訓練單位：財團法人中國生產力中心講　　師：吳國欣經理訓練日期： 102 年 3 月 26 日

2

吳國欣 KM整合應用組 經理● 現任：財團法人中國生產力中心 KM 整合應用組經理● 專長：系統導入 / 規劃、 Web 程式開發、系統結構式分析 ASP.NET 、 C++ 、 VB 、● 學歷： Lawrence University 電腦科學系● 年資：逾 11 年資歷● 經歷：　※政府單位：　　行政院、交通部公路總局、臺中市政府、疾病管制局、　　經濟部工業局、商業司、技術處、中小企業處、…　 ※民間單位：　　泉溢電機工廠股份有限公司、詠麗生化科技股份有限　　公司、中華映管股份有限公司、歐德傢俱、寶迅科技　　股份有限公司、世堡紡織股份有限公司、…

3

課程大綱壹、系統設立緣起…… …… … …………… .4貳、系統架構介紹…… …… … …… ……… 5叄、系統功能說明…… …… … ………… … 6肆、系統環境設定說明…… … …………… 7伍、單元介紹…… …… …… ……………… ..17陸、 Q&A …… ………… ……………………..122

壹、系統設立緣起　　本系統依據國際品質標準之規範建置，希望藉由此系統能將　貴校內部文件之相關範圍訂定。利用本系統可有效降低過多之文件化需求，並協助　貴校於建置之流程時，透由建立、文件化、實施、維持和持續地改善之方法，將此範圍確立。

貳、系統架構介紹　　本系統之基礎架構，是以 ISO 之文件架構建置，其依據不同之階段，產出相關之文件，其產出之文件規範，均按國際品質規範製作之。其文件架構圖如下：

一階

二階

三階

四階

品質手冊

程序書

作業指導書

相關表單

叄、系統功能說明　　本系統依據企業內部所規範之不同，將產出不同之文件階層，並提供各階層文件間之關係建立，方便使用者於使用時，快速了解該文件上、下關係之文件。

系統登入頁

首頁

代理人設定

使用者操作手冊下載

部門使用者管理

部門員工離職

ISO 文件管理

ISO文件取號

搜尋中心

簡易檢索

管理中心

※ 首頁單元包括：　左側：全文檢索快速查詢、必讀文件、更改密碼　中間：訊息 -跑馬燈、訊息 -網站訊息、訊息中心、我的最愛

肆、系統環境設定說明

瀏覽器說明

信任網站設定

相容性檢視設定

ActiveX安裝元件

設定

使用 Internet Explorer 7.0 以上最佳瀏覽介面。

不需設定相容性檢視，即可使用。

本系統於使用時，必須先加入信任網站。

需安裝 ActiveX元件 NTKO SOFTWARE ，此為文檔控制物件

系統環境設定說明－信任網站設定步驟

開啟瀏覽器後，請選擇工具列中之「網際網路選項」(若無「工具」功能列，請按 Alt鍵 )

請再選擇「安全性」頁籤，並再選擇要變更的「信任的網站」按鈕，再選擇「網站」設定

1.信任網站加入網址 http://140.116.249.177/NCKUISO/

2.請再點選「新增」，再點選「關閉」

安全性設定，找到「下載」，將「自動提示下載檔案」（ IE9無此項）、「檔案下載」設為「啟用」，找到雜項，將「使用快顯封鎖程式」設「停用」，按「確定」 -「確定」回到瀏覽器視窗即可。

系統環境設定說明－ ACTIVEX 安裝元件設定

若您的電腦尚未安裝 ActiveX 元件（ NTKO SOFTWARE）時，當需開啟一文件時，您的瀏覽器會跳出一訊息視窗，通知您安裝。

請選擇「允許」，以便進行安裝作業。

完成安裝後，即可順利開啟文件瀏覽。

單元介紹－登入頁

陸、單元介紹 - 登入頁• 本系統提供一統一登入介面，方便相關之使用

者登入使用本系統，並依據其之使用權限之不同，其登入後之功能也將有所不同，以下為本次提供之系統登入介面之示意圖：

本系統提供一統一登入介面，方便相關之使用者登入使用本系統，並依據其之使用權限之不同，其登入後之功能也將有所不同。

單元介紹－首頁

陸、單元介紹 - 首頁• 1 、首頁儀表版功能

左側功能區1 、全文檢索 快速查詢2 、必讀文件3 、更改密碼

中間功能區：1 、顯示網站訊息 ( 以跑馬燈方式呈現 )2 、顯示網站訊息 ( 以條列式方式呈現 )3 、顯示待處理的訊息4 、我的最愛

單元介紹－部門使用者管理

部門清單功能區，可藉由部門代號，或部門名稱，進行資料查找。

系統會顯示帳號、姓名、歸屬部門、英文姓名，及 Email等成員資料。

此單元為維護各使用者資料之正確性。包括新增、修改、重設密碼、封鎖、解鎖及隸屬群組等設定

員工離職異動，此單元可將目前已建立之功能單元，及實體文件維護部份，利用介面設定給另一名使用者。

下方異動項目 ( 員工資料刪除 ) ，此單元為維護各使用者之帳號使用 ，若其帳號不用時，可於此處直接進行刪除之作業。＊注意：該使用者帳號一經刪除後，該資訊即不存在於系統內，無法回復。

