Новое в законодательно- нормативной базе в области управления документами и информацией
Технологии Microsoft для работы с документами и...
description
Transcript of Технологии Microsoft для работы с документами и...
![Page 1: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/1.jpg)
Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-
процессами
![Page 2: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Содержание
• Проблема: запутанная предметная область• Платформа Microsoft• Технологии Microsoft и ее партнеров для
– Делопроизводства– Для управления содержанием– Для управления бизнес-процессами
• Видение Microsoft: – Управление содержанием в Office 12– Новые технологии для управления бизнес-
процессами
![Page 3: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Проблема: запутанная терминология в предметной области
ДокументооборотДелопроизводство
Управление записями (RM)
Управление документами (DM)
Управление бизнес-процессами (BPM)
Управление жизненным циклом документов (DLCM)
Управление электронным содержанием (ECM)
WorkflowСЭД
DocFlow EDMS
Электронный архив
EAI
![Page 4: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Российское делопроизводство
1. Документирование
2. Работа с документами– Движение (документооборот)– Учет (регистрация)– Оперативное хранение– Поиск– Ограничение использования
3. Систематизация архивного хранения
• В Office 12 Microsoft предлагает похожую парадигму:– Управление жизненным циклом документов (DLM)
• Создание• Использование• Хранение
![Page 5: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Проблемы
• Российское делопроизводство как метод было создано в 19 веке в условиях иерархической системы управления государством и плохих коммуникаций .
• Охватывает, в основном ОРД и управление кадрами
• Управление современным предприятием обеспечивается не только документо-ориентированными бизнес-процессами.
![Page 6: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Определения
• Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства.
• Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.– Документирование представляет собой создание документов, т. е. их
составление, оформление, согласование и изготовление.– Организация работы с документами - обеспечение движения, учета,
поиска, оперативного хранения и использования документов.• Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
– Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.
• Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Источник: Особенности национального делопроизводства, Михаил Козлов, 1997http://www.devbusiness.ru/startup/docman/national_dm.htm
![Page 7: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Западный подход: управление электронным содержанием (ECM)
• Управление документами (DM)• Web Content Management (WCM)• Records Management (RM)• Document Imaging (DI)• Digital Asset Management (DAM)• Workflow
Source: Forrester, 2005
![Page 8: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Управление бизнес-процессами
• Управление бизнес-процессами (BPM) = Workflow
• Процесс (бизнес-процесс)– Связанный набор повторяющихся действий
(функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами
– Шеер, «Бизнес-процессы»
![Page 9: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/9.jpg)
Платформа Microsoft
![Page 10: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/10.jpg)
10
Microsoft Office System – среда для совместной работы и автоматизации БП
Асинхронная СР, ad-hoc БП
СР в рамках формальных
бизнес-процессов
Инфраструктура
Работа в реальном времени
Windows MediaServices
Windows SharePointServices
Windows RightsManagement Services
![Page 11: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/11.jpg)
Существующие технологии Microsoft для
делопроизводства
![Page 12: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Делопроизводство
• Документирование• Движение (документооборот)• Поиск и использование• Хранение
![Page 13: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Документирование
• Word• Excel• PowerPoint• Visio• Office Imaging
![Page 14: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/14.jpg)
14
Движение документов
![Page 15: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Персональный поиск
![Page 16: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/16.jpg)
16
Корпоративный поиск
SharePoint Portal корпоративный
поиск
SharePoint Portal корпоративный
поиск
Поиск при помощи веб сервиса из
Office
Поиск при помощи веб сервиса из
Office
![Page 17: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/17.jpg)
17
Ограничение использования
Передача конфиденциальной информации в Office 2003 ограничивается при помощи технологии Information Rights Management
• Управление переадресацией
• Защита от копирования и печати
• Использование до указанной даты…
![Page 18: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Организация хранения документов
• Платформа– Windows Storage
Server 2003 – Microsoft SQL
Server 2000/2005– SharePoint Portal
Server 2003
![Page 19: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/19.jpg)
