หรอ Numbering ในแทบ Home กลม paragraph

3. คลกเลอกค าสง None


รจกตารางในงานเอกสาร

เอกสารโดยทวไปนน อาจจะมการน าตารางมาใชประกอบภายในเอกสาร ซงชวยใหสามารถอาน

ขอมลภายในไดงายและสะดวกกวาขอความบรรยายในแบบยอหนา ลกษณะของตารางจะประกอบดวย

แถวในแนวตงหรอทเรยกกนวาคอลมน (Column) และแถวในแนวนอนหรอแถว (Row) เราใชตารางใน

การเกบขอมลลงในแตละชองตาราง หรอเซลล (Cell) ดงภาพ

แถว

ชองเซลล คอลมน


การสรางตารางในงานเอกสาร

ในโปรแกรมไมโครซอฟตเวรดกมค าสงในการสรางตารางและจดรปแบบตารางใหสวยงาม ซง

สามารถท างานไดสะดวกและรวดเรวยงขน รวมถงสามารถจดรปแบบตารางในรปแบบตางๆ ไดอยาง

สวยงาม การสรางตารางในโปรแกรม Word ท าไดไมยากและมหลายวธดวยกน ดงน

การสรางตารางอยางงาย

หากในเอกสารทพมพออกมานนตองการแทรกตารางลงไปประกอบในเอกสารอยางงาย สามารถ

ท าไดโดย

- คลกเลอกต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง

- คลกทแทบ Insert กลม Table

1. ทค าสง Insert Table ใหลากเมาสผานชองตารางสเหลยมเลกๆเพอก าหนดขนาดตาราง

2. เมอไดขนาดทตองการแลวเชน 4×3 Table (4 Rows ×3 Columns)ใหคลกเมาส 1 ครง

3. ตรวจดผลลพธทได ซงจะเหนตารางทมขนาดพอดกบหนากระดาษอตโนมต

(ขนาดตารางจะไมเกนขอบเขตกนหนาและกนหลง และโปรแกรมจะเฉลยขนาดความกวางของ

แตละคอลมนใหเทาๆกน)

1

2

3


การสรางตารางดวยค าสง Insert Table

อกหนงวธเมอตองการสรางตารางโดยระบรายละเอยดของตารางเพมเตม สามารถท าไดโดย

- คลกเลอกต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง

- คลกทแทบ Insert กลม Table

- คลกค าสง Insert Table….( เปด Insert Table Dialog box)

1. ท Table size ใสเลขส าหรบก าหนดจ านวนคอลมนและแถว

2. ท AutoFit behavior ใหระบความกวางของคอลมนและลกษณะตารางใหพอดกบเนอหาหรอ

หนาตางโปรแกรม

3. คลกปม OK เมอไดตารางตามทตองการ

1

2

3


การสรางตารางแมแบบอตโนมต (Insert Quick Tables)

ตารางทเราอยากจะสรางขนมาอาจจะยงไมถกตองตามตองการหรออาจจะยงไมสวยงามตรงใจ

นก จงควรท าความรจกกบการสรางตารางจากแมแบบอตโนมต ซงสามารถท าไดดงน

1. คลกเลอกทต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง

2. คลกทแทบ Insert กลม Table→ คลกเลอกค าสง Quick Table

3. คลกเลอกรปแบบของตารางแมแบบอตโนมตทตองการ จากนนตรวจแกไขและพมพขอมลใหม

ลงไปแทน

4. คลกเมาสดานนอกตาราง เมอพมพเสรจ

1

2

3


การลบตารางและสวนประกอบของโครงสรางตาราง

การลบตาราง (Delete Table)

หากผใชงานตองการลบตารางออกจากเอกสารกสามารถท าไดเชนกน ซงมขนตอนในการลบ

ตาราง ดงน

- คลกเลอกทตารางทจะลบ หรอ ….

- เลอนตวชเมาสไปยง ณ เซลลใดๆของตารางแลวคลกเมาสวาง Curser (จะปรากฏ contextual

Tabหรอแทบ Ribbon พเศษ Table Tools ขนมาใหเหน)

- คลกทแทบ Layout ของ Table Tools

1. คลกทค าสง Delete

2. คลกเลอกค าสง Delete Table หรอ……

3. เลอกการลบสวนประกอบอนๆ เชน ลบเซลล ลบคอลมน ลบแถว

1

2


การลบสวนประกอบอนๆของโครงสรางตาราง

ในการสรางตารางแตละครงนนหากเราตองการจะลดขนาดของตารางลงโดยการลบสวนประกอบ

ของตารางออกไปไมวาจะเปนการลบคอลมน การลบแถว หรอการลบเซลล สามารถท าไดเชนเดยวกน

กลาวคอ

- การลบคมลมน (Delete Columns)

การลบคอลมนออกจากโครงสรางของตารางทสราง สามารถท าไดดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงคอลมนทตองการลบ

2. คลกทแทบ Layout ของ Table Tools

3. คลกทค าสง Delete

4. คลกเลอกค าสง Delete Columns

- การลบแถว (Delete Rows)

เชนเดยวกนกบการลบคอลมน หากเราตองการลบแถวกสามารถท าไดดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงเซลลทตองการลบ


3. คลกเลอกค าสง Delete →เลอกค าสง Delete Rows

- การลบเซลล (Delete cells….)

1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงเซลลทตองการลบ


3. คลกเลอกค าสง Delete →เลอกค าสง Delete cells

4. ในหนาตาง Delete cells คลกเลอกรปแบบการลบ ม 4 แบบคอ

4.1. Shift cells left: ลบเซลลโดยทเซลลเดมจะถกเลอนไปดานซาย


4.2. Shift cells up: ลบเซลลโดยทเซลลเดมจะถกเลอนขนดานบน

4.3. Delete entire row: ลบแถวของเซลลทถกเลอก

4.4. Delete entire column: ลบคอลมนของเซลลทถกเลอก

4.5. คลกปม OK

Note: -ในการแทรกและการลบเพอแกไขโครงสรางตารางไมวาจะเปนการท างานกบคอลมน แถว หรอเซลล สามารถแทรกหรอลบไดจากการคลกเมาสขวา ณ ต าแหนงทตองการแทรกหรอ ลบและเลอกค าสงยอยทอยภายใน Shortcut -กรณทตองการการแทรกแถวสดทายของตาราง เรายงสามารถกดแปน Tab บนแปนพมพ ในขณะอยในชองเซลลสดทายกท าไดเชนเดยวกน

การพมพขอความในตาราง

คลกเลอกในเซลลทตองการจะพมพขอมลลงไป

- จากนนพมพขอมลตามตองการ

- การเลอนไปยงเซลลถดไป ท าไดหลายวธดงน

1. คลกเมาสเลอกเซลลอนๆ

2. กดแปน Tab ทแปนพมพ

3. กดแปนหวลกศร หรอ หรอ หรอ ทแปนพมพ

กรณทเรากดปม Enter ทแปนพมพจะเปนการขนบรรทดใหมภายในเซลล ดงนน หากตองการ

น าบรรทดกลบคนมาเชนเดมใหกดแปน Backspace หรอ Delete


การเลอกขอมลในตาราง

ในการท างานกบตารางนนหากเราตองการจดรปแบบขอมลหรอตองการยายต าแหนงของขอมลท

พมพลงไปในแตละคอลมน แถว หรอเซลลกตาม เราตองการท าการเลอกขอมลในตารางกอนซงวธการ

เลอกขอมลในตารางแทบจะไมแตกตางกบการเลอกขอมลในเอกสาร(พนทท างาน)และมอยหลายวธดงน

วธท 1 การเลอกทงตาราง

1. ใชตวชเมาสเลอนไปชยงต าแหนงมมซายบนของตาราง (ตวชเมาสจะเปลยนรปรางไปจากเดม

และจะปรากฏสญลกษณหวลกศรสทศทางตรงมมซายบนขนมาใหเหน ดงภาพ)

2. คลกเมาสทต าแหนงสญลกษณหวลกศรสทศทาง

วธท 2

1. ใชตวชเมาสเลอนไปชยงต าแหนงตรงเสนขอบดานบนของคอลมนทตองการเลอก (ตวชเมาส

จะเปลยนรปรางเปนหวลกศรลงเลกๆสด า ดงภาพ)


2. คลกเมาส

วธท 3

1. ใชตวชเมาสเลอนไปชยงต าแหนงตรงเสนขอบดานขางทางซายของตาราง (ตวชเมาสจะเปลยน

รปรางเปนหวลกศรกลบดาน)

2. คลกเมาสใหตรงต าแหนงแถวทตองการเลอก

วธท 4

1. ใชตวชเมาสเลอนไปยงต าแหนงในตารางทมมซายลางของเซลลทตองการเลอก (ตวชเมาสจะ

เปลยนรปรางจากเดมและจะปรากฏสญลกษณหวลกศรสทศทางตรงมมซายบนขนมาใหเหน)

2. คลกเมาสทต าแหนงสญลกษณหวลกศรสทศทาง


การแทรกคอลมนและแถว

การสรางตารางตามปกตเราไดก าหนดขนาดของตารางวามจ านวนกคอลมนและจ านวนกแถว

ตงแตครงแรกทท าการสราง แตถาหากเราสรางเรยบรอยแลวแตมความตองการแทรกเพมเตมภายหลง

สามารถท าไดโดย

การแทรกคอลมน (Insert Columns)

1. เลอกต าแหนงคอลมนทตองการแทรก

2. คลกเลอกรปแบบการแทรก ทแทบ Layout บน Table Tools ซงมดวยกน 2 แบบคอ

2.1 Insert left : คอการแทรกคอลมนใหมไวดานซายของคอลมนทเลอก

2.2 Insert right : คอการแทรกคอลมนใหมไวดานขวาคอลมนทเลอก

Note: ในการเลอกขอมลภายในตารางนนนอกจาก จะใชวธการคลกเมาสตามสวนตาง ๆ ของ ตารางแลว เรายงสามารถเลอกขอมล โดย การใชค าสง Select บนแทบ Layout ของ Table Tools ไดอกดวย

2.1

2.2


การแทรกแถว

1. เลอกต าแหนงแถวทตองการแทรก

2. คลกเลอกรปแบบการแทรกทแทบ Layout บน Table Tools ซงมดวยกน 2 แบบคอ

2.1 Insert above : คอ การแทรกแถวใหมดานบนของแถวทเลอก

2.2 Insert below : คอ การแทรกแถวใหมดานลางของแถวทเลอก

การแทรกเซลล(Insert cells)

