张 晓 彤

逝者如斯夫，不舍昼夜。逝者如斯夫，不舍昼夜。

- -- - 孔子孔子

管理者的高效时间管理

今天我们将涉及 - - -时间管理

◆ 时间管理的发展◆ 生命倒计时◆ 设定个人目标◆ —做时间纪录 杜拉克时间管理模式

◆ 紧急 /重要◆ 20/80原则◆ 令人痛恨的干扰

压力管理◆ 我们能为自己的心理解压做些什么？–压力测试–压力源–工作压力的分类–如何化解工作压力

◆ 我们能为员工的心理解压做些什么？–EAP 员工心理帮助

Fo ur Ge ne ra tio ns o f TimeMa na g e me nt时间管理的发展

1 Notes & Checklists 便条及核对单2. Calendars & Appointment books 日历及记事本3. Important & Urgent 重要及紧急的4. Manage ourselves 管理自己

人生 70 古来稀（您计划活 _ _ _ _ 岁？）

我的生命已用去 天

我的生命只剩下 天

签名： 年 月 日

让我们做一项残酷的活动：生命倒计时！！！

. . .We a ll ha ve the s a me time时间面前人人平等

◆一天 1 ,440 分钟◆一周 10 ,080 分钟◆一年 525 ,600 分钟

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三维柱形图 1 20 18 8 5 5 6 4 3 3

睡觉 工作 文体 打扮 旅行 吃饭 聊天 等人 生病

假设一个人寿命为假设一个人寿命为 7272 岁岁

现在是周一晚上，你要计划未来 5 天的日程，这五天要做的事情有：

◆ 1 ．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生◆ 2．星期六是一个好朋友的生日 - - 你还没有买礼物和生日卡◆ 3 ．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话◆ 4 ．下个星期二，你要参加一次业务考试◆ 5．明晚 8 点有个 1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系◆ 6 ．明晚有一场演唱会◆ 7 ．你在图书馆借的书明天到期◆ 8 ．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李◆ 9 ．你要在星期五交计划书之前把它复印一份◆ 10．明天下午 2 点到 4 点有一个会议◆ 11 ．你欠某人 200 元钱 - - 他明天也将参加那个会议◆ 12．你明天早上从 9 点到 11 点要听一场讲座◆ 13 ．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面◆ 14 ．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗◆ 15 ．你想好好洗个澡◆ 16．你负责的项目小组将在明天下午 6点钟开会，预计 1 小时◆ 17．你身上只有 5 块钱，需要取钱◆ 18 ．大家明天晚上聚餐◆ 19 ．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录◆ 20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需 2 小时◆ 21 ．你收到一个朋友的信 1 个月了，没有回信，也没有打电话给他◆ 22．周日早上要作一次业务演讲，准备时间要 15 个小时，且只能用业余时间◆ 23 ．你邀请父母后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有

个 人 目 标 金 字

塔

人生终极目标

长期目标

短期目标

每日目标

中期目标

10 年以上

5 至 10 年1 至5 年每天

2 至 5 个目标

设立你的目标•目标要符合自己的价值观。•了解你目前的状况。

•设定具体的目标。

Specific: 具 体 的 Measurable: 可 衡 量的 Achievable: 可 达 到 的 Realistic: 现 实 的 Time-bound: 有 时 间 限 制 的

时间管理理论◆ It’s not enough to be

busy, the question is … What you are busy doing?

