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Standard PREPARAZIONE DI PIANI DELLA QUALITÀ

PER ATTIVITÀ DI PROGETTO

Eni S.p.A. Divisione Exploration & Production

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0 V. pag. 1 20 Prima emissione




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INDICE 1. OBIETTIVO 5

2. CAMPO DI APPLICAZIONE 5

3. RIFERIMENTI ESTERNI 5

4. RIFERIMENTI INTERNI 5

5. ACRONIMI E SIGLE 6

6. DEFINIZIONI 6

7. PRINCIPI E PREMESSE 8

8. CONTENUTO DEI PIANI DELLA QUALITÀ 9

8.1 INTRODUZIONE 10 8.1.1 Scopo e Campo di Applicazione 10 8.1.2 Politica e Obiettivi di Progetto 10 8.1.3 Documenti Applicabili e di Riferimento 10 8.1.4 Acronimi, Simboli e Abbreviazioni 10 8.1.5 Termini e Definizioni 10

8.2 ORGANIZZAZIONE DI PROGETTO 11

8.3 RIESAMI DI PROGETTO 11

8.4 GESTIONE DELLE RISORSE 11 8.4.1 Risorse Umane 11 8.4.2 Infrastrutture 12 8.4.3 Ambiente di Lavoro 12

8.5 GESTIONE DELLE COMUNICAZIONI 12

8.6 PROGRAMMA DEI LAVORI 13

8.7 CONTROLLO DEI PROCESSI 13 8.7.1 Identificazione degli Elementi in Ingresso e in Uscita del Progetto 14 8.15.1 Gestione dei Rischi di Progetto 14 8.15.2 Validazione dei Processi 15 8.15.3 Matrice delle Attività / Strumenti Normativi / Input / Output 15 8.15.4 Piano di Controllo della Qualità 15 8.15.5 Gestione delle Modifiche 16

8.16 GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI 16

8.17 GESTIONE DEI PRODOTTI 16 8.17.1 Identificazione e Rintracciabilità 16




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8.17.2 Gestione della Documentazione e delle Registrazioni 17 8.17.3 Movimentazione, Immagazzinamento, Imballaggio e Conservazione dei

Materiali 17 8.17.4 Controllo dei Dispositivi di Monitoraggio e di Misurazione 17 8.17.5 Controllo dei Materiali del Committente 18

8.18 MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO 18 8.18.1 Monitoraggio e Misurazioni 18 8.18.2 Gestione dei Prodotti Non Conformi 19 8.18.3 Azioni Preventive, Correttive e di Miglioramento 19

9. RESPONSABILITÀ DI AGGIORNAMENTO 20

10. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE 20

11. DISTRIBUZIONE 20




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1. OBIETTIVO

Il presente documento descrive il contenuto tipico previsto per i Piani della Qualità da produrre, nell’ambito del Sistema di Gestione Integrato HSE di Eni Divisione Exploration & Production (Divisione E&P) [Rif.B1], al fine di assicurare che tutte le attività del progetto siano pianificate, eseguite e controllate in accordo, oltre che con la normativa di legge vigente, anche con gli standard internazionali per la Qualità.

Il Piano della Qualità contiene la descrizione delle modalità di pianificazione, esecuzione e controllo delle attività rilevanti di uno specifico progetto di Eni Divisione E&P, intendendo per “progetto” sia un progetto di sviluppo, sia un’iniziativa esplorativa, sia qualsivoglia altro progetto intrapreso da Unità della Divisione o ad esse commissionato. Esso costituisce uno strumento primario per l’assicurazione della qualità del prodotto o del servizio erogato.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente documento si applica a tutti i progetti della Divisione E&P per i quali è richiesta la preparazione di un Piano della Qualità.

Le discipline del SGI HSE interessate sono:

Salute Sicurezza Ambiente Incolumità Pubblica Qualità Radioprotezione

3. RIFERIMENTI ESTERNI

[Rif.A1] ISO 9000:2005 – Quality Management Systems: Fundamentals and Vocabulary

[Rif.A2] ISO 9001:2008 – Quality Management Systems: Requirements

[Rif.A3] ISO 10005:2005 – Quality Management : Guidelines for Quality Plans

4. RIFERIMENTI INTERNI

Il documento fa riferimento agli Strumenti Normativi e Descrittivi del Sistema di Gestione Integrato HSE ed in particolare a:

[Rif.B1] Eni Divisione E&P – Doc. N° 1.3.5.01 “Manuale del Sistema di Gestione della Qualità”




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[Rif.B2] Eni Divisione E&P - Doc. N° 1.3.1.04 “Gestione e controllo della Documentazione e delle Registrazioni HSE”

[Rif.B3] Eni Divisione E&P – Doc. N° 1.3.1.10 “Procedura per la Valutazione del Rischio”

[Rif.B4] Eni Divisione E&P – Doc. N° 1.3.1.14 “Gestione delle Non Conformità e Azioni Preventive/Correttive”

[Rif.B5] Eni Divisione E&P – Doc. N° 1.3.1.15 “Audit HSE”

5. ACRONIMI E SIGLE

Acronimi e sigle presenti nel documento sono riportate nella tabella sottostante:

DMS Development Management System

E&P Exploration & Production

EMS Exploration Management System

OMS Operation Management System

SGI Sistema di Gestione Integrato

6. DEFINIZIONI

Ai fini del presente documento si applicano le seguenti definizioni:

Cliente Persona o organizzazione per la quale viene eseguito il progetto. Corrisponde all’utilizzatore dei risultati del progetto.

