Стандарты и практики в системе закупок ООН

Ukrainian Procurement Forum IIПРООН

Киев, Ноябрь 2013

2

Правила эффективной работы команды

Мы обсуждаем и мы пониманием

Мы планируем и мы добиваемся

результата в сроки

Мы оцениваем риски и мы достигаем цели

3

Цель

Обмен опытом и практиками управления закупками в международных организациях

Обзор цикла, основных принципов и стандартов закупок в системе Организации Объединенных

Наций

4

Программа Развития ООН • Глобальное агентство ООН, представлено в

177 странах мира, В Украине с 18 июня 1993 года

• Крупнейший закупщиков среди агентств системы ООН

• Около 3 биллионов долларов США в год, около 3 500 категорий товаров и услуг, что составляет около 47% годовых расходов организации

Кто мы такие?

5

5

Что мы закупаем

Услуги

Работы

Товары

Инструменты:• Годовой план закупок, план отдела

закупок• Процедуры и бизнес процессы• Mеждународные стандарты

бухгалтерского учета в государственном и общественном секторе (ИПСАС)

• Система планирование ресурсов предприятия АТЛАС;

• Share Point и и-системы

6

Требования к квалификации баеров

UNDP Level 1 and UNDP/CIPS Level 2

7

7

Написание спецификации

Оценка предложений

Процесс и правила закупок

Подготовка тендерной

документации

Поиск и принятие предложений/заявок

Присуждение контракта

Администрирование контракта

Выбор метода закупки

Планирование и стратегия

Переговоры и подписание контракта

Наилучшее

качество за

наименьшую цену

Честность, прозрачнос

ть законность

Эффективная

международная

конкуренция

Интерес Организац

ииОценка процесса закупки

8

Важность процесса планирования

1. Подтверждает запрос2. Определяет цели, график и

индикаторы результативности3. Определяет потенциальные риски4. Оптимизирует использование

ресурсов5. Определяет правильный метод

закупки6. Определяет подходящие критерии

оценки7. Обеспечивает лучший уровень сервиса

для клиентов

9

Управление рисками и планирование

Закупки – дело рискованное!

Как оценить риски и возможности?

Факторы рисков

10

Матрица стратегии закупок

11

Стратегические цели закупщиков

Supply risk reduction

Supplier relationship

management

Transaction cost reduction

Quantity discounts

12

Этап 2: Спецификация

13

Закупка услуг. В чем особенность?

• Услуги сложнее оценивать, чем товары, нет объективных стандартов.

• Поставщики услуг часто отказываются предоставлять индикаторы качества и оценки производительности

• Среднее и низкое качество предоставления услуг сложно оценить

• Товары можно вернуть, услуги - нет• Низкое качество услуг может продолжительное время

быть нераспознанным и привести к более масштабным проблемам

Репутация, рекомендации и опыт поставщика имеют большое значение и должны учитываться на этапе

составления Круга Задач!

14

Стандартные методы закупок

15

Типы конкурентных торгов

• Открытые международные торги o К участию приглашаются как национальные, так и

международные организацииo Обязательно для закупок от 100,000.00 долл. США o Минимальны срок объявления - 2 недели

• Закрытые международные торгиo Результат процесса предварительного квалификационного

отбора поставщика на основе четких критериев и требований

o Все потенциальные участники предварительного отбора приглашаются к участию в тендере

• Торги внутри страныo Может применяться для закупок стоимостью до 100,000.00

долл. США o Обоснование ограничения конкуренции должно быть

обосновано o Любая международная организация, заинтересованная в

участии должна иметь право и доступ к подаче заявок

16

Методы оценки

1. Evaluation of RFQ/ITB

– Technical evaluation usually based on pass/fail criteria– Criteria for awarding the contract

• Lowest price technically qualified and responsive offer

2. Evaluation of RFP– Price and quality through scoring – Criteria for awarding the contract

• (a) lowest price technically compliant (point system with a minimum threshold);

or• (b) the highest overall cumulative financial and technical score

17

Этапы процесса оценки предложений

1. Establishment of an evaluation team2. Receipt of opening report 3. Preliminary examination of offers (admin

requirements)4. Evaluate technical offer (technical requirements)5. Evaluate financial bid (financial requirements)6. Clarification from bidders (if required)7. Preparation and Submission of Evaluation report

(to Procurement Review Committees where required)

8. Negotiation (if applicable)9. Background checks (if required)

18

Оценка предложений. Этап 1

Step 1: Evaluating formal requirements• Offer meet required Offer Validity • Does the Bidder accept General Terms and Conditions?• Is offer properly signed?• Is Country of origin provided, if required?• Warranty information about coverage and procedures provided?• Is the Bid submitted in a language required?• Has the bidder submitted samples, if required?