◆光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？

Ke e p s a time lo g 做时间记录

杜拉克时间管理法

现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者

不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始

。

—— 记录时间；—— 分析时间；—— 管理时间。

如何做？❸ Complete it at the end of each hour每个小时结束时填写表格

❸ Do it 5 days… then stop!连做 5天不要停！

❸ Keep it private… and be honest with yourself.不要给别人看，对自己要诚实

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5

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6 9 12 14 18 22

performance

disturbance

biaoxian

Analysis of the result 结果分析

…A ta s k is 一项任务是

◆ IMPORTANT if d o ing it ha s a hig h b e ne fit a nd va lue fo r a c hie ving the

. g o a ls o f yo ur jo b◆ 重要 - - - - 如果做它能为达到工作目标增加很大的 好处及价值

◆ URGENT , if fa ilure to c o mp le te it no w o r a s , s o o n a s p o s s ib le will c a nc e l o r re d uc e the

b e ne fit o f d o ing it . a t a ll

◆ 紧急 - - - - 如果现在完不成，或不能尽快完成，将 完全抵消或减少做这件事的好处

紧 急不紧急

重

要

不重要

重 要 紧 急

重 要不紧急

不重要不紧急

不重要 紧 急

轻 重 缓 急 矩 阵

IIMMPPOORRTTAANNCCEE

URGENCYURGENCY

AA

B1B1

B2B2

CC

举 例 说 明 紧 急不紧急

重

要

不重要

• 干扰、电话• 某些信件、报告• 某些会议• 迫在眉睫的事• 符合别人期望的事

• 做计划，长远规划• 人际关系的建立• 准备工作• 预防措施• 提升自己的能力• 抓住新机会• 忙碌琐碎的事• 广告函件，邮件• 某些电话• 闲聊天• 找东西• 等人

• 紧急状况• 迫切的问题• 限期完成的工作•计划好的会议

AA

B1B1CC

B2B2

每一个象限的结果？ 紧 急不紧急

重

要

不重要

• 短期行为重点• 可能出现危机• 看不到长远目标• 觉得是牺牲者，失控• 人际关系淡漠或崩溃

• 远景，长远规划• 生活工作平衡• 自律• 控制性强• 很少出现危机

• 完全无责任心• 失去工作• 事事依赖别人• 事事需要指示

• 压力• 自我爆炸• 危机• 救火

AA

B1B1

B2B2

CC

Time Ca te g o rie s 时间分类◆ Ca te g o ry A

/ Hig h imp o rta nc e Hig h =urg e nc y 给它许多时间，立

即就做！

◆ 1Ca te g o ry B

/ Hig h urg e nc y Lo w =imp o rta nc e 现在就做，给

少量的时间

紧 急

重

要

• 紧急状况• 迫切的问题• 限期完成的工作• 计划好的会议

紧 急

不重要

• 干扰、电话• 某些信件、报告• 某些会议• 迫在眉睫的事• 符合别人期望的事

Time Ca te g o rie s

◆ 2Ca te g o ry B

/ Hig h imp o rta nc e Lo w urg e nc y=给它很多时间，计划好你将何时做

◆ Ca te g o ry C

/ =Lo w imp o rta nc e Lo w urg e nc y

控制花在这些任务上的时间 当所有重要且紧急的事做完后再做

不重要

• 忙碌琐碎的事• 广告函件• 某些电话• 闲聊天

不紧急

重要

不紧急• 做计划，长远规划• 人际关系的建立• 准备工作• 预防措施• 提升自己的能力• 抓住新机会

◆给重要的工作留大块儿的时间◆直截了当处理紧急事务◆控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急

, Pla n Yo ur Wo rk Wo rk Yo urPla n计划你的工作，工作你的计划

Fa ilure to p la n Fa ilure to p la n ，， !is the p la n fo r fa ilure !is the p la n fo r fa ilure计划失败了，就是计划着失败！计划失败了，就是计划着失败！

80% 的价值来自 20% 的因子 ;