Committente (Customer) La parte che dà inizio al progetto e che in qualsiasi forma eroga il corrispettivo per la progettazione e la realizzazione. Di regola definisce le specifiche tecniche e gestionali per il progetto. Il termine può comprendere agenti o consulenti autorizzati ad agire in nome e per conto del Committente. Nel presente documento esso comprende anche il “Cliente”.

Parte Interessata Committente, Portatore d’Interesse o Responsabile nell’Organizzazione di Progetto coinvolto in un aspetto o argomento specifico del progetto.

Piano della Qualità Documento che precisa le particolari modalità operative, le risorse e le sequenze delle attività relative alla qualità di un determinato prodotto, progetto o contratto [Rif.A3].




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Piano HSE Piano per la Salute, la Sicurezza, l’Ambiente, l’Incolumità Pubblica e la Radioprotezione.

Portatore d’Interesse

(Stakeholder) Persona o organizzazione che è attivamente coinvolta nel progetto o i cui interessi possono essere positivamente o negativamente influenzati durante l’esecuzione del progetto o a seguito del suo completamento. Può anche esercitare influenza sul progetto e sui suoi risultati. Nel presente documento esso riguarda anche il “Committente”.

Registrazione Documento che riporta i risultati ottenuti e/o fornisce evidenza di attivitàsvolte [Rif.B2].

Sistema di Gestione Integrato HSE

Sistema di Gestione Integrato per Salute, Sicurezza, Ambiente, Incolumità Pubblica, Qualità e Radioprotezione di Eni Divisione E&P.

Strumento Descrittivo

Documento che descrive uno o più processi aziendali [Rif.B2].

Strumento Documentale

Strumento Normativo o Descrittivo di uno o più processi aziendali [Rif.B2].

Strumento Normativo

Documento che definisce e/o regolamenta uno o più processi aziendali[Rif.B2].

Unità Document Owner

Unità della Divisione E&P incaricata della preparazione e aggiornamento del documento del SGI HSE.




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7. PRINCIPI E PREMESSE

I Piani della Qualità per le attività di progetto della Divisione E&P sono richiesti al fine di assicurare che i requisiti specifici del progetto, sui quali potrà essere valutata la qualità dei risultati conseguiti, siano adeguatamente identificati e gestiti, specie nella fase attuativa di quanto previsto nello scopo del lavoro.

Il Piano della Qualità definisce le modalità applicative del Sistema di Gestione Integrato HSE ad uno specifico progetto fornendo evidenza ai Portatori d’Interesse di come si intende operare al fine di soddisfare i requisiti di progetto. Nella pratica il Piano della Qualità, attraverso la descrizione delle modalità operative da applicare alle attività di progetto, definisce i collegamenti tra i requisiti del progetto e gli Strumenti Documentali del Sistema di Gestione Integrato HSE. A tal fine non si richiede, di regola, lo sviluppo di un apposito apparato di procedure o di istruzioni che si aggiungono e si sovrappongono a quelle già esistenti, tuttavia può essere evidenziata la necessità di approntare strumenti documentali addizionali di applicabilità generale o specifici per il progetto.

I principi base di pianificazione per la qualità sono:

• coerenza con la Politica per la Qualità della Divisione E&P e anche con quella eventualmente definita per il progetto;

• coerenza con il Sistema di Gestione Integrato HSE per gli aspetti della qualità;

• impiego di metodi dell’assicurazione e del controllo della qualità per il conseguimento degli obiettivi stabiliti nel rispetto dei vincoli esistenti;

• soddisfazione del committente e degli altri Portatori d’Interesse.

Il Piano della Qualità deve essere coordinato con altri piani che possono essere predisposti, in particolare con l’eventuale Piano HSE con il quale si abbina per la gestione dei requisiti di progetto nella loro completezza.

Il Piano della Qualità deve abbracciare e descrive con il necessario livello di dettaglio tutte le attività previste nel progetto. Nel caso di suddivisione in fasi, il maggiore dettaglio può essere riservato alla sola fase di riferimento, restando inteso che il documento verrà riemesso almeno per ciascuna delle fasi di progetto.