# Description of goods and their technical specifications, as per ITB document

Preliminary Examination and responsiveness of the quotation received from:

ROMA LTD.

FOLGAT FTC

BMS CONSULTING LTD

INKOM JSC LDS

EPOS LTD IT STAR

MASTER SYSTEM

S SRL

OGIS SNC

SPD OSINSKY

Y

ULYS SYSTEM

S

PROMIN COMPUT

ER CENTER

LTD.

DAKO ENGINEE

RING

EQUITRADE

CORP

1 Company profile, min 2 years of experience YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES

2 Currency of the offer UAH UAH UAH UAH UAH UAH USD USD EURO UAH USD UAH UAH USD

3 Price Schedule YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES

4 Warranty (min. 12 months) YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES

5 Delivery (max 6 weeks) YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES

6 Payment term (upon delivery) YES YES YES YES YES YES YES YES YES100%

advance YES YES YES YES

Overall Bid responsiveness YES YES YES YES YES YES YES YES YES NO YES YES YES YES

19

Оценка предложений. Этап 2

Step 2: Establish technical compliance1. Primarily the client’s responsibility2. Examples of matters that might be considered:

– Conformity to the specifications– Product and service quality (conform to standards)– Availability/delivery/completion time and terms– After-sales services– Spare parts/technical support available– Training requirements– Safety features and environmental impact

Description of goods and their technical specifications, as per RFQ document

Technical compliance review of the quotation received from:

ROMA LTD.

BMS CONSULTI

NG LTD

INKOM JSC

LDS EPOS LTD IT STARMASTER

SYSTEMS SRL

OGIS SNCULYS

SYSTEMS

DAKO ENGINEE

RING

EQUITRADE CORP

FOLGAT FTC

PROMIN

Notebook

CPU 2.4 Ghz, 3MB L2 Cache, dual core, 1066MHz FSBMemory 4 GB, 1 dimm, 1 free port necessaryHDD 320GBPorts 4 free USB port, HDMI or DVILAN GB LAN, internal 802.11g compatibleBT Bluetooth module, internalScreen WXGA+, 1440*900, 15.4-16 inch, LED backlightOptical DVD+,-RW, 8XKeyboard RUS internal keyboardPeriferals Mouse, 2 buttons, 1 scroll, optical with cable connectionBattery Min. 2.5 hrs working timeMisc. on-board pre-OS diagnostic systemMisc. Notebook bag, nylon, 2 separated storing compartment: 1 for notebook, 1 for documents plus extra smaller pocket on the front for chargers, etc., zip fastenersMisc. Extra charger, portable optionOS Windows 7 RUS, 64 bit, ProfessionalFurther requirements and notes All devices are matching to the Ukrainian electricity voltage, frequency and electric socket standards.

NO NO NO NO NO YES YES YES YES N/A NO NO NO

20

Оценка предложений. Этап 3

Step 3: Financial evaluation1. Primarily the buyer’s responsibility2. Examples of matters that might be considered:

– Cost and price factors– Total cost of ownership

– The lowest priced technically compliant bid identified

Description of goods

Q-ty

Financial Evaluation of the quotations received from:

ROMA LTD.BMS

CONSULTING LTD

INKOM JSC

LDS EPOS LTD IT STARMASTER

SYSTEMS SRL

OGIS SNCULYS

SYSTEMS

DAKO ENGINEERI

NG

EQUITRADE

CORP*

FOLGAT FTC

PROMIN

Lot # 1  Unit Price

Total Amoun

t

Unit Price

Total Amoun

t

Unit Price

Total Amou

nt

Unit Price

Total Amou

nt

Unit Price

Total Amou

nt

Unit Price

Total Amou

nt

Unit Price

Total Amount

Unit Price

Total Amoun

t

Unit Price

Total Amount

Unit Price

Total Amoun

t

Unit Price

Total Amount

Unit Price

Total Amou

nt

Unit Price

Total Amou

nt

Line item # 1

Desktops computers

685

411,88

368 007,84

6 004,80

408 326,40

5 007,89

340 536,5

2   

5 518,00

375 224,00

765,00

52 020,00

1 417,00

96 356,00

   848,40

57 691,20

5 634,12

383 120,16

   5

295,54

360 096,7

2

6 039,73

410 701,6

4

Less VAT (if applicable)