單元介紹－ ISO 文件管理

ISO 文件取號，此功能主要是讓各單位於新增文件前，先於此處進行系統取號作業，並會顯示最後取號人員之部門代號、名稱、流水號、取號人姓名，及最後取號日期。

若確認要進行取號，請直接點選「取號」功能。

點選「取號」功能後，系統即會跳出一訊息視窗，並顯示本次取號號碼。若確定進行取號，請點選「確定取號」即完成本次取號作業。＊注意：若於取號 3 小時內未進行使用，則該編號會自動失效。

若您於 3 小時內使用過取號功能，當重覆點選時，會跳出一訊息視窗，告訴您取號之號碼。

陸、單元介紹 -ISO 文件管理

本單元功能之基礎階層，分別為總表、一階文件 ( 品質手冊 ) 、二階文件 ( 程序書 ) 、三階文件 ( 作業規範 ) 、四階文件 (ISO 表單 )等。

陸、單元介紹 -ISO 文件管理

2 、請選擇「新增文件」，各單位可利用「新增」功能，來進行各類文件之上傳作業。

1 、請先選擇文件欲要上傳之階層類別。

請選擇「上傳檔案」功能，來進行文件上傳作業。

請選擇「選擇檔案」之按鈕

點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。

選擇要上傳之文件

再選擇「開啟舊檔」

• F.選擇後，系統會將檔案帶入，此時請再選• 擇「開始上傳」按鈕，其畫面如下：

選擇後，系統會自動將文件帶入。

文件上傳進度達 100%後，系統顯示文件之類型、名稱、大小，及上傳日期。

請再選擇「詮釋資料」功能，來新增文件 MetaData 內容。

請分別輸入欄位之內容，版次、文件種類、上效日期、有效年數、理由、修改摘要等。

輸入部份尚有文件編號、文件摘要、文件歸屬，及流程發起者等資料。

MetaData 資料輸入完成後，請再按「儲存」，將文件資訊完成存檔。

完成新增後，該文件資料即出現於文件列表中。會顯示類型、標題、異動日期、負責人、點次、人次、版本，及狀態等資訊。

完成後可直接點選文件標題，進行文件瀏覽。

請選擇「修改功能」，來進行文件內容之修改作業。

請先選擇文件欲要修改之階層類別。

MetaData修改部份，包括了異動檔案、修改詮釋、刪除、複製連結、收藏、指定必讀人員、必讀清冊等功能。

異動檔案，此功能可更新目前已上傳之檔案內容。

點選後即開啟一視窗，請點選「選擇檔案」功能

點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。

選擇要上傳之文件

再選擇「開啟舊檔」

選擇後，系統會自動將文件帶入。

請分別將異動後之欄位內容，版次、文件種類、上效日期、有效年數、理由、修改摘要等，進行資料修正。

MeteData 資料輸入完成後，請再按「儲存」，將文件資訊完成存檔。

點選「儲存」後，即完成異動檔案作業。

修改詮釋功能，本功能之可針對文件 MetaData 內容，進行更新作業。

點選後將要修改的部份，進行修正。

完成後，請再按「儲存」。

1.點選後將要修改的部份，進行修正。

2. 完成後，請再按「儲存」即完成修改詮釋作業。

刪除功能，可將此份文件直接進行刪除作業。

點選後，會跳出一訊息詢問是否「確定要廢止 ?」若確認即按「確定」，反之則請按「取消」，即可完成作業。＊注意：一旦確認刪除，則該份文件即不存在於系統內。

複製連結功能，可將此份文件以複製的方式，進行連結複製。

點選後，會跳出一訊息詢問是否要允許 ?