In occasione dei riesami periodici del Piano, si deve tener conto della necessità di assicurare la sua continuità, adeguatezza ed efficacia non solo in considerazione delle modifiche resesi necessarie ma anche nell’ottica di opportunità di miglioramento degli obiettivi per la qualità.

Il contenuto del Piano dovrebbe conformarsi a quanto specificato al Cap. 3 del presente documento e il livello di dettaglio può comunque essere diversificato in relazione allo scopo e alla fase del progetto.

I Piani della Qualità per le attività appaltate costituiscono parte integrante del Piano della Qualità del progetto e dovrebbero, quindi, essere preparati dagli appaltatori conformemente al Piano della Qualità del progetto.

Il presente documento è redatto alla luce di quanto previsto dallo Standard ISO 9001:2008 per i Sistemi di Gestione per la Qualità [Rif.A2] e fa riferimento ai documenti collegati contenenti indicazioni per la preparazione di Piani della Qualità [Rif.A3] e per la terminologia [Rif.A1].

Nella stesura del presente documento si utilizzano i seguenti termini convenzionali:

- “deve”/“devono” per esprimere una disposizione vincolante;

- “verbo al futuro” per esprimere una dichiarazione di proposito o di intenzione;

- “dovrebbe”/“dovrebbero” per esprimere una raccomandazione derogabile solo in presenza di una motivazione documentata;

- “può”/“possono” per indicare azioni ammesse.

Analoghe convenzioni devono essere utilizzate nella preparazione dei Piani della Qualità.




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8. CONTENUTO DEI PIANI DELLA QUALITÀ

Il tipico indice di un Piano della Qualità prevede i seguenti punti:

• Introduzione

- Scopo e campo di applicazione

- Politica e obiettivi di progetto

- Documenti applicabili (con gerarchia) e di riferimento

- Acronimi, simboli e abbreviazioni

- Glossario

• Organizzazione di progetto (con responsabilità e interfacce)

• Gestione delle risorse

- Risorse umane

- Infrastrutture

- Ambiente di lavoro

• Gestione delle comunicazioni

• Programma dei lavori (con diagramma a barre)

• Controllo dei processi (inclusa la progettazione)

- Identificazione degli elementi in ingresso e in uscita del progetto

- Gestione dei rischi di progetto

- Validazione dei processi

- Matrice delle attività / strumenti normativi / input / output

- Piano di controllo della qualità (inclusi riesami, verifiche e validazioni)

- Gestione delle modifiche

• Gestione degli approvvigionamenti

• Gestione dei prodotti

- Identificazione e rintracciabilità

- Gestione della documentazione e delle registrazioni

- Movimentazione, immagazzinamento, imballaggio e conservazione dei materiali (inclusi documenti e registrazioni)

• Misurazioni, analisi e miglioramento

- Monitoraggio e misurazioni (inclusa pianificazione degli audit)

- Gestione dei prodotti non-conformi.

Si riporta nel seguito la descrizione del contenuto di ciascuna voce dell’indice tipo.

La pianificazione, specie per quanto concerne il livello di estensione e di approfondimento delle attività, deve, in ogni caso, tener conto dell’importanza del progetto e della fase cui ci si riferisce.




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8.1 INTRODUZIONE

8.1.1 Scopo e Campo di Applicazione

Il Piano della Qualità deve chiaramente definire:

• la posizione del piano e la sua gerarchia rispetto ai documenti del progetto, ovvero:

o come esso si relaziona con altri documenti dei sistemi applicabili (EMS, DMS, OMS ecc.);

o quali documenti hanno priorità in caso di conflitto e come dirimere le eventuali discordanze.

• la descrizione del progetto, almeno in termini di:

o nome del progetto per cui è prodotto il Piano della Qualità

o organizzazioni interessate, inclusi fornitori e ditte appaltatrici

o sintesi dei dati essenziali del progetto

o attività previste nel progetto.

8.1.2 Politica e Obiettivi di Progetto

Il Piano della Qualità deve riportare la politica e gli obiettivi del progetto definiti dai vari Portatori d’Interesse; in assenza di indicazioni specifiche, si deve provvedere alla loro definizione almeno sulla base della Politica di Divisione E&P.

Per gli obiettivi saranno indicati i tempi assegnati per il loro conseguimento secondo un programma temporale collegato alle attività di progetto. Il programma deve essere aggiornato con le modifiche ed i cambiamenti previsti o sopraggiunti nelle attività, in conformità al piano di progetto, alle condizioni operative e ad ogni altra modifica al progetto.

8.1.3 Documenti Applicabili e di Riferimento

Il Piano della Qualità deve chiaramente definire i documenti che devono essere tenuti in considerazione (documenti applicabili), inclusa la normativa cogente (leggi, regolamenti, norme ecc.). I contenuti del Piano della Qualità devono comunque essere coordinati con gli altri documenti di pianificazione del progetto e conformi alla documentazione del Sistema di Gestione Integrato HSE.