1. เลอกต าแหนงเซลลทตองการแทรก

2. คลกท ในค าสง layout กลม Rows & columns บนแทบ Table Tools

3. ในหนาตาง Insert cells ทปรากฏขนมาใหคลกเลอกรปแบบของการแทรก ซงมดวยกน 4

2.1

2.2


แบบคอ

3.1 Shift cells right : แทรกเซลลใหมโดยเซลลเดมจะถกเลอนไปดานขวา

3.2 Shift cells down :แทรกเซลลใหมโดยเซลลเดมจะถกเลอนไปดานลาง

3.3 Insert entire row :แทรกแถวใหมโดยเลอนแถวของเซลลเดมไปดานลาง

3.4 Insert entire column : แทรกแถวใหมโดยเลอนคอลมนของเซลลเดมไปดานขวา

4. คลกปมOK

การจดต าแหนงขอความในตาราง

โดยปกตการจดต าแหนงของขอความในตารางนน เราจะใชค าสง Alignment จากแทบ Ribbon

Home กล ม Paragraph เ พ อ จ ด ต า แหน ง ใ นแนวนอน ให ข อ ค ว ามช ด ขอบ เ ซลล ด า นซ า ย

อยกงกลางเซลล หรอชดขอบเซลลดานขวา แตส าหรบในชองเซลลของตารางนนจะตองมค าสงเพมเตม

ส าหรบการจดต าแหนงขอความขนมาอก ขนตอนไดแก จดต าแหนงในแนวตงโดยจดใหชดขอบเซลล

ดานบน อยตรงกงกลาง และชดขอบเซลลดานลาง และยงสามารถปรบทศทางของขอความไดอกดวย ซง

สามารถท าไดดงน

1. ในค าสง layout กลม Alignment บนแทบ Table Tools

เปดหนาตางค าสง Insert Cells

2

3

4


2. คลกเลอกรปแบบการจดการวางขอความ ม 9 รปแบบ ดงน

2.1 Align Top Left การจดวางขอความชดขอบเซลลดานบนซาย 2.2 Align Top Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานบนในแนวนอน 2.3 Align Top Right การจดวางขอความชดขอบเซลลดานบนขวา

2.4 Align Center Left การจดวางขอความอยกงกลางเซลลดานซายในแนวตง 2.5 Align Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลทงในแนวตงและแนวนอน 2.6 Align Center Right การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานขวาในแนวตง 2.7 Align Bottom Left การจดวางขอความชดขอบเซลลดานลางซาย 2.8 Align Bottom Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานลางในแนวนอน 2.9 Align Bottom Right การจดวางขอความชดขอบเซลลดานลางขวา

การผสานเซลล (Merge Cells)

การจดต าแหนงขอความในชองเซลล

การปรบทศทางขอความ

การปรบระยะหางของขอความ

จากขอบเซลล

ตวอยางการจดต าแหนงขอความ

ตวอยางการปรบทศทางขอความ


การน าเซลลหลายๆเซลลมารวมกนใหกลายเปนเพยงเซลลเดยว เพอจดท าหวตารางหรอหวเรอง

กงกลางของตารางเรยกวา “การผสานเซลล” ซงสามารถท าไดดงน

- ลากคลมหรอคลกเลอกเซลลทตองการน ามารวมกน

- คลกทค าสง Merge Cells ในแทบ Layout บน Table Tools ดงภาพ

การแบงแยกเซลล(Split Cells)

หลงจากทไดท าการรวมเซลลนนหากเราตองการทจะแบงเซลลกลบมาเปนเหมอนเดม จะตองใช

ค าสงแบงแยกเซลล ดงน

- คลกเลอกเซลลทตองการแบงเซลล

- คลกทค าสง Split Cellsในแทบ Layout บน Table Tools(จะปรากฎหนาตางSplit Cells

ขนมาทนท)


- ในหนาตาง Split Cells ใหท าการดงน

1. ก าหนดจ านวนคอลมนในชอง Number of columns :

2. ก าหนดจ านวนแถวในชอง Number of rows :

3. คลกปม OK

ก าหนดจ านวนคอลมนทตองการแบงออกมา

ก าหนดจ านวนแถวทตองการแบงออกมา

คลกป ม OK


การแบงแยกตาราง(Split Table)

ตารางทสรางเสรจแลวนน หากเราตองการแยกตารางออกเปนหลายๆตารางกสามารถท าไดดวย

วธงายๆดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการแยกตาราง

2. คลกทค าสง Split Table ในแทบ Layout บน Table Tools


รจกแทบ Design บน Table Tools

ตารางเดมกอนท าการ

แบงแยกตาราง

ตารางทไดมาหลงจาก

ท าการแบงแยกตาราง

ออกมาแลว


หลงจากทเราพมพขอมลแลปรบขนาดรวมถงจดต าแหนงขอความในตารางเรยบรอยแลว เราควร

ท าการตกแตงรปแบบตารางใหสวยงาม โปรแกรม Word มเครองมอตกแตงรปแบบตารางใหเราเลอกใช

งานไดมากมายหลายรปแบบโดยทเราเพยงแตเปลยนไปใชแทบ Design บน Table Tools เสยกอน

ดงนนเราจงควรเรยนรวธการเรยกใชค าสงตกแตงตารางจากแทบ Design น อาท เชน

การก าหนดสพนในตาราง

หากผใชงาตองการก าหนดสพนลงในตารางเองสามารถท าไดตามขนตอนดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกสวนประกอบของตารางทตองการก าหนดส

2. คลกทค าสง Shading ในแทบ Layout บน Table Tools

3. จากนนคลกเลอกสทตองการเปลยน

การตเสนขอบตาราง (Border)

เมอเราสรางตารางเรยบรอยแลว ถาเราตองการตกแตงตารางใหสวยงามเพอมเตมอกครงดวย

การก าหนดรปแบบและสสนของเสนขอบของตารางทตองการตเสนขอบ

1. ลากคลมหรอคลกเลอกตารางทตองการตเสนขอบ

2. คลกทค าสง Border ในแทบ Layout บน Table Tools

3. จากนนเลอกรปแบบการตเสนตารางทตองการ

เลอกลกษณะการตเสนขอบตาราง หรอเลอกจากค าสง

Border and Shading… (ป มทอยลางสด)


การใชสไตลจดรปแบบตาราง (Table Style)

การใชสไตลเพอจดรปแบบใหตารางชวยประหยดเวลาตกแตงรปแบบดวยตนเอง สไตลโปรแกรม Word เตรยมใหเราใชนน ท าใหงานเอกสารเราสวยงามแบบมออาชพมากขนดวย ซงสามารถท าไดตามขนตอนดงน 1. ลากคลมหรอคลกเลอกตารางทตองการใชสไตลจดรปแบบ 2. คลกปม More ท Table Styles ในแทบ Design บน Table Tools 3. จากนนเลอกรปแบบการตเสนตารางทตองการ

Note: การตเสนตารางนนยงสามารถตเสนไดเองโดยใชค าสงจากกลม Draw Borders ใน แทบ Design

ลบเสน วาดตาราง

รปแบบของเสน

ขนาดความหนาของเสน

สของเสน

คลกป ม More

เพอเลอกดสไตล

ตวอยางตารางทใชสไตลแบบ ตารางทมเสน 5 แบบเขม – เนน 5


การแปลงขอมลในตาราง ใหเปนขอความ (Convert to Text)

การใชโปรแกรม Word สรางตารางขนมานน ท าใหเราสามารถน าเสนอขอมลในรปแบบตารางได

แตหากวาในตารางนนจ าเปนตองมการใสสตรค านวณหาผลลพธ เรากสามารถใสสตรค านวณอยางงายลง

ไปในชองเซลลไดโดยท าตามขนตอนดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกตารางทตองการแปลงใหเปนขอความ

2. คลกทปมค าสง Convert to Text กลม Data ในแทบ Layout บน Table Tools (จะปรากฏหนาตาง Convert table to Text ขนมาทนท) 3. ในหนาตาง Convert table to Text คลกเลอกรายละเอยด เชน 3.1 ในค าสง Separate text with ใหคลกเลอกทรปแบบการแบงระหวางคอลมนเมอ เปลยนแปลงเปนขอความแลว เชน เมอตองการใหคนแตละคอลมนดวย แทบ ใหคลก เลอกท Tabs 3.2 คลก ในค าสง convert nested Tables ซงจะใชเฉพาะในกรณทเราแปลงตารางท ซอนกนเปนขอความแบบ Paragraph 4. คลกปม OK 5. ตรวจดผลลพธทได

1

2


บทท 3

การก าหนดเคาโครงเอกสารและการน าเนอหากลบมาใชใหม

หลงจากทเราไดทราบถงการใชงานเบองตน รวมถงการจดรปแบบหวขอ เนอหา ยอหนา ในบทน

จะเปนการแนะน าการปรบแตงเอกสาร เชน การตงคาหนากระดาษ การใชงานชดรปแบบส าเรจรป การ

สรางปกรายงาน การก าหนดรปแบบของหวกระดาษ-ทายกระดาษ เพอสรางเอกสารใหนาสนใจมากขน

การก าหนดขอบกระดาษ (Margins)

เอกสารทเราสรางขนมาใหมนนโปรแกรมจะตงคาขอบกระดาษมาใหเปนคาพนฐาน โดยคาทใช

จะเปนคาแบบปกต (Normal) ซงเราสามารถเปลยนแปลงคาได โดยอาจจะเลอกจากรปแบบส าเรจรปท

โปรแกรมมมาให ดงน

1. คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup

2. คลกทค าสง Margins

3. เลอกระยะขอบกระดาษแบบส าเรจรปทตองการหรอจะก าหนดระยะขอบกระดาษเองตาม

ขนตอนดงน

ตวอยางผลลพธจากการแปลงขอมลในตารางเปนขอความแบบ Tab

3

4

1

2


4. คลกค าสง Custom Margins จะปรากฏหนาตาง Page Setup เพอใหเราก าหนดคาระยะ

ขอบกระดาษ ดงภาพดานบน

5. Margins คอการก าหนดระยะขอบกระดาษ

Top คอการเวนระยะขอบทางดานบน

Bottom คอการเวนระยะขอบทางดานลาง

Left คอการเวนระยะขอบทางดานซาย

Right คอการเวนระยะขอบทางดานขวา

Gutter คอการเวนระยะในการเขาเลม


การก าหนดขนาดกระดาษ (Size)

การก าหนดขนาดของเอกสารสามารถก าหนดไดตามความตองการของการน าไปใช ซงอาจจะ

เปนขนาดมาตรฐานหรอขนาดทเราก าหนดขนมาเอง สามารถท าไดดงน

1. คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup

2. คลกทค าสง Size

3. เลอกขนาดกระดาษส าเรจรปซงเปนขนาดมาตรฐาน

3

4

5

6

2

3


4. หรอค าสง More Paper Size เพอเจาไปในหนาตาง

Page Setup ในการก าหนดคาขนาดกระดาษตามตองการ

5. เลอกขนาดมาตรฐานหรอก าหนดขนาดกระดาษเองท

- Width : ความกวาง

- Height : ความสง


4

5


การก าหนดแนวในการวางเอกสาร (Orientation)

การก าหนดแนวในการวางเอกสาร ปกตหนากะดาษจะถกก าหนดมาปนแนวตง แตเราสามารถ

เปลยนแนวในการวางกระดาษใหเหมาะสมกบการใชงาน สามารถท าไดดงน

1. คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup 2. คลกทค าสง Orientation