其余 20% 的价值来自 80% 的因子

。 意大利经济学家兼社会学家维弗列度 . 巴莱

多

（又称巴莱多定律）

此原则决定事情的重要程度此原则决定事情的重要程度

时间管理的原则： 80 / 20原则

80 / 20 举 例 说 明◆ 80%的结果来自投入的 20%的时间

◆ 80%的价值集中在 20%的项目上

◆ 80%的销售额是源自 20%的顾客

◆ 80%的工作失误来自 20%的管理不当

◆ 80%的看报时间都花在 20%的版面

◆ 80%的病假来自 20%的员工

时间管理的原则： 80 / 20 原则

◆ 将一天的工作全部列出

–例会–审阅文件，资料–与HR经理谈奖金问题–准备招聘计划–辅导下属（ 3件）–与财务经理讨论费用预算问题

–会见客户–准备工作总结–向营销总监汇报工作–处理应急事项（ 3件）

–接听电话并处理–老总召见–聊天等沟通关系

时间管理的原则： 80 / 20 原则◆工作价值分类

聊天等

接听和打出不太重要的电话

谈奖金问题… …

会见客户处理重要及紧急事项

部门会议撰写计划，预算费用报告

辅导下属准备工作总结并汇报

例会审阅文件

价值 20% 的工作价值 80% 的工作

时间管理的原则： 80 / 20 原则

◆时间和精力分配

请助理帮忙过滤电话

奖金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙

留 1 小时处理重要及紧急事项

如不是太重要客户让下属见11:00-12:00准备工作总结

辅导下属可以在下午短时间处理9:00-11:00 准备预算报告

例会如无必要可以取消审阅文件 30分钟

价值 20% 的工作价值 80% 的工作

时间管理的原则： 80 / 20 原则

◆ 一般做法–接听所有的电话–会见所有的电话–阅读所有的文件–接受所有下属的建议–出席所有的会议–每天要做完所有的工作

◆ 按照 80/20原则–由秘书过滤及接听电话，只处理重要的

–只会见占销售额 80%的20%的客户

–只批阅占 80%信息量的20%的文件

–听取 20%下属 80%的建议

–出席 20%的重要会议–先做完 20%重要性是

80%的工作

救火！救火！

充裕！充裕！

Mo s t ha te dinte rrup tio ns最令人痛恨的干扰

◆ Procrastination 拖延◆ Drop- in Visitors 不速之客◆ Telephone 电话

◆ 某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。

◆ 他很准时地于 9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了 30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于 9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为 30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。

◆ 他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经 10点钟了。

◆ 他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了 20分钟的时间才说服对方平息怨气。

◆ 挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部“ ”门的同事正在享受 上午茶 ，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇

费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。

◆ 回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经 10点 3刻！距离 11 点的部门联席会议只剩下 15分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了

◆ 许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。

◆ Poor work habits 不好的工作习惯

◆ Feel overwhelmed 觉得被工作制服

◆ Want to do it perfectly 追求尽善尽美

◆ They’d rather be doing something else 他们情愿去做别的事

◆ Last- minute “High” 最后一分钟才出活

Pro c ra s tina te …拖延 为什么？

I am procrastinatingI am procrastinating我习惯拖延我习惯拖延

Poor work habits 不好的工作习惯

◆ Handle what you can as soon as it comes up马上做能做的事情

◆ Start you day with the most difficult task or the one you enjoy least从做最难的或者你最不喜欢的事情开始

◆ Select jobs based on time available有多少时间做多少事

◆ Consider the consequence考虑拖延的后果

◆ Keep the master list and daily planning做好主要核对单和日计划

Feel overwhelmed 觉得被工作制服

◆ Break the project down into manageable parts and list those as separate steps把项目拆分成小项目并分别完成

◆ Get the worst part of a project over with by doing it first最先做完最困难的部分

◆ Make yourself accountable. Ask a colleague to check with you to be certain you have gotten the project underway.让你自己可信。请同事检查你的进度

◆ Keep asking: is this the simplest way to do it? Don’t make a project more complicated than it is.不断问自己：这是最简单的做事方法吗？别把事情复杂化。

◆ Set deadline for interim steps.给每一个小项目设定最后期限

Want to do it perfectly 追求尽善尽美

◆ Don’t be so hard on yourself; you will gain from experience, and there’s always the next project别为难自己；你会从经验中得到益处，并且你总会有下一个项目