8.1.4 Acronimi, Simboli e Abbreviazioni

In questa sezione devono essere chiaramente indicati i significati corrispondenti agli acronimi, ai simboli e alle altre abbreviazioni adottati nel testo.

8.1.5 Termini e Definizioni

Il Piano della Qualità deve chiaramente stabilire il significato di termini e definizioni, adottati nel testo, che potrebbero essere incompresi perché inusuali nel contesto specifico o fraintesi per i significati ad essi attribuiti nel medesimo contesto.




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8.2 ORGANIZZAZIONE DI PROGETTO

Il Piano della Qualità deve riportare l’organigramma di progetto con evidenziati i ruoli e le rispettive responsabilità. Devono essere indicati anche i nominativi delle persone-chiave.

Si riporteranno, in particolare, le responsabilità specifiche assegnate per assicurare che ciò che è stato pianificato sia effettivamente eseguito.

Le interfacce di progetto devono essere dichiarate nel Piano della Qualità al fine di stabilire la gestione delle comunicazioni con le parti coinvolte o comunque interessate al progetto.

8.3 RIESAMI DI PROGETTO

In momenti predefiniti dello sviluppo del progetto devono essere pianificate attività di riesame (Project Review Meeting) dedicate principalmente all’esame dello stato delle attività riferito agli obiettivi di progetto. Questi riesami dovranno considerare almeno i seguenti aspetti, se pertinenti:

o stato avanzamento nel raggiungimento degli obiettivi;

o esiti di eventuali assessment e audit eseguiti;

o necessità di assegnazione di nuove risorse per il raggiungimento degli obiettivi;

o informazioni di ritorno dal Committente o da altri Portatori d’Interesse;

o prestazioni dei processi (incluso il processo di approvvigionamento di beni e servizi) e conformità ai requisiti del progetto;

o stato delle Azioni Correttive e Preventive;

o azioni svolte a seguito di precedenti riesami;

o modifiche del progetto che potrebbero condizionarne i risultati;

o raccomandazioni per il miglioramento.

Il riesame deve produrre decisioni relativamente a:

• miglioramento dell’efficacia dei processi e dei risultati conseguiti;

• miglioramento del progetto in relazione ai requisiti prefissati;

• fabbisogni di risorse.

8.4 GESTIONE DELLE RISORSE

In questa sezione del documento si indicano le risorse necessarie e messe a disposizione per attuare, controllare e migliorare efficacemente le attività previste nel progetto. Le carenze o lacune nelle risorse disponibili devono essere adeguatamente evidenziate e deve essere riportata la pianificazione delle attività di acquisizione di beni, servizi e competenze mancanti.

8.4.1 Risorse Umane

Il Piano della Qualità deve identificare le risorse umane necessarie allo sviluppo del progetto. Le risorse allocate devono riflettere le esigenze in termini competenza, disponibilità e numero. Per la descrizione delle competenze si può far ricorso ad apposite schede di Job Description, già esistenti o appositamente redatte.

Dal confronto delle competenze richieste al personale del Team di Progetto con le caratteristiche del personale assegnato potrebbero evidenziarsi esigenze formative (istruzione, addestramento,




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esperienza) che, ai fini del raggiungimento degli obiettivi di progetto, il Piano della Qualità deve adeguatamente identificare. A tal fine occorrerà indicare le modalità di accertamento di competenza (certificazione di training, esercitazioni, interviste, controllo idoneità alla mansione, affiancamento ecc.).

Sulla base delle risultanze delle analisi di cui sopra, saranno definite le azioni da intraprendere per eliminare i “gap”, almeno per il personale che esegue attività rilevanti per i requisiti del progetto.

Le attività di addestramento devono risultare efficaci e le relative registrazioni, come pure quelle relative a sensibilizzazione e accertamento di competenza, devono essere conservate.

Tra le eventuali esigenze formative va considerata anche la consapevolezza da parte del personale circa la rilevanza e l’importanza delle proprie attività nonché del loro contributo al raggiungimento degli obiettivi di progetto.

Il Piano della Qualità richiamerà gli esistenti strumenti documentali del Sistema di Gestione Integrato di Divisione al fine di rendere consapevoli i membri del Team di Progetto riguardo a:

• l’importanza della conformità ai requisiti di progetto;

• le conseguenze effettive e potenziali derivanti dalla deviazione da quanto prescritto negli strumenti normativi indicati nel Piano;

• ruoli e responsabilità dei membri del Team di Progetto e degli appaltatori nel raggiungimento della conformità ai requisiti di progetto.

8.4.2 Infrastrutture

Il Piano della Qualità deve identificare le risorse tecnologiche e le infrastrutture necessarie con particolare riferimento a:

• costruzioni, alloggi, spazi di lavoro (incluse aree destinate a deposito/smaltimento) ed attrezzature;

• risorse software e hardware;

• supporto e servizi logistici (trasporti, comunicazioni, presidi sanitari ecc.) con speciale attenzione ad attività che si svolgono in aree remote o in condizioni ambientali particolari.