允許後會顯示該文件連結已複製至剪貼簿中。

收藏功能，本功能可將此份文件加入至我的最愛中。

點選後會顯示「已加入最愛清單」訊息。

指定必讀人員，可用指定方式，通知相關人員進行查看閱讀。

點選後，會跳出一訊息視窗，此視窗是用來新增其文件指定人員。

請點選紅色 ICON ，再選擇「加入」功能

選擇加入後，系統會將目前相關人員資料帶出。

由於人員資料眾多，可再利用上方之檢索列，進行資料查詢。例如輸入 95

由於人員資料眾多，可再利用上方之檢索列，進行資料查詢。例如輸入 95

確認後，系統即帶出帳號有９５數值的資料。

確認後，系統即帶出帳號有９５數值的資料。並於指定人員前方框中打ｖ。

完成後，即完成指定必讀人員作業。

此時，個人首頁左側之必讀文件區中，也會出現該筆文件標題。

若需瀏覽其必讀文件，可直接點選後開啟該文件。

若文件已閱讀，則個人首頁左側之必讀文件，即會消失。

若文件已閱讀，則個人首頁左側之必讀文件，即會消失。

必讀清冊功能，可將相關清冊已閱讀完之人員資料，以匯出檔案方式提供給窗口追蹤用。

點選後，即出現部門、必讀人員，及最近讀取日期等資訊。若該必讀人員尚未閱讀完成，則「最近讀取日期」資料欄中，即為空白；若已閱讀，則會記錄該文件讀取時間。

若該人員已於首頁成功開啟閱讀後，其系統會自動將時間帶入。

若需要必讀清冊匯出，目前可匯出為 Excel及 RTF格式。

點選匯出格式後，即跳出一視窗，詢問要匯出此資料之原因。

原因輸入後，即出現儲存檔案訊息。

請選擇「儲存>另存新檔」，即會出現另存新增視窗，請再將檔名輸入後存檔。

確認後即完成匯出儲存作業。

修訂記錄表，提供文件之相關修訂記錄檔清單。

２ .再點選「新增」功能

1.先選擇要新增修訂表的檔案。

請選擇「上傳檔案」功能，來進行文件上傳作業。

請選擇「選擇檔案」之按鈕

點選後將開啟檔案總管來查找上傳文件之位置。

選擇要上傳之文件

再選擇「開啟舊檔」

選擇後，系統會自動將文件帶入。

文件上傳進度達 100%後，系統顯示文件之類型、名稱、大小、異動人員，及上傳日期。

請再選擇「詮釋資料」功能，來新增文件 MetaData 內容。

文件上傳進度達 100%後，系統顯示文件之類型、名稱、大小，及上傳日期。

可再針對MetaData 資料進行修正，完成後再按「儲存」。

儲存後，其原文件列表中修訂記錄表，即完成新增。

儲存後，其原文件列表中修訂記錄表，即完成新增。

上階相關文件，提供與上一階相關文件之連結檔案清單。

先選擇要連結階層連結單位

１ .選擇要設定上階相關文件的文件標題

２ .再選擇紅色 ICON ，來進行新增作業。

點選後，系統即帶出上一階層之所有文件。

將進行連結文件之方框打 V ，並點選「確定」。

確認後，即會將此２筆資料完成設定連結作業。並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。

刪除文件，為刪除已與上階相關文件，完成連結之檔案。若要將已完成連結之文件刪除，請先將方框打ｖ

點選紅色 ICON ，並選擇「刪除」功能

點選紅色 ICON ，並選擇「刪除」功能，點選後，會跳出一訊息詢問是否「確定刪除 ?」若確認即按「確定」，反之則請按「取消」，即可完成作業。＊注意：一旦確認刪除，則該資訊即不存在於系統內。

下階相關文件，提供與下一階相關文件之連結檔案清單。

先選擇要連結階層連結單位

１ .選擇要設定下階相關文件的文件標題

２ .再選擇紅色 ICON ，來進行新增作業。

點選後，系統即帶出下一階層之所有文件。

將進行連結文件之方框打 V ，並點選「確定」。

確認後，即會將此２筆資料完成設定連結作業。並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。

刪除文件，為刪除已與下階相關文件，完成連結之檔案。若要將已完成連結之文件刪除，請先將方框打ｖ

點選紅色 ICON ，並選擇「刪除」功能

點選紅色 ICON ，並選擇「刪除」功能，點選後，會跳出一訊息詢問是否「確定刪除 ?」若確認即按「確定」，反之則請按「取消」，即可完成作業。＊注意：一旦確認刪除，則該資訊即不存在於系統內。

同一階相關文件，提供與同一階相關文件之連結檔案清單。

先選擇要連結階層連結單位

１ .選擇要設定同一階相關文件的文件標題

２ .再選擇紅色 ICON ，來進行新增作業。

點選後，系統即帶出同一階層之所有文件。

將進行連結文件之方框打 V ，並點選「確定」。

確認後，即會將此２筆資料完成設定連結作業。並顯示其類型、標題、版本、負責人及異動日期。

刪除文件，為刪除已與同一階相關文件，完成連結之檔案。若要將已完成連結之文件刪除，請先將方框打ｖ

點選紅色 ICON ，並選擇「刪除」功能

點選紅色 ICON ，並選擇「刪除」功能，點選後，會跳出一訊息詢問是否「確定刪除 ?」若確認即按「確定」，反之則請按「取消」，即可完成作業。＊注意：一旦確認刪除，則該資訊即不存在於系統內。

單元介紹－搜尋中心

提供熱門搜尋

提供排序

提供收藏

提供關鍵字標示

提供 MetaData及附件檢視

提供複合查詢

提供相關詞組標籤雲

搜尋後再進一步提供進階篩選

Ｑ &A