◆ Be realistic about what can be accomplished in the time allotted and what is really necessary现实一点，正确认识在限定时间内能完成什麽和真正需要完成什麽

They’d rather be doing something else

他们情愿去做别的事

◆ Ask for help 请人帮忙

◆ Making the boring job more pleasurable by listening to the radio听收音机，让无聊的工作变得有趣

◆ Setting deadline 设定最后期限

◆ Making a bargain with your self和自己讨价还价

Last- minute “High” 最后一分钟才出活

◆ Set interim deadlines on the project and ask a colleague to check on your progress

阶段性地设置最后期限并让同事监督你的进展

◆ Set you final deadline a couple of days before the actual deadline.

把最后期限设置为真正最后期限的前几天

- Dro p in Vis ito rs 不速之客

◆ Book a meeting room订一个会议室

◆ Use a “Do Not Disturb” sign when you really need to get something done.当你确实要做什么事时，使用“ ”请勿打扰 的标牌

Te le p ho ne 电话

◆ The organized Phone Call 有条理的电话–Outgoing 打出的–Incoming 接进的–How to end a call 怎样结束电话

◆ Message-taking 记录信息◆ Voice Mail 语音信箱◆ Avoiding Telephone Tag 避免电话标签

任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：

◆ 1 明确你的价值观

◆ 2 确定你的目标

◆ 3 对你的目标按优先级排序

◆ 4 明确你的任务

◆ 5 对任务按优先级排序

我们试试看：我们试试看：

下周下周 55 天怎样做？天怎样做？

我们为何而忙？中层经理的时间管理

◆ 你如何处理自己的职责和事务？◆ 你的时间自己能够控制吗？◆ 你的时间到底是属于谁的？◆ 你有什麽样的时间使用模式？◆ 你一贯对时间的理解和态度是什麽？◆ 作为中层经理时间管理上你有什麽样的难处？

◆ 时间不够用时你想办法解决了吗？

时间管理的障碍

◆我的时间安排得挺好，我是个有计划的人

◆时间管理有什麽用？计划赶不上变化

◆时间掌握在别人手中

◆时间管理太麻烦

◆我的习惯就是这样，不好改

中层经理时间管理的特点◆ 关联太多，容易将时间均分给上下级及同事，没有主次◆ 一般是从基层提拔上来，愿意事必躬亲，没勇气拒绝或根本不愿意拒绝

◆ 没有自己可以支配的“自由时间”，处于被动◆ 受上司决策的影响，有时在决策时掌握不好时机◆ 常有许多零散的时间，但是不会有效利用◆ 会议多，不论参会或主持会议都要耗费时间。中层经理常常由于开会没计划，目的不明确，时间安排不当等造成时间浪费

谁得到了猴子中层经理时间管理

我们将会涉及 ---

◆ 我们能为自己的心理解压做些什么？– 压力测试

– 压力源– 工作压力的分类

– 如何化解工作压力

◆ 我们能为员工的心理解压做些什么？– EAP 员工心理帮助

张驰有道 --- 管理者的压 力 管 理

◆ 起得最早的人是我；睡得最晚的人是我◆ 应酬最多的人是我；休息最少的人是我◆ 吃饭最少的人是我；喝酒最多的人是我◆ 吃得最好的人是我；最缺营养的人是我◆ 跑路最多的人是我；运动最少的人是我◆ 陪笑最多的人是我；快乐最少的人是我◆ 住店最多的人是我；回家最少的人是我◆ 朋友最多的人是我；心灵孤独的人是我◆ 起得最早的人是我；睡得最晚的人是我◆ 看似潇洒的人是我；麻烦最多的人是我