In particolare si devono individuare i dispositivi di monitoraggio e di misurazione necessari a fornire evidenza della conformità dei prodotti ai requisiti per essi definiti.

8.4.3 Ambiente di Lavoro

Le necessità relative agli ambienti di lavoro devono essere analizzate al fine di assicurare il raggiungimento della conformità ai requisiti del progetto, sempre soddisfacendo i requisiti ineludibili di Salute e Sicurezza.

8.5 GESTIONE DELLE COMUNICAZIONI

Le linee di comunicazione all’interno e all’esterno del Team di Progetto devono essere dichiarate nel Piano della Qualità o in esso richiamate, al fine di stabilire come le informazioni vengono raccolte e distribuite a tutte le parti interessate.

In tal senso, il Piano della Qualità, con riferimento non esclusivo agli strumenti documentali del Sistema di Gestione Integrato HSE della Divisione, dovrà contenere indicazioni per:

• assicurare la comunicazione interna tra i membri del Team ed altre competenze funzionali e tecniche,




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• ricevere, registrare e rispondere a comunicazioni di rilievo con tutti i Portatori d’Interesse

(Committente, Partner, Autorità, Media ecc.),

• gestire la comunicazione relativa a contratti e ordini di lavoro,

• riportare all’Organizzazione di progetto e alle altre parti interessate lo status degli obiettivi e i traguardi del progetto.

Relativamente all’ultimo punto devono essere definite le modalità di comunicazione con le parti interessate prevedendo l’emissione di periodici rapporti sullo stato di avanzamento dei lavori che evidenziano, quindi, lo stato del progetto, il suo avanzamento, i costi e le aree critiche.

8.6 PROGRAMMA DEI LAVORI

In questa sezione del Piano della Qualità devono essere identificate le fasi e/o le attività in cui il progetto viene suddiviso (ad es. mediante bar-charts o GANNT) specificandone la sequenza ed interazione. La definizione deve essere di sufficiente dettaglio almeno per la fase di riferimento del Piano, ovvero, devono essere indicati come minimo:

• titolo;

• responsabilità;

• scopo;

• input (dati, leggi, documenti, ecc);

• output (requisiti, documenti prodotti, ecc).

Le informazioni contenute nella pianificazione delle attività andranno aggiornate, secondo opportunità, con il progredire delle attività stesse.

8.7 CONTROLLO DEI PROCESSI

Il Piano della Qualità deve definire le condizioni di controllo delle attività inerenti la produzione e l’erogazione di servizi. A tal proposito devono essere specificati:

• i criteri e metodi per assicurare l’efficace funzionamento ed il controllo dei processi (es. verifiche, ispezioni, monitoraggi, audit ecc.),

• la disponibilità di risorse e informazioni necessarie al funzionamento e al monitoraggio di tali processi,

• le modalità di controllo su quei processi, affidati all’esterno, che possono influenzare la qualità dei risultati del progetto.

Le condizioni di controllo delle attività devono includere, in generale e in quanto applicabili:

- la disponibilità di informazioni che descrivano le caratteristiche dei prodotti del progetto,

- la disponibilità di manuali operativi e istruzioni di lavoro, dove necessario,

- l’attuazione di attività di monitoraggio e di misurazione

- l’utilizzazione di apparecchiature idonee, anche per l’esecuzione di monitoraggi e misurazioni,

- l’attuazione di attività per il rilascio e la consegna dei prodotti e per l’eventuale successiva assistenza.

In relazione all’ultimo punto il Piano della Qualità deve descrivere le attività di valutazione degli elementi in uscita dal progetto. Tali attività devono portare ad accertare che i dati in uscita (in qualsiasi forma si presentino):




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- soddisfano i requisiti di ingresso,

- incontrano le aspettative del Committente e degli altri Portatori d’Interesse,

- forniscono le caratteristiche essenziali per la loro utilizzazione.

8.7.1 Identificazione degli Elementi in Ingresso e in Uscita del Progetto

La pianificazione di progetto deve prevedere l’attività di identificazione e analisi dei requisiti provenienti, oltre che dal Committente e da altri Portatori d’Interesse, anche da legislazione, standard e norme nazionali e internazionali. Sono da considerare requisiti anche tutte quelle caratteristiche tecniche del prodotto che lo rendono atto all’uso previsto pur in assenza di apposita specificazione.

Per progetti suddivisi in fasi si deve pianificare e programmare anche l’attività di identificazione degli elementi in ingresso alle singole fasi in relazione ai requisiti del progetto. Tra questi elementi rientrano:

8.8 i requisiti funzionali e prestazionali,

8.9 i requisiti cogenti applicabili,

8.10 le informazioni derivanti da attività similari, ove disponibili e applicabili,

8.11 altri requisiti essenziali.