3. คลกแนวในการวางกระดาษทตองการ

o Portrait แนวตง

o Landscape แนวนอนหรอก าหนดทหนาตาง Page Setup

การปรบแตงเอกสาร

โดยปกตการท างานกบไฟลเอกสารเราสามารถใชคาเรมตนทโปรแกรมก าหนดมาใหกบเอกสาร

ใหมไดเลย และถาหากเราตองการสรางความนาสนใจ ความโดดเดนใหกบเอกสารเพมมากขนโปรแกรม

6

2

3


Word มค าสงเราใชตกแตงเอกสารไดงายขน เชน มชดรปแบบส าเรจรปใหเลอกใชสามารถปรบแตงเองได

เปนตน ดงจะไดกลาวดงตอไปน

การปรบแตงเอกสารดวยชด Themes

Themes คอ ชดรปแบบส าเรจของเอกสาร ซงเราสามารถน ามาใชในการจดรปแบบของเอกสาร

ไดอยางรวดเรวและงายดาย โดยชดรปแบบนจะประกอบไปดวยการจดรปแบบของตวอกษร (Font) ส

(colors) และลกษณะพเศษของวตถ (Effect) ซงเราสามารถเลอกใชและปรบแตงลงในงานเอกสารไดตาม

ความเหมาะสม ส าหรบการใชงาน Themes สามารถท าไดดงน

1. คลกทแทบ Page Layout กลม Themes

2. คลกเลอกแบบ Themes ทตองการ

ภายในชด Themes จะมสวนประกอบยอยอยอก 3 สวน ดงนคอ

1


1- Theme colors (สของชดรปแบบ)

2- Theme Fonts (แบบอกษรของชดรปแบบ)

3- Theme Effects (ลกษณะพเศษของชดรปแบบ)

Theme colors

ใชในการปรบแตงชดสซงจะมผลกบ Styles,สพนของ Tex Box,สของTableทจดรปแบบไว

,Shape, SmartArt และ Chart เปนตน สามารถท าไดตามขนตอนดงน


2. คลกทปม colors

3. คลกเลอกชดสตามทตองการ(คาเรมตนจะเปน

Themes สในชด Office)

การก าหนดสใหมใหกบ Themes colors

เราสามารถปรบเปลยนหรอก าหนดชดสใหมไดตามขนตอนดงน

1. คลกปม colors

2

3


2. คลกเลอกค าสง Create New Theme colors…..

3. เลอกสส าหรบสวนประกอบตางๆในเอกสาร

4. ตงชอชดสในชอง Name

5. คลกปม Save เพอบนทกชดสทก าหนดขนมาใหมนนใหเขาไปอยในรายการชด Themes

colors

Themes Font

ใชในการปรบแตงชดรปแบบอกษรของเอกสาร ซงจะมผลกบตวอกษรทเปนขอความ Heading,

ขอความเนอหา, รปแบบตวอกษรทงภาษาไทยและภาษาองกฤษทก าหนดไวเปนชดสามารถท าไดตาม

1

2

3

5

2

4


ขนตอนดงน


2. คลกทปม Fonts

3. คลกเลอกชดรปแบบอกษรทตองการ (คาเรมตนจะเปน Theme แบบอกษรในชด Office)

Theme Effects

ใชในการปรบแตงชดรปแบบลกษณะพเศษของเอกสาร ซงจะมผลกบ วตถตางๆ บนเอกสาร เชน

สพน รปแบบเสน การแรเงา เปนตน สามารถท าไดตามขนตอนดงน


2. คลกทปม Effects

3. คลกเลอกชดรปแบบลกษณะพเศษทตองการ (คาเรมตนจะเปน Theme แบบอกษรในชด

Office)

2

3


การสรางปกรายงาน (Cover Page)

Cover Page คอการสรางปกรายงาน ปกหนงสอ หรอปกเอกสารตางๆ ทชวยใหเราสรางปกได

อยางรวดเรวเนองจากมรปแบบปกส าเรจรปไวใหเลอกหลายรปแบบ ซงปกทสรางขนจะแสดงอยทหนา

แรกของเอกสารเสมอ สามารถท าไดตามขนตอนดงน

1. คลกเลอกทแทบ lnsert → คลกค าสง Cover Page

2. คลกเลอกรปแบบของปกรายงานตามทตองการ

3. กรอกขอความทตองการลงไปในสวนประกอบตางๆทมมาใหและสามารถจดรปแบบเพมเตมได

ตามตองการ

4. เมอไมตองการปกรายงาน กสามารถยกเลกได โดยคลกทค าสง Remove Current Cover

Page

1

2

3


การก าหนดรายละเอยดหวกระดาษ-ทายกระดาษ (Header-Footer)

ในต าแหนงของหวกระดาษและทายกระดาษในเอกสารเราสามารถใสขอความตางๆใสเลขหนา

หรอรปภาพ ลงไปได ซงสามารถท าไดตามขนตอนดงน

1. คลกเลอกแทบ lnsert กลม Header & Footer หรอ Double Click ตรงต าแหนงของหว

กระดาษหรอทายกระดาษ

2. สามารถก าหนดรปแบบหวกระดาษ-ทายกระดาษไดท แทบเครองมอ Header & Footer

Tools

ในการก าหนดรปแบบตางๆใหคลกเลอกต าแหนงทเราตองการใสหวกระดาษหรอทายกระดาษ

หลงจากนนกก าหนดรปแบบตามทตองการ เชน การพมพขอความ การใสรป การใสเลขหนา

- ถาตองการเลอกรปแบบส าเรจรป (Built-ln) เราสามารถเลอกไดเลยจากทโปรแกรมก าหนดมา

4


- ถาเลอกรปแบบ แบบ Blank สามารถกรอกขอความลงไปในสวนประกอบของหวกระดาษหรอ

ทายกระดาษไดเอง

- นอกจากขอความทพมพลงไป เราสามารถก าหนดหวกระดาษและทายกระดาษโดยการแทรก

วตถอนลงไปไดอกเชน Date & Time, Quick Parts, Picture, ClipArt


การปรบพนทของหวกระดาษ-ทายกระดาษ

พนทในการแสดงหวกระดาษ-ทายกระดาษ สามารถปรบยอขยายไดเพอใหเหมาะสมกบเนอหา

โดยคลกทกลม Positton แลวก าหนดระยะ

- Header From Top : คอการก าหนดระยะของหวกระดาษจากขอบดานบน

- Footer from Bottom : คอการก าหนดระยะของทายกระดาษจากขอบดานลาง

การก าหนดใหหวกระดาษ-ทายกระดาษใหตางกน

เมอใสเนอหาสวนหวกระดาษ-ทายกระดาษแลว สงทเราก าหนดจะไปปรากฏในทกๆหนาของ

เอกสาร เราสามารถก าหนดใหหวกระดาษ-ทายกระดาษในแตละสวนตางกนได โดยคลกท กลม Options

แลวคลก …. เลกคาทตองการ

Different First Page: คอการก าหนดใหหนาแรกไมเหมอนหนาอน

Different Odd & Even: คอการก าหนดใหหนาคและหนาคตางกน

การยกเลกหวกระดาษ-ทายกระดาษ

คลกปม Header หรอ Footer

เลอกค าสง Remove Header หรอค าสง Remove Footer


บทท 4

การแทรกวตถและองคประกอบอนๆ

การอธบายเนอหาภายในงานเอกสารทมแตขอความจะงายขนมาก หากเราน าเอาการแทรกวตถ

เชน รปภาพหรอกราฟกตางๆ มาใชประกอบ ซงนอกจากเอกสารนนจะสวยงาม นาดยงขนแลว ยงท าให

เราไดฝกและรจกใชเครองมอตางๆ ทมอยอยางมากมายในโปรแกรม Word ดขนดวย ในบทนจะได

กลาวถงขนตอนและวธการน าเอากราฟกแบบตางๆมาใชงานพรอมทงบอกเทคนคการปรบแตงทม

ความสามารถไมนอยไปกวาโปรแกรมตกแตงภาพอนๆเลยทเดยว


การแทรกภาพ ( lnsert Picture ) และการปรบแตงภาพ

การแทรกรปภาพใสลงในเอกสารสามารถท าได 2 รปแบบ คอ การแทรกภาพจากไฟลรปภาพท

เ ร า ม อย แ ล ะก า รแทรกร ปภ าพส า เ ร จ ขอ ง โ ป รแกรม Word หร อท เ ร ย กว า คล ป อ า ร ต

(Clip Art) ซงสามารถท าไดดงน

การแทรกภาพจากไฟลรปภาพทมอย

1. คลกต าแหนงทจะวางรป→คลกทแทบ lnsert กลม lllustrations

2. คลกเลอกค าสง Picture (จะปรากฏหนาตาง lnsert Picture ขนมาทนท)

3. ในหนาตาง lnsert Picture ใหคลกเลอกแหลงเกบไฟลรปภาพจากหนาตางดานซายมอ หรอชองดานบน

4. คลกเลอกชอไฟลรปภาพทตองการ

5. คลกปม lnsert

1

2

3


การปรบขนาดภาพ (Resize a Picture)

ขนาดของไฟลรปภาพหรอวตทถกแทรกเขามาในงานเอกสารนนถามขนาดใหญมากๆหลงจาก

น าเขามาขนาดจะลดลงเหลอเพยงไมเกนขอบหนากระดาษ ซงถาหากเปนขนาดทไมตรงตามตองการแลว

เราจะสามารถปรบขนาดเองไดตามขนตอนดงน

1. คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการจะปรบขนาดใหเหนกรอบพนทของวตถนนกอน

2. คลกคางทบรเวณมมใดๆของกรอบพนทโดยใหสงเกตตวชเมาสเปลยนรปรางเปนหวลกศรทม

ลกษณะตางๆเชนกน

3. ลากเมาสปรบขนาดตามตองการ

4. คลกไปยงบรเวณอนๆเมอปรบเสรจ

4

5


การตดภาพ (Crop a picture)

บางครงเราอาจจ าเปนตองปรบขนาดภาพโดยการตดขอบภาพออกไปบาง ซงท าไดดงน

1. คลกเลอกวตถทตองการปรบขนาด 2. คลกทค าสง Crop ในแทบ Format กลม Size บน picture Tools 3. คลกคางทบรเวณมมตางๆ ของกรอบพนทแลวลากเมาสปรบขนาดตามตองการโดยทจะเหนวาตวชเมาสเปลยนรปรางเปนลกษณะตางๆกน ดงภาพ

4. คลกทค าสง Crop อก 1 ครง 5. คลกไปยงพนทนอกรปภาพ เมอปรบเสรจ

2 3

2


การหมนหรอพลกภาพ (Rotate or Flip)