◆ 是我是我还是我！

老板的“心”病◆ 不久前，韩国现代集团总裁郑梦宪跳楼自杀◆ 2001年 10月 15 日，北京金锐千翔通讯公司董事长祝凤生从办公室跳楼自杀

◆ 2002年 7月 23 日，浙江某印务公司老板张良在家中服下大量安眠药自杀

◆ 2003年 9月 6号，福布斯大陆富豪，河南首富乔金岭自杀身亡

◆ 自上世纪 80年代来，有文字记录的有 1200企业家因各种心理障碍走向自杀之路！！！

◆ 经济学家周其仁说“中国有世界上最昂贵的企业家制度和最廉价的企业家”

当管理者感到压力时，他们倾向于：

◆ 选择性的知觉信息，只注意那些可以确认自己先前有偏差的认定的信息。

◆ 对不确定性无法忍受，要求明确的回答。◆ 固着于问题的一种解决方法。◆ 过高估计时间流逝的速度（因此，他们通常感觉很忙）◆ 采用短期的观点或危机处理的心理，而停止对长期应用的考虑。

◆ 区分问题的能力下降，因此忽视复杂性和细微性差别。◆ 较少寻求咨询和倾听他人的意见。◆ 按过去的习惯来处理当前的情境。◆ 产生创造性思想和具独创性的解决总体方案的能力下降

你的压力来源

请写出给你造成最大压力的三个因素。它们分别给你带来什么样的感受？

什么是压力？压力（ stress）：

–积极性压力（ positive stress）

–消极性压力（ negative stress）

◆压力与工作表现的关系

工作压力：当工作要求与工作者的能力、资源或需求不相匹配时所发生的有害的生理与情绪反应。

– 工作压力与工作挑战性的不同

压力与身心健康

◆头痛睡眠问题注意力难以集中脾气不好肠胃不适工作不满意情绪低落

心血管疾病心理问题（抑郁等）工作事故工作低绩效同事关系紧张家庭问题

压力十大罪状

◆强迫症

◆焦虑症

◆失眠症

◆失忆症

◆厌食症

◆肥胖症

◆ 化妆品依赖症（女性）

◆子宫内膜异位症（女性）

◆冬季忧郁症

◆各种身体上的疾病

压力源

◆人格因素：

–A型人格与 B型人格

你是 A型人格吗？

压力源

个人生活因素日常烦恼（如厕所坏了）

人际问题

身心健康问题

财务问题

重大生活事件（亲人病逝）

可怕经验（如遭遇抢劫）

工作因素◆ 时间性压力源（ time

stressor）◆ 遭遇性压力源（ encounter stressor）：由于人际交往而产生

◆ 情境性压力源（ situational stressor）

◆ 预期性压力源（ anticipatory stressor）：潜在的威胁

茫盲

忙

压力源：工作因素 1- 时间性压力源

时间性压力源

–工作过多

–缺乏控制

遭遇性压力源

–角色冲突

– 问题冲突

– 行为冲突

压力源：工作因素 2-遭遇性压力源

情境性压力

源

–令人不适的

工作环境

–快速的变革

压力源：工作因素 3- 情境性压力源

压力源：工作因素 4-预期性压力源

预期性压力源

–令人不快的预

期

–担忧

•要认识到绝大多数忧虑是我们想象出来的•明确地写出心中忧虑•找出事情的真相，忧虑自然消失；•了解事情最坏的状况，并立即开始设法改变•要清楚地认识到成功需要时间和过程；•把注意力集中在解决问题的方法与程序上•去做害怕的事情；•认识到一切都会过去