Di regola gli elementi in ingresso dovrebbero essere definiti fino al livello di singola attività di progetto.

Gli elementi in ingresso devono essere completi e chiaramente identificati, riesaminati per verificarne l’adeguatezza e, infine, documentati.

Tra questi requisiti vanno inclusi quelli relativi ai deliverable di cui si deve consentire la verifica a fronte dei requisiti di input e l’approvazione prima del rilascio. I deliverable devono, a seconda dei casi:

8.12 soddisfare i requisiti in input,

8.13 fornire adeguate informazioni per l’approvvigionamento, la produzione e per l’erogazione di servizi,

8.14 contenere i criteri per la loro accettazione,

8.15 evidenziare le caratteristiche essenziali per una loro corretta e sicura utilizzazione.

Il Piano della Qualità deve inoltre indicare come queste informazioni sono mantenute aggiornate e descrivere come le principali informazioni sui requisiti sono comunicate ai membri del Team di Progetto e alle altre Parti Interessate.

La definizione dei requisiti deve sostanziarsi almeno in elenchi di documentazione in ingresso e in uscita.

8.15.1 Gestione dei Rischi di Progetto

Si deve pianificare l’identificazione delle attività critiche per la qualità dei prodotti del progetto attraverso una valutazione dei rischi e la definizione di metodi e strumenti che ne permettano un efficace controllo.

a) Valutazione dei rischi

La valutazione dei rischi deve basarsi su un ampio approccio ai rischi associabili alle attività previste dal progetto. I criteri per la valutazione devono essere in accordo con la specifica procedura del Sistema di Gestione Integrato HSE di Divisione E&P [Rif.B3].

I metodi di identificazione devono essere scelti tra i seguenti:




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• codici e standard basati su esperienza internazionale integrati dall’esperienza ricavata in

precedenti progetti;

• tecniche di riesame strutturato.

b) Misure di mitigazione e controllo dei rischi

Il Piano della Qualità deve indicare, se necessario ricorrendo a specifiche procedure/istruzioni ad hoc, aree di possibile intervento al fine di eliminare, mitigare o mantenere sotto stretto controllo tutti i rischi evidenziati.

c) Compilazione e aggiornamento del Registro dei Rischi

Il Piano della Qualità deve fare specifico riferimento ad un Registro dei Rischi di Progetto, che riporti le informazioni derivanti dai punti precedenti, identificando precise responsabilità nell’attuazione del piano d’azione relativo e i tempi necessari a portarlo a termine.

Il Piano deve altresì indicare le responsabilità nella gestione del Registro dei Rischi, ivi incluse le necessità di comunicazione in merito ai rischi alle funzioni appropriate.

8.15.2 Validazione dei Processi

Tutti i processi il cui risultato finale non possa essere verificato da successive attività di monitoraggio o di misurazione devono essere definiti critici e per essi occorre pianificare attività di validazione qualora non risultassero già validati per l’uso previsto nel progetto.

La validazione deve dimostrare la capacità di questi processi di conseguire i risultati pianificati. Per questi processi devono essere date, ove applicabili, disposizioni in merito a:

- criteri per il riesame e l’approvazione dei processi,

- approvazione di apparecchiature e qualificazione del personale,

- uso di metodi e procedure definite,

- requisiti per le registrazioni,

- rivalidazione.

8.15.3 Matrice delle Attività / Strumenti Normativi / Input / Output

In questa sezione devono essere presentati, in forma tabellare, gli strumenti normativi da impiegare, la documentazione di input e quella di output relativamente alle singole attività di controllo pianificate.

Di regola le attività da considerare sono quelle descritte nella presente sezione e nelle seguenti.

8.15.4 Piano di Controllo della Qualità

Il Piano della Qualità deve indicare i momenti in cui andranno eseguiti i riesami, le verifiche e le validazioni delle attività inerenti la realizzazione e il rilascio dei prodotti.

I riesami vanno pianificati in fasi opportune al fine di valutare la capacità dei risultati di soddisfare i requisiti e di individuare i problemi proponendo gli interventi necessari.

Le verifiche vanno pianificate in modo da assicurare che gli elementi in uscita dalle attività di progetto siano compatibili con i requisiti in ingresso. Tra queste verifiche rientrano quelle all’accettazione e al rilascio.

Le validazioni vanno pianificate in modo da poter assicurare che il prodotto risultante dal progetto sia in grado di soddisfare i requisiti per applicazioni specifiche. Dove applicabile le validazioni devono




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essere completate prima della consegna o dell’utilizzazione del prodotto.

Le registrazioni dei risultati dei riesami, delle verifiche e delle validazioni, come pure le registrazioni delle eventuali azioni ad esse collegate, devono essere conservate.