19
Решения партнеров
• Гарант Эффект-Офис• Ланит LanDocs• НТЦ ИРМ DIS:class• СофтИнтегро ДокМенеджер• ЭОС Дело• Directum• DocsVision• PayDocs• TopS Exchange Docflow• …
![Page 20: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/20.jpg)
Существующие технологии Microsoft для управления
содержанием
![Page 21: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Управление содержанием
• Управление документами (DM)• Web Content Management (WCM)• Records Management (RM)• Document Imaging (DI)• Digital Asset Management (DAM)• Workflow
![Page 22: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/22.jpg)
22
Управление документами (DM)
• Windows SharePoint Services– Библиотеки документов– Реляционное хранилище– Настраиваемые свойства– Check-in/check-out– Управление версиями
![Page 23: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/23.jpg)
23
Web Content Management (WCM)
• Microsoft Content Management Server 2002:– Создание и управление динамическими
веб-сайтами– Содержание отделено от шаблонов– Настраиваемая модель безопасности
• Права авторов• Утверждение содержания перед публикацией
(workflow)
![Page 24: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/24.jpg)
24
Records Management (RM)
• Решение Microsoft для Sarbanes-Oxley• Решения партнеров
– Merido– Tower Software– MDY Advanced Technologies– Interwoven
![Page 25: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/25.jpg)
25
Document Imaging (DI)
• Только клиентские средства Microsoft Office Imaging
• Решения партнеров:– ScanSoft– Hewlett-Packard
![Page 26: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/26.jpg)
26
Digital Asset Management (DAM)
• Технологии Microsoft– Windows Media Services– Windows Media Rights Manager– Microsoft SharePoint – Microsoft SQL Server
• Решения партнеров– Extensis– Canto
![Page 27: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/27.jpg)
27
Сценарии workflow
Формальный“Процессы по дизайну”
Разработка модели
B2B EAIAd-hoc
Совместная работаУправляемая
Совместная работа
Управляемый“Процессы из групп операций”
Составление потоков
Ad hoc“Процессы из операций”
Мониторинг деятельности
BizTalk Server WWF*
Решенияпартнеров
SharePoint Exchange
*) Windows Workflow Foundation – технологии для разработки workflow приложений
![Page 28: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/28.jpg)
28
BizTalk Server 2004
• Объединение – информационных систем, – людей и – организаций
• …при помощи Управляемых Бизнес Процессов:– S2S (внутренние и межкорпоративные)– S2H– H2H
![Page 29: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/29.jpg)
29
Схемы процессов для BizTalk в Visio
![Page 30: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/30.jpg)
30
Workflow
• Решения партнеров– Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint– Captaris Teamplay– DocsVision– IBS Monitoring– K2.Net– Nintex Smart Workflow– Optima Workflow– Skelta– TopS DocHouse– …
![Page 31: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/31.jpg)
Куда мы идем?
Работа с информациейУправление бизнес-процессами
![Page 32: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/32.jpg)
32
Видение Microsoft
• Переход к работе с информацией (information working) и совместной работе в рамках бизнес процессов при помощи технологий:– Workflow и Business Process Automation (S2S, S2H,
H2H)– Office как «умный клиент» для ERP, CRM…– Управление жизненным циклом документов
• Предоставление платформы для реализации партнерских решений– В рамках концепции Service Oriented Architecture
![Page 33: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/33.jpg)
33
Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией
Встречи20%
Создание и обмен
информацией40%
Перерывы10%Поиск и чтение
информации30%
![Page 34: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/34.jpg)
34
Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 97
Встречи20%
Создание и обмен
информацией40%
Перерывы10%Поиск и чтение
информации30%
![Page 35: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/35.jpg)
35
Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 2000
Office 97Office 2000
Встречи20%
Создание и обмен
информацией40%
Перерывы10%Поиск и чтение
информации30%
![Page 36: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/36.jpg)
36
Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office XP
Office 97
Office 2000Office XP
Встречи20%
Создание и обмен
информацией40%
Перерывы10%Поиск и чтение
информации30%
![Page 37: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/37.jpg)
37
Эволюция Microsoft Office – задачи по работе с информацией Office 2003
Встречи20%
Создание и обмен
информацией40%
Перерывы10%Поиск и чтение
информации30%
![Page 38: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/38.jpg)
38
Преимущества Office System2003
• Бизнес – 11-16% прирост личной и командной
эффективности по сравнению с Office ХР
• ИТ – 25-65% уменьшение затрат на внедрение и
повышение эффективности работы ИТ
![Page 39: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/39.jpg)
39
Кто пользователи?