关于忧虑

讨论：有效的压力管理方式：你的经验

◆遇到工作压力时，你一般是如何

处理的？写出你遇到压力时最常

见的三种反应。它们的效果如何

？

应对压力的基本技巧

◆策略一：变革策略（ enactive

strategy） --消除或减弱压力源

◆策略二：主动策略（ proactive

strategy） --增强个人自身的弹性

◆策略三：反应策略（ reactive

strategy） --学习暂时性的应对方

法

策略一：变革策略 ---消除或减弱压力源

◆ 有效的时间管理

◆授权

◆合作、团队建设

◆ 情绪智商

◆冲突管理

◆ 工作再设计

◆ 变革管理

◆ 设置目标

◆ 小处着眼、步步为赢（ small wins）

策略二：主动策略 ---增强个人自身的弹性 生理弹性心血管的调适合理饮食

心理弹性– 平衡的生活方式– 坚强的个性

»高度内控»有力的个人承诺

» 热爱挑战– 步步为赢策略– 深度放松技巧

社会弹性

– 支持性的社会关系

– 良师益友

– 团队协作

策略三：反应策略 ---暂时性的应对方法

肌肉放松

深度呼吸

想象与幻想（望梅止渴）

排练 role play

重构 reconstruction

（想得通与想得开）

我们能为员工的心理解压做什麽

促进员工心理健康，提升人力资本价值

EAP 员工帮助计划介绍

◆ 员工帮助计划 ( Emp lo ye e As s is ta nc ePro g ra m , EAP)是由组织为员工设置的一套系统的、长期的福利与支持项目；通过专业人员对组织的诊断、建议，和对员工及其直属亲人提供的专业指导、培训和咨询，旨在帮助解决员工及其家庭成员的各种心理和行为问题，提高员工在组织中的工作绩效，以及改善组织气氛和管理。易普斯提供的员工帮助计划（ EAP）服务是历经发达国家多年实践证明了的解决职业心理健康的最好方案。截至1994年，世界财富 500强中，有 90％以上的企业建立了 EAP 项目。

EAP 收益◆ 节省招聘费用◆ 节省培训开支◆ 减少错误解聘◆ 减少赔偿费用◆ 降低缺勤（病假）率◆ 降低管理人员的负担◆ 提高组织的公众形象◆ 改善组织气氛◆ 提高员工士气◆ 增加留职率◆ 改进生产管理◆ 提高生产效率

降低工作压力 减少失业机会 消除不良嗜好 节省家庭开支 增进个人身心健康 促进家庭和睦 改善家庭与工作的关系

改善个人与社区的关系

对个人对个人

对公司

职业心理健康三级预防模式 ◆初级预防：消除诱发问题的来源。初级预防的目的是减少或消除任何导致职业心理健康问题的因素，并且更重要的是设法建立一个积极的，支持性的，和健康的工作环境。

◆二级预防：教育和培训。教育和培训旨在帮助员工了解职业心理健康的知识、帮助管理者掌握员工心理管理的技术。

◆三级预防：员工心理咨询。员工心理咨询是指由专业心理咨询人员向员工提供个别、隐私的心理辅导服务，以解决他们的各种心理和行为问题，使他们能够保持较好的心理状态来生活和工作。

EAP 服务内容

◆专业的员工职业心理健康问题评估

◆职业心理健康宣传◆工作环境设计◆员工和管理者培训◆多种形式的员工心理咨询

呵护心理健康：社会的共同责任

◆ 整体联动，营造有利于企业家身心健康的社会氛围–企业家心理咨询中心

◆ 政策护航，切实减轻企业家的心理负担◆ 摆正位置，在健康和事业之间寻求平衡◆ 营造港湾，处理好事业与家庭的关系◆ 从我做起，努力提高企业家自身的心理素质

–MQ：心理商数mental ？◆ 未雨绸缪，积极把心理学嫁接到企业管理上

– “ ”设立 企业总心理师 ，企业老总可以配备个人心理咨询师–掌握心理学在企业中的应用

如何改变旧的习惯

•写下想改变的习惯。•写下你的目标。•列出习惯带来的问题。•列出改变习惯的好处。•奖励自己。•坚持 21 天。•回顾新的习惯行为。

你自己对管理你的时间负责！

行动计划？行动计划？

We first make our habits,We first make our habits,then our habits make us.then our habits make us.先改变习惯，习惯改变行为！先改变习惯，习惯改变行为！