Le autorizzazioni al rilascio dei prodotti devono essere adeguatamente registrate.

8.15.5 Gestione delle Modifiche

Il Piano della Qualità deve indicare le modalità per la gestione delle modifiche in modo tale da essere conforme a quanto previsto da strumenti documentali del Sistema di Gestione Integrato di Divisione E&P e, comunque, nel rispetto dei requisiti contrattuali.

In particolare, sia nelle fasi di progettazione sia in quelle realizzative, le modifiche devono essere identificate, riesaminate, verificate, validate (se opportuno) e approvate prima della loro attuazione.

Dopo l’emissione finale dei P&ID o dei disegni costruttivi, ogni possibile modifica deve essere attentamente valutata per definirne gli impatti sul progetto.

Il riesame delle modifiche deve comprendere la valutazione degli effetti che tali modifiche hanno sulle parti componenti e sui prodotti già consegnati.

Le registrazioni relative alle modifiche e alle azioni collegate devono essere conservate.

8.16 GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI

Con riguardo agli approvvigionamenti di prodotti e servizi, il Piano della Qualità deve specificare quanto segue, anche mediante richiami ad appositi strumenti documentali predisposti ad hoc:

• i metodi da adottare per valutare, selezionare e tenere sotto controllo gli appaltatori e i sub-appaltatori

• le modalità di verifica dei prodotti approvvigionati

• Specifiche Gestionali adottate per soddisfare gli obiettivi di progetto

• Specifiche Tecniche adottate per soddisfare gli obiettivi di progetto.

Le Specifiche Gestionali devono prevedere la redazione da parte degli appaltatori dei Piani della Qualità per le attività di loro competenza. Questi Piani devono essere predisposti in conformità a quanto indicato in questo stesso documento.

8.17 GESTIONE DEI PRODOTTI

8.17.1 Identificazione e Rintracciabilità

Il Piano della Qualità deve riportare le eventuali esigenze di identificazione dei prodotti del progetto, anche in relazione al loro stato di avanzamento, quando sussistono requisiti di monitoraggio e misurazione.

Devono essere pianificate, ove appropriato, le attività di identificazione dei prodotti e, quando è richiesta anche la rintracciabilità, le attività di tenuta sotto controllo e registrazione degli identificativi per i quali deve essere assicurata l’univocità.

Per il caso specifico di prodotti documentali si veda il punto seguente.




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8.17.2 Gestione della Documentazione e delle Registrazioni

Il Piano della Qualità deve riportare le modalità di gestione della documentazione di progetto. Occorre prevedere che tutti i documenti di progetto, siano essi elementi in ingresso o in uscita del progetto o di singole attività, debbano essere adeguatamente tenuti sotto controllo.

A tal fine, anche in caso di gestione informatizzata:

• i documenti devono essere univocamente identificati;

• i documenti devono essere approvati per adeguatezza prima della loro emissione;

• i documenti vanno riesaminati, aggiornati (ove necessario) e quindi riapprovati;

• le revisioni valide dei documenti e le modifiche in essi introdotte devono essere adeguatamente identificate ed evidenziate;

• la versione valida dei documenti applicabili deve essere disponibile nel luogo del suo utilizzo;

• i documenti devono restare leggibili e facilmente identificabili

• l’uso involontario di documenti obsoleti deve essere prevenuto e si adotterà un’apposita identificazione qualora siano da conservare per qualsiasi scopo.

Le registrazioni vanno gestite come tutto il resto della documentazione con particolare attenzione alla modalità di archiviazione poiché devono rimanere leggibili, facilmente identificabili e reperibili per tutto il tempo stabilito per la loro conservazione.

Il Piano della Qualità, anche facendo riferimento a Strumenti Documentali ad hoc, deve inoltre specificare le modalità di gestione delle registrazioni, in particolare per quanto riguarda:

o l’identificazione,

o l’archiviazione,

o la protezione,

o la reperibilità,

o il tempo di conservazione,

o l’eliminazione.

8.17.3 Movimentazione, Immagazzinamento, Imballaggio e Conservazione dei Materiali

Nel Piano della Qualità vanno pianificate le attività necessarie per mantenere inalterata la conformità dei prodotti durante le lavorazioni interne e fino alla consegna a destinazione.

La conservazione deve comprendere l’identificazione, la movimentazione, l’imballaggio, l’immagazzinamento e la protezione sia dell’assieme che delle sue parti componenti.

Per quanto riguarda la documentazione valgono le disposizioni previste al punto precedente.

8.17.4 Controllo dei Dispositivi di Monitoraggio e di Misurazione

Nel Piano della Qualità occorre specificare le modalità di gestione dei dispositivi di monitoraggio e di misurazione al fine di assicurare la validità dei risultati ottenuti. Le registrazioni dei risultati delle tarature e delle verifiche devono essere conservate.