   -61

334,64 

-68 054,40

 -56

756,09

     -62

537,33 

-8 670,00

         -9

615,20

 -63

853,36     

-60 016,1

2 

-68 450,2

7

Sub total for Lot # 1 without VAT

   306

673,20 

340 272,00

 283

780,43

     312

686,67 

43 350,00

 96

356,00

     48

076,00

 319

266,80     

300 080,6

0 

342 251,3

7Currency quoted     UAH   UAH   UAH       UAH   USD   USD       USD   UAH       UAH   UAH

USD equivalent    38

819,39 

43 072,41

 35

921,57

     39

580,59 

43 350,00

 96

356,00

     48

076,00

 40

413,52     

37 984,8

9 

43 322,9

6Bid ranking for Lot # 1

  3 6 1   4 8 10   9 5   2 7

21

Оценка предложений. Этап 4

Step 4: Qualification requirementsThe following should be considered in a background check:

• Legal and regulatory requirements

• Technical and regulatory requirements

• Financial capability

• Disputes, claims and/or contentions with the org. or other UN

agencies

–

Value USD > 100.000 Value USD > 100.000 and/or technically complex

products

At least 3 references for past contracts shall be obtained and checked

Obtain references from credit rating and reporting agencies on production facilities, financial and management status

22

Особенности оценки услуг

What special conditions are involved in

evaluating offers for services?

• Complex evaluation based on a weighted scoring method

• Evaluation subject to a high degree of subjectivity

• Requires tailor-made evaluation criteria and weightings

23

Evaluating: Example/Case Study

In this example the RFP: Weighted scoring

A Business Unit receives 7 proposals in response to a tender for the procurement of printing services. The evaluation team prepares the following evaluation matrix employing the lowest price methodology. Who should be awarded the contract? (select the best answer)

Offeror 1 Offeror 2 Offeror 3 Offeror 6

24

Evaluating: Example/Case Study

In this example the RFP: Weighted scoring

A Business Unit receives 7 proposals in response to a tender for the procurement of security services. The evaluation team prepares the following evaluation matrix employing the cumulative scoring methodology. Who should be awarded the contract? (select the best answer)

Offeror 1 Offeror 3 Offeror 5 Offeror 7

25

Присуждение контракта и переговоры

26

Торги после оценки предложений

• Negotiations are most useful and can be very effective in

situations of direct contracting without competition and ICs as a way of ensuring best value for money.

• While negotiation of prices is recommended for Individual Cosultants cases, it is strictly prohibited in the selection of the supplier (RFQ /RFP/ ITB).

• Negotiations may be carried out with the selected supplier regarding payment terms, supplementary terms and conditions, delivery, and other characteristics of the offer vis-à-vis the requirement of UNDP.

• • Procurement Unit should always be involved into the

negotiation process and take a leading role!

27

Брифинг участников торгов

Это важно!!!

Какую информацию можно давать?

• Имя победителя• Стоимость контракта • Причины поражения

28

Администрирование контракта

• Качество• Цена• График• Результаты работы• Изменения• Конфликты• Субконтракты• Выполнение условий

29

Этика: Практики работы с поставщиками

Decline to meet with prospective bidders one-on-one

Suppliers should not be invited to UN staff offices but to a meeting room

1

3

4

Business should be conducted during normal working hours

Meetings should have an agenda and minutes

5

Visits/meetings with suppliers should be with minimum of two UN staff present

2

30

Политика «Zero Tolerance» к подаркам

• Gifts from suppliers must not be accepted regardless of the value

• Gifts must be returned and supplier informed that UN staff are not allowed to accept gifts

• Offers of hospitality (e.g. drinks, lunches and dinners) must be declined

• Invitations of a social kind - sporting/cultural events, holidays etc. must always be refused

31

Цикл P2P согласно стандартам ИПСАС

32

БЛАГОДАРЮ!

ВОПРОСЫ?

-