• Руководители– Высшее руководство– Среднее руководство– Руководители проектов
• “Knowledge workers”– Создание и работа с документами– Бизнес анализ и моделирование– Управление проектами и работами
• “Information workers”– Участвуют в информационном обмене
![Page 40: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/40.jpg)
40
Mendocino 1.0 – Office как «умный клиент» для SAP
Управление временемУчет и утверждение отработанных часов
Мониторинг бюджетовПоддержка ежегодного планирования бюджетов, мониторинг исполнения, анализ затрат и корректировки
Управление отпусками, болезнями и командировкамиПоддержка запросов на отсутствие на рабочем месте и получения подтверждений
Организационное управлениеПомогает руководителям быстрее и проще выполнять задачи из области управления персоналом: планирование, отчетность и т.д.
![Page 41: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/41.jpg)
41
Windows Workflow Foundation
• Платформа для разработкиприложений с поддержкой Workflow
• Дизайнер workflow в Visual Studio 2005• Поддерживаемые типы workflow:
– между бизнес-приложениями, – ролевые задачи для пользователей (АРМы), – документооборот, – между людьми,– составное workflow для приложений поддерживающих
сервисную архитектуру (service oriented applications),– на основании бизнес-правил и – для управления информационными системами.
http://www.msdn.microsoft.com/windowsvista/building/workflow/
![Page 42: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/42.jpg)
42
Office “12” Content Management
• Управление документами• Политики и соответствие
требованиям регулирующих органов• Workflow• Управление веб-представлением
![Page 43: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/43.jpg)
43
Электронные архив документов (записей)
Систематизация, обслуживание и уничтожение
Менеджер архива
Поиск иизвлечение
Юристы
Exchange
Send To
SharePoint
Документы
Почта
KnowledgeWorker
Личные артефакты
«Загрузка»
Нецифровые записи
Сотрудникархива
Сканирование
Архив
ПолитикиРегламенты
Реги
стр
ац
ия
Windows SharePointServices
Вы
пи
ска
![Page 44: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/44.jpg)
44
Единая поисковая технология
Клиент Сервер
• Одно ядро для клиентов и серверов
• Встраивается в WSS, SQL, Exchange, Office Servers
• Компонент платформы в Windows XP & Windows Vista
• Общие способы расширения для всех продуктов
Единый полнотекстовый индекс
![Page 45: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/45.jpg)
45
Технологии Microsoft для работы с документами и управления БП
Управление электронным содержанием
(ECM)
Делопроизводство
Документооборот
Архивирование
Совместная работа и информационный обмен
Хранение, поиск, интеграция
Управление бизнес-
процессами (workflow)
Решения партнеров
![Page 46: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/46.jpg)
46
Решения Партнеров
• Гарант Эффект-Офис• Дело• Ланит LanDocs• НТЦ ИРМ DIS:class• СофтИнтегро ДокМенеджер• Directum• PayDocs• TopS Exchange Docflow
• Бизнес-процессор ГАЛС для SharePoint• Captaris Teamplay• DocsVision• IBS Monitoring• K2.Net• Optima Workflow• Skelta• TopS DocHouse• …
http://www.microsoft.com/Rus/IsvSolutions/Default.mspx
![Page 47: Технологии Microsoft для работы с документами и управления бизнес-процессами](https://reader037.fdocument.pub/reader037/viewer/2022102707/5681420b550346895dadff11/html5/thumbnails/47.jpg)
47
Преимущества
“Управление бизнес процессами дает сразу три преимущества: – экономия средств, – экономия времени и – добавление ценности.
Оно также закрывает разрыв между бизнесом и информационными технологиями с доказанными результатами.”
Gartner, “The Business Process Management Scenario” June 2003