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8.17.5 Controllo dei Materiali del Committente

Qualora nel corso del progetto occorresse gestire materiale di proprietà di del Committente (anche di tipo intellettuale), nel Piano della Qualità si procede alla pianificazione delle attività di controllo e utilizzazione. Questo materiale deve essere adeguatamente identificato, verificato, protetto e salvaguardato. Nel caso in cui il materiale in argomento sia perso, danneggiato o riscontrato inadeguato all’utilizzazione, si deve prevedere la comunicazione della situazione al proprietario conservando tutte le registrazioni pertinenti.

8.18 MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO

8.18.1 Monitoraggio e Misurazioni

a) Soddisfazione del Committente e degli altri Portatori d’Interesse

Il Piano della Qualità deve anche indicare le modalità per la raccolta dei rilievi di soddisfazione e/o di reclamo del Committente o di altri Portatori d’Interesse definendo i criteri da utilizzare per il trattamento degli stessi.

b) Audit

Nel Piano della Qualità devono essere pianificati gli audit di progetto che possono essere:

• Audit interni eseguiti da personale qualificato non operante nel progetto

• Audit sugli appaltatori e sui sub-appaltatori eseguiti da membri del Team di Progetto o da personale indipendente

• Audit contrattuali eseguiti da terze parti o da enti di certificazione sul Team di Progetto, su appaltatori e su sub-appaltatori.

L’audit ha i seguenti obiettivi:

- Verificare la conformità del progetto ai richiesti fissati

- Verificare l’attuazione del Piano della Qualità ed il suo aggiornamento.

Il Piano della Qualità, nella pianificazione degli audit, deve tenere in considerazione i seguenti punti:

• campo d’applicazione dell’audit,

• frequenze e metodologie,

• responsabilità nella conduzione degli audit e reporting dei risultati,

• impatto delle attività sottoposte ad audit sui requisiti di progetto,

• risultati di precedenti audit.

Le registrazioni relative agli audit e alle azioni conseguenti devono essere conservate.

Per la conduzione degli audit si deve fare riferimento all’apposita procedura del Sistema di Gestione Integrato HSE della Divisione E&P [Rif.B5].

c) Monitoraggio e misurazione dei processi

Al fine di valutare l’efficacia nel raggiungimento degli obiettivi stabiliti, il Piano della Qualità deve comprendere anche la pianificazione e l’attuazione delle attività di monitoraggio e misurazione dei processi principalmente attraverso il controllo di rispondenza dei risultati ai requisiti. I risultati di tali attività devono essere adeguatamente documentate.




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8.18.2 Gestione dei Prodotti Non Conformi

Il Piano della Qualità, anche con riferimento agli strumenti documentali del Sistema di Gestione Integrato HSE, deve definire come identificare e tenere sotto controllo i prodotti non conformi ai relativi requisiti per evitare la loro involontaria utilizzazione o consegna.

Le registrazioni sulla natura delle non conformità e sulle azioni susseguenti intraprese, incluse le concessioni ottenute, devono essere conservate. Per la gestione delle azioni di trattamento e delle eventuali azioni preventive/correttive collegate si deve fare riferimento all’apposita procedura del Sistema di Gestione Integrato HSE della Divisione E&P [Rif.B4].

Nel caso di non conformità rilevate dopo la consegna o dopo l’inizio dell’utilizzazione del prodotto, il Piano della Qualità deve definire quali azioni adottare al fine di evitare e/o minimizzare gli effetti negativi di tali non conformità. Deve essere prevista anche la possibilità di intraprendere azioni correttive sui processi al fine di evitare il ripetersi dei problemi evidenziati.

8.18.3 Azioni Preventive, Correttive e di Miglioramento

Nel Piano della Qualità devono essere definite le modalità di intervento per migliorare i processi in base ai risultati delle attività di monitoraggio e misurazione, comprese quelle derivanti dal rilevamento di prodotti non conformi.

Queste attività rientrano tra le azioni correttive, preventive o di miglioramento che devono essere gestite secondo l’apposita procedura del Sistema di Gestione Integrato HSE della Divisione E&P [Rif.B4].




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9. RESPONSABILITÀ DI AGGIORNAMENTO

L’Unità Document Owner, responsabile dell’aggiornamento del presente documento, è QUAL.

Le responsabilità per la verifica, l’approvazione e l’emissione del presente documento sono definite nel Documento SGI HSE “Gestione e controllo della documentazione e delle registrazioni HSE” [Rif.B2].

10. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

Le responsabilità per l’archiviazione e la conservazione del presente documento sono definite nella Procedura “Gestione e controllo della documentazione e delle registrazioni HSE” [Rif.B2].

11. DISTRIBUZIONE

Per Applicazione:

ALLE UNITÀ DI SEDE DELLA DIVISIONE

Per Informazione:

ALLE UNITA’ DICS E DIME

ALLE CONSOCIATE E LORO FILIALI

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