เมอท างานบนรปภาพหรอวตถแตละชนจะเหนสญลกษณจดกลมสเขยว …. นอยบรเวณ

เหนอกรอบพนทของรปภาพหรอวตถนนๆ ซงเราสามารถหมนรปภาพหรอวตถตางๆไดดวยการคลกเมาส

คางไวทจดสเขยวและขยบเมาสหมนไปไดทศทางเปนวงกลม 360 องศา แตถาหากผใชงานตองการแค

พลกกลบดานรปภาพหรอวตถเทานนกจ าเปนจะตองใชค าสงบนรบบอนเขามาชวยในการท างาน ซง

สามารถท าไดดงน

การหมนภาพ

1. คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการหมน (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆ วตถ)

2. คลกเมาสคางไวทจดสเขยว

3. ขยบเมาสหมนไปตามทศทางเปนวงกลม 360 องศา

การพลกภาพ (Flip)

1. คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการพลกดาน (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)


2. คลกทค าสง Rotate ในแทบ Format กลมArrange บน Picture Tools

3. คลกเลอกรปแบบการกลบดานวตถ ม 4 ลกษณะดงน

3.1 ทค าสง Rotate Right 90° คอการพลกกลบดานไปทางขวา 90 องศา 3.2 ทค าสง Rotate Left 90° คอการพลกกลบดานไปทางซาย 90 องศา 3.3 ทค าสง Flip Vertical คอการพลกกลบไปตามแนวตง 3.4 ทค าสง Flip Horizontal คอการพลกกลบไปตามแนวนอน

การปรบความสวางและความคมชดของภาพ (Brightness & Contrast)

ภาพบางภาพทไดท าการแทรกเขามาในงานเอกสารแลวอาจจะมสสนไมสดใส เชน มดด าหรอ

สวางจนเกนไปจงท าใหภาพนนดไมชดเจน การปรบเพมความสวาง (Brightness) หรอความคมชด

(Contrast) จะชวยใหภาพนนดสวยงามมากยงขน ซงสามารถท าไดดงน

1. คลกเลอกรปภาพทตองการปรบความสวางและความคมชด(จะปรากฎกรอบพนทรอบๆวตถ)

2. คลกทค าสง Corrections ทแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools

2

3

ตวอยางการพลกกลบดานไปทางขวา 90 องศา Rotate -> Rotate Right 90°


3. ในหวขอรายการ Brightness & Contrast ใหคลกเลอกปรบปรบความสวางและความคมชด

1

2

3

4

พมพตวเลขใสลงไปแทนทในชองทมตวเลข 0%


หรอ …

4. คลกทค าสง Picture Correction Options….เพอเปดหนาตาง Format Picture ขนมาแลว

จงปรบระดบความสวางและความคมชด

5. คลกปม Close เมอปรบเสรจ

การเปลยนสของภาพ (Color)

เราสามารถปรบเปลยนสสนใหดดและสวยงามเปนพเศษยงขนส าหรบรปภาพทเราไดท าการ

แทรกเขามาในงานเอกสารแลว ซงสามารถท าไดดงน

1. คลกเลอกรปภาพทตองการปรบส (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ) 2. คลกทค าสง Color ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools 3. รายการ Color Saturation คลกเลอกปรบเพม-ลดความจดจานของส รายการ Color Tone คลกเลอกปรบเปลยนโทนส รายการ Recolor คลกเลอกเปลยนโทนสตาม Theme ของโปรแกรม

2

3 4


หรอ 4. คลกทค าสง Picture Correction Options… เพอเปดหนาตาง Format Picture ขนมาแลวจงปรบโทนสและระดบความจดจานของส 5. คลกปม Close เมอปรบเสรจ

การใสลกษณะพเศษใหภาพ (Artistic Effect)

การตกแตงรปภาพดวยการใชแบบลกษณะของเทคนคพเศษจะท าใหดเปนมออาชพในการท างาน

เอกสาร ซงมรปแบบใหเลอกมากมายและยงสามารถแสดงใหเหนภาพตวอยางในทนทกอนตดสนใจ

เลอกใชค าสงนนๆอกดวย ส าหรบรปภาพทเราไดท าการแทรกเขามาแลว เราสามารถท าไดดงน

1. คลกเลอกรปภาพทตองการใสลกษณะพเศษ (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)

2. คลกทค าสง Artistic Effects ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools

3. คลกเลอกรปแบบลกษณะตามทตองการในทนเลอกแบบตวท าเครองหมาย


2

3

4


การบบอดไฟลรปภาพ (Compress Picture)

การน าเขาไฟลรปภาพในงานเอกสารนนจะท าใหขนาดของไฟลเอกสารใหญขนตามกนไป การบบ

อดรปภาพเปนขนตอนทควรท าหลงจากทไดมการน าเขาไฟลรปภาพหรอไดมการตดขอบภาพไปแลวเพอ

ลดขนาดของไฟลเอกสารซงสามารถท าไดดงน

1. คลกเลอกรปภาพใดๆกได (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)

2. คลกทค าสง Compress Pictures ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools(จะ

ปรากฏหนาตาง Compress Pictures ขนมาทนท)

3. ในหนาตาง Compress Pictures ใหระบรายละเอยดของการบบอดภาพ ดงน

3.1 ค าสง Compression Options: ใหเลอกและท าเครองหมาย ดานหนาค าสง

- Apply only to this Picture คอ ถาตองการระบใหท าการบบอดไฟลภาพทเลอกน

เทานน

- Delete cropped areas to this pictures คอ ถาตองการลบอยางถาวรในสวนทได

ท าการตดขอบเอาไว

3.2 ทค าสง Target output ใหเลอกและท าเครองหมาย ดานหนาค าสง

Print (220 ppi): การบบอดทเหมาะสมส าหรบน าไปพมพออกทางเครองพมพ

Screen (150 ppi): การบบอดทเหมาะสมส าหรบน าไปใชน าเสนอบนเวบเพจหรอ

โปรเจคเตอร


Email (96 ppi): การบบอดทเหมาะสมส าหรบน าไปใชในการแชรไฟลหรอสงอเมล

Use document resolution การใชขนาดความละเอยดของไฟลเอกสาร


การเปลยนรปภาพ (Change Picture) การแทรกไฟลรปภาพเขามาในงานเอกสารบางครงกอาจจ าเปนจะตองเปลยนรป ซงเราสามารถท าไดดงน

1. คลกเลอกรปภาพทตองการเปลยน (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ) 2. คลกทค าสง Change Pictures ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools (จะปรากฏหนาตาง Insert Pictures ขนมาทนท)

2

3

4


3. ในหนาตาง Insert Pictures คลกคนหาและเลอกไฟลรปภาพทตองการเปลยน 4. คลกปม Insert

5. ตรวจดผลลพธ

การลบพนหลงของรปภาพ (Remove Background)

ภาพบางภาพเมอแทรกเขามาแลวสของพนหลงไมสวยไมเหมาะสม เราสามารถลบพนหลงเหลานนทนทไดเอง โดยสามารถท าไดดงน 1. คลกเลอกรปภาพทตองการลบสพนหลง(จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)

4


2. คลกทค าสง Remove Background ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools (จะปรากฏหนาตาง lnsert Pictures ขนมาทนท) 3. เลอกพนททตองการลบพนหลงจากบนแทบ Background Removal 4. ตรวจดผลลพธทได

1

2

4


การยกเลกการปรบแตงภาพ (Reset Picture)

การยกเลกการปรบแตงภาพใชในกรณทตองการใหภาพนนกลบคนสสภาพเดมทไมมการตกแตง

ใดๆจะเปนเหมอนตนฉบบในครงแรกทแทรกเขามาในงานเอกสาร เราสามารถท าการยกเลกการปรบแตง

ภาพไดดงน

1. คลกเลอกรปภาพทตองการยกเลกการปรบแตงภาพ (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)

2. คลกทค าส ง Reset Picture ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools ซ งจะม

2 ค าสงใหเลอกใชคอ

2.1. Reset Picture คอการยกเลกการปรบแตงภาพเทานน

2.2. Reset Picture & Size คอการยกเลกการปรบแตงภาพและขนาด


2

3

ผลลพธทไดคอรปภาพตนฉบบ กอนท

จะมการปรบแตง


การเปลยนสไตลของรปภาพ (Picture Layout) ทกครงทเราแทรกรปภาพเขามาในเอกสารเทานน ภาพทเหนกจะเปนภาพในกรอบสเหลยมธรรมดาๆ แบนราบ และไมมมต ถงแมวาเราจะไดท าการตกแตงสสนไปบางแลวกตาม ดงนนหากเราเพมลกเลนในดานการใชสไตลของรปภาพลงไปดวยกจะชวยท าใหภาพนนกลบดโดดเดนขนมาอกมากทเดยว การใชสไตลของรปภาพมทงแบบส าเรจรปทสามารถเลอกมาใชไดเลยและแบบทตองก าหนดใหม effects ในลกษณะตางๆมาใชเอง ซงเราสามารถท าไดดงน

1. คลกเลอกรปภาพทตองการเปลยนสไตล (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆวตถ)

2. คลกปม More ทค าสง Picture Styleในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools

3. คลกเลอกสไตลส าเรจรป (Picture Quick Style) แบบทตองการ

1

3


การแทรกรปวาดหรอรปทรง (Insert Shapes) รปวาดหรอรปทรง คอ รปทเราวาดเองโดยมรปทรงตางๆเชน รปสเหลยม สามเหลยม วงร ทรงกระบอก ทรงประมด เปนตน หรอภาพวาดตางๆ ในลกษณะทเราแทรกเขามาในงานเอกสารดวยการใชเมาสคลกคางแลวลากไปจนกวาจะไดขนาดความกวางและความสงตามทตองการจงปลอยเมาส หรอเรยกอกอยางวา “Shape”นนเอง ซงเราสามารถท าไดตามขนตอนดงน

1. คลกทแทบ Insert กลม lllustrations 2. คลกเลอกค าสง Shapes 3. คลกเลอก Shape ใดๆ ทละ 1 รปแลววาดในพนทวางเอกสาร สงเกตตวชเมาสจะเปลยนรปรางไปเปน + 4. ลากเมาสเพอวาดขนาดใหไดตามทตองการ

3

2

4 คลกคางแลวลากเมาส

Smiley Face


การปรบแตงรปวาดหรอรปทรงโดยการใช Drawing Tools หลงจากวาดรปเรยบรอยแลวการปรบแตง Shape เหลาน เราจะใช Drawing Tools มาชวย โดยสามารถท าไดดงน

1. คลกเลอกวตถรปวาดใดๆกอน

2. คลกเลอกปมค าสงบน Drawing Tools ทตองการใชงานดงนคอ Insert shapes

เปนกลมค าสงส าหรบการแทรกวตถรปวาดใหมแกไขรปวาดและวาดกลองขอความ

Shape styles เปนกลมค าสงส าหรบการปรบแตงวตถรปวาดในเครองของพนหลง เสนขอบ ลกษณะพเศษตางๆและ Quick style ของวตถรปวาด

Wordart styles เปนกลมค าสงส าหรบการปรบแตงวตถรปวาดในเรองของตวอกษรทอยภายในวตถรปวาด สสน เสนขอบ ลกษณะพเศษตางๆและ Quick style ของตวอกษร

Text


เปนกลมค าสงส าหรบการปรบแตงวตถรปวาดในเรองของขอความทอยภายในรปวาด ทศทาง ต าแหนงการจดวาง และการสรางจดเชอมโยง

Arrange เปนกลมค าสงส าหรบการจดเรยงวตถรปวาด จดวางหรอต าแหนงในเอกสาร การตดขอความ ล าดบ จดเรยง จดกลม และการหมนหรอพลก

Size เปนกลมค าสงส าหรบการปรบขนาดวตถรปวาด การปรบอตราสวน ความสงและความกวาง

การแทรกและปรบแตง SmartArt

SmartArt เปนค าสงใหมทมาแทนทค าสง Diagram แบบเดมซงเพมเขามาตงแตในชด Office 2007 เราใชค าสง SmartArt ส าหรบการสรางงานกราฟกประกอบเอกสารประเภทแผนผงทมความสวยงามและยงมเทคนคลกเลนส าหรบการตกแตงภาพอกหลากหลาย เราสามารถเรยกใชค าสง SmartArt ไดจากแทบ Insert

การแทรก SmartArt

Note: การวาดรปสเหลยมและรปวงกลม หากตองการใหเปนรปสเหลยมจตรส (ดานเทา) หรอเปนวงกลม

ทมสดสวนเทากน ใหกดแปน Shift คางไวขณะลากเมาสดวย


วธการสราง SmartArt รปแบบตางๆสามารถท าไดดงน

1. คลกทค าสง SmartArt ในแทบ Insert กลม lllustrations (จะปรากฏหนาตาง Choose a SmartArt Graphics ขนมาทนท)

2. คลกเลอกรปแบบของ SmartArt เชน แบบ List, Process, Cycle เปนตน

3. คลกเลอกรปแบบของ SmartArt เชน แบบ List, Process, Cycle เปนตน

4. คลกเลอกรปแบบยอยของแตละแบบตามทตองการ


6. พมพขอความทตองการลงไปในแตละ Shape

3

4

5


7. ตกแตงและจดรปแบบใหสวยงามยงขนโดยใชค าสงในแทบ Design และแทบ Format บน SmartArt Tools

SmartArt แบบ Vertical Box List ทตกแตงและจดรปแบบส าเรจแลว

6


รปแบบตางๆของ SmartArt

SmartArt มหลายรปแบบซงเหมาะสมส าหรบการใชงานทมลกษณะแตกตางกนออกไป ดงน

แบบ List

ตวอยางเชน Basic Block List, Vertical Bullet List, Picture Accent List เปนตน

แบบ Process

ตวอยางเชน Basic process, Step Up Process, Continuous Block Process เปนตน


แบบ Cycle

ตวอยางเชน Basic Cycle, Continuous Cycle, Radial Cycle เปนตน

แบบ Hierarchy

ตวอยางเชน Organization Chart, Horizontal Multi-Level Hierarchy, Table Hierarchy เปนตน


แบบ Relationship

ตวอยางเชน Balance, Funnel, Gear, Hexagon Cluster เปนตน

แบบ Matrix

ตวอยางเชน Basic Matrix, Titled Matrix, Grid Matrix, Cycle Matrix เปนตน


แบบ Pyramid

ตวอยางเชน Basic Pyramid, Inverted Pyramid, Segmented Pyramid เปนตน

แบบ Picture

ตวอยางเชน Circular Picture Callout, Spiral Picture, Captioned Picture เปนตน


แบบ Office.com

ตวอยางเชน Racial Picture List เปนตน

การแทรกขอความศลป (Insert WordArt)

ขอความศลป คอ รปแบบของตวอกษรทถกออกแบบมาเพอเพมความงดงามมชวตชวาใหกบกลมค าหรอขอความทเราไดจดท าขนส าหรบตกแตงงานเอกสาร เราสามารถท าการแทรก WordArt ไดใน 2 กรณ คอ กรณทพมพขอความไวกอนแลว และกรณทเลอกแบบ WordArt กอนพมพขอความ โดยท าตามขนตอนดงน

กรณทพมพขอความไวกอนแลว

1. ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการ


2. คลกเลอกค าสง WordArt ในแทบ Insert กลม Text

3. คลกเลอกรปแบบทตองการ→ตรวจดผลลพธทได

กรณทเลอกแบบ WordArt กอนพมพขอความ

1. คลกเลอกค าสง WordArt ในแทบ Insert กลม Text

2. คลกเลอกรปแบบทตองการ

3. พมพขอความตามตองการ (พมพขอความลงไปแทนทค าวา “Your text here”)

4. คลกไปยงต าแหนงอนทวางอนๆเมอพมพขอความเสรจเรยบรอย

2

3

ตวอยางผลลพธทได

1


การปรบแตงขอความศลปโดยการใช (Drawing Tools)

ขณะท าการสราง WordArt เราจะเหน Drawing Tools ปรากฏขนมาใหเรยกใช เราสามารถใช Drawing Tools ชวยในการปรบแตงในรายละเอยดตางๆของขอความศลปโดยท าตามขนตอนดงน

1. คลกเลอกขอความศลปทตองการปรบแตง

2. คลกเลอกทค าสงตางๆของกลม WordArt Style ในแทบ Format บน Drawing Tools ดงน

3. คลกไปยงต าแหนงทวางอนๆเมอปรบแตงขอความเสรจเรยบรอย

การแทรกภาพจาก ClipArt

1. คลกเลอกต าแนงทจะวางรป→คลกทแทบ Insert กลม lllustrations 2. คลกเลอกค าสงOnline Pictures (จะปรากฏหนาตาง clipart ขนมาทางดานขวามอทนท)

2

3

4

Quick Style ของตวอกษร

Text Effects ลกษณะพเศษ เชน แสงงาน แสงสะทอน 3-D

Text Fill สของขอความ

Text Outline สของเสนขอบ


3. ในหนาตาง ClipArt คลกทชอง Search for: เพอเพมชอรปภาพทตองการคนหา เชน พมพค าวา “flower”

4. คลกปม (โปรแกรมจะท าการคนหาไฟลรปภาพ ClipArt จากในเครองคอมพวเตอรของเราขนมา) 5. คลกบนไฟลรปภาพตวอยางทเลอกจากหนาตาง ClipArt หรอลากเมาสเอามาวางในพนทเอกสาร 6. คลก Insert

การแทรกภาพสกรนชอต เปนการเพมสแนปชอตของหนาตางใด ๆ ทเปดอยบนเดกสทอปลงในเอกสารของคณอยางรวดเรว โดยไมตองออกจากโปรแกรม Word ทก าลงท างาน

1. คลกหนาจอทตองการเพมสแนปชอต

1

2

3

5

6


2. ในกลม Lllustrations แทบ Insert คลก Screenshot.

3. เลอกหนาจอสแปบชอตทตองการ

การแทรกและปรบแตงกลองขอความ (Text Box) การแทรกกลองขอความ (Insert Textbox) กลองขอความ คอ รปวาดทรงสเหลยมทสามารถพมพขอความใสลงไปได สามารถตกแตงสพน เสนขอบ และเคลอนยายต าแหนงไดอยางอสระเหมอนวตถ ดงนนถอไดวากลองขอความเปนรปวาดชนดหนงซงมประโยชนอยางมากส าหรบการพมพขอความโดยไมตองค านงถงผลตอเสนบรรทดในงานเอกสาร เราสามารถแทรกกลองขอความโดยท าตามขนตอนดงน

1. คลกทแทบ Insert

2. คลกเลอกค าสง Text Box ในแทบ Insert กลม Text

3. คลกเลอกรปแบบทตองการจากหนารายการ Built-in

2

3


หรอ…..

1. คลกทแทบ Insert

2. คลกเลอกค าสง Text Box ในแทบ Insert กลม Text

3. คลกเลอกค าสง Draw Text Box เพอวาดขนาดเอง

4. พมพขอความตามตองการลงไป แลวคลกไปยงต าแหนงทวางอนๆเมอพมพขอความเสรจเรยบรอย

3

2


บทท 5

การสรางจดเชอมโยงในเอกสารและการอางอง

การจดท าเอกสารในรปแบบทเปนรายงานทวๆไปถอวาเปนเอกสารทางวชาการทตองจดเรยงและตรวจทานความถกตองใหดทสด เพราะนอกจากจะมเนอหาจ านวนมากมายหลายหนาทเปนขอความตวอกษรแลวยงจะมการแทรกรปภาพประกอบ มหว-ทายกระดาษ เลขหนา สารบญเนอหา สารบญภาพ ดชน เชงอรรถ ฯลฯ ซงเปนการ อางองขอมลภายในไฟลเอกสาร และยงมเรองการเชอมโยงเอกสาร ดงนนในบทนจะไดกลาวถงวธการท างานเพอการจดเรยงเนอหาและใชเครองมออางองดงกลาว

การสรางจดเชอมโยง (Insert Hyperlinks)

เราสามารถสรางจดเชอมโยงไดในโปรแกรม Word การสรางจดเชอมโยงเอกสารจากจดหนงในเอกสารไปยงอกจดหนงในเอกสารเดยวกนหรอเอกสารอนๆภายนอก โดยใชขอความ รปภาพหรอวตถใดๆกตามเปนตวน าทางการเชอมโยงลกษณะเชนนเราเรยกสนๆ วา การลงค (Link) ซงกอนท าการสราลงคนนจะตองมองคประกอบ 2 สวนดวยกนคอ

- จดเชอมโยงตนทาง (Source Anchor) คอค าแหนงใดๆในเอกสารทถกก าหนดใหเปนจดเรมตนของการเชอมโยง ซงเมอเราน าเมาสไปชยงทต าแหนงนน ตวชเมาสจะเปลยนรปรางไปเปนรปมอทนท


- จดเชอมโยงปลาย (Destination Anchor) คอต าแหนงใดๆทถกอางองใหเปนปลายทางของการเชอมโยงซงในโปรแกรม Word สามารถก าหนดปลายทางได 4 แบบดวยกนดงน 1. การลงคภายในเอกสารเดยวกน (Place in this document) 2. การลงคระหวางไฟลทมอยแลวหรอเวบเพจ (Existing File or Web Page) 3. การลงคไปยงเอกสารใหม (Create New Document) 4. การลงคไปยงทอยอเมล (E-Mail Address)

ส าหรบวธการสรางจดเชอมโยงไปยงปลายทางทง 4 แบบนนขนตอนการสรางจะใกลเคยงกน ดงนนในทนขออธบาย เฉพาะกรณท าลงคไปยงเวบเพจ ซงสามารถท าไดตามขนตอนดงตอไปน

1. คลกต าแหนงทตองการท าเปนจดเชอมโยงตนทาง เชน ขอความหรอรปภาพในเอกสาร

2. คลกทค าสง Hyperlink ในแทบ Insert กลม Link

3. ในหนาตาง Insert Hyperlink ใหเลอกจดเชอมโยงปลายทางทค าสง Link to : ถาตองการเชอมโยงไปยงเวบไซตคลกเลอก Existing File or Web Page

4. ในชอง Address ใหพมพ URL (Uniform Resource Locator) ทอยของเอกสารบนอนเตอรเนตลงไป

5. คลกปม ScreenTip…เพอพมพขอความแจงขอมลของจดเชอมโยงในชอง ScreenTip text :→คลกปม OK

6. คลกปม OK อกครง

2

1 3

4

5


การแกไขจดเชอมโยง เมอเราสรางจดเชอมโยงตนทางแลวต าแหนงขอความทเปนจดเชอมโยงนนจะเปลยนรปแบบตวอกษรเปนสน าเงนและขดเสนใต ใหเราทดลองใชงานโดยการน าเมาสไปชยงต าแหนงจดเชอมโยงพรอมกบกดแปน Ctrl คางเอาไว เมอเมาสเปลยนเปนรปแบบมอ ใหคลกเมาส 1 ครงเพอลงคไปยงปลายทางดงภาพ แตถาหากตองการแกไขลงค เชน เปลยนขอความใน ScreenTipใหท าตามขนตอนดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการแกไขจดเชอมโยงตนทาง

2. คลกเมาสขวาและคลกเลอกค าสง Edit Hyperlink…. (จะปรากฏหนาตาง Edit Hyperlink ขนมาทนท)

3. แกไขรายละเอยดตางๆตามตองการ


การยกเลกจดเชอมโยง การยกเลกจดเชอมโยงนน ใหท าไดดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการยกเลกจดเชอมโยงตนทาง

2. คลกเมาสขวาและคลกเลอกค าสง Remove Hyperlink หรอ

3. คลกทค าสง Hyperlink ในแทบ Insert กลม Links

4. ในหนาตาง Edit Hyperlink ใหคลกทปมค าสง Remove Hyperlink


การสรางสารบญเนอหา (Insert tables of Contents)

6


สารบญเนอหาเปนหวใจส าคญของงานเอกสารซงจะบอกขอมลชอเนอเรองและบอกเลขหนาใหทราบ เมอเราสรางงานเอกสารในลกษณะของหนงสอ หลกการสรางสารบญเนอหานนจ าเปน อยางยงทจะตองจดรปแบบขอความใหเปนหวขอใหยและหวขอยอย โดยการใชสไตลตางๆ อาทเชนสไตล Heading 1 ส าหรบเนอหาขอความทเปนหวขอหลกและใชสไตล Heading 2 หรอ Heading 3 ส าหรบเนอหาทเปนหวขอรองลงไป ดงนนการสรางสารบญเนอหาสามารถท าไดตามขนตอนดงน

1. คลกเลอกต าแหนงทตองการวางสารบญเนอหา ซงสวนใหญมกจะเปนหนาแรก

2. คลกเลอกค าสง Table of contents ในแทบ References กลม Table of contents

3. คลกเลอกรปแบบทตองการจากใน Built-in

หรอ ….

หนาตาง Table of Contents

2

3

4

5

6


4. คลกเลอกค าสง Insert Table of Contents…เพอก าหนดรปแบบดวยตนเอง (จะปรากฏหนาตาง Table of contents ขนมาทนท)

5. ในชอง Formats: ใหคลกเลอกรปแบบอนๆ ตามตองการ



การสรางบรรณานกรมและเพมแหลงขอมล(Bibliographies)

การสรางงานเอกสารในทกครงขอมลทไดน ามาจดท าเปนเนอหาตางๆอาจไดมาจากแหลงคนควาหลากหลาย เชน นตยสาร หนงสอ ต ารา เอกสารตพมพเผยแพร รวมทงทรปแบบสออเลกทรอนกสหรอบ ร ก า ร อ อ น ไ ล น เ ช น ซ ด บ ท เ ร ย น ค อ ม พ ว เ ต อ ร ช ว ย ส อ น ห น ง ส อ อ เ ล ก ท ร อ น ก ส (E-Book)หรอขอมลจากเวบเพจเวบไซตตางๆเปนตน และหากเราน าเอาขอมลความรเหลานมาใชงานแลวนนเราคสรอางองไวในสวนทายเอกสารทเรยกวา “บรรณานกรม” ดวย

กอนสรางบรรณานกรมเราตองท าการกรอกขอมลรายละเอยดเกบไวกอน ซงเราสามารถท าไดดงน

1. คลกทค าสง Manage Sources ในแทบ References กลม Citations & Bibliography

2. ในหนาตาง Source Manager คลกปม New

3. ในหนาตาง Edit Source คลกทหวลกศรชลงของค าสง Type of Source เพอเลอกชนดของบรรณานกรม

4. พมพขอมลรายละเอยดใสลงไป→คลกปม OK

จากนนเรมสรางบรรณานกรม ตามขนตอนดงน

1

2

3


5. คลกต าแหนงทตองการสรางบรรณานกรม

6. คลกทค าสง Bibliography ในแทบ References กลม Citations & Bibliography

บทท 6

การสรางจดหมายเวยนและพมพซองจดหมาย ถาจ าเปนตองสงจดหมายเชญศษยเกาใหมารวมงานเลยงรนของสถาบน เราตองพมพจดหมายทมเนอหาแบบเดยวกนและพมพออกกระดาษ จาหนาซอง เพอท าการจดสงทางไปรษณยคงเปนเรองยงยากพอสมควรเพราะจดหมายทกฉบบเหมอนกนตางกนตรงชอและทอยของผรบเทานน ดงนนการแกไขเฉพาะชอผรบหรอทอยในจดหมายทละฉบบกนตามปกตคงไมใชวธทถกตองนก หากแตโปรแกรม MS Word สามารถชวยจดการความยงยากเหลานใหกลายเปนเรองงายและมประสทธภาพ ในบทนจะกลาวถงขนตอนวธการสรางจดหมายเวยนและจดพมพซองจดหมาย เรยนรหลกการท างานเกยวกบจดหมายเวยน จดหมายเวยน คอ จดหมายทมเนอหาหรอขอความเดมซ าๆ กนทกฉบบ และจดหมายแตละฉบบจะมขอความทแตกตางกนในเฉพาะบางสวนเทานน อาทเชน ชอผรบ ต าแหนงงาน หรอทอย เปนตน ตวอยางจดหมายประเภทน ไดแก จดหมายเรยนเชญมารวมงานคนสเหยา จดหมายเชญประชมตวแทนจ าหนายแตละสาขา ฯลฯ ซงกรณนหากเราตองสงจดหมายออกไปถงทกคนทตองการอาจตองเสยเวลามากในการแกไขเนอหาในจดหมายทต าแหนงเดยวกนหลายๆครง

5

6

ตวอยางผลลพธ


กอนสรางจดหมายเวยนเราควรเรยนรหลกการสรางจดหมายเวยนกนเสยกอน เพอใหทราบถงมหลกการสรางขนตอนการท างาน และการเตรยมการตางๆดงนคอ การสรางไฟลจดหมายหลก (Main Document) สงแรกทตองท ากอนสรางจดหมายเวยน กคอ การสรางเนอความในจดหมายหรอการจดท าเอกสารทมเนอหาเหมอนกนในแตละฉบบ ซงเราเรยกไฟลเนอหาหรอจดหมายนวา “เอกสารหลก” (Main Document)ท าไดดงน

1. พมพขอความโดยใหเราเวนทวางเฉพาะสวนทตองใสชอ ทอย หรอขอมลอนๆ ทจ าเปนของผรบ

2. บนทกขอมล (Save) เปน

ตวอยางเอกสารหลก ซงในทนเปนจดหมายเรยนเชญมารวมงานสมมนา


การสรางจดหมายเวยน (Mail Merge) การใช Microsoft Word ชวยลดปญหาการท างานทซ าซอนดงกลาวขางตนจ าท าไดงายขนโดยเราตองสรางจดหมายทมขอความจะใชรวมกนกอนจากนนจงคอยมาก าหนดต าแหนงทจะใหโปรแกรมดงขอมลจากไฟลขอมลผรบโดยอตโนมต ซงโปรแกรมสามารถสนบสนนแหลงขอมลจากไฟลฐานขอมลหลายๆแบบได วธดงกลาวมขนตอนดงตอไปน การสรางจดหมายเวยน ขนตอนท 1 สรางเนอความในจดหมาย เรมแรกของการท าจดหมายเวยน คอ การจดพมพเอกสารหลก (ตวจดหมายทมขอความทจะใชรวมกน)ขนมาใหมซงกลาวมาแลวขางตน หรอเปดไฟลเอกสารหลกทเคยบนทกไวแลวขนมากอน โดยเราตองเวนทวางส าหรบใสชอ ทอย หรอขอมลอนๆทจ าเปนของผรบ จากนนใหท าดงน

- คลกเลอกทค าสง Start Mail Merge ในแทบ Mailings กลม Start Mail Merge - คลกทค าสง Letter เพอเปนการระบใหใชเอกสารทเปดขนมานเปนเอกสารหลก

ขนตอนท 2 สรางตารางขอมลของผรบจดหมาย ขนตอนนเราตองน าเอาขอมลตางๆของผรบจดหมายในไฟลจดเกบขอมลทไดจดเกบเอาไวกอนแลว เชน ขอมลชอ ทอย ต าแหนง ชอบรษท เปนตน ซงขอมลเหลานเราสามารถดงขอมลมาใชไดทกเมอ


ตามตองการ แตส าหรบในกรณทยงไมไดสรางเอาไวตอไปนจะเปนขนตอนการสรางไฟลแหลงเกบขอมลขนใหมจากโปรแกรม Word โดยเราสามารถท าไดดงน

- คลกทปมค าสง Select Recipients ในแทบ Mailings กลม Start Mail Merge - คลกเลอกค าสง Type New List… (จะปรากฏหนาตาง New Address List ขนมาทนท) - ในหนาตาง New Address List ใหคลกปม Customize Columns…. เพอสรางฟลด (Field) เกบขอมลในทนค าวา Field จะหมายถง แถวแนวตงหรอคอลมนในตารางซงจะใชเกบขอมลชนดเดยวกน - แกไขรายละเอยดของขอมลในไฟล ดงน

1. คลกเลอกค าสง Rename…เพอเปลยนชอ Field ตามชนดขอมลทตองการ


1

2


3. คลกค าสง Delete เพอลบ Field ทไมตองใชออกไป

4. คลกปม Yes

5. เมอไดชอ Field ครบตามตองการแลว คลกทปม OK….

6. เพมใสขอความลงไปในแตละ Field พมพเสรจแลวคลกปม OK และ Yes ไฟลนเกบไว

3

4

5


ขนตอนท 3 การเลอกแหลงขอมลตางๆ ในขนตอนนจะตองมไฟลแหลงเกบขอมลอยแลวจงจะสามารถเรยกขนมาใชงาน (ไฟลนนอาจถกจดเกบเปนไฟลโปรแกรม Word ในรปแบบตารางขอมล หรอจดเกบเปนไฟลโปรแกรม Excel กได)โดยสามารถท าไดดงน

- คลกทปมค าสง Select Recipients ในแทบ Mailings กลม Start mail Merge - คลกเลอก Use Existing List… - ในหนาตาง Select Data Source คลกเลอก ชอไฟลฐานขอมลทจดเกบไว - คลกปม Open

ขนตอนท 4 การเลอกผรบ เมอไฟลฐานขอมลพรอมแลวกจะตองเลอก Field ทตองการใหออกมาวางตรงต าแหนงท เราเวนไวในเอกสารหลก โดยสามารถท าไดดงน

1. คลกทปมค าสง Insert Merge Field ในแทบ Mailings กลม Write & Insert Fields 2. เลอกไฟลเกบทอย (ไฟลนามสกล .mdb) คลก Open

6


ขนตอนท 5 ตรวจสอบผลลพธและแกไขเพมเตมขอมลผรบ เมอเลอก Field ทตองการออกมาตรงต าแหนงทเราเวนวางไวในเอกสารหลกเรยบรอยแลว เราควรทดลองตรวจสอบดวาขอมลถกตองกอนสงพมพในขนตอนถดไป โดยสามารถท าไดดงน การตรวจสอบผลลพธ

1. คลกทปมค าสง Preview Results ในแทบ Mailing กลม Preview Results

2. คลกทปม Next Record เพอเลอนไปดขอมลรายการตางๆ

2


การแกไขขอมลผรบลงในจดหมายกอนสง เมอผานขนตอนการตรวจดผลลพธแลว หากเกดมขอผดพลาดทตองการแกไขในขอมลจากไฟลฐานขอมลทดงมา เรายงสามารถแกไขไดเองทไฟลโดยตรงหรอแกไขจากค าสงในแทบ Mailing ไดเชนกน ซงสามารถท าไดดงน

1. คลกทปมค าสง Auto Check for Errors ในแทบ Mailings กลม Preview Results เพอใหโปรแกรม Word ชวยตรวจสอบขอผดพลาดทมแบบอตโนมต (จะปรากฏหนาตาง Checking and Reporting Error ขนมาทนท)

2. คลกเลอกรปแบบการตรวจสอบขอผดพลาด →คลกปม OK (หลงการตรวจสอบแลวจะไดไฟลใหม)

หรอ….


3. คลกปมค าสง Edit Recipient List ในแทบ Mailing กลม Start Mail Merge เพอแกไขขอผดพลาดในแตละรายการขอมลของผรบดวยตนเอง (จะปรากฏหนาตาง Mail Merge Recipent ขนมาทนท)

ขนตอนท 6 การสงพมพจดหมายเวยน เมอตรวจสอบผลลพธทไดวาถกตองเรยบรอยและเปนทนาพอใจแลว ใหเราน าขอมลของผรบใสลงในจดหมายเพอท าการจดสง โดยทเราสามารถเลอกวธการสงจากโปรแกรม Word ได 3 แบบ คอ ใหบนทกจดหมายทไดนเปนไฟลเอกสารใหม หรอใหพมพออกทางเครองพมพในทนท หรอใหสงไฟลเอกสารจดหมายนถงผรบทาง E-Mail ซงสามารถท าไดดงน การบนทกจดหมายทไดเปนเอกสารฉบบใหม

1. คลกเลอกค าสง Finish & Merge ในแทบ Mailings กลม Finish

2. คลกเลอกค าสง Edit Individual Document… (จะปรากฏหนาตาง Merge to New Document ขนมาทนท)

3. ในหนาตาง Merge to New Document ใหก าหนดรายละเอยดใน Merge Records ดงน

3.1 คลกท ดานหนาค าสง All: เพอดงขอมลจากตารางฐานขอมลทงหมด


3.2 คลกท ดานหนาค าสง Current Record: เพอดงขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน

3.3 คลกท ดานหนาค าสง From: และ To : เพอก าหนดชวงเวลาของการดงขอมลโดยจะตองระบล าดบของผรบคนแรกในชอง From : และล าดบของผรบคนสดทายในชอง To :

4. คลกปม OK การพมพจดหมายออกทางเครองพมพ

1. คลกเลอกค าสง Finish & Merge ในแทบ Mailings กลม Finish

2. คลกเลอกค าสง Print Document… (จะปรากฏหนาตาง Merge to Print ขนมาทนท)

3. ในหนาตาง Merge to Print ใหก าหนดรายละเอยดใน Print Records ดงน

3.1 คลกท ดานหนาค าสง All : เพอสงพมพขอมลจากตารางฐานขอมลทงหมด 3.2 คลกท ดานหนาค าสง Current Record : เพอสงพมพขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน 3.3 คลกท ดานหนาค าสง From : และ To : เพอก าหนดชวงเวลาของการพมพขอมลโดยจะตองระบล าดบของผรบคนแรกในชอง From : และล าดบของผรบคนสดทายในชอง To : 4. คลกปม OK

1

2

3

4


การใสค าขนตนจดหมายโดยอตโนมต เราสามารถใสค าขนตนจดหมายโดยอตโนมต ในขนตอนการท า Mail Merge Click ทปม Greeting Line ดงรป

1

3

4


เลอกค าขนตนในชอง Greeting Line Click ปม OK โปรแกรมจะแสดงค าขนตนจดหมายใหทนท

บทท 7 การก าหนดตวเลอกการตรวจพสจนเอกสาร

ในบทนจะกลาวถงการตรวจสอบการก าหนดตวเลอกการตรวจสอบค าสะกดเวลาพมพขอความในเอกสารรวมไปถงการแกไขขอความทพมพผดโดยอตโนมต ทเรยกวา Autocorrect Options และ Check Spelling การตงคาตรวจสอบค าสะกดขณะพมพ

ในการตรวจสอบค าสะกดเราสามารถตงคาการตรวจสอบค าในขณะทพมพขอความในเอกสารได โดยก าหนดจาก Tab File เลอกค าสง Option แลว Click ทรายการตวเลอก Proofing

- Click ยกเลกตวเลอก Check spelling as you type ออกไป การตรวจสอบและแกไขค าสะกดและไวยากรณ (Spelling & Grammar)


หลายครงทเราเองมกพมพผดหรอสะกดไมถกตองตามหลกภาษาหรอไวยากรณ ซงขณะพมพงานโปรแกรม Word จะชวยตรวจสอบสะกดค าสะกดไวยากรณใหอยตลอดเวลา (สงเกตไดจากปมแสดงสถานะในขณะทไมมขอผดพลาดจะเปนรปน….และในขณะทมขอผดพลาดกจะเปนรปน….บน Status bar) และเมอพบขอผดพลาดใดๆกตามโปรแกรม Word กจะชวยขดเสนใตหยกสแดงทแสดงวาพมพหรอสะกดผด หรอขดเสนใตหยกสเขยวทแสดงวาพมพผดหลกภาษาไทยไวใหเราเหนทนท สวนเรองการแกไขขอผดพลาดเหลานนเราสามารถท าไดไมยาก ดงน

การแกไขกรณพมพหรอสะกดผด (Correcting Spelling)

1. ลากคลมหรอคลกเมาสบนค าทมการขดเสนใตหยกสแดง

2. คลกขวาบนค านน แลวเลอกค าทถกตองจาก Shortcut ทปรากฏ

3. ทค าสง Spelling & Grammar …..ในแทบ Review กลม Proofing

ตวอยางเชน ถาตองการแกไขค าสะกดผด “watermark”ใหเปนค าทถกตองคอ “Watermark” หรอ …..

4. คลกเลอกตวอยางค าทถกตองจากในกลอง Suggestion

5. คลกปม change เพอน าค าทเลอกไวแทนทลงไป

6. คลกปม Cancel เมอเสรจสนการท างาน

การแกไขกรณทพมพผดไวยากรณ (Grammar Errors)

1. ลากคลมหรอคลกเมาสบนค าทมการขดเสนใตหยกสเขยว

2. คลกขวาบนค านน แลวเลอกค าทถกตองจาก Shortcut ทปรากฏ

ตวอยางเชน ถาตองการแกไขประโยคทใสเครองหมาย“,” ผดต าแหนง หรอ …..

4. ทค าสง Spelling & Grammar …..ในแทบ Review กลม Proofing 5. คลกเลอกตวอยางค าทถกตองจากในกลอง Suggestions :


6. คลกปม change เพอน าค าทเลอกไวแทนทลงไป 7. คลกปม Cancel เมอเสรจสนการท างาน

การแกไขและแทรกขอความอตโนมต (Auto Correct Option) การแกไขขอความโดยใชตวชวยของโปรแกรมอยางในหวขอทแลวอาจมขอจ ากดอยบาง อาท ค าบางค าในภาษาไทยอาจไมมในพจนานกรมของโปรแกรม หรอค าบางค าทเรามกจะพมพผดเองบอยๆเชนค าวา “อนญาต”ซงค าทถกตองจะไมมสระอ หรอค าอนๆทเวลาเราพมพเรวๆแลวมกพมพผด ปญหาเหลานนแกไขไดโดยท าใหเปนค าทถกตองโดยอตโนมต (Auto Correct) ดงน

1. คลกทแทบ File ในหนารายการHelp→ Options

2. คลกทปมค าสง AutoCorrect Options … ……..ในหนาตาง word option→ proofing

3. ในแทบ AutoCorrect ใหพมพค าทผดลงไปในชอง Replace : และพมพค าทถกตองลงไปในชอง With :

4. คลกปม Add เพอน าเขาไปเกบไวในคลงขอมล → คลกปม OK

หมายเหต นอกจากนนยงสามารถก าหนดในปม Exception ใสค าทยกเลกใหแกไขเปนค าทถกตองโดยอตโนมตไดดวย


บทท 8 การใชงานและจดเอกสารรวมกน

หลงจากทเราไดท าการสรางไฟลงานเอกสารจนครบถวนตามขนตอนเรยบรอยแลวเราอาจตองน าไฟลเอกสารนไปเผยแพรในทอนๆหรอน าไปใชงานรวมกบผอน กอนน าไปแจกจายเราควรจะจดการแกไขหรอลบขอมลสวนตวทตดไปกบไฟลเอกสารของเรา เชน มขอความบางสวนถกซอนเอาไว มการใสหมายเ ห ต ข อ ค ด เ ห น ห ร อ ม ร อ ง ร อ ย ก า ร ต ร ว จ ส อ บ เ น อ ห า เ ห ล า น น ก า ร บ น ท ก เ อ ก ส า ร การก าหนดคณสมบตเอกสาร และอนๆเปนตน ซงในบทนจะไดกลาวถงตอไป การแสดงมมมองเอกสารดวยวธแตกตางกน(Viewing Documents in Different Ways) มมมองในการท างานสามารถปรบเปลยนไดตามความถนดของผใชโปรแกรมเพอใหเหมาะสมกบลกษณะของงานทท า ซงแตละมมมองกมประโยชนในการใชงานทตางกนออกไป เราสามารถเปลยนมมมองไดโดย

- คลกทแทบ View→ในกลม Document Views - คลกเลอกทมมมองทตองการ (การตงคาตามปกตจะเปนมมมองแบบ Print Layout) หรอคลกเปลยนมมมองท View Shortcuts บนแถบ Status Bar ดงน


ประโยชนของการใชงานมมมองแบบตางๆ

ในการท างานกบเอกสารนนเราควรมความจ าเปนตองเลอกมมมองใหเหมาะสมกบลกษณะของงานทท า ซงมมมองแตละแบบในโปรแกรม Word นนมประโยชนใชงานตางกนดงน


ตารางท 1.5 แสดงรปแบบตางๆของมมมองเอกสาร (Document Views)

รปแบบมมมอง ประโยชนใชงาน

Print Layout มมมองเคาโครงเหมอนพมพ ใชส าหรบดองคประกอบตางๆ ของเอกสารเหมอนกบการพมพเอกสารนนออกมาทางเครองพมพ

Full Screen Reading

มมมองเคาโครงการอาน ใชส าหรบจดมาตราสวนเนอหาของเอกสารไปยงหนากระดาษ เพอใหไดพอดกบหนาจอโดยอตโนมตและงายตอการอาน

Web Layout มมมองเคาโครงเวบ ใชส าหรบสรางเวบเพจและสามารถเหนพนหลงขอความจะถกตดใหพอดกบหนาตาง แลพกราฟกจะถกวางในต าแหนงเดยวกบทปรากฎในเวบบราวเซอร

Outline มมมองเคาราง ใชส าหรบดโครงสรางของเอกสาร และเพอยาย คดลอก หรอจดวางขอความใหมโดยการลากจากหวเรอง

Draft มมมองทแสดงเฉพาะแตเนอหาทเปนขอความและไมแสดงรายละเอยดตางๆทไมใชเนอหา เชน หว-ทายกระดาษ เลขหนา เปนตน

แตหากตองการจะปรบเปลยนมมมองการท างานใหยอ-ขยายหนาจอเฉพาะพนทส าหรบพมพเอกสาร (Working Area) สามารถใชค าสงดงน

1. คลกทแทบ View กลม Zoom

2. คลกเลอกทค าสง Zoom (เพอปรบขนาดหนาจอเองโดยผใช) หรอ ….

3. คลกเลอกค าสง 100% (เพอปรบขนาดหนาจอใหเทากบ100%) หรอ….

4. คลกเลอกค าสงอนๆ

- One Page (เตมหนา)

- Two Page (สองหนา)

- Page Width (ปรบขนาดหนาจอใหกบความกวางของหนากระดาษ)


นอกจากนยงสามารถท าไดโดยใชปม Zoom Level กบปม Zoom Slider บนแถบ Status Bar ไดดงน

การบนทกไฟลในรปแบบตางๆ(Save As) ตามปกตเมอสรางงานเอกสารเสรจแลวตองบนทกเกบไวเปนไฟล ส าหรบการบนทกไฟล ครงแรกเราตองตงชอไฟลและสรรหาทจดเกบเพอใหงายตอการคนหาเมอตองน ามาใชในครงตอไป ใน Word 2013 มวธการบนทกไฟลเอกสารโดยสามารถท าไดดงน


- คลกทแทบ File - คลกเลอกค าสง Save As 1. เลอกทตงไฟล (ตามปกตจะตงคาใหบนทกใน Documents) 2. คลกในชอง File name : เพอตงชอไฟล 3. คลกทปมหวลกศรชลงของ Save as type : เพอเลอกชนดของไฟลทตองการบนทกในหนาตางค าสง Save As 4. คลกปม New Folder 5.พมพชอโฟลเดอรใหม (ควรตงชอใหสอดคลองกบงานเอกสารทจดเกบ)

การบนทกไฟลโดยสรางโฟลเดอรใหม

เพอใหเกดความเปนระเบยบและคนหาไฟลทจดเกบงาย คลายการจดแยกเปนแฟมๆท าไดดงน


การบนทกไฟลแบบ PDF/XPS Document และการสงเอกสารออกภายนอก(Save & Send)


บางครงเราอาจจ าเปนตองบนทกไฟลไปใชในหลากหลายรปแบบ เชน PDF Document เพอใหสามารถน าไปใชงานแบบอานไดอยางเดยว (Read Only) หรอสงออกไปใชทาง E-Mail ซงสามารถท าไดดงน


1. คลกทแทบ File

2. คลกทหนารายการ Save & Send

3. คลกทค าสง Create PDF/XPS Document จากนนเลอกทตงไฟลเหมอนการบนทกไฟลเอกสารตามปกตทวไป หรอ….

4. คลกทค าสง Send Using E-Mail แลวคลกเลอกรปแบบของการจดสงไฟลทาง E-Mail เชน Send as PDF

การเปดไฟลเอกสารเกา


ในการท างานนนอาจมความจ าเปนทจะตองเปดไฟลเอกสารเกาทเคยบนทกไวขนมาใชงานอกครง หรอเพอท าการปรบปรงแกไขเพมเตม หรอ อนๆ ทงนเราสามารถเปดไฟลเอกสารเกาขนมาไดดงน


1. คลกทแทบ File→คลกเลอกค าสง Open

2. ในหนาตาง Open คลกเลอกไดรฟหรอโฟลเดอรทเกบเอกสาร

3. คลกเลอกชอไฟลเอกสาร

4. คลกปม Open หรอปมลกศรชลงเพอเลอกรปแบบการเปดไฟล

การเปลยนทจดเกบไฟลเอกสาร เราสามารถเปลยนคาตงตนทจดเกบเอกสาร เชน เปลยนทบนทกไฟลตงตน หรอเปลยนต าแหนงทเกบไฟลทมการกคน โดย Click Tab File เลอกทค าสง Option แลว Click ทรายการ Save ดงรป


- Auto Recover File Location คอ ต าแหนงทเกบไฟลกคน - Default file location คอ ต าแหนงทเกบไฟลทจะบนทก

การแสดงรายละเอยดไฟล (Document Properties)

รายละเอยดของไฟลเอกสาร คอ คณสมบตตางๆทมประโยชนส าหรบการตรวจสอบและการ

คนหาไฟลเอกสาร เชน ชอผสราง (Author) ชอเรอง (Title) ชอหวขอ (Subject)และค าส าคญ

(keyword) เปนตน รายละเอยดทงหมดจะอยในหนารายการ Info ของแทบ File และเราสามารถ

ก าหนดใหไฟลเอกสารทรายละเอยดคณสมบตไดตามตองการ โดยสามารถท าไดดงน


1. คลกทแทบ File

2. ในหนารายการ Info ใหคลกทค าสง Properties

3. คลกเลอกค าสง Show Document Panel


4. ในหนาตาง Document Properties พมพหรอแกไขรายละเอยดตางๆ

5. คลกปม…..ปด เมอพมพเสรจเรยบรอย

การก าจดสทธการใชงานเอกสาร

เราสามารถจ ากดสทธการเขาใชงานไฟลเอกสารใน Microsoft Word ไดโดย Click ท Tab

Review เลอกค าสง Restrict Editing ดงรป


1. Click ทปม Restrict Editing

2. Click เลอกตวเลอก ….Allow only this type of editing in the document หมายถง

อนญาตใหแกอะไรไดในเอกสาร เชน อนญาตใหแกไขขอคดเหน ไดเปนตน

3. Click Start enforcement จะตงรหสผานหรอไมตงกได

การสรางเอกสารแบบใช (Templates)


เปนแมแบบเอกสารทโปรแกรมจดเตรยมไวให(มาพรอมกบการตดตงโปรแกรม)ใชเปนแนวทาง

ส าหรบการสรางงานเอกสารทมรปแบบเฉพาะอยาง เชน แบบฟอรมจดหมาย ประวตยอ บนทกขอความ

ใบปะหนา FAX เปนตน ซงเราสามารถน ามาแกไขหรอเพมเตมตามตองการไดภายหลง การสรางเอกสาร

แบบใช Templates สามารถท าไดโดย


- คลกทแทบ File ในหนารายการ New

- คลกท……..เพอเลอกรปแบบ Templates จากตวอยาง ดงภาพ

1. เลอกรปแบบไดตามตองการ (จะเหนตวอยางของรปแบบทเราเลอกทางดานขวามอ)

2. คลกท (Create)

การแทรกขอคดเหน (Comments)

Note : เราสามารถสรางเอกสารแบบใช Templates จาก

office.com แตตองเชอมตออนเทอรเนตเสยกอนแลวจงท าการดาวน

โหลดมาตดตงภายในเครอง


ขอคดเหน คอ ขอความบรรยายเพอใชอธบายหรอชแจงเพมเตมทใสลงไป ณ ต าแหนงใดๆใน

เอกสารทงนเพอใหเราและผใชงานคนอนๆ สามารถอานเพอการตรวจทานหรออาจใชประโยชนในแงของ

การเตอนความจ าไดอกดวย โดยเราสามารถแทรกขอคดเหนตามขนตอนดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการใสขอคดเหน

2. คลกทค าสง New Comment ในแทบ Review กลม Comment

3. พมพขอความลงไป

การแกไขขอคดเหน (Edit Comment)

การแกไขขอคดเหนสามารถท าไดงายมาก ดงน


1. คลกเมาสลงไปในบรเวณทเปนมารคอพบอกต าแหนง

2. พมพขอความทตองการแกไขลงไปแทนท หรอ …

3. คลกเมาสขวาทมารคอพบอกต าแหนง

4. เลอกค าสง Edit Comment

5. พมพแกไขตามตองการ


การลบขอคดเหน (Delete Comment)

การลบขอคดเหน สามารถท าไดดงน

1. ลากคลมหรอคลกเลออกต าแหนงมารคอพทตองการลบขอคดเหน

2. คลกทค าสง Delete ในแทบ Review กลม Comment

3. คลกเลอกรปแบบการลบขอคดเหน ดงน คอ

3.1 ทค าสง Delete คอ การลบขอคดเหนเฉพาะในต าแหนงมารคอพทเลอกอย

3.2 ทค าสง Delete All Comments Shown คอ การลบขอคดเหนทงหมดทแสดง

มารคอพ

3.2 ทค าสง Delete All Comment in Document คอ การลบขอคดเหนทงหมดทม

อยในไฟลเอกสาร

การซอนขอคดเหน (Show Markup)

หากเราไมตองการทจะแสดงมารคอพของต าแหนงขอคดเหน เราสามารถท าไดดงน


1. คลกทแทบ Review

2. คลกทค าสง Show Markup กลม Comments

3. คลกท…..เพอยกเลกการแสดงมารคอพเฉพาะทเปน Comments

บทที่ เริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม Microsoft...

Documents

Transcript of บทที่ เริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม Microsoft...