บทท 2

ลกษณะของโปรแกรมMicrosoft Excel 2007 และการใชงานเบองตน

ลกษณะของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

เปนโปรแกรมตารางค านวณ หรอ สเปรดชท (spread sheet) เหมาะส าหรบใชในการค านวณทาง

คณตศาสตรและการเงนตางๆตงแตระดบงายจนถงระดบทซบซอน ตารางจะแบงเปนแถว (row) และ

คอลมน (column) ทงนจะใชหมายเลขก ากบแถว และใชตวอกษรภาษาองกฤษก ากบ คอลมน แสดงดงรป

การเขาสโปรแกรม มหลายวธ ทงนขอยกตวอยางแบบงาย ดงน

1. เลอนเมาสไปคลกทปม Start

2. คลก All Programs เลอก Microsoft Office เลอก Microsoft office excel 2007

3. แนะน าสวนประกอบของหนาจอ

รายละเอยดมดงน

ล าดบ ชอ ความหมาย a ปมออฟฟศ(Office Button) ปมรวบรวมค าสงพนฐาน เชน การเปด ปด โปรแกรม เปนตน b แถบQuick Access สวนทใชเกบชดเครองมอส าคญๆ และนยมใชเปนประจ า c รบบอน(Ribbon) แหลงรวบรวมแทบชดค าสงและปมเครองมอตางๆเขาดวยกนโดย

จดแบงออกเปนกลมๆเพอเรยกใชงานไดสะดวก d แถบสตร(Formula Bar) ชองทใชส าหรบพมพขอความ ตวเลขและสตรค านวณทางคณตศาสตร e กลองชอ(Name Box) ใชบอกต าแหนงเซลลหรอชอเซลลในขณะทคลกเลอกเซลล f พนทท างาน(Work Space) พนททใชส าหรบพมพขอความหรอกรอกตวเลขลงไปในชทงาน g คอลมน(Column) แถวทอยในแนวตงของชทงานโดยมชอหวคอลมนเปนตวอกษร

ภาษาองกฤษตวพมพใหญ เชน A B เปนตน h แถว(Row) แถวทอยในแนวนอนของชทงาน โดยมชอหวแถวเปนตวเลขอารบค

เชน 1 2 3 เปนตน i ปายชอ(Sheet Tab) แทบชอของชทงานทเลอกใชงานอยในขณะนน ปกตเมอเปดแฟมใหม

จะมมาให 3 ชท j พอยนเตอร(Pointer) ตวชเมาส(Mouse) ใชส าหรบคลกเลอกเซลล

a

c

f

i

e

j

b

d

h

g

ชดเครองมอของโปรแกรมExcel 2007

เพอใหผใชงานสามารถคนหาเครองมอไดสะดวกขน เครองมอตางๆไดถกจดเกบไวเปนกลมๆ

โดยมรายละเอยดดงน

แทบหนาแรก(Home)

แทบหนาแรก

ล าดบ ชอ ความหมาย a คลปบอรด(Clipboard) ใชส าหรบการตด คดลอก และวางรปแบบจากทหนงไปยงอกทหนง b แบบอกษร(Fonts) ใชจดรปแบบอกษร c การจดแนว(Alignment) จดต าแหนงขอมลเชน ชดซาย ชดขวา กงกลาง เปนตน d ตวเลข(Number) ใชจดรปแบบการแสดงตวเลขในเซลล เชน แสดงเปนตวเลข เปนสกล

เงน เปนเวลา เปนตน e ลกษณะ(Styles) ใชจดรปแบบตารางแบบส าเรจรป f เซลล(Cells) ใชส าหรบแทรก ลบเซลล เปลยนชอชทงาน เปนตน g การแกไข(Editing) ใชหาผลรวม ลางเซลล เรยงล าดบ เปนตน

แทบแทรก(Insert)

แทบแทรก

ล าดบ ชอ ความหมาย a ตาราง(Tables) ใชสรางเสนขอบตาราง การจดการขอมลมากๆดวย Pivot Table b ภาพประกอบ(Illustrations) ใสรปภาพทตองการ สรางผงงาน หรอไดอะแกรม c แผนภม(Chart) สรางแผนภมหรอกราฟแบบตางๆ d การเชอมโยง(Link) สรางจดเชอมโยงไปยงเวบไซต อเมล หรอโปรแกรมตางๆ e ขอความ(Text) สรางขอความศลป ใสหว/ทายกระดาษ และใสสญลกษณ

a

b

c

d

e

f

g

a

b c

d

e

แทบเคาโครงหนากระดาษ(Page Layout)

แทบเคาโครงหนากระดาษ

ล าดบ ชอ ความหมาย a ชดรปแบบ(Themes) ใชส าหรบออกแบบตาราง ตวอกษร และสสนแบบส าเรจรป b ตงคาหนากระดาษ(Page Setup) ก าหนดระยะหาง รวมถงขอบกระดาษ c ปรบพอด(Scale to Fit) ก าหนดความสง/กวางใหพอดกบกระดาษ d ตวเลอกแผนงาน

(Sheet Options) ก าหนดการแสดงมมมองและรายละเอยดของชทงาน

e จดเรยง(Arrange) ใชจดเรยงล าดบของวตถทวางซอนกนอย

แทบสตร(Formula)

แทบสตร

ล าดบ ชอ ความหมาย a ไลบรารฟงกชน

(Function Library) สตรและฟงกชนทมในโปรแกรม

b ชอทก าหนด(Define Names) ก าหนดชอของกลมเซลลเพอใชอางองในสตร c ตรวจสอบสตร

(Formula Auditing) ใชตรวจสอบความถกตอง ของการค านวณ

d การค านวณ(Calculations) ก าหนดใหโปรแกรมมการค านวณแบบอตโนมต

a

b

c

d

e

a

b c

d

แทบขอมล(Data)

แทบขอมล

ล าดบ ชอ ความหมาย a รบขอมลภายนอก(Get External) รบขอมลจากภายนอก เชน จากโปรแกรม Access เปนตน b การเชอมตอ(Connections) เชอมโยงไปยงขอมลทอยนอกสมดงาน c เรยงล าดบและกรอง

(Sort & Filter) เรยงล าดบตวเลข/ตวอกษร และกรองขอมลเพอใหแสดงเฉพาะผลลพธทตองการ

d เครองมอขอมล(Data Tools) ใชจดการขอมล เชน เลอกรายการทซ ากนออก เปนตน e เคาราง(Outline) ใชจดกลมขอมลทมมากๆโดยสามารถยบหรอขยายกลม

เซลลนนได

แทบตรวจทาน(Review)

แทบตรวจทาน

ล าดบ ชอ ความหมาย a การพสจนอกษร(Proofing) ตรวจสอบความถกตองของตวสะกด การใชพจนานกรมท

มในโปรแกรมเพอแปลค าศพท b ขอคดเหน(Comments) เพมขอคดเหนลงในเซลล c การเปลยนแปลง(Changes) ลอคชทงานหรอสมดงานไมใหผอนใช

a

b

c

d

e

a

b

c

แทบมมมอง(View)

แทบมมมอง

ล าดบ ชอ ความหมาย a มมมองสมดงาน

(Workbook Views) ปรบเปลยนมมมองของหนาชทงานใหเปนไปตามลกษณะการใชงาน

b แสดง/ซอน(Show/Hide) ก าหนดใหแสดง/ซอนสวนตางๆในชทงาน c ยอ/ขยาย(Zoom) ยอ/ขยายชทงานใหใหญขนหรอเลกลง d หนาตาง(Windows) ส าหรบจดการชทงาน เชน เพมชทงานใหม เปนตน e มาโคร(Macros) สรางมาโคร โดยการบนทกขนตอนการท างานไวเพอใช

ภายหลง เมนชวยเหลอ (กด function key F1)

c

a

b

d d

สมดงาน(Workbook) คอไฟลงานหลกของ Excel ทประกอบดวยชท(Worksheet) 3 ชทขนไป

เซลลคอชองสเหลยมทเกดจากการตดกนของต าแหนงคอลมน(column)กบแถว(row) เชน เซลล A1

หมายถง คอลมน A แถวท 1 เปนตน

ประเภทของขอมลและการจดการเกยวกบขอมล

ประเภทของขอมล ม 2 ประเภทใหญๆ คอ

1. คาคงท(Constant) เปนขอมลคงทไมเปลยนแปลง ไดแก ขอมลทเปนตวเลข ตวอกษร ขอมลทาง

ตรรกศาสตร หรอขอความทแสดงความผดพลาดตางๆทอาจจะเกดขนได

2. สตรในการค านวณ(Formula) เปนขอมลเกยวของกบการค านวณตางๆซงผใชก าหนดขนเอง

ชนดของขอมล ไดแก

1. ขอมลทเปนตวเลข(Number) เปนตวเลขตงแต 0-9 ทสามารถน าไปค านวณได

2. ขอความ(Text) เปนตวเลข อกษรหรออกขระตางๆ ทไมสามารถน าไปค านวณได

3. วนท(Date) แสดงขอมลเกยววนเดอนป

4. เวลา(Time) เปนขอมลเกยวกบเวลา

5. สตรในการค านวณ(Formula)

6. ฟงกชน(Function)

7. คาแสดงความผดพลาดตางๆ(Error Value) เชน

##### เกดขนเมอคอลมนมความกวางไมพอ หรอใชวนท/เวลาทเปนคาลบ

#DIV/0! เกดขนเมอหารตวเลขดวยศนย(0)

#REF! เกดขนเมอมการอางองเซลลแตหาเซลลนนไมพบ

#NAME? เกดขนใสชอฟงกชน(function)ในการค านวณผด

สามารถศกษาไดเพมเตม โดยกดF1 เลอกเมนดานซายมอ คลกทขอมลพนฐานของชอและสตร คลกท

การแกไขสตรดงรป

การสลบภาษาหรอเพมภาษาบนคยบอรด

เลอก Start Control Panel Regional and Language Options เลอก Tab Languages เลอก Details

เลอก add กดปม drop down เลอกภาษาทตองการ

เรมตนกบ Microsoft Excel 2007 เรยกใชโปรแกรม Excel 2007 โดย กดปม Start All Program Microsoft Office Microsoft

Office 2007 การเปดสมดงานใหม ม 3 วธ คอ

1. ใชเมน

2. ใชไอคอน 3. ใชแปนพมพลด กดปม CTRL+O

ดค าสงแปนพมพลดเพมเตมโดย กด F1 เลอกการชวยส าหรบการเขาถง แปนพมพลดและแปนฟงกชนของExcel

แปนพมพลดม 3 รปแบบ คอ

1. แปนพมพลดแบบผสม CTRL เชน CTRL+O เปนการเปดแฟมใหม เปนตน

2. แปนฟงกชน F1-F12 เชน CTRL+ F1 เปนการซอน ribbon กดอกครงเปนการยกเลกการซอน

เปนตน

3. แปนพมพลดอนๆทมประโยชน เชนBack Space บนคยบอรด เปนการลบ 1 ตวอกษร เปนตน

การอางองเซลล ม 2 ลกษณะ คอ

1. การอางองแบบสมพทธ(Relative Reference) เปนการอางองเซลลหรอชวงของเซลล โดยระบชอ

คอลมน A ถง IV (256 คอลมภ) และตามดวยเลขทแถวตงแต 1-65536 เชน เซลลในคอลมน B

แถว 1 อางองเปน B1 เปนตน

2. การอางองเซลลแบบสมบรณ(Absolute Reference) เปนการอางองคลายกบการอางองแบบ

สมพทธ แตเซลลใดทตองการใหมคาคงทใหใสเครองหมาย $ ขางหนา เชน ตองการให B2 ม

คาคงท ใหพมพดงน $B$2 เปนตน

การจดรปแบบเซลล

กรณทตองน าตวเลขมาใชในการค านวณ ตองตงคาเปนตวเลข

1

2

ล าดบ รปแบบ ความหมาย 1 ทวไป(General) รปแบบทวไปไมมการระบรปแบบตวเลขเฉพาะ 2 ตวเลข(Number) แสดงผลตวเลขทวไปส าหรบสกลเงน และบญช 3 สกลเงน(Currency) รปแบบสกลเงนทใชส าหรบคาทางการเงนทวไป 4 บญช(Accounting) รปแบบสกลเงนทจดต าแหนงจดทศนยมและสญลกษณสกลเงน

ในคอลมน 5 วนท(Date) รปแบบวนท 6 เวลา(Time) รปแบบเวลา 7 เปอรเซนต(Percentage) รปแบบเปอรเซนตจะคณคาในเซลลดวย 100 และแสดงผลลพธ

ดวยสญลกษณเปอรเซนต 8 เศษสวน(Fraction) รปแบบเศษสวน 9 เชงวทยาศาสตร(Scientific) รปแบบตวเลขเชงวทยาศาสตร เชน 100 =1.00E+02 เปนตน 10 ขอความ(Text) เซลลทมรปแบบเปนขอความ ถอวาทกอยางเปนขอความเมอม

ตวเลขอยในเซลล เซลลจะแสดงผลเหมอนทปอนเขาไป 11 พเศษ(Special) รปแบบพเศษมประโยชนในการตดตามรายการและคาจาก

ฐานขอมล 12 ก าหนดเอง(Custom) พมพรหสรปแบบลงในกลอง “ชนด” โดยใชcode ทมอยอนใด

อนหนงเปนจดเรมตน

ตวอยาง

General Number Currency Accounting Percentage Custom -100 -100.00 -฿100.00

-฿ 100.00

-1.00%

(100)

การค านวณในโปรแกรม Microsoft Excel 2007

โปรแกรมExcel 2007 สามารถใชการค านวณไดงายและหลากหลาย โดยใชเครองหมายคณตศาสตรเชน

บวก ลบ คณ หาร โดยผใชงานก าหนดรปแบบสตร(Formula)เองหรอใชสตรส าเรจ(Function)ทมใน

โปรแกรม

เครองหมายทางคณตศาสตรทใชในการค านวณ ไดแก

ล าดบ เครองหมาย ความหมาย 1 + บวก 2 - ลบ 3 * คณ 4 / หาร 5 ^ ยกก าลง

เครองหมายทางตรรกะทใชในการเปรยบเทยบ ไดแก

ล าดบ เครองหมาย ความหมาย 1 > มากกวา 2 < นอยกวา 3 <> ไมเทากบ 4 = เทากบ 5 <= นอยกวาหรอเทากบ 6 >= มากกวาหรอเทากบ

วธการค านวณ ม 2 วธ คอ

1. การใชสตร(Formula) เปนการค านวณทผใชก าหนดรปแบบเอง โดยใชเครองหมายทาง

คณตศาสตรและการอางองเซลลทปรากฏตวเลขอย

2. การใชฟงกชน(Function) ซงเปนสตรส าเรจทก าหนดไวในโปรแกรม

การใชสตร(Formula)

ตวอยาง จงหาผลรวมของเลขจ านวนเตม 3 จ านวนคอ 12 15 20

ในชอง D1 = A1+B1+C1 หรอ =SUM(A1:C1)

การใชฟงกชน(Function)

ตวอยาง จงค านวณหามลคาปจจบนของเงนสด 1 บาท ณ สนงวดท 1 อตราดอกเบยคอ 10%ตอป

กด ปม fx เลอกฟงกชนทตองการในทนคอ PV (จะมแถบสน าเงนเขมปรากฏ)

ใสขอมลดงรปในเซลลA1 คอ Rate(อตราดอกเบย) เซลลB1 =10% เซลลA2 คอNper(จ านวนงวด) เซลลB2

= 1 เซลลA3 คอ Payment = -1 เปนยอดตดลบเนองจากตองน าเงนสดออกไปลงทนจงจะไดดอกเบย 10%

จะไดผลลพธเทากบ